Clave: 4 Caracteres alfanumricos

SOCIEDAD (Fines externos)

Sociedad: Nombre

Definir

Representa una entidad financiera de

compensacin/jurdica independiente.
Unidades
Organizativas

Pais
Moneda

DIVISIN (Fines Internos)

DIreccin

Areas independientes dentro de una organizacin. Se pueden

utilizar para todas las sociedades. Constituyen entidades de
compensacin q pueden crear sus propios cierres con fines internos
Definir Variantes
Determinar valores de variantes
Pasos para crear Variantes

Asignar variantes a objetos

Status campo

PRINCIPIO DE
VARIANTES

Periodos Contables

Se utiliza para

Ejercicio

CAPITULO 1
Una variante se asigna solo a un
objeto?
No, una variante se puede asignar
a varios objetos

Parametrizaciones Bsicas

Con qu fin se suele utilizar la variante

dependiente del ao?
- Si las fechas de incio y cierre de un ejercicio
cambian respecto de otro.
- Si un ejercicio tiene menos periodos
contables que el resto (ej. Corto)

Nmero Mximo de periodos que se

pueden asignar a una variante: 16
(12 Naturales y 4 virtuales)

CLAVES DE MONEDA: Deben asignarse a todas las monedas

M:T/C Media
MONEDAS

B: T/C Vendedor

TIPOS DE COTIZACIN

G: T/C Comprador
FACTORES DE CONVERSIN : Actualizar para cada par de monedas y
tipo de conversin

Inversin
Moneda Inicial
Margen de Cotizacin

DIRECTA: valorar una unidad de moneda extranjera en relacin a la moneda local

COTIZACIN

INDIRECTA: valorar una unidad de moneda local en relacin a la moneda extranjera

En cuntas monedas
podemos obtener un balance? 3
(1 principal y 2 auxiliares).

En cuntas monedas
podemos Contabilizar? 4 (Las 3
anteriores y 1 adicional).

CLAVE DEL PLAN DE CUENTAS : INT

1) Crear PLAN DE CUENTAS

DESCRIPCIN PLAN DE CUENTAS :

# Longitud de cuentas (de 1 10 dgitos)

2) Definir PROPIEDADES DEL PLAN DE CUENTAS

Idioma de la actualizacin
Crear automticamente clases de coste en CO
Plan cuentas grupo: Donde convergen todos
los planes de cuenta

3) Asignar PLAN DE CUENTAS a SOCIEDAD

# Externa

4) Crear GRUPO DE CUENTAS

Status Campo de la Creacin

CUENTAS
DE
MAYOR

Nmero de Cuenta

5) Crear SEGMENTO PLAN DE CUENTAS

Denominacin

Balance

Campos de Control
Prdidas y Ganancias

6)Grupo status campo

7) Crear SEGMENTO SOCIEDAD

8) CONTABILIZACIN

Se asigna Grupo Status Campo

Variante Status
Campo

CUENTAS ASOCIADAS

Son Cuentas de Mayor asignadas a Registros Maestros del

Interlocutor Comercial para registrar operaciones de la Contabilidad
Auxiliar. La Contabilizacin de la Contabilidad Auxiliar se contabilizan
Automticamente en las cuentas asociadas.
En las Cuentas de Mayor Asociadas no se pueden contabilizar importes.
Tipos de Cuentas Asociadas: D (Deudores) y K (Acreedores).

Visualizacin de PARTIDAS INDIVIDUALES

SEGMENTOS

Nivel Mandante : Datos Generales

Nivel Sociedad : Segmento Sociedad
Organizacin de Compras (K) /rea de Ventas (D)
Sin solapamiento
Interna

Rango y Nmero

Definir GRUPOS DE CUENTAS

Status Campo

Externa (puede ser alfanumrico)

Cuenta de Deudores o Proveedores
Se introduce en la

Transaccin (CpD)
los datos van en la transaccin.

Centralizada: Para todas las reas

DEUDORES /
ACREEDORES

Actualizacin datos

Principio de VERIFICACIN
Por dos personas

Descentralizada: Por separado para gestin

financiera y comercial/gestin materiales

Consiste en definir un campo de los Datos Maestros

SENSIBLE, se bloquear la cuenta de Deudor /
Acreedor para el pago.
Para eliminar el bloqueo, la persona que controla la
cuenta ha de confirmar o rechazar la modificacin.

Si un deudor es tambin acreedor y viceversa, se pueden compensar partidas

Abiertas mediante el programa de pagos de reclamacin.
Condiciones para la compensacin: el n de cuenta del acreedor debe
COMPENSACIN DE
Introducirse en la cuenta del deudor y viceversa.
DEUDORES/ACREEDORES Cada Sociedad decide si debe utilizar la compensacin. Si desea hacerlo ha
De seleccionar el campo Compensacin con el acreedor en la cuenta de
Deudor o acreedor.

Se puede definir un cliente pagador distinto del receptor de la factura. Se

Definen a nivel Sociedad y rea de Ventas. La prioridad ms alta a nivel
Sociedad. Se definen Pagador Alternativo en los Datos Maestros Deudores
PAGADOR / RECEPTOR
DEL PAGO ALTERNATIVO A nivel Sociedad
Pagos
Pagador Alternativo.
La gestin de Pagos Alternativos se compensarn con el deudor alternativo.
Si no est definida en los Datos Maestros pero s en la factura del rea de
Ventas, no afectar a los pagos alternativos para la compensacin del
Resto de facturas.

