Excel Formulas, Funciones y Graficos

MICROSOFT
EXCEL
& Funciones y Grficos
Capacitaciones continuas - Grupo Satlite
BIENVENIDA
Le damos una cordial Bienvenida! a la presente capacitacin y se le recomienda

aprovechar al mximo los recursos que ponemos a su disposicin, adems destacamos que
el presente documento ha sido elaborado por profesionales especialistas en la materia,
quienes han revisado cada una de las partes del mismo para garantizarle su aprendizaje.
Grupo Satlite recomienda que para todo proceso de formacin se debe tomar en cuenta
la disponibilidad, participacin, optimismo, entusiasmo de cada uno de los participantes
para lograr nuestro verdadero objetivo, el cual es:
Brindarle una formacin que le permita crecer como profesional en las tecnologas de la
informacin y comunicacin (TICs) resolviendo de manera efectiva y eficiente problemas
tcnicos en los temas desarrollados en la presente capacitacin.
INDICE GENERAL
CONCEPTOS BSICOS SOBRE UNA HOJA DE CLCULO ............................................................. 4

COMPONENTES DE UNA HOJA DE CLCULO............................................................................ 7
TIPOS DE DATOS .................................................................................................................... 14
FORMATO DE CELDAS............................................................................................................ 15
OPERADORES......................................................................................................................... 24
FORMULAS CON OPERACIONES MATEMTICAS BSICAS ...................................................... 25
FUNCIONES (SUMA, PROMEDIO, MXIMO, MNIMO, CONTAR) ............................................ 27
REFERENCIA RELATIVA Y ABSOLUTA ...................................................................................... 34
INTRODUCCIN A FRMULAS LGICAS (SI, Y, O, NO) ........................................................... 35
FORMATO CONDICIONAL ...................................................................................................... 37
FILTRADO Y ORDENAMIENTO DE INFORMACIN .................................................................. 40
CREAR Y PERSONALIZAR GRFICOS ESTADSTICOS ................................................................ 43
IMPRESIN Y REA DE IMPRESIN ........................................................................................ 50
CONCEPTOS BSICOS SOBRE UNA HOJA DE CLCULO

Excel es una magnfica herramienta para realizar clculos bajo Windows. Con este programa podr
realizar desde operaciones muy sencillas como sumar, hasta clculos estadsticos muy complejos;
adems de poder crear frmulas, usar funciones, elaborar grficos y otras.
Qu es y para qu sirve Excel?
Excel es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro
programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, resultar familiar utilizar Excel,
puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de
Office.
Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden
introducir nmeros, letras y grficos.
Iniciando Excel 2013
Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel.
Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Iniciar y se despliega un men; al colocar el cursor sobre
Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador;
coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office 2013 y haz clic sobre
Excel 2013, y se iniciar el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio
Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

a)
Hacer clic en el botn Cerrar (X), este botn se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.
b)
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas
cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.
Descripcin de la ventana inicial de Excel 2013

Al iniciar Excel obtienes la siguiente ventana, de la que debes seleccionar Libro1 en blanco (de las
plantillas disponibles y s no tienes un libro que abrir). Al abrir o iniciar un libro en blanco, tendr la
vista normal de una hoja de clculo.
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .xlsx para que la computadora los reconozca como
tal.
Libro, en Excel es sinnimo de Archivo, espacio fsico virtual donde se almacenan los datos.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de
ttulo en la parte superior de la ventana observar como pone Libro1 - Excel
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo
de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna
ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
Es de recordar que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 1 hoja aunque el
nmero de stas puede variar entre 1 y 180354 (sin embargo, se recomienda tener en cuenta las
caractersticas del equipo, por ejemplo memoria RAM), Si observa en la parte inferior de la ventana
de Excel encontrar las diferentes hojas del libro de trabajo (hoja = conjunto de celdas), cada una
de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2... Estos indicadores son denominados Etiquetas.
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
Descripcin de la ventana principal de trabajo en Excel:
Esta pantalla puede no coincidir exactamente con la que ve, ya que cada usuario puede decidir qu
elementos quiere que se vean en
cada momento.
1
3
4
8
7
BARRA DE FICHAS
Para hacer uso de una ficha, slo debe apuntar a ella y luego un clic, con esta operacin estar
mostrando su contenido, y de igual forma tendr que elegir las herramientas representadas por
conos, en algunos casos los conos activas mens.
Una ficha que tendr que utilizar inicialmente es Archivo (ventana inicial de Excel), en ella se
encuentran los accesos para guardar o abrir un libro (Recuerde un libro es el archivo).
BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
Las utilizar para desplazarse dentro del contenido de la hoja de clculo, debido a que tiene una
gran cantidad de celdas resulta imposible visualizarlas totalmente.
Para hacer uso de ellas, solo apunte con el indicador del mouse, y luego arrastre para movilizarse
en la hoja. O hacer clic en los indicadores < > que encontrara en los extremos de la barra horizontal
o vertical.
Barra de desplazamiento horizontal.
COMPONENTES DE UNA HOJA DE CLCULO

La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es
una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros
y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Es como una gran hoja cuadriculada
formada por 16384 columnas y 1048576 filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, CB,........XFD.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1048576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de datos.
La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms enmarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.
Columna activa = C
Fila activa = 4
Celda activa = D1
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es

el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms
celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son
vitales en la Hoja de Clculo, porque varias operaciones se
realizan a base de rangos.
La finalidad es representar tablas con datos, y esto es el
conjunto de datos que introducir en un grupo de celdas. Este grupo de datos pueden ser
nmeros, valores constantes, imgenes.
Operaciones bsicas en celda
Celda activa
Es la que se muestra con un recuadro alrededor de la celda, resalta a
las otras celdas. Observar la imagen, en este caso es la celda B2 y
contiene el nmero 5.
Seleccionar
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para
saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del
ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se muestra en la
siguiente figura:
Seleccin de una celda
Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn
izquierdo del ratn.
Seleccin de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del
ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn
mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y observar
como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Seleccin de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el
identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste.
Seleccin de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo
izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.
Seleccin de una hoja entera

Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una

hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar
situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
Aadir a una seleccin
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO ADYACENTES (no contiguas), para ello se ha de realizar la nueva seleccin
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos
seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de
celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla Shift o Maysculas
(representada por el smbolo ), hacer clic donde queremos que termine la seleccin.
Tambin, podemos auxiliarnos por las teclas cursoras para continuar la seleccin y la tecla
Shift.
Edicin y captura de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
i.
Situar el cursor sobre la celda donde se introducirn los datos y teclear los datos que
desee.
ii.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puede
observar en la siguiente imagen:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos
a continuacin:
TECLA ENTER ( ): Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO (CURSORAS): Se valida el valor introducido en la celda y adems la
celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA
ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar
el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc o hacer
clic sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los
datos y la celda seguir con el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos
informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos
dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda,
comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Modificar datos en las celdas

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms
tarde, despus de la introduccin. La Barra de Estado cambiar de Listo a Introducir.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso, para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a
validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionamos la celda adecuada
con un doble clic, tambin, podemos activar el contenido de la celda pulsando la tecla F2 o puede ir
directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. En la Barra de
Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos
modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos la tecla ENTER.
Si despus de haber modificado la informacin cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre
el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la
informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
Operaciones con hoja de clculo
Insertar hoja de clculo
Si necesitas trabajar con ms hojas en un libro de trabajo,
tendrs que aadirla. El nmero de hojas puede variar de 1 a
180354 (pero realmente depende de la memoria de tu
equipo).
Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
i.
Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya
que las hojas siempre se aadirn a la izquierda de la
seleccionada.
ii.
Clic derecho sobre la etiqueta de hoja y luego del
men contextual elegir la opcin Insertar y de la ventana
elegir Hoja de clculo.
NOTA: otra forma de insertar hoja de clculo es utilizar el botn que est
al final de las etiquetas de hoja
, o bien, utilizando el botn Insertar de la ficha Inicio, y se mostrar
el men debe seleccionar la opcin Insertar hoja.
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Cambiar nombre de etiqueta de la hoja

En Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia
como Hoja1, Hoja2,....
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de
cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero,...
No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar Ficha. Para ello, seguir los siguientes pasos:
i.
Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
ii.
Clic a la ficha Inicio, luego clic al botn Formato y Elegir la opcin Cambiar el nombre de la
hoja
iii.
Si observa en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar, tal como observa:
iv.
Escribir el nuevo nombre y pulsar Enter.
NOTA: Otra forma para hacer este cambio es

obteniendo el men contextual de la etiqueta de hoja,
y seleccionar la opcin Cambiar nombre, digita el
nuevo nombre y luego Enter. Tambin, puede hacer
uso del doble clic al nombre de la etiqueta de la hoja y
automticamente se selecciona.
Ocultar hoja
Si deseas ocultar hojas de clculo del libro de
trabajo, seguir los siguientes pasos:
i.
Seleccionar la hoja a ocultar. No se pueden
seleccionar todas las hojas, deber quedar al menos
una en el libro de trabajo.
ii.
Clic a ficha Inicio Botn Formato, elegir la
opcin Ocultar y mostrar del men y finalmente clic
a la opcin Ocultar Hoja.
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Mostrar hoja
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes
pasos:
i.
Clic a ficha Inicio Botn Formato, elegir la opcin
Ocultar y mostrar del men y finalmente clic a la opcin
Mostrar Hoja.
ii.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar con las hojas
ocultas, seleccione la que se activar y Aceptar.
NOTA: Una forma sencilla de mostrar y ocultar es utilizando el
men contextual de la etiqueta de hoja.
Mover hoja
Si deseas cambiar de posicin una hoja de clculo, puedes utilizar tres mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men del botn Formato:
i.
Estar situado en la hoja de clculo
que queremos cambiar de posicin.
ii.
Ficha Inicio >> Botn Formato >>
Opcin Mover o copiar hoja...
iii.
De la ventana resultante, indicar
hacia donde se mover la hoja. Clic al
botn Aceptar para finalizar.
El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos mover la hoja dentro del mismo libro
de trabajo.
i.
Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.
ii.
Pulsar el botn izquierdo del ratn y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos mover
la hoja, mientras mueves la hoja observar que aparece una flecha
sobre las hojas
indicndote dnde se situar la hoja
en el caso de soltar en ese momento el botn del ratn.
El tercer mtodo consiste en utilizar el men contextual.
i.
Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.
ii.
Pulsar el botn derecho del ratn, se desplegar un men
contextual.
iii.
Seleccionar la opcin Mover o copiar hoja...
iv.
De la ventana de Mover o copiar debe indicar a que posicin se
necesita mover la hoja.
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Copiar hoja
A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posicin una hoja sino
copiarla. Al igual que para mover hoja podemos utilizar los tres
mtodos, con la diferencia que ahora deber activar para el primer
mtodo el recuadro Crear una copia. Y para el segundo mtodo
(usando el arrastre del ratn), deber tener presionada la tecla CTRL.
Cambiar color de etiqueta

Excel tambin permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
i.
Seleccionar el botn Formato de la ficha Inicio. Elegir la opcin Color de etiqueta.
ii.
Y se activa la paleta de colores, donde debe seleccionar el color deseado con un clic sobre
el color.
Otra forma para cambiar el color de la

etiqueta es la siguiente:
i.
Situarse en etiqueta a modificar el
color.
ii.
Clic derecho para obtener el men
contextual de la etiqueta, luego seleccionar
Color de etiqueta... y de la paleta de colores
seleccionar con un clic.
Eliminar Hojas
Para eliminar una hoja,
seguir los siguientes pasos:
i.
Situarse en la hoja a eliminar.
ii.
Clic a la ficha Inicio
iii.
Clic sobre el botn Eliminar.
iv.
Elegir la opcin Eliminar hoja.
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Otra forma para eliminar hoja es la siguiente:

i.
Situarse en la hoja a eliminar.
ii.
Clic derecho para obtener el men contextual, luego seleccionar
Eliminar.
TIPOS DE DATOS
Un dato se introduce directamente en una celda, este puede ser un nmero, una fecha u hora, o
un texto.
Nmeros
Los nmeros al ser introducidos, aparecen alineados a la derecha de la celda.
Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales
+-()%.
Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene
que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es
tpico en contabilidad.
Fecha u hora
Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas
que aparezca.
Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen
alineados a la derecha en la celda.
Texto
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto
puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la
impresora.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su
derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Frmulas
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Promedio, Buscar, etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, referencias a otras celdas, operadores y

funciones.
La frmula se escribe en la celda (pero puede ser observada en la barra de frmulas) y

debe empezar siempre por el signo =
Finalmente, al dar Enter, la frmula se fija en la celda y observar el resultado en la celda.

Sin embargo, si necesita ver la frmula para editarla la observar en la barra de frmulas, o bien,
dando un doble clic sobre la celda.
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FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena
presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con
un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma
rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras
ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
A continuacin, veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto
de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra,
la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el
tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de
dilogo o la banda de opciones, a continuacin, te describimos estas dos formas, en cualquiera de
las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto:
Utilizando los cuadros de dilogo:
En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie de la seccin Fuente (encerrada en
crculo en la siguiente imagen).
Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas, y ms
concretamente la pestaa Fuente.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados,

hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha,

aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la
hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que
queremos.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de
la ficha Fuente.
Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que

elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la
fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora,
y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca
en la lista de tamaos disponibles).
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
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Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la
izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel tiene por defecto.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida. Si seleccionas previamente un texto, los
cambios se aplicarn a l, y si no se aplicarn al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los
botones para:
Elegir el tipo de fuente y el tamao del texto.
tamao tambin puedes utilizar los botones

nivel por cada clic, respectivamente.
. Para cambiar el
, que aumentan o disminuyen el tamao un
Cambiar los estilos:

Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.
Colorear
la
celda
(bote
de
pintura)
el
texto
(A).
respectivamente.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrir la paleta de

colores para escoger un color con un clic sobre el color seleccionado.
Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.
16
Aparecer la ventana Formato de celda en la ficha Alineacin de la imagen.
Elegir las opciones deseadas y pulsar el botn Aceptar.

Las opciones de la ficha son:
Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las

celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la
anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
i.
GENERAL: Es la opcin de Excel por defecto, alinea las
celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es
decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.
ii.
IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra:
que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde
izquierdo de la celda.
iii.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.
iv.
DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas,
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra:
que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde
derecho de la celda.
v.
RELLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin
Rellenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.
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vi.
JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por
la derecha como por la izquierda.
vii.
CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas
en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.
viii.
DISTRIBUIDO (Sangra): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y adems trata de
ocupar todo el espacio de la lnea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario.
Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas.
Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado
respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
i.
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la
parte superior de stas.
ii.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
iii.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.
iv.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.
v.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes.
Si es necesario ampla el tamao de la celda.
Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas

para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o
en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a
90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta automticamente la
altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije
explcitamente la altura de sta.
Opciones del Control de texto:

i.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y
ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido,
pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar
exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se
visualizar en varias filas dentro de la celda.
ii.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de
la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
iii.
Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo,
etc.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas
de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:
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Los botones de alineacin vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en

una celda con texto se marcar la que est siendo utilizada.
Los botones de alineacin horizontal (izquierda, centrado y derecha).
La opcin para ajustar el texto en la celda que ampla la celda si el texto no cabe.
El botn Combinar y centrar unir todas las celdas seleccionadas
para que formen una sola celda y a continuacin nos centrar los
datos. Pulsando en la pequea flecha de la derecha se puede
acceder a otras opciones de combinacin.
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los
siguientes pasos:
1.
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2.
Seleccionar la pestaa Inicio.
3.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo
la seccin Fuente.
4.
En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic
sobre la pestaa Bordes.
5.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha
(ventana Formato de celdas Ficha Borde).
6.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro
Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en
la celda.
Descripcin de las opciones de la ficha Borde del formato de celdas.
Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:

i.
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas
seleccionadas.
ii.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las
celdas seleccionadas.
iii.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas
seleccionadas excepto alrededor de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve

ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a

sobre los botones correspondientes. Al utilizar los botones
preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso
19
de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer
clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea, dando un clic sobre el

seleccionado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre
la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes.
En la Cinta de opciones disponemos de un botn que nos permitir

modificar los bordes de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene
representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del
botn. Para abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Ms bordes....
Rellenos
Excel permite tambin sombrear las celdas de una hoja de
clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos

modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la

seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Relleno.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic

sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar

nuestra seleccin en la celda.
Descripcin de las opciones del recuadro Relleno del Formato de Celdas.
Color de fondo: Se elegir de la lista (paleta de colores) un color de fondo o

se pulsar el botn Sin Color.
Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un

estilo de trama, as como el color de la trama.
Tambin se tienen los botones

opciones para hacer ms vistoso el relleno de la celda.
y estos sugieren otras
20
s
sD
En la Cinta de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de

forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste. En caso de
querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir
trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas ficha
Relleno.
Numero
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros.
Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin
Nmero.
Se abrir el cuadro de dilogo Formato de

celdas, situado en la pestaa Nmero.
Elegir la opcin deseada del recuadro

Categora:
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el

recuadro Muestra un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas
opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista
una categora dependiendo del valor introducido en
la celda. Las categoras ms utilizadas son:
21

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza
Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la
cifra no cabe por completo en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales,
tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros
negativos.
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales,

s
negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las
comas en una columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por
100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra
0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el

nmero de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el
nmero de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato.
En la Cinta de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn
modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a
formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la
configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo $).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo
%).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin).
Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Alto de fila
Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees
modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
22

Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme
movemos el ratn, la altura de la fila cambia.
Al final soltar el botn del ratn.

Ancho de columna
Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que
desees modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
.
Mantener pulsado el botn del mouse, y arrastrar la lnea a la nueva posicin.
Observa como conforme se mueve el mouse, el ancho de la columna va cambiando.
Soltar el botn del mouse cuando el ancho de la columna sea el deseado.
Otra forma para cambiar el alto de fila o el ancho de columna es:
Seleccionar una celda de la fila o columna a modificar.
Clic a la ficha Inicio > clic al botn Formato
Del men seleccionar segn requiera Alto de fila o Ancho de columna, y se activa una
ventana para cada caso (segn selecciono), donde debe digitar el valor numrico y luego clic al
botn Aceptar.
Cuando selecciona las celdas y presiona el botn derecho del mouse, se activa la siguiente
barra de herramientas de formato de fuente, nmero y alineacin , para utilizar en forma
inmediata:
En la nueva versin del Office 2013, cuando selecciona varias celdas se activa la etiqueta
Anlisis rpido y al darle clic muestra las siguientes opciones entre ellas FORMATO (observe la
siguiente imagen), pero este formato se refiere a formato condicional (otra herramienta de Excel),
que usted podr ver en otros mdulos.
23
OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una
frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico,
comparacin, texto y referencia.
Operadores aritmticos
Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o
multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.
Operador Aritmtico
Significado
Ejemplo
+ (signo ms)
- (signo menos)
* (asterisco)
/ (barra oblicua)
^ (acento circunflejo)
% (signo de porcentaje)
Suma
Resta/Negacin
Multiplicacin
Divisin
Exponente
Porcentaje
= 3+3
= 31
= 3*3
= 3/3
= 3^2
= 8 * 20%
Operadores Lgicos
Estos operadores comparan dos valores y generan el valor lgico Verdadero o Falso
Operador Lgico
Significado
Ejemplo
= (igual)
Igual a
=A1=B1
> (mayor que)
Mayor que
= A1>B1
< (menor que)
Menor que
= A1<B1
>= (mayor o igual que)
Mayor o igual que
= A1>=B1
<= (menor o igual que)
Menor o igual que
= A1<=B1
<> (distinto)
Distinto de
= A1<>B1
Operadores de texto
El operador de texto & combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de
texto. "Viento" & "norte" genera "Viento del norte".
24
Operadores de referencia
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.
Operador de referencia Significado
Ejemplo
: (dos puntos)
Operador de rango
que genera = B5:B15
una referencia a todas las celdas
entre dos referencias, stas incluidas.
, (coma)
(un espacio)
Operador de unin que combina =SUMA (B5:B15,D5:D15)

varias referencias en una sola
Operador de interseccin, que
=SUMA(B5:B15 A7:D7)
genera una referencia a las celdas
comunes a dos referencias.
FORMULAS CON OPERACIONES MATEMTICAS BSICAS

Las formulas sirven para analizar los
datos que tengo en una hoja de clculo.
Para introducir una frmula para calcular
un valor se debe:
i.
Hacer clic en la celda en que
desee introducir la frmula.
ii.
Escriba un signo igual2 (=)
iii.
Introduzca la frmula
iv.
Presione tecla ENTER
v.
Como resultado se tiene que en
la celda observar el nmero y en la barra de frmulas la expresin.
Elementos de una frmula matemtica

Bsicamente, se tienen 2 elementos el primero
es o son los operandos y luego el operador a
utilizar. El operando puede ser un nmero o
nombre de celda (debido a que Excel reconoce
el valor del dato que esta contiene). Y como
operador el smbolo designado para la
operacin matemtica bsica (vistos en la
seccin 5. Operadores).
La secuencia de colocacin es similar a la que ya
se conoce en el mbito educativo, es decir,
Le indica a Excel que los datos digitados en la celda son una frmula o funcin.
25
primer operando, operador y segundo operando.

Y as tendremos que despus del igual se coloca el primer operando, luego el operador (+, -, /, *, ^)
y finalmente el segundo operando, tal como se representa en la siguiente imagen:
Uso de parntesis
En las expresiones matemticas o cualquier representacin de frmula los parntesis denotan
agrupacin y en Excel sucede lo mismo, adems, segn la jerarqua de operadores los parntesis
estn en nivel superior, es decir, que la frmula que este dentro de parntesis se realiza primero.
Respecto a la jerarqua de operadores, se tiene:
En el caso de los operadores que tienen similar prioridad, Excel evala la expresin que este ms a
la izquierda.
En el siguiente ejemplo se muestran el uso de ms
de una expresin matemtica en una sola frmula, y
por tanto es necesario contar con la jerarqua de los
operadores, adems, observe que se hace uso de
datos contantes (nmeros) y nombre de celdas (A3).
Analizando la expresin la primera operacin que
Excel evaluara es A3^2, porque su prioridad es
superior a la de la multiplicacin, teniendo ese
resultado la segunda expresin a evaluar sera 25*el
resultado de la potencia de A3^2, y finalmente dara
el resultado en la celda.
En el siguiente ejemplo se tiene una expresin
donde se utilizan parntesis:
Analizando esta frmula se tienen 2 expresiones la

suma y divisin, por los parntesis la suma es la
primera expresin que Excel evaluara, y luego esa
suma se dividira entre 2, esto a pesar de que la
divisin tiene mayor prioridad que la suma.
Para Introducir las frmulas se debe tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
26
Para introducir la misma frmula en un rango de celdas, seleccione en primer lugar el rango,
introduzca la frmula y, a continuacin, presione Ctrl+Enter.
Tambin, puede introducirse una frmula en un rango de celdas, copiando una frmula de otra
celda (Copiar celda).
Copiar formula
Esta es una ventaja de Excel, permitir el copiado de frmulas o funciones, evitando el clculo
repetitivo, pero, esto slo se puede hacer s la frmula se repite. Para
hacer esta operacin slo basta que implemente cualquiera de los
mtodos para copiar que ya conoce, el ms sencillo es el arrastre
desde el indicador de la celda (punto en la esquina inferior derecha).
FUNCIONES (SUMA, PROMEDIO, MXIMO, MNIMO, CONTAR)

