UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES

ESTUDIANTES:
AIDA HIDALGO
JAIME GARCES JAYA
ANITA ALCIVAR
SANDY BARAHONA
KAREN VINUEZA
LINA LEON
DIANA MOLINA
DENISSE GUZMAN
MATERIA:

AUDITORIA DE GESTIN
PRIMER PARCIAL
TEMAS:

UNIDAD II
DOCENTE:

ING. FLAVIO VALDERRAMA

CURSO:

8 VO SEMESTRE DE CPA C1

2.1 EL PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTIN PBLICA, OBJETIVOS

DE LA AUDITORA, PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA ESPECIAL
DE GESTIN PBLICA
La Auditora de Gestin por su enfoque, involucra una revisin sistemtica de
las actividades de una entidad en relacin a determinados objetivos y metas y,
respecto a la utilizacin eficiente y econmica de los recursos. Su propsito
general puede verse seguidamente:

Identificacin de las oportunidades de mejoras

Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones
correctivas;
Evaluacin del desempeo (rendimiento).

La auditora de gestin formula y presenta una opinin sobre los aspectos

administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de
efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y
financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin
correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y
posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente
administracin.
Los objetivos de la auditora de gestin son:
Identificar las reas de reduccin de costos, mejorar los mtodos operativos e
incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las
necesidades examinadas.
Determinar si la funcin o actividad bajo examen podra operar de
manera ms eficiente, econmica y efectiva, a ms de determinar si la
produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas; en
consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticos que
as como tambin los Estados Financieros.
Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido
adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y
evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los
procesos realizados.
Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y
polticas de la entidad y mejorar los niveles de productividad,
competitividad y de calidad de la entidad.
Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o
programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las
actividades y operaciones.
En conclusin la auditora de gestin es la valoracin independiente de todas
las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para

determinar si se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables; si se

siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos de forma eficaz y
econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as
maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE GESTIN PBLICA.
Los procedimientos de auditora de gestin como los trabajos,
verificaciones, comprobaciones, revisiones, etc. a realizar por el auditor para
formarse una opinin sobre la eficiencia, eficacia, y economa de la gestin
y operatividad del ente auditado, obteniendo la evidencia necesaria y
suficiente.
La auditora de gestin consiste en las revisiones y evaluacin de dos
elementos mayores de la administracin:

Poltica de la entidad.- Determinacin de la existencia, lo

adecuado y comprensivo de la polticas de la entidad as como el
significado de sus instructivos como elementos de control en
reas funcionales.
Controles administrativos.- Determinacin de la existencia, y lo
adecuado de controles administrativos u operacionales como
tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la
gerencia; el grado de cumplimiento en las reas de
funcionabilidad mayor.

Evaluacin de los efectos de la accin de controles administrativos u

operacionales en reas significativas, y recomendaciones para la adopcin o
modificacin de tales controles.
Al iniciar una auditora de gestin, el auditor prepara datos importantes que le
sirven como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las
utilidades histricas, recuperacin sobre inversin, clases de productos,
La posibilidad de los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido
a cambios den las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos
pudiera deteriorar el control.

2.2. DETERMINACIN DE REAS CRTICAS.

Sobre la base de los resultados de la evaluacin del sistema de control interno,
se determinarn las reas crticas, que sern las que presenten deficiencias de
control por la ausencia de controles o porque los existentes no funcionan o son
innecesarios; seleccionando las de mayor importancia relativa.
En la seleccin de estas reas, adems se considerar:

La naturaleza de sus operaciones.

Su complejidad.
Los riesgos que involucra:
Los resultados de otras auditoras.
El criterio del propio auditor sobre la gestin de la entidad.

Por otra parte, se tomarn en cuenta las operaciones, procesos o actividades

medulares de las reas que son prioritarias para la administracin, como por
ejemplo: administrativa y financiera, administracin de bienes y servicios,
talento humano, produccin y/o comercializacin de bienes o servicios y
sistemas.
El anlisis de reas crticas no es ms que la revisin exhaustiva a los
procesos que durante la evolucin del control interno fueron relevantes y
requieren que sean ms analizados, para lo cual se debe seguir lo
siguientes pasos:
1. Tomar una muestra del universo de la poblacin a travs de cualquier
tcnica de muestro.
2. Aplicar pruebas de control y procedimientos analticos.
3. Elaborar el cuadro de Hallazgos.
2.2.1. HALLAZGO DE AUDITORA
Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas
encontradas en el trabajo de auditoria con relacin a lo normado o a lo
presentado por la gerencia.
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicar el ttulo del hallazgo,
luego los atributos, a continuacin indicarn la opinin de las personas
auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicarn su conclusin
sobre el hallazgo y finalmente har las recomendaciones pertinentes. Es
conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.
Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar
como hallazgos (generalmente determinadas por la materialidad), aunque en el
sector pblico se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo
significativas.
Todas las deficiencias encontradas en la evaluacin del diseo del sistema
decontrol interno debern documentarse en papeles de trabajo que debern
ser revisados y discutidos por el jefe de equipo y el supervisor, ya que estas
representan la base del resultado de la evaluacin del control interno, que se
deber presentar en los resultados de la auditora.
En esta fase se cuenta con informacin importante para emitir un informe
parcial de control interno que abarque exclusivamente las deficiencias y
debilidades encontradas en los sistemas de administracin evaluados.