CENTRAL / SUCURSAL

Determinados clientes realizan compras de forma descentralizada,

Mediante sucursales pero el pago de las facturas se hace de forma
Centralizada desde la central.
Definir en los Datos Maestros
A nivel Sociedad
Gestin de Cuenta

Central Nmero de Cuenta Deudores.
Todas las posiciones de las sucursales se transfieren automticamente
A la cuenta de la Central.

Cuentas de Mayor con un tratamiento especial

Al introducir datos bancarios en el registro maestro de deudor acreedor o en IMG
Utilizando la transaccin crear banco

Formas de crear
un banco

Importando el directorio bancario desde un disquete

Los deudores que utilicen la funcin lockbox pueden crear juego de datos batch input que
actualice automticamente la informacin bancaria del deudor en el registro maestro

1) Crear REGISTRO MAESTRO PARA BANCO (a nivel mandante)

Definimos : Pas, Clave de Banco, Nombre, Regin, Direccin, Swift

2) Definimos un BANCO PROPIO (a nivel Sociedad)

3) Crear CUENTA BANCARIA (a nivel Sociedad)

Definimos :

Dgito del Banco

Pas del Banco
Clave del Banco
Nombre del Banco
Direccin del Banco

Dentro del Banco propio

Banco Propio
ID de Cuenta
Nombre
Cuenta Bancaria
Moneda
Cuenta Mayor

4) Introducimos el banco propio y el ID de la cuenta bancaria en la Cuenta de Mayor.

SAP funciona segn el PRINCIPIO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS; para cada contabilizacin se graba un documento.
Nmero de Documento
Cada Documento se identifica de forma nica gracias a: Sociedad
Ejercicio.

El RANGO suele definirse a nivel SOCIEDAD FI:

CABECERA DEL
DOCUMENTO

N INTERNA
1)

# RANGO

Sin solapamiento

CLASE DE
DOCUMENTO

A NIVEL

1 Ejercicio
Ejercicios futuros

N EXTERNA (puede ser alfanumrico)

2)

TIPOS DE CUENTAS PERMITIDAS: S, A, D, K, M

3)

STATUS CAMPO CABECERA

4)

CONTABILIZACIN FACTURAS PROCEDIMIENTO NETO

5)

CLASE DE DOCUMENTO DE ANULACIN

N de referencia Documento
Texto

MANDANTE
D / H
Standard
1)

CLAVE DE CONTABILIZACIN

Clase de Cuenta: S, A, D, K, M
Status Campo

CLAVE DE
CONTABILIZACIN
POSICIN DEL
DOCUMENTO

D H
S 40 50
D 01 50
K 40 31

2)
3)
4)
5)

Definir si es relevante para SD (Ventas)

Definir si es Operacin de Pago o no.
Clave del Documento de Anulacin
Variante Grupo Status Campo

Se definen en la variante de ejercicio

Se pueden tener abiertos tantos periodos contables como se desee
Varias sociedades pueden utilizar la misma variante de periodo contable

Verificaciones por clase

de cuenta

Periodos contables

Cabecera de documento

Clase de cuenta +

Posicin de documento

Clase de cuenta S,D,K,A,V o M

La variante periodo contable debe contener como mnimo la clase de

cuenta +
Se puede abrir periodos especiales para contabilizaciones

Cierre
Deben estar abiertos simultneamente
dos intervalos de periodos

1 Se recomienda para periodos

especiales y slo dar autorizacin a los
contables encargado del cierre
2 Periodo actual

Controla los importes mximos para operaciones contables y el tratamiento de diferencias de pago

Grupos de
tolerancia

Se puede introducir
lmites superiores para:

- Importe total por documento

- Importe por posicin de deudor/acreedor
- Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia

Cada usuario se puede asignar a un grupo de tolerancia

La moneda es la moneda local de la sociedad

VALORES PROPUESTOS: El usuario puede configurar el sistema para la entrada de documentos.

OPCIONES DE TRATAMIENTO.

Entrada de Documento: Se pueden ocultar campos no relevantes; por ejemplo

Moneda Extranjera u operaciones multisociedades.
Visualizacin de Documento: List viewer
diferentes opciones visualizacin
Partidas Abiertas: Opciones de visualizacin Part. Abiertas
pago parcial, saldos, etc

Predefinidas por el Sistema

1)

REGLAS
Especificas de cada usuario
Cabecera

2)

Texto
N de Referencia

CAMPOS MODIFICABLES
Posicin: (no es modificable)

CONTROL DE
MODIFICACIN
DE DOCUMENTOS

3)

1)

LOG CON INFORMACIN

(se graba lo siguiente)

Campo modificado
Valores nuevos y antiguos
Usuario responsable
Fecha y hora de modificacin

CRITERIOS PARA DIFERENCIAR

REGLAS DE MODIFICACIN

Importe
Cuenta
Clave de Contabilizacin
Campos q afecten a reconciliacin

Clase de Cuenta: D, K, S, M, A
Clase de Operacin: slo se utiliza para Operaciones Especiales en S,
efectos y anticipos.
Si el campo sociedad esta vacio se aplica la regla a todas las
sociedades

Periodo Contable an Abierto

Posicin an no compensada
5)

CONDICIONES PARA LA
MODIFICACIN
(estn predefinidas)

Posicin Documento es cargo en deudor o abono en Acreedor

El Documento no debe ser un abono de una factura
El Documento no debe ser un abono de un anticipo

Para subsanar un error en un documento y grabar los ajustes en log
Primero hay que Anular el Documento y
Despus se podr volver a registrar correctamente.
SAP cuenta con una funcin que permite anular documentos de K, D, S de manera individual o conjunta.
Al anular un documento
MOTIVO de ANULACIN que controla si la fecha de anulacin puede ser distinta de la fecha
De contabilizacin Original.
Documentos con partidas compensadas no pueden ser anulados
Hay que reinicializar el documento.

