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Explotacin de Sistemas Informticos (ESI)

Ofimtica

TEMA 4.
Hoja de Clculo: Microsoft Excel.
TEMA 4: HOJA DE CLCULO: MICROSOFT EXCEL. ....................................... 1
4.1 CMO TRABAJAR EN EL ENTORNO EXCEL ........................................................... 2
4.2 CMO DESPLAZARSE A TRAVS DE UN LIBRO DE TRABAJO ................................. 4
4.3 INTRODUCCIN DE DATOS .................................................................................. 6
4.4 GESTIN DE ARCHIVOS ...................................................................................... 8
4.5 FACILITAR LA INTRODUCCIN DE DATOS ............................................................ 9
4.6 EDICIN EN LA HOJA DE CLCULO ................................................................... 14
4.7 OPERACIONES SOBRE LAS HOJAS DE UN LIBRO .................................................. 17
4.8 CMO HACER CORRECCIONES ORTOGRFICAS.................................................. 19
4.9 REALIZAR OPERACIONES CON LOS DATOS DE UNA HOJA DE CLCULO. ............. 21
4.10 FRMULAS ....................................................................................................... 21
4.11 NOMBRES DE RANGO ........................................................................................ 22
4.12 OCULTAR CEROS DE LA HOJA DE CLCULO ....................................................... 24
4.13 COPIA DE FRMULAS EN OTRAS CELDAS ........................................................... 24
4.14 FUNCIONES ....................................................................................................... 27
4.15 CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS. ........................................................... 42
4.16 FORMATO DE FILAS Y COLUMNAS ..................................................................... 48
4.17 ESTILOS ............................................................................................................ 48
4.18 INSERTAR FILAS Y COLUMNAS EN UNA HOJA DE CLCULO ................................ 49
4.19 PLANTILLAS...................................................................................................... 50
4.20 VISTA PRELIMINAR DE LA HOJA DE CLCULO. .................................................. 53
4.21 IMPRESIN DE UNA HOJA DE CLCULO.............................................................. 57
4.22 AGREGAR UN DIBUJO O IMAGEN EN UNA HOJA DE CLCULO ............................. 58
4.23 GRFICOS EN EXCEL ........................................................................................ 58
4.24 IMPRESIN DE GRFICOS .................................................................................. 64
4.25 BASES DE DATOS: LISTAS ................................................................................. 65
4.26 OBTENER DATOS EXTERNOS ............................................................................. 75
4.27 CREACIN DE UNA MACRO PARA REALIZAR TAREAS SENCILLAS ....................... 81
4.28 CREACIN DE UNA MACRO PARA REALIZAR TAREAS COMPLEJAS ...................... 81
Ofimtica Tema 4. Hoja de Clculo: Microsoft Excel.

TEMA 4: HOJA DE CLCULO: MICROSOFT EXCEL.


El entorno de trabajo bsico de Microsoft Excel es un archivo llamado libro de trabajo
que puede contener una o ms hojas de clculo. Una hoja de clculo es similar a un libro de
contabilidad, con nmeros, texto y resultados de clculos alineados en columnas y filas. Pero
a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los nmeros en Microsoft Excel, el
programa es el que ejecuta los clculos en su lugar y de forma electrnica.
Con Microsoft Excel, es fcil la introduccin de informacin dentro de una hoja de
clculo y el poder cambiar, suprimir o aadir datos a dicha informacin. No tiene que
preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han
hecho de forma completa. Siempre podr cambiarlos o terminar de introducirlos ms tarde.
Puede ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un
libro todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un nico proyecto) y a continuacin
pngales un nombre para poder localizar rpidamente la informacin que necesita.
Excel es un software de Microsoft que incluye cuatro entornos de trabajo: Hoja de
clculo, Base de datos, Grficos y Macros.

Hoja de Clculo: Permiten introducir modelos numricos, una vez introducidos se


pueden utilizar tantas veces como se desee para realizar clculos y anlisis.
Base de datos: Hojas de clculo cuya informacin es procesada basndose en una
estructura lgica definida. Permite realizar operaciones globales sobre ciertos conjuntos
de datos y extraer aquellos que cumplan determinadas condiciones.
Grficos: Generacin de grficos procedentes de los datos numricos de una hoja de
clculo. Excel tiene una gran capacidad grfica.
Macros: Son hojas que incluyen programas diseados por el usuario. Permiten
automatizar un conjunto de tareas rutinarias.

La hoja de clculo tiene una gran utilidad para la empresa. Entre las aplicaciones de
EXCEL encontramos: las Finanzas, la Estadstica, la Gestin, el control de Fabricacin, la
Bolsa, etc.
Esto permite programar de forma muy sencilla distintos modelos matemticos,
econmicos, financieros, estadsticos, etc., y lo que es ms importante: poder simular qu
pasa si...., ya que podemos variar los datos de entrada para estudiar su repercusin en los
resultados. Esta posibilidad es muy importante para la empresa, ya que permite prever
situaciones futuras posibles.
Por ejemplo: podemos implementar en Excel, el clculo de la mensualidad de un
prstamo de X cantidad a un inters anual del Y% y durante un periodo de Z aos. Podemos ir
variando las cantidades de las variables, hasta que demos con una mensualidad que nos sea
cmoda o adecuada.
Los modelos que podemos implementar en una hoja de clculo son tan complejos y
completos como nosotros seamos capaces de escribirlos y detallarlos.

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Piedad Fernndez Hernndez
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4.1 Cmo trabajar en el entorno Excel


Comenzar a utilizar Excel, para ello, vamos al Men Inicio Programas Microsoft
Excel. En la siguiente ilustracin podemos ver los elementos que aparecen en pantalla.

Vamos ahora a analizar por partes cada uno de los componentes de esta ventana:
La Barra de ttulo, nos indica el nombre de la aplicacin, y del libro de trabajo
activo en este momento.

La Barra de Mens, contiene todos los comandos de Excel XP.

La Barra de Herramientas, consta de una serie de botones que permiten llevar a


cabo acciones sobre la Hoja de clculo directamente, dando un clic sobre ellos, sin
necesidad de acceder al comando correspondiente en el men. Por defecto en
Excel aparecen 2 barras de herramientas, Estndar y Formato, respectivamente.

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La Barra de Frmulas, es donde se edita y modifica el contenido de una celda de


la hoja de clculo, esta compuesta de tres secciones, la primera hacer referencia a
la celda activa, es decir, aquella en la que podemos editar, modificar o introducir
datos. La segunda seccin se activa cuando estamos introduciendo datos, poniendo
visible dos botones para cancelar o aceptar los datos introducidos. La tercera
seccin edita el contenido real de la celda.

rea de Trabajo, es la parte de la ventana de Excel que contiene la ventana, o


ventanas de los documentos abiertos y visibles, puede estar vaca sino hay ningn
libro de trabajo abierto.

Hojas de libro, desplazamiento de hojas, nos permite movernos entre las distintas
hojas de trabajo. Si estn todas visibles, podemos desplazarnos hasta ellas por
medio de los botones de desplazamiento de etiquetas, colocados delante de stas.

Barra de Estado, nos da en la parte izquierda, informacin sobre el estado de la


hoja o sobre la funcin de un botn o comando seleccionado.

Al igual que en Word, es muy til utilizar los mens contextuales (botn derecho del
ratn), que en cada momento nos ofrecen las opciones adecuadas a los que estemos haciendo
en la hoja.
Los ficheros de Excel tienen extensin .xls. Con Excel tambin podemos crear
plantillas, los ficheros de plantillas de Excel tienen extensin .xlt.

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4.2 Cmo desplazarse a travs de un libro de trabajo


En Microsoft Excel, los archivos se denominan libros de trabajo. Los libros pueden
contener varias hojas de clculo, as como hojas de grficos. En este apartado veremos como
desplazarse a travs de un libro de trabajo y a travs de una hoja de clculo. Tambin veremos
como seleccionar hojas dentro de un libro y como seleccionar celdas dentro de una hoja.

4.2.1 Desplazamiento a travs de un libro de trabajo


Un Libro de trabajo nuevo contiene por defecto tres hojas de clculo (Aunque esto se
puede configurar). Puede seleccionar una hoja de un libro pulsando la etiqueta de hoja
que se encuentra encima de la barra de estado. Puede utilizar los
botones de desplazamiento de la etiqueta de hoja para recuperar etiquetas de hoja
que estaban ocultas de forma que tambin pueda seleccionarlas si as lo desea. La hoja
seleccionada pasa a denominarse la hoja activa.

4.2.2 Seleccionar varias hojas a la vez


De forma adicional, puede seleccionar varias hojas a la vez, incluso si son hojas no
adyacentes, e introducir los mismos datos en todas las hojas activas al mismo tiempo. Esto
resulta particularmente til si necesita configurar varias hojas que sean idnticas en algunos
aspectos (como por ejemplo, agregar rtulos comunes en un informe mensual).
Para seleccionar varias hojas al mismo tiempo. Pulse la etiqueta de la Hoja1, y
Mantenga presionada MAYUS y pulse la etiqueta Hoja3, las Hojas1, 2 y 3 han sido
seleccionadas y activadas. La palabra [Grupo] aparece en la barra de ttulo junto al nombre de
archivo.
Si el grupo de hojas que desea seleccionar no son adyacentes, mantenga pulsada la
tecla CONTROL y pulse las etiquetas de las hojas.
Cuando quiera volver a trabajar con una nica hoja, solo tiene que seleccionarla y el
grupo de hojas se desactivar.

4.2.3 Desplazamiento a travs de una hoja de clculo


Una hoja consta de columnas y filas. Las columnas se disponen verticalmente y se
identifican con letras en la parte superior. Estas letras son los encabezados de columna. Las
filas se disponen de forma horizontal y se identifican con nmeros dispuestos en la parte
izquierda de la hoja y hacia abajo. Estos nmeros son los encabezados de fila. A la
interseccin de una columna y fila se le denomina celda. Las celdas se identifican por sus
posiciones en las filas y las columnas. A esta combinacin de una letra de columna y un
nmero de fila se le llama referencia de celda. Con la interseccin de la primera columna y la
primera fila se obtiene la celda Al.
Cuando se selecciona una celda con el ratn, dicha celda se
activa. En ella se puede introducir nuevos datos o editar los datos
que contiene. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea.
Siempre podr saber la referencia de la celda en que est, mirando
el cuadro de nombres que se encuentra en la parte izquierda de la barra de frmulas, y los
encabezados de la fila y columna correspondiente se ponen en negrita y se destacan. Tambin
puede cambiar la celda activa pulsando la tecla INTRO, la tecla TAB o las teclas de flecha.

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Las barras de desplazamiento aparecen en la parte derecha o al fondo de la hoja y se


utilizan para visualizar rpidamente diferentes partes de una hoja cuando sta contiene ms
informacin de la que cabe en una pantalla. Cuando al utilizar las barras de desplazamiento
cambia la visualizacin de una hoja, la celda activa no cambia, lo nico que cambia es la
presentacin de la hoja. En la ventana de Microsoft Excel slo podr ver una pequea parte de
su hoja (la hoja entera consta de 256 columnas y 65536 filas), pero las barras de
desplazamiento le ayudarn a desplazarse rpidamente para ver cualquier parte de la hoja de
clculo.

4.2.4 Seleccin de las celdas de una Hoja de clculo


Trabajando con Excel, de manera similar a Word, para aplicar la mayora de los
comandos tenemos que realizar una operacin previa: seleccionar las celdas sobre las que
actuar el comando.
- Para seleccionar una celda, slo tiene que hacer clic sobre ella.
Pulse la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 2, la
celda B2 queda seleccionada. Como sta es la celda activa, B2 est rodeada de un
borde ancho. La referencia de celda, B2, aparece en el Cuadro de nombres, y los
encabezados de la columna B y la fila 2 se ponen en negrita y quedan resaltados.
El contenido de la celda aparece en la barra de frmulas.
Pulse la tecla de flecha hacia abajo, la celda activa es ahora B3.
Pulse CONTROL+INICIO.
La celda activa se desplaza hasta el principio de la hoja, la celda Al.

- Para seleccionar un rango o conjunto de celdas consecutivas haga clic en la


esquina y arrastre el ratn hasta la otra esquina. O con la tecla de MAY pulsada
recorra las celdas que quiera seleccionar con las flechas de teclado.
Arrastre el ratn desde la celda Al hasta la
celda C5, un rango rectangular de celdas queda
seleccionado. (para arrastrar, indique la primera
celda, luego mantenga presionado el botn del
ratn hasta que desplace el cursor, y sultelo
cuando el cursor se encuentre sobre la ltima
celda).
La celda Al es la celda activa dentro del rango seleccionado, y los encabezados
del rango (columnas de la A a la C y filas de la 1 a la 5) aparecen destacados.
 Pulse Intro repetidamente, la celda activa se desplaza dentro del rango
seleccionado.
 Pulse la celda A7, la celda A7 se convierte en la celda activa y el rango
anterior, ya no est destacado.

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- Para seleccionar una columna: haga clic en la etiqueta de la columna. O coloque la


celda activa en la columna deseada y pulsar CTRL + BARRA Espaciadora.

- Para seleccionar una fila: haga clic en la etiqueta de la fila. O coloque la celda
activa en la fila deseada y pulsar MAY + BARRA Espaciadora.
- Para seleccionar todas las celdas de la hoja: hacer clic debajo del Men de control,
o pulsar MAY + CTRL + BARRA Espaciadora.
- Para seleccionar mltiples rangos: seleccionar el primero segn el mecanismo
normal y los siguientes con CTRL + CLIC y arrastrar. Los siguientes rangos se
seleccionan teniendo pulsada la tecla CTRL. (Si tenemos pulsada la tecla ALT,
seleccionamos desde la celda inicial hasta la celda donde nos situemos).

4.2.5 Visualizar sugerencias tiles


La ventana de Excel, ofrece sugerencias de pantalla que le pueden ayudar a identificar
los botones de las barras de herramientas, y comentarios que aaden informacin adicional en
su hoja de clculo (se vern ms adelante).
Lleve el cursor sobre cualquier botn de una barra de herramientas, y aparecer una
sugerencia en pantalla debajo del cursor indicndole el nombre del botn.
Una celda que contiene un comentario se identifica por un pequeo tringulo rojo en
su esquina superior derecha.

4.3 Introduccin de datos


Puede introducir texto, nmeros, frmulas y funciones en cualquier celda de una hoja.
Cuando introduce datos, Microsoft Excel los reconoce como texto, fecha o nmero que puede
ser calculado, o bien como una frmula o una funcin.
Introducir datos es sencillo. Primero, seleccione la celda en la que desea que aparezca
la informacin, introduzca el texto o nmeros que desea y luego pulse
INTRO O TAB para introducir lo que escribi. Tambin puede pulsar
una tecla de flecha o pulsar otra celda para introducir la informacin
escrita.
Los datos se introducen por teclado, conforme introduce
datos, stos se visualizan en la barra de frmulas y en la celda
activa a la vez:
Puede cancelar una entrada antes de introducirla (por ejemplo, si la introdujo en la
celda equivocada o la escribi incorrectamente) pulsando ESC. Si comete un error mientras
escribe, puede utilizar la tecla RETROCESO para deshacer el error.

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4.3.1 Datos admitidos en Excel


En una celda de una hoja de clculo de Excel podemos introducir:

- Nmeros: 0 a 9, el signo $, caracteres . y ,, signo menos (-), letra E (exponente).


Ejemplos: 5.000,23; -45,30; 2,34E30; 2,34E-30; etc. Excel , por defecto, alinea
automticamente los nmeros a la derecha.
- Texto: mximo de 255 caracteres. Los datos de tipo texto pueden estar formados
por cualquier combinacin de letra, nmeros y smbolos especiales. Se
caracterizan porque con ellos no se puede operar matemticamente. Por defecto,
Excel alinea el texto a la izquierda.
- Fechas y horas: n entre 0 y 65380. 0 = 1 enero 1900, 65380 = 31 diciembre 2078.
Excel permite hacer operaciones con fechas y de este modo podr calcular cuntos
das han pasado desde un fecha concreta hasta la actualidad, cuntos das hay entre
dos fecha concretas, etc. Las fechas irn alineadas a la derecha dentro de una
celda. Hay distintos formatos de celda.
- Valores lgicos: VERDADERO y FALSO.
- Frmulas: secuencia de operaciones matemticas que se efectan con los datos
para obtener un resultado. Una frmula empieza siempre por el signo igual (=).
Ejemplo: =(A1+B1)*C1.
- Funciones: operaciones ya definidas en Excel, y que se pueden utilizar
directamente a travs de un nombre. Por ejemplo: =PROMEDIO(B3:B7) para
calcular una media aritmtica, o por ejemplo =VAN(tasa; valor1; valor2; ...) para
calcular el VAN de una inversin.

4.3.2 Posible informacin de error en la celda


Si en una celda aparecen signos como los siguientes, esto significa que:

#### : el n sobrepasa la celdilla, el resultado no cabe (basta con ampliar el ancho de


la celda o de la columna para poder visualizar su contenido).
#DIV0! : intenta divisin por cero (habr que repasar si la frmula/funcin es
correcta o los datos de entrada).
#N/A : no encuentra el valor
#NOMBRE? : hay un nombre que no reconoce
#NUM! : n que no entiende
#VALOR! : operador que no entiende

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4.4 Gestin de Archivos

4.4.1 Crear libros de trabajo nuevos


La opcin del men Archivo/Nuevo crea un nuevo libro vaco, con el nmero de hojas
determinado por las opciones de configuracin almacenadas en Excel. El botn de archivo
nuevo situado en la barra de herramientas, , tambin permite crear un libro de trabajo
nuevo y vaco. Como ya dijimos en su momento, Excel abre directamente un libro de trabajo
con un nmero determinado de hojas, dichas hojas y libro tienen nombre estndar: Hoja1,
Hoja2,... y Libro1.

4.4.2 Cmo abrir y cerrar un libro de trabajo


Cuando se inicia una sesin de Excel se crea un Libro de trabajo Nuevo, Libro1, pero
si lo que queremos es abrir un Libro de trabajo existente, es decir, previamente guardado, lo
podemos hacer de varias formas, pulsando el botn Abrir de la barra de herramientas
Estndar, o desplazarnos hasta el men Archivo/Abrir.
Aparece el cuadro de dilogo
Abrir. En este cuadro de dilogo,
seleccione el Libro de Trabajo con el
que desea trabajar. El recuadro de texto
rotulado Buscar en, muestra la carpeta
que est seleccionada actualmente, si en
ella no se encuentra el libro de trabajo
que esta buscando, despliegue la lista
desplegable que aparece en el cuadro
Buscar en y localice el libro buscado en
las distintas Unidades de Disco y
Carpetas.
Una vez seleccionado el Libro de trabajo que desea abrir, haga doble clic sobre l.
Se pueden abrir varios libros de trabajo sin tener que cerrar otros. A la hora de cerrar
un libro, deber pulsar la opcin del men Archivo/Cerrar o pulsar sobre la X de la ventana
del documento. Si el libro ha sufrido cambios y no se han guardado, se pedir la confirmacin
de guardar los cambios o no.

