PROGRAM PENGELOLAAN PERALATAN LABORATORIUM

INSTALASI LABORATORIUM
TAHUN 2016

No. Dokumen No.Revisi Halaman

Tanggal terbit Ditetapkanoleh

Direktur RSUD Cilacap
PROGRAM
01 September 2016
Dr. Pramesti Griana Dewi,M.Kes,M.Si

A. PENDAHULUAN

Peralatan laboratorium merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting
dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, baik di Rumah Sakit
maupun di sarana pelayanan kesehatan lainnya, sehingga kondisi dan fungsi peralatan
laboratorium harus baik agar dapat mendukung pelayanan medik yang prima pada sarana
pelayanan kesehatan tersebut.
Pengembangan pelayanan yang berorientasi pada keselamatan pasien di Rumah
Sakit Mardi Rahayu membutuhkan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai sesuai
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Banyak faktor yang
mempengaruhi perkembangangan pelayanan. Faktor utama adalah peningkatan mutu
pelayanan kepada pasien yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pelayanan kesehatan
di Rumah Sakit dalam menegakkan diagnosis. Faktor lainnya adalah efisiensi dan
efektifitas peralatan yang digunakan di laboratorium.
Untuk menjamin mutu pelayanan laboratorium, maka peralatan laboratorium harus
terjaga dan terpelihara dengan baik. Pelayanan laboratorium yang bermutu, unggul dan
profesional merupakah harapan dari masyarakat. Pelayanan laboratorium yang aman harus
tanpa kesalahan dalam pemeriksaan, interpretasi hasil, verifikasi dan validasi hasil.
Kesalahan dan ketidaktelitian dalam pemeriksaan mengakibatkan kerugian baik pada
pasien maupun Rumah Sakit serta dapat mengakibatkan peningkatan angka kematian.
Program pengelolaan peralatan laboratorium menjadi salah satu cara untuk
mengatasi permasalahan tersebut di atas.

B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Meningkatkan jaminan kualitas pelayanan laboratorium sesuai dengan ilmu
pengetahuan dan teknologi di bidang kedokteran
2. Tujuan Khusus
 a. Meningkatkan pengawasan, monitoring dan evaluasi pemanfaatan reagensia dan
peralatan laboratorium sehingga dapat memberikan manfaat yang besar bagi
pelayanan pada pasien
b. Pemilihan dan pengadaan peralatan laboratorium bertujuan untuk meningkatkan
jumlah layanan pemeriksaan laboratorium dan menunjang mutu layanan Rumah
Sakit.
c. Pengelolaan dan pemeliharaan peralatan laboratorium bertujuan untuk menjamin
semua alat dapat berfungsi dengan baik sehingga dapat dioperasionalkan, dapat
diterima serta aman bagi para operator.

C. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Perencanaan
2. Seleksi dan pengadaan peralatan
3. Instalasi peralatan baru
4. Edukasi staf
5. Kalibrasi dan pengujian alat
6. Maintenance peralatan
7. Troubleshooting
8. Service and repair
9. Retiring and disposing
10. Monitoring dan evaluasi

D. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Perencanaan
a. Menganalisis kebutuhan peralatan instalasi laboratorium
b. Menetapkan jenis alat yang akan digunakan sesuai dengan jenis layanan
c. Menetapkan jumlah alat yang dibutuhkan sesuai dengan volume pelayanan (jumlah
layanan dan frekuensi layanan)
d. Memastikan unit alat yang akan dipesan secara lengkap (termasuk spare part dan
aksesoris)
e. Memastikan mendapat paket pelatihan bagi petugas laboratorium
f. Memastikan mendapat layanan purna jual, ketersediaan serta suplai spare part dan
reagensia
g. Memastikan infrastruktur laboratorium mendukung peralatan yang dipesan
h. Membuat anggaran biaya pengadaan alat laboratorium
i. Menentukan sistem pengadaan alat (pembelian atau kerjasama operasional)

