CREACIN DE GRFICOS EN HOJAS DE CLCULO

Se pueden colocar objetos grficos en HC y en grficos. Los objetos grficos en realidad no

forman parte de la HC ni del grfico, sino ms bien son insertados en una capa transparente
colocada sobre la hoja de clculo o de grfico correspondiente. Estos objetos se pueden mover,
cambiar de tamao y se le puede asignar un formato determinado independientemente de los
datos o del grfico subyacente.
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Lo primero es mostrar la BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO. (se puede hacer

con el botn).

- Similar a la barra de herramientas dibujo en Word

LNEAS, FLECHAS, RECTNGULOS ELIPSES Y ARCOS

Botones: Lnea, flecha y dibujar a mano alzada

Botones: Rectngulo, elipse y arco
Botones: rectngulo lleno, elipse llena, arco lleno
Autoformas, sombra, 3D
Polgonos: forma libre, y forma libre llena, etc.

CAMBIAR FORMA
Cuadros de texto
Puntero: ayuda para seleccionar los objetos (slo objetos y no celdas)
Agrupar y Desagrupar
Pasar hacia delante y hacia atrs

AJUSTAR EL TAMAO, MOVER Y COPIAR OBJETOS GRFICOS.

Para mover, colocar el puntero del ratn sobre el objeto de modo que se convierta en una flecha.
Arrastrar hacia la nueva posicin y soltar el ratn.
GRFICOS (DIAGRAMAS)
Es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo. Los valores de las celdas, o
puntos de datos, aparecen en el grfico en forma de barras, lneas, columnas, secciones de un
grfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se
distinguen por sus diferentes colores o diseos.
-

Los grficos facilitan la lectura de los datos y permiten presentarlos de una manera ms
clara e interesante.

ASISTENTE PARA GRFICOS:

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Consiste en una serie de cuadros de dilogo cuya finalidad es simplificar la creacin de

un grfico.
El asistente le gua paso a paso a travs del proceso.
Antes de finalizar el proceso se le mostrar un ejemplo del grfico.

CREAR UN GRFICO A PARTIR DE UN RANGO DE UNA HOJA DE CLCULO:

Al crear un grfico, se especifica la orientacin de los datos, es decir, si las series de datos estn
en las filas o en las columnas de la HC.
Tambin puede usar el Asistente para cambiar la orientacin de los datos en un grfico existente.

1991

1992

1993

Japn

3.000.000

3.300.000

3.630.000

Corea

2.000.000

2.200.000

2.420.000

China

5.000.000

5.500.000

6.050.000

CREAR UN GRFICO EN UN SOLO PASO

Para crear una hoja de grfico que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los
datos que desea trazar y presione F11.
Cuando se crea un grfico utilizando este procedimiento rpido, se utiliza el tipo de grfico
predeterminado de Microsoft Excel que es un grfico de columnas, a menos que se cambie o
que se cree un informe de grfico dinmico. El tipo de grfico predeterminado de un informe de
grfico dinmico es un grfico de columnas apiladas.
No se puede crear un informe de grfico dinmico incrustado en un solo paso. Los informes de
grficos dinmicos siempre se colocan inicialmente en hojas de grfico. Se puede cambiar la
ubicacin del informe de grfico dinmico para que se incruste en una hoja de clculo despus
de crearla.
Al crear un grfico nuevo se muestra el grfico de columnas predeterminado con una leyenda y
con formato estndar.
CAMBIAR EL TIPO DE GRFICO PREDETERMINADO
-

Para activar el men Grfico, haga clic en un grfico.

En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico.
En la ficha Tipos estndar o Tipos personalizados, haga clic en el tipo de grfico que

desee.
La ficha Tipos personalizados muestra una lista con el grfico predeterminado actual,
los tipos de grficos personalizados integrados y los tipos de grficos personalizados
que se han agregado. Puede crear un grfico con el tipo, elementos y formato de grfico

que desee y despus guardarlo como un tipo de grfico personalizado.

Haga clic en Establecer como predeterminado y despus haga clic en S.
Para cerrar el cuadro de dilogo sin cambiar el tipo del grfico actual, haga clic en

Cancelar.
Para cerrar el cuadro de dilogo y cambiar el tipo del grfico actual, haga clic en
Aceptar.

CREACIN DE UN GRFICO INCRUSTADO EN UNA HC

-

Seleccionar los datos de la HC que se desea mostrar en el grfico y luego hacer clic en

el botn ASISTENTE PARA GRFICOS.

Marcar el rango A2:D5 y apretar el botn del asistente.

Se inicia un procedimiento por pasos.

