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Microsoft Excel 2013

Excel 2013
La familia de microsoft office 2013 brinda una plataforma de trabajo muy similar para
sus aplicaciones como son el procesador de texto, la hoja de clculo electrnica,
presentacin de diapositivas y el manejador de base de datos, con ello, logramos
aprender una sola vez el ambiente de trabajo y se emplea para los dems paquetes, sin
embargo, esta versin de office tiene un concepto diferente a sus predecesores,
enfocndose principalmente al uso del botn de control, la barra de herramientas de
acceso rpido y la cinta de opciones que nos muestra las funciones ms comunes en
forma de iconos, seleccionando en el men principal una opcin, aparece la cinta de
opciones correspondiente a ella, stas cuentan con secciones que agrupan iconos cuya
funcin es similar y en ocasiones tenemos la oportunidad de dar clic al icono ubicado a
la derecha de la seccin para entrar a un cuadro de dilogo y elegir la gama de
caractersticas del tema en cuestin. El propsito del ambiente de trabajo de la familia
de microsoft office es hacer al usuario una persona dependiente del uso del ratn, sin
embargo, combinando el manejo por teclado y empleando el ratn para algunas
funciones, se obtiene una gran destreza en el empleo de las aplicaciones de la
plataforma.
Al momento de iniciar por primera vez la hoja de clculo electrnica llamada excel 2013,
el ambiente de windows nos brinda la facilidad de que todas sus aplicaciones tienen una
apariencia muy similar, sin embargo, una hoja de clculo no es para teclear un
documento o bien hacer un pequeo oficio, la finalidad de excel 2013 va ms que
simplemente teclear informacin, nos permite realizar clculos con diferentes tipos de
datos y poder ordenarlos, filtrarlos y ms an, producir grficas que nos representen de
una manera simple y sencilla la interpretacin de los resultados, por ello, es necesario
conocer perfectamente la pantalla principal de la hoja de clculo, cada uno de sus
elementos tiene una funcin muy particular y saber su funcionamiento nos permite
manejar de una forma ms eficiente la aplicacin.
La pantalla principal de excel 2013 es un ambiente de trabajo diferente a la versin
anterior, donde desaparecen las barras de herramientas, los mens desplegables, el
panel de tareas y se transforma la forma de trabajo, concentrndose al uso del ratn y
el manejo de iconos, en lo particular nos concentraremos en la hoja de clculo excel
versin 2013 de la familia de microsoft office edicin profesional, enseguida se muestra
una imagen con los elementos principales de la ventana de excel 2013.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

Microsoft Excel 2013

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

Microsoft Excel 2013


Componentes de la pantalla principal de la hoja de clculo electrnica.
1.- Botn de control.
2.- Barra de herramientas de acceso rpido.
3.- Barra de ttulo.
4.- Botn de ayuda.
5.- Botn de opciones de presentacin de la cinta de opciones
6.- Botn de minimizar.
7.- Botn de restaurar.
8.- Botn de cerrar.
9.- Botn opcin archivo.
10.- Barra de mens principal.
11.- Iniciar sesin
12.- Cinta de opciones.
13.- Cuadro de nombres.
14.- Barra de frmulas.
15.- Botn de insertar funcin.
16.- Cuadro de contenido.
17.- Columnas.
18.- Filas.
19.- Celda activa.
20.- Barra de navegacin de hojas.
21- Hoja activa.
22.- Indicador de hojas.
23.- Barra de desplazamiento horizontal.
24.- Barra de desplazamiento vertical.
25.- Barra de estado.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

Microsoft Excel 2013


26.- Modos de presentacin de la hoja de clculo
27.- Zoom.
Descripcin de cada uno de los elementos de la pantalla de la hoja de clculo
electrnica excel 2013.
Botn de control:
Esta opcin ubicada en la esquina superior izquierda de la aplicacin nos permite
realizar una serie de acciones entre las cuales encontramos, cerrar la ventana,
maximizar, minimizar, restaurar, mover y cambiar el tamao de la ventana, esto es muy
til cuando por alguna circunstancia el ratn de la computadora no funciona muy bien y
tenemos la necesidad de maximizar o bien restaurar la ventana, por ello entramos al
botn de control, por medio de las teclas de atajo Alt + barra espaciadora, las cuales
activan el men emergente mostrado en la siguiente figura pudiendo realizar las
funciones que se encuentren activas, dependiendo del proceso en el cual estemos
trabajando.

