3

6
2

1
4

7
5

1
3

4
8

Elaborar manual de induccin

Estructura de contenido
Contextualizacin
1. Proceso de induccin
2. Mtodos de socializacin
3. Programa de induccin
4. Actividad de Afianzamiento
Conclusiones
Referencias

Una vez se elige al candidato que ocupar el puesto vacante y se ha realizado todo lo
referente al proceso de vinculacin, empieza el proceso de induccin o socializacin. Este
incluye una serie de medidas que facilitarn la adaptacin del nuevo empleado. Con esta
inmersin se pretende que la persona sea productiva y que sus resultados se ajusten a
las
expectativas
del
cargo.
El plan de induccin en las organizaciones pretende que los nuevos empleados se
integren
en
la
estructura
de
forma
correcta.
La elaboracin de un plan de induccin por parte de la empresa, permite dejar atrs
aquellas experiencias negativas en las que los primeros das de una persona le
generaban inseguridad, pues al no conocer sus funciones, no saba con quin interactuar
en los diferentes temas, se senta desubicada e incluso arrepentida de haber ingresado a
esa organizacin.

Cada da ms empresas adoptan la prctica de disear y llevar a cabo un

programa de induccin para los nuevos colaboradores. Esto es beneficioso para el
empleado y la empresa, ya que logra en un menor tiempo, disponer de una
persona entrenada para integrarse a la estructura organizacional.
Se debe evitar confundir el programa de induccin con la simple entrega de un
Manual de Funciones. Es conveniente tener un concepto amplio de lo que es el
proceso de induccin y tener presente que debe ir asociado al proceso de
seleccin desde los primeros contactos que se tienen con la persona, como
llamadas telefnicas o entrevistas, pues estas transmiten la imagen de la
organizacin.
Variables como la magnitud de la empresa, el nmero de reas, la esencia del

negocio o los colaboradores que la integran, entre otras, sern las que determinen
la
forma
y
duracin
del
programa
de
induccin.
Al finalizar esta Actividad de Aprendizaje usted, Aprendiz- Consultor estar en
capacidad de:

Elaborar el Manual de Induccin con los elementos que lo constituyen.

1. Proceso de induccin
Una vez concluido el proceso de reclutamiento y seleccin de un nuevo
colaborador, se deber iniciar el plan de induccin, socializacin o acogida de
los nuevos colaboradores. En las empresas la socializacin pretende crear un
ambiente inmediato de trabajo favorable y receptivo durante la fase inicial del
empleo. Nadie es lanzado a la cueva de los leones para defenderse en un
ambiente desfavorable. Por el contrario, la socializacin busca allanar el
camino. (Chiavenato, I. 1999 P 188).
. Mtodos de socializacin
Existen varios mtodos de socializacin. El primero es el mismo proceso de
seleccin, ya que se trata del primer contacto con el nuevo empleado. Por
medio de los ejercicios de evaluacin y entrevista, los candidatos conocen las
generalidades del nuevo ambiente de trabajo, perciben la cultura de la
organizacin, quienes hacen parte del rea de Gestin Humana, quin podra
ser su jefe y sus nuevos colegas. En segundo lugar est la descripcin del
puesto, que debe ser tan clara y atractiva que el nuevo empleado sienta que le
proporcionar xito en carrera que emprender. Esta debe ser la base para
que, con el paso del tiempo, empiece a recibir tareas ms complejas que lo
lleven a dar resultados ptimos.
En muchas organizaciones se asigna al nuevo trabajador un Coach o Tutor, con
el fin de que facilite su incorporacin. Este tutor es el punto de interseccin
entre la persona y la organizacin. Se debe tener especial cuidado al elegirlo,
pues ser la imagen de la empresa.
El equipo de trabajo desempea un papel vital en el proceso de socializacin
de los nuevos colaboradores. De la acogida que el equipo le d al nuevo
miembro, depender, en gran medida la permanencia de la persona dentro de
la organizacin. Y no solamente eso, sino su sentido de compromiso y el logro
de los resultados a largo plazo.
Por ltimo, el programa de integracin es un programa formal de
entrenamiento inicial dirigido a la nueva fuerza laboral de la organizacin, en el
que se transmiten los valores, principios, normas, reglas y polticas; as como la

