CURSO DE GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO

LECCIN 24: Ahorrando tiempo teniendo los documentos organizados

Cuntas veces le ha dado vuelta a su oficina y no encuentra ese documento

importante? No sabe en dnde lo coloc? se le habr extraviado?

Muchos de nosotros no tenemos cuidado en organizar efectivamente los

documentos, y cuando los buscamos, nos damos que cuenta que han
desaparecido!

Para encontrarlos, debemos de darle vuelta a toda la oficina o la casa, y si

tenemos fortuna, los encontramos. Luego viene la otra tarea, el de ordenar el
desorden que hemos hecho con la bsqueda ansiosa del documento en mencin.
Imagnese la cantidad de tiempo perdido solamente en sta actividad, adems de
la enorme presin que se vive cuando sucede esto.

Conozco a una persona sumamente ordenada en ste aspecto. Mantiene sus

archivos al da, guarda los documentos importantes, rotula las carpetas para saber
la documentacin que ah se encuentra.
Cuando l necesita un documento, se dirige directamente a la carpeta o archivero
en donde lo tiene almacenado. No pierde tiempo en esta actividad.
Una vez utilizado el documento, lo regresa a su ubicacin original. Si usted no
quiere exponer los documentos originales, puede archivar copias junto con los
originales, y de esta manera cuando deban de utilizarse, solamente se usa la
copia.
Cuando abra alguna carpeta, aproveche para darle un vistazo rpido, verifique si
tiene documentacin vencida, o papeles que ya no utilizar y que se hace
necesario deshacerse de ellos. Realizando sta tarea continuamente, nunca
sentir que se le acumula el trabajo, y siempre tendr ordenados y al da todos
sus expedientes.
Una sugerencia que un amigo me brind en una ocasin, fue que tuviera copias
de mis documentos personales, tales como: Licencia de conducir, carn electoral,
pasaporte, nmero de identificacin tributario o fiscal, seguridad social, etc. Usted
estar listo para llevar a cabo cualquier trmite. Ni se imaginan de cuanta utilidad
me ha sido este consejo, y espero que en un futuro cercano, tambin le beneficie
a usted.
Imagino que usted compra electrodomsticos, enseres del hogar, artculos de
oficina, muebles, software informticos, televisores, etc., le recomiendo que
guarde las garantas, manuales e instructivos de todo lo que usted compra, y los
archive en una sola carpeta, para que cuando necesite un documento de este tipo,
sepa_donde_buscarlo.

Realice una limpieza peridica de sta carpeta, actualice la documentacin y

elimine la que ya no necesita. Esto mismo puede hacerlo para llevar un control
estricto de sus deudas, almacenando estados de cuenta, comprobantes de
compras, etc.
Con respecto al equipo informtico, merece un punto y aparte. Usted sabe que al
adquirir una computadora, se compra ms que el equipo, se incluyen aspectos
tales como: garantas, licencias de los programas, facturas, comprobantes, etc.
Por tal motivo conviene tener en una carpeta por separado todo lo referente al
equipo informtico, de tal modo que cuando requiera algo lo pueda conseguir al
instante. Cul es el tipo de cartucho que utiliza su impresora? Qu tipo de
memoria RAM posee su equipo? Estas y otras preguntas usted las puede
responder fcilmente si tuviera a mano los comprobantes de compra de la
computadora.

No siga desperdiciando su valioso tiempo, aprovchelo al mximo! Y disfrute de

una vida con menos estrs que muchas otras personas...