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+ ESTUDIO DE CASO
Sistema de gestin de
los interesados:
Un proceso de mejora
continua
Sistema de gestin de los interesados:
Un proceso de mejora continua
La gestin y monitoreo de las actividades de gestin con las partes interesadas en los
proyectos de minera, o de petrleo y gas (independientemente de su tamao) son
importantes y cruciales para mantener la credibilidad, as como la conanza y apoyo de las
comunidades. Las empresas se enfrentan continuamente a interminables actividades de
engagement que son muy complejas de monitorear.
La participacin de las
Una incorrecta identicacin de los Stakeholder, el seguimiento deciente de los
partes interesadas consiste
compromisos, actividades y reuniones puede llevar a la prdida de la licencia social de en la interaccin directa
operacin.
entre la empresa y sus
Afortunadamente, las organizaciones hacen esfuerzos para monitorear sistemticamente grupos de inters clave e
la calidad de su relacin con sus stakeholders por medio de estandarizar sus procesos e incluye diferentes niveles de
implementar sistemas de gestin de la informacin (IMS por sus siglas en ingles). Pero
divulgacin de informacin,
estos sistemas deben validarse y mejorarse continuamente por medio del fortalecimiento
de su personal, recursos y documentacin, as como optimizando su desempeo y consulta y cooperacin. Es
perfeccionando la calidad de los datos.
un proceso de dos vas para
las empresas para
DESAFOS PRINCIPALES
proporcionar informacin, y
La estandarizacin de procesos de las reas sociales, siempre es un reto. Con ello se recibir informacin y
busca la simplicacin de actividades, la unicacin y generacin de especicaciones que retroalimentacin de las
ayuden a prevenir errores de identicacin, creando un lenguaje preciso y claro en toda la partes interesadas con
organizacin. El proceso se inicia con el levantamiento del proceso actual y se crea una respecto a la empresa y su
manera de compartirlo, documentarlo y utilizar las lecciones aprendidas. El siguiente paso
actividad(1).
es mejorar el proceso para llegar una estandarizacin que benecie en cuanto a la
productividad, tiempo de respuesta y prevencin de errores.
La recopilacin sistemtica de informacin puede ser un verdadero desafo para los Las empresas y la industria
proyectos de minera, y petrleo y gas que deben atenuar sus riesgos de gestin social. Y reconocen cada vez ms que
estos son necesarios para comprender la problemtica social a la que las empresas se
el compromiso con
enfrentan. Un programa con datos obsoletos tiene un uso limitado: los riesgos deben
comunidades va ms all de
evaluarse.
consultas y el dilogo - que
Los datos deben ser conables, precisos y transmitirse. Es muy comn describir fallas ellas tambin tendrn que
en errores humanos de tomas de decisiones debidos a datos incompletos, imprecisos o
demostrar concretamente
falsos. Por ello es necesaria la incorporacin de los mecanismos adecuados para
que las comunidades
garantizar la calidad de la informacin capturada.
obtendrn los benecios del
La interpretacin de datos. Los datos deben ser presentados con el lenguaje adecuado, y desarrollo de sus
de forma tal que evite la mala interpretacin de la informacin.
operaciones(2).
La necesidad de datos para la toma de decisiones en organizaciones complejas, donde
hay que implementar mecanismos que garanticen el compartir la informacin rpidamente
y donde adems existen recursos nitos, obligan a preocuparse por los costos relativos
tanto del acopio, procesamiento, anlisis, presentacin y distribucin de los datos.
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Comunicacin
inicial
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El personal de RC tena un conocimiento moderado de Una persona tena un archivo para compilar toda la
ordenador, pero con esta base de conocimientos sera informacin. Si este archivo era daado, el trabajo de
suciente para hacer funcionar el sistema con alguna varios meses iba a perderse. Adems este mtodo no
formacin adicional.
era seguro, y mucha de la informacin era sensible, ya
que tena datos personales de los Stakeholders.
La comunicacin via internet entre la ocina y el sitio
era bastante lenta, pero haba planes de mejorar la Necesitaban una herramienta que ayudara al
infraestructura.
seguimiento sistemtico de las quejas y compromisos
usando un sistema seguro y automatizado con el n
Los datos no eran centralizados y no era posible
de reducir al mnimo la posibilidad de errores. El
relacionarlos o compartirlos fcilmente, y haba una
equipo de RC quera una herramienta que les ayuda a
necesidad de otros departamentos de utilizar la
gestionar el proceso, en particular la creacin de
informacin de los Stakeholders, especialmente con el
informes automatizados y el establecimiento de
de seguridad y recursos humanos.
plazos.
No haba un registro de partes interesadas, personas
La mayora de las reuniones eran interacciones uno-a-
ni organizaciones. Y la informacin vital de los
uno. Las preguntas de los participantes se registraban,
Stakeholders era levantada varias veces para objetivos
pero no las respuestas por parte de la empresa, lo que
diferentes dentro la empresa.
haca difcil el seguimiento de la reunin y no brindaba
Era necesario obtener los datos fuente de una antecedentes para hacer frente a nuevos problemas.
encuesta hecha anteriormente la cual contena
Con el sistema manual y en hojas de clculo no se
informacin de Stakeholders y organizaciones. Estos
poda vincular la informacin relacionada con las
datos se pens que podran ser una buena base para
personas, organizaciones o reclamos en un solo
el registro de las partes interesadas.
informe, haciendo muy difcil el anlisis.
Exista un registro (proveniente del departamento de
Era muy difcil evaluar el impacto acumulado del
recursos humanos) de personas que se haban
proyecto para cada persona en particular.
acercado a solicitar en empleo. La cantidad de datos
no era muy grande, por lo que sera posible escribir La informacin de soporte solo se encontraba en las
directamente en el sistema.
ocinas principales y cuando se utilizaba en la mina, el
personal deba esperarse a que se la enviaran. Y
Las quejas, compromisos y reuniones se registraban
algunas veces esto tomaba ms de un da.
en un archivo de texto. Los informes que muestran el
estado y el seguimiento de las quejas y compromisos No era posible identicar la tendencia de los temas
se encontraban en hojas de clculo, por lo que no era ms relevantes, por ejemplo solicitud de empleo,
accesible para todas las personas que necesitaran contaminacin del agua.
consultarlo. Esto hacia que fuese muy laborioso
asegurar que todas las quejas se abordaran
adecuadamente y de una forma oportuna.
Una vez se deni la problemtica, se acord con RC el alcance de los servicios en cuanto a problemas a resolver, productos
esperados, tiempo de implementacin y calidad de los servicios.
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