El auditor deber formular una conclusin sobre la eficacia del diseo del
control interno, no significa esto que su conclusin valida la eficacia del control
interno en la entidad, programa o proyecto evaluado, puesto que an no se ha
comprobado el cumplimiento de los controles establecidos.
El hallazgo debe cumplir con los siguientes atributos:
CONDICIN: La realidad encontrada.
CRITERIO:Cmo debe ser (La norma, La ley, El reglamento, lo que
debe ser).
CAUSA:Qu origin la diferencia encontrada.
EFECTO: Qu efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
NOMBRE DE LA EMPRESA
CUADRO DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO
REA
AL (da mes ao)

PROCES
O

ANTECEDENT
ES

CONDICI
N

CAUS
A

EFECT
O

PENSAMIENTO
DE LA
ADMINISTRACI
N

RECOMENDACION
ES

Elaborado
por:_____________________

Aprobado
por:__________________________________

Fecha:_______________________
____

Fecha:___________________________________
______

EJEMPLO
-

PUNTOS CRTICOS DE CONTROL (PCC)

Fase en la que puede aplicarse un control y que es esencial para prevenir o

eliminar un peligro relacionado conla inocuidad de los alimentos o para
reducirlo a un nivel aceptable.
Si se ha identificado un peligro en una fase donde se justifique efectuar un
control necesario para salvaguardar la inocuidad, y si no existe ninguna medida
de control en esa fase o en cualquier otra, entonces el producto o el proceso
deber modificarse en esa fase, o en cualquier fase anterior o posterior, a fin de
incluir una medida de control.
-

EXAMEN DE LOS PELIGROS IDENTIFICADOS

Antes de determinar los PCC, deberan verificarsi alguno de los peligros

identificados se puede controlar totalmente mediante la aplicacin de los
Principios Generales del Codex de Higiene de los Alimentos, las Buenas
Prcticas de Fabricacin (BPF) o las Buenas Prcticas de Higiene (BPH).
Los peligros que no son totalmente controlados mediante BPF, deberan ser
analizados para determinar si se trata de PCC o no.
El rbol de decisiones consiste en una serie sistemtica de cuatro preguntas
destinadas a determinar objetivamente si el peligro identificado en una
operacin especfica del proceso es un PCC.

Pregunta 1 (P1): Existe una o varias medidas preventivas de

control?

Tiene por objeto determinar si el elaborador de alimentos podra utilizar una

medida de control en la operacin seleccionada o en cualquier otra operacin
de su empresa, con el fin de controlar el peligro identificado. Entre las
medidas de control pueden citarse, por ejemplo, el control de la
temperatura, el examen visual o el uso de un detector de metales.

Pregunta 2 (P2): Ha sido la fase especficamente concebida para

eliminar o reducir a un nivel aceptable la posible presencia de un
peligro?

Entre los ejemplos de procedimientos u operaciones dentro de un proceso de

elaboracinde alimentos diseados especficamente para identificar peligros
figuran:
En el caso de una planta conservera, la introduccin de los productos en la
retorta.
La pasteurizacin.
La cloracin del agua de enfriamiento.
La colocacin de un detector de metales en la lnea de elaboracin.

Pregunta 3 (P3): Podra un peligro identificado producir una

contaminacin superior a los niveles aceptables, o aumentarla a
niveles inaceptables?

Se refiere tanto a la probabilidad como a su gravedad. La respuestaconsiste en

emitir un juicio, lo que conlleva una evaluacin del riesgo. Tal evaluacin debe
basarse en toda la informacin recopilada.

Pregunta 4 (P4): Se eliminarn los peligros identificados o se

reducir su posible presencia a un nivel aceptable en una fase
posterior?

Tiene por objeto identificar los peligros que reconocidamente representanuna

amenaza para la salud de los seres humanos o que podran aumentar hasta un
nivel inaceptable, y que sern controlados en una operacin posterior del
proceso.
- IDENTIFICACIN DE LOS PCC
Deben identificarse numricamente con una letra que los califique como B
(Biolgicos), Q (qumicos) y F (fsicos). Por ejemplo, si el primer PCC

Identificado controlar un peligro biolgico, se registra como PCC 1B. Si el

segundo PCC identificado controlar un peligro qumico, se registra como PCC

2Q. Si el quinto PCC controlar un peligro de carcter tanto biolgico como

qumico en la misma operacin de elaboracin, se registrar como PCC 5BQ.
El desarrollo de este protocolo de identificacin tuvo por objeto identificar de
forma secuencial los PCC, independientemente de la numeracin de las
operaciones de un proceso.

