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Audits de modernisation
1. Cadre de laudit
Laudit de modernisation sur larchivage porte sur lensemble des 15 ministres en dehors des pouvoirs publics constitutionnels (Prsidence, Parlement, Cour des
comptes), ainsi que sur certains services dconcentrs.
Dans le cadre des rflexions relatives lconomie de limmatriel et de la mise en uvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), la
problmatique de larchivage constitue aujourdhui un enjeu majeur pour la modernisation de lEtat notamment par sa contribution directe aux trois objectifs de
performance quelle dfinit (efficacit socio-conomique, efficience de gestion, qualit de service).
2. tat des lieux
Larchivage reprsente un enjeu budgtaire significatif, et un cot rel quoique mal identifi.
Des effectifs identifis pour la fonction archivage vocation patrimoniale :
9 pour le traitement des archives dfinitives, le rapport Stirn (oct 2005) mentionne 777 ETP (26M) dans le primtre de la direction des
archives de France (DAF)
9 pour la fonction archivage intermdiaire, leffectif total slverait plus de 3 400 ETP (tous ministres confondus, administrations
centrales et services dconcentrs, hors DAF et archives dpartementales)
Un cot complet de larchivage intermdiaire denviron 200 millions deuros (administrations centrales et services dconcentrs) rpartis comme suit :
9 107 millions deuros en cots de personnel
9 77 millions deuros en cots dinfrastructure
9 8 millions deuros divers (prestations externes, informatique)
Plus de 3 600 kilomtres linaires darchives intermdiaires en stock et en transit dont de nombreux arrirs en attente dtre tris.
Des projets dinvestissement significatifs : la Courneuve (ministre des affaires trangres - 57M), centre de Pierrefitte (Archives de France - 119M).
En matire darchivage papier, la situation est trs htrogne entre les ministres : lapproche logistique non matrise contraste avec une approche intgre
aux processus de production.
En matire darchivage lectronique, les exprimentations demeurent trop partielles et isoles. Les processus dmatrialiss darchivage sont peu nombreux.
1
Pr
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Audit archivage
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Audits de modernisation
3. Recommandations
A court terme, une fonction archivage optimise et pilote aux processus rationaliss : Mises en uvre horizon dun an, les recommandations
suivantes permettront de faire voluer larchivage dune fonction support intervenant en bout de chane une fonction dynamique de gestion de
linformation dans le temps :
Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage travers notamment la formalisation dune charte
interministrielle de larchivage dcline en contrats dengagements rciproques dans les ministres
Piloter larchivage en mode LOLF : transparence sur les cots, bilan des arrirs, objectifs et indicateurs de performance de larchivage
Renforcer structurellement la fonction archivage en institutionnalisant le rle de correspondant archivage et en clarifiant les primtres
dintervention respectifs entre producteurs et archivistes
Engager une r-ingnirie des processus darchivage papier dans une logique de rduction des dpenses et doptimisation des processus :
9 le contrle et le tri des flux devant faire lobjet dun archivage dfinitif devraient tre pris en compte davantage en amont
9 les archives intermdiaires peu sollicites pourraient tre dlocalises dans des structures ddies de ladministration (conomie annuelle
denviron 11 millions deuros au bout de trois ans)
9 les stocks trs peu sollicits pourraient tre externaliss (la conservation reprsente un cot trois fois moindre en externe quen interne)
Intgrer larchivage lectronique aux schmas directeurs informatiques des ministres et spcifier les donnes des applications informatiques
prsentant un fort enjeu darchivage
Intgrer un module darchivage lectronique aux systmes dinformation ou les interfacer des applications ddies darchivage
Dvelopper des plates-formes darchivage lectronique juridiquement scurises
Valoriser linformation archive, notamment sous forme numrique, en faisant voluer qualitativement la fonction archivage dun rle de support un
engagement de service contractualis vis--vis des producteurs de documents, et terme vis--vis des clients externes
A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents et de linformation dans le temps sappuyant sur une fonction archivage intgre :
horizon de trois ans, lobjectif est de gnraliser la pratique du records management qui consiste, quel que soit le support, garantir la traabilit,
lauthenticit et la prennit des informations, en prenant en compte lensemble du cycle de vie des donnes et des documents ds leur cration.
4. Impacts attendus
2
PRINCIPAUX ELEMENTS DE PERIMETRE DE L'AUDIT
Primtre de laudit
Effectifs concerns
02 Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage III.1.b 6 12 mois
Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et des instruments de recherche pour
06 III.1.f 6 12 mois
les services producteurs (intranet/extranet)
Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les directeurs et responsables de
07 III.2.a 12 24 mois
programme
09 Engager une r-ingnierie des processus en matire darchivage papier et lectronique III.2.c 12 24 mois
10 Mettre en place un contrle interne du respect des processus et des procdures III.2.d 12 24 mois
11 Faciliter laccs aux informations archives dans une dynamique doffre de service III.2.e 12 24 mois
Intgrer un module darchivage dans les principaux systmes dinformation et faciliter linterfaage
13 III.3.b 3 5 ans
entre les diffrents systmes dinformation et les plates-formes
Echance Nature
indicative Dpenses
Gains financiers attendus Montant Augmentatio Rduction Commentaires
d'obtention des vites ou en
n des des
gains moindre
recettes dpenses
progression
Hypothse fonde sur un transfert
des 30% darchives peu
sollicites depuis les btiments
dont le cot se situe dans la
norme de 21,5 /ml vers des
locaux aux cots dinfrastructure
Rduction des cots de stockage des archives 11 millions plus faible (6/ml) ; en considrant
3 ans X
intermdiaires peu sollicites deuros par an les investissements ncessaires
dans la rhabilitation et dans des
installations de rayonnage pour
accueillir ce stock, le dlai de
rcupration pour rentabiliser
l'investissement initial serait dun
peu plus de 3 ans.
2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre
Dans le cadre des rflexions relatives lconomie de limmatriel* et de la mise en uvre de la loi organique relative
aux lois de finances (LOLF), la problmatique de larchivage constitue aujourdhui un enjeu majeur pour la
modernisation de lEtat notamment par sa contribution directe aux trois objectifs de performance quelle dfinit :
lefficacit socio-conomique : la r-ingnierie des processus darchivage, puis leur dmatrialisation,
optimisera les moyens allous la fonction et rduira les dlais de mise disposition de la ressource en
Audit de modernisation Archivage
terme dinformation ;
lefficience de gestion : la prise en compte de larchivage en amont rduira les cots associs au traitement
et au stockage des archives au sein de lensemble des ministres ;
la qualit de service : le positionnement de la fonction archivage comme prestataire de service vis--vis des
services producteurs et des citoyens assurera une meilleure prise en compte de leurs besoins respectifs.
Au regard des constats dresss dans le rapport danalyse de lexistant, quatre principaux besoins dvolution mergent :
2. En terme dorganisation : les rles et responsabilits des acteurs impliqus dans la fonction
archivage doivent tre clarifis et coordonns
3. En terme doutils : les outils de traitement et de gestion des informations archiver gagneraient
tre perfectionns
Ces volutions apparaissent ncessaires tant pour rpondre aux difficults rencontres par les ministres que pour
essaimer des bonnes pratiques aujourdhui disparates et non systmatiquement partages.
Lanalyse de lexistant a rvl une dichotomie entre, dun ct, une politique darchivage papier existante
mais plus ou moins dveloppe selon les ministres et, de lautre ct, un archivage lectronique rglement
Audit de modernisation Archivage
au niveau interministriel (rfrentiels DCSSI, SDAE/DAF) mais inexistant ou embryonnaire dans les
ministres.
Une fonction archivage peu valorise car les enjeux sous-jacents sont insuffisamment apprhends par la
hirarchie des ministres, singulirement pour larchivage lectronique ;
Labsence darchivage des documents numriques (bases de donnes, courriels, documents bureautiques) ;
Des formations initiales pour les archivistes et des comptences techniques qui permettent peu
dapprhender des problmatiques darchivage lectronique ;
Une culture de la performance et de la gestion au sens LOLF peu voire pas du tout intgre au
fonctionnement de larchivage.
De mme, les processus de versement des archives ne sont pas toujours bien connus et respects, et en
La diversit des modles organisationnels des ministres se traduit par une intgration plus ou moins forte de
la fonction archivage auprs des services producteurs (existence de relais, correspondant ou simple
interlocuteur).
La part des directions faisant appel au service darchivage ou prenant en compte les enjeux de larchivage
varie fortement en fonction des ministres.
labsence de traitement des archives en amont, et ds la cration dun document, gnre une lourde
charge de tri en aval, voire le cas chant des arrirs consquents ;
la multi gestion de certains dossiers, comme par exemple les dossiers de personnel ou de marchs
publics, engendre des mauvaises pratiques de conservation locale et daccumulation des archives.
De surcrot, le processus nest pas simplifi par les outils existant : les outils darchivage mis disposition
Ds lors, le besoin dvolution porte tant sur loptimisation des oprations de tri et de slection que sur
lautomatisation des activits de versement ou de consultation. Du fait des progrs de llectronique, il
appelle galement une volution du mtier de larchiviste qui, dexpert en slection et en tri est amen se
spcialiser sur le cycle de vie de linformation, sur sa modlisation et sa structuration.
Enfin, en termes de communication et dapproche client, lamlioration de la mise disposition des informations
archives apparat ncessaire, et ce pour plusieurs raisons :
Audit de modernisation Archivage
A linverse du MAE, du MINEFI et du MINDEF, les missions darchives des ministres membres du rseau
DAF nont pas comme mission premire de mettre en valeur les archives collectes. Par consquent, les
archives intermdiaires sont peu mises disposition des clients internes comme externes.
Peu de services en charge de larchivage sinscrivent dans une logique de dveloppement de leur offre de
service.
Lvolution de la socit de linformation rend inluctable la mise disposition des informations sur internet,
Enfin, la mconnaissance des dures dutilit administrative et labsence de traabilit des archives limitent la
mise disposition des informations archives.
2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre
Larchivage nest pas un stockage a posteriori des informations mais une conservation dynamique des donnes
tout au long de leur cycle de vie, engageant la responsabilit de lEtat et des acteurs dans un contexte de
Audit de modernisation Archivage
1. A trs court terme, une fonction archivage optimise et des cots transparents
2. A court terme, une fonction archivage pilote et intgre, via la r-ingnierie des processus
sous-jacents
3. A moyen terme, la gnralisation dune gestion de linformation dans le temps (dmarche de records
management)
A trs court terme (moins dun an), il sagit de mettre en place les mesures prioritaires ncessaires
loptimisation de larchivage. Lenjeu de modernisation consiste ainsi faire voluer larchivage dune fonction de
support intervenant en bout de chaine une fonction dynamique de gestion de linformation dans le temps, en
la considrant de facto comme une ressource stratgique.
Audit de modernisation Archivage
Dfinir une politique de gestion de linformation qui permette en amont de prendre en compte les enjeux
de larchivage papier et lectronique, notamment dans le cadre de la conception / refonte dapplications
mtiers et plus globalement des schmas directeurs informatiques ;
Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode LOLF pour assurer le suivi de lactivit dans le but,
trs court terme, de rsorber les arrirs et doptimiser les espaces de stockage :
Audit de modernisation Archivage
9 La fonction archivage ne peut tre optimise sans que sa performance soit mesure et ses cots
retranscrits en tant que tels dans les programmes LOLF des ministres : De ce fait, la mise en place
dun contrle de gestion au sein de la fonction archivage simpose.
9 Toute action de rationalisation (campagnes de tri, rsorption des arrirs) ncessite des moyens mettre
en regard de lenjeu conomique des stocks conservs au sein des ministres.
9 Le pilotage de la fonction implique :
- la dfinition dobjectifs et dindicateurs retraant la performance de la fonction tant en termes
conomique (indicateurs financiers) que defficacit (indicateurs de productivit) et de qualit de
Systmatiser la mise disposition et/ou la mise en ligne sur intranet/extranet des instructions
archivistiques (dont les tableaux de gestion et les plans de classement) et des instruments de recherche
(bordereaux de versements et rpertoires des archives) pour les services producteurs. Cette systmatisation
doit saccompagner en priorit dune gnralisation de la dmatrialisation des bordereaux de versement.
amont ;
9 Les archives intermdiaires peu sollicites doivent tre dlocalises dans des structures ddies de
ladministration (locaux darchivage) : potentielle conomie annuelle de 11 millions deuros au bout de
trois ans ;
9 Les stocks non sollicits pourraient tre externaliss (la conservation reprsentant un cot trois fois
moindre en externe quen interne ladministration) sous rserve dun contrle strict par les services
darchivage quant llaboration des cahiers des charges et leur contrle et application ;
9 Lacclration de larchivage lectronique de certains types darchives srielles permettrait, dune part de
A court terme, lenjeu de modernisation consiste faire de la fonction archivage une fonction intgre
et pilote, disposant de processus rationaliss et de relations contractualises entre lensemble des
services producteurs et des services darchivage.
Audit de modernisation Archivage
dassurer lapplication de la politique darchivage dfinie trs court terme par la dclinaison
oprationnelle de la charte interministrielle de larchivage au sein de chaque ministre (contrats
dengagement rciproques). La mise en uvre effective des directives sera suivie par les directeurs et
responsables de programme et contrle par les services dinspection ministrielle qui verront adjoindre
leur mission un volet archivage.
de gnraliser la contractualisation des relations entre les services producteurs et les services
darchivage, notamment pour larchivage lectronique, en veillant terme faire de cette
contractualisation un outil du dialogue de gestion en mode LOLF.
de mettre en place un contrle interne du respect des processus et des procdures lis larchivage
papier, mais galement larchivage lectronique en sappuyant sur la politique darchivage prconise par
la DCSSI. Ce contrle interne, portant aussi bien sur la scurit logique et technique des flux que sur la
qualit des stocks, permettra de garantir la fiabilit des informations archives.
entreprises aux appels d'offres, que pour allger les charges administratives des acheteurs publics.
Enfin, il convient de faciliter laccs de lensemble des clients (internes et externes) aux informations
archives par la dfinition dune vritable offre de service, plus particulirement pour les clients
externes. Il sagit davoir recours aux fonctionnalits intranet et internet pour garantir une offre diffrencie
en fonction des clients et adapte en externe aux diffrents types de publics, en dveloppant :
9 la mise en ligne des instruments de recherche (bordereaux de versements et rpertoires des archives)
sur intranet et extranet ;
Lensemble de ces recommandations ne se feront pas sans la prise en compte et la mise en uvre
effective par les directeurs et responsables de programme des directives lies larchivage.
Elles permettront court terme de renforcer la fonction archivage en consacrant un nouveau rle, pour
larchiviste, de pilote de la fonction et de prestataire de service vis vis des services producteurs.
En outre, lensemble de ces transformations, et notamment la r-ingnierie des processus, doivent se
faire dans le but dassurer terme la mise en uvre effective de larchivage dmatrialis par le
dveloppement de plates-formes darchivage lectronique juridiquement scurises.
Longtemps opposes, les deux approches archivistiques franaise et anglo-saxonne mriteraient aujourdhui dtre
rconcilies. Si lopposition entre archives courantes (records ) et archives dfinitives dans le concept anglo-
saxon introduit une rupture dans la gestion des documents, la pratique franaise conduit ngliger les archives
courantes et intermdiaires dans les services producteurs. Ainsi, la mise en place dune pratique gnralise de
gestion de linformation dans le temps devrait tre laboutissement moyen terme des transformations entreprises
trs court et court terme.
Cette gnralisation de la gestion de linformation dans le temps, par ailleurs dnomme records
management , sappuiera dici 3 5 ans par la mise en uvre effective des transformations suivantes :
Lensemble de ces transformations permettra moyen terme dassurer la prise en compte effective des
dispositions ncessaires la conservation et la communication du patrimoine informationnel de lEtat :
Une conservation des seuls documents ncessaires des fins oprationnelles, juridiques et/ou patrimoniales ;
Une prennisation de la mmoire dmatrialise de lEtat ;
Une fonction darchivage performante en termes la fois defficacit, defficience et de qualit de service ;
Une transformation de linformation archive en ressource documentaire stratgique, accessible en ligne autant
que la technique et la rglementation le permettent.
