Planilla de Calculo

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INFORMTI UNIDAD 3 PLANILLAS DE CLCULO

CA
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite

realizar operaciones con nmeros organizados en una
cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta
clculos de prstamos hipotecarios.
La pantalla inicial
La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese

momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,
hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la
derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
La barra de men
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer

clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los
diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se
pueden hacer a partir de estos mens
La barra de herramientas
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones

ms habituales, como Guardar, Copiar, Cortar, etc.
La barra de formato
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita,

cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
La barra de formulas
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Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos

situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar
ligeramente.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla,

simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en
los tringulos.
Edicin bsica
Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un
libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que
trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones
con ellos. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas (256 columnas y
65.536 filas).
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada

columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
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Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un

conjunto de celdas de una hoja de datos.
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La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se
llama A1. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque
aparece remarcada.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y
columna activa, columna de la celda activa.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros
de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca
como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo
libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Cada vez que empezamos un
nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se
hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se
asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3

hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255. Los libros de trabajo
son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
Ingreso y edicin de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o

frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear
los datos que deseamos introducir.
2. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas.
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
mtodos siguientes:
a. INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda
activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
b. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir,
si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
c. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al
hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguir siendo la misma.
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Si antes de introducir la informacin cambiamos de opinin y deseamos restaurar

el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro

dndonos informacin sobre el posible error cometido. En ese caso, debemos leerlo
detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras
veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda.
En este caso deberemos comprobar la frmula en la barra de frmulas para
encontrar el error.
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est

escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin:
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error,

se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una
posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale
a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,
Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de
Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la

misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la
modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc
del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona

la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
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Frmulas
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a

otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica
para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de
las hojas de clculo como *,+,-,Sen,Cos,etc... En una frmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula
se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son :
OPERADORES ARITMTICOS: se emplean para producir resultados

numricos. Ejemplo: + - * / % ^
OPERADOR TIPO TEXTO: se emplea para concatenar celdas que
contengan texto. Ejemplo: &
OPERADORES RELACIONALES: se emplean para comparar valores y
proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la
comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIA: indican que el valor producido en la
celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:
o Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para
indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
o Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores
de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma
se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como
prioridad de los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden
de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que
otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que
estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la
prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen
operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadores
aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo
las de operadores lgicos .
Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que

son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACIN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
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Menor o igual que (<=)

Mayor o igual que (>=)
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Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de

prioridad (de mayor a menor):
ARITMTICOS
Exponenciacin (^)
Negacin (-)
Multiplicacin (*) y Divisin (/)
Adicin (+) y Sustraccin (-)
Concatenacin de caracteres (&)
LGICOS
NOT
AND
OR
Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es

resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando
se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es
resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.
El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un

operador aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de
comparacin.
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Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle
una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms
importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y
resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo
cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para
cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar la
barra de mens o bien la barra de herramientas. Con cualquiera de las dos opciones
primero deberemos seleccionar el rango de celdas al
cual se quiere modificar el aspecto.
Utilizando la barra de mens:
De la barra de mens desplegamos el men

Formato. Elegimos la opcin Celdas...Del cuadro de
dilogo que se abre, Formato de celdas, hacemos
clic sobre la pestaa Fuente.
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Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn
Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la pestaa, aparece en el
recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
Opciones de la pestaa Fuente
Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de

letra.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno. Haciendo clic sobre
la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendremos que
elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podremos elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y
subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacemos clic sobre la casilla
de verificacin que se encuentra a la izquierda.
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Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de

fuente que Excel2003 tiene por defecto.
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida,
como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda

en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacemos clic sobre la flecha
de la derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra

celda, para cambiarlo podemos elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien
escribirlo directamente en el recuadro.
Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre
ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos
para poner o quitar la Cursiva.
Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple.
Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el
botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacemos clic
sobre la flecha de la derecha y lo elegimos.
Alineacin
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Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la
alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo seleccionamos el rango de celdas
al cual queremos modificar la alineacin. Luego seleccionamos el men Formato,
elegimos la opcin Celdas... y hacemos clic sobre la pestaa Alineacin del

cuadro de dilogo Formato de celdas. Elegimos las opciones deseadas. Una vez
elegidas todas las opciones deseadas, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Opciones de las pestaa Alineacin
Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las
celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una
de las siguientes opciones:
o GENERAL: Es la opcin de Excel2003 por defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir,
los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.
o IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo
de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra:
que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la
derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde
izquierdo de la celda.
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o CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro

de stas.
o DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo
de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de
Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa
este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms
a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al
borde derecho de la celda.
o LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que
repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es
decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar,
en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la
celda.
o JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas
seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la
izquierda.
o CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda
respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o
de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.
Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas.
Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado
respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
o SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la
parte superior de stas.
o CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas
respecto a la altura de las celdas.
o INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la
parte inferior de stas.
o JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto
por la parte superior como por la inferior.
Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para
que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en
cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a
90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel2003 ajusta
automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin
vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste
no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido
introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se
tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la
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altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la

celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente
de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la
celda.
Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se
unirn en una sola.
Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido
de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura
diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc...
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas

seleccionadas pasar a ser Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas

seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola
celda, y a continuacin nos centrar los datos.
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar
la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguiremos
los siguientes pasos:
1. Seleccionamos el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Desplegamos el men Formato.
3. Elegimos la opcin Celdas...
4. Hacemos clic sobre la pestaa Bordes.
5. Aparecer un cuadro de dilogo.
6. Elegimos las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el
botn Aceptar.
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Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo

quedar nuestra seleccin en la celda.
Opciones de la pestaa Borde:
Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:

o Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
o Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
o Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas
seleccionadas excepto alrededor de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar
(superior, inferior, izquierdo,...) hacemos clic sobre los botones
correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el
borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto
para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin
hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre
la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir

modificar los bordes de forma ms rpida:
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Si hacemos clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene

representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha
derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro
del men.
Tramas
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para
remarcarlas. Para ello seleccionamos el rango de celdas al cual queremos modificar
el aspecto. Desplegamos el men Formato y elegimos la opcin Celdas...Hacemos
clic sobre la pestaa Tramas y elegimos las opciones deseadas del recuadro. Una
vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Al
elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda.
Opciones de la pestaa Tramas
Color: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el

efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color.
Trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el
color de la trama.
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En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir

modificar el sombreado de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en

ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, lo
elegimos desde la flecha derecha del botn. Aqu no podremos aadir trama a la
celda, para ello tenemos que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello
seleccionamos el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
nmeros. Luego seleccionamos el men Formato, elegimos la opcin Celdas... y
hacemos clic sobre la pestaa Nmero. Elegimos la opcin deseada del recuadro
Categora: y hacemos clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin,
aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin
en la celda.
Opciones de la pestaa Nmero
1. Categora: se elegir de la lista una categora dependiendo del valor

introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son:
o General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es
el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no
entra por completo en la celda.
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o Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar

el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador
de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.
o Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el
nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como
podra ser $ y la forma de visualizar los nmeros negativos.
o Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los
smbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
o Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como
valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de
fecha.
o Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede
escogerse entre diferentes formatos de hora.
o Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica
el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por
ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528
como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
o Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
o Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma
flotante. Podemos escoger el nmero de decimales.
o Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto
incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda.
o Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser
el cdigo postal, el nmero de telfono, etc.
o Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando
el cdigo de formato.
En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que

nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se

convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el
tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el
smbolo $).
Para que las celdas seleccionadas tengan el smbolo $ y dos decimales.
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le

aadir el smbolo %).
Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de

alineacin).
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Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas

seleccionadas.
Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas

seleccionadas.
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Alto de fi la
Excel 2003 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de
letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de
la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New
Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa
automticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos
utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los

siguientes pasos:
1. Seleccionamos las filas a las

que queremos modificarles la
altura. En caso de no
seleccionar ninguna, se
realizar la operacin a la fila
en la que nos encontramos.
2. Seleccionamos del men
Formato y la opcin Fila.
3. Se abrir otro submen,
elegimos la opcin Alto...
4. Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila en el que tendremos que indicar el
alto de la fila, para indicar decimales utilizamos la coma ",".
5. Escribimos la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que
tiene la fila por defecto.

6. Hacemos clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan
efectivos.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
1. Colocamos el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la

fila que deseamos modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratn
adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

2. Mantenemos pulsado el botn del ratn, y arrastramos la lnea a la nueva
posicin. Conforme movemos el ratn, la altura de la fila cambia.
3. Al final soltamos el botn del ratn.
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Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para

ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el

men. Para ello:
1. Seleccionamos las filas a las que

desees modificar la altura.
3. Elegimos la opcin Autoajustar.
El segundo mtodo es mucho ms rpido:
1. Nos situamos sobre la lnea divisoria

por debajo de la fila que deseamos
modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar
la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de
dos puntas.
2. Hacemos doble clic, el tamao se reajustar automticamente.
Ancho de columna
En Excel2003 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o

10,71 puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para
visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modificar la anchura de
alguna columna, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los

siguientes pasos:
1. Seleccionamos las columnas a las que

queremos modificarles el ancho. En
caso de no seleccionar ninguna, se
realizar la operacin a la columna en
la que nos encontramos.
3. Elegimos la opcin Columna.
4. Se abrir otro submen. Elegimos la
opcin Ancho... Aparecer un cuadro
de dilogo.
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5. Escribimos la anchura deseada.

6. Hacemos clic sobre el botn Aceptar.
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El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
1. Situamos el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de

la columna que deseamos modificar, en la cabecera de la columna. El
puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
2. Mantenemos pulsado el botn del ratn, y arrastramos la lnea a la nueva
posicin. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va
cambiando.
3. Soltamos el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.
Autoajustar a la seleccin
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de

entrada ms ancho, utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:
1. Seleccionamos las columnas a las que

deseamos modificar la anchura.
3. Elegimos la opcin Columna.
4. Se abrir otro submen. Elegimos la
opcin Autoajustar a la seleccin.
El segundo mtodo es mucho ms rpido.
1. Nos situamos sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que

deseamos modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora
de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en
una flecha de dos puntas.
2. Hacemos doble clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al
mayor texto que hayas introducido en la columna.
Ancho estndar de columna
Excel2003 nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas
de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionamos el men Formato.

2. Elegimos la opcin Columna, se
desplegar un submen.
3. Elegimos la opcin Ancho estndar...
Aparecer un cuadro de dilogo.
4. Escribimos la anchura estndar
deseada.
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5. Hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que
tuvieran asignada una anchura particular.
Cambiar el nombre de la hoja
Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, etc. Si trabajamos con
varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los
ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la
segunda Febrero, etc. La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31
caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo
con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos
utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes
pasos:
1. Nos situamos en la hoja a la cual se quiere

cambiar el nombre.
2. Seleccionamos el men Formato y elegimos
la opcin Hoja
3. Se abrir otro men.
4. Seleccionamos la opcin Cambiar nombre.
5. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su
nombre Hoja1 se seleccionar, tal como:
6. Escribimos el nuevo nombre y pulsamos

INTRO.
El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido:
1. Hacemos doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta

2. Escribimos el nuevo nombre de la hoja.
3. Pulsamos INTRO.
Ocultar hojas
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IFTS 10
CA
Si deseamos ocultar hojas de clculo del libro de trabajo, debemos seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionamos las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas,

deber quedar al menos una en el libro de trabajo.
3. Elegimos la opcin Hoja. Aparecer otro submen.
4. Seleccionamos la opcin Ocultar.
Mostrar hojas ocultas.
Si deseamos mostrar hojas ocultas, debemos seguir los siguientes pasos:

2. Elegimos la opcin Hoja. Aparecer otro submen.
3. Elegimos la opcin Mostrar...Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar con las
hojas ocultas.
4. Seleccionamos la hoja a mostrar.
5. Hacemos clic en Aceptar.
Aadir un fondo a una hoja.
Excel2003 tambin nos permite aadir una imagen de fondo a nuestras hojas.
Para ello seleccionamos el men Formato y elegimos la opcin Hoja. Aparecer
otro submen donde elegimos la opcin Fondo...Aparecer un cuadro de dilogo.
Buscamos la imagen a utilizar de fondo y hacemos clic en Insertar.
27
IFTS 10
CA
Quitar el fondo a una hoja
Seleccionamos el men Formato, elegimos la opcin Hoja. Aparecer otro

submen. All elegimos la opcin Eliminar Fondo.
Cambiar el color a las etiquetas de hoja
Excel tambin nos permite cambiar o

asignar un color a las etiquetas de las hojas de
clculo. Para ello seleccionamos el men
Formato y elegimos la opcin Hoja.
Aparecer otro submen, donde elegimos la
opcin Color de etiqueta... Aparecer un
cuadro de dilogo. Aqu seleccionamos el color
deseado y hacemos clic en Aceptar.
28
IFTS 10
CA
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos
que al principio de este apartado. Seleccionamos el men Formato, elegimos la
opcin Hoja. Aparecer otro submen, donde elegimos la opcin Color de
etiqueta...Seleccionamos la opcin Sin color y hacemos clic en Aceptar.
Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con