2.3

DETERMINACIN DEL ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL

Auditoria

La auditora es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones

financieras y administrativas, realizado con posterioridad a su ejecucin, con el
objeto de verificar, evaluar y elaborar el respectivo informe sustentado en las
evidencias obtenidas por el auditor, que contiene sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones para las mejoras y en caso de examen de los
estados financieros el correspondiente dictamen profesional. La auditora, en
general es un campo especializado del saber humano, basado principalmente
en la lgica y en otras reas del conocimiento y, como tal, mantiene una
estructura racional y sistemtica de postulados y normas, conceptos, tcnicas,
procedimientos, mtodos y prcticas. Por tanto, es una disciplina especializada
y no una mera divisin de la contabilidad.
Motivo de la Auditoria
Para dar cumplimiento a un plan anual de control de la unidad de auditoria
interna.
Objetivos del examen
Generales
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
dems normas aplicables al examen.
Evaluar los procesos asociados con la determinacin y recaudacin de
los ingresos propios.
Objetivos especficos
Comprobar si los procesos asociados con la
determinacin y
recaudacin de impuestos por predios urbanos y rsticos, cobros de
recargo e inters y descuentos como lo establece la ordenanza.
Verificar si la recaudacin de tasas por consumo de agua, alcantarillado
sanitario, recoleccin de basura, servicios ambientales estn en
concordancia con la ordenanza.
El examen especial
El examen especial, se considera como parte del control posterior en
la empresa privada y pblica se encarga de verificar, estudiar y evaluar los
aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestin
financiera, administrativa, operativa y medio ambiente, con posterioridad a su
ejecucin, se aplicarn las tcnicas y procedimientos de auditora de acuerdo
con la materia del examen y formular el correspondiente informe que deber
contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.
El examen que realizan las personas que actan por mandato de una entidad o
empresa o de sus accionistas, socios o acreedores. Generalmente es
encomendada a los auditores independientes, fideicomisarios o comisarios,
para el control posterior del rea financiera o parte de ella.
Generalmente se utilizan otras prcticas de auditora que pueden ser
confundidas con las tcnicas; sin embargo, se debe tener en cuenta que no
obstante ser lo mismo, sirven en auditora como elementos auxiliares
importantes. Son usuales, en este tipo de auditora, los siguientes elementos:

Evaluacin del sistema de Control interno, debe considerarse como practica

antes que tcnica, aunque su ejecucin implica la utilizacin de varias tcnicas
de auditoria.
El arqueo de caja es la verificacin del dinero y dems valores, relacionados
con los cheques presentados, los comprobantes pagados y no contabilizados
para determinar el saldo contable. En esta prctica es usual la aplicacin de
varias tcnicas de auditoria para conseguir su objetivo como la comparacin,
computacin, anlisis, conciliacin y confirmacin.
La prueba selectiva, que consiste en la prctica de simplificar la labor total
de medicin overificacin, tomando una muestra tpica del total.
A los sntomas se los considera tambin como otra prctica de auditora y se
los define como sealeso indicios de una desviacin. La utilizacin de
los sntomas como prctica, puede ser provechosa, porcuanto el
auditor enfatiza en el examen de determinados rubros, a base
de ciertos indicios osntomas preliminares, para lo que es til analizar los result
ados deexmenes anteriores.
En resumen, el examen especial es una evaluacin a una determinada cuenta,
bajo el pedido del dueo o socios.

2.4 PROGRAMACIN DE ENTREVISTAS Y VISITAS

Los procedimientos y tcnicas a aplicar sern principalmente de carcter
general, destinados a la deteccin de problemas y puntos dbiles en las
entidades auditadas, permitiendo analizarlos con el objetivo de mejorarlos, no
pudiendo ser tan concretos como en la auditora financiera, donde el fin mucho
ms claro, la imagen fiel de un patrimonio y de sus variaciones. Por tanto, en
auditora de gestin, los objetivos que pueden plantearse a un auditor pueden
ser amplsimos. Por ejemplo, un incremento del control en u
n almacn, la implantacin de un sistema que racionalice tareas y segregue
funciones; el establecimiento de un procedimiento que descargue tareas a los
directivos, permitindoles ganar tiempo; la creacin o mejora de un sistema de
archivo; el incremento de la productividad, etc. O incluso puede ocurrir que
encargue una auditora operativa una entidad que ni siquiera plantea de partida
unos objetivos concretos, solicitando en principio una mejora de su eficiencia
global.
Cualquier revisin o trabajo puede ser considerado dentro del campo de la
auditora de gestin, siempre que mejore la eficiencia o la eficacia, utilizando
los procedimientos adecuados a la consecucin de los objetivos planteados.
Por tanto, podemos definir los procedimientos de auditora de gestin como los
trabajos, verificaciones, comprobaciones, revisiones, etc. a realizar por el
auditor para formarse una opinin sobre la eficiencia, eficacia, y economa de la
gestin y operatividad del ente auditado, obteniendo la evidencia necesaria
suficiente.
Nos centraremos en una propuesta de procedimientos que se basar en un
criterio de clasificacin, consistente en la divisin de las tcnicas en:
A.-Bsicas
B.-Cualitativas
C.-Cuantitativas
D.-De control
BASICAS
a) Entrevistas