cultura de la empresa y los lineamientos a seguir durante la permanencia de la

persona en la compaa.
3. Programa de induccin

Despus de investigar sus antecedentes y seleccionar a los nuevos empleados,

la gerencia se enfoca en orientarlos y capacitarlos para sus nuevos puestos. La
induccin les brinda informacin bsica para realizar sus labores de forma
satisfactoria. Es un elemento del proceso de socializacin del trabajador nuevo
que debe realizar el empleador. La socializacin es el proceso continuo de
inculcar en todos los empleados las actitudes, estndares, valores y patrones
de conducta que la organizacin y sus departamentos esperan de ellos.
Recuerde que una buena seleccin no termina con la contratacin. De la
induccin, motivacin y respeto que cada jefe ofrezca a sus empleados,
depender en gran parte su xito en la organizacin. ste es el principal
mtodo para ilustrar a los nuevos empleados. Su objeto es conseguir que
aprendan e interiorice las pautas de comportamiento y el ADN empresarial
para garantizar un excelente desempeo. Su fin nico es brindar informacin
suficiente para que los empleados nuevos se ubiquen dentro de su rol y
generen sentido de pertenencia.
Ventajas de un buen proceso de induccin

Para la empresa:
Reduce costos de reclutamiento y seleccin.
Ayuda en la deteccin de necesidades de capacitacin.
Sirve como primera evaluacin de desempeo.
Genera sentido de pertenencia a la organizacin.
Facilita la integracin a los equipos de trabajo.
Define los niveles jerrquicos de la organizacin.
Ayuda para alinear los objetivos personales con los organizacionales.
Ayuda en la comprensin de polticas organizacionales.
Permite verificar aspectos de seguridad e higiene industrial.

Ventajas de un buen proceso de induccin

Para el puesto de trabajo:
Evita confusiones sobre cmo desarrollar el trabajo.
Facilita la realizacin de las labores asignadas.
Ahorra tiempo para lograr estndares de calidad.
Disminuye los ndices de accidentalidad.
Aumenta los porcentajes de aceptacin de las normas de seguridad industrial.
La induccin es el paso inicial de los procesos de capacitacin y desarrollo
dentro de la organizacin y va dirigida a los nuevos empleados, para
informarles acerca de la compaa, el puesto y el equipo de trabajo. Los nuevos
empleados por lo regular deciden si desean quedarse o no, en una compaa,
dentro de los seis primeros meses. El programa de induccin da a la
organizacin la oportunidad de iniciar bien una relacin laboral. Despus de
todo, en el proceso de seleccin se han invertido cantidades considerables de
tiempo, dinero y esfuerzo.
Propsitos
Una induccin exitosa debera lograr cuatro propsitos. En primer lugar el
trabajador nuevo debe sentirse bienvenido. Desde el inicio de la relacin
laboral es til para que el empleado sepa cmo se ajusta su puesto de trabajo
dentro de la estructura y las metas organizacionales de la empresa.
Tiene que entender a la organizacin en un sentido amplio (su pasado,
presente, cultura y visin del futuro), conocer puntos clave como polticas y
procedimientos. Todo el trabajo dentro de la organizacin debe realizarse de
acuerdo con los lineamientos y las restricciones que establecen las polticas y
las reglas. Los empleados deben tener claros tales lineamientos para
asegurarse de una transicin adecuada y uniforme hacia el mbito de trabajo.
Es necesario que el trabajador tenga bien claro lo que la firma espera de l en
cuanto a su desempeo laboral y su conducta. Con un poco de optimismo, la
persona debera comenzar el proceso de apropiarse de las formas de actuar y
hacer las cosas que prefiere la empresa.
Polticas del programa de induccin
Se explicar los aspectos a tener en cuenta para las polticas de los programas
de induccin. Lea atentamente y tenga en cuenta la informacin presentada
para el desarrollo de las Evidencias de Aprendizaje.

