Implementacion de Una Base de Datos en Access

IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
ACCESS es una herramienta de desarrollo de bases de datos relacionales. Una base de datos en ACCESS es
el conjunto de todas las herramientas u objetos necesarios para poder gestionar informacin. Estas
herramientas u objetos son:
Tablas: permiten almacenar los datos de una forma organizada gracias a su estructura constituida por
filas y columnas.
Consultas: Dan respuesta a las preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Permiten obtener
nuevos datos calculados a partir de los almacenados. Las consultas se usan para examinar, resumir y
analizar la informacin almacenada en una base de datos.
Formularios: Le permiten visualizar, introducir y modificar los datos en pantalla con el formato que se
desee.
Informes: Son los objetos que le permitirn imprimir los datos almacenados con el aspecto que
previamente se haya diseado.
Creacin de tablas en una base de datos

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas
basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,
direcciones y nmeros de telfono, o una tabla Productos para almacenar informacin sobre productos.
Siempre debe empezar a disear una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear
otros objetos de base de datos.
A continuacin se explica cmo crear tablas. Aprender a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a
definir la clave principal de una tabla. Obtendr tambin informacin sobre los tipos de datos y sobre el
modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y disear la base de datos para
determinar las tablas que necesita.
Qu es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una
tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone
de campos, como un nombre, una direccin y un nmero de telfono. Los registros se suelen denominar
tambin filas y los campos, columnas.
Registro o fila
Campo o columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre un tema
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, nmeros,
fechas e imgenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catlogo de los productos en venta con precios e imgenes de cada artculo
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y disear la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseo correcto y
evitar as tener que realizar muchos cambios posteriormente.
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener slo una tabla, pero hay muchas
bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo
que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos
existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft
Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos.
Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A
continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos

Haga clic en el Botn Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el
icono de carpeta para buscar la ubicacin.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de
datos.
Crear una tabla en una base de datos existente

y, a continuacin, haga clic en Abrir.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
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Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos
(denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podra crear campos para el
apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin, entre otros. Para una tabla Productos, podra
crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio. Es importante elegir
los campos con cuidado. Cuando elija los campos, intente almacenar la informacin en sus partes ms
pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el
apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar
bsquedas o clculos con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna
independiente. Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo
tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de datos en
consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden
almacenar y las operaciones que se pueden realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento
provista para cada valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que
definen las caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el
formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente
un campo escribiendo informacin en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente


En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizar la informacin especificada
para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como
1/1/2006, Office Access 2007 examina la informacin especificada, determina que se trata de una fecha y
define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de
la informacin especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cmo funciona la deteccin automtica de tipos de datos en la vista Hoja de
datos.
Si escribe:
Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio
Texto
http://www.contoso.com
Hipervnculo
50000
Nmero, entero largo
50.000
Nmero, entero largo
50.000,99
Nmero, doble
50000,389
Nmero, doble
31/12/2006
Fecha/Hora
31 de diciembre de 2006
Fecha/Hora
10:50:23
Fecha/Hora
10:50 a.m.
Fecha/Hora
17:50
Fecha/Hora
12,50 $
Moneda
21,75
Nmero, doble
Adems de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, segn los
datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la
propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opcin
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la
ficha Hoja de datos.
Definir explcitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explcitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo informacin en la celda situada debajo del ttulo Agregar nuevo
campo, Office Access 2007 asigna automticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por
Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y as sucesivamente. Es recomendable
usar nombres de campo ms descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botn
secundario del mouse (ratn) en su ttulo y haciendo clic despus en Cambiar nombre de columna en el
men contextual.
Los nombres de campo pueden contener un mximo de 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos
espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos
fcilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido,
Direccin y Telfono particular.
Agregar campos mediante plantillas de campos
Algunas veces es ms sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo
manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista
predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden
ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de
campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuacin, arrastrar y colocar una o varias
plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de caractersticas y propiedades que describen un
campo. La definicin de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una
configuracin de la propiedad de formato del campo y un nmero de propiedades adicionales de un campo
que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
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Asegrese de que la tabla est en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.

Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrstrelos a la tabla. Cuando aparezca la
lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un
nuevo campo. Pero ste no es el nico punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo.
Adems de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo tambin desde un campo
existente en otra tabla.
Agregar un campo de una tabla existente
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es
muy probable que algunas de estas tablas estn relacionadas. En una base de datos relacional, la
informacin se almacena en tablas distintas basadas en temas y, despus, se definen relaciones que
proporcionan al sistema de administracin de bases de datos lo que necesita para reunir la informacin
segn se precise. Permite crear un nuevo campo agregndolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para
la que no se ha creado una relacin. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los
campos disponibles de otras tablas de la base de datos.
Abrir el panel Lista de campos

En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categoras.
Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categoras en el panel Lista de
campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera
categora contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relacin. La segunda categora
contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin.
Para obtener ms informacin sobre las relaciones de tablas, vea el artculo Crear, modificar o eliminar una
relacin.
Al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles
en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de
campos en la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos


En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
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La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.
Se inicia el Asistente para bsquedas.

Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecer el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y despus se utiliza el Asistente
para bsquedas, se crea automticamente una relacin de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos
y la tabla abierta.
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de
datos. Algunas veces, sin embargo, tendr que modificar la decisin tomada por Access. Por ejemplo, si
tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un
identificador numrico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la caracterstica de deteccin
automtica de tipos de datos definir un tipo de datos numrico para el campo. Sin embargo, slo se deben
utilizar tipos de datos numricos para los campos que participan en clculos aritmticos. Normalmente, los
identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opcin
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la
ficha Datos.
Definir explcitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee. Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
Definir explcitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
Tipo de datos
Almacena
Tamao
Texto
Caracteres alfanumricos
Hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto o para texto y nmeros

que no se emplean en clculos, como Id. de
producto.
Memo
Caracteres alfanumricos (con una longitud

mayor de 255 caracteres) o texto con formato
de texto enriquecido.
Se utiliza para texto que contiene ms de 255
caracteres o que utiliza formato de texto
enriquecido. Las notas, las descripciones
largas y los prrafos con formato como
negrita o cursiva son ejemplos comunes de
datos para los que se utilizara un campo
Memo.
Nmero
Valores numricos (enteros o valores

fraccionarios).
Se utiliza para almacenar nmeros utilizados
en clculos, salvo los valores monetarios, para
los que se utiliza el tipo de datos Moneda.
Fecha/Hora
Fechas y horas.
Hasta 1 gigabyte de caracteres

o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por
carcter), de los cuales puede
mostrar 65.535 caracteres en
un control.
1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
cuando se utiliza para Id. de
rplica.
8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y

hora. Tenga en cuenta que cada valor
almacenado contiene un componente de
fecha y otro de hora.
Moneda
Valores monetarios.
8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores monetarios

(importes).
Autonumrico
Valor numrico nico que Office Access 2007

inserta automticamente cuando se agrega
un registro. Se utiliza para generar valores
exclusivos que se puedan emplear como clave
principal. Tenga en cuenta que en los campos
autonumricos los valores pueden aumentar
secuencialmente en un incremento
especificado o aleatoriamente.
4 bytes o 16 bytes cuando se

utiliza para Id. de rplica.
S/No
Valores booleanos.
1 bit (8 bits = 1 byte).
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que

pueden contener uno de dos valores posibles:
S/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE
Objetos OLE u otros datos binarios.
Hasta 1 gigabyte.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras

aplicaciones de Microsoft Windows.
Datos adjuntos
Fotografas, imgenes, archivos binarios,

archivos de Office.
Es el tipo de datos que se prefiere para
almacenar imgenes digitales y cualquier tipo
de archivo binario.
Hipervnculo
Hipervnculos.
Se utiliza para almacenar hipervnculos y
proporcionar acceso con un solo clic a pginas
Web a travs de una direccin URL
(localizador uniforme de recursos) o a
archivos a travs de un nombre en formato
UNC (convencin de nomenclatura universal).
Puede crear tambin vnculos a los objetos de
Access almacenados en una base de datos.
Asistente para
bsquedas
En realidad no es un tipo de datos; inicia el

Asistente para bsquedas.
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Para los datos adjuntos

comprimidos, 2 gigabytes. Para
los datos adjuntos no
comprimidos, alrededor de 700
k, segn la capacidad de
compresin de los datos
adjuntos.
Hasta 1 gigabyte de caracteres
o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por
carcter), de los cuales puede
mostrar 65.535 caracteres en
un control.
Basado en una tabla o consulta:

el tamao de la columna
Se utiliza para iniciar el Asistente para

bsquedas y crear un campo que utilice un
cuadro combinado para buscar un valor de
otra tabla, consulta o lista de valores.
asociada.
Basado en un valor: el tamao
del campo Texto utilizado para
almacenar el valor.
Sugerencia Para los nmeros de telfono, los nmeros de pieza y otros nmeros que no se van a utilizar en
clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nmero.
Para los tipos de datos Texto y Nmero, puede especificar con mayor detalle el tamao del campo o el tipo
de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamaoDelCampo.
Guardar una tabla

Despus de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseo. Cuando guarde una tabla por primera vez,
asgnele un nombre que describa la informacin que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o
nmeros), incluidos espacios. Por ejemplo, podra asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de
piezas o Productos.
y, a continuacin, haga clic en Guardar.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuacin, haga
clic en Guardar en el men contextual.
O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Definir la clave principal

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequvocamente cada fila
almacenada en la tabla. Normalmente, hay un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id.,
un nmero de serie o un cdigo que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada
cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave
principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe
identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe
contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza
campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas.
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Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la
clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada
registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y
le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumrico. El campo est oculto en la vista Hoja
de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.
Cambiar a la vista Diseo
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuacin, haga clic en Vista
Diseo.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploracin y, a
continuacin, haga clic en Vista Diseo.
O bien,
Haga clic en Vista Diseo en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que an no tiene
ninguna, debe utilizar la vista Diseo.
Establecer o cambiar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseo.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave
principal.
Quitar la clave principal
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
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Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir que cree una. Si
elige S, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumrico para proporcionar un valor exclusivo para
cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumrico, Access lo utiliza como clave principal.
Definir las propiedades de los campos

Puede controlar la apariencia de la informacin, impedir que se especifiquen entradas incorrectas,
especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de bsqueda y ordenacin y controlar otras
caractersticas de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo,
puede aplicar formato a los nmeros para facilitar su lectura o puede definir una regla de validacin que
deba satisfacerse para la informacin especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad
SloAnexar slo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta
propiedad en un campo con otro tipo de datos.
Access utiliza la definicin de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las
propiedades Formato, MscaraDeEntrada y Ttulo afectan al modo en que la informacin aparece en las
hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes
basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definicin de propiedades.
Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras
propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:
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nica define la propiedad Indizado .