Constituyen un instrumento fundamental en las auditoras de eficiencia, eficacia

y economa, obteniendo de esta forma la mayor cantidad posible de
informacin, ayudando a obtener ideas, no contempladas inicialmente en la
elaboracin de los programas de auditora.
La tcnica de la entrevista permite realizar anlisis detallados, logrando extraer
datos u opiniones de un grupo de individuos, procesndolas posteriormente en
funcin de los objetivos perseguidos. Presenta desventajas, principalmente la
de un coste muy elevado, as como la dificultad de valorar la influencia que
puede establecer el entrevistador sobre las respuestas, o bien los posibles
sesgos existentes por presiones ejercidas sobre los entrevistados

Cuestionarios
Se realizarn en el mejor clima posible, obtenindose la informacin a
travs de las encuestas, permitiendo extraer datos y opiniones, as como
detectar problemas a priori. Fundamentalmente, sirven para configurar la
informacin bsica, por lo que es aconsejable completarla o contrastarla con
la observacin de hechos o registros.
El cuestionario posee la ventaja de su coste, ms reducido que la
realizacin de las entrevistas, as como permite conservar el anonimato de
una poblacin que puede ser tan grande como se desee, pues las
respuestas pueden ser tratadas informticamente. Como principal
desventaja presenta el hecho de que comporta una estandarizacin de las
respuestas, pudiendo provocar en determinados casos un sesgo en la
informacin, siendo importante el emplear un adecuado sistema estadstico.
Tambin puede suponer un elevado esfuerzo en cuanto a su confeccin,
para lo cual es muy til el empleo de un programa informtico

2.5 EVALUACIN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, EVALUACIN AL

SISTEMA ADMINISTRATIVO, EVALUACIN AL SISTEMA DE
APOYO, EVALUACIN AL SISTEMA QUE AGREGA VALOR
EVALUACIN AL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO
Estudio y evaluacin del control interno:
La administracin tiene la obligacin de adoptar e implantar medidas de control
interno que prevengan la omisin de errores e irregularidades, as como de
proteccin de los bienes patrimoniales. El auditor debe revisar los sistemas y
procedimientos de control interno para determinar el alcance de las pruebas.
Es necesario resaltar la importancia de los controles internos en las
organizaciones, debido a los constantes cambios que experimentan. Los seres
humanos se equivocan por lo que hay que identificar los errores antes de que
causen dao.

El control interno, es una expresin que se utiliza con el fin de descubrir las
acciones adoptadas por los directores, gerentes o administradores, para
evaluar y monitorear las operaciones en sus organizaciones. Por ello se define
el trmino de control interno como un proceso continuo realizado por la direccin,
gerencia y otros empleados de la entidad para proporcionar seguridad razonable
con respecto as se est logrando los objetivos siguientes.
Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la calidad
en los servicios;
Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida,
Despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales.
En otras palabras el control interno comprende el plan de la organizacin y el
conjunto de mtodos y procedimientos que aseguran que los activos estn
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la
actividad de la organizacin se desarrolla eficazmente segn las directrices
marcadas por la administracin.
El Informe Coso (El Informe COSO es un documento que contiene
las principales directivas para la implantacin, gestin y control de un
sistema de control.) lo define como un proceso, ejecutado por la junta
directiva o consejo de administracin de una entidad, por su grupo directivo
(gerencial) y por el resto del personal diseado especficamente para
proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad
y eficiencia de las operaciones.
Programa propuesto
Generalidades
1) Verificar si estn bien definidas las responsabilidades y funciones del
personal del rea.
2) Verificar si est el departamento dotado del personal adecuado y como la
direccin del mismo influye en la tica de los trabajadores del rea.
3) Verificar si existe una buena comunicacin entre los trabajadores de un rea
con otras reas de la entidad.
4) Verificar si las condiciones de trabajo son las ms adecuadas.

