Matrices y referencias externas

1. FRMULAS DE MATRIZ

N ormalmente, las funciones producen un nico resultado. Sin

embargo, a veces resulta interesante tener funciones que
calculen varios resultados a la vez. Estas funciones se llaman frmulas
de matriz o matriciales, y su resultado puede ocupar varias celdas.

Las frmulas de matriz tambin se usan para ahorrar tiempo

cuando escribimos frmulas, ya que puedes sustituir varias frmulas
distintas por una sola frmula de matriz.

Por ejemplo, en una hoja de clculo puedes usar una frmula

de matriz para aplicar la misma frmula sobre distintos datos. En el
siguiente caso, si no utilizas frmulas de matriz, puedes calcular el
total de dinero ingresado por la venta de unos coches multiplicando
el nmero de coches vendidos por su precio (fila SUBTOTAL) y
sumando estas cantidades (celda B9):

En lugar de realizar todas estas operaciones, podramos haber

combinado todos los clculos en una solo, usando una frmula de
matriz o matricial:

En este caso, en la celda B8 tenemos la siguiente frmula de matriz:

{=SUMA(B5:C5*B6:C6)}

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Las frmulas de matriz se muestran encerradas entre llaves ( { } ),

para diferenciarlas del resto de frmulas, y para introducirlas debemos
aceptar la frmula escrita con + + .

De esta forma, despus de introducir la frmula de matriz y pulsar

esta combinacin de teclas, Excel la colocar automticamente entre
llaves ( { } ).

En el ejemplo anterior, si, tras introducir la frmula de matriz,

modificas esta frmula y aceptas con , ten en cuenta que Excel no
introducir una frmula de matriz, sino que se tratar de una frmula
normal. Recuerda la combinacin de teclas que tienes que pulsar
para aceptar la frmula de matriz.

Hemos dicho que una frmula de matriz o matricial puede

devolver un resultado o varios; en este segundo caso, estos
resultados se pondran en varias celdas. El rango de celdas
donde se colocarn los resultados de la frmula de matriz se
llama rango matricial.

Ten en cuenta que todas las celdas del rango matricial

compartirn la misma frmula de matriz, por lo que no puedes
eliminar celdas de un rango matricial.

2. CONSTANTES MATRICIALES

E n las frmulas simples, puedes introducir referencias a celdas

o valores constantes.

Pues bien, en las frmulas de matriz o matriciales tambin tenemos

una forma de introducir valores constantes. A estos valores constantes
en las frmulas matriciales se les denomina constantes matriciales.

Para incluir una constante matricial en una frmula:

Escribe los valores directamente en la frmula entre llaves ( { } ).

Como separador de columnas, tienes que utilizar el punto y
coma ( ; ).
Para separar las filas, utiliza el smbolo de barra invertida ( \ ).

Por ejemplo, para incluir la siguiente matriz como constante matricial:

10 20
30 40

deberas escribir {10;20\30;40}.

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Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una frmula de

matriz que se ha introducido en las celdas C1:D2:

Segn esta frmula matricial, hemos sumado las celdas A1:B2 y

la matriz {10;11\20;21}. Cmo ha hecho Excel esta suma?

Las operaciones de las frmulas matriciales se hacen celda a celda,

dentro del rango seleccionado. Por ejemplo, en este caso se sumara el
valor de la celda A1 ms 10, el valor de la celda B1 ms 11, el valor
de A2 ms 20 y el de B2 ms 21. Puedes ver el resultado de estas
operaciones en la hoja de clculo.

Si introduces
una constante
matricial en
una frmula
"normal" (no
de matriz),
slo se tendr
en cuenta para Recuerda que las frmulas de matriz no tienen nada que ver con
los clculos las operaciones matemticas sobre matrices, son dos cosas distintas.
el primer Por ejemplo, aqu podras multiplicar una matriz de (2x3) por otra de
elemento de
la constante (2x3), produciendo un resultado de (2x3), cosa que no puedes hacer
matricial. con las operaciones matemticas de matrices.
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En este ejemplo que acabamos de ver, el rango matricial estara

formado por las celdas C1:D2 (es donde estn los resultados de la
frmula de matriz). Si intentas eliminar el contenido de una de estas
celdas individualmente, Excel te mostrar un mensaje diciendo que no
puedes hacer eso.

Adems de eliminar celdas, otras operaciones que no se pueden

realizar en celdas pertenecientes al rango de una matriz son:

Cambiar el contenido de las celdas.