Intgrer le cycle de vie des donnes dans la plupart des systmes d information
Intgrer un module darchivage dans les principaux systmes dinformation Mettre en ligne des
Versement Mettre en uvre le standard dchange des donnes lectroniques pour larchivage rpertoires dtaills
Collecte Dmatrialiser les procdures de versement des versements
Assurer linteroprabilit entre les SI de production et les plates-formes darchivage lectronique darchives
Pr-identifier les besoins de consultation darchive intermdiaire par larchiviste
intermdiaire
portail interministriel
Conservation Dvelopper des plates-formes darchivage lectroniques scurises oprationnelles pour la consultation
Mettre en place un contrle interne : contrle qualit sur les donnes stockes et contrles de scurit des archives
logique et technique sur les flux intermdiaires
Assurer un pilotage de la fonction archivage dans une optique de gestion prvisionnelle des stocks
Renforcer la fonction archivage (Principes de Formaliser des contrats de service par ministre/direction
contractualisation des relations services producteurs / Dcliner le pilotage de la fonction archivage en mode de
Organisation services darchivage notamment pour larchivage gestion LOLF
lectronique) Clarifier / coordonner les rles et responsabilits des
Renforcer le pilotage de la fonction archivage acteurs impliqus
Dvelopper puis garantir une mise en service Intgrer un module archivage dans les principaux
oprationnelle des plates-formes darchivage lectronique systmes dinformation pour systmatiser larchivage
scurises (traabilit auditable du processus archivage, Prparer linterfaage entre systmes dinformation et
conservation scurise des donnes, communication plates-formes darchivage
Outils diversifie : modalits et clients) Dvelopper loffre de service pour les clients externes
Garantir une traabilit des informations (perfectionnement (Mise en valeur des informations archives par les
des outils de gestion et de pilotage de larchivage) fonctionnalits intranet /extranet / internet)
2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre
A la suite de lanalyse de lexistant, dmontrant les difficults bien apprhender le cot complet
de larchivage, notamment de larchivage courant, il a t dcid dapprofondir la question au
travers dune analyse de larchivage intermdiaire, afin de disposer dlments quantitatifs et
valoriss pour pouvoir :
Cots infrastructure : / ml
1. Cot unitaire moyen des infrastructures par mtre Cot minimal Cot maximal Cot moyen
linaire : 21 euros, soit environ 40% du cot complet.
Le cot minimal est obtenu pour une structure ddie dun service 6,2 62,9 21,5
dconcentr. A l inverse, le cot maximal a t calcul pour un
ministre dans un secteur parisien o les prix au m sont trs levs.
Cots personnel : / ml
Les cots minimaux sont recenss dans des structures dlocalises et ddies
larchivage intermdiaire
En cots complets, les activits les plus onreuses du processus sont celles du tri (plus de 40%) mais galement la
conservation (plus de 40%).
TOTAL 100 %
Lvaluation du temps consacr aux activits du processus montre que la slection et le tri des archives sont au cur
du mtier de larchiviste. En effet, les deux activits de tri (sur les archives courantes et intermdiaires) font
appel chacune prs de 30% des ressources en ETP, soit 60% elles deux.
La rationalisation de larchivage passe par des actions de tri. Celles-ci facilitent les
recherches et offrent un gain important despace.
Audit de modernisation Archivage
La variation de la charge de cette activit est trs importante. Mais cette pratique est essentielle,
quelle soit initie en amont par le producteur ou plus gnralement la seule charge du service
darchivage.
Cette valuation est le rsultat des expriences des personnes audites. Elle dpend de :
la nature des documents ;
du sort du document ( conserver ou dtruire) ;
des volutions qui peuvent exister dans la politique darchivage.
Dans ces conditions, une valuation unique est peu reprsentative. Une estimation de la borne infrieure (correspondant des documents
sriels) et de la borne suprieure (correspondant des documents non sriels, forte valeur historique) est plus adapte.
1. une conservation externalise auprs dun prestataire des archives intermdiaires revient 3
fois moins cher quun stockage en interne
(6 /ml contre 21,5 /ml en interne) ;
Compte tenu du faible nombre daccidents, il nest probablement pas intressant de sassurer contre
les sinistres. Cette assurance est value aux alentours de 15 euros pour 10 ml ***.
En outre, les principaux cots entrains par ces dgts proviennent de la ncessaire reprise de
Diffrents aspects qualitatifs de la fonction archivage sont considrs par les agents comme corrects
bien que la marge damlioration soit encore significative. En revanche, les agents jugent que le pilotage
Audit de modernisation Archivage
de la fonction est bien trop insuffisant. Il sagit l dun des principaux chantiers mettre en uvre si
lEtat veut moderniser cette fonction.
75% des entits audites continuent de recevoir annuellement plus de mtres linaires quils
nen dtruisent.
Le papier reste lheure actuelle le principal support des archives. En revanche, nombreux sont les
services estimant que le nombre de mtres linaires va rapidement dcrotre avec la mise en place
Audit de modernisation Archivage
progressive de la dmatrialisation.
C o m p a r a is o n m l r e u s e t m l d t r u it s p a r a n
10000
100
10
1
E n t it 1 E n t it 2 E n t it 3 E n t it 4 E n t it 5 E n t it 6 E n t it 7 E n t it 8 E n t it 9
Cest une faiblesse constate lors de laudit. En effet, trs peu doutils sont ddis la
fonction.
Audit de modernisation Archivage
Les services qui utilisent un logiciel ddi semblent disposer dun gain sur :
9 ltablissement des bordereaux ;
9 la dure moyenne de recherche* qui est infrieure de 16 83%.
*la dure de la recherche est aussi sensible la qualit du tri et de ltablissement des bordereaux
Une partie des arrirs darchives pourrait tre dtruite, permettant ainsi un gain de superficie,
rduisant subsquemment les cots de btiments.
Les gains obtenus par une mutualisation des lieux de stockage des archives intermdiaires sont
de deux ordres :
1. utilisation de btiments excentrs moins couteux et plus spcialiss. La consquence
Audit de modernisation Archivage
Pour le second gain, des gains financiers sont facilement identifiables et fonction de lamlioration
Lanalyse des cots de la fonction archivage intermdiaire montre quune gestion optimale des
archives implique :
Audit de modernisation Archivage
2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre
services producteurs
5. Glossaire
Transformation
envisager
a Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage
La communication des services darchivage envers les services producteurs nest pas toujours adapte et entrane
Dysfonctionnement dune part, un manque de reconnaissance et de valorisation de la fonction archivage et dautre part, de nombreux
identifi dysfonctionnements et retards dans le traitement des archives courantes et intermdiaires.
Audit de modernisation Archivage
La fonction archivage est perue par les services producteurs comme une charge et non comme une ressource.
Une nouvelle dynamique autour de larchivage doit natre afin de positionner la fonction archivage non plus dans
un rle de stockage statique des informations a posteriori mais bien dans un rle de conservation dynamique
des donnes, ce qui ncessite a fortiori un dveloppement de larchivage lectronique.
La transformation de la perception de la fonction oprer doit amener la considrer non plus comme une
charge mais comme un service ncessaire aux besoins oprationnels des services dans le cadre de leur activit
Amliorations
et rpondant des impratifs rglementaires, juridiques et patrimoniaux. Linformation conserve doit tre
attendues
considre comme une ressource stratgique, dont larchivage assure la gestion et la conservation.
La diffusion de messages adapts auprs des services producteurs et autres directions impliques dans le
Transformation
envisager b Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage
La fonction archivage est une fonction peu valorise qui nintresse que priodiquement la hirarchie
Dysfonctionnement (dmnagement, mobilit). La part des directions faisant appel au service darchivage/prenant en compte les enjeux
identifi
Audit de modernisation Archivage
de larchivage varie fortement en fonction des ministres et du positionnement du service au sein de lorganigramme.
La responsabilisation des directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage devrait assurer
Amliorations une meilleure visibilit de la fonction archivage et une bonne application des orientations identifies. Il
attendues sagit donc de responsabiliser la fois le plus haut niveau de la hirarchie, mais galement les responsables
oprationnels impliqus dans le processus darchivage.
Activer le Comit interministriel pour les archives de France (CIAF) : Le CIAF, cr par le dcret du 23
janvier 2002, est identifi comme la structure la plus mme de porter les transformations interministrielles
relatives larchivage et de sassurer de leur mise en uvre. Au titre de larticle 1, Ce comit dfinit les
A chaque lection gnrale, le Secrtaire gnral du gouvernement diffuse une note pour obliger les membres
Bonne pratique
des cabinets verser leurs archives. Il est ainsi fortement impliqu et sensibilis aux enjeux de larchivage.
Pices jointes Fiche n1 Ractiver le comit interministriel pour les archives de France
correspondantes Fiche n2 Les rubriques dune charte sur larchivage lments indicatifs
Nonobstant lexistence dun corpus de politique darchivage lectronique, le rapport constate labsence quasi
totale dapplications ddies larchivage ou de modules darchivage intgrs ou interfacs avec les systmes
Audit de modernisation Archivage
Dysfonctionnement
identifi dinformation qui limite de fait larchivage des documents numriques (bases de donnes, courriels, documents
bureautiques) lexception des grandes bases de donnes statistiques. Labsence dun cadre juridique et
normatif gnre par ailleurs une dfiance des utilisateurs.
La refonte des politiques darchivage existantes sinscrit dans la perspective de reconsidrer larchive non
comme une charge couteuse mais comme une ressource stratgique. Elle doit avoir pour objectifs :
Llaboration dune politique de gestion de linformation lectronique et le renforcement de la
politique de gestion de larchivage papier afin dhomogniser et de diffuser les procdures pour assurer
Amliorations le respect de leur application par les services producteurs ;
Intgrer larchivage lectronique dans les schmas directeurs informatiques (SDI). Pour chaque
ministre, cette intgration doit tre ralise lors de la prochaine rvision ou rdaction du SDI.
Spcifier les donnes des applications mtier prsentant un fort enjeu darchivage : dlais de
Recommandations conservation, rcupration des mtadonnes ncessaires, structuration des donnes, notamment dans une
associes (1/2) perspective dexportation des donnes selon le standard dchange de donnes pour larchivage. Cette
spcification implique la mise en place de modules dexport de donnes, qui doit tre un pralable
larchivage lectronique. Le service darchivage devra assister les producteurs et les directions informatiques
dans la modlisation des donnes.
Dfinir le cycle de gestion des documents concerns par les processus mtier pour pouvoir ensuite
intgrer sa modlisation dans la conception et lamlioration des applications mtier. Il sagit ainsi de fournir
Audit de modernisation Archivage
aux systmes informatiques un outil dcrivant pour chaque processus mtier les diffrentes tapes et
vnements qui peuvent intervenir et modifier le statut dun dossier tout au long de la vie du dossier afin de
faciliter lintgration dans les SI des statuts de dossiers ouverts , clos et dfinitivement clos . Cette
recommandation passe par :
Recommandations 9 la rdaction dun rfrentiel des documents et des vnements qui leur sont associs et peuvent
associes (2/2) gnrer leur archivage intermdiaire et dfinitif
9 la description simultane des flux dinformations et des donnes traites par lapplication et des
spcifications techniques de lapplication.
Revoir les processus darchivage papier en rvisant les tableaux de gestion en cours, et en normalisant les
Transformation
envisager d Renforcer la fonction archivage (1/2)
La gestion des archives dans les ministres ptit dune mconnaissance par les services producteurs des
Dysfonctionnement
instructions archivistiques, dun manque de matrise des problmatiques darchivage lectronique par les
Audit de modernisation Archivage
identifi
services darchivage et dun rseau de correspondants insuffisamment structur.
Ancrer la fonction de correspondant archivage pour constituer un relai de proximit du service darchivage :
Pour la valoriser, il convient dintgrer cette fonction de correspondant archivage :
9 dans le rpertoire interministriel des mtiers de lEtat (RIME) labor par la DGAFP ;
9 dans les rfrentiels emplois de chaque ministre.
Recommandations
Ce correspondant archivage devra tre mme dassurer la diffusion de la politique archivage du ministre au
associes (1/2) sein du service producteur dont il dpend et de veiller au respect des procdures en lien avec le service
darchivage.
Lancrage thorique de la fonction de correspondant archivage doit saccompagner dans la pratique dune
prsence rgulire des services darchivage dans les services producteurs et / ou de lanimation du rseau
des correspondants. A cette occasion, les services darchivage pourront initier les services producteurs au
records management en communicant sur la nouvelle dynamique de larchivage.
Transformation
envisager d Renforcer la fonction archivage (2/2)
Adapter la rpartition des rles et responsabilits des services impliqus dans la fonction archivage,
et en particulier rapprocher larchiviste du dcideur en matire de gestion de linformation.
Audit de modernisation Archivage
9 Il est essentiel que producteurs, archivistes et informaticiens travaillent ensemble sur les
problmatiques darchivage, et particulirement en amont des projets, quil sagisse de conception
des SIRH, SI paie, SI pensions ou dautres applications mtiers spcifiques.
9 Entre matrise douvrage et matrise duvre, les rles jouer quant larchivage devraient tre
mieux dfinis et mieux coordonns. Par exemple, dans le cadre des travaux relatifs au futur systme
Recommandations dinformation des archives nationales (SIA), il est important que les missions archives soient
associes (2/2) davantage impliques.
9 Le CIAF pourrait favoriser la discussion entre services darchivage et services producteurs en vue de
cette clarification.
Au MINDEF, la prsence dun historien en opration , affect par le service historique de la dfense (SHD),
en oprations extrieures (OPEX) permet de garantir la cration dune chronologie de lOPEX, de vrifier la
Bonne pratique
prise en compte des mmentos darchivage et de collecter les archives pour capitaliser le retour dexprience
en matire oprationnelle.
Pices jointes Fiche n4 Renforcer la fonction archivage auprs des responsables et de leurs services
correspondantes Fiche n5 Elments de description de la fonction de correspondant archivage
Transformation
envisager e Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF (1/2)
Le suivi de la performance de la fonction archivage est pour le moment limit. Ainsi, la dfinition des
stratgies darchivage, de mme que la comprhension des besoins et le pilotage des services producteurs
Audit de modernisation Archivage
sont insuffisamment pris en compte par les fonctions archivage. Le suivi dactivit par des indicateurs de
Dysfonctionnement pilotage fait par ailleurs dfaut.
identifi Cette absence de pilotage contribue au manque de reconnaissance de la fonction archivage, fonction qui se
retrouve de fait trs peu intgre la dynamique gnrale de contrle de gestion de lEtat. En effet, la
fonction nest pas prise en compte, en tant que telle, dans les programmes LOLF mais dilue dans les
programmes de soutien.
Faire passer la fonction archivage dune culture juridique et historique une culture de pilotage par la
performance, dans le sens de la LOLF
Transformation
envisager e Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF (2/2)
Mettre en uvre un tableau de bord pour les diffrentes directions ou bureaux en interaction avec le
service darchivage :
Audit de modernisation Archivage
Peu de services en charge de larchivage sinscrivent dans une optique de dveloppement de leur offre de
Audit de modernisation Archivage
Dysfonctionnement service.
identifi Du ct des services producteurs, des pratiques de conservation locale et daccumulation des archives sont
constates par mconnaissance des procdures ou crainte des contrles ou des litiges.
Faciliter laccs des services producteurs aux instructions rglementaires et archivistiques depuis leur
Au sein des services du Premier ministre, les documents sont prioriss par typologie en fonction du besoin
dinformation. Une base de donnes de description trs fine de certains fonds darchives a t mise en place
Bonne pratique
avec une indexation permettant une traabilit parfaite et un rendu quasi immdiat de linformation au niveau
de description le plus fin.
services producteurs
5. Glossaire
Transformation
a
Assurer la prise en compte des enjeux de larchivage par les directeurs et
envisager responsables de programme
Dysfonctionnement Peu sensibiliss aux enjeux de larchivage, les directeurs et responsables de programme sont souvent
identifi insuffisamment impliqus dans la diffusion et le suivi de lapplication des directives lies larchivage.
Audit de modernisation Archivage
Une meilleure prise en compte des enjeux de larchivage par les directeurs et responsables de
programme assurera le soutien ncessaire la fonction pour faciliter sa diffusion au sein de lensemble des
Amliorations services producteurs, garantir une bonne application des procdures et processus dfinis et renforcer la
attendues visibilit des services darchivage.
Une prise en compte des enjeux de larchivage lectronique par les directeurs et responsables de
programme est le passage oblig vers le dveloppement de ladministration lectronique.
Assurer une sensibilisation systmatique des cadres de la fonction publique aux enjeux de
larchivage en renforant ltude de cette problmatique dans les cursus de formation initiale (coles
Linspection des Affaires trangres prvoit un volet archivage dans ses guides et rapports dinspection et
Bonne pratique contrle systmatiquement larchivage des services quelle inspecte. Le service darchivage du ministre est
associ la prparation de ces missions dinspection, destinataire des recommandations formules et
responsable du suivi de leur mise en oeuvre.
Pice jointe Fiche n1 Ractiver le comit interministriel pour les archives de France
correspondante
Par suite dun manque de connaissance des enjeux juridiques associs larchivage lectronique, les
Dysfonctionnement producteurs et archivistes nont pas le rflexe archivage lectronique, ce qui gnre des pratiques de re-
identifi matrialisation systmatique des informations lectroniques ou au contraire une limination sauvage de
Audit de modernisation Archivage
La fonction archivage tant gnralement mal identifie au sein des services, les processus quelle gnre,
notamment en matire darchivage lectronique, sont pour la plupart mal connus et peu maitriss par les
Audit de modernisation Archivage
utilisateurs :
Aucune gestion de larchive courante nest formellement ralise par les services producteurs ;
La pratique de conservation locale et daccumulation des archives est gnralise du fait notamment
dun manque de connaissance des procdures de versement respecter ;
Dysfonctionnement La culture prgnante est celle dun surarchivage des documents par crainte des contrles ou des
identifi
litiges, ou au contraire dlimination dites sauvages .