Es importante saber quines son los responsables de implementar el programa

de induccin dentro de la organizacin y cul de los cargos de Gestin Humana
se apropiar del proceso, adems del apoyo requerido.
Lineamientos claros sobre la aplicacin de los programas de induccin y
reinduccin. Toda persona nueva deber participar de todos los cambios en
cuanto a nuevas polticas y reestructuraciones, que debern informarse
tambin a los empleados antiguos.
Periodicidad de los programas de induccin y reinduccin. El rea de Gestin
Humana ser la responsable de informar peridicamente todo lo relacionado
con la organizacin: Misin, Visin, Valores, historia, estructura organizacional,
beneficios socioeconmicos, reglamento interno de trabajo y normas de
conducta interna.
Periodicidad de evaluacin de los programas de induccin y reinduccin en
cabeza del rea de Gestin Humana y los jefes de las reas a donde hayan
ingresado nuevos colaboradores, con el fin de establecer los ajustes necesarios
que garanticen la permanencia y utilidad del programa.
Se debe contemplar, como parte de las polticas organizacionales, que los
programas de induccin y reinduccin debern estar sujetos a cualquier
cambio que se produzca en la organizacin con el fin de mantenerlos
actualizados.
Roles y responsabilidades frente a los procesos de induccin y reinduccin
Las siguientes son funciones que son necesarias en los procesos de induccin y
reinduccin. Haga clic sobre cada nmero para escuchar la informacin
correspondiente.
Etapas del proceso de induccin
En el momento en que la persona tiene su primer contacto con la empresa, es
decir, desde que el candidato va por primera vez a sus instalaciones, empieza
su induccin. Por lo tanto es importante tener en cuenta que la primera
impresin tiende a ocupar el campo de conciencia de la persona y es la ms
duradera.
Induccin general a la empresa
En la induccin se le entregar al nuevo funcionario informacin sobre la
Misin, Visin, Valores, competencias organizacionales; as como la historia de
la empresa, la cultura organizacional que refleja la forma como se hacen las
cosas al interior de esa organizacin, adems de otros aspectos que van desde
la manera en la que se visten los empleados, hasta la forma en que hablan.
Tambin la estructura organizacional, el reglamento interno de trabajo, la

normatividad y los planes de beneficios que ofrece la empresa a sus

empleados.
Igualmente en este punto es vital entregar informacin sobre la estrategia de
la compaa, el mercado en el que est inmersa y cules son sus productos y
servicios. El equipo directivo, de ser necesario, explicar el tema de las
relaciones sindicales. Esto se puede hacer por medio de conferencias, cursos o
talleres que contengan informacin general acerca
de la empresa. Otros medios como videos o la Intranet, sirven para facilitar los
procesos de induccin y reinduccin.
Es importante presentar al nuevo empleado de manera personal con quien
ser su jefe inmediato y sus futuros compaeros del equipo. De la misma forma
se le debe entregar por escrito la descripcin de su puesto de trabajo, donde se
estipulen sus funciones, responsabilidades y lo que se espera de l en el
ejercicio de su cargo. Por ltimo, proporcionar al empleado un manual de
bienvenida que contenga informacin detallada de la empresa.
Gua de induccin a la empresa
El especialista de gestin humana es quien generalmente realiza la primera
parte de la induccin y explica asuntos como el horario laboral y las vacaciones
y otros que se expondrn a continuacin. Despus el trabajador nuevo se
rene con quien ser su supervisor. Este ltimo contina la induccin
explicando la naturaleza exacta del puesto, presentndolo con sus nuevos
colegas y familiarizndolo con el lugar de trabajo. Vea a continuacin el
siguiente video en el que Talena y Enrique explican los componentes para la
realizacin del proceso de induccin. Haga clic sobre el reproductor para ver el
video.
Induccin al puesto
Una vez la persona finaliza el curso de induccin, debe presentarse a su rea
de trabajo y all iniciar su induccin al puesto. Esta se refiere al proceso de
adaptacin del empleado a las rutinas del puesto, su ubicacin fsica, manejo
de equipos y herramientas; as como el nivel relacional del cargo con otros
cargos dentro de la organizacin. En este aspecto es importante asegurarse de
que la persona asimile y entienda todas las instrucciones que comprueben su
buen desempeo.
Para realizar esta induccin de manera adecuada, se propiciar un espacio de
acercamiento entre el jefe del rea y el nuevo colaborador. Posteriormente se
le debe presentar el organigrama del rea. Tambin es importante definir con
cuales de sus compaeros interactuar en cumplimiento de sus funciones. Se
le entregar un documento con las especificaciones de sus funciones y
operaciones. Se har entrega de los equipos y materiales para desarrollar su
trabajo y deber firmar un documento que defina su responsabilidad sobre
personas, instalaciones, materiales y equipos.

