REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACION

Tema: Desarrollo de un Manual para la Administracin de Contratos

Lnea de Investigacin: Manuales, pequeas y medianas empresas (PYMES),

investigacin y cientfica.

ELABORACIN DE UN MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN DE

CONTRATOS DE LA EMPRESA SOLDITECA C.A. UTILIZANDO LA
CODIFICACIN WBS
Trabajo de Grado para optar al Ttulo de Licenciado en Administracin de
empresas.

Tutor: Lic. Tirso Gonzales

Trabajo de Grado presentado por:

Br. Busato Leoni, Juan Carlos
C.I. 17.706.971

Elaboracin de un manual para la administracin de contratos de la empresa

solditeca c.a. utilizando la codificacin wbs by Juan Busato is licensed under
a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0
Unported License
Caracas - Venezuela
Marzo, 2012
1

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACION

Tema: Desarrollo de un Manual para la Administracin de Contratos

Lnea de Investigacin: Manuales, pequeas y medianas empresas (PYMES),

investigacin y cientfica.

ELABORACIN DE UN MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN DE

CONTRATOS DE LA EMPRESA SOLDITECA C.A. UTILIZANDO LA
CODIFICACIN WBS

Jurado: ______________________
Nombre y Apellido

Jurado: ______________________
Nombre y Apellido

______________________
Cedula de Identidad

______________________
Cedula de Identidad

______________________
Firma

______________________
Firma

Caracas - Venezuela
Marzo, 2012
2

INDICE
DedicatoriaI
Agradecimiento...II
Resumen de Trabajo de Grado..III
Summary.IV
Introduccin.1
CAPITULO I:
1.1. El Problema de Investigacin.4
1.2. Planteamiento del Problema...4
1.3. Formulacin del Problema..7
1.4. Objetivos de la Investigacin..8
1.4.1. Objetivos General...8
1.4.2. Objetivos Especficos.8
1.5. Justificacin de la Investigacin.8
1.6. Delimitaciones.10
1.6.1. Temticas..10
1.6.2. Espacial..10
1.6.3. Temporal10
1.7. Limitaciones de la Investigacin......11
CAPITULO II:
2.1. Antecedentes de la Investigacin13
2.2. Bases Tericas...17
2.2.1. Manual17
2.2.2. Tipo de manuales administrativos.....19
2.2.2.1. Manuaal de organizacin ..20
2.2.2.2. Manual de polticas ...20
2.2.2.3. Manual de procedimientos..21
2.2.3. Administracin..22
2.2.4. Gerencia Administrativa..23
2.2.5. Funciones de la Gerencia...25
2.2.5.1. Planeamiento..26
2.2.5.2. Organizacin...26
2.2.5.3. Direccin..26
2.2.5.4. Control..27
2.2.6. Administracin de Contratos..27
2.2.7. Codificacin WBS.32
2.3. Trminos Bsicos...34
3

2.4. Cuadro de Variables..36

CAPITULO III:
3.1. Tipo de Investigacin.39
3.2. Diseo de la Investigacin40
3.3. Poblacin y Muestra de la Investigacin.42
3.3.1. Poblacin...42
3.3.2. Muestreo44
3.4. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos..46
3.5. Validez y Confiabilidad de los Instrumentos..47
3.6. Tcnicas e Instrumentos de Anlisis y Procesamiento de Datos...49
CAPITULO IV:
4.1. Presentacin de Resultados.51
4.2. Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Solditeca C.A...53
CAPITULO V:
5.1. Descripcin de la Propuesta.70
5.2. Objetivos de la Propuesta.71
5.2.1. Objetivo General...71
5.2.2. Objetivo Especficos.71
5.3. Beneficiarios de la Propuesta...72
5.4. Localizacin Fsica de la Propuesta72
5.5. Estructura de Trabajo.73
5.6. Modelo de la Propuesta.83
5.7. Descripcin del Modelo de la Propuesta84
CAPITULO VI:
6.1. Conclusiones...87
6.2. Recomendaciones..93
Bibliografa. .95
Anexos.9

AGRADECIMIENTO

Primero quiero agradecerle a Dios, por darme la paciencia y la

dedicacin para poder realizar este trabajo.

A toda mi familia infinitas gracias, pero en especial a la persona ms

importante de mi vida; gracias Mam por confiar en m y por apoyarme en todo
momento.

Tambin quiero darle las gracias a mi maravillosa novia; por apoyarme y

alentarme a continuar y por compartir conmigo todas las noches de desvelo.

Y por ltimo pero no menos importante, le quiero dar las gracias al Profesor
y Tutor Tirso Gonzlez ya que fue de gran ayuda y orientacin para la realizacin
de este proyecto.

Juan C. Busato

DEDICATORIA

Quiero dedicarle este trabajo y todo este gran esfuerzo de varios aos de
carrera a mi maravillosa familia que nunca dudo que lograra este triunfo, ya que
ellos tambin hicieron un gran esfuerzo, por verme llegar a la meta.

Esta es mi mejor manera de devolverles un poco, por lo mucho que me han

apoyado, amado, comprendido y ayudado a lo lardo de toda mi vida, ya que
gracias a ellos puedo decir con certeza plena que poseo todas las herramientas
necesarias para lograr tener xito en mi vida profesional.

Juan C. Busato

Universidad Nueva Esparta

Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Administracin de Empresas
Elaboracin de un Manual para la Administracin de Contratos de la
Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la Codificacin WBS

Autor: Busato, Juan Carlos

C.I. V- 17.706.971
Tutor: Tirso Gonzlez
Marzo 2012

RESUMEN
La finalidad de este Trabajo de Grado, fue la elaboracin de un Manual para
la Administracin de Contratos., utilizando la codificacin WBS, para la empresa
SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona, Estado Anzotegui. La investigacin se
hizo, tomando como base los lineamientos de la investigacin descriptiva,
apoyada en un diseo de campo y bibliogrfica. La propuesta para la creacin del
referido manual para la administracin de proyectos y contratos, usando la
codificacin WBS, permite al administrador del contrato, traducir los asuntos
administrativos en un documento de trabajo y en reportes de control, anlisis y de
acciones correctivas, para una gerencia efectiva que abarque el control del
proyecto y la minimizacin de su costo. Desde esta perspectiva, una de las
razones que influye en esta situacin es, no poseer un manual que le permita
llevar de manera organizada estos proyectos. Se considera de gran importancia, la
realizacin de esta investigacin, porque, una vez que la empresa SOLDITECA
C.A., establezca su manual basado en la codificacin WBS, tendr definida la
cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por reas, paquetes o
especialidades, tambin tendr un cdigo identificador a travs del catlogo de
actividades. Por consiguiente, el manual permitir concretar el trabajo, de lo general
a lo particular en la etapa de planeacin y cuantificar avances y recursos de lo
particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto. Concluye
que, trabajando con la codificacin WBS, se deben dividir los paquetes de trabajo
en tareas que hagan ms fcil determinar cundo la contratacin del servicio es
una opcin apropiada. Al respecto, las tareas o actividades, delimitarn los pasos
a ser tomados en la oferta, asignacin, monitoreo y terminacin del contrato,
adems de identificar los participantes obligatorios en el proceso, como el
contratante, finanzas, legales, y sus roles, responsabilidades e interrelaciones.
Descriptores: Proyecto, Contrato, Administracin, WBS, Manual.
7

University of Nueva Esparta

Faculty Busines Administration
School Business Administration

Preparation of a Manual for Contract Management Company SOLDITECA CA,

using the WBS coding.

Authors: Busato, Juan Carlos.

C.I. V- C.I. V- 17.706.971
Mentor: Tirso Gonzlez
March 2012
SUMMARY

The purpose of this graduate work was the preparation of a Manual for
Contract Administration., Using the WBS coding for CA SOLDITECA company
located in Barcelona, Anzotegui State. The research was done, based on the
guidelines of descriptive research, supported by a field design, and literature. The
proposal for the creation of that manual for managing projects and contracts, using
the WBS coding allows the contract administrator, administrative issues translate a
working document and control reports, analysis and corrective action for effective
management encompassing project control and cost minimization. From this
perspective, one of the reasons influencing this situation is not having a manual
that permits these projects in an organized manner. It attaches great importance to
the realization of this research, because, once the company SOLDITECA CA, set
its coding manual based on the WBS, will set the amount of work to do, totally
organized by areas, packages or specials, also have an identifier code through the
catalog of activities. Therefore, the manual will specify the work, from the general
to the particular in the planning stage and quantify progress and resources
particular to the general, in the process of monitoring and controlling the project. It
concludes that, working with WBS coding, should be divided into work packages
that make tasks easier to determine when contracting the service is an appropriate
option. In this regard, the tasks or activities shall identify the steps to be taken in
the supply, allocation, monitoring and termination of the contract, and identify
mandatory participants in the process, such as contracting, finance, legal, and their
roles, responsibilities and interrelations.

Descriptors: Project, Contract, Management, WBS, Manual.

8

INTRODUCCIN
La administracin de contratos es a menudo una de las partes ms
descuidadas del proceso de procura de unos proyectos de diferentes secciones.
Una buena administracin de contratos requiere de dedicacin y persistencia. La
intensidad y forma en que se desarrollar la administracin de un contrato,
depender de las caractersticas especficas del mismo. En efecto, un contrato de
poco monto de dinero y de corta duracin o procura de una sola compra, requerirn
menos esfuerzo administrativo que aquellos relacionados con proyectos costosos y
de larga duracin.
Desde esta perspectiva, Daccach (2006), plantea: la administracin de
contratos es un elemento crtico en el ciclo de gestin de proyectos de las diferentes
empresas y debe jugar un rol destacado y relevante en las operaciones de procura
del sector tanto pblico como privado (p. 2). El propsito de la administracin de
contratos es, avalar el desempeo de los objetivos propuestos entre los lmites de
tiempo convenidos. Estas habilidades van desde la definicin del proyecto, hasta la
administracin de las medidas de avance del mismo.
En este orden de ideas, la empresa SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona,
Estado Anzotegui, se ha caracterizado por muchos aos, en manejar importantes
contratos con compaas nacionales e internacionales, especializadas en
actividades petroleras. La referida organizacin, participa en contrataciones y
licitaciones en inspeccin de alta tecnologa, que le ha permitido una extensa
experiencia en el trabajo realizado, en el pas y en la regin de oriente.
En los ltimos meses y dado al gran nmero de contratos que hoy en da
estn gestionando, se ha presentado una serie de inconvenientes administrativos,
que han entorpecido el buen desenvolvimiento de las labores del equipo que tiene a
cargo la gestin de los contratos, y lamentablemente, en oportunidades se ha
quedado mal con los contratantes, pues se les ha incumplido con el cronograma de
9

actividades fijado previamente, con el consentimiento de ambas partes. Pequeo o

grande el proyecto, la definicin de su alcance es herramienta vital para que el
gerente o los comits respectivos puedan tomar decisiones en las etapas
administrativas que lo conforman.
Como consecuencia de ello, se ha considerado relevante proponer en esta
investigacin la elaboracin de un manual para la administracin de contratos de la
mencionada empresa, utilizando la codificacin WBS, como es conocida por sus
siglas en ingls. La intencin de este manual, es que la empresa SOLDITECA,
realice una presentacin simple y organizada de su trabajo requerido, para
completar los proyectos que lleva con sus diferentes clientes y proveedores. El
desarrollo de la misma se estructur en seis (6) captulos, como se seala a
continuacin:
Captulo I: Correspondiente al Problema de Investigacin, incluye aspectos
relativos al planteamiento, formulacin del problema, objetivos; justificacin,
delimitacin y limitaciones.
Capitulo II: Referido al Marco Terico, se tratan los aspectos conceptuales
relativos a los antecedentes, bases terica, cuadro de operacionalizacin de las
variables y glosario de trminos.
Captulo III: Contiene los Aspectos Metodolgicos que fundamentan el
estudio, por lo tanto se desarrolla todo lo referente a tipo de investigacin, el
diseo de la misma, la poblacin y la muestra, tcnicas e instrumentos de
recoleccin de la informacin y de procesamiento de datos.
Captulo IV: En l se hace referencia al anlisis estadstico de la
presentacin de los resultados obtenidos a travs de la muestra investigada. Para
ello, se elaboraron cuadros y grficos de pastel y de barras, de cada uno de los
10

tems que conformaron el la gua de entrevista aplicada, con sus respectivos

anlisis inferenciales.
Captulo V: Este captulo plantea la propuesta de elaboracin de un manual
para la administracin de contratos de la Empresa SOLDITECA C.A. utilizando la
Codificacin WBS, que permita una mejor planificacin y control del trabajo
relacionado con la administracin de los contratos de la empresa.
Captulo VI: Contiene aspectos relacionados con las conclusiones y
recomendaciones que permitan aportar soluciones al problema objeto de
estudio, adems de las referencias bibliogrficas.

11

CAPTULO I
MARCO PROBLEMTICO
1.1.

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

En esta primera fase de la investigacin se describe de manera amplia la

situacin objeto de estudio, ubicndola en un contexto que permita comprender su
origen y relaciones. En efecto, en el primer captulo se plantean los aspectos
fundamentales que dan inicio al estudio, en tal sentido contiene: planteamiento del
problema, formulacin, objetivos, justificacin, delimitacin y limitaciones.
1.2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La administracin de contratos, es considerada como el conjunto de

funciones comprometidas con preparar y administrar los contratos y manejar
adecuadamente las relaciones entre clientes-propietarios, ingenieros consultores y
contratistas. De tal manera, las funciones y responsabilidades de la administracin
de contratos varan ampliamente en las diferentes industrias u organizaciones
empresariales a nivel pblico y privado, para ajustarse a los requerimientos del
cliente-propietario y a los alcances definidos de los servicios de la gerencia de
administracin de proyectos. De acuerdo con Ochoa (2001):
El propsito y objetivo de la administracin de contratos es obtener bienes y
servicios de la calidad especificada, de manera oportuna y dentro del
presupuesto establecido para la construccin de un proyecto. Como tal, la
administracin de contratos constituye la parte principal del proceso de
procura que asegura al propietario del proyecto la obtencin del mejor valor
por el precio pagado (p. 51).

De acuerdo a estos planteamientos, para lograr un desarrollo ptimo en

cuanto a las actividades administrativas, es importante que el administrador
12

organice sus ideas y comience por los aspectos ms relevantes. En este sentido
Gmez (2000), sostiene que: un administrador de empresas es una persona con
visin, capaz de aplicar y desarrollar los conocimientos de la planeacin,
organizacin, direccin y control empresarial, a fin de lograr los propsitos de la
institucin en la cual presta sus servicios. (p.15)
Entre esas mltiples tareas que ha de cumplir el administrador se encuentra
la administracin de contratos, en empresas que prestan servicios y asistencia a
otras compaas, instituciones, tanto del sector privado como tambin del pblico.
Cabe destacar que este proceso de gerenciar contratos, a travs de una variedad
de procedimientos y vnculos intraservicio, presta asistencia a la actuacin global
del equipo de cada empresa, estableciendo un enfoque sistemtico de gerencia,
ajustado a su tarea y de conformidad a los lineamientos de implementacin del
proceso.
Como ejemplo de estas empresas que trabajan con contrataciones y
proyectos se encuentra SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona, Estado
Anzotegui y especializada en inspeccin de alta tecnologa que la ha hecho
acumular, durante veinte aos, una amplia experiencia en reas de aseguramiento
y control de calidad, inspeccin visual y diagnstico de equipos con ensayos no
destructivos con tecnologa de punta, corrosin de materiales, sistemas de
proteccin y desarrollo e implementacin de programas de inspeccin basada en
riesgo, servicio que presta a la industria del petrleo, gas y petroqumica.
Actualmente, la referida empresa posee varios proyectos en la regin y en su
ejecucin, ha utilizado los mismos recursos y estrategias para los distintos planes,
porque

presenta algunas debilidades en la estructura de su departamento

administrativo, por falta de una buena planificacin en lo referente al proceso de

contratacin. En efecto, la empresa no cuenta con tcnicas que le permita
manejarlos de forma individual, presentando inconvenientes a la hora de ver la
rentabilidad de cada uno de ellos de forma separada.
13

En consecuencia, se genera una problemtica, porque la empresa objeto de

este estudio, no ha manejado los diferentes proyectos de forma estructurada, a
travs de una data de informacin que ayude al administrador a manipular las
distintas operaciones que implica el desarrollo de los contratos que lleva con sus
asociados, clientes y proveedores.
En efecto, una de las razones por la cual la empresa ha confrontado estos
inconvenientes, radica en la administracin de los contratos, responsabilidad que
manejan los profesionales que integran el Departamento Administrativo. Ellos,
cumplen diferentes actividades y tareas, identificar las funciones especficas y
necesarias de cada una de ellas, unificar los criterios, estableciendo el nivel de
esfuerzo apropiado a cada funcin de los servicios que presta, hecho que le ha
impedido, en algunas ocasiones, cumplir con las fechas convenidas para la entrega
de los servicios requeridos por las empresas contratantes.
Desde esta perspectiva, una de las razones que influye en esta situacin es,
no poseer un manual que permita llevar de manera organizada los proyectos, a
travs de una serie de procedimientos administrativos acompaados de las
correspondientes actividades, responsables, fecha de inicio y de culminacin del
proyecto, aunado al desglose y jerarquizacin de las actividades a realizar.
En este orden de ideas, la implementacin del manual propuesto en esta
investigacin, se har basado en una estructura de descomposicin del trabajo o
EDT, tambin conocido por su nombre en ingls Work Breakdown Structure o WBS,
definida como una estructura exhaustiva, jerrquica y descendente formada por los
entregables, tareas o actividades a realizar en un proyecto. La EDT es una
herramienta muy comn y crtica en la gestin de proyectos. Se ha escogido esta
codificacin, por considerarla la ms apropiada debido a que, sus niveles de
desglose incluyen todas las actividades que se desarrollan en este trabajo de
investigacin, as como tambin, permiten visualizar aquellas que no sean de su
incumbencia, las cuales se dejarn fuera del mismo.
14

En consecuencia, se considera de gran importancia, la realizacin de esta

investigacin, porque, una vez que la empresa SOLDITECA C.A., establezca su
manual basado en la codificacin WBS, tendr definida la cantidad de trabajo a
realizar, totalmente organizado por reas, paquetes o especialidades, tambin
tendr un cdigo identificador a travs del catlogo de actividades. Por
consiguiente, el manual le permitir concretar el trabajo, de lo general a lo particular
en la etapa de planeacin y cuantificar avances y recursos de lo particular a lo
general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto.
Por otra parte, el uso del manual basado en la codificacin WBS, propuesto
para manejar los contratos en los cuales participa la empresa SOLDITECA C.A.,
permitir al administrador de contratos y a su equipo, desde el principio del
proyecto, estimular y fomentar una comunicacin eficiente, una cuidadosa y
completa comprensin de las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos,
de manera que el director pueda conducir apropiadamente una buena gerencia sin
tener que preocuparse por molestos asuntos administrativos.
1.3.