Concernant les systmes dinformation, ces processus sont par ailleurs insuffisamment intgrs aux
processus de gestion, ce qui se traduit par :
un archivage trs limit des documents numriques (bases de donnes, courriels, etc.) ;
une re-matrialisation systmatique des informations lectroniques ;
La r-ingnierie des processus lis larchivage permettra de rationaliser lensemble des tapes lies au
traitement des archives papier et lectronique et ainsi de dgager des gains en termes :
de garantie sur la qualit des processus darchivage lectronique (assurance sur lintgrit et la
conservation des donnes et de leur description sans perte),
conomiques par
9 la suppression des surcots lis la perte de donnes, aux doublons et au dveloppement
Amliorations dapplications mtiers dus une prise en compte tardive des questions darchivage lectronique,
attendues 9 la mutualisation des cots de dveloppement lors de la mise en place de modules darchivage
intermdiaire transversaux plusieurs applications,
9 lallgement du volume des informations archives notamment la suppression de larchivage
dinformations en doublon,
9 la diminution des arrirs de dossiers non tris.
La r-ingnierie des processus est dautant plus efficace en amont de la conception des systmes dinformations.
Sensibiliser les services producteurs la gestion des archives courantes par le biais de formations spcifiques et par la
mise disposition doutils (icne archivage sur les applicatifs bureautiques) et de procdures adaptes (tableaux de gestion
adapts aux spcificits mtiers des services, mise en ligne de bordereaux de versement dmatrialiss). Cette
sensibilisation doit permettre de rationaliser le tri et la slection des informations archiver.
Audit de modernisation Archivage
Intgrer systmatiquement la problmatique de larchivage ds la cration dun document, notamment dans le cadre
de larchivage lectronique. Cela consisterait notamment :
9 sassurer de la prise en compte des questions juridiques lies larchivage des documents lectroniques afin
dassurer leur valeur juridique en matire de preuve en mettant en place les conditions dauthenticit et dintgrit
ncessaires (ventuellement mise en place dune signature lectronique) ;
9 modliser le cycle de gestion des documents concerns par les processus mtiers en amont de la cration des
applications ;
9 associer larchiviste ds la conception des systmes dinformation de gestion pour assurer la prise en compte
des problmatiques darchivage (slection des informations archiver, du support dinformation faisant foi - papier ou
Recommandations
Bonne pratique Le ministre de la Justice a modlis le cycle de gestion de ses archives avant la refonte de ses applications.
Pices jointes Fiche n7 r-ingnierie du processus darchivage papier pour les dossiers de personnel
correspondantes Standard dchange de donnes labor par le SDAE et la DAF (IV.2)
Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la
modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 54
2. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction
archivage intgre et pilote
Transformation
envisager d Mettre en place un contrle interne (1/2)
Audit de modernisation Archivage
Que ce soit en matire darchivage papier ou lectronique, labsence dun contrle interne formalis ne
permet pas, lheure actuelle, de :
contrler la mise en uvre oprationnelle de la politique darchivage papier ou lectronique
(efficacit des dispositifs darchivage),
Dysfonctionnement
identifi assurer le respect des procdures par les services producteurs,
garantir lintgrit et la prennit des donnes lectroniques archives.
gnrant ainsi une dfiance des utilisateurs vis--vis de la dmatrialisation dans un contexte
La mise en place dun contrle interne du respect des processus et des procdures lies larchivage
reposant sur la politique darchivage prconise par la DAF de manire gnrale et par la DCSSI en
particulier que la scurit juridique des donnes lectroniques permettra :
Amliorations
attendues damliorer la qualit et la fiabilit des donnes lectroniques stockes ;
de garantir lintgrit et la prennit des informations conserves.
Transformation
envisager d Mettre en place un contrle interne (2/2)
Les services producteurs sont insuffisamment impliqus dans la gestion de leurs archives courantes :
Audit de modernisation Archivage
les processus darchivage sont mal matriss : les versements sont raliss de manire alatoire : les
tapes du cycle de vie de larchive et les modalits daccs aux documents archivs sont mal connues,
larchiviste nest pas toujours identifi.
les procdures respecter sont peu appliques, ce qui gnre des pratiques de conservation locale et
daccumulation des archives : les instructions archivistiques ne sont pas respectes, obrant
Dysfonctionnement notamment la qualit de description darchives lors des versements.
identifi la culture archivage des services producteurs est plus juridique et rglementaire que technique ce qui
conduit un surarchivage des informations par crainte des contrles ou des litiges.
laborer des conventions spcifiques par ministre un niveau organisationnel choisi (ex. direction) :
Dclinaison ministrielle de la charte interministrielle de larchivage, ces conventions, ajustes aux
spcificits mtier du niveau choisi et ltat des lieux de ses archives, institueraient :
9 les bonnes pratiques engager,
9 les droits, devoirs et responsabilits de chacun (ex. niveaux dengagement rciproque - respect des
processus et procdures darchivage pour les services producteurs, mise disposition des instructions
et outils archivistiques et des documents archivs durant les dlais requis pour le service darchivage),
9 la mise disposition de moyens ddis la rsorption des arrirs,
9 ltablissement dun bilan du service offert, dont la priodicit serait dfinir.
A terme, lintroduction, dans ces conventions, des indicateurs de gestion et de pilotage de la fonction archivage
dfinis mutuellement entre les services producteurs et le service archivage permettra un contrle de gestion
dans lesprit de la LOLF (ex. mise en place dune gestion prvisionnelle des stocks).
Rpondre lobligation de transparence vis--vis des citoyens par la mise en ligne de rpertoires dtaills
Amliorations
Gain de temps dans la recherche dune information
attendues
Versement de qualit des services producteurs
Audit de modernisation Archivage
Amliorer le processus de dmatrialisation des procdures de drogation via lapplication SDAE de gestion des
dmarches en ligne.
Bonne pratique Au MEDD, il est possible davoir accs par internet aux rpertoires dtaills des fonds traits et verss aux
archives nationales et par Ader (Extranet) aux archives intermdiaires.
Pice jointe
correspondante Fiche n10 La mise en ligne de rpertoires dtaills des versements darchives
Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la
modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 59
Sommaire dtaill
III. Annexes
1. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
a. Communiquer autour de la nouvelle dynamique de larchivage
b. Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de larchivage
c. Elaborer en amont une politique de gestion de linformation incluant larchivage papier et lectronique
d. Renforcer la fonction archivage
e. Dvelopper le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF
f. Amliorer la mise disposition des instructions archivistiques et outils par les services darchivage pour les
Audit de modernisation Archivage
services producteurs
5. Glossaire
Transformation
envisager
a Garantir la traabilit des informations
Veiller ce que linformation produite, utilise et conserve par ladministration soit aussi prcise, complte et
Audit de modernisation Archivage
Transformation
envisager
b Intgrer un module archivage dans les principaux systmes dinformation
Lintgration de modules darchivage au sein des principaux systmes dinformation (SI) systmatisera la
Audit de modernisation Archivage
Associer les archivistes en amont des projets de conception ou de refonte des principaux SI afin
dassurer la prise en compte des besoins spcifiques de larchivage. Dans le cas des travaux de
convergence des SIRH autour du noyau commun, lassociation de larchiviste permettrait de dlimiter la liste
exhaustive des informations lectroniques quil serait possible dintroduire dans un dossier de personnel
Recommandations
mixte, cest--dire compos des incontournables documents papier mais galement pour partie
associes
dinformations lectroniques.
Intgrer un module archivage ou interfacer une application ddie larchivage en mettant en place
des modules dexport suivant le standard dchange de donnes pour larchivage dans les principaux
systmes dinformation
La conception de la base Elves de 1er degr au MENESR a impliqu archivistes et gestionnaires pour
Bonne pratique
sa conception.
dacclrer et de faciliter la communication des informations archives suivant des modalits (en
ligne, diffre) adaptes aux diffrents types de publics.
Mettre en place des plates-formes darchivage lectroniques sur le modle de la plate-forme darchivage
lectronique pilote dveloppe par la DAF et la DGME.
Ces plates-formes seraient alimentes par les diffrents systmes dinformation de gestion et ventuellement
par des applications interministrielles, le succs de leur monte en charge est conditionn par lapplication
Recommandation gnralise du standard dchange de donnes publie par la DAF et le SDAE.
associes
Prparer linterfaage entre les diffrents SI et les plates-formes en sappuyant sur le rfrentiel gnral
dinteroprabilit (RGI)
Projet PILAE : le projet PILAE, pilot par le SDAE (Pilote pour une plate-forme darchivage lectronique dans
la sphre publique) est destin recevoir les versements des services centraux de lEtat. Le projet a t conu
en intgrant les rfrentiels sur larchivage lectronique scuris et le standard dchange de donnes pour
larchivage lectronique. Ce projet a permis une mise en uvre de lensemble des fonctionnalits dun service
Bonnes pratiques darchivage lectronique (SAE).
Projet ARCADE : Le MINEFI exprimente actuellement une plate-forme darchivage lectronique (projet
ARCADE) dont lobjectif consiste rationaliser lorganisation des dossiers informatiques au niveau du
producteur par linstauration dun protocole dintgration (formats de fichiers, indexation prcise) puis par la
mise en place dune structure permettant de collecter les informations directement sur les serveurs.
Rfrentiels (particulirement linitiative ADELE IF08 du SDAE et le rfrentiel gnral dinteroprabilit - RGI - ) et
Pices jointes les documents du SDAE et de la DCSSI sur le projet de plate-forme darchivage lectronique scurise (IV.2)
correspondantes Fiche n11 Mise en place dun outil mutualis darchivage intermdiaire au sein du processus mtier
Fiche n12 Interfacer les SI de production et les plates-formess darchivage intermdiaire et dfinitif
Transformation
envisager d Dvelopper loffre de service pour les clients externes (1/2)
Audit de modernisation Archivage
Toute information doit tre mise en ligne dans le respect des dispositions rglementaires
Amliorations Il sagit non seulement de rpondre lobligation de transparence vis--vis des citoyens mais aussi danticiper
attendues leurs demandes dinformation
Transformation
envisager d Dvelopper loffre de service pour les clients externes (2/2)
Audit de modernisation Archivage
Pour les services darchivage, prparer larticulation avec le futur systme dinformation archivistique
(SIA) des archives nationales
9 Instaurer une vritable chane sans rupture des systmes de gestion des fonds darchives vers les
systmes de communication des archives intermdiaires et des systmes de communication des
Recommandations archives dfinitives
associes (2/2) 9 Mettre en place un groupe de travail interministriel sur la publication lectronique des instruments de
recherche pour tendre le travail dj initi dans le cadre de llaboration de la circulaire de la DAF en
Cration de salles dinventaire virtuelles : projet du SCN Archives nationales pour louverture du centre de
Pierrefitte
Bonnes pratiques Depuis son ouverture en 1997, le CHETOM (Centre dHistoire et dEtudes des Troupes dOutre Mer) a
ralis 30 expositions temporaires et collabor une centaine dautres expositions en mettant disposition
certains de ses fonds.
services producteurs
5. Glossaire
services producteurs
5. Glossaire
2. Des recommandations pour amliorer la performance de larchivage en tant que ressource immatrielle
a. A trs court terme, loptimisation de la fonction archivage
b. A court terme, le dveloppement effectif dune fonction archivage intgre et pilote
c. A moyen terme, la gnralisation dune gestion des documents dans le temps (records management )
d. Synthse des actions recommandes court et moyen terme
e. Principales actions mener par tape du processus archivage
f. Une approche interministrielle qui doit saccompagner dune mise en uvre spcifique par ministre
MCC
MINDEF Instance au plus haut niveau du pilotage de la
MAE Porter les volutions ncessaires de la
fonction archivage
fonction archivage, avec un impulsion et une
MJ Impulsion forte donne aux actions portes par ce
orientation au plus haut niveau
MIAT comit
Minefi
Rforme de letat
Dclinaison
Dtail des actions ministrielle Indicateurs de suivi Gains associs Echances
Dfinition du primtre
Type darchives
Audit de modernisation Archivage
Administrations centrales
Type dengagement
Organe de pilotage
Comit interministriel de larchivage
Les acteurs
Identification
Justice
Les services archivage sont amont : lectronique
SPM
favorables la mise en place ds la conception des applications Assurer lintgrit des donnes numriques gres par
MINEFI dun cadre darchivage ou lorsquun volet archivage na pas t pens les processus mtier
MIAT lectronique. Un appui initialement, reprendre les applications existantes Poser les principes dune organisation type permettant
politique est maintenant pour lintgrer a posteriori
MENESR la mise en place de la politique darchivage.
ncessaire.
MCC Faire voluer les processus de conception des
MAE applications
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gain qualitatif Gain quantitatif Echance
Trs court terme
Lors de la rdaction/refonte
Intgration de la question de larchivage Nombre de SDI qui, lors de Garantie sur la qualit des processus
TOUS
Mettre en uvre des tableaux de bord et une connaissance fine de lvolution des cots de la fonction
Pouvoir effectuer les arbitrages ncessaires
Dclinaison
Dtail des actions ministrielle Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Nombre trop lev dindicateurs mis en place Structurer le systme de remonte dinformations et dexploitation de cette
information
Indicateurs non partags avec les diffrents acteurs de la fonction Mettre disposition des agents des lments oprationnels
Dclinaison
Dtail des actions ministrielle Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Nombre de directions ayant Connaissance prcise des Trs court
1 Etat des lieux de la direction ou du service Oui
fait lobjet dun tat des lieux besoins de la direction terme
Elaboration dune convention ajuste aux spcificits Offre de service au plus prs
- Formation initiale et continue de niveau ministriel complt par un - Organiser une stratgie documentaire dfinissant pour chaque structure
plan de formation adapt aux mtiers de la direction et sa administrative descendante les rles et les acteurs de la politique
production documentaire darchivage
- Assistance (audit de lexistant, analyse documentaire, suivi rgulier) Mise en uvre dune politique darchivage (diffrencier papier/ lectronique)
- Communication / information / accueil (intranet du service des - Effectuer ou faire effectuer par le bureau une analyse documentaire de la
archives, guides et mthodes, formulaire et bote lettres production
fonctionnelle, workflow, mise disposition de BDD de gestion - Intgrer le cycle de vie des documents/donnes dans chaque grande
documentaire, consultation des bordereaux de versement, catgorie de production documentaire (dure de conservation notamment)
rfrentiels (thesaurus, plan de classement) - Mettre en place un systme de record management (proposition)
- Dfinir les emplois ncessaires et les inscrire dans un plan de recrutement,
Procdures (diffrencier papier / lectronique)
de formation. Pour les emplois existants, mettre en vidence la fonction
- Cration et mise jour des tableaux de gestion
Dclinaison ministrielle
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Nombre de tableaux de
Normalisation des
Dfinition par ministre dune gestion mis jour en
procdures de
1 Mise en place dune politique doffre de services politique doffre de services fonction de la politique Court terme
communication des
aux usagers doffre de services
Constat Lusage dune plate-forme darchivage mutualise constitue la solution darchivage lectronique la plus conomique.
Audit de modernisation Archivage
Niveau de mutualisation Selon la modalit choisie, le niveau de mutualisation opportun est le niveau interministriel, ministriel, inter-processus au
sein dun ministre ou au niveau du processus
Acteurs concerns Utilisation du module darchivage : services producteurs / Mise en uvre avec les DSI et le soutien des services
archivage
Etapes et dlais Rflexion au niveau de chaque ministre sur le niveau de mutualisation optimal, en termes de cots, mais galement en
Actions mettre en uvre fonction du niveau de maturit de lorganisation.
Type de gains attendus Quantitatifs : cots de dveloppement et dutilisation dune plate-forme darchivage moindres dans le cas de la
mutualisation dun outil darchivage
Conseil gnral des technologies de linformation, Direction gnrale de la
modernisation de ltat, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint 83
1. Fiches illustratives
Fiche n12 Interfacer les SI de production et les plates-formes darchivage
intermdiaire et dfinitif
Ministres concerns Problmatiques couvertes Objectifs associs
Dclinaison
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gains associs Dbut
ministrielle ?
Recenser tous les SI producteurs devant Nombre de SI tudis / nombre Qualitatifs : garantie de lexhaustivit du Moyen
1 OUI
alimenter la plate-forme darchivage intermdiaire total de SI RH primtre terme
Mettre en place des protocoles dinterfaces entre OUI, voire
chaque SI producteur et les plates-formes interministrielle si Nombre de protocoles mis en Qualitatifs : prparation de lautomatisation / Moyen
2
darchivage intermdiaire suivant le standard plate-forme place fiabilisation terme
Dclinaison ministrielle
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Evaluation du nombre
Inventaire des fonds darchives audiovisuelles avec un tat Situation tudier au cas par Gains de temps lors de la
1 de documents Moyen terme
des lieux de leur niveau de dgradation cas, ministre par ministre consultation des fonds
recenss
- Retour sur La numrisation est
Dclinaison ministrielle
Dtail des actions Indicateurs de suivi Gains associs Echances
ncessaire ?
