Excel 2016

Manual del Curso
EXCEL XP PARA
DOCENTES
NDICE DE CONTENIDOS
CAPTULO 1: INTRODUCCIN
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
ELEMENTOS NUEVOS EN EXCEL XP ..................................................................... 1

HOJA DE CALCULO ........................................................................................... 5
TERMINOLOGA BSICA DE EXCEL...................................................................... 6
COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL ................................................................... 6
ELEMENTOS DE LA PANTALLA............................................................................. 6
BARRA DE MENU .............................................................................................. 8
AREA DE TRABAJO............................................................................................ 8
TRABAJAR CON LA AYUDA ................................................................................. 9
SALIR DE EXCEL............................................................................................. 11
CAPTULO 2: TRABAJAR CON LA HOJA DE CALCULO

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.6.1
2.6.2
2.6.3
MOVERNOS POR LA HOJA ................................................................................ 12

RANGOS ....................................................................................................... 13
NOMBRE DE CELDA Y BLOQUE ......................................................................... 15
TIPOS DE DATOS ........................................................................................... 15
BORRAR Y MODIFICAR DATOS EN UNA CELDA.................................................... 17
GESTIN DE LIBROS ...................................................................................... 17
ABRIR UN LIBRO NUEVO ................................................................................. 17
GUARDAR UN LIBRO ....................................................................................... 18
ABRIR UN LIBRO ............................................................................................ 19
EJERCICIOS:
Ejercicio 1: Guardar un libro................................................................................... 21
CAPTULO 3:
3.1.
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.2.
3.3.
3.4.
FORMATOS
FORMATO NUMERICO...................................................................................... 22
FORMATO NUMERICO...................................................................................... 23
ALINEACION .................................................................................................. 24
FUENTE......................................................................................................... 24
BORDES........................................................................................................ 26
TRAMAS ........................................................................................................ 27
FORMATO DE FILAS ........................................................................................ 27
FORMATO DE COLUMNAS ................................................................................ 28
AUTOFORMATO .............................................................................................. 29
EJERCICIOS:
Ejercicio 2: Aplicar formatos................................................................................... 30
Manual de Excel XP para Docentes
CAPTULO 4: EDICIN Y CALCULOS

4.1.
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2.
4.3.
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.3.6
4.4.
4.5.
COPIAR CORTAR Y PEGAR................................................................................ 31

COPIAR......................................................................................................... 31
CORTAR ........................................................................................................ 32
PEGAR .......................................................................................................... 32
FORMULAS .................................................................................................... 33
COPIAR FORMULAS......................................................................................... 34
REFERENCIAS ................................................................................................ 34
REFERENCIA RELATIVAS ................................................................................. 34
REFERENCIAS ABSOLUTAS .............................................................................. 34
REFERENCISA MIXTAS .................................................................................... 35
SERIES ......................................................................................................... 35
LISTAS PERSONALIZADAS ............................................................................... 36
BUSCAR Y REMPLAZAR.................................................................................... 36
ORTOGRAFIA ................................................................................................. 37
EJERCICIOS:
Ejercicio 3: Realizar clculos y aplicar formatos......................................................... 39
CAPTULO 5: FORMATO DE HOJAS
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
LAS HOJAS DE CALCULO ................................................................................. 40

DESPLAZAMIENTOS POR LA HOJA..................................................................... 40
MOVER LAS HOJAS ......................................................................................... 41
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA .................................................................... 41
ELIMINAR E INSERTAR HOJAS .......................................................................... 41
OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA ...................................................................... 42
FONDO DE LA HOJA ........................................................................................ 43
EJERCICIOS:
Ejercicio 4: Trabajar con el formato de una hoja ....................................................... 44
CAPTULO 6: FUNCIONES
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.4.1
6.4.2
6.4.3
6.4.4
6.4.5
6.4.6
6.4.7
6.5.
INTRODUCCION ............................................................................................. 45
EL ASISTENTE DE FUNCIONES ......................................................................... 45
AUTOSUMA.................................................................................................... 48
TIPOS DE FUNCION ........................................................................................ 48
FUNCIONES MATEMATICAS.............................................................................. 48
FUNCIONES FINANCIERA................................................................................. 48
FUNCIONES LOGICAS ..................................................................................... 49
FUNCIONES FECHA/HORA................................................................................ 50
FUNCIONES ESTADISTICAS ............................................................................. 50
FUNCIONES DE BUSQUEDA.............................................................................. 50
FUNCIONES DE CADENA.................................................................................. 51
FUNCIONES ANIDADAS ................................................................................... 51
EJERCICIOS:
Ejercicio
Ejercicio
Ejercicio
Ejercicio
5:
6:
7:
8:
Trabajar con funciones estadsticas y matemticas .................................... 53

Trabajar con funciones de fecha y hora ................................................... 54
Trabajar con funciones matemticas ....................................................... 55
La Funcin Buscar ................................................................................ 56
II
CAPTULO 7: IMPRIMIR
7.1.
7.2.
7.3.
CONFIGURAR LA IMPRESIN............................................................................ 57
IMPRIMIR ...................................................................................................... 58
VISTA PRELIMINAR......................................................................................... 59
EJERCICIOS:
Ejercicio 9: Imprimir una hoja ................................................................................ 61
CAPTULO 8: CREACIN Y EDICIN DE GRAFICOS
8.1.
8.2.
8.3.
8.3.1
8.3.2
8.3.3
8.3.4
8.3.5
8.3.6
8.4.
8.5.
CREAR UN GRAFICO ....................................................................................... 62

LA BARRA DE GRAFICOS ................................................................................. 64
PERSONALIZACION DE GRAFICOS .................................................................... 65
AADIR TITULOS ........................................................................................... 65
ROTULOS ...................................................................................................... 66
MOSTRAR Y OCULTAR LA LEYENDA ................................................................... 67
MOSTRAR Y OCULTAR LOS EJES ....................................................................... 67
MOSTRAR Y OCULTAR LAS LINEAS DE DIVISIN ................................................ 68
MOSTRAR Y OCULTAR LA TABLA DE DATOS........................................................ 68
INSERTAR IMGENES ..................................................................................... 69
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO.......................................................... 70
EJERCICIOS:
Ejercicio 10: Crear un grfico de barras ................................................................... 71
Ejercicio 11: Crear un grfico de barras y lneas ........................................................ 72
Ejercicio 12: Crear un grfico de reas y lneas ......................................................... 73
CAPTULO 9: BASES DE DATOS Y VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL
9.1.
9.2.
9.3.
9.3.1
9.3.2
9.4.
9.5.
9.6.
CREAR UNA BASE DATOS ................................................................................ 74

FORMACION DE ENTRADA DE DATOS ................................................................ 74
ORDENAR LA LISTA DE DATOS ......................................................................... 75
ORDENAR POR UN CAMPO ............................................................................... 76
ORDENAR POR UN CAMPO O VARIOS ................................................................ 76
AUTOFILTROS ................................................................................................ 76
FILTROS AVANZADOS ..................................................................................... 79
VALIDACION DE DATOS .................................................................................. 80
EJERCICIOS:
Ejercicio 13: Trabajar con Bases de Datos ................................................................ 83
Ejercicio 14: Ejercicio de repaso.............................................................................. 84
III
SOLUCIN A LOS EJERCICIOS:

Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
Solucin
al
al
al
al
al
al
al
al
al
al
al
al
al
al
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
ejercicio
1............................................................................................ 85
2............................................................................................ 87
3............................................................................................ 91
4............................................................................................ 93
5............................................................................................ 97
6............................................................................................ 98
7............................................................................................ 99
8.......................................................................................... 101
9.......................................................................................... 104
10 ........................................................................................ 107
11 ........................................................................................ 111
12 ........................................................................................ 113
13 ........................................................................................ 115
14 ........................................................................................ 120
IV
CAPTULO 1: INTRODUCCIN
1.1
ELEMENTOS NUEVOS EN EXCEL XP
1.1.1 FUNCIONALIDAD DE LISTAS

Microsoft Office Excel XP permite crear listas en las hojas de clculo para agrupar datos
relacionados y actuar sobre ellos. Puede crear una lista a partir de datos existentes o crear una
lista en un rango vaco. Al especificar un rango como una lista, puede administrar y analizar
fcilmente los datos, con independencia de los datos externos a la lista.
Excel expone una nueva interfaz de usuario, con su funcionalidad correspondiente, para
rangos designados como listas.
Cada lista de la columna tiene habilitado el Autofiltro de manera predeterminada en la
fila de encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rpidamente los datos.
El borde de lista de color azul oscuro resalta claramente el rango de celdas que forman
la lista.
La fila del marco de la lista que contiene un asterisco se denomina fila de insercin. Al
escribir informacin en esta fila se agregarn datos automticamente a la lista.
Puede agregar una fila Total a la lista. Si hace clic en una celda de la fila Total podr
elegir una de las funciones agregadas de la lista desplegable.
Puede modificar el tamao de la lista arrastrando el controlador de tamao de la
esquina inferior derecha del borde de la lista.
Importar datos:
Consultar datos de pginas Web. Ahora es incluso ms fcil obtener datos actualizables
del Web en Excel para su visualizacin y anlisis. Utilice la nueva interfaz de explorador
para seleccionar visualmente tablas de las pginas Web para importarlas a Excel o
copiar datos de una pgina Web y crear una consulta actualizable. Las consultas Web
incluidas con Excel proporcionan una informacin rpida y precisa, como por ejemplo
cotizaciones de bolsa para sus hojas de clculo. Tambin puede crear consultas Web en
archivos XML (Lenguaje de marcas extensible).
Importar datos. Obtener datos donde los necesite y cuando los necesite es tan fcil
como elegir una opcin y buscar orgenes de datos en el cuadro de dilogo Seleccionar
archivos de origen de datos. Si desea importar datos de un origen de datos remoto,
utilice el Asistente para conexiones de datos para buscar e importar datos de orgenes
tan variados como orgenes de datos de Microsoft SQL Server, ODBC (Conectividad
abierta de bases de datos) y OLAP (Procesamiento analtico con conexin. Los archivos
de conexin de datos de Microsoft Office (.odc) se pueden compartir.
Frmulas y funciones:
Sugerencias para argumentos de funcin. Escriba una funcin en
aparecer una sugerencia adecuada que mostrar todos los argumentos
junto con un vnculo al tema de Ayuda de la funcin.
Funciones recomendadas en el Asistente para funciones. Escriba
utilizando su propio lenguaje, por ejemplo, "Cmo determino el pago
prstamo de un automvil" y el Asistente para funciones devuelve
funciones recomendadas para que pueda realizar la tarea.
una celda y
de la funcin
una consulta
mensual del
una lista de
1
Cortar y pegar ejemplos de referencia de la funcin. Si se pregunta cmo hacer

que los ejemplos de la Ayuda se traduzcan en datos tiles de hojas de clculo, ver que
cortar y pegar los ejemplos de funcin de la Ayuda de Excel es til y le ahorra tiempo.
Ayuda de frmulas basadas en tareas. Los ejemplos reales de problemas numricos
de la vida cotidiana son una parte adicional de la Ayuda muy til.
Ventana Inspeccin. Realice un seguimiento de las celdas y sus frmulas en la barra
de herramientas Ventana Inspeccin, incluso cuando las celdas no estn visibles. Esta
barra de herramientas desplazable realiza un seguimiento de las propiedades de las
celdas, incluidos el libro, hoja de clculo, nombre, celda, valor y frmula.
Funcin Autosuma ampliada. La funcionalidad prctica de la Autosuma
, se ha
ampliado para incluir una lista desplegable de las funciones ms comunes. Por ejemplo,
puede hacer clic en Promedio en la lista para calcular el promedio de un rango
seleccionado o conectar con el Asistente para funciones para obtener ms opciones.
Evaluador de frmulas. Puede ver las distintas partes de una frmula anidada
evaluadas en el orden en que se calcula la frmula utilizando un sencillo cuadro de
dilogo de la barra de herramientas Auditoria de frmulas.
Rastrear celdas precedentes y dependientes con la Auditoria de frmulas.
Utilice la barra de herramientas Auditoria de frmulas para reflejar grficamente, o
rastrear, las relaciones entre las celdas y las frmulas que tengan flechas azules. Puede
rastrear las celdas precedentes o dependientes.
Comprobacin de errores en frmulas. Al igual que un corrector gramatical, Excel
emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las frmulas. Estas reglas
pueden ayudar a encontrar errores comunes. Se pueden activar y desactivar
individualmente.
Formato de hojas y libros:
Fichas de hoja de clculo codificadas por color. Organice su trabajo agregando
colores a las fichas de la hoja de clculo.
Controlar cambios automticos con etiquetas inteligentes. Los botones que
aparecen automticamente en la hoja de clculo pueden ayudar con tareas como
opciones de correccin automtica, opciones de pegado, opciones de relleno
automtico, opciones de insercin y comprobacin de errores en frmulas. Con un clic
de un botn puede elegir entre varias opciones relacionadas con su tarea sin dejar la
hoja de clculo o las celdas en las que est trabajando.
Separar en la barra de herramientas. Se acab la bsqueda de una forma de
separar celdas. Ahora, la funcin de separacin se encuentra en la barra de
herramientas Formato para su comodidad.
Mantener anchos de columna. Si tiene hojas de clculo con anchos de columna
especificados ahora puede pegar informacin de otra hoja de clculo sin perder formato
haciendo clic en el botn Opciones de pegado y despus en Mantener ancho de
columnas de origen.
Dibujo de bordes. Una nueva herramienta de dibujo de bordes permite trazar el
esquema de bordes complejos con poco esfuerzo.
MS CARACTERSTICAS NUEVAS EN EXCEL
Tareas cotidianas:
Buscar y reemplazar. La funcin de bsqueda y sustitucin de Excel incluye nuevas y
excelentes opciones de comparacin de formatos y bsqueda de un libro completo u
hojas de clculo.
Administracin de vnculos. Los cambios en el cuadro de dilogo Modificar vnculos
permiten comprobar el estado de los vnculos en la hoja de clculo y realizar cambios.
Una nueva opcin de libro permite controlar si se actualizan automticamente los
vnculos del libro.
Exploracin de hipervnculos. La seleccin de celdas con hipervnculo se ha