1)

CONTABILIZACIN DE ANULACIN NORMAL

Cargo Incorrecto
Abono
Abono Incorrecto
Cargo
Provoca un aumento adicional de las cifras de movimientos

ANULACIN
DE DOCUMENTOS

La Sociedad debe permitir Contabilizaciones Negativas

2)

CONTABILIZACIN NEGATIVA

Requisitos
El motivo Anulacin debe estar definido para la C ( - )

Cargo Incorrecto
Abono

Abono Incorrecto
Cargo
Provoca una disminucin de la cifra de movimientos
De la otra parte de la cuenta
Se recuperan las
Cifras de movimientos anteriores a la contabilizacin
Incorrecta.

Las Condiciones de Pago se asignan a un registro maestro de Deudor o Acreedor.

Son Propuestas por el sistema o introducidas por el usuario.
Se utilizan en Posiciones de transaccin para determinar las condiciones de pago..

CONDICIONES
DE PAGO Y
DESCUENTOS
POR PRONTO
PAGO

Con Propuesta

Fecha Base para clculo de vencimientos

Sin Propuesta

Se especifica: Plazos de Descuentos

Fecha Documento
Fecha Contabilizacin
Fecha de Entrada

Porcentajes de descuento por pronto pago

Segmento de Sociedad

Se pueden introducir a nivel : Segmento rea de Ventas

Segmento Organizacin de Compras

CONDICIONES
DE PAGO

Si lo relacionamos con una FACTURA de FI, se copian las condiciones de pago de la factura. campo Referencia de Factura

Abonos La Cond. De Pago en otros abonos no son vlidas
estos abonos vencen en la FECHA BASE
Hay que marcar V en refer.de factura

LIMITE DE DAS: da natural hasta el cul las condiciones de pago son vlidas.
Clave Condiciones de Pago.

Datos Bsicos DESCRIPCIN CONDICIONES DE PAGO: EXPLICACIN : Generada Automticamente

TEXTO COMERCIAL: para imprimirse en facturas.

CLASE DE CUENTA: vlidas para aplicar a:

Deudores
Acreedores
Ambos.

CLAVE DE BLOQUEO: Para bloquear partidas individuales o cuentas para su pago o cobro.

Control de Pago
VA DE PAGO: En cada pas, el sistema tiene vas de pago definidas para poder utilizar: Para partidas individuales o cuentas.

Introducir:

Porcentaje de descuento en las Condiciones de Pago

Nmero de das que el porcentaje ser vlido en la misma posicin
Tambin se pueden introducir das y meses fijos.
Se puede Introducir hasta 3 periodos de descuentos por pronto pago.
Los lmites de das permiten condiciones de pago especficas de fecha en una Clave de Cond. De Pago.
Se pueden definir varias versiones de Cond. De Pago, cada una con un lmite de das distinto.
El lmite de das es la fecha base hasta la cul se puede aplicar la versin de las condiciones de pago.
Se pueden introducir Cond. De Pago de 2 partes bajo la misma clave de condiciones de pago.

El Sistema reconoce automticamente si se han definido pagos a plazos en las Condiciones de Pago,
No hay que asignar descuentos por pronto pago o porcentajes de descuentos por pronto pago.
Pagos a Plazos
Hay que definir el nmero de plazos, un porcentaje y unas condiciones para cada plazo.
Para cada plazo indicado el sistema crea una partida individual.
El total de los importes de las partidas individuales se corresponde con el importe total.
Las condiciones de pago de las part. Individuales son las cond. De pago definidas para los plazos.

DESCUENTO
POR PRONTO
PAGO
VALOR NETO PROCED. NETO

Importe Base de Descuento

El Sistema contabiliza en la cuenta de gastos o de ingresos el importe de la

Factura menos el descuento y crea una cuenta de compensacin de descuentos
Que se compensa. Si se paga fuera de plazo la prdida por descuento se contabiliza
En una cuenta separada.
La cuenta de compensacin de descuento se ha de tratar en la gestin de
Partidas abiertas.
VALOR BRUTO PROCED. BRUTO
El Sistema contabiliza en la cuenta de gastos o ingresos el importe bruto de la factura.
Cuando se recibe el pago / cobro, la diferencia se contabiliza en una cuenta de gastos /
Ingresos por descuento.

SAP soporta sistemas fiscales de distintos pases:

Impuesto sobre el volumen de negocio

IVA de USA
Impuestos adicionales
de distintos pases
Retencin de Impuestos
1.
2.
3.

SAP dispone de 2 clases de imposicin:

Impuestos a nivel nacional con tipos unitarios

Impuestos que gravan a nivel regional / de emplazamiento fiscal,
Al ser tan complejo se usa software de terceros

1.

Verificacin del importe del impuesto o automticamente

Contabilizacin del importe en cuentas de impuestos
Realizacin de rectificaciones para DPP u otras deducciones

SAP soporta el tratamiento de impuestos mediante: 2.