Mover celdas que forman parte de la matriz.
Insertar celdas en un rango matricial.

Algunas de las operaciones que s estn permitidas son las

siguientes:

Dar formato a cada una de las celdas del rango de forma

individual.
Copiar y pegar celdas de un rango matricial.

Por lo tanto, si cambias una celda que pertenece a un rango

matricial, debes tener en cuenta que no puedes hacer operaciones
que cambien nicamente esta celda: tienes que cambiar todo el rango
matricial, como si se tratase de una nica celda.

Para seleccionar un rango matricial de una frmula de matriz, puedes

utilizar el comando Ir a Especial del men del botn (o, lo que es

lo mismo, seleccionar la opcin Ir a de este men y pulsar el botn Especial).

En la ventana que aparecer, selecciona la opcin Matriz actual.

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Cuando se trabaja con frmulas de matriz, cada elemento de la

frmula tiene que tener el mismo nmero de filas y de columnas. Si esto
no es as, Excel expande las frmulas de matriz. Por ejemplo, la frmula
={1;2;3}*{2\3} se transformara en ={1;2;3\1;2;3}*{2;2;2\3;3;3}.

Para introducir una frmula de matriz, tienes que seleccionar un

rango de celdas igual al de la matriz resultante. Si no existe un valor
expansible, aparecer el valor de error #N/A.

Por otra parte, si el resultado matricial es ms grande que el rango

seleccionado, los valores sobrantes no se mostrarn en la hoja de
clculo.

Tambin hay varias cosas que tienes que tener en cuenta al

trabajar con constantes matriciales:

Pueden ser nmeros, texto, valores lgicos o incluso valores

de error.
Si introduces texto, debe ponerse entre comillas.
En una misma constante matricial se puede incluir distintos
tipos de valores. Por ejemplo: {1;VERDADERO;2\
"hola";55;10}.
No pueden estar formadas por frmulas.
Todas las las y todas las columnas de una constante
matricial tienen que tener la misma longitud. Es decir, no
puedes tener una la con cinco elementos y otra con tres.
No pueden tener smbolos de moneda, parntesis ni smbolos
de porcentaje.

3. REFERENCIAS EXTERNAS (VNCULOS)

Y a sabemos que, en una celda, podemos hacer referencia a

celdas que se encuentran en hojas de clculo distintas, dentro
de un mismo libro de trabajo.

Excel tambin permite la creacin de vnculos o referencias

externas entre dos o ms libros, de forma que la informacin que veas
en un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro. Es
decir, que un vnculo o referencia externa es una referencia a una celda
o a un rango de celdas que estn en una hoja de clculo de otro libro.

Por ejemplo: podemos incluir los resultados de varios libros en un

libro resumen, de forma que se puedan comparar los resultados de cada
uno de ellos de una forma rpida; adems, podemos hacer que cualquier
cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados.
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Tambin tienes que tener en cuenta que, al trabajar con libros

pequeos, stos son ms fciles de editar y ms rpidos de abrir,
guardar y calcular. De esta forma, podemos tener los datos en un libro
y analizarlos en otro libro distinto, asegurndonos de que los datos
originales no van a ser modificados.

Hay una serie de conceptos que tienes que conocer:

Libro de origen (o fuente): es aquel libro que contiene los

datos a los que hace referencia una frmula que est en otro
libro, a travs de una referencia externa.
Libro de destino (tambin llamado libro dependiente o
vinculado): es el libro que tiene los vnculos con el otro libro y
que, por lo tanto, depende de los datos de este ltimo.
Referencia externa (o vnculo): en un libro de Excel, es
cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un
nombre de otro libro de trabajo.

En resumen, que en el libro de destino o dependiente hay una

referencia externa a una o varias celdas que estn en el libro origen.
O sea, que, a travs de esta referencia, en el libro destino podemos ver
y trabajar con los datos que hay en el libro origen.

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Para que lo tengas ms claro, podemos ver las relaciones que

se establecen a travs de una referencia externa o vnculo entre
un libro de origen y un libro de destino en la siguiente imagen:

El libro de destino es donde se ha insertado el vnculo o

referencia externa, mientras que el libro de origen es realmente
el que tiene los datos, es decir, la informacin que se muestra
a travs del vnculo.

Para crear referencias externas, primero tenemos que indicar la

ruta o posicin del archivo en el disco, seguido del nombre del libro
entre corchetes ( [ ] ). A continuacin figura el nombre de la hoja;
si el nombre de la hoja de clculo o del libro de la referencia tienen
caracteres no alfabticos, estos elementos figuran entre apstrofos o
comillas sencillas ( ' ). Luego aparece el smbolo de exclamacin ( ! ) y,
a continuacin, la celda o rango de celdas al que hacemos referencia.