Las funciones son operaciones que se pueden meter parmetros, en cambio a las frmulas no,
debido a que se va conformando la expresin matemtica (operando, operador, operando)
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis. Por ejemplo, la
funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas y la funcin PAGO calcula los pagos de un
prstamo basndose en un tipo de inters, la duracin del prstamo y el importe principal del
mismo.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como Verdadero o Falso, matrices,
valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar
un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras
funciones
La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de
apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Como la
funcin inicia una frmula, se escribe el signo igual
(=) delante del nombre de la funcin. A medida que
se cree una frmula que contenga una funcin, la
paleta de frmulas facilitar ayuda.
Pueden utilizarse funciones como argumentos
de otras funciones. Cuando se utiliza una funcin
como un argumento, o anidada, deber devolver el
mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.
Si una funcin anidada no devuelve el tipo de valor
correcto, Microsoft Excel presentar el valor de
error #VALOR!
Una frmula puede contener niveles de
funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como
un argumento en la Funcin A, la Funcin B es una
funcin de segundo nivel. Si la Funcin B contiene la Funcin C como un argumento, la Funcin C
ser una funcin de tercer nivel.
27
Puede utilizar la Paleta de frmulas para anidar funciones como argumentos. Por ejemplo,
puede insertar la Funcin B como argumento de la Funcin A haciendo clic en la flecha de lista
desplegable en la barra de frmulas. Si desea continuar agregando argumentos a la Funcin A,
haga clic en el nombre de la Funcin A en la barra de frmulas.
Pasos para insertar una funcin:
Observar la sintaxis de las funciones:
= FUNCION (Argumento1, Argumento2,
i.
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
ii.
Hacer clic sobre el botn
de la barra de frmulas. O bien, clic a la ficha Frmulas y
utilizar el botn Insertar funcin
iii.
Aparecer el cuadro de dilogo Insertar funcin:
iv.
Excel permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la
funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel
ya que el mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver
con la descripcin escrita.
v.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado o seleccionar una categora: esto har que en el cuadro de lista
slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos
muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
vi.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta.
vii.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda
sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
viii.
Al tener seleccionada la funcin, hacer clic sobre el botn Aceptar.
ix.
Luego, se activar el cuadro de dilogo
Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los
argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la
funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi
la funcin SUMA ().
x.
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el
primer argumento que generalmente ser una celda o
rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el
botn
para que el cuadro se haga ms pequeo y
podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin
seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como
primer argumento (para seleccionar un rango de celdas
haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn
arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla Enter para volver al cuadro de dilogo.
xi.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de
que existiera.
xii.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as
sucesivamente.
28
xiii.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Y
el resultado lo observar en la celda que tena activa, recuerde que en la celda slo se mostrar el
resultado, en la barra de frmulas, puede ver la funcin.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4),B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la
suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor
mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Ejemplos de Funciones
Funcin AutoSuma
En la Barra de herramientas existe el botn Autosuma que nos permite
realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la
flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista
desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmtica), Contar nmeros (cuenta las celdas que tienen valores numricos), Mx (obtiene el
valor mximo de un grupo de valores) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems, de poder activar la
ventana del Asistente de funciones a travs de Ms Funciones...
Descripcin de los argumentos de funciones bsicas:
Funcin Suma
Funcin SUMA(nmero1, nmero2,...)
Devuelve la suma de la lista de valores.
Ejemplo:
=SUMA(10,2,2) devuelve 14
Funcin Mximo
Funcin MAX(nmero1,nmero2,...)
Devuelve el valor mximo de la lista de
valores.
Ejemplo:
=MAX(5,5,2,15,12,18) devuelve 18
Funcin Mnimo
Funcin MIN(nmero1,nmero2,...)
Devuelve el valor mnimo de la lista de
valores.
Ejemplo:
=MIN(5,5,2,15,12,18) devuelve 2
Funcin Promedio
Funcin PROMEDIO(nmero1,nmero2,...)
Devuelve la media aritmtica de la lista de

valores.
Ejemplo:
=PROMEDIO(5,5,2) devuelve 4
Funcin CONTAR
&KEdZ
Cuenta el nmero de celdas que contienen
nmeros.
Ejemplo:
=CONTAR(5,5,2) devuelve 3
Funcin Mediana
Funcin MEDIANA(nmero1,nmero2,...)
Devuelve la mediana, el nmero central, de
la lista de valores.
Ejemplo:
=MEDIANA(5,5,2,15,12,18) devuelve 8.5
Funcin Moda
Funcin MODA(nmero1,nmero2,...)
29
Devuelve el valor que ms se repite en la

lista de valores.
Ejemplo:
=MODA(5,5,2,15,12,18) devuelve 5
Funcin CONTAR.SI
Funcin CONTAR.SI (rango, criterio)
Cuenta el nmero de celdas que cumplen

con el criterio especificado.
Ejemplo:
=CONTZ^/ devuelve los
valores que sean mayores o iguales a 6
contenidos en ese rango de celdas.
Funciones de bsqueda
BUSCARH
Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada
HIPERVINCULO
Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un

servidor de red, en una intranet o en Internet
BUSCAR
Busca valores de un vector o una matriz
TRANSPONER
Devuelve la transposicin de una matriz
BUSCARV
Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila

para devolver el valor de una celda
Funciones Financieras
INT.ACUM
Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos de

inters peridicos
INT.ACUM.V
Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos de

inters al vencimiento
AMORTIZ.PROGRE
Devuelve la amortizacin de cada perodo contable mediante el uso

de un coeficiente de amortizacin
AMORTIZ.LIN
Devuelve la amortizacin de cada uno de los perodos contables
CUPON.DIAS.L1
Devuelve el nmero de das desde el principio del perodo de un

cupn hasta la fecha de liquidacin
CUPON.DIAS
Devuelve el nmero de das del perodo (entre dos cupones) donde

se encuentra la fecha de liquidacin
CUPON.DIAS.L2
Devuelve el nmero de das desde la fecha de liquidacin hasta la

fecha del prximo cupn
CUPON.FECHA.L2
Devuelve la fecha del prximo cupn despus de la fecha de

liquidacin
CUPON.NUM
Devuelve el nmero de pagos de cupn entre la fecha de liquidacin

y la fecha de vencimiento
CUPON.FECHA.L1
Devuelve la fecha de cupn anterior a la fecha de liquidacin
PAGO.INT.ENTRE
Devuelve el inters acumulado pagado entre dos perodos
PAGO.PRINC.ENTRE
Devuelve el capital acumulado pagado de un prstamo entre dos

perodos
30
DB
Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo especfico a

travs del mtodo de amortizacin de saldo fijo
DDB
Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo especfico a

travs del mtodo de amortizacin por doble disminucin de saldo u
otro mtodo que se especifique
TASA.DESC
Devuelve la tasa de descuento de un valor burstil
MONEDA.DEC
Convierte una cotizacin de un valor burstil expresada en forma

fraccionaria en una cotizacin de un valor burstil expresada en
forma decimal
MONEDA.FRAC
Convierte una cotizacin de un valor burstil expresada en forma

decimal en una cotizacin de un valor burstil expresada en forma
fraccionaria
DURACION
Devuelve la duracin anual de un valor burstil con pagos de inters

peridico
INT.EFECTIVO
Devuelve la tasa de inters anual efectiva
VF
Devuelve el valor futuro de una inversin
VF.PLAN
Devuelve el valor futuro de un capital inicial despus de aplicar una

serie de tasas de inters compuesto
TASA.INT
Devuelve la tasa de inters para la inversin total de un valor burstil
PAGOINT
Devuelve el pago de intereses de una inversin durante un perodo

determinado
TIR
Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de

efectivo peridicos
INT.PAGO.DIR
Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una

inversin
DURACION.MODIF
Devuelve la duracin de Macauley modificada de un valor burstil

con un valor nominal supuesto de 100 $
TIRM
Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de

