Gestion de Costos

Gestin de Costos
Expositor: Ing. Carlos Martnez Rodrguez, MBA, PMP
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Gestin de Costos
TEMARIO SESIN 1
1. Introduccin
2. Plan de Gestin de Costos
PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

SESIN 1
1. Plan de Gestin de Costos
Introduccin
Introduccin: Por qu fracasan los proyectos?
Muchas de estas razones estn

descritas en la estructura de
Desglose de Riesgos (RBS) del
PMBOK.
Estructura de Desglose de Riesgos (RBS)

Fuente: PMBOK 5ta Edicin
Introduccin
Los directores de proyectos se refieren a la triple restriccin cuando
equilibran las restricciones contrapuestas del proyecto o en competencia.
Calidad
Alcance
Cronograma
Triple
Restriccin
(Extendida)
Riesgos
Completarlo dentro de las restricciones

de alcance, cronograma, presupuesto,
calidad, recursos y riesgo, tal y como se
aprob por los directores del proyecto
conjuntamente con la direccin general.
Presupuesto
Es parte del xito del

proyecto
Recursos
Para garantizar los
proyecto emprendido.
beneficios
del
Introduccin
Introduccin: Mtodos de Evaluacin y Seleccin
Introduccin
Introduccin: Procesos de la Gestin de
los Costos del Proyecto
La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos
relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener
financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
reas de
Conocimiento
(10)
Gestin de los
Costos del
Proyecto (Captulo
7)
Grupos de Procesos (5)

Inicio
Planificacin
Ejecucin
Ningn proceso
7.1 Planificar la
Gestin de los
Costos
Ningn proceso
7.2 Estimar los

Costos
Monitoreo y
Control
Cierre
Ningn proceso
7.4 Controlar los
Costos
7.3 Determinar el
Presupuesto
Plan de Gestin de Costos

Es el proceso que establece las polticas, los
procedimientos y la documentacin
necesarios para planificar, gestionar,
ejecutar el gasto y controlar los costos del
proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que

proporciona gua y direccin sobre cmo se
gestionarn los costos del proyecto a lo largo
del mismo.
Planificar la Gestin
de Costos
Planificar la Gestin de los Costos: Entradas, Herramienta y Tcnicas y Salidas

Fuente: PMBOK, 5ta Edicin

Herramientas y Tcnicas
Juicio de Expertos
Tcnicas Analticas
Reuniones
Planificar la Gestin de Costos: Diagrama de Flujo de Datos


Lnea Base del cronograma. La lnea base
del cronograma especifica en
qu
momento se incurrir en los costos del
proyecto.
Otra Informacin. Para la planificacin de la

gestin de costos se utilizan asimismo otras
decisiones del plan para la direccin del
proyecto relacionadas con los costos, como
planificaciones, riesgo y comunicaciones.
Lnea Base del Alcance. La lnea base del

alcance contiene el enunciado del alcance
del proyecto y el detalle de la EDT/WBS,
que se utilizan para la estimacin y la
gestin de los costos.
Entradas del Proceso
Plan para la
Direccin de
Proyecto

El acta para la constitucin del proyecto
proporciona el resumen del presupuesto, a
partir del cual se desarrollan los costos
detallados del proyecto. Presupuesto de
ALTO NIVEL
El acta para la constitucin del proyecto

define asimismo los requisitos para la
aprobacin del proyecto, que influirn en la
gestin de los costos del mismo.
Acta de
Constitucin
del Proyecto

Las condiciones del
mercado. Tengo lo
necesario en el mercado
local?
Tengo
que
importarlos?
Las tasas de cambio de

divisas,
para
los
proyectos cuyos costos
se originan en ms de un
pas. Los recursos en
Chile
y
Argentina
cuestan lo mismo?
La informacin comercial
publicada, tal como los
ratios de costos de
recursos. La industria
me
proporciona
su
informacin?
Listas
de
precios
publicadas
por
los
proveedores. (Microsoft,
Oracle, SAP)
El
sistema
de
informacin para la
direccin de proyectos,.
(Microsoft Project 2013,
Primavera P6, Clarity CA,
etc.)
La cultura y la estructura
de
la
organizacin.
Quin
controla
el
presupuesto?
Factores
Ambientales de
la Empresa

