Cinco formas en las que Excel

acelera la rentabilidad de los

procesos empresariales de
SAP FICO

2014 Winshuttle, LLC. Todos los derechos. 4/14 www.winshuttle.es

En estos tiempos complicados para la economa, la presin por una gestin eficaz de los
retos financieros tradicionales de liquidez, coste, riesgo y crecimiento son ms acuciantes
que nunca. El grupo financiero debe cerrar los libros con exactitud y a tiempo, optimizar el
flujo de caja y reducir los retrasos, y todo ello cumpliendo requisitos de riesgo e informes de
mxima importancia. En muchos casos, los equipos financieros se ven obligados a completar
estas tareas con un presupuesto reducido y, por supuesto, tienen por delante el reto que
supone ser ms estratgico en la optimizacin de los procesos empresariales y la mejora de
la productividad. La llegada de Microsoft Excel como estndar corporativo para el anlisis de
datos y el nmero de usuarios, cada vez mayor, que necesitan acceso a datos financieros de
SAP trae consigo ciertas soluciones. Ahora, los profesionales financieros tienen la oportunidad
de acceder, analizar y actualizar con total seguridad los modelos y los datos empresariales de
SAP FICO.

Pero la pregunta sigue en el aire: cmo puede un profesional financiero o un controller

acceder a los datos de SAP FICO aprovechando Microsoft Excel de un modo altamente
utilizable e interoperable, respetando toda la seguridad central y los controles de gobierno
de SAP? Para poder analizar esta pregunta en toda su magnitud, este documento oficial
resalta cinco formas valiosas de utilizar Microsoft Excel para reducir los costes operativos de
Finanzas y Controller y facilitar las tareas de gestin, de mantenimiento y de implementacin
de sistemas SAP FICO.

Entre las cinco formas en las que Excel acelera la rentabilidad de la inversin en procesos
empresariales de SAP FICO se encuentran las siguientes:

Mejorar la entrada de datos de procesos empresariales automatizados de Finanzas y

Controller
Optimizacin de la integracin con proveedores de servicios financieros de terceros
Posibilidad de que los usuarios empresariales consulten, analicen e informen, de forma
segura, con acceso a datos, en tiempo real, de los mdulos SAP FICO
Optimizacin de los procesos empresariales y reduccin de los costes de formacin SAP
Garantizar la conformidad de SAP FICO y SOX con las normas de seguridad y de
gobierno

Las ideas para mejorar los procesos empresariales son numerosas, pero en ocasiones conllevan
costes adicionales. Por otra parte, hay muchas formas de reducir los costes operativos asociados
a una implementacin de SAP FICO, pero dicha reduccin podra someter a mayor carga de
trabajo y molestias a los recursos ms importantes.

1. M
 ejorar la integridad y la entrada de datos de procesos
empresariales automatizados de Finanzas y Controller
Comoe la mayora de usuarios financieros trabajan en Excel a diario, permitir el uso sistemtico
de Microsoft Excel como interfaz en los procesos de order-to-cash y facturacin de SAP
puede generar enormes eficiencias empresariales. Con una formacin breve, los usuarios de
Excel pueden rellenar entradas de registros de datos nicas o mltiples que afecten a una sola
transaccin o a una cadena de transacciones SAP. Adems, en la mayora de las empresas, es

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probable que los datos que tengan que crearse en SAP ya existan en Excel. Estos registros pueden
actualizarse fcilmente en SAP con Winshuttle con lo que, de esta forma se evitan los costes
y errores provocados por entradas de datos duplicadas. Adems, los usuarios empresariales
podrn crear formularios sofisticados de entrada de datos fciles de utilizar, que aprovechan la
capacidad de Winshuttle de conectarse de forma segura a SAP y respetan todas las normas de
gobierno, riesgo y conformidad integradas en SAP.

EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE

Fundada en el ao 1949, Medtronic es la mayor empresa de tecnologa mdica de todo el mundo.

La empresa cuenta ahora con ms de 38000 empleados, y ofrece sus servicios a pacientes y
profesionales mdicos de ms de 120 pases. La empresa eligi el conjunto de herramientas,
aplicaciones y servicios de Winshuttle por su facilidad de uso, por el alto rendimiento de sus
funciones de gestin de datos y por su conformidad con los modelos de seguridad y gobierno
existentes.