mejorado. Haga clic en el hipervnculo una vez para seguirlo. Haga clic y mantenga
presionado el botn primario del mouse (ratn) para seleccionar la celda.
Enviar un rango. El envo de resmenes e informes quincenales es ms fcil.
Seleccione un rango de la hoja de clculo y haga clic en Correo electrnico en la barra
de herramientas Estndar, escriba una introduccin para el informe y envelo sin
dedicar ms tiempo a la tarea.
Insertar y eliminar columnas al filtrar. Puede insertar y eliminar columnas con la
funcin Autofiltro activada en Excel. Incluso puede deshacer la accin y mantener el
filtro aplicado.
Reproduccin de voz. Opcin que hace que el equipo reproduzca con voz los datos
despus de cada entrada de celda o despus de insertar un rango de celdas; de esta
manera la verificacin de entradas de datos es ms prctica y cmoda. Incluso puede
elegir la voz que utiliza el equipo para leer los datos. Esta funcin slo est disponible
en chino, japons e ingls (EE.UU.).
Imprimir. Si quiere insertar grficos y nombres de archivos en los encabezados y pies
de pgina, con Excel lo puede hacer. Tambin encontrar una til opcin de cambio de
tamao de papel A4 en la ficha Internacional en el men Herramientas, comando
Opciones, que permite ajustar el tamao de la hoja de clculo de tamao A4 si utiliza el
tamao de carta en la impresora.
Etiquetas inteligentes. Cuando las etiquetas inteligentes estn activadas puede
escribir el smbolo financiero de EE.UU. y utilizar Acciones de etiquetas inteligentes para
insertar una cotizacin en la hoja de clculo, obtener ms informacin sobre la
compaa con la que realiza negocios y ms funciones. Tambin puede escribir en una
celda el nombre de alguien a quien recientemente ha enviado un mensaje de correo
electrnico y utilizar la opcin de etiquetas inteligentes para programar una reunin o
agregar el nombre a la lista de contactos, todo sin dejar la hoja de clculo.
Propiedades de elemento en tablas dinmicas. OLAP (Procesamiento analtico con
conexin) es una herramienta eficaz para agregar informacin numrica; ahora puede
anotar los datos con propiedades de elemento para que el almacn de datos tenga an
ms valor.
Volver a publicar. Aquellos que publiquen frecuentemente datos de Excel en el Web
apreciarn las funciones de publicacin en el Web adicionales que permiten volver a
publicar elementos automticamente en pginas Web cuando se guarde un libro con
elementos publicados anteriormente.
Abrir y guardar XML. Con Excel puede abrir y guardar archivos XML (Lenguaje de
marcas extensible), guardar libros completos en formato de hoja de clculo XML y crear
consultas a orgenes de datos XML.
Escritorio digital y componentes Web. Utilice Excel para crear componentes Web
que incluyan el nuevo escritorio digital de su compaa. Por ejemplo, puede crear un
grfico de ventas actualizable para resaltar las contribuciones de su departamento a los
resultados de la compaa.
Proteccin de hojas de clculo. Excel agrega robustez y flexibilidad a la proteccin
contra cambios de los datos en las hojas de clculo y celdas. Puede proteger frmulas y
valores de celdas y permitir la aplicacin de formato a la celda. Tambin puede
garantizar que slo usuarios especficos puedan cambiar celdas.
Funciones especficas de cada idioma. Si no est utilizando la versin de idioma de Microsoft
Office especfica para la que se ha diseado una de estas funciones, la funcin slo estar
disponible si ha instalado Microsoft Office XP Multilingual User Interface Pack o las
Herramientas de correccin de Microsoft Office XP para el idioma especfico. Asimismo, debe
activar la compatibilidad para ese idioma mediante la Configuracin de idioma de Microsoft
Office XP.
Paneles de tareas Office. Las tareas ms habituales de Microsoft Office estn ahora
organizadas en paneles que aparecen ordenados con el documento de Office. Siga
trabajando mientras busca un archivo con el panel de tareas Buscar, seleccione en una
galera elementos para copiar en el panel de tareas Portapapeles Office, y cree
rpidamente nuevos documentos o abra archivos con el panel de tareas que aparece al
ejecutar el programa de Office. Los dems paneles de tareas varan segn el programa
de Office.
Nuevo aspecto. Microsoft Office XP cuenta con una interfaz de aspecto ms claro y
sencillo. Los colores ms suaves tambin contribuyen a renovar el aspecto.
Acceso ms cmodo a la Ayuda. Saque el mximo provecho al Asistente de para
Ayuda en un discreto paquete. Al escribir una pregunta sobre el programa de Office en
el cuadro Formule una pregunta en la barra de mens, ver una lista de opciones y el
tema de Ayuda, independientemente de si usa o no el Ayudante de Office .
Controle las opciones de pegar y cambios automticos con fichas inteligentes.
Nuevos botones ordenados denominados "fichas inteligentes" que le permiten ajustar
de forma inmediata la forma en que se va a pegar la informacin o cmo se van a
escribir los cambios automticos en los programas de Office. Por ejemplo, al copiar
texto desde Microsoft Word a Microsoft PowerPoint, aparece un botn junto al texto.
Haga clic en el botn para ver una lista de opciones para ajustar el formato del texto
que se va a copiar. Las fichas inteligentes y sus opciones asociadas varan segn el
programa de Office
Clip Organizer actualizado. Cientos de imgenes nuevas, una sencilla interfaz de
paneles de tareas, as como las mismas funciones para organizar imgenes y buscar
nuevos elementos artsticos en el Web son parte de Clip Organizer actualizado (antes
Galera de imgenes).
Diagramas conceptuales. Word, Microsoft Excel, y PowerPoint incluyen una nueva
galera de diagramas conceptuales. Elija diagramas como Pirmide para mostrar cmo
se construyen los bloques de una relacin, Radial para mostrar elementos relacionados
con un elemento central y muchos ms.
Comandos de voz y dictado. Adems de utilizar el teclado y el mouse (ratn) ahora
puede seleccionar elementos de mens, barras de herramientas y cuadros de dilogo
con la voz. Tambin puede dictar texto. Esta caracterstica est disponible en las
versiones de Microsoft Office en chino simplificado, ingls (EE.UU.) y japons, y exige
algunos requisitos de hardware especiales.
Compatibilidad para escritura a mano. Puede utilizar el reconocimiento de escritura
a mano para escribir texto en un documento de Office. Puede escribir utilizando un
dispositivo de entrada de escritura a mano - como una tableta de grficos o un tabletPC - o puede escribir con el mouse. La escritura natural se convierte a caracteres
tipogrficos. En Word y Microsoft Outlook, puede elegir dejar el texto en la forma
manuscrita.
Fidelidad mejorada de imgenes y dibujos. En Office XP, Word, Excel, PowerPoint,
Microsoft FrontPage, y Microsoft Publisher utilizan un sistema de grficos mejorado
(GDI+). Con este nuevo sistema de grficos, las formas y el WordArt tienen un
contorno ms suave y niveles ajustables de transparencia con mezcla verdadera. Las
imgenes digitales permanecen ntidas y claras al modificar el tamao.
Accesibilidad. Los programas de Office XP admiten Microsoft Active Accessibility 2.0.
Esta tecnologa aporta mayor eficacia a las ayudas de accesibilidad, como lectores de
pantalla o ampliadores de pantalla.
Buscar impresoras. Si su organizacin usa Microsoft Windows 2000 y el servicio de
directorio Active Directory, puede buscar impresoras en red desde el cuadro de dilogo
Imprimir de los programas de Office XP.
Almacenar documentos con Microsoft Exchange Server 2000. Puede guardar
documentos de Microsoft Office en Exchange Server 2000 y obtener acceso a stos a
travs de los cuadros de dilogo Archivo Abrir, Archivo Nuevo, y Archivo Guardar igual
que con cualquier otro documento de Office.
Documentos y sitios Web:
Destine sus esfuerzos a la publicacin en el Web. Guarde los documentos de
Microsoft Office como pginas Web para las versiones 3.0-6.0 de distintos exploradores
Web y ofrezca a sus lectores la mejor experiencia visual.
Comparta sus documentos Office en el Web. Desde cualquier programa de Office

puede guardar documentos en sitios Web de MSN. Ello le ofrece un espacio de
colaboracin inmediata en el que puede compartir archivos con otras personas.
Guarde un sitio Web como archivo nico. En Microsoft Access, Microsoft Excel,
Microsoft PowerPoint, Microsoft Publisher, y Microsoft Word hay un formato de archivo
Web especial. Dicho formato de archivo le permite guardar todos los elementos de un
sitio Web, incluido texto y grficos, en un archivo nico.
Abra pginas Web de Office para editarlas desde el explorador. Los programas
Office reconocen las pginas HTML que generan. Puede abrir un documento en Office
guardado como pgina Web en el programa donde lo cre, o bien directamente desde
Microsoft Internet Explorer.
Prevencin y recuperacin de errores:
Recuperacin de documentos y apagado seguro. Puede recuperar los documentos
con los que estaba trabajando si el programa detecta un error o no responde. Los
documentos se muestran en el panel de tareas Recuperacin de documentos la prxima
vez que abra el programa.
Modo a prueba de fallos Office. Los programas de Microsoft Office XP pueden
detectar y aislar los problemas de inicio. Puede desviar el problema, ejecutar el
programa en el modo a prueba de fallos y seguir con el trabajo.
Herramienta de informacin sobre bloqueo de Office. Se puede recopilar
informacin de diagnstico sobre los bloqueos del programa y enviarla al departamento
de informtica de su organizacin o a Microsoft, para que los ingenieros puedan corregir
estos problemas y as no vuelvan a interrumpirle.
Seguridad:
Firmas digitales. Puede aplicar una firma digital en archivos de Microsoft Word,
Microsoft Excel, y Microsoft PowerPoint para confirmar que el archivo no se ha alterado.
Proteccin mejorada frente a virus de macros. Los administradores de red pueden
eliminar Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, el lenguaje de programacin de
Microsoft Office, al implementar Office. De este modo se puede reducir la posibilidad de
que se expandan virus a travs de documentos de Office.
1.2
HOJA DE CALCULO
La aparicin de la primera hoja de clculo provoco en el mundo de la informtica una

revolucin de tal magnitud que aun hoy siguen siendo estos paquetes los ms utilizados en
todos los entornos profesionales. Una hoja de calculo es bsicamente un programa (software)
que hace que el ordenador funcione como una tabla de doble entrada (filas / columnas)
dividiendo el espacio en miles de celdas. En estas celdas se insertan datos numricos sobre los
que se pueden realizar infinidad de clculos de modo rpido y fiable. La capacidad de guardar
esta informacin para recuperarla posteriormente, de simular operaciones complejas, de crear
representaciones grficas de los datos y la alta calidad del resultado final hacen incomparable
la utilidad de estos programas con cualquier otro mtodo tradicional de clculo.
La integracin en el entorno Windows de las hojas de calculo ha trado la facilidad y rapidez de
aprendizaje, la integracin con otras aplicaciones (procesadores de textos, programas de
diseo, etc.) avanzadas, posibilidades de edicin como: la posibilidad de utilizar infinitos tipos
de letra, colores, grficos, etc. adems las ultimas versiones incorporan nuevas utilidades:
hojas tridimensionales, orientacin al objeto, presentaciones, lenguaje de programacin, etc.
1.3
TERMINOLOGA BSICA DE EXCEL
Excel utiliza su propia terminologa, aunque esta es similar al resto de Hojas de Calculo que
existen en el mercado. Los trminos que constantemente oiremos son los de celda, fila,
columna, rango, libro,...
Aunque habitualmente denominamos Hoja de Calculo al entorno de trabajo, este trmino no es
del todo correcto pues desde la versin 5.0 de Excel el trabajo se realiza a travs de Libros,
estos estn compuestos inicialmente por 3 hojas, pudiendo variar este numero, indicando un
mximo de 255.
La hoja de clculo es la unidad mnima en la que podemos trabajar dentro de Excel.
1.4
COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL
Para iniciar Excel haremos un clic en el botn

INICIO de la barra de tareas, a continuacin
seleccionamos la opcin PROGRAMAS, y por
ultimo haremos un clic en la opcin Microsoft
Excel
Podemos crear un icono de acceso directo a la aplicacin desde el escritorio de Windows, este
nos permita acceder de forma rpida a Excel, bastar con hacer doble clic sobre el mismo.
1.5
ELEMENTOS DE LA PANTALLA
Al iniciar la aplicacin nos encontramos con la ventana principal de Excel. Esta venta mantiene
la configuracin habitual de todas las aplicaciones Windows, e incluye los elementos tpicos de
las mismas con algn elemento especifico del trabajo con Excel.
BARRA DE TTULO: Aparece en la parte superior de la ventana, incluye el nombre de

la aplicacin y el nombre del Libro abierto en ese momento, por defecto, Excel asigna el
nombre de Libro1, si el usuario aun no ha dado nombre al libro
BARRA DE MENS: Aparece debajo de la barra de ttulo ,incluye todas las opciones de
trabajo de que dispone el programa, al desplegar cualquiera de ellas, se muestran las
rdenes o comandos incluidos en cada men, para ello bastar con hacer un clic sobre
la opcin deseada.
BARRAS DE HERRAMIENTAS: Por defecto Excel muestra dos barras (Estndar y
Formato). Las mismas incluyen en forma de botones las opciones de trabajo ms
comunes. Existen otras barras de herramientas especficas (Dibujo, Tabla Dinmica,
Grficos), que el usuario puede mostrar y ocultar en pantalla. Igualmente podemos
fcilmente crear nuestras propias barras de herramientas.
BARRA DE FRMULAS: Muestra el indicador de direccin de celda (celda activa) y el
cuadro para entrada de datos.
BARRA DE ESTADO: Ofrece informacin acerca de los comandos activados o de las
operaciones que en ese momento se estn realizando.
REA DEL DOCUMENTO: La parte de la ventana destinada a introducir los datos.
COLUMNAS, FILAS Y HOJAS: Situadas alrededor del rea de trabajo, muestran los
nombres de cada uno de estos elementos. Las columnas quedan definidas con la letras
del abecedario y las filas con numeradas desde el 1 hasta el numero 65.536. Desde la
barra de Hojas, podemos acceder a cada una de las hojas de nuestro libro, bastar con
hacer un clic sobre la ficha de hoja correspondiente.
Podremos mostrar u ocultar la mayora de elementos que se aparecen en la ventana principal,
desde la opcin de men HERRAMIENTAS + OPCIONES, seleccionando la ficha Ver, o bien
desde la opcin de men VER combinado con el elemento que se desea mostrar u ocultar.
1.6
BARRA DE MENU
Esta barra incluye todas las opciones de trabajo de que dispone Excel. Cada una de estas
opciones incluye a su vez todas las ordenes o comandos que permiten realizar el trabajo con la
aplicacin.
Para activar cualquier opcin de men, disponemos de dos opciones:
CON EL RATN: Bastar con hacer un clic sobre la opcin de men deseada, aparece
una lista de opciones que muestra los comandos u ordenes disponibles en dicho men.
Seleccionamos el comando deseado haciendo un clic sobre el mismo.
CON EL TECLADO: Pulsaremos la tecla ALT, a continuacin, la tecla de la letra que
aparece subrayada en dicha opcin de men, de esta forma se despliega dicha opcin,
mostrando todas sus ordenes o comandos. Con las teclas de Movimiento podremos
desplazarnos por dicho men y seleccionar el comando deseado, tambin se podr
pulsar la tecla de la letra que aparece subrayada en dicho comando
Algunas opciones de men, muestran la tecla o combinacin de
teclas que permiten ejecutar dicha opcin, por ejemplo para Abrir
un documento podemos utilizar la combinacin de Teclas
CONTROL+A, de esta forma podremos ejecutar algunos comandos
de forma rpida
Una opcin de men seguida de tres puntos implica que al ejecutar
la misma aparece un cuadro de dialogo que solicita informacin
necesaria para su ejecucin. Ejemplo: al seleccionar la opcin de
men INSERTAR + CELDAS, aparece la siguiente ventana:
Cuando una opcin de men aparece atenuada, no podremos
ejecutar la misma en ese momento.
Algunas opciones de men muestran una pequea flecha en su
derecha, que indica que dicha opcin incluye a su vez otros
comandos u opciones
Por ltimo algunas opciones de men muestran un pequeo dibujo, que representa el botn de
la barra de herramientas que ejecuta dicha opcin.
1.7
AREA DE TRABAJO
Cada libro de Excel presenta una ventana con unas caractersticas especficas. En esta
aparecen los diferentes elementos que componen una hoja de clculo.
Un libro en Excel esta formado por un numero determinado de hojas de calculo, el numero
mximo de hojas que puede contener un libro es 255; podremos indicar al programa el
numero de hojas que deseamos que aparezcan en cada nuevo libro.
Los elementos principales de un libro en Excel son los siguientes:

ENCABEZADO DE COLUMNAS: Aparece situada en la parte superior y muestra, cada
una de las columnas que hay dentro de una hoja de calculo, nombradas mediante letras
que siguen un orden alfabtico. Al llegar a la columna Z, el nombre de las mismas se
constituye por dos letras, en total se incluyen 256 columnas, la ultima de ellas es la IV.
ENCABEZADO DE FILAS: Aparece en el margen izquierdo de la ventana y en ella se
muestran cada una de las filas de la hoja, en este caso numeradas desde la primera,
con el nmero 1, hasta la ltima con el nmero 65536.
SOLAPAS DE HOJAS: Presenta en forma de pestaas los nombres de las diferentes

hojas de calculo de un libro de trabajo. Las hojas aparecen nombradas mediante letras
que siguen, como en el caso de las columnas un orden alfabtico. Podremos modificar el
nombre de cada hoja de clculo.
CELDA ACTIVA: Una de las celdas de la hoja aparece bordeada con una lnea ms
gruesa que el resto, esta es la celda activa, en esta celda se incorporan los datos al
teclearlos.
BARRAS DE DESPLAZAMIENTO: Permiten visualizar las partes de la hoja que no se
pueden ver en la pantalla. Aparecen situadas en la parte inferior y en el lateral derecho
de la ventana.
1.8
TRABAJAR CON LA AYUDA
Microsoft EXCEL pone a disposicin de todos sus usuarios una ayuda mediante la cual podemos
obtener informacin sobre las dudas o situaciones que puedan ocurrir durante la elaboracin
de nuestros documentos. Podemos acceder a la ayuda de diferentes formas:
Seleccionamos el men Ayuda ( ? ) Ayuda de Microsoft, o bien pulsamos
directamente el botn Ayuda de Microsoft de la Barra de herramientas Estndar,
apareciendo el cuadro de dilogo Ayuda de Microsoft en el que podemos distinguir tres
fichas:
Contenido: Esta ficha nos muestra una lista con los diferentes temas que podemos
consultar, agrupados por materias. Al hacer clic a la izquierda de un tema podemos ver
su contenido, es decir, expandimos ese tema para ver los diferentes apartados que
contiene. Para consultar cualquiera de los apartados de un tema bastar con
seleccionarlo, haciendo un simple clic sobre l.
Asistente para Ayuda: Esta ficha nos permite buscar

un tema indicando una serie de palabras clave a
travs de las cuales el programa realizar la bsqueda
de todos los temas relacionados.
ndice: Desde esta ficha podemos ver una lista de
entradas de los temas de ayuda ordenada
alfabticamente.
Tambin podemos seleccionar el men Ayuda (?) Qu es esto?. Al seleccionar esta opcin el
programa nos mostrar informacin acerca de la
utilidad de la opcin o el icono sobre el que
pinchemos. A continuacin podemos ver un ejemplo:
10
Incluso otra alternativa es la de colocarnos sobre la opcin de la que nos interese consultar la
ayuda y pulsar la tecla de funcin F1.
1.9
SALIR DE EXCEL
Para cerrar Excel disponemos de varias opciones que de forma

general podemos utilizar en todas las aplicaciones Windows.
Desde la opcin de men ARCHIVO+SALIR.
Desde la opcin Cerrar, disponible en el Botn de Men de
control de la aplicacin.
Si previamente no se guardo el libro sobre el que se ha trabajado y siempre que se hayan

realizado cambios sobre el mismo, aparece una ventana que indica si queremos guardar dichos
cambios.
11
CAPTULO 2: TRABAJAR CON LA HOJA

