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PROCESO: GESTIN DE RECURSOS FSICOS

Procedimiento para el Ingreso de Equipos institucionales


Cdigo Versin Fecha aprobacin
H7 PR - 01 0 17/01/2014

PROCEDIMIENTO PARA EL
INGRESO DE EQUIPOS
INSTITUCIONALES
INTISALUD SEDE MEDELLN

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO.............................................................................3
2 ALCANCE..............................................................................3
3 DEFINICIONES.......................................................................3
4 DESARROLLO..........................................................................4
4.1 Recibir requerimientos.............................................................4
4.2 Recepcin de equipos..............................................................4
4.3 Corregir inconsistencias detectadas..............................................4
4.4 Ingresar al Sistema de inventario................................................4
4.5 Clasificar los equipos adquiridos..................................................5
4.6 Almacenar los bienes o elementos................................................5
4.7 Asignacin de placas o sticker de inventario....................................5
4.8 Elaboracin de hoja de vida de equipos..........................................6
4.9 Enviar reporte de bienes para asegurar.........................................6
4.10 Archivo de la documentacin....................................................7
4.11 Realizar entrega de bienes.....................................................7
5 FLUJOGRAMA.........................................................................7
6 ANEXOS...............................................................................8
7 CONTROL DE CAMBIOS..............................................................8

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1 OBJETIVO

Realizar el ingreso a la institucin los bienes devolutivos y de consumo, de tal manera que
se verifique su conformidad, se almacenen de tal forma que se evite su deterioro y se
garantice su suministro oportuno a la dependencia que lo solicite

2 ALCANCE

Inicia con: Recibir requerimientos

Termina con: Realizar la entrega de bienes

3 DEFINICIONES

Almacn: sitio dispuesto para el almacenamiento de bienes devolutivos y de consumo.

Bienes: Son los elementos, equipos, insumos y materiales inventarales que posee la
Institucin, los cuales de acuerdo con el uso, se clasifican en bienes de consumo y bienes
devolutivos y de acuerdo con la ubicacin en bienes en el almacn y bienes en uso.

Bienes devolutivos: Son aquellos elementos que no se consumen con el primer uso que se
hace de ellos, aunque con el tiempo por razones de su naturaleza o uso se deterioran a
largo plazo. Estn sujetos a depreciacin y es exigible su devolucin.

Bienes de Consumo: Son los elementos que se consumen con el uso que se hace de ellos,
o los que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado y por lo tanto no ameritan
clasificarlos como devolutivos.

Bienes en el Almacn: Son aquellos elementos, materiales de consumo o devolutivos que


se encuentran almacenado en el rea fsica destinada al almacn de la institucin.

Bienes en uso: Son los bienes devolutivos y de consumo entregados a las dependencias y
a los diferentes funcionarios de la entidad, para el cumplimiento de sus funciones.

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Factura: Es un documento que refleja la entrega de un producto, o la provisin de un


servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar como
contraprestacin.

4 DESARROLLO

4.1 Recibir requerimientos

La persona encargada del inventario, recibe documentos que soportan el ingreso del
bien, permitiendo que al momento de llegar el bien o producto, se constate con la
factura o cuenta de cobro que emite el proveedor, en lo referente a la descripcin del
producto, cantidades y valores.

4.2 Recepcin de equipos

Se verifica el estado y caractersticas (cantidad, marca, valor) de los bienes recibidos


confrontndolos con la orden de compra, segn las caractersticas de los bienes se
solicitar concepto o soporte tcnico.

Si se presenta inconsistencias en el recibo de los bienes respecto a los bienes


recibidos se sigue con el paso 3 del presente procedimiento.

En caso de no presentar inconsistencias elabora acta de recepcin y se sigue con el


paso 4 del presente procedimiento.

4.3 Corregir inconsistencias detectadas

Se solicita al proveedor, la reposicin de los bienes que presentaron inconsistencias, o


que no fueron entregados conforme se estipul en el contrato, se dejar constancia
en un acta o correo electrnico si es necesario.

4.4 Ingresar al Sistema de inventario

En el momento que el bien o producto ingresa a la institucin, se ingresa los datos del
equipo a la base de datos de inventario institucional de equipos y se determina el rea
a la que pertenece o ser utilizado.