Estructura de
la Organizacin
Caractersticas
del Proyecto
Autoridad del Director del
Proyecto
Disponibilidad de recursos
Quin controla el
Presupuesto del Proyecto
Rol del Director del Proyecto
Personal Administrativo de la
Direccin de Proyectos
Matricial
Funcional
Matricial
Dbil
Matricial
Equilibrada
Matricial
Fuerte
Orientada a
Proyectos
Poca o Ninguna
Limitada
Baja a
Moderada
Moderada a Alta
Alta a
Casi Total
Poca o Ninguna
Limitada
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Mixta
Director del
Proyecto
Alta a
Casi Total
Director del
Proyecto
Dedicacin
Parcial
Dedicacin
Parcial
Dedicacin
Parcial
Dedicacin
Parcial
Dedicacin
Completa
Dedicacin Parcial
Dedicacin
Completa
Dedicacin
Completa
Dedicacin
Completa
Dedicacin
Completa
Baja a Moderada Moderada a Alta
Factores
Ambientales
de la Empresa

Informacin histrica y bases
del
conocimiento
de
lecciones
aprendidas
(relacionadas a costos de
otros proyectos)
Bases de Datos financieras

(relacionada
al
financiamiento de otros
proyectos)
Las polticas, procedimientos
y guas existentes, formales e
informales, relacionados con
la gestin de costos y el
presupuesto.
Procedimientos de control
financiero
(revisiones
requeridas de gastos y
desembolsos,
cdigos
contables y disposiciones
contractuales estndar)
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Aporta una perspectiva valiosa sobre
el entorno as como informacin de
proyectos similares realizados con
anterioridad.
Juicio de
Expertos
Herramientas y
Tcnicas
Puede
orientar
sobre
la
conveniencia o no de combinar
mtodos y cmo conciliar las
diferencias entre ellos.
Debera utilizarse algn tipo de

juicio, sobre en un rea de
aplicacin, en un rea de
conocimiento, en una disciplina,
en una industria.

Puede asimismo describir
formas para financiar los
recursos
del
proyecto
(construir, comprar, alquilar
o
arrendamiento
financiero)
Herramientas y
Tcnicas
Implicar la seleccin de
opciones estratgicas para la
financiacin del proyecto
(auto-financiacin,
financiacin a travs de
acciones, o financiacin
mediante deuda)
Entre dichas tcnicas se cuentan las

siguientes: plazo de retorno de la inversin,
retorno de la inversin, tasa interna de
retorno, flujo de caja descontado y valor
actual neto
Estas decisiones, al igual

que
otras
decisiones
financieras que afectan al
proyecto, son susceptibles
de afectar asimismo al
cronograma del proyecto y/o
a los riesgos del mismo
Tcnicas
Analticas

Entre los participantes en
estas reuniones se pueden
contar el director del
proyecto, el patrocinador del
proyecto.
Tambin
participan
determinados miembros del
equipo
del
proyecto,
determinados interesados,
que
ostenten
responsabilidades relativas a
los costos del proyecto.
Los equipos de proyecto

pueden celebrar reuniones
de
planificacin
para
desarrollar el plan de gestin
de costos
Herramientas y
Tcnicas
Reuniones
Unidades de Medida. Tales

como
horas/hombre,
horas/maquina, o metros,
litros, toneladas, kilmetros
o yardas cbicas para
medidas de cantidades, o
pago nico en formato de
moneda.
Nivel de Precisin. Consiste

en el grado de redondeo,
hacia arriba o hacia abajo,
que se aplicar a las
estimaciones del costo de las
actividades.
Nivel de Exactitud. Se
especifica el rango aceptable
(p.ej., 10%) que se utilizar
para hacer estimaciones
realistas.
Salidas del
Proceso
El plan de gestin de costos es un

del plan para la direccin del
describe la forma en que se
estructurarn y controlarn los
proyecto.
componente
proyecto y
planificarn,
costos del
Plan de
Gestin de
Costos
Enlaces en los Procedimientos

de la Organizacin.
La
EDT/WBS establece el marco
general para el plan de gestin
de costos y permite que haya
coherencia
con
las
estimaciones, los presupuestos
y el control de los costos.
Umbrales de Control. Para

monitorear el desempeo de
los costos, pueden definirse
umbrales de variacin, que
establecen un valor acordado
para la variacin permitida
antes de que sea necesario
realizar una accin.
Reglas para la medicin del
Desempeo. Se establecen
reglas para la medicin del
desempeo
mediante
la
gestin del valor ganado
(EVM).
Salidas del
Proceso
Los procesos de gestin de costos, as como sus

herramientas y tcnicas asociadas, se
documentan en el plan de gestin de costos.
Plan de
Gestin de
Costos

