PROCESO: GESTIN DE RECURSOS FSICOS

Procedimiento para la baja de bienes institucionales

Cdigo Versin Fecha aprobacin
H7PR06 0 17/01/2014

PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA

DE BIENES INSTITUCIONALES
INTISALUD SEDE MEDELLN

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO.............................................................................3
2 ALCANCE..............................................................................3
3 DEFINICIONES.......................................................................3
4 DESARROLLO..........................................................................5
4.1 Deteccin de bienes para dar de baja...........................................5
4.2 Revisin y emisin de concepto tcnico..........................................5
4.3 Elaboracin del acta de bajas....................................................6
4.4 Retiro de bienes de inventario....................................................6
4.5 Destinacin del equipo dado de baja.............................................7
5 FLUJOGRAMA.........................................................................7
6 ANEXOS...............................................................................8
7 CONTROL DE CAMBIOS..............................................................8

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1 OBJETIVO

Este procedimiento establece el detalle de las actividades que se deben seguir en

Intisalud Sede Medelln., para dar de baja los elementos y bienes adquiridos por la
entidad, que se encuentran en mal estado u obsoletos.

2 ALCANCE

Inicia con la deteccin de bienes para dar de baja

Termina con destinacin del equipo dado de baja

3 DEFINICIONES

BAJA DE BIENES MUEBLES. La baja de bienes muebles es el Procedimiento

Administrativo mediante el cual, Intisalud Sede Medelln decide retirar definitivamente
un bien mueble de sus activos. Se perfecciona mediante el Acto Administrativo que la
ordena, y en consecuencia se debe realizar su descargue de los inventarios y de los
registros contables y su retiro fsico, previo el cumplimiento de los requisitos
establecidos para cada caso.

BIENES SERVIBLES. Son aquellos bienes muebles que se encuentren en buenas

condiciones, pero que la Institucin no los requiere para el normal desarrollo de sus
funciones o aquellos bienes muebles que han cumplido su objetivo y pueden ser utilizados
en otras reas o dependencias.

BIENES INSERVIBLES. Son aquellos bienes muebles que por su estado de desgaste
total, deterioro u obsolescencia fsica o tecnolgica, no son tiles para el servicio que
deben prestar y tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus partes.

BIENES INTANGIBLES. Son los bienes muebles incorporales adquiridos, desarrollados

o implementados por la Institucin, con el fin de mejorar, facilitar o tecnificar sus
operaciones.

BAJA DE BIENES POR PRDIDA. Es el retiro definitivo del patrimonio de la

Institucin de un bien mueble que estando en servicio o que encontrndose en almacn ha

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desaparecido por hurto, incendio, terremoto o cualquier otro evento generado por fuerza
mayor o caso fortuito, o que habindose exonerado de responsabilidad al cuentadante a
travs del proceso administrativo correspondiente o, establecindose su responsabilidad,
se haya producido su pago o reposicin.

DESMANTELAMIENTO. Es la operacin de desarmar y desparejar un bien mueble con el

fin de que las partes que se encuentren en buen estado puedan ser utilizadas.

DONACIN. Liberalidad del Senado de la Repblica para transferir gratuita e

irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurdica, que lo acepta.

DESTRUCCIN DE BIENES. Reducir a pedazos o a cenizas los bienes muebles objeto

de la baja.

VENTA DE BIENES MUEBLES. Es la operacin mercantil mediante la cual se transfiere

a dominio ajeno un bien mueble dado de baja a cambio de dinero en el precio convenido.

BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA. Es el retiro definitivo del patrimonio de la

institucin de aquellos bienes muebles que estando en buenas condiciones de
funcionamiento presentan una tecnologa inadecuada a las circunstancias actuales,
generando altos costos de mantenimiento o que estos no se justifiquen en relacin con el
servicio que prestan o que las condiciones tecnolgicas del bien no garanticen la idnea
prestacin del servicio.

BAJA DE BIENES MUEBLES SERVIBLES POR PERMUTA. Es la salida definitiva del

patrimonio de Intisalud Sede Medelln, de aqullos bienes muebles que se encuentran en
buenas condiciones y son necesarios para el normal funcionamiento de la Institucin, pero
que la institucin ha decidido permutarlos por otros, de condiciones tcnicas ms
recientes, con la finalidad de mejorar la prestacin del servicio.

