Sistema de compras

Comprar
Sinnimo de adquirir, accin de comprar, adquirir por dinero. Del latn: Comprare-adquirir.
Adquirir: Alcanzar la posesin de una cosa, por trabajo. Sinnimo de comprar, conseguir y
obtener, accin de adquirir y hacer propio lo que a nadie pertenece.
IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS
Las compras bien planeadas deben de redituar a la empresa ahorros en efectivo, en su liquidez, y
en la fluidez del capital. Bajo un sistema organizado, las compras le representan a la empresa una
buena administracin, negociando plazos de pago, des- cuentos, oportunidad de uso y otros
beneficios.
Es vital para la adquisicin de las materias primas y los recursos necesarios, involucrando los
elementos que determinan la coordinacin de las reas de la empresa que requieren de
materiales y/o insumos para su eficiente funcionamiento.
OBJETIVOS
Como toda actividad de administracin, compras tiene un objetivo general y varios objetivos
especficos, podramos detallar que el objetivo general es adquirir los recursos materiales que
necesita la organizacin de la mejor calidad y al mejor precio.
Objetivos especficos
Reduccin de costos
Obtencin de utilidades y a la vez mejorar el trinomio costo-beneficio-utilidad.
Comprar al mnimo precio
Sin olvidar, la calidad, el volumen y la pronta utilizacin de lo adquirido.
Servicio
Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos a los que les da servicio.
Controlar los convenios
En este objetivo al rea de compras le interesan todos los convenios que fueron, son y sern
necesarios para el financiamiento que otorgue el proveedor.
Tiempo de pago.
Solo las compras de acuerdo a los requerimientos y los parmetros.
Solo compromisos autorizados por el departamento afectado.
Mantener inventarios tanto en existencia como en el departamento de contabilidad.
Seguir el o los procedimientos escritos para pedidos y rdenes de compra.
Control de los tratados comerciales con los proveedores
En lo referente a:
Buenas relaciones.
tica.
Mantener una poltica de varios proveedores (tres) para el abastecimiento de las materias primas
bsicas.
Actuar inteligente e ntegramente, en la adquisicin por medio de:
Volumen, precio, plazos de pago, descuentos, fechas de entrega, etctera.
Mantener confidencialidad de las cotizaciones u otras informaciones de los
proveedores.
Asegurar el prestigio e imagen de la empresa.

UTILIDAD
La utilidad est determinada en gran medida, por la efectividad de la administracin de los bienes
adquiridos, esto se basa en que se deben de negociar los mejores precios, el mximo tiempo de
pago, y sobre todo la pronta utilizacin de lo adquirido. El tipo de compra clsica, presenta
mejores precios bajo condiciones de: entrega, calidad y pago.
TICA EN LAS COMPRAS
Sobornos
Esta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras, faltos de tica, y
consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras ddivas para asignar la orden de compra
o pedido.
Favoritismos
En algunas ocasiones el comprador o jefe de compras, faltos de tica, sin tomar en cuenta el
cuadro comparativo, base de la decisin de compra, le otorgan la orden de compra o pedido a
cierto proveedor, que en algunas ocasiones es un familiar o amigo o un proveedor, que siempre
agradece la designacin, con algn obsequio.
Aceptar invitaciones
Argumento utilizado por vendedores corruptos y faltos de tica, que para recibir la orden de
compra o pedido, lo basan en invitaciones a comer, cenar o de otra naturaleza con la pretensin
de ser el designado.
Solicitar al vendedor que mejore sus precios
Esta es una actividad del comprador o del jefe de compras, faltos de tica, que por lo general
busca que se mejore el precio de lo solicitado, dicindole a cada proveedor, el precio de otro,
logrando un precio bajo; una muy sucia actividad, a la cual se le conoce como la de no le sacaste
punta a tu lpiz.
PRINCIPIOS BSICOS DE LAS COMPRAS
Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar con una razn de ser, es
por esto que esta parte de tres principios bsicos, que le dan un carcter operacional y que se
modulan a base de reglas.
Calidad
Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el
consumidor prefiere, bajo las condiciones que l espera; es una de las razones por las que l
decide y que ese satisfactor es el que l necesita, basado en las tres utilidades de un producto,
que son: lugar, tiempo y precio.

