Manual de Usuario Comprador

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Mdulo Administracin de
Presupuesto

Iconstruy e S.A .
S erv icio de Atencin Telefnica: 486 11 11
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ndice

NDICE .....................................................................................................................................1

DESCRIPCIN GENERAL.........................................................................................................2
CONFIGURACIN ....................................................................................................................3

1. Atributo de Empresa...........................................................................................................3
2. Roles de Usuario...............................................................................................................3

FUNCIONALIDADES.................................................................................................................4

1. P RESUPUESTO POR CUENTA C OSTO.............................................................................................4

2.- PRESUPUESTO POR RECURSO...........................................................................................8
3. C ARGA Y CREACIN DE P RESUPUESTOS..................................................................................... 11
3.1. Carga masiva de presupuesto .......................................................................................... 11
2.2. Carga Manual de Presupuesto por Recurso........................................................................ 12

PREGUNTAS FRECUENTES.................................................................................................... 14

MENSAJES DE ERROR........................................................................................................... 15

GLOSARIO ............................................................................................................................. 15

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Descripcin General
El m dulo Presupuesto tiene la finalidad de ayudar a las empresas a tener un control de
gestin ms eficiente, realizando su gestin de abastecimiento para cada centro de
gestin u obra en lnea con su presupuesto.

Iconstruye brinda la posibilidad para controlar este presupuesto por Cuentas de Costo (a
nivel contable) y por Recursos (a nivel de material), permitindole a la empresa
comprador un control diario de las operaciones realizadas. Lo anterior a que este mdulo
es transversal a todos los dems, por lo que se puede consultar desde Pedido de
Mater iales, Compras y Reportes, de manera de realizar sus pedidos y compras contra
presupuesto y revisar lo recibido y facturado con lo presupuestado.

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Configuracin

1. Atributo de Empresa

En Presupuesto no existen atributos especiales a nivel de empresa, puesto que los roles
se definen a nivel de usuario.

2. Roles de Usuario

Los Roles de Usuario que per miten acceder a las funcionalidades del Mdulo de
Presupuesto son:

1) Presupuesto por Cuenta de Costo:

Usuario tendr opcin de cargar el presupuesto por cuenta costo, este presupuesto es el
que controla los gastos, a nivel contable segn lo proyectado.

2) Presupuesto por Recurso:

Usuario tendr opcin de cargar presupuesto por recurso, este presupuesto es el que
controla lo consumido a nivel de materiales segn lo proyectado.

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Funcionalidades
1. PRESUPUESTO POR CUENTA COSTO

El Presupuesto por Centro de Costo es aquel que se refiere al detalle en pesos ($) de
cada cuenta contable, a realizar en el desarrollo de la actividad segn proyeccin
realizada. Este mdulo, per mite cargar lo presupuestado para cada cuenta contable
durante toda la obra, dado que hay comparacin con lo presupuestado desde las
solicitudes de materiales ( Pedido de Materiales), hasta las aprobaciones de las rdenes
de compra y ter minando en los reportes de gestin.

Este presupuesto se carga a travs de una plantilla de llenado en formato Excel o

cargando cada tem a un cdigo especifico.

Para iniciar la creacin de un tem de este tipo de presupuesto o realizar una carga
masiva de ste, se debe seleccionar la opcin Presupuesto Cuenta de Costo dentro del
men de Administracin.

Ingresar a la pgina Listar Presupuesto por Cuenta de Costo, la que contiene un

listado de todos los presupuestos cargados (figura 1).

Figura 1. Listar presupuesto por cuenta de costo

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Cada una de los presupuestos presenta las siguientes opciones:

o Editar la lnea: Per mite modificar un tem del presupuesto.
o Elim inar lnea: Per mite eliminar un tem del presupuesto.
o Historial lnea: Deja registro de las modificaciones realizadas y los usuarios
que la han realizado.