Gua de Trabajo Aplicativo N 01
Estimacin de los Costos
TEMARIO SESIN 2
1. Estimacin del los Costos
2. Determinacin del Presupuesto

SESIN 2
1. Estimacin de los costos de las actividades del
proyecto por tipos de recurso.
2. Presupuesto del Proyecto.

Es el proceso que consiste en desarrollar
una estimacin aproximada de los recursos
monetarios necesarios para completar las
actividades del proyecto.

determina el monto de los costos requerido
para completar el trabajo del proyecto.
Estimar los
Costos

Los recursos desempean el trabajo de un
proyecto, es por ello, que con las tareas
definidas y planificadas, es necesario
especificar recursos reales en el Plan del
Proyecto.
Los recursos son personas, materiales

consumibles y costo de los elementos que
permiten realizar las tareas del proyecto.
Los Recursos
Estimar los
Costos

Recursos Tipo Trabajo
Los recursos tipo trabajo se refieren al
personal o equipo de trabajo que utilizan el
TIEMPO (horas o das) como medida de su
esfuerzo y estn limitados por su
disponibilidad asociada con el calendario del
proyecto.
Algunos ejemplos de este recurso pueden ser:

jefe de proyecto, arquitecto, programador,
camioneta, motoniveladora, rodillo, etc.
Estimar los
Costos

Recursos Tipo Material
Los recursos tipo material son suministros,
existencias u otros artculos consumibles,
que utilizan la CANTIDAD como medida del
esfuerzo de una tarea.
Algunos ejemplos de estos recursos pueden

ser: acero, tejas, ladrillos, etc.
Estimar los
Costos

Recursos Tipo Costo
Los recursos tipo costo son elementos que
contribuyen a completar una tarea, pero no
afectan la duracin o trabajo de la misma.
Asimismo, no se tiene en cuenta los perodos
laborales para cumplir sus tareas y tampoco estn
asociados a capacidades mximas, calendarios
base o fechas de disponibilidad.
Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: tarifa

area, alquiler de vehculo, compra de software, etc.
Estimar los
Costos

Un costo puede ser variable o fijo:
Costos Variables: Estos costos cambian con la
cantidad de produccin o la cantidad de trabajo.
Como ejemplo tenemos: el costo de material,
suministros y salarios.
Costos Fijos: Estos costos no cambian as la
produccin cambie. Como ejemplo tenemos:
costos de instalacin, alquiler, etc.
Tipos de Costo
Un costo puede ser directo o indirecto:

Costos Directos: Estos costos son directamente
atribuibles a los trabajos en el proyecto. Como
ejemplo tenemos: viaje del equipo, salarios del
equipo, reconocimientos y costos de materiales
usados en el proyecto.
Costos Indirectos: Son los elementos de gastos
generales o costos incurridos para el beneficio de ms
de un proyecto. Como ejemplos tenemos: impuestos,
margen de beneficios y servicios de limpieza.
Estimar los
Costos
Estimar los Costos: Entradas, Herramienta y Tcnicas y Salidas

Juicio de Expertos
Estimacin Anloga
Estimacin paramtrica
Estimacin Ascendente
Estimacin Tres Valores
Anlisis de Reservas
Costos de Calidad
Software de Gestin de Proyectos
Anlisis de Ofertas de Proveedores
Tcnicas Grupales de Toma de
Decisiones
Estimar los Costos: Diagrama de Flujo de Datos


El plan de gestin de costos
describe la forma en que se
gestionarn y controlarn los
costos del proyecto.
Incluye el mtodo utilizado y el nivel

de exactitud requerido para estimar
los costos de las actividades.
Plan de Gestin
de Costos

El plan de gestin de los recursos
humanos proporciona los atributos
de la dotacin de personal del
proyecto.
Adems de los salarios y las

compensaciones, reconocimientos
correspondientes,
componentes
necesarios para el desarrollo de las
estimaciones de costos del proyecto
Plan de Gestin
de los Recursos
Humanos

Estructura de Desglose del Trabajo.
Proporciona las relaciones entre todos los
componentes y los entregables del proyecto.
Enunciado del Alcance del Proyecto. Proporciona

la descripcin del producto, los criterios de
aceptacin, los entregables clave, los lmites del
proyecto, los supuestos y las restricciones del
proyecto. Si las estimaciones se limitarn a los
costos directos del proyecto o si incluirn adems
los costos indirectos
Diccionario de la EDT. Proporciona informacin

detallada sobre los entregables y una descripcin
del trabajo requerido para producir cada entregable
en el mbito de cada uno de los componentes de la
EDT/WBS.
Lnea Base del

Alcance

El tipo y la cantidad de recursos, as como
la cantidad de tiempo que dichos recursos
se dedican a completar el trabajo del
proyecto, son los factores principales para
determinar el costo del proyecto. Los
recursos de las actividades del cronograma
y sus respectivas duraciones se usan como
entradas clave para este proceso.
El proceso de Estimar los Recursos de las

Actividades
implica
determinar
la
disponibilidad y el nmero de horas
requeridas del personal, as como las
cantidades necesarias de materiales y
equipos requeridos para llevar a cabo las
actividades del cronograma. Este proceso
est estrechamente coordinado con la
estimacin de costos
Cronograma del
Proyecto

Ejercen un impacto tanto en los costos de las
actividades como en los del proyecto global. Cuando
el proyecto experimenta un evento de riesgo
negativo, normalmente se incrementa el costo a corto
plazo del proyecto y en ocasiones se produce un
retraso en el cronograma del proyecto.
El equipo del proyecto debera tener en

cuenta las oportunidades potenciales
susceptibles de beneficiar al negocio, ya sea
por reducir los costos de la actividad o por
acelerar el cronograma
Se debe revisar el registro de riesgos para

tener en cuenta los costos de mitigacin
de los riesgos.
Registro de
Riesgos

Las Condiciones del Mercado. Dichas condiciones
describen los productos, servicios y resultados
que estn disponibles en el mercado, sus
proveedores y los trminos y condiciones que los
rigen. Las condiciones locales y/o globales de la
oferta y la demanda influyen considerablemente
en el costo de los recursos.
La Informacin Comercial de Dominio Pblico. A

menudo, la informacin sobre las tarifas de los
recursos est disponible en bases de datos
comerciales que realizan el seguimiento de las
habilidades y los costos de los recursos humanos,
que proporcionan costos estndar para materiales y
equipos.
Factores
Ambientales de
la Empresa
Las polticas de estimacin de costos.
La informacin histrica.
Las plantillas de estimacin de costos.
Las lecciones aprendidas.
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Sobre la base de la
informacin histrica, el
juicio de expertos aporta
una perspectiva valiosa
sobre el entorno as como
informacin de proyectos
similares realizados con
anterioridad
Herramientas y
Tcnicas
El juicio de expertos
tambin puede orientar
sobre la conveniencia o no
de combinar mtodos de
estimacin y cmo conciliar
las diferencias entre ellos.
Juicio de
Expertos

A la hora de estimar los costos,
esta tcnica utiliza el costo real de
proyectos similares anteriores
como base para estimar el costo
del proyecto actual.
Utiliza los valores como el
alcance, el costo, el presupuesto y
la duracin, o medidas de escala
tales como el tamao, el peso y la
complejidad de un proyecto
anterior similar, como base para
estimar el mismo parmetro o
medida para un proyecto actual
Es un mtodo de estimacin del

valor bruto, que en ocasiones se
ajusta en funcin de diferencias
conocidas en cuanto a la
complejidad del proyecto
Herramientas y
Tcnicas
Estimacin
Anloga