Conveniencia: Calidad mnima aceptable que va de acuerdo al comprador que busca

precios bajos, financiamiento y una rpida entrega.
Disponibilidad: Adems de las especificaciones tcnicas en esta regla, la rapidez en el
uso es primordial, es decir, su entrega y su utilizacin debe ser casi inmediata.
Costo y/o precio: Esta caracterstica es de suma importancia, tanto para el comprador
que exige un precio lo ms barato posible, y de acuerdo a la calidad del producto, como
para el vendedor que debe sacrificar en algunas ocasiones la utilidad con tal de tener el
satisfactor en manos del consumidor final.
Control de calidad: Esta variable de la regla de calidad marca que toda compra debe de
pasar por un riguroso control de las especificaciones tcnicas y de calidad, con las que
fueron solicitadas y aceptadas por ambas partes.

Cantidad
Factor muy especial, por las razones siguientes:
a. El espacio de almacn.
b. La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar.
c. Mientras ms es el volumen el precio debe de bajar.
Muchas veces la mejor manera de adquirir un artculo para la empresa, lo representa la cantidad,
ya que esta es bsica para determinar el costo de lo adquirido, y el cual se basa en varios
factores.
Tipo de artculo y tiempo de entrega.
Precio unitario y/o precio por cantidades de compra.
Periodo de compra, promedio y frecuencia de compra.
Mximos y mnimos, lote mnimo de compra y/o submltiplos.
Recepcin, almacenaje y caducidad.
Precio
Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro.
Esta variable en algunas ocasiones es la ms importante, el precio, ya sea por unidad o por
grandes volmenes, debe ser el precio exacto a n de que se efecten las compras siguientes,
debe basarse en los siguientes trminos:
Que se pueda negociar
El principal objetivo del rea de compras es negociar el precio con relacin a los tiempos de
entrega y los mayores tiempos de pago.
Que se conozcan los precios de la competencia
El rea de compras, debe conocer los precios de los productos de la competencia, para tomar la
decisin y darle al proveedor la orden de compra o pedido, para lo cual se necesita por lo menos
tener tres cotizaciones de los proveedores.
Que sean los normales o el de las ofertas
El precio nunca se debe de aceptar con cambios, lo legal es que el proveedor siempre entregue el
pedido en base al precio negociado en la orden de compra.
Que sea el del proveedor adecuado
Para que el precio sea el acordado no se debe de cambiar al proveedor, ni a uno pedirle una
cantidad y a otro una distinta, puede haber diferencia en calidad y en precio y eso afecta el buen
funcionamiento del rea de compras.
COMPRAS NACIONALES
Las compras nacionales son aquellas que se efectan dentro de las fronteras de un pas,
apegadas a las leyes del mismo. Suceden cuando el encargado del departamento de compras
adquiere bienes, materiales o servicios dentro del pas. A stas tambin se les conoce como
compras domsticas.
El sector privado realiza sus compras con base en los programas de produccin o accin que han
sido planeados y fijados en los presupuestos anuales. Cada empresa privada lleva a cabo una
planeacin de gastos en la que se destinan montos y niveles de produccin a alcanzar durante un
tiempo determinado.
Un procedimiento de compra por parte de las organizaciones o empresas privadas deber seguir
los siguientes puntos bsicos y fundamentales, que incluso pueden aplicarse en cualquier sector:
1. Deteccin y definicin de la necesidad, ya sea del producto o del servicio.
2. Descripcin del requerimiento.