efectivo positivos y negativos a tasas diferentes
TASA.NOMINAL
Devuelve la tasa nominal de inters anual
NPER
Devuelve el nmero de perodos de una inversin
VNA
Devuelve el valor neto actual de una inversin en funcin de una

serie de flujos peridicos de efectivo y una tasa de descuento
PRECIO.PER.IRREGULAR.1
Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor burstil

con un primer perodo impar
RENDTO.PER.IRREGULAR.1
Devuelve el rendimiento de un valor burstil con un primer perodo

impar
PRECIO.PER.IRREGULAR.2

31
con un ltimo perodo impar

RENDTO.PER.IRREGULAR.2
Devuelve el rendimiento de un valor burstil con un ltimo perodo

impar
PAGO
Devuelve el pago peridico de una anualidad
PAGOPRIN
Devuelve el pago de capital de una inversin durante un perodo

determinado
PRECIO

que paga una tasa de inters peridico
PRECIO.DESCUENTO

con descuento
PRECIO.VENCIMIENTO

que paga inters a su vencimiento
VALACT
Devuelve el valor actual de una inversin
TASA
Devuelve la tasa de inters por perodo de una anualidad
CANTIDAD.RECIBIDA
Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor burstil

completamente invertido
SLN
Devuelve la amortizacin por mtodo directo de un bien en un

perodo dado
SYD
Devuelve la amortizacin por suma de dgitos de los aos de un bien

durante un perodo especificado
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO
Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del

Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.PRECIO
Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de una letra del

Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.RENDTO
Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.)
DVS
Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo especfico o

parcial a travs del mtodo de clculo del saldo en disminucin
TIR.NO.PER
Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no

es necesariamente peridico
VNA.NO.PER
Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es

necesariamente peridico
RENDTO
Devuelve el rendimiento de un valor burstil que paga intereses

peridicos
RENDTO.DESC
Devuelve el rendimiento anual de un valor burstil con descuento;

por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)
RENDTO.VENCTO
Devuelve el rendimiento anual de un valor burstil que paga

intereses al vencimiento
32
Funciones lgicas
Funcin
Descripcin
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO
FALSO
Devuelve el valor lgico FALSO
SI
Especifica una prueba lgica que realizar
SI.ERROR
Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo

contrario, devuelve el resultado de la frmula
NO
Invierte el valor lgico del argumento
Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
VERDADERO
Devuelve el valor lgico VERDADERO
Operadores lgicos
Estos operadores comparan dos valores y generan el valor lgico Verdadero o Falso
Operador Lgico
Significado
Ejemplo
= (igual)
Igual a
=A1=B1
> (mayor que)
Mayor que
= A1>B1
< (menor que)
Menor que
= A1<B1
>= (mayor o igual que)
Mayor o igual que
= A1>=B1
<= (menor o igual que)
Menor o igual que
= A1<=B1
<> (distinto)
Distinto de (No es igual a)
= A1<>B1
Ejemplo del uso de estos operadores
El operador de texto
"&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de texto. "Viento del" & "
norte" genera "Viento del norte".
Ejemplo de expresin con este tipo de operador:
En la celda A28 se tiene una expresin donde se concatena texto con datos ubicados en las
celdas de la tabla que est en la parte superior.
Cuando se hace uso de este smbolo debe dar un espacio antes y despus de hacer uso de
el. Adems, el texto que no est )
33
Este sera el resultado en la hoja de clculo:
Operadores de referencia
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.
Operador de
Significado
Ejemplo
referencia
: (dos puntos)
Operador de rango
que genera una
= B5:B15
referencia a todas las celdas entre dos
referencias, stas incluidas.
, (coma)
Operador de unin que combina varias
=SUMA (B5:B15,D5:D15)
referencias en una sola
(un espacio)
Operador de interseccin, que genera una
=SUMA(B5:B15 A7:D7)
referencia a las celdas comunes a dos
referencias.
REFERENCIA RELATIVA Y ABSOLUTA

Referencias relativa
Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin
relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace
referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia
la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automticamente.
De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas.
Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta
automticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace
referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la
celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si
se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De
forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es
necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una
referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en
ambas celdas =$A$1.
Cmo activar la referencia absoluta de las celdas en una frmula
1.
Seleccione la celda a utilizar en la frmula
2.
Luego presione la tecla F4, y se activan los signos de $ antes del nombre de columna y de
fila.
34
INTRODUCCIN A FRMULAS LGICAS (SI, Y, O, NO)

En muchas ocasiones deberemos de presentar un resultado, segn se cumpla o no una determina
condicin, por ejemplo:
Calcular un precio de venta segn diferentes tasas de descuento
Ofrecer descuentos segn la edad de una persona
Dar aumentos de salarios diferenciales segn el cargo del empleado

En estos casos, una forma para resolver este tipo de problemas en Excel, es utilizando las funciones
condicionales.
Funcin SI
La funcin SI devuelve un valor si una condicin especificada se evala como VERDADERO y otro
valor si se evala como FALSO.
Sintaxis:
La funcin SI utiliza los siguientes argumentos.
SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
1.
prueba_lgica: condicin que se desea comprobar.
2.
valor_si_verdadero: valor que se devolver si la condicin se cumple.
3.
valor_si_falso: valor que se devolver si la condicin no se cumple.
Si
Verdadero
K3>=75%
Si Falso
Ejemplo y representacin grfica:
Asiste
No Asiste
Observemos los siguientes ejemplos:
35
Segn los datos de la imagen de la hoja de clculo, se tiene:

Frmula
Descripcin
=SI(A2=15, "Correcto", "Incorrecto") Si el valor de la celda A2 es igual a 15, devuelve "Correcto".
=SI(A2<>15, "Correcto",
"Incorrecto")
=SI(A2<=15,"Correcto",
"Incorrecto")
Si el valor de la celda A2 no es igual a 15, se devuelve

"Correcto".
Si el valor de la celda A2 es menor o igual a 15, se devuelve
"Correcto".
=SI(A5<>"Dispositivos", "Correcto",
"Incorrecto")
Si el valor de la celda A5 no es igual a "Dispositivos", se

devuelve "Correcto".
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o ms argumentos se evalan como FALSO.
Sintaxis:
Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
La sintaxis de la funcin Y tiene los siguientes argumentos:
valor_lgico1. La primera condicin que desea probar se puede evaluar como VERDADERO
o FALSO. (Argumento obligatorio)
valor_lgico2, ... Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar como
VERDADERO o FALSO, hasta un mximo de 255 condiciones. (Argumento opcional)
Ejemplo:
=Y(A2>=100, A2<=1000)
En este ejemplo se evala que el contenido de la celda A2 este en el rango
entre 100 y 1000, si el dato no cumple ambas condiciones el resultado es
FALSO, por tanto la condicin no se cumple.
Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que
pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
KsEd^KDWZ^
En este ejemplo se espera que el contenido de la celda A3 sea
igual a la palabra VENTAS O COMPRAS.
Funcin NO
Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea
igual a otro valor especfico.
36
Sintaxis
NO(valor_lgico)
Valor_lgico: es un valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
=NO(A4>=7)
En este ejemplo se evala que el contenido de la celda A4 sea mayor o
igual a 7, si da Falso, al final el resultado ser Verdadero (por la
negacin).
Crear una frmula condicional con 2 condiciones o ms
Para crear frmulas condicionales que evalen ms de una expresin, puede utilizar las funciones
Y, O, NO. Y devuelva un valor lgico (VERDADERO O FALSO).
Un uso comn de la funcin Y, O es para expandir la utilidad de otras funciones que realizan
pruebas lgicas. Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego devuelve un valor, si la
prueba se evala como VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO.
Con la funcin Y/O como argumento prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias
condiciones diferentes en lugar de slo una.
Ejemplo:
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional de Excel es la manera de decirle a la
herramienta el formato de todas las celdas que respondan a un
criterio en cierta manera. Por ejemplo se puede utilizar el formato
condicional para cambiar el color de la fuente de todas las celdas
con valores negativos o cambiar el color de fondo de las celdas con
valores duplicados.
Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que
cumplan un criterio, pero esto sera un proceso engorroso y
repetitivo, especialmente si tiene un gran conjunto de valores o sus
valores cambian con frecuencia. Es por ello que se debe utilizar el
formato condicional, para cambiar el formato de forma automtica
cuando una celda cumpla con ciertos criterios.
Aplicar el formato condicional
i.
Seleccionar las celdas a las que desea dar formato
condicional
ii.
En la pestaa Inicio, ir al grupo Estilos y hacer clic en el
botn Formato condicional y escoger la regla que desea aplicar a las celdas seleccionadas.
En Excel 2013 existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que se puede utilizar en
distintos casos:
Resaltar reglas de celdas