3.

Las disposiciones nacionales determinan Clase Imponible

Impuesto sobre volumen de Negocio

IVA REPERCUTIDO : Sobre el Valor neto mercancas
Se factura al deudor

(MENOS)
IVA SOPORTADO: Sobre el importe neto de factura, facturado por el acreedor

Procedimiento de Clculo de Impuestos

IMPUESTOS

Importe NETO: Parida de gastos / ingresos DPP

Importe BRUTO: Incluyen en DPP

1.
2.
3.

El orden de los pasos

Las clases de Impuestos ( Clases de condicin)
Clave de cuenta / clave de transicin. Determinacin automtica
de cuentas para los impuestos.

Un cdigo de domicilio fiscal es una combinacin de los cdigos de la Ad. De Hacienda que grava los movimientos de mercancas
Y el uso de sus propios tipos impositivos. Existen 4 posibles niveles inferiores la nacional: Estado, Condado, localidad y distrito. Debe
Definirse la longitud de los elementos individuales. Al contabilizar impuestos con CDF puede introducir tanto este cdigo o el tipo imp.
1.
Verificar el importe del impuesto
2.
Calcular Importe del Impuesto
3.
Calcular impuesto adicional
Indicador de Impuestos: se usa para
4.
Verificar Clase de Impuesto
5.
Determinar cuenta de mayor
6.
Representar correctamente impuestos en formularios de impuestos

Indicador de Impuestos est enlazado

con una de las siguientes opciones

1.
2.
3.

Clave de pas
Combinacin Clave pas cdigo de domicilio fiscal
Fecha: se puede elegir fecha documento o fecha contabilizacin

El indicador de impuestos contiene los tipos impositivos. Los tipos impositivos se asignan a las clases de impuestos utilizadas en el
Procedimiento de clculo de impuestos. En cada IdI se pueden introducir varios tipos impositivos para distintas clases de impuestos.
TIPO IMPOSITIVO = 0; para partidas libres de impuestos , Pej: Salida de mercancas, movimiento de mercancas, etc..

Determinacin automtica
De cuentas de impuestos

Debe asignar

1.
2.
3.

Cuentas de Impuestos
en categora fiscal

Claves de contabilizacin
Reglas para la determinacin
Cuentas de impuestos
< IVA Soportado
> IVA repercutido

Una operacin multisociedades efecta contabilizaciones en cuentas de diferentes sociedades, no se puede

Contabilizar slo en un documento, pq un documento se asigna a una sola sociedad. El sistema crea un
Documento por cada una de las sociedades afectadas.
Para que el D / H quede compensado, el sistema genera posiciones de documento que se contabilizan en
cuentas de compensacin, para deudores o acreedores.
Los documentos de una op.multisociedad estn vinculados mediante un n de operacin multisociedad comn.

PAGO CENTRAL: Una sociedad paga las facturas recibidas por sus sociedades del grupo.
APROVISIONAMIENTO CENTRAL: Se trata cuando una o ms sociedades del grupo adquieren mercancas
A un mismo proveedor y este slo factura a una sola sociedad. La Sociedad que recibe la factura
Contabilizar el gasto por la parte de la compra adquirida. La Totalidad del IVA contra el acreedor. La otra
Sociedad del grupo contabilizar su parte de gasto contra la Sociedad 1.
Las contabilizaciones de compensacin y de impuestos se crean automticamente.
Al no repartirse los impuestos entre las sociedades segn los gastos, esta funcin slo debe usarse cuando
La operacin no sea relevante para impuestos o cuando las sociedades constituyan una entidad fiscal.

OPERACIONES
MULTISOCIEDADES

CUENTAS DE COMPENSACIN: Deben definirse en cada sociedad para realizar operaciones

Multisociedades.
Pueden ser cuentas de Mayor, cuentas de acreedor o cuentas de deudor.
Debe asignarse una cuenta de compensacin a cada combinacin posible de dos sociedades.
Puede definirse una Sociedad de Compensacin.
Para identificar la clase de cuenta deben asignarse claves de contabilizacin a las cuentas de compensacin.
N DE OPERACIN MULTISOCIEDAD: Cuando se contabiliza un documento multisociedad el sistema
Genera un documento multisociedad para vincular todos los documentos nuevos. El N de operacin
Multisociedad estar compuesto por el nmero del documento de la 1 sociedad, el nmero de la primera
Sociedad y el ejercicio.
Los documentos multisociedad se pueden anular mediante la funcin de anulacin para las operaciones de
Multisociedad.

Capitulo 5
Compensacin

Las partidas abiertas son partidas que no han sido compensadas. Para que una operacin quede finalizada se debe
Compensar y as el saldo de las partidas sea 0.
Los documentos con partidas abiertas no pueden archivarse y permanecen en el sistema hasta que todas las partidas
Abiertas se compensen.

CONTABILIZACIN CON COMPENSACIN: Hay que introducir el importe del documento de compensacin y a
Continuacin, se seleccionan las partidas abiertas que se deben compensar.
Cuando el importe total de las partidas abiertas es igual al importe del documento de compensacin, el sistema
compensa las partidas abiertas.
Cuando el importe total de las partidas abiertas no es igual al importe del documento de compensacin, el sistema
Permite contabilizar la diferencia.
Esta funcin puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuenta y para cualquier moneda.
Puede realizarse manual o automticamente, utilizando el programa de pagos automticos.

