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EPT (COMPUTACIN)Prof. Anglica Franco Saavedra
Excel 2013 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo que se
encuentra integrada en el conjunto ofimtico de programas Microsoft Office.
Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word,
Access, Outlook, PowerPoint... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que
muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los
programas de Office.
Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva.
Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se
pueden introducir nmeros, letras y grficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos
uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir
el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes
encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es muy
fcil).
Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora.
Pero piensa, qu ocurrira si te equivocas al introducir un nmero en una
suma de 20 nmeros? Tendras que volver a introducirlos todos, mientras que
en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente
corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados.
Imagina que ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final
descubres un error: tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con
Excel slo tienes que corregir un dato.
Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer
simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que
pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo
diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo que
tendras que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de
Excel.
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MOVIMIENTO TECLADO
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir
variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As, si
empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el
siguiente Libro3, y as sucesivamente.
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Ntese que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los
trabajos mientras no se hayan guardado. En ningn caso significa que el
archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo est formado por una o varias hojas. En principio constar
slo de 1 hoja aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255. Si miras
en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del
libro de trabajo. Cada una de ellas, segn se vayan agregando, sern
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por
ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran
agruparse en un solo libro.
Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener
un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas
que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u
operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y
1.048.576 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
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Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar
con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece
ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa,
y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es
un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones
se realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de
definir un rango.
Movimiento rpido en el libro
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar
desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja
CTRL+AVPAG
Siguiente
Hoja
CTRL+REPAG
Anterior
una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una
explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico
sobre los tipos de datos .
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
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operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y
debe empezar siempre por el signo =. Si deseas saber ms sobre las frmulas
pulsa aqu .
Frmulas.
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +,
-, Seno, Coseno, etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas
y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son :
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un
valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un
resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta
Excel nos mostrar un mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No
dejes espacios antes o despus de cada parntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o
texto), frmulas o funciones.
3) Los argumentos deben separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
2.7. Errores en los datos
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
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Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un
Objetivo.
Practicar la introduccin de los distintos tipos de datos de Excel 2013, tanto
valores como frmulas.
Ejercicio paso a paso.
Empezaremos por trabajar con valores constantes.
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Parece que Excel no distinga entre los aos de siglo distintos con el formato
de fechas asignado por defecto, pero ms adelante veremos que s los
distingue; es solamente un efecto de visualizacin, ya que si observas la
Barra de Frmulas, vers como el contenido real sigue siendo 1/1/2000.
33 Sitate en la celda B4 y escribe 12/13/1994
34 Pulsa INTRO
Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no
una fecha, por esto lo alinea a la izquierda.
35 Sitate en la celda B5 y escribe 30-02-1994
36 Pulsa INTRO
Al ser una fecha errnea, Excel lo introduce tambin como un texto.
37 Sitate en la celda B6 y escribe 12-MAYO
38 Pulsa INTRO
Excel colocar en la celda la fecha introducida pero usando nicamente los
tres primeros caracteres del mes. Y en la Barra de Frmulas colocar la fecha
con el formato dd-mm-aaaa tomando como ao el del sistema del ordenador.
39 Sitate en la celda B7 y escribe 12-mayo-1995
40 Pulsa INTRO
En la celda aparecer la fecha introducida con dos dgitos para el da, los tres
primeros caracteres para el mes y dos para el ao.
41 Sitate en la celda B8 y escribe mayo-1995
42 Pulsa INTRO
En la celda aparecer los tres primeros caracteres del mes y dos para el ao,
y en la Barra de Frmulas aparecer la fecha introducida tomando como da el
1.
43 Sitate en la celda C1 y escribe 0:0
44 Pulsa INTRO
Este es un dato de tipo hora. Tambin se alinea automticamente a la
derecha.
45 Sitate en la celda C2 y escribe 12:30:12
46 Pulsa INTRO
47 Sitate en la celda C3 y escribe 22:12
48 Pulsa INTRO
49 Sitate en la celda C4 y escribe 10 pm
50 Pulsa INTRO
En la celda aparecer 10:00 pm, pero en la Barra de Frmulas aparecer la
hora con el formato 22:00:00.
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60 Pulsa INTRO
Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automticamente a la
izquierda.
61 Sitate en la celda D2 y escribe La Hoja de Clculo Excel
62 Pulsa INTRO
Al introducir el texto vers como en la Hoja ocupa ms de una celda, la D2 y
la E2. Los datos tipo texto pueden ocupar ms de una celda en la Hoja
mientras no se escriba nada en las celdas que ocupa.
63 Sitate en la celda E2 y escribe Hombre
64 Pulsa INTRO
Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que
ocurre es que el contenido de E2 oculta parte del texto de D2, pero no lo
borra. Si nos situamos sobre la celda D2 y observamos su contenido en
la Barra de Frmulas, veremos cmo no se ha borrado. Para solucionar
dicho problema bastar con ampliar la anchura de la celda D2, pero
esto lo veremos ms adelante.
65 Sitate en la celda D3 y escribe grande
66 Pulsa FLECHA ABAJO
El cursor se mover automticamente a la celda inferior D4.
67 Escribe La Hoja de Clculo Excel que vamos a estudiar
corresponde a la versin 2013 en la celda D4.
68 Pulsa la tecla INTRO
Observa cmo el texto introducido ocupa varias celdas en la Hoja,
aunque el texto realmente permanece en la celda D4.
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Otra forma consiste en utilizar la funcin SUMA de Excel, la cual utiliza muchas
veces operadores de referencia (para indicar un conjunto de celdas).
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