37
Reglas superiores e inferiores

Barras de datos
Escalas de color
Conjunto de iconos
Un formato condicional en Excel est siempre basado en una regla que posteriormente se podr
editar si as lo desea. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en
dos grandes grupos:
Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda
(Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puede aplicar
un formato especial utilizando una frmula donde podr aplicar una lgica ms compleja.
Ejemplos de formato condicional
Aplicar formato condicional con la opcin Nueva regla

i.
Primero seleccionar las celdas a aplicarle el formato condicional.
ii.
Clic al botn Formato condicional de la pestaa Inicio
iii.
Del men seleccionar la opcin Nueva regla (o puede utilizar la opcin Administrar regla y
en la ventana dar clic al botn E
), y se activa la siguiente ventana

iv.
En la ventana, lo primero es
indicar el tipo de regla a utilizar, en
este caso utilizaremos Aplicar formato
nicamente a las celdas que
contengan, para editar esta opcin
debe seleccionar la
condicionante
a
utilizar que puede
ser: entre, mayor
que, menor o igual
que, entre otras. Y
luego definir el parmetro de
comparacin en los cuadros de la
derecha.
38
v.
Despus de haber definido el criterio de
comparacin, debe seleccionar el formato a mostrar, para
ello dar clic al botn Formato, este botn activa la ventana
de Formato de celda, con sus fichas: Fuente, Bordes, Relleno
y Nmero. (En la imagen de muestra se tiene activada la
ficha Fuente). Segn requiera el formato puede alternar
entre las diferentes fichas, por ejemplo, modificar fuente y
relleno. Al dar clic al botn Aceptar, retorna a la ventana
Nueva regla de formato y observar que la vista previa le da
una muestra de cmo se vern las celdas y sus datos. Tal
como se observa en la siguiente imagen:
vi.
Para finalizar debe dar clic al
botn Aceptar de esta ventana. Y el
resultado lo observar en las celdas
previamente seleccionadas.
vii.
Si requiere utilizar la opcin
para hacer uso de frmula, debe
seleccionar: Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar
formato, como observa en la
siguiente ventana (las frmulas
siempre inician con el signo =, y luego
debe escribir la sintaxis, la celda a
utilizar debe ser la primera seleccionada del rango).
Modificando las caractersticas de la regla de

formato condicional
i.
Primero debe seleccionar los datos a
modificarle la regla, para facilitar que Excel
active automticamente la regla en la
ventana.
ii.
Para activar la ventana del
Administrador, debe dar clic al Formato
39
condicional de la pestaa Inicio, del men seleccionar la opcin Administrador de reglas de

formato condicional y se activa la ventana
iii.
Para modific
iv.
Para eliminar clic al botn Eliminar regla
v.
Para finalizar el trabajo en el Administrador dar clic al botn Aceptar.
Aplicar formato condicional para analizar datos de forma rpida
Como a veces puede resultar difcil interpretar los nmeros de una hoja de clculo, Excel
proporciona una serie de opciones para analizar rpidamente los datos con el formato condicional.
Puede aplicar este tipo de formato de la siguiente manera:
i.
Seleccionar los datos. En la esquina inferior derecha de la seleccin
aparecer el botn Anlisis rpido
.
ii.
Haga clic en el botn Anlisis rpido Botn Anlisis rpido o presione
Ctrl+Q.
iii.
En la pestaa Formato, pase el
puntero del mouse por las diferentes
opciones para visualizar una Vista previa
dinmica de los datos y elija el formato
que ms le guste.
Notas
Para quitar un formato condicional, en la galera Anlisis rpido, haga clic en Borrar
formato.
Para ver colores y opciones adicionales de formato, seleccione los datos y haga clic en la
pestaa Inicio > botn Formato condicional.
FILTRADO Y ORDENAMIENTO DE INFORMACIN

Ordenar datos
En una ordenacin, Microsoft Excel utiliza el siguiente orden.
En una ordenacin ascendente los datos se ordenan de menor a mayor valor
En una ordenacin descendente, el orden se invierte salvo en las celdas en blanco que
siempre se colocan al final.
Criterios que se toman en cuenta al realizar una ordenacin de datos:
Nmeros: Los nmeros se ordenan desde el nmero negativo menor al nmero positivo
mayor.
Ordenacin alfanumrica: Si se ordena texto alfanumrico, Excel lo ordenar de izquierda a

derecha, carcter por carcter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocar la
celda detrs de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada
"A11".
El texto y el texto que incluye nmeros se ordenarn del siguiente modo:
40

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H
IJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Los apstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepcin: si dos cadenas
de texto son iguales salvo por un guion, el texto con el guion se ordenar en ltimo lugar.
Valores lgicos: En valores lgicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.
Valores de error: Todos los valores de error son iguales.
Espacios en blanco: Los espacios en blanco siempre se colocan en ltimo lugar.

Para ordenar datos, se utiliza la opcin Ordenar de la pestaa Datos.
Ordenar ascendentemente los datos

Se debe seleccionar el rango de celdas que se quieren ordenar o se
selecciona el nombre de la cabecera de la tabla y despus hacer clic en el botn
nmero menor al mayor).
(de A a Z o del
Por ejemplo en la siguiente tabla de datos, se quire ordenar los datos por el apellido del Vendedor,
se selecciona ese capo de la tabla:
Y al hacer clic en la opcion ordenar ascendemente la tabla queda ordenada de la siguiente manera:
Y asi tambien se pueden ordenar los datos de manera descendente

Ordenar descendentemente los datos
Si se selecciona de la tabla el campo ao y luego se hace clic en el boton
nmero mayor al menor) y la tabla queda ordenada de la siguiente manera:
(de Z a A o del
41
Para ordenar segn un criterio especfico, se debe realizar lo siguiente:

1.
Seleccionar una sola celda dentro del rango que desee
ordenar.
2.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, hacer clic en
Ordenar.
3.
Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar.
4.
En la lista Ordenar por, seleccionar la primera columna en la
que se desea
ordenar.
5.
En la lista Ordenar
segn, seleccionar Valores,
Color de celda, Color de
fuente o Icono de celda,
segn el criterio que se
quiera tomar en cuenta.
6.
En la lista Criterio de
ordenacin, seleccionar el
orden en el que se desea
aplicar la operacin de
ordenacin:
en
forma
alfabtica o numrica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto
o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los nmeros).
7.
Luego hacer clic en la opcion Agregar nivel. Y de esa forma se puede seleccionar otra
columna para tomar en cuenta en la ordenacin de los datos, pero este nivel tomar como base el
ordenamiento de la primera columna.
42
CREAR Y PERSONALIZAR GRFICOS ESTADSTICOS