Excel2003, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que
se realice la operacin. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en
la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o
realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar
celdas consiste en una cruz gruesa blanca.
Seleccin de una celda
Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a
seleccionar con el botn izquierdo del ratn.
Seleccin de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el

botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y
mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la
ltima celda a seleccionar, despus soltarlo. Las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de
color.
Seleccin de una columna
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IFTS 10
CA
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo
superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste.
30
IFTS 10
CA
Seleccin de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar

el cursor sobre el identificativo izquierdo
de la fila a seleccionar y hacer clic sobre
ste.
Seleccin de una hoja entera
Situarse sobre el botn superior izquierdo de la

hoja situado entre el indicativo de la columna A y el
de la fila 1 y hacer clic sobre ste.
Aadir a una seleccin
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin
manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de seleccin se puede aplicar con
celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una
nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo
pulsada la tecla CTRL.
Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin.

Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones: Copiar y Pegar.
La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos
situados.
Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos
tiempos:
1. En un primer tiempo copiamos al

portapapeles las celdas a copiar:
a. Seleccionamos las celdas a copiar,
seleccionamos el men Edicin y
elegimos la opcin Copiar.
b. O bien, hacemos clic sobre el botn
Copiar de la barra de herramientas.
c. Aparecer una lnea de marca
alrededor de las celdas copiadas
indicndote la informacin situada en
el portapapeles.
2. En un segundo tiempo las trasladamos del
portapapeles a la hoja:
31
IFTS 10
CA
a. Seleccionamos las celdas sobre las que queremos copiar las

primeras, seleccionamos el men Edicin y elegimos la opcin
Pegar.
b. O bien, hacemos clic sobre el botn Pegar de la barra de
herramientas.
c. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se
borrar el contenido de stas ltimas.
d. No tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va
a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel2003
extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del
rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior
izquierda del rea pegada.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del
teclado, mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras
celdas sin necesidad de volver a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con

sucesivas copias. Cuando el Portapapeles dispone de ms de un elemento a pegar,
aparecer en la parte derecha de la ventana la Barra del Portapapeles. En caso de
que no apareciese, elegir la opcin Portapapeles de Office... del men Edicin.
En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.
Para pegar uno de ellos, hacemos clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez.
Vaca el Portapapeles.
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IFTS 10
CA
Cierra la Barra del Portapapeles.
Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o

no a la hora de copiar algn elemento. Para ello hacemos clic sobre el botn
. Seleccionamos la opcin Mostrar automticamente el Portapapeles de
Office, para activar en caso de querer visualizarla automticamente, o para
desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botn de opciones tambin podemos activar algunas de las

siguientes opciones:
Si activamos la opcin
Recopilar sin mostrar el
Portapapeles de Office
copiar el contenido del
portapapeles sin
mostrarlo.
Si activamos la opcin
Mostrar el icono del
Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecer en la barra de
tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles
.
Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al
copiar mostrar en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje
informndote del nmero de elementos copiados.
Copiar celdas utilizando el ratn
Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles seleccionamos las celdas a copiar. Nos situamos sobre un
borde de la seleccin y pulsamos la tecla CTRL. Observa como el puntero del ratn
se transforma en .
Manteniendo pulsada CTRL, pulsamos el botn del ratn y mantenindolo

pulsado, lo arrastramos hasta donde se quiere copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en
caso de soltar el botn del ratn.
Soltamos el botn del ratn cuando estemos donde queremos copiar el rango.
Soltamos la tecla CTRL.
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IFTS 10
CA
Copiar en celdas adyacentes
El siguiente es un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho

mtodo utiliza el autorrelleno. Para copiar un rango de celdas a otra posicin
siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, seguir los siguientes
pasos:
1. Seleccionamos las celdas a copiar.

2. Nos situamos sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que
contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarnos
sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una
cruz negra.
3. Pulsamos entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado,
arrastramos hasta donde queremos copiar el rango. Observa como
aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.
4. Soltamos el botn del ratn cuando estamos donde queremos copiar el
rango.
5. Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior
derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:
Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el
men Herramientas Opciones..., en la pestaa Modificar activar la casilla

Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas,
como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a
copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula son lo que
denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la

celda B4, esta ltima contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar
incmoda la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Excel2003
dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el
signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo
=$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia.
35
IFTS 10
CA
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de
la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o
=A$2.
Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o
series de nmeros, Excel2003 rellenar las nuevas celdas continuando la serie.
Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin.

Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar.
La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos
situados.
Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos:
1. Seleccionamos las celdas a mover.

2. Seleccionamos el men Edicin y elegimos la opcin Cortar. O bien,
hacemos clic sobre el botn Cortar de la barra de herramientas.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas
cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles.
3. A continuacin seleccionamos las celdas donde queremos que se siten
las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el
que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende
el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La
celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada).
4. Seleccionamos el men Edicin, elegimos la opcin Pegar. O bien,
hacemos clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el
contenido de stas ltimas. Tampoco se modifican las referencias relativas
que se encuentran en la frmula asociada a la celda que movemos.
Mover celdas utilizando el ratn
Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionamos las celdas a mover.

Nos situamos sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas

Pulsamos el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastramos hasta
donde queremos mover el rango.
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IFTS 10
CA
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el

rango en caso de soltar el botn del ratn.
Soltamos el botn del ratn cuando hayamos llegado a donde queremos
dejar las celdas.
Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionamos las celdas a mover.

Nos situamos sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas.