Nombre dexpositions
Reprage par les ministres Sensibilisation du public
Organisation dexpositions, dexpositions virtuelles et de et de mallettes
Le temps pass et les cots associs constituent des obstacles rdhibitoires moyen constant
Rfrentiels cls
Etudes complmentaires
Audit de modernisation Archivage
MINEFI :
Avancement de la
dmatrialisation du
processus achat
Fort Groupe
Angleterre avanc
Groupe
Norvge Autriche intermdiaire
Allemagne
Groupe en Sude
dveloppement France
Faible
1
Source Intervention de Franck Janseens, Commission Europenne, DG TAXUD, responsable de la
strategie TIC lors du sminaire sur la dmatrialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice
Framework on e-gov (GPF), conduit par la Commission Europenne, le 12 Octobre 2006, Paris.
1
1. Archivage dmatrialis avanc et peu complexe
a. Royaume Uni
Il existe depuis 2005 une plate-forme achat commune lensemble du service public anglais2,
labore dans le cadre du projet OGC Buying solution (OGC : Office of Government Commerce).
Cette plate-forme a connu un succs rapide : aujourdhui 10% des achats publics transitent par
elle3.
Larchivage des pices de marchs fait partie des fonctionnalits de la plate-forme, cette dernire
ayant t labore en coordination avec ladministration fiscale, ce qui garantit sa conformit la
rglementation en vigueur en matire darchivage.
On peut souligner que les contraintes rglementaires en terme de pices de marchs
conserver sont particulirement lgres au Royaume Uni : conservation des commandes
passes et des factures pendant une dure relativement limite (7 ans), aucune signature
lectronique ou certificat ntant exig.
Autre spcificit de la dmarche anglaise : la prise en compte des besoins des fournisseurs en
matire darchivage. Ainsi, lorsquun fournisseur quitte la plate-forme, il peut recevoir une copie
des commandes passes auprs de lui et les factures associes.
b. Norvge
La Norvge a mis en place ds 2002 une plate-forme achat dmatrialise, Ehandel.no. Cette
dernire est gre par un prestataire priv externe, IBX AS. La part des dpenses publiques
transitant par cette plate-forme voisine les 20% des dpenses publiques4. Le succs de cette
plate-forme a notamment t favoris par un assouplissement pralable de la rglementation en
matire de comptabilit et daudit.
Larchivage des pices relatives aux marchs dmatrialiss est centralis sous forme de films,
dimages. On peut noter que larchivage lectronique en Norvge nest pas encore encadr
rglementairement : les types de documents archiver et les dures de stockage restent
dfinir5.
2
La notion anglaise de service public inclut les ministres, les collectivits locales et certains services
dintrt gnral (notamment la BBC, les transports londoniens, et certaines associations caritatives).
3
Source : intervention de Sarah Coatgreave, directrice du e-commerce, Office of Government Commerce
au sminaire sur la dmatrialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice Framework on e-
gov (GPF), conduit par la Commission Europenne, le 12 Octobre 2006, Paris.
4
Source : Ministre de la Modernisation de Finlande, Secrtariat leProcurement , dans le cadre du GPF :
les 32 entits publiques utilisant la plate-forme de dmatrialisation pour une partie ou lintgralit de leurs
achats couvrent 20% des achats publics totaux.
5
Source : intervention dAndre Hoddevik, ministre de la Modernisation (Norvge) au sminaire sur la
dmatrialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice Framework on e-gov, conduit par la
Commission Europenne, le 12 Octobre 2006, Paris.
2
c. Autriche
LAutriche a men en parallle deux dmarches de dmatrialisation interministrielle :
Dmatrialisation des dossiers et archives en gnral (dont archivage de certaines pices
relatives lachat public) : projet Elak, conduit depuis 2001 par la Chancellerie fdrale,
Dmatrialisation des achats : projet e-shop, conduit par le BBG, agence fdrale des achats,
quivalent autrichien de lACA, qui comme elle relve du ministre des Finances.
Aussi, avec lassociation de ces deux projets de dmatrialisation des archives et des achats,
tous deux encore en cours de dploiement, lAutriche met en place des structures permettant de
la classer parmi les pays avancs en matire darchivage lectronique des pices de marchs.
a. Allemagne
Il existe en Allemagne depuis en 2002 une plate-forme achat fdrale interministrielle
(EVergabe). Cette plate-forme, mise en place sous lgide du ministre fdral de lIntrieur, est
utilise par lensemble des administrations fdrales ainsi que par 3 Etats.
La plate-forme EVergabe permet notamment de diffuser les avis de publicit, de mettre en ligne
les dossiers de consultation des entreprises (DCE), de recevoir les rponses des candidats et
enfin de signer les marchs.
Aprs passage par cette plate-forme, larchivage est centralis et parfaitement jalonn. Ainsi, les
documents ayant transit par EVergabe quittent la plate-forme au bout dun an, le texte est alors
retravaill pour tre simplifi au maximum, et les documents sont finalement stocks pour une
dure de 30 ans au format XML.
Les acheteurs publics se sont appropris loutil EVergabe. Ainsi depuis 2006, les avis dappels
doffres fdraux se font uniquement par voie lectronique, les canaux non dmatrialiss ayant
t abandonns.
Lappropriation est moindre pour ce qui est des fournisseurs. Jusquen 2005, les exigences
rglementaires en matire de signature lectronique dissuadaient les candidats dutiliser la plate-
6
Source : estimation ralise par la Chancellerie fdrale autrichienne dans le cadre dun partage de bonnes
pratiques : lintroduction de la dmarche Elak a rduit le temps de traitement des dossiers de 11 % en
moyenne sans quune refonte de lensemble des procdures ne soit ncessaire.
3
forme pour rpondre aux appels doffres. Le rcent assouplissement rglementaire en la matire7
devrait favoriser laccroissement des rponses lectroniques et par consquent stimuler la
dmatrialisation des archives.
a. France
Les rcentes volutions du contexte rglementaire applicable aux marchs publics ont introduit la
dmatrialisation du processus achat. En effet, depuis le 1er janvier 2005, les personnes
publiques soumises au Code des Marchs Publics doivent tre en mesure de recevoir des offres
ou candidatures sous format lectronique. En consquence, ladministration sest dote de
plates-formes de dmatrialisation permettant de publier les avis dappel public la concurrence,
de mettre en ligne les DCE et de recevoir les rponses aux consultations de manire
dmatrialise (ixarm.com et achats.dfense.gouv.fr pour le ministre de la Dfense, marches-
publics.gouv.fr pour les autres ministres,).
En matire darchivage, la France compte parmi les pays europens o la rglementation relative
aux documents conserver est particulirement exigeante. Les pices de march conserver
sont :
Les pices du march pour une dure de conservation de dix ans minimum compter de
l'admission ou de la rception des fournitures / prestations objet du march,
Les dossiers relatifs aux candidatures et aux offres non retenues, cinq ans compter de
la notification du march l'entreprise retenue.
7
Depuis 2006, possibilit de rpondre une offre sans signature lectronique, au moyen certificat associ
un logiciel intgr dans la plate-forme. En revanche, la signature du march requiert toujours une signature
lectronique.
8
Trust-center : metteur et garant de signatures lectroniques.
4
b. Sude
De faon gnrale, la Sude se place en tte de file en matire d e-gouvernement . Toutefois
cette avance ne sapplique pas au domaine de lachat public. En effet, la dmatrialisation de
lachat public sest rapidement dveloppe en Sude, mais sur une base fortement locale et non
coordonne. Par exemple aucune rglementation nationale nencadre le recours lachat
dmatrialis 9 , ce qui explique la coexistence de procdures dachat public dmatrialis
htrognes.
On note quil nexiste, lheure actuelle, aucune plateforme commune permettant dunifier les
procdures dachats publics tant au niveau national que local9. Et ce en dpit de lexistence
depuis 2003 dun programme de rapprochement des diffrentes plates-formes locales, le projet
SFTI (Single Face to Industry).
La dmatrialisation des archives est donc limite en amont, du fait de lmiettement de ses
sources dmatrialises.
Conclusion
Cependant, dici 2010, des mesures complmentaires sont envisager pour stimuler lutilisation
de la plateforme par les fournisseurs et par la mme occasion favoriser larchivage lectronique.
Ainsi, sont dvelopper :
Laccompagnement des fournisseurs : par exemple sur le modle de lAngleterre,
proposer aux fournisseurs des formations lutilisation de la plateforme relayes par un
help-desk ,
Les fonctionnalits utiles aux entreprises : par exemple, sur le modle de la plateforme
achats e-Bourgogne, gnraliser toutes les plateformes les espaces de stockage et les
systmes dalertes destination des fournisseurs.
9
Source : Fiche de synthse, lachat public en Sude, DGTPE, Mission Economique en Sude, 2005.
5
II. Actualisation : synthse du Vade-mecum juridique sur la dmatrialisation des
marchs publics publi par la Direction des affaires juridiques du MINEFI
(version provisoire)
1. Prsentation du document
Le prsent document prsente une synthse du chapitre relatif larchivage des marchs publics
dmatrialiss, dans une version mise jour par Madame Banat-Berger mais avant finalisation et
validation par la DAJ.
Les modalits de conservation des archives publiques (dure dutilit administrative (DUA), sort
final) sont fixes d'un commun accord entre l'autorit qui les a produites ou reues et
l'administration des archives. Pour dcider de la DUA des dossiers de marchs, l'administration
concerne et le service des archives tiennent compte du temps pendant lequel le document
conservera un intrt juridique ou pratique (valeur primaire de larchive).
En ce qui concerne les documents de marchs publics, peuvent tre distingus des documents
qui ont trait la passation des marchs et ceux qui sont relatifs leur excution. Lobjet ou les
rsultats dun march peuvent aussi induire une dure de conservation spcifique. Enfin, le choix
de la dure de conservation sapprcie diffremment selon que la prennit de ces documents
est justifie pour lexercice de contrles administratifs et juridictionnels ou pour la protection des
intrts de ladministration dans un ventuel contentieux.
10
La personne charge de la mise jour du document est Vronique Vogel.
11
Le groupe de travail doit se runir pour valider le contenu de la mise jour avant le 15 avril 2007.
6
les administrations peuvent galement, ds achvement de la procdure de passation
dun march, liminer la documentation publicitaire figurant dans les dossiers de
soumission ;
au-del de ces dlais, certains dossiers seront conserver dfinitivement par les
services darchives publics, en raison de leur intrt patrimonial, suivant les critres fixs
par une instruction interministrielle sur la conservation des dossiers de marchs publics
qui est en cours de signature.
Les dispositions du code du patrimoine relatives aux archives sappliquent aux documents quel
que soit leur support matriel. Ainsi, pour les pices de marchs publics, la dcision
darchiver et le choix des documents reviennent lautorit publique charge de leur
passation et/ou de leur excution, en collaboration avec ladministration des Archives.
Larchivage lectronique scuris peut tre dfini comme lensemble des modalits de
conservation et de gestion des archives lectroniques ayant une valeur juridique lors de leur
tablissement ; cet archivage garantit la valeur juridique jusqu la forclusion des droits affrents.
Larchivage lectronique scuris revt par ailleurs une dimension patrimoniale certaine.
Un document lectronique est une donne numrique indissociable des quipements logiciels et
matriels capables de linterprter et de la rendre intelligible, raison pour laquelle la question des
formats d'encodage des documents est un point primordial. A cet gard, on se reportera au cadre
commun d'interoprabilit des systmes d'information publics, version 2.1. Plus gnralement, le
format de fichier XML est largement recommand. Concernant la conservation moyen et long
terme, le format d'archivage PDF/A est maintenant une norme internationale.
La mise en uvre de ces concepts devrait sappuyer sur les recommandations relatives
larchivage des donnes issues des plates-formes scurises dchange (standard
dchange DAF/ DGME).
Pour les marchs des services et des tablissements publics de lEtat, ce sont les services eux-
mmes qui sont chargs, sous le contrle des services publics darchives, de larchivage
lectronique des dossiers de marchs durant le temps de la DUA. A lissue de cette DUA, les
services publics darchives prennent en charge larchivage des documents destins tre
conservs dfinitivement. Cependant, durant la priode de la DUA, les services qui ne pourraient
7
pas prendre en charge cet archivage peuvent faire appel, sous le contrle et avec lautorisation
des services publics darchives des socits prives darchivage.
Contexte
Le standard d'change de donnes pour l'archivage, propos ici, vise rpondre cet enjeu. Il
fournit en effet un modle pour les diffrentes transactions spcifiques qui interviennent
entre un service d'archives et ses partenaires.
Utilisation
Le standard d'change de donnes pour l'archivage est destin tre mis en uvre
par lensemble des acteurs de larchivage : les producteurs d'archives, les services d'archives,
publics ou privs, les tiers-archiveurs, les diteurs de logiciels de gestion d'archives, les diteurs
de logiciels sectoriels.
La mixit papier/lectronique
Lorganisation pour larchivage lectronique doit autant que possible tre la transposition des
processus existants pour le papier. Le lien entre le papier et l'lectronique devra s'effectuer grce
aux mtadonnes, le standard dchange sappliquant aux deux supports.
8
Audit de modernisation relatif larchivage
Aperu des archives et de la gestion des documents au sein de ladministration du Canada
Mars 2007
Introduction
Cela ncessite que linformation cre, utilise et conserve par ladministration canadienne soit aussi
prcise, complte, pertinente et claire que possible. Il importe galement que cette information soit
accessible et utilisable mesure que le temps passe et que la technologie volue. Enfin, il faut veiller
ce quelle soit gre de faon efficace et efficiente, et ce, dans le respect des principes de protection
des renseignements personnels et de scurit, sil y a lieu.
Afin de raliser ces objectifs gnraux, le gouvernement a mis en place un certain nombre de lois et
de politiques, ainsi que des structures et des pratiques organisationnelles visant donner effet
celles-ci.
Il convient particulirement de mentionner la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada, qui a
donn lieu la cration du nouvel organisme Bibliothque et Archives du Canada (rsultat de la
fusion des Archives nationales et de la Bibliothque nationale, le 21 mai 2004), et la Politique sur la
gestion de l'information administrative du Conseil du Trsor (qui a pris effet le 1er mai 2003). (Pour une
liste complte des lois et politiques qui sappliquent, voir lannexe ci-aprs).
La Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada accorde Bibliothque et Archives Canada les
pouvoirs et le mandat voulus pour :
En comparaison des anciennes lois (c.--d., la Loi sur les Archives nationales du Canada et la Loi sur
la Bibliothque nationale), la nouvelle Loi :
Bibliothque et Archives Canada, qui dispose dun budget annuel de 109 millions de dollars et compte
1 165 ETP (chiffres pour 2006-2007), a t organis de manire garantir laccs au patrimoine
documentaire du Canada pour la gnration actuelle et les gnrations futures :
2
- des thses et des dissertations ralises par des Canadiens;
- des gigaoctets de publications lectroniques et de documents officiels de ladministration
canadienne ayant une valeur historique ou archivistique (on estime quils reprsentent entre
1 % et 3 % des documents administratifs);
- des collections particulires de cartes canadiennes et de dessins architecturaux, de films, de
bandes vido, denregistrements sonores et dmissions, ainsi que de documents musicaux,
de timbres, de caricatures politiques, daffiches et de brochures;
- des collections composes de mdias traditionnels et de nouveaux mdias.
Le Conseil du Trsor du Canada, aux termes de larticle 7 de la Loi sur la gestion des finances
publiques, a qualit pour traiter toutes les questions se rapportant la politique administrative de
ladministration publique fdrale. En vertu de cette Loi, le Conseil du Trsor a tabli la Politique sur la
gestion de l'information administrative (2003).
La Politique vise faire en sorte que linformation sous le contrle du gouvernement du Canada soit
gre de faon efficace et efficiente tout au long de son cycle de vie. cette fin, les institutions
fdrales sont tenues :
a. de grer l'information afin d'en faciliter l'accs gal par tous, de favoriser la confiance du
public, d'optimiser le partage et la rutilisation de l'information, ainsi que de rduire les
chevauchements, conformment aux obligations imposes par les lois et les politiques;
b. de veiller ce que l'information cre, acquise ou conserve pour rpondre aux exigences en
matire de programmes, de politiques et de responsabilit est pertinente, fiable et complte;
c. de restreindre la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels au
minimum ncessaire pour assurer lexcution d'un programme ou la prestation d'un service,
conformment la Loi sur la protection des renseignements personnels;
d. de grer l'information de manire appuyer la prestation de services et loffre de
renseignements dans les deux langues officielles, conformment la Loi sur les langues
officielles;
e. de grer l'information, peu importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistre, d'une
manire qui en protgera l'authenticit, l'intgrit, la clart et l'exhaustivit aussi longtemps
que cela est ncessaire en vertu de la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada, de la
Loi sur l'accs l'information, de lois ministrielles particulires et d'autres lois et politiques;
f. de documenter les dcisions et les processus dcisionnels au fil de l'volution des politiques,
des programmes et des services;
g. de mettre en place des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion de
l'information, y compris dans le cadre des ententes de collaboration pour la prestation des
services ou lorsque l'information est partage avec d'autres institutions fdrales, d'autres
gouvernements ou des organismes non gouvernementaux;
h. dutiliser les systmes lectroniques comme moyens privilgis de crer, d'utiliser et de grer
l'information;
i. de protger les documents essentiels la continuit des services et des activits cls;
j. de prserver l'information ayant une valeur durable pour les Canadiens et ladministration
canadienne;
k. dliminer en temps opportun l'information qui n'est plus requise des fins oprationnelles;
l. de favoriser un environnement propice la gestion de l'information et de sassurer que les
employs sacquittent de leurs responsabilits en matire de gestion de l'information;
m. dvaluer l'efficience et l'efficacit de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie.