COMPENSACIN
DE PARTIDAS
ABIERTAS

COMPENSACIN DE CUENTA: Hay que seleccionar aquellas partidas abiertas de una cuenta cuyo saldo sea 0.
El sistema las marcar como compensadas y crear un documento de compensacin. El n de este documento y la
Fecha de compensacin se introducen en las partidas compensadas. La fecha puede ser la del da o la que elija el
Usuario.
Esta funcin puede utilizarse para cualquier cuenta gestionada con partidas abiertas en el libro mayor y en libros
Auxiliares.
El documento de compensacin no incluye normalmente ninguna partida individual.
Puede ejecutarse de forma manual o automtica, mediante el programa de compensacin automtica.
Agrupar las partidas por cuentas
PASOS DEL PROGRAMA DE COMPENSACIN
Cuando el saldo es cero, las partidas se compensan
Los criterios de usuario deben definirse en el Customizing
CONDICIONES PREVIAS

Las cuentas a compensar deben definirse para la compensacin automtica

Apuntes estadsticos
Contabilizaciones estadsticas y ciertas operaciones en cuentas de mayor especial de efectos

PARTIDAS QUE NO SE COMPENSARN

Partidas con retencin de impuestos
Loa anticipos solo si las partidas de compensacin del mismo importe ya han sido contabilizadas
EL CAMPO DE IMPUTACIN de una partida individual se rellena automticamente en funcin de la entrada campo de clasificacin
Introducida en el registro maestro al realizar la contabilizacin. Combinacin de 4 campos, con como mximo 18 caracteres. Si se fija para
El n de pedido, se completa con este. O si se fija para el CeCo, se completa con el CeCo.

Capitulo 5
Compensacin

UN PAGO MANUAL es una transaccin que compensa una partida abierta, normalmente una factura, asignando manualmente un documento
De compensacin.
PAGO RECIBIDO
normalmente en Contabilidad de deudores
compensa importe en el DEBE abierto.
PAGO EFECTUADO
normalmente en Contabilidad de acreedores
compensa importe en HABER abierto.

1.

ENTRADA Y
SALIDA
DE PAGOS

Cabecera del Documento

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Cabecera
de Pago

1.
2.
3.
4.
4.
5.
6.

Fecha de Documento
Clase de Documento: Propuesto por el sistema segn tipo de transaccin
Sociedad: suele proponerla el sistema.
Fecha de Contabilizacin y periodo contable: se propone fecha actual.
Moneda: Cdigo de moneda, tipo de cambio y fecha de conversin de moneda.
Identificacin del Pago: N de Documento de referencia, texto de cabecera de
documento y texto de compensacin.
Cuenta de Mayor de Pago / Cobro (caja, banco, etc..)
Importe del Pago Total
Gastos Bancarios: pueden ser exigidos por el banco
se contabilizan autom.
En cuenta de gastos especial.
Fecha Valor, utilizada para la posicin en Gestin de Caja
suele ser propuesto.
Texto: descripcin opcional de la posicin. Pueden usarse modelos de texto.
Nmero de Asignacin: Lo crea el sistema o se puede introducir manualmente.

2.

Datos
Bancarios

3.

Seleccin de
2.
Partidas Abiertas 3.

1.

Pasos del
Proceso
De Pagos.

Seleccionar Partidas Seleccionadas inactivas inicialmente

Doble Click en el importe
Desde mens de medidas y teclas de funcin

Bsqueda automtica

1.

Activar Partidas

1.
2.
3.

2.

Activar DPP

El DPP viene en las Condiciones de Pago, se tiene en cuenta para

El calculo del importe asignado.
Se puede modificar el DPP de modo absoluto o cambiando el porcentaje.
No debe superar los limites establecidos en los grupos de tolerancia.

Tratar Partidas Abiertas

Contabilizacin

4.
5.

Cuenta y Clase de Cuenta: N de cuenta y clase de la cuenta del

interlocutor comercial
necesaria para determinar cuenta Partidas abiertas.
Partidas abiertas normales y / o operaciones de mayor especiales.
Nmero de Aviso de Pago: manual o automtico
Otras cuentas.
Selecciones adicionales: criterios seleccin: Distribuir por antigedad

Se puede simular: Documento / simular
se visualizan todas las partidas, incluidas las creadas automticas.
SI DEBE = HABER
se puede contabilizar el documento completo
Para modificaciones: 1 anular las partidas compensadas y 2 anular documento y 3 Reintroducir contabilizacin.

Capitulo 5
Compensacin

GRUPOS DE
TOLERANCIA
(Clasificacin)

Grupos de Tolerancia de empleados:

2.

Grupos de Tolerancia de Cuentas de Mayor

3.

Grupos de Tolerancia para D / K

1.

Definir Grupos de Tolerancia

PASOS PARA
CREAR GRUPOS
DE TOLERANCIA
2.

DIFERENCIAS
DE PAGO

Lmites superiores para contabilizar operaciones

Diferencias de pago permitidas

1.

1.
2.
3.

Asignar Grupos

1.
2.
3.
4.

Se utiliza para controlar diferencias de pago permitidas

(por ejemplo: procedimientos automticos de
compensacin)

Operaciones de compensacin
Diferencia de pagos permitidas
Contabilizacin de partidas restantes de diferencias de pago
Tolerancias para avisos de pago

1.

CLAVE DE GRUPO:

2.

SOCIEDAD

3.

