Muchas empresas medianas emplean ms tiempo del necesario en la contabilidad,

simplemente porque hacen manualmente lo que su software de administracin

financiera podra hacer con suma facilidad.

Aunque a menudo los ejecutivos no son conscientes de ello, las modernas soluciones de
contabilidad pueden automatizar una amplia gama de tareas que requieren mucho trabajo,
lo que liberara al personal del departamento financiero para realizar un trabajo ms
productivo.

En resumen:

Configure el sistema de contabilidad para distribuir informes peridicos y realizar pagos

peridicos de forma automtica.

Use alertas para notificar a los administradores con antelacin los presupuestos en
descubierto, los lmites de crdito sobrepasados y otros problemas financieros.

Descargue datos de hojas de clculo mediante la funcin de importacin del software de

contabilidad en lugar de introducirlos manualmente.

"La mayora de las empresas aprovechan slo una pequea parte de la funcionalidad que
ofrece su sistema de contabilidad", apunta J. Carlton Collins, presidente de Accounting
Software Advisor LLC, empresa de consultora con sede en Norcross, Georgia (EE.UU.).

Aqu se muestran algunas de las caractersticas de automatizacin ms eficaces pero menos

usadas que normalmente estn disponibles en los paquetes de contabilidad actuales, segn
Collins y otros expertos en software de contabilidad.

1. Preparacin y distribucin de informes automticamente

En la mayora de las empresas, los administradores confan en un conjunto estndar de

informes financieros diarios, semanales y mensuales. En lugar de que los miembros del
personal del departamento de contabilidad tengan que preparar y distribuir esos informes,
puede configurar varias aplicaciones de administracin financiera para que los generen
automticamente a intervalos programados y, a continuacin, los enven por correo
electrnico a una lista preestablecida de destinatarios. En el sistema de contabilidad de
Microsoft Dynamics, la caracterstica que controla dichas tareas se conoce con nombres
diversos, como servidor de procesos, servidor de aplicaciones o servidor de procesos por
lotes.
Las herramientas de elaboracin de informes como, por ejemplo,
Microsoft FRx Report Manager, permiten crear automticamente informes trimestrales o
anuales complejos. Dichos informes suelen combinar texto, grficos y datos financieros de
diversos sistemas con diseos cuidadosamente preparados. Mediante FRx Report Manager
o una utilidad de informes similar, puede lograr que el sistema de contabilidad rena y
organice rpidamente esos componentes por usted de acuerdo con formatos preexistentes
que haya definido.

2. Realizacin de pagos peridicos en lnea

El pago de seguros mdicos o de la factura telefnica todos los meses es una tarea que
requiere bastante tiempo. Pero si el sistema financiero admite el pago de facturas en lnea,
puede procesar las cuentas a pagar peridicas automticamente. "Todo lo que tiene que
recordar es que debe haber suficiente dinero en la cuenta para cubrir el pago", comenta
Brent Goodfellow, consultor de Accounting Technology Resource Network LLC, grupo
asesor de software de contabilidad con sede en Ann Arbor, Michigan (EE.UU.).

Microsoft Dynamics GP es uno de los distintos sistemas de contabilidad que proporcionan

funcionalidad de banca electrnica. Obtenga ms informacin sobre la funcionalidad de
banca electrnica en Microsoft Dynamics GP descargando este archivo PDF (619,27 KB).

3. Recepcin de avisos automticos de problemas inminentes

El mejor momento de saber que puede producirse un problema financiero es antes de que
surja. Mediante la tecnologa de alertas disponible en muchos sistemas de contabilidad,
puede avisar a los administradores que corresponda de posibles problemas. Por ejemplo,
tiene la posibilidad de indicar al software financiero que avise al administrador de crdito
cada vez que un cliente llegue al 2 por ciento de su lmite de crdito, o bien que informe a
los responsables de proyecto de que corren el riesgo de superar su presupuesto.
Con las soluciones de Microsoft Dynamics, puede enviar alertas a la bandeja de entrada de
correo electrnico o al escritorio de un empleado; incluso a la pgina principal de una
intranet.

4. Transferencia electrnica de datos de hojas de clculo

Las hojas de clculo desempean una funcin vital en la creacin de presupuestos y otros
procesos financieros. Pero muchos administradores transfieren los datos de las hojas de
clculo a su software de contabilidad de forma manual, lo que puede resultar lento y poco
preciso. Con el fin de ahorrar tiempo y evitar errores, puede usar la funcionalidad de
importacin disponible en la mayora de los paquetes de contabilidad para descargar datos
financieros de hojas de clculo.

Por ejemplo, ICAN Software, proveedor de soluciones con sede en Tacoma, Washington
(EE.UU.) y Microsoft Gold Certified Partner, us recientemente la caracterstica de
administrador de integracin (archivo PDF, 635,66 KB) de Microsoft Dynamics GP para
automatizar un proceso de nminas para uno de sus clientes.
Anteriormente, los administradores de las distintas ubicaciones del cliente enviaban por fax
las hojas de clculo de nminas a la oficina central, donde un auxiliar administrativo
introduca manualmente los datos en el sistema de contabilidad. Ahora, las sucursales usan
una interfaz basada en Web para enviar hojas de clculo de nminas electrnicamente a
Microsoft Dynamics GP. El mdulo administrador de integracin no slo importa los datos,
sino que tambin comprueba que no haya cdigos de puestos de trabajo ni pagos
incorrectos.