FORMULACIN DEL PROBLEMA

Tomando en consideracin los aspectos expuestos, donde se destaca la

problemtica generada porque la empresa SOLDITECA, no posee una tcnica
administrativa que gue las actividades del proceso de contratacin, que mantiene
con organizaciones asociadas, proveedores y clientes, se propone un manual
para la administracin de contratos, con la codificacin WBS o Estructura
Desglosada del Trabajo, herramienta de planeacin para definir y cuantificar el
trabajo a realizar en todo el proyecto. Se escogi esta tcnica por considerarla
sencilla y, adems, permite al administrador de contrato, tener a la vista, a travs
de un grfico, tipo organigrama o mapa conceptual, todas las actividades, tareas
responsables y cronograma del contrato, entre otros aspectos importantes.
15

1.4.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
1.4.1. OBJETIVO GENERAL

Elaborar un manual para la administracin de contratos de la empresa

SOLDITECA C.A., utilizando la codificacin WBS con la finalidad de favorecer el
buen manejo de las actividades administrativas.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar las debilidades que confronta el personal en cuanto al manejo
administrativo de los contratos.
Determinar las competencias que debe poseer el administrador de
contratos para que su trabajo satisfaga los objetivos organizacionales del
propietario del proyecto.
Establecer la importancia de la codificacin WBS, en los procesos de
planificacin y seguimiento de los contratos.
Determinar las actividades del manual y su respectivo cdigo WBS, que
permita una mejor planificacin y control del trabajo relacionado con la
administracin de los contratos de la empresa.
Analizar los beneficios que se generarn al elaborar el manual de
administracin de contratos basado en la codificacin WBS.
1.5.

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

En el proceso de desarrollo de toda investigacin, es muy significativo

tomar en cuenta su impacto en la sociedad. La realizacin de este estudio se
considera de gran importancia porque su intencin es elaborar un manual para la
16

administracin de contratos de la empresa SOLDITECA C.A., utilizando la

codificacin WBS, con la finalidad de favorecer el buen manejo de las actividades
administrativas que all se ejecutan.
En consecuencia, el valor del manual se evidencia, en la necesidad que
posee la mencionada empresa de, generar nuevas estrategias al momento de
administrar los distintos contratos, que perduren en el tiempo y se conviertan en
normas y leyes dentro de la misma, las cuales garanticen el xito y sean de fcil
manejo para los miembros del departamento administrativo de la empresa.
La propuesta para la creacin de un manual para la administracin de
proyectos de la empresa SOLDITECA C.A. utilizando la codificacin WBS, permite
al administrador del contrato traducir los asuntos administrativos en un documento
de trabajo y en reportes de control, anlisis y de acciones correctivas, para una
gerencia efectiva que abarque el control del proyecto y la minimizacin de su
costo. As lo confirma Garca (2000), al sealar que:
Los proyectos por definicin tienen una fecha de inicio y finalizacin
determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados especficos y
recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las
actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias
cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. (p.
45)

En este sentido los empleados de la empresa SOLDITECA C.A. tendrn

una misma lnea de criterios, la cual rige las funciones de los administradores de
los diversos contratos, generando lineamientos uniformes para todos. En
consecuencia, la gerencia podr controlar con mayor facilidad los recursos que se
utilizarn en las distintas obras y contratos que posee la empresa. Por ltimo, la
17

propuesta implica un aporte al desarrollo de las actividades de la empresa y al

mercado petrolero venezolano, logrando de esta manera una optimizacin de los
recursos disponibles.
1.6.

DELIMITACIONES
1.6.1. Temtica

El tema del trabajo de grado es considerado innovador porque, en revisin

bibliogrfica realizada en varias universidades de la ciudad de Caracas y de
investigar en algunas empresas, no se consigui ninguna que utilice un manual de
codificacin WBS, como el propuesto para la Administracin de Proyectos de la
empresa SOLDITECA C.A.
Desde esta perspectiva temtica, el estudio propuesto est delimitado en el
rea de las Ciencias Administrativas, aplicadas al mbito de las medianas
empresas dentro del mercado petrolero en Venezuela y especficamente la
administracin de contratos.
1.6.2. Espacial
La unidad de anlisis es la Empresa SOLDITECA, C.A., especializada en
Inspeccin de Alta Tecnologa, ubicada geogrficamente en la avenida Fuerzas
Armadas, Centro Comercial RA RA RA, Galpn N 3, Sector Redoma de Los
Pjaros. Barcelona, Estado Anzotegui.
1.6.3. Temporal
La realizacin de este proyecto se desarroll, su primera fase, durante el
perodo Octubre 2010 y la segunda parte desde febrero hasta Octubre de 2011,
fase en la cual est programada la culminacin del proyecto de grado.
18

1.7.

LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIN

Se considerarn como aspectos que limitan u obstaculizan la investigacin:

La falta de investigaciones similares, en las Universidades visitadas para
elaborar los antecedentes.
Falta de informacin y cooperacin por parte de los integrantes de la
muestra sobre la necesidad de elaborar el manual.
La ubicacin geogrfica de la unidad de investigacin, (Barcelona, Estado
Anzotegui), que podra dificultar el traslado.
Al evidenciar estas limitaciones se procedi a la aplicacin de las siguientes
estrategias:
Se revisaron, de manera general, diferentes tesis que abarcaran el tema de
administracin de contratos aunque no se utilizar la codificacin WBS, las cuales
sirvieron como referencias para seleccionar los elementos que conformaran el
manual propuesto.
Se entrevistar al gerente administrativo de la empresa para evidenciar las
debilidades que tiene su departamento en cuanto al desarrollo de las actividades
inherentes a la administracin de los contratos, con la finalidad de incluir
alternativas de solucin en el manual que ha sido propuesto en esta investigacin.
Se inform al personal del Departamento Administrativo, que su
receptividad y apoyo es de gran importancia para la recoleccin de informacin
que le dar sustento a la investigacin.

19

En cuanto a la ubicacin de la empresa, se hizo todo lo posible por

mantener un contacto va telfonos o internet, cuando se requera alguna
informacin y no se poda estar personalmente, para ello se organiz un
cronograma de actividades donde se planificaron estas visitas, para evitar las
improvisaciones.

20

CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
Este captulo es considerado el compendio de una serie de elementos
conceptuales que sirven de base a la indagacin que se est realizando. En tal
sentido contiene en detalles las consideraciones tericas que fundamentaron el
estudio, tales como: antecedentes de la investigacin, aspectos tericos
relacionados con manuales, administracin de contratos, gerencia, codificacin
WBS, glosario de trminos bsicos y cuadro de variables.
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
Los antecedentes de la investigacin estn referidos a los estudios previos
relacionados con el problema planteado y que guardan alguna vinculacin con el
objetivo de estudio. Al respecto, se realiz un estudio documental en la
Universidad Nueva Esparta y otras universidades de la ciudad de Caracas donde
se consultaron varias investigaciones relacionadas con el tema en estudio. Los
estudios seleccionados que guiaron el desarrollo de esta problemtica a nivel de
conocimiento, se indican a continuacin:
Gmez Len, J y Larrazbal Hernndez, E. (2001). Administracin de
Contratos Petroleros. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Metropolitana.
Los autores antes identificados destacan en su investigacin que, la buena
administracin de contratos, es lo que hace que una organizacin o empresa
subsista a lo largo del tiempo, hecho que se logra, a travs de habilidades
administrativas, combinado con una adecuada Imagen Corporativa, coherente con
su misin y visin.

21

Por consiguiente, esta investigacin indica que los proyectos, por definicin,
tienen una fecha de inicio y finalizacin determinados, al igual que un alcance,
presupuesto, resultados especficos y recursos asignados. Adicionalmente, cada
proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes
porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se
lidia con personas.
El aporte de este Trabajo de Grado, fue muy valioso porque se utiliz como
antecedente, por cuanto en el mismo se aplican tcnicas administrativas en lo
referente a contratos, tales como: licitacin, anlisis de riesgos, negociacin y
firmas de contratos, entre otros, que tienen como finalidad hacer que la empresa
que se desenvuelva en un mercado petrolero, sea lo ms eficiente posible, sin que
un contrato determinado influya negativamente con otro. As mismo, estructuran
entrevistas que reflejan el manejo metodolgico correcto para obtener la
informacin necesaria para alcanzar los objetivos especficos.
Redondo, R y Lpez, C. (2002). Manual Administrativo para nuevas
Empresas. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Nueva Esparta. Caracas.
En esta investigacin se desarrolla una propuesta piloto para todas las empresas
en general donde se tratan puntos vitales dentro de la administracin de una
empresa. Es de sealar que una de las funciones primordiales de los
administradores de proyectos es administrar los procesos internos del mismo
donde realmente se efecta el trabajo. No importa cul sea la dimensin del
proyecto, para demandar destrezas de parte de la gerencia administrativa, para
superar los diferentes contextos que se presenten, y en consecuencia, lograr las
metas u objetivos en los perodos establecidos.

22

Es evidente que, estas habilidades van desde la definicin del proyecto,

hasta la administracin de las medidas de avance del mismo. Adicionalmente, se
deben incorporar tcnicas para el manejo de contratos y de proveedores. El
presente trabajo antes identificado, se utiliz como referencia; la estructura de la
entrevista aplicada en campo para conocer las expectativas de los propietarios de
la empresa en relacin al contenido y elementos administrativos a utilizar para la
elaboracin del manual para la administracin de contratos.
En este sentido se destaca que la informacin existente en dicha propuesta,
sobre la importancia de los manuales como herramienta de soporte para la
organizacin y comunicacin de la empresa, permiti fortalecer los conocimientos
y aplicacin de los mismos en cuanto a la capacidad para generar una propuesta
funcional para la empresa venezolana, que contenga informacin ordenada y
sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr
una eficiente administracin
Pacheco, A. (2002). Manual para la Administracin y Operaciones de la
Galera Cigar Company C.A. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Nueva
Esparta. Escuela de Administracin, Caracas. En esta tesis se elabor un manual
de administracin y operaciones con la finalidad de ejecutar nuevos planes y
programas en el rea de ventas y administracin, que permita a la empresa
continuar abarcando el mercado en hoteles cinco estrellas y donde considere
necesario brindar el servicio de expendio de puros.
Esta investigacin constituye un valioso aporte para este estudio, por estar
dirigido el manual a la parte administrativa, incluyendo las reas de contratos de
ventas, muy caractersticas en el desarrollo de este estudio. La propuesta de este
23

manual de administracin y operaciones aport numerosos aspectos relacionados

a la estructura administrativa de una empresa, en lo referente al sistema de
relaciones formales que se establecen en el interior de la organizacin para que
sta alcance sus objetivos de conservacin, productivos y econmicos
Bastardo, F. (2010). Dise un Modelo de Gestin para la Administracin y
Control de los Proyectos en Desarrollo de la Empresa IMPSA Caribe, C.A. Trabajo
de Grado no publicado. Universidad Nacional Experimental Antonio Jos de
Sucre. Caracas. El autor seala que son muchas las variables y factores que se
manejan en el desarrollo o ejecucin de un determinado proyecto, y ms an
cuando se tienen que administrar y controlar varios de estos de manera
simultnea, lo cual resulta difcil si no se dispone de una herramienta o modelo
gua, basado en fundamentos o estndares que puedan ayudar o contribuir de
manera efectiva y eficiente en la gestin exitosa de cualquier organizacin.
El referido trabajo, expone el estudio que permiti el diseo de un modelo
de gestin para la administracin y control de los proyectos en desarrollo de la
empresa IMPSA CARIBE, C.A. basado en la metodologa del PMBOK del (PMI)
Project Management Institute.
El desarrollo de este trabajo fue de suma importancia para esta
investigacin, porque permiti generar y disponer de informacin efectiva y
oportuna para la toma de decisiones gerencial, utilizada por la empresa IMPSA
CARIBE, C.A, con la finalidad de aplicarlas a la empresa en estudio, hecho que
influir positivamente en la imagen de la organizacin, garantizar la satisfaccin de
los clientes con respuestas eficientes y oportunas y contribuir con la optimizacin
de la gestin de la organizacin.

24

2.2. BASES TERICAS

2.2.1. MANUAL
Con el estado actual de innovacin tecnolgica la complejidad de los
mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los
gerentes perciben que la buena elaboracin y difusin de los objetivos, polticas,
estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del
mbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. Es por
ello que manifiestan que la finalidad del manual es ofrecer una descripcin
actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por
ello, un manual jams puede ser considerado como concluido y completo, ya que
debe evolucionar con la organizacin.
En la actualidad, es un requisito de suma importancia que las empresas de
gran tamao posean varios manuales de procesos. La verdadera orientacin
consiste en establecer una gua de trabajo, oficial y racional, formalizando la
aprobacin del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la
obligatoriedad del uso a travs de un manual, para evitar que el largo y arduo
trabajo de la organizacin sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado
por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas
posibles porque lo consideran innecesario.
Gmez (2000), seala que Un manual es el documento que contiene la
descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones
de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas (p. 87). El manual incluye
adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participacin.

25

Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin
bsica referente al funcionamiento de todas las actividades de la empresa, facilita
las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o
no adecuadamente. Con base en estos planteamientos, Franklin (2005, p. 79),
considera que el manual es til porque:
1. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
2. Auxilia en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
3. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
4. Interviene en la consulta de todo el personal.
5. Indispensable para comenzar tareas de simplificacin de trabajo como anlisis
de tiempos, delegacin de autoridad, entre otros.
6. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
7. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
8. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
26

9. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.

10. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
cmo deben hacerlo.
11. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
12. Constituye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y mtodos.
2.2.2. TIPO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza
como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de
decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la
orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada
empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se
elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los
aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve
limitado nicamente por las exigencias de la administracin.
27

2.2.2.1. Manual de organizacin

Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa, describen
los distintos puestos de trabajo y la relacin que existe entre ellos para el logro de
sus objetivos. Tambin explican la jerarqua, los grados de autoridad y
responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos de la empresa.
Generalmente contienen graficas de organizacin, descripciones de trabajo,
cartas del lmite de autoridad, entre otras cosas. Desde esta perspectiva C.L.
Littlefield declara al que:
Los manuales de organizacin se usa donde se desea una descripcin
detallada de las relaciones de organizacin. Se elabora ordinariamente con
base en los cuadros de la organizacin, los cuales se acompaan de las
descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comnmente
se hace la divisin de los encabezados de estos manuales en atencin a la
funcin general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones
con los dems. (p.97)

Con base en la cita mencionada, se puede decir que el manual de

organizacin sirve como un instrumento de apoyo que define y establece la
estructura orgnica y funcional formal y real, as como los tramos de control y
responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad
administrativa de la institucin.
2.2.2.2. Manual de polticas
Los manuales de poltica, tambin llamados de normas, son la piedra
angular ya que estudian las reglas de la organizacin. En este tipo de manuales se
exponen de manera clara y precisa las normativas de la empresa, incluyen una
declaracin de objetivos de la empresa que expresan una poltica.
Segn Gonzlez Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco
dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y
28

objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del organismo

social. (p.67)
Tomando en cuenta lo mencionado anteriormente, la importancia de los
manuales de poltica radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la
orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar cmo
puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.
2.2.2.3. Manual de procedimientos
Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad especfica. El manual
incluye adems los puestos o unidades de trabajo que intervienen precisando su
responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa. Gmez plantea que en l se encuentra registrada y transmitida sin
distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est
realizando o no adecuadamente. (p.88)
Con base en el planteamiento de la cita, puede afirmar que este tipo de
manual Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecucin, as como auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y
capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto.

29

2.2.3. ADMINISTRACIN
La administracin general, comprende planear, organizar, la consecucin de
recursos humanos, ejecutar, y controlar las operaciones de una empresa en
funcionamiento continuo. La administracin general tambin incluye disciplinas de
soporte tales como: programacin de computadoras, abogaca, estadstica y
teoras de probabilidad, logstica, y administracin de personal. Desde esta
perspectiva, Fischer y Schwartz (2000), plantean que:
La administracin general tiene un mbito de aplicacin en muchas reas:
comportamiento organizacional, proyecciones financieras, y tcnicas de
planeacin slo para nombrar algunas pocas. Las reas de aplicacin son
categoras de proyectos que tienen elementos comunes significativos en tales
proyectos pero que no son requeridos o presentes en todos los proyectos.
Las reas de aplicacin usualmente estn definidas en trminos de:
elementos tcnicos, elementos de la administracin, grupos de industria (p.
89).

En relacin con la cita planteada, la gestin en el mbito empresarial puede

definirse como el conjunto de actividades que puedan repercutir en los resultados
de la organizacin. Y para esto es necesario un proceso de control y
administracin que permita optimizar recursos, costos y esfuerzos, con la
integracin de todos aquellos conceptos cuya gestin tienen aspectos y requisitos
comunes.
El proceso de administracin es muy importante para las organizaciones,
debido a que stas son sistemas complejos e integrales conformados por recursos
tanto humanos como una variedad de recursos fsicos coordinados para la
obtencin de una finalidad establecida y que, a su vez, estn constituidas por
sistemas o subsistemas que interactan entre s, los cuales deben estar
30

vinculados adecuadamente e interrelacionados activamente, cuando se quiere

lograr una gestin eficiente y efectiva.
En la empresa SOLDITECA, la eficacia con la que se desarrolla el proceso
administrativo, se reconoce como el factor individual ms importante en su xito a
largo plazo. Por consiguiente, sus logros se miden en trminos del cumplimiento
de las metas propuestas en la ejecucin de cada proyecto que se lleva a la
prctica con sus asociados, proveedores y clientes.
Es importante destacar que la referida empresa en estudio no posee
manuales de procedimientos gerenciales ni administrativos, hecho que motiv la
propuesta de elaborar un manual para la administracin de contratos, utilizando la
codificacin WBS, tcnica de planificacin administrativa que, una vez establecida,
permitir tener definida la cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por
reas, paquetes o especialidades, tambin se tendr un cdigo identificador a
travs del catlogo de actividades que se elaborar.
2.2.4. GERENCIA ADMINISTRATIVA
La gerencia administrativa, es el componente bsico responsable de la
direccin y coordinacin de otras partes de la organizacin. De acuerdo con
Garca (2000), el trmino gerencia se define como un proceso de organizacin y
empleo de recursos para lograr objetivos predeterminados. El objetivo global de la
gerencia de una agencia es lograr eficiencia mxima en sus operaciones al llevar
a cabo las misiones que se le asignen (p. 64).
Tomando en cuenta lo anteriormente planteado, tanto la operacin en s,
como la gerencia de esa operacin, son medios hacia un fin, a saber: el logro del
objetivo propuesto y, en la medida en que se logre alcanzar el objetivo, revelar el
31

grado de eficacia de la operacin. De modo que el trmino eficacia no tiene ningn

significado, excepto en su vinculacin con el objetivo que se desea alcanzar.
El xito de la gerencia administrativa se comprueba por la eficacia de las
operaciones. Aun los ms lgicos diagramas de organizacin, programas de
planificacin, documentos de personal y dems mecanismos gerenciales resultan
intiles si no logran el propsito especfico que se espera de ellos. La introduccin
de mecanismos gerenciales tericamente buenos que no producen los resultados
deseados puede ser hasta peligrosa, pues ello sugiere que las cosas estn
hacindose bien simplemente porque el elemento de organizacin funciona bajo
esa buena gerencia.
En toda gerencia administrativa, el gerente organiza, supervisa el trabajo para
entregar el producto final. Durante el proceso de organizar el trabajo los gerentes
deben estar en alerta para conservar los recursos para producir el mximo
volumen de resultados finales sin prdida de recursos ni tiempo. A este fin, cada
uno debe emplear mtodos eficientes para hacer las cosas. En tal sentido, Druker
(2000), plantea que el gerente debe dejarse guiar por sus subordinados, debido a
que, como todo ser humano, puede cometer errores, en este caso, el gerente
debe aceptar todo tipo de comentarios que le hagan las personas que estn bajo
su mando (p. 12).
Con base en los planteamientos de la cita, puede afirmarse que un gerente
con mente abierta, propicia un ambiente positivo de mejorar, ya que existe un
mutuo apoyo en la organizacin, hecho que permite lograr, que todos se
conviertan en expertos respecto a los dems. As que, el gerente debe ser, en
primer lugar, un lder, con capacidad de influenciar, motivar y conducir personas
hacia una determinada direccin.
32

2.2.5. FUNCIONES DE LA GERENCIA

Cuando se estudia la gerencia como una disciplina acadmica, es necesario
considerarla como un proceso, la cual, vista de ese modo, puede ser analizada y
descrita en trminos de varias funciones fundamentales, sin embargo, es
necesaria cierta precaucin.
Al discutir el proceso gerencial es conveniente, y aun necesario, describir y
estudiar cada funcin del proceso separadamente. Como resultado, podra
parecer que el proceso gerencial es una serie de funciones separadas, cada una
de ellas encajadas ajustadamente en un compartimiento aparte. Esto no es as
aunque el proceso, para que pueda ser bien entendido, deber ser subdividido, y
cada parte componente discutida separadamente.
La gerencia de la empresa SOLDITECA, comprende las funciones de la
gerencia como el proceso de disear la planeacin, organizacin, direccin y
control de las operaciones de la organizacin, que les permita, mediante la
coordinacin de los recursos humanos y materiales, esenciales para alcanzar los
objetivos propuestos de manera eficiente y efectiva en el suministro de servicios
profesionales de asesora, asistencia tcnica, consultora y adiestramiento de
personal, as como prestar servicios de inspeccin con tcnicas especializadas
durante la construccin, operacin y mantenimiento industrial, orientado al sector
petrolero, petroqumico e industrial.
En este sentido, se debe tener claro que cuando se habla de proceso, es
porque sigue una serie de pasos, encontrndose con la entrada, luego el proceso
que envuelve la planeacin, organizacin, direccin y control; finalmente una
salida que es donde se van a evaluar los logros obtenidos u objetivos esperados.
Al respecto, Fermn y otros (2002), sealan que en la prctica, un gerente puede
33

ejecutar simultneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de

las siguientes cuatro funciones: planeamiento, organizacin, direccin y control:
2.2.5.1. Planeamiento
Cuando la gerencia es vista como un proceso, planeamiento es la primera
funcin que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los
medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los
planes de una organizacin determinan su curso y proveen una base para estimar
el grado de xito probable en el cumplimiento de sus objetivos. En la empresa
SOLDITECA, esta etapa de la funcin gerencial en la codificacin WBS, es la que
permite definir el trabajo de lo general a lo particular y cuantificar avances y
recursos de lo particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del
proyecto.
2.2.5.2. Organizacin
Para poder llevar a la prctica y ejecutar los planes, una vez que estos han
sido preparados, es necesario crear una organizacin. Es funcin de la gerencia
determinar el tipo de organizacin requerido para llevar adelante la realizacin de
los planes que se hayan elaborado. La clase de organizacin que se haya
establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean integralmente
apropiados. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que
permiten su realizacin, ejercen una influencia directa sobre las caractersticas y la
estructura de la organizacin.
2.2.5.3. Direccin
Esta tercera funcin gerencial envuelve los conceptos de motivacin, liderato,
gua, estmulo y actuacin. A pesar de que cada uno de estos trminos tiene una
34

connotacin diferente, todos ellos indican claramente que esta funcin gerencial
tiene que ver con los factores humanos de una organizacin. Es por medio de
resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organizacin que sta logra
cumplir sus propsitos. De ah que dirigir la organizacin de manera que se
alcancen sus objetivos en la forma ms ptima posible, es una funcin
fundamental del proceso gerencial.
2.2.5.4. Control
La ltima fase del proceso gerencial es la funcin de control. Su propsito,
inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecucin en relacin
con los patrones de actuacin y, como resultado de esta comparacin, determinar
si es necesario tomar accin correctiva o remediar que encauce la ejecucin en
lnea con las normas establecidas. La funcin de control es ejercida
continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organizacin y
direccin, est ms ntimamente asociada con la funcin de planeamiento (pp. 8995).
2.2.6. ADMINISTRACIN DE CONTRATOS
En muchas organizaciones la funcin ms importante del Gerente de Proyecto
es administrar los contratos de los proveedores, hecho que significa desarrollar un
proceso de contrataciones para especificar qu servicios se deben comprar,
seleccionar a los proveedores ms convenientes y firmar con cada uno de ellos un
contrato para el proyecto. Refiere Gitman, (2003) que en este proceso pueden
participar el rea de compras de la empresa o el rea de asuntos legales, sin
embargo, no significa que estas reas "gerencien los contratos" (p. 54).

35

Conforme a este planteamiento, se puede afirmar que en la mayora de las

empresas, el responsable de gerenciar el contrato con cada proveedor es
compromiso del gerente de proyecto. Cabe destacar que, en el contexto de
proyecto gerencial, esto es conocido como contrato gerencial. El gerente de
proyecto debe ser la persona interesada en la ejecucin del contrato.
Los contratos o proyectos por definicin tienen una fecha de inicio y
finalizacin determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados
especficos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que
sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias
cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. Al
respecto, Hermida y Serra (2004), plantean que:
Una de las funciones primordiales de los administradores de proyectos es
administrar los procesos internos del mismo donde realmente se efecta el
trabajo. Por pequeo que sea el proyecto, se requieren habilidades de
administracin del mismo para sortear las diferentes situaciones que se
presenten, y adems garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los
tiempos estipulados (p. 94).

Desde esta perspectiva, estas habilidades van desde la definicin del

proyecto, hasta la administracin de las medidas de avance del mismo.
Adicionalmente, se deben incorporar tcnicas para el manejo de contratos y el
manejo de proveedores. Es importante destacar que, buena parte de las
decisiones se toman y se califican mediante valoracin del impacto que tienen en
el resultado final del mismo, dado por esta etapa de definicin. En la
administracin de contratos, entre ms grande el proyecto, la importancia de dejar
esta informacin explcitamente estipulada aumenta. El resultado de esta actividad
36

debe ser un documento titulado "definicin del proyecto". En relacin a ello, Ortiz,
(2005), seala:
Puede ser un poco difcil determinar cules sern las salidas del proyecto en
detalle, y tambin puede ser complejo determinar el costo total y la fecha de
finalizacin. En este caso se recomienda dividir el proyecto en proyectos ms
pequeos. Se definira en detalle los primeros subproyectos en el
cronograma, y se definira el detalle de los proyectos ms lejanos, cuando se
acerque su ejecucin. Habr, en este caso, que dejar actividades de revisin
de proyecto para garantizar que estas definiciones si se llevarn a cabo.
Omitirlas del plan de trabajo, casi certifica que no se harn (pp. 45-46).

Plantea el autor que, al final de esta etapa, se debe tener entonces un

documento con el alcance y expectativa del mismo, como se medir, quien lo
har, y cunto costar. Este documento deber estar aprobado por todos los
involucrados, ya que tratar de buscar consenso sobre estos temas en un proyecto
que ya ha arrancado es extremadamente difcil.
Con respecto al contrato, es importante destacar que, con frecuencia se olvida
que ste es un documento legal, regido por el cdigo de comercio de cada pas,
por lo que es indispensable conocer este cdigo. De la misma manera se
convierte en necesidad conocer el esquema de manejo de las plizas de
cumplimiento, las instancias para su ejecucin, y la documentacin de soporte.
Sobre el contrato, Vives. (2005), seala que:
Es el documento que rige las condiciones bajo las cuales se adquiere un bien
y/o servicio. En el caso de los bienes, es mucho ms fcil medir la entrega de
lo adquirido, situacin que se dificulta cuando son servicios. Por esto es
recomendable tener una lista de "entregables" que se esperan obtener de los

37

servicios recibidos. Entre ms tangibles los entregables, ms fcil de

administrar el cumplimiento (p. 76).

Se observa que, hay dos temas fundamentales en la administracin de un

contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas
para estas entregas. Para ambos se establecen criterios y requerimientos que
permiten controlar el cumplimiento de los dos temas. En resumen, la
administracin del contrato involucra el control de los entregables, los pagos, y el
manejo del tiempo del proyecto.
Actualmente, la empresa SOLDITECA, especialista en alta tecnologa,
mantiene relaciones profesionales con INTRON PLUS, Ltd. proveedor lder de
equipos y servicios para ensayos no destructivos (NDT) desde 1988 y con FG
Internacional Holland BV, como asociados. Por otra parte, tiene clientes como:
PDVSA y filiales: Pequiven, PetroCedeo, Mejorador de Refinacin de Oriente
(MRO), PetroMonagas, PetroPiar, Refinera PLC, Centro de Refinacin Morichal.
Adems, con el Consorcio Barbacoa Margarita, Inelectra, Z&P, Confurca,
Controval, High Tech Trading Services, Sonotest.
En la organizacin SOLDITECA, una de las funciones ms importante del
Gerente General y del Gerente Administrativo, es administrar los contratos de los
proveedores, asociados y clientes. Este hecho significa, que debe desarrollar un
proceso de contrataciones para especificar qu servicios se deben comprar,
seleccionar a los proveedores ms convenientes y firmar con cada uno de ellos un
contrato para el proyecto, de igual manera, especificaciones similares deben
gestionarse con los contratos de los asociados y clientes.

38

En este proceso, como ya se mencion anteriormente, participa la Gerencia

General y la Administrativa, conjuntamente con la asesora Jurdica del
Departamento Legal de la empresa, aunque cabe destacar que gerenciar el
contrato con cada proveedor, cliente o asociado, es responsabilidad del Gerente
asignado al Proyecto.
No obstante, la empresa no cuenta con un manual que gue las actividades
del proceso de contratacin, en tal sentido, la realizacin de pedidos, registro de
las cuentas por cobrar y por pagar, del pago y cobro de dichas cuentas, de la
tramitacin de los seguros (cuando se requieran), de la formulacin de reportes de
avances de obra/trabajo/servicios, de la realizacin de instalaciones y/o de
servicios dentro o fuera de garanta, entre otros, es llevado de manera tradicional,
con carpetas que abre el encargado del proyecto a cada uno de los asociados,
proveedores o clientes, que tiene la responsabilidad de dar el seguimiento
adecuado a que los derechos y las obligaciones establecidas en el contrato se
cumplan.
Por estas razones expuestas, se propone un manual para la administracin de
contratos de la mencionada empresa, utilizando la codificacin WBS o Estructura
Desglosada del Trabajo, tcnica de planeacin para definir y cuantificar el trabajo
a realizar en todo el proyecto. Para ello, hay que organizar las ideas alrededor de
lo que se pretende hacer en el proyecto, o sea definir el ttulo el ttulo del proyecto,
que est de acuerdo con la meta que se pretende alcanzar.
Seguidamente, se deber pensar en las grandes reas de trabajo en que
puede ser dividido el proyecto a ejecutar por la empresa, hecho que constituira las
actividades o los paquetes de trabajo a desarrollar para lograr la meta. Para el
logro de este proceso en la elaboracin de la WBS, se puede utilizar con xito,
39

una tcnica de tormenta

de ideas en un grupo de trabajo, dirigido por el

administrador o gerente del proyecto y el equipo que va a trabajar en dicha obra.

