26 TOPDESK MAGAZINE - MAART 2017

Patrick Mackaaij
is marketeer in team Worcade.

Toegang tot de juiste gegevens

met rechtengroepen en filters
In TOPdesk zijn veel kaarten en modules beschikbaar. Als een behandelaar toegang heeft
tot alle kaarten en modules, is dit onoverzichtelijk of zelfs ongewenst. Via de TOPdesk
Rechtengroepen kunt u de toegang van behandelaars tot modules en kaarten regelen.
Het kan gebeuren dat de behandelaar dan nog niet genoeg overzicht heeft. Met Filters in
TOPdesk Enterprise kunt u opzoeklijsten en kaarten daarom op drie niveaus afschermen.

TOPdesk Rechtengroepen Behandelaarsfilter

Met Rechtengroepen in TOPdesk beheert u de toegang van
behandelaars tot TOPdesk-onderdelen zoals modules. Deze modules
bestaan meestal uit kaarten en instellingen. De TOPdesk-administrator
kan de rechtengroepen beheren via Modules > Ondersteunende
bestanden > Rechtengroepen. Via een rechtengroep geeft u een
TOPdesk-behandelaar bijvoorbeeld de mogelijkheid tot het lezen,
wijzigen en aanmaken van alle eerste- en tweedelijns meldingen.
TOPdesk Filters
Een rechtengroep geeft toegang tot alles in de betreffende groep
en filtert niets. Omdat toegang tot alle kaarten onoverzichtelijk
is, biedt TOPdesk Enterprise drie soorten filters: behandelaars-,
vestigings- en categorisatiefilters. Deze filters werken door in bijna alle
TOPdesk-modules n Rapportmagirs. Ze zorgen ervoor dat alleen de
kaarten zichtbaar zijn waar het filter toegang tot geeft. De TOPdesk-
administrator kan de verschillende filters beheren via Modules >
Ondersteunende bestanden > Filters.
Met een behandelaarsfilter geeft u een behandelaar toegang tot
toegewezen kaarten. Zo kunt u bijvoorbeeld met verschillende
afdelingen, naast elkaar gebruikmaken van n TOPdesk-omgeving.
U kunt de toegang uitbreiden naar:
K
 aarten die zijn toegewezen aan behandelaarsgroepen waar de
behandelaar lid van is;
K
 aarten die zijn toegewezen aan andere behandelaarsgroepen,
maar nog niet aan een specifieke behandelaar;
K
 aarten die zijn toegewezen aan behandelaars in een van de
behandelaarsgroepen waar de behandelaar lid van is;
K
 aarten die nog niet zijn toegewezen aan een behandelaar.
Standaard kan een behandelaar alleen behandelaarsgroepen zien
waar hij lid van is. Indien nodig kunt u de behandelaars toestaan
alle behandelaarsgroepen te zien.