DE CALCULO
2.1
MOVERNOS POR LA HOJA
Excel nos proporciona en cada hoja de calculo 256 columnas y 65.536 filas, y 256 hojas como
mximo en el mimo libro.
Excel asigna una letra a cada columna consecutivamente para identificarlas ( o dos letras), es
decir desde la columna A hasta la IV. Del mismo modo asigna un nmero a las filas, desde el 1
hasta el 65.536. Las hojas del libro reciben tambin una letra del mismo modo que las
columnas.
Dentro de una hoja de calculo siempre habr una celda activa, que es el lugar de la hoja donde
se introduce la informacin al escribir la misma con el teclado. Esta se visualiza en con un
pequeo recuadro alrededor. La parte izquierda de la barra de formulas indicar siempre que
celda es la activa en una hoja.
El nombre o direccin que permite identificar cada una de las celdas que aparecen en una hoja
estar formado, por la unin del nombre de la columna mas el nombre de la fila en que se
encuentre, por ejemplo:
H3
B19
F56
Podemos desplazarnos por las diferentes celdas de una hoja e ir introduciendo los datos en
cada una de ellas.
Disponemos de diversas formas para realizar el movimiento por las celdas.
CON EL RATN:
Haciendo un clic sobre la celda que se queremos activar.
La ventana de la hoja de calculo nos impide visualizar, dado su tamao, todas
las celdas que se incluyen en la misma, con las barras de desplazamiento
podremos visualizar todas las celdas de la hoja.
CON EL TECLADO:
Disponemos de una gran cantidad de posibilidades de movimiento con el teclado.
Utilizando las teclas de movimiento del cursor, se desplaza la celda activa de una
celda a otra, en la direccin de la flecha.
Celda siguiente a la derecha
Celda siguiente a la izquierda
Celda siguiente hacia abajo
Celda siguiente hacia arriba
12
La tecla INICIO desplaza la celda activa a la primera columna de la fila en que no

encontramos.
La tecla AvPg desplaza la celda activa a la ltima fila de la columna que se visualiza en
pantalla.
La tecla RePg desplaza la celda activa de forma idntica pero en sentido contrario,
hacia arriba.
La combinacin de teclas ALT+AvPg desplaza la celda activa a la ltima columna de la
fila que se visualiza en pantalla.
La combinacin de teclas ALT+RePg realiza idntico desplazamiento en sentido
contrario, hacia la izquierda.
La combinacin de teclas CONTROL+INICIO, desplaza la celda activa a la primera celda
de una hoja.
CONTROL+Flecha derecha desplaza la celda activa a la ltima columna de la fila donde
nos encontramos.
CONTROL+Flecha izquierda, desplaza la celda activa a la primera columna de la fial
donde nos encontramos.
La combinacin de teclas CONTROL + AvPg o RePg, activa hacia la derecha o hacia la
izquierda cada una de las hojas de un Libro.
Para realizar movimientos mas especficos,
concretamente para desplazarnos a la celda de la
hoja que decidamos, disponemos de la opcin de
men EDICIN+IR A:
En el cuadro REFERENCIA escribiremos la direccin o
nombre de la celda que se desea activar, cualquiera que
sea, pulsando a continuacin sobre el botn Aceptar.
Desde esta misma ventana podremos localizar celdas
con un contenido especifico,
pulsando el botn
ESPECIAL que muestra una nueva ventana que permite
especificar parmetros para realizar la bsqueda.
Por ultimo disponemos de una posibilidad de desplazamiento, utilizando la Barra de Frmulas,

y escribiendo sobre el Cuadro de Direccin, la direccin de la celda que se desea activar.
2.2
RANGOS
Un rango es un conjunto o bloques de celdas contiguas dentro de una hoja. Excel permite
seleccionar bloques de celdas, sobre los que podremos realizar diversas operaciones.
13
Excel identifica un bloque de celdas mediante un nombre que esta formado por la direccin de
celda de la esquina del bloque y la direccin de celda de la esquina opuesta, separado con dos
puntos, por ejemplo B2:H7. Una sola fila se identifica con el nombre de la misma, seguido de
dos puntos, y de nuevo el nombre de la columna A:A, de igual manera para las filas, 2:2.
El bloque de celdas seleccionada presenta un color diferente al del resto de las celdas de la
hoja. La seleccin de bloque se desactiva haciendo clic con el ratn en cualquier lugar de la
hoja.
Para realizar la seleccin de celdas podemos utilizar, como en todas las opciones del programa,
diversas opciones.
CON EL RATN:
Seleccionar un bloque: Posicionamos el puntero del ratn en la primera celda
del bloque arrastramos hasta la ultima celda, y al soltar el bloque queda
seleccionado.
Seleccionar una columna: Haremos un clic en el encabezado de la columna
que se desea seleccionar.
Seleccionar una fila: Haremos un clic en el encabezado
de la fila que se desea seleccionar.
Seleccionar toda una hoja. Haremos clic sobre el
botn Seleccionar todo situado entre el encabezado de
filas y el encabezado de columnas.
CON EL TECLADO:
Seleccionar un bloque: Activamos la primera celda del bloque, a continuacin
pulsamos la tecla Maysculas, sin soltar, nos desplazamos con las teclas de
movimiento del cursor, de esta manera se va seleccionando el bloque en la
direccin deseada.
La opcin de men EDICIN+IR A, permite seleccionar una sola celda o un bloque.
Por ltimo mencionar que se podr seleccionar celdas o bloques no contiguos dentro de una
misma hoja, para realizar esta seleccin deberemos mantener pulsada la tecla CONTROL y a
continuacin seleccionar, con el ratn, los bloques deseados
14
2.3
NOMBRE DE CELDA Y BLOQUE
En algn caso nos puede interesar

utilizar un bloque o celda para
realizar varias operaciones, por
ejemplo en un bloque de celdas
almacenamos las edades de diversas
personas, y sobre estos datos
queremos
calcular
la
media
aritmtica, la desviacin estndar,
realizar un grfico, etc.. Para facilitar
la
utilizacin
de
estos
datos
podremos asignar un nombre a este
bloque en lugar de utilizar el nombre
real del mismo. En el ejemplo
anterior podramos llamar al bloque
Edades.
Para asignar nombre a una celda o bloque de celdas, seleccionamos las mismas y a
continuacin activamos la opcin de men INSERTAR+NOMBRE+DEFINIR, aparece la siguiente
ventana:
En el cuadro Nombres en el libro:, escribiremos el nombre que queremos dar al bloque o celda,
sustituyendo el nombre que da Excel a la celda o bloque de celdas seleccionado, haciendo un
clic en el botn Agregar, y pulsando finalmente Aceptar.
Al mantener seleccionado el bloque o la celda a la que
damos nombre en el Cuadro de nombre de la barra de
entrada de datos, visualizaremos el nombre del mismo.
Desde este mismo cuadro podemos asignar nombre a
una celda o bloque, basta con seleccionarlo y editar el
cuadro de nombre haciendo un clic sobre el mismo, a
continuacin se escribir el nombre.
2.4
TIPOS DE DATOS
Para escribir cualquier dato dentro de una celda en primer lugar debemos activar la misma,
haciendo un clic sobre ella.
Al comenzar a escribir dentro de la celda activa, la barra de Frmulas cambia su aspecto en la
lnea de entrada de datos aparecen los datos que se introducen en la celda y aparecen tres
nuevos botones.
CANCELAR. Permite cancelar la introduccin o modificacin de lo escrito en una celda.
Esta opcin podr ejecutarse con la tecla ESCAPE.
INTRODUCIR. Con este botn aceptamos el contenido de lo escrito, aadiendo el
mismo en la celda. La mima funcin se ejecuta con la tecla INTRO.
MODIFICAR FORMULA. Inserta el carcter =, dentro de la celda para escribir una
formula.
Los datos de la hoja de calculo por tanto se almacenan dentro de cada una de las celdas de la
hoja.
15
Podemos trabajar con los siguientes tipos de datos.

TEXTO. Normalmente sern ttulos que se introducen dentro de una celda, se considera
texto cualquier carcter. Aparecen alineados a la izquierda dentro de la celda.
NUMRICOS. Todos los caracteres numricos. Caracteres especiales que se utilizan
como operadores matemticos, +, -, =, etc. para introducir un nmero dentro de una
celda como un carcter tipo texto el mismo deber aparecer entre comillas. Estos
caracteres por defecto se alinean en la celda a la derecha
FECHAS Y HORAS. Este tipo de datos tiene una sintaxis especial
Fecha se deber introducir con el formato siguiente: 9/05/98 o 9-05-98.
Hora se introduce con el siguiente formato: 1:04:54 0 1:05.
FRMULAS. Es tipo de datos permiten la realizacin de clculos dentro de una hoja,
estarn formados por una combinacin de valores numricos; direcciones de celda y
caracteres especiales.
Los caracteres utilizados como operadores matemticos en las formulas son los siguientes:
Operadores matemticos:
+
*
/
^
%
Sumar.
Restar.
Multiplicar.
Dividir.
Exponente.
Porcentaje.
Operadores Lgicos:
=
<
>
<=
>=
<>
Igual.
Menor.
Mayor.
Menor o igual.
Mayor o igual.
Distinto.
Las formulas son evaluadas por Excel de izquierda a derecha, no obstante se mantendr una
jerarqua de operaciones que permite que unas se realicen antes que otras.
()
%
^
*y/
+yPara comenzar a escribir una formula en Excel el primer carcter de la celda debe ser el signo
=, seguido de la combinacin de operadores y datos que constituyen la operacin.
Por ejemplo:
=B2+D4
=B1^5
=7%*1000
=3+45
FUNCIONES. Son datos tipo frmula especial, que permiten realizar operaciones de
calculo complejas, predefinidas por Excel.
16
2.5
BORRAR Y MODIFICAR DATOS EN UNA CELDA

BORRAR. Para eliminar el contenido de una o varias celdas.
En primer lugar, se selecciona la celda o el bloque y a continuacin se dispone de varias

opciones para eliminar su contenido.
Pulsar la tecla SUPRIMIR.
Con la opcin de men EDICIN + BORRAR.
Esta opcin incluye a su vez varios comandos.
TODO: Borra contenidos, formatos y comentarios.
FORMATOS: Borra formatos, no contenidos.
CONTENIDO: Borra contenidos y mantiene formatos.
COMENTARIOS: Borra comentarios.
Pulsando el botn derecho del ratn (men contextual) sobre la celda o bloque, aparece una
opcin que permite borrar contenido.
MODIFICAR. Para cambiar el contenido de una celda.
Excel permite editar el contenido de una celda para modificar su contenido sin necesidad de
volver a escribir el mismo.
Hacer doble clic sobre la celda que se desea modificar incorpora en su interior el cursor con el
cual se podr escribir de nuevo sobre el texto.
Tambin pulsando en la lnea de entrada de datos con el puntero del ratn, aparece el cursor
que permite modificar datos.
2.6
GESTIN DE LIBROS
2.6.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO

Al iniciar el trabajo con Excel se incorpora, por defecto, un nuevo Libro en blanco en la
ventana.
Cuando se desea incorporar un nuevo Libro en la ventana de trabajo se dispone de varias
opciones:
Utilizando la opcin de men ARCHIVO + NUEVO, aparece la siguiente ventana en el panel de
tareas:
Selecciona nuevo documento en blanco.
Selecciona nuevo a partir de un documento existente.
Selecciona nuevo a partir de plantillas.
17
Tambin podemos hacerlo desde la barra de herramientas con el botn

correspondiente. Excel aportara una hoja nueva de clculo de forma rpida.
2.6.2 GUARDAR UN LIBRO

Una vez realizado sobre el Libro el trabajo, debemos guardar el mismo.
Si es la primera vez que se guarda el Libro, deberemos indicar la unidad o carpeta, donde se
desea guardar y asignar un nombre al mismo. Los Libros creados en Excel recibirn la
extensin XLS.
Se dispone de distintas opciones para guardar el LIBRO:
Men ARCHIVO + GUARDAR
Men ARCHIVO + GUARDAR COMO
Desde el botn de la barra de herramientas.
Siempre que cerramos un fichero no guardado previamente.
18
En la parte superior de la ventana se debe indicar el lugar en que se desea guardar

dicho Libro, mediante la lista desplegable que incorpora dicho cuadro se podr
seleccionar la unidad deseada.
A continuacin en Nombre del archivo, se escribir el nombre que se asignar al Libro.
Por ultimo haremos un clic sobre el botn Guardar.
Si el documento fue guardado con anterioridad la funcionalidad de las tres opciones varia, al
seleccionar la opcin ARCHIVO+GUARDAR, o el botn Guardar de la barra de herramientas,
automticamente el programa guarda las modificaciones que se hayan realizado sobre el Libro
abierto, sin necesidad de especificar la unidad o carpeta donde se desea almacenar el mismo.
La opcin de men ARCHIVO + GUARDAR COMO, nos llevar de nuevo a la ventana anterior,
permitiendo en este caso guardar el Libro en una nueva unidad o carpeta o bien asignar un
nuevo nombre al mismo.
2.6.3 ABRIR UN LIBRO
Dicha opcin permite incorporar en pantalla el contenido de un Libro guardado con
anterioridad, permitiendo al usuario realizar sobre el mismo modificaciones o cambios.
Disponemos de dos opciones para Abrir un Libro:
Mediante la opcin de men ARCHIVO + ABRIR.
Mediante el botn de la barra de herramientas Abrir,
19
Cualquiera de estas opciones presenta en pantalla la siguiente ventana:
En el cuadro Buscar en, se debe localizar la unidad o carpeta donde se encuentra dicho Libro,
mediante la lista desplegable que le acompaa, se podr seleccionar dicha unidad, una vez
seleccionada, el cuadro inferior mostrar todos los documentos que contiene. Por ultimo se
selecciona el Libro deseado y se hace un clic en el botn Abrir o doble clic sobre el icono del
Libro.
Esta ventana incorpora una serie de opciones que ayudan a localizar el Libro que se quiere
abrir, por fecha, por tipo, por tamao, etc., y buscar el mismo si se desconoce su ubicacin
exacta.
20
Ejercicio 1: Guardar un libro

INSTRUCCIONES:
Rellenar la siguiente hoja de datos, calculando mediante el uso de formulas las columna y
fila de totales. Guarda el libro en tu disco duro, con el nombre de MATRICULACIN.
21
CAPTULO 3: FORMATOS
Las opciones de Formato permiten modificar la apariencia de los datos que se introducen en
una hoja.
Los formatos se aplican sobre los datos, dependiendo del tipo de datos del que se trate,
podrn aplicarse bordes y sombreados, modificar los altos y anchos de las filas y columnas,
proteger celdas, etc
3.1
FORMATO NUMERICO
Todas las posibilidades de formatos aparecen agrupados en la opcin de men FORMATO +

CELDAS, que muestra en una ventana todas las opciones disponibles.
Esta ventana presenta seis fichas diferentes con todos las opciones de formatos. Para activar
cada una de ellas, basta con hacer un clic sobre la pestaa deseada.
22
3.1.1 FORMATO NUMERICO

Agrupa todas las opciones de formato que se pueden aplicar sobre datos numricos. Las
opciones de formato ms comunes podrn ejecutarse desde los botones de la barra de
herramientas Formato.
GENERAL. No presenta un formato especifico de nmero, este formato permite
visualizar los datos tal como se escriben en la celda.
NMERO. Permite visualizar los caracteres numricos con posiciones decimales y con
separador de miles. No obstante al escribir un nmero en una celda el usuario podr
escribir tanto los decimales como los separadores de miles.
MONEDA. Formato similar al Formato Nmero, permite introducir el smbolo de la
moneda utilizada.
CONTABILIDAD. Idntico al formato Moneda, alinea los smbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Las anteriores opciones de formato estn disponibles en la barra de herramientas Formato, en
los siguientes botones.
Estilo moneda.
Estilo euro.
Estilo porcentual.
Estilo millares.
Aumentar decimales.
Disminuir decimales.
FECHA. Ofrece diferentes formatos de visualizacin de los datos tipo fecha introducidos
en una celda, por ejemplo:
Diciembre 12, 1999
Dic, 1999
HORA. ofrece diferentes formatos de visualizacin de los datos tipo hora introducidos
en una celda, por ejemplo:
13:30
1:30 PM
PORCENTAJE. Multiplica un valor numrico por 100 y aade el carcter por ciento, %.
Esta opcin aparece en el botn Estilo porcentual de la barra de herramientas Formato,
mencionado con anterioridad.
FRACCIN. Permite aplicar formatos a los datos fraccionarios de una celda.
CIENTFICA. Presenta los datos numricos en forma de producto de un valor por una
potencia de 10, redondeando los nmeros. Se aplica sobre datos numricos muy
grandes.
TEXTO. Las celdas con este formato, son tratadas como texto aunque el contenido de
las mismas sean nmeros.
ESPECIAL. Para datos especficos, telfonos, cdigos postales, etc. Son tiles para
hacer un seguimiento de valores de listas y de bases de datos.
PERSONALIZADA. Permite crear al usuario formatos propios, mediante el uso de
caracteres especiales.
23
3.1.2 ALINEACION
Dicha opcin de men se activa tambin desde la ventana de Formatos, seleccionando la
pestaa Alineacin. Permite alinear el contenido dentro de una celda.
La ventana de alineacin es la siguiente
ALINEACIN DEL TEXTO.
Cambia la alineacin vertical u
horizontal del contenido de la
celda, segn el criterio del
usuario. A travs de dos listas
despegables que permiten
seleccionar esta alineacin,
general, centrar, derecha,
justificar, etc. Mediante la
barra
de
herramientas
formatos, se podrn realizar
algunas de las alienaciones
horizontales ms comunes.
CENTRAR,
Centra
el
contenido de la celda.
ALINEAR A LA IZQUIERDA,
Presenta los datos de una
celda alineados a la izquierda.
ALINEAR A LA DERECHA,
Presenta los datos de una
celda alineados a la derecha.
COMBINAR Y CENTRAR,
Combina dos o ms celdas
contiguas para crear una sola,
centrando su contenido.
En el cuadro Control de Texto, aparecen tres opciones de formato, que
podrn activarse pulsando sobre el cuadro de verificacin que aparece
delante de ellas.
AJUSTAR TEXTO. Ajusta el texto en la celda en varias lneas.
REDUCIR HASTA AJUSTAR. Reduce el tamao de los caracteres de
la celda para ajustar los mismos a la anchura de esta.
COMBINAR CELDA. Combina dos o ms celdas contiguas creando
una nica celda.
El cuadro de Orientacin, permite orientar el contenido dentro de una celda
de forma vertical o estableciendo el grado de giro deseado.
Este giro se establece determinando los grados deseados en el cuadro Grados, o bien pulsando
sobre la Flecha de giro y movindola hasta el punto de giro deseado.
3.1.3 FUENTE
Incluido en la opcin de men FORMATO+CELDAS, dentro de la pestaa de Fuentes.
24
FUENTE muestra algunos de los atributos que se pueden aplicar, Tipos de Fuente,
Estilo de fuente y Tamao, incorporando adems algunos atributos especiales.
Presenta la siguiente ventana:
FUENTE: En este cuadro se podr seleccionar el tipo de letra que se desea aplicar
sobre los datos de la celda o celdas.
ESTILOS: Se podr aplicar a la fuente diferentes estilos como negrita, cursiva, etc.
TAMAO: Permite establecer el tamao de la fuente.
SUBRAYADO: Incluye en una lista despegable diferentes opciones de subrayado, doble
subrayado, simple, etc., que podrn aplicarse sobre el contenido de la celda.
COLOR: Presenta las diferentes opciones de color que se pueden aplicar sobre los
datos.
EFECTOS: Incluye algunos efectos especiales que se pueden aplicar sobre los datos,
tachado, superndices, subndice.
En la parte inferior derecha de la ventana en el cuadro Vista Previa, se ofrece una muestra de
los atributos que se aplican en las opciones de formato.
La barra de herramientas incluye la posibilidad de aplicar las opciones de formato ms
comunes incluidas en esta ventana.
25
3.1.4 BORDES
Esta opcin de formato permite crear lneas y sombreados, que resaltan determinados lugares
de la hoja.
En primer lugar se deber seleccionar la celda o bloques de celdas sobre las que se desea
aplicar el formato.
A continuacin se selecciona la opcin de men FORMATO + CELDAS, y se activa la pestaa
Bordes. Aparece la siguiente ventana en la pantalla:
PREESTABLECIDOS. Incluye una serie de trazados de lneas, que se aplicaran
haciendo un clic con el ratn sobre el mismo.
CONTORNO. Agrega un trazado de lneas alrededor del bloque de celdas o de la celda
seleccionada.
NINGUNO. Elimina el trazado de lneas del bloque o celda seleccionado.
INTERIOR. Solo podr aplicarse sobre un bloque, agrega un trazado de lneas
interiores en este.
BORDE. Incluye en forma de botones todas las opciones de trazado de lneas de forma
individualizada. Borde inferior, borde superior, interior, derecho, izquierdo, interior
horizontal, interior vertical, etc. Haciendo un clic en cada uno de estos botones se podr
establecer el trazado de lneas especfico que desee el usuario.
LNEAS, ESTILOS. Permite seleccionar el tipo de lnea que se desea aplicar.
COLOR. Incluye los diferentes colores que pueden aplicarse a las lneas de bordes.
La barra de herramientas Formato incluye un botn denominado Bordes, desde el cual se
podrn aplicar los bordes sobre las celdas. Este botn lleva asociada otra barra denominada
Bordes, que incluye en forma de botones todos los tipos de bordes antes mencionados.
26
3.1.5 TRAMAS
Esta opcin de formato permite aplicar un determinado color sobre la celda o celdas
seleccionadas.
Se activa con la opcin de men FORMATO + CELDAS, seleccionando la pestaa Tramas,
aparece en la pantalla la siguiente ventana:
COLOR. Permite seleccionar el color que se desea utilizar como relleno.
TRAMA. Incorpora diferentes estilos de relleno.
MUESTRA En este recuadro visualizamos de forma previa la trama.
3.2
FORMATO DE FILAS
Mediante esta opcin de formato, se podr modificar el aspecto de las filas.