2.2.7. CODIFICACIN WBS
El Work Breakdown Structure, WBS, es una herramienta para el tratamiento
de problemas complejos en el contexto de la planificacin o de gestin por
proyectos basada en la estrategia de "descomposicin jerrquica" de la
complejidad

inicial.

Sus

elementos

bsicos

fueron

desarrollados

en

el

Departamento de Defensa (D.D) estadounidense en los aos 60, para facilitar un

enfoque y trabajo lgico en la planificacin de proyectos de la defensa nacional.
De acuerdo con Bravo, (2003), la referida herramienta es:
El desglose jerrquico de tareas, es una descripcin (modelo) del trabajo a
realizar en un proyecto. Se articula esa descripcin en varios niveles de
progresivo detalle sobre las tareas, con identificadores a los que puede luego
referirse el conjunto de datos bsicos de cada una (personas, tiempos, entre
otros). Se puede decir, que es el instrumento de planificacin que posibilita
mayor detalle en los planes (p. 34).

Parafraseando al citado autor, esto implica que la distribucin de las tareas o

actividades, se hacen en forma de rbol jerrquico (estructurado en forma
descendente, de modo que cada nivel posterior detalle ms lo contenido en los
tems del nivel superior), construido con la finalidad de ordenar de acuerdo a cierta
lgica las tareas temporales referentes implicadas en la realizacin del proyecto.
El WBS sirve de marco orientador en la planificacin, ejecucin y control de la
realizacin del proyecto en referencia a las dimensiones de: tiempo (calendario de
fechas planificadas para las tareas), costes, prestaciones tcnicas e interfaces
tcnicos.
40

En base a lo expuesto, debe tenerse en cuenta que un WBS slo es una

descripcin parcial de las actividades a desarrollar, no esas mismas acciones del
proyecto. Pero el WBS suministra un til marco lgico para planificar y controlar
las actividades del proyecto o plan. Su construccin y uso sigue principios,
adquiridos a lo largo de experiencias con esta herramienta de planificacin, y que
ayudan a estructurar el trabajo de forma que mejore su efectividad y eficiencia.
No obstante, no pocos planificadores o gestores de proyectos utilizan
errneamente el WBS cuando, por los motivos que sea (a veces, con intencin de
adelantarse a otros, o incluso para provocar sus fallos) identifican falsos nexos o
secuencias de tareas, o indican tiempos equivocados en el calendario de trabajos
entre otros aspectos. En cuanto a los objetivos de una WBS, Bravo (2003), refiere
que:
Es indudable que esta herramienta ayuda a realizar el desglose en las tareas
en que se descomponen las actividades y procesos de forma: clara y fcil de
entender, planificada en el tiempo, se puedan identificar recursos materiales y
estimar el nivel de asignacin necesaria en cada fase del desarrollo o
ejecucin, identificar y estimar actividades humanas y dotacin de recursos
humanos para las distintas tareas a desarrollar, asignar responsabilidades
sobre partes del proyecto. Por otra parte, asegurar que se incluyen en el plan
todas las tareas necesarias sin duplicar trabajo, organizar el flujo de trabajo y
controlar el avance del trabajo en referencia a un plan maestro (p. 65).

Se quiere con ello significar que el trabajo de preparacin de la WBS; como el

resto del proceso de planificacin, debe realizarse en equipo y con espritu de
camaradera. Esto es sobre todo necesario al realizar la ltima revisin de la WBS,
en la que se detallan ms las tareas. Es importante asimismo recoger el parecer
de los expertos, que adems ayudarn a comprobar que la descripcin logra el
41

mayor grado posible de precisin.

En la empresa SOLDITECA, para el control ms efectivo de la contratacin de
los proyectos es importante integrar el cronograma con el presupuesto en un solo
sistema para que se pueda hacer un rastreo significativo. La WBS tambin
permitir una organizacin del trabajo de manera de arreglar los requerimientos
contables de los cargos del proyecto con su codificacin apropiada.
2.3. TRMINOS BSICOS
Administracin:

Proceso

de

planificacin,

organizacin,

direccin,

coordinacin, comunicacin, evaluacin, y control de los recursos disponibles y de

los esfuerzos de los miembros de una organizacin, para que al aplicarlos
eficientemente en la produccin de bienes, prestacin de servicios o ambas, se
logren con eficacia y economa los objetivos previamente establecidos (Block, y
Hirt, 2005, p. 97).
Administracin de Contratos: Involucra el control de los entregables, los
pagos, y el manejo del tiempo del proyecto (Block, y Hirt, 2005, p. 115).
Codificacin WBS: La Estructura Detallada del Trabajo (Work Breakdown
Structure WBS), es un entregable orientado a agrupar los elementos del proyecto
que organiza y define el alcance total del proyecto. Cada nivel descendiente
representa un aumento detallado de la definicin del trabajo del proyecto (Perea,
2001, p. 121).
Contrato: Es toda relacin contractual, que implica un vnculo laboral, entre
una persona natural y una Entidad del Estado o entre dos o ms empresas
pblicas o privadas (Desatrick, 2000, p. 23).

42

Contrato de Entrega Futura: Contrato en el que el vendedor se compromete

a entregar al comprador una cantidad determinada de un bien, moneda o ttulo a
un precio y en condiciones definidas, dentro de un plazo determinado (Fea, 2006,
p. 58).
Contratos de Futuros: Son contratos normalizados a plazo por medio del
cual el comprador se obliga a comprar el Activo Subyacente y el vendedor a
venderlo a un precio pactado, en una fecha futura (Fea, 2006, p. 56).
Empresa: Asociacin de personas, capital y bienes, con el firme propsito
de lograr objetivos determinados, para lo cual es necesario la planeacin, la
administracin y el trabajo adecuado, las empresas se pueden constituir en cada
tipo de actividad econmica, y bajo todas las formas de hacer empresa (Desatrick,
2000, p. 12).
Manual: Se entiende como la coleccin sistemtica de los procesos que
indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como
deben ser realizadas (Candela, 2001, p. 67).
Organizacin: Es la unidad social deliberadamente construida para
alcanzar fines especficos. Se caracterizan por: La divisin del trabajo, del poder y
de las responsabilidades de la comunicacin. Presencia de uno o ms centros de
poder que controlan los esfuerzos concertados de la organizacin y los dirigen
hacia sus fines. Sustitucin del personal. La organizacin puede tambin combinar
a su personal mediante el traslado y la promocin. (Desatrick, 2000, p. 4).
Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las
cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la
expansin de la accin de la empresa (Contreras, 2000, p. 7).
43

Suministros: Son los recursos materiales devolutivos o de consumo que se

requieren para la adecuada marcha de los programas, para su clculo se debe
identificar lo requerido por cada tipo de actividad que sea necesario de desarrollar,
el costo unitario de cada tipo de suministro, estimar su volumen por periodo de
tiempo, para calcular el costo total de los suministros por cada programa
(Contreras, 2000, p. 5).
Toma de Decisiones: Eleccin de un curso de accin de entre diversas
opciones. Seleccin entre varias alternativas de un curso de accin, seleccin
racional de un curso de accin (Fischer y Schartz, 2000, p. 74).
2.4. CUADRO DE VARIABLES
Las variables son caractersticas que pueden ser medidas, adoptando
diferentes valores en cada uno de los casos de un estudio. Segn DAry (2003), el
trmino variable se define como las caractersticas o atributos que admiten
diferentes valores como por ejemplo, la estatura, la edad, el cociente intelectual, la
temperatura, el clima, entre otras (p. 65). La referida cita, plantea que la variable
es una determinada caracterstica del objeto que se investiga, a la cual se observa
y cuantifica en la investigacin y que puede variar de un elemento a otro del
Universo.
En relacin al proceso de operacionalizacin, es el procedimiento por el cual se
pasa de variables generales a indicadores, considerado el proceso de medicin en las
ciencias sociales. Segn Silva (2006), la definicin operacional consiste en definir las
operaciones que permiten medir los indicadores observables por medio de los cuales
se manifiesta un concepto, (p. 32). De acuerdo a la cita, operacionalizar es definir las
variables para que sean medibles y manejables, adems que, puede sealar el
instrumento por medio del cual se har la medicin de las mismas.

44

Tabla N 01
Operacionalizacin de las Variables

OBJETIVOS

VARIABLES

Identificar las
debilidades que
confronta el personal
en cuanto al manejo
administrativo de los
contratos.

Debilidades en el
manejo
administrativo de los
contratos.

Determinar las
competencias que
debe poseer el
administrador de
contratos para que
su trabajo satisfaga
los objetivos
organizacionales del
propietario del
proyecto.

Competencias.

Establecer la
importancia de la
codificacin WBS,
en los procesos de
planificacin y
seguimiento de los

Codificacin WBS.

DIMENSIN

Desempeo
laboral.

Competencias
profesionales.

INDICADORES
-

Manejo de la Ley de
Contrataciones
Pblicas.

Conocimiento sobre
las normativas
internas de la
empresa.
Tipos de Contratos.
Conocimiento sobre
los riesgos
asociados a los
procesos de
contratacin.

Planificacin.

Aos de Servicio.
Nivel acadmico.
Experiencia en
administracin de
Contratos.

Conocimiento sobre
Cdigo WBS.

Asegura control de
calidad.

Programas de

45

FUENTE

Investigacin
de Campo.

TCNICA

INSTRUMENTO

Entrevista.

Gua de Entrevista.

Observacin.

Lista de Observacin.

Entrevista.

Gua de Entrevista.

Observacin.

Lista de Observacin.

Entrevista.

Gua de Entrevista.

(Primaria)

Investigacin
de Campo.
(Primaria)

Investigacin
de Campo.

Revisin
Bibliogrfica.

contratos.
Determinar las
actividades del
manual y su
respectivo cdigo
WBS, que permita
una mejor
planificacin y
control del trabajo
relacionado con la
administracin de los
contratos de la
empresa.
Analizar los
beneficios que se
generarn al
elaborar el manual
de administracin de
contratos basado en
la codificacin WBS.

Actividades del
manual.

Beneficios del
manual.

Operativa

Operativo

inspeccin visual.

(Secundaria)

reas o divisiones
en paquetes de
trabajo.

Investigacin
de Campo.

Actividades o
tareas.

Jerarquizacin de
actividades.

Desglose de las
actividades en
subtareas.

Cronograma.

Participacin
conjunta.

Investigacin
de Campo.

Calidad de servicio.

(Primaria)

46

Revisin
Bibliografa
(Secundaria)

Realizada por
el Tesista con
un Asistente
Tcnico que
apoyar en la
elaboracin
del Software
de
Codificacin
WBS.

Entrevista.

Gua de Entrevista.

CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
El Marco Metodolgico de la presente investigacin propone la elaboracin
de un manual para la administracin de contratos, en la empresa SOLDITECA
C.A., en tal sentido, en este captulo se indic la manera como se desarroll la
investigacin y los distintos elementos relacionados con: tipo y diseo de
investigacin, poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin,
anlisis y procesamiento de los datos recabados. Todo esto sirvi de base para
obtener la informacin necesaria para elaborar el manual propuesto en esta
investigacin.
3.1. TIPO DE INVESTIGACIN
El desarrollo de este estudi se enmarc en el tipo de investigacin
descriptiva, en correspondencia con la estructura del problema planteado y los
objetivos propuestos en el mismo. Este tipo de investigacin describe los hechos
como son observados y se utiliza cuando se desea describir, en todos sus
componentes principales, una realidad. En relacin a ello, Van Dalen Y Meyer (2005),
plantean que:
El objetivo de la investigacin descriptiva consiste en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita
a la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las
relaciones que existen entre dos o ms variables (p. 74).

Desde esta perspectiva, en este tipo de investigacin se suele involucrar

alguna pauta de comparacin o contraste y se pretende expresar relaciones entre
47

variables no manipuladas pero reales. Su finalidad es buscar especificar las

propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro
fenmeno que sea sometido a anlisis. Al respecto Best (2002) sostiene:
Miden o evalan diversos aspectos, dimensiones o componentes del
fenmeno o fenmenos a investigar. Desde el punto de vista cientfico,
describir es medir. Esto es, en un estudio descriptivo se selecciona una serie
de ecuaciones y se mide cada una de ellas independientemente, para as
describir lo que se investiga (p. 54).

En opinin de los autores citados, el objetivo fundamental de las

investigaciones descriptivas es lograr detectar lo que est sucediendo en el
momento cuando se est llevando a cabo la investigacin. Permitiendo describir
cules son las causas que han originado la situacin problemtica; y que han
motivado al investigador a desarrollar el estudio.
3.2. DISEO DE INVESTIGACIN
El diseo de investigacin, no es ms que la estrategia general que se
adoptan para responder al problema planteado. En el mismo, se desglosan las
estrategias bsicas que el investigador asume para generar informacin exacta e
interpretable. En otras palabras, es un plan coherente y racional de trabajo, con
una estrategia orientada a la correcta seleccin de tcnicas de recoleccin y
anlisis de los datos. Para la recoleccin de la informacin que se requiere para
describir el problema planteado, se realiz un diseo de campo. Las fuentes de
informacin fueron el personal que labora en la empresa SOLDITECA C.A., de
Barcelona, Estado Anzotegui. De acuerdo con Sabino (2003):

48

En los diseos de campo los datos de inters se recogen en forma directa de

la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. Estos
datos, obtenidos directamente de la experiencia emprica, son llamados
primarios, denominacin que alude al hecho de que son datos de primera
mano, originales, producto de la investigacin en curso sin intermediacin de
ninguna naturaleza (p. 62).

En el desarrollo de la investigacin los datos fueron recogidos de manera

directa, a travs de una entrevista que se aplic a la muestra, seleccionada. Los
diseos de campo se realizan en contacto directo con la comunidad, grupo o
personas que son motivo de estudio, es decir, los fenmenos sociales se estudian
en su ambiente natural, en la realidad misma donde se producen. Para De La
Fuente (2006), el trabajo de campo asume:
Las formas de la exploracin y la observacin del terreno, la encuesta, la
observacin participante y el experimento. La primera se caracteriza por el
contacto directo con el objeto de estudio, del modo que trabajan el arquelogo
y el topgrafo. La encuesta consiste en el acopio de testimonios orales y
escritos de personas vivas. La observacin participante combina los
procedimientos de las dos primeras. En ocasiones, el observador oculta su
verdadera identidad para facilitar su inmersin en el fenmeno del estudio y la
comunicacin con los afectados (p. 45).

El estudio de campo permiti observar y recolectar los datos directamente

de la realidad, obteniendo los datos de medicin y de ejecucin especficamente,
entre un grupo del personal que labora en la referida empresa, para
posteriormente analizar e interpretar los resultados de estas indagaciones, las
cuales conllevan a formular la elaboracin del manual, las conclusiones y
recomendaciones. En consecuencia, su indiscutible valor reside en que permite
49

cerciorarse al investigador de las verdaderas condiciones en que se han

conseguido los datos, posibilitando su revisin o modificacin en el caso de que
surjan dudas respecto a su calidad.
Por otra parte, se requiere de una revisin bibliogrfica para fundamentar el
Marco Terico. Sobre los diseos bibliogrficos, vila (2006), seala:
El diseo bibliogrfico, es la etapa inicial es conocer y explorar todo el
conjunto de fuentes capaces de ser de utilidad en el problema de
investigacin. Luego deber ordenarse el material a fin de recolectar los
datos, tareas que se har por medio de fichas. Las fichas se ordenarn de
acuerdo a sus contenidos (p. 22).

Sobre la base del planteamiento expresado por el autor, los diseos

bibliogrficos, consisten en un proceso basado en la bsqueda, recuperacin,
anlisis, crtica e interpretacin de datos secundarios, es decir, los obtenidos y
registrado

por otros investigadores

en fuentes documentales:

impresas,

audiovisuales o electrnicas, en este caso se indag sobre elaboracin de

manuales, administracin, gerencia, administracin de contratos y codificacin
WBS.
3.3. POBLACIN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACIN
3.3.1 POBLACIN
La poblacin o universo se refiere al conjunto para el cual sern vlidas las
conclusiones que se obtengan: a los elementos o unidades (personas,
instituciones o cosas) a las cuales se refiere la investigacin. Es considerada la
totalidad del fenmeno a estudiar, donde las unidades de poblacin poseen una
caracterstica comn, la que se estudia y da origen a los datos de la investigacin.
50

Para Sabino (2003), una poblacin es el conjunto total de elementos que

constituyen un rea de inters analtico donde los elementos que integran una
poblacin, no tienen que ser necesariamente individuos; pueden referirse a
naciones, grupos, edificios, animales, objetos, entre otros (p. 32).
El tipo de poblacin en esta investigacin es finita, la cual segn Arias
(2004), es aquella que indica que es posible alcanzarse o sobrepasarse al contar
(p. 34). En base a esta definicin, en la realizacin de este estudio la poblacin
objeto estuvo integrada por cuarenta y nueve personas (49), que prestan sus
servicios en la empresa SOLDITECA C.A., tal como se distribuye a continuacin:
Tabla N 02
Personal de la Empresa SOLDITECA C.A., Barcelona, Estado Anzotegui

Empresa SOLDITECA C.A.