2. Seleksi dan Pengadaan

a. Instalasi laboratorium mengajukan usulan pengadaan / permintaan alat sesuai
dengan prosedur yang berlaku (sesuai program dan kebutuhan)
b. Menyerahkan formulir permintaan pengadaan alat ke bagian pembelian medik
c. Bagian pembelian medik menerima formulir permintaan pengadaan alat, kemudian
mencari penawaran dan kualifikasi alat serta harga dari pihak distributor; sekurang-
kurangnya 3 distributor kecuali bila alat tersebut dibawa oleh distributor tunggal
 d. Pihak distributor masing-masing mempresentasikan alat yang ditawarkan dan
menjawab pertanyaan yang diajukan dalam rangka mengetahui detail alat
e. Instalasi laboratorium mengajukan usulan pemilihan alat laboratorium berdasarkan
urutan prioritas
f. Usulan instalasi laboratorium akan dikaji oleh pihak direksi, manajemen dan
yayasan untuk menentukan alat mana yang akan dipilih dan status alat tersebut (beli
atau KSO)

3. Instalasi Peralatan Baru

a. Menyiapkan disain ruangan yang memadai bagi peralatan yang akan digunakan
b. Menyiapkan kebutuhan listrik, de-ionized water dan saluran pembuangan limbah
c. Melakukan pemeriksaan fisik alat yang akan diinstal:
mencocokkan alat dengan perjanjian kerja sama (PKS) dan brosur mengenai
merk, tipe / model dan jumlah unit
dokumen teknis yang terdiri dari certificate of origin, test certificate, annual
(operation, service, installation, schematic diagram) serta ijin edar
d. Pelaksanaan pemasangan alat oleh vendor yang ditunjuk
e. Pelaksanaan pengujian alat secara keseluruhan melalui uji bagian-bagian alat dengan
kemampuan maksimum sehingga dapat diketahui apakah secara keseluruhan alat
tersebut dapat dioperasikan dengan baik sesuai fungsinya oleh teknisi vendor
f. Melakukan uji keselamatan untuk memperoleh kepastian tidak ada bahaya yang
ditimbulkan akibat pemakaian alat tersebut, misalnya kebocoran arus listrik,
pembumian, kebocoran saluran pembuangan dll
g. Melakukan uji coba alat serta kesiapan operator sebelum alat digunakan
h. Serah terima alat dari vendor ke petugas laboratorium

4. Edukasi Staf
a. Menentukan jenis peralatan yang perlu pelatihan
b. Menginventarisir tenaga teknis laboratorium yang memerlukan pelatihan, melakukan
pendataan semua tenaga teknis laboratorium sesuai dengan UTW dan peralatan
c. Menentukan tenaga teknis yang memerlukan pelatihan
d. Menentukan jenis pelatihan yang dibutuhkan
e. Mencari dan menentukan narasumber pelatihan
f. Menentukan tempat dan waktu pelatihan
g. Melaksanakan pelatihan
h. Melakukan evaluasi hasil pelatihan. Tenaga teknis laboratorium yang telah
mengikuti pelatihan dilakukan observasi setelah 1 bulan mengikuti pelatihan

5. Kalibrasi dan pengujian alat

6. Maintenance alat
a. Maintenance harian
 - Alat selalu dibersihkan dari debu dan cairan / reagensia yang tumpah karena akan
menyebabkan alat menjadi cepat berkarat. Pembersihan digunakan bahan yang
direkomendasikan oleh pabrik
- Menyalakan (start up), kontrol harian, kalibrasi, mematikan (shut down)
- Mengecek suhu optimal operasional alat agar dapat berfungsi dengan baik

b. Maintenance rutin
Maintenance rutin dilakukan oleh teknisi dari vendor tiap 6 bulan sekali.
Jadwal maintenance alat-alat laboratorium adalah sebagai berikut :
- XN series (hematologi rutin 5 diff) dilakukan 4 bulan sekali oleh teknisi rekanan
dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- KX-21 (hematologi rutin 3 diff) dilakukan 4 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan
sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- ILAB ARIES (kimia klinik) dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan
sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- ILAB 650 (kimia klinik) dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan
sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- Nova pHOX-plus (analisis gas darah / BGA) dilakukan 4 bulan sekali oleh teknisi
rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- Stago ST ART (koagulasi)dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan
sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- ILYTE dan Easylite (elektrolit) dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan
sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- Micro (Laju endap darah) dilakukan 4 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan
sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- Urin Analisis AE-4020 (urin) dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan
sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- VANS-Lab (Laboratory Information System / LIS) dilakukan 3 bulan sekali oleh
teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
- Nyco Card Rider II dilakukan 3 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-
waktu apabila terjadi trouble