Todos los formatos de filas aparecen incluidos en la opcin de men FORMATOS + FILAS, que
incorpora un submen con todas las posibilidades.
27
ALTO: desde esta opcin de men se puede modificar el alto de una columna, en
primer lugar se deber seleccionar la misma, a continuacin activar esta opcin,
aparece la siguiente ventana
Por defecto Excel fija la altura de las filas en 12,75 puntos, el
usuario podr modificar la altura en el cuadro Alto de fila,
pudiendo aplicar valores desde 0 hasta 409 puntos.
Tambin podr modificarse la altura de la fila directamente desde
la hoja.
Posicionando el puntero del ratn entre la lnea divisoria de filas en el encabezado de filas, este
cambia de forma y aparece una doble flecha, arrastrando podr modificarse la altura.
AUTOAJUSTAR: ajusta la altura de la fila en funcin de la altura de fila ms alta de
una seleccin.
MOSTRAR/OCULTAR. Oculta o muestra las filas seleccionadas en la hoja, esta opcin
no elimina las filas.
3.3
FORMATO DE COLUMNAS
Modifica el aspecto de las columnas de una hoja de clculo.

Todas las opciones de formato aparecen recogidas en la opcin de men FORMATO +
COLUMNA, que a su vez incluye un submen con todas las opciones disponibles.
ANCHO. Permite modificar el ancho de la columna, seleccionamos en primer lugar la
columna que se desea modificar, y activamos la opcin de men, aparece la siguiente
ventana:
Por defecto Excel fija el ancho de la columna en 10,71 puntos, es este cuadro el usuario podr
escribir el ancho que desea aplicar.
Esta opcin podr ser modificada directamente desde la hoja, posicionando el puntero del
ratn en la lnea divisoria de columnas, en el encabezado de columnas, este toma la forma de
flecha de doble punta, arrastrando podr modificarse el ancho.
AUTOAJUSTAR A LA SELECCIN. Establece un ancho de columna automtico, de tal
forma que permita visualizar el contenido de las celdas de la columna.
MOSTRAR/OCULTAR. Oculta o muestra las columnas seleccionadas en la hoja.
ANCHO ESTNDAR DE LA COLUMNA. Cumple una funcin similar a la opcin Ancho.
El valor que por defecto da Excel a una columna ser de 10, 71 puntos, el usuario podr
modificar este valor entre 0 y 255 puntos.
28
3.4
AUTOFORMATO
Excel incorpora una serie de autoformatos preestablecidos que el usuario podr aplicar sobre la
hoja.
En primer lugar seleccionara el bloque de celdas sobre las cuales se desea aplicar, a
continuacin se activa la opcin de men FORMATOS + AUTOFORMATO.
En el cuadro Formatos de tabla aparecen todas las opciones de autoformatos disponibles en
Excel, en la misma ventana disponemos de una vista previa del formato antes de seleccionarlo.
29
Ejercicio 2: Aplicar formatos

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de clculo calculando laS columnas de SUBTOTALES, TOTALES, Y
los distintos PORCENTAJES. Aplica sobre la misma las diferentes opciones de formato.
30
CAPTULO 4: EDICIN Y CALCULOS
4.1
COPIAR CORTAR Y PEGAR
Una de las posibilidades fundamentales de la hoja de calculo es la de realizar operaciones

complejas y poder aplicar esta misma operacin a una larga lista de valores sin necesidad de
modificar la expresin original
4.1.1 COPIAR
Permite trasladar el contenido de una celda o un bloque seleccionado sin suprimirlo de su
posicin original.
En primer lugar se debe seleccionar la celda o bloque que se quiere copiar.
Una vez seleccionado copiamos el mismo, para realizar esta operacin disponemos de
varias opciones.
Seleccionar la opcin de men EDICIN + COPIAR.
Seleccionar el botn de la barra de herramientas Copiar.
La celda o bloque copiado es enviado en ese momento al PORTAPAPELES de Windows.

31
Posteriormente nos posicionamos en el lugar de la hoja donde deseamos incorporar el

contenido copiado y seleccionamos la opcin Pegar.
La opcin de copiar tambin podr realizarse utilizando el ratn, cuando las celdas donde se
desea copiar sean contiguas a la celda origen.
En primer lugar se selecciona la celda o bloque que se desea copiar.
Posicionar el puntero del ratn en el cuadro de llenado rpido de la celda.
En ese punto el puntero del ratn adopta la forma de cruz, +, arrastrando a
continuacin a todas las celdas donde se quiere copiar el origen y soltando el ratn, se
copia el contenido.
Mediante la combinacin de teclas CTROL+ C para activar la orden copiar y su
complementaria que seria pegar mediante la combinacin CTROL + V.
4.1.2 CORTAR
Esta opcin permite mover el contenido de una celda o un bloque de un lugar a otro del Libro,
o trasladarlo a Libros diferentes.
El funcionamiento es similar al descrito para la opcin COPIAR.
En primer lugar se selecciona el bloque o celda que se
quiere mover.
Una vez seleccionado disponemos de varias opciones
para cortar el mismo
Seleccionar la opcin del men EDICIN + CORTAR.
Seleccionar el botn Cortar de la barra de herramientas
Estndar:
En ese momento el bloque o celda seleccionada desaparece del
documento y se traslada al Portapapeles de Windows.
Nos posicionamos en el lugar de la hoja en donde deseamos
incorporar la parte del documento cortado y seleccionando la
opcin PEGAR, utilizando cualquiera de las dos formas antes
mencionadas, se incorpora el texto en ese lugar del Libro. De
igual manera el mismo permanece en el PORTAPAPELES hasta
el momento en que se vuelva a ejecutar la opcin de COPIAR o
CORTAR.
Mediante la combinacin de teclas CTROL+ X para
activar la orden copiar y su complementaria que seria
pegar mediante la combinacin CTROL + V.
4.1.3 PEGAR
Esta opcin recupera el contenido del PORTAPAPELES de
Windows incorporando el mismo en el lugar deseado, dicho
contenido permanece en el PORTAPAPELES, con lo cual se
podr pegar tantas veces como se quiera.
32
Para ejecutar la opcin de pegado disponemos de diferentes opciones:

Seleccionar la opcin de men EDICIN + PEGAR.
Seleccionar el botn Pegar de la barra de herramientas Estndar
Excel Xp dispone de un portapapeles mltiple que permite al usuario capturar distintas celdas,
textos, grficos, etc a la vez depositando su contenido en cada uno de los 24 portapapeles que
ofrece y descargarlos mediante Pegar de forma consecutiva o por trocitos individuales. Esta
ventaja aportada por Microsoft Office hace que su uso resulte mucho ms cmodo para
cualquier usuario.
4.2
FORMULAS
Una formula combina valores y operadores en una expresin algebraica. El resultado aparece
en la celda que contenga la formula.
Dentro de una celda, podemos escribir una expresin matemtica mezclando valores
numricos y operadores matemticos. Al aceptar una expresin de este tipo en la celda
aparecer el resultado de la operacin, en la lnea de entrada de datos podremos ver la
operacin matemtica tal como fue introducida.
De la misma forma en que se pueden construir operaciones directas en la formula, podremos
construir operaciones con los valores de otras celdas de la hoja, por ejemplo: A1+8-G8, en la
celda veremos el resultado de esta operacin y en la lnea de entrada de datos la formula tal
como fue escrita.
Para escribir una formula dentro de una celda debemos escribir comenzando con un signo
matemtico, normalmente el signo =, aunque podemos igualmente utilizar el signo +.
Para facilitar la introduccin de estas expresiones podemos ayudarnos del ratn, para ello
tenemos que escribir los signos matemticos, es decir las operaciones y parntesis y
seleccionar con el ratn las celdas con las que queremos operar.
Este tipo de expresiones son la esencia de la utilidad de la hoja de calculo, es decir situar los
datos de origen en unas celdas, y las operaciones en otras celdas distintas pero tomando el
valor de esos datos a travs de sus direcciones de celda. Si una vez escritas las formulas
modificamos el valor de los datos originales, la hoja de clculo actualizara automticamente
todas las operaciones, tenindose siempre en pantalla resultados reales. De hecho, este
reclculo se realiza para todo el cuaderno cada vez que aceptamos un contenido en una celda.
Si realizamos una operacin no valida, por ejemplo dividir entre cero, en la

celda aparece un aviso de error, pero la expresin sigue siendo valida
cuando solucionamos el problema, por ejemplo escribimos un valor en la
celda que hace de divisor.
33
4.3
COPIAR FORMULAS
El proceso utilizado para copiar frmulas es el mismo que el utilizado para cualquier tipo de
datos, sin embargo el resultado obtenido ser diferente.
4.3.1 REFERENCIAS
Una referencia permite identificar un bloque o una celda determinada en una hoja de calculo,
mediante su direccin Ejemplo: A1, B2:B5.
Estas direcciones indican a Excel el lugar de la hoja donde localizar determinados valores.
4.3.2 REFERENCIA RELATIVAS
Al copiar formulas con Referencias relativas, Excel cambia las direcciones de bloque o celda,
adaptndose automticamente a la posicin que ocupa la celda que se ha copiado.
Ejemplo:
Al copiar la formula de la celda E4 en el resto de celdas de la columna E Excel actualiza su

contenido en funcin de la nueva posicin de la formula copiada. De forma idntica pasa con la
fila 7 de los totales por mes.
4.3.3 REFERENCIAS ABSOLUTAS
Este tipo de referencias se utilizan cuando se desea copiar formulas y se desea conservar fija
una referencia de celda o bloque. Para fijar una referencia absoluta se utiliza el smbolo del
dlar, $, delante de la letra de la columna y del nmero de la fila.
La definicin de una celda en valor absoluto la realizaremos con la tecla de funciones F4 o
escribiendo en la formula el smbolo de $.
34
Por ejemplo:
4.3.4 REFERENCISA MIXTAS

Este tipo de referencias se utilizan cuando se desea fijar como referencia absoluta solo una
parte de la direccin de celda o bloque, bien sea la columna o la fila. Por ejemplo, B$2+C$2
4.3.5 SERIES
Permite llenar a partir de un valor, una serie de nmeros o fechas, el bloque seleccionado de
forma automtica.
Para crear una serie activamos la opcin de men EDICIN+RELLENAR+SERIES. Aparece la
siguiente ventana en la pantalla:
En el botn SERIES se selecciona el lugar donde se introducir la serie, en filas o

columnas.
TIPO: Permite seleccionar entre los diferentes tipos de series disponibles, Lineal,
Geomtrica, Cronolgica, etc.
En el cuadro INCREMENTO se escribe el nmero en que aumenta o disminuye la serie.
LIMITE: Permite especificar el valor mximo de la serie.
35
4.3.6 LISTAS PERSONALIZADAS

Excel incorpora una serie de listas personalizadas con datos tipo texto, con lo que supone
datos de uso frecuente, por ejemplo los meses del ao, los das de la semana, etc., de tal
forma que con incluir en una celda cualquier dato de esta lista, con el uso del botn de relleno
rpido de la celda se puede trasladar todo el contenido de la lista a otras celdas de la hoja.
El usuario de la aplicacin podr crear sus propias listas de datos.
La opcin de men que contiene esta posibilidad se activa desde el men HERRAMIENTAS+
OPCIONES, pulsando sobre la pestaa de Listas personalizadas.
En el cuadro de listas personalizadas aparecen todas las listas existentes, una de las opciones
se denomina Nueva lista y permite agregar listas desde esta ventana, pulsando sobre esta
opcin y con el botn agregar el usuario podr escribir sus propias listas en entradas de lista.
4.4
BUSCAR Y REMPLAZAR
Estas opciones permiten localizar celdas con texto o nmeros y cambiar su contenido, podrn
utilizarse de forma conjunta.
BUSCAR
Permite localizar celda con el contenido indicado por el usuario. Para activar la
bsqueda se activa la opcin de men EDICIN + BUSCAR, aparece la siguiente
ventana:
En el cuadro Buscar se escribir el contenido que se desea encontrar en la hoja.
A continuacin pulsando en el boto Buscar siguiente, ira localizando a lo largo de
la hoja las celdas que contengan el contenido antes especificado.
REEMPLAZAR
Desde la ventana anterior se podr activar esta opcin pulsando en el botn
Reemplazar, o bien con la opcin de men EDICIN+REEMPLAZAR.
36
La ventana de reemplazar es similar a la de buscar, esta incluye un cuadro donde se incluye el

nuevo texto.
La opcin de reemplazar podra realizarse sobre todo el documento con el Botn Reemplazar
todas, o bien reemplazar solo en alguna celda determinada con la opcin de Buscar siguiente,
y a pulsando a continuacin el botn Reemplazar.
4.5
ORTOGRAFIA
Excel incorpora un corrector ortogrfico que permite realizar una revisin del Libro de trabajo.
Para activar el mismo se selecciona la opcin de men HERRAMIENTAS + ORTOGRAFA,
muestra la siguiente ventana:
El corrector localiza las palabras que no contiene su diccionario y las muestra en el cuadro
ortografa ofreciendo en la parte inferior en el cuadro Sugerencias las posibles soluciones al
error gramatical.
37
Los botones Omitir y Omitir todas se utiliza para mantener en el libro palabras que el corrector
detecta como error pero que para el usuario pueden no serlo.
Cambiar permite corregir el error y sustituirlo por la alguna de las sugerencias que presenta el
corrector.
El botn Agregar permite incorporar en el diccionario de Excel palabras que no contuviera el
mismo.
Autocorreccin realiza el cambio de forma automtica incorporando en la celda la primera de
las sugerencias que ofrece la ortografa.
38
Ejercicio 3: Realizar clculos y aplicar formatos