Cargos

N de Empleados

Presidente
Director Administrativo
Director Operativo
Departamento Legal
Departamento Administrativo
Trabajo de Campo
Secretaria
Logstica
Limpieza
Chofer

01
01
01
01
05 Asistentes
34 Ingenieros y Tcnicos
01
02
02
01

Total General

49

Fuente: Datos Suministrados por la Direccin Administrativa de la Empresa

SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Marzo 2011.

51

Por la misma naturaleza de la investigacin, la poblacin presenta

caractersticas definidas por las condiciones que a continuacin se especifican:
a.

Los integrantes de la poblacin son de ambos sexos.

b.

La edad de los integrantes de la poblacin oscilan entre 22 a ms de 50

aos, aproximadamente.

c.

Poseen diferentes niveles acadmicos.

d.

Los integrantes de la poblacin desempean diferentes ocupaciones.

3.3.2. MUESTREO
La muestra, es una porcin del total del universo o poblacin y que

sirve para representarlo. El tipo de muestreo utilizado fue el intencional,

tambin llamado selectivo, el cual se utiliza cuando se requiere tener casos
que puedan ser representativos de la poblacin estudiada.
Al respecto, vila (2006) seala: El muestreo intencional es un
procedimiento que permite seleccionar los casos caractersticos de la
poblacin limitando la muestra a estos casos. Se utiliza en situaciones en las
que la poblacin es muy variable y consecuentemente la muestra es muy
pequea (p. 32).
Con la aplicacin del muestreo intencional se persigue seleccionar los
elementos con base en criterios o juicios del investigador, relacionados con el
grado de conocimiento que poseen en torno a la administracin de los
contratos, por lo tanto se seleccionaron como integrantes de la muestra objeto
de este estudio al director administrativo y al personal que integra el referido
departamento.

52

En total, la muestra estuvo integrada por seis (06) personas, quienes

son las encargadas de manejar los contratos que tiene la empresa
SOLDITECA C.A., con diferentes compaas nacionales e internacionales, y
las cuales cumplen, en sus respectivos cargos, las siguientes funciones:
El Director Administrativo de la mencionada empresa, tiene la
responsabilidad de la gestin econmica, incluyendo como parte de singular
relevancia, las relaciones econmicas con la administracin y los procesos de
contratacin de obras y servicios mediante licitaciones. Para el desarrollo de
sus funciones, el Director contar con el apoyo externo tanto de la Asesora
Jurdica como de la Laboral, Fiscal y Contable de la empresa.
Por consiguiente, para desarrollar el proceso de contratacin, el
departamento cuenta con cinco asistentes administrativos, los cuales tienen
en comn caractersticas como: profesionales universitarios, jvenes, con
cursos de capacitacin en contratacin y licitaciones pblicas y privadas.
De igual manera, cumplen con las siguientes responsabilidades
bsicas: manejar, revisar y analizar todo lo concerniente con: contratacin
administrativa, licitaciones, concursos pblicos, soporte legal, contabilidad,
tesorera, seguimiento, apoyo a negociacin con bancos (financiacin), fiscal,
gestin Impuestos, control de gestin, control y seguimiento de los
presupuestos, facturacin de cobros y de servicios, gestin de cobros,
relacin con proveedores, planificacin, implementacin y evaluacin de
proyectos, entre otros.

53

3.4. TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

Las tcnicas de recoleccin de datos son las distintas formas o maneras de
obtener la informacin. En este caso se utiliz la observacin directa y una
entrevista. Con respecto a la observacin, sta tuvo como finalidad, el uso
sistemtico de los sentidos en la bsqueda de los datos que se necesitan para
resolver el problema de investigacin planteado, el cual condujo a la elaboracin
del manual para la administracin de los contratos, basados en la codificacin
WBS.
De acuerdo con vila (2006), observar cientficamente es percibir
activamente la realidad exterior con el propsito de obtener los datos que
previamente han sido definidos de inters para la investigacin (p. 67). Cabe
destacar que la observacin se hizo de manera planeada, cuidadosa y
sistemticamente y se llev por escrito, un control riguroso de la misma.
Con respecto a los instrumentos, Hurtado (2000), seala que son los
medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la informacin (p.
87). En este caso, se utiliz la gua de entrevista o formato de preguntas, el cual
se administr a la muestra seleccionada. Su aplicacin, permiti recaudar la
informacin sobre el proceso de administracin de contratos de la empresa
SOLDITECA C.A., y obtener as las respuestas a las interrogantes planteadas.
Hernndez y Otros, (2003) refieren: Un cuestionario consiste en un conjunto de
preguntas respecto a una o ms variables a medir (p. 344).
En base a este planteamiento, la entrevista fue respondida directamente por
la muestra seleccionada y permiti medir las expectativas de la poblacin objeto
de estudio en cuanto a la elaboracin de un manual para la administracin de los
54

contratos, basndose en la codificacin WBS, hecho que favorecer todas las

mejorar relacionadas con los contratos que tiene con diferentes empresas, la
compaa objeto de esta investigacin.
La gua de la entrevista const de diecisiete (17) preguntas, conformada
primero por la presentacin, donde se plantea el propsito de la misma y las
instrucciones que debe cumplir la muestra para responderla. Se elaboraron
preguntas referentes a cada uno de los aspectos a investigar y el esquema para el
diseo del mismo se hizo en concordancia con los objetivos y variables expuestas.
Por otra parte, para registrar los resultados de la observacin, se utiliz una
lista de cotejo. Al respecto, Fox (2004) sostiene que la lista de cotejos es, un
instrumento que permite identificar comportamiento con respecto a actitudes,
habilidades y destrezas. Contiene un listado de indicadores de logro en el que se
constata, en un solo momento, la presencia o ausencia de estos mediante la
observacin del encuestado (p. 32).
3.5. VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS
La validez establece relacin del instrumento con las variables que pretende
medir y, la validez de construccin relaciona los tems del cuestionario aplicado;
con los basamentos tericos y los objetivos de la investigacin para que exista
consistencia y coherencia tcnica. En referencia a ello, Herrera (2008), establece
que ese proceso de validacin se vincula a las variables entre si y la hiptesis de
la investigacin (p. 8).
De acuerdo al planteamiento expuesto, en este estudio, la validez, estuvo
determinada por el juicio de los expertos en el rea, quienes aportaron su
experiencia en la elaboracin del instrumento que recogi la informacin necesaria
55

que sirvi de base para elaborar el manual para la administracin de contratos de

la empresa SOLDITECA C.A., basado en la codificacin WBS.
La etapa de validacin se realiz antes de la aplicacin de la entrevista y
estuvo a cargo de dos especialistas en la materia en estudio, profesoras: Nancy
Omaa, por su amplio conocimiento en organizacin de empresas, anlisis de
riesgos dentro de una empresa, elaboraciones de presupuestos y todo lo
relacionado con administracin de empresas y por la profesora Danny Gmez de
Perdomo, por su gran experiencia laboral, por haber trabajado en instituciones
financieras como el Banco Central de Venezuela, BCV, y por dominar todo el
contenido en cuanto a jerarquizacin de cargos, organizacin empresarial y su
amplio conocimiento en micro y macro economa.
Se considera importante resaltar que, la validez representa la posibilidad
de que un mtodo de investigacin sea capaz de responder a las interrogantes
formuladas. La fiabilidad designa la capacidad de obtener los mismos resultados
de diferentes situaciones. La fiabilidad no se refiere directamente a los datos, sino
a las tcnicas de instrumentos de medida y observacin.
Ahora bien, en esta investigacin, para validar el instrumento, se les
entreg un formato del instrumento para ser sometido a revisin y le hicieron las
correcciones necesarias. Finalizada esta fase, la consideraron confiable y vlida
para el logro de los objetivos y propsitos de la investigacin. Es importante
resaltar que para registrar los resultados de la validacin del cuestionario, se
anex una matriz a cada tem, en la cual se registr la siguiente informacin:

56

Tabla N 03
Matriz para la Evaluar la Validez del Instrumento
CRITERIOS

OPCIONES
ptimo

Bueno

Regular

Deficiente

La pregunta est bien redactada o

formulada
El contenido de la pregunta se
entiende con facilidad
La pregunta recoge la informacin
sobre el indicador que se quiere
medir en el objetivo especifico
La pregunta induce una respuesta
en el encuestado

3.6. PROCESAMIENTO DE DATOS

Una vez concluidas las etapas de recoleccin y procesamiento de datos se
inici con una de las ms importantes fases de la investigacin: el anlisis de
datos, obtenidos con la aplicacin del cuestionario a la muestra objeto de este
estudio. Para Kerlinger (2001), Analizar significa establecer categoras, ordenar,
manipular y resumir los datos, (p. 96). La actividad consiste en establecer
inferencias sobre las relaciones entre las variables estudiadas para extraer
conclusiones y recomendaciones. En tal sentido, la informacin recabada se
clasific, codific y luego se tabul en cuadros y grficos.
En los cuadros se expresaron cuantitativamente, la distribucin absoluta y
porcentual de cada uno de los tems que conforman la entrevista, y luego se
elaboraron grficos de pastel e histogramas de frecuencia porcentual de cada uno
de ellos. Estos ltimos permitieron visualizar la distribucin de las unidades en sus
57

partes y su respectiva distribucin porcentual. Posteriormente se procedi a

analizar cualitativamente estos resultados; para ello se utiliz el anlisis
descriptivo e inferencial.
Al respecto, Trillo (2001) refiere: es la parte de la estadstica que se
encarga del estudio del fenmeno en muestras poblacionales que permitan hacer
inferencias sobre el comportamiento de la poblacin en general o hacer
predicciones de eventos futuros (p. 18).
El anlisis permiti ofrecer conclusiones y recomendaciones ante la
situacin problema planteada en este estudio, fundamentndose en la recoleccin,
organizacin y presentacin de los resultados de forma tal, que permitan
representar a partir de ellos, cual es la situacin actual del fenmeno estudiado.

58

CAPTULO IV
PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS
Con respecto a la forma de presentar los resultados, es necesario referir
que tabular es un mecanismo de ordenamiento de datos por tablas, que faciliten la
interpretacin o toma de decisiones sobre un problema especfico. Esa tabulacin
se hizo de acuerdo a criterios gerenciales de inters. Los datos se organizaron y
tabularon, sustentados en lo planteado por Chacn y Padrn (2000):
El proceso de tabulacin consiste en el recuento de los datos que estn
contenidos en los cuestionarios. En este proceso incluimos todas aquellas
operaciones encaminadas a la obtencin de resultados numricos relativos a
los temas de estudio que se tratan en los cuestionarios. Se requiere una
previa codificacin de las respuestas obtenidas en los cuestionarios. Los
resultados sern presentados en cuadro y en grficos de pastel y de barras,
que expliquen las relaciones existentes entre las diversas variables
analizadas (p. 92).

En esta investigacin, la informacin se present en cuadros y grficos de

pastel y de barras, los mismos contienen alternativas de frecuencia simple y
porcentual. Para Malhotra, (2005), tabular es:
Es el proceso posterior a la recoleccin de datos primarios (generalmente por
respuestas a cuestionarios-encuestas) y es donde se obtienen los resultados
concretos en su manera ms pura de todo el proceso de investigacin
(siempre y cuando el proceso de planificacin, muestreo y recoleccin hayan
sido hechos libres de sesgo), metdicamente es ordenar las respuestas a los
cuestionarios que permitan de manera prctica y concisa ver los patrones de
comportamiento y las tendencias de los encuestados para su posterior
anlisis, difusin y uso de la investigacin, es fundamental en cualquier

59

aspecto relevante al proyecto de investigacin que se est realizando dnde

intervengan cuestionarios (p. 74).

El procedimiento de la tabulacin permiti resumir y analizar los resultados

ofrecidos por la muestra investigada. En la presentacin de los resultados se
utilizaron primero, cuadros con la distribucin absoluta y porcentual de cada uno
de los tems que conforman la gua de entrevista y luego se elaboraron grficos de
pastel y de barras, de cada uno de ellos, los cuales permitieron visualizar la
distribucin de las unidades en sus partes y su respectiva distribucin porcentual.
En cuanto al tipo de anlisis para examinar los datos obtenidos a travs del
instrumento aplicado a la muestra involucrada en el estudio, Bisquerra (2002), el
anlisis es la actividad de transformar un conjunto de datos con el objetivo de
poder verificarlos muy bien dndole al mismo tiempo una razn de ser o un
anlisis racional. Es analizar los datos de un problema e identificarlos (p 61). .
Con base en este planteamiento, la informacin recabada permiti verificar
la relacin existente entre la realidad y la teora presentada, con la finalidad de
tener una visin ms precisa de la problemtica planteada. El anlisis se hizo
desde el punto de vista cuantitativo, con su ponderacin absoluta y porcentual, y
tambin, cualitativamente donde se destacan los criterios ms relevantes
expresados por la muestra objeto de este estudio. Cada tem fue analizado
individualmente, incluyendo un comentario con el propsito de realizar las
inferencias que permitan evidenciar los objetivos establecidos y las variables que
representan el soporte que sirvi de referencia a la presente investigacin.

60

4.1. ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA

SOLDITECA C.A.

tem 01. Cul es su nivel acadmico?

Cuadro 1
Opcin

Grfico 1
Absoluta Porcentual

a. Bachiller

66%

b. T.S.U

17%

c. Lic. Administracin

17%

d. Economista

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

En los resultados mostrados en el cuadro y grfico 1, con respecto al tem

relacionado con el nivel acadmico, se evidencia que la opcin Bachiller, obtuvo
una incidencia del 66%, 17%, T.S.U y otro 17%, es licenciado en administracin.
Los datos expuestos permiten deducir que un porcentaje significativo de la
muestra no es profesional universitario, hecho considerado importante en el
crecimiento profesional de todo ser humano. Se infiere que, el personal de este
departamento, el cual maneja las contrataciones de la empresa, debe ser
motivado para seguir preparndose, para adquirir nuevos conocimientos y
herramientas, necesarias para ser aplicadas en su rea laboral y personal.

61

tem 02. Tiempo de servicio en la empresa?

Cuadro 2
Opcin

Grfico 2
Absoluta Porcentual

a. Menos de 5 aos

17%

b. Entre 6 y 10 aos

50%

c. Entre 11 y 15aos

33%

d. Ms de 15 aos

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

El cuadro y grfico 2, presenta la distribucin de frecuencias de los sujetos

de la muestra, en relacin al tiempo de servicio en la empresa. En tal sentido, el
50%, dijo tener entre 6 y 10 aos, 33%, opin que estaba ubicado entre 11 y
quince aos y un 17%, menos de 5 aos. Los datos expuestos permiten inferir
que, los entrevistados, en su mayora, tienen suficientes aos de servicio en esta
empresa, hecho que facilitar que acepten los cambios que se les proponen con el
uso del manual para la administracin de proyectos, utilizando la codificacin
WBS, pues esa experiencia laboral les ha permitido consolidar una imagen
positiva de la empresa con la cual se identifican y sienten que son parte
importante de ella.

62

tem 03. Cmo es tu experiencia laboral en administracin de contratos?

Cuadro 3
Opcin

Grfico 3
Absoluta Porcentual

a. Excelente
b. Bueno
c. Regular

0
2
4

0%
33%
67%

d. Deficiente

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

Los datos mostrados en el cuadro y grfico 3, en referencia a cmo ha sido

la experiencia del encuestado con las tareas relacionados con las contrataciones,
el 67%, opin que regular y un 33%, dijo que buena. A travs de estos resultados,
se evidencia que, para un importante segmento de los entrevistados, el proceso
de contratacin es bastante complejo, con muchas actividades o tareas que hay
que manejar con mucha precaucin para que no sean devueltos los paquetes
sometidos a los concursos. Al respecto, se infiere que los integrantes del
departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A. deben estar
preparados y conocer todos los antecedentes y documentos que conforman un
contrato de obra.

63

tem 04. Ha realizado cursos sobre el manejo de la Ley de Contrataciones

Pblicas?