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4.4.3 Guardar un archivo con un nuevo nombre


Cuando guarde un archivo por primera vez, pngale un nombre y especifique dnde
desea almacenarlo. Pulse la opcin del men Archivo/Guardar como para almacenar el libro
en una ubicacin nueva o con un nuevo nombre.
Aparece entonces el cuadro de
dilogo Guardar como. En el recuadro
de texto rotulado Guardar en, busque el
lugar donde quiere guardar su libro de
trabajo y en el recuadro Nombre de
archivo, introduzca el nombre con el que
desea almacenarlo (Intente que el
nombre guarde relacin con el trabajo
realizado).
Pulse el botn Guardar, o pulse
Intro, para cerrar el cuadro de dilogo y
guardar el archivo.

4.5 Facilitar la introduccin de datos


Excel viene provista de una serie de tcnicas especiales que facilitan la introduccin
de los datos en las hojas.
Estas tcnicas especiales son Autocompletar, Seleccin de una lista, Autollenado e
Inmovilizacin de paneles.

4.5.1 Autocompletar
Esta caracterstica consiste en que cada vez que introduzca un dato en una celda de
una columna, ya no ser necesario que vuelva a escribirlo completo, ya que cuando comienza
a escribir dicho dato en otra celda de la misma columna, Excel lo detecta y lo termina de
escribir por usted. Si esto ocurre y el dato le interesa, slo tiene que pulsar sobre la tecla
ENTER; si no le interesa ese dato, contine escribiendo.

Si dentro de la misma columna tiene dos o ms palabras que comienzan por la misma
letra o la misma slaba, cuando comience a escribir, no efectuar el autocompletado hasta que
no haya un carcter diferencial que le permita identificar el dato que desea introducir.

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4.5.2 Seleccin de una lista


Esta caracterstica se aprovecha de que a medida que va introduciendo datos en una
columna, Excel va creando una lista con todos ellos. Luego, cuando vaya a repetir en una
celda un dato que ya haya introducido en la columna, puede seleccionarlo de esa lista, en vez
de tener que volverlo a escribir.
El procedimiento para hacer uso de esta caracterstica es el que veremos
seguidamente:
Haga clic con el botn derecho del ratn sobre
cualquier celda de la columna que contenga datos (si
desea cambiar el contenido de esa celda) o en la
primera celda vaca situada debajo de los datos.
Seleccione la opcin Elegir de la lista del men
contextual para que Excel muestre la lista de datos
existentes.
Haga clic sobre el dato que desee introducir en la celda.

4.5.3 Autollenado
Esta caracterstica dota a la hoja de mayor potencia y se puede utilizar para tres
acciones de importancia:
Copiar el mismo dato en varias celdas: Escriba un dato cualquiera en una celda y observe
que en la esquina inferior derecha del recuadro de la celda activa aparece un cuadradito.
Site el puntero sobre ese cuadradito y al transformarse en una cruz arrastre hacia abajo,
hacia arriba, a la derecha o a la izquierda, tantas celdas como quiera, para que en ellas
aparezca el mismo dato de la celda inicial. Cuando suelte, ver como todas las celdas
seleccionadas se rellenan con ese dato.

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Copia incremental de datos textuales. Si Excel detecta que el dato que hay en la celda
inicial es un dato especial (es decir que ese dato pertenece a una serie), no se comportar
de la misma manera, sino que rellenar las celdas seleccionadas continuando a partir del
dato inicial, con la serie definida. Cuando hay una serie definida para el dato inicial, a
medida que vamos arrastrando en la direccin que queremos rellenar, Excel nos indica
con una etiqueta amarilla el valor de la ltima celda que estamos seleccionando, para que
sepamos por qu valor va la copia. Si lo que queremos es copiar el contenido de una celda
en otra y no utilizar las series de datos definidas, mientras realicemos el paso de arrastre,
mantendremos pulsada la tecla de CNTRL. De esta forma, lo que hace es copiar el
contenido de la celda en todas las dems.

Acciones
correctas
(texto)

Tambin puede utilizar el autollenado para introducir series de datos numricos. Para ellos
debe introducir los dos primeros nmeros de la serie en celdas consecutivas. Seleccione
ambas celdas y a continuacin arrastre el gestor de llenado para crear la serie. El
incremento que utilizar Excel para crear la serie, vendr dado por la diferencia entre los
dos nmero introducidos. Si slo introduce un nmero y arrastra, en vez de crear una
serie, estar copiando el nmero a las celdas adyacentes.

Acciones
incorrectas
(nmeros)

Acciones
correctas
(nmeros)

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4.5.4 Definicin de series


La herramienta de la copia incremental no sera tan potente si no pudisemos definir
nuestras propias series para aplicarlas (por ejemplo, podemos definir una lista ordenada con
los colores desde el blanco hasta el negro). Para definirlas haramos lo siguiente:

a) Elegir la opcin del men Herramientas/Opciones


b) Aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que debe seleccionar la pestaa
Listas personalizadas. En esta pestaa se muestran las series ya definidas y nos
permitir aadir nuevas series o eliminar series ya existentes.

c) Para crear una nueva serie, coloque el cursor directamente en el cuadro entradas
de lista.
d) Teclee los elementos que quiere que tenga su serie. Podemos separar los elementos
con comas o con la tecla Intro.
e) Pulsar el botn Agregar para aadir la nueva lista a la coleccin de la parte
izquierda y pulsar el botn Aceptar.
Esta nueva lista la podemos utilizar como el resto sin ningn problema. Una lista
permanecer hasta que la eliminemos. Para eliminar una lista, abra de nuevo el mismo cuadro
de dilogo anterior, seleccione de la coleccin de la izquierda la lista que quiera eliminar y
pulse el botn Eliminar, en esta operacin, nos pedir confirmacin de la accin.

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4.5.5 Inmovilizar los paneles para mantener visibles


los encabezados de columna
Cuando comience a introducir datos en la hoja de clculo, sta comenzar a llenarse
con la informacin y tal vez no pueda ver todos los datos en su pantalla. Cuando revise una
hoja de clculo de gran tamao, puede hacer que sus tareas de edicin resulten ms fciles si
controla lo que puede ver en la pantalla.
Por ejemplo, la lista de clientes es demasiado larga para verse en una ventana, de
forma que cuando introduce datos al final de la lista, no puede ver los encabezados de
columna que aparecen en la parte superior de la lista. Puede inmovilizar la primera fila (la fila
con los encabezados de columna) de forma que se muestre en la pantalla sin tener en cuenta el
lugar de la lista en el que est trabajando.
Si quiere inmovilizar una fila de forma que los rtulos de columna permanezcan
visibles mientras introduce nuevos datos al final de la lista, seleccione la fila siguiente a la
que quiere inmovilizar, y en el men Ventana, pulse Inmovilizar paneles.

La fila superior, la fila 1, se inmoviliza. Puede desplazarse a lo largo de la hoja y la


fila 1 seguir visualizndose.

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4.6 Edicin en la Hoja de Clculo


Vamos a ver a continuacin qu tipos de datos admite Microsoft Excel y cmo puede
modificar o editar datos de una hoja de clculo, suprimiendo los datos, cambiando unos
cuantos caracteres de una entrada, sobreescribiendo una entrada existente, y copiando y
moviendo informacin.

4.6.1 Editar los datos de una celda


Al trabajar con Excel, cometer errores con frecuencia. Estos errores puede detectarlos
mientras introduce los datos o despus de pasar a otra celda.
Si el error lo comete mientras est escribiendo un dato, tiene dos posibilidades para
corregirlo:
Pulsar la tecla Retroceso (borrar) para borrar el carcter que hay justo a la izquierda
del punto de insercin. Cada pulsacin borra n carcter. Cuando haya borrado el
error, contine introduciendo el resto de datos de esa celda.
Haga clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas para borrar completamente
el dato que est introduciendo y comenzar de nuevo.
Si los datos ya estn introducidos en la celda, deber proceder de otra forma diferente
para modificarlos.
Si lo que quiere es sustituirlo por un nuevo dato, active la celda, escriba el nuevo
dato, y ste aparecer en lugar del anterior.
Si quiere corregir slo una parte del dato, haga doble clic sobre la celda y aparecer
el punto de insercin con el cual podr moverse y corregir los errores. Tambin
puede activar la celda y despus hacer clic sobre la barra de frmulas y realizar all
las correcciones.

4.6.2 Borrar y Eliminar


Desde el men de Edicin tenemos las opciones de borrar y eliminar. No es lo
mismo borrar que eliminar en Excel.
Mediante el comando de borrado, podemos borrar de un rango seleccionado: todo (es
decir el contenido de la celda y el formato), slo los formatos, los contenidos o los
comentarios (ya se vern ms adelante). Cuando borramos, la celda o celdas que borramos
siguen existiendo, no se eliminan fsicamente.
Mediante el comando de eliminacin, podemos eliminar
celdas fsicamente. Al elegir esta opcin aparecer un cuadro de
dilogo para que el usuario especifique cmo quiere rellenar el
hueco dejado por las celdas borradas: desplazando el resto de celdas
de su misma fila hacia la izquierda o el resto de celdas de su misma
columna hacia arriba, o bien eliminar la fila o la columna completa
en la que est incluida la celda a eliminar.

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4.6.3 Mover celdas dentro de la misma hoja de clculo


Para mover celdas de una posicin de la hoja a otra posicin dentro de la misma hoja,
tenemos varias posibilidades:
- Arrastrando con el ratn: Para ello deber en primer lugar seleccionar la celda o
rango de celdas que quiere mover. Una vez seleccionadas las celdas, seale un borde
de la seleccin, y luego mantenga presionado el botn del ratn, mientras arrastra la
celda o el rango seleccionado hasta la posicin deseada.
- Con las opciones del men Edicin: Seleccione la celda o rango de celdas que
quiera mover y pulse sobre la opcin del men Edicin/Cortar. A continuacin
ponga activa la celda a la que quiere llevar el contenido de la celda seleccionada y
pulse la opcin del men Edicin/Pegar.
- Con los botones de las barras de herramientas: Seleccione la celda o rango de celdas
que quiera mover y pulse sobre el botn de la barra de herramientas Cortar .A
continuacin ponga activa la celda a la que quiere llevar el contenido de la celda
seleccionada y pulse sobre el botn Pegar .
- Con las teclas abreviadas: Seleccione la celda o rango de celdas que quiera mover y
pulse sobre la combinacin de teclas CNTRL+X. A continuacin ponga activa la
celda a la que quiere llevar el contenido de la celda seleccionada y pulse la
combinacin de teclas CNTRL+V.

4.6.4 Mover celdas a una Hoja de clculo diferente


El arrastre de celdas para desplazarlas funciona bien cuando se desplazan celdas a
corta distancia sobre la misma hoja, pero si desea desplazar celdas hasta un rea diferente de
la hoja o hasta otra hoja de clculo, resulta ms fcil utilizar los botones de las barras de
herramientas, las teclas abreviadas o las opciones del men vistas en el apartado anterior.

4.6.5 Copiar celdas dentro de la misma hoja


Existen muchas maneras de copiar celdas dentro de una misma hoja de clculo:
- Arrastrando con el ratn: Para ello deber en primer lugar seleccionar la celda o
rango de celdas que quiere mover. Una vez seleccionadas las celdas, seale un borde
de la seleccin, y luego mantenga pulsada la tecla CONTROL mientras arrastra la
seleccin hasta la posicin deseada. Mientras arrastra, aparece junto al puntero un
pequeo signo ms (+) que le indica que est arrastrando una copia de la seleccin,
suelte el botn del ratn y luego suelte CONTROL, las celdas quedan copiadas en
una nueva posicin.
- Con las opciones del men Edicin: Seleccione la celda o rango de celdas que
quiera copiar y pulse sobre la opcin del men Edicin/Copiar. A continuacin
ponga activa la celda a la que quiere llevar el contenido de la celda seleccionada y
pulse la opcin del men Edicin/Pegar.
- Con las teclas abreviadas: Seleccione la celda o rango de celdas que quiera copiar y
pulse sobre la combinacin de teclas CNTRL+C. A continuacin ponga activa la
celda a la que quiere llevar la copia del contenido de la celda seleccionada y pulse la
combinacin de teclas CNTRL+V.

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Ofimtica Tema 4. Hoja de Clculo: Microsoft Excel.

- Con los botones de las barras de herramientas: Seleccione la celda o rango de celdas
que quiera copiar y pulse sobre el botn de la barra de herramientas Copiar .A
continuacin ponga activa la celda a la que quiere llevar la copiar del contenido de
la celda seleccionada y pulse en el botn Pegar .
- Con el botn derecho del ratn: Seleccione la celda o rango de celdas que quiera
copiar. Seale un borde de la seleccin, y luego utilice el botn derecho del ratn
para arrastrar la seleccin hasta otra posicin. Despus de soltar el botn derecho
del ratn aparece un men contextual, elija la opcin Copiar aqu, las celdas son
copiadas en la nueva posicin.

4.6.6 Copiar celdas a una hoja de clculo diferente


Al igual que con el desplazamiento de celdas, el arrastre de celdas para copiarlas
funciona bien cuando copia las celdas a cortas distancias de la misma hoja, pero si desea
copiar celdas en otra zona de la hoja o en otra hoja de clculo, resulta entonces ms fcil
utilizar los botones de la barra de herramientas, las opciones del men o las teclas abreviadas.
Para eliminar el borde de desplazamiento alrededor de la seleccin, pulse la tecla ESC.

4.6.7 Copiar referencias a celdas


A veces no interesa copiar una celda, ya que el contenido de ambas celdas debe ser el
mismo (es decir, si cambia una celda que cambie la otra). Para ello debe Copiar y a la hora
pegar usar el men Edicin/Pegado Especial y pulsar el botn Pegar Vnculos.
Por ejemplo: si en una hoja de clculo tenemos en la celda A4 el inters de un
prstamo, y quiero tener ese inters en otra celda, en vez de utilizar Copiar/pegar, en esa otra
celda ponemos =A4. Con esto conseguimos que si modifico A4 se modifica tambin esta otra
celda y todas de las que dependa o la utilicen.

4.6.8 Deshacer y rehacer una accin


Otras opciones que nos proporciona Microsoft Excel es la posibilidad de deshacer
alguna operacin que hayamos realizado o repetir otra. Para ello tenemos dos opciones de
hacerlo, la primera mediante el men de Edicin donde los dos primeros comandos
(Deshacer y Rehacer) nos permiten realizar estas acciones.
Cabe destacar que mediante la opcin del men Edicin, solamente se puede deshacer
o repetir la ltima accin realizada (vemos como tienen su combinacin de teclas abreviadas).
Sin embargo, en la barra de herramientas tenemos dos botones que tambin nos realizan estas
acciones: para deshacer y para Rehacer, en ambos casos, la parte de la izquierda
(la que lleva dibujada la flecha azul), nos sirve para deshacer o repetir la ltima accin
realizada, pero el botn de la derecha (el que lleva el tringulo negro) nos despliega una lista
de las acciones realizadas ltimamente y podemos seleccionar un grupo de acciones a
deshacer (aunque no siempre es posible deshacer ms all de la ltima accin).

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4.7 Operaciones sobre las hojas de un libro


Un libro por defecto se crea con tres hoja, que se llaman: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Una
vez que el libro est creado, podemos modificar el nmero de hojas del libro, insertando
nuevas hojas o eliminando algunas de las existentes. Tambin podremos cambiar el nombre
de las hojas y moverlas o copiarlas a otro sitio.

4.7.1 Insertar hojas en un libro


Si necesita insertar una hoja de clculo, utilice el botn derecho del ratn para pulsar
una etiqueta de hoja, pulse la opcin Insertar del men contextual y luego pulse dos veces el
icono de Hoja de clculo.

Tambin podra haberlo hecho pulsando la opcin del men Insertar/Hoja de clculo.

4.7.2 Eliminar hojas de un libro


Por omisin, los nuevos libros contienen tres hojas de clculo. Si no necesita las hojas
de sobra, puede simplificar su libro suprimindolas (en el caso de que posteriormente las
necesitara, siempre tendr la posibilidad de agregarlas).
Para eliminar hojas de un libro, seleccione las hojas que quiera eliminar y pulse la
opcin del men Edicin/Eliminar hoja, o bien utilice el men contextual.
Aparece un recuadro con un mensaje, indicndole que confirme la supresin de las
hojas de clculo, pulse Aceptar, las hojas de sobra quedan eliminadas.

4.7.3 Cambiar el nombre a las hojas de un libro


Si un libro de trabajo contiene varias hojas de clculo, los nombres de hoja (en las
etiquetas de hoja) son importantes para la identificacin. Incluso si slo hay una hoja en el
libro, el nombre de hoja es importante porque puede utilizarse en frmulas, y tambin
proporciona el encabezado por omisin de las pginas impresas.

Puede darle a sus hojas nombres que tengan ms sentido que el de Hojal, para ello
pulse dos voces la etiqueta Hojal, se destaca el nombre de la hoja, introduzca el nombre con el
que quiere conocer la Hoja luego pulse INTRO. Esta misma operacin la podra haber
realizado pulsando la opcin del men Formato/Hoja/Cambiar Nombre.

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4.7.4 Mover y copiar hojas de un libro


En Excel, tenemos la posibilidad de mover hojas de sitio dentro de un mismo libro o a
otro libro distinto y tambin tenemos la posibilidad de copiar hojas a otros libros o al mismo
libro. Solamente hay que tener algo en cuenta: si vamos a copiar o mover una hoja a un libro
que ya existe, ste deber estar abierto antes de activar el comando. Si se va a copiar o mover
a un libro nuevo, no hace falta crearlo antes.

a) Seleccionar la hoja que desea mover o copiar y pulsar sobre la opcin del men
Edicin/Mover o copiar hoja.
b) Activar la casilla de Crear una copia en el caso de que
sea la operacin que deseamos hacer (por defecto es
mover hoja).
c) seleccionar el libro al que ir la hoja (o su copia) en Al
libro.
d) seleccionar la hoja que ir detrs de la que estamos
moviendo (para el caso de llevarla al final, elegir esta
opcin) en Antes de la hoja.
e) Pulsar el botn Aceptar.
Tambin podemos hacerlo arrastrando al pinchar sobre el nombre de una hoja (si
tenemos pulsado adems la tecla Ctrl se copia, si no slo la movemos de sitio) al sitio donde
queremos la hoja.