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en S, se establece en
No. Si se ha definido en No, se establece en S.
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de
campo, debe abrir la tabla en la vista Diseo.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseo.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseo
En la parte superior de la cuadrcula de diseo de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir
propiedades (o desplcese a ese campo mediante las teclas de direccin).
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrcula de diseo de la tabla. El
tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del
campo que desea definir. Tambin puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de
direccin.
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de
propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.
Utilice esta propiedad

de campo
Para
TamaoDelCampo
Definir el tamao mximo de los datos almacenados con el tipo de datos

Texto, Nmero o Autonumrico.
Formato
Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o

imprime.
LugaresDecimales
Especificar el nmero de posiciones decimales utilizadas al mostrar

nmeros.
NuevosValores
Indicar si el valor de un campo Autonumrico aumenta o recibe un valor

aleatorio.
MscaraDeEntrada
Mostrar caracteres de edicin como gua para la entrada de datos.
Ttulo
Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las
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etiquetas de los formularios, informes y consultas.

ValorPredeterminado
Asignar automticamente un valor predeterminado a un campo cuando

se agregan nuevos registros.
ReglaDeValidacin
Proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando se agrega o

cambia el valor del campo.
TextoDeValidacin
Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresin

ReglaDeValidacin.
Requerido
Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero
Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en S) una

cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado
Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacin y

utilizacin de un ndice.
CompresinUnicode
Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una

gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME
Controlar la conversin de caracteres en la versin asitica de Windows.
ModoDeOracionesIME
Controlar la conversin de caracteres en la versin asitica de Windows.
EtiquetasInteligentes
Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SloAnexar
Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en S) de un

campo Memo.
FormatoDeTexto
Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y

permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato
para almacenar slo texto.
AlineacinDelTexto
Especificar la alineacin predeterminada del texto dentro de un control.
Precisin
Especificar el nmero total de dgitos permitidos, incluidos los que

aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Escala
Especificar el nmero mximo de dgitos que pueden almacenarse a la

derecha y a la izquierda de la coma decimal.
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Si desea disponer de ms espacio para proporcionar o modificar la configuracin de una propiedad en el

cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una mscara de
entrada o una expresin de validacin y desea obtener ayuda, haga clic en
propiedad para mostrar el generador correspondiente.
situado junto al cuadro de
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
O bien,
O bien,
En la tabla siguiente se proporciona informacin adicional sobre las propiedades de campo

TamaoDelCampo, Formato y NuevosValores.
Propiedad
TamaoDelCampo
Descripcin
Texto
Escriba un valor hasta un mximo de 255 caracteres. Los campos de texto

pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto ms
grandes, utilice el tipo de datos Memo.
Nmero
Seleccione una de las opciones siguientes:

Byte: para valores numricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
almacenamiento es de un solo byte.
Entero: para valores numricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El
requisito de almacenamiento es de dos bytes.
Entero largo: para valores numricos comprendidos entre -2.147.483,648
y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el
valor que aparece en el campo Autonumrico de clave principal de otra
tabla.
Simple: para valores numricos de punto flotante comprendidos entre 3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dgitos significativos. El requisito de
almacenamiento es de cuatro bytes.
Doble: para valores numricos de punto flotante comprendidos entre 1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dgitos significativos. El
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requisito de almacenamiento es de ocho bytes.

Id. de rplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la rplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la rplica.
Decimal: para valores numricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y
+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
Autonumrico

Entero largo: para los valores numricos exclusivos comprendidos entre 1
hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se
ha establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647
cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en
Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Id. de rplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la rplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la rplica.
Propiedad Formato
Texto
Puede definir un formato personalizado. Para obtener ms informacin,

vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.
Nmero

Nmero general: muestra el nmero tal como se escribe.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.
Moneda: muestra el nmero con el separador de miles y aplica la
configuracin de las opciones de configuracin regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los smbolos decimales y de
moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.
Euro: muestra el nmero con el smbolo de moneda de euro,
independientemente del smbolo especificado en las opciones de
configuracin regional y de idioma.
Fijo: muestra al menos un dgito y aplica la configuracin de las opciones
de configuracin regional y de idioma del Panel de control para los
importes negativos, los smbolos decimales y de moneda y las posiciones
decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.
17
Estndar: muestra el nmero con el separador de miles y aplica la

configuracin de las opciones de configuracin regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los smbolos decimales y las
posiciones decimales. No muestra el smbolo de moneda.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el nmero con el signo
de porcentaje al final. Aplica la configuracin de las opciones de
configuracin regional y de idioma del Panel de control para los importes
negativos, los smbolos decimales y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.
Cientfico: muestra el valor en la notacin cientfica estndar.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.
Fecha/Hora
Seleccione uno de siguientes formatos de presentacin predefinidos:

Fecha general: muestra el valor mediante una combinacin de la
configuracin de fecha corta y hora larga.
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuracin de fecha larga
definida en las opciones de configuracin regional y de idioma del Panel
de control.
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14jul-06, por ejemplo).
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuracin de fecha corta
definida en las opciones de configuracin regional y de idioma del Panel
de control.
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuracin de hora definida
en las opciones de configuracin regional y de idioma del Panel de
control.
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde
HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede
estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la
hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y
23 y los minutos entre 0 y 59.
S/No

Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.
18
S/No: muestra el valor como S o No.

Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.
Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y S son
equivalentes, y Falso, No y Desactivado son tambin equivalentes.
Propiedad
NuevosValores
Autonumrico
Seleccione una de las opciones siguientes (slo para el tipo de datos

Autonumrico):
Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo
registro.
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a
cada nuevo registro.
Definir las propiedades de las tablas

Adems de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos
los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla
En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla
Para
Descripcin
Proporcionar una descripcin de la tabla.
19
PresentacinPredeterminada
Definir la hoja de datos, la tabla dinmica o el grfico dinmico

como la vista predeterminada al abrirse la tabla.
ReglaDeValidacin
Especificar una expresin que debe ser verdadera cuando se

agregue o se modifique un registro.
TextoDeValidacin
Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la

expresin de ReglaDeValidacin.
Filtro
Definir criterios de modo que se muestren nicamente las filas

coincidentes en la vista Hoja de datos.
OrdenarPor
Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de

ordenacin predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos
Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista

Hoja de datos y, en caso afirmativo, qu tabla o consulta va a
proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios
Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja

secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de
clave principal de esta tabla.
VincularCamposPrincipales
Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que

coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de
datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos
Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de

la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o
definir el alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo
que se muestre al abrirse.
HojaSecundariaDeDatosExpandida
Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al

abrirse la tabla.
Orientacin
Definir la orientacin de la vista, segn si el idioma se lee de

izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint
Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben

estar disponibles en el men Ver de Windows SharePoint Services
si la base de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar
Aplicar automticamente los criterios de filtro de la propiedad

Filtro (estableciendo su valor en S) cuando se abre la tabla en la
vista Hoja de datos.
20
OrdenarPorAlCargar
Aplicar automticamente los criterios de ordenacin de la

propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en S) cuando se
abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si desea disponer de ms espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad,

presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidacin en una
expresin y desea obtener ayuda, haga clic en
para mostrar el Generador de expresiones..
situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidacin
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
O bien,
O bien,
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequvocamente cada
registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. A continuacin se ofrece una
descripcin de la finalidad de las claves principales y se explica cmo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.
Qu es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un
identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la informacin se divide
en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar
a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access utiliza campos de clave principal para asociar rpidamente
los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia
a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podra aparecer
tambin en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave ajena. Una
clave externa, en trminos simples, es la clave principal de otra tabla.
21
Clave principal
Clave ajena
A menudo, un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, sirve como
clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente
distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave principal.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar
inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En
tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir
rpidamente los datos de varias tablas.
Un ejemplo de una mala eleccin de clave principal sera un nombre o una direccin, ya que tanto el nombre como la
direccin contienen informacin que puede cambiar con el tiempo.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave
principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un
valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un
nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumrico. El campo est oculto de forma predeterminada en la vista
Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.
Si piensa que no hay ningn campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la
posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumrico. Este tipo de identificador no es "fctico", es
decir, no contiene informacin objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores
porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un nmero de telfono o el
nombre de un cliente, por ejemplo) es ms probable que cambie, ya que la propia informacin "fctica" podra cambiar.
22
Una columna con el tipo de datos Autonumrico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habr
dos Id. de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos como clave principal de una tabla.
Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su
clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est formada por ms de una columna se
denomina clave compuesta.
Agregar una clave principal autonumrica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna el
tipo de datos Autonumrico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe
abrir la tabla en la vista Diseo.
1.
2.
3.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desee agregar la clave
principal y, a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo.
4.
Busque la primera fila vaca disponible en la cuadrcula de diseo de la tabla.
5.
En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
6.
En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumrico.
7.
En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numricos
incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar nmeros aleatorios.
Definir la clave principal
23
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un
nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal
funcione correctamente, el campo debe identificar inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y
casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
Para definir explcitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseo.
1.
2.
3.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer la clave
principal y, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo.
4.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
5.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacan la funcin de clave principal ya no servirn como
identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos
de la tabla. Lo que se quita es la designacin de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita tambin el ndice que se cre para ella.
1.
2.
24
3.
Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relacin de tabla. Si
intenta quitar una clave principal para la que existe una relacin, Access le advertir de que debe eliminar
primero la relacin.
Eliminar una relacin de tabla

1.
Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla estn abiertas, cirrelas. No se puede eliminar
una relacin entre tablas abiertas.
2.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.
3.
Si las tablas que participan en la relacin de tabla no aparecen, en la ficha Diseo, en el grupo
Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuacin, seleccione las tablas que desea agregar en el
cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
4.
Haga clic en la lnea de relacin de tabla correspondiente a la relacin que desea eliminar (la lnea se
mostrar en negrita al seleccionarla) y, a continuacin, presione la tecla SUPR.
5.
4.
En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y,
a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo.
5.
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
6.
25
El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.
NOTA
Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir que cree una. Si elige S,
se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumrico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la
tabla ya incluye un campo autonumrico, Access lo utiliza como clave principal.
Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:
1.
Quite la clave principal existente.
2.
Defina la clave principal existente.
Crear, modificar o eliminar una relacin

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para
recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que
estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e
informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas.
En este artculo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relacin de tabla. Se
incluye informacin sobre cmo exigir la integridad referencial para evitar la creacin de registros hurfanos, cmo
definir el tipo de combinacin para determinar qu registros de cada lado de una relacin se incluyen en el resultado de
una consulta y cmo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias.
Crear una relacin de tabla