CDIGO DE MONEDA

Alfanumrico : 4 posiciones
grupo tolerancia estndar
es el mnimo

G.T. EMPLEADOS: Se le asignan empleados

G.T. CTAS MAYOR: Se le asignan Ctas Mayor
G.T. Cuentas D / K : se le asignan ctas D / K

El sistema considera las entradas en ambos grupos durante la compensacin. Las entradas en los grupos de tolerancia se efectan siempre en moneda local

TRATAMIENTO
DIFERENCIAS
DE PAGO

1.

2.

Dentro de las tolerancias

Fuera de las tolerancias

1.
2.
3.

Ajuste DPP automtico (autorizando al sistema)

Contabilizacin Automtica de deducciones no autorizadas
Ajuste DPP Manual

1.

Pago Parcial: Ambas partidas permanecen en la cuenta

2.

Compensar diferencia manual.

3.

Pago a cuenta

4.

Partidas por el resto Nuevo documento con referencia a

(manualmente)

Cuenta asignada origen diferencias

Nueva posicin de contabilizacin

De una partida compensada

Condiciones de Pago Nuevas condiciones de pago
Documento original

Grupos de Tolerancia D / K

indican

entradas que controlan partidas restantes
Origen de las diferencias: (se pueden repartir)

Mismas condiciones de pago que la partida compensada o cond. Fijas

Si DPP slo se concede parcialmente y no para la totalidad del importe
Especificar CLAVE DE RECLAMACIN

Contabilizacin de diferencias
Pagos parciales
Partidas por el resto

Capitulo 5
Compensacin

En la compensacin de partidas abiertas en moneda extranjera pueden surgir diferencias de cambio

Debido a fluctuaciones del tipo de cambio. El sistema contabiliza estas diferencias automticamente
En cuentas de prdidas o beneficios realizados.
A todas las cuentas asociadas y cuentas de mayor con partidas abiertas en Moneda Extranjera
Se les debe asignar cuentas de gastos / ingresos para prdidas / beneficios realizados.
Mediante esta configuracin se evitan contabilizaciones incorrectas.
La diferencia se graba en la partida individual compensada.

DIFERENCIAS
EN EL TIPO
DE CAMBIO

Tambin se contabilizan diferencias de cambio cuando se valoran partidas abiertas en el balance.

Estas diferencias de cambio de la valoracin se contabilizan en otra cuenta de diferencias de cambio
Y en una cuenta de correccin de balance. Al compensar una partida abierta ya valorada, el sistema
Efecta una contabilizacin de anulacin en la cuenta de correccin del balance y contabiliza el importe
De la diferencia que queda en la cuenta para las diferencias de cambio realizadas.

A todas las cuentas asociadas y cuentas de mayor con partidas abiertas en moneda extranjera
Se les debe asignar cuentas de ingresos / gastos para la prdidas y beneficios realizados.

Una cuenta de Beneficios / prdidas puede asignarse

Todas las monedas y todos los tipos de monedas

Por monedas y tipos de moneda
Por moneda
Por tipo de moneda

El LIBRO DE CAJA es una herramienta para la gestin de caja. Da soporte a la contabilizacin de entradas de caja y pagos.

Capitulo 6
Libro de Caja

Con el libro de caja se puede:.

1.

2.

Crear un libro de caja independiente para cada moneda

Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
Ejecutar varios libros de caja en cada sociedad.
Seleccionar un n aleatorio para cada identificacin de libro de caja (4 caracteres alfanumricos)

Crear Cuenta de Mayor para libro de caja

1.
2.
Crear Libro de Caja
indicando: 3.
4.
5.

Sociedad en la que se va a usar el libro de caja.

El nombre y la identificacin del libro de caja (4 dgitos)
Las cuentas de mayor donde contabilizar las op. Contables.
Moneda del libro de caja
1.
Contabilizaciones de cuenta mayor
Las clases de documentos para:

2.
3.
4.
5.

Salida pagos para acreedores

Entrada de pagos para acreedores
Salida de pago para deudores
Entrada de pagos para deudores

(E) Gastos / Caja , (R) Ingresos / Caja, (B) Transferencia de libro de caja a banco, ( C) De banco a libro de caja, (D) Deudores, (K) Acreedores

CONFIGURACIN
LIBRO DE CAJA
3.

Asignar rango de nmeros a documentos

4.

Crear, modificar operaciones contables
CUST

5.

Contabilizar

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Sociedad de la Operacin Contable

Clase de Operacin Contable
Especificar indicadores de impuestos: E (gastos) R (ingresos)
Para E, R, C, B
para permitir modificar cuenta mayor.
Se asignar un n de forma automtica al grabar.
Se puede fijar indicador para impedir realizar ms operaciones

Para hacer particin del documento

Para contabilizar en cuentas CpD
pago a acreedor
Acreedor (seleccionar acreedor CpD) intro

Introducir datos del acreedor.

Capitulo 6
Libro de Caja

El LIBRO DE CAJA es una de las operaciones contables ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla.
En esta pantalla se pueden introducir, visualizar y modificar entradas del libro de caja.
Las entradas del libro de caja grabadas se contabilizan en el libro mayor, por ejemplo al final del da laborable.
Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado
Tambin se pueden copiar y borrar entradas en el libro de caja grabadas, y visualizar las entradas del libro de caja
Borradas.