Lineamientos para quien hace la induccin en el puesto de trabajo

Tenga preparado el sitio de trabajo del nuevo funcionario. Separe un tiempo en
su agenda para darle la bienvenida y presentarlo con sus compaeros.
Mustrele las instalaciones. Este programa busca que la persona asimile la
cultura organizacional y se sienta parte activa e integrada de todo cuanto
sucede al interior de la empresa. Adems, pretende constituirse en un
esquema de recepcin y bienvenida que genere una relacin de largo plazo
entre la empresa y el trabajador.
El tiempo invertido en la induccin es una pieza fundamental de la relacin
futura y debe estar contenido en una poltica. Cada compaa puede hacerlo en
forma diferente, segn su estilo, pero debe existir, esa es la clave! Como
soporte al proceso de induccin, se debe disear una gua que oriente a la
persona en su proceso de adaptacin.
Gua de induccin al rea
La gua de induccin para el nuevo funcionario del rea, le permite al jefe
acercarse al nuevo integrante de su equipo por medio de una oportuna y
adecuada induccin.
Parmetros para una buena induccin:
La adecuada planeacin del proceso.
Un clido recibimiento.
La descripcin de los deberes y responsabilidades.
El sistema de trabajo.
La ubicacin fsica del cargo.
Un adecuado cierre.
Un programa de entrenamiento.
Para la planeacin de la llegada del nuevo funcionario, usted como lder de
Gestin Humana deber recomendarle a quien ser el jefe:
Programar en su agenda el tiempo que considere necesario para dar la
induccin el da de ingreso, as como el tiempo que va a utilizar diariamente
para su entrenamiento.
Preparar los puntos a tener en cuenta durante la charla de induccin.

Coordinar el tiempo, lugar y das, con las personas que van a colaborar con el
entrenamiento.
Comunicar a todos los miembros de la dependencia la llegada del nuevo
compaero.
Coordinar el entrenamiento definiendo: actividades a desarrollar, tutor entre
los colaboradores del rea, duracin del entrenamiento, fecha y sitio de
realizacin.
Asegurar que est listo el puesto de trabajo para el nuevo colaborador con sus
elementos de oficina.
Recibimiento
Recurdele que no hay una segunda oportunidad para una primera buena
impresin, por lo tanto, haga nfasis en que la persona se debe sentir acogida
por el equipo de trabajo.
Invtelo a romper el hielo, a que conozca al nuevo integrante del equipo de
trabajo, a que indague sobre temas generales que le brinden la facilidad de
acercarse a l. De igual forma, a que d a conocer al nuevo empleado lo que
considera que ste debera saber de l cmo lder del rea.
Descripcin
Indquele que presente al nuevo colaborador la Misin, Objetivos y la estructura
orgnica de la dependencia a la cual pertenecer, adems de todo el
organigrama del rea.
Orintelo para que d al nuevo integrante del equipo un conocimiento general
acerca del cargo que va a desempear: su nombre, objetivos y funciones
principales.
Forma de trabajo
Recurdele establecer las reglas de juego, contndole a su nuevo colaborador
sus expectativas y necesidades sobre el cargo que va a desempear.
En cuanto a la dimensin de las expectativas deber tener presente:
rea personal
La presentacin personal que exige en sus colaboradores.
El grado de adaptabilidad que espera de l en el cargo.
El autocontrol y disciplina.
La estabilidad emocional.

La organizacin en la forma que ejecute sus funciones.

