TOPDESK MAGAZINE - MAART 2017 23

Richard van Veen en Harry Honebecke, beiden dialysetechnicus bij de technische dienst van Dialyse Centrum Groningen

Goed onderhoud, geen zorgen

Voor patinten van Dialyse Centrum Groningen is hun dialyseapparatuur van
levensbelang. Goed onderhoud van die apparatuur is dat dus ook. Daarom heeft de
technische dienst al het onderhoud gestructureerd en gedigitaliseerd. Natuurlijk is
dat handig voor het management en de auditors. Maar je doet het vooral voor jezelf:
je wt gewoon dat je niks vergeet.
Tekst: Niek Steenhuis Fotografie: Aad Hogendoorn

Zie je het verschil? Harry Honebecke toont twee bekertjes water.
Die heeft hij zojuist getapt uit verschillende kraantjes van de twee
grote waterzuiveringsinstallaties waar we naast staan. In het ene
bekertje ziet het water er glashelder uit, in het andere iets anders
van kleur. Dit water is wat je elke dag drinkt. Het glasheldere is wat
je krijgt als je kraanwater ontdoet van alle toegevoegde stoffen: puur
H2O. Maar omdat dat te agressief is voor het lichaam, wordt dit
gezuiverde water vervolgens weer aangevuld met exact gedoseerde
stoffen. Zo hebben we volledige controle over het water dat voor
dialyses wordt gebruikt.
Onderhoud van levensbelang
Harry Honebecke is dialysetechnicus bij de technische dienst
van Dialyse Centrum Groningen (DCG). Met drie collegas is hij
verantwoordelijk voor het onderhoud van alle apparatuur die nodig
is voor de meer dan honderd dialyses die dagelijks in het DCG en bij
patinten thuis worden uitgevoerd. Ze onderhouden de apparatuur
in hun hoofdlocatie op het terrein van het Universitair Medisch
Centrum Groningen, waaronder de waterzuiveringsinstallatie en meer
dan honderd dialysemachines, maar ook de apparatuur op locatie
bij de verschillende zorgcentra in Noord-Nederland. Patinten zijn
24 TOPDESK MAGAZINE - MAART 2017
echt afhankelijk van deze apparatuur, vertelt Honebecke. Ze liggen
hier of thuis drie keer per week voor een dialyse van vier uur, en als
ze kiezen voor thuisdialyse duurt elke behandeling soms nog langer.
Deze behandelingen zijn erg intensief, maar de patinten kunnen
niet zonder. Goed onderhoud van die apparatuur en alles eromheen
is dus van levensbelang, want dat bepaalt de kwaliteit van de zorg.
Het dialysewater moet precies goed zijn, de dialysemachines moeten
perfect werken en de stroomvoorziening mag niet uitvallen.
Excel-lijstjes en een papieren agenda
Om dit onderhoud in goede banen te leiden, moest de technische
dienst voorheen veel administratief handwerk verrichten. Er waren
veel lijstjes, vertelt Honebecke. Verschillende inventarislijsten stonden
ergens fysiek in een kast, en voor elk apparaat was een Excel-sheet
met gepland en uitgevoerd onderhoud. Daarnaast gebruikten we voor
gepland en gepleegd onderhoud een papieren agenda, vult zijn collega
Richard van Veen aan.
Honebecke: Het probleem was dat je het overzicht niet had.
Voor alle belangrijke apparaten zoals de dialysemachines en de
waterzuiveringsinstallatie was het onderhoud altijd wel op orde,
maar voor niet-kritische apparatuur was het soms echt zoekwerk. Het
lastige was dat je uit al die lijstjes niet makkelijk kon afleiden wat er
nog moest gebeuren. Je moest elke keer al die Excel-lijsten langs om
te kijken wat de status was van bepaald onderhoud, en of je er nog
iets mee moest. Dan kon het voorkomen dat twee mensen hetzelfde
apparaat controleerden.
Convenanten, managementvragen en ambitie
Die situatie was niet houdbaar. Deels omdat het management meer
inzicht wilde in zaken als: welke apparaten zijn er, wanneer is er
onderhoud op gepleegd en welke apparaten zijn vervangen of zijn aan
vervanging toe? Daar komt bij dat HKZ-auditors, sinds de invoering van
de Convenant Medische Technologie, controleren of zorginstellingen de
levenscyclus van alle apparatuur hebben vastgelegd, van aanschaf en
invoering tot onderhoud en buitengebruikstelling. Instellingen die dit
niet kunnen aantonen, en er weinig aan doen dit in de toekomst wel te
kunnen, lopen het risico hun HKZ-certificering kwijt te raken.
Belangrijker was echter dat Honebecke en Van Veen zlf de ambitie
hadden alles inzichtelijk te hebben om hun werk goed te kunnen doen.
Van Veen geeft een voorbeeld: Als iemand van ons ziek was, werd ik
weleens gebeld door een collega met de klacht dat diegene beloofd
had iets te regelen, maar dat dat nog niet gebeurd was. Daar wist ik
dan niks van. Dat vond ik niet echt professioneel; je wilt je collegas
niet lastigvallen met interne aangelegenheden.
Draagvlak creren is belangrijk,
maar soms moet je rigoureuze
besluiten nemen.
De agenda de prullenbak in
Twee jaar geleden zijn Honebecke en Van Veen begonnen met de
implementatie van TOPdesk om hun reactief en gepland onderhoud
te digitaliseren. Zelf zagen ze de potentie van zon systeem wel, maar
de andere collegas waren sceptisch. Van Veen: We hebben er met de
consultant veel tijd in gestoken om ze toch de kansen te laten zien. Dat
betekende veel praten en in de testomgeving laten zien hoe het bij hun
werk kan helpen.
Die digitalisering ging niet zonder slag of stoot, erkent Van Veen:
We wilden af van onze papieren agenda, maar het gebruik ervan was
vrij hardnekkig. Kort nadat we hadden besloten dat we die agenda
niet meer gingen gebruiken, liep een collega langs en schreef er een
afspraak in. Het was een automatisme. Dus op een dag hebben we
die agenda weggegooid. Niet opgeborgen, gewoon de prullenbak
in. Draagvlak creren is belangrijk, maar soms moet je ook rigoureus
besluiten: zo werken we niet langer, we gaan het vanaf nu anders doen.
Makkelijker uitbesteden, overdragen en inwerken
De technische dienst houdt nu meer dan een jaar het preventief en
reactief onderhoud digitaal bij. Meldingen over apparatuur worden
online ingediend door collegas en digitaal afgehandeld door de
technische dienst. Voor preventief onderhoud zijn er onderhoudsreeksen
vooruit gepland, zodat onderhoudstaken automatisch op het juiste
moment op de to-dolijst van de technische dienst verschijnen. Die
digitalisering heeft geleid tot meer inzicht in hun werkzaamheden,
merkt Van Veen: We kunnen precies zien waar we onze tijd aan
besteden. Dus kunnen we ook makkelijk aantonen wanneer onze week
vol zit en er werk moet worden uitbesteed.
Door te digitaliseren is hun werk ook overdraagbaar geworden.
Daar hadden ze kort na de implementatie al direct profijt van, vertelt
Van Veen: In de zomer van 2015 viel ons team terug van vier naar
drie teamleden. Gelukkig hadden we toen TOPdesk al opgetuigd,
zodat we al het werk van diegene inzichtelijk hadden en direct konden
overnemen. Eind vorig jaar kregen ze er weer iemand bij. Die was ook
veel sneller ingewerkt, doordat hij alle informatie in TOPdesk kon vinden.
 TOPDESK MAGAZINE - MAART 2017 25