Con esta tcnica se pueden
lograr niveles superiores de
exactitud, en funcin de la
sofisticacin y de los datos que
utilice el modelo.
Herramientas y
Tcnicas
La estimacin paramtrica
utiliza una relacin estadstica
entre los datos histricos
relevantes y otras variables
(p.ej., metros cuadrados en
construccin) para calcular
una estimacin del costo del
trabajo del proyecto.
Se puede aplicar a un proyecto

en su totalidad o a partes del
mismo, en combinacin con
otros mtodos de estimacin.
Estimacin
Paramtrica

El costo detallado se resume
posteriormente o se acumula
en niveles superiores para fines
de reporte y seguimiento.
La estimacin ascendente es
un mtodo que sirve para
estimar un componente del
trabajo. El costo individual de
cada paquete de trabajo o
actividad se calcula con el
mayor nivel posible de detalle.
En general, la magnitud y
complejidad de la actividad o
del paquete de trabajo
individuales influyen en el
costo y la exactitud de la
estimacin ascendente de
costos.
Herramientas y
Tcnicas
Estimacin
Ascendente

Ms Probable (cM). El costo de la actividad se estima sobre la base de una
evaluacin realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y de
cualquier gasto previsto.
Optimista (cO). El costo de la actividad se estima sobre la base del anlisis del
mejor escenario para esa actividad.
Pesimista (cP). El costo de la actividad se estima sobre la base del anlisis del
peor escenario para esa actividad.
Las frmulas son las siguientes:
Herramientas y
Tcnicas
La Distribucin Triangular. cE = (cO + cM + cP) / 3

La Distribucin Beta (de un anlisis PERT tradicional). cE = (cO + 4cM + cP) / 6
Estimacin Tres
Valores
Las reservas de contingencia

consisten en el presupuesto,
dentro de la lnea base de
costos, que se destina a los
riesgos identificados y asumidos
por la organizacin, para los que
se desarrollan respuestas de
contingencia o mitigacin.
Las estimaciones de costos

pueden
incluir
reservas
(denominadas
a
veces
provisiones para contingencias)
para tener en cuenta la
incertidumbre sobre el costo.
Herramientas y
Tcnicas
Anlisis de
Reservas
Herramientas y
Tcnicas
Costo de la Calidad
Costos de
Calidad
Las aplicaciones software

de gestin de proyectos,
hojas
de
clculo
informatizadas,
simulaciones
y
herramientas estadsticas,
se utilizan para agilizar la
estimacin de costos.
Herramientas y
Tcnicas
Dichas
herramientas
pueden simplificar el uso
de algunas de las tcnicas
de estimacin de costos y,
de esta manera, facilitar el
estudio rpido de las
alternativas
para
la
estimacin de costos.
Software de
Gestin de
Proyectos
se puede solicitar al equipo del

proyecto (proveedor) un trabajo
adicional de estimacin de
costos para examinar el precio
de los entregables individuales y
calcular un costo que sustente el
costo total final del proyecto.
Los mtodos de estimacin de

costos pueden incluir el anlisis
de cunto debera costar el
proyecto sobre la base de las
ofertas
de
proveedores
calificados.
Herramientas y
Tcnicas
Anlisis de
Oferta de
Proveedores

Mediante la participacin en el proceso de estimacin de un grupo estructurado de
personas cercano a la ejecucin tcnica del trabajo, se consigue informacin
adicional y se obtienen estimaciones ms precisas. Estas son:
Unanimidad,
Mayora,
Pluralidad y
Dictadura
Herramientas y
Tcnicas
Tcnicas
Grupales de
Toma de
Decisiones

Las estimaciones de costos pueden
presentarse de manera resumida o
detallada. Se estiman los costos para
todos los recursos aplicados a la
estimacin de costos de las
actividades.
Esto incluye, el trabajo directo,
materiales, equipamiento, servicios,
las instalaciones, tecnologa de la
informacin
y
determinadas
categoras especiales, tales como el
costo de la financiacin (incluidos los
cargos de intereses), un factor de
inflacin, las tasas de cambio de
divisas, o una reserva para
contingencias de costo.
Las estimaciones de los costos de las

actividades
son
evaluaciones
cuantitativas de los costos probables
que se requieren para completar el
trabajo del proyecto.
Salidas del
Proceso
Estimacin de
Costos de las
Actividades
Estimacin de Costos de las Actividades

