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ORGANIZACIN

La organizacin es la parte de la administracin que supone es establecimiento


de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern
desempear en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de
que debe garantizar la asignacin de todas las tareas necesarias para los
cumplimientos de las metas, asignacin que debe hacerse a las personas
mejor capacitadas para realizar esa tarea.
El trmino "organizacin" proviene del latn organn, cuyo significado est
relacionado con rgano, elemento de un sistema y sistema en s mismo es
utilizado en el mbito empresarial, gubernamental, religioso, educativo, etc.
para referirse, por una parte, a una entidad o agrupacin como por ejemplo a
una ONG, empresa, corporacin, institucin pblica, etc. Tambin nos
referimos con organizacin a una actividad o funcin dentro de una empresa,
un evento deportivo, la cena de fin de ao junto a la familia, equipo de frmula
1, etc.
Segn Daft (2004) "la organizacin consiste en asignar las tareas, en agrupar
las actividades en departamentos y en asignar la autoridad y los recursos en la
organizacin".
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de
que se dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la
mxima eficiencia, considerando como sus elementos esenciales:
1.- Meta o finalidad
2.- Programa o mtodo para alcanzar las metas
3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo mas preciado los
Recursos Humanos)
4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la tica social)
5.- Administradores (lideres)
Organizar no es ms que identificar y clasificar las actividades requeridas de
manera que se agrupen para dar respuesta a los objetivos, as como coordinar
en forma horizontal y vertical la estructura de la organizacin asignando a cada
grupo un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo.

Una estructura organizacional debe disearse para determinar quin realizar


cuales tareas y quien ser responsable de qu resultados; para eliminar los
obstculos al desempeo que resultan de la confusin e incertidumbre respecto
de la asignacin de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y
comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.
Para la mayora de los directivos el trmino organizacin implica una estructura
intencional formalizada de roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el
contenido de los roles organizacionales y, en segundo lugar, los roles que se
les pide a las personas que desempeen deben estar diseados
intencionalmente para asegurar que se realicen las actividades requeridas y
que stas se acoplen de modo que las personas puedan trabajar de forma
interrumpida, con eficacia y eficiencia en grupos. De manera general, el
propsito de organizar es hacer efectiva la cooperacin humana.

-TIPOS (FORMAL E INFORMAL)


ltimamente, los estudios han llegado a una visin de que las organizaciones
tienen un nuevo punto de vista, una perspectiva de sistemas.
Esta perspectiva de sistemas puede aparecer bastante bsica.
Sin embargo, dcadas de orientacin de la administracin y prcticas en el
lugar de trabajo no han seguido desde este ngulo.
Slo recientemente ltimamente, con increbles cambios frente a las
organizaciones, debemos encontrar cmo los sistemas de organizacin y cmo
controlar y ejecutar.

Organizacin informal.
Organizacin informal es la disposicin pblica interrelacionada que administra
el funcionamiento de individuos como uno en la prctica.
Es el trabajo colectivo de conductas, comunicaciones, norma, conexiones
individuales y profesionales de los medios de que se complet el trabajo y se
desarrollan las relaciones entre los individuos que contribuyen a una asociacin
de organizacin comn o un grupo de afiliaciones.
Consiste en un conjunto activo de redes pblicas, las relaciones personales y
emocionales fuentes de inspiracin y comunidades de inters comn.

Organizacin formal.
Organizacin formal es un conjunto permanente de leyes de eventos internos
organizacionales y estructuras.
En algunas organizaciones y grupos, estas normas pueden seguirse
rigurosamente mientras que en otros, puede haber algo ms que un formalismo
ciego.

La organizacin formal e informal:


La naturaleza de la organizacin informal se destaca cuando sus cualidades
significativas se ponen junto a con los de la organizacin formal.
Normalmente se modifican normas oficiales a intereses subjetivos las metas
personales, necesidades, simpatas y comportamientos de los trabajadores
individuales social estructuras dentro de un esfuerzo para que la vida cotidiana
realista de una organizacin informal.
Caractersticas claves de la organizacin formal.
1. Duracin, a menos que deliberadamente cambiado.
2. Brillante en alineacin.
3. Equivale a persona con papel. 4. Jerrquica.
5. Fcilmente Tcito y explicado.
Caractersticas claves de la organizacin informal:
1. El crecimiento constante.
2. Grass roots.
3. Vibrante y sensible.
4. Excelente en motivacin.
5. Trata a las personas como individuos.
6. Cohered por la fe y la reciprocidad.