Se puede crear una relacin de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde
el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los
mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo
tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa
tambin puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo
valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao
26
del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen
que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo.
Crear una relacin de tabla mediante la ficha de documentos

Relaciones
1.
2.
3.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn
Relaciones.
4.
Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no

aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver
nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para
ver ambas, haga clic en Ambas.
5.
Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de
agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.
6.
Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa)
en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y,
a continuacin, arrstrelos.
Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
27
7.
Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de
campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione el campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad
referencial.
8.
Haga clic en Crear.
Access dibuja una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad
referencial, la lnea aparece ms gruesa en los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin
Exigir integridad referencial, aparece el nmero 1 en la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y
aparece el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la lnea, tal y como se muestra en la
siguiente ilustracin.
NOTAS
28
Para crear una relacin uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y
de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos
debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin
uno a uno.
Para crear una relacin uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relacin (normalmente, el
campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de este
campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relacin no debe
tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad
Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice
nico y el otro no, Access crea una relacin uno a varios.
Modificar una relacin de tabla

Para cambiar una relacin de tabla, seleccinela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuacin, modifquela.
1.
Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea para
seleccionarla.
La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.
2.
Con la lnea de relacin seleccionada, haga doble clic en ella.
O bien,
En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones

1.
2.
3.
Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
29
Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4.
En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
dilogo Opciones de exploracin.
Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de
exploracin.
5.
Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin
aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.
6.
Haga doble clic en la lnea de relacin.
O bien,
7.
Realice los cambios y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
30
El cuadro de dilogo Modificar relaciones permite cambiar una relacin de tabla. En concreto, se pueden
cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relacin. Se puede definir asimismo el tipo
de combinacin o exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada.
Configurar el tipo de combinacin

Cuando se define una relacin de tabla, los hechos referentes a la relacin determinan el diseo de las consultas. Por
ejemplo, si se define una relacin entre dos tablas y, a continuacin, se crea una consulta que use las dos tablas,
Access selecciona automticamente los campos coincidentes predeterminados basndose en los campos especificados
en la relacin. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores
proporcionados por la relacin suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los
datos de varias tablas hasta de las bases de datos ms sencillas, la configuracin de valores predeterminados mediante
la creacin de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la informacin de ms de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos
comunes. Esta operacin se denomina combinacin. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los
clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El
resultado de la consulta contiene informacin sobre los clientes y los pedidos slo para las filas en las que se ha
encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relacin es el tipo de combinacin, que indica a Access qu
registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que
combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo
de combinacin predeterminado (denominado combinacin interna), la consulta devolver nicamente las filas Cliente y
las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que an no han realizado ningn pedido.
Para ello, deber cambiar el tipo de combinacin de una combinacin interna a lo que se denomina una combinacin
externa izquierda. Este tipo de combinacin devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la
relacin y slo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinacin externa derecha devuelve todas
las filas de la derecha y slo las filas que coinciden con las de la izquierda.
NOTA
En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posicin de las tablas en el cuadro de dilogo
Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relacin y, a
continuacin, configurar el tipo de combinacin en consecuencia.
Configurar el tipo de combinacin
31
1.
En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin.
Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.
2.
Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de
dilogo Propiedades de la combinacin, el tipo de combinacin y si se devuelven todas las filas o las filas
coincidentes de cada tabla.
Opcin
Combinacin
relacional
1. Incluir slo las filas donde los campos combinados de ambas tablas
sean iguales.
Tabla izquierda
Tabla derecha
Combinacin
interna
Filas coincidentes
Filas
coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y slo aquellos registros de

'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.
Combinacin
externa izquierda
Todas las filas
Filas
coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y slo aquellos registros de

'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.
Combinacin
externa derecha
Filas coincidentes
Todas las filas
Cuando selecciona la opcin 2 3, se muestra una flecha en la lnea de relacin. Esta flecha apunta al lado de la
relacin en el que se muestran slo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

1.
2.
3.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
4.
En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
32
exploracin.
5.
6.
O bien,
7.
Haga clic en Tipo de combinacin.
8.
En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, haga clic en una opcin y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.
9.
Realice todos los cambios en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Exigir integridad referencial
33
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y mantener sincronizadas las referencias de
modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad
referencial, es preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones
que infrinjan la integridad referencial para esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechazar las actualizaciones
que cambien el destino de una referencia as como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que
Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en
consecuencia, seleccione borrar en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial

1.
2.
3.
4.
exploracin.
5.
6.
O bien,
34
7.
Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial.
8.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe
en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros hurfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla
relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay
pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro
principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Eliminar
en cascada los registros relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros hurfanos.
Por ejemplo, no se puede cambiar un nmero de pedido en la tabla Pedidos si hay artculos de lnea
asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un
registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin
Actualizar en cascada los campos relacionados.
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para
exigir la integridad referencial:
El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un ndice nico.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepcin: un campo Autonumrico puede
estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya propiedad Tamao del campo tenga el valor Largo
entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las
tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de
datos en las que estn almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada

35
Puede darse el caso de que haya una necesidad vlida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relacin. En ese
caso, es necesario que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operacin.
De ese modo, la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas
actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opcin Actualizar en cascada los campos
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos
relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos
que hacen referencia a la clave principal.
Puede que tambin se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compaa
de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compaa de transporte. Por ello, Access incluye la opcin
Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de
verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automticamente todos los registros que
hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualizacin y/o la eliminacin en cascada

1.
2.
3.
4.
exploracin.
36
5.
6.
O bien,
7.
Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial.
8.
Active la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los
registros relacionados, o bien, active ambas.
9.
NOTA
Si la clave principal es un campo Autonumrico, la activacin de la casilla de verificacin Actualizar en
cascada los campos relacionados no tendr ningn efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo
Autonumrico.
Eliminar una relacin de tabla

Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ficha de documentos Relaciones. Coloque
el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece
con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que
si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado,
Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin.
1.
2.
3.
Relaciones.
37
4.
exploracin.
5.
Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece
con mayor grosor cuando est seleccionada.
6.
Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
7.
Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin
seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmacin, haga clic en S.
NOTA
Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs por otra persona u otro
proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podr eliminar la relacin.
Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin.
Crear un formulario
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla
o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se
van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los campos de una tabla que
contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con slo esos campos, les ser ms fcil
usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar
las acciones frecuentes.
38
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario
eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario
es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de ayudar a
evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a
crear formularios con rapidez, as como nuevos tipos de formulario y nuevas caractersticas que mejoran el uso de las
bases de datos.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los
campos del origen de datos subyacente estn colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el
nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades.
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1.
En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el
formulario.
2.
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de
diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para
que quepan los datos si es necesario. Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relacin uno a varios con la
tabla o consulta usada para crear el formulario, agregar una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta
relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relacin uno a varios
definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla
Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide
que no es necesario. Si hay ms de una tabla con una relacin uno a varios con la tabla usada para crear el formulario,
Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.
Crear un formulario dividido mediante la herramienta

Formulario dividido
39
Un formulario dividido es una caracterstica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de
los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.
Las dos vistas estn conectadas al mismo origen de datos y estn en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se
selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se
pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el
formulario no est configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se
puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rpidamente un registro y, a continuacin, usar la
parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
1.
En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el
formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
2.
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario dividido.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de
diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para
que quepan los datos si es necesario.
40
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para
formularios en vez de las diversas herramientas de creacin de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo,
permite definir cmo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de ms de una tabla o consulta siempre y
cuando defina con antelacin las relaciones entre las tablas y consultas..
1.
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Ms formularios y, a continuacin, en Asistente

para formularios.
2.
Siga las instrucciones que figuran en las pginas del Asistente para formularios.
NOTA
Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en
Finalizar despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente
para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los dems campos que
desee incluir en el formulario. A continuacin, haga clic en Siguiente o Finalizar.
3.
En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en

blanco
Si el asistente o las herramientas de creacin de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta
Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rpida de crear un formulario, especialmente si
est pensando en incluir slo unos pocos campos.
1.
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos.
2.
En el panel Lista de campos, haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen
los campos que desee ver en el formulario.
41
3.
Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en l o arrstrelo hasta el formulario. Para agregar varios
campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuacin,
arrstrelos todos juntos hasta el formulario.
NOTA
El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en funcin de qu parte del
formulario est seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione una parte
distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de nuevo.
4.
Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un
ttulo, nmeros de pginas o la fecha y la hora.
42
5.
Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseo haciendo clic con el
botn secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseo
. A continuacin, podr usar las herramientas
del grupo Controles de la ficha Diseo.
Obtener informacin sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con informacin que mejora la
interfaz de usuario, como etiquetas e imgenes. El control ms comn es el cuadro de texto, pero tambin hay otros
controles como etiquetas, casillas de verificacin y controles de subformulario y subinforme.
Los controles pueden ser controles dependientes, independientes y calculados:
Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se
denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de
los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o
grficos. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podra
obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados.
Control independiente Los controles que no tienen orgenes de datos (como un campo o una expresin) son
controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar informacin, lneas, rectngulos
e imgenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el ttulo de un formulario es un control independiente.
Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresin en vez de un campo se denomina
control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define
una expresin. Una expresin puede ser una combinacin de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes. Por ejemplo, la
siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor
del campo Precio por unidad por un valor constante (0,75).
= [Precio unidad] * 0,75
Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario, o bien,
los datos de otro control incluido en el formulario.
43
Cuando se crea un formulario, probablemente sea ms eficaz agregar y organizar primero todos los controles
dependientes, especialmente si representan la mayora de los controles en el formulario. Despus se pueden agregar
los controles independientes y calculados que completen el diseo mediante las herramientas del grupo Controles de la
ficha Diseo en la vista Diseo.
Un control se enlaza a un campo identificando el campo del que proceden los datos del control. Se puede crear un
control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario. En
el panel Lista de campos, se muestran los campos de la tabla o consulta subyacente del formulario. Para mostrar el
panel Lista de campos, presione ALT+F8, o bien, en la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar
campo existente. Cuando se hace doble clic en un campo del panel Lista de campos, Access agrega al formulario el
tipo de control apropiado para ese campo.
Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro
Origen del control de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las caractersticas del control,
como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para abrir la hoja de propiedades, presione F4.
El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:
Access rellena automticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del campo (o el ttulo definido
para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no hay que escribir la etiqueta del control.
Access establece automticamente muchas de las propiedades del control en los valores apropiados de
acuerdo con las propiedades del campo en la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato,
Lugares decimales y Mscara de entrada).
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la propiedad Origen del control del
control en el nombre del campo. Para obtener informacin detallada sobre la propiedad Origen del control, presione F1
mientras que el cursor se encuentra en la lista desplegable de la propiedad.
Obtener informacin sobre la vista Presentacin y la vista