4.7.5 Ocultar una hoja de clculo de un libro


En determinadas situaciones, nos puede interesar ocultar alguna hoja de un libro. Al
ocultar una hoja de clculo no se perder la informacin que contuviera, simplemente
permanecer oculta hasta que se decida mostrar su contenido. Si queremos ocultar una hoja,
podemos utilizar la opcin del men Formato/Hoja/Ocultar.

4.7.6 Mostrar una hoja


Para mostrar una hoja que estaba oculta, pulse
sobre la opcin del men Formato/Hoja/Mostrar.
Aparecer entonces el cuadro de dilogo Mostrar.
Seleccione el nombre de la hoja que desea mostrar, y
haga clic sobre el botn Aceptar.

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4.8 Cmo hacer correcciones ortogrficas.


Al igual que ocurra en Word. Por mucho que nos esforcemos en mejorar el aspecto de
una hoja de clculo cambindole el formato, la hoja quedar muy mal si en ella aparecen
faltas de ortografa. Para solucionar este problema, Excel nos ofrece dos herramientas: el
corrector ortogrfico y la Autocorreccin.

4.8.1 Corrector ortogrfico


Para corregir las faltas de ortografa en Excel, pulsaremos sobre la opcin del men
Herramientas/Ortografa o pulsaremos sobre el botn ortografa de la barra de
herramientas. Cualquiera de las dos opciones podr visible el cuadro de herramientas
Ortografa. En este cuadro se visualizarn de una en una todas aquellas palabras que no estn
en el diccionario (esto significa que pueden ser faltas de ortografa o no). El usuario decidir
entonces:
- Si la palabra est bien escrita, pero no desea aadirla al diccionario, con lo cual
deber pulsar el botn Omitir una vez u Omitir todas.
- Si la palabra est bien escrita y desea aadirla al diccionario, con lo cual deber
pulsar el botn Agregar al diccionario.
- Si la palabra est mal escrita y una de las sugerencias es correcta, con lo cual el
usuario deber seleccionar la sugerencia correcta y pulsar sobre el botn Cambiar o
Cambiar todas.

En Excel no est disponible la correccin gramatical ya que la correccin gramatical


se realiza por frases, y no es frecuente escribir en una celda mucha informacin.

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4.8.2 Usar la Autocorreccin


Autocorreccin corrige errores de escritura mientras usted escribe. No tiene que hacer
nada extra, y tal vez ni siquiera se d cuenta de que cometi un error y de que ste ha sido
corregido. Autocorreccin incluye una lista extensa de palabras que normalmente se escriben
incorrectamente, pero puede personalizarla agregndole sus propias palabras a la lista.
Tambin puede personalizar Autocorreccin para insertar palabras largas o frases cuando
introduce una breve abreviatura o siglas.

Para desactivar Autocorreccin, pulse la opcin del men Herramientas/


Autocorreccin y luego quite la marca de la casilla de verificacin, Reemplazar texto
mientras escribe.
Para deshacer un cambio de Autocorreccin sin tener que desactivar Autocorreccin,
pulse el botn Deshacer tan pronto como se haya realizado el cambio de Autocorreccin.

4.8.2.1 Corregir palabras generalmente mal escritas


Si escribe mal una palabra, pero esta en la Autocorreccin, se corrige
automticamente, cuando pulse la BARRA ESPACIADORA O INTRO, la escritura de la
palabra que acaba de introducir estar correcta.

4.8.2.2 Personalizar Autocorreccin.


En el men Herramientas, pulse Autocorreccin, se abre el cuadro de dilogo
Autocorreccin, en el recuadro Reemplazar, introduzca el valor que hay que cambiar y en el
recuadro Con, introduzca el valor que quiere que aparezca, y pulse el botn Agregar. Si tiene
ms palabras que agregar a la lista, pulse Agregar, agregue los trminos y siglas que desee y
una vez que haya acabado, pulse Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.

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4.9 Realizar operaciones con los datos de una hoja de clculo.


Lo ms importante a tener en cuenta al trabajar con una hoja de clculo, es que el
objetivo de la misma es poder simular con distintos datos de entrada el modelo implementado.
Por ello es imprescindible distinguir bien lo que son los datos de entrada del problema, lo que
es el modelo a implementar, y lo que son los datos de salida.
Una vez que sabemos cules son los datos de entrada, debemos obtener los datos de
salida en funcin de esos datos de entrada, de forma que si variamos unos, se modifiquen los
otros.
Por ejemplo: quiero calcular la media de las edades de 5 personas: 21, 19, 7, 16 y 30.
Para ello slo tendra que obtener (21+19+7+16+30)/5 pero si quiero hacer algn cambio en
los datos de entrada, debo volver a calcularlo todo de nuevo. Para evitar esto, la hoja de
clculo me permite calcular la media de celdas, con los nmeros que contengan, sean stos
los que sean. Por tanto si se modifica alguno de estos datos, automticamente se modifica el
resultado.
Lo importante, por tanto, es utilizar bien las frmulas y/o funciones que utilicemos en
la hoja de clculo, de forma que TODO est en funcin de los datos de entrada, de forma que
al modificar stos se modifiquen los resultados. Esto implica evitar al mximo el uso de
constantes en las frmulas, salvo en aquellas en que sea absolutamente indispensable. En vez
de esto, se utilizarn las referencias a las celdas donde se encuentren estos datos.

4.10 Frmulas
Una frmula es una serie de valores, referencias de celdas, nombres de rango,
funciones y operadores escritos en una secuencia lgica que nos produce un resultado. Las
frmulas empiezan siempre por = y van seguidas de la secuencia lgica de datos permitidos
en las frmulas. Diremos que una frmula tiene dos partes: Datos y Operadores
Datos: Nmeros, Referencias de celdas, Nombres de rango (ya definidos), y las
funciones de Excel o del usuario.
Operadores: Aritmticos (+,-,/,*,%,^), Comparacin (<,>,>=,<=,<>), Texto (&).1

Ejemplos de frmulas:
=A6+A7/C16
=(B1+B2)/2
=C6^2
=PRECIO*UNIDADES
=PRECIO*A3

1
La prioridad para los operadores en el caso de que no haya parntesis es %:2 , ^:3, * y /:4 ,+
y -:5.

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Es muy importante utilizar todos los parntesis que sean necesarios para que la
frmula no sea ambigua ni de lugar a confusiones. Por ejemplo, para calcular una media
aritmtica de dos valores se podra pensar que la frmula =C4+B6/2 es correcta, cuando en
realidad se divide por 2 la celda B6, y su resultado se suma a C4, con lo que no obtenemos la
frmula. Para ello tendramos que haber escrito =(C4+B6)/2
En Microsoft Excel, todas las frmulas comienzan con un signo igual (=). Tras este
signo, se introduce la frmula y luego se pulsa INTRO. Una vez introducida la frmula, la
celda mostrar los resultados de los clculos. Puede editar fcilmente la frmula para
modificar cualquier parte de sta.

4.10.1 Introducir una frmula sencilla


Si queremos introducir una frmula para sumar dos nmeros, nos colocamos en
cualquier celda de la hoja e introducimos =52+200. Al pulsar INTRO, la frmula es
introducida en la celda, y aparece el resultado de la suma. En este caso la frmula est
sumando dos constantes. Si queremos realizar la suma de otros dos nmeros, tendramos que
editar la celda en la que se introdujo la frmula y modificar la constante que nos interese.
Si en vez de realizar la suma de dos constantes, queremos introducir una frmula que
sume el contenido de dos celdas, habr que seleccionar la celda de la hoja en la que queremos
insertar la nueva frmula, introducir el signo =, pulsar con el ratn sobre una de las celdas con
la que queremos operar, teclear el operador que nos interese, y volver a pulsar con el ratn
sobre la segunda celda con la que queramos operar, Ejemplo: =C1+C2. Cuando pulsemos
INTRO, en la celda en la que se encuentra la frmula, aparecer el resultado de realizar la
operacin sobre el contenido de las dos celdas seleccionadas. Si en algn momento cambia el
contenido de alguna de las dos celdas a las que se hace referencia en la frmula, el valor que
devuelve la frmula, se ver automticamente modificado.
Tambin puede introducir frmulas que utilicen una combinacin de referencias de
celda y nmeros constantes. Por ejemplo, puede introducir una frmula que calcule un
impuesto l 7 por 100 del precio de una venta, multiplicando 0,07 por una referencia de celda.
Ejemplo:=C1*0,07

4.10.2 Editar una frmula existente


Puede editar una frmula seleccionando la celda que la contiene y luego realizando
cambios en la barra de frmulas. Tambin puede pulsar dos veces la celda y realizar los
cambios directamente en la celda donde se encuentra la frmula.

4.11 Nombres de rango


Dentro de los datos de una frmula, se coment que se pueden introducir nombre de
rangos. Un rango puede ser definido como una porcin de hoja delimitada por la celda
superior izquierda y la celda inferior derecha (se escribe utilizando estas dos celdas lmite
separadas por dos puntos)
Ejemplos: A1:A20 (en la misma fila, incluyendo las celdas A1 y A20). A1:D7 (rango
rectangular que agrupa las celdas comprendidas entre la A1 y la D7, ambas incluidas), etc.
Un nombre de rango es un identificador de una celda o grupo de celdas que nos
facilita su uso. Los nombres siempre debern estar en relacin con el contenido especfico de
las celdas o rangos nominados, con el fin de poderlas identificar sin demasiado esfuerzo. Por
ejemplo si en B1:B36 tengo las notas de los alumnos de una asignatura, para calcular la media

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puedo utilizar una funcin llamada PROMEDIO(B1:B36), pero si nombro el rango B1:B36
como NOTAS la funcin quedara PROMEDIO(NOTAS) que es mucho ms legible y
evidente.
En muchos casos, es ms cmodo sustituir el rango de celdas sobre el que acta una
frmula o funcin por el nombre de este rango. Evita modificar varias celdas y es til para
datos que son susceptibles de ser cambiados a lo largo del tiempo, por ejemplo, si el valor de
una celda es VENTAS*IVA, podemos asignar el nombre de IVA a una frmula, en este caso
=12%, para que cuando cambie de valor solo necesitar corregirlo una vez y no en cada celda
que apareciese el clculo.
Por otro lado, si en una celda realizamos la suma de todas las VENTAS, podemos
definir VENTAS como un conjunto de celdas, de ese modo, la suma ser SUMA(VENTAS) y
cuando cambie el nmero de celdas de las ventas, solamente tendremos que cambiarlo en el
nombre definido y no en cada frmula que utilice estas ventas.
Para asignar un nombre a una celda, rango o frmula podemos hacer lo siguiente:

Nominar Celda o Rango:


- Seleccionar celda/s del rango
- Pulsar la opcin del men Insertar/Nombre/Definir
- En Nombres en el libro teclear el
nombre del rango y pulsar el
botn Agregar.
- Para acabar, pulse el botn
Cerrar.

Nominar frmula:
- Pulsar la opcin del men Insertar/Nombre/Definir
- En nombres en el libro teclear el nombre que desea asignarle a la frmula.
- En se refiere a teclear la frmula Ejemplo:=12% y pulsar el botn Agregar y
Cerrar.
Uso de nombres de rango: Para hacer uso de todos estos
nombres podemos escribirlos en la frmula o, colocando el
cursor en la zona de la barra de frmulas donde queremos que
vaya el nombre pulsar la opcin del men
Insertar/Nombre/Pegar, al hacerlo aparecer el cuadro de
dilogo pegar nombre. Seleccionar el nombre deseado y
Aceptar. La modificacin de celdas, se actualiza
automticamente donde se est utilizando.

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4.12 Ocultar ceros de la hoja de clculo


Si aplicamos una frmula o una funcin a un Rango de celdas, y stas hacen referencia
a datos que todava no han sido rellenados, en estas celdas aparecern ceros, como resultado,
si queremos ocultar esos ceros de la Hoja, para logra una mejor presentacin lo podremos
hacer:
En el men Herramientas/Opciones.
Se abre el cuadro de dilogo Opciones.
Pulse la ficha Ver, borre la marca de la casilla de verificacin Valores cero, y luego
pulse Aceptar.
Los ceros extraos que aparecen en la hoja de clculo quedan ocultos.

4.13 Copia de frmulas en otras celdas


Supongamos que deseamos formular una hoja que calcule la suma por filas de cinco
columnas, para insertar la primera frmula, realizaramos el procedimiento anteriormente
explicado. Ahora supongamos que ese mismo clculo se debe realizar en varias filas pero que
cada una realice la suma sobre las celdas que le afectan, es decir, si la primera frmula estaba
en la fila 1 y sumaba las columnas de la A a la D, tendramos la frmula =A1+B1+C1+D1,
ahora bien, en la fila 2, la frmula debera ser =A2+B2+C2+D2, y as sucesivamente.
Tenemos un procedimiento de copia que nos facilita este tipo de operaciones: el
copiado de frmulas.

Escribir la primera frmula en la celda inicial.


Pulsar la opcin del men Edicin/Copiar.
Colocar el cursor en la/s celda/s destino (seleccionando el rango en caso de ser
necesario).
Pulsar la opcin del men Edicin/Pegar.

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O bien :

Escribir la primera frmula.


Colocando el puntero del ratn sobre el cuadrado negro de la esquina inferior
derecha (forma de cruz negra pequea), pinchar y sin soltar, arrastrar hasta la
celda que queremos copiar la frmula (copiado de series).

Ahora, Excel, ha copiado la frmula pero actualizando los valores de las celdas
involucradas en dicha frmula, es decir, utilizando las posiciones relativas de las celdas como
referencias a copiar. Esta posibilidad es una de las opciones ms potentes que ofrece una hoja
de clculo, ya que evita tener que copiar una frmula que se repite para cada uno de los
valores requeridos.
Por ejemplo, supongamos que calculamos la nota media de un alumno como la nota
media de su nota de teora y su nota de prcticas. Si queremos calcular la nota media de todos
los alumnos, que son 350, no hace falta que introduzcamos 350 veces la frmula, slo hay que
situar correctamente los datos, la frmula y copiarla adecuadamente.
A B C D
1 Teora Prcticas Nota Media
2 Alumno 1 6 5 =(B2+C2)/2
3 Alumno 2 8 7 =(B3+C3)/2
4 Alumno 3 (etc.) 9 7 =(B4+C4)/2

4.13.1 Referencias relativas y absolutas


Supongamos que queremos calcular los totales de ventas de una empresa por producto,
las frmulas insertadas seran las siguientes:

A B C D

1 Producto Enero Febrero Total

2 Ordenadores 1.500 2.100 =B2+C2

3 Pizarras 407 324 =B3+C3

4 Impresoras 23 12 =B4+C4

5 Mesas 4320 5221 =B5+C5

Tabla 1. Ejemplo de direccionamiento relativo.

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Vemos como las frmulas contenidas en la columna D guardan una relacin muy
clara, son las mismas frmulas pero aumentadas en una fila. Cuando utilizamos el
procedimiento de copia de frmulas, nos permite obtener este tipo de frmulas que guardan
esta relacin entre s. El direccionamiento usado hasta ahora ha sido el relativo, es decir, si
D2=B2+C2 y lo copiamos a D3, entonces obtenemos D3=B3+C3 (ocurre cuando utilizamos
el comando de copia).
Esto es til en algunos casos, pero en otros no. Por ejemplo: supongamos ahora que
queremos calcular el porcentaje que supone sobre el total de ventas general, las ventas de cada
uno de los productos:

A D E

1 Producto Total Porcentaje

2 Ordenadores 3.600 =D2/D6

3 Pizarras 731

4 Impresoras 35

5 Mesas 9.541

6 Total 13.907

Tabla 2. Ejemplo de direccionamiento relativo.

Cuando copiamos la celda E2=D2/D6 a la celda E3, el resultado ser E3=D3/D7, pero
esa no es la frmula que queremos, sino que es E3=D3/D6, es decir, nos interesa que la celda
D2 original s aumente, pero la celda D6 se mantenga fija. Para ello utilizamos el
direccionamiento absoluto, anteponiendo el smbolo $ a aquella etiqueta de fila y/o
columna que queramos fijar, en este caso, como solamente nos interesa fijar la fila 6,
cambiaremos la frmula original a E2=D2/D$6.
Podemos fijar tanto la fila como la columna de una celda (referencia absoluta a celda),
anteponiendo el smbolo $ a su nombre de fila y de columna. Por ejemplo $A$3, $F$2, etc.
Podemos poner estos smbolos directamente, simplemente pulsando F4 encima de la
referencia de la celda.
Las referencias absolutas a celdas no son necesarias si se nombran convenientemente
las celdas. En el ejemplo anterior si nombramos a D6 como TOTAL, en la frmula que
introducimos en E2 bastaba con escribir =D2/TOTAL, que al copiar la frmula se mantiene
esta referencia, de forma que en E3 la frmula resultante sera D3/TOTAL.
Es muy importante saber utilizar las referencias absolutas a celdas, ya que evita
utilizar constantes que no lo son, o duplicidades innecesarias o incontroladas. Cuando hay que
repetir un dato varias veces en una hoja de clculo, lo que se debe hacer es ponerlo solo una
vez en una celda, y que todas las dems hagan referencia a ella, de forma que si este dato
vara, slo tenga que cambiarlo una sola vez, en una sola celda.

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4.14 Funciones
Las funciones son herramientas de clculo que Microsoft Excel pone a nuestra
disposicin para ser usadas en hojas de clculo. Pueden usarse para tomar decisiones sobre los
valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden
realizar tambin gran variedad de clculos distintos.
Para que las funciones cumplan su cometido es necesario en la mayora de los casos,
facilitarles unos datos. Estos datos es lo que se conoce como argumentos de la funcin.
Pueden ser diferentes tipos, como veremos posteriormente y su nmero depende de la funcin
de que se trate.

4.14.1 Sintaxis de las funciones


Las funciones en Excel tienen la siguiente sintaxis:
=NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2;....)
Van siempre precedidas del signo igual y, a continuacin, si espacios en el medio, el
nombre de la funcin seguido de un parntesis que contendr todos los argumentos separados
por punto y coma (;). Los parntesis son imprescindibles, incluso si la funcin no lleva
argumentos. En caso de que alguno de ellos falte, Excel le avisar con un mensaje de error.
Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, est ir limitado por la primera
celda del rango seguida de dos puntos (:) y la ltima celda del mismo. Por ejemplo:
SUMA(A1:A4,A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8
SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8.

4.14.2 Argumentos de las funciones.


Como ya hemos dicho, los argumentos son los valores que facilitamos a las funciones
para que stas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algn tipo de accin. El nmero de
argumentos que una funcin puede llevar depende del tipo que sta sea. Algunas tienen un
nmero fijo mientras que otras, como por ejemplo la funcin SUMA puede llevar hasta 30
argumentos. Los lmites para los argumentos son los siguientes:
 No se puede sobrepasar los 1024 caracteres dentro del parntesis principal que
contiene los argumentos de una funcin.
 Un argumento individual no puede tener ms de 255 caracteres.
Como argumentos en las funciones podemos usar los siguientes:
Nmeros: SUMA(43;300;2)
Rangos: SUMA(A1:A209)
Texto: MAYUSCULAS(jess)
Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dlar_peseta)
Valores lgicos: SI(A1>50;89;A2)
Valores de Error: ERROR TYPE(#NAME)
Referencias: MAX(A1:B10)
Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:A10;B1:B10)
Vaco(ningn argumento): PI()
Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A20);B1:B20)

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4.14.3 Funcin Autosuma


Como la funcin suma es una de las ms utilizadas, Excel incluye un botn en la barra
de herramientas que permite introducir esta funcin de forma muy sencilla. Para introducir la
funcin Autosuma, slo hay que seleccionar todas las celdas a sumar ms la ltima donde ir
la suma y pulsar el botn AUTOSUMA : de la barra de herramientas estndar.

4.14.4 Utilizacin de las funciones


Como en anteriores versiones de Excel, usted debe empezar escribiendo el smbolo =
seguido de la funcin con sus argumentos. Si no recuerda como se escribe exactamente el
nombre de la funcin o prefiere no teclearlo, puede escribir solamente el smbolo igual, =, y
despus hacer clic en el botn de la barra de frmulas que es el Asistente para Funciones.
Una tercera forma de escribir una funcin en una celda es seleccionando la opcin del
men Insertar/Funcin. Tambin llegar al mismo cuadro de dilogo que antes, es decir, al
primer paso del asistente para funciones.
Mediante la combinacin de teclas MAYUS+F3 se llega tambin a la misma pantalla,
y adems no hace falta escribir el smbolo igual.
Con cualquiera de las tres opciones aparece el siguiente cuadro de dilogo.

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Este cuadro de dilogo, presenta dos partes:


La parte superior del cuadro de dilogo nos permite buscar la funcin, para
aquellos casos en los que sepamos lo que queremos hacer pero no sepamos la
funcin con la que podemos hacerlo. En estos casos describiremos brevemente
lo que queramos hacer y pulsaremos el botn Ir. Excel devolver la funcin que
ms se ajusta a la operacin que queramos realizar.
En la parte inferior, se nos muestra un listado con todas las funciones, segn la
categora que hayamos elegido en el apartado Seleccionar una categora. Se
supone que sabemos la funcin que necesitamos, y por lo tanto elegiremos la
funcin y pulsaremos sobre el botn Aceptar. Notar que al seleccionar una
funcin, aparece una breve descripcin del funcionamiento de sta, junto con sus
sintaxis, en la parte inferior del cuadro de dilogo.
Si necesitamos ms informacin sobre la funcin, debemos pulsar sobre el enlace
Ayuda de esta funcin, que aparece en el cuadro de dilogo.
Si hace clic en el botn Aceptar, le aparece un nuevo cuadro de dilogo.
Este cuadro de dilogo,
vuelve a presentarnos el nombre
de la funcin y su descripcin, y
en l podemos introducir todos
los argumentos necesarios para la
funcin. En el cuadro de dilogo,
aparece la lista de argumentos
que hay que introducir y en la
parte inferior, aparecer el
nombre del argumento en el que
se encuentra situado, con una
pequea descripcin de su
funcin dentro de la frmula.
Vaya rellenando todos los argumentos bien escribiendo un valor, bien haciendo clic en
el botn del argumento que va a introducir y seleccionando la celda correspondiente de la
hoja. Para pasar de uno a otro argumento basta apretar la tecla TAB (tabulador), o bien dar un
clic en la casilla siguiente.
Observe que hay argumentos que estn en negrita, mientras que, dependiendo de la
funcin que se trate, puede que los ltimos estn en forma normal. Los argumentos en negrita
se corresponden con argumentos obligatorios, mientras que los otros son opcionales.
En la parte inferior izquierda del cuadro de dilogo, aparece un apartado que pone
Resultado de la frmula=. Si se fija, en el momento en que todos los argumentos obligatorios
han sido facilitados a la funcin, en este apartado aparece el valor que la funcin toma para
estos argumentos. De esta manera puede ver el valor que la funcin le va a devolver antes de
escribirlo en la hoja. Una vez que haya comprobado esto pulse el botn Aceptar y volver a
su hoja de clculo.

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4.14.5 Categoras de las funciones


Las funciones de Excel estn agrupadas en las siguientes categoras:
Base de datos Bsqueda y referencia Estadsticas
Fecha y hora Financieras Informacin
Ingeniera Lgicas Matemticas
Texto y datos Definidas por el usuario Externas

Cada categora abarca varias funciones, nosotros veremos las funciones ms utilizadas
de las categoras ms importantes.

4.14.6 Funciones matemticas

4.14.6.1 Funcin Suma


Suma todos los nmeros de un rango.

Sintaxis
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2;... son de 1 a 30 argumentos que desea sumar.

Ejemplos:

=SUMA(3;2) Suma 3 y 2 (5)


=SUMA(A2:A4) Suma el contenido de las celdas A2, A3 y A4.
=SUMA(A2:A4;15) Suma el contenido de las celdas A2, A3 y A4 y 15.

=SUMA(A4;A6;2) Suma el contenido de las celdas A4 y A6 y 2.

4.14.6.2 Funcin Producto


Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto.

Sintaxis
PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 nmeros que desea multiplicar.

Ejemplos:

=PRODUCTO(A2:A4) Multiplica el contenido de las celdas A2, A3 y A4


=PRODUCTO(A2;A4;2) Multiplica el contenido de las celdas A2, A4 y por 2

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4.14.6.3 Funcin Raz


Devuelve la raz cuadrada de un nmero.

Sintaxis
RAIZ(nmero)
Nmero: es el nmero cuya raz cuadrada desea obtener.

Observacin
Si nmero es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #NUM!

Ejemplos:

=RAIZ(16) Raz cuadrada de 16 (4)


=RAIZ(A2) Raz cuadrada del contenido de la celda A2. Si A2
contiene un nmero negativo, devuelve un error
(#NUM!)

4.14.6.4 Funcin Potencia


Devuelve el resultado de elevar el argumento nmero a una potencia.

Sintaxis
POTENCIA(nmero;potencia)
Nmero: es el nmero base. Puede ser cualquier nmero real.
Potencia: es el exponente al que desea elevar el nmero base.

Observacin
Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la funcin POTENCIA para
indicar a qu potencia se eleva el nmero base, por ejemplo 5^2.

Ejemplos:

=POTENCIA(5,2) 5 al cuadrado (25)


=POTENCIA(98,6;3,2) 98,6 elevado a la potencia de 3,2 (2401077)

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4.14.6.5 Funcin Sumar.Si


Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango: es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como
32, "32" ">32", "manzanas".
Rango_suma: son las celdas que se van a sumar.

Observaciones
Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes
del rango coinciden con el criterio.
Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

Ejemplos:

A B
Valor de propiedad Comisin
1 100.000 7.000
2 200.000 14.000
3 300.000 21.000
4 400.000 28.000
Frmula Descripcin (Resultado)
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) Suma de las comisiones para los
valores de propiedad superiores a
160000 (63.000)

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4.14.7 Funciones estadsticas


Las funciones estadsticas permiten ejecutar todo tipo de anlisis estadsticos de unos
rangos de datos.

4.14.7.1 Funcin Contar


Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de
la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo
numrico de un rango o de una matriz de nmeros.

Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... : son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer
referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.

Observaciones
Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de
nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no
puede traducirse a nmeros se pasan por alto.

Ejemplos:

=CONTAR(A2:A8) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en


la lista (A2,A3,A4,A5,A6,A7,A8)
=CONTAR(A2:A8;2) Cuenta el n de celdas que contienen nmeros en la
lista (A2,A3,A4,A5,A6,A7,A8), adems del valor 2.

4.14.7.2 Funcin Contar.si


Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el
criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina
las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, "32", ">32", "manzanas".

Ejemplos:

=CONTAR.SI (A2:A5;"mar") Cuenta el nmero de celdas de entre


(A2,A3,A4,A5) que contienen la palabra mar
=CONTAR.SI(B2:B5;">55") Cuenta el nmero de celdas entre (B2,B3,B4,B5)
con un valor superior a 55

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4.14.7.3 Funcin Contara


Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de
argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un
rango o matriz.

Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2;...)
Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que
desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin,
incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es
una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se
encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lgicos,
texto, o valores de error, use la funcin CONTAR.

Ejemplos:

=CONTARA(A2:A4) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco de


entre las celdas (A2,A3,A4)
=CONTARA(A1;A3;2) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco de
entre las celdas (A1,A3), adems del valor 2
=CONTARA(A1;A3;"D") Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en la
lista (A1,A3), adems del valor "D"

4.14.7.4 Funcin Max


Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ... : son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea
encontrar el valor mximo.

Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos
o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
Ejemplos:

=MAX(A2:A6) El mayor de los nmeros contenidos en las celdas


(A2,A3,A4,A5,A6)
=MAX(A2:A6;30) El mayor de los nmeros contenidos en las celdas
(A2,A3,A4,A5,A6) y 30

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4.14.7.5 Funcin Min


Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...: son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar
el valor mnimo.

Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos
o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.

Ejemplos:

=MIN(A2:A6) El menor de los nmeros contenidos en las celdas


(A2,A3,A4,A5,A6)
El menor de los nmeros contenidos en las celdas
=MIN(A2:A6;0)
(A2,A3,A4,A5,A6) y 0

4.14.7.6 Funcin Promedio


Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

Sintaxis
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
Nmero1, nmero2, ... : son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo
promedio desea obtener.

Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros.

Ejemplos:

=PROMEDIO(A2:A6) Media aritmtica de los nmeros contenidos en las


celdas (A2,A3,A4,A5,A6)
=PROMEDIO(A2:A6;5) Media aritmtica de los nmeros contenidos en las
celdas (A2,A3,A4,A5,A6) y 5

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4.14.8 Funciones de Fecha y Hora

4.14.8.1 Funcin Ahora


Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era
General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha.

Sintaxis
AHORA( )

Observaciones
La funcin AHORA slo cambia cuando se realiza un clculo en la hoja de
clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza
constantemente.

4.14.8.2 Dias360
Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das (doce
meses de 30 das) que se utiliza en algunos clculos contables. Use esta funcin para facilitar
el clculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 das.

Sintaxis
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
Fecha_inicial y fecha_final: son las dos fechas entre las que desea calcular el
nmero de das. Si la fecha_inicial es posterior a la fecha_final, DIAS360
devuelve un nmero negativo.
Mtodo: es un valor lgico que especifica si se utilizar el mtodo de clculo
europeo o americano.

Mtodo Modo de clculo


FALSO u Mtodo US (NASD). Si la fecha inicial es el 31 del mes, se
omitido convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del
mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte
en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se
convierte en el 30 del mismo mes.

VERDADERO Mtodo europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden


al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes.

Ejemplos:
Suponiendo que en la celda A2 est la fecha 30/1/2008 y en la celda A3 la
fecha 2/1/2008.

Frmula Descripcin (Resultado)


=DIAS360(A2;A3) N de das entre las dos fechas anteriores (1)

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4.14.8.3 Funcin Hoy


Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de
fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda
era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha.

Sintaxis
HOY( )

4.14.9 Funciones de Texto

4.14.9.1 Funcin Nompropio


Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras
letras de texto que se encuentren despus de un carcter que no sea una letra. Convierte todas
las dems letras a minsculas.

Sintaxis
NOMPROPIO(texto)
Texto: es el texto entre comillas, una frmula que devuelve texto o una
referencia a una celda que contiene el texto al que desea agregar maysculas.

Ejemplos:
Suponiendo que en la celda A2 se encuentra la cadena ste es un TTULO y
en la celda A3 el texto 2 centavos

=NOMPROPIO(A2) Uso de maysculas en la celda A2 (ste Es Un


Ttulo)
=NOMPROPIO(A3) Uso de maysculas en la celda A3 (2 Centavos)

4.14.9.2 Funcin Mayusc


Convierte el texto en maysculas.

Sintaxis
MAYUSC(texto)
Texto: es el texto que desea convertir a maysculas. El argumento texto puede
ser una referencia o una cadena de texto.

Ejemplos:
A2 y A3 contienen lo mismo que en el ejemplo del apartado anterior.
=MAYUSC(A2) Maysculas en la celda A2 (STE ES UN TTULO)
=MAYUSC(A3) Maysculas en la celda A3 (2 CENTAVOS)

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4.14.9.3 Funcin Minusc


Convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas.

Sintaxis
MINUSC(texto)
Texto: es el texto que desea convertir en minsculas. MINUSC no cambia los
caracteres de texto que no sean letras.

Ejemplos:
A2 y A3 contienen lo mismo que en el ejemplo del apartado anterior.

=MINUSC(A2) La cadena de A2 en minsculas (este es un ttulo)


=MINUSC(A3) La cadena de A3 en minsculas (2 centavos)

4.14.10 Funciones Financieras

4.14.10.1 Funcin Pago


Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters
constante. Devuelve el pago peridico que hay que realizar para amortizar un prstamo.

Sintaxis
PAGO(tasa;nper;va)
Tasa: es el tipo de inters del prstamo. Es el inters anual dividido entre el
nmero de pagos anuales que se realizan.
Nper: es el nmero total de pagos del prstamo. Se consigue multiplicando el
nmero de pagos anuales por el nmero de aos por los que se ha contrado el
prstamo.
Va: es la cantidad prestada.
Ejemplos:
A B

1 Datos Descripcin

2 6% Tasa de inters anual

3 18 Aos en los que va a pagar el prstamo.

4 30000000 Cantidad de dinero que va a pedir prestada

Frmula Descripcin (Resultado)

=PAGO(A2/12;A3*12;A4) Mensualidad del prstamo que tendr que pagar.

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4.14.11 Funciones Lgicas

4.14.11.1 Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica: es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el
valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este
argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin (=,<,>,>=,<=,<>).
Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica
es VERDADERO.
Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
FALSO.

Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos
valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas.

Ejemplos:

=SI(A2<=100;"Dentro de Si el nmero almacenado en la celda A2 es


presupuesto";"Presupuesto menor o igual que 100, la frmula muestra
excedido") "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la
funcin mostrar "Presupuesto excedido"
=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") Si el nmero almacenado en la celda A2 es 100,
se calcula la suma de las celdas del rango
B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto
vaco ("")

Ejemplo 2:
En un examen tipo test con 100 preguntas quiero asignar la nota de A si el
alumno supera las 80 preguntas acertadas, B si tiene de 70 a 79 aciertos, C si tiene de
60 a 69 aciertos y D si tiene menos de 60, necesitar introducir una funcin con varios
SI anidados.

=SI(A2>80,"A",SI(A2>69;"B";SI(A2>59;"C";D))) Segn el valor de la celda A2,


asigna una puntuacin de una
letra.

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4.14.11.2 Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve
FALSO si uno o ms argumentos son FALSO.

Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ...: son entre 1 y 30 condiciones que se desea
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o
FALSO.
Ejemplos:

=Y(1<A2;A2<100) Devuelve verdadero si el nmero almacenado


en la celda A2, es mayor que 1 y menor que
100
=SI(Y(1<A3; A3<100); A3; "El Si el contenido de la celda A3 est entre 1 y
valor queda fuera del rango.") 100, mostrar el contenido de la celda A3; en
caso contrario, muestra un mensaje.

4.14.11.3 Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver
FALSO si todos los argumentos son FALSOS.

Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1;valor_lgico2,...: son entre 1 y 30 condiciones que desea
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO
O FALSO.
Ejemplos:

=O(VERDADERO) Un argumento es VERDADERO


(VERDADERO)
=O(1+1=1;2+2=5) Todos los argumentos se evalan como
FALSO (FALSO).
=O(VERDADERO;FALSO;FALSO) Al menos un argumento es VERDADERO
(VERDADERO).

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4.14.12 Convertidor a Euros


Excel incorpora de forma complementaria, en algunos pases, la funcin Euroconvert, que
permite convertir una cantidad en unidades monetarias europeas, euros (), a unidades
monetarias de cualquier pas en los que se haya adoptado dicha moneda. Tambin permite
convertir cantidades de una moneda de un pas a otro, situados dentro de la zona euro.

Sintaxis
EUROCONVERT(cantidad;origen;destino)
cantidad: es cualquier valor numrico o celda que contiene un nmero.
origen: es una cadena de texto de tres letras que corresponde al cdigo ISO de
la moneda de origen
destino: es otra cadena de texto de tres letras que corresponde al cdigo ISO de
la moneda a la que se desea convertir el nmero.

Observaciones:
Algunos cdigos de moneda disponibles son los de la siguiente tabla:
Pas Moneda Cdigo ISO
Unin Europea Euro EUR
Espaa Peseta ESP
Alemania Marco alemn DEM
Francia Franco francs FRF
Italia Lira ITL
Grecia Dracma GRD

Ejemplos:

= EUROCONVERT(2000,ESP,EUR) La funcin devolvera 12,02


= EUROCONVERT(A2,ESP,EUR) Pasa de pesetas a euros la cantidad
almacenada en la celda A2.

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4.15 Cambiar el formato de las celdas.


Cambiar el formato de las celdas de sus hojas de clculo, le permite que su hoja sea
ms fcil de leer y presente mejor los datos. Puede formatear fuentes, bordes de celdas, y
tramas de celdas, as como la forma en que los nmeros, el texto y las fechas aparecen
visualizados.

4.15.1 Cmo formatear fuentes


Cuando escribimos en las celdas de una hoja de clculo, se utiliza por defecto el tipo
de letra Arial, tamao 10. Si desea cambiar el tipo y el tamao de la letra, deber dar los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas a las que desea cambiarle el tipo y tamao de letra.
Abrir el men Formato/Celdas. Y elija
la pestaa Fuentes. Desde aqu podr
cambiar el tipo y el tamao de la letra,
as como especificar si la letra estar
escrita en cursiva, negrita, subrayado o
normal. Tambin se podr indicar el
color de la letra. Elija las opciones que
le interese y pulse el botn Aceptar.
Tambin podra haber cambiado el formato de las fuentes desde la barra de
herramientas Formato. Utilizando las listas desplegables del tipo de fuente, el
tamao, y los botones para la negrita, la cursiva, el subrayado y el color de la letra.

4.15.2 Distribuir el texto en varias lneas


Cuando el texto escrito en una celda sobrepasa el espacio del que dispone, ste se
muestra en la celda contigua si sta est vaca. Para que esto no ocurra se puede dar formato a
la celda con el fin de que el texto se muestre en varas lneas. Para ello:
Seleccione las celdas en las que desea que el texto se distribuya en varias lneas.
Abrir el men Formato/Celdas. Y seleccionar la pestaa Alineacin.
Activar la casilla de verificacin Ajustar texto.
Y pulsar sobre el botn Aceptar.

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4.15.3 Combinar y centrar


El botn Combinar y centrar , se encuentra en la barra de herramientas Formato,
despus de la alineacin derecha, con esta opcin podremos unir varias celdas y funcionar
como si fuera una sola. El texto que se encuentre en ellas, quedar centrado. Se utiliza mucho
para poner Ttulos.
Para utilizarlo hay que seleccionar las celdas que queremos combinar y pulsar el botn
Combinar y Centrar.

4.15.4 Alineacin y orientacin de la informacin de las


celdas
Por omisin, Microsoft Excel alinea las entradas de texto en la parte izquierda de la
celda, las entradas numricas y las fechas en la parte derecha de la celda. Si la celda es ms
alta de lo normal, lo que permite que se escriban varias lneas de informacin, por defecto la
informacin introducida, ir alineada verticalmente, en la parte inferior de la celda. Tanto la
alineacin vertical como la horizontal de una celda se puede modificar.
Para ello elija las celdas a las que
desea cambiar la alineacin y pulse la
opcin del men
Formato/Celdas/Alineacin. Desde aqu
podr cambiar la alineacin Horizontal y
Vertical, pulsando sobre su correspondiente
lista desplegable, para elegir la alineacin
que ms nos interese en cada caso.
Desde esta misma pestaa del cuadro de dilogo Formato de Celdas, podr cambiar la
orientacin del texto dentro de una celda. Por defecto el texto dentro de una celda se escribe
en horizontal, pero esto es modificable mediante el apartado Orientacin, en el que podremos
especificar los grados de inclinacin queremos que tenga el texto, dentro de la celda.
Dentro de una celda de Excel, se pueden utilizar sangras para que el texto no
comience pegado al margen izquierdo de la celda. Para sangrar el texto introduzca en el
recuadro Sangra, el nmero de caracteres de ancho para el sangrado del texto y luego pulse
Aceptar.
Desde la barra de herramientas Formato de Excel puede modificar las alineaciones
horizontales (izquierda, centrada o derecha) y las sangras .

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4.15.5 Aplicar Bordes a las celdas.


Muchas veces es necesario aplicar bordes para separar visualmente distintas partes de
informacin.
Para aplicar un borde a un conjunto de
celdas, seleccione el rango de celdas que desea
enmarcar y pulse la opcin del men
Formato/Celdas y active la pestaa Bordes.
Desde esta pestaa, podr elegir el estilo
de lnea y el color de la lnea que quiere utilizar
para el borde.
Puede elegir el tipo de borde entre los
preestablecidos (ninguno, contorno o interior) o
definir el borde utilizando los botones situados en
la parte inferior.
Es posible utilizar un estilo distinto para cada uno de los lados del contorno. Para ello
debe seleccionar el estilo y luego hacer clic sobre el botn correspondiente al lado en el que se
quiere asignar dicho estilo.
Una vez que los bordes estn como usted desee, pulse sobre el botn Aceptar.
El borde de las celdas tambin puede introducirse mediante la barra de herramientas
Formato. Para ellos seleccione las celdas a las que les quiera modificar el borde, y pulse la
flecha hacia abajo de Bordes . Aparece entonces el panel Bordes.
Pulse sobre los elementos que le interese del
panel Bordes y se irn aplicando las acciones
elegidas, sobre las celdas seleccionadas.

4.15.6 Sombrear un conjunto de celdas.


Sombrear una celda consiste en cambiar el color de fondo de la celda. Esto permite
resaltar la informacin que contiene la celda. Para conseguirlo, seleccione las celdas a las que
les quiera cambiar el sombreado, y pulse sobre la opcin del men Formato/Celda y elija la
pestaa Tramas. Desde esta pestaa puede establecer el sombreado y entramado de las celdas.
En el diseo de la celda tenemos dos partes, por un lado, tenemos el entramado o diseo
realmente en s, por ejemplo, lunares, rayas verticales, etc. Esto
lo podemos elegir en el campo trama pinchando en el tringulo
negro una primera vez. Una vez elegido el entramado, debemos
elegir el color de primer plano y el color de fondo. El color de
fondo se elige en color y el color de primer plano del
entramado se elige tambin en trama, teniendo que volver a
pinchar en el tringulo y eligiendo esta vez el color en vez del
entramado.
Tenemos un botn en la barra de herramientas que nos permite alguna de las
combinaciones aqu vistas pero no todas: .

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4.15.7 Formateado de nmeros


Excel est diseado para trabajar mayoritariamente con informacin numrica.
Cuando en una celda introducimos un nmero, por omisin, Excel utiliza el formato de
nmero Genera, en el que los nmeros quedan alineados a la derecha, en el que los ceros
innecesarios que aparecen a la derecha de la coma decimal son eliminados, y se muestran
todas las cifras decimales calculadas. Pero Excel permite seleccionar para cada nmero, el
tipo de formato numrico ms adecuado.

4.15.7.1 Asignar formato numrico


Para cambiar el formato de un nmero, seleccione
las celdas que contienen nmeros a las que quiere
cambiarle el formato y pulse la opcin del men
Formato/Celdas. Elija la pestaa Nmero. En la
categora Nmero, podr especificar el nmero de
posiciones decimales que quiere mostrar, y si quiere que
el nmero incluya un punto para indicar el separador de
miles o no. Cuando haya especificado las opciones de
formato que le interesen para el nmero, pulse el botn
Aceptar.

Hay algunos botones de la barra de herramientas que nos permiten hacer estas
operaciones:

El botn para mostrar el punto decimal.

El botn para aumentar el nmero de decimales.

El botn para disminuir el nmero de decimales.

4.15.7.2 Asignar formato de moneda


Algunas cantidades numricas introducidas en celdas hacen referencias a cantidades
de dinero. Para asociar una unidad monetaria a estas cantidades numricas, habr que
asignarle formato de moneda.
Para ello, seleccione las celdas a las que
quiere aplicar el formato de moneda, y pulse la
opcin del men Formato/Celdas. Seleccione la
pestaa Nmero y elija la categora Moneda. Desde
este cuadro de dilogo, podr seleccionar en la lista
desplegable Smbolo, el tipo de moneda que
aparecer a la derecha de los nmeros. Y el nmero
de posiciones decimales del nmero. Una vez
seleccionadas las opciones, pulse el botn Aceptar.
En la barra de herramientas tenemos el botn que aadir a los datos seleccionados
el smbolo de la moneda correspondiente al pas configurado en Windows. Y el botn que
aadir a los nmeros el smbolo del euro.

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4.15.7.3 Asignar formato de porcentaje


En algunas ocasiones, las cantidades
numricas introducidas, hacen referencia a
porcentajes. Para que estos nmeros vayan
acompaados del smbolo %, deber seleccionar las
celdas a las que les quiera dar el formato de
porcentaje. Pulse la opcin del men
Formato/Celdas. Active la pestaa Nmero y
seleccione la categora Porcentaje. El formato de
porcentaje, multiplica el valor de la celda por 100 y
muestra el resultado con un smbolo porcentual.
Tambin podr elegir el nmero de posiciones
decimales que desea que se muestren en el
porcentaje. Una vez seleccionadas las opciones,
pulse sobre el botn Aceptar.
En la barra de herramientas, tenemos el botn que permite aplicar el formato
porcentual a las celdas numricas que tengamos seleccionadas.

4.15.7.4 Formato de nmeros personalizado


Si a una celda que contiene un dato
numrico, queremos aadirle informacin
adicional (Kg., Km., etc.) sin que deje de ser
considerado como dato numrico, tendremos que
utilizar el formato de nmeros personalizado. Para
ello, seleccione las celdas a las que quiera poner
un formato personalizado, y pulse la opcin del
men Formato/Celdas, seleccione la pestaa
Nmero y en la lista Categora, pulse
Personalizada. En el recuadro Tipo, seleccione la
entrada que ms se aproxime al formato que
quiere crear, y luego introduzca las
modificaciones que le interesen. Una vez creado
el nuevo formato, pulse Aceptar.
El formato de nmero Personalizada queda aplicado y guardado como un formato que
podr aplicar de nuevo posteriormente.

4.15.8 Formato de texto


Cuando se asigna a una celda el formato texto, su contenido ser tratado como tal,
aunque sea de tipo numrico. Para asignar a una celda el formato texto, tendr que
seleccionarla, pulsar la opcin del men Formato/Celdas, seleccione la pestaa Nmero y en
la lista Categora, pulse Texto y el botn Aceptar.

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4.15.9 Formato de fecha


Al introducir una fecha en una celda, Excel
le asigna automticamente un formato. Pero es
posible elegir otro tipo de presentacin de la misma.
Para ello, seleccione las celdas a las que desea
aplicar otro formato de fecha, pulse la opcin del
men Formato/Celdas, seleccione la pestaa
Nmero y en la lista Categora, pulse Fecha.
Seleccione la forma en la que se mostrarn las
fechas, en el cuadro Tipo y pulse el botn Aceptar.

4.15.10 Autoformato
Excel, proporciona una lista de formatos de
celda predefinidos que se pueden aplicar a
cualquier rango de celdas de la hoja.
Para aplicar un formato ya definido a unas
celdas hay que seleccionarlas y pulsar la opcin
del men Formato/Autoformato. Al hacerlo se
abre el cuadro de dilogo Autoformato, que da a
elegir entre varios formatos predeterminados para
las celdas seleccionadas. Elija el formato que le
interese y pulse el botn Aceptar.
Si no quiere aplicar todos los aspectos del
autoformato, pulse sobre el botn Opciones, para
especificar los aspectos del autoformato que
quiere aplicar.

4.15.11 Copiar formatos


Una vez que se han definido todos los atributos (formato numrico, alineacin,
formato de la fuente, bordes, sombreados, etc..) que se desean aplicar a una celda o a un
conjunto de ellas, es posible copiarlos de forma conjunta a otras celdas:
Seleccione las celdas que contienen el formato que desea copiar.
Pulse sobre la opcin del men Edicin/Copiar.
Seleccione el rango de celdas donde desea copiar el
formato.
Pulse sobre la opcin del men Edicin/Pegado
especial.
Seleccione la opcin Formatos y haga clic sobre el
botn Aceptar.
Otra forma de copiar el formato de una celda, es
activar la celda que posee el formato, hacer clic sobre el botn de la barra de
herramientas Estndar y seleccionar el rango de celdas al que desea aplicar el formato.

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4.15.12 Formato condicional


Los valores de muchas de las celdas de una hoja de clculo no son fijos, sino que
dependen de los valores de otras celdas o del resultado de determinadas operaciones. En
funcin del valor que finalmente tomen, es posible asignarles diferentes formatos, utilizando
la opcin Formato condicional. Para aplicar el formato condicional, seleccione las celdas cuyo
formato estar condicionado al valor que tomen, y pulse la opcin del men
Formato/Formato condicional.

Al hacerlo se abrir un cuadro de dilogo con varias listas desplegables. Abra cada una
de estas listas, y defina la condicin que determinar los diferentes formatos. Una vez
establecida la condicin, pulse sobre el botn Formato, y defina en el cuadro de dilogo que
aparece, el formato que tomarn las celdas que verifiquen la condicin establecida. Al acabar,
pulse el botn Aceptar.

4.16 Formato de filas y columnas


Desde el men Formato/fila, podr especificar el alto de la fila, autoajustarla a su
contenido, ocultarla y mostrarla. Tambin puede acceder a estas opciones, si selecciona la fila
y muestra su men contextual.
Desde el men Formato/columna, podr especificar el ancho de la columna,
autoajustarla a su contenido, ocultarla y mostrarla. Tambin puede acceder a estas opciones, si
selecciona la columna y muestra su men contextual.
Otra forma ms sencilla de cambiar el ancho o el alto de una columna, consiste en
colocar el puntero del ratn en la lnea de separacin entre los encabezados de dos columnas o
entre los encabezados de dos filas. Cuando el puntero del ratn cambie de aspecto, arrastre el
borde del encabezado hasta conseguir que la fila o la columna tenga la dimensin deseada.

4.17 Estilos
Aplicar un formato es un procedimiento sencillo, pero si tiene que aplicar el mismo
formato a varias hojas de clculo o a varias celdas, puede resultar bastante aburrido. Suponga
que tiene varias hojas de clculo en un libro y que todas tienen los mismos tipos de rtulos
(como ttulos y subttulos), y necesita cambiar el formato de todos los rtulos. Puede
suponerle un gran ahorro de tiempo aplicar un estilo en lugar de aplicar de nuevo el formato:
puede cambiar simplemente la definicin de estilo en lugar de reformatear cada celda
individual.
Un estilo es una coleccin de atributos de formato, como la fuente, tamao de la
fuente, negrita, cursiva, trama de la celda o color; adems, es sencillo de crear, aplicar y
modificar. Cuando aplique un estilo a una celda, todos los atributos de formato contenidos en
el mismo sern aplicados a la celda. Cuando modifique un atributo de formato de un estilo, el
atributo cambiar automticamente en todas las celdas en las que se haya aplicado el estilo.

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4.17.1 Crear un estilo


Para crear un estilo, pulse la opcin del men
Formato/Estilo. Al hacerlo aparece el cuadro de dilogo
Estilo, en que deber especificar el nombre que le quiere
asignar al estilo en el apartado Nombre de estilo. Haga
clic sobre el botn Modificar. Al hacerlo se pondr
visible el cuadro de dilogo Formato de Celda,
seleccione las caractersticas del estilo que le interese,
utilizando para ello sus pestaas: Nmero, Alineacin,
Fuente, Bordes, Tramas y Proteger.
Puede eliminar un atributo de una definicin de estilo borrando la casilla de
verificacin apropiada del cuadro de dilogo Estilo.

4.17.2 Aplicar un estilo a un conjunto de celdas.


Para aplicar un estilo hay que dar los siguientes pasos:
Seleccionar el conjunto de celdas al que queremos aplicarle el estilo
Pulsar la opcin del men Formato/Estilo
Elegir el estilo a aplicar en la lista desplegable Nombre de Estilo. Y hacer clic sobre el
botn Aceptar.

4.17.3 Modificar una definicin de estilo


Para modificar un estilo definido con anterioridad, se debe acceder al cuadro de
dilogo Estilo, pulsando la opcin del men Formato/Estilo. Seleccione el estilo que quiere
modificar de la lista Nombre de estilo, y haga clic en el botn Modificar. Aparece entonces el
cuadro de dilogo Formato de celdas. Defina las nuevas caractersticas del estilo y pulse el
botn Aceptar.

4.17.4 Eliminar un estilo


Para eliminar un estilo, pulse sobre la opcin del men Formato/Estilo. Seleccione el
nombre del estilo que desea eliminar de la lista desplegable Nombre del Estilo y pulse el
botn Eliminar. Si no quiere realizar ms operaciones con los estilos, pulse sobre el botn
Aceptar.

4.18 Insertar filas y columnas en una hoja de clculo

4.18.1 Insertar Fila


Para aadir una fila nueva encima de la fila en la que est colocado el cursor, pulse
sobre la opcin del men Insertar/Fila.

4.18.2 Columna
Para aadir una columna nueva a la izquierda de la columna en la que est colocado el
cursor, pulse sobre la opcin del men Insertar/Columna.

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4.19 Plantillas.
Una plantilla es una hoja patrn que sirve para crear otras hojas basadas en ella,
rpidamente.
Para crear una plantilla, primero desarrollar la estructura que quiere dar a su plantilla
(una factura, un inventario, un informe de ventas....), introduciendo rtulos en la hoja y
organizndolos para obtener la estructura deseada. A continuacin, agregar frmulas a la
plantilla de forma que los clculos sean automticos y, por ltimo, le aplicar un formato para
darle una presentacin profesional.
Si su plantilla va a ser utilizada por varias personas de la empresa, puede asegurarse
que se utiliza correctamente agregando a la hoja instrucciones tiles y validacin de datos. La
validacin de datos puede impedir la entrada de datos inexactos (por ejemplo, la introduccin
de texto en una celda que debera contener un nmero), o permitir la entrada de cualquier tipo
de dato pero visualizar un mensaje de error si se introduce un tipo de datos inadecuado. Esto
le permite mantener un control sobre la finalidad de los datos.

4.19.1 Agregar un comentario a una plantilla


Una forma sencilla de insertar la fecha actual en una celda es pulsar CONTROL+; y
luego pulsar INTRO. Puede ayudar a sus colaboradores compartiendo esta sugerencia con
ellos en un comentario. Aadir un comentario en una celda puede servir de referencia y
ayuda. Para introducir un comentario deber seguir los siguientes pasos:
Pulse la opcin del men Insertar/Comentario.
Un recuadro con un comentario, rodeado por un borde rayado y que contiene el
nombre de su usuario, aparece en la hoja de clculo.
Introduzca la instruccin o el dato aclaratorio, y luego pulse fuera del recuadro del
comentario.

El comentario queda introducido en la celda. Puede leer el nuevo comentario situando


el puntero del ratn sobre la celda, que tendr en su esquina superior derecha un pequeo
tringulo rojo, que nos indica que en esa celda existe un comentario.

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4.19.2 Validacin de datos


A veces es importante que el tipo de dato introducido en una celda sea correcto. Puede
garantizar que las cantidades que se deben de introducir en una celda renan algunos
requisitos, ser un nmero, no mayor de 5, etc.; agregando la validacin de datos en las celdas
de la columna.
Para validar los datos de una celda, debe seleccionar previamente la celda o celdas en
las que va a introducir la validacin de datos y pulsar la opcin del men Datos/Validacin.
Al hacerlo aparece el cuadro de dilogo Validacin de datos. Este cuadro contiene tres
pestaas. Veamos lo que se puede hacer desde cada una de ellas:
Pestaa Configuracin: Permite elegir el tipo de dato que puede ser introducido en
la celda y elegir el rango entre el que estar el dato.
o Pulse la flecha hacia abajo del elemento Permitir, y luego pulse el tipo de
dato que debe ser introducido en la celda seleccionada.
o Pulse la flecha hacia abajo del apartado Datos, y luego seleccione la
condicin que deben cumplir los datos.

Pestaa Mensaje de error, permite introducir un mensaje que aparecer cuando el


usuario se coloque encima de la celda. Este mensaje debe dar informacin acerca
del tipo de informacin que se puede introducir en la celda.

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Pestaa Mensaje de error, permite introducir un mensaje que se le mostrar al


usuario una vez que haya introducido un dato en una celda y este dato no cumpla lo
especificado en la validacin y por lo tanto no sea considerado correcto. El mensaje
debe dar informacin acerca del tipo de dato que puede ser introducido en la celda.
En el apartado Estilo puede entre tres tipo distintos de mensajes de error: lmite,
advertencia e informacin. El estilo de error seleccionado, determinar que
opciones presentar el mensaje de error cuando se realiza una entrada no vlida en
una celda restringida. Si queremos prohibir que en la celda se quede un dato no
vlido, debemos elegir el estilo Lmite, que es el ms restrictivo.

4.19.3 Guardar el libro como plantilla


Si usted ha creado un libro de trabajo, y lo desea guardar como plantilla, para poder
basar en l otras hojas de clculo (Facturas, inventarios, etc.) puede hacerlo de la siguiente
manera:
Pulse la opcin del men Archivo/Guardar Como.
Aparece el cuadro de dialogo Guardar como.
En la parte de debajo de este cuadro aparece una lista desplegable en la que dice
Guardar como tipo, despliegue esta lista y elija la opcin Plantilla.
Dle un nombre, y a partir de ese momento la plantilla quedar guardada junto con
el resto de plantillas de Excel, con el nombre asignado. Las plantillas de Excel
tienen extensin .XLT.

4.19.4 Abrir la plantilla.


Si necesita realizar cambios en su plantilla (por ejemplo, agregar ms frmulas o
modificar formatos), debera abrir la plantilla en lugar de abrir una copia de sta. Para ello,
pulse la opcin del men Archivo/Abrir, y luego localice la carpeta en la que almacen su
plantilla y pulse dos veces sobre la plantilla que desea modificar. Se abre la plantilla, en lugar
de una copia de sta.
Usar Plantillas nos facilitar nuestro trabajo, evitndonos la necesidad de realizar
tantas veces la misma operacin. Excel posee unas plantillas, las cuales las podemos
personalizar y modificar para aprovecharlas para su trabajo. Estas plantillas se encuentran en
la carpeta Soluciones hoja de clculo, situada en Archivos de Programa\Microsoft
Office\Plantillas\.

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4.20 Vista preliminar de la hoja de clculo.


No importa lo rpido que necesite imprimir un documento, pues siempre es una buena
idea realizar una vista preliminar de ste antes de imprimirlo. Previsualizar la hoja le ahorra
tiempo y papel permitindole encontrar y ajustar pequeos errores antes de enviar la hoja a la
impresora. Tambin le proporciona una visin ms clara de la configuracin de la pgina
impresa.
En la barra de herramientas Estndar, pulse el botn Vista preliminar .

Aparece la ventana Vista preliminar, permitindole ver cmo ser la hoja, una vez que
la imprima. Con el botn Zoom, podr ampliar distintas zonas de la hoja para ver mejor
determinados aspectos. Con los botones Siguiente y Anterior podr ir visualizando las
distintas pginas de una hoja. Si la hoja tiene la informacin y el formato que le interesa,
podr pulsar el botn Imprimir para sacar a papel el contenido de sta.
Si pulsa sobre el botn Saltos de pgina, Excel le mostrar cmo se ha dividido la
hoja de clculo en pginas. Las lneas punteadas muestran dnde se producen los saltos de
pgina, y los nmeros de pgina muestran el orden en el que se imprimir la hoja. Si desea
cambiar el salto de pgina seale la lnea vertical del salto de pgina, y luego, cuando el
puntero del ratn se convierta en una flecha con dos puntas, arrastre la lnea hacia la posicin
que quiera. La lnea punteada del salto de pgina se convierte en una lnea slida, despus de
desplazarla para indicar que ahora es un salto de pgina manual en lugar de un salto de pgina
automtico.
Si quiere volver de nuevo a su hoja de clculo, pulse el botn Cerrar.

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4.20.1 Configurar los mrgenes de pgina


En la vista preliminar aparece el botn Mrgenes, que le permite visualizar la
colocacin de los mrgenes superior, inferior, derecho, izquierdo, el margen de encabezado, el
margen de pie y la separacin entre columnas. Si quiere desplazar alguno de estos mrgenes o
la separacin de columnas, puede hacerlo arrastrndolo con el ratn hasta la posicin que le
interese.

Si quiere ajustar los mrgenes de


forma ms precisa puede hacerlo pulsando
sobre el botn Configurar y eligiendo la
pestaa Mrgenes. Desde esta pestaa,
adems de poder introducir los mrgenes,
tambin es posible centrar los datos tanto
horizontalmente como verticalmente en la
pgina impresa, mediante el apartado Centrar
en la pgina.

4.20.2 Creacin de Encabezados personalizados


Un encabezado estar en la parte superior de la Hoja, y se repetir cuando la
imprimamos en todas las hojas que la componen. Tenemos que tener en cuenta que estos
encabezados y pies de pgina, son locales a cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos
es definir un encabezado y/o pie comn para todas las hojas de un libro, debemos seleccionar
este conjunto de hojas y despus definir los encabezados y pies que deseemos. Para crear un
encabezado de pgina, debemos dar los siguientes pasos:
Seleccionar las hojas a las que les queremos crear el encabezado
Pulsar el botn Configurar pgina de la Vista preliminar o la opcin del men
Archivo/Configurar pgina si no nos encontramos dentro de la vista preliminar.
Aparecer entonces el cuadro de dilogo Configurar pgina, en el que debemos
seleccionar la pestaa Encabezado y pie de pgina.

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Existen una serie de Encabezados y pies de pgina predefinidos, que podemos


elegir en este cuadro de dilogo, desplegando la lista Encabezado, pero tambin
podemos definir un Encabezado y pie de pgina personalizado.
Si desea personalizar su encabezado, pulse el botn Personalizar encabezado.
Al hacerlo, aparece el cuadro de dilogo Encabezado, dividido en tres secciones
(TAB, para desplazarnos por las distintas secciones). Escribiremos la informacin
que queramos teniendo en cuenta la alineacin que deseamos que tenga el texto
escrito. Adems este cuadro de dilogo, incluye 10 botones para realizar las
siguientes operaciones:
- Cambiar las fuentes.
- Introduce el nmero de pgina.
- Inserta el nmero de pginas totales de la hoja.
- Aade la fecha actual al encabezado.
- Introduce la hora actual.
- Inserta la ruta y el nombre del Libro activo.
- Inserta el nombre del Libro activo.
- Introduce el nombre de la Hoja activa.
- Introduce una imagen en el encabezado.
- Permite establecer el formato de la imagen.

Una vez introducida toda la informacin en el encabezado personalizado, pulse el


botn Aceptar.

El cuadro de dilogo Encabezado se cierra. Para ver el encabezado y pie de pgina


introducidos, deber estar en la vista preliminar.

4.20.3 Crear un pie de pgina personalizado


Para crear un pie de pgina personalizado, deber seguir los mismos pasos dados en el
apartado anterior, para crear un encabezado de pgina. Pero en la ficha Encabezado y pie de
pgina, deber pulsar sobre el botn Personalizar pie de pgina. Aparecer un cuadro de
dilogo similar al de Encabezado, y de la misma forma que antes, podr aadir texto y unirlo
a las distintas funciones definidas por los botones antes mencionados.

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4.20.4 Imprimir ttulos.


En alguna ocasin nos puede interesar que la informacin que aparece en alguna de las
filas o de las columnas de una de las pginas de una hoja, aparezca en el resto de pginas de la
hoja en el momento de imprimir. Para conseguir esto, no hace falta copiar esa fila o columna
a todas las pginas de la hoja, sino que habr que seguir los siguientes pasos:
Pulse la opcin del men Archivo/Configurar pgina
Aparecer entonces el cuadro de dilogo Configurar pgina. Seleccione la pestaa
Hoja
En el apartado Imprimir ttulos, coloque el cursor en la opcin que ms le interese:
Repetir filas o Repetir columnas. Pulse sobre el botn y seleccione la fila o
columna de la pgina, que le interesa que se repita en el resto de pginas.
Pulse sobre el botn Aceptar.

Al ajustar los ttulos podemos hacer de forma que sin importar dnde se produzcan los
saltos de pginas, los rtulos de columna se impriman en cada pgina.

4.20.5 Lneas de divisin al imprimir


Por omisin, las lneas de divisin de la hoja de clculo no se imprimen. Si quisiera
imprimir las lneas de divisin de la hoja de clculo, pulse la opcin del men
Archivo/Configurar pgina o pulse sobre el botn Configurar de la vista preliminar.
Aparecer entonces el cuadro de dilogo Configurar pgina. Seleccione la pestaa Hoja y
luego seleccione la casilla de verificacin Lneas de divisin.

4.20.6 Seleccionar la impresin en blanco y negro


Usted no desea que las celdas sombreadas aparezcan como sombreadas al imprimirlas,
puede hacerlo pulsando la opcin del men Archivo/Configurar pgina o pulsando sobre el
botn Configurar de la vista preliminar. Aparecer entonces el cuadro de dilogo
Configurar pgina. Seleccione la pestaa Hoja y luego seleccione la casilla de verificacin
Blanco y negro.

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4.21 Impresin de una hoja de clculo

4.21.1 Imprimir una copia rpida


Puede utilizar el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar para imprimir
rpidamente una nica copia de la hoja activa, utilizando los parmetros de imprimir
establecidos por omisin, la impresora debe estar activa.

4.21.2 Imprimir
Si desea configurar algunos
aspectos a la hora de imprimir, pulse la
opcin del men Archivo/Imprimir. Al
hacerlo, aparecer el cuadro de dilogo
imprimir que le permitir elegir el
intervalo de pginas que quiere
imprimir, si va a imprimir todas las hojas
o slo las pginas de la hoja activa. Si
quiere sacar slo la informacin
seleccionada, o elegir el nmero de
copias que quiere imprimir de la
informacin. Si quiere configurar otro
tipo de opciones de la calidad de
impresin, deber pulsar sobre el botn
Propiedades. Cuando haya elegido todas
las opciones que le interese, pulse sobre
el botn Aceptar para Imprimir.

4.21.3 Definir un rea de impresin


Tambin es posible seleccionar un rea de impresin que utiliza con frecuencia, para
ello puede ahorrar tiempo definiendo un rea de impresin, un rea de la hoja que se
imprimir automticamente cuando pulse el botn Imprimir de la barra de herramientas
Estndar.
Seleccione las celdas deseadas, y pulse la opcin del men Archivo/rea de
Impresin/Establecer rea de Impresin. Ahora que se ha establecido un rea de impresin,
al pulsar el botn imprimir, solo se imprimir ese rea de la hoja.
Podemos establecer varias reas de impresin discontinuas seleccionndolas con el
ratn y pulsando la tecla CTRL. Cuando las tenga seleccionadas solo debe pulsar sobre las
opciones citadas anteriormente.

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4.22 Agregar un dibujo o imagen en una hoja de clculo


Una forma de mejorar su presentacin es agregar alguna imagen a su hoja de clculo,
como el logotipo de la empresa.
Para insertar una imagen en la hoja, colocaremos activa la celda donde deseemos
introducir el grfico, si no damos cuenta de que no hemos dejado espacio, podemos insertar
una nueva fila. Una vez que tenemos espacio para la imagen, pulse la opcin del men
Insertar/Imagen, tenemos varias opciones:
1. Insertar una imagen prediseada.
2. Insertar una imagen desde archivo.

Elija el tipo de imagen que quiere insertar. Y siga los mismos pasos que se dieron en
Word para agregar la imagen a la hoja. Una vez insertada la imagen, el manejo de sta se hace
de forma similar a como se haca en Word.
En una hoja de clculo, tambin podr insertar otras imgenes como WordArt,
Autoformas u organigramas. Adems Excel dispone tambin de la barra de herramientas de
dibujo, que permite introducir todos los elementos vistos en Word.

4.23 Grficos en Excel


Hay que distinguir entre los dibujos o imgenes y los grficos. Los grficos son
imgenes que representan la informacin almacenada en una hoja de clculo de forma grfica.
Estn altamente vinculados con las hojas de clculo, es decir, cualquier modificacin sobre
los datos de la hoja, se ver reflejada de forma automtica en el grfico.
En cambio, los dibujos o imgenes, son meramente artsticos. Es decir, nos servirn
para crear ilustraciones que no tienen utilidad en s. Si no que sirven para hacer una hoja ms
llamativa.

4.23.1 Partes de un grfico


En un grfico, debemos distinguir, antes de todo, ciertos elementos bsicos:

2 5 0 .0 0 0
V ivie n d a
2 0 0 .0 0 0
A lim e n t a c i n
1 5 0 .0 0 0 V e s t u a rio
E n e rg ia
1 0 0 .0 0 0
T ra n s p o rt e s
5 0 .0 0 0

0
1T 2T 3T 4T Leyenda

Categoras Series de datos


Eje de
valores
Eje de categoras

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4.23.2 El grfico paso a paso


Lo ms importante a la hora de confeccionar un grfico, es tener claro los datos que
van a configurarlo, saber qu datos necesitamos, dnde estn y cmo debo suministrarlos a
Excel para que confeccione el grfico. Como consejo diremos que es til hacer un boceto en
papel con el grfico que queremos confeccionar, de esta forma sabremos identificar ms
fcilmente las series, ejes, leyendas y formatos ms adecuados.
Para insertar un grfico:
Es conveniente seleccionar primero el rango de celdas sobre el que queremos hacer
el grfico. Es conveniente tambin que los datos estn contiguos, es decir que
formen una tabla sin celdas/filas/columnas vacas, si no, tendremos que
seleccionarlos por partes utilizando la tecla Ctrl (teniendo en cuenta que los datos
deben formar una tabla completa).
Si los datos estn muy dispersos, es aconsejable llevarlos a otra parte de la hoja o a
una hoja nueva (cuidado, como referencia, no con copiar/pegar), de forma que los
tengamos contiguos para seleccionarlos ms cmodamente.

Activamos el botn Asistente para grficos : , automticamente se activa el


asistente para grficos. Veamos los pasos del asistente:
Paso 1:
En este paso el asistente
nos permitir elegir el tipo de
grfico que queremos utilizar
para representar los datos
seleccionados. Dentro de cada
tipo de grfico, existe un
subtipo.
Los tipos de grfico ms utilizados son los siguientes:
Columnas y Barras: Se utilizan para representar el mismo tipo de informacin, ya
que ambos grficos son similares, slo que uno representa la informacin en
horizontal y el otro en vertical. Ambos grficos se usan para comparar varios
conceptos en instantes de tiempo determinados.
Lneas: Se utiliza para representar la evolucin de un valor a lo largo del tiempo.
Circular: Se usa para representar tantos por ciento. Se supone que el crculo entero
representa el 100% y que cada una de las porciones representar un porcentaje
distinto.
Una vez elegido el tipo de grfico y de subtipo de grfico, pulse sobre el botn
Siguiente si quiere avanzar al siguiente paso del asistente, y pulse el botn Cancelar,
si quiere interrumpir el proceso.

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Paso 2:

El paso dos del asistente muestra un cuadro de dilogo con dos pestaas:

- La pestaa Rango de datos: nos


permite seleccionar los datos con
los que queremos crear el grfico,
en caso de que no los hayamos
seleccionado previamente. Si al
seleccionar los datos nos
hubisemos equivocado, y
necesitramos seleccionar ms
datos tambin lo podremos hacer
desde aqu. Adems permite
especificar cmo queremos que
Excel forme las series (por
columnas o por filas).

- La pestaa Serie: Permite eliminar series o agregar nuevas series, tambin


permite asociarle nombres a las series, y rtulos.

Una vez elegido el rango de datos con el que queremos crear el grfico, y
especificado cmo queremos que se creen las series, pulse el botn Siguiente si quiere
avanzar al siguiente paso del asistente. Si quiere introducir el grfico tal y como est,
pulse el botn Finalizar. Si quiere cancelar el proceso de creacin del grfico, pulse
sobre el botn Cancelar y si quiere modificar alguna de las informaciones que
introdujo en un paso anterior del grfico, pulse el botn Atrs.

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Paso 3:
Al llegar al paso 3 del asistente, aparecer un cuadro de dilogo con varias
pestaas. Veamos lo que podemos hacer desde cada una de ellas:
- Pestaa Ttulos: Desde ella podremos especificar el ttulo del grfico y el
ttulo que queremos que aparezca para el eje x y para el eje y. Es
aconsejable introducir esta informacin para que la informacin
representada en el grfico quede ms clara.
- Pestaa Eje: Para ocultar alguno de los ejes (x o y). Es aconsejable
siempre mostrar los dos ejes, aunque en algunas situaciones se puede
prescindir de alguno de ellos para no repetir informacin.
- Pestaa Lneas de divisin: Permite ocultar las lneas de divisin que por
defecto se visualizan en un grfico de Excel o permite aadir lneas de
divisin en el eje x.
- Pestaa Leyenda: Sirve para especificar la ubicacin de la leyenda dentro
del grfico, o para indicar que no queremos leyenda.
- Pestaa Rtulos de datos: Permite acompaar al grfico de algunos
rtulos.
- Pestaa Tabla de datos: Para indicar si queremos que al grfico se le
agregue la tabla de los datos o no.

Una vez elegidas todas las opciones que nos ofrece este cuadro de dilogo,
pulse el botn Siguiente si quiere avanzar al siguiente paso del asistente. Si quiere
introducir el grfico tal y como est pulse el botn Finalizar. Si quiere cancelar el
proceso de creacin del grfico, pulse sobre el botn Cancelar y si quiere modificar
alguna de las informaciones que introdujo en un paso anterior del grfico, pulse el
botn Atrs.

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Paso 4:
En el cuarto paso, el asistente permite decidir la ubicacin del grfico. El
grfico se podr colocar en la hoja actual o en una nueva hoja.
Si colocamos el grfico en la hoja actual, ste aparecer con dimensiones
reducidas, probablemente no se vea bien la informacin que contiene, y ser necesario
redimensionar el grfico para poder visualizarlo bien.
Si colocamos el grfico en una hoja aparte, se crear una hoja de grfico
conteniendo el grfico y ser agregada al libro.
Una vez elegida la ubicacin del grfico, pulse el botn Finalizar, para que el
asistente introduzca el grfico en la ubicacin seleccionada. Si quiere cancelar el
proceso de creacin del grfico, pulse sobre el botn Cancelar. Si quiere modificar
alguna de las informaciones que introdujo en un paso anterior del grfico, pulse el
botn Atrs.

Una vez que ha finalizado el asistente para grficos, aparece el grfico creado como un
objeto en la hoja de clculo y la barra de herramientas para grficos:

Cuando los datos originales del grfico tienen una estructura tradicional (fila y
columna de rtulos) Excel detecta el grfico de forma automtica y correcta. Es posible que si
a la tabla origen de los datos le falta la primera columna de datos o bien esta columna que
debe ser de datos no contiene texto sino nmeros, que Excel no detecte el grfico de forma
automtica, para lo cual, debemos revisar bien el paso 2 del asistente y corregir lo que sea
necesario.
Tambin podemos comprobar que el grfico es correcto modificando los datos de
entrada del problema, de forma que cualquier cambio que afecte al grfico, se vea
automticamente reflejado en l.
Una vez que se ha insertado un grfico podemos modificar su posicin movindolo a
cualquier lugar, de igual forma, podemos copiarlo, eliminarlo, etc.
En la barra de herramientas de grficos tenemos un botn que nos permite colocar o
eliminar la leyenda en el momento que deseemos . Si no tenemos visible esta barra,
haremos Ver/Barras de herramientas y seleccionaremos Grfico.

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4.23.3 Edicin de grficos


Una vez que tenemos un grfico, ste no queda como nosotros esperbamos porque
hemos cometido algn error en alguno de los pasos del asistente, no pasa nada porque
mediante el men contextual del grfico, podremos acceder a cualquiera de los cuatro pasos
del asistente.
Independientemente de que podamos cambiar el formato del grfico desde los pasos
del asistente. Si nos interesa modificar el aspecto de alguno de los elementos del grfico:
Cambiar el tipo de letra de la leyenda, cambiar el tamao de la letra del ttulo, cambiar el
color de una de las series, cambiar el color del fondo del rea de trazado, etc, tambin
podremos hacerlo. Para cambiar el aspecto de algn elemento del grfico, slo hay que
seleccionar el elemento del grfico, mostrar su men contextual y elegir la opcin Formato
del elemento. Se abrir entonces un cuadro de dilogo que permitir cambiar el aspecto del
elemento en s.
Tambin podemos llevarnos el grfico a un documento de Word, utilizando por
ejemplo el portapapeles (Edicin-Copiar en Excel y Edicin-Pegar en el documento).

4.23.4 Lneas de tendencia


Las lneas de tendencia se aaden a los grficos para ver cul ha sido la evolucin de
un dato y cul puede ser su previsin para el futuro basada en los datos actuales. Este estudio
se conoce como anlisis de regresin. Las lneas de tendencia se pueden agregar a grficos en
dos dimensiones de reas, barras, columnas, lneas o XY-dispersin. Si, despus de agregarlas
al grfico, ste es transformado en cualquier otro, incluidos los equivalentes en tres
dimensiones, las lneas de tendencia desaparecen, y aunque volvamos al tipo original no
aparecern. Deberemos volver a introducirlas si queremos estudiarlas.
Para aadir una lnea de tendencia a un grfico, seleccione primero la serie del grfico
que desea estudiar. A continuacin vaya a la opcin Agregar lnea de tendencia del men
contextual de la serie seleccionada. Aparecer entonces el cuadro de dilogo Agregar lnea de
tendencia. Este cuadro contiene dos pestaas: Tipo y Opciones.
La pestaa Tipo permitir
elegir el tipo de lnea de tendencia
que quiere introducir. Excel
dispone de cinco tipos diferentes
de lneas, ms la media mvil:
Lineal, Logartmica, Polinmica
donde podr especificar el orden de
la lnea, Potencial, Exponencial y
la media mvil.

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Una vez que haya elegido el tipo de tendencia que desee utilizar, active la pestaa
Opciones. Desde esta pestaa, podr indicar a Excel algunos parmetros auxiliares para su
estudio.
En el apartado Nombre de la lnea de
tendencia, podr asociarle un nombre a la lnea,
para que aparezca con ese nombre en la leyenda
del grfico. Por defecto est marcada la opcin
Automtico, donde Excel le da un nombre, basado
en el tipo seleccionado y en la serie con la que se
asocia. Pero usted puede darle un nombre para
una mejor comprensin, colocndose en el
elemento Personalizada e introduciendo el
nombre que le quiera asociar.
Bajo el epgrafe Extrapolar, puede determinar con Hacia delante si quiere que la lnea
de tendencia se proyecte hacia el futuro y as obtener un clculo del valor futuro de un dato
basado en los valores pasados y sus evolucin en el tiempo. O Hacia atrs para que la lnea
de tendencia se proyecte hacia el pasado.
La casilla Presentar ecuacin en el grfico, presenta la ecuacin de regresin de la
lnea de tendencia en el rtulo.
La casilla Presentar el valor R cuadrado en el grfico, presenta el valor de R
cuadrado de la lnea de tendencia en el rtulo. Si este valor es cercano a 0, indica un ajuste
deficiente de la lnea de tendencia a la serie; si es cercano a 1, indica un ajuste adecuado y por
tanto, una lnea de tendencia significativa.
Como cualquier otro elemento del grfico, las lneas de tendencia tambin pueden
modificar su formato.

4.24 Impresin de grficos


Algunas veces es necesario imprimir un grfico sin su hoja, observar que las
proporciones del grfico cambian para que el grfico impreso no est a escala (no tengan el
mismo alto y ancho relativos) con el grfico creado en la hoja. Si esto supone un problema,
fcilmente puede poner de nuevo a escala el grfico impreso para que conserve las mismas
proporciones relativas que el grfico incrustado.
Para imprimir un grfico incrustado en una hoja de clculo, sin imprimir su hoja
fuente, debe pulsar cualquier parte del grfico, y luego el botn Vista preliminar, de la barra
de herramientas estndar, y una vez visualizado, pulse sobre el botn Imprimir.
Cuando imprime un grfico en una sola pgina, por omisin, el grfico se escala (se
cambian sus proporciones) para que ocupe toda la pgina. Aunque podemos poner de nuevo
el grfico a escala para imprimirlo con sus proporciones originales. Para ello, pulse en
cualquier parte del grfico, y luego seleccione la opcin del men Archivo/Configurar
pgina. En el cuadro de dilogo que aparece, seleccione la pestaa Grfico. En esta pestaa
pulse sobre la opcin Ajustar a la pgina del apartado Tamao del grfico impreso.

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4.25 Bases de datos: Listas


Podemos utilizar una hoja de clculo para introducir una base de datos o lista. Una
lista est compuesta de registros o filas, y campos o columnas. Todos los registros de una lista
tienen los mismos campos de informacin (por ejemplo, cada registro tiene un campo Nombre
del producto, un campo Pas de origen, un campo Localizacin del almacn, etc.). Cada
campo de una lista proporciona un tipo de informacin concreta (por ejemplo, el campo Pas
de origen contiene la informacin del pas de origen para cada registro).
Una lista se almacena en una hoja de clculo en un rango de celdas contiguas. Se
introducirn los nombres de los campos o columnas en una fila determinada, y se introducirn
los datos de la lista en las filas posteriores a la de los nombres de los campos. Para que Excel
trate el conjunto de datos como una lista, no se deben dejar filas vacas entre el nombre de los
campos y los registros o datos de las filas.
Es importante tener en cuenta que si por encima de la lista de nombres de campos hay
otros datos, conviene insertar una fila vaca para que el programa no detecte ambigedades
sobre donde estn los nombres de los campos.
Excel incluye una serie de herramientas que nos permiten realizar las siguientes
operaciones sobre las listas:
Editar los datos de la lista, bien directamente sobre la cuadrcula de la hoja de
clculo o bien utilizando un formulario.
Buscar uno o ms registros de la lista.
Filtrar los datos de la lista, para dejar visible slo aquellos registros que cumplan
una serie de requisitos o condiciones. Y ejecutar funciones slo sobre los datos
que se quedaron visibles.
Ordenar los datos de la lista.
Resumir la informacin de la lista mediante Subtotales.

Nombre de los Campos

Registros de la lista

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4.25.1 Editar los datos de la lista


Para editar (introducir, modificar o eliminar) los datos a una lista puede hacerlo:
directamente sobre la cuadrcula, introduciendo en cada fila los datos correspondientes a un
registro de la Base de datos o mediante un formulario.
Para poder trabajar con un formulario es necesario que por lo menos hayamos
introducido el nombre de los campos de la base de datos. A partir de ese momento, Excel crea
automticamente una ficha en la que tenemos todos los campos que componen un registro de
nuestra BD. Para activarla y poder as empezar a editar los datos de la lista, pulse la opcin
del men Datos/Formulario, aparecer entonces el cuadro de dilogo Formulario.

El formulario mostrar los datos de la base de datos registro a registro. Para movernos
de un registro a otro, pulsaremos las flechas de la barra de desplazamiento vertical.
Si queremos crear nuevos registros, pulsaremos el botn Nuevo, y se nos colocar una
ficha vaca para que rellenemos los datos de forma adecuada.
Para eliminar un registro, nos colocaremos en dicho registro y pulsaremos el botn
Eliminar.
Si lo que queremos es modificar alguno de los datos introducidos, slo tenemos que ir
al registro que queremos modificar, cambiar los datos del campo que nos interese y cambiar a
otro registro para que se actualicen los cambios, o pulsar el botn Cerrar si hemos acabado de
editar la lista. Si cambiamos un dato y despus queremos dejarlo como estaba, debemos
pulsar el botn Restaurar.
Es importante recordar que si por encima de la lista de nombres de campos hay otros
datos, conviene insertar una fila vaca para que Excel pueda crear el formulario de la lista sin
ambigedades sobre donde estn los nombres de los campos.

4.25.2 Buscar uno o ms registros en una lista


El formulario tiene un botn llamado Criterios que nos permite crear los criterios de
bsqueda de datos. Una vez introducidos los criterios de bsqueda, se irn visualizando en el
formulario los registros que cumplen las condiciones, pulsando sobre los botones buscar
siguiente y buscar anterior.
A la hora de establece los criterios de bsqueda, podr introducir en el campo un
valor, si quiere que Excel busque los registros que contienen ese valor en el campo
especificado, pero tambin podr introducir una condicin. Para introducir una condicin,
podr utilizar los siguientes operadores: =, >, <, >=, <=, <>; y adems podr utilizar los
caracteres comodn, ? para representar un solo carcter y * para representar una cadena de
caracteres.

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4.25.3 Filtrado de registros de una lista


El filtrado le permite visualizar nicamente los registros de la lista que satisfacen
criterios especficos, o valores de campo. Microsoft Excel ofrece dos herramientas para filtrar:
el Autofiltro y el filtro Avanzado.
Cuando active el Autofiltro, flechas de filtrar, las cuales son flechas hacia abajo,
aparecern junto a los encabezados de columna de su lista. Pulse una flecha para visualizar
una lista con los valores de ese campo, y luego seleccione un valor para utilizarlo como un
criterio o condicin para filtrar la lista. Despus de haber seleccionado un criterio, la flecha de
filtrar de ese campo y los nmeros de fila de los registros filtrados aparecern en azul para
recordarle el campo sobre el que ha realizado el filtrado.

4.25.3.1 Autofiltro
Autofiltro es una herramienta muy potente y fcil de manejar, que nos permite filtrar
la informacin de una lista para que slo muestre los registros que cumplen las condiciones
indicadas. Para aplicar un Autofiltro debemos dar los siguientes pasos:

Colocar el cursor de celda en cualquier celda de la tabla que ser base de datos.
Pulsar la opcin del men Datos/Filtro/Autofiltro. Al hacerlo vemos como a
todos los campos cabecera se les adosan botones de despliegue.

Una vez que tenemos esto, podemos pulsar el botn de despliegue de cualquier
campo y vemos como a parte de estar todos los posibles valores de dicho campo
en la BD tenemos 3 opciones ms: Todas, las 10 ms... y personalizar...

A partir de ahora tenemos varias opciones de actuacin segn el criterio de


filtrado que utilicemos. Elija un criterio de filtrado. Al aplicar el criterio elegido,
se quedarn visibles slo los registros que cumplan las propiedades establecidas
en los criterios de seleccin. El campo utilizado para filtrar cambiar el color del
botn de despliegue de negro a azul. Para filtrar por varios campos con un
Autofiltro repetiremos el mismo proceso descrito hasta ahora pero utilizando otro
campo.

El Autofiltro nos servir para hacer consultas momentneas de una forma rpida y
eficaz.

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Un filtro visualiza todos los registros que coincidan con la consulta, mientras que
todos los dems registros quedan ocultos. Para volver a visualizar todos los registros, pulse la
flecha de filtrado de la columna de origen de la consulta, que es de color azul, y luego
desplcese hasta la parte superior de la lista y pulse Todas. La condicin de filtrado quedar
eliminada y todos los registros aparecen de nuevo.
Si lo que quiere es eliminar el Autofiltro, deber pulsar la opcin del men
Datos/Autofiltro.

4.25.3.2 Opciones de filtrado en los Autofiltros


En la lista desplegable que se crea en los campos al introducir un Autofiltro, aparecen
varias opciones de filtrado, veamos lo que podemos hacer con cada una de ellas.
1. Podemos elegir cualquier valor de la lista desplegable: con lo cual quedarn
visibles slo aquellos registros de la lista que en el campo de filtrado tengan el
valor seleccionado.
2. Podemos hacer una bsqueda basada en los datos mayores o menores de un Campo,
con la opcin (las 10 ms...). Para ello elegiremos de la primera lista el elemento
Superiores o Inferiores segn si queremos dejar visibles los mayores valores o los
menores de un campo. En el segundo elemento podremos especificar el nmero de
registros que queremos visualizar: los dos mayores, los tres menores etc..

3. Podemos elegir la opcin Personalizar, para hacer una bsqueda basada en varios
criterios de comparacin. Al elegir esta opcin aparecer el cuadro de dilogo
Autofiltro personalizado. En el recuadro de lista superior izquierdo, elija la primera
condicin (mayor que, igual que..). En el recuadro de lista superior derecho,
introduzca un valor. Si quiere introducir un filtro con dos condiciones, elija el
operador Y u O, segn quiera que se cumplan las dos condiciones o slo una. En el
recuadro de lista inferior izquierdo, seleccione la segunda condicin (es menor
que....) y en el recuadro de lista inferior derecho, introduzca otro valor. Una vez
introducidas las condiciones que le interese, pulse Aceptar.

Por ejemplo, podramos saber, los productos con precios superiores a 1000 Pts, pero
inferiores a 3000 Ptas.

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4.25.3.3 Filtro Avanzado


La funcin Filtro Avanzado permite filtrar la informacin, extrayendo nicamente los
datos que coincidan con unos criterios determinados. En la anterior forma de establecer
filtros, el resultado de dicha seleccin se sobreescribe en la zona de la BD. En la forma de
Filtros Avanzados podemos dar la opcin de que el resultado de la bsqueda no lo
sobreescriba sobre la BD sino desplazarlo a una zona de la hoja que nosotros deseemos.
Antes de poder filtrar la informacin con un filtro Avanzado, necesitamos establecer
los Criterios de filtrado en una zona de la hoja que est en blanco y que no tenga informacin
en ninguna celda de la misma fila o de la misma columna. Para introducir los criterios de
filtrado copie las etiquetas de los campos por los que quiere filtrar en una zona de la hoja que
cumpla las condiciones citadas anteriormente. Los criterios de filtrado deben tener como
mnimo 1 columna y dos filas (la primera es la cabecera y la segunda donde irn los datos por
los que Excel buscar), hay que llevar cuidado en dicho rango, ya que puede contener
columnas en las que no hayamos metido informacin por la que buscar pero no puede
contener filas vacas, esto es muy importante. Criterios en la misma fila equivale a la unin Y
y criterios en distintas filas equivale a la disyuncin O.

Una vez introducidos los criterios de filtrado, se introducir un filtro avanzado


pulsando la opcin del men Datos/Filtro/Filtro Avanzado. Al hacerlo aparecer el cuadro de
dilogo Filtro Avanzado.
En este cuadro de dilogo, podr especificar
en el apartado Accin si desea que los datos filtrados
aparezcan sobre los datos originales, mediante la
opcin Filtrar lista sin moverla a otro lugar o si por
el contrario quiere dejar los datos originales intactos
y que los datos filtrados aparezcan en otro sitio,
mediante la opcin Copiar en otro lugar.
En el apartado Rango de la lista debe
aparecer el rango de la BD, incluyendo cabeceras de
columnas, si no es as, situar el cursor dentro de este
recuadro blanco y pulsar con el ratn sobre el botn
. Al hacerlo apareceremos en la hoja de clculo,
donde podremos seleccionar el rango de celdas en las
que se encuentra la lista a filtrar.
En el apartado Rango de criterios: teclearemos el rango de la hoja donde estn
definidos los criterios de bsqueda.
El apartado Copiar en: se activar si hemos decidido copiar el resultado en otro lugar,
para especificar el lugar en el que desea copiar los datos filtrados. El mecanismo de seleccin
de este rango es similar a los anteriores. Un punto a destacar es que aqu no hace falta
seleccionar un rango de resultado, basta con seleccionar la primera celda a partir de la cual se
escribir la tabla resultado. El resultado aparecer a partir de la celda seleccionada.
Para eliminar un Filtro Avanzado y volver as a visualizar todos los datos de la lista
debe pulsar la opcin del men Datos/Filtro/Mostrar Todo.

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4.25.4 Realizar clculos sobre datos filtrados


Despus de haber filtrado los registros que necesita ya sea mediante el Autofiltro o
mediante el Filtro Avanzado, le puede interesar realizar operaciones sobre los datos que se
quedaron visibles despus de aplicar el filtro. Existen funciones especiales, como por ejemplo
SUBTOTALES, o Autocalcular que son muy tiles cuando se intenta realizar clculos
rpidamente sobre datos filtrados.

4.25.4.1 Utilizar AutoCalcular para hacer clculos


Su lista est actualmente filtrada para mostrar los registros que cumplan las
condiciones indicadas. Si sobre los datos filtrados quiere realizar alguna operacin sin
necesidad de insertar una funcin o una frmula, puede utilizar la herramienta AutoCalcular.
Para ello, seleccione las celdas y luego vea el recuadro
de AutoCalcular que aparece en la barra de estado.
Por defecto la operacin que realiza Excel sobre los
datos seleccionados es la Suma. Si le interesa otra funcin, pulse
el botn derecho sobre la barra de estado y elija la operacin
que quiera realizar sobre los datos.

4.25.4.2 Funcin SUBTOTALES


Si en nuestra hoja de clculo tenemos una funcin que realiza una operacin sobre los
datos de la lista y en algn momento necesitamos filtrar la lista, la funcin seguir mostrando
el mismo valor. Si nos interesa tener una funcin que muestre en todo momento el resultado
de realizar la operacin no sobre todos los datos de la lista, sino slo sobre los datos visibles
en cada momento segn el filtro aplicado, tendremos que utilizar la funcin SUBTOTALES.
Para introducir la funcin subtotales deber seguir los siguientes pasos:
 Eliminar todos los filtros.
 Darle al asistente de funciones, y elegir la funcin SUBTOTALES. La funcin
SUBTOTALES tiene la siguiente sintaxis:
SUBTOTALES(nm_funcin;ref1,ref2,...)
Nm_funcin: es un nmero de 1 a 11 que indica qu funcin debe utilizarse
para calcular los subtotales dentro de una lista.
Nm_funcin Funcin Nm_funcin Funcin

1 PROMEDIO 7 DESVEST

2 CONTAR 8 DESVESTP

3 CONTARA 9 SUMA

4 MAX 10 VAR

5 MIN 11 VARP

6 PRODUCTO

Ref1, Ref2,: son de 1 a 29 rangos o referencias para los cuales desea calcular el
subtotal.
 Una vez introducida la funcin SUBTOTALES, si aplica un filtro ver que el
resultado que muestra la funcin ser uno u otro segn los registros de la lista que
ests visibles en cada momento.

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4.25.5 Ordenacin de la Base de datos


Podemos ordenar de forma automtica una serie de datos (que formen parte de una
lista o Base de Datos) y segn distintos criterios: orden alfabtico, orden creciente de
nmeros, etc. Para ello hay que colocar el cursor en una celda de la lista y pulsar la opcin del
men Datos/Ordenar.
Aparecer entonces el cuadro de
dilogo Ordenar, en el que habr que
especificar los criterios de ordenacin:
campos de ordenacin, ordenacin
ascendente o descendente. Y si la tabla que
seleccionamos para ordenar tiene o no
encabezamiento. Si elegimos para ordenar
un campo que contiene nmeros Excel har
una ordenacin numrica y si el campo
contiene palabras, Excel har una
ordenacin alfabtica.
Puede utilizar listas personalizadas para ordenar listas especiales que no deban
ordenarse alfabticamente. Por ejemplo, si una lista contiene valores denominados Alto,
Medio y Bajo, puede ordenar la lista para presentar en primer lugar todas las filas con el valor
Alto, despus las que tengan el valor Medio y finalmente las que tengan el valor Bajo. Para
conseguir esto debe tener una lista personalizada con los valores a utilizar para ordenar. En
cuadro de dilogo Ordenar, deber pulsar sobre el botn Opciones, al hacerlo aparecer el
cuadro de dilogo Opciones de ordenacin.
En el apartado Primer criterio de
ordenacin de este cuadro de dilogo,
podr especificar si quiere una ordenacin
normal (alfabtica o numrica segn el
tipo de informacin que contenga el
campo) o una ordenacin personalizada
basada en una lista previamente creada.
Alguna vez, puede tener una lista de datos ms compleja que necesite ordenar con ms
de tres claves. Por ejemplo, podra tener una lista extensa con el personal de la compaa que
necesita ordenar por seccin, luego por departamento dentro de cada seccin, luego por
empleo dentro de cada departamento, y luego por apellido dentro de cada empleo. El cuadro
de dilogo Ordenar hace que sea fcil hasta tres claves, pero para ordenar sobre cuatro claves,
necesitar ejecutar dos veces la orden Ordenar.
El truco para ordenar sobre cuatro claves es el orden en el que se realicen las
ordenaciones. La clave principal de ordenacin (que en este ejemplo de lista del personal sera
la seccin) deber ejecutarse en el segundo proceso de ordenacin; ordenar primero las
claves secundarias (por departamento, luego por empleo, luego por apellidos), y luego
ordenar por segunda vez slo por seccin.

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4.25.6 Resumen de datos con subtotales


En una lista, nos puede interesar mostrar valores subtotales atendiendo a una categora
en concreto.
Por ejemplo: si tengo hoja de clculo que contiene en una lista informacin de los
distintos vendedores a domicilio de una empresa, almacenando para cada uno de ellos la zona
en la que venden, los productos que venden, la cantidad de productos vendidos en cada zona,
el precio al que venden esos productos y el dinero total que han obtenido de la venta de esos
productos. Sabiendo que un vendedor puede vender en una o varias zonas. Adems de querer
saber todo lo que han vendido todos los vendedores de la empresa en total en todas las zonas
y de todos los productos, a lo mejor nos interesa saber lo que ha vendido cada vendedor
(subtotal por vendedor) o lo que se ha vendido en cada zona (subtotal por zona) o cunto se ha
vendido de cada producto (subtotal por producto).
Antes de poder realizar un resumen de datos de una lista con subtotales, es necesario
tener la lista ordenada por los campos por los que quiera calcular los subtotales.
Puede utilizar la orden Subtotales para agregar subtotales a los grupos que se elijan,
sin necesidad de tener que insertar manualmente filas para los subtotales o introducir
frmulas. La orden Subtotales tambin agrega un esquema a su hoja para que pueda decidir
fcilmente cuntos detalles desea mostrar.

4.25.6.1 Calcular los Subtotales de una lista detallada


En el ejemplo que hemos estado trabajando tenemos un listado de los empleados de
una empresa que trabajan con turno diario o nocturno con el sueldo que gana cada uno.

Para este ejemplo nos puede interesar saber el nmero total de empleados (para lo
cual, slo habra que insertar una funcin que contara el nmero de celdas llenas del rango
donde estn los nombres de empleados); pero tambin nos puede interesar saber el nmero de
empleados que trabajan en turno nocturno, y el nmero de empleados que trabajan en turno
diurno (para lo que debemos contar el nmero de empleados agrupados por turnos).
Para calcular los subtotales por turnos, lo primero que hay que hacer es ordenar la lista
por el campo Horario. Una vez ordenada la lista, se insertarn los subtotales de la siguiente
manera:
Seleccione cualquier celda dentro de la lista.
Pulse la opcin del men Datos/Subtotales.
Aparecer el cuadro de dilogo Subtotales.

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Pulse la flecha hacia abajo en el apartado Para cada cambio en, y seleccione el
campo por el que quiere agrupar (ser el campo por el que ha ordenado la lista). En
nuestro ejemplo, ser el campo Horario.
Pulse la flecha hacia abajo en el apartado Usar funcin, y luego pulse Cuenta
(porque queremos contar el nmero de empleados que trabajan en el turno diario, y
el nmero de empleados que trabajan en turno nocturno).
En el apartado Agregar subtotal, seleccione la casilla de verificacin asociada al
campo Nombre, y luego desplcese a lo largo de la lista para estar seguro de que
todas las dems casillas de verificacin estn borradas.
Asegrese de que las casillas de verificacin Reemplazar subtotales actuales y
Resumen debajo de los datos estn seleccionadas.
Pulse el botn Aceptar.

Los Subtotales son agregados y el aspecto de la lista ser similar a la siguiente


ilustracin.

Notar que adems de haber aadido los subtotales parciales por turnos u horarios,
tambin se ha introducido el total general. Aparte, en la parte izquierda de la pantalla ha
aparecido un esquema.

4.25.7 Mostrar y ocultar niveles de detalles


Una de las ventajas de utilizar la orden Subtotales es que le permite manipular el nivel
de detalle mostrado en el resumen pulsando los botones de esquema que aparecen junto a su
hoja de clculo.
La nueva columna que apareci a la izquierda de su hoja de clculo contiene los
botones de esquema que puede utilizar para ocultar y mostrar detalles. Los botones del nivel
de esquema que estn en la parte superior de la nueva columna (los botones que estn
numerados) le permiten mostrar un nivel concreto de detalles de resumen; por ejemplo, el
botn Nivel 1 cambia la presentacin de la hoja para que slo aparezca el nivel Total general
y todos los dems detalles y subtotales estn ocultos. Los botones junto a cada fila de subtotal
le permiten ocultar y mostrar los detalles de cada subtotal concreto.

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Pulsando en los botones de nivel, puede ir apreciando los distintos niveles de esquema
y de resumen.

Niveles

4.25.8 Si desea aplicar un esquema sin utilizar


subtotales automticos
Si tiene datos que ya contienen subtotales manuales o a los que no desea aplicar
subtotales, puede an aplicar un esquema. Primero necesita determinar qu filas o columnas
debern estar agrupadas para que puedan ocultarse y visualizarse juntas.
Seleccione las filas o columnas que desea combinar dentro del grupo de detalles de un
esquema. No incluya subtotales en el grupo o estarn ocultos cuando oculte el grupo de
detalles.
Pulse la opcin del men Datos/Agrupar y esquema/Agrupar.
El grupo est esquematizado y a la izquierda de la hoja de clculo aparece el smbolo
Ocultar detalle. Para ocultar el grupo de detalles, pulse el smbolo Ocultar detalle.
Repita los pasos 1 y 2 para cada grupo que desee esquematizar. Debe tener en cuenta
que cada grupo debe ir separado por una lnea en blanco al menos, si no se han metido los
subtotales manuales.
Para eliminar el esquema, seleccione todas las filas o columnas del grupo y, pulse la
opcin del men Datos/Agrupar y esquema/Desagrupar.

4.25.9 Agregar un segundo nivel de subtotales


El truco para crear varios niveles de subtotales es crearlos en el orden adecuado. Si
desea que los subtotales ms pequeos, estn anidados en los subtotales ms grandes. Para
hacer esto, necesita crear primero los subtotales ms grandes y luego los subtotales anidados.

4.25.10 Eliminar subtotales


Para eliminar subtotales ya creados, pulse sobre la opcin del men Datos/Subtotales.
En el cuadro de dilogo Subtotales, pulse Quitar todos. Los subtotales y esquemas quedan
eliminados.

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4.26 Obtener datos externos

4.26.1 Importar un archivo de texto


1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.
Para evitar que los datos externos reemplacen a los datos existentes, asegrese de
que la hoja no contiene datos debajo de la celda donde vaya a hacer clic ni a su
derecha.
2. En el men Datos, elija Obtener datos externos y, a continuacin, haga clic en
Importar datos.
3. Al hacerlo se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar Archivos de Origen de
Datos. En el apartado Tipo de archivo, haga clic en Todos los orgenes de datos.

4. En la lista Buscar en, elija y haga doble clic en el archivo de texto que desee
importar como rango de datos externos.
5. Para especificar cmo desea dividir
el texto en columnas, siga las
instrucciones del Asistente para
importar texto. En el apartado
Origen del archivo, seleccione la
opcin Windows (ANSI) para que
los acentos del texto aparezcan
como tales y no como caracteres
raros. Elija tambin la fila desde la
que se importarn los datos del
fichero. Y a continuacin, haga clic
en Finalizar.

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6. Aparecer entonces el cuadro de dilogo Importar datos, En este cuadro, siga uno
de estos procedimientos:
- Para devolver los datos a la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de
clculo existente.
- Para devolver los datos a una hoja de
clculo nueva, haga clic en Nueva
hoja de clculo. Microsoft Excel
agregar una nueva hoja de clculo
al libro y colocar de forma
automtica el rango de datos
externos en la esquina superior
izquierda de la nueva hoja de
clculo.
- Para establecer las opciones de formato y diseo de los datos importados, haga
clic en el botn Propiedades.

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4.26.2 Obtener datos de una pgina Web


Las pginas Web suelen contener informacin idnea para su anlisis en Microsoft
Excel. Por ejemplo, puede analizar las cotizaciones del mercado de valores en Excel
utilizando informacin que proceda directamente de una pgina Web. Segn cules sean sus
necesidades, puede recuperar datos actualizables (de modo que pueda actualizarlos en Excel
con los datos ms recientes de la pgina Web) o bien obtener los datos de una pgina Web y
mantenerlos estticos en la hoja de clculo.

4.26.2.1 Consulta para recuperar datos de una pgina Web


Puede crear o ejecutar una consulta Web para recuperar texto o datos en una pgina
Web. Las consultas Web son especialmente tiles para recuperar datos que estn en tablas o
reas con formato previo (las tablas se definen con la etiqueta HTML <TABLE>; las reas
con formato previo se definen normalmente con la etiqueta HTML <PRE>). Los datos
recuperados no incluyen imgenes, como las imgenes .gif, ni tampoco incluyen el contenido
de las secuencias de comandos.

4.26.2.2 Crear una nueva consulta Web


Para crear una nueva consulta Web puede hacerlo desde Microsoft Excel o bien desde
el navegador:
Comenzar en Microsoft Excel
1. En el men Datos, elija Obtener datos externos y, a continuacin, haga clic en
Nueva consulta Web.
2. En el cuadro de dilogo Nueva consulta Web, escriba la direccin URL
(Localizador de recursos uniforme, por ejemplo: http://www.microsoft.com) de
la pgina Web de la que desea obtener datos. Puede escribir la direccin URL,
pegarla de una direccin copiada o hacer clic en la flecha que aparece junto a
la lista Direccin y seleccionar una direccin utilizada recientemente.
3. Haga clic en Ir.

Comenzar en el Explorador
1. En el explorador, vaya a pgina Web en la que desee consultar datos.
2. Haga clic en la flecha situada junto al botn Modificar con (que
puede aparecer como uno de varios iconos de aplicacin, en
funcin de cmo se haya creado la
pgina) y haga clic en Modificar con
Microsoft Excel.

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Tanto si cre la consulta Web de una manera o de otra, se abrir un cuadro de dilogo,
mostrando el contenido de la pgina Web seleccionada.

Haga clic en junto a las tablas que desee importar o haga clic en en la esquina
superior izquierda de la pgina para importar toda la pgina. Si no aparece junto a las
tablas de la pgina, haga clic en Mostrar iconos en la parte superior del cuadro de
dilogo para mostrarlos.
Las consultas Web se guardan automticamente con el libro. Si desea guardar la
consulta para que se pueda ejecutar en otros libros, haga clic en Guardar consulta . La
consulta se guarda en un archivo de texto con la extensin .iqy.
Para establecer opciones de formato e importacin respecto a cmo se devuelven los
datos, haga clic en Opciones y seleccione las que desee en el cuadro de dilogo Opciones de
consulta Web.
Haga clic en el botn Importar. Al hacerlo aparecer el cuadro de dilogo Importar
datos, en el que se le da al usuario dos opciones:

Para devolver los datos de la pgina Web a la


hoja de clculo seleccionada, haga clic en Hoja
de clculo existente. En la hoja de clculo,
haga clic en la celda en que desee colocar la
esquina superior izquierda del rango de datos
de externo y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.

Para devolver los datos a una hoja de clculo nueva, haga clic en Nueva hoja de
clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Excel agregar una nueva hoja de
clculo y, de forma automtica, el rango de datos externos comenzar por la
esquina superior izquierda de la nueva hoja.
Despus de hacer clic en Aceptar, en la barra de estado aparecer un icono de
actualizacin en movimiento para indicar que la consulta se est ejecutando. Para
comprobar el estado de la consulta, haga doble clic en el icono de actualizacin.

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Ofimtica Tema 4. Hoja de Clculo: Microsoft Excel.

4.26.2.3 Ejecutar una consulta grabada


Las consultas Web se guardan en archivos de texto con la extensin .iqy. Microsoft
Excel incluye varios archivos de consulta Web que recuperan datos como cotizaciones de
bolsa y divisas.

1. En el men Datos, elija Importar datos externos y, a continuacin, haga clic en


Importar datos.
2. Busque la carpeta en la que est almacenado el archivo de consulta en el cuadro
Buscar en.
3. Seleccione la consulta Web que desee ejecutar.
4. Haga clic en Abrir.
En el cuadro de dilogo Importar datos, siga uno de estos procedimientos:
Para devolver los datos de la pgina Web a la hoja de clculo seleccionada, haga
clic en Hoja de clculo existente. En la hoja de clculo, haga clic en la celda en
que desee colocar la esquina superior izquierda del rango de datos externo y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Para devolver los datos a una hoja de clculo nueva, haga clic en Nueva hoja de
clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Excel agregar una nueva hoja de
clculo y, de forma automtica, el rango de datos externos comenzar por la
esquina superior izquierda de la nueva hoja.
5. Si se solicita, introduzca los parmetros de la consulta. Si no sabe cules son los
parmetros vlidos, pregunte a la persona que cre la consulta.
Excel ejecutar la consulta. En la barra de estado aparecer un icono de
actualizacin en movimiento para indicar que la consulta se est ejecutando.
Para comprobar el estado de la consulta, haga doble clic en el icono de
actualizacin.

4.26.3 Actualizar datos importados

4.26.3.1 Actualizar datos en un archivo de texto importado


1. Seleccione la hoja de clculo con el archivo de texto importado.

2. Haga clic Actualizar datos en la barra de herramientas Datos externos.


3. En el cuadro de dilogo
Importar archivo de texto,
seleccione el archivo de texto
y, a continuacin, haga clic
en Importar.

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4.26.3.2 Actualizar los datos automticamente cuando se


abre un libro.
Puede actualizar un rango de datos externo de forma automtica cuando abre el libro y
opcionalmente guardar el libro sin guardar los datos externos para que el tamao del archivo
se reduzca.

1. Haga clic en una celda del rango de datos externos que desee actualizar y, a
continuacin, haga clic en Propiedades del rango de datos en la barra de
herramientas Datos externos.

2. Aparecer entonces el cuadro de dilogo Propiedades del rango de datos externo,


donde debe activar la casilla de verificacin Actualizar al abrir archivo.
3. Si desea guardar el libro con la definicin de consulta pero sin los datos externos,
active la casilla de verificacin Quitar los datos de la hoja de clculo antes de
guardar.

4.26.3.3 Actualizar varios rangos de datos externos.


1. Si la hoja de clculo contiene ms de un rango de datos externos que desea
actualizar, pulse sobre la opcin del men Ver\Barras de herramientas y haga clic
en Datos externos.

2. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en Actualizar todo para


actualizar todos los rangos de datos externos en el libro. Si tiene abierto ms de un
libro, debe hacer clic en Actualizar todo en cada libro para actualizar los datos
externos.

4.26.3.4 Actualizar los datos a intervalos automticamente


1. Haga clic en una celda del rango de datos externos y, a continuacin, haga clic en
Propiedades del rango de datos en la barra de herramientas Datos externos.
2. Seleccione el cuadro Actualizar cada y, a continuacin, especifique el nmero de
minutos entre actualizaciones.

4.26.3.5 Controlar el orden de las actualizaciones


Si en una hoja ha introducido varios rangos de datos externos y desea actualizarlos en
un orden especfico, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en una celda del rango de datos externos que desee actualizar primero, y,
a continuacin, haga clic en Actualizar datos en la barra de herramientas Datos
externos.
2. Repita el proceso para cada rango de datos externos hasta que todos estn
actualizados en el orden que desee.

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4.27 Creacin de una macro para realizar tareas sencillas

4.28 Creacin de una macro para realizar tareas complejas

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