Al final de la pgina, el usuario encontrar tres botones con las opciones de:
o Plantilla: Per mite acceder a la plantilla de carga masiva de presupuesto1.
o Subir: Para enviar el documento a cargarse. Examinando en el PC para adjuntar
el documento del presupuesto.
o Crear tem : Crea un nuevo cdigo dentro del presupuesto. Para esto el usuario
debe ingresar el cdigo de Cuenta Costo, Descripcin y Monto presupuestado
para ese tem. Una vez ingresado estos datos, el usuario debe hacer clic en
Guardar (figura 2).2

Figura 2. Crear tem presupuesto

El presupuesto por Centro de Costo puede ser consultado y controlado desde el Mdulo
de Pedido de Materiales y Compras. Al realizar la distribucin de las Cuentas de Costo
en la creacin de cada uno de esos requerimientos, el sistema muestra lo presupuestado
contra lo comprado y el saldo pendiente (figura 3).

1
Ver secuencia en captulo 3, Creacin y Carga de Presupuesto.
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Ver secuencia en captulo 3, Creacin y Carga de Presupuesto.

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Figura 3. Consulta presupuesto por cuenta costo

Adems una vez que el usuario verifica, antes de enviar el pedido de materiales o la
orden de compra, puede consultar el Presupuesto. Esa mis ma opcin la tiene disponible
el aprobador antes de aprobar la solicitud, como se muestra en la figura 4.

Figura 4. opcin de consultar presupuesto en aprobar PM

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En el mdulo Reportes tambin hay un control de presupuesto en el Reporte Cuentas

de Costo. Como se aprecia en la figura 6, en este reporte el usuario obtienen la
informacin para comparar por cuenta de costo lo comprado, con lo recibido, facturado y
presupuestado, y visualizar el saldo presupuestado facturado.

Figura 5. Reporte de cuenta costo, presupuestado

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2.- PRESUPUESTO POR RECURSO

El Presupuesto por Recurso es aquel que se refiere al detalle en pesos ($) de cada
mater ial a ocupar en el desarrollo de la actividad segn la proyeccin hecha por el
Departamento de Estudios y Propuestas. Este mdulo, per mite cargar lo presupuestado
para cada material durante toda la obra, con el fin de controlar la gestin de adquisiciones
por cada material desde el mdulo de Pedido de Materiales hasta el de Compras.

Este presupuesto puede ser cargado a travs de una plantilla de llenado en formato Excel
cargando cada tem a cdigo especifico. Este presupuesto puede ser modificado segn
las necesidades de cada constructora.

Para iniciar la creacin o carga masiva de un presupuesto por recurso, lo primero que el
usuario debe hacer es seleccionar la opcin Presupuesto por Recurso en el men
Administracin. Como se ve en la figura 6, ingresar a una pantalla que contiene un
listado de todos los presupuestos por recurso cargados por el centro de gestin.

Figura 6. Listado de presupuesto por recurso

Cada una de los presupuestos presenta las siguientes opciones:

o Editar la lnea: Per mite modificar en cada tem del presupuesto, tanto la
unidad, la cantidad y/o el precio.
o Elim inar lnea: Per mite eliminar un tem del presupuesto.
o Historial lnea: Deja registro de las modificaciones realizadas y los usuarios
que la han realizado.

Al final de la pgina, el usuario encontrar tres botones con las opciones de:
o Plantilla: Per mite acceder a la plantilla de carga masiva de presupuesto.

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o Subir: Para enviar el documento a cargarse. Examinando en el PC para adjuntar

el documento del presupuesto.
o Crear tem : Es para crear tem en el presupuesto de forma puntual.

Este Presupuesto por Recurso puede ser consultado y controlado desde el Mdulo de
Pedido de Materiales y Compras. Al realizar la distribucin de las Cuentas de Costo en
la creacin de cada uno de esos requerimientos, el sistema muestra lo presupuestado
contra lo comprado y el saldo pendiente (figura 7).

Figura 7. Consulta presupuesto

Adems una vez que el usuario verifica, antes de enviar el pedido de materiales o la
orden de compra, puede consultar el Presupuesto. Esa mis ma opcin la tiene disponible
el aprobador antes de aprobar la solicitud, como se muestra en la figura 8.

Figura 8. Consultar presupuesto

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En el mdulo Reportes tambin hay un control de presupuesto en el Reporte de Maestro

de Materiales. Como se aprecia en la figura 9, en este reporte el usuario obtiene la
informacin para comparar por cuenta de costo lo comprado, con lo recibido, facturado y
presupuestado, y visualizar el saldo presupuestado facturado.

Figura 9. Reporte maestro de materiales

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3. CARGA Y CREACIN DE PRESUPUESTOS

La creacin y carga de presupuestos, tanto para el por Recurso como por Cuenta de
Costo, se realizan de la misma manera, a travs de dos mecanismos:
1) Carga Masiva
2) Creacin por tem

3.1. Carga masiva de presupuesto

Para iniciar la carga masiva, el usuario debe presionar el botn Plantilla.

Automticamente se abrir un documento Excel que contiene los siguientes campos a
llenar:
o Cdigo del material
o Descripcin
o Unidad
o Cantidad
o Precio unitario

Tras ingresar la informacin, se debe guardar el documento en el PC para luego

importarlo a Iconstruye presionando el botn Subir ubicado en el sector inferior de la
pantalla principal de Presupuesto por Recurso.

Figura 10 Plantilla Excel.

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Se busca en el PC el documento a subir, para luego hacer clic en adjuntar y

posteriormente Enviar.

Figura 11. Cargar Presupuesto

En la opcin enviar el sistema muestra un mensaje informativo, que indica que el archivo
quedar listo en 24 horas, siempre que se haya recibido correctamente. De lo contrario
aparece un error. Para informarse de la correcta carga del documento, el usuario debe
sealar un e-mail de aviso para que el sistema le enve un mensaje una vez finalizado el
proceso.

2.2. Carga Manual de Presupuesto por Recurso

Para la creacin manual de un nuevo tem, se debe presionar el botn Crear tem en la
pantalla principal de Presupuesto (figura 12).

Figura 12. Crear tem

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Ingresar a una pantalla, en la que debe deter minar (figura 13):

o Cdigo
o Descripcin
o Unidad
o Cantidad
o Precio

Figura 13. Ingresar tem

Una vez determinada la informacin, se finaliza el proceso haciendo clic en el botn

Guardar.

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Frecuentes
Preguntas F recuentes

1.- Dnde puedo hacer seguim iento del presupuesto?

En los mdulos de Pedido de Material, Compras y Reportes.

2.- Cm o cargar el presupuesto?

La carga de presupuesto se realiza por obras o Centro de Gestin y puede realizarse de
forma manual, es decir, ingresando cdigo a cdigo, o de forma masiva a travs de una
planilla Excel para cargarlo de forma masiva.

3.- Quin adm inistra el Presupuesto?

Los usuarios que tengan acceso al presupuesto lo define la empresa y esos usuarios
tienen la posibilidad de editar o modificar el presupuesto existente, adems crear nuevos
cdigos dentro del presupuesto, quedando el registro en el historial de los usuarios que
han realizado modificaciones.

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Mensajes de Error

1.- No carg el presupuesto

Al examinar y antes de seleccionar opcin de enviar, el usuario debe adjuntar el archivo,
de esta forma se enviar informacin a Iconstruye.

G losario

o Recursos: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad, una

peticin, una solicitud, materiales que se solicitan para ejecutar una accin.

o Cuentas de Costo: Cuentas contables que son cargadas para controlar los gastos
de la obra a ese nivel. Esas cuentas son definidas en el Estudio de Propuesta y
quedan en el libro maestro de la obra.

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