Entre los detalles de apoyo para las estimaciones de costos de las actividades se
pueden contar:
- La documentacin de los fundamentos de las estimaciones (es decir, cmo fueron
desarrolladas),
- La documentacin de todos los supuestos realizados,
- La documentacin de todas las restricciones conocidas,
- Una indicacin del rango de las estimaciones posibles (p.ej., $10.000 (10%) para
indicar que se espera que el costo del elemento se encuentre dentro de este rango
de valores), y
- Una indicacin del nivel de confianza de la estimacin final
Salidas del
Proceso
Base de las
Estimaciones
Entre los documentos del proyecto susceptibles de ser actualizados se

cuenta, entre otros, el registro de riesgos.
Salidas del
Proceso
Actualizacin a
los Documentos
del Proyecto

Determinacin del Presupuesto

Proceso que consiste en sumar los costos
estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo de cara a establecer
una lnea base de costos autorizada

determina la lnea base de costos con respecto
a la cual se puede monitorear y controlar el
desempeo del proyecto.
Determinar el
Presupuesto
Determinar el Presupuesto: Entradas, Herramienta y Tcnicas y Salidas

Agregacin de Costos
Anlisis de Reservas
Juicio de Expertos
Relaciones Histricas
Conciliacin
de
Lmites
Financiamiento
Determinar el Presupuesto: Diagrama de Flujo de Datos

de

Unidades de Medida
El plan para la gestin de costos describe la
manera en que se gestionarn y controlarn los
costos del proyecto.
Nivel de Precisin
Nivel de Exactitud
Umbrales de Control
Plan de Gestin
de Costos

Estructura de desglose del Trabajo. La
EDT/WBS
del
proyecto establece las
relaciones entre todos los entregables del
proyecto y sus diversos componentes.
Enunciado del alcance del proyecto. Las

limitaciones formales por periodo relativas
a los gastos de fondos del proyecto pueden
ser exigidas por la organizacin, por
contrato, o por otras entidades como las
agencias gubernamentales.
Diccionario de la EDT/WBS. Proporcionan

una descripcin del trabajo a realizar para
generar los entregables para cada uno de
los componentes de la EDT/WBS.
Lnea Base del

Alcance
Las estimaciones del costo de cada actividad

dentro de un paquete de trabajo se suman para
obtener una estimacin de costos de cada uno
de los paquetes de trabajo.
Estimacin de
Costos de las
Actividades

El detalle que sustenta las estimaciones de
costos contenido en la base de las estimaciones
debera especificar los supuestos bsicos
adoptados relacionados con la inclusin o
exclusin de los costos indirectos y otros costos
del presupuesto del proyecto.
Base de las
Estimaciones
El cronograma del proyecto incluye las fechas

planificadas de inicio y finalizacin de las
actividades del proyecto, los hitos, los paquetes
de trabajo y las cuentas de control. Esta
informacin puede utilizarse para sumar los
costos correspondientes a los periodos del
calendario en los cuales se ha planificado
incurrir en dichos costos.
Cronograma del
Proyecto
Los calendarios de recursos proporcionan

informacin sobre qu recursos se asignan al
proyecto y en qu momento se asignan. Esta
informacin se puede utilizar para indicar el
costo de los recursos durante el proyecto.
Calendario de
Recursos
Se debe revisar el registro de riesgos para tener

en cuenta los costos correspondientes a las
respuestas frente a riesgos. Las actualizaciones
del registro de riesgos se cuentan entre las
actualizaciones de los documentos del proyecto.
Registro de
Riesgos
La informacin aplicable relativa al contrato y

los costos asociados a los productos, servicios o
resultados que han sido o sern adquiridos, se
incluyen
durante
la
elaboracin
del
presupuesto.
Acuerdos
Las polticas, procedimientos y gua existentes,

tanto formales como informales, relacionadas
con la elaboracin de presupuestos de costos.
Las herramientas para la elaboracin de
presupuestos de costos.
Los mtodos para la preparacin de informes.
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Herramientas y
Tcnicas
Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con

la EDT/WBS. Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo se agregan
posteriormente para los niveles superiores de componentes de la EDT/WBS
(tales como las cuentas de control) y finalmente para todo el proyecto.
Agregacin de
Costos
Herramientas y
Tcnicas
El anlisis de reserva del presupuesto puede establecer tanto las reservas para
contingencias como las reservas de gestin del proyecto.
Anlisis de
Reservas