Diseo
Vista Presentacin La vista Presentacin es la vista ms intuitiva que se usa para modificar los formularios. Se puede
usar para llevar a cabo casi todos los cambios en Office Access 2007. En la vista Presentacin, el formulario se est
ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la vista Formulario. Sin
embargo, en la vista Presentacin, tambin se pueden realizar cambios en el diseo de formulario. Dado que se ven los
datos durante la modificacin de los formularios, se trata de una vista muy til para configurar el tamao de los controles
o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario.
44
Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentacin y que requieren pasar a la vista Diseo. En
algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseo para llevar a cabo un
cambio determinado.
Vista Diseo La vista Diseo ofrece una vista ms detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las
secciones Encabezado, Detalle y Pie de pgina de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseo, el formulario no
se est ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de
diseo; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar ms fcilmente en la vista Diseo que en la vista
Presentacin. Se puede:
Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imgenes, lneas y rectngulos.
Editar los orgenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de
propiedades.
Cambiar el tamao de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la seccin Encabezado del
formulario o la seccin de detalle.
Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentacin (como Vista
predeterminada o Permitir vista Formulario).
Ajustar un formulario en la vista Presentacin

Una vez creado el formulario, se puede ajustar fcilmente su diseo en la vista Presentacin. Usando los datos reales
del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamao. Se pueden colocar
controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.
Para cambiar a la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de
exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin
Access muestra el formulario en la vista Presentacin.
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para
mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseo de formulario.
Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes.
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Presione ALT+F8.
45
A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en l o arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la
seccin del formulario donde desee incluirlo.
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que
desee agregar. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.
Ajustar un formulario en la vista Diseo

Se puede ajustar asimismo el diseo de un formulario en la vista Diseo. Se pueden agregar nuevos controles y campos
al formulario agregndolos a la cuadrcula de diseo. La hoja de propiedades incluye un gran nmero de propiedades
que se pueden configurar para personalizar el formulario.
Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de exploracin
y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo
..
Access muestra el formulario en la vista Diseo.
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para
mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para
mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Presione ALT+F8.
A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.
46
Guardar el trabajo
Tras guardar el diseo de un formulario, se puede guardar el formulario tantas veces como se desea. El diseo
permanece intacto, pero los datos actuales se ven cada vez que se muestra el formulario. Si cambian sus necesidades,
puede modificar el diseo o crear un nuevo formulario basado en el original.
Guardar el diseo del formulario
1.
Asimismo, puede hacer clic en Guardar
en la Barra de herramientas de acceso rpido, o bien,
presionar CTRL+G.
2.
Si el formulario no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del formulario y haga clic en
Aceptar.
Guardar el diseo del formulario con otro nombre
1.
y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
2.
En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar formulario en, seleccione
Formulario en la lista Como y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Crear informes sencillos

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los ms sencillos a los ms
complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un
listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe
determinar qu campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qu tablas o consultas residen.
Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo crear el informe utilizando un
asistente para informes. El Asistente para informes es una caracterstica de Access que le gua por una serie de
preguntas y, a continuacin, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.
Los informes constan de informacin extrada de una tabla o consulta, as como de la informacin almacenada en el
diseo del informe, como etiquetas, encabezados y grficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes
47
tambin se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una
sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en ms de una tabla, le ser ms
conveniente utilizar una o ms consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de
datos, o bien, puede ser necesario crear consultas especficas que cubran las necesidades del informe.
Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta Informe es la manera ms rpida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle
ningn tipo de informacin. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta
Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en ltima instancia, pero resulta muy til para ver
rpidamente los datos subyacentes. Despus, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentacin o en la
vista Diseo para que se adapte mejor a sus propsitos.
1.
En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
2.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe.
Access crea y muestra el informe en la vista Presentacin.
Despus de ver el informe, puede guardarlo y, a continuacin, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta
subyacente que ha utilizado como origen de registros. La prxima vez que abra el informe, Access mostrar los datos
ms recientes del origen de registros.
Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser ms selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe.
Tambin puede especificar cmo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de ms de una tabla o
consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.
1.
Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para informes. En la ltima, haga clic en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, ste aparece tal y como se imprimir. Tambin puede ampliarlo para ver
mejor determinados detalles.
NOTA
Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar
despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para informes. Al
contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el
48
informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuacin, haga clic en Siguiente o en Finalizar
para continuar.
Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Si no est interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta
Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rpida de crear un informe,
especialmente si est pensando en incluir slo unos pocos campos en l. El siguiente procedimiento muestra cmo
utilizar la herramienta Informe en blanco:
1.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco.
Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentacin y el panel Lista de campos se muestra a la derecha
de la ventana de Access.
2.
En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que est ms junto a la tabla o tablas que contienen los
campos que desea ver en el informe.
3.
Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios
campos y arrstrelos al informe al mismo tiempo.
4.
Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, ttulo, nmeros
de pginas o la fecha y hora del informe.
Crear una consulta basada en varias tablas