Cuadro 4
Opcin

Grfico 4
Absoluta Porcentual

a. Si

67%

b. No

33%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

El cuadro y grfico 04, presenta los resultados del tem referido a si los
entrevistados han asistido a cursos sobre la nueva Ley de Contrataciones
Pblicas. En este sentido, se evidencia que el 67% de la muestra, dijo que Si ha
asistido, y un 33%, opin que No. Se infiere que, en la actualidad, para todo
personal que maneje la Ley de Contrataciones Pblicas, debe recibir
adiestramiento, con la finalidad de adquirir las herramientas necesarias para que
puedan manejar a cabalidad este instrumento legal, hecho que les permitir no
incurrir en errores ni delitos.

64

tem 05. Las Normas Internas de la Empresa se ajustan a la Ley de

Contrataciones Pblicas?

Cuadro 5
Opcin

Grfico 5
Absoluta Porcentual

a. Si

100%

b. No

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

El anlisis generado del cuadro y grfico 5, presenta la opinin de los

entrevistados en torno a, si las normas internas de la empresa se ajustan a la Ley
de Contrataciones Pblicas. Al respecto, toda la muestra dijo que Si.

Esta

unanimidad de criterios permite inferir que, toda empresa que trabaje con
contratos y licitaciones debe ajustar sus normas internas a la Ley de
Contrataciones Pblicas, creada en el marco de la Ley Habilitante, y la misma
debe ser de conocimiento pblico, para todas las organizaciones y personas
interesadas en este tema. Cabe destacar que, esta Ley tiene una ventaja
significativa para el ente contratante porque permite la seleccin inmediata del
contratista, por cuanto se incorpor en la Modalidad de Contrataciones Directa
todas aquellas situaciones de carcter excepcional, que generaban retardos e
incumplimientos recurrentes a los procesos licitatorios.

65

tem 06 Qu tipos de contratos maneja la Empresa? Pueden escoger tres

opciones.

Cuadro 6
Opcin

Grfico 6
Absoluta

Porcentual

a. Perforacin
b. Suministro de
Personal

0%

100%

c. Construccin

0%

d. Inspeccin de Alta
Tecnologa

100%

e. Asfaltados

0%

f. Estudios Integrales

100%

18

300%

Totales

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

Los resultados porcentuales del cuadro y grfico 6, con respecto al tipo de

contratos que maneja la empresa SOLDITECA C.A., dndoles la libertad de
escoger ms de una opcin. Los entrevistados escogieron que la empresa
manejaba contratos de suministro de personal, inspeccin de alta tecnologa, y
estudios integrales, en un 100%. Estos datos permiten evidenciar que la referida
empresa, ofrece a sus clientes y asociados servicio de solucin eficaz e innovador,
para cada tipo de problema de los que han sido seleccionados en las opciones y
muchos otros, realizados con el uso de tcnicas especializadas no destructivas.
Se infiere que, sus aos de experiencia en este sector y la continua adaptacin de
todos sus equipos a la ms alta tecnologa los sita entre las empresas ms
especializadas del sector.

66

tem 07 Tiene conocimiento sobre los riesgos asociados a los procesos de

contratacin?

Cuadro 7
Opcin

Grfico 7
Absoluta Porcentual

a. Si

100%

b. No

0%

100%

Totales

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

En los resultados mostrados en el cuadro y grfico 7, con respecto a los

riesgos asociados a los procesos de contratacin, el 100% de los entrevistados
dijo que si tena conocimientos sobre ellos. Esta unificacin de criterios permite
inferir que, tener conocimiento de los riesgos relacionados con el proceso de
contratacin, debido a que esto le ayudar a actuar con prudencia, identificar esos
riesgos e implementar estrategias para mitigarlas. Desde esta perspectiva, se
debe resaltar que todo proceso de contratacin est cargado de problemas y
posibles escollos que deben ser manejados si el servicio deseado debe recibirse
en el momento, al costo y con la calidad correcta.

67

tem 08 Has trabajado con la codificacin WBS?

Cuadro 8
Opcin

Grfico 8
Absoluta Porcentual

a. Si

0%

b. No

100%

100%

Totales

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

En los resultados mostrados en el cuadro y grfico 8, con respecto al

indicador sobre si ha trabajado con la codificacin WBS, el 100%, opin que no.
Se evidencia, a travs de este consenso de opiniones, que para la muestra
investigada ser de gran utilidad adiestrarse sobre la codificacin WBS y el uso
del manual propuesto que coadyuvar en el proceso de contrataciones que
desarrolla la empresa en estudio. Se infiere que, la codificacin WBS, ser una
herramienta cuyo valor consiste en ayudar a la necesaria reduccin de
complejidad en todo proceso complicado, ayudando a comprender y definir mejor
las tareas a realizar y facilitar as su mejor planificacin, coordinacin y control.

68

tem 09 Consideras que con el uso de la codificacin WBS, se asegura el

control de calidad de los contratos?

Cuadro 9
Opcin

Grfico 9
Absoluta Porcentual

a. Siempre

17%

b. Frecuentemente

50%

c. Ocasionalmente

33%

d. Nunca

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

El cuadro y grfico 9, muestra la distribucin de frecuencia de las opiniones

de los sujetos involucrados en el estudio, referida a si con el uso de la codificacin
WBS, se asegura el control de calidad de los contratos. De este modo, se observa
que en la opcin frecuentemente, la incidencia fue del 50%, ocasionalmente, 33%,
y siempre 17%. Los datos expuestos permiten evidenciar que los entrevistados,
miembros del departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A.,
consideran que organizar el trabajo de las contrataciones y licitaciones que
maneja la empresa, siguiendo las instrucciones de un manual, con las actividades
y tareas, establecidas utilizando la codificacin WBS, servir para reducir la
complejidad de este proceso y se desarrolle un programa continuo de control de
calidad para verificar la codificacin de las actividades de los contratos.

69

tem 10 Considera importante obtener conocimiento en cuanto a, un

programa de inspeccin visual en la planificacin y seguimiento de los
contratos, con codificacin WBS?

Cuadro 10
Opcin

Grfico 10
Absoluta Porcentual

a. Si

33%

b. No

0%

c. No Sabe
Totales

4
6

67%
100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

Los resultados presentados en el cuadro y grfico 10, referido a si es

importante obtener conocimiento en cuanto a, un programa de inspeccin visual
en la planificacin y seguimiento de los contratos, con codificacin WBS. En
efecto, el 67%, dijo que no sabe y un 33%, dijo que si. La opinin de la muestra
permite evidenciar que, un porcentaje significativo no sabe si sera importante o
no, un programa de inspeccin visual para la organizacin y seguimiento de los
contratos, porque desconocen de que se trata el programa. No obstante, un
porcentaje menor, si lo consider importante. Estas divergencias de opiniones
permiten inferir que, para entender y manejar el manual de administracin de
contratos, basado en la codificacin WBS, se requiere de un programa de
inspeccin visual para que el usuario entienda y se familiarice con la informacin y
codificacin del manual.

70

tem 11 Consideras importante dividir el manual propuesto en paquetes de

trabajo?

Cuadro 11
Opcin

Grfico 11
Absoluta Porcentual

a. Si

83%

b. No

17%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

Los datos expuestos en el cuadro y grfico 11, en torno a si, es importante

dividir el manual propuesto en paquetes de trabajo, se observa que, la incidencia
para el si, fue de 83% y para el no, de 17%. A travs de estos resultados, se
deduce que para la muestra, como ya tiene experiencia sobre el manejo de las
contrataciones, y todo lo complejo que es su organizacin y conformacin de los
sobres, consideran que, si se va a utilizar esta modalidad del manual basado en la
codificacin WBS, es relevante que todo el proceso de planeacin y programacin,
se planifique en paquetes de trabajo, para lograr la meta y hacerlo ms sencillo,
evitando los riesgos que se corren en tantos papeles que se deben recaudar por
cada sobre que se organiza.

71

tem 12 Cree que cada contrato debe ser clasificado en actividades o

tareas?

Cuadro 12
Opcin

Grfico 12
Absoluta Porcentual

a. Si

100%

b. No

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

El cuadro y grfico 12, con respecto al tem sobre si, cada contrato debe ser
clasificado en actividades o tareas, el 100%, de los entrevistados estuvo de
acuerdo en que si era una buena opcin. Los datos expuestos permiten evidenciar
que, la muestra considera que los paquetes de trabajo se dividan en tareas o
actividades que harn ms fcil determinar cundo la contratacin del servicio es
una opcin apropiada. Se infiere que las tareas o actividades, delimitarn los
pasos a ser tomados en la oferta, asignacin, monitoreo y terminacin de los
contratos, adems de identificar los participantes obligatorios en el proceso, como
el contratante, finanzas, legales, y sus roles, responsabilidades e interrelaciones.

72

tem 13 Cundo se manejan varios contratos, cree necesario jerarquizar las

actividades?

Cuadro 13
Opcin

Grfico 13
Absoluta Porcentual

a. Siempre

33%

b. Frecuentemente

50%

c. Ocasionalmente

17%

d. Nunca

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

El cuadro y grfico 13, muestra la distribucin de frecuencia de las

opiniones de los entrevistados, en relacin a si, cundo se manejan varios
contratos, es necesario jerarquizar las actividades. En tal sentido, el 50%, dijo que
frecuentemente, el 33%, siempre, 17%, dijo ocasionalmente y la opcin nunca, no
tuvo ninguna incidencia. Los datos expuestos permiten evidenciar que en
empresas como SOLDITECA C.A., que tiene tantos clientes y asociados y maneja
diferentes tipos de contratos, es necesario jerarquizarlos, de acuerdo al orden de
importancia. Se infiere que, se deben elaborar listados de actividades que luego
sern estructuradas, agrupadas en tareas como elementos del nivel inferior de la
WBS. Esta informacin permite pasar luego a establecer grupos o paquetes de
tareas de un nivel superior y as sucesivamente, observando naturalmente la regla
del 100%, en cada nivel.

73

tem 14 Al planificar las actividades o tareas, es conveniente desglosarlas

en subtareas?

Cuadro 14
Opcin

Grfico 14
Absoluta Porcentual

a. Si

83%

b. No

17%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

Los datos expuestos en el cuadro y grfico 14, referentes a si, al planificar

las actividades o tareas, es conveniente desglosarlas en subtareas, el 83%, opin
que si y un 17%, dijo que no. Por medio de estos resultados se puede evidenciar
que los miembros del comit de contratacin y licitacin de la empresa consideran
que, el trabajo de preparar los sobres de contratacin, se facilitar, si cada una de
las actividades se desglosan en subtareas y se les asigna a cada uno de los
integrantes del equipo, por cada paquete, diferentes actividades, tareas y
subtareas. Se infiere que, las actividades pueden ser subdivididas hasta alcanzar
el desglose necesario.

74

tem 15 Considera importante la realizacin de un cronograma para cada

proyecto de contratacin, con las actividades y subtareas, fecha de
ejecucin, supervisin, evaluacin, entre otros?

Cuadro 15
Opcin

Grfico 15
Absoluta Porcentual

a. Si

100%

b. No

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

En el cuadro y grfico 15, con respecto a la importancia de la realizacin de

un cronograma para cada proyecto de contratacin, con las actividades y
subtareas, fecha de ejecucin, supervisin, evaluacin, entre otros, el 100% de la
muestra estuvo de acuerdo en que si era necesario. A travs de estos resultados
se evidencia que, el equipo de contratacin y licitacin de la empresa SOLDITECA
C.A., tiene conocimiento sobre lo trascendental que es para la realizacin de un
proyecto, guiarse por un cronograma de actividades. Se infiere que, con el
cronograma es ms fcil poder cumplir con una serie de contenidos, teniendo en
cuenta una secuencia determinada y un tiempo establecido.

75

tem 16 Considera importante la participacin de todos los integrantes del

Departamento Administrativo para realizar un anlisis de los cambios que
generen el uso del manual propuesto?

Cuadro 16
Opcin

Grfico 16
Absoluta Porcentual

a. Si

100%

b. No

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

El cuadro y grfico 16, muestra la distribucin de frecuencias de la opinin

de la muestra, en relacin a la participacin de todos los integrantes del
Departamento Administrativo para realizar un anlisis de los cambios que generen
el uso del manual propuesto. Todos los integrantes de la muestra consideraron
que, si se va a implementar una propuesta del uso de un manual de
administracin, usando la codificacin WBS, para organizar administrar los
contratos, es necesario que se hagan reuniones frecuentes para ir evaluando los
cambios, positivos y negativos, que se generarn con esta nueva modalidad de
planificacin del trabajo.

76

tem 17 Cree Ud. que con la implementacin del manual de administracin

de contratos, basado en la codificacin WBS, se lograr realizar un trabajo
basado en el la calidad del servicio?

Cuadro 17
Opcin

Grfico 17
Absoluta Porcentual

a. Siempre

67%

b. Frecuentemente

33%

c. Ocasionalmente

0%

d. Nunca

0%

Totales

100%

Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA

C.A. Barcelona, Estado Anzotegui. Junio 2011.

El cuadro y grfico 17, contiene los resultados del tem referido a si, con la
implementacin del manual de administracin de contratos, fundamentado en la
codificacin WBS, se lograr realizar un trabajo basado en el la calidad del
servicio. Al respecto, el 67%, dijo que siempre, el 33%, opin que frecuentemente,
y las opciones ocasionalmente y nunca no tuvieron ninguna incidencia. De esta
manera, se evidencia que los integrantes de la muestra consideran, que con el uso
del manual se lograr el manejo efectivo de los contratos, garantizando la calidad
del servicio que se presta a los clientes y asociados.

77

CAPITULO V
DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA
La propuesta de la elaboracin de un Manual para la Administracin de
Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la Codificacin WBS, o
Estructura desglosada del Trabajo, la cual constituye una tcnica de planeacin
mediante la cual se puede definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo los
proyectos que administra la referida empresa, en el Estado Anzotegui.
Para lograr establecer la WBS del proyecto, hay que organizar las ideas
alrededor de lo que se pretende hacer en el proyecto; o sea, definir el ttulo del
proyecto de investigacin, que est de acuerdo con la meta que se pretende
alcanzar. Seguidamente, se deber pensar en las grandes reas de trabajo en
que puede ser dividido, lo cual constituira los paquetes de trabajo a desarrollar
para lograr la meta. Para el logro de este proceso en la elaboracin de la WBS, se
puede utilizar con xito, una tcnica de tormenta de ideas en un grupo de trabajo.
Posteriormente, cada uno de esos paquetes de trabajo, pueden
examinarse tambin a travs de la tormenta de ideas y elaborar un listado de
actividades constituyentes de cada uno de dichos paquetes de trabajo. Tales
actividades a su vez, pueden ser subdivididas hasta lograr el desglose necesario.
El nivel de desglose requerido por el proyecto, estar determinado por la
complejidad y tamao del proyecto. Pero se pueden considerar las siguientes
recomendaciones para saber si se tiene el nivel de desglose necesario:
1. Los paquetes de trabajo deben ser independientes unos de otros.
2. Las actividades en el nivel de mayor desglose, deben ser medibles; esto es,
que pueda establecerse un estimado de plazo de ejecucin y recursos
78

necesarios para llevarla a cabo, con la mayor precisin por parte del
investigador ms experimentado.
3. Es necesario tambin que cada actividad se refleje en algo tangible, como
puede ser: elaboracin de un dibujo o plano, realizacin de un experimento,
compra de un equipo, escribir un captulo de la tesis, entre otros. De tal manera
que pueda ser tambin cuantificable su avance real en la etapa se ejecucin,
seguimiento y control del proyecto.
En este orden de ideas, para la empresa SOLDITECA C.A., elaborar un
manual para la administracin de contratos basado en la codificacin WBS, es
simplemente descomponer o desglosar todas las actividades de un proyecto
5.1. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
5.1.1 Objetivo General
Establecer los lineamientos aplicables a la administracin de los contratos
ejecutados por SOLDITECA, usando la codificacin WBS.
5.1.2. Objetivos Especficos

Identificar el proyecto o contrato que servir de modelo para aplicarle la

codificacin WBS.

Establecer un esquema con la estructura del proyecto a administrar,

relacionado con un contrato de prestacin de servicio.

Realizar la estructura desglosada de trabajo WBS, con las actividades

cdigos y tareas.

79

5.2. BENEFICIARIOS DE LA PROPUESTA

En la realizacin del manual para la administracin de contratos, usando la
codificacin WBS los beneficiarios de la propuesta sern, por una parte, el
personal que labora en el departamento administrativo de la empresa SOLDITECA
C.A., porque realizar un trabajo con una organizacin ms eficiente. Por otro, la
empresa, los clientes, proveedores y asociados de la mencionada organizacin,
con las cuales lleva varios contratos.
5.3. LOCALIZACIN FSICA DE LA PROPUESTA
SOLDITECA C.A., est localizada en la avenida Fuerzas Armadas, Centro
Comercial RA RA RA, Galpn N 3, Sector Redoma de Los Pjaros. Barcelona,
Estado Anzotegui - Venezuela.
E-mail: contacto@solditeca.com
Telfonos:
+58 (281) 274.3233
+58 (281) 274.2809
Fax:
+58 (281) 274.7505

80

5.4. ESTRUCTURA DE TRABAJO

1.