Cuando conseguimos nuevos clientes tras una adquisicin tenemos que importar a
nuestro sistema SAP una gran cantidad de datos nuevos, comenta Carlson. Desde
que disponemos de Winshuttle ya no tenemos que pedir a nuestro departamento
de informtica que programe una transferencia de datos. As, nos adaptamos ms
rpidamente a los cambios de negocio, con lo que ahorramos dinero y garantizamos
la precisin.
-David Carlson, director snior de gestin de
datos maestros de Medtronic

Automatizar la entrada de datos suele generar ahorros en varios departamentos como, por
ejemplo, en Finanzas, derivados de la gestin de nuevos activos. La ilustracin mostrada a
continuacin expone un ejemplo de configuracin de plantilla de Excel para automatizar las
entradas de datos de diario. Utilizando esta hoja de Excel junto con campos asignados de la
transaccin FB50 de SAP y Winshuttle Transaction, los usuarios podrn realizar el mantenimiento
de sus valores de fecha y asistencia sin tener que trabajar directamente en la interfaz grfica de
usuario de SAP. Los usuarios seguirn necesitando credenciales de SAP, pero no tendrn que
utilizar la compleja interfaz de usuario SAP para esta tarea tan rutinaria.

Ilustracin 1: plantilla de creacin de entradas de diario configurada en Excel para cargar

datos en la transaccin FB50.

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Entre otras de las transacciones FI/CO que suelen automatizar los clientes de Winshuttle, se
incluyen:

Entradas de diario, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilizacin o registro

preliminar, incluidas aquellas que utilizan anlisis de rentabilidad o campos COPA (FB50,
FB60, FB70, FB01 y F-02)
Contabilizacin de facturas recibidas de acreedores externos como, por ejemplo, FedEx,
UPS (FB60/FB50)
Recepcin de factura con cotejo de tres vas (MIRO)
Reconciliacin y entrada de extractos de tarjeta P como, por ejemplo, facturas de
American Express (FB50)
Pagos recibidos y otra informacin bancaria (F-28)
Facturas de cliente (FB70/FB75)
Creacin y mantenimiento de activos fijos (AS01, AS02 y ABUMN)
Informes ad-hoc de datos de posicin de cuentas a pagar o cuentas a cobrar
Presupuestacin y otras transacciones de planificacin (KP06 y KPF6)

2. Optimizacin de la integracin con proveedores de

servicios financieros de terceros
Muchos procesos empresariales se derivan de datos transaccionales, como es el caso de las
facturas, los pedidos de ventas o los extractos de reconciliacin que deben intercambiarse entre
el sistema SAP y los sistemas de sus clientes, distribuidores y proveedores de servicios. Casi en
todos los casos, las empresas podrn lograr importantes ventajas econmicas, de tiempo y de
precisin mediante la transferencia automtica de datos entre estos sistemas independientes.
Aunque existen diversas opciones de software disponibles para la integracin de datos en
tiempo real entre varios sistemas, la mayora de estos paquetes de software son complejos,
ocupan mucho espacio y resultan difciles de instalar y usar para los usuarios empresariales.

Existe una forma mejor de hacer frente a este problema: usar un software de extraccin y de
carga de datos fcil de usar y de bajo coste puede reducir los gastos en una amplia variedad de
situaciones de integracin de datos, en las que las hojas de clculo de Excel y las bases de datos
de Access son el mecanismo de intercambio de datos ms habitual. En resumen, los datos se
extraen o reciben de sistemas externos en formato de hoja de clculo, y pueden posteriormente
cargarse fcilmente en SAP con asignaciones definidas en el software de carga de datos.

EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE

B. Braun Medical Inc., empresa internacional lder en la fabricacin de productos y la prestacin

de servicios sanitarios, tena ante s el reto de una factura mensual electrnica de American
Express con numerosas pginas de datos que deban introducirse en el sistema SAP. La empresa
utiliz Winshuttle Transaction para automatizar este proceso. Ahora tardan segundos en realizar
automticamente una tarea que antes supona tres das de trabajo manual.

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En la siguiente ilustracin se muestra una captura de pantalla de una situacin de integracin de
datos en la que el extracto de efectivo recibido del banco se contabiliza en la transaccin F-28
de SAP.

Ilustracin 2: un extracto de entrada de ingresos en formato hoja de clculo (izquierda) se

contabiliza automticamente en la transaccin Contabilizar entrada de pagos (F-28) de SAP.

3. Posibilidad de que los usuarios empresariales

consulten, analicen e informen, de forma segura,
con acceso a datos, en tiempo real, de los mdulos
SAP FICO
Aunque muchos clientes de SAP han implementado valiosos sistemas de almacenamiento de
datos y de inteligencia empresarial (BI), sigue vigente entre la comunidad financiera la necesidad
de disponer de datos en tiempo real bajo demanda como apoyo de las actividades de generacin
de informes, de riesgo y de previsin. Entre los ejemplos de estas necesidades podran incluirse
recuperar un informe de todos los documentos de cuentas a cobrar con una antigedad de 120
das por fecha, o compilar una lista de todos los pedidos recibidos esta semana con detalles de
posicin.