Al introducir
las referencias
a las celdas
pulsando con
el ratn, nos
evitamos el
tener que
teclear textos Aunque puede parecer complicado, la verdad es que la mayora
muy largos, de veces no tendrs que escribir toda la referencia externa, ya que se
evitando as la
posibilidad de puede introducir directamente pulsando con el ratn.
que se produz-
can errores al Para seleccionar mediante el ratn celdas que estn en otros
escribir estas
referencias. libros, podemos tener abiertos los dos libros (el de origen y el de
destino o vinculado) y organizarlos en ventanas dentro de Excel (por
ejemplo, desde el botn de la ficha Vista de la Cinta
de opciones).

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Luego iramos escribiendo la frmula adecuada en el libro de

destino: escribiramos el signo igual ( = ) e iramos introduciendo los
distintos elementos de la frmula (valores constantes, operadores,
referencias a celdas...).

Para introducir una referencia externa, pulsaramos en la celda o

celdas del libro de origen o fuente. Excel ir construyendo la frmula
con las sintaxis correcta.

Por supuesto, tambin podemos poner referencias externas con

funciones, como si se tratara de referencias a celdas del mismo libro.

Si el libro al cual est vinculado el libro actual est cerrado, la

referencia externa se muestra en la barra de frmulas con la ruta de
acceso completa, tal como hemos indicado. En cambio, si el libro de
origen o fuente est abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta
de acceso.

Cuando trabajes con celdas con mucho texto o que tengan frmulas
largas (como en ocasiones ocurre con las referencias externas), puede
ser interesante cambiar el tamao de la barra de frmulas, para poder
ver todo el contenido de la celda. Si pulsas el botn Expandir barra
Si haces doble de frmulas , que est en la parte derecha de la barra de frmulas,
clic en la se-
paracin entre
esta barra de har ms grande, mostrando tres o ms lneas.
la barra de
frmulas y las
celdas de la
hoja de clculo
(cuando el cur-
sor cambie a
), el tama-
o de la barra Tambin puedes cambiar el tamao de la barra de frmulas
de frmulas se arrastrando la separacin entre esta barra y las celdas de la hoja de
ajustar auto-
mticamente clculo, cuando el cursor del ratn te lo indique .
al nmero de
lneas que se Por otro lado, puedes cambiar el ancho de la barra de frmulas y del
necesite para
ver todo el cuadro de nombres, arrastrando la zona entre estos dos elementos ,
contenido de cuando el cursor del ratn cambie a una flecha . De esta forma,
la celda.
si lo necesitas, puedes hacer ms ancho el cuadro de nombres y ms
estrecha la barra de frmulas o al revs, para ajustarlos a tu gusto o
forma de trabajar.

En las referencias externas, ten en cuenta la ruta que se

mostrar en el caso de que tengas los documentos (es decir,
los libros) en la carpeta Documentos del usuario.

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En Windows Vista, la carpeta Documentos es distinta

para cada usuario del sistema. Para cada uno de los distintos
usuarios que pueda haber denidos, su carpeta Documentos
se almacena dentro de la carpeta Users\nombre_de_
usuario del disco duro, y su nombre real es Documents (en
la carpeta Users\nombre_de_usuario, aparte de guardarse
esta carpeta, tambin se almacenan imgenes, favoritos y
otros archivos y conguraciones propias de cada usuario).

Por lo tanto, si seleccionas una referencia externa de un libro que

est en la carpeta Documentos, vers algo parecido a esto:

Si el libro de origen est en otra carpeta, vers la ruta adecuada

en la referencia externa:

En Windows XP, la carpeta con los documentos propios del

usuario se denomina Mis documentos, y est almacenada
dentro de la carpeta Documents and Settings\nombre_de_
usuario, mientras que, en versiones anteriores de Windows,
la carpeta Mis documentos se guardaba directamente en el
directorio raz del disco duro: C:\Mis documentos.

Finalmente, indicarte tambin que, al abrir un libro que tiene

vnculos o referencias externas (es decir, el libro de destino), aparece
una barra de mensajes debajo de la Cinta de opciones, que te indica
que, por razones de seguridad, se ha desactivado la actualizacin
automtica de los vnculos.