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de datos. Estima los alumnos matriculados en el curso 2005/2006
sabiendo que:
En
En
En
En
el
el
el
el
curso 2002/2003 creci un 2% con respecto al ao anterior

curo 2003/2004 decreci un 1,5% con respecto al ao anterior
curo 2004/2005 decreci un 1,7% con respecto al ao anterior
curo 2005/2006 crecer un 0,3% con respecto al ao anterior
Por ultimo aplica sobre las celdas los formatos adecuados.
39
CAPTULO 5: FORMATO DE HOJAS
5.1
LAS HOJAS DE CALCULO
Los libros de trabajo son los documentos donde se crean y almacenan los datos, el usuario de
la aplicacin podr determinar el nmero de hojas que desea en cada libro.
Seleccionamos la opcin de men HERRAMIENTAS+OPCIONES, y activamos la ficha General,
aparece en la pantalla la siguiente ventana.
En el cuadro Nmero de hojas en nuevo libro el usuario podr escribir el nmero de hojas que
desea, el nmero mximo de hojas de un Libro son 255.
5.2
DESPLAZAMIENTOS POR LA HOJA
Para activar una hoja determinada de un libro de trabajo, bastar con hacer un clic con el
puntero del ratn sobre la solapa de la hoja deseada.
Si el libro de trabajo incluye un nmero grande de hojas, la ventana del libro solo se
visualizaran aproximadamente las 7 primeras hojas, en este caso el usuario podr desplazarse
por las diferentes pestaas del libro utilizando los botones de desplazamiento situados en el
extremo derecho de la barra de desplazamiento inferior. Esta barra incluye los siguientes
botones.
40
Utilizando los botones en forma de flecha que aparecen en la parte inicial de esta barra,
podemos movernos por las distintas hojas del libro.
5.3
MOVER LAS HOJAS
Para desplazar las hojas de una posicin a otra dentro de un libro, haremos un clic sobre la
pestaa de la hoja que se deseamos mover y arrastraremos la misma sobre la lista de
pestaas del libro, aparece un punto en forma de tringulo que permite identificar el lugar
donde se desea situar la hoja.
5.4
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA
Mediante esta opcin podremos especificar un nombre para cada una de las hojas del libro,
esta opcin facilitar la identificacin de la hoja con su contenido.
Activando la hoja a la cual se desea cambiar de nombre, a continuacin se selecciona la opcin
FORMATO + HOJA + CAMBIAR NOMBRE, la pestaa de la hoja aparece marcada en negro, en
ese momento se podr escribir el nombre de la hoja.
Haciendo un doble clic sobre la pestaa de la hoja, tambin podr modificarse el nombre de la
hoja.
5.5
ELIMINAR E INSERTAR HOJAS
Para insertar mas hojas en el libro, se activa la opcin de men INSERTAR + HOJA, y
automticamente se incorpora una nueva hoja a la derecha de la hoja activa en ese momento.
41
Para eliminar una o varias hojas, se seleccionan estas

y se activa la opcin de men EDICIN +ELIMINAR
HOJA.
Tambin podemos actuar con el botn derecho del

ratn.
5.6
OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA
Podremos ocultar la hoja activa de un libro en

Excel, la hoja permanecer abierta y se podr
tener acceso a ella desde otras hojas, pero no se
ver. No se puede ocultar la hoja de un libro si es
la nica visible.
Para ocultar la hoja activa, seleccionaremos la
opcin de men FORMATO+HOJA+OCULTAR, de
forma automtica dejaremos de ver esta en
nuestro libro de trabajo.
Si queremos volver a visualizar la hoja oculta, deberemos seleccionar la opcin de men
FORMATO+HOJA+MOSTRAR, aparece la siguiente ventana:
Esta ventana muestra en el cuadro grande central, la relacin de todas las hojas que hemos
ocultado anteriormente, deberemos seleccionar la que en estos momentos deseamos volver a
ver y pulsar en el botn Aceptar. La hoja seleccionada aparecer de nuevo en el libro de
trabajo.
42
5.7
FONDO DE LA HOJA
Podremos inserta una imagen en mosaico en el fondo de la hoja de clculo segn la imagen de
mapa de bits seleccionada. Para aplicar una imagen de fondo seleccionamos la opcin
FORMATO+HOJA+FONDO, aparece la siguiente ventana:
Deberemos seleccionar la carpeta donde se encuentra la imagen que queremos aplicar como
fondo de nuestra hoja, una vez localizada aparecern todas las imgenes que contiene,
seleccionaremos la que deseamos y pulsamos el botn Aceptar.
Esta ventana nos permite visualizar las imgenes antes de aplicarlas como fondo, para obtener
una imagen previa de la misma o para ayudarnos a reconocerla, para ello haremos un clic en
el nombre del fichero que contiene la imagen, y en la parte derecha de la ventana
obtendremos una vista del contenido de dicho fichero, repetiremos esta accin con todos los
ficheros de imagen antes de seleccionar el que deseemos.
Si deseamos eliminar la imagen de fondo de nuestra hoja, seleccionaremos la opcin de men
FORMATO+HOJA+ELIMINAR FONDO, de forma automtica desaparecer la imagen y
volveremos a visualizar nuestra hoja de calculo.
43
Ejercicio 4: Trabajar con el formato de una hoja

INSTRUCCIONES:
Vamos a realizar la siguiente hoja de clculo, a partir del horario de clases, vamos a
calcular las horas que este profesor dedica a su trabajo, sin contar el tiempo de recreo. Ni
los cinco minutos de descanso entre clase y clase. Para finalizar debemos, cambiar el
nombre de la hoja por el de Horario, aplicaremos un color de etiqueta Amarillo, y
utilizaremos como imagen de fondo una imagen con logotipo de Educamadrid
44
CAPTULO 6: FUNCIONES
Las funciones son operaciones o formulas integradas y predeterminadas por Excel que
permiten realizar clculos complejos.
6.1
INTRODUCCION
Las funciones se introducen dentro de una frmula; para

escribir una funcin utilizamos la siguiente sintaxis.
En primer lugar el signo (=), como si se tratara de una
formula normal.
A continuacin el nombre de la funcin. Ejemplo: Suma,
Hoy, Si, Mx., Min, etc.
Entre parntesis se escribirn cada uno de los Argumentos de la funcin se parados por (;).
Los argumento son los parmetros bsicos de calculo y variaran de una funcin a otra, un
argumento puede ser un nmero, una direccin de celda, una direccin de bloque, etc.
Ejemplo:
=MAX(A1;A5:B3;55)
=SI(A1>5;SI;NO)
6.2
EL ASISTENTE DE FUNCIONES
Para facilitar el trabajo con funciones Excel incorpora una asistente que facilita la insercin de
funciones dentro de la hoja.
Para activar el asistente, seleccionamos la opcin de men INSERTAR+FUNCIN, o bien
pulsamos el botn de la barra de herramientas estndar, Pegar funcin:
Aparece en la pantalla la siguiente ventana:
Esta ventana muestra todas las funciones existentes en Excel agrupadas en categoras,
seleccionando en el cuadro de Categoras de la funcin la deseada, muestra en el cuadro
Nombre de la funcin todas las funciones incluidas en esa categora.
45
Algunas de las principales funciones que se incluyen son:

Lgicas:
S
NO
Y
VERDADERO
O
Estadsticas:
MAX
MIN
MEDIANA
MODA
PROMEDIO
VAR
Fecha y hora:
AHORA
AO
DA
HOY
MES
MINUTO
SEGUNDO
Matemticas y trigonomtricas:
ABS
COS
ENTERO
LOG
POTENCIA
PI
PRODUCTO
RAIZ
SENO
SUMA
Informacin.
CELDA
TIPO
N
La categora Todas, incluye la relacin de todas las funciones disponibles.
La categora Usadas recientemente, incluye una relacin de las funciones usadas en sesiones
de trabajo anterior.
El usuario de Excel selecciona la funcin deseada y esta se incorpora en la lnea de entrada de
datos, modificando su configuracin original, y mostrando el siguiente cuadro:
46
Este cuadro ofrece una pequea descripcin de la opcin seleccionada, y ofrece ayuda a cerca
de los diferentes argumentos que se incluyen en la funcin.
47
6.3
AUTOSUMA
Una de las funciones mas utilizadas es la Suma, podemos activar la misma sin necesidad de
escribir la formula, activando directamente el botn Autosuma de la barra de herramientas,
Estndar.
Para ello deberemos situarnos debajo del grupo de celdas que queremos
sumar o a la izquierda de las mismas, y hacer un clic sobre dicho botn.
6.4
TIPOS DE FUNCION
A continuacin vamos a agrupar las funciones para una ms fcil comprensin y utilizacin.
Las siguientes agrupaciones muestran las funciones mas utilizadas.
6.4.1 FUNCIONES MATEMATICAS
Mediante las funciones matemticas y trigonomtricas, podemos ejecutar clculos
matemticos simples y complejos, como el clculo del valor total de un rango de celdas, el del
valor total de un rango de celdas que cumplan una condicin en otro rango o redondear
nmeros.
Funciones
Funcin
Descripcin
Suma
Suma todos los nmeros de un rango.
Raz
Devuelve la raz cuadrada de un nmero.
Cociente
Entero
Devuelve la parte entera de una divisin. Use esta funcin cuando desee
descartar el residuo de una divisin.
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Potencia
Devuelve el resultado de elevar el argumento nmero a una potencia.
Producto
Seno
Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el

producto.
Devuelve el valor absoluto de un nmero. El valor absoluto de un nmero es el
nmero sin su signo.
Devuelve el nmero 3,14159265358979, o la constante matemtica p, con una
exactitud de 15 dgitos.
Devuelve un nmero aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido
uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de clculo, se devuelve un
nmero aleatorio nuevo.
Devuelve el seno de un ngulo determinado.
Cos
Devuelve el coseno de un nmero.
Tan
Devuelve la tangente del ngulo dado.
ABS
Pi
Aleatorio
6.4.2 FUNCIONES FINANCIERAS

Ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un prstamo, el valor
futuro o el valor neto actual de una inversin y los valores de obligaciones y bonos.
48
Los argumentos ms comunes de las funciones financieras incluyen:

Valor futuro (vf): el valor de la inversin o del prstamo una vez realizados todos los
pagos.
Nmero de perodos (nper): el nmero total de pagos o perodos de una inversin.
Pago: el importe pagado peridicamente en una inversin o prstamo.
Valor actual (va): el valor de una inversin o prstamo al comienzo del perodo de
inversin. Por ejemplo, el valor presente de un prstamo es el importe principal que se
toma prestado.
Inters (inters): el inters o el descuento de un prstamo o una inversin.
Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el perodo de pago, como
al comienzo o al final de mes.
Funcin
NPER
PAGO
PAGOINT
PAGOPRINT
VA
TASA
Descripcin
Devuelve el nmero de perodos de una inversin basndose en los pagos
peridicos constantes y en la tasa de inters constante.
Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una
tasa de inters constante.
Devuelve el inters pagado en un perodo especfico por una inversin
basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters
constante.
Devuelve el pago sobre el capital de una inversin durante un perodo
determinado basndose en pagos peridicos y constantes, y en una tasa de
inters constante.
Devuelve el valor actual de una inversin. El valor actual es el valor que tiene
actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarn en el futuro.
Devuelve la tasa de inters por perodo de una anualidad. TASA se calcula
por iteracin y puede tener cero o ms soluciones.
6.4.3 FUNCIONES LOGICAS

Podemos utilizar estas funciones para ver si una condicin es cierta o falsa o, para comprobar
varias condiciones. Por ejemplo, puede utilizarse la funcin SI para determinar si una condicin
es verdadera o falsa. Si la condicin es verdadera, se devolver un valor y, si la condicin es
falsa, se devolver otro.
Funcin
SI
Descripcin
VERDADERO
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si

dicho argumento es FALSO. Utilizaremos SI para realizar pruebas
condicionales en valores y frmulas.
Devuelve el valor lgico VERDADERO.
FALSO
Devuelve el valor lgico FALSO.
49
6.4.4 FUNCIONES FECHA/HORA

Funcin
Descripcin
AHORA
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales.
DA
AO
Devuelve el da del mes correspondiente a nm_de_serie. El da se expresa como

un nmero entero comprendido entre 1 y 31.
Devuelve la hora correspondiente al argumento nm_de_serie. La hora se
expresa como un nmero entero, comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00
P.M.).
Devuelve el mes que corresponde a nm_de_serie. El mes se expresa como un
nmero entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Convierte nmeros en aos.
FECHA
Devuelve el nmero de serie de una fecha determinada.
HOY
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo

de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora.
HORA
MES
6.4.5 FUNCIONES ESTADISTICAS

Las funciones estadsticas ejecutan anlisis estadsticos de rangos de datos. Por ejemplo, una
funcin estadstica puede proporcionar informacin estadstica acerca de una lnea recta
trazada como resultado de un conjunto de valores, como la pendiente de la lnea y la
interseccin "y" o acerca de los puntos reales que componen la lnea.
Funcin
Descripcin
MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
MODA
Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de

datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posicin.
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
PROMEDIO
MEDIANA
DESVEST
CONTAR
VAR
Devuelve la mediana de los nmeros. La mediana es el nmero que se

encuentra en medio de un conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los
nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.
Calcula la desviacin estndar de una muestra. La desviacin estndar es la
medida de la dispersin de los valores respecto a la media (valor promedio).
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros en la lista
de argumentos. Use CONTAR para obtener el nmero de entradas en un
campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros.
Calcula la varianza de una muestra.
6.4.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA

Si queremos buscar valores en listas o tablas podemos utilizar las funciones de consulta y
referencia. Por ejemplo, para buscar un valor en una tabla que coincida con un valor en la
primera columna de otra tabla, usaremos la funcin BUSCARV. Para determinar la posicin de
un valor en una lista, utilizamos la funcin COINCIDIR.
Funcin
BUSCARH
Descripcin
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada
en la tabla o en la matriz. Usaremos BUSCARH cuando los valores de
comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de
50
BUSCARV
COINCIDIR
datos y queramos encontrar informacin que se encuentre dentro de un

nmero especificado de filas.
Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Utilizamos BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de
comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los
datos que desea encontrar.
Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz que coincida con
un orden especificado. Usaremos COINCIDIR en lugar de las funciones
BUSCAR cuando queremos conocer la posicin de un elemento en un rango
en lugar del elemento en s.
6.4.7 FUNCIONES DE CADENA

Mediante las funciones de Cadena o de Texto podemos manipular cadenas de texto en
frmulas. Por ejemplo, podemos cambiar o determinarse la longitud de una cadena de texto.
Tambin podemos unir o concatenar una fecha o una cadena de texto.
Funcin
Descripcin
CONCATENAR
Concatena argumentos de texto.
DERECHA
MAYUSC
Devuelve o extrae el ltimo carcter o caracteres del extremo derecho de

una cadena de texto.
Extrae el carcter o los caracteres situados en el extremo izquierdo de una
cadena de texto.
Convierte el texto en maysculas.
MINUSC
Convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas.
NOMPROPIO
TEXTO
Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de

las otras letras de texto que se encuentren despus de un carcter que no
sea una letra. Convierte todas las dems letras a minsculas.
Convierte un valor en texto, con un formato numrico especfico.
VALOR
Convierte una cadena de texto que representa un nmero en un nmero.
DECIMAL
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado, da formato al

nmero con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el
resultado como texto.
IZQUIERDA
6.5
FUNCIONES ANIDADAS
Podemos utilizar funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una funcin
como un argumento, o anidada, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el
argumento. Si una funcin anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Microsoft Excel
presentar el valor de error #(VALOR! Por ejemplo, en la siguiente frmula se utiliza una
funcin PROMEDIO anidada y se compara con el valor 50. La comparacin devolver
VERDADERO o FALSO, ya que ste es el tipo de valor necesario para el primer argumento de
una funcin SI.
=SI(PROMEDIO(H3:H5)>50;SUMA(G2:G5);0)
Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas.
Cuando creamos una frmula que contenga una funcin, la Paleta de frmulas nos ayudar a
introducir las funciones de la hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin en la
frmula, la Paleta de frmulas ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus
argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la
funcin y el resultado actual de toda la frmula.
51
De la misma forma que una funcin puede contener otras funciones en su interior, una frmula
puede contener funciones, que son frmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o
complejas. Para ejecutar simultneamente varias operaciones y que se genere uno o varios
resultados.
52
Ejercicio 5: Trabajar con funciones estadsticas y matemticas

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de clculo calculando todas las columnas de media, Nota mxima
y Nota mnima, con funciones.
53
Ejercicio 6: Trabajar con funciones de fecha y hora

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de clculo para la obtencin del nmero exacto de horas
trabajadas durante la semana laboral.
54
Ejercicio 7: Trabajar con funciones lgicas

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de clculo, para el clculo de todas las medias y la Nota final
55
Ejercicio 8: La Funcin Buscar