Barra de herramientas de acceso rpido:


Un nuevo elemento en la hoja de clculo electrnica de excel 2013 es la barra de
herramientas de acceso rpido, la cual podemos personalizar colocando los iconos con
las funciones ms comunes en la actividad laboral de los usuarios que emplean excel,
por ejemplo: guardar, vista preliminar, documento nuevo, hacer, deshacer, imprimir,
abrir, corregir ortografa, orden ascendente y algo muy importante es posicionar la barra
de herramientas de acceso rpido abajo de la cinta de opciones.

Si la cinta de opciones no se encuentra visible podemos aparecerla de nuevo, dando un


clic en opciones de presentacin de la cinta de opciones.
La barra de ttulo:
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que deseamos, por ejemplo G2IVEHumbertoDB.xlsx,
que indica que es un alumno llamado Humberto y pertenece al grupo 2IVE.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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La barra de ttulo tiene otras funciones importantes entre las cuales podemos mencionar
el movimiento de la ventana a travs de la pantalla para ocupar una parte de ella,
adems de indicarnos si realmente estamos trabajando en esta aplicacin o bien sin
darnos cuenta nos encontramos utilizando otra herramienta de la computadora. Para
terminar con las funciones de la barra de ttulo tenemos que indicar que si damos dos
clic sobre de ella puede maximizarse la ventana, previamente restaurada.
En la versin de la hoja de clculo electrnica de excel 2013 podemos observar que la
barra de ttulo contiene tambin a la barra de herramientas de acceso rpido, as como,
la ayuda, opciones de presentacin de la cinta de opciones, minimizar, restaurar y
maximizar.
Botn de ayuda y opciones de presentacin de la cinta de opciones
Hoy en da podemos contar con ayuda precisa sobre un tema en especfico, tenemos
varios mtodos para obtener ayuda en algn proceso de la hoja de clculo electrnica
denominada excel 2013. Un mtodo consiste en utilizar la barra de ttulo, haciendo clic
en el signo de interrogacin, otra forma consiste en emplear la tecla F1 del teclado. Si
tienes una conexin a internet, puedes obtener ayuda en lnea.
En la versin de la hoja de clculo de excel 2013 aparece el icono de opciones de
presentacin de la cinta de opciones y nos brinda la posibilidad de configurar la
apariencia de las pestaas y comandos de la cinta de opciones.

Botn de minimizar, restaurar y cerrar.


Estos componentes juegan un papel importante en el funcionamiento prctico de la
aplicacin, si no estamos acostumbrados al botn de control y a las teclas de atajo,
podemos ejecutar las siguientes funciones simplemente dando un clic en el icono
correspondiente:
Botn de minimizar.- nos permite reducir la aplicacin a un estado activo sin que
tome muchos recursos de la computadora, tenindolo listo para cuando se desee
ocuparlo de nuevo, se manda a la barra de tareas indicando que la aplicacin est
trabajando minimizada.

Botn de restaurar.- al dar clic en l, la ventana regresa a su estado previo, antes de


ser maximizada, con lo cual podemos moverla o bien modificar su tamao, arrastrando
los lmites de la ventana por medio del ratn