3
En vertu de cette Politique, le Secrtariat du Conseil du Trsor est investi de responsabilits et dun
rle prcis en matire de gestion de l'information, notamment :
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est lautre acteur important de la gestion de
linformation et de la gestion des documents. Plus particulirement, les Services d'habilitation de la
gestion de l'information regroupent un ensemble de fonctions organisationnelles, dont la planification
et la gestion de linformation, la gestion de portefeuille de produits, les services la clientle et les
services de mise en uvre auprs des clients, quon appelait auparavant gestion des documents et
des dossiers, gestion du contenu Web, travail collaboratif et services de portail.
Les Services d'habilitation de la gestion de l'information proposent des outils et des processus
oprationnels permettant de grer les produits d'information dautres organismes gouvernementaux.
De concert avec le Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) et Bibliothque et Archives Canada (BAC),
les Services d'habilitation de la gestion de l'information aident les ministres et les organismes tirer
parti de leurs investissements en TI afin d'obtenir des rsultats oprationnels, tout en veillant au
respect des politiques de gestion de l'information.
4
2. Bref aperu de larchivage et de la gestion des documents imprims au sein de
ladministration du Canada
Le volume de documents imprims que possde ladministration canadienne est estim prs de
5700 kilomtres linaires (kml); lheure actuelle, il ny a pas destimation ferme quant la quantit
totale de documents lectroniques. Aux fins de llimination des documents, on compte trois grandes
catgories de documents administratifs:
- les documents qui concernent l'administration et le fonctionnement des institutions;
- les documents qui concernent uniquement les responsabilits oprationnelles particulires
d'une institution;
- les documents ministriels.
Ces documents imprims comprennent des documents ayant une valeur oprationnelle permanente
en sorte quils doivent tre archivs et conservs (prs de 600 kilomtres linaires, soit 10,5 % du
volume total estim), ainsi que des documents ayant une valeur administrative faible, dont certains
doivent tre conservs (plus de 5000 kilomtres linaires, soit 89,5 % du volume total estim). Environ
86 kilomtres linaires du volume total de documents ayant une valeur oprationnelle permanente
sont constitus darchives (qui sajoutent aux archives existantes de Bibliothques et Archives
Canada, dont le volume est estim 740 kilomtres linaires), tandis quenviron 500 kilomtres
linaires sont constitus de documents qui ont un statut secret, classifi ou juridique et doivent tre
conservs. On estime quenviron 25 % (soit 1200 kilomtres linaires) des quelques 5000 kilomtres
linaires de documents imprims ayant une valeur administrative faible comprennent probablement
certains lments qui devront tre conservs dans les ministres (sur place), et quenviron 75 % (soit
3800 kilomtres linaires) renferment probablement des lments devant tre conservs lextrieur
du ministre. lheure actuelle, on ne connat pas, pour ces deux catgories, la proportion exacte de
documents ayant une valeur administrative commune et ncessitant dtre archivs ou conservs.
En vertu de la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada, cest le bibliothcaire et archiviste du
Canada qui dlivre les autorisations dlimination des documents. On utilise ces autorisations pour
permettre aux institutions fdrales de se sparer des documents qui nont plus aucune utilit
oprationnelle en les dtruisant, en les transfrant Bibliothque et Archives Canada ou en acceptant
qu'ils ne soient plus sous le contrle du gouvernement du Canada. Aux fins de lentreposage des
documents, Bibliothque et Archives Canada compte huit centres fdraux des documents situs en
rgion, ainsi que le centre darchives Gatineau (prs dOttawa). Les centres reoivent les documents
ayant une valeur permanente pour les institutions fdrales, lorsquil nest plus rentable de les
conserver dans les locaux des ministres. Les centres entreposent et protgent les documents de
faon peu coteuse, procdent leur rcupration lorsquon en a besoin des fins de consultation ou
de recherche, sparent les documents darchives et les documents historiques dsigns comme tels
par le bibliothcaire et archiviste du Canada en vue dune conservation permanente, et dtruisent les
autres documents en temps opportun et de faon scurise lorsquils ne sont plus requis. Les centres
conservent galement des copies de sauvegarde des documents lectroniques considrs comme
essentiels aux activits administratives et la protection des droits, au cas o surviendrait un sinistre
ou une situation durgence. Au total, il en cote plus de 7 millions deuros tous les ans pour la
conservation des documents administratifs par Bibliothque et Archives Canada.
Bibliothque et Archives Canada dispose dun total denviron 870 kilomtres linaires pour la
conservation des documents imprims, dont 85 % est utilis lheure actuelle. Environ 15 % des
documents imprims de ladministration canadienne peuvent tre entreposs dans les centres
fdraux des documents que compte actuellement Bibliothque et Archives Canada.
Dans lensemble, on estime quil en cote environ 220 millions deuros par anne au gouvernement
du Canada pour entreposer tous ses documents imprims (5700 kilomtres linaires), soit
approximativement 38.70 le mtre linaire par an. De toute vidence, les cots de lentreposage des
documents imprims dans les divers ministres varient considrablement. Par exemple, le Bureau de
la scurit des transports du Canada gre environ 172 000 mtres linaires de documents et dpense
approximativement 23.40 le mtre linaire par an. Industrie Canada gre pour sa part 140 kilomtres
linaires de documents et dpense approximativement 34 le mtre linaire par an.
5
Lun des facteurs les plus importants du cot de conservation des documents imprims est la densit
dentreposage1. On estime quau sein de ladministration du Canada, la densit dentreposage
moyenne est de 1,72 pied cube par pied carr utilis (dans les classeurs cinq tiroirs quutilisent les
ministres). Dans les centres fdraux des dossiers, la moyenne est de 2,12 pieds cubes par pied
carr utilis. Dans le secteur priv, toutefois, la densit dentreposage moyenne des documents
imprims est de 10,60 pieds cubes par pied carr utilis.
Dans ce contexte, des travaux sont en cours relativement certains lments, notamment :
- clarifier le rle de Bibliothque et Archives Canada relativement tous les aspects de la
gestion des documents, mais plus particulirement en ce qui a trait larchivage et la
conservation des documents;
- valuer lutilisation des autorisations de disposition des documents, particulirement
lorsquelles sappliquent des documents lectroniques (distinction entre conservation des
documents lectroniques et simple sauvegarde);
- laborer de nouveaux cadres pour dcider sil faut conserver les documents sur place ou
lextrieur du site;
- laborer des politiques sur lutilisation des enregistrements numriques;
- laborer des options pour amliorer lefficacit oprationnelle des centres fdraux des
dossiers;
- crer un centre dexpertise Bibliothque et Archives Canada afin de mettre en place des
pratiques exemplaires en matire de gestion et de conservation des documents, ainsi quun
centre de recherche et dvaluation.
Malgr l'importance cruciale de la gestion de l'information (GI) pour les processus dcisionnels des
administrations publiques, nous savons peu de choses, au niveau organisationnel, au sujet des
fonctionnaires fdraux qui constituent la collectivit de la GI et qui ont un rle si important jouer,
collectivement et individuellement, dans la prestation des services publics.
Une enqute ayant eu lieu en 2004 a permis de dterminer quenviron 9 500 fonctionnaires fdraux
(5,5 % du nombre total de fonctionnaires) uvraient dans le domaine de la gestion de linformation, et
quapproximativement 4 600 dentre eux taient rattachs la catgorie des systmes dinformation.
On estime que ces personnes sont, pour la moiti environ, ges de 35 49 ans. La fonction de
gestion de linformation (GI) regroupe prs de 40 catgories de postes, et les salaires varient
grandement dans ce groupe. (Par exemple, les salaires varient comme suit en fonction des groupes :
de 32600 61400 pour le groupe Bibliothconomie, de 28000 59000 pour le groupe Sciences
de linformation, de 18000 42000 pour le groupe Traitement des donnes, de 18000 59000
pour le groupe Services administratifs et de 31000 77000 pour le groupe Systmes dinformation).
Lon ne dispose daucune estimation globale du cot de la rmunration pour lensemble des
employs faisant partie de la fonction de gestion de linformation.
Une enqute facultative en ligne a t entreprise en 2003 afin de donner aux membres de la
collectivit de la GI l'occasion de se faire connatre. Voici quelques-uns des principaux points qui sont
ressortis des rponses donnes par les 1 600 rpondants.
1
En France, la capacit des magasins est calcule en mtres linaires ou ml. Dans chaque salle de 200 m, on
installe 1150 ml de rayonnages fixes la hauteur de 2,20 mtres ou 2100 ml en rayonnages mobiles en incluant
les alles et circulations. Une salle d'archives, pour des raisons de "cloisonnement" en cas d'incendie, ne
dpasse pas 200 m. La Direction des Archives de France prconisait une rsistance au sol de 1200 kg/m pour
les rayonnages fixes et de 1700 2400 kg/m pour les mobiles. Cette recommandation vient d'tre abaisse
850kg/m pour les rayonnages fixes et 1450kg/m pour les mobiles.
6
1. La GI volue de manire inclure de nombreux mtiers extrieurs aux domaines traditionnels
de la gestion des documents, des services de bibliothque, des archives et de l'accs
l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Les trois fonctions
mergentes de la GI dont la croissance semblait la plus rapide taient les suivantes :
2. Les cinq domaines de comptences les plus importants o les interlocuteurs ont constat un
besoin de formation et de perfectionnement additionnel taient les suivants :
- Services administratifs.
- Systmes dordinateurs.
- Commis aux critures et aux rglements.
- Bibliothconomie.
Le 5 juillet 1999, deux nouveaux chefs ont t nomms la Bibliothque nationale (BN) et aux
Archives nationales du Canada (ANC). Le mme jour, la ministre du Patrimoine canadien a rendu
public le rapport de M. John English sur le rle et les comptences des deux organismes.
7
M. English exprimait une inquitude quant au fait que les deux organismes risquent dtre
marginaliss lheure du numrique, de la dcentralisation et des nouveaux mdias moins quils
acceptent dassumer un rle de leadership auprs de leur fonction respective et de devenir la porte
d'accs de la population sa mmoire collective et l'information administrative. Le rapport na pas
recommand la fusion de la BN et des ANC, mais il a suggr ltablissement dun comit mixte de
pilotage, de mme que llargissement des programmes communs et un partage accru des services
communs.
Motifs de la rforme
Un certain nombre de raisons ont motiv la fusion des deux institutions nationales :
1. Les mandats lgislatifs de lancienne Bibliothque nationale (cre en 1953) et des anciennes
Archives nationales (dont lorigine remonte vraisemblablement 1872, mais dont la cration
officielle a eu lieu en 1912) taient hautement compatibles en gnral, toutes les
bibliothques et tous les centres darchives partagent quatre fonctions communes : trier,
choisir et acqurir; dcrire et faire connatre; prserver; donner accs aux collections.
2. Avec le temps, leurs collections ont fini par converger et se complter.
3. tant donn lenvironnement numrique de travail des deux institutions, il devenait difficile de
faire une distinction entre leurs collections respectives; les lments habituels permettant de
distinguer les centres darchives des bibliothques (documents publis contre documents non
publis et circonstances historiques faisant en sorte que telle institution traite tel nouveau type
de support) ntaient plus valables.
4. Les aptitudes et les comptences du personnel des deux institutions taient hautement
complmentaires (c.--d., savoir comment transformer linformation en savoir ) et, par
consquent, taient sous-utilises en tant que ressources stratgiques.
5. Dautres synergies pouvaient tre ralises au moyen dune collection unifie servant une
clientle similaire; les institutions partageaient dj certains btiments (en particulier,
limmeuble caractristique sis au 395, rue Wellington) et certaines fonctions (la conservation
des documents de la BN tait principalement assure par les services de prservation des
ANC), en plus de partager leurs services administratifs ministriels.
6. Il tait possible damliorer laccs ltendue complte du patrimoine documentaire du
Canada dtenu par les institutions.
7. Les efforts de diffusion auprs des Canadiens pouvaient tre combins afin den accrotre
leffet.
8. En parlant dune seule voix, les deux institutions pouvaient conjuguer leurs efforts visant
faire valoir leurs intrts au sein de ladministration.
9. Le leadership exerc par les professionnels de la gestion de linformation et de la gestion des
documents au sein de ladministration pouvait tre renforc sils taient regroups dans une
seule institution nationale du savoir.
Il convient de noter que les conomies potentielles devant rsulter de la fusion ntaient pas le
principal facteur pris en considration. Cela tait principalement d au fait que, comme on la
mentionn, les deux institutions partageaient la gestion des ressources humaines, bon nombre de
services de technologie de linformation, ainsi que lunit de conservation. Il faut galement savoir que
le budget de la Bibliothque nationale a t rduit de 30 % la suite de la revue des programmes (il
est pass de 47 millions de dollars en 1993-1994 32,5 millions en 1997-1998), tandis que celui des
8
Archives nationales a subi une diminution de 18 % (il est pass de 60 millions de dollars en
1993-1994 48,8 millions en 1997-1998).
9
un dpositaire permanent des publications administratives et des documents ministriels et
administratifs ayant une valeur historique ou archivistique; coordonner et diriger le rseau des
bibliothques administratives fdrales. BAC, entre autres choses, offre un leadership en ce
qui concerne la gestion de linformation tout au long de son cycle de vie, ce qui comprend
lutilisation de son expertise dans des domaines tels que les mtadonnes, la gestion de
dossiers, la gestion de contenu, laccs et la prservation long terme, et les technologies
daccs linformation. Une importance particulire sera accorde tous les volets de la
gestion de linformation numrique et au fait de devenir un facilitateur et un agent de
transmission du savoir ainsi quun gardien du savoir.
Dans le pass, les deux institutions distinctes taient souvent en concurrence pour lobtention de
ressources limites, et chacune gardait pour elle ses locaux, son mandat et ses approches respectifs.
Par consquent, lide de crer Bibliothque et Archives Canada, une institution unique et intgre,
dont la tche principale allait consister offrir au public un accs durable au savoir, a reprsent un
changement important pour les deux organismes.
compter de juin 2004, BAC a entrepris la seconde phase du processus de transformation (phase de
transition, printemps 2004 - hiver 2006), durant laquelle il a mis en uvre sa nouvelle structure et les
initiatives visant intgrer les fonctions, tout en dterminant les nouveaux modles de gestion du
travail et en procdant la refonte des processus de travail. Pendant cette phase, la majeure partie
du personnel de lorganisme (700 employs) a t dplace du centre-ville dOttawa Gatineau,
15 kilomtres de distance.
Les faits saillants des deux premires phases sont indiqus ci-aprs.
Phase de planification
Dans le cadre de la premire de ces phases importantes, on a tabli trois axes de transformation
distincts, chacun tant dot de sa propre approche en matire de planification, afin de pouvoir traiter
les diffrents aspects de lexercice :
1. Le cadre juridique : tablir les nouveaux mandat, statut et pouvoirs de linstitution, et inscrire
sa mission dans une loi dhabilitation; les prsenter au Parlement; tablir une nouvelle
rglementation.
2. Le processus de transformation : Dfinir le nouvel organisme BAC; il sagissait de laxe de
transformation le plus important, qui a pris la forme dune consultation grande
chelle (c.--d., une srie structure de questions et de rponses qui, au moyen ditrations
successives chelonnes sur quelques mois, a permis dapprofondir la rflexion, dexaminer
les enjeux plus en dtail, de gnrer des solutions et dexaminer les rpercussions, et
10
laquelle a particip le plus grand nombre possible demploys de tous les secteurs et de tous
les niveaux des ANC et de la BN)2.
3. La fusion administrative : Dterminer et prendre les mesures relatives aux exigences
administratives concernant la fusion des deux institutions, sous la direction dune quipe
spcialise regroupant des membres de tous les domaines (c.--d., ressources humaines;
informatique; gestion et rapports financiers; gestion des documents; gestion des locaux, de
lapprovisionnement et des biens; scurit; communications (image de marque, programme
de coordination de l'image de marque); planification stratgique; pratiques administratives).
9/1/2003 - 12 /31/2003
tape no 2
n
Dbut de
la phase II
Axe lgislatif
Septembre 2002 Juin 2004
Septembre 2002
Discours du Trne Mai 2004
Mai 2003 Loi proclame
Loi concernant BAC dpose la Chambre
5/21 /2004
Nomination du premier dirigeant de BAC
Phase de transition
la fin de la phase I, la Bibliothque nationale et les Archives nationales du Canada ont cess
dexister en tant quinstitutions distinctes. Elles ont fait place une nouvelle entit publique, dote dun
mandat lgislatif modernis et largi : Bibliothque et Archives Canada (BAC). Lorganisme possdait
une image de marque et un logotype, et les fonctions et systmes administratifs essentiels son
soutien taient en place. Le premier dirigeant de la nouvelle institution a t nomm, et une structure
22
Les fonctions ci-aprs constituaient des lments essentiels de cette approche :
- La vision globale, lorientation et les dcisions : les deux chefs, soutenus par leur conseil de gestion mixte.
