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1.2.1 Registro
Una tabla de datos de Excel contiene datos que se relacionan entre s, por ejemplo una tabla
de datos puede ser de todos los registros de ventas hechos por los vendedores de una
empresa o de todos los registros de venta.
Grfico1
1.2.2 Campo
Un campo es una parte de la informacin en un registro como por ejemplo: Mes, Regional,
Cliente, Producto, Cantidad, Valor Venta, Fecha de Venta, Departamento, Ciudad,
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Es un software registrado por Microsoft que convierte su computador en una hoja de clculo.
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Vendedor, para el caso de una tabla como la que se muestra en la Grfico1, donde se
almacenan los registros de las ventas en una fbrica de dulces.
Grfico3
En este primer paso debe especificar el origen de los datos y el tipo de informe:
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2.1 Especificar el origen de Datos
Aqu se debe informarle al asistente de tablas dinmicas de donde se van a extraer los datos
que se van a analizar. Para ello solo seleccione cualquiera de las opciones siguientes de
acuerdo con lo que desee realizar.
1. Lista o base de datos de Microsoft Excel
Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de datos organizados
en filas y columnas de una hoja de clculo de Microsoft Excel.
2. Origen de datos externo
Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de datos almacenados
en un archivo o una base de datos externa al libro actual de Microsoft Excel.
3. Varios rangos de consolidacin
Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de varios rangos de
hoja de clculo de Microsoft Excel.
4. Otro informe de tabla dinmica o de grfico dinmico
Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de otro informe de
tabla dinmica del mismo libro.
Grfico 4 Paso 2 de 3
El asistente automticamente selecciona el rea donde se encuentran los datos, si antes de
invocarlo se selecciona una de las celdas de la tabla de datos.
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Si desea puede antes de seguir al paso siguiente cambiar el rea de los datos. Luego haga
clic sobre el botn siguiente.
Grfico5
La ubicacin puede ser dentro de una hoja de clculo existente o dentro de una hoja de
clculo nueva. Si selecciona la primera de las opciones el asistente le creara una hoja de
clculo como la que se muestra en el Grfico6. Si selecciona la segunda opcin deber
indicar la celda de la hoja donde quiere que aparezca la tabla dinmica.
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Grfico7
Como lo que se quiere es saber cuanto suman las ventas de cada uno de los vendedores,
entonces debe arrastrar el campo de Valor venta del cuadro de lista al espacio marcado con
Coloque los datos aqu, inmediatamente, tiene la tabla que le muestra el resumen de ventas
de sus vendedores as:
Grfico8
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2.7 Tablas de tres entradas
Una tabla dinmica de tres entradas le permite resumir de manera integral los datos en una
tabla de datos de Excel. Pero adicionalmente se pueden cambiar los detalles que se
muestran en la tabla de una manera muy gil, utilizando el campo de paginacin. Las tablas
de tres entradas permiten hacer lo que llaman algunos estadsticos el agrupamiento de la
informacin por caractersticas particulares.
Suponga que desea conocer las ventas de cada uno de los vendedores por Ciudad y la vez
por Departamento. En estos casos las tablas dinmicas poseen el campo de paginacin que
permite definir un campo de agrupamiento.
La siguiente imagen muestra como se forma una tabla dinmica que utiliza el campo de
paginacin, que para este ejemplo es el campo que define el criterio de agrupamiento.
Grfico10
Lo nico que falta es agregar el campo de valor ventas a la zona de datos, para lograr que la
tabla muestre la informacin que se requiere.
Grfico11
Cuando se selecciona en la lista desplegable un Departamento, la tabla muestra la
informacin de los vendedores en cada una de las ciudades de esa regin y las ventas de los
vendedores, si las hubo.
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2.8 Dando formato a los datos en la tabla
Si desea que los datos en la tabla dinmica se muestren con formato de dinero, proceda as:
haga clic con el botn derecho en alguno de los datos, y haga clic sobre la opcin
configuracin de campo (vea Grfico12).
Grfico12
Aparece la ventana campo de tabla dinmica, haga clic sobre el botn nmero y seleccione
el tipo de formato que desee utilizar.
Grfico14 Resumen
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2.10 Manejo de fechas en las tablas dinmicas
Un aspecto de inters en las tablas dinmicas en Excel es la manipulacin de fechas, la
siguiente figura muestra la tabla dinmica que muestra las ventas hechas por cada vendedor
en cada fecha registrada.
Grfico15
Ahora bien imagine que las fecha en la que se recolecto esta informacin fueran 365 das
del ao, tablas como la anterior no tendra mucho sentido, por su extensin.
Quizs para el empresario sea de ms inters resumir la informacin en la tabla por
trimestres, meses, semestre o aos; para lograr ello solo, haga clic con el botn derecho
sobre el campo de fechaVenta y luego en el men que aparece, seleccione la opcin
agrupar o mostrar detalles, haga clic sobre la opcin agrupar, luego en el cuadro de
agrupar, seleccione entre las distintas formas de agrupamiento que presenta el Excel vea
Grfico16
Grfico16
Una vez seleccionado el tipo de agrupamiento por ejemplo de trimestres Excel, le actualiza
su tabla dinmica as:
Grfico17
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2.11 Actualizacin de la tabla Dinmica:
Si los datos de la tabla de datos cambian, es muy sencillo lograr que la tabla se actualice
para ello solo es necesario que seleccione alguna de las celdas en la tabla y haga clic sobre
la barra de tabla dinmica2 en el botn actualizar datos .
Grfico18
Observe que el grfico con base en tablas dinmicas presenta listas desplegables que le
permiten seleccionar los datos que quiere graficar.
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Si la barra aparece inhabilitada , debe seleccionar una celda en la tabla dinmica. Si la barra no es visible,
presione haga clic en la opcin Ver en el men principal, luego seleccione la Barra de Herramientas y luego
haga clic sobre la opcin Tabla Dinmica.
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Seleccione el encabezado de la fila o columna en la tabla dinmica para la cual quiere
conocer los detalles.
Grfico19
Ahora solo queda ver el resultado, para ello en la barra de tabla dinmica haga clic sobre el
botn Mostrar detalles .
La tabla siguiente muestran los datos del departamento de Antioquia con los detalles
esperados :
Grfico20
Que le muestra los detalles de las ciudades del departamento de Antioquia donde se
hicieron ventas.
Finalmente si quieres quitar los detalles, solo tendr que hacer clic en el botn ocultar
detalles de la barra de tabla dinmica.
Bibliografa:
Catapult, Inc (1997). Microsoft Excel paso a paso. Madrid: Mc GrawHill.Microsoft (2005).
Microsoft Office Online. Consultado en Mayo, 10, 2006 en http://office.microsoft.com/es-
hn/training/default.aspx.
Microsoft Corporation (2003). Microsoft Office Word 2003 (Versin 2003) [Programa de
computacin]. Santa Rosa California: Microsoft.
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