3. Seleccin del posible proveedor.

4. Definicin y negociacin del precio y la disponibilidad del producto o servicio.
5. Colocacin del pedido a travs de una orden de compra.
6. Activacin y seguimiento del pedido.
7. Revisin y recepcin del pedido en el almacn.
8. Verificacin de la factura.
9. Atender disconformidades de procesamiento y rechazos, en caso de haberlos.
10.Cierre de los pedidos completados.
11.Mantenimiento de los registros y archivos dentro de la empresa.
TRATADOS COMERCIALES PARA COMPRAS INTERNACIONALES
En Mxico, el 8 de noviembre de 1993, el Presidente de la Repblica en curso expidi un decreto
publicado en el Diario Oficial de la Federacin que valid el Tratado de Libre Comercio de Amrica
del Norte (TLCAN), as como los acuerdos de cooperacin ambiental y laboral.
El Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte (TLCAN) es el convenio ms importante de
Mxico, en materia de comercio, el cual compromete aspectos tan importantes de la soberana del
pas, como la petroqumica, las comunicaciones y el sistema financiero.
Las bases de este tratado quedaron estipuladas durante el sexenio del Lic. Miguel de la Madrid y
su consolidacin ocurri en el ao de 1993 cuando el Lic. Carlos Salinas de Gortari era presidente
de Mxico.
El TLC tiene como objetivo primordial la libre vialidad de mercancas por los territorios de los
pases que lo integran, a travs de la disminucin paulatina de los impuestos arancelarios.
Acuerdo General sobre Aranceles y Comercio (GATT)
Este acuerdo fue firmado por Mxico durante el sexenio del Lic. Miguel de la Madrid Hurtado. Se
caracteriza por haber abierto las puertas del mercado nacional a los capitales y productos
extranjeros, ocasionando un enorme crecimiento en las compras de importacin, que como
consecuencia al disminuirse la carga arancelaria propiciada por la firma de este tratado los
artculos o las mercancas se volvieron ms baratos que los fabricados en el pas, lo que condujo
y provoc una saturacin no calculada de bienes de importacin en el mercado interno y no
siempre con la calidad adecuada.
El GATT naci en el ao de 1947 con una participacin inicial de 23 pases. Su objetivo es regular
de manera equitativa las tarifas arancelarias entre las naciones participantes, de tal forma que se
trata de evitar la competencia desleal.
Trmites, tarifas y documentacin aduanal
Los trmites para la compra de artculos o mercancas de importacin generalmente se realizan
antes de recibir los artculos para evitar sanciones por no cumplir con los requisitos y tener todos
los documentos para poder introducir la compra del extranjero al pas.
Por lo anterior, al solicitar un pedido ser necesario especificar los documentos que se requerirn,
as como el nmero de copias, y saber a dnde se deben de enviar.
Los documentos que usualmente se tramitan son los siguientes:
Aceptacin y conocimiento del embarque: este documento sirve para que la compaa de
navegacin acepte el embarque y se entere de que la mercanca estar como libre de carga
abordo. Este documento informa sobre la cantidad, la descripcin y las marcas de las
mercancas que se van a transportar.
Certificado de origen: consiste en una declaracin de entrada en la aduana del pas importador,
que autentifica el origen de la mercanca.
Certificado de peso: define con precisin el peso de la mercanca por medio de un pesador de la
oficina del gobierno o del particular. Esto con la finalidad de precisar y dar fe de la cantidad
exacta embarcada.
Certificado de anlisis: se utiliza para la mercanca que requiere de una revisin qumica o de
otra naturaleza.
Certificado de inspeccin: sirve para identificar el material exacto embarcado.

 Pliza o certificado de seguro: tiene la funcin de cubrir los riesgos que conlleve la transaccin y
traslado de la mercanca bajo los trminos convenidos entre el comprador y el vendedor.
Amparan las cargas en los barcos trasatlnticos y embarques nacionales de cabotaje, de una a
otra costa.
Cartas de crdito: es el medio por el cual se estipula por escrito el financiamiento y los pagos de
importaciones acordados y negociados entre el comprador y el vendedor. Estas cartas son
emitidas por los bancos que intervienen en el Comercio Internacional, pudiendo ser revocables e
irrevocables.
En cuanto a las tarifas, todos los paquetes que entran al pas deben pasar por Aduana y estn
sujetos al pago de impuestos dependiendo del tipo de mercanca.
PLANEACIN DE COMPRAS.
La vinculacin de la estrategia del suministro con la estrategia corporativa es esencial, pero
muchas empresas todava no cuentan con los mecanismos necesarios para llevar a cabo este
enlace.

la siguiente figura muestra un acercamiento diferente a la estrategia de suministro mediante el

cual se muestra una estrategia de suministro efectiva que relaciona tanto a las necesidades y
mercados actuales como a los futuros.

Uno de los obstculos ms significativos para el desarrollo de una estrategia efectiva de

suministro se encuentra en las dificultades inherentes a la conversin de los objetivos
organizacionales en metas de suministro.

En general, la mayora de los objetivos organizacionales se pueden resumir bajo cuatro

categoras: supervivencia, crecimiento, finanzas y medio ambiente.
Desafortunadamente, es comn que los objetivos tpicos del suministro se expresen en un lenguaje totalmente distinto, como calidad y funcin, entrega, cantidad, precio, trminos y
condiciones, servicio, etctera.