- Les fonctions de force motrice et dorientation, qui accompagnaient une srie de questions concernant
la transformation et consistaient fournir une orientation particulire aux initiatives de changement : le
sous-ministre adjoint de la transformation et lquipe de la transformation, soutenus par le Bureau de la
transformation.
- Le rle de coordination, qui consistait organiser les activits, superviser et coordonner les groupes de
travail et les projets, et grer un programme de communication crucial : le Bureau de la transformation.
- Le rle associ au contenu cest--dire, lexprience et le savoir-faire qui permettent de rpondre aux
questions, de rgler les problmes et, au bout du compte, de concevoir le nouvel organisme. Ce rle tait
assum par des employs de tous les niveaux, par lentremise dun grand nombre de groupes de travail et
de deux runions plnires de deux jours runissant tout le personnel, lune ayant eu lieu en 2003, et
lautre, en 2004.
- Le rle associ lexpertise en matire de processus et de structure plus particulirement, des
comptences concernant la gestion du changement, lanimation des groupes, la gestion des groupes, le
processus dcisionnel des groupes, la gestion de projet et la conception organisationnelle. Des experts
consultants ont particip des interventions particulires, sans jamais perdre de vue le perfectionnement
des comptences internes en tant quinvestissement dans la capacit de gestion du nouvel organisme. Par
exemple, un expert de la conception organisationnelle et de la gestion du changement a encadr
lquipe de transformation tout au long de son travail.
11
dorganisme et de gouvernance a t annonce. En date du 8 juin 2004, toutes les units de travail et
tous les postes des deux anciens organismes avaient t transfrs dans la nouvelle structure.
En outre, le nouvel organisme saccompagnait (en plus de la loi qui y tait associe) dun document
de planification de base, Orientations pour le changement, qui tablissait sa vision et nonait les
approches et stratgies de base visant concrtiser cette vision. On a cibl, dcrit et conu une srie
dinitiatives de changement qui, prises ensemble, allaient :
- fournir, au besoin, des processus de travail intgrs pour les fonctions de bibliothque et
darchives qui taient auparavant distinctes;
- donner lieu une capacit intgre lchelle de lorganisme concernant luniformit de
laccs des clients et de la gestion des collections numriques, une solide stratgie relative
aux mtadonnes, ainsi qu un systme intgr pour la gestion matrielle et intellectuelle de
tous les fonds de BAC;
- changer la faon dont les secteurs cls de lorganisme collaborent et interagissent pour
raliser les objectifs gnraux de BAC, en partie pour rgler les problmes de longue date et
en partie pour rpondre aux demandes des clients lheure du numrique.
Mise en uvr e de la
nouvelle structure
Dfinir notre vision et notr e
mandat nouvelle loi Consultation
des
intervenants
Dfinition du r le
et des
programmes
daide nationaux
Exam en des
partenair es cls
Pour suite de la transformation
Harmonisation des systm es,
veiller ce que les nouvelles
des politiques, des pr iorits
approches fassent par tie
et des budgets
intgr ante de la cultur e
Principes directeurs
Un certain nombre de principes directeurs ont t formuls afin daider Bibliothque et Archives
Canada concrtiser sa nouvelle vision, notamment :
1. Viser l'accs en tout : laccent est mis sur laccs rapide et quitable la collection de
Bibliothque et Archives Canada, particulirement en amliorant les possibilits de
12
libre-service ainsi que laccs assist (p. ex., services de rfrence), en sappuyant sur une
meilleure comprhension de lutilisation relle de linformation par les usagers.
2. Se concentrer vritablement sur le client : laccent est mis sur la comprhension des besoins
et des comportements dapprentissage des clients de Bibliothque et Archives Canada, afin
den arriver, entre autres choses, une simplification des procdures et une intgration des
mcanismes de prestation de service.
3. Assurer une logistique efficace du patrimoine documentaire en grant les risques : on
sefforce lheure actuelle dlaborer un cadre de gestion des risques pour linformation
faisant partie de la collection de Bibliothque et Archives Canada et de faire valoir que la
prservation est lune des composantes de l accs et quelle est laffaire de tous.
4. De nouvelles approches de description du patrimoine documentaire canadien : Bibliothque et
Archives Canada consacre des efforts amliorer les normes relatives aux mtadonnes, en
valuant ses pratiques descriptives actuelles, en examinant les solutions de rechange aux
mtadonnes maison, ainsi quen modernisant les processus de travail relatifs aux
mtadonnes, en aval , et les interfaces-utilisateurs, en amont , pour mieux comprendre
lenvironnement dans lequel linformation est utilise.
5. Gnraliser le numrique : reconnaissant le fait que lenvironnement informationnel a t
irrmdiablement transform par linformation numrique, Bibliothque et Archives Canada
sattache modifier ses propres processus et pratiques afin de se mettre lheure du
numrique (p. ex., acquisition de documents numriques, prservation de documents
numriques, gestion de collections numriques, accs offert des documents numriques,
ouvrages de rfrence numriques, etc.);
6. Un leadership et une capacit stratgique renforcs : afin de sacquitter de son mandat,
Bibliothque et Archives Canada veillera notamment renforcer sa capacit d'laboration des
politiques, amliorer sa connaissance de lenvironnement et accrotre ses activits de
recherche et de dveloppement cest--dire que, dun point de vue gnral, il veillera
renforcer sa capacit en matire de stratgie.
7. Des dmarches intgres et globales : on prend les mesures ncessaires afin de se doter de
fonctions intgres lchelle du nouvel organisme issu de la fusion et dadopter une
approche globale lgard des processus de travail (p. ex., enrichissement des collections,
gestion de linformation, normes, architecture de linformation, etc.).
Avant la transformation, les deux organismes distincts, Bibliothque nationale (BN) et Archives
nationales du Canada (ANC), avaient des manires totalement diffrentes de traiter leurs usagers et
leurs fonds.
La BN utilisait une approche centralise : ses fonds taient catalogus suivant des normes nationales
et internationales uniformes, les utilisateurs accdaient aux fonds laide dune base de donnes
unique (AMICUS), qui donnait galement accs aux fonds des autres bibliothques, et les services de
rfrence taient centraliss. Les services de TI taient quant eux hautement centraliss.
Lorganisme ANC, par comparaison, avait recours un type de gestion dcentralise relativement
ses clients ses fonds, et cette diffrence tait perceptible dans son approche lgard de la GI/TI.
Les normes de description variaient selon la collection dont il tait question et la mthode utilise par
larchiviste procdant la description. La clientle tait gnralement constitue de spcialistes il y
avait plus de 100 bases de donnes diffrentes et les normes de description variaient lchelle de
lorganisme. Les services et lexpertise en matire de GI/TI taient dcentraliss.
Reconnaissant le rle crucial que devait jouer la GI/TI dans le processus de transformation, les deux
chefs ont dcid de fusionner les services de TI de la BN et des ANC en 2002, plusieurs mois avant la
fusion des deux organismes. Par consquent, des services de TI intgrs taient dj en place afin de
soutenir et dhabiliter les processus de transformation et la conception des nouveaux systmes
intgrs de BAC. Le directeur gnral des services de TI tait un membre de lquipe de
transformation.
13
La technologie de linformation est vue comme un lment dimensionnant de la vision de Bibliothque
et Archives Canada, qui consiste mettre laccent sur l accs (p. ex., au moyen dAMICAN, le
systme qui permet daccder lensemble des fonds de BAC et dassurer la gestion intgre de cet
accs), la recherche fdre (qui offre un accs centralis toutes les ressources de BAC
descriptions archivistiques et bibliographiques, objets numriques et ressources Web), le Systme de
gestion des demandes (qui facilite la gestion des demandes des clients, peu importe le moyen de
communication utilis) et les oprations lectroniques (qui permettent aux utilisateurs dobtenir copie
des documents par voie lectronique).
Bibliothque et Archives Canada prend galement des mesures pour veiller ce que ses systmes,
services et processus internes soient harmoniss de manire soutenir sa nouvelle vision. Par
consquent, les rsultats deviennent les lments sur lesquels on fonde les dcisions
organisationnelles, et les systmes de gestion, dont la gestion de linformation, sen trouvent
renforcs. On sefforce damliorer la flexibilit en matire de ressources humaines, de gestion
financire et de biens immobiliers. Des mesures sont prises en vue dencourager le dveloppement
dune culture axe sur louverture et la valorisation de lapprentissage. On veille amliorer les
capacits et la diversit de la main-duvre, en utilisant la fois des mthodes de recrutement et de
perfectionnement du personnel. Une priorit est accorde lutilisation efficace des systmes
technologiques lappui des activits quotidiennes. Enfin, des mesures sont prises lheure actuelle
en vue damliorer le caractre inclusif de lorganisme ainsi que le respect et la confiance son gard,
ce qui se soldera par ltablissement dun environnement de travail sain et stimulant.
Le Conseil du Trsor a octroy BAC prs de 5 millions deuros chelonns sur trois ans titre de
financement particulier pour la transformation ( compter de 2003-2004). Les fonds visent couvrir
les cots directs de lexercice de transformation (Bureau de la transformation, marchs, rdaction des
mesures lgislatives) et les cots de lintgration des installations, des systmes et des processus des
deux institutions, et ils comportent des capitaux de dmarrage destins aux initiatives stratgiques
cruciales pour ce qui est dassurer lavenir du nouvel organisme. Le projet a galement largement tir
parti des ressources internes en personnel en ce qui concerne les groupes de travail, les quipes de
projet et les processus de changement connexes.
14
Avantages obtenus et ralisations accomplies jusquici
- La mise lessai dun nouveau moteur de recherche fdre intgr au site Web de BAC,
grce auquel il est plus facile pour les Canadiens de tous ges de se connecter BAC et
dexplorer sa collection. Il permet deffectuer une recherche simultane dans un certain
nombre de bases de donnes dcrivant ou prsentant les documents publis, non publis ou
en ligne de la collection, et il saccompagne dune nouvelle interface-utilisateur pour les
descriptions archivistiques.
- Larchivage de plus de 20 000 publications lectroniques.
- Le recueil de tous les sites Web de ladministration canadienne (1 459) et procd des
essais relativement larchivage slectif de sites Web prsentant un intrt particulier, tels
que ceux crs dans le cadre de la commission d'enqute sur le programme de commandites
et les activits publicitaires prside par le juge Gomery et ceux crs par les partis politiques
lors des lections gnrales de 2006.
- La mise lessai dun systme en ligne permettant aux ministres et aux organismes de
transfrer des documents lectroniques BAC. On sattend ce que ce systme,
accompagn de la description, de la gestion et de laccs aux publications numriques
lappui, fasse en sorte de simplifier les processus et les systmes servant transfrer les
documents des ministres BAC.
- La mise en uvre dun nouveau Systme de gestion des demandes quutilise BAC pour faire
le suivi des demandes de rfrence. Il permet galement BAC de grer les temps de
rponse aux demandes et dobtenir une varit dinformations statistiques quil pourra utiliser
aux fins de planification.
- Le dmnagement dans les locaux de conservation de BAC situs Gatineau (qui
auparavant ne servaient qu la conservation des documents des ANC) bon nombre des
manuscrits et des documents musicaux les plus vulnrables qui se trouvaient dans les locaux
de lancienne BN, et llaboration dune nouvelle approche concernant lentreposage de la
collection complte.
- Llaboration des outils permettant BAC de prendre des dcisions de gestion axes sur les
risques de faon plus constante, particulirement en vue dorienter la gestion des locaux
servant lentreposage de la collection, de tenir compte des choix en matire de planification
et de permettre laccs actuel et long terme la collection de BAC.
- La rnovation les installations publiques de BAC Ottawa afin dintgrer davantage les
services de rfrence, de gnalogie et de consultation.
- La fusion des units et lamlioration des procdures lies aux rponses aux demandes
prsentes en vertu de Loi sur laccs linformation. Par le fait mme, tout larrir de travail
relatif aux demandes a t limin.
- Les progrs se sont poursuivis relativement AMICAN; celui-ci organisera les multiples bases
de donnes de BAC dcrivant la collection, qui lheure actuelle sont organises dans MIKAN
pour les documents darchives, et dans AMICUS pour les documents bibliographiques.
- Lintgration de plus de 100 bases de donnes disparates dans MIKAN. On sattache
concevoir et mettre en uvre un nouveau module de contrle de conservation des
collections qui intgre linformation lie tous les fonds de BAC.
- La mise en place dun mcanisme de dpt lgal par voie lectronique.
- Lorganisation dun sommet national concernant ltablissement dune stratgie nationale
relativement au contenu et la prservation de linformation numrique canadienne, ainsi qu
laccs cette information.
- On a labor le cadre stratgique pour la cration et la gestion des mtadonnes aux fins
d'exploration de ressources, une tape cruciale dans ltablissement dune approche unique
concernant la description normalise des lments contenus dans la collection de BAC.
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Leons apprises en matire de gestion du changement la suite de la transformation de Bibliothque
et Archives Canada
- tablir une vision dterminante et de grande porte, et de faire en sorte quelle occupe une
place de premier plan tout particulirement par lentremise du leadership visible et des
messages cohrents du chef de lorganisme.
- nommer un cadre suprieur, sous lautorit du chef, ayant pour seule tche de veiller au
succs de linitiative de changement et possdant lexprience de la gestion du changement,
la crdibilit et les qualits de chefs essentielles pour russir.
- mettre la disposition de ce cadre suprieur un budget et un petit bureau, quil utilisera dans
le cadre du projet de transformation pour une priode considrable dans le cas qui nous
occupe, au moins trois ans.
- constituer une quipe de cadres suprieurs provenant de tous les secteurs de lorganisme.
Lquipe devrait tre forme de personnes ayant fait la preuve de leurs qualits de chef dans
lorganisme, et non pas ncessairement de personnes ayant t converties au projet.
- Le rythme constitue une dimension cruciale dun important projet de changement. BAC a
beaucoup investi en amont du projet, en planifiant et en dfinissant lorientation avec son
personnel durant environ 18 mois avant de procder la mise en uvre. Par la suite, la mise
en uvre du changement structurel a t effectue le plus rapidement possible. Les
changements relatifs aux systmes et aux processus de travail ont t chelonns sur une
plus longue priode de transition. Dans le cadre dune importante initiative de changement, il
est essentiel, bien que parfois difficile, de maintenir llan et de communiquer le sentiment que
des progrs rels sont raliss.
- Il est prfrable dadopter une approche inclusive et interne pour ce qui est de mettre profit
lnergie cratrice des employs de tous les niveaux et de produire des solutions concrtes
pouvant tre mises en uvre avec succs.
- Une mthodologie axe sur le fait dinterroger le personnel savre efficace, car elle tient
compte du fait que ce sont les employs, et non pas la personne dirigeant le projet de
changement, qui possdent lexpertise et les connaissances pratiques.
- Louverture lgard des dcouvertes et des remises en question a constitu une
caractristique permanente de lapproche adopte par BAC. Il sagit essentiellement dune
approche axe sur lapprentissage relativement la gestion du changement.
- Une approche holistique est source dintgrit. Dans le cas de BAC, beaucoup defforts ont
t consacrs tablir des liens et assurer une harmonisation permanente entre les
diffrents projets mesures lgislatives, nouvelles orientations, structure organisationnelle,
planification des objectifs stratgiques et production de rapports leur sujet, systmes,
processus de travail , et faire en sorte que leur unit fondamentale apparaisse clairement
aux yeux des employs.
- Les symboles revtent une grande importance et doivent tre utiliss pour communiquer et
soutenir le changement quil sagisse du symbole du pouvoir (lunit concrte des deux
chefs), de celui de la collectivit (les runions de tout le personnel) ou de celui de la nouvelle
identit (la nouvelle image de marque ainsi que le libell et le prambule de la Loi sur
Bibliothque et Archives du Canada).
- Il faut continuellement vrifier les activits et les progrs en fonction de la vision quon sest
donne et qui constitue un point de rfrence permanent cest--dire, dans le cas de BAC,
le mandat lgislatif, les trois piliers et le document Orientations pour le changement.
16
5. Aperu des rcentes rformes de modernisation au sein de ladministration du
Canada rforme de la Politique sur la gestion de l'information administrative du
Conseil du Trsor
Cette initiative vient appuyer le Plan d'action pour la responsabilit fdrale et fera en sorte de rduire
le nombre de rgles inutiles rgissant la gestion du secteur public fdral (c.--d. que le nombre
de politiques du Conseil du Trsor sera rduit de presque moiti). En outre, les instruments de
politique du Conseil du Trsor cibleront davantage les auditoires appropris et seront d'accs plus
facile. Le renouvellement de l'ensemble des politiques, en renforant et en simplifiant les rouages de
ladministration, rendra ce dernier encore plus efficace et responsable.