1. Elegir el tipo de grfico
2. Modificar el rango de datos
3. Opciones del grfico

4. Ubicacin: en una hoja nueva, como objeto en una hoja de clculo ya creada.
5. El grfico que se ha creado est vinculado a los datos fuente. Si cambiamos los datos
fuente, el grfico se actualiza automticamente.
6. Probarlo, cambiar alguna de las cifrar y comprobar que el grfico se modifica. Luego
volver a poner la cifra original.
MOVER Y CAMBIAR EL TAMAO DE UN GRFICO INCRUSTADO:
-

Para mover, seleccionar con el ratn en cualquier parte del mismo y despus arrastrarlo

hasta donde se desea.

Para cambiar el tamao, seleccionarlo haciendo clic en cualquier parte del mismo y

despus colocar el puntero en una de las esquinas.

Cuando el puntero se convierte en una flecha con dos puntas, aumentar o disminuir el

tamao arrastrando el grfico.

ELIMINAR un grfico incrustado. Puede eliminar un grfico incrustado en una hoja de
clculo seleccionndolo y presionando SUPR. Tambin se puede elegir MEN

EDICIN, BORRAR, TODO.

Los datos del grfico todava estn vinculados a los datos fuente y se actualizarn
automticamente cuando cambien los datos de la HC.

ACTIVACIN DE UN GRFICO PARA MODIFICARLO

-

Para realizar cambios en un grfico primero hay que activarlo.

Cuando est activado, los comandos para grficos estn disponibles y se puede
seleccionar los elementos que se desea modificar.

1992

1993

VANCOUVER

26.000

36.000

EDMONTON

17.000

21.000

VAMOS A VER LAS PARTES DE UN GRFICO

EN EL MEN GRFICO

Tipos de grfico
Datos de origen
Opciones de grfico
Ubicacin
Agregar datos
Agregar lnea de tendencia.

Se puede escribir texto no asignado. Se selecciona el grfico y despus se escribe el texto. Al

terminar de escribir pulsar la tecla intro y aparecer un recuadro de texto dentro del grfico.

Editar la leyenda
etc.

PREPARACIN DEL PROCESO DE SALIDA

QU DESEA HACER?

Utilizar reglas en la vista Diseo de pgina

Cambiar la orientacin de la pgina en la vista Diseo de pgina
Agregar o cambiar los encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina
Establecer los mrgenes de la pgina en la vista Diseo de pgina
Mostrar u ocultar lneas de divisin, rtulos de fila y encabezados de columna en la

vista Diseo de pgina

Mostrar u ocultar lneas de divisin, rtulos de fila y encabezados de columna en la

vista Diseo de pgina

Seleccionar opciones de escala en la vista Diseo de pgina
Volver a la vista Normal

UTILIZAR REGLAS EN LA VISTA DISEO DE PGINA

En la Vista Diseo de pgina, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda
tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y mrgenes de pgina. Las reglas ayudan a
colocar objetos, y a ver o modificar los mrgenes de pgina directamente en la hoja de clculo.
De forma predeterminada, la regla muestra las unidades predeterminadas especificadas en la
configuracin regional del Panel de control. Sin embargo, las unidades se pueden cambiar a
pulgadas, centmetros o milmetros. Las reglas se muestran de forma predeterminada, pero se
pueden ocultar fcilmente.
CAMBIAR LAS UNIDADES DE MEDIDA
1. Haga clic en la hoja de clculo que desea cambiar en la vista Diseo de pgina.
2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseo de pgina.

3. Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Opciones

de Excel.
4. En la categora Avanzadas, en Mostrar, seleccione las unidades que desea utilizar en la
lista Unidades de la regla.
MOSTRAR U OCULTAR LAS REGLAS
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista diseo de pgina.

Tambin puede hacer clic en Vista Diseo de pgina

en la barra de estado.

2. En la pestaa Vista, en el grupo Mostrar u ocultar, desactive la casilla Regla para ocultar
las reglas, o bien active la casilla para mostrarlas.

SUGERENCIA: Cuando se muestran las reglas, Mostrar regla aparece resaltado en el

grupo Opciones de la hoja.
CAMBIAR LA ORIENTACIN DE LA PGINA EN LA VISTA DISEO DE PGINA
1. Haga clic en la hoja de clculo que desea cambiar en la vista Diseo de pgina.
En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseo de pgina.

Tambin puede hacer clic en Vista Diseo de pgina

en la barra de estado.

2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic

en Orientacin y, despus, en Vertical u Horizontal.

AGREGAR O CAMBIAR LOS ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA EN LA VISTA

DISEO DE PGINA

1. Haga clic en la hoja de clculo que desea cambiar en la vista Diseo de pgina.
2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseo de pgina.