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de clculo, para obtener las distintas medias. Halla la nota
numrica asociada a la calificacin del trabajo final mediante la funcin BUSCAR y por
ltimo halla la nota final, calculando el promedio entre la MEDIA DEL CURSO y la NOTA
DEL TRABAJO.
56
CAPTULO 7: IMPRIMIR
7.1
CONFIGURAR LA IMPRESIN
Antes de realizar la impresin de los datos contenidos en la hoja de clculo se debern realizar
una serie de operaciones que permiten preparar el documento y configurar los parmetros
bsicos de la impresin.
Para activar esta opcin se activa la opcin de men ARCHIVO+CONFIGURAR PGINA.
Aparece la siguiente ventana:
Esta ventana incorpora una serie de pestaas que nos permiten realizar todas las operaciones
bsicas de configuracin.
PGINA. Se definen en esta solapa las caractersticas especficas de la hoja a imprimir,
su orientacin, el tipo de papel utilizado, y la escala de impresin.
MRGENES. Esta pestaa se activa haciendo un clic sobre el nombre de la misma.
Presenta la siguiente ventana:
57
En esta ventana el usuario especifica las medidas de los mrgenes y los encabezados dentro
de la pgina.
ENCABEZADO Y PIE DE PGINA. Al seleccionar esta pestaa se visualiza en la
pantalla la siguiente ventana
7.2
IMPRIMIR
Esta opcin permite imprimir un documento, la misma se puede ejecutar de varias forma,
mediante la opcin del men ARCHIVO+IMPRIMIR, en este caso aparece una ventana en la
que se pueden modificar algunas opciones de impresin.
En el cuadro Impresora se podr seleccionar la impresora a la que deseamos enviar el
documento.
En el cuadro imprimir, se especifican las reas de la hoja que se desean imprimir. Podrn
imprimirse todas las hojas o especificar el nmero de pginas que se desean imprimir.
En el cuadro Intervalo de pginas, se determinan el nmero de pginas que se quieren

imprimir.
En Copias se indicara el nmero de copias que se quieren realizar, estableciendo en el botn
Intercalar el orden de impresin si se realizan varias copias.
58
Para imprimir automticamente un documento sin especificar criterios de impresin se utiliza

el botn de Imprimir de la barra de herramientas estndar, en el modo de trabajo normal con
la hoja de clculo
7.3
VISTA PRELIMINAR
Esta opcin permite visualizar la parte de la

hoja con contenido, de forma similar a como
quedara una vez impresa.
La opcin de visualizacin preliminar se activa
desde la opcin de men ARCHIVO+VISTA
PRELIMINAR o bien pulsando el botn de la
barra de herramientas Estndar, Vista
preliminar,
Aparece en pantalla una nueva barra de
herramientas denominada Vista preliminar,
con una serie de botones que permiten
realizar operaciones especificas de esta
opcin.
SIGUIENTE, muestra las siguientes hojas en el caso que fueran varias las hojas con
contenido.
ANTERIOR, muestra las hojas anteriores a la que se visualiza en ese momento.
ZOOM, permite visualizar el documento con mayor o menor amplitud dentro de la vista
preliminar.
IMPRIMIR, esta opcin permite imprimir un documento, nos muestra la misma
ventana que la opcin del men ARCHIVO + IMPRIMIR, vista con anterioridad
CONFIGURAR muestra la ventana Configurar pagina, vista anteriormente.
59
MRGENES. Al pulsar este botn aparece un reticulado de lneas sobre la hoja, que
permiten variar los mrgenes de impresin. Al posicionar el puntero del ratn sobre
este reticulado el mismo adopta la forma de doble flecha, en ese momento pulsando y
sin arrastrando se modifican los mrgenes, tanto del texto como de los encabezados y
pies de pagina.
60
Ejercicio 9: Imprimir una hoja

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de calculo teniendo en cuenta que debes hallar la nota media de
todos los ejercicios. La nota media abarcar la media de ejercicios y la nota del examen.
La nota final variar en funcin de la media obtenida en los ejercicios de forma que si es
mayor que 8 aumentar un 10%, si es mayor que 6 aumentar un 6% y si es menor que
5 decrecer un 3%. Adems, busca en la tabla complementaria la calificacin asociada a
la nota final. Para finalizar debers Imprimir la hoja en una pgina con orientacin
apaisada.
61
CAPTULO 8: CREACIN Y EDICIN DE

GRFICOS
Un grfico es una representacin grfica de los datos seleccionados de una hoja de clculo,
incluyendo cualquier cabecera de filas o de columnas que interesa que aparezcan. Y que
facilitan la interpretacin de los datos incluidos en la hoja.
En Excel un grfico puede estar:
Incrustado en la hoja, como un objeto grfico, que se ve y se guarda en la hoja junto
con los datos. Desde la hoja podremos seleccionar su ubicacin y su tamao,
modificando el mismo como deseemos.
En la hoja de Grficos, diferente a la hoja de datos del mismo libro donde se
encuentran estos, y podremos visualizar el grfico de forma individual.
Ambos tipos de grficos se actualizan cada vez que se hagan modificaciones en los datos de la
hoja de calculo que lo genero y se guardan al guardar el libro de trabajo que los contiene.
Excel dispone de muchos tipos de grficos con muchos formatos

predefinidos, podremos cambiar el tipo de grfico de una forma sencilla y
cambiar el formato del mismo, incluyendo leyenda, lneas de divisin, etc.
8.1
CREAR UN GRAFICO
Para la creacin de grficos Excel incorpora un asistente que marca las pautas para la
elaboracin del mismo.
Para activar el mismo se selecciona la opcin de men INSERTAR + GRFICOS, o bien
se hace un clic sobre el botn Asistente para grficos de la barra de herramientas
Estndar.
62
Aparece en la pantalla la siguiente ventana:
Esta opcin muestra agrupados en categoras todos los modelos de grficos de que dispone
Excel, el usuario seleccionar en la categora deseada y en el cuadro Subtipo de grfico visualiza
todos los grafitos incluidos en la misma.
Desde la ventana y en el botn Presionar para ver muestra se puede obtener una
visin preliminar del resultado del grfico.
En la parte inferior de la ventana aparecen una serie de botones que nos permiten
continuar especificando las caractersticas del grfico, pulsar el botn Siguiente, aparece
la siguiente ventana:
Esta ventana permite establecer los bloques de
datos que son necesarios para la elaboracin
del grfico.
El botn Atrs que aparece en la parte inferior
de la ventana, nos lleva a la ventana anterior.
Pulsar en el botn siguiente, aparece el
siguiente paso del asistente:
Esta ventana permite establecer los valores especficos del grfico, valores de los ejes,
leyendas, rtulos de datos, lneas de divisin, etc.
63
Con el botn Siguiente se llega al ltimo paso del asistente. Aparece la siguiente
ventana:
El ltimo paso del asistente solicita informacin para situar el grfico, o bien en una
hoja nueva o en la misma hoja de datos donde se esta trabajando.
Con el botn Terminar, se llega al final del asistente y el grfico se insertar en el lugar
indicado.
8.2
LA BARRA DE GRAFICOS
Al insertar un grfico en la hoja de trabajo,

este
se
incorpora
en
la
misma
y
automticamente
aparece
la
barra
de
herramientas grficos que nos permite
seleccionar y modificar las caractersticas del
objeto.
El primer botn Objetos del grfico, incorpora
en una lista desplegable con el nombre de
todos los elementos que forman el grfico.
Desde ah se podr seleccionar cada uno de
ellos y modificar las propiedades de estos, con
el botn siguiente de Propiedades. Este botn
se
adapta
al
elemento
previamente
seleccionado e incorpora en una ventana todas
las opciones de este.
64
Los
elementos
del
grfico
variaran
dependiendo del tipo de grfico seleccionado,
podremos igualmente seleccionar cada uno de
los elementos seleccionando el mismo dentro
del objeto global que contiene el grfico.
El botn Tipo de grfico incorpora una nueva
barra que nos permite modificar el tipo de
grfico sobre el que se esta trabajando. Al
pulsar sobre este botn aparece dicha barra,
la cual de forma grfica nos muestra algunos
de los tipos de grficos ms comunes.
8.3
PERSONALIZACION DE GRAFICOS
Tambin podremos modificar el tipo de
grfico desde la opcin de men
GRFICO+TIPO DE GRFICO, esta opcin
vuelve a mostrar de nuevo la ventana que
aparece al principio de la creacin del
mismo, para poder cambiar el tipo de
grfico.
El botn Leyenda, oculta y muestra la
leyenda en el rea del grfico.
Tabla de datos, anexa en el grfico la
tabla
numrica
utilizada
para
la
elaboracin del mismo.
8.3.1 AADIR TITULOS

Podemos aadir texto a nuestros grficos mediante ttulos y descripciones alrededor de los
ejes X e Y, para ello, seleccionaremos en primer lugar el grfico, y activaremos la opcin de
men GRFICO OPCIONES DEL GRFICO, aparece una ventana que presenta varias fichas,
escogeremos la ficha TTULOS:
En el cuadro Titulo del grfico, escribiremos el texto que queremos como titulo de
nuestro Grfico.
En el cuadro Eje de categoras (X), escribiremos el texto que usaremos como titulo para
el eje de la X.
En el cuadro Eje de Valores (Y) escribiremos el texto titulo del eje de la Y.
Dependiendo del tipo de grfico seleccionado podremos aadir segundos ttulos para
ambos ejes.
Una vez escritos los ttulos correspondientes haremos un clic en el botn Aceptar.
Cada uno de los ttulos que aadimos a nuestro grfico se convierte en un nuevo objeto dentro
del grfico, y como cualquier otro objeto dispone de sus propiedades que podremos modificar.
Para activar las propiedades de cualquiera de los ttulos deberemos seleccionar el mismo
haciendo sobre el un clic, y hacer un clic sobre el botn Propiedades de la barra de
herramientas de Grfico, aparecer a continuacin una ventana que mostrara las propiedades
del titulo.
65
En el caso del titulo principal del grfico podremos modificar diferentes formatos del texto que
conforma el mismo, tipo de letra, tamao, alineacin, etc.
8.3.2 ROTULOS
Si queremos mostrar los valores numricos que representan cada una de las barras del
grfico, y que estos valores aparezcan encima de las mismas, deberemos activar la opcin de
men GRFICO + OPCIONES DEL GRFICO, seleccionando a continuacin la ficha RTULOS
DE DATOS:
Activaremos a continuacin la caja Mostrar Valor o bien Mostrar rotulo para ver los
rtulos.
Pulsaremos a continuacin el botn Aceptar.
66
8.3.3 MOSTRAR Y OCULTAR LA LEYENDA

Desde la opcin de men GRFICO+OPCIONES DE GRFICO, activaremos la ficha
Leyenda.
A continuacin activaremos la casilla Mostrar leyenda, y seleccionaremos la ubicacin

que queremos dar a la misma.
8.3.4 MOSTRAR Y OCULTAR LOS EJES
Deberemos seleccionar el grfico y activar la opcin de men GRFICO+OPCIONES DE
GRFICO, activando a continuacin la ficha Ejes.
Activaremos y desactivaremos las casillas de Eje de categoras y Eje de valores para

mostrar u ocultar dichos ejes en nuestro grfico. Por ultimo pulsaremos el botn
Aceptar.
67
8.3.5 MOSTRAR Y OCULTAR LAS LINEAS DE DIVISIN

Seleccionamos el grfico, activamos la opcin de men GRFICOS+OPCIONES DE
GRFICO y seleccionamos la ficha Lneas de divisin.
A continuacin activaremos o desactivaremos las casillas correspondientes a cada una

de las posibles lneas que un grfico puede contener.
8.3.6 MOSTRAR Y OCULTAR LA TABLA DE DATOS
Excel nos permite ver los datos de la hoja en una cuadricula alineada al eje de las X. La tabla
de datos se imprime junto con el grfico.
En primer lugar debemos seleccionar el grfico y a continuacin activar el comando
OPCIONES DEL GRFICO del men GRFICO, activaremos la ficha Tabla de datos
Deberemos activar la casilla Mostrar tabla de datos para que la misma aparezca junto al
grfico insertado.
68
8.4
INSERTAR IMGENES
En Excel podemos insertar imgenes de todo tipo que tendrn un tratamiento similar a los
grficos creados con el propio programa.
En primer lugar se posiciona el cursor en el lugar donde se desea insertar la imagen. A
continuacin deberemos seleccionar la opcin de men INSERTAR+IMAGEN, esta
opcin lleva asociada a su vez una serie de comandos que permiten insertar imgenes
desde diferentes carpetas o unidades.
Por defecto Excel incorpora una serie de Imgenes Prediseadas, con unos dibujos especficos,
al seleccionar este comando se presenta en pantalla la una ventana que muestra una galera
con todas las imgenes disponibles.
Por ejemplo:
Estas imgenes se incorporan como un objeto dentro del documento con un borde especifico
que se podr visualizar al pulsar sobre la imagen con el puntero del ratn.
69
Desde la opcin de menu INSERTAR+IMAGEN+DESDE ARCHIVO, accedemos a una ventana

que nos permite seleccionar una amplia variedad de imgenes de cualquier unidad de nuestro
ordenador:
Desde esta ventana tenemos la posibilidad de visualizar la imagen antes de insertarla en el

libro, localizando la misma en la carpeta correspondiente y haciendo un clic sobre ella. La
veremos en la parte derecha de la ventana.
8.5
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO
Excel incorpora una barra de Dibujos, como el resto de programas del paquete Microsoft, que
contiene una serie de botones que permiten incorporar objetos y dibujos dentro de un
documento.
Desde esta barra el usuario podr incorporar en el documento diversos objetos, flechas,
rectngulos, elipses, cuadros de texto, sombras etc.
Estos elementos se incorporan en nuestra hoja como si de fueran objetos grficos y reciben el
mismo tratamiento que el resto de los objetos grficos.
Desde el botn Autoformas tenemos acceso a diferentes objetos grficos que de forma
automtica podemos incorporan en nuestro libro.
Flechas.
Formas bsicas.
Estrellas.
Y un largo etc de formas de todo tipo.
70
Ejercicio 10: Crear un grfico de sectores

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de clculo con su grfico, tomando la tabla de datos del ejercicio
1 de este manual.
71
Ejercicio 11: Crear un grfico de reas y columnas

INSTRUCCIONES:
Calcula despus de los datos, media, mximo, mnimo, Realiza la representacin del
resultado en un grafico similar
72
Ejercicio 12: Crear un grfico de lneas

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de clculo con su grfico, a partir de los datos del ejercicio 3
73
CAPTULO 9: BASES DE DATOS Y

VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL
9.1
CREAR UNA BASE DATOS
Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada y organizada de forma

sistemtica. Son tpicos ejemplos de bases de datos, los alumnos de un colegio, los socios de
una biblioteca, los clientes de una empresa, etc.
La informacin contenida dentro de una base de datos esta estructurada dentro de una tabla
en campos y en registros. Un campo es un elemento individual de informacin como por
ejemplo el DNI de una persona, su nombre, etc. Un registro es un conjunto de campos
asociados de manera que todos hacen referencia a un mismo elemento de informacin.
En Excel podemos utilizar una lista de datos como si de una base de datos se tratara, cada
campo de la base de datos ser una columna y cada registro una fila.
Por tanto una base de datos no es ms que un conjunto de celdas dentro de una hoja de
clculo, la primera fila del bloque contiene los campos de la base de datos y debajo de ella
aparecen las filas con cada uno de los registros, no debiendo dejar ninguna fila vaca entre
ellas.
Los rtulos de los campos podrn contener hasta un mximo de 32.000 caracteres y ocupar
ms de una lnea aunque es recomendable utilizar nombres cortos.
Una vez definidos los campos introduciremos los registros que no podrn ocupar ms de una
lnea.
Una lista de datos debe estar contenida en una nica hoja de clculo.
9.2
FORMACION DE ENTRADA DE DATOS
Una vez creada la base de datos, Excel dispone de una herramienta, denominada Formulario
de entrada de datos que facilita la entrada de registros dentro de la lista de datos creada en la
hoja.
Para acceder a la misma debemos situarnos en cualquiera de las celdas de la lista y a
continuacin seleccionar la opcin de men DATOS+FORMULARIO
74
Desde esta ventana tendremos acceso a los diferentes campos que conforman nuestra base de
datos, en la parte derecha, si la lista de datos ya contiene informacin se visualizan los datos
del registro sobre el cual se este posicionado en la hoja.
En la parte central de la ventana aparece una barra de desplazamiento que permite visualizar
el contenido del resto de registros. Desde los botones Buscar anterior y Buscar siguiente
podrn realizarse diferentes operaciones de localizacin de los datos que hay en la tabla.
Desde el botn Nuevo, podremos aadir registros en la lista de datos.
9.3
ORDENAR LA LISTA DE DATOS
Los datos que introducimos en nuestra base de datos aparecen en idntico orden en que
fueron introducidos en la misma, podremos organizar la informacin de nuestra lista de datos
de diferentes formas dependiendo del tipo de datos que se contengan.
75
9.3.1 ORDENAR POR UN CAMPO

Deberemos como requisito previo activar cualquiera de las celdas de ese campo, y a
continuacin pulsar cualquiera de los botones de orden de la barra de herramientas Estndar.
Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera
letra del alfabeto, el nmero menor o la fecha ms antigua.
Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la ltima
letra del alfabeto, el nmero mayor o la fecha ms reciente, utilizando la columna que
contenga el punto de insercin.
9.3.2 ORDENAR POR UN CAMPO O VARIOS
Si queremos ordenar nuestra lista por uno o ms campos, deberemos igualmente situarnos en
cualquiera de las celdas de nuestra base de datos y a continuacin seleccionar la opcin de
men DATOS+ORDENAR, aparece la siguiente ventana:
En el apartado ordenar se selecciona la columna por la cual queremos ordenar la lista de

datos. Una vez seleccionado el campo, en los botones Ascendente y Descendente se selecciona
la opcin de ordenacin deseada.
En los apartados Luego por, seleccionaremos las columnas adicionales por las cuales se desea
continuar la ordenacin. Una ordenacin de mltiples niveles utiliza la primera columna como
la columna clave o primaria de ordenacin, el resto de columnas se ordenaran despus de la
principal.
9.4
AUTOFILTROS
Los filtros permiten visualizar los registros de una lista de datos que cumplan unas
determinadas condiciones, mientras que ocultan el resto.
Los autofiltros son la forma ms rpida de seleccionar los elementos de una lista. Para aplicar
un autofiltro deberemos en primer lugar seleccionar cualquiera de las celdas que forman parte
de la lista de datos y seleccionar la opcin de men DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO, en ese
momento se incorporan unas flechas al lado de cada uno de los campos.
76
Cada una de las flechas lleva asociada una lista desplegable que incorpora cada uno de los
datos que figuran en los registros de ese campo. Por ejemplo para visualizar en nuestra lista
todas las personas cuyo apellido sea Lpez, se pulsa en la flecha asociada a dicho campo y se
escoge Lpez.
Excel muestra solamente los registros que cumplen la condicin, resaltando en color azul el
campo utilizado para ejecutar el filtro mostrando tambin resaltadas en azul las filas que
cumplen dicha condicin. Si deseamos volver de nuevo a mostrar todos los datos de la lista se
pulsa de nuevo en la lista desplegable del campo seleccionado y se selecciona la opcin Todas.
Para ocultar las flechas de filtro de todos los campos seleccionamos de nuevo la opcin
de men DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO.
En la lista desplegable que se incorpora en cada uno de los campos de la lista de datos
aparece una opcin denominada Los diez mas, mediante esta opcin podremos
realizar filtros sobre campos de tipo numrico mostrando todas las filas incluidas entre
los lmites superior e inferior especificados, segn el tipo de campo seleccionado y el
rango de opciones elegido.
77
Al seleccionar dicha opcin aparece la siguiente ventana:
En el cuadro Mostrar se selecciona Superiores e Inferiores para mostrar la parte

superior o inferior de los elementos o el porcentaje de elementos del campo
seleccionado de la lista.
En el cuadro texto numrico se selecciona el nmero o porcentaje de elementos que se
quiere mostrar.
En el ltimo de los cuadros se selecciona Elementos o porcentaje para mostrar el
numero o porcentaje de elementos de la lista, segn el numero y parte de la lista que
queremos mostrar.
Por ultimo sealaremos que en la opcin Personalizado de la lista de campos con