La delegacin que puede esperar y ofrecer, de acuerdo con el cargo que
desempear.
rea laboral
Asistencia al trabajo cumplimiento.
Responsabilidad.
Calidad del trabajo.
Eficiencia en el cargo.
Iniciativa para dar solucin a los problemas.
Facilidad de asimilacin de nuevos procesos.
Respeto por la autoridad.

rea social
Espritu de colaboracin.
Atencin a los clientes ( en los casos que aplique).
Integracin al grupo de compaeros.
Relaciones interpersonales.
Ubicacin
Relacione al nuevo integrante con las dems personas del equipo de trabajo. El
jefe del rea no puede perder de vista que es el mayor responsable de lograr la
plena integracin del grupo.
Que indique a su nuevo colaborador donde est ubicado su lugar de trabajo y
las dems dependencias con las que va a tener interaccin(fotocopias,
cafetera, bao, etc.)
Cierre
Su trabajo vale. El jefe motivar a su colaborador recalcando la importancia
que tiene para la empresa y en especial para la dependencia, la calidad de su
trabajo y el excelente desempeo de su labor.

Haga especial nfasis en que deje abierta la comunicacin y se asegure de que

su nuevo colaborador no haya quedado con ninguna inquietud.
El proceso de comunicacin es permanente y comienza ese primer da.
Que no vacile en comunicarle a su nuevo colaborador lo que considere
necesario para garantizarle xito, armona y buen clima para el ejercicio de su
labor.
Entrenamiento
Son las actividades necesarias para que el individuo adquiera los
conocimientos sobre las funciones que va a desempear en su cargo. Para dar
un adecuado entrenamiento deber tener en cuenta:
Planeacin de actividades
Tutor: es aquella persona que se designa por estar capacitada para dar una
orientacin en una actividad determinada.
Fecha y lugar: determinar el lugar donde se realizar el entrenamiento.
Coordinar el tutor y la fecha en la que se va a realizar.
Duracin: definir cuanto tiempo requiere el tutor para transmitir al nuevo
colaborador los conocimientos necesarios para desarrollar una actividad o
funcin.
Formato gua de entrenamiento
Instruccin: Para la planeacin de un proceso de induccin, es necesario
realizar un formato de gua de entrenamiento que debe contar con ciertos
elementos. Haga clic sobre cada punto de la tabla de entrenamiento tctico
para visualizar dichos tems.
Objetivos:

Programar las actividades a realizar durante el entrenamiento.

Controlar
entrenamiento.

peridicamente

el

cumplimiento

del

programa

de

Evaluar con el funcionario los resultados obtenidos con el programa de

entrenamiento.
Concepto del nuevo funcionario sobre el entrenamiento:
Describir la opinin del nuevo funcionario acerca del entrenamiento. Este paso
se realizar una vez concluido el entrenamiento, teniendo en cuenta, las
necesidades de entrenamiento requeridas para un desempeo ptimo y eficaz
en el cargo.

reas a reforzar mediante el entrenamiento:

Enumerar los puntos dbiles que se pueden fortalecer por medio del
entrenamiento y programar las actividades a realizar.
Necesidades de capacitacin:
Enunciar las oportunidades de desarrollo que se debern fortalecer. Toda esta
informacin le ser til para evaluar peridicamente el cumplimiento de las
actividades definidas en el entrenamiento. De igual forma le permitir conocer
aquellas reas a reforzar en su nuevo colaborador.
Diligenciamiento:
Este aparte contendr datos generales sobre: Identificacin del cargo,
actividades, tutores, lugar en el que se desarrollarn las actividades y
observaciones frente al proceso.
Evaluacin del proceso de induccin:
Todo proceso de induccin deber ir acompaado de una evaluacin en la que
se corrobore con qu informacin ha quedado el nuevo empleado y qu tanto
de lo explicado logr interiorizar. En esta evaluacin tenga en cuenta valorar
los conocimientos en cuanto:
Elementos de la cultura corporativa.
Visin compartida en la organizacin: Misin, visin, valores.
Estructura organizacional.
Competencias organizacionales.
Reglamento interno de trabajo.
Cdigo de buen gobierno.
Seguimiento:
La efectividad del proceso de induccin se mide a travs del seguimiento y
anlisis continuo del desempeo del trabajador. Quienes son responsables del
proceso de induccin, debern diligenciar un informe completo que contenga
las competencias, reas de desarrollo, habilidades y necesidades de los nuevos
colaboradores. De esta manera se estar haciendo un acompaamiento que
determine los inconvenientes de desempeo que se estn presentando y los
problemas de socializacin que puedan generarse entre compaeros de
trabajo.
Posterior al proceso de induccin y pasado un tiempo, se aplicar una
entrevista de ajuste que indicar el feedback y seguimiento de los procesos de
reclutamiento, seleccin e induccin. Esta entrevista le permitir conocer la
opinin con respecto a aquellas expectativas que el nuevo funcionario tena en
el momento de su ingreso y saber cmo se siente un tiempo despus de haber
desarrollado su labor dentro de la empresa.