Ofrecer a los usuarios empresariales una herramienta sencilla pero segura, como es el caso
de Winshuttle Query, puede responder tanto a las necesidades de los usuarios empresariales
como a las preocupaciones de seguridad del departamento de informtica. Query permite a los
usuarios empresariales y a los usuarios tcnicos descargar datos de SAP en tiempo real a MS
Excel, Access y otros formatos comunes para realizar acciones y anlisis inmediatos. Y lo hace
conservando la seguridad de las tablas en SAP y la seguridad a nivel organizativo en el perfil de
seguridad SAP estndar de un usuario. Esta herramienta no requiere que el usuario tenga acceso
a SE16 ni a SAP Query (SQ01 o SQVI).

EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE

Query es una herramienta muy valiosa, ya que permite a los usuarios crear fcilmente
consultas e informes personalizados de datos SAP transaccionales en tiempo real sin
sacrificar ni un pice de su seguridad.

- Andy Hart, controller auxiliar de

Rowan Companies, Inc.

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Permitir a los usuarios empresariales crear informes personalizados para hacer frente a problemas
operativos concretos puede acelerar los procesos empresariales y reducir, en gran medida, el
coste que conlleva la gestin de solicitudes de consultas bajo demanda.

Ilustracin 3: pantalla de seleccin de consultas

4. Optimizacin de los procesos empresariales y

reduccin de los costes de formacin SAP
La mayora del personal financiero utiliza Excel como herramienta para recopilar, registrar y
analizar datos, y para llevar este concepto un paso ms adelante, en el que muchos de los
clientes de Winshuttle utilizan Excel como interfaz administrativa de SAP.

Al permitir que los analistas que emplean la mayor parte de su tiempo trabajando en SAP
interacten con SAP sin salir de Excel, estas empresas son capaces de reducir los tiempos de
ciclo de transacciones importantes. Adems, estos trabajadores cualificados no necesitan recibir
una formacin extensa en SAP: si conocen Excel, conocen SAP. Mediante el uso de una sencilla
barra de herramientas en sus hojas de clculo de Excel, los usuarios podrn cargar o descargar
datos de SAP sin tener que interactuar directamente con la interfaz de SAP.

EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE

Norsk Hydro ASA, la cuarta mayor empresa de aluminio integrado del mundo, enva peticiones
peridicas para que todos los controller actualicen la informacin del centro de coste. La
informacin se enva en hojas de clculo de Excel que, ms tarde, se cargan directamente a SAP.


Antes de disponer de Transaction necesitbamos tres o cuatro trabajadores para
cargar todas estas hojas de clculo durante dos semanas, nos cuenta Thomas Holte
de Hydro. Ahora puedo hacerlo yo solo en cinco horas.
-Thomas Holte, PUESTO de
Norsk Hydro ASA

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5. Garantizar la conformidad de SAP FI/CO y SOX con
las normas de seguridad y gobierno
Sin embargo, todava tenemos por delante un reto importante: cmo puede una organizacin
implementar potentes soluciones de proceso empresarial de gestin de datos para la entrada
de datos, el mantenimiento, la integracin y la migracin de modo que responda a los requisitos
internacionales de transparencia, auditora y reconciliacin de las transacciones financieras?
Winshuttle Central ofrece visibilidad y gobierno centralizados para implementar, en la empresa,
soluciones Winshuttle. Esto no solo permite a las empresas compartir archivos y soluciones
recomendadas por toda la organizacin, sino que adems responde a las necesidades de la
organizacin de controles especficos y pistas de auditora diseadas para cumplir con las
polticas de SOX y de gobierno corporativo.

Adems, Central permite a los administradores del sistema SAP establecer controles de acceso
detallados, y puede utilizarse para supervisar las actividades del usuario de Transaction y Query.
Central hace uso de la plataforma Microsoft Sharepoint y gobierna todas las actividades de
Winshuttle.

EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE

Los datos son un activo crucial, considerado con un valor parejo al de los empleados y
los productos. Winshuttle Central permite a las empresas implementar adecuadamente
un sistema de gestin de datos para toda la empresa.

- Erin Stone, analista snior SAP FI/CO

en B. Braun Medical Inc.

Conclusin
En el proceso en el que los departamentos financieros trabajan para cerrar los libros con precisin
y a tiempo, maximizar el flujo de caja y reducir los retrasos, y todo ello cumpliendo requisitos
de riesgo y gestin de informes de mxima importancia, se ven obligados a completar estas
tareas en menos tiempo y con un menor coste. La automatizacin de las transacciones FI/
CO, aceleracin de los principales procesos de negocio y reduccin de sus costes de SAP en
las cinco reas tratadas en este documento oficial le ayudarn a lograr este objetivo, para que
trabajar con SAP le resulte ms fcil.

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 Capacitamos a las personas | Creamos hroes
Creada en 2003, Winshuttle es una empresa global que cuenta con oficinas de
ventas y de soporte tcnico en todo el mundo. Si desea ms informacin sobre las
soluciones Winshuttle o quiere ponerse en contacto con un representante de su
zona, visite www.winshuttle.es.