ESTRATEGIAS DE SUMINISTRO
Una estrategia de suministro es un plan de accin para abastecerse, diseado para permitir el
logro de metas y objetivos seleccionados. Si se desarrolla de manera adecuada, la estrategia
vincular a la empresa con el medio ambiente como parte del proceso de planeacin a largo
plazo. Una estrategia general de suministro est formada por varias sub estrategias que se
pueden agrupar en seis categoras mayores:
1. Estrategias para asegurar el suministro stas se disean para asegurar que se satisfagan las
necesidades futuras del suministro con hincapi en la calidad y la cantidad. Estas estrategias
deben considerar los cambios tanto en la oferta como en la demanda.
2. Estrategias para reducir costos stas se disean para reducir el costo de entrega de lo que se
adquiere o el costo total de adquisicin y del uso, esto es, el costo del ciclo de vida. Debido a
los cambios en el medio ambiente y en la tecnologa, se puede disponer de alternativas para
reducir los costos operativos generales de una organizacin a travs de cambios en los
materiales, en las fuentes, en los mtodos y en las relaciones comprador-proveedor.
3. Estrategias para apoyar la cadena de suministro Se disean para maximizar la probabilidad de
que los conocimientos y las capacidades de los miembros de la cadena de suministro estn
disponibles para la organizacin compradora.
4. Estrategias para prever los cambios ambientales Se disean para anticipar y reconocer los
cambios en el medio ambiente total (econmicos, organizacionales, recursos humanos,
legales, regulaciones y controles del gobierno y disponibilidad de los sistemas), de tal modo
que los pueda utilizar en aras de lograr una ventaja a largo plazo para la organizacin
compradora.
5. Estrategias para lograr ventajas competitivas Se disean para explotar las oportunidades de
mercado y las capacidades organizacionales para darle a la organizacin compradora una
ven- taja competitiva considerable. En el sector pblico, es comn que el trmino ventaja
competitiva pueda interpretarse como algo que significa un desempeo coherente para el
logro de los objetivos de un programa.
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
Toda decisin de negocios implica un riesgo y el suministro no es la excepcin. En los
instrumentos financieros, se supone que una tasa de rendimiento ms alta compensa al
inversionista o prestamista por un nivel ms alto de exposicin al riesgo.
En la cadena de suministro los riesgos se pueden clasificar en tres categoras principales:
1) Operativo: el riesgo de una interrupcin del suministro de bienes o servicios;
2) Financiero: el riesgo de que el precio de los bienes o servicios adquiridos cambie de manera
significativa;
3) El riesgo de la reputacin.
Estos tres riesgos afectan la supervivencia, la competitividad y la rentabilidad de la organiza- cin
y pueden ocurrir de manera simultnea.

Riesgo operativo: interrupciones y demoras del suministro

Todo plan de continuidad empresarial reconoce que pueden ocurrir interrupciones y demoras del
suministro. Ciertos eventos catastrficos como sismos, ciclones, huracanes, guerras,
inundaciones o incendios pueden incapacitar completamente a un proveedor vital. La duracin de
las huelgas pueden variar e incluso las interrupciones breves relacionadas con el clima, los
accidentes en carreteras importantes, o cualquier otro factor a corto plazo que afecte al suministro
y/o al transporte de los suministros puede deteriorar la capacidad de compra de una organizacin
para prestar un buen servicio al cliente.
Desafortunadamente, las interrupciones aumentan los costos, y cuando es necesario hacer
sustituciones de ltima hora, es probable que stas sean costosas. La mano de obra y los equipos
inactivos, el incumplimiento de las promesas de entrega a los clientes y el desorden en general
son factores que implican costos adicionales.
Riesgo financiero: cambios de precio
En un mbito totalmente distinto al de las interrupciones del suministro se encuentran los riesgos
asociados de forma directa con los cambios de precio de los bienes o servicios comprados; un
ejemplo sencillo proviene de los mercados de satisfactores.
Los aumentos del precio del petrleo afectan a los precios que se pagan por el combustible, por la
energa y los de aquellos productos o servicios que requieren de los hidrocarburos como
componentes o materias primas clave.
Un comprador que se haya comprometido con un contrato a precio fijo puede encontrarse ante un
competidor en condiciones de disputar debido a que los precios de los satisfactores disminuyeron.
Las variaciones en los valores de las divisas y la amenaza de escasez o de interrupciones del
suministro tambin afectan a los precios.
Riesgo de reputacin
El riesgo de la reputacin puede incluso ser ms serio que el operativo o que el del precio, dado
que la prdida del buen nombre suele ser catastrfica para una compaa; adems, los aspectos
tanto legales como ticos del suministro pueden afectar a la reputacin de una compaa.
Una publicidad adversa que implique sobornos, comisiones ilegales, calidad deficiente, prcticas
inadecuadas de disposicin y de tipo ambiental, negociaciones con proveedores inmorales, etc.,
puede ser extremadamente perjudicial.