Funciones clave de compras

Funcin 1. Seleccionar proveedores, buscar alternativas. No siempre

es fcil encontrar a los proveedores que se necesita cuando se los necesita.
Sobre todo si se trata de insumos clave, anticipar requerimientos y crear una
lista de preseleccionados permite que siempre tengas una buena opcin a la
mano. Aun si trabajs con proveedores nicos por tipo de compra, asegurate
de tener alternativas evaluadas y probadas que te puedan sacar de un
apuro.

Funcin 2. Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento. Quin puede

comprar qu? Cada cunto se realizan las compras de los insumos regulares? Qu
documentacin respalda las operaciones? Cmo se manejan los incumplimientos?
Asegurar el funcionamiento eficiente de una empresa requiere de procedimientos
claros y previsibles; ponelos por escrito y compartilos con tu equipo.

Funcin 3. Pedir presupuestos y realizar compras especficas. Es habitual realizar

comprar menores a travs de la caja chica, pero para adquisiciones de cierta
importancia es recomendable pedir varios presupuestos alternativos para comparar las
opciones. Aun cuando se trate de proveedores preseleccionados, es normal encontrar
diferencias de precio, stock o calidad en el momento especfico en que se va a realizar
la compra.

Funcin 4. Garantizar el valor de la inversin. Por un lado, los compradores deben

asegurar el flujo constante de materiales con la calidad adecuada, para que la
produccin no se detenga. Por el otro, es son responsables de gran parte de los costos
del negocio, por lo que pueden aportar ahorros y eficiencia, negociando precios y
condiciones, gestionando inventarios, estandarizando compras, evitando desperdicios y
revisando la logstica de entregas y almacenamiento, entre otras buenas prcticas.

Funcin 5. Gestionar relacin con proveedores. Una compra no termina con la

realizacin del pedido. Es fundamental realizar el seguimiento de rdenes y entregas,
problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y otras situaciones que pueden
afectar la concrecin de una operacin. La relacin con proveedores tampoco
necesariamente se limita a la compra en s; puede resultar til para tu negocio trabajar
en conjunto para, por ejemplo, desarrollar insumos a medida, mejores procesos de
entrega o sistemas de stock ms eficientes.

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Toda empresa tiene un departamento de compras, en el cual recaen responsabilidades, este
ejerce una doble actividad.
Funcional: en el interior de la empresa o de la institucin.
Operacional: en el exterior de la misma.
La actividad de un Servicio de Compras en el interior, es funcional y por definicin no
proporciona al comprador ningn poder de decisin, ya que si no, se desencadenan conflictos
inevitables que bloquearan cualquier colaboracin.