Planificacin de la prestacin del servicio.

Gerente de Operaciones 1.

Procede a la planificacin de la prestacin del servicio, para

lo

cual

establece

la

estructura

organizativa

las

caractersticas del personal que realizar el servicio.

2.

Da instrucciones al Administrador de Recursos Humanos,

en caso de ser requerida la contratacin de personal, o
selecciona entre el grupo de inspectores disponibles.

3.

Organiza la seleccin del personal, dotacin de equipos,

equipos de proteccin personal requeridos, normas y
procedimientos aplicables, elaboracin o revisin del Plan
de Calidad y Plan de Seguridad.

2.

Inicio del Trabajo.

Coordinador de

1.

Inspeccin e Inspectores

Da inicio a la ejecucin del trabajo cumpliendo lo

establecido en los documentos del contrato, normas y
especificaciones aplicables a la prestacin del servicio y
documentos del Manual de Procedimientos de Inspeccin,
segn las caractersticas del servicio a realizar.

3.

Realizacin de actividades de administracin de Contrato de rdenes de

Servicio.
Cliente

1.

Gerente de Operaciones 2.
3.

Solicita el Servicio.
Elabora la Orden de Servicio (Original y 2 copias).
Segn las caractersticas del servicio a realizar asigna al
Inspector, y lleva el control de la prestacin del servicio.

4.

Entrega la original de la Orden de Servicio al Inspector

asignado.
Entrega copia de la Orden de Servicio al Asistente de
Contratos.

81

Inspector asignado

5.

Solicita los equipos requeridos para prestar el servicio al

Coordinador de Logstica.

Inspectores asignados

6.

Realizan las actividades asignadas segn planificacin de la

prestacin del servicio o cumplen las horas hombre
asignadas en el perodo, cumpliendo lo establecido en las
especificaciones de la Orden de Servicio, normas,
documentos aplicables y segn lo indicado en el Plan de
Calidad y Manual de Procedimientos de Inspeccin que
sean aplicables segn las caractersticas del servicio.

7.

Emiten los Reportes de Inspeccin, tal como se indica en el

Manual de Procedimientos de Inspeccin.
Emite el reporte Relacin de Servicio al Cliente
(descripcin del servicio realizado).

8.

Entrega al cliente para su revisin y firma de aceptacin

9.

Una vez firmado por el Cliente lo entrega al Asistente de

Contratos.

Asistente del Contrato

10. Asienta los servicios realizados en el registro Control de

Servicio, en el cual se registra: fecha de entrega, fecha del
reporte, nmero del reporte, cliente, entregado por, recibido
por, firma.
11. Prepara las facturas Pro-forma correspondientes a las
rdenes de servicio y lo entrega al Gerente de Operaciones
para su revisin.
12. Si el cliente contrat por horas hombre (H/H), entonces se
elabora una Hoja de Control de Horas y pro-forma para
facturar por H/H.
13. Enva a Administracin, al personal encargado de
elaborar las facturas, para la elaboracin de la factura
correspondiente, Ver procedimiento Facturacin.

82

4.

Realizacin de actividades de Administracin de Contrato de personal

asignado a proyectos.

Gerente de Operaciones 1.

Segn las caractersticas del contrato a realizar, coordina la

ejecucin del mismo segn o establecido en el Manual de
Procedimientos de Inspeccin, y lleva el control de la
prestacin del servicio.

Coordinador de

2.

Inspeccin e Inspectores

Realizan las actividades asignadas o cumplen las horas

hombre asignadas en contrato, cumpliendo lo establecido
en las especificaciones del contrato, normas, documentos
aplicables y segn lo indicado en el Plan de Calidad y
Manual de Procedimientos de Inspeccin que sean
aplicables segn las caractersticas del contrato.

4.1. Hojas de Control de Tiempo.

Inspector

1.

Por cada semana de trabajo culminada, elabora el lunes

siguiente la Hoja de Tiempo y la entrega al Coordinador
de Inspeccin o supervisor.

Coordinador de

2.

Inspeccin

Recibe los das lunes de cada semana las Hojas de

Tiempo de su personal, las revisa y firma en seal de
aceptacin, a ms tardar el da martes de cada semana.
En caso de presentar incongruencias, contacta al
Inspector para aclarar dudas o corregir la Hoja de Tiempo.

3.

Entrega a ms tardar el da mircoles de cada semana las

Hojas de Tiempo al Cliente para su revisin y firma.

4.

Solicita al cliente las Hojas de Tiempo firmadas a ms

tardar el da viernes de cada semana.

5.

Las hojas de Control de tiempo firmadas por el

Coordinador de Inspecciones y el Cliente las entrega al
Asistente de Contratos.

Asistente de Contratos

6.

Carga semanalmente la informacin correspondiente al

Control de Horas Trabajadas, para la facturacin mensual

83

7.

Prepara la Pro-Formas de las horas hombre trabajadas y

lo enva al Gerente de Operaciones para su revisin.

Gerente de Operaciones 8.

Una vez revisada la pro-forma enva a Administracin

para

la

posterior

elaboracin

de

la

Factura

correspondiente.

4.2. Control de Servicios

Coordinador de

1.

Inspeccin e Inspectores

Realizan las actividades asignadas segn planificacin de la

prestacin del servicio o cumplen las horas hombre
asignadas en el perodo, cumpliendo lo establecido en las
especificaciones de la Orden de Servicio, normas,
documentos aplicables y segn lo indicado en el Plan de
Calidad y Manual de Procedimientos de Inspeccin que
sean aplicables segn las caractersticas del servicio.

2.

Emiten los Reportes de Inspeccin, tal como se indica en el

Manual de Procedimientos de Inspeccin.
Emite el reporte Orden de Servicios (descripcin del
servicio realizado.

3.

Entrega al cliente para su revisin y firma de aceptacin.

4.

Entrega al Administrador del Contrato las copias de Orden

de Servicio y Reporte de Inspeccin firmadas por el
cliente.

5.

Archiva las copias de los Reportes de Inspeccin en el

archivo de inspectores, clasificado por tcnica de
inspeccin y orden cronolgico.

Administrador del
Contrato

6.

Asienta los servicios realizados en el registro Control de

Servicio, en el cual se registra: fecha de entrega, fecha del
reporte, nmero del reporte, cliente, entregado por, recibido
por, firma.

84

7.

Al concluir el servicio o al final del perodo a facturar,

procede a tramitar la elaboracin de la factura, ver punto
7.5.

4.3.

Control semanal del sobre-tiempo.

Cliente

1.

Solicita y autoriza la realizacin de sobre tiempo por el

personal de SOLDITECA.

Inspector

2.

Realiza el sobre tiempo solicitado.

3.

El da siguiente de realizado el sobre tiempo, en la

maana debe obtener la firma de cliente que autoriz el
sobretiempo o feriado, en la Hoja de Control de Tiempo.

4.

Al cierre de la semana prepara y obtiene la firma de

aprobacin de los siguientes reportes:
Hojas de Control de Tiempo
Control Semanal de Sobretiempo.

Administrador de

5.

Recopila, los reportes indicados en el punto anterior (4).

6.

A ms tardar los primeros cinco (5) das de cada mes,

Contrato

prepara la elaboracin de la Pro-forma para lo cual

desglosa o separa la informacin para cada proyecto en
ejecucin o centro de costo.
7.

Elabora la pro-forma segn los requerimientos del cliente:

8.

Enva la factura Pro-Forma al cliente con documentos

requeridos, para la revisin y aceptacin.

9.

Una vez que el cliente aprueba la factura pro-forma, enva

al Asistente Administrativo encargado de elaborar la
Factura, para la elaboracin de la factura correspondiente.

85

Inspector

10. Elabora el formato Control Semanal del Sobretiempo y lo

entrega al Administrador de Contrato.

Administrador de

11. Elabora la Tabla Horas Extras (en Excel), en la cual se

Contrato

indica la cantidad de horas extras, especificando si

corresponden a turno diurno o nocturno.
12. Enva mensualmente (en la tercera semana de cada mes)
a Administrador de Recursos Humanos, para que procese
el pago mensual de las Horas Extras a los trabajadores.

4.4. Gastos Reembolsables.

Cliente

1.

Realiza la solicitud para que el trabajador realice sus

actividades en otra zona a la que est normalmente
asignado, para lo cual genera una Orden de Servicio.

Inspector

2.

Realiza la solicitud de anticipos y una vez realizada la

actividad, elabora el Reintegro de los gastos de viaje. Ver
procedimiento de Solicitud de Anticipos y Reintegro de
Gastos del Manual de Administracin.

Jefe de Administracin

3.

Entrega

copia

de

los

Reintegros

Soportes

al

Administrador de Contratos (ya que los originales se

mantienen para el envo a Contabilidad).
Administrador de

4.

Contratos

Al finalizar el mes, clasifica los Reintegros de Gastos por

cada proyecto a la que correspondan o centro de costo.

5.

Procede a elaborar la pro-forma por cada servicio

solicitado, indicando centro de costos o proyecto al cual
corresponde, Ver punto 7.4.

6.

Enva al Cliente la Pro-forma junto con copia de los

reintegros o copia de los soportes fsicos que demuestran
el gasto (pasajes, facturas de traslado y hospedaje, etc.),
para su revisin y aceptacin.

86

4.5. Uso de equipos por parte del cliente.

Inspector

1.

Al realizar el servicio, mantiene el registro de Control de

Uso de Equipos y una vez finalizado el servicio solicita la
firma del cliente en seal de aceptacin.

2.

Entrega al Administrador de Contrato el Control de Uso

de Equipos.

Administrador de

3.

Contrato

Lleva el control de las tarifas a aplicar por el alquiler de

equipos y la cantidad de horas a facturar.

4.6. Sub-contratacin de servicios.

Subcontratista

1.

Una vez realizado la inspeccin emite el Informe Final a

Solditeca, al Coordinador de Inspeccin o Gerente de
Operaciones.

Gerente de Operaciones 2.
3.

Entrega al Cliente el Informe de la Infeccin

Solicita al personal de Administracin la elaboracin de la
factura correspondiente al servicio.

5.

Facturacin.

Asistente de Contrato

1.

Con la informacin obtenida de:

-

Hojas de Control de Tiempo

Control de Servicio

Control de Horas Extras o Sobretiempos

Gastos Reembolsables

Control de uso de equipos

Informes de empresas sub-contratistas (en caso

que aplique).

Elabora la Pro-Forma por cada servicio realizado o

perodo a facturar.

87

Existen las siguientes tipos de pro-forma:

2.

Costos de Labor

Reintegros

Frentes de Trabajo (Servicios de Inspeccin)

Equipos

Entrega al Cliente para su revisin y aceptacin lo

siguiente: (lo que aplique segn el caso):
-

Pro-Forma

Copia de la Orden de Servicio

Copia del Reporte de Inspeccin

Copia de la Hoja de Control de Horas (cuando el

servicio se cobra por H/H).

Control de uso de equipos.

Copia de los reintegros o copia de los soportes

fsicos que demuestran el gasto (pasajes, facturas
de traslado y hospedaje, etc.) cuando es por
gastos reembolsables.

Informes de empresas sub-contratistas (en caso que

aplique).
Cliente

3.

Revisa y firma en seal de aceptacin y devuelve al

Asistente de Contrato.

Asistente de Contrato

4.

Recibe la pro-forma autorizada por el cliente y entrega al

personal de Administracin encargado de procesar la
factura, para la elaboracin de la Factura correspondiente.
Si se requiere, obtiene del cliente el nmero de
Autorizacin de Compra asignado.

88

6. Entrega y Seguimiento a las facturas.

Asistente de Contrato

1.

Entrega la factura Original al Cliente, junto con Copia de

los Reportes y Copia de la Orden de Servicio/ Orden de
Compra (cuando aplique).

2.

Recibe la copia de la factura selladas como recibidas por

el cliente. Archiva la copia de la factura as:
Si corresponde a un contrato en el expediente del
contrato.
Si corresponde a rdenes de Compra / Servicio las
archiva clasificadas por cliente junto con el original de la
Orden de Compra o Solicitud del Servicio.

Asistente de Contratos

3.

Registra la factura en el Control de Cuentas por Cobrar.

4.

Lleva el control de las facturas presentadas, emisin y

entrega de facturas y pago del cliente.

5.

Realiza la gestin de cobro y hace seguimiento a la

cancelacin de las facturas de acuerdo a sus perodos de
vencimiento.

6.

Verifica la cancelacin de las facturas, cuando estas son

introducidas por proyectos y son canceladas por el cliente,
para luego informar al Gerente de Operaciones y la
Gerencia de Divisin de Administracin y Finanzas.

7.

Verifica la correspondencia entre lo facturado y lo

cancelado por el Cliente. De no existir correspondencia,
se contacta con el Cliente para obtener una explicacin.

8.

Mantiene para archivo la copia de la factura y soporte de

pago (depsito, cheque, transferencia, etc.) si aplica.

9.

Elabora la relacin mensual de facturacin, la cual

utiliza como herramienta en el proceso de verificacin de
facturas canceladas.

89

10. Distribuye la relacin mensual de facturacin a las

siguientes reas:

11.

Gerencia de Divisin Tcnico Comercial

Gerencia de Divisin de Administracin y Finanzas

Procesa los reconocimientos de Sobrecostos imprevistos

que afectan el equilibrio econmico del Contrato, cuando
aplique (Ej. Aumentos, cambios de alcance, etc.), y enva
un

comunicado

formal

al

cliente,

explicando

la

problemtica y solicitando el reconocimiento del mismo.

12.

Recibe respuesta del cliente y procesa los sobrecostos

derivados de los requerimientos adicionales por el Cliente
o sugeridos por la empresa, tales como obras extras o
adicionales, modificacin de servicios.

13.

Formaliza la aprobacin de los sobrecostos derivados de

trabajos extras, modificacin de alcance de acuerdo a las
previsiones del Contrato (Presupuestos de servicios
extras, rdenes de servicio especial, rdenes de
cambios).

Asistente del Contrato

15.

Una vez finalizado el contrato, da cumplimiento al Cierre

Administrativo

del

Contrato

de

acuerdo

las

formalidades previstas en el mismo contrato.

16.

Est atento a los pagos pendientes que hubiera una vez

finalizadas las actividades y las correspondientes a la
liberacin de fianzas, si aplica.

17.

Suministra

la

Administracin

informacin
y

la

requerida

Gerencia

de

al

Jefe

de

Divisin

de

Administracin y Finanzas.

Seguidamente toda esta estructura de actividades, tareas y sub-tareas,

sern representadas grficamente en el siguiente modelo de Estructura
Desglosada de Trabajo, WBS:
90

5.6. MODELO DE LA PROPUESTA

91

5.7. DESCRIPCIN DEL MODELO DE LA PROPUESTA

El WBS presentado est dirigido a un contrato para suministrar personal.
Est apoyado en una forma de "modelado" (Modelos) que utiliza la forma de
representacin grfica en "diagramas de rbol jerrquico". Partiendo de las
actividades ms importante.
Como puede observarse, el WBS slo es una descripcin parcial de las
actividades a desarrollar, no esas mismas acciones del proyecto. No obstante,
suministra un til marco lgico para planificar y controlar las actividades de un
proyecto, contrato o plan.
En el modelo presentado, la articulacin de elementos subdividiendo tareas
sigue una lgica, que se refleja claramente la naturaleza del producto, servicio o
sistema, en este caso, suministro de personal. Cabe destacar que cada elemento
de la WBS expuesta, representa un elemento discreto de trabajo que ser descrito
en el diccionario o glosario propio de esa WBS.
Cada elemento de la WBS presentada, referida a la administracin de un
contrato de suministro de personal posee un nico identificador.
La descripcin de los elementos de la WBS deber utilizar nombres (o
frases nominales) aunque si es necesario se emplearn adjetivos como
modificadores. Para mayor claridad, o por razones culturales, los descriptores de
la WBS pueden incluir verbos y otros modificadores.
Entre las ventajas que presenta trabajar la gestin del contrato, con la
codificacin WBS, se mencionan las siguientes:

92

a. El sendero crtico en la estructura temporal de la red de actividades y acceso a

recursos.
b. El calendario o cronograma del proyecto
c. Evaluar mejor los riesgos (amenazas ligadas a decisin) y oportunidades
(ventajas ligadas a decisin)
d. Organizacin del "staff" en cuanto conjunto de conocimientos (prcticos o de
know-how, en mtodos, herramientas de organizacin entre otros)
e. Lneas y campos de competencias y responsabilidades
f. Recursos a emplear
g. Presupuestos o planes de asignacin de recursos.
h. Cada "bloque de tareas" define las actividades y recursos precisos.
i.