Un grfico en Excel es una representacin de valores numricos que mejora la comprensin de los
datos que se encuentran en nuestra hoja. Los grficos son una excelente herramienta para resumir
la informacin e identificar fcilmente cualquier tendencia en los datos.
Qu es un grfico de Excel?
Los grficos en Excel son objetos que
podemos crear en el momento que lo
necesitemos
y
que
representan
visualmente una o varias series de datos
numricos. Dependiendo el tipo de
grfico que utilicemos ser la apariencia
de cada una de las series. En la siguiente
imagen puedes observar un grfico de
lneas con dos series de datos (Ingresos y Egresos):
La informacin de cada serie est almacenada en una columna diferente. Adems, cada pequeo
crculo sobre la lnea representa el valor de cada una de las celdas en los datos. Es as como un
grfico est vinculado a la informacin contenida en una hoja de Excel y si modificamos los datos,
entonces el grfico se actualizar automticamente para reflejar los cambios.
Elementos de los grficos
1.
El rea del grfico.
2.
El rea de trazado del grfico.
3.
Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el grfico.
4.
Los ejes horizontal (Meses) y vertical (Cantidad de inscritos) en los que se trazan los datos
del grfico.
5.
La leyenda del grfico.
6.
Un ttulo de eje y de grfico que puede agregar al grfico.
7.
Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de
una serie de datos.
43
Pasos para crear un grfico en Excel

Crear un grfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:
i.
Selecciona una celda que pertenezca al rango
donde se encuentran los valores numricos. Nota que he
mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola
celda y no es necesario seleccionar todo el rango porque
Excel incluir automticamente los datos de las celdas
adyacentes. Sin embargo, si el grfico no incluye a todos
los datos de la tabla, seleccionar los que utilizar.
ii.
Una vez hecha la seleccin, ve a la ficha Insertar >
Grficos y haz clic sobre el botn del tipo de grfico que deseas insertar y se mostrar un men
donde debers seleccionar el grfico deseado.
Por ejemplo, para crear el grfico de lneas
mostrado en la seccin anterior puls el botn
Grfico de lneas y posteriormente seleccion la
opcin Lnea con marcadores tal como lo ves en la
siguiente imagen:
Con estos simples pasos insertar grficos

en Excel 2013. La parte ms complicada del
proceso es saber elegir el grfico adecuado para
nuestros datos.
Grficos recomendados en Excel 2013

Cuando tienes duda sobre el grfico que debes
elegir para tus datos, puedes hacer uso del comando
Grficos recomendados de Excel 2013 el cual har
un anlisis rpido de los datos para hacer una
recomendacin.
Para utilizar este comando debes hacer clic

sobre una celda dentro del rango de datos, con la
finalidad de seleccionar los datos.
Posteriormente ir a la ficha Insertar >

Grficos > Grficos recomendados y se mostrar un
cuadro de dilogo con las recomendaciones de
Excel:
En el panel izquierdo tendrs el listado de

los grficos recomendados y al seleccionar alguno
de ello se mostrar una vista previa en el panel derecho. Una vez que hagas tu eleccin debers
pulsar el botn Aceptar para crear efectivamente el grfico.
44
Seleccin de datos para crear un grfico

En los ejemplos anteriores es suficiente con seleccionar una sola celda
del rango de datos que deseamos graficar lo cual funciona
perfectamente, siempre y cuando deseamos graficar todos los datos
de las celdas adyacentes. Si nuestros datos se componen de varias
columnas de las cuales solo queremos graficar una sola de ellas,
entonces ser necesario hacer la seleccin explcita de todos los datos
a graficar. En la siguiente imagen se ha hecho una seleccin solo de la
columna Mes y de la columna Ingresos:
Despus
de
hacer
la
seleccin
anterior debe
dar clic a la
ficha Insertar >
Grficos
>
Grfico
de
lneas > Lnea
con
marcadores y el
resultado ser
el siguiente en
la hoja de clculo:
Cmo insertar grficos en Excel de celdas no adyacentes
Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos
que fue la seleccin realizada previamente. Es importante mencionar
que la primera columna ser considerada como las categoras de los
datos siempre y cuando dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas
categoras las puedes ver reflejadas en las etiquetas del eje horizontal. Si
en lugar de graficar la columna Ingresos queremos graficar la columna
Egresos, entonces debemos seleccionar ambas columnas utilizando la
tecla Ctrl la cual nos permite elegir mltiples rangos que no son
adyacentes. Despus de seleccionar la primera columna pulsa la tecla
Ctrl y haz la seleccin de la segunda columna:
El resultado de la seleccin de datos anterior es una grfica de la columna Egresos:
Es as como la seleccin de datos adecuada nos permite graficar la informacin deseada.
45
Ficha Herramientas de grfico

Una vez que hemos creado un grfico y hacemos clic sobre l se mostrar una ficha contextual
llamada Herramientas de grfico la cual contendr comandos especficos para trabajar con los
grficos creados.
Herramientas de grficos en Excel 2013
Los comandos estn agrupados en las fichas Diseo y Formato que contienen comandos para
cambiar el estilo del grfico y su diseo as como el comando necesario para cambiar el tipo de
grfico entre otros comandos. Como cualquier otra ficha contextual, al momento de remover la
seleccin del grfico, la ficha Herramientas de grfico se ocultar, por tanto para hacer estos
cambios debe estar seleccionado el grfico.
Ficha Diseo
Con la cual se puede cambiar rpidamente el diseo del grfico y los colores etc.
En la ficha Diseo se encuentran las siguientes opciones:
Cambiar el diseo de grfico, utilizando la opcin

Diseo rpido, le da un clic al botn y lista los diferentes
diseos disponibles. El resultado lo observar en el grfico
que tiene seleccionado.
Cambiar los estilos del

grfico, esto quiere decir
modificar el formato de fondo,
las lneas etc. del grfico, para
activar
todos
los
estilos
disponibles debe dar clic al indicador Ms.
46
El resultado es el siguiente, para seleccionar el estilo a aplicar slo debe dar clic sobre el.
Con esta opcin se intercambian los datos del eje, es decir, que los datos
que salen en el eje X se movern al eje Y y viceversa.
Slo es necesario dar clic al botn y observar los cambios en el grfico.
Con el botn Seleccionar datos, se cambia el rango de datos incluidos en el grfico. Al dar
un clic al botn se activa la ventana Seleccionar origen de datos. Esta opcin tambin incluye la
herramienta del botn Cambiar entre filas y columnas.
Cambiar tipo
de grfico, con esta
opcin se puede
cambiar el tipo de
grfico por otro.
Seleccionando el tipo de la
izquierda y luego el subtipo en el
panel derecho de la ventana
Cambiar tipo de grfico, ficha
Todos los grficos.
47
Ubicacin, el grfico se puede mover a otra ubicacin ya sea creando una nueva hoja con el grfico
o en otra hoja del libro.
El resultado de dar clic a este botn, es la ventana donde debe seleccionar la nueva
ubicacin del grfico, por ejemplo Hoja nueva.
Y luego clic al botn Aceptar.
Botn
muestra
un men de los diferentes elementos
del grfico, y cada opcin del men
activa un submen relacionado al
elemento del grafico apuntado. Que al
darle un clic activa el elemento en el
grfico.
La siguiente imagen presenta

una muestra del submen del elemento
apuntado (Ttulo del grfico, sub opcin
seleccionada Encima del grfico).
Ficha Formato
En esta ficha se encontrarn opciones relacionadas a la apariencia de los elementos del grfico,
como son fuente, relleno, efectos de forma y fuente, insercin de objetos grficos como cuadro de
texto y formas. A continuacin, describimos las reas ms utilizadas y sus respectivos botones:
El rea Seleccin actual, se tiene el botn Elemento

del grfico que permite seleccionar un elemento del
grfico (muy til
cuando
iniciamos
el
trabajo con la
herramienta de grficos, porque identifica con facilidad
cada elemento); el botn Aplicar formato a la seleccin
muestra el panel de tareas Formato, para ajustar con
precisin el elemento del grfico seleccionado. Y el
botn Restablecer para hacer coincidir, restaura el
grfico quitando los cambios a su formato.
48
Imagen del Panel de tareas formato.
rea insertar formas, los botones de este sector permiten incluir en el grfico objetos tales
como cuadros de texto y formas. Para ello debe dar clic a la figura y luego
dibujarla (usando el arrastre del mouse) en el rea del grfico. Luego puede
hacer uso de las Herramientas de Dibujo (se activan automticamente) y
modificar estilo de forma y wordart.
Con los botones de Estilos de forma, se modifica la

apariencia de los diferentes elementos del grfico, como
es: relleno de forma, contorno de forma y efectos de
forma. Pero debe tener previamente seleccionado el
elemento del grfico, por ejemplo el rea del grfico, y
luego dar clic sobre el botn, especficamente sobre la punta de flecha, para activar las opciones
disponibles y dar clic sobre ella para aplicrsela al grfico. Con el botn Efectos de forma se tienen
diferentes opciones: sombra, iluminacin, rotacin 3D.
En el sector Estilos de WordArt se tienen las herramientas para

modificar la apariencia de fuente, sin embargo, el tamao y tipo de fuente eso
se hace con las opciones disponibles en la ficha Inicio.
Cambios respecto a la nueva versin del Office 2013, Excel incorpora la disponibilidad de
las herramientas de grfico para aplicar cambios o modificaciones al grfico, representadas como
etiquetas a la derecha del rea del grfico, tal como observa en la siguiente imagen:
49
IMPRESIN Y REA DE IMPRESIN