Dans le contexte de llaboration des politiques, on considre que la gestion de linformation englobe
une varit de fonctions tant au sein des institutions qu lchelle de ladministration publique. Les
fonctions cls concernent la gestion des dossiers et des documents, les services de bibliothque, les
services darchives, l'accs l'information et la protection des renseignements personnels, la gestion
d'Internet et de l'intranet, l'architecture de l'information, la scurit de linformation, llaboration des
politiques de GI, la gestion des donnes, la gestion des mtadonnes, les normes en matire
dinformation, les renseignements oprationnels et l'appui aux dcisions.
Un certain nombre de volets de la gestion de linformation sont assujettis des politiques afin
dassurer une pratique efficace et efficiente :
17
6. Gestion de laccs linformation et de la protection des renseignements personnels :
permettre laccs lorsque celui-ci est autoris et respecter le caractre confidentiel des
documents.
7. Gestion du savoir : acqurir et partager les connaissances des collgues, entre autres
personnes, afin de soutenir une rsolution des problmes axe sur la collaboration et la
crativit.
8. Technologies de linformation et transformation : utiliser les nouvelles technologies pour
appuyer toutes ces activits et procder la refonte des politiques et services publics.
Une rcente valuation des problmes oprationnels par le Secrtariat du Conseil du Trsor a indiqu
que les besoins en matire dinformation ne sont pas adquatement combls au niveau oprationnel,
au niveau des cadres suprieurs ou aux fins de la transformation.
En gnral, il est ressorti de lvaluation des problmes oprationnels par le SCT que linformation
ntait pas traite de la mme faon que les autres ressources stratgiques, notamment les
ressources humaines et financires.
Par consquent, on a estim quen ce qui concerne la Politique sur la gestion de l'information
administrative existante, il fallait :
18
Positions cls en matire de politique
Afin de permettre ladoption dune approche cohrente et intgre lgard de la gestion, on sattache
harmoniser les politiques du Conseil du Trsor au moyen de cadres de politiques. Par consquent,
la nouvelle Politique sur la gestion de l'information administrative sera intgre au Cadre stratgique
pour la gestion de l'information et de la technologie. Celui-ci fournira galement un cadre stratgique
pour la Politique sur la gestion de la technologie et prendra en compte la nouvelle Politique sur la
protection des renseignements personnels ainsi que la nouvelle Politique sur l'accs l'information.
lappui de la Politique sur la gestion de l'information administrative, on laborera des directives, des
normes et les lignes directrices concernant les domaines suivants :
Pour rpondre aux besoins des ministres, qui varient en fonction de leur taille, de leurs moyens en
matire de GI, de leurs priorits, de leur degr de prparation et de leur capacit dinvestissement,
lorientation se prsentera principalement sous la forme de directives, de pratiques exemplaires et
doutils. Ces lments seront adapts la varit des besoins ministriels, tout en satisfaisant aux
exigences rglementaires nonces dans les directives et les normes.
Il incombera aux administrateurs gnraux de veiller ce que la Politique soit respecte dans leur
ministre respectif en suivant les consignes de la Politique d'valuation et de la Politique sur la
vrification interne du Conseil du Trsor; en outre, ils devront prendre les mesures correctrices qui
simposent pour remdier toute lacune observe au sein de leur ministre.
19
en GI, des examens des prsentations au Conseil du Trsor, des rapports ministriels sur le
rendement, des rsultats des vrifications, des valuations et des tudes, et dune collaboration
directe avec les ministres.
Bibliothque et Archives Canada surveillera la mise en oeuvre des autorisations de disposition des
documents par les institutions en ce qui concerne la prservation et la protection archivistique des
documents administratifs et ministriels, conformment aux articles 12 et 13 de la loi dhabilitation.
Bibliothque et Archives Canada surveillera galement la gestion de l'information publie par les
institutions fdrales et rendra compte de son accs et de sa conservation long terme.
Plan de mise en uvre : Une approche progressive chelonne sur trois ans concernant la mise en
uvre de la nouvelle Politique a t labore la suite des consultations auprs de la collectivit de
la GI et des gestionnaires des programmes oprationnels.
20
- le respect des normes daccs et dutilisation de linformation;
- le cot de la conformit la politique et aux normes en matire de GI;
- le rendement des services de GI intensifs;
- le rendement valu en fonction des responsabilits en matire de GI;
- le taux de pntration des changements apports aux programmes de GI.
Il convient galement de noter que, selon une tude effectue par les Archives nationales du Canada
en 2001, ldiction de la Loi sur laccs linformation (en 1983) ne semblait pas avoir eu dincidence
sur la faon de crer ou de grer les documents (p. ex., en ce qui a trait la quantit, la porte, au
contenu ou au contrle). Cette constatation tait contraire aux attentes selon lesquelles la Loi ferait en
sorte de rduire lengagement des gestionnaires pour ce qui est de conserver les documents, et
contredisait galement certains rapports du commissaire linformation indiquant que des dossiers
avaient t dtruits ou quon avait pris la dcision de cesser de crer certains dossiers. (Rapport no 9
du Groupe dtude de laccs linformation, 2001.)
Les dossiers sont consults tant par les fonctionnaires que par le public en gnral. La Loi sur laccs
linformation offre un mcanisme permettant aux citoyens, aux entreprises et aux mdias daccder
aux documents administratifs. Le nombre de demandes de renseignements a considrablement
augment avec les annes, et de nos jours, les ministres et organismes gouvernementaux reoivent
tous les ans environ 25 000 demandes prsentes en vertu de la Loi (ce nombre tait de 12 000 en
1996-1997). Environ 35 % de ces demandes donnent lieu la communication intgrale de
documents, tandis quun autre 35 % dentre elles entranent une communication partielle; seulement
3 % des demandes ne donne lieu aucune communication de document. On compte tous les ans
environ 1 500 plaintes de la part de particuliers quant la faon dont on a trait leurs demandes, et
40 % dentre elles portent sur le dlai de rponse. Le nombre de plaintes demeure constant depuis de
nombreuses annes. On estime quil en cote 30 millions de dollars tous les ans pour assurer
lapplication de la Loi.
21
- laugmentation rapide du volume de documents et une varit de supports et de formes de
prsentation pour les documents, tout particulirement en ce qui concerne les documents
lectroniques;
- lapparition de systmes dinformation et de technologies de communication informatiques
varis et toujours plus complexes;
- une restructuration frquente du gouvernement et des ministres ayant pour effet dobscurcir
la responsabilit concernant la cration et la conservation des documents appropris;
- des rductions de personnel et dautres mesures de diminution des cots, notamment dans le
cadre de la revue des programmes (1994-1998), ayant une incidence sur les priorits des
ministres et sur le temps que les employs peuvent consacrer la gestion de linformation;
- le dclin des activits centralises de gestion des documents dans les ministres et les
lacunes du personnel en ce qui a trait aux comptences et aux connaissances en matire de
gestion de linformation.
Dfis
Ces lments, entre autres facteurs, ont fait en sorte que la politique et les pratiques oprationnelles
dans le domaine des archives et de la gestion des documents au sein de ladministration canadienne
saccompagnent maintenant dun certain nombre de dfis devant tre relevs, notamment :
En novembre 2003, la vrificatrice gnrale a rendu publique une vrification portant sur la protection
du patrimoine culturel au sein de ladministration fdrale. Selon les constatations cls de la
vrification concernant le patrimoine archivistique et publi, celui-ci courait un risque pour les raisons
suivantes :
1. Il existait des lacunes relativement divers rgimes de protection et des faiblesses dans les
procdures de gestion, ainsi quun effet combin dcoulant dune diminution des dpenses
consacres la protection et de la croissance continue du patrimoine.
2. Les ministres fdraux se sont peu intresss la gestion de linformation ces dernires
annes, et les Archives nationales du Canada ntaient pas encore parvenues laborer les
outils requis pour acqurir de faon efficace les documents administratifs pouvant avoir une
valeur archivistique.
3. Les collections de la Bibliothque nationale taient conserves dans des btiments qui ne
respectaient pas les normes admises en matire de temprature, dhumidit et de locaux pour
ces types de documents, et les pratiques de conservation de lorganisme ne suffisaient pas
compenser les lacunes de linfrastructure matrielle.
Le 12 dcembre 2006, la Loi fdrale sur la responsabilit a t adopte par le Parlement et a reu la
sanction royale. Cette mesure lgislative fait notamment en sorte de modifier la Loi sur la gestion des
finances publiques de manire ce que les administrateurs gnraux et les premiers dirigeants
soient :
22
- responsable de rendre des comptes devant les comits parlementaires et snatoriaux
comptents au sujet, entre autres choses :
a) des mesures prises pour que les ressources du ministre soient affectes de faon
raliser les programmes de celui-ci, en conformit avec les rgles et mthodes
administratives applicables;
b) des mesures prises pour que le ministre soit dot de mcanismes de contrle interne
efficaces.
On ne peut se conformer ces obligations lgislatives sans procder une gestion et un contrle
efficaces des documents administratifs documents qui servent dlments probants lappui de la
capacit de raliser des vrifications internes et des mesures visant affecter les ressources
ministrielles de faon raliser les programmes. En outre, dans la mesure o les documents
renferment des lments probants, les mthodes utilises pour les obtenir et les grer constituent un
systme efficace de contrle interne.
Ces obligations lgislatives font en sorte dtendre laccent mis sur les dossiers administratifs, en
largissant les proccupations oprationnelles de manire englober la cration initiale et le contrle
des documents (la gestion des documents), outre la gestion efficace subsquente de ceux-ci. Ces
obligations ont galement pour effet dlargir le champ dintrt de faon inclure tous les
gestionnaires fonctionnels et tous les fonctionnaires, ainsi que les spcialistes en information.
Dans trois des rapports annuels prsents au Parlement ces six dernires annes par le commissaire
linformation, des chapitres ont t consacrs tout particulirement la gestion de linformation, et
au moins dix ministres et organismes fdraux ont entrepris une vrification interne de la gestion des
documents. (Voir la liste dans lannexe ci-aprs.)
Il importe de noter que ces vrifications internes visaient valuer la mesure dans laquelle on se
conformait aux lois, aux politiques et aux saines pratiques de gestion de linformation et de gestion
des documents dans le ministre ou lorganisme concern. En particulier, les vrifications internes
cherchaient dterminer les risques pour la haute direction dans le domaine de la gestion des
documents.
Bien que les organismes soumis une vrification taient trs diffrents les uns des autres et que le
domaine d'intrt particulier de chaque vrification variait, les spcialistes en gestion de linformation
au sein de ladministration canadienne3 ont valu quil fallait amliorer les pratiques de gestion de
linformation et de gestion des documents dans un certain nombre de domaines :
Gestion du Programme de GI
3
En 2005-2006, le Secrtariat du Conseil du Trsor, Bibliothque et Archives Canada et Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada ont dirig plus de 20 ateliers et sances de travail
runissant des participants provenant de 14 ministres et organismes fdraux, en vue de recueillir
des commentaires et de mener des travaux d'analyse relativement aux principaux rsultats attendus
l'tape de la vision de la Politique sur la gestion de linformation. Plus d'une centaine de personnes
reprsentant la collectivit de la GI ainsi que des clients de cette dernire ont pris part ces activits.
23
3. Les services centraux requis pour se doter d'une capacit d'entreprise fdre en matire de
GI nont pas t entirement mis en uvre. En particulier, les services de conception et de
planification stratgiques en matire de GI nont pas t mis en uvre dans une mesure
suffisante.
Rgles et pratiques de GI
1. Il arrive que les normes, les pratiques exemplaires et les procdures expresses de traitement
de l'information saisie, identification, entreposage, extraction, agrgation, utilisation,
partage, modification, assurance qualit, archivage et limination soit n'existent pas, soit
sont incompltes, soit ne sont pas appliques de faon uniforme dans l'administration
fdrale.
2. Parfois, il n'y a pas de dfinition standard des mtadonnes, ou encore ces dfinitions sont
incompltes ou ne sont pas appliques de faon uniforme dans l'administration fdrale.
3. Les normes, les pratiques exemplaires et les processus ne sont pas toujours conus dans une
perspective interministrielle.
4. On ne fournit pas toujours une orientation complte sur l'interprtation des lois et des
politiques, et il arrive que l'orientation offerte ne soit pas suivie de faon uniforme dans
l'administration fdrale.
5. Les responsabilits et les modalits de compte-rendu touchant les rgles et pratiques de GI
ne sont pas toujours incorpores systmatiquement aux ententes de gestion et aux objectifs
de rendement.
6. Il n'y a gnralement pas de sanction ni de rcompense prvue relativement l'application
des rgles de GI; lorsque des sanctions existent, elles ne sont bien souvent pas mises en
application comme il se doit.
Fonctions et capacits de GI
Traitement de linformation
1. Les services ayant pour objet de faire savoir aux utilisateurs que l'information dont ils ont
besoin existe et de leur indiquer o la trouver sont parfois inadquats, surtout lorsque les
utilisateurs font partie d'autres organisations.
2. L'information est parfois entrepose des endroits qui se prtent mal un accs autre que
local.
3. Parfois, les personnes et les organismes disposant d'information pouvant tre partage ne
connaissent pas bien les utilisations qui peuvent tre faites de cette information en aval ou
n'exercent pas un contrle suffisant cet gard.
4. Il existe des fonds d'information volumineux, complexes et trs dissmins qui, souvent, ne
prsentent pas d'uniformit, sont de pitre qualit ou sont mal structurs.
La fonction de GI et sa culture
1. La contribution de la plupart des employs l'atteinte des rsultats en matire de GI n'est pas
suffisamment reconnue.
2. Certains employs sinquitent des rpercussions possibles sils cherchent, trouvent et
partagent certains renseignements.
24
3. Les employs n'ont pas toujours t incits envisager le partage de l'information en tant que
valeur culturelle.
4. La plupart des gens ne comprennent pas bien la nature et l'utilisation possible de l'information
dont ils assurent l'intendance dans un contexte d'entreprise.
5. On ne considre pas la GI comme une comptence distincte et utile (comme une comptence
distincte de la TI, par exemple).
Ces causes fondamentales des dfis relatifs la gestion de programme, aux rgles et pratiques, aux
fonctions et aux capacits, au traitement de l'information ainsi qu' la collectivit et la culture seront
au coeur des travaux visant trouver des solutions aux problmes lis la GI.
7. Mesures prendre pour relever les dfis oprationnels concernant la gestion des
documents
Le Programme de GI met en avant une vision selon laquelle, au sein de ladministration canadienne,
linformation est protge en vertu dun mandat public et gre comme une ressource stratgique, afin
de maximiser sa valeur dans le cadre des services offerts aux Canadiens.
Cette initiative se traduira par une amlioration des rsultats en matire de GI pour ladministration
canadienne :
Dans ce contexte, les sous-ministres de nombreux ministres se sont rencontrs en octobre 2006
pour discuter de la question de la gestion de documents, et la rencontre sest solde par la
dtermination dune approche relative llaboration dune politique oprationnelle touchant au
domaine de la gestion des documents, ainsi que par la slection dun certain nombre dobjectifs ou de
rsultats devant tre atteints concernant la gestion des documents au sein de ladministration
canadienne.
1. Une gestion approprie des documents favorise la saine gestion des activits au sein de
ladministration.
2. Les documents constituent une ressource oprationnelle cl devant faire lobjet dune gestion
efficace.
25
3. La gestion des documents joue un rle trs important dans ltablissement dune culture axe
sur la responsabilisation et la transparence.
4. Tous les fonctionnaires tirent des avantages du fait de grer les documents de faon
approprie durant laccomplissement de leurs tches quotidiennes.
5. La gestion approprie des documents est un facteur habilitant essentiel pour la multitude de
programmes et de services de ladministration canadienne, car elle aide celui-ci satisfaire
aux exigences en matire de lois, de rglements et de performance.
Globalement, la politique oprationnelle mettra laccent sur la valeur des documents administratifs .
On veillera adapter les mthodes qui se sont avres utiles dans le contexte des documents
lectroniques et rtablir les obligations des ministres en matire de gestion des documents. Enfin,
on adoptera un modle de mise en oeuvre plusieurs niveaux ne se limitant pas une seule
approche pour toutes les situations.
2. Le renforcement des capacits, qui mettra laccent sur lacquisition dun savoir-faire en
matire de gestion de linformation et sur la capacit de grer celle-ci de faon efficace et
efficiente.
26
3. Stratgie dattnuation des risques associs la gestion des documents : Les institutions
administratives doivent connatre et comprendre les risques dcoulant dune mauvaise
gestion des documents, et se doter dune stratgie concrte visant attnuer ces risques. On
a entrepris des travaux visant tablir un cadre dattnuation des risques associs la
gestion des documents.