5) Comprobar si es utilizada al mximo la capacidad de los equipos instalados

y de forma eficiente.
6) Verificar si se tienen en cuenta los criterios de los empleados subordinados
en la elaboracin de las estrategias del departamento y de la entidad en
general.
7) Verificar si existen los canales de comunicacin necesarios para que la
direccin transmita de manera clara y comprensible a su personal subordinado
las polticas y procedimientos aprobados.
8) Verificar si las tareas que realiza cada integrante del departamento responde
a los objetivos y funciones del mismo.
9) Verificar si existe un buen aprovechamiento de la jornada laboral.
Recursos Humanos
1) Verificar si existen manuales de procedimientos de cada puesto de trabajo y
si son conocidos por los trabajadores del rea.
2) Comprobar si se planifica la capacitacin de acuerdo a las necesidades de
cada uno y de la empresa.
3) Comprobar la idoneidad de la revisin de los expedientes de los puestos de
trabajos.
4) Verificar si el sistema de estimulacin existente permite el desarrollo de las
expectativas y necesidades sociales de los trabajadores del rea.
5) Verificar si son compatibles las necesidades de recursos humanos con los
objetivos y metas trazados en la entidad y en el departamento.
6) Verificar si existe un adecuado control de las entradas y salidas del personal
que labora en cada rea.
Control
1) Evaluar si los recursos que se planifican son los necesarios para lograr los
objetivos a corto, mediano y largo plazo.
2) Verificar la eficiencia en las operaciones de cobros y pagos.
3) Verificar si los informes de control contable general son objetivos, autnticos,
oportunos, claros y diseados de forma adecuada que permita obtener la
informacin necesaria.

4) Verificar si se revisa la informacin contable antes de trasmitirla a la fuente

apropiada.
5) Verificar si se comparan los datos financieros y contables predeterminados
con los resultados reales.
6) Verificar si se evalan objetivamente las causas favorables o no al
cumplimiento de los planes en perodos anteriores y en el perodo actual.
7) Verificar si se toma la accin correctiva cuando se detectan desviaciones
significativas.
Evaluacin de objetivos
1) Verificar si la estructura del rea permite el cumplimiento de los objetivos
trazados.
2) Verificar si este departamento proporciona una orientacin para la
formulacin de los objetivos estratgicos de la empresa.
3) Verificar si se formula un presupuesto para cada dependencia operativa en
apoyo al aumento de la rentabilidad y la eficiencia.
4) Verificar si se mide y se revisan peridicamente el desempeo referente a
los planes a corto, a largo y a mediano plazo para mantenerlos al corriente.
5) Verificar la suficiencia y oportunidad con que se analiza la informacin que
permita supervisar los objetivos, las estrategias y la situacin financiera.
6) Verificar si se cumplen los planes y compararlos con perodos anteriores.
7) Verificar si se tienen creados planes alternativos en caso de cambios
inesperados en el entorno interno y externo de la entidad.

EVALUACION DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

El sistema administrativo es la conjuncin del proceso laboral (las acciones que
se emprenden para capturar, organizar y recuperar informacin de utilidad para
la empresa) y las herramientas que se utilizan para hacerlo. Los sistemas
administrativos necesitan cumplir con requisitos que aseguren su rendimiento,
de lo contrario representan un desperdicio de recursos humanos y monetarios.
Para asegurar su calidad, los sistemas pasan por diferentes procesos de
evaluacin. A continuacin se presentan los ms comunes.
Evaluacin interna: eficacia, eficiencia, factibilidad y fiabilidad.

 La eficacia es la capacidad de alcanzar con exactitud y precisin del

objetivo que se persigue. Aplicado, por ejemplo, a la recuperacin de
informacin en un sistema administrativo, significara localizar
exactamente los documentos que se necesitan sin que exista el riesgo
de confundirlos con otros.
La eficiencia es la capacidad de realizar las mismas o ms acciones en
menos tiempo. Por ejemplo, hay que enviar copias del mismo
documento a tres personas ubicadas en diferentes puntos geogrficos.
Si se utilizan archiveros y documentos fsicos hay que localizarlos los
papeles, fotocopiarlos tres veces, hacerlos sobres, rotularlo, enviarlos al
departamento de mensajera y esperar a que los medios de transporte
los lleven a su destino. Con los medios informticos solo se tienen que
adjuntar el documento digital al correo electrnico y enviarlo a las tres
direcciones para que los destinatarios los tengan en su poder de
inmediato.
La factibilidad se refiere a los lmites que tiene un sistema
administrativo. Por ejemplo, las herramientas informticas incrementan
la eficiencia de una tarea determinada; en la captura de informacin, los
procesadores de texto pueden corregir errores ortogrficos
automticamente, sustituir o insertar prrafos y hojas completas dentro
de un documento, etc., pero no es capaz de capturar la informacin por
s mismo, siempre requiere de la intervencin de un usuario, ese es su
lmite.
La fiabilidad se refiere a la seguridad de obtener los resultados que se
buscan con buena calidad, puede entenderse como la sntesis de los
puntos anteriores, si un sistema de administracin respeta los lmites de
las herramientas que utiliza, el proceso de trabajo es eficaz y las tareas
se realizan con eficiencia, entonces se trata de un sistema confiable, que
dar los resultados que se buscan con la calidad requerida.
Evaluacin externa: contexto social, cultural y natural. Consecuencias y fines.
Aunque los sistemas administrativos son de carcter universal, cada sociedad
tiene peculiaridades a las que debe acoplar la administracin. Esto se aplica
principalmente a los procesos laborales, ms que a las herramientas que se
utilizan.
El contexto sociocultural se refiere a las creencias, significados,
conocimientos y practicas propias de cierto grupo. Dicho contexto puede ser
muy amplio y abarcar la historia, geografa y los subsistemas educativo, poltico
y el sistema social que comprende rituales, smbolos, funciones sociales,
parentesco, migraciones, entre muchos otros elementos.
Algunos elementos a considerar para determinar el contexto social son:
Sistema poltico: democracia, monarqua, dictadura, etc.
Desarrollo econmico: pases industrializados, subdesarrollados, agrcolas.
Estructuras educativas.