Desde el bo-
tn Opciones de
esta barra podra-
mos habilitar la
actualizacin auto-
mtica de los vn-
culos, de forma que
se actualizaran los
datos desde el libro
de origen, si esta
informacin hu-
biera cambiado.

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4. TRABAJO CON REFERENCIAS EXTERNAS

D el mismo modo que se pueden hacer referencias externas a

celdas, tambin podemos utilizar nombres en las referencias.
Si desde den-
tro de Excel, La sintaxis utilizada es la misma que la vista hasta ahora, con la
con la opcin nica diferencia de que se utiliza el nombre en lugar de las referencias.
Guardar
como, cambias
Por ejemplo: ='C:\Trabajo\[Ventas.xls]Hoja3'!Total_Este.
el nombre del
libro de origen Cuando trabajas con libros vinculados y quieres guardarlos,
o fuente, de-
bes tener el li-
normalmente se debe guardar el libro de origen antes de guardar el de
bro de destino destino. De esta forma, nos aseguraremos de que todos los datos del
abierto, para libro de destino estn actualizados.
que este cam-
bio de nombre
se refleje au- En la ficha Datos de la Cinta de opciones, el botn
tomticamente del grupo de comandos Conexiones proporciona algunas herramientas
en las referen-
cias externas
y utilidades para el trabajo con vnculos. Por ejemplo, podemos cambiar
que tenga. o actualizar los vnculos de un libro de destino en cualquier momento.

En este cuadro de dilogo podrs ver los distintos vnculos que

hay en el libro actual, adems de hacer ciertas operaciones relacionadas
con ellos.

Para cambiar el libro de origen de los datos, pulsa en el botn

Ten en cuenta Cambiar origen. En el cuadro de dilogo que aparecer podremos
que la accin
de Romper seleccionar el nombre del archivo que ser el nuevo fichero de origen
vnculo no se o fuente al cual el libro actual est vinculado.
puede des-
hacer, por lo
que es re- Si quieres acceder al libro de origen y ste no est abierto, con el
comendable botn Abrir origen podras hacerlo. Al editar el libro de origen y tener
que guardes abierto el libro de destino, los cambios se reflejarn en este ltimo.
una copia del
libro antes de
hacerla, por si Con Actualizar valores podrs realizar una actualizacin manual
te equivocas o de la informacin vinculada, mientras que Romper vnculo romper
quieres volver
a tener el libro los vnculos, poniendo en las celdas que tengan vnculos el valor que
como lo tenas tengan en ese momento.
antes.

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 Matrices y referencias externas

A travs del botn Comprobar estado comprobaremos los

vnculos del libro: Excel nos dir, en la columna Estado del cuadro de
La opcin pre-
dilogo, si el vnculo est bien, si no encuentra el archivo o la hoja de
determinada origen, si los valores de los vnculos no estn actualizados, etc.
del cuadro de
la Pregunta
inicial (que es
Por ltimo, con el botn Pregunta inicial podremos indicar si,
Permitir que al abrir el libro, se actualizarn automticamente o no los vnculos sin
los usuarios preguntar nada, o si se preguntar al usuario si quiere actualizarlos.
elijan mostrar
o no la alerta)
hace que se
muestre o no
se muestre el
mensaje de
actualizacin
segn lo que
est indicado
en el cuadro
de las Opcio-
nes de Excel, Al trabajar con libros vinculados, tienes que procurar no perder los
en la casilla
Consultar
vnculos establecidos. Para ello, trata de guardar los libros vinculados
al actuali- en la misma carpeta.
zar vnculos
automticos
de la seccin
Si, por cualquier motivo, los guardas en carpetas distintas, guarda
Avanzadas. el libro de origen antes de guardar el libro de destino.

Si, al abrir un libro de destino, Excel no encuentra el libro de

origen, te mostrar un mensaje indicndolo.

A veces, tambin puede suceder que un libro de destino ocupe

mucho espacio en disco o tarde mucho tiempo en abrirse. Esto
puede ser debido a que, en este libro de destino, se guardan
las copias de los valores contenidos en el libro de origen junto
con los datos de este libro de destino (esto suele pasar si tienes
referencias externas a muchos rangos de celdas del libro de
origen y se trata de rangos grandes).

Puedes hacer que esto no sea as accediendo al cuadro de las

Opciones de Excel (desde el men del Botn de Ofce )

y, en la seccin Avanzadas, desactivar la casilla de vericacin

Guardar valores de vnculos externos. As podrs reducir
el espacio en disco y el tiempo que se tarda en abrir la hoja de
clculo.

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