A veces, el proceso de crear y usar consultas es slo cuestin de seleccionar campos de una tabla, quizs aplicar
algunos criterios y, a continuacin, ver los resultados. Pero, qu sucede si, como suele ser el caso, los datos se
encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine informacin
procedente de varios orgenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de ms de
una tabla y se muestra cmo hacerlo.
Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la

informacin de la consulta
49
Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la informacin necesaria, pero la
extraccin de datos de otra tabla ayudara a que los resultados de la consulta fuesen an ms elocuentes y ms tiles.
Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una
consulta. Es consciente de que sera ms til que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos
nombres se encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la
consulta, tendr que incluir ambas tablas en la consulta.
Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una
tabla principal y una tabla relacionada
1.
Asegrese de que las tablas tienen una relacin definida en la ventana Relaciones.
1.
2.
3.
Identifique las tablas que deberan tener una relacin definida.
Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relacin definida.
Una relacin aparece como una lnea que conecta las dos tablas en un campo comn. Puede
hacer doble clic en una lnea de relacin para ver qu campos de las tablas estn conectados por
la relacin.
Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deber agregarlas.
En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.
Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuacin, haga clic en
Cerrar.
4.
Si no encuentra ninguna relacin entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las
tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relacin entre las tablas deben
tener el mismo tipo de datos.
NOTA
Se puede crear una relacin entre un campo con el tipo de datos Autonumrico y un campo con
el tipo de datos Nmero si el tamao de ese campo est establecido en un entero largo. ste suele ser
el caso cuando se crea una relacin uno a varios.
5.
Haga clic en Crear para crear la relacin.
50
6.
Cierre la ventana Relaciones.
2.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
3.
En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
4.
En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la informacin bsica que desee incluir
en la consulta.
5.
En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a
continuacin, haga clic en el botn de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta.
Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee
usar para limitar las filas en los resultados mediante criterios.
6.
En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar
para mejorar los resultados de la consulta.
7.
Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la
consulta y, a continuacin, haga clic en Siguiente.
8.
Bajo Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.
Si desea que la consulta no realice ninguna funcin de agregado (Suma, Promedio, Mn, Mx, Cuenta,
DesvEst o Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una funcin de agregado, elija
una consulta de resumen. Despus de elegir la opcin adecuada, haga clic en Siguiente.
9.
Haga clic en Finalizar para ver los resultados.
Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones

con una tercera tabla
En muchas ocasiones, los datos de dos tablas estn relacionados a travs de una tercera tabla. Suele ser el caso
cuando los datos de las dos primeras tablas estn relacionados a travs de una relacin varios a varios. A menudo, se
recomienda dividir una relacin varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios que implican
tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unin o tabla de relacin, que tiene una clave
principal y una clave externa para cada una de las dems tablas. A continuacin, se crea una relacin uno a varios entre
cada clave externa de la tabla de unin y la correspondiente clave principal de una de las dems tablas. En esos casos,
es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos slo de dos de ellas.
51
Crear una consulta de seleccin mediante tablas con una relacin varios a varios
1.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.
Se abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
2.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee
incluir en la consulta as como la tabla de unin que las vincula. A continuacin, haga clic en Cerrar.
Las tres tablas aparecen en el rea de trabajo del diseo de la consulta, combinadas en los campos
apropiados.
3.
Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo
aparecer en la cuadrcula de diseo de la consulta.
4.
En la cuadrcula de diseo de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar
un criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificacin
en la fila Mostrar correspondiente a ese campo.
5.
Para ordenar los resultados en funcin de los valores de un campo, en la cuadrcula de diseo de la consulta,
haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cmo desee ordenar los registros) en la fila
Ordenar correspondiente a ese campo.
6.
En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos.
52

Implementacion de Una Base de Datos en Access

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Implementacion de Una Base de Datos en Access

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IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Creacin de tablas en una base de datos

Crear una tabla en una nueva base de datos

y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

Crear una tabla en una base de datos existente

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Nmero, entero largo

Nmero, entero largo

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Asegrese de que la tabla est en la vista Hoja de datos.

Aparece el panel Plantillas de campos.

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

Aparece el panel Lista de campos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Aparece el panel Lista de campos.

Se inicia el Asistente para bsquedas.

Hasta 255 caracteres.

Se utiliza para texto o para texto y nmeros

Caracteres alfanumricos (con una longitud

Valores numricos (enteros o valores

Hasta 1 gigabyte de caracteres

Se utiliza para almacenar valores de fecha y

Se utiliza para almacenar valores monetarios

Valor numrico nico que Office Access 2007

4 bytes o 16 bytes cuando se

1 bit (8 bits = 1 byte).

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que

Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras

Fotografas, imgenes, archivos binarios,

En realidad no es un tipo de datos; inicia el

Para los datos adjuntos

Basado en una tabla o consulta:

Se utiliza para iniciar el Asistente para

Guardar una tabla

y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Definir la clave principal

Definir las propiedades de los campos

nica define la propiedad Indizado .

Utilice esta propiedad

Definir el tamao mximo de los datos almacenados con el tipo de datos

Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o

Especificar el nmero de posiciones decimales utilizadas al mostrar

Indicar si el valor de un campo Autonumrico aumenta o recibe un valor

Mostrar caracteres de edicin como gua para la entrada de datos.

Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las

etiquetas de los formularios, informes y consultas.

Asignar automticamente un valor predeterminado a un campo cuando

Proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando se agrega o

Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresin

Exigir que se especifiquen datos en un campo.

Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en S) una