OPERACIN DE
LIBRO DE CAJA

Un documento de libro de caja puede contener varios artculos con diferentes indicadores de impuestos y / o
imputaciones
Relativos a la contabilidad de costes. Por lo tanto, si se reenva un documento de libro de caja a las Gestin
Financiera, slo se crear un documento contable.

En el libro de caja se puede crear una operacin contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD
en el Libro de caja, se accede automticamente al cuadro de dilogo que permite introducir datos CpD y las
entradas se
Graban en el libro de caja..

Capitulo 7
Cuentas de Mayor
Especiales

Son aquellas operaciones en cuentas de mayor especial que se visualizan por separado
En el Libro Mayor y en los auxiliares de las cuentas Deudores / Acreedores.
Las operaciones del Libro Mayor y auxiliares estn enlazadas a una cuenta asociada.
Si las imputaciones se realizan con el indicador CME, las contabilizaciones se realizarn
En las cuentas de mayor alternativas.

Operaciones en
Cuentas de Mayor
Especiales (CME)

Solicitud de anticipos
1.

Anticipos
Anticipos

Categoras de
Operaciones
Contables.

CUENTAS DE
MAYOR
ESPECIALES

2.

Efectos

3.

Otras
Operaciones

1.

Clases de
Operaciones
En CME

2.

3.

Solicitud de aceptacin de Letra

Efecto
Cheque / Efecto

Contrapartidas
automticas
(estadsticas)

Apuntes
estadsticos

Amortizaciones acumuladas individuales

Aval
Inters
Definido por el usuario

Son operaciones que se contabilizan en la misma cuenta de contrapartida

de forma automtica, por ejemplo: aval. No forman parte del balance
pero si de la memoria.
Son operaciones en CME de carcter informativo que sirven como
recordatorio al usuario de los pagos vencidos o a efectuar. Al
crearse solo se actualiza una partida individual sin contrapartida.
Mediante el programa de pagos y reclamacin es posible acceder a
apuntes estadsticos para su tratamiento posterior. Se administran
como partidas abiertas en las cuentas D / K y en la CME.
Ejemplos: Solicitud de anticipo y solicitud de aceptacin de letra.

Generan contabilizacin en el Libro Mayor. En la cuenta asociada

alternativa se efecta un abono o un dbito de forma automtica. El
Contrapartidas
usuario debe introducir la cuenta de mayor para la contrapartida.
personalizables
Forman parte de los balances. Contabilizan con cuenta de
contrapartida libre. Ejemplo: entrada de anticipo, amortizacin
acumulada individuales.

Capitulo 7
Cuentas de Mayor
Especiales

Claves de Contabilizacin

Las claves de contabilizacin estndar para las operaciones en cuentas de mayor

especiales son 09 y 19 (DEBE) y 29 y 39 (HABER)

Apartado de Cuentas Asociadas

alternativas

Las operaciones en cuentas de mayor especiales se contabilizan en una

cuenta archivada en CUSTOMIZING y no en la cuenta asociada en el
registro maestro. Estas cuentas deben crearse como cuentas de
mayor. Estas cuentas tienen activada la visualizacin de partidas
individuales.

CONFIGURACIN
DE OPERACIONES
EN CUENTAS
DE MAYOR
ESPECIALES

1.
2.
3.

Apuntes estadsticos
no actualiza ningn saldo

Relevancia de la verificacin del lmite de crdito de
deudores.
Advertencia en relacin con el comprometido.
ejemplo: al contabilizar una factura de acreedor es relevante saber que existe
un anticipo.

Configuracin de
Operaciones
en CME

Definicin de
Propiedades
Indicador CME

4.
5.

6.
7.

Indicador CME de destino.
slo para apuntes

estadsticos.
Categora de operacin en cuenta de mayor especial:
1.
Anticipo
2.
Efecto
3.
Otras
Clave de Contabilizacin
Determinacin de cuentas
Definir cuenta asociada y
cuenta de mayor especial.

Capitulo 8
Entrada Preliminar
De documentos

A la hora de contabilizar un documento puede ocurrir que nos falte algn dato, con lo que no se podra grabar dicho
documento, Hay dos formas distintas de grabar documentos sin realizar una contabilizacin autntica! en la
gestin financiera.

RETENER DOCUMENTOS:

ENTRADA PRELIMINAR

ENTRADA
PRELIMINAR
DE
DOCUMENTOS
VENTAJAS DE LA
ENTRADA
PRELIMINAR

No se asigna nmero de documento

Asignacin libre de la denominacin / ID
Sin actualizacin de las cifras de movimientos
No se tiene en cuenta para evaluaciones / informes

Los documentos retenidos pueden : -

Tienen el riesgo de olvidar su existencia y su contabilizacin no quede concluida.

No se actualizan ciertos datos como cifras de movimientos. Solo pueden

modificarse cuando se conviertan a documentos contables.
Se asigna un n de documento (internamente)
Clase de documento.
Algunos documentos pueden incluirse en evaluaciones / informes
Pueden completarse, modificarse, contabilizarse y borrarse, incluso por otro
usuario.

Concluirse y Contabilizarse
Borrarse

Visualizacin de autorizaciones
aprobacin

Principio de verificacin por dos personas
Responsabilidades
Aceleracin de procedimientos de trabajo.