Autofiltro, el usuario podr personalizar sus propios filtros aplicando ms de una
condicin sobre un mismo campo. Al seleccionar dicha opcin aparece la ventana
Autofiltro personalizado.
En el cuadro apellido, en nuestro caso, se seleccionan los operadores en la lista

desplegable, estos aparecen con nombres muy ilustrativos de la operacin que realizan.
En el cuadro de la derecha se seleccionan o escriben los valores de la lista.
Si queremos aadir mas de un criterio pulsamos en el botn Y u O, y volvemos a
marcar los cuadros de texto de los nuevos criterios.
78
9.5
FILTROS AVANZADOS
Con Excel podremos realizar selecciones de registros de una base de datos mas complejas
desde la opcin de Filtros avanzados, para ello deberemos como mnimo contar con al menos
tres filas vacas de la hoja que podremos utilizar como rango de criterios sobre la lista, y que
debern incluir los rtulos de columna.
En primer lugar se copiaran los rtulos de columna de la lista correspondiente a las
columnas que contienen los valores que se desean filtrar y se pegan en la primera fila
vaca del rango de criterios.
En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, se introducen los criterios que se
quieren buscar, comprobando que existe al menos una fila vaca entre los valores de
criterios y la lista.
Para consultar ejemplos de criterios, se pulsa en el men DATOS+FILTRO+FILTRO
AVANZADO, aparece la siguiente ventana:
Para filtrar ocultando las filas que no cumplen los criterios, se hace clic en Filtrar la lista
sin moverla a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra
rea de la hoja de clculo, se hace clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla
Copiar a y por ultimo en la esquina superior izquierda del rea de pegado.
En la columna Rango de criterios se introduce la referencia, incluidos los rtulos de
criterios.
79
9.6
VALIDACION DE DATOS
La validacin de datos permite proteger zonas de la hoja de clculo para evitar su edicin.
En primer lugar para validar una zona de datos de la hoja deberemos seleccionar el
rango de celdas a las que se desea aplicar la regla de validacin, a continuacin se
deber seleccionar la opcin DATOS+VALIDACIN. Aparece la siguiente ventana:
Accedemos a la ficha Configuracin, en la primera de las listas desplegable Permitir,

deberemos indicar el tipo de datos que es posible introducir en las celdas del rango
seleccionado. Haciendo un clic en dicha lista esta muestra todas las opciones posibles.
Las opciones presentan un nombre muy indicativo de la operacin que realizan.

En la lista desplegable Datos, aparecen una serie de opciones que permiten establecer
mayores restricciones sobre los valores que es posible introducir. Dependiendo de la
opcin seleccionada con anterioridad podremos realizar unas acotaciones u otras. Por
ejemplo si seleccionamos la opcin Nmero entero, podemos establecer unos valores
lmite, un valor mximo, etc.
Una vez seleccionadas las opciones deseadas, podremos indicar al operador mediante
mensajes, el dato que se debe introducir y en caso necesario el error en el que se esta
incurriendo, para ello activaremos la ficha Mensaje entrante de la ventana de Validacin
de datos:
80
Esta ventana presenta una opcin activada por defecto, Mostrar mensaje al seleccionar
la celda, que hace posible la visualizacin de un mensaje en el momento en que el foco
se sita sobre la celda a la que se aplica la regla.
En el cuadro de Titulo escribiremos el mensaje que deseamos aparezca al posicionarnos
sobre la celda.
En Mensaje de entrada introduciremos el texto que queremos ver asociado al titulo al activar
cualquiera de las celdas.
Por ltimo para terminar de establecer las opciones de validacin de nuestros datos
podemos establecer los diferentes mensajes de error o de informacin que deseamos
visualizar cuando incumplimos alguna de las reglas de validacin establecidas
anteriormente. Para ello activaremos la ficha Mensaje de error de la ventana de
validacin de datos:
81
En el cuadro de estilo seleccionaremos el tipo de mensaje que deseamos que aparezca

al incumplir regla. Este puede ser de tres tipos:
Limite
Advertencia
Informacin
De esta forma establecemos un mensaje de error asociado a la validacin

En Titulo y Mensaje de error escribiremos los mensajes asociados a la ventana que nos
avisa del error.
Por ejemplo:
Para desactivar todas las reglas de validacin aplicadas sobre un rango de datos, volveremos a
seleccionar los mismos y desde la ventana de Validacin de datos, desactivaremos la misma
pulsando en el botn Borrar todos que aparece en la esquina inferior de la izquierda.
82
Ejercicio 13: Trabajar con Bases de Datos

INSTRUCCIONES:
Crea la siguiente tabla de datos, los tres primeros registros de la tabla los introducirs de
forma normal, para insertar los restantes debes utilizar un formulario automtico.
Ordenar la base de datos por la asignatura
Ordenar la base de datos por el apellido
Ordenar la base de datos por la asignatura y si coincide por el apellido
Buscar los alumnos de Fsica
Copiar en otra parte de la hoja los alumnos que han sacado una nota ms de 6 en
Matemticas
83
Ejercicio 14: Ejercicio de repaso

INSTRUCCIONES:
Realiza la siguiente hoja de clculo, para el clculo de los distintos pagos que hacen los
alumnos de un centro formativo.
Calcular lo que ha de pagar cada alumno en concepto de 2 y 3er trimestre, teniendo
en cuenta que cada uno ser de un 5% (aumento trimestral) sobre el trimestre
anterior
Insertar dos columnas entre familia numerosa y gasto anual denominadas:
Descuento: En esta columna aparecer un 10% de la matricula, si el alumno es familia
numerosa y nada en caso contrario (0 )
Gastos escolares, donde se reflejar el gasto que cada alumno tiene en concepto de
material escolar y actividades extraescolares. Para hallar estos conceptos aplicar el
correspondiente porcentaje sobre el precio de matricula
hallar el gasto anual por alumno, que ser: importe de matricula + importe de cada
trimestre +gasto escolar
En la columna total debe aparecer el gasto anual menos el descuento
Insertar entre los alumnos Linares, Julia y Rubio, ngel, un nuevo alumno llamado
Esteban, Juan Antonio. Su matricula ser de 120 y el trimestre de 143. No tiene
familia numerosa
calcular tambin el precio medio de las matriculas.
El gasto anual mximo y tambin el mnimo.
La columna de total le aadimos otra con el resultado en pesetas
Poner los formatos acorde con la hoja.
84
Solucin al ejercicio 1
Para realizar este ejercicio, en primer lugar se introducen los datos de la tabla.
Estos se introducen en la misma sin especificar sobre ellos ninguna de las opciones de
formato del programa.
A continuacin realizamos los clculos correspondientes en la columna y fila de TOTAL,
para realizar estos utilizamos las siguientes frmulas.
Filas TOTALES:
TOTALES =
B5+C5+D5+E5+F5+G5+H5
B6+C6+D6+E6+F6+G6+H6
.
B10+C10+D10+E10+F10+G10+H10
Columna TOTAL:
TOTAL = I5+I6+I7+I8+I9+I10
Una vez realizados dichos clculos deberemos guardar nuestro documento, para ello
activaremos la opcin de men ARCHIVO+GUARDAR o ARCHIVO+GUARDAR
COMO, o bien pulsaremos en el botn Guardar,
Estndar.
, de la barra de herramientas
85
Aparece la siguiente ventana:
Desde esta ventana en el cuadro Guardar en, seleccionaremos la unidad o carpeta

donde queremos almacenar nuestro documento, y en el cuadro Nombre del archivo
escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro libro de trabajo, en nuestro caso
Matriculacin, por ultimo pulsaremos el botn Guardar.
86
Para realizar este ejercicio comenzaremos introduciendo en la hoja de clculo los datos
correspondientes.
Formulas
En primer lugar realizaremos los clculos correspondientes, posteriormente aplicaremos
sobre las celdas los formatos adecuados.
Los primeros clculos a realizar sern los distintos subtotales, introduciremos en ella
una formula sencilla que permita hallar cada uno de los subtotales de cada columna
introduciremos la siguiente formula:
=C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12
A continuacin se repetir el proceso para los otros subtotales trasladando la formula a
la celda correspondiente.
A continuacin se calculan las columnas de Totales, sumando por un lado alumnos
nacionales y por otro alumnos inmigrantes, escribiremos la formula siguiente en la
primera celda de esa columna:
=C11+D11
A continuacin se repetir el proceso para el otro de los Totales trasladando la formula
a la celda correspondiente, con las opciones de Copiar y Pegar.
Para el calculo del Total, utilizaremos una formula que permita sumar el total de cada
total parcial.
=C13+E13
87
Para el calculo de porcentajes vamos a necesitar las cifras de totales de cada categora
Chicos, Chicas, Nacionales e Inmigrantes, por lo que bien lo calculamos mediante
sumas o tomamos el dato de los clculos ya creados
Chicos = C12+E12
Chicas = D12+E12
Nacionales = C13
Inmigrantes = E13
Para el clculo de los porcentajes necesitamos en primer lugar aplicar el formato
PORCENTAJE al resultado que vayamos a obtener, para ello nos situamos en la celda
correspondiente y seleccionamos la opcin Celda del men Formato, y elegimos el estilo
Porcentaje.
Despus realizaremos una regla de tres, en la que deberamos tomar un valor,

multiplicarlo por 100 y dividirlo por el total, pero ahora no debemos multiplicar por 100
el resultado ya que esto se ha realizado al aplicar el estilo Porcentaje por lo que
nicamente realizaremos la divisin de cada total parcial entre los alumnos totales del
centro.
Chicos = B21/C14
Chicas = C21/C14
Nacionales = E12/F13
Inmigrantes = F12/E13
Una vez realizados todos los clculos pasamos a aplicar sobre las celdas los formatos
correspondientes para visualizar nuestra hoja de la misma forma que en el manual de
ejercicios.
Formatos. Comenzamos por la primera celda.
88
Existen celdas en las que el tamao de la fuente presenta un valor superior al resto de
la hoja, bastar con que activemos esta celda y pulsando en el botn Tamao de
fuentes de la barra de herramientas Formato, cambiemos el valor del mismo a un
numero superior.
Elegimos por ejemplo un tamao de 16.
Situados sobre esta misma celda aplicaremos aspecto Negrita, y podemos darle un
color distinto del negro pulsando en los botones de la barra de herramientas Formato.
Por ultimo centraremos el contenido de la celda en todo el bloque que ocupan los datos
en la hoja, para ello seleccionaremos dicha celda y el bloque donde queremos centrar la
misma.
A continuacin pulsaremos en el botn Combinar y Centrar de la barra de herramientas
de Formato.
Todo el bloque centrado aparece con una lnea de borde alrededor. Para ello
mantenemos seleccionado dicho bloque y activamos la opcin de men
FORMATO+CELDAS, pulsamos en la ficha Bordes de dicha ventana:
Pulsamos en el botn Contorno de dicha ventana comprobando previamente el estilo

de lnea seleccionado, pulsamos Aceptar.
Aplicaremos un borde de contorno e interior desde la misma ventana de Formato de
celdas, seleccionando previamente un grupo de celdas bloque.
Sobre algunas celdas aplicaremos un relleno:
89
Para ello deberemos seleccionar el mismo, y pulsar en

la lista desplegable que va asociada al botn Color de
relleno de la barra de herramientas Formato.
Desde esta lista desplegable tenemos acceso a los
diferentes colores de relleno que podemos aplicar.
Seleccionamos el color deseado haciendo un clic sobre el mismo.
De esta forma podremos ir variando los distintos formatos de cada celda o bloque de
celdas actuando sobre la fuente, los bordes y/o el color de relleno
90
Para comenzar a realizar el ejercicio se introducen en primer lugar los datos de la hoja.
Escribimos el ttulo Evolucin de Matriculacin, este texto aparece en negrita, color azul
y con un borde de color, adems de centrado y combinado en el bloque, como ya vimos
en la solucin anterior.
Desde la opcin de men FORMATO+CELDAS, aplicamos para cada celda o bloque de
celdas, el estilo de fuente borde y trama que deseemos.
Pasamos a realizar los clculos correspondientes.

91
Para el calculo de los alumnos del curso 2002/2003, se introducir en la primera celda
del bloque la formula que suma a los alumnos del ao anterior el crecimiento es decir,
ese mismo numero multiplicado por 2%, tomando este ltimo dato como referencia
absoluta.
=C5+(C5*$C$12)
Con las opciones de Copiar y Pegar se trasladan dichos datos a las siguientes celdas de
la columna.
Sobre estas celdas aplicamos un formato numrico, para ello sin desactivar la seleccin
de las celdas, seleccionamos la opcin de men FORMATO+CELDAS, y en la ficha
Numero, seleccionamos el formato adecuado, en nuestro caso Nmero.
Pulsamos el botn Aceptar.
Con el resto de cursos haremos exactamente lo mismo, simplemente tenemos que

tomar los datos del curso anterior y tomar la referencia absoluta que le corresponda, de
esta forma, obtendremos:
2003/2004
=D5-(D5*$C$13)
2004/2005
=E5-(E5*$C$14)
2005/2006
=F5+(F5*$C$15)
92
Para comenzar a realizar el ejercicio se introducen los datos de la hoja.
Para continuar realizamos los clculos necesarios para obtener los totales de horas de
trabajo en la tabla inferior tomando como referencia la superior, y los periodos de
descanso y recreo
Lunes
=C8-C7-$H$33
Martes
=C8-C7-$H$33
Mircoles
=C8-C7-$H$33
Jueves
=C8-C7-$H$33
Viernes
=C8-C7-$H$33
Trasladaremos la formula all donde sea posible, y donde no lo sea teclearemos la

correspondiente, esto ser en la 3 hora en la que no habr que descontar el descanso
=C10-C9 y en la franja dedicada al recreo =C11-C10
Ahora calcularemos la suma total de horas para cada da, para ello creamos una nueva
fila llamada Subtotal y aplicaremos la funcin Autosuma de la barra de herramientas
93
En la casilla aparecer escrito =SUMA() y deberemos seleccionar el rango de celda a

sumar
De forma automtica se genera una funcin que calcula la suma de todas las celdas que
contienen datos numricos, situadas sobre la celda en la que nos encontramos.
Pulsamos sobre la tecla Intro.
Despus debemos modificar la funcin para que reste el tiempo dedicado al recreo de
tal forma que la funcin nos quedar =SUMA(D22:D27)-D25
Para obtener el resto de valores basta con copiar el contenido de la celda y pegarlo en
las posteriores, obtenemos de esta forma la suma para cada uno de los das.
Para hallar el total, creamos una nueva fila llamada Total y realizamos lo mismo que en
el paso anterior, aplicar la funcin Autosuma, pero ahora del rango de celdas D29:H29,
y ya no ser preciso modificar la funcin.
A continuacin aplicaremos el formato correspondiente a cada una de las celdas.
Modificamos en primer lugar el aspecto del ttulo. Seleccionamos la celda y aplicamos
un tamao de fuente de 18 ptos. Centramos el contenido en el bloque de celdas, para
ello seleccionamos estas celdas:
Y pulsamos sobre el botn Combinar y centrar de la barra de herramientas Formato,
Aplicamos a continuacin un formato de relleno, de color a todos las celdas que

contienen datos. Seleccionamos las misma y activamos el men FORMATO+CELDAS.
Seleccionamos la ficha Tramas y escogemos el color.
94
Aplicamos a continuacin el formato de Lneas. Para ello seleccionamos todas las celdas
que lo precisen para lo que seleccionamos de nuevo el men, FORMATO+CELDAS, en
este caso activamos la ficha de Bordes.
Escogemos lnea Gruesa para los contornos y lneas interiores y lnea doble para las filas
de Subtotales y Total.
95
Pulsamos sobre el botn Aceptar. Para terminar de forma similar aplicamos formato de
lneas al resto de la celdas de la hoja.
Vamos por ltimo a modificar los valores del Formato de la hoja de Calculo, en primer
lugar cambiaremos el nombre de la misma, actualmente el nombre de la hoja es Hoja1,
lo cambiaremos por el nombre de Horario, la forma mas rpida de aplicar dicho cambio,
es hacer dos clic sobre la solapa que contiene el nombre, de esta forma conseguimos
editar el contenido.
Escribimos el nuevo nombre y pulsamos sobre la tecla Intro.

Cambiamos a continuacin el color de esta solapa, para ello seleccionamos la opcin de
men FORMATO+HOJA+COLOR DE ETIQUETA, aparece la ventana de Formato de
color de la etiqueta, seleccionamos el color amarillo:
Pulsamos sobre el botn Aceptar.