El juicio de expertos, en trminos de la experiencia en un rea de aplicacin,
rea de Conocimiento, disciplina, industria o proyecto similar, es de gran
ayuda en la determinacin del presupuesto. Dicha experiencia la puede
proporcionar cualquier grupo o persona con educacin, conocimiento,
habilidad, experiencia o capacitacin especializados. El juicio de expertos
puede provenir de diversas fuentes, entre otras:
Otras unidades dentro de la organizacin ejecutante,
consultores,
Interesados, incluidos clientes,
Asociaciones profesionales y tcnicas y
Grupos de la industria.
Herramientas y
Tcnicas
Juicio de
Expertos

Cualquier relacin histrica que d como resultado estimaciones
paramtricas o anlogas implica el uso de caractersticas (parmetros) del
proyecto para desarrollar modelos matemticos que permitan predecir los
costos totales del proyecto
Estos modelos pueden ser sencillos (p.ej., la construccin de una vivienda
residencial se basar en un costo determinado por metro cuadrado) o
complejos (p.ej., un modelo de costo de desarrollo de software utiliza varios
factores de ajuste diferenciados, en que cada uno de estos factores conlleva
numerosos criterios).
Herramientas y
Tcnicas
Relaciones
Histricas

El gasto de fondos debe conciliarse con los lmites de financiamiento
comprometidos en relacin con la financiacin del proyecto. Una variacin
entre los lmites de financiamiento y los gastos planificados requerir en
algunos casos volver a planificar el trabajo para equilibrar dicha tasa de
gastos. Esto se consigue mediante la aplicacin de restricciones de fechas
impuestas para el trabajo incluido en el cronograma del proyecto
Herramientas y
Tcnicas
Conciliacin de
Lmites de
Financiamiento

La lnea base de costos es la versin aprobada del presupuesto por fases del
proyecto, excluida cualquier reserva de gestin, que slo se puede cambiar a
travs de procedimientos formales de control de cambios, y se utiliza como
base de comparacin con los resultados reales. Se desarrolla como la suma de
los presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma.
Lnea Base de
Costos
Salidas del
Proceso

Los requisitos de financiamiento totales y peridicos (p.ej., trimestrales,
anuales) se derivan de la lnea base de costos. La lnea base de costos incluir los
gastos proyectados ms las deudas anticipadas. A menudo, el financiamiento tiene
lugar en cantidades incrementales que no son continuas y que pueden no estar
distribuidas de manera homognea, por lo que se representan como peldaos.
Requisitos de
Financiamiento
del Proyecto
Salidas del
Proceso

cuentan:
El registro de riesgos,
La estimacin de costos de la actividad.
El cronograma del proyecto.
Salidas del
Proceso
Actualizacin a
los Documentos
del Proyecto
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costos
TEMARIO SESIN 3
1. Control de los Costos del Proyecto

SESIN 3
1. Informe de Desempeo del Proyecto mediante la
Gestin de Valor Ganado (EVM)
Control de los Costos del Proyecto
Proceso de seguimiento del estado del

proyecto para actualizar sus costos y
gestionar cambios de la lnea base de costo.

proporciona los medios para detectar
desviaciones con respecto al plan con objeto de
tomar acciones correctivas y minimizar el
riesgo.
Controlar los
Costos
Controlar los Costos: Entradas, Herramienta y Tcnicas y Salidas


Gestin de Valor Ganado
Pronsticos
ndice de Desempeo del
Trabajo por Completar
(TCPI)
Revisiones del Desempeo
Software de Gestin de
Proyectos
Anlisis de Reservas
Controlar los Costos: Diagrama de Flujo de Datos