Se trata de sistemas de organizacin formal e informal.

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-IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN EN LA ORGANIZACIN


Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin
son:
Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado
que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin,
contraccin, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organizacin.
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes
y objetivos sealados.
En toda accin que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede
ser considerado como la Hiptesis de una problemtica, teniendo
posteriormente un Mtodo que consiste en el procedimiento o el conjunto de
acciones que se llevan a acabo para demostrar o refutar este punto de partida,
y un Objetivo que presenta la llegada a una Conclusin en particular.
Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es
una forma de Organizacin, siendo importante la aplicacin de una estructura
para poder llegar en forma ordenada y no aleatoria a un objetivo, si bien no se
descarta la compaa de la suerte, no debemos depender exclusivamente de
ella, sobre todo si buscamos repetir la experiencia o que otros puedan
realizarla.
Podemos definir como Organizacin a un sistema que se elige para poder
lograr un objetivo determinado a travs de los Recursos Humanos, siendo
derivado del Talento del Individuo y contando a su vez con otras organizaciones
derivadas de la misma que permiten elaborar una Metodologa de Trabajo para
lograr un fin especfico, tomando un punto de partida y teniendo un Objeto de
Trabajo por sobre el cual elaboraremos y desarrollaremos las actividades.
De ello derivan justamente las Organizaciones, que consisten en numerosos
Grupos Sociales que persiguen una finalidad especfica, distribuyendo las
tareas y actividades a realizar acorde a cada Habilidad Humana que se facilita
para una actividad, buscando en cada sector y con el trabajo colectivo la
realizacin de una finalidad propuesta.
Para una Organizacin no es necesario contar con un grupo numeroso, sino
que simplemente debe haber dos personas como mnimo, teniendo entre estos
dos individuos el principio fundamental de la Cooperacin, esto es, que ambas
personas puedan lograr una divisin de los trabajos o bien un trabajo en
conjunto para poder lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas

Normas de Convivencia y otra clase de reglamentos que permitan dividir y


organizar el trabajo o las actividades sociales a realizar.
En cuanto a las Estructuras de Organizacin, stas estn fundamentadas
principalmente en la forma que adoptan generalmente dadas por las Reglas
Explcitas que regulan estas organizaciones, o bien por la estructura que est
dada por la Administracin elegida para una Organizacin, encontrndose ella
en todo grupo social.

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INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIN 2
Existe un principio universalmente aceptado segn el cual toda organizacin
debe ser estructurada en tres niveles, adoptando la forma de una pirmide. De
esta manera, en el vrtice de la misma se encuentre ubicada la mxima
autoridad. En la base de la misma se ubica el menor grado de autoridad, y se
encuentra el mayor numero de personas para la ejecucin de los planes,
programas y para el logo de los objetivos.
Nivel superior o nivel normativo: es el nivel responsable de la
planificacin, organizacin, direccin y control activo de la organizacin como
un todo. Tiene a su cargo las siguientes funciones generales:
Establecer la poltica bsica, las normas generales y los sistemas relacionados
con el plan sectorial nacional (de salud, de educacin, etc..
Disear la organizacin, delegar la autoridad en los responsables del nivel
inferior y solucionar todos los problemas prcticos relacionados con el plan
sectorial nacional.
Disear, las polticas, normas generales y los mtodos para seleccionar los
cuadros competentes para las diferentes posiciones de responsabilidad dentro
de la organizacin.
Establecer las medidas de control ms efectivas, de acuerdo con la
organizacin y su funcionamiento, a travs de informes, publicaciones,
estadstica, etc.
Elaborar el plan sectorial nacional de la organizacin.
Nivel intermedio o nivel de coordinacin y asesoria: Las funciones
del nivel intermedio son ms especializadas. En l se necesitan cuadros
de especialistas para integrarlo. Sus funciones son.

1.
2.
3.

Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.