Botn cerrar.- Cuando terminamos de utilizar la aplicacin o herramienta de cmputo


es necesario dar por terminado el trabajo con ella, razn por la cual, podemos dar un
clic en este icono.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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Opcin archivo
La opcin archivo es un botn que nos permite varias funciones muy especiales e
importantes para realizar el trabajo en la hoja de clculo electrnica, por ejemplo,
tenemos la opcin de imprimir, que no se visualiza en las cintas de opciones de la
aplicacin, por ello, es importante observar que esta herramienta solamente se localiza
en el botn de archivo, sin embargo, tambin podemos mandar a imprimir mediante las
teclas de atajo control - p. Otra opcin muy valiosa dentro del botn de office es la de
guardar como, la cual nos permite almacenar la informacin en los diferentes formatos
que tiene excel 2013, cabe observar que tiene la compatibilidad para guardar el archivo
de la hoja de clculo electrnica en las versiones de excel 97 - 2003, para ocuparlo en
las aplicaciones predecesoras. Adems mediante est opcin se puede convertir el libro
de trabajo de excel 2013 a una pgina web que pueda ser observada en la intenet,
solamente se tiene que elegir que excel produzca un archivo htm, el cual contendr
todas las hojas de clculo que contenga el libro de excel 2013
Es muy importante mencionar que si elegimos opciones del men archivo podemos
configurar la hoja de clculo.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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La barra de mens principal.
Cualquier actividad que deseemos utilizar en la hoja de clculo electrnica llamada excel
2013, la podemos encontrar dentro del men principal, entre sus diferentes opciones,
las tres primeras que son inicio, insertar y diseo de pgina, son muy similares en las
diferentes herramientas de la suite microsoft office edicin profesional 2013, por ello es
recomendable utilizar una sola familia de aplicaciones, porque el usuario se va
acostumbrando al manejo del men principal.

El men principal contiene las operaciones de excel 2013, agrupadas en cintas de


opciones. Al hacer clic en la cinta de opciones de Insertar, por ejemplo, veremos las
operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en excel
2013, como son las grficas e imgenes.
Cinta de opciones
El nuevo concepto de la hoja de clculo electrnica de excel 2013, consiste en el uso
de cinta de opciones que son agrupaciones de funciones ms comnmente utilizadas y
son representadas por medio de iconos o representaciones grficas. La cinta de
opciones llamada inicio consiste a su vez de varias secciones como son: portapapeles,
fuente, alineacin, nmero, estilos, celdas, y modificar. Cada seccin tiene varios iconos
referentes al tema correspondiente, sin embargo, algunas de las secciones cuentan con
un icono en forma de flecha colocado en la esquina inferior derecha, y al dar un clic
sobre l, aparece un cuadro de dilogo en el que podemos seleccionar caractersticas
que no vienen en la cinta de opcin representadas por un icono, con ello, abarcamos la
totalidad de acciones que podemos realizar en excel 2013.

La cinta de opcin llamada inicio posee una gran cantidad de iconos y entre las
funciones ms importantes tenemos las siguientes:

Pega el contenido del portapapeles en la celda activa.


Copiar el texto u objeto marcado.
Cortar el texto u objeto marcado.
Tipo de letra.
Tamao de la letra.
Negrita.
Cursiva.
Subrayado.
Tamao de letra
Color de letra
Relleno de fondo
Bordes
Alineacin en la parte superior
Alineacin en medio
Alineacin en la parte inferior
Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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Alineacin a la izquierda de la celda.


Alineacin al centro de la celda.
Alineacin a la derecha de la celda.
Sangra.
Orientacin del texto.
Ajustar texto.
combinar y centrar (centra el contenido de una celda entre varias columnas).
Estilo de moneda.
Estilo porcentual.
Estilo de millares.
Aumenta el nmero de decimales.
Disminuye el nmero de decimales.
Estilos para las celdas u hojas de clculo
Formato para las celdas
Formato para las hojas de clculo electrnicas
Autosuma de celdas adyacentes.
Rellenar series
Ordena de forma ascendente.
Bsqueda de informacin

La cinta de opcin insertar


Los elementos que se pueden insertar dentro de una hoja de clculo electrnica de excel
2013, es algo muy importante para el usuario, por ello, debemos mencionar que los
grficos, imgenes, tabla dinmica, cuadro de texto y smbolos son algunas de las
funciones de esta cinta de opciones.

La cinta de opcin datos


Entre las funciones ms relevantes en esta cinta de opciones tenemos la ordenacin
ascendente y descendente, adems de aplicar filtros o consultas personalizadas a la
informacin de la hoja de clculo electrnica de excel 2013.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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La barra de frmulas.