Pulsamos el botn del ratn y sin soltarlo pulsamos la tecla ALT, despus
pasamos el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual
queremos mover el rango de celdas que seleccionamos. Esta hoja pasa a
ser la hoja activa.
Una vez situados en la hoja deseada soltamos la tecla ALT.
Despus, soltamos el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde
queremos dejar las celdas.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcamos informacin en una celda y a continuacin

decidamos borrarla. Para ello debemos seleccionar la celda o rango de celdas a
borrar y a continuacin desplegamos el men Edicin. Escogemos la opcin Borrar
(si no aparece la opcin, hacer clic sobre el botn para ampliar el men), entonces
aparecer otro submen. Seleccionamos una de las opciones disponibles entre:
Todo: Elimina el
contenido de las celdas
seleccionadas, los
comentarios ligados a
esas celdas y cualquier
formato excepto la
anchura de la columna y
la altura de la fila.
o Ejemplo: En una
celda tenemos
introducido el
siguiente valor: $
12.000, borramos
la celda con la
opcin Todo. Si
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IFTS 10
CA
ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos

de escribir sin formato.
Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a
asumir el formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios.
Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones
disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas.
o Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $
12.000, borramos la celda con la opcin Formato. Ahora en la celda
aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o
aspecto de sta, no el contenido.
Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no
frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
o Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $
12.000, borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahora
introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es
decir $ 23.000.
Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda es seleccionando la celda a

borrar y luego pulsamos la tecla SUPR. Con esta opcin nicamente se borrar el
contenido de la celda.
Insertar y eliminar elementos
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y
hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos
retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha
olvidado colocar una fila o columna.
Insertar fi las en una hoja
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IFTS 10
CA
En muchas ocasiones, despus de crear una hoja

de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta
alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para aadir una fila seleccionamos la fila sobre la que
queremos aadir la nueva, ya que las filas siempre se
aaden por encima de la seleccionada.
Seleccionamos el men Insertar y elegimos la opcin
Filas. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn
una posicin. En caso de no haber seleccionado
ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el
cursor como fila seleccionada. Si quieres aadir varias
filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas
filas como filas a aadir.
Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare,
seguirn habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas
como filas aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las
ltimas filas contienen algn dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, hacemos clic sobre el botn y aparecer un men
desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila
de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.
Insertar columnas en una hoja
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IFTS 10
CA
Excel2003 tambin nos permite aadir columnas,

al igual que filas. Para aadir una columna
seleccionaremos la columna delante de la cual
quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se
aaden a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionamos el men Insertar y elegimos la opcin
Columnas. Todas las columnas por la derecha de la
nueva se incrementarn una posicin. En caso de no
haber seleccionado ninguna columna, Excel2003
toma la columna donde estamos situados como
columna seleccionada. Si queremos aadir varias
columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en
el primer paso, como columnas a aadir.
Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas

vare, seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas,
tantas como columnas aadidas. Si intentamos aadir columnas y Excel no lo
permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto,
nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva
columna. Para elegir un formato u otro, hacemos clic sobre el botn y aparecer un
men desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna ser el
mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
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IFTS 10
CA
Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa aadir

no son ni filas ni columnas enteras sino
nicamente un conjunto de celdas dentro de
la hoja de clculo. Para aadir varias celdas
seleccionamos las celdas sobre las que
queremos aadir las nuevas. Luego
seleccionamos el men Insertar y nos
situamos sobre el botn para ampliar el
men. Elegimos la opcin Celdas...Esta
opcin no aparecer si no tenemos celdas
seleccionadas. Aparece un cuadro de dilogo
donde elegimos la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas
queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Desde
aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras. Finalmente hacemos clic
sobre Aceptar.
Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que

se eliminan las del final de la hoja.
Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al
igual que para las filas y columnas, nos aparecer el botn para poder elegir el
formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando
hacia la derecha o hacia abajo nos aparecer el cuadro visto anteriormente para la
insercin de columna o fila.
Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitamos trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendremos

que aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255. Para aadir una hoja
nos situamos en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se
aadirn a la izquierda de la seleccionada. Luego seleccionamos el men Insertar
y elegimos la opcin Hoja de clculo.
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IFTS 10
CA
Eliminar fi las y columnas de una hoja
Para eliminar filas seleccionamos las filas a eliminar o seleccionamos las

columnas a eliminar. Luego elegimos el men Edicin y finalmente elegimos la
opcin Eliminar.
Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de

filas o columnas, seguir habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que
se aaden al final de la hoja, tantas filas o columnas como las eliminadas.
Eliminar celdas de una hoja
Para eliminar varias celdas primero seleccionaremos

las celdas a eliminar. Luego seleccionamos el men
Edicin y elegimos la opcin Eliminar...Aparecer un
cuadro de dilogo donde elegiremos la opcin deseada
dependiendo de cmo queremos que se realice la
eliminacin de celdas, desplazando las celdas hacia la
izquierda o hacia la derecha. Desde aqu tambin
podremos eliminar filas o columnas enteras. Finalmente
hacemos clic sobre Aceptar.
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IFTS 10
CA
Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja nos situaremos en la hoja a eliminar. Seleccionamos el

men Edicin y elegimos la opcin Eliminar hoja.
Rango
Es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de definir un
rango.
Impresin
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que

nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Nos permite ver los saltos de
pgina, mrgenes, encabezados y pies de
pgina, el formato completo de la hoja. Para
visualizar la vista preliminar, debemos seguir
los siguientes pasos:
43
IFTS 10
CA
A. Hacemos clic en el men Archivo y elegimos la opcin Vista preliminar.

B. Hacemos clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de

clculo.
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a
visualizar utilizando los botones:
o para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la
tecla RE PAG del teclado.
o para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la
tecla AV PAG del teclado.
o Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn
desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn
se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir
cualquier zona de la pgina.
o Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic,
se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados.
Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera.
o Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el
botn .
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IFTS 10
CA
Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic

sobre el botn , para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin
explicado ms adelante.
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic
sobre el botn , para que aparezca el cuadro de dilogo
Configurar pgina explicado ms adelante.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para
cerrar la Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas
discontinuas que nos indicarn donde har Excel2003 los saltos de
pgina, estas lneas no se imprimirn.
Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo,

Excel 2003 nos permite modificar factores
que afectan a la presentacin de las
pginas impresas, como la orientacin,
encabezados y pies de pgina, tamao del
papel, etc. Para modificar algunos de estos
factores debemos:
Hacer clic en el men Archivo.