Tambin puede hacer clic en Vista Diseo de pgina

en la barra de estado.

3. Haga lo siguiente:
Para agregar un encabezado o un pie de pgina, elija Haga clic para agregar
encabezado en la parte superior de la pgina de hoja de clculo o en Haga clic para
agregar pie de pgina, en la parte inferior de la pgina de hoja de clculo y, a
continuacin, haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de

encabezado o pie de pgina.

Para cambiar el texto de un encabezado o un pie de pgina, haga clic en el cuadro
de texto del encabezado o pie de pgina ubicado en la parte superior o inferior de la
pgina de hoja de clculo respectivamente y, a continuacin, seleccione el texto que

desea cambiar.
SUGERENCIA: Tambin puede mostrar encabezados o pies de pgina en la vista
Normal. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de
pgina. Excel muestra la vista Diseo de pgina y coloca el puntero dentro del

cuadro de texto del encabezado en la parte superior de la pgina de hoja clculo.

4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de pgina.
Para iniciar una nueva lnea en un cuadro de seccin, presione ENTRAR.
Para eliminar una parte de un encabezado o de un pie de pgina, seleccinela en el
cuadro de seccin y despus pulse SUP o RETROCESO. Tambin puede hacer clic

en el texto y pulsar RETROCESO para eliminar los caracteres anteriores.

Para insertar un solo smbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o
de un pie de pgina, use dos veces este smbolo. Por ejemplo, para incluir
"Subcontratistas & Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas &&

Servicios.
Para cerrar encabezados o pies de pgina, haga clic en cualquier punto de la hoja de
clculo o pulse ESC.

ESTABLECER LOS MRGENES DE LA PGINA EN LA VISTA DISEO DE PGINA

1. Haga clic en la hoja de clculo que desea cambiar en la vista Diseo de pgina.
2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseo de pgina.

Tambin puede hacer clic en Vista Diseo de pgina

en la barra de estado.

3. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes y

despus en Normal, Estrecho o Ancho.

Para obtener ms opciones, haga clic en Mrgenes personalizados y, a continuacin, en la

ficha Mrgenes, seleccione los tamaos de margen que desea usar.
4. Para cambiar los mrgenes con el ratn, haga lo siguiente:
Para cambiar los mrgenes superior o inferior, haga clic en el borde superior o
inferior del rea de margen de la regla. Cuando aparezca una flecha de dos puntas

vertical, arrastre el margen hasta que alcance el tamao que desee.

Si desea cambiar los mrgenes derecho o izquierdo, haga clic en el borde derecho o
izquierdo del rea de margen en la regla. Cuando aparezca una flecha de dos puntas

horizontal, arrastre el margen hasta que alcance el tamao que desee.

Un mensaje de informacin en pantalla muestra el tamao de margen a medida que

arrastra el margen hasta que tenga el tamao que desea.

Los mrgenes de encabezado y pie de pgina se ajustan automticamente cuando se
cambian los mrgenes de pgina. Tambin puede cambiar los mrgenes del
encabezado y el pie de pgina con el mouse. Haga clic dentro del rea del
encabezado o pie de pgina ubicada en la parte superior o inferior de la pgina
respectivamente y, a continuacin, haga clic en la regla hasta que aparezca la flecha
de dos puntas. Arrastre el margen hasta que adquiera el tamao que desea.

MOSTRAR U OCULTAR ENCABEZADOS, PIES DE PGINA Y MRGENES EN LA

VISTA DISEO DE PGINA
Los encabezados, pies de pgina y mrgenes se muestran de forma predeterminada en la vista
Diseo de pgina. Para ocultarlos cuando desee maximizar el rea de trabajo, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la hoja de clculo que desea cambiar en la vista Diseo de pgina.

2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseo de pgina.

Tambin puede hacer clic en Vista Diseo de pgina

en la barra de estado.

3. Haga clic en cualquier borde de la hoja de clculo para mostrar u ocultar el espacio en
blanco alrededor de las celdas.
Tambin puede hacer clic entre pginas para mostrar u ocultar el espacio en blanco alrededor de
las celdas.
MOSTRAR U OCULTAR LNEAS DE DIVISIN, RTULOS DE FILA Y
ENCABEZADOS DE COLUMNA EN LA VISTA DISEO DE PGINA
Las lneas de divisin, los encabezados de fila y los encabezados de columna se muestran de
forma predeterminada en la vista Diseo de pgina, pero no se imprimen automticamente.
1. Haga clic en la hoja de clculo que desea cambiar en la vista Diseo de pgina.
2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseo de pgina.

Tambin puede hacer clic en Vista Diseo de pgina

en la barra de estado.

3. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Opciones de la hoja, siga uno o varios de

estos procedimientos:
Para ocultar o mostrar lneas de cuadrcula, en Lneas de la cuadrcula, active o

desactive la casilla Ver.

Para imprimir las lneas de a cuadrcula, en Lneas de a cuadrcula, active la

casilla Imprimir.
Para mostrar u ocultar los encabezados de fila y columna, bajo Encabezados, active
o desactive la casilla Ver.

Para imprimir los encabezados de fila y columna, bajo Encabezados, active la

casilla Imprimir.

SELECCIONAR OPCIONES DE ESCALA EN LA VISTA DISEO DE PGINA

1. Haga clic en la hoja de clculo que desea cambiar en la vista Diseo de pgina.
2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseo de pgina.

Tambin puede hacer clic en Vista Diseo de pgina

en la barra de estado.

3. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Ajustar rea de impresin, siga uno de

estos pasos:
Para reducir el ancho de la hoja de clculo impresa para ajustarlo a un nmero

mximo de pginas, seleccione el nmero de pginas que desea en la lista Ancho.

Para disminuir el alto de la hoja de clculo impresa para ajustarlo a un nmero

mximo de pginas, seleccione el nmero de pginas que desea en la lista Alto.

Para aumentar o disminuir la hoja de clculo impresa a un porcentaje de su tamao
real, seleccione el porcentaje que desea en el cuadro Escala.

NOTA: Para aplicar a una hoja de clculo impresa una escala a un porcentaje de su tamao real,
el ancho y alto mximos se deben establecer en Automtico.
VOLVER A LA VISTA NORMAL

En la pestaa Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en Normal.

Tambin puede hacer clic en Normal

en la barra de estado

AJUSTAR LA HOJA DE CLCULO A LA PGINA IMPRESA

Si la hoja de clculo tiene una gran cantidad de columnas, puede usar Ajustar al opciones para
reducir el tamao de la hoja de clculo mejor ajusten a la pgina impresa.
Cmo
1. Haga clic en la ficha vista en la cinta de opciones y, a continuacin, haga clic en Diseo
de pgina.

SUGERENCIA: Como alternativa, haga clic en Diseo de pgina en la barra de estado.

2. En el grupo Ajustar al rea, en el cuadro ancho, seleccione 1 pgina y, en el cuadro alto,

seleccione automtico. Columnas ahora aparecer en una pgina, pero pueden que las
filas se extiendan a ms de una pgina.

Para imprimir la hoja de clculo en una sola pgina, en el cuadro alto, seleccione 1 pgina.
Dicho esto, si hace esto, sin embargo, la copia impresa resultante puede ser difcil de leer,
porque Excel reducir los datos para ajustar. Para ver cunto escalado se utiliza, busque el
nmero en el cuadro escala. Si es un nmero bajo, debe realizar otros ajustes antes de imprimir.

Por ejemplo, debe cambiar la orientacin de la pgina de vertical a horizontal o un tamao de

papel mayor de destino. Para obtener ms informacin, consulte los consejos siguientes.
3. Para imprimir la hoja de clculo, presione CTRL + P para abrir el cuadro de
dilogo Imprimir y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
SUGERENCIAS:

Una vez que termine de trabajar en el diseo de pgina, puede volver a la vista Normal.

Para ello, haga clic en vista> Normal.

Para obtener una vista previa de la hoja de clculo antes de imprimir, presione CTRL +

F2.
Si la hoja de clculo tiene una gran cantidad de columnas, debe cambiar la orientacin
de la pgina de vertical a horizontal. Para ello, vaya a Diseo de

pgina > Configuracin de pgina > orientacin y haga clic en horizontal.

Considere la posibilidad de usar un tamao de papel mayor para adaptarse a una gran
cantidad de columnas impresas. Para cambiar el tamao de papel predeterminado, vaya
a Diseo de pgina > Configuracin de pgina> tamao y, a continuacin, elija el

tamao que desee.

Utilice el comando rea de impresin (grupo Configurar pgina) para excluir las
columnas o filas que no es necesario que se van a imprimir. Por ejemplo, si desea
imprimir las columnas A F, pero no en las columnas G a la Z, establezca el rea de

impresin para incluir solo las columnas A f l.

Vista Diseo de pgina no es compatible con el comando Inmovilizar paneles. Si no
desea movilizar las filas o columnas en la hoja de clculo, puede omitir la vista Diseo
de pgina y en su lugar, use las opciones de Ajustar a en la ficha de pgina en el cuadro
de dilogo Configurar pgina. Para ello, vaya a la ficha Diseo de pgina y, en el
grupo Configurar pgina, haga clic en el selector de cuadro de dilogo
inferior derecha. O bien, presione P. ALT + P, S.

en la parte