Para finalizar introduciremos una imagen de fondo en la hoja, desde la opcin de men
FORMATO+HOJA+FONDO. Tenemos acceso a un cuadro de dialogo que nos permite,
seleccionar la imagen que utilizaremos como fondo:
En nuestro caso, seleccionamos la imagen denominada Educamadrid, (esta imagen la

obtuvimos de la pgina Web de EducaMadrid), puedes no obstante utilizar cualquier
otra imagen. Pulsamos sobre el botn Insertar.
De esta forma concluimos el ejercicio.
96
Para resolver el ejercicio en primer lugar debern escribirse los datos en la hoja.
Todos los formatos que presentan los datos ya fueron aplicados en anteriores ejercicios,
con lo cual se trata solo de repetir las opciones anteriores, nos centraremos en la
resolucin de los clculos.
El valor Media, se calcular con la funcin PROMEDIO, que devuelve la media aritmtica
del rango de datos seleccionado.
Media
=Promedio(D5:M5)
El valor Nota Mxima, se calcular con la funcin MAX, que devuelve el valor mas alto
de los contenidos en un determinado rango:
Nota mxima
=MAX(D5:M5)
El valor Nota Mnima, se calcular con la funcin MIN, que devuelve el valor mas bajo
de los contenidos en un determinado rango:
Nota mnima
=MIN(D5:M5)
De esta forma concluimos la resolucin del ejercicio.

97
Para la resolucin de este ejercicio procedemos de la siguiente manera:
E
Tiempo
Transcurrido
=D8-C8
=D9-D9
=D10-D10
=D11-D11
=D12-D12
H
Acumulado
Horas
=F8
=F9+H8
=F10+H9
=F11+H10
=F12+H11
I
Acumulado
Minutos
=G8
=G9+I8
=G10+I9
=G11+I10
=G12+I11
Horas
Minutos
=Hora
=Hora
=Hora
=Hora
=Hora
(E8)
(E9)
(E10)
(E11)
(E12)
=Minuto
=Minuto
=Minuto
=Minuto
=Minuto
(E8)
(E9)
(E10)
(E11)
(E12)
Total Horas
Total Minutos
=ENTERO((I8/60)+H8)
=ENTERO((I9/60)+H9)
=ENTERO((I10/60)+H10)
=ENTERO((I11/60)+H11)
=ENTERO((I12/60)+H12)
=RESIDUO(I8;60)
=RESIDUO(I9;60)
=RESIDUO(I10;60)
=RESIDUO(I11;60)
=RESIDUO(I12;60)
Restamos la celda de horas de entrada de la celda de horas salidas el nmero que nos
da se le pone un formato de hora con el aspecto hh:mm.
De la columna Tiempo Transcurrido y mediante la funcin =hora(.) obtenemos el
numero de horas, procederemos de idntica manera con los minutos =minuto(.)
cambiando evidentemente la funcin. Observar la tabla en la columna de horas, y
minutos.
Para los acumulados debemos realizar la suma de las dos celdas implicadas es decir las
horas de ese da mas las acumuladas de das anteriores, salvo en la primera de ellas
puesto que no hay das anteriores, de esta forma en la primera utilizaremos =F8 para
las horas y =G8 para los minutos y para las siguientes funcin =suma(.).Observar la
tabla en las dos columnas de acumulados.
Para el total e horas tendremos que sumar al correspondiente acumulado, las horas que
provienen del acumulado de minutos de forma que por cada 60 minutos sumemos 1
hora. Dividindolos entre 60 nos dan numero de horas acumuladas en formato minutos,
para ello actuamos con la funcin =entero(..) que nos realiza la operacin
anteriormente citada dejando el numero de horas enteras en la acumulacin de
minutos. Observa la tabla superior en el Total Horas.
Para obtener los minutos restantes procederemos con la funcin =residuo()
dndonos el numero de minutos restantes que sobran de dividir el numero total de
minutos entre 60 minutos que tiene una hora. Observa la tabla superior en el Total
Minutos.
Por ltimo se procede a gestionar la suma del tiempo en la celda total, que
necesariamente debe ser igual a los acumulados del ltimo da. Para dar un aspecto
mejorado a esta hoja usaremos la funcin concatenar para que nos una el total de
horas y el de minutos como si fuesen texto, de la siguiente forma:
=CONCATENAR(J12;" horas";" y "; K12;" minutos")
98
En primer lugar tendremos que calcular tres notas medias atendiendo a los distintos
ejercicios, para ello utilizaremos la funcin PROMEDIO tal y como se muestra en la
imagen
De la misma forma calcularemos la media del curso, pero ahora tomaremos las tres
medias parciales que acabamos de hallar:
En tercer lugar habr que asignar la nota final de tal forma que si el trabajo ha sido
entregado, la nota media del curso se incremente un 10% y si no ha sido entregado la
media del curso decrezca un 5%.
Utilizaremos la funcin SI() tal y como se muestra en la imagen.
99
100
Para iniciar la solucin procederemos de la misma forma que en el anterior, realizando
clculos a travs de la funcin PROMEDIO, es decir:
n primer lugar tendremos que calcular tres notas medias atendiendo a los distintos
ejercicios, para ello utilizaremos la funcin PROMEDIO tal y como se muestra en la
imagen
De la misma forma calcularemos la media del curso, pero ahora tomaremos las tres
medias parciales que acabamos de hallar:
La segunda parte del ejercicio es algo distinta puesto que ahora el trabajo ha sido
calificado con un cdigo alfabtico y lo que tendremos que realizar es traducir este a un
cdigo numrico para despus calcular la nota final
101
Para ello vamos a utilizar la funcin BUSCARV tal y como se indica en la imagen
Con esta funcin lo que hacemos es buscar las letras con las que se ha calificado el
trabajo (valor_buscado = R7) en la tabla o matriz secundaria (matriz_buscar_en =
$G$21:$K$25) y le pedimos que nos devuelva lo que esta contenido en la columna de
esa tabla donde esta contenida la nota numrica (indicador_columna = 4).
Podemos insertarla directamente o utilizar el asistente para funciones, de la siguiente
forma:
En valor buscado escribimos la celda que contiene el tipo, en Matriz escribimos el rango
de datos que nos sirve como valor de bsqueda:
102
Y en columna escribimos el nmero 4, numero de la columna de la cual queremos

extraer el resultado de la consulta.
El argumento Matriz_buscar_en, deber aparecer como una referencia absoluta dentro
de la funcin, puesto que esta siempre ser la misma para todos los clculos.
El resultado de esta funcin nos da el valor numrico a cada una de las calificaciones
mediante letras.
Para el calculo de la Nota Final, volvemos a utilizar la funcin PROMEDIO entre las
celdas Q7 y S7
De esta forma concluimos la realizacin del ejercicio.
103
Para iniciar la resolucin del ejercicio en primer lugar deberemos insertar los datos en la
hoja.
Daremos los formatos de celda necesario mediante la opcin Celda del men Formato, y
eligiendo los estilos de fuente, bordes y trama que correspondan.
Para la resolucin del primer clculo, Media ejercicios, tendremos que utilizar la
funcin PROMEDIO, tal y como hemos hecho en ejercicios anteriores:
104
De la misma forma calcularemos la Nota Media, variando en rango de celdas elegido:
Para calcular la Nota Final deberemos aplicar la funcin SI, pero en este caso debemos
observar como trabajamos con mas de dos condiciones por lo que necesariamente
tenemos que anidar unas funciones lgicas dentro de otras, de esta forma,
estableceremos una condicin para las notas superiores a 8, otra condicin para las
notas superiores a 6 y otra nueva para aquellas que sean inferiores a 5, el resto, se
quedarn como estn
Media ejercicios (N7) > 8
=SI(N7>8;P7+(P7*$D$21)
Media ejercicios (N7) > 6
=Si(N7>6; P7+(P7*$D$22)
Media ejercicios (N7) < 5

Ninguna de las anteriores
=SI(N7<5; P7+(P7*$D$23)
P7
=SI(N7>8;P7+(P7*$D$21);Si(N7>6; P7+(P7*$D$22);SI(N7<5; P7+(P7*$D$23);P7)))
Para finalizar calcularemos la Calificacin asociada a la nota final. Para ello utilizaremos
la funcin BUSCARV y la tabla secundaria que se nos ofrece
Valor buscado
Matriz buscar en
Indicador de columna
Q7 (Nota final)
$P$20:$R$24
3 (columna R)
Por ltimo debemos imprimir nuestra hoja sobre un formato de pgina apaisada.
Para
ello
en
primer
lugar
debemos
seleccionar
la
opcin
de
men
ARCHIVO+CONFIGURAR PGINA. Aparece la siguiente ventana:
105
Hacemos clic sobre la opcin Horizontal, y de esta forma concluimos la realizacin del
ejercicio.
106
Debemos en primer lugar insertar los datos en la hoja de clculo, el usuario aplicara
sobre los mismos todas las opciones de formato vistas en ejercicios anteriores, Bordes,
Tramas, Formatos, etc.
Para el calculo de la fila y columna de TOTALES y TOTAL DE CENTRO, utilizaremos una
formula que en cada caso calcule el total de cada curso y del total de estos, por ejemplo
la funcin SUMA.
A continuacin deberemos crear el grfico asociado a los datos, en primer lugar
deberemos seleccionar los datos que van a formar parte del mismo.
A continuacin seleccionamos la opcin de men INSERTAR+GRFICO, o bien

pulsamos en el botn Asistente para grficos de la barra de herramientas
Estndar.
En ambos casos se inicia el Asistente para grficos de Excel, que no guiara y ayudara a
elaborar el mismo.
Desde esta ventana seleccionamos el tipo de grfico que queremos realizar, en la ficha
Tipos estndar y dentro del cuadro Tipo de grfico, aparece una relacin de categoras
de todos los modelos de grficos de que dispone el programa, al activar una de estas
categoras, en la parte derecha de la ventana, Subtipo de grfico, veremos los
diferentes tipos de cada categora, bastara con hacer un clic sobre el mismo, en nuestro
107
caso de la categora de columnas escogeremos el tipo Circular seccionado con efecto

3D.
A continuacin pulsaremos el botn Siguiente. Aparece la segunda ventana del
asistente.
En esta ventana seleccionamos el rango de datos de nuestra hoja, en nuestro caso ya

realizamos la seleccin previa a la elaboracin del grfico, con lo cual el rango ya
aparece marcado.
Pulsamos el botn siguiente, aparece el tercer paso del asistente.
En la primera de las fichas Ttulos insertaremos los ttulos de nuestro grfico, en Titulo
del grfico, escribiremos Alumnos matriculados por curso.
108
En la ficha de Leyenda posicionaremos la misma en la parte Derecha pulsando sobre la

opcin correspondiente.
En la ficha de Rotulo de datos seleccionamos Porcentaje, Clave de leyenda en las

casillas correspondientes.
Pulsaremos en el botn Siguiente:
109
Determinaremos la ubicacin del grfico dentro del libro, en nuestro caso dejaremos
activada la opcin por defecto, Como objeto en. El grfico aparece en nuestra hoja de
datos.
Si lo deseamos podemos modificar los colores de cada sector, haciendo doble clic sobre
ellos, y elegir las tramas que mas nos gusten.
De esta forma concluimos la elaboracin del mismo.
110
Accedemos a la hoja de clculo donde este contenido el ejercicio 5 para traerlo hasta
nuestro documento de trabajo mediante las opciones Copiar y Pegar del Men Edicin
De esta forma evitaremos tener que copiar de nuevo todos los datos del ejercicio y los
clculos correspondientes
Para realizar el grafico del ejercicio se marcan los rangos de celdas que pretendemos
incluir en el grfico, en nuestro caso MA (Matemticas) y Media (Nota media)
Activamos el botn de grficos nos aparece un cuadro de dialogo con un asistente y
tras rellenar todos los pasos procedemos a definir el lugar donde dejar el grafico.
Lo nico a tener en cuenta en el uso de este asistente es:
El tipo de grfico es Personalizado y de Columnas y reas
Los nombres de las series de datos sern Matemticas y Nota media
El ttulo del grfico ser MATEMTICAS VS NOTA MEDIA
Los ttulos de los ejes sern Alumnos y Nota
111
Por ltimo variamos el formato del eje e categoras, para que aparezcan todos los
Apellidos en el incluidos, podemos variar el tamao de la fuente y la alineacin del
texto, y as habramos concluido
112
Accedemos a la hoja de clculo donde este contenido el ejercicio 3 para traerlo hasta
nuestro documento de trabajo mediante las opciones Copiar y Pegar del Men Edicin.
En esta ocasin nicamente nos quedaremos con los valores contenidos en la tabla de
origen prescindiendo de las funciones.
Para ello, a la hora de Pegar la tabla, tendremos que desplegar el men asociado al
comando Pegar y elegir la opcin Valores.
Para realizar el grafico de este ejercicio tendremos que seleccionar los rangos de celdas
que comprende toda la tabla de datos incluidos los ttulos de fila y columna
Activamos el botn de grficos nos aparece un cuadro de dialogo con un asistente y
tras rellenar todos los pasos procedemos a definir el lugar donde dejar el grafico.
Las especificaciones para este grafico sern:
Tipo de grafico: Lneas con marcadores de cada valor de datos
Ttulo de grfico: Evolucin de Matricula
Ttulos de ejes: AOS y ALUMNOS
Leyenda a la derecha
Rotulo de datos con el Valor
Una vez creado el grfico, cambiaremos las propiedades del eje de categoras, para que
puedan aparecer todos los cursos acadmicos que contiene. Tendremos que hacer doble
clic sobre cualquier punto del eje y aparecer un cuadro de dialogo con las propiedades
del eje
113
Desde aqu cambiaremos el tamao de fuente y la alineacin

Para finalizar podemos cambiar otras partes del grafico, como por ejemplo las distintas
lneas, haremos doble clic en cada una de ellas y elegimos el color y estilo que
deseemos
De esta forma habramos terminado el ejercicio
114
En primer lugar vamos a introducir los datos de la tabla primera, los tres primeros
registros los introducimos como hacemos habitualmente.
Los registros siguientes de nuestra tabla los introducimos utilizando los formularios
automticos
de
Excel.
Para
ello
seleccionamos
la
opcin
de
men
DATOS+FORMULARIO. Aparece la ventana de Formulario con los valores introducidos
en nuestra tabla.
Para introducir un nuevo registro detrs de los ya insertados pulsamos en el botn Nuevo de
esta ventana, se vacan los cuadros de texto de cada uno de los campos y escribimos los
nuevos valores, para saltar de un cuadro a otro pulsaremos sobre la tecla Tabulador;
repetiremos la operacin tantas veces como registros queramos introducir. Para finalizar
pulsamos sobre el botn Cerrar, observa como los datos se han insertado en la tabla.
No olvides en cualquier caso que para activar esta funcin la celda activa
deber ser cualquiera de las celdas con los datos anteriores, para el
programa reconozca los valores de la base de datos con la que estamos
trabajando
115
Para ordenar la tabla seleccionamos la opcin Ordenar del men Datos.

Seleccionaremos por que campos deseamos ordenar, en nuestro caso Asignatura y
Apellido y hacemos clic en Aceptar
Para aplicar un Autofiltro que solo muestre los registros que son de Fsica, nos
posicionamos en alguna de las celdas con contenido de la tabla y pulsamos sobre la
opcin de men DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO, la apariencia de la hoja de calculo se
modifica mostrando cada uno de los nombres de campo una lista desplegable desde la
cual seleccionamos en el campo Poblacin el valor Fsica.
De esta forma observaras como solo se muestra los datos que cumplen esa condicin, para
restaurar la informacin selecciona en la misma lista desplegable del campo Poblacin el valor
Todas. Desactivamos el autofiltro seleccionando de nuevo DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO.
Para finalizar la prctica aplicaremos un filtro que copie fuera de las celdas actuales de
la hoja los registros que cumplan una condicin determinada, alumnos que hallan
sacado mas de un 6 en Matemticas, para ello en primer lugar debemos adaptar la hoja
con los nuevos datos.
En primer lugar copiaremos todos los campos de la fila primera de nombres de campo
en otro lugar de la hoja. Este ser el apartado donde escribamos las condiciones del
filtro.
116
Volveremos a copiar estos datos debajo para trasladar los datos de la tabla con la
condicin cumplida.
Procedemos
a
realizar
el
filtro
para
ello,
seleccionamos
el
men
DATOS+FILTRO+FILTRO AVANZADO, aparece un cuadro de dialogo desde el cual
podemos establecer las pautas del filtro.
117
Seleccionamos en primer lugar la Accin Copiar a otro lugar puesto que queremos
copiar los datos que cumplan la condicin en la parte final de la hoja; en el cuadro
Rango de la lista seleccionamos el bloque de celdas inicial, el que contiene los datos
introducidos, para ello pulsamos sobre el botn de seleccin directa que nos permite
trabajar con la hoja de datos y seleccionar dichas celdas:
En el cuadro Rango de Criterios seleccionamos el segundo bloque, en el que

previamente habremos escrito los valores del filtro tal como se muestran en la imagen
posterior.
Para finalizar en el rango Copiar a, seleccionamos el bloque de celdas donde que remos
trasladar los datos que cumplan la condicin.
118
Por ltimo pulsamos sobre el botn de Aceptar y habremos obtenido el resultado

deseado.
119
Calculamos los trimestres como indicamos en los grficos
Las columnas siguientes se procede de la manera indicada con las formulas que se
especifican en las columnas correspondientes. El dto% mediante una funcin si(). El
precio medio, mximo y mnimo mediante sus funciones correspondientes como se
indica en el grafico
120

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