Elegir la opcin Configurar
pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina. Dicho cuadro consta de 4

pestaas:
La primera de las pestaas se denomina Pgina y permite indicar

caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y
otros parmetros.
Orientacin:
selecciona la
orientacin del
papel, vertical u
horizontal. (En la
impresora se
colocar el papel
siempre de la
misma forma).
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IFTS 10
CA
Escala: nos permitir indicar si deseamos que la salida a impresora venga

determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando
automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de
ancho por una de alto, as se imprimir en una sola hoja,...).
Vista preliminar: nos lleva directamente a la Vista preliminar, explicada en el
punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este
botn no aparecer.
Imprimir: nos lleva a la impresin, explicado en el punto siguiente.
Opciones: nos lleva a las opciones especficas de la impresora seleccionada
para imprimir.
La segunda de las
pestaas se llama
Mrgenes y nos permite
modificar los mrgenes
superior, inferior, derecho
e izquierdo de las hojas a
imprimir. Si la hoja tiene
encabezado o pie de
pgina, tambin nos
permite indicar a cuntos
centmetros del borde del
papel queremos que se
siten. Si deseamos que la
salida tenga centradas las
hojas tanto horizontal
como verticalmente, Excel
lo realizar
automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.
46
IFTS 10
CA
La tercer pestaa,
llamada Encabezado y pie
de pgina, nos permite
definir los encabezados y
pies de pginas. En esta
ficha tenemos dos recuadros
(que en nuestro caso estn
vacos). En estos recuadros
aparece una muestra del
encabezado y pie cuando
hay alguno definido. En el
recuadro Encabezado:
aparece el tipo de
encabezado elegido, en
nuestro caso no hay
ninguno. Pulsando la flecha
de la derecha aparecern
posibles encabezados a
utilizar. Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar
encabezado... En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina
elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha
aparecern posibles pies de pgina a utilizar. Para modificar el pie de pgina, hacer
clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...
47
IFTS 10
CA
La cuarta pestaa, Hoja, nos permite definir cmo queremos que se impriman
los datos contenidos en la
hoja.
rea de impresin:
podemos indicar qu
rango de celdas
queremos imprimir.
Imprimir ttulos:
permite activar
cualquiera de las
siguientes opciones:
o Repetir filas
en extremo
superior, para
que en cada
pgina que se
imprima
aparezca
como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese
recuadro.
o Repetir columnas a la izquierda, para que en cada pgina que se
imprima aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en
el recuadro.
Imprimir: permite activar cualquiera de las siguientes opciones:
o Lneas de divisin, para imprimir las lneas que delimitan cada celda
de la hoja.
o Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y
vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos
gastar el cartucho de colores.
o Calidad de borrador, para realizar una impresin rpida pero menos
bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone
de esta herramienta.
o Ttulos de filas y columnas, para imprimir los encabezados de filas
(los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los
nombres de las columnas superiores) de la hoja.
Imprimir
Para imprimir podremos:
A. Hacer clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas. Con

ello se inicia directamente la impresin.
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IFTS 10
CA
B. Si queremos cambiar alguna opcin de impresin como puede ser la

impresora donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas, lo
podremos hacer desde el cuadro de dilogo Imprimir que se abre desde la
opcin Imprimir... del men Archivo.
Imprimiendo desde Archivo Imprimir:
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos

instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacemos clic
sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista
desplegable que se abrir. Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas
caractersticas de la impresora. En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos
que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango de
Pginas, especificndolo en Desde: y Hasta:. En el recuadro Imprimir, podrs
indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas activas (seleccionadas o
nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados
de la hoja. Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a
realizar y si las quieres Intercalar.
Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y

facilita su interpretacin. Vamos a ver cmo crear grficos a partir de datos
introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e
49
IFTS 10
CA
inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms

que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como

cualquier otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el
grfico (en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de
objeto).
A la hora de crear un grfico podemos hacerlo de forma manual o con ayuda del
asistente. Veamos primero cmo crear de forma manual un grfico simple.
Crear grficos manualmente
Para insertar un grfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible

la barra de herramientas Grfico. Si no la tenemos visible debemos hacerla visible
accediendo al men Ver Barras de herramientas Grfico.
A continuacin debemos seleccionar los datos a representar en

el grfico. Luego, hacemos clic sobre la opcin Tipo de grfico de la
barra de herramientas Grfico. Seleccionamos un tipo de grfico de
la lista de grficos disponibles. Excel crear automticamente el
grfico y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas
predeterminadas del grfico escogido. Despus podremos variar las
caractersticas del grfico a nuestro antojo como veremos ms
adelante.
Otra forma de crear un grfico es utilizando el asistente, esta

forma permite introducir variaciones sobre las caractersticas
predeterminadas de una forma muy cmoda.
Crear grficos con ayuda del asistente
Los pasos a seguir para crear un grfico son los

siguientes:
1. Seleccionamos los datos a representar en

el grfico.
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IFTS 10
CA
2. Seleccionamos el men Insertar y elegimos la opcin Grfico... O bien

hacemos clic sobre el botn Grfico de la barra de herramientas.
3. Aparecer el primer paso del asistente para grficos: TIPO DE
GRFICO. En este paso nos pide elegir el tipo de grfico.
a. En la pestaa Tipos estndar tenemos los tipos ms comunes
b. Tambin tenemos ms tipos de grficos en la pestaa Tipos
personalizados.
4. Una vez elegido el tipo de grfico, en el recuadro de la derecha,
elegimos un subtipo. En la parte inferior del recuadro aparece una
breve descripcin de ste. Si pulsamos sobre el botn Presionar para
ver muestra y lo mantenemos pulsado, aparecer en lugar de los
subtipos, una muestra de nuestro grfico segn los datos
seleccionados.
5. En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la
parte inferior del cuadro de dilogo, hacer clic sobre el botn deseado:
a. Cancelar: para no realizar el grfico.
b. Atrs: para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el
primer paso este botn aparecer desactivado.
c. Siguiente: para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el
ltimo paso, este botn estar inactivo.
d. Finalizar: para salir del asistente. Crear el grfico con todas las
opciones que tiene por defecto.
6. Haremos clic en Siguiente y aparecer el segundo paso del asistente:
DATOS DE ORIGEN. Este paso es el ms importante de todos ya que
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IFTS 10
CA
en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico.