Mediante la entrada preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos inconclusos en SAP,
tambin es posible verificar si un documento preliminar ya est completado.
Durante la entrada preliminar de documentos es posible utilizar los mtodos de asignacin de cuentas, pero no los
documentos de referencia.
Las operaciones multisociedades tambin pueden introducirse de forma preliminar, slo se crear un documento
preliminar en la primera sociedad.
Al grabar documento preliminares, no se actualizan cifras de movimientos, valores de activos fijos, etc. Ni tampoco
totales de control. Tampoco se crean contabilizaciones automticas. No se verifica el saldo, pero si se puede
visualizar en el resumen de documentos preliminares.

Capitulo 8
Entrada Preliminar
De documentos

1.
reas de aplicacin en la
entrada preliminar de
documentos.

Almacenamiento temporal de los valores de entrada durante la entrada

preliminar de documentos.
Posibilidad de visualizacin de modelos en varios niveles durante la entrada
preliminar de documentos
Asignacin de tareas mediante pools de trabajo

2.
3.

ENTRADA
PRELIMINAR
DE
DOCUMENTOS
Y TRATAMIENTO
DE DOCUMENTOS
PRELIMINARES

Mtodos de utilizacin de la
entrada preliminar de
documentos

1.
2.
3.

Cuentas de Deudor (facturas y abonos)

Cuentas de Acreedor ( facturas y abonos)
Cuentas de Mayor (contabilizaciones de cuentas de mayor)
1.
2.
3.
4.

Posibles
Modificaciones en
documentos
preliminares

No Permitidas

Cundo

Cundo un doc. Preliminar

pasa a ser un doc.
Verdadero

Datos de fecha
Importes
Cuentas
Objetos de Imputacin
1.
2.
3.

Moneda
Clase de Documento / Nmero de documento
Sociedad

1.
2.

Siempre que sea necesario

Tambin de forma repetida

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Al contabilizar se realizan las inspecciones habituales

Se crea un documento de gestin financiera completo normal
Se documenta el historial
Se respeta el nmero de documento
Se actualizan las cifras de movimientos
El documento preliminar se borra.

La entrada preliminar de documentos est enlazada a las funciones de gestin de informes y de visualizacin de cuentas de la Gestin
Financiera. Existen multitud de informes con capacidad para evaluar documentos preliminares. Los Doc. Preliminares pueden
incluirse en el diario de documentos. En la visualizacin de partidas individuales

Capitulo 8
Entrada Preliminar
De documentos

WORKFLOW

Estructura Organizativa Quin?

Estructura del proceso Cundo? en qu orden?
Funcin Qu?
Informacin Con qu datos?
1.

SAP BUSINESS
WORKFLOW

2.
3.
4.
5.

Se combinan para permitir que los procesos

empresariales se lleven a cabo con la mayor
eficacia

Es una herramienta para la automatizacin de los procesos empresariales en

sistemas SAP y entre sistemas distintos.
No est vinculado a ninguna aplicacin concreta y puede adaptarse a las
necesidades del deudor.
Funciona del mismo modo en todas las aplicaciones.
Coordina todas las tareas integradas
Ofrece soporte al usuario de forma activa

Sap business Workflow significa conseguir que un trabajo concreto sea asignado al empleado ms
idneo en el momento apropiado

ENTRADA
PRELIMINAR
DE
DOCUMENTOS
Y WORKFLOW

Se estructura en
3 niveles:

1.
2.

3.

El trabajo correcto
se debe implementar en Bussines Object Repository

En el momento adecuado Cada paso individual puede hacer referencia al
BOR, pero tambin puede utilizarse para controlar el proceso. Workflow
Builder es la herramienta empleada para la actualizacin del nivel de
proceso.
Grupo de empleado potencialmente disponibles para cada tarea.
El empleado idneo: Cada empleado recibe un work item durante el tiempo de ejecucin

Los workflows se suelen iniciar con un evento desencadenante, los eventos se inician en las aplicaciones
correspondientes.
Los work items representan tareas de paso individual durante el tiempo de ejecucin. El gestor de
workflow los enva a los empleados responsables. Si un empleado acepta un work item, este
desaparece de las carpetas de entrada del resto de posibles responsables.

Tareas que se
llevan a
cabo:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Contabilizacin de facturas
Liberacin de solicitudes de pedido
Modificacin de maestros de materiales
Autorizacin de baja
Creacin de cuentas de deudor
Borrado de pedidos
Creacin de solicitudes de aprovisionamiento a travs de internet.

Capitulo 8
Entrada Preliminar
De documentos

BUSINESS
WORKPLACE

ENTRADA
PRELIMINAR
DE
DOCUMENTOS
Y WORKFLOW

1.

RBOL DE SELECCIN

2.

POOL DE TRABAJO

3.

VISTA PREVIA DE WORK ITEM

Pueden crearse variantes de workflow para la entrada preliminar de documentos en el Customizing de Gestin
Financiera. El procedimiento de liberacin de documento debe estar activo, junto al importe mnimo
necesario para ello

Es posible aplicar procedimientos de liberacin diferentes a cuentas de deudor y acreedor distintas. Esto se
controla mediante el campo liberar grupo del registro maestro de contabilidad de deudores o acreedores.
El grupo de liberacin es necesario con el fin de establecer la va de liberacin durante el tratamiento.
La va de liberacin queda determinada por la variante de workflow en relacin con la clase de documento y el
grupo de liberacin.
La va de liberacin y el importe determinan el subworkflow que se inicia al liberar el importe y quin debe
realizar la liberacin. Si no se define ningn grupo de liberacin, se utilizar el grupo de liberacin inicial
para poder acceder.