 Religin, valores y creencias.

Vida cotidiana: familia, trabajo, ocio, entretenimiento.
Reglas y normas sociales.
Estilos de comunicacin.
Marginacin.
Sistema de justicia.
Guerras y conflictos.
El contexto natural, por otra parte, se refiere a las caractersticas geogrficas
y medioambientales del lugar donde se aplica el proceso administrativo que
puede ser modificado por causa de las condiciones climatolgicas de la zona:
en un lugar desrtico como Arabia o en uno congelado como Groenlandia.
Los sistemas administrativos deben ser flexibles para acoplarse al contexto
sociocultural y natural del grupo humano que lo aplica.
LA EVALUACION DEL SERVICIO EN LA OFICINA
Para identificar y evaluar un servicio en la oficina se debe hacer una serie de
preguntas encaminadas a conocer el flujo de trabajo, es decir, los pasos que se
siguen en la oficina para completar las tareas que tiene asignadas como unidad
administrativa. Las preguntas deben proporcionar informacin clara y objetiva.
Nunca debe preguntarse Por qu?, ya que la respuesta involucrara
diversas interpretaciones subjetivas, lo que complicara el objetivo. Las
preguntas estndar que se utilizan para conocer el flujo de trabajo son las
siguientes:
Qu se hace? Describe las actividades generales de la labor que se realiza
en la oficina.
Cmo se hace? Responde a los recursos tcnicos que se utilizan para
realizar el trabajo: computadoras, mquinas de escribir, programas de
aplicacin, impresora, fax, etc.
Dnde se hace? Se refiere al lugar fsico donde se realizan las actividades.
Es posible que el espacio no sea el adecuado para realizar el trabajo: que
exista hacinamiento, la temperatura sea extrema, no tenga la iluminacin
suficiente, etc.
Quin lo hace? Se refiere a las personas que realizan cierta labor, pero debe
ser la persona adecuada al puesto. Es posible que cierta tarea estn asignada
a una persona que no tenga la preparacin a la capacidad para realizarla, en
ese caso se tiene a personal sobrevaluado y los resultados sern inferiores a lo
esperado.
Tambin puede ocurrir lo contrario: que una persona preparada y con
capacidades realice una actividad montona, por lo que estar subvaluada y su
desempeo ser bajo.
Cuntos recursos se utilizan? Es una relacin entre el tiempo que toma
realizar cierta tarea y la cantidad de personas que se requiere para hacerlo. Si
cierta actividad es realizada por una sola persona la relacin ser 1:1 (uno a
uno), es decir, el tiempo que le toma llevarla a cabo ser el tiempo total. Si una

actividad es realizada por tres personas entonces la relacin ser 3:1 (tres a
uno o tres personas para una actividad), en ese caso se suman los tiempos
utilizados por cada persona para obtener el total. Con ello se obtiene la
eficiencia del proceso total o de cada una de sus partes.
Una evaluacin positiva ser la que al responder las preguntas se acerque ms
a las caractersticas de eficacia, eficiencia, factibilidad y fiabilidad que se
estudiaron anteriormente.
LOS LINEAMIENTOS PARA EVALUAR UN SERVICIO DENTRO DEL
CONTEXTO NATURAL Y SOCIAL
La calidad final de un producto o servicio, tal como se suministra a un cliente
depende de la calidad interna con la que se gener. Esto significa que la
calidad se construye a travs de todos los paso que intervienen en la
prestacin del servicio. Si una de las metas de una organizacin es garantizar
la calidad de sus productos o servicios, debe asegurar la calidad de sus
productos o servicios, debe lograrlo, lo que se traduce en la mxima eficiencia
y efectividad en todas las actividades internas.
Las Norma ISO 9000, designa un conjunto de reglas sobre calidad y gestin
continua de calidad, establecidas por la Organizacin Internacional para la
Estandarizacin (ISO). Se puede aplicar en cualquier tipo organizacin o
actividad orientada a la produccin de bienes o servicios.
Existen ms de 20 elementos en los estndares de este ISO que se relacionan
con la manera en que los sistemas operan.Su implantacin, aunque supone un
duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para las empresas, entra las que se
cuentan:
Estandarizar las actividades del personal que labora dentro de la
organizacin por medio de la documentacin.
Incrementar la satisfaccin del cliente.
Medir y monitorear el desempeo de las procesos
Disminuir procesos reiterativos.
Incrementar la eficacia y eficiencia de la organizacin en el logro de sus
objetivos.
Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia. Etc.
Reducir las invidencias de produccin o prestacin de servicio.
EVALUACIN AL SISTEMA DE APOYO
Se define a los sistemas de apoyo un conjunto de programas y herramientas
que permiten obtener oportunamente la informacin requerida durante un
proceso. Entre sus caractersticas Generales suelen introducirse despus de
haber implantado los Sistemas transaccionales ms relevantes de la empresa,
ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin.
La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la
alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos
en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin el concepto de
sistema de apoyo

