Actividades Unidad

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1. Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el

primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o
unidad que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para
administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

En las ATS gestin documental, todo el proceso que esta contiene es realizado
segn las normas vigentes y segn el modelo e trabajo que maneja la
empresa junto con el cliente van ligados de la mano, Las funciones
documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado y
secuencial, de tal manera que el documento apoye la comunicacin
empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar
al archivo, Las funciones que se pueden apreciar dentro del rea son:
Control: Se Realiza el control de la produccin documental en lo relacionado a
la elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La
seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, la
definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso. La disposicin
final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias
generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y
valores documentales. Todos los registros importantes se encuentran
registrados en un inventario de registros debido a que es una de las
disposiciones de la norma ISO 9001.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido almacenada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es
decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como
tal, sino tambin las condiciones en que este se encuentre. Segn la clase de
documentos pueden tener cierto tiempo de almacenamiento.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en adjuntar recopilar
y administrar los documentos, debidamente clasificados y organizados por
contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se
deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e

incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico

y cultural. En la empresa se maneja informacin muy valiosa donde clientes
internos presenta su hoja de vida con toda su informacin que esto debe es
reservado y se tiene una tica como profesional con respeto y algo confidencial
Descarte de documentos: En algn momento dado, todo archivo desiste de
ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya
que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los
documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un
proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y
conservado, pero no se puede proceder por slo insinuacin de la persona
encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que
lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn el acuerdo
006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo General de la
Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de documentos, soportndola
con actas que justifiquen la actuacin.

2. Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los
archivos.

Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o
aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias
laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los dems documentos los maneja en archivo central.

Diagrama de flujo

Acopio o
reunin de
documentos

Expurgo
de
document

Eliminar las piezas

documentales idnticas, que
vengan duplicadas o con ms
copias. Si viene el original y
una copia al carbn, eliminar la
copia al carbn, si viene
fotocopia y copia al carbn del
mismo documento, eliminar la
copia fotosttica y conservar la
copia al carbn. Debe procurar
el archivista conservar siempre
material original o copias al
carbn.

Si solo vienen fotocopias,

debe brindrseles un trato
especial en su
conservacin para evitar su
pronto deterioro.

Organizacin
documental

Clasificacin
documental
Ordenacin
documental

Seleccin
documental

Se deben
eliminar
duplicados
nicamente,
cuando exista
seguridad
absoluta de que
los documentos
son idnticos.

Identificar que es material de archivo, y que no

debe conservarse para efectos archivsticos. De
antemano las oficinas deben realizar esta
clasificacin; pero si llegara algn tipo
documental de biblioteca, separar e incluirlo
como parte del fondo documental en la Seccin
de Bibliografa.

Numeracin y
Signatura

El archivista debe
verificar si Descripcin
ya se
cumpli la documental
vigencia de
cada pieza documental
en sus diferentes etapas.
Leer ms:
http://www.monografias
.com/trabajos32/manual
-funciones/manualfunciones.shtml#ixzz4E