BAJA DE BIENES POR FALTANTES. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes

muebles que, estando en servicio o depsito, han desaparecido fsicamente, y el
cuentadante slo detecta su inexistencia en el momento de realizar un conteo fsico y no
es posible determinar un momento cierto de su desaparicin.

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CUENTADANTE. Persona a quien se le ha encomendado un bien mueble para su uso o

custodia, y a quien por la misma razn puede exigrsele la rendicin de cuentas del mismo.

REPOSICIN. Remplazar o sustituir un bien mueble por otro bien mueble de iguales o
similares caractersticas y condiciones de uso.

BIENES OBJETO DE BAJA. Solo sern objeto de baja los bienes muebles corporales
segn la clasificacin que de los mismos consagran los artculos 653 al 663 del Cdigo
Civil.

4 DESARROLLO

4.1 Deteccin de bienes para dar de baja

El empleado que tiene a su cargo, los bienes en el inventario, detecta que algunos
de los bienes en estado de obsolescencia, no sean necesarios, haya ocurrido un
siniestro (hurto, prdida, caso fortuito o fuerza mayor) o estn en estado inservible,

Diligencia el formato Revisin de Bienes para Concepto Tcnico.

Enva el formato por correo electrnico al Subdirector Administrativo y/o a la

Subdireccin de Calidad para iniciar la revisin de los bienes.

4.2 Revisin y emisin de concepto tcnico

Teniendo como base el formato Revisin de Bienes para Concepto Tcnico, el

subdirector administrativo y/o a la Subdireccin de Calidad, elabora una lista con los
equipos que necesitan revisin.

El encargado del mantenimiento de los equipos (persona natural o jurdica), se realiza

revisin del estado de cada uno de ellos.

El tcnico recoge los datos del elemento, colocando principalmente los siguientes
datos:

o Revisin fsica del elemento

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o Estado de cada una de sus partes principales

Emite el concepto tcnico en el formato Concepto tcnico de bienes

Se enva el concepto tcnico al Subdirector Administrativo para el trmite de aval de

la gerencia de la institucin, antes de su fecha de vencimiento.

La gerencia da el visto bueno, firmando el concepto tcnico.

4.3 Elaboracin del acta de bajas

Una vez emitido y aprobado el concepto tcnico de los equipos, donde especifique el
estado del equipo, se procede a elaborar el acta que sustentar la baja de o los
equipos correspondientes.

Cada equipo debe contener un acta, donde queden consignados los siguientes datos:

o Cdigo de inventario
o Nombre del equipo
o Serie
o Descripcin del equipo
o Destinacin del equipo

Se determina en el acta, el motivo de la baja del bien, siendo estos los siguientes:

o Traspaso a otras entidades

o Por prdida de bienes o hurto
o Deterioro del uso
o Obsolescencia

4.4 Retiro de bienes de inventario

Luego de elaborada el acta de baja de bienes, y con el visto bueno de la gerencia, se

descarga el bien del consolidado de inventario.

Se actualiza la hoja de vida del activo, anexando copia del acta de baja.

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Se enva copia el acta de baja original a contabilidad para que se realicen los asientos
contables correspondientes.

4.5 Destinacin del equipo dado de baja

La gerencia o su delegado, elabora la resolucin para la autorizacin de baja de los

equipos correspondientes.

Luego de establecida y autorizada la baja de equipos, se establece la destinacin de

los mismos, siendo estas:

o Para la venta
o Dados en parte de pago
o Para desmantelamiento
o Para destruccin

5 FLUJOGRAMA

INICIO

Detectar bienes para dar de baja

Concepto tcnico de bienes

Revisar y emitir concepto tcnico

Acta de baja de bienes

Elaborar acta de baja de bienes

Retirar bienes de inventario

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Elaborar asientos contables

Actualizar hoja de vida del bien

Determinar destinacin del bien

FIN

6 ANEXOS

Concepto tcnico de equipos

Acta de baja de bienes

7 CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Cambio Nueva versin

0 Se realiza elaboracin inicial del documento 17/01/2014

Elabor: Sunilda Mosquera Revis: Briseida Snchez Aprob: Briseida Snchez

Firma Firma Firma
Cargo Subd Calidad Cargo Gerente Cargo Gerente

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