Administrar el funcionamiento de la organizacin a su nivel
Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control
para el mejor cumplimiento de los planes de trabajo.
4.
Dar asesoria tcnica a todos los organismos bajo su control y
desarrollar cuadros directivos a travs del adiestramiento de persona.
5.
Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo

Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la


responsabilidad directa de la ejecucin de las actividades y tareas, para el
cumplimiento de los objetivos y metas de la organizacin. Sus funciones
generales son.

1.

Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los


lineamientos o normas del plan nacional.

2.
3.

Ejecutar las actividades del programa de trabajo.


Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad
como en calidad.
4.
Mantener un control continuo durante la ejecucin del programa.
5.
Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles.
6.
Fomentar y mantener la moral del trabajo.
7.
Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes solucionando los
conflictos y problemas que se puedan presentar.
8.
Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control.
9.
Lograr la coordinacin entre todas las unidades de su nivel.
10.
Informar en el mbito superior sobre actividades, experiencias,
necesidades y realizaciones en su nivel.
a)
Establecer las relaciones necesarias con otros organismos, para el
mejor logro de su programa de trabajo.
ESTRUCTURA
NACIONAL.

PIRAMIDAL

NIVELES

DE

UNA

ORGANIZACIN

NIVEL
SUPERIOR
NIVEL INTERMEDIO
COORDINADOR ASESOR

NIVEL INFERIOR
EJECUTIVO DIRECTO

Las herramientas o instrumentos metodolgicos de la organizacin.


Los principales instrumentos metodolgicos de la organizacin son los
organigramas y manuales.
Los organigramas: una organigrama es la representacin grfica que muestra
como estn relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de
una institucin o empresa. Est permite conocer la ubicacin que se da de
lo9s distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la
institucin. El organigrama describe graficamanete la divisin del trabajo que se
establecer y la relacin que se dar entre las distintas reas de actividades,
a travs, de lneas que representan los canales de supervisin coordinacin o
y comunicacin que existir en la institucin.
Ventajas de los organigramas:
1.
Muestran la posicin de cada departamento en la estructura interna de
la organizacin.

2.

Sealan la interrelacin o enlace que debe existir entre cada


departamento y seccin de la organizacin.
3.
Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organizacin,
direccin y control.
4.
Dejan claramente definidas las lneas de mando y de responsabilidad
de la organizacin.
5.
Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se
establecen las coordinaciones dentro de la organizacin.
Clasificacin de los organigramas:
De acuerno a su disposicin geomtrica, los organigramas se adaptan al tipo
de sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:
1.
organigramas verticales de tipo clsico

2.

Organigramas horizontales de izquierda a derecha.

3.

Organigrama mixto.

4.

Organigramas circulares o concntricos.

5.

Organigramas escalares.

Algunas reglas para su construccin


Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organizacin,
por tanto corresponden a la sujecin a cierta simbologa:
Nombre

Simbologa

Significado

Rectngulos

Departamentos
o
divisiones
de
la
organizacin que varan en
importancia de acuerdo a
su tamao.

Lneas continuas
Verticales

Lneas de mando de una


divisin superior a una
inferior.

Lneas continuas
Horizontales

Lneas discontinuas
Horizontales

Indican la unin entre


rganos de asesoria.
Significan
coordinacin
unen por los dos lados a
dos
rectngulos
que
mantienen relaciones de
coordinacin.

3 Los manuales administrativos.


El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada
las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organizacin y la forma
en que las mismas deben ser realizadas. El propsito fundamental de los
manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la
organizacin, as como instruir al personal sobre los objetivos, polticas,
funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institucin.
Importancia y necesidad de los manuales administrativos.
La importancia del manual administrativo reside en el hecho de
suministrar informacin para la accin al servir de gua para la ejecucin del
trabajo. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la
supervisin y el mejor desempeo de los ejecutivos.
Clasificacin de los manuales administrativos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categoras:
1)
Manuales de organizacin.
2)
Manuales de polticas.
3)
Manuales de sistemas y procedimientos.

1)
2)
3)
4)

Manuales de organizacin: es un instrumento que contiene detalles de la


empresa u organizacin tales como:
Nivel estratgico corporativo de la empresa (misin, visin, objetivos
corporativos).
La estructura de la organizacin y la base sobre la cual se dise esa
estructura.
Las relaciones entre la funcin de lnea y la de asesoria.
Los deberes y responsabilidades especficas del nivel operativo.