El plan para la direccin del proyecto contiene la
siguiente informacin para controlar los costos:
Plan de Gestin de Costos. El plan de gestin de
costos describe la forma en que se administrarn y
controlarn los costos del proyecto
Lnea Base del Costo. La lnea base de costos se

compara con los resultados reales para
determinar si es necesario implementar un
cambio, una accin correctiva o una accin
preventiva.
Plan para la
Direccin de
Proyecto
Los requisitos de financiamiento del

proyecto incluyen gastos proyectados y
deudas anticipadas.
Requisitos de
Financiamiento
Los datos sobre el desempeo del trabajo

incluyen informacin sobre el avance del
proyecto, tal como las actividades que han
comenzado, su avance y los entregables que
se han completado. La informacin tambin
incluye los costos autorizados y los costos en
los que se ha incurrido.
Datos de
Desempeo de
Trabajo
Las polticas, procedimientos y guas

existentes,
formales
e
informales,
relacionados con el control de los costos.
Las herramientas para el control de los costos
Los mtodos de monitoreo e informacin que

se utilizarn.
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Integra la lnea base del
alcance con la lnea base de
costos, junto con la lnea
base del cronograma, para
generar la lnea base de
desempeo, que facilita la
evaluacin y la medida del
desempeo y del avance del
proyecto por parte del
equipo del proyecto.
La gestin del valor

ganado (EVM) es una
metodologa
que
combina medidas de
alcance, cronograma y
recursos para evaluar
el desempeo y el
avance del proyecto.
Herramientas y
Tcnicas
Gestin del
Valor Ganado
(EVM)

A menudo se utiliza el software de gestin de
proyectos para monitorear las tres
dimensiones de la gestin del valor ganado,
EVM (PV, EV y AC) para representar
grficamente tendencias y proyectar un
rango de resultados finales posibles para el
proyecto.
Herramientas y
Tcnicas
Software de
Gestin de
Proyectos

Durante el control de los costos se
utiliza el anlisis de reserva para
hacer el seguimiento del estado de
las reservas para contingencias y de
administracin, de cara a determinar
si el proyecto todava necesita de
estas reservas o si se han de
solicitar reservas adicionales.
Herramientas y
Tcnicas
Conforme avanza el trabajo del

proyecto, estas reservas se podran
utilizar tal y como se planificaron para
cubrir el costo de mitigacin de eventos
de riesgo u otras contingencias.
Anlisis de
Reservas

Los valores calculados de CV, SV, CPI y SPI, as como los valores
de VAC para los componentes de la EDT/WBS, en particular los
paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y
comunican a los interesados.
Salidas del
Proceso
Informacin de
Desempeo de
Trabajo

El valor EAC calculado o ascendente debe
documentarse
y
comunicarse
a
los
interesados.
Pronstico de
Costos
Salidas del
Proceso

El anlisis del desempeo del proyecto puede dar lugar a una solicitud de
cambio de la lnea base de costos o de otros componentes del plan para
la direccin del proyecto. Las solicitudes de cambio pueden incluir
acciones preventivas o correctivas, y se procesan para su revisin y
tratamiento por medio del proceso de Realizar el Control Integrado de
Cambios .
Solicitud de
Cambio
Salidas del
Proceso

Entre los elementos del plan para la direccin del proyecto susceptibles
de actualizacin, se cuentan
Lnea Base del Costos.

El Plan de Gestin de Costos.
Salidas del
Proceso
Actualizaciones al
Plan para la
Direccin de
Proyecto

cuentan:
Las estimaciones de costos, y

La base de las estimaciones.
Salidas del
Proceso
Actualizaciones a
los Documentos
del Proyecto

Entre los Activos de los procesos de la organizacin susceptibles de ser actualizados,
se encuentran:
Las causas de las variaciones.
Las acciones correctivas seleccionadas y las razones que las justifican.
Las bases de datos financieras.
Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos del proyecto.
Salidas del
Proceso
Actualizaciones a
los Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Referencias bibliogrficas
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Inc.
2013 Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos
(Gua del PMBOK) - Quinta Edicin. Captulo 7 Gestin
de los Costos. Pensilvania: PMI, FSC.
SULLIVAN, William G.; WICKS, Elin M.; LUXHOJ, James T.
2004 Ingeniera Econmica de DeGarmo, duodcima edicin.
Captulo 3 Relacin dinero-tiempo y sus equivalentes.
Mxico: Pearson Education, Prentice Hall.

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Gestin de Costos

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