La estructuracin del WBS sirve como marco de referencia y casillero para

ordenar y calcular recursos y costes consumidos.

j.

Despus de haber identificado los bloques de tareas, debe determinarse el

orden de precedencia para su ejecucin (la estructura WBS no muestra tales
precedencias).

k. Una vez definido el orden de ejecucin de bloques debe aplicarse una

herramienta de configuracin de red (PERT) y calcularse el sendero crtico
(lnea de actividades con suma mayor de tiempos acumulados).
l.

En esa representacin de la red de actividades deben determinarse asimismo

los riesgos.
93

m. La suma de todos los bloques de tareas indica la suma de los medios

personales, en recursos y medios financieros necesitados.
n. El plan de tiempos y cantidades de recursos a emplear sirve de paso previo a
la determinacin del equilibrio de aplicacin de recursos.
o. El proceso de planificacin de tiempos se realiza de forma recursiva, en
intercambio de informaciones con la administracin de fondos (planificacin de
inversiones y financiacin, clculo del cash-flow y otros).

94

CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
Al concluir la investigacin sobre la elaboracin de un Manual para la
Administracin de Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la
codificacin WBS, ubicada en Barcelona, estado Anzotegui, se concluye lo
siguiente:
El propsito y objetivo de la administracin de contratos es obtener bienes y
servicios de la calidad especificada, de manera oportuna y dentro del presupuesto
establecido para la construccin de un proyecto. Por consiguiente,

la

administracin de contratos constituye la parte principal del proceso de gestin

que asegura al propietario del proyecto la obtencin del mejor valor por el precio
pagado.
La Administracin de Contratos es un conjunto de funciones comprometidas
con: preparar y administrar los contratos, manejando, adecuadamente las
relaciones entre clientes-propietarios, ingenieros consultores y contratistas.
En consecuencia, hoy en da, todo personal que maneje contratos, debe
recibir adiestramiento, con la finalidad de adquirir las herramientas necesarias
para que puedan operar a cabalidad tanto la Ley de contrataciones, como los
contratos que administra la empresa, disminuyendo de esta manera, las
posibilidades de incurrir en errores o delitos.
Es importante destacar que, toda empresa que trabaje con contratos y
licitaciones debe ajustar sus normas internas a la Ley de Contrataciones Pblicas,
95

creada en el marco de la Ley Habilitante, y la misma debe ser de conocimiento

pblico, para todas las organizaciones y personas interesadas en este tema. Cabe
destacar que, esta Ley tiene una ventaja significativa para el ente contratante
porque permite la seleccin inmediata del contratista, por cuanto se incorpor en
la Modalidad de Contrataciones Directa todas aquellas situaciones de carcter
excepcional, que generaban retardos e incumplimientos recurrentes a los
procesos licitatorios.
Sobre el objetivo especfico que hace mencin a identificar las debilidades
que confronta el personal en cuanto al manejo administrativo de los contratos, se
puede concluir que:
En la empresa objeto de estudio, las funciones y responsabilidades de la
Administracin de Contratos varan ampliamente, pues mantienen relaciones de
trabajo con diferentes clientes y asociados, hecho que genera, en ocasiones,
inconvenientes para ajustarse a los requerimientos del cliente-propietario y a los
alcances definidos de los servicios de la Gerencia de Proyectos.
Por medio de la aplicacin de un instrumento a la muestra seleccionada, se
pudo constatar que las personas encargadas de manejar los contratos en la
empresa objeto de estudio, en su mayora, son bachilleres, por lo tanto, deben
motivarse para continuar preparndose, para adquirir nuevos conocimientos y
herramientas, necesarias para ser aplicadas en su rea laboral y personal.
Se evidenci que, desarrollar el proceso de administrar los contratos, se les
hace un tanto complejos, por la serie de procedimientos administrativos,
acompaados de la correspondiente responsabilidad, el administrador del
contrato, que bien puede ser una persona o un grupo, ejerce asuntos de
96

administracin del proyecto para lograr una completa comunicacin entre el

personal de la gerencia, a todos los niveles de responsabilidad.
Se logr determinar las competencias que debe poseer el administrador de
contratos para que su trabajo satisfaga los objetivos organizacionales del
propietario del proyecto, y se puede decir que:
La empresa SOLDITECA C.A., maneja contratos de suministro de personal,
inspeccin de alta tecnologa, y estudios integrales, en base a ello, la referida
empresa, ofrece a sus clientes y asociados servicio de solucin eficaz e innovador,
para diferentes tipos de problemas, utilizando tcnicas especializadas no
destructivas, es por ello es importante que sus empleados tengan conocimiento de
los riesgos relacionados con el proceso de contratacin, debido a que esto les
ayudar a actuar con prudencia, identificar esos riesgos e implementar estrategias
para mitigarlas.
Adicionalmente es necesario que el administrador de contratos sea capaz
de trabajar en grupo de manera efectiva, debe ser explcito con su equipo de
trabajo y mantener vas de comunicacin efectivas para poder detectar cualquier
situacin anormal dentro del contrato, pudiendo as tomar decisiones oportunas y
efectivas.
Desde esta perspectiva, se debe resaltar que todo proceso de contratacin
est cargado de problemas y posibles escollos que deben ser manejados si el
servicio deseado debe recibirse en el momento, al costo y con la calidad correcta.
Sobre la importancia de la codificacin WBS, en los procesos de
planificacin y seguimiento de los contratos, se concluye lo siguiente:

97

En la actualidad, el administrador del contrato traduce los asuntos

administrativos en documentos de trabajo y en reportes de control, anlisis y de
acciones correctivas, para una gerencia efectiva que abarque el control del
proyecto y la minimizacin de su costo. No obstante, esta propuesta lleva implcita,
la elaboracin de un manual, utilizando la codificacin WBS, con la finalidad de
facilitar el trabajo, mantener el orden y hacer un trabajo verdaderamente eficaz. En
relacin a la propuesta de la estructura WBS, se considera que la mayora de los
empleados de la empresa aceptarn los cambios para mejorar el manejo de los
contratos, debido a que son personas con suficiente experiencia laboral,
Consideran que el proceso de contratacin es bastante complejo, con
muchas actividades o tareas que hay que manejar con mucha precaucin para
que no sean devueltos los paquetes sometidos a los concursos. Es por ello que
hay que hacer un manual para la administracin de contratos basado en la
codificacin WBS, que les har simple la tarea de descomponer o desglosar todas
las actividades de un proyecto.
Al aceptar la propuesta, los empleados del departamento administrativo
debern recibir adiestramiento, sobre la codificacin WBS y el uso del manual
propuesto que coadyuvar en el proceso de contrataciones que desarrolla la
empresa en estudio.
Para el personal que maneja la administracin de los contratos, la
codificacin WBS, ser una herramienta cuyo valor consiste en ayudar a la
necesaria reduccin de complejidad en todo proceso complicado, ayudando a
comprender y definir mejor las tareas a realizar y facilitar as su mejor
planificacin, coordinacin y control.

98

Los miembros del departamento administrativo de la empresa SOLDITECA

C.A., consideran que organizar el trabajo de las contrataciones y licitaciones que
maneja la empresa, siguiendo las instrucciones de un manual, con las actividades
y tareas, establecidas utilizando la codificacin WBS, servir para reducir la
complejidad de este proceso y se desarrolle un programa continuo de control de
calidad para verificar la codificacin de las actividades de los contratos.
Para entender y manejar el manual de administracin de contratos, basado
en la codificacin WBS, se requiere de un programa de inspeccin visual para que
el usuario entienda y se familiarice con la informacin y codificacin del manual.
En tal sentido, es relevante que todo el proceso de planeacin y programacin, se
planifique en paquetes de trabajo, para lograr la meta y hacerlo ms sencillo,
evitando los riesgos que se corren en tantos papeles que se deben recaudar por
cada sobre que se organiza.
Es importante decir como conclusin del objetivo especfico que hace
mencin las actividades del manual y su respectivo cdigo WBS, que permita una
mejor planificacin y control del trabajo relacionado con la administracin de los
contratos de la empresa, lo siguiente:
Trabajando con la codificacin WBS, se deben dividir los paquetes de
trabajo en tareas o actividades que hagan ms fcil determinar cundo la
contratacin del servicio es una opcin apropiada. Al respecto, las tareas o
actividades, delimitarn los pasos a ser tomados en la oferta, asignacin,
monitoreo y terminacin de los contratos, adems de identificar los participantes
obligatorios en el proceso, como el contratante, finanzas, legales, y sus roles,
responsabilidades e interrelaciones.

99

Para la empresa SOLDITECA C.A., que tiene tantos clientes y asociados y

maneja diferentes tipos de contratos, es necesario jerarquizarlos, de acuerdo al orden
de importancia. En tal sentido, debern elaborar listados de actividades que luego
sern estructuradas agrupadas en tareas como elementos del nivel inferior de la
WBS. Esta informacin permite pasar luego a establecer grupos o paquetes de tareas
de un nivel superior y as sucesivamente, observando naturalmente la regla del 100%,
en cada nivel.

Al analizar los beneficios que se generarn al elaborar el manual de

administracin de contratos basado en la codificacin WBS, se puede concluir
que:
En base a estas consideraciones, los miembros del comit de contratacin
y licitacin de la empresa consideran que, el trabajo de preparar los sobres de
contratacin, se facilitarn si cada una de las actividades se desglosa en
subtareas y se les asigna a cada uno de los integrantes del equipo, por cada
paquete, diferentes actividades, tareas y subtareas.
El departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A., tiene
conocimiento sobre lo trascendental que es para la realizacin de un proyecto,
guiarse por un cronograma de actividades. Debido a que, con el cronograma es
ms fcil poder cumplir con una serie de contenidos, teniendo en cuenta una
secuencia determinada y un tiempo establecido.
Para la empresa SOLDITECA C.A., si se va a implementar una propuesta
del uso de un manual de administracin, usando la codificacin WBS, para
organizar administrar los contratos, es necesario que se hagan reuniones
frecuentes para ir evaluando los cambios, positivos y negativos, que se generarn
con esta nueva modalidad de planificacin del trabajo.
100

Por ltimo, con el uso del manual se lograr el manejo efectivo de los
contratos, garantizando la calidad del servicio que se presta a los clientes y
asociados.
6.2. RECOMENDACIONES
Al implementar un manual para la administracin de contratos de la
Empresa SOLDITECA C.A. utilizando la codificacin WBS, se le sugiere a:
La empresa, al iniciar la administracin de un proyecto, debe estimular y
fomentar una comunicacin libre y total, una cuidadosa y completa comprensin de
las funciones y responsabilidades, as como un programa de implementacin de la
administracin del contrato bien desarrollado,

de manera que el

gerente

administrativo, tenga ms que una escasa posibilidad de conducir apropiadamente

una buena gerencia sin tener que preocuparse por molestos asuntos administrativos.

Para el personal que maneja la administracin de contratos en la empresa

SOLDITECA C.A., o cualquier otra empresa de la misma naturaleza, deben tener
en cuenta que existen dos temas fundamentales en la administracin de un
contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas
para estas entregas. Para ambos se establecen criterios y requerimientos que
permiten controlar el cumplimiento de los dos temas.
En cuanto a la codificacin WBS, se le recomienda a la gerencia general de
proyectos de la empresa objeto de estudio, realizar una detallada organizacin y
una correcta implementacin y revisin efectiva de las actividades de escogencia
o identificacin del proyecto, planificacin, ejecucin, control, evaluacin y
terminacin de los contratos, en todos los niveles, lo cual favorece la entrega de
proyectos de acuerdo al tiempo y presupuesto previsto.

101

los

miembros

del

departamento

administrativo

de

la

empresa

SOLDITECA C.A., se les sugiere cursos de adiestramiento para capacitarse en

cuanto al manejo de la codificacin WBS, como herramienta de planificacin en la
administracin de contratos.
De igual manera se les sugiere que, generalmente al llevar a la prctica un
WBS, ste no debe tener ms de 100 elementos terminales (si parece que se
requieren ms, se debern utilizar subproyectos). Un WBS debera tener 3 o 4
niveles de profundidad, y cada nivel debera tener entre 5 y 9 elementos de ancho.
Estas sugerencias se derivan de los siguientes hechos: la capacidad de
memoria a corto plazo est restringida a entre 5 y 9 elementos. Por consiguiente,
teniendo un tiempo fijo para planear el proyecto, a mayor cantidad de elementos
terminales, habr menor tiempo para prestar atencin a cada uno de ellos. En
consecuencia, los estimados son menos pensados.

A las personas encargadas de administrar los contratos, deben tener

conocimiento de que la WBS cubre todo el mbito abarcado por el proyecto. Las
tareas no incluidas no forman parte del proyecto o plan.
A los empleados de diferentes empresas, que ponen en prctica la
Estructura de Descomposicin del Trabajo, deben tener en claro que la
elaboracin de la WBS, con la identificacin de las tareas parciales, es la base
necesaria para poder preparar un buen plan de tiempos y calendario detallado de
actividades.
A los estudiantes de administracin, durante el desarrollo de la carrera,
deberan realizar actividades, donde se valore la importancia de la planeacin,
coordinacin inicial y estructuracin de proyecto. Creacin del WBS y de las
matrices de responsabilidad.
102

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105

Disponible:
[Consulta:

ANEXO
Diseo del Manual para la Administracin de Contratos

Portada

106

Pginas Internas (Contenido)

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

ANEXO GUA DE ENTREVISTA

UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE
EMPRESAS TURSTICAS
CARACAS-VENEZUELA

GUA DE ENTREVISTA
Amigables Seores
Reciba un cordial saludo. La finalidad de la administracin de esta gua de
entrevista es, solicitarle su apoyo en la ocasin se solicitarle su apoyo, en la
oportunidad de recolectar la informacin que fundamente la elaboracin de un
Manual para la Administracin de Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A.,
utilizando la codificacin WBS.

Se le invita cumplir a las instrucciones que seguidamente se sealan:

1.

Marca con una Equis (X), la alternativa que ms se ajusta a tu criterio.

2.

No dejes ninguna pregunta sin respuesta.

3.

Si tiene dudas consulte al encuestador.

4.

Este instrumento es de uso estrictamente confidencial.

Gracias por su Colaboracin

117

GUA DE ENTREVISTA
1 Cul es su nivel Acadmico?
Bachiller

_____

T.S.U.

_____

Licenciado en Administracin

_____

Economista

_____

2 Tiempo de servicio en la empresa?

Menos de 5 aos
Entre 6 y 10 aos
Entre 11 y 15 aos
Ms de 15 aos

_____
_____
_____
_____

3 Cmo es tu experiencia laboral en administracin de contratos?

Excelente
Bueno
Regular
Deficiente

_____
_____
_____
_____

4
Ha realizado cursos sobre el manejo de la Ley de Contrataciones
Pblicas?
Si
No
5
Las Normas Internas de la Empresa se ajustan a la Ley de Contrataciones
Pblicas?

Si
No
118

Qu tipos de contratos maneja la Empresa?

a. Perforacin Petrolera

d. Inspeccin de Alta Tecnologa

b. Suministro de Personal

d. Asfaltado

c. Construccin

e. Estudios Integrales

7
Tiene conocimiento sobre los riesgos asociados a los procesos de
contratacin?
Si
No

Has trabajado con la codificacin WBS?

Si
No

9
Considera que con el uso de la codificacin WBS, se asegura el control de
calidad de los contratos?

Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca

_____
_____
_____
_____

10
Considera importante obtener conocimiento en cuanto a, un programa de
inspeccin visual en la planificacin y seguimiento de los contratos, con
codificacin WBS?
Si
No
No Sabe

119

11.
Consideras importante dividir el manual propuesto en paquetes de
trabajo?
Si
No
12

Cree que cada contrato debe ser clasificado en actividades o tareas?

Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca

_____
_____
_____
_____

13
Cundo se manejan varios contratos, cree necesario jerarquizar las
actividades?
Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca

_____
_____
_____
_____

14
Al planificar las actividades o tareas, es conveniente desglosarla en
subtareas?
Si
No
15
Considera importante la realizacin de un cronograma para cada proyecto
de contratacin, con las actividades y subtareas, fecha de ejecucin, supervisin,
evaluacin, entre otros?
Si
No
16
Considera importante la participacin de todos los integrantes del
departamento Administrativo para realizar un anlisis de los cambios que generen
el uso del manual propuesto?
Si
No
120

17
Cree Ud. que con la implementacin del manual de administracin de
contratos, basado en la codificacin WBS, se lograr realizar un trabajo basado en
el la calidad del servicio?

Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca

_____
_____
_____
_____

121