Manuales de polticas: incluye en forma escrita las polticas de la empresa, que


son la gua bsica para la accin; as mismo prescriben los limites generales
dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta
formulacin de las polticas en un manual, permitir:
1)
2)

Agilizar el proceso decisorio.


Establecer lneas o guas al personal directivo para que pueda obrar y
adecuar las actividades a los objetivos de la institucin.
3)
Facilitar la descentralizacin.
4)
Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, tambin manual de
operacin; es un manual de tramites y mtodos de trabajo. Es quizs el
manual ms comn en las organizaciones. A travs de ellos se orienta y
sistematiza la actividad operativa de la empresa institucin. El manual de
procedimientos incluye la descripcin de normas, la descripcin de
procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de
registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de sistemas y
procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:
1)
2)
3)
4)
5)

6)
7)
8)
9)

Constituyen una til fuente de informacin, sobre las prcticas generales


de la organizacin para que la informacin sea til se requiere que la
informacin se comunique a travs de la lnea de mando de la organizacin.
Constituyen una gua indispensable para el trabajo a ejecutar.
Constituyen una herramienta til para el adiestramiento de nuevos
empleados y tambin para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la
organizacin son ascendidos de categora.
Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
Permiten la revisin constante y el mejoramiento de las polticas,
procesos y procedimientos, de la institucin, en la medida en que se los
consulte con la debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento
sostenido de las operaciones, normas y procedimientos.
Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la
respuesta rpida a las mismas, se obtienen a travs de la lectura del manual.
Constituyen un freno a la improvisacin, en sus distintas
manifestaciones.
Permiten generar un legado histrico de la evolucin administrativa de la
empresa.
Constituyen un elemento importante para la revisin y evaluacin
objetiva de las prcticas institucionales.
PEOCESO DE ORGANIZACIN
Un proceso clsico de organizacin es el establecimiento de roles,
relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la
eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de
un proceso de organizacin es disponer de una estructura organizativa a travs
de la cual los individuos cooperan sistemticamente para el logro de objetivos
comunes.
Sus niveles
Institucional Establecimiento de la Visin y elaboracin de Estrategias.

1.

2.

3.

4.

5.

Intermedio Transformacin de las estrategias en programas de accin.


Interaccin entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un
componente orientado a la certeza y a la lgica (nivel operacional)
Operacional Ejecucin cotidiana y eficiente de las tareas de la organizacin.
Para realizar un proceso de organizacin su estructura debe ser de un carcter
tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinacin y
control de los miembros de la organizacin. A dems deben figurar los niveles
de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organizacin participan los
sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos
de resolucin de conflictos. Se basa en el establecimiento de mtricas para
evaluacin de resultados. A su vez identifica los criterios de asignacin de
recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el
cumplimiento de los procesos de negocios de la organizacin, en todos sus
niveles.
Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de
la organizacin. Toda organizacin se crea para lograr un conjunto de
propsitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente,
para que se logren las metas de la organizacin las tareas deben ser
establecidas primero.
Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser
ejecutadas en forma lgica, por una persona o grupo de personas. Las
organizaciones se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede
hacerlo una persona, de ah que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre
sus miembros. Por adecuadamente entendemos, primero, que a los individuos
se les asignaran las tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y segundo,
que a ninguna persona, se le puede imponer una carga de trabajo demasiado
pesada o ligera.
Combinar el trabajo de los miembros de la organizacin de modo lgico
y eficiente. A medida que una organizacin crece y contrata a mas personal
para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas
cuya tarea guarda relacin entre s. Ventas, recursos humanos, mercadotecnia,
produccin, manufactura. A esta agrupacin del trabajo suele llamarse
departamentacion.
Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que
un poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos
realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la
organizacin o bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de
mercadotecnia de una compaa pueden hacer presin para que se apruebe un
presupuesto mayor de publicidad y as estimular la demanda, aun cuando el
inters general de la compaa convenga mas invertir en creces en equipo
automatizado reducir los costos.
Vigilar la eficiencia de la organizacin y hacer ajustes para mantenerla
mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una
evaluacin peridica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la
organizacin crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin
de asegurarse de que sea compatible por una operacin eficaz y eficiente para
satisfacer las necesidades presentes. La divisin del trabajo es fraccionar una
tarea, de modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de
actividades y no toda la tarea.