Dispone de dos pestaas: Rango de datos y Serie.
a. En el recuadro Rango de datos aparecer el rango seleccionado
antes de entrar en el asistente. Si ste ltimo se realiz
correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso
contrario, al hacer clic sobre el botn el asistente se convertir
en una barra ms pequea y podremos rectificar el rango
seleccionando el nuevo rango a representar. Despus haremos clic
sobre el botn para volver al asistente para grficos.
b. Seleccionamos la opcin Filas o Columnas dependiendo de cmo
estn introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos. En
caso de no tenerlo claro podemos observar en la parte superior del
cuadro de dilogo, una muestra de nuestro grfico.
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IFTS 10
CA
7. Hacemos clic sobre la pestaa Serie para completar el segundo paso

del asistente para grficos.
a. En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en
nuestro grfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,
b. Para cambiar el nombre de cada serie, la seleccionamos y en el
recuadro Nombre:, escribimos directamente el nombre, o si ste
est en alguna celda de la hoja de clculo sera aconsejable indicar
la celda donde se encuentra, utilizando el botn del recuadro
Nombre.
c. En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se
encuentran los datos a representar para esta serie de datos.
d. Si queremos aadir alguna serie de datos, disponemos del botn
Agregar. Al utilizarlo aparecer otra serie nueva, donde tendremos
que cambiar su nombre y su serie de valores.
e. Si queremos eliminar alguna serie de datos, tendremos que
seleccionarla y hacer clic sobre el botn Quitar.
f. El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle nombre
a cada punto de las series de datos. Si este recuadro est vaco
utilizar los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles
nombre podemos utilizar celdas de la hoja de clculo utilizando el
botn o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro,
separando cada uno de ellos por punto y coma. Dependiendo del
tipo de grfico puede que esta opcin vare.
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IFTS 10
CA
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IFTS 10
CA
8. Hacemos clic sobre el botn Siguiente para seguir con el grfico.

9. Aparecer el tercer paso del asistente para grficos, el cuadro de
dilogo OPCIONES DE GRFICO, que consta de seis pestaas para
especificar detalles sobre el aspecto del grfico. Algunas opciones
pueden variar dependiendo del tipo de grfico.
a. Pestaa Ttulos,
i. Ttulo del grfico, escribiremos el nombre que deseamos
que aparezca en la parte superior de ste.
ii. Eje de categoras, escribiremos el ttulo que le queremos
asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).
iii. Eje de valores, escribiremos el ttulo que le queremos
asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).
b. Pestaa Eje
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IFTS 10
CA
i. Marcaremos la casilla Eje de categoras (X) si deseamos

que se visualice, en nuestro caso, el eje X.
ii. Junto con el eje de categoras podremos especificar la escala
utilizada para ver los rtulos.
iii. Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos
del eje sean fechas. Con la opcin Categora slo aparecern
en el eje las fechas de los rtulos, y con las otras opciones
aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos.
c. Pestaa Lneas de divisin
i.
Las lneas de divisin son lneas horizontales o verticales que

ayudan a clarificar la posicin de los marcadores de datos
respecto a las escalas de los ejes.
ii. Las lneas de divisin principales parten de unas
subdivisiones del eje denominadas marcas de graduacin
principales. Las lneas de divisin secundarias parten de
subdivisiones menores denominadas marcas de graduacin
secundarias.
iii. Por ejemplo en el grfico inferior tenemos activadas las
lneas de divisin principales del eje Y, por eso nos aparecen
las lneas horizontales en los valores 5, 10, 15, 20 y 25
(marcas de graduacin principales), estas lneas nos
permiten evaluar mejor qu valores estn asociados a cada
serie en cada valor de la X.
iv. Activaremos o desactivaremos cualquiera de los tipos de
lneas del eje de categoras (X).
v. Activaremos o desactivaremos cualquiera de los tipos de
lneas del eje de valores (Y).
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IFTS 10
CA
vi. Hay que tener en cuenta que las lneas de divisin nos son
tiles para interpretar mejor el grfico pero si abusamos de
ellas el efecto puede ser contrario.
d. Pestaa Leyenda.
i. Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte
derecha del grfico para identificar cada una de las series de
datos representadas en el grfico.
ii. Si no queremos ver la leyenda, desactivamos la casilla
Mostrar leyenda.
iii. Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos
dejar elegir entre distintos tipos de ubicaciones o
posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.
iv. Hacemos clic sobre la ubicacin o posicin deseada.
e. Pestaa Rtulos de datos.
i.
El asistente para grficos permite asociar distintos tipos de

rtulos a los marcadores de datos, el marcador de datos es el
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IFTS 10
CA
punto de interseccin entre un valor X y un valor Y. Por

ejemplo si activamos la casilla valor aparecer encima de
cada barra el valor representado.
ii. Seleccionamos el tipo de rtulo que deseas que aparezca
junto con los datos en el grfico.
iii. En caso de elegir alguna opcin, nos permitir activar la
casilla Clave de leyenda para que aparezca junto con el
rtulo el color de la serie representada.
f. Pestaa Tabla de datos.
i. Dependiendo del tipo de grfico que se est creando,

Excel2003 puede darte la opcin de incluir una tabla de
datos junto con el grfico. Una tabla de datos es una tabla
con los valores representados en el grfico.
ii. Activamos la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos
incluirla junto con el grfico.
iii. Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos
permitir activar o desactivar la casilla Mostrar clave de
leyenda segn si se desea visualizar o no el color de la serie
de datos en la tabla.
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IFTS 10
CA
10. Hacemos clic sobre el botn Siguiente para completar el

asistente para grficos.
11. Aparecer el cuarto y ltimo paso del asistente para grfico:
UBICACIN DEL GRFICO, que nos permitir elegir si deseamos el
grfico junto con los datos de la hoja de clculo, o como otra hoja
independiente.
a. Hacemos clic sobre la opcin En una hoja nueva si deseamos que
nuestro grfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de
la de los datos. A continuacin podrs especificar cmo deseas que
se llame la nueva hoja.
b. Hacemos clic en la opcin Como objeto en si deseamos que nuestro
grfico aparezca junto con los datos de la hoja de clculo. Se puede
elegir en qu hoja situarlo.
12. Hacemos clic sobre el botn Finalizar para terminar el grfico.
13. Si has elegido la opcin de grfico como objeto en una hoja de

clculo, Excel2003 crea el grfico en una posicin y con un tamao
predeterminados.
Modifi car la posicin y el tamao de un grfi co
Para seleccionar un grfico, hacemos clic sobre l. Aparecer remarcado con un

cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto
nos indica que el grfico est seleccionado.
Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo seleccionamos

el grfico y situamos el puntero del ratn sobre l. El puntero del ratn se convertir
en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda. Pulsamos el botn del ratn y
mantenindolo pulsado, arrastraremos hasta donde se desee colocar el grfico.
Despus soltamos el botn del ratn.
Para cambiar el tamao de un grfico seleccionamos el grfico y situamos el

puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del
grfico (como si se deseara cambiar el tamao de una ventana). El puntero del
ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Pulsamos el botn del ratn y
mantenindolo pulsado, arrastramos hasta la posicin deseada. Si deseamos
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IFTS 10
CA
mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura,

mantendremos pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras arrastramos. Una vez
conseguido el tamao deseado soltamos el botn del ratn.
Modifi car las caractersticas del grfi co
Una vez finalizado el grfico es posible rectificar la definicin del grfico

utilizando los mismos cuadros de dilogo vistos en los pasos del asistente de
creacin de grficos.
Para esto seleccionaremos el grfico a rectificar. Desplegamos el men Grfico y

elegimos la opcin segn lo que queramos modificar, es decir:
Tipo de grfico... para entrar en el cuadro

de dilogo Tipo de grfico similar al primer
paso 1 del asistente y cambiar el tipo de
grfico.
Datos de origen... para basar el grfico en
otros datos, esto nos abre el cuadro de
dilogo Datos de origen similar al paso 2
del asistente.
Opciones de grfico... para entrar en el
cuadro Opciones del grfico y cambiar
todas las opciones vistas en el paso 3 del
asistente.
Ubicacin... para entrar en el cuadro Ubicacin del grfico y modificar la
situacin del grfico.
Aadir una serie de datos
Si queremos aadir alguna serie de datos al grfico, podemos utilizar cualquiera

de los dos mtodos siguientes:
El primer mtodo consiste en seleccionar los datos que queremos aadir al

grfico, situarnos sobre la seleccin y arrastrarla hasta el grfico. Cuando soltemos
el botn del ratn, stos aparecern directamente en el grfico.
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IFTS 10
CA
El segundo mtodo se realiza desde el men Grfico. Seleccionamos el grfico.

Vamos al men Grfico y elegimos la opcin Agregar datos... Aparecer un
cuadro de dilogo. Hacemos clic sobre el botn del recuadro Rango para que se
reduzca el cuadro y poder seleccionar los datos a aadir. Seleccionamos de la hoja
de clculo los datos a aadir. Pulsamos la tecla INTRO para volver al cuadro Agregar
datos. Hacemos clic en Aceptar.
Eliminar una serie de datos
Si lo que queremos es eliminar alguna serie de datos del grfico,

seleccionaremos una de las representaciones de la serie en el grfico haciendo clic
sobre sta y luego pulsamos la tecla SUPR.
Aadir un texto cualquiera al grfi co
Podemos aadir cualquier texto al grfico. Para ello escribiremos directamente el

texto a aadir y pulsamos INTRO. A partir de ese momento el texto es un objeto del
grfico, aparecer sobre el grfico en cualquier posicin.
Cambiar de posicin un objeto del grfi co
Cualquier objeto del grfico puede cambiarse de posicin. Para ello

seleccionamos el objeto deseado haciendo clic sobre l. El objeto aparecer
remarcado con unos indicadores alrededor de l. Situamos el puntero del ratn
sobre el objeto seleccionado. Pulsamos el botn del ratn y mantenindolo pulsado
arrastramos hasta donde queremos mover el objeto, entonces soltaremos el botn
del ratn y el objeto quedar en esa posicin.
Eliminar un objeto del grfi co
Si lo que queremos es eliminar cualquier objeto del grfico, seleccionamos el

objeto a eliminar haciendo clic sobre ste y pulsamos la tecla SUPR.
Cambiar de tamao un objeto del grfi co
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IFTS 10
CA
Cualquier objeto del grfico puede cambiarse de tamao. Para ello

seleccionamos el objeto deseado haciendo clic sobre ste. El objeto aparecer
encuadrado con unos indicadores alrededor de ste. Situamos el puntero del ratn
sobre cualquier indicador. El puntero del ratn se convertir en una doble flecha
negra. Pulsamos el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastramos hasta
conseguir el tamao deseado del objeto, luego soltaremos el botn del ratn.
Modifi car el aspecto del grfi co
Cada uno de los elementos de un grfico tiene propiedades que pueden

modificarse. Para ello lo primero que hay que hacer es seleccionar el objeto a
modificar, haciendo clic sobre l. Por ejemplo si queremos cambiar el aspecto del
ttulo del grfico, hacemos clic sobre ste; si lo que queremos es cambiar el aspecto
de la leyenda, hacemos clic sobre sta; lo mismo con los ejes o el rea del grfico.
Una vez seleccionado un elemento u objeto del grfico vamos al men Formato,
seleccionamos la primera opcin Objeto seleccionado..., siendo Objeto el nombre
del objeto del grfico seleccionado, es decir, leyenda, ttulo del grfico, etc.
Aparecer el cuadro de dilogo correspondiente al formato del objeto seleccionado,
que dependiendo de ste cambiar.
Tambin hay una forma ms rpida y es haciendo doble clic sobre el objeto. El
cuadro de dilogo correspondiente al objeto es el mismo que vimos los pasos del
asistente, slo tenemos que cambiar las opciones deseadas y finalmente hacer clic
sobre el botn Aceptar.
Tipos de grfi cos bsicos
Columnas: utiliza barras verticales o columnas para mostrar los valores de las
diferentes categoras. Son excelentes para mostrar las fluctuaciones de los valores
durante el transcurso del tiempo.
Barras: es similar al de columnas excepto que utiliza barras horizontales en

lugar de verticales. Al igual que el grfico de columnas, el de barras muestra
fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.
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IFTS 10
CA
Lneas: muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y tambin presenta

una serie de marcadores conectados durante el transcurso del tiempo.
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CA
Circular: Muestra la distribucin de cada valor al total del grfico. Este tipo de
grfico es una manera muy efectiva de mostrar la relacin de las partes con
respecto al todo, o los porcentajes de un total.
reas: Destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso del tiempo y

muestra la relacin de las partes con respecto al todo.
Edicin avanzada
Pegado especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin
llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es
decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el
Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
1. Seleccionamos las celdas a copiar.