7. Troubleshooting
a. Jika alarm error alat berbunyi atau alat tidak dapat dihidupkan, petugas laboratorium
melapor ke kepala jaga
b. Kepala jaga berkoordinasi dengan koordinator / kepala seksi laboratorium klinik
c. Kasie laborat melakukan verifikasi trouble dan melakukan langkah-langkah
troubleshooting seperti yang tertuang pada manual book alat
d. Kasie laborat menelpon teknisi vendor dan dipandu untuk mengatasi trouble bila
memungkinkan, bila tetap tidak dapat diatasi maka teknisi vendor diminta datang
untuk melakukan perbaikan
 e. Saat teknisi datang, petugas dan Kasie laborat memberitahukan kerusakan yang
dialami pada teknisi
f. Setelah teknisi selesai melakukan perbaikan, teknisi menyerahkan work service
report kepada petugas laboratorium
g. Setelah proses perbaikan dilakukan, didokumentasikan dengan melakukan cek list
QC harian, mengisi log book / kartu maintenancealat dan teknisi membuat job shift

8. Service and repair

....................................................

9. Retiring and disposing

Semua peralatan laboratorium yang digunakan untuk pemeriksaan berstatus KSO
(Kerja Sama Operasional). Retiring dan disposing alat dilakukan apabila terjadi
kerusakan pada alat yang tidak dapat diperbaiki atau masa pinjam pakai yang tertuang
dalam addendum telah habis.

10. Monitoring dan Evaluasi

a. Melakukan inventarisasi pada semua peralatan laboratorium
b. Melakukan monitoring kelayakan peralatan berdasar kalibrasi dan maintenance
yang dilakukan
c. Melakukan evaluasi pemakaian alat disusul dengan tindak lanjutnya berupa
penentuan apakah alat tersebut digunakan atau tidak digunakan lagi di instalasi
laboratorium

E. SASARAN
No Kegiatan Sasaran Target PIC
.
1 Perencanaan 100 % Ka Instalasi
2 Seleksi dan pengadaan alat 100 % Ka Instalasi
3 Instalasi peralatan baru 100 % Ka Instalasi
4 Edukasi staf 100 % Ka Instalasi
5 Kalibrasi dan pengujian alat 100 % Ka Instalasi
6 Maintenance 100 % Ka Instalasi
7 Troubleshooting 100 % Ka Instalasi
8 Service and repair 100 % Ka Instalasi
9 Retiring and disposing 100 % Ka Instalasi
10 Monitoring dan evaluasi 100 % Ka Instalasi
F. JADWAL PELAKSANAAN
No Uraian Waktu Pelaksanaan
. Jan Fe Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
b
1 Perencanaan
2 Seleksi&pengadaan alat
3 Instalasi peralatan baru
4 Edukasi staf
5 Kalibrasi & pengujian
alat
6 Maintenance
7 Troubleshooting
8 Service and repair
9 Retiring & disposing
10 Monitoring & evaluasi

G. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN TINDAK LANJUT

Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program pengelolaan peralatan laboratorium
dilakukan setelah terealisasi. Laporan pelaksanaan kegiatan program pengelolaan
peralatan laboratorium kepada Direktur Medik dan Perawatan

H. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

- Pencatatan : dilakukan pencatatan hasil terealisasinya program pengelolaan
laboratorium
- Laporan pelaksanaan kegiatan terealisasinya program pengelolaan peralatan
laboratorium kepada Ka-Instalasi Laboratorium, Kabid Penunjang Medik dan Direksi
- Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap akhir tahun