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Registra el nombre de la persona que va a asumir la responsabilidad del equipo.

Si el equipo quedar instalado inmediatamente en un rea especfica, generar acta de


entrega con las respectivas firmas, de quien entrega el equipo y quien recibe.

4.5 Clasificar los equipos adquiridos

Cada uno de los equipos con los que cuente la institucin, se clasifican de acuerdo al
tipo, segn se describe a continuacin:

o Equipo biomdico
o Equipo administrativo

Si el equipo es biomdico, adems de lo anterior, se determina la clasificacin del


riesgo, segn el decreto 4725, siendo estos:

o Clase I
o Clase IIa
o Clase IIb
o Clase III

NOTA: Esta informacin es necesaria, ya que ser consignada en el sticker de


inventario del equipo biomdico.

4.6 Almacenar los bienes o elementos

La persona encargada, almacena los bienes recibidos y son ubicados en estanteras o


en cajas dispuestos para ello.

4.7 Asignacin de placas o sticker de inventario

Se asigna el nmero de placas de inventario y se adhiere a su respectivo bien,


teniendo en cuenta que el consecutivo del sticker, coincida con el ingresado en la base
de datos del inventario.

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La placa a utilizar para la numeracin e identificacin de los bienes en el inventario es


la siguiente:

Donde el espacio para el nmero de inventario, constar de 3 dgitos iniciando con el


001, y el nombre del equipo, se escribir tal como aparece en los manuales de
funcionamiento. Si la clasificacin del equipo es biomdico, se asignar
inmediatamente la clase de riesgo (I, IIa, IIb o III)

4.8 Elaboracin de hoja de vida de equipos

Para el diligenciamiento de la hoja de vida de los equipos, se estableci el formato, de


acuerdo al tipo de equipo que se vaya a identificar:

Equipos biomdicos
Ambulancia
Equipos de cmputo
Equipos administrativos (aires acondicionado, ventilador, UPS,
reguladores, dispensador de agua, etc.)

El formato determinado, permite detallar el nombre del equipo, la marca, la placa de


identificacin dentro del inventario de la institucin, la fecha en que inici su
funcionamiento, la ubicacin dentro de las reas de la Institucin y las caractersticas
generales del mismo, como son: modelo, color, serie, etc.

4.9 Enviar reporte de bienes para asegurar.

Luego de ser ingresado en el programa financiero o contable que maneja la institucin,


se emite un reporte de bienes adquiridos por la institucin, (devolutivos, intangibles,
terrenos) para ser asegurados.

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Mediante oficio se enva a la Gerencia, con el respectivo reporte mensual de la


relacin de los bienes adquiridos para asegurar.

4.10 Archivo de la documentacin

Se organiza y archiva la documentacin respectiva de las entradas de los bienes


adquiridos y asegurar por la Institucin.

4.11 Realizar entrega de bienes.

Se elabora el acta de entrega de bienes, relacionando los datos del equipo


correspondiente.

Se firma el acta y se hace entrega del equipo al usuario del mismo

5 FLUJOGRAMA
INICIO

Orden de compra
Factura de venta
SI Recibir requerimientos

Acta de recepcin

NO Recepcin de bienes Devolver los bienes

Ingresar al inventario
Devolver los bienes

Presenta
inconsistencias Corregir inconsistencia
?

Clasificar los bienes

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Almacenar los bienes

Sticker de inventario

Asignacin de placas o sticker de inventarios

Hoja de vida equipos


Elaboracin de hoja de vida de equipo

Enviar reporte de bienes a asegurar

Archivar documentacin de equipo

FIN

6 ANEXOS

Hoja de vida de equipos biomdicos


Hoja de vida de equipos de cmputo
Hoja de vida de equipos administrativos
Hoja de vida de ambulancia

7 CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Cambio Nueva versin


17/01/2014 Se realiza elaboracin inicial del documento 0

Elabor: Sunilda Mosquera Revis: Briseida Snchez Aprob: Briseida Snchez


Firma Firma Firma
Cargo Subd Calidad Cargo Gerente Cargo Gerente

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