Es la parte interactiva entre la hoja de clculo electrnica y el usuario, porque en


ella se refleja lo que se teclea en la celda activa, con el propsito de verificar su
contenido o bien editarlo en cualquier momento, esta compuesta por los
siguientes elementos:

Cuadro de nombres.- Nos indica la referencia o direccin de la celda activa o rango de


celdas.
Botn de cancelar.- Sirve para cancelar una edicin del contenido de la celda activa,
podemos emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el icono de
cancelar.
Botn de aceptar.- Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque en
ella, podemos utilizar la tecla enter como la auxiliar o bien dar un clic sobre este icono
de aceptar.
Botn de insertar funcin.- Permite abrir el cuadro de dilogo para seleccionar una
funcin preestablecida de la hoja de clculo y aplicrsela a la celda activa o al rango de
celdas.
Cuadro de contenido.- Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va
tecleando, pueden ser texto, nmeros o bien frmulas, cabe mencionar que el resultado
de la frmula se muestra en la celda activa y en el cuadro de contenido se visualiza la
frmula.
Columnas de la hoja de clculo.
Son las que se localizan en sentido vertical, se identifican con letras maysculas y
empiezan con la letra A hasta la Z, continan con la AA hasta llegar a la XFD, son un
total de 16384 columnas en cada una de las hojas de clculo que constituyen a un libro
de trabajo.
Filas de la hoja de clculo.

Son las que se encuentran en sentido horizontal y existen 1048576 filas en una
sola hoja de clculo, se identifican por un nmero y empiezan con el valor de 1.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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Celda activa.
A la interseccin de una columna con una fila se le denomina celda, su direccin o
referencia se forma con la unin de la letra de la columna seguida por el nmero de la
fila, por ejemplo, observando la imagen anterior podemos decir que la celda activa es la
interseccin de la columna A con la fila 2, lo cual nos da por resultado que la direccin
de la celda activa que tiene el ttulo de la hoja de clculo y est identificada con la
direccin A2.
Barra de navegacin de hojas de clculo.
Esta barra nos permite navegar por las diferentes hojas de clculo que conforman el
libro de trabajo creado en excel, tiene tres secciones que son las siguientes:
Iconos de navegacin
Nos permiten dirigirnos fcilmente por las diferentes hojas de clculo del libro de trabajo,
es de gran ayuda cuando tenemos una gran cantidad de hojas de clculo que no es
posible verlas todas en la barra de navegacin, podemos desplazarnos de una por una
o bien ir hasta la ltima o la primera.

Hoja activa.- Es la hoja de clculo en la cual nos encontramos trabajando, nos damos
cuenta porque su nombre esta resaltado con respecto a las otras hojas de clculo,
solamente podemos estar en una sola hoja al mismo tiempo.
Indicador de hoja.- Son las etiquetas que le pone excel 2013 a las hojas de clculo
para identificarlas, inicialmente solamente aparece una, sin embargo, podemos ir
agregando las hojas de clculo que necesitemos, dando un clic en el icono del smbolo
ms, podemos desplazarnos de una hoja a otra, simplemente dando un clic en ella o
bien utilizando las teclas de atajo Ctrl + Avanzar pgina, o Ctrl + Retroceder pgina.
Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.
Permiten movernos a lo ancho y alto de la hoja de clculo de forma rpida y sencilla,
simplemente hay que desplazar el control de la barra arrastrndolo con el ratn en la
direccin deseada, o hacer clic en la flecha correspondiente.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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Barra de estado.
Es de gran utilidad, porque nos indica si la hoja de clculo activa se encuentra lista para
ingresar datos, o bien se encuentra en algn paso de un proceso, como lo es copiar o
cortar, adems nos indica el elemento requerido para continuar el procedimiento
pendiente.

Modos de presentacin de la hoja de clculo


Existen tres formas de visualizar a una hoja de clculo: vista normal, diseo de pgina
y vista previa de salto de pgina, lo cual nos permite elaborar y disear nuestros datos
para una excelente impresin.

Acercamiento (Zoom)
Una parte valiosa de la ventana de excel 2013 es el icono de acercamiento (zoom),
ubicado en la esquina inferior derecha, al momento de dar un clic sobre l, aparece el
cuadro de dilogo que nos permite seleccionar el acercamiento idneo para observar
los datos de la hoja de clculo electrnica que se est trabajando, adems podemos
personalizar el valor escribiendo el nmero en cuadro de datos en la opcin
correspondiente, como se muestra en la figura.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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