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser el
diseo y la configuracin de las pginas a imprimir y la operacin de imprimir los datos.
Vista de Diseo de pgina
En anteriores versiones exista la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja
antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estticos. Actualmente, la vista preliminar como tal
est mucho ms limitada y sirve nicamente para dar una ltima ojeada al aspecto general antes
de imprimir.
En Excel, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento
para la impresin se utiliza el Diseo de pgina. Accedemos a esta
opcin desde la pestaa Vista.
La forma de visualizar la hoja cambiar de aspecto:
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica
diferencia es que sabremos cmo
quedar la hoja al imprimirla.
Veremos los saltos de pgina,
mrgenes, encabezados y pies de
pgina y sabemos cuntas hojas
ocuparn y cmo se ajustan los
datos a la pgina.
Si los datos ocupan ms de una
pgina, deberemos utilizar las
barras de desplazamiento para ir
vindolas:
Al
mover
las
barras
de
desplazamiento, un pequeo
cuadro informativo nos indicar en
qu columna o fila estamos
situados.
Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los mrgenes de forma
sencilla, arrastrando sus lmites.
La pestaa Vista permite personalizar qu elementos mostrar.
Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Lneas de cuadrcula, la Barra
de frmulas y los Ttulos.
En caso de estar en la vista normal, y no en la de diseo, tambin
dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla.
Otra opcin muy utilizada es la de Zoom.
Con la opcin Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre
varios
valores.
La opcin central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamao real.
Y Ampliar seleccin aumenta el zoom a 400%, centrndolo en la celda u
objeto seleccionado.
50
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde
har Excel los saltos de pgina. Estas lneas no se imprimirn.
Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la pgina, para modificar
factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y
pies de pgina, tamao del papel, ...
Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.
En la seccin Configurar pgina encontraremos botones rpidos a muchas de las opciones: para
configurar mrgenes, la orientacin del papel, el tamao, etc.
Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuracin, deberemos pulsar el
pequeo botn de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrir una nueva ventana.
El cuadro de dilogo Configurar pgina est
organizado en varias pestaas: La primera de las
fichas se denomina Pgina y permite indicar
caractersticas como la orientacin del papel, el
tamao del papel que utilizamos y otros
parmetros.
Selecciona la orientacin del papel, vertical u
horizontal. (En la impresora se colocar el papel
siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si
deseamos que la salida a impresora venga
determinada por un factor de escala (100%,
50%,
200%,...)
o
bien
ajustando
automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto,
as se imprimir en una sola hoja,...).
51
Para modificar los mrgenes superior, inferior,

derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.
Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina,
tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que
se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las
hojas tanto horizontal como verticalmente,
Excel nos lo realizar automticamente
activando las casillas Horizontalmente y/o
Verticalmente respectivamente.
En la ficha Encabezado y pie de pgina podrs personalizarlos y ajustar diferentes parmetros.

Los botones Personalizar encabezado
activa la ventana para editar encabezado,
de igual forma Personalizar pie de pgina.
Adems, de los botones (que segn la
imagen tiene ninguno) puede seleccionar
de los predeterminados, dando clic al
indicador de punta de flecha.
La ventana que se activa es como la que se muestra a continuacin:
52
Los datos se agregan en los recuadros de cada seccin. Y los

botones representan las diferentes herramientas disponibles
para utilizar, por ejemplo formato de fuente (letra A), nmero de
pgina (representado por el cono de la pgina y el signo #),
entre otras.
La ltima ficha es Hoja, que nos permite
definir cmo queremos que se impriman
los datos contenidos en la hoja.
En rea de impresin: podrs indicar el
rango de celdas a imprimir.
En Imprimir ttulos podrs activar las
siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para
que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de columnas
aquella fila que est indicada en ese
recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que
en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de la fila aquella columna
indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar opciones, como:
Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de
filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido
incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.
Tambin podrs elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

Por ltimo, podrs elegir el Orden de las pginas, es decir, la
direccin que seguirn para la impresin.
Tanto en sta ficha como en las otras, podrs acceder a las
Opciones especficas de la impresora seleccionada para la
impresin, as como dirigirte a la opcin Imprimir..., desde sus
correspondientes botones.
Adems, los botones de la ficha Diseo de Pgina, son muy
accesibles con la desventaja que tienen las opciones muy
limitadas.
53
Imprimir
Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la
opcin Imprimir del men Archivo, veremos la siguiente ventana:
Tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuracin de la impresin, que
nos permitirn:
Elegir cuntas copias imprimir del documento.
Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en caso de que

no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin podremos
modificar las Propiedades de impresora seleccionada.
Opciones de Configuracin como:

i.
Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
ii.
La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces
cada pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de un libro que
ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una
vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
iii.
La orientacin y el tamao del papel.
iv.
Modificar los mrgenes.
v.
Ajustar la escala de impresin.
vi.
Acceder a la Configuracin de pgina.
En la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. caso de tener ms de una

pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el
nmero de la pgina a visualizar
. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones
estarn inactivos.
Tambin en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista
previa, pudiendo mostrar/ocultar los mrgenes y elegir si visualizar la pgina completa.
Cuando est todo listo para la impresin y quede como deseas, podrs pulsar el botn de la
zona superior.
54

Excel Formulas, Funciones y Graficos

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Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

Le damos una cordial Bienvenida! a la presente capacitacin y se le recomienda

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

CONCEPTOS BSICOS SOBRE UNA HOJA DE CLCULO ............................................................. 4

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

CONCEPTOS BSICOS SOBRE UNA HOJA DE CLCULO

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Desde el icono de Excel del escritorio

Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Descripcin de la ventana inicial de Excel 2013

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

COMPONENTES DE UNA HOJA DE CLCULO

Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es

Seleccin de una hoja entera

Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

Aadir a una seleccin

Modificar datos en las celdas

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

Cambiar nombre de etiqueta de la hoja

Escribir el nuevo nombre y pulsar Enter.

NOTA: Otra forma para hacer este cambio es

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

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Cambiar color de etiqueta

Otra forma para cambiar el color de la

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Otra forma para eliminar hoja es la siguiente:

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

En una frmula se pueden mezclar constantes, referencias a otras celdas, operadores y

La frmula se escribe en la celda (pero puede ser observada en la barra de frmulas) y

Finalmente, al dar Enter, la frmula se fija en la celda y observar el resultado en la celda.

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

Una vez elegidos todos los aspectos deseados,

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha,

Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

Elegir el tipo de fuente y el tamao del texto.

tamao tambin puedes utilizar los botones

, que aumentan o disminuyen el tamao un

Cambiar los estilos:

Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrir la paleta de

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

Aparecer la ventana Formato de celda en la ficha Alineacin de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botn Aceptar.

Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las

Capacitaciones continuas - Grupo Satlite

Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas

Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas

Opciones del Control de texto:

Los botones de alineacin vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en

Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve

Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea, dando un clic sobre el

En la Cinta de opciones disponemos de un botn que nos permitir

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos

Seleccionar la pestaa Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la

Hacer clic sobre la pestaa Relleno.

Aparecer la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.