Para ahorrar an ms tiempo, considere la posibilidad de reemplazar las hojas de clculo

que usa por productos de software especializados. Por ejemplo, Microsoft Forecaster
proporciona herramientas de planeamiento y flujo de trabajo para simplificar el proceso de
creacin de presupuestos e integrarse con los productos de contabilidad de
Microsoft Dynamics. "Hemos constatado cmo los clientes acortan el proceso de
elaboracin del presupuesto anual de un mes y medio de duro esfuerzo a slo una semana
gracias a una solucin automatizada de generacin de presupuestos y previsiones", afirma
Tom Higginbotham, tcnico especialista en Microsoft Dynamics.

5. Conciliacin automtica de libros mayores y estados de cuentas

"La conciliacin de los informes de contabilidad general es un trabajo tan pesado que
algunos negocios cometen la imprudencia de descuidarlo", explica Victoria Yudin,
presidenta de Edison, proveedor Microsoft Gold Certified de soluciones flexibles de
Dynamics con sede en Nueva Jersey (EE.UU.). Sin embargo, Yudin usa la funcionalidad de
Microsoft Dynamics GP para ayudar a sus clientes a identificar automticamente las
discrepancias entre sublibros y libros mayores.

Si su banco y su software de contabilidad admiten la conciliacin en lnea, puede conciliar

automticamente los extractos bancarios. El mdulo de conciliacin bancaria (archivo PDF,
516,02 KB) de Microsoft Dynamics GP, por ejemplo, controla incluso la generacin de
informes de excepciones para entradas de los extractos de cuenta sin equivalentes en los
registros financieros, como reposiciones de depsitos y cantidades de cheques alteradas.

Para todo lo que automatice con el software de contabilidad, asegrese de registrar los
detalles por escrito y de compartirlos ampliamente. Muy a menudo, slo un grupo reducido
de personas de la organizacin entienden cmo funciona un proceso automatizado. Con el
tiempo, a medida que dichas personas pasan a ocupar nuevas funciones o se jubilan, las
empresas pueden experimentar lo que Higginbotham denomina "deterioro de
conocimientos". Los mejores antdotos son la documentacin esmerada y un aprendizaje
continuo, comenta. Despus de todo, sera una pena equipar a la empresa con toda la
capacidad de ahorro de tiempo de un moderno sistema de contabilidad y, a continuacin,
dejar que gran parte de dicha capacidad no se use.

Ventajas y desventajas de la contabilidad

computarizada
Escrito por Lisa Magloff | Traducido por CP Mrida
La buena prctica de la contabilidad puede salvar el dinero de tu empresa.

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decisiones

La contabilidad es una funcin crucial para todas las empresas; grandes o pequeas. Hay
dos tipos de sistemas de contabilidad: manual y automatizada. Donde las funciones de
contabilidad fueron realizadas a mano por profesionales capacitados, hoy hay una amplia
variedad de software de contabilidad disponible para ayudar a mantener los registros
contables necesarios. Optar por utilizar a un contador para realizar la contabilidad
manualmente o utilizar un sistema informtico, depender de tus necesidades especficas.

Ventajas que pueden ahorrar dinero

El sistema de contabilidad por computadora ofrece varias ventajas para las pequeas
empresas. Los sistemas para pequeas y medianas empresas pueden adquirirse a bajo costo.
Estos programas les permiten a los administradores ver la situacin financiera de la
empresa en "tiempo real" y hacer ajustes a la estrategia de negocio segn sea necesario. Los
sistemas computarizados tambin pueden proporcionar reportes instantneos sobre la
evaluacin de existencias, prdidas y ganancias, cuentas de clientes, planillas y anlisis de
ventas, una vez ms, permitiendo rpidos ajustes en la estrategia de tu negocio. Adems, las
transacciones necesitan ser ingresadas una sola vez, y, con cierto entrenamiento, cualquiera
en la empresa puede hacer los ingresos.

Ventajas que pueden ahorrar tiempo

Utilizando un sistema de contabilidad computarizado puedes ahorrar tiempo. El software de
contabilidad permite la entrada de datos ms rpidamente que la contabilidad manual y
documentos tales como facturas, rdenes de compra y nmina para ser cotejadas e impresos
con rapidez y precisin. Debido a su eficacia y facilidad de uso, los sistemas de
contabilidad computadorizada tambin permiten mejorar el control de inventario y la
cobranza, ahorrar tiempo y mejor el flujo de efectivo. Debido a que los sistemas
computarizados actualizan automticamente algunos registros, tus registros de cuenta
estarn siempre al da, ahorrando tiempo en la actualizacin.

Desventajas
El utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de
problemas, como la necesidad de protegerte contra la prdida de datos a travs de apagones
o virus y el peligro de los piratas que roban la informacin. El fraude informtico es
tambin una preocupacin, y necesitas investigar un sistema de controles para quin pueda
tener acceso a la informacin, particularmente la informacin de los clientes. Si hay una
brecha de seguridad y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la prdida de
informacin. Tambin debes asegurarte de que han sido introducidos correctamente los
datos en el sistema, ya que un error en el ingreso de datos puede arrojar informacin
incorrecta.