Vestigingsfilter
Met een vestigingsfilter geeft u een behandelaar toegang tot de
kaarten die bij een bepaalde vestiging horen. Zo kunt u een lokaal
aanspreekpunt op een bepaalde vestiging bijvoorbeeld rechten geven
voor kaarten die alleen op zijn of haar vestiging van toepassing zijn.
U kunt de toegang uitbreiden naar:
Kaarten die nog niet gerelateerd zijn aan een vestiging;
Kaarten van een subvestiging (in geval van een hoofdvestiging);
K
 aarten van andere subvestigingen (in geval van een subvestiging);
Kaarten van de hoofdvestiging (in geval van een subvestiging);
Specifieke vestigingen die u aanwijst.
Standaard kan een behandelaar alleen behandelaarsgroepen van de
eigen vestiging kiezen. U kunt de behandelaars echter toestaan alle
behandelaarsgroepen te kiezen.
Categorisatiefilter
Het Categoriefilter beperkt de toegang voor een behandelaar
tot kaarten die specifiek zijn gecategoriseerd. Dat is handig als
de categorisatie in uw organisatie is toegespitst op afdelingen,
bijvoorbeeld ICT, Facilitair en HR. In combinatie met bijvoorbeeld het
vestigingsfilter kunt u zo de toegang tot kaarten verder specificeren.
Indien gewenst kunt u de toegang ook juist uitbreiden naar kaarten die
nog niet zijn gecategoriseerd.
Via Instellingen > Functionele instellingen > Algemeen,
"Categoriefilter filtert alleen opzoeklijsten" kunt u het effect van
het categoriefilter beperken tot het overzichtelijk inkorten van de
categorisatielijst. Behandelaars kunnen kaarten die anders zijn
gecategoriseerd dan wel gewoon zien.
Filters combineren
U kunt voor n behandelaar meerdere filters toepassen. Zo kunt u
bijvoorbeeld instellen dat een behandelaar alleen kaarten mag zien van
de eigen vestiging, met de categorie diensten. In dat geval worden het
vestigings- en categoriefilter met elkaar gecombineerd.
TOPDESK MAGAZINE - MAART 2017 27
Als een behandelaar aan meer dan n filter van hetzelfde type
(vestiging, categorie of behandelaar) is gekoppeld, dan werken deze
cumulatief. Wanneer er bijvoorbeeld twee categoriefilters aan dezelfde
behandelaar gekoppeld zijn, zal hij in een opzoeklijst de waarden zien
uit beide categorien.
Pragmatische uitzonderingen
TOPdesk kent een paar pragmatische uitzonderingen voor het gebruik
van filters. Zo kan een behandelaar een kaart altijd zien als deze op zijn
naam is gezet, zodat hij deze kaart in behandeling kan nemen. Eenmaal
in behandeling blijft de behandelaar de kaart zien zolang hij zelf de
laatste wijziging aan de kaart heeft aangebracht. Zo kan hij eventuele
foutieve handelingen nog herstellen.
Een behandelaar met administrator-rechten kan altijd alle kaarten
zien, ongeacht of er filters van toepassing zijn.
Puzzelen met TOPdesk Consultancy
Filters kunnen een behoorlijke impact hebben op de workflow van de
behandelaars in uw organisatie. Het vestigings- en behandelaarsfilter
is bijvoorbeeld van invloed op de zichtbare ruimtes en objecten in de
planner van de module Reserveringenbeheer. Wanneer u een filter hebt
toegepast, kan dit er bijvoorbeeld voor zorgen dat een behandelaar
alleen een wijzigingsactiviteit kan zien van een uitgebreide wijziging,
maar niet de betreffende uitgebreide wijziging zelf.
Als het werken met filters in uw situatie een uitdagende puzzel is,
neem dan contact op met TOPdesk Consultancy.
Samenwerken met serviceprofessionals
Voor de samenwerking met klanten of leveranciers is Worcade een
praktisch alternatief voor het inregelen van filters. Worcade is een
samenwerkingsplatform waarop klanten en leveranciers gemakkelijker,
leuker n efficinter met elkaar kunnen communiceren. U behoudt
hierbij zelf de regie over welke gegevens u precies deelt. Als klant start
u vanuit een TOPdesk-melding op het tabblad Worcade eenvoudig een
gesprek met een leverancier.
28 TOPDESK MAGAZINE - MAART 2017
U vinkt vervolgens alleen die onderdelen van de
meldingskaart aan die u wilt doorsturen naar uw
leverancier. Uw leverancier krijgt via e-mail een link naar
een webpagina in Worcade en kan daar uw melding
direct afhandelen.
Werkt u als leverancier met TOPdesk? Dan kunt
u Worcade aan TOPdesk koppelen via de TOPdesk-
mailimport. Nieuwe gesprekken die uw klanten via
Worcade starten, vindt u in uw TOPdesk-omgeving gewoon
terug als melding - op het tabblad Worcade.
Volg dit stappenplan voor het inregelen van de TOPdesk-
mailimport voor Worcade: https://worca.de/1e9db
Door Worcade te gebruiken hoeft u geen accounts aan
te maken voor een andere organisatie en geen filters in
te regelen. Daarnaast verstuurt u alleen bewust gekozen
informatie door, in plaats van toegang te geven tot een
hele TOPdesk-kaart.
Worcade is als standaardfunctionaliteit beschikbaar
in alle uitvoeringen van de nieuwe TOPdesk. U activeert
Worcade met een drukopdeknop in de functionele
instellingen van TOPdesk.
Colofon
TOPdesk Magazine downloaden?
Ga naar www.scribd.com/topdesk
TOPdesk Magazine, ht servicemanagement-platform van
Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld
van professionele servicedesks bij IT-, facilitaire, HR- en
overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is
bedoeld voor managers, servicedeskmedