CONTROL DE DOCUMENTOS Y Cdigo: PSI 4-01

REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION

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1. OBJETIVO

Establecer y documentar un procedimiento para: definir, identificar, mantener y

controlar los documentos y registros de la Base Documental del Sistema de
Gestin Integrado (SGI), de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001,
ISO14001, OHSAS 18001 y NTP-ISO/IEC 17799, vigentes.

2. ALCANCE

Se aplica a todas las reas que tienen documentacin y registros relacionados con
el Sistema de Gestin Integrado.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION (RED)/JEFE DEPARTAMENTO DE

GESTIN DE CALIDAD.

a) Preservar y asegurar la correcta y efectiva aplicacin del presente

procedimiento.
b) Emisin y distribucin controlada de los Documentos Internos de la
Base Documental del SGI.
c) Mantener actualizada la Lista Maestra de Distribucin de los
Documentos Internos del SGI.
d) Mantener actualizada las copias controladas de la Base Documental
del SGI.

3.2 GERENTES, JEFES DE DIVISION Y/O JEFES DE DEPARTAMENTO

a) Supervisar, controlar y solicitar la actualizacin de la documentacin

que pueda afectar al Sistema de Gestin Integrado.
b) Custodia de las copias controladas asignadas.
c) Mantener Actualizada la Lista Maestra de Registros del SGI de su
rea.
d) Mantener actualizada la Lista Maestra de Documentos Externos de su
rea.

3.3 JEFE DE DIVISIN DE SISTEMAS E INFORMTICA

a) Mantener actualizada la lista los usuarios de Intranet.

b) Actualizar los documentos de la Base Documental del SGI publicada
en el Intranet a solicitud de la Divisin del SGI.

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Carlos Nez Ramrez Huberth Anculle Arenas Jess Hinojosa Ramos 10/2008-11-17
Dpto. Gestin de Calidad RED G. GENERAL
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4. TERMINOLOGA
4.1 COPIA CONTROLADA
Copia del Documento original vigente de la Base Documental del SGI, cuya
distribucin es controlada por el RED y es identificada por llevar el sello Copia
Controlada.
4.2 DOCUMENTO OBSOLETO
Documento del SGI que no est en vigencia, el RED mantendr un control de
estos documentos.
4.3 BASE DOCUMENTAL DEL SGI
Es el conjunto de documentos del SGI establecidos de conformidad a los
requisitos de las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, la especificacin
OHSAS 18001:1999 y la Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799:2004 *.

4.4 DOCUMENTO
Indica la informacin y su medio de soporte.

4.5 PROCEDIMIENTO
Forma especifica para llevar una actividad o un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados

4.6 INSTRUCTIVO
Descripcin detallada de cmo realizar y registrar las tareas

4.7 FORMATO
Documento utilizado para completar informacin requerida por el Sistema
de Gestin Integrado.

4.8 REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de
actividades realizadas.

5. DESARROLLO

5.1 LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO SE

CLASIFICA EN:
5.1.1 Interna
- Poltica del Sistema de Gestin Integrado.
- Poltica de Seguridad de la Informacin.
- Objetivos y metas del Sistema de Gestin Integrado.
- Programa de Gestin de Calidad.
- Programa de Gestin Ambiental.
- Programa de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional.
- Manual del Sistema de Gestin Integrado (MSI).
- Plan de la Calidad.
- Procedimientos del Sistema de Gestin Integrado (PSI).
- Instrucciones del Sistema de Gestin Integrado (ISI).
- Formatos del Sistema de Gestin Integrado (FSI).

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- Registros del Sistema de Gestin Integrado.

5.1.2 Externa

- Normas de Gestin de Calidad: ISO 9000, ISO 9001 e ISO 9004

vigentes.
- Normas de Gestin Ambiental: ISO 14001 y ISO 14004 vigentes,
- Normas de Seguridad y Salud Ocupacional: OHSAS 18001
vigente.
- *
- Normas Tcnicas y/o Legales aplicables a cada rea.
- Manuales entregados por los fabricantes de los equipos que
intervienen en el Proceso de Generacin de Electricidad.

Estos documentos estarn mencionados en la Lista de Documentos

Externos, la cual ser de control del rea.

5.2 DESCRIPCIN DE LA DOCUMENTACIN INTERNA

5.2.1 Manual del Sistema de Gestin Integrado (MSI)
Documento que describe el Sistema de Gestin Integrado de la
organizacin.

a) Hace una descripcin del alcance del SGI, los detalles y la

justificacin de las exclusiones.

b) Describe la interaccin entre el proceso crtico y los de

soporte, la poltica, la organizacin general y hace referencia a
las responsabilidades del personal involucrado, la
documentacin y aquellos aspectos incluidos en el Sistema de
Gestin Integrado de EGASA.

c) Tiene la siguiente estructura:

- Portada
- ndice
- Introduccin
- Referencias Normativas
- Trminos y definiciones
- Los prrafos que indican el compromiso de la Organizacin
con respecto a cada clusula de las normas certificables
que forman parte del Sistema de Gestin Integrado.

5.2.2 Plan de la Calidad

Define los procedimientos que intervienen en el Proceso de

Generacin Elctrica y sus procesos de soporte.

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5.2.3 Procedimiento del SGI (PSI)

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso;

describen las actividades para poner en prctica la Poltica, alcanzar
los objetivos establecidos y cumplir los requisitos de las normas
certificables que forman parte del Sistema de Gestin Integrado.

a) Pueden hacer referencia a las instrucciones de trabajo que

definen como se desarrolla una actividad y documentos del
Sistema de Gestin Integrado.
b) Debe contener los siguientes prrafos sin ser limitativos:
- Objetivo: Establece los objetivos que se deben obtener con el
contenido del Documento.
- Alcance: Indica el mbito y/o limitaciones para la aplicacin del
Procedimiento.
- Responsabilidad y autoridad: La responsabilidad y
autoridad de las funciones del personal y/o de la empresa,
as como sus interrelaciones asociadas con los procesos
y las actividades descritas en el procedimiento, deben
estar identificadas.
- Desarrollo: Indica qu y cmo se va a implantar el
procedimiento, instructivo de trabajo, disposicin otro
documento relacionado con el SGI. Se puede elaborar una
matriz de cumplimiento detallando cada actividad indicada en
el Diagrama de Flujo del Proceso.

c) De requerirse mayor informacin se emplearn los siguientes

prrafos:

- Referencias: Se hace mencin de otros documentos del

Sistema de Gestin Integrado que se utilizan dentro del
procedimiento.
- Terminologa: Definicin de los trminos complejos y/o propios
que se utilizan en el desarrollo del procedimiento.
- Anexos: Se indican los documentos anexos al Procedimiento,
tales como Diagramas de Flujo o tablas.

d) Codificacin: PSI N- XX.

PSI : Procedimiento del SGI
N : Nmero de identificacin.
XX : Nmero correlativo nico asignado a cada procedimiento
del Sistema de Gestin Integrado.

e) Pie de Pgina indicando quin lo elabor, revis, aprob as

como el estado y fecha de revisin, las firmas se colocarn
slo en los originales y en la primera pgina.

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5.2.4 Instrucciones del SGI

a) Describen como se llevarn a cabo las secuencias de una

actividad especfica.

b) Pueden tomar tambin la forma de listas de comprobacin,

tablas, planos, especificaciones, planillas.

c) De requerirse, las instrucciones del SGI podrn contener los

siguientes prrafos:
- Objetivo: Establece los objetivos que se deben obtener con el
contenido del Documento.
- Alcance: Indica el mbito y/o limitaciones para la aplicacin del
Procedimiento.
- Participantes: Describir para qu personas de la organizacin
est dirigido dicho instructivo.
- Responsabilidades: Se define las responsabilidades de las
tareas asignadas.
- Terminologa o Definicin: Definicin de los trminos complejos
y/o propios que se utilizan en el desarrollo del procedimiento
- Material requerido: Indica los requerimientos acadmicos,
tcnicos y/o materiales que se requiere para hacer efectiva la
Instruccin del SGI.
- Desarrollo: Indica cmo se va a ejecutar el Trabajo, Tarea,
Actividad o Proceso en los prrafos que se considere
necesario para que garantice su entendimiento y adecuada
ejecucin.
- Bibliografa: Detalla el nombre del autor, el titulo y el ao de
los manuales libros o normas tcnicas se utilizarn para
ejecutar el Instructivo del SGI
- Inspecciones: Especifica que pruebas, inspecciones o
controles debern llevarse a cabo para asegurar que se ha
hecho correctamente la actividad o trabajo.
- Formatos: Indica que formatos se requieren para evidenciar
que el trabajo se ha efectuado.

d) Codificacin: ISI N-XX-NA

ISI : Instruccin del SGI
N : Nmero de identificacin
XX: Identificacin del nmero de Procedimiento del SGI
relacionado.
N: Nmero correlativo nico asignado a cada Instructivo del SGI
relacionada con un Procedimiento del SGI.
A: Las iniciales correspondiente al tipo de central o rea de
aplicacin son:
- Central Trmica Mollendo (TM)
- Central Trmica Chilina (TCH)
- Central Hidrulica Charcani (CH)
- Centro de Control (CC)
No se utilizarn estas iniciales cuando la instruccin sea de
alcance general

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f) Pie de Pgina indicando quin lo elabor, revis, aprob as

como el estado y fecha de revisin, las firmas se colocarn
slo en los originales y en la primera pgina.

5.2.5 Formatos del SGI (FSI)

a) Codificacin: FSI N-XX-NA

FSI : Formato del Sistema de Gestin Integrado.
N : Nmero de identificacin
XX : Identificacin del nmero de Procedimiento del SGI
relacionado.
N: Nmero correlativo nico asignado a cada Formato del SGI
relacionado con el Procedimiento y/o Instructivo del SGI.
A: Iniciales correspondientes a la central o rea de aplicacin,
segn lo establecido en el punto 5.2.4 (d). No se utilizarn estas
iniciales cuando el formato sea de alcance general.
b) Debern citarse en el documento a travs del cual quedan
establecidos.
c) Deber asignrseles un ttulo que corresponda con el tipo
de informacin a registrar en el mismo.

5.2.6 Registros del SGI

a) Son aquellos documentos que proveen evidencias objetivas de
las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.

5.3 PREPARACIN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIN INTERNA

(Ver Anexo A)

ACT RESPONSABLE DESCRIPCIN

01 Jefe de rea Solicita inclusin o modificacin.-
El Jefe de rea solicita al Representante de la Direccin la
inclusin o modificacin de documentacin del Sistema de
Gestin Integrado, para lo cual deber coordinar:
Para el caso de actualizacin, el documento vigente,
estado y fecha de revisin que le corresponde para su
aprobacin.
Para el caso de inclusin de documentacin deber
solicitar el cdigo a asignar, estado y fecha revisin
para su aprobacin
02 Jefe de rea Remite documento propuesto
El Jefe de rea enva el documento al Representante de
la Direccin consignando la firma en Elaborado Por:
03 RED Revisa documento propuesto
Verifica la adaptabilidad, posibilidad de ser incluido en el
SGI y que sea apropiado a las necesidades del rea y
cumpla con los del Sistema de Gestin Integrado.

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ACT RESPONSABLE DESCRIPCIN

04 RED Es conforme?
Si: Enva el documento a la Gerencia General consignando
la firma en Revisado Por:, para su revisin y
aprobacin.
No: Devuelve el documento al Jefe de rea, para las
correcciones correspondientes
05 Gerencia Revisa Documento
General El Gerente General revisa la aplicabilidad del documento
06 Gerente General Es conforme?
S: Consigna su firma en Aprobado Por: y enva el
documento al Representante de la Direccin. para su
implementacin y control
No: Enva el documento al Representante de la Direccin,
para las correcciones pertinentes
07 RED Actualiza la documentacin.-
El Representante de la Direccin Realiza las siguientes
actividades:
Distribuye la documentacin vigente en los lugares
donde se cuente con copias en medio fsico, de
acuerdo al formato FSI 4-01-02 Lista Maestra de
Distribucin de Documentos Internos del Sistema de
Gestin Integrado, retirando la documentacin
obsoleta.
Enva la documentacin en medio magntico a la
Divisin de Sistemas e Informtica, para la
actualizacin en el Intranet, verificando los cambios
mediante el formato FSI 4-01-3 Lista de Cambios de
la Base Documental del SGI.
Guarda la documentacin en original y la
documentacin obsoleta.

Notas:

Los cambios en la documentacin del SGI se identifican por el texto en cursiva y

negrita, cuando se elimina textos se pone *, esto no aplica a ttulos,
estados de revisin ni formatos; para el caso de documento nuevos estos se
reconocen por estar en revisin 00,
De ser necesario el Representante de la Direccin coordinar con el Dpto.
Seguridad Salud Ocupacional, Dpto. Medio Ambiente y Tratamiento de Agua,
Dpto. Calidad y dems Jefaturas usuarias, la inclusin o modificacin de los
documentos de la Base Documental del Sistema de Gestin Integrado.
Para informar a los usuarios de Intranet sobre los cambios efectuados en la
Base Documental se proceder de acuerdo a lo establecido en la Norma de
EGASA N 003 Manual de Correspondencia.
El Representante de la Direccin solicitara anualmente durante el primer
trimestre a los elaboradores de la documentacin, la confirmacin de la
vigencia de la documentacin de la Base Documental, o las inclusiones o
modificaciones necesarias como parte de la mejora continua.

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5.4 LAS FIRMAS AUTORIZADAS PARA AUTENTICAR UN DOCUMENTO DEL

SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO SON LAS SIGUIENTES:

Documento Elaborado por Revisado por Aprobado por

Manual del SGI RED RED Gerente General

Procedimiento del SGI Jefe de rea RED Gerente General

Plan de la Calidad Jefe de rea RED Gerente General

Instrucciones del SGI Jefe de rea RED Gerente General

Programa de Gestin de Calidad Jefe de rea RED Gerente General

Programa de Gestin Ambiental Jefe de rea RED Gerente General

Programa de Gestin de
Jefe de rea RED Gerente General
Seguridad y Salud Ocupacional

5.5 DISTRIBUCION DE LA BASE DOCUMENTAL

Los usuarios del servicio de Intranet de EGASA tienen a su disposicin el

contenido ntegro de la Base Documental del Sistema de Gestin Integrado
vigente, Las reas que no cuentan con el servicio de Intranet, tienen una
copia controlada vigente de la Base Documental del SGI; tambin cuentan con
una copia controlada de la Base Documental del SGI las reas que por su
funcin se consideren necesarias.
Se mantiene una Lista Maestra de Distribucin de los Documentos Internos
del Sistema de Gestin Integrado (copias controladas) FSI 4-01-2, y una Lista
con el nombre y ubicacin de los usuarios del servicio de Intranet.

5.6 CONTROL DE LA DOCUMENTACIN EXTERNA

a) El control de la Documentacin Externa es responsabilidad de cada Jefe

de Area.

b) Cada rea lleva una Lista Maestra de Documentos Externos y en caso de

requerirse copias controladas, stas se distribuirn de acuerdo a la
necesidad del personal de cada rea. La vigencia de los documentos
debe actualizarse peridicamente segn se requiera, los manuales de los
equipos no requieren actualizar la vigencia, salvo que los equipos sufran
modificaciones que afecten el diseo del equipo.

5.7 CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SGI

a) Los Registros del SGI se llenan de manera que sean legibles. Cuando la
informacin requerida no corresponde, deber invalidarse los espacios
que queden sin datos, de manera que no se pueda modificar la
informacin registrada.

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b) Las reas involucradas directamente con el SGI, llevan una Lista Maestra
de Registros del SGI (FSI 4-01-1) para el control y orden de los
documentos relacionados al SGI.

c) Los responsables de las diferentes reas de EGASA son los encargados

de tenerlos al da, actualizarlos y de garantizar su almacenamiento en
reas apropiadas y seguras en sus instalaciones con el fin de evitar su
deterioro.

d) Luego de finalizado el tiempo de archivo, el responsable de rea definir

la disposicin de los mismos. La disposicin final debe quedar registrada
por escrito. En el caso que pase el tiempo obligatorio para mantenimiento
de los archivos, su destruccin slo podr realizarse con la autorizacin
expresa de la autoridad competente, de ser el caso.

6. REFERENCIAS

- FSI 4-01-1 Lista Maestra de Registros del SGI.

- FSI 4-01-2 Lista Maestra de Distribucin de los Documentos Internos del
Sistema de Gestin Integrado.
- FSI 4-01-3 Lista de cambios de la Base Documental del SGI.
- PSI 5-03 Identificacin, Acceso y Evaluacin de Cumplimiento de Requisitos
Legales y Otros Requisitos

7. ANEXOS

7.1 Diagrama de Flujo del Proceso de Preparacin y Control de la

Documentacin Interna (Anexo A).

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ANEXO A

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE PREPARACIN Y CONTROL DE LA

DOCUMENTACIN INTERNA

REPRESENTANTE DE GERENTE
JEFE DE AREA
LA DIRECCIN GENERAL

Inicio

1. Solicita inclusin o
modificacin

2. Remite documento
propuesto

3. Revisa documento
propuesto

No

4. Es conforme?

No

5. Revisa documento
Si propuesto

6. Es conforme?

Si

8. Actualiza la
7. Aprueba documento
documentacin

Fin

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