En la entrevista de ajuste sugerimos preguntar:

Cmo se siente en la empresa?
Cmo son las relaciones con sus compaeros de trabajo?
Cmo son las relaciones con su jefe inmediato?
Qu es lo que ms le gusta de su trabajo?
Qu es lo que menos le agrada de su trabajo?
Qu piensa hacer al respecto?
Cul ha sido su mayor logro durante este tiempo?
Cul ha sido la mayor dificultad que se le ha presentado?
Cmo considera que es la calidad de su trabajo?
En qu reas se siente mejor capacitado?
En qu reas considera que necesita capacitacin?
Cmo ve su rea de trabajo?
Qu podra hacer para mejorar las necesidades de su rea?
Qu espera de la empresa?
Qu aspectos de la empresa han cambiado desde el momento en que
ingres?
Qu podra hacer la empresa para que se sienta mejor en su trabajo?
Qu podra hacer la direccin de Desarrollo Humano para que su adecuacin
al cargo y a la empresa sean ptimas?
Qu podra hacer usted para lograr un desempeo cada vez mejor en sus
funciones?
Qu podra hacer usted por la empresa?
Conclusiones
Independientemente de que la empresa cuente con un proceso de seleccin
estructurado, sta debe afrontar la incorporacin, socializacin y formacin
inicial de sus nuevos empleados.
El proceso de induccin en las organizaciones pretende que, de una forma
correcta, eficaz y rpida, sus nuevos miembros se integren a la estructura
(cultura, valores, procesos, procedimientos, polticas, etc.) Deben formar parte
del pasado las experiencias negativas de los primeros das de la incorporacin
de una persona, en los que se senta inseguro, no tena una clara definicin de
sus funciones, no se le asignaba un tutor y por lo tanto los canales de
comunicacin no eran claros, generando sentimientos negativos hacia el
trabajo.
Cada vez se implementa con ms frecuencia la prctica de disear y llevar a
cabo un plan de induccin para los nuevos empleados. Este proceso beneficia
tanto a la persona que se incorpora, como a la organizacin, ya que en un
corto tiempo le permite disponer de una persona entrenada e integrada a la
estructura organizacional y con claridad sobre la cultura corporativa. Sin este
afianzamiento se generar una fuerza disgregadora del grupo y no se
alcanzarn los objetivos trazados para el cargo para el cual fue seleccionada la
persona.

Referencias
Arthur, D. (1992). Seleccin efectiva de personal. Bogot, Colombia: Grupo
Editorial Norma.
Alles, M. (2007).Desarrollo del talento humano basado en competencias (3
ed.). Buenos Aires, Argentina: Ediciones Granica.
Alles, M. (2009).Construyendo talentos. Buenos Aires, Argentina: Ediciones
Granica.
Chiavenato, I. (1999). Administracin de Recursos Humanos. (5 Ed.). Buenos
Aires, Argentina: Mc Graw Hill.
Delgado, M., Gmez, L., Romero, A., & Vsquez, E. (2006).Gestin de recursos
humanos: del anlisis terico a la solucin prctica. Madrid, Espaa: Pearson
Educacin.
Granados, J. (2013). Reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin de
personal (4. Ed.). MxicoD.F., Mxico: Manual Moderno.
Herrera, A. (2009). Modelo aplicado de gestin humana basada en
competencias. Manual didctico. Bogot, Colombia: Pontificia Universidad
Javeriana.
Mornell, P. (2004). Seleccione ganadores! En ellos est el futuro de su
empresa. Bogot, Colombia: Grupo Editorial Norma.
Swan, W. (1991). Cmo escoger el personal adecuado: un programa para hacer
la entrevista eficaz. Bogot, Colombia: Grupo Editorial Norma.