Se evaluarn los sistemas de apoyo, identificando el establecimiento de

polticas y procedimientos de control para manejar los riesgos de
administracin; la proteccin y conservacin de los activos; y el establecimiento
de controles de acceso a los sistemas de informacin. Para lo cual se verificar
la existencia de los siguientes instrumentos.
Sistemas de informacin: administrativa, financiera, operativa y de
tecnologa aplicada.
Administracin financiera: presupuesto, contabilidad, costos, tcnicas de
anlisis financiero (horizontal y vertical), indicadores financieros e
indicadores presupuestarios.
La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr
a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los
controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo
presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas
gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del
presupuesto y alcanzar los resultados previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno
presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin,
evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los
objetivos generales y especficos en la programacin de ingresos y gastos para
su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad
presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y
gastos estarn debidamente presupuestados; de existir valores no
considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria
correspondiente.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se
observarn los principios presupuestarios de: universalidad, unidad,
programacin, equilibrio y estabilidad, plurianual, eficiencia, eficacia,
transparencia, flexibilidad y especificacin, para que el presupuesto cuente con
atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de recursos,
tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en
seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los
programas, proyectos y actividades que sern ejecutados en el perodo
inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.
Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como:
Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina,
Control Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e
implantarn procedimientos de control interno necesarios para que sean
cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones

asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan

efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas

Administracin del talento humano: reclutamiento y seleccin;

capacitacin y desarrollo profesional, clasificacin y valoracin de
puestos; evaluacin y promocin; seguridad social e industrial y
planificacin del talento humano.
Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad
operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del
personal existente y en las necesidades de operacin institucionales.
La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal,
efectuado con la informacin estadstica que mantendr la unidad responsable
de la administracin del talento humano; considerando adems, la normativa
vigente relacionada con esta rea, el plan estratgico institucional, los planes
operativos anuales, programas y proyectos.
El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de
planificacin anual

Sistema de administracin de bienes: adhesin a la contratacin pblica;

proceso de adquisiciones; garantas; distribucin, control y custodia, uso
y destino de los insumos y bienes de larga duracin.

EVALUACION AL SISTEMA QUE AGREGA VALOR

El concepto de Auditora con valor
agregado

Podra asociarse la palabra valor con la

palabra til, de modo que algo que agrega valor podra considerarse que es
ms til. Aqu hay un reto para las organizaciones, que consiste en mantener
a lo largo del tiempo la utilidad del sistema de gestin y que el proceso de
auditora siga siendo una herramienta de gestin destinada a mejorar, innovar
y reinventarse continuamente. Un enfoque correcto le ayuda a la empresa a
plantearse las preguntas correctas para planificar los procesos de manera
correcta.
Algunas organizaciones han utilizado la serie de normas ISO 9000 para
desarrollar sistemas de gestin de la calidad que estn integrados en su
manera de hacer negocios, y son tiles en ayudarlos a lograr sus objetivos