2. Seleccionamos el men Edicin y elegimos la opcin Copiar. O bien, hacemos
clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas. Observa como
aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la
informacin situada en el portapapeles.
3. Seleccionamos las celdas donde queremos copiarlas.
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IFTS 10
CA
4. Seleccionamos el men Edicin y elegimos la opcin Pegado especial... O

bien, hacemos clic sobre la flecha de la derecha del botn Pegar de la
barra de herramientas y elegimos la opcin Pegado especial....
5. Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendremos que
activar las opciones que se adapten al pegado que queremos realizar:
a. Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.
b. Frmulas: Para copiar
nicamente la frmula de la
celda pero no el formato de
sta.
c. Valores: Para copiar el
resultado de una celda pero no
la frmula, como tampoco el
formato.
d. Formatos: Para copiar
nicamente el formato de la
celda pero no el contenido.
e. Comentarios: Para copiar
comentarios asignados a las
celdas.
f. Validacin: Para pegar las
reglas de validacin de las
celdas copiadas.
g. Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los
formatos excepto bordes.
h. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.
i. Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las
frmulas y todas las opciones de formato de nmeros de las celdas
seleccionadas.
j. Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores
y todas los opciones de formato de nmeros de las celdas
seleccionadas
Si hemos utilizado el botn de la barra de herramientas,

al hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn aparece
una lista desplegable en la que, a parte de la opcin Pegado
especial, aparecen las opciones ms importantes de las
estudiadas anteriormente.
Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.
Funciones
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un
valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado.
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IFTS 10
CA
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos
mostrar un mensaje de error.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes

espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No
dejes espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas
o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus

argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3
+C4+C5+C6+C7+C8
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones

anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo

que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y
referencia y de informacin.
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IFTS 10
CA
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar funcin con el asistente
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una
funcin en una celda:
1. Nos situamos en la celda en la que queremos insertar la funcin.

2. Hacemos clic en Insertar Funcin. Otra opcin es hacer clic sobre el
botn de la barra de frmulas.
3. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar funcin.
Excel 2003 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a
continuacin hacer clic sobre el botn . De esta forma no es necesario

conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que l nos mostrar en el
cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la
descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar

previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:,
esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora
podemos elegir Todas.
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IFTS 10
CA
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que
deseamos haciendo clic sobre sta.
Conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los

distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de
dicha funcin.
Al finalizar, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
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IFTS 10
CA
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo

Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin:
Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi
la funcin SUMA ().
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente

ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botn
para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a
continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseada como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del
ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima
celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el
recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso
de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para
el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los
argumentos, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin,
Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el
rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e
insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente
cambiando a =SUMA(A1:A5) .
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser
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IFTS 10
CA
primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de

las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que

obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma
obteniendo as 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra

funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una
simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la
combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la
suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la
suma y la celda B3.
Errores en los datos
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Si nos avisa,
nos dar una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn
S o rechazar utilizando el botn No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un
smbolo en la esquina superior izquierda . Al hacer clic sobre el smbolo
aparecer un cuadro que nos permitir saber ms sobre el error. Dependiendo

del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro se mostrar un cuadro u otro, siendo
el ms frecuente el que aparece a continuacin:
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IFTS 10
CA
Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por
ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).
Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que

modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de
frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que
desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda

#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando
incorrecto, como puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o
funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se
intersectan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un
smbolo en la esquina superior izquierda . Este smbolo se utilizar como

hemos visto antes.
Funciones ms comunes
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IFTS 10
CA
A estas funciones se puede acceder en forma rpida desde el icono ya que

haciendo clic en el triangulito se despliega un men emergente con botones a todas
ellas.
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IFTS 10
CA
FUNCIN SUMA
La funcin suma es una de las ms usadas. Este icono se llama autosuma y

para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en l y el
resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si
queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango
que queremos sumar, INTRO y listo.
Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnas dejando espacio para

poner los totales y luego aplicamos autosuma.
Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es la

secuencia de nmeros puesta verticalmente u horizontalmente (tiene que estar
activa una celda en la columna o fila respectivamente). En estos casos inserta
automticamente la funcin suma con los rangos que interpreta queremos sumar.
Para obtener la suma solo nos falta apretar INTRO.
Apretamos
ENTER y
obtenemos la
suma
Si la secuencia es horizontal:
Apretamos
ENTER y
obtenemos la
suma
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IFTS 10
CA
Seleccionand Obtenemos
o los rangos los subtotales
de cada apretando el
subtotal icono de
apretando la autosuma
tecla control
Tambin podemos utilizar la autosuma para obtener subtotales por ejemplo si

tenemos la siguiente tabla
FUNCIN PROMEDIO
Esta funcin devuelve el promedio de sus argumentos que pueden ser: nmeros,
nombres, referencias a celdas y referencias a rangos de celdas que contengan
nmeros, puede tener hasta un mximo de 255 argumentos siendo por lo menos
uno obligatorio.
FUNCIN MAX
La funcin MAX() da el valor mximo de un rango o rangos y/o de referencias a

celdas, como se ve en la tabla siguiente:
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IFTS 10
CA
FUNCION MIN()
La funcin MIN() da el valor mnimo de un rango o rangos y/o de referencias a

celdas, como se ve en la tabla siguiente:
FUNCION CONTAR
Para contar valores numricos y fechas en un rango o lista de argumentos, se

utiliza la funcin CONTAR, veamos la siguiente tabla
75
IFTS 10
CA
Como se ve la funcin est en la celda C9 de valor 8 que es el resultado de

contar los nmeros y fechas del rango C1:D5 y de las referencias C7 Y D7. Se puede
apreciar que se ignoran en la cuenta los blancos, los valores lgicos, lo errores y las
cadenas de caracteres.
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Planilla de Calculo

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IFTS 10

INFORMTI UNIDAD 3 PLANILLAS DE CLCULO

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones

Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita,

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla,

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Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3

Ingreso y edicin de datos

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Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro

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Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a

OPERADORES ARITMTICOS: se emplean para producir resultados

Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que

Menor o igual que (<=)

Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de

Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es

El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un

Utilizando la barra de mens:

De la barra de mens desplegamos el men

Opciones de la pestaa Fuente

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Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda

Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra

elegimos la opcin Celdas... y hacemos clic sobre la pestaa Alineacin del

Opciones de las pestaa Alineacin

Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas

o CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro

altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn

Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas

Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas

1. Seleccionamos el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo

Opciones de la pestaa Borde:

Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:

En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir

Si hacemos clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene

Opciones de la pestaa Tramas

Color: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el

En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir

Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en

Opciones de la pestaa Nmero

1. Categora: se elegir de la lista una categora dependiendo del valor

o Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar

En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que

Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se

Para que las celdas seleccionadas tengan el smbolo $ y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le