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Gestin de comunicacin

La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos


para asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin,
almacenamiento, recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de la
informacin del proyecto sean oportunos y adecuados. Los directores de proyecto
emplean la mayor parte de su tiempo comunicndose con los miembros del equipo
y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la
organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz crea un puente
entre diferentes interesados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y
organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e
intereses, lo cual impacta o influye en la ejecucin o resultado del proyecto.

Los tres procesos de la gestin de las comunicaciones son:

1. Planificar la Gestin de las Comunicaciones: El proceso de desarrollar un


enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base
de las necesidades y requisitos de informacin de los interesados y de los activos
de la organizacin disponibles.
2. Gestionar las Comunicaciones: El proceso de crear, recopilar, distribuir,
almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto
de acuerdo con el plan de gestin de las comunicaciones.
3. Controlar las Comunicaciones: El proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que
se satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto.

Las actividades de comunicacin incluidas en estos procesos a menudo pueden


presentar numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta,
incluyendo, entre otras:

Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos,


organizaciones, el pblico);
Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrnicos,
memorandos, discusiones ad hoc);
Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organizacin) y horizontal (entre
pares);
Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales); y
Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).
La mayora de las habilidades de comunicacin son comunes a la
direccin general y a la direccin de proyectos. stas incluyen, entre
otras:

Escuchar de manera activa y eficaz;


Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor
comprensin;
Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que ste pueda
ser ms eficaz;
Investigar los hechos para identificar o confirmar informacin;
Investigar y gestionar expectativas;
Persuadir a una persona, a un equipo o a una organizacin para llevar
a cabo una accin;
Motivar para proporcionar estmulo y confianza;
Orientar para mejorar el desempeo y alcanzar los resultados
deseados;
Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes;
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos; y
Resumir, recapitular e identificar los prximos pasos.

Informacin del proyecto:


Especifica la organizacin o empresa que ejecuta el proyecto, el ttulo del proyecto, el
Gerente de Proyecto asignado, el patrocinador (Sponsor) principal, el cliente del
proyecto y la fecha en que se prepar el documento.
Restricciones y Premisas:
Restricciones que apliquen para las comunicaciones en los proyectos de la
organizacin, generalmente derivadas de alguna legislacin o normativa, tecnologa,
polticas de la organizacin, por ejemplo, en cuanto a niveles de autorizacin y manejo
de informacin confidencial, entre otros.

Satisfacci Satisfacci
n del n de los
cliente usuarios
Requisitos de comunicacin de los interesados:
La mayora de los proyectos tienen involucrados muchos interesados (stakeholders),
cada uno con sus propios intereses y grado de influencia sobre el xito del proyecto. El
equipo de proyecto debe identificar y documentar cuales son los requisitos de
comunicaciones de estos interesados, tomando en cuenta que a mayor grado de
intereses e influencia en el proyecto, las comunicaciones debern ser ms frecuentes
y cercanas.
Requisitos de Comunicaciones de los Interesados

Tabla de requerimientos de comunicaciones:


Se utiliza para dejar registrado las comunicaciones peridicas a emitir, el objetivo,
contenido, formato, medio de distribucin, Frecuencia, Responsables, Audiencia, entre
otros aspectos.
Proceso de escalamiento:
En todo proyecto surgen problemas y complicaciones que no pueden ser solventadas
por el equipo de proyecto sin la intervencin de la Gerencia. El proceso de
escalamiento define los tipos de problemas que deban escalarse y los niveles que
intervienen en la cadena de mando, quien tiene autoridad de decisin y el tiempo que
puede transcurrir antes de escalar al siguiente nivel.

Diagrama de flujo de informacin:


Representacin grfica del flujo de distribucin de la informacin en el proyecto,
incluyendo la secuencia de autorizaciones, lista de informes, reuniones, entre otros.

Planificar las Comunicaciones


DIMENSIONES DE COMUNICACIN
METODOS QUE SE DEBE UTILIZAR EN CADA
SITUACION

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