4. Prennit des documents lectroniques : tant donne limportance toujours plus grande que
prennent les technologies de linformation et les documents lectroniques, ladministration doit
se doter dun plan qui lui permettra de composer de faon durable avec cette situation,
cest--dire de veiller ce que les documents lectroniques soient recueillis et prsents sous
une forme utilisable, et quils fassent lobjet dune gestion approprie au fil du temps. Des
travaux sont en cours dans un certain nombre de domaines, dont un dpt numrique fiable,
des modles dentreposage physique et numrique, une stratgie concernant les documents
lectroniques et des exigences fonctionnelles relatives aux systmes.
5. Traitement des anciens fonds de documents administratifs : Il faut trouver des solutions
pratiques pour ce qui est de traiter lnorme patrimoine documentaire laiss sans
organisation; ces solutions devront permettre den arriver un juste quilibre entre la perte
potentielle de connaissances prcieuses et les sommes monumentales quil en cotera pour
cibler et protger ces connaissances. On sattache produire une analyse de rentabilisation
concernant ce patrimoine documentaire.
27
8. Annexes
La loi tablit Bibliothque et Archives du Canada (BAC) en avril 2004 pour prserver le patrimoine
documentaire du Canada, mettre sur pied une source de savoir institutionnelle durable qui soit
accessible tous, contribuer au progrs culturel, social et conomique du Canada, aider les milieux
qui soccupent dacqurir, de prserver et de diffuser des connaissances, servir de mmoire
permanente de ladministration du Canada (GC) et dfinir les pouvoirs et les responsabilits du
bibliothcaire et archiviste.
28
- Exige le transfert, sous la garde ou la responsabilit du bibliothcaire et archiviste du Canada,
des documents fdraux ou ministriels qui, son avis, prsentent un intrt historique ou
archivistique selon l'chancier et les modalits convenus. Le bibliothcaire et archiviste du
Canada peut exiger le transfert, selon les modalits qu'il fixe, de tout document fdral s'il
estime qu'il risque d'tre dtruit ou gravement endommag, et, sauf instruction contraire du
gouverneur en conseil, il a la garde et la responsabilit des documents des institutions
fdrales qui ont cess leurs activits. (13)
- Dispose que par drogation aux autres lois fdrales, l'administrateur gnral a accs aux
documents administratifs et ministriels. L'accs est toutefois subordonn l'autorisation du
greffier du Conseil priv dans le cas des documents du Conseil priv de la Reine pour le
Canada. Laccs un document dont la communication est restreinte en vertu de lannexe II
de la Loi sur laccs linformation est subordonn lautorisation de la personne
responsable de cette institution. (12,15)
Nota : BAC publie des instructions sur la gestion des documents administratifs, notamment les Lignes
directrices concernant la conservation des documents administratifs communs au sein de
ladministration du Canada. Les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents (APDD)
sont des autorisations gnriques, comme celle donne aux fonctionnaires de dtruire les documents
temporaires.
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp
Pour assurer une excution des programmes, une prestation des services et une communication de
l'information qui soient rentables et axes sur les besoins des Canadiens, les institutions sont tenues :
Pour garantir la gestion efficace et efficiente de l'information tout au long de son cycle de vie, peu
importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistre, les institutions sont tenues de:
29
2.1 inclure les aspects lis la gestion de l'information dans le cycle de planification afin de
s'assurer :
a. que les exigences de la gestion de l'information sont incorpores aux toutes premires tapes
de l'laboration de politiques, de programmes, de services publics et de systmes
technologiques nouveaux ou modifis;
b. que les structures de gouvernance et de responsabilisation sont en place aux fins de la
gestion de l'information;
c. que les possibilits d'infrastructures partages sont maximises en vue d'optimiser
l'interoprabilit des systmes de gestion de l'information.
30
d. envisager le transfert de l'information des organismes non fdraux, sous rserve des
obligations imposes par les lois et les politiques.
2.6 valuer l'efficience et l'efficacit de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie,
c'est--dire :
a. tablir des cadres de responsabilisation pour assurer la gestion approprie de l'information;
b. cerner, documenter et signaler les vulnrabilits et les risques particuliers ainsi que les autres
questions de gestion importantes, et instaurer des mesures correctives sil y a lieu.
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_121/siglist_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_121/siglist_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_93/csp-psc_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_93/csp-psc_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-2_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-2_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_161/siglist_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_161/siglist_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/mit-gti_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/mit-gti_f.asp
31
Politique sur la structure de gestion des ressources et des rsultats ( renouveler)
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/mrrsp-psgrr/mrrsp-psgrr_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/mrrsp-psgrr/mrrsp-psgrr_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/ia-vi_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/ia-vi_f.asp
Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/polhrm-plogrh_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/polhrm-plogrh_f.asp
Politique sur lobligation de prendre des mesures dadaptation pour les personnes handicapes dans
la fonction publique fdrale
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_852/ppaed_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_852/ppaed_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt_f.asp
Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation
des services
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/puolcsp-pllocpps_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/puolcsp-pllocpps_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1-1_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1-1_f.asp
32
Principales dfinitions contenues dans la Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada
http://198.103.98.49/en/showtdm/cs/L-7.7
http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/L-7.7
document "record" : lments d'information, quel qu'en soit le support; la prsente dfinition ne
vise pas les publications.
document fdral "government record" : Document qui relve d'une institution fdrale.
document ministriel "ministerial record" : Document d'un membre du Conseil priv de la Reine
pour le Canada, affrent sa qualit de ministre, l'exclusion des documents personnels ou
politiques et des documents fdraux.
publication "publication" : Article de bibliothque mis la disposition quel que soit le mdia, la
forme ou le support utilis, notamment imprim, enregistrement ou en ligne du grand public ou d'un
segment particulier du public, par abonnement ou autrement, en de multiples exemplaires ou
plusieurs endroits, titre gratuit ou contre rmunration.
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp
Voici les termes connexes qui sont rattachs au terme cadre Information administrative :
Documents (Records) : Tous documents d'information, quels que soient leur forme et leur support,
notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique,
photographie, film, microformule, enregistrement sonore, magntoscopique ou informatis, ou toute
reproduction de ces lments d'information. (Loi sur la Bibliothque et les Archives du Canada; Loi sur
l'accs l'information)
NB : un document textuel est une archive papier.
33
Documents essentiels (Essential records) : documents essentiels la poursuite ou au
rtablissement des fonctions essentielles de l'institution; titre d'exemple, documents qui :
ont une incidence sur les droits fondamentaux et juridiques ou les droits de proprit ou autres
des personnes physiques ou morales;
sont le plus utiliss et le plus en demande;
exigeraient un engagement excessif en temps, en argent et en main-d'oeuvre s'il fallait
reconstituer les documents ou les systmes connexes;
correspondent aux documents choisis par les autres institutions administratives dans le cadre de
leurs programmes de gestion des documents essentiels;
doivent tre conservs en vertu d'une loi ou d'un rglement.
(Protection des documents essentiels : Guide abrg l'intention des institutions administratives,
Forum sur la gestion de l'information, 2001)
Matriel publi (Published information) : Aux fins de la prsente politique, le matriel publi s'entend
d'un document de la bibliothque de tout genre, de toute nature et de toute description rsultant de la
publication et de la diffusion aux fins de distribution ou de vente au public. Les publications
comprennent notamment les livres, les cartes, les priodiques, les documents, les documents de
travail ou de discussion, les enregistrements audio ou vido, les publications en ligne/en rseau (tant
statiques que dynamiques), et les disques compacts. Les publications peuvent tre sur n'importe
lequel support sur lequel l'information est rdige, consigne, conserve ou reproduite. Bibliothque
et Archives Canada offre des conseils au sujet des documents sur un site Internet du gouvernement
qui sont considrs comme des livres en vertu de la Loi sur la Bibliothque et les Archives du
Canada.
Cycle de vie (Life cycle) : Le cycle de vie de la gestion de l'information comprend les tapes de la
planification, de la collecte, de la cration, de la rception et de la saisie de l'information; de
l'organisation, de l'utilisation et de la diffusion de l'information; de la conservation, de la protection et
de l'entreposage de l'information; de l'limination et de l'valuation de l'information.
Outils
Contient une liste des outils crs par Bibliothque et Archives Canada pour appuyer la gestion de
l'information des institutions de l'administration fdrale.
34
Gestion du cycle de vie des documents et de l'information
Dans le cadre d'une initiative continue et l'chelle du gouvernement, Bibliothque et Archives
Canada a recueilli un grand nombre de ressources servant de base au renforcement des ressources
et des comptences en GI.
Le systme de contrle des autorisations de disposer des documents (SysCAD) est un systme de
renseignements qui renferme les descriptions sommaires des autorisations de disposer des
documents (ADD) accordes par le bibliothcaire et archiviste du Canada aux institutions fdrales,
ainsi que les copies en ligne de la documentation qui s'y rattache. Il comprend les descriptions de plus
de 2 200 autorisations. SysCAD est maintenant disponible aux institutions fdrales [http://rdacs-
syscad.lac-bac.gc.ca/index_fr.html]. Bibliothque et Archives Canada travaille actuellement rendre le
systme disponible au public.
Guides mthodologiques :
Liste des divers guides de gestion de l'information crs par Bibliothque et Archives Canada pour
appuyer la gestion de l'information des institutions fdrales.
Instructions concernant les documents chiffrs et signs numriquement selon une infrastructure cl
publique
Offrent des intrants actuels la Stratgie d'information, la Stratgie de prestations de services et
l'Architecture des applications et de l'information.
Instructions relatives aux types de fichiers informatiques, aux formats de transfert et aux normes
d'information
Ce document dtermine les types de fichiers informatiques, les formats de transfert et les normes
d'information que Bibliothque et Archives Canada (BAC) recommande pour faciliter l'interoprabilit
de l'information numrique au sein de ladministration du Canada.
35
Instructions pour le transfert des documents d'archives textuels de Bibliothque et Archives Canada
Orientation aux institutions fdrales pour la prparation des documents pour le transfert sous la
garde de Bibliothque et Archives Canada.
Processus suivre par les chercheurs des ministres afin de consulter des documents textuels
assujettis aux Lois sur l'accs l'information et sur la protection des renseignements personnels
Le processus selon lequel un fonctionnaire fdral peut consulter des documents administratifs
textuels dtenus dans les fonds de Bibliothque et Archives Canada.
http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/reports.nsf/html/20031106ce.html
http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20031106cf.html
http://www.infocom.gc.ca/reports/2000-2001t-e.asp
http://www.infocom.gc.ca/reports/2000-2001t-f.asp
http://www.infocom.gc.ca/reports/2002-2003t-e.asp
http://www.infocom.gc.ca/reports/2002-2003t-f.asp
36
http://www.infocom.gc.ca/reports/2004-2005t-e.asp
http://www.infocom.gc.ca/reports/2004-2005t-f.asp
http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=En&n=663F9B29
http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=Fr&n=663F9B29
http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=En&n=BE98080B
http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=Fr&n=BE98080B
http://www.dfait-maeci.gc.ca/department/auditreports/2001/RecordsMgmt01-en.asp
http://www.dfait-maeci.gc.ca/department/auditreports/2001/RecordsMgmt01-fr.asp
http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/internal_audits/reports/2002/rm_final/rmc_final_e.htm
http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/internal_audits/reports/2002/rm_final/rmc_final_f.htm
Office national de lnergie, Examen des pratiques de gestion des documents : Rapport final,
mars 2003
http://www.neb-
one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_e.pdf
http://www.neb-
one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_f.pdf
http://www.nserc.ca/pubs/audit_e.htm
http://www.nserc.ca/pubs/audit_f.htm
Transports Canada, Examen de la scurit de l'information du systme de gestion des dossiers, des
documents et de l'information (SGDDI), novembre 2002
http://www.tc.gc.ca/corporate-services/audit/2001/1577-01-022/index.htm
http://www.tc.gc.ca/services-generaux/verifications/2001/1577-01-022/index.html
Archives nationales du Canada, La Loi sur laccs linformation et la tenue des dossiers de
ladministration fdrale, Rapport 9 - Groupe d'tude de l'accs l'information, aot 2001
37
http://www.atirtf-geai.gc.ca/paper-records1-e.html
http://www.atirtf-geai.gc.ca/paper-records1-f.html
http://www.sshrc.ca/web/about/publications/publications_e.asp
http://www.crsh.ca/web/about/publications/publications_f.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/resources/bpa-epo/bpa-epo00_e.asp
http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/resources/bpa-epo/bpa-epo00_f.asp
Bien que les organismes soumis une vrification soient trs diffrents les uns des autres et que le
domaine d'intrt particulier de chaque vrification varie, il est possible de tirer certaines conclusions
gnrales :
- La qualit de la gestion de linformation nest pas uniforme dun ministre et dun organisme
lautre les employs sont conscients de limportance de bien grer linformation et grent au
mieux de leurs connaissances celle quils crent et utilisent; cependant, dans bien des cas, ils
ne sont pas au fait des rgles de base de la gestion de linformation au gouvernement fdral
et ne disposent pas des outils ncessaires pour bien grer linformation.
- Il est hautement probable que de linformation ayant une valeur archivistique soit dtruite en
raison dun manque de systmes de contrle appropris ou dune mauvaise comprhension
des politiques existantes, ou encore que de linformation essentielle ne soit pas archive dans
des installations extrieures en vue de la protger dans le cas o surviendrait une situation
durgence.
- Bien quil soit difficile de donner des chiffres exacts, il est probable que le cot de la gestion
de linformation soit plus lev quil ne le devrait, tant donn labsence dune approche
cohrente et exhaustive concernant les pratiques de gestion de linformation dans les
ministres et, dans une certaine mesure, lchelle du gouvernement.
- Les documents imprims relevant des groupes ministriels de services des documents sont
gnralement grs conformment aux politiques et aux pratiques exemplaires en la matire;
cependant, tant donn labsence dune politique de gestion des documents applique de
faon stricte, les units oprationnelles individuelles ont habituellement tendance laborer
leur propre processus de gestion des documents imprims et lectroniques cela peut
donner lieu de bons rsultats court terme pour lunit de travail, mais compromet toutefois
la gestion de la mmoire et des connaissances ministrielles et entrane un manque important
duniformit, particulirement en ce qui a trait aux documents lectroniques.
- Le manque de gestionnaires ayant reu une formation spcialise dans la gestion des
documents et pouvant prodiguer des conseils au personnel peut faire en sorte daccrotre les
risques; il faut consacrer plus defforts la diffusion, entre autres choses, des politiques, des
documents et des outils dont on dispose lheure actuelle afin de guider le personnel.
- Les solutions technologiques savrent souvent efficaces, mais elles ncessitent des analyses
de retour sur investissement compltes avant de prendre toute dcision les concernant, ainsi
quune formation rigoureuse et continue afin de sassurer de la comptence de tous les
utilisateurs pour ce qui est demployer des outils lectroniques de gestion des documents; les
problmes relatifs aux utilisateurs constituent le facteur le plus important de stockage
inappropri des documents laide de nouveaux outils lectroniques (voir, p. ex., Examen de
la scurit de l'information du systme de gestion des dossiers, des documents et de
l'information (SGDDI).
38
- Le leadership exerc par la haute direction constitue un lment crucial de toutes les
pratiques efficaces de gestion des documents; un manque de leadership entrane un
sentiment dinsouciance chez les employs.
- La gestion de linformation doit constituer une part essentielle de la planification ministrielle
la direction doit se poser la question suivante : quels niveaux dinvestissements doit-elle
consacrer aux ressources relatives la gestion des documents (notamment, les
professionnels affects la gestion des documents, les employs informs, les locaux et les
installations, les processus de traitement des documents, les outils et le soutien
technologiques ainsi que la surveillance exerce par la direction) pour tre en mesure de
satisfaire la fois aux obligations lgales et ses exigences lies aux secteurs dactivit?
- On ignore le cot total exact associ au fait de satisfaire toutes les exigences en matire de
gestion des documents et de gestion de linformation, mais on estime quil est considrable.
- En gnral, on dispose dun ensemble raisonnable dinstructions et de pratiques visant
empcher la divulgation inapproprie des renseignements personnels et dautres
renseignements classifis, et les employs individuels accordent une grande importance au
fait de traiter ce type dinformation de manire respecter les droits des particuliers et les
obligations des ministres.
- Au nombre des lments communs dun bon contrle de la gestion de linformation, on
compte : une formation et une sensibilisation appropries; une conception efficace des
systmes et des processus; un contrle, des audits et des efforts damlioration soutenus.
Gina Smith, directrice principale, Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada, Division des stratgies
de gestion de l'information, smith.gina@tbs-sct.gc.ca, 613-946-3052, en ce qui concerne le
renouvellement de la Politique sur la gestion de linformation gouvernementale du Conseil du Trsor.
39
Historique des principaux vnements rcents
1989 - Approbation de la Politique sur la gestion des renseignements dtenus par le gouvernement
par le Conseil du Trsor
1999 - Rapport de John English sur la Bibliothque nationale et les Archives nationales du Canada
2002 - Publication par le Secrtariat du Conseil du Trsor du rapport final du Groupe dtude de
laccs linformation
2003 - Rapport annuel de la vrificatrice gnrale, chapitre sur la protection du patrimoine culturel
40
Principales donnes financires concernant Bibliothque et Archives Canada
41