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High performance. Delivered.

Consultora: Finanzas y Desempeo Empresarial

Hacia la optimizacin
de costos y gastos
Como consecuencia de la volatilidad
de los mercados financieros y de la
inestabilidad econmica constante,
las empresas han puesto en marcha
el modelo de operacin estndar
caracterstico de la poca de crisis,
el cual se distingue por reducir y
hacer eficientes los costos y gastos
en respuesta a la disminucin
de la demanda e incapacidad de
mejorar los mrgenes operativos
en un entorno de desaceleracin
econmica.

Accenture ha realizado dos

estudios orientados a comprender
cmo las empresas han enfocado
sus esfuerzos en iniciativas
de reduccin de costos: Cost
Management an aspect of profit
& cash optimization y Going for
growth, the role of price and cost
in driving high performance in a
volatile global economy.
Dentro de los datos ms reveladores
del primer estudio, se identificaron
cinco prioridades: reducir los
costos operativos, aumentar la
rentabilidad, resistir la recesin
econmica mundial, eliminar
burocracias en los procesos back y
front office y fomentar una cultura
de responsabilidad de gestin de los
costos en toda la empresa.
Como resultado del primer
estudio, el 81% de las empresas
encuestadas haba reducido sus
costos en ms de 5% en los ltimos
12 meses, mientras que el 37%
logr disminuciones de costos de
ms del 10%. Sin embargo, un
73% de los encuestados inform
que los objetivos que se haban
fijado en gestin de costos, fueron
parcialmente cumplidos. A pesar
de que casi la mitad (45%) haban
ejecutado ms de 3 rondas de abastecimiento estratgico, implementacin de planes
reduccin de costos en los ltimos y polticas de ahorros, eficiencias en costos y gastos a travs de la gestin
18 meses. de presupuestos. (Ver figura 1)

En una primera instancia, las Los estudios revelan que la mayora de las empresas redujeron sus costos
empresas identificaban la reduccin en los ltimos aos. Sin embargo, el 68% de estas, admiten que existen
de personal como una las formas oportunidades adicionales por identificar y desarrollar, por lo que los
ms comunes para bajar costos y esfuerzos de descenso de costos son una constante en los planes
nuestros encuestados no fueron estratgicos de las empresas.
la excepcin. A nivel mundial, las
tres formas para reducir costos La gestin de costos y gastos se ha convertido en un indicador clave
ms citadas fueron: disminucin de eficiencia en todo el mundo. Existen diferentes modelos que
de la carga laboral y eliminacin pueden adoptarse para reducir costos, como las estrategias a corto
de posiciones (55%) y cambios en plazo que tienen el objetivo de bajar los gastos lo ms rpido posible
la estructura y los procesos de la identificando quick hits. Otros, tratan de optimizar el modelo actual,
organizacin (54%). Sin embargo, con el fin de lograr mayores niveles de eficiencia sostenida.
este enfoque cambi en nuestro
segundo estudio, en donde 49% El modelo ptimo consiste en una combinacin de ambas estrategias
de los ejecutivos mencionaron que logra una inversin ms eficiente en estos proyectos, con el uso
la racionalizacin de algunos de esquemas auto-capitalizables y de casos de negocio que incluyan la
egresos de la compaa a travs recuperacin de la inversin y la generacin de beneficios en un plazo
del rediseo de procesos o la aceptable.
consolidacin de actividades de
back-office, mediante la creacin de La pregunta clave es: cmo la gestin de costos puede llevarse a cabo
Centros de Servicios Compartidos o con mayor eficiencia en el largo plazo sin poner en peligro el crecimiento,
tercerizacin / outsourcing. las ganancias y valor para el accionista? Para Accenture, la reduccin de
costos arbitraria no es suficiente, e incluso podra perjudicar a la empresa.
Aproximadamente una tercera parte Se debe plantear un enfoque ms estratgico, donde el reajuste de costos
de los participantes en la encuesta sea parte de una agenda ms amplia, que no slo considere la eficiencia
citaron iniciativas relacionadas en costos y gastos como el nico objetivo, sino tambin la preparacin y
con la optimizacin de cuentas el posicionamiento de la organizacin para un crecimiento rentable. (Ver
por cobrar, cuentas por pagar, figura 2)

figura 1.

Acciones de reduccin de costos ltimos 18 meses

60% Prximos 6 meses

49%
50%
40% 33%
36% 36%
29% 30% 31%
30% 27% 27% 27% 28%
23% 24% 25% 25% 26% 26%
21% 21% 31% 31%
19% 19% 20%
20% 26% 24% 26% 25%
14% 23% 23% 22% 24% 21% 21% 22% 23% 21%
11% 19%
17% 18% 16%
10% 13% 13% 13%
15%
9%
0%
Integrated Business Services (IBS)
Reduccin de nivel de servicio

Reduccin indemnizacin de empleados

Tercerizacin de la
infraestructura tecnolgica
Reduccin capacidad de manufactura
Reduccin de beneficios de empleados
Implementacin de estructura
de costo variable
Opcin de autoservicio para clientes