Rust in het hoofd

Het woord dat het meest valt tijdens het interview, is rust.
Honebecke: TOPdesk helpt ons gigantisch. Het geeft zo veel rust. Van
Veen: We hebben altijd een overzicht van welke meldingen en taken
er allemaal openstaan. En doordat we voor ons hele machinepark
onderhoudsreeksen hebben gepland, weet je zeker dat al het werk een
keer op je to-dolijst verschijnt. Natuurlijk gaat er weleens wat mis of
wordt er een taak niet gedaan, vult Honebecke aan, maar nu wt je
dat tenminste. En je ziet waarom het niet gebeurd is.
Met die rust komt er ruimte in het hoofd en in de agendas om
verbeteringen door te voeren. Van Veen: Doordat we weten dat de
basis op orde is, kunnen we ons nu meer focussen op andere dingen.
We zijn vorig jaar bijvoorbeeld overgestapt op andere dialysemachines.
Dat is een hoop werk: onderzoek doen, offertes aanvragen, apparaten
inkopen, noem maar op. En je moet elke stap verantwoorden. Voor dat
soort dingen hebben we nu meer tijd.

Zo werkt de technische dienst van DCG:

B
 ijna alle meldingen voor reactief onderhoud worden via het
selfserviceportaal ingediend. Deze gewoonte hebben ze hun
collegas aangeleerd door elke keer dat iemand ze belde of op
de gang aansprak, vriendelijk te vragen de melding digitaal in te
dienen. De technische dienst hoeft alleen nog het juiste apparaat
aan de melding te koppelen.
Voor het preventief onderhoud hebben ze jaarlijkse
onderhoudsreeksen gepland. Deze taken verschijnen automatisch
op de juiste datum in de takenlijst, inclusief een omschrijving
van de controlepunten. Sommige apparaten moeten dagelijks
gecontroleerd worden, zoals de waterzuiveringsinstallatie, andere
apparaten maandelijks of jaarlijks.
Elke ochtend heeft de technische dienst een kort overleg waarin
ze het werk bespreken en verdelen: welke meldingen zijn er
binnengekomen, zijn er nog bijzonderheden bij openstaande
meldingen, wie gaat welk onderhoud uitvoeren op welke locatie?
Elke week heeft iemand 24-uursdienst. Deze persoon is oproepbaar
voor noodgevallen, en houdt ook de binnenkomende meldingen in de
gaten, zodat de andere drie zich hier niet druk over hoeven te maken.
Diegene voert ook de periodieke controles uit.
Vlak na het gepleegde onderhoud wordt de administratie bijgewerkt:
het benodigde papierwerk wordt gedaan en de taak wordt
afgesloten. Dit is een verantwoordelijkheid van het hele team. Dat
vraagt discipline, maar doordat hier vanaf het begin op gehamerd is,
gaat dit goed en zijn de gegevens in hun systeem altijd up-to-date.