estratgicos de negocio en otras palabras stos agregan valor a la

organizacin. Por el contrario otras organizaciones simplemente han creado
una serie de
procedimientos y registros burocrticos que no reflejan la realidad de la manera
como la organizacin trabaja realmente, y simplemente agregan costo, sin ser
tiles. En otras palabras estos no agregan valor.
Es cuestin de enfoque:
Un enfoque que no agrega valor pregunta: Qu procedimientos tenemos que
escribir para obtener la certificacin ISO 9000?
Un enfoque que agrega valor pregunta: Cmo podemos usar nuestro sistema
de gestin de la calidad basado en ISO 9001 para que nos ayude a mejorar
nuestro negocio?
Un enfoque de auditora que no agrega valor est encaminado slo a detectar
deficiencias o errores del sistema de gestin, producto de una inspeccin de
papeles silente, solitaria y suspicaz. As, un informe detallado de fallas e
inconsistencias se constituye en su nico y primordial propsito.
EL ENFOQUE SISTMICO
Para desarrollar las etapas generales del marco global de una auditora que
agrega valor, es necesario contemplar estas grandes etapas de planear,
ejecutar, evaluar y realizar acciones de mejoramiento, bajo el enfoque
sistmico.
Planear con enfoque sistmico
Para disear el programa de auditora con enfoque sistmico, se debe pensar
en forma holstica, es decir, observar la organizacin en su totalidad, en su
conjunto, en su complejidad, en sus interacciones y en sus procesos. La
observacin sistmica no concibe la posibilidad de explicar un elemento si no
es precisamente en su relacin con el todo.
Con esta concepcin, es posible definir los procesos prioritarios que deben ser
objeto del programa de auditora para su Mejoramiento. Posteriormente hay
que detallar el cmo, o sea los instrumentos con los cuales se va a evaluar el
qu, se debe orientar a instrumentos con evidencia comprobable, validados y
tcnicamente construidos. Igualmente se debe documentar las metodologas
utilizadas, como insumo para la verificacin externa.
Ejecutar con enfoque sistmico
En lugar de analizar en los procesos prioritarios objeto de auditora el
cumplimiento o no de las actividades segn las normas o estndares
establecidos, debe analizarse el propsito e identidad de ella en el marco del
proceso y sistema del que hacen parte, para establecer si en efecto cumple con
los objetivos para los cuales fue creado. Para esto, debe recoger adems
informacin utilizando los informes estadsticos, realizar entrevistas, propiciar el

dilogo, y la comunicacin para obtener un conocimiento ms amplio de la

organizacin y obtener herramientas de medicin de efectividad.
En el abordaje de una situacin utilizando el pensamiento sistmico, se
requiere ver las interrelaciones en vez de las concatenaciones lineales de
causa-efecto y ver procesos de cambio en vez de instantneas, porque su
foco es intentar articular las fallas encontradas con un conocimiento integral de
la organizacin para hacer un aporte a su efectividad.
No suficiente el anlisis de indicadores, hay que ir ms a la interpretacin,
identificando los factores de riesgo (eventos adversos) que son lo ms
relevante en el logro de los objetivos, determinando adems cmo se deben
manejar esos riesgos. Los resultados es importante consignarlos, anotando
tambin las conclusiones y recomendaciones.
Evaluar con enfoque sistmico
La evaluacin realizada utilizando la dinmica del pensamiento sistmico
comienza con la comprensin de un concepto simple llamado feedback o
realimentacin, que muestra cmo los actos pueden reforzarse o
contrarrestarse entre s.
Los hallazgos de la Auditora deben permitir realimentar o retroalimentar a la
empresa, para que se siga fortaleciendo la cultura del autocontrol, para
favorecer el mejoramiento de los procesos.
Los resultados de la auditora deben retroalimentar los procesos y a la vez la
capacidad de aprendizaje distribuida en el conjunto de la organizacin para
permitir nuevos acuerdos, nuevas posibilidades de entendimiento entre las
partes. Tales acuerdos se construyen en las conversaciones sobre el modelo
observado, y llevan a generar compromisos de mejoramiento continuo.

Hacer seguimiento con enfoque sistmico

A la implementacin de las mejoras hay que verificarle su
cumplimiento y se pueden estimar los efectos favorables
tales como disminucin franca de la ocurrencia del evento
adverso,
para medir el efecto en el mejoramiento continuo de la
calidad.
Desde el enfoque sistmico, debe darse con las mejoras efectivas, un
aprendizaje organizacional e individual, elemento principal del mejoramiento
continuo.

DNDE ENFOCAR LA AUDITORA PARA QUE AGREGUEN VALOR

Debe ayudarle a la organizacin a enfocarse en los resultados y en aquellos

elementos que pueden comprometer su logro para gestionarlos de manera
proactiva y no reactiva,
Para enfocarse en resultados, los gestores del programa de auditora y los
auditores deberan considerar como una prioridad en la implementacin de los
programas que las auditoras, adems de evaluar la conformidad:

Proporcionen informacin a la alta direccin sobre la habilidad de la

organizacin para lograr los objetivos estratgicos.

Identifique problemas que, si se resuelven, mejorarn el desempeo de

la organizacin. Que elementos se encuentran presentes en los
procesos que limitan su accionar.

Identificar oportunidades de mejora y reas posibles de riesgo.

Resultados que permitan un enfoque en una gestin sostenida del
desempeo y en la identificacin de proyectos de mejora (ms proactivo
que reactivo).

BIBLIOGRAFA

MORA, Egudanos Araceli, p. Cit, Hallazgo, Seccin 8, p. 112.

Reglamento a la Ley Orgnica de Contralora.
Gua Metodolgica para Auditora de Gestin. Acuerdo 047 CG-2011.
Manual de Auditoria de Gestin. Contralora General del Est
http://www.gestiopolis.com/control-interno-etica-laboral/http://www.pasa.ec/?
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https://blogconsultorasur.wordpress.com/2011/09/06/que-es-coso/