Tercerizacin de aplicativos
Despido de personal y/o
eliminacin de puestos
Racionalizacin de transporte
Categoras de costo
cross funcionales
Tercerizacin de procesos
pmpresariales
Razonalizacin de bienes races

Reduccin de inventario

Reduccin de publicidad
Estandarizacin de
software
Eliminacin de puestos

Rediseo de productos
Racionalizacin de producto

Racionalizacin del cliente

Optimizacin de cuentas
por pagar/o cobrar
Abasto estratgico
Racionalizacin de la empresa
 Accenture propone una metodologa que considera dos pilares para la Dentro del anlisis de partidas
identificacin de iniciativas de reduccin de costos y gastos: presupuestales se identifican
1. Anlisis de procesos rubros con mayores porcentajes
2. Anlisis de partidas presupuestales (Ver figura 3) de gastos con respecto a sus pares
o con respecto a otras unidades
Un enfoque para el anlisis de procesos de inicio a fin para identificar los de negocios dentro de la misma
costos es la clave del xito para la compaa, pues reduce costos detrs de empresa; as mismo, se analizan las
actividades ineficientes y evita re-procesos entre funciones, mejorando as desviaciones a lo largo del tiempo.
los niveles de servicio de las reas soporte.
Las partidas relacionadas con
Los procesos comnmente considerados en el anlisis son: de la orden de compras representan un alto
compra al cobro, de la orden de adquisicin al pago, de la contratacin al porcentaje del presupuesto, por
retiro de personal, de la planeacin a la gestin de presupuesto, entre otros, lo que dentro de este pilar se
dependiendo del tipo de organizacin y de la industria. incluye un esfuerzo importante
relacionado al abastecimiento
figura 2. estratgico con el objetivo de
identificar oportunidades de
ahorro en las categoras de
Enfoques de reduccin de costos compra derivadas de aspectos
Los tres enfoques generales para reduccin de costos son: tales como: volmenes de
compra, identificacin de
proveedores alternos e insumos
sustitutos, entre otros.
Acciones rpidas de
valor

reduccin de costos
Adicionalmente, se calculan
Reduccin estratgica de costos
indicadores financieros enfocados
Optimizar operaciones actuales principalmente en optimizar
el capital de trabajo. De esta
tiempo
forma, el anlisis de procesos y
Acciones rpidas Optimizar operaciones Reduccin estratgica
de reduccin de costos actuales de costos el anlisis cuantitativo convergen
confrontando los
Mejoras a procesos Mejorar actividades Optimizar procesos costos actuales y la presin por
con baja complejidad y procesos basados en un mismo
de implementacin Eliminar actividades enfoque para toda la flujo de efectivo.
(Quick-hits) que agreguen poco organizacin
Adelgazamiento la valor Redisear la estructura Accenture trabaja con empresas de
organizacin Implementar organizacin
Mejoras en tramos servicios compartidos Integrar tecnologa en toda diferentes industrias en el desarrollo
de control Outsourcing / la empresa de su plan de reduccin de costos
Optimizacin en tercerizacin de BPO y Outsourcing / y en la ejecucin de sus principales
compras actividades soporte tercerizacin
Implementar una excelente iniciativas de ahorro, donde
capacidad operativa maximiza sus activos, capacidades,
Segmentacin de ventas y metodologas y experiencia en
de estrategias de servicio
servicios de consultora, integracin
de sistemas y outsourcing a
figura 3. nivel global.

Enfoque Levantamiento Anlisis Taller de

de informacin resultados

Recepcin de Anlisis y talleres Talleres de

Categoras informacin de de entendimiento validacin de
de gasto gastos: presupuesto por categoras iniciativas
seleccionadas potenciales
Priorizacin de
Cuestionarios de Talleres de Iniciativas
nivel de madurez entendimiento de Pre-seleccin de
Procesos
de procesos situacin actual iniciativas
/ aplicacin de para ciclos
cuestionario de planificacin
Acerca de Accenture
Accenture es una compaa
global de consultora de
negocios, tecnologa y
outsourcing, con ms de
244,000 personas trabajando
en 120 pases.

Combinando su experiencia,
sus capacidades en todos los
sectores y reas de negocio,
y su investigacin con las
compaas de ms xito del
mundo, Accenture colabora
con sus clientes para ayudarles
a convertir sus organizaciones
en negocios y administraciones
pblicas de alto rendimiento.
La compaa obtuvo una
facturacin de $25.5 mil
millones de dlares durante el
ao fiscal que termin el
31 de agosto de 2011.
Su pgina web es:
www.accenture.com

Francisco Alvarado
Gerente Senior de Consultora de
Finanzas y Desempeo Empresarial
f.alvarado.navarro@accenture.com
Tel.: (52 55) 5284 7453

Copyright 2012 Accenture.
Rodolfo Cigala
Gerente Senior de Finanzas y
Desempeo Empresarial
r.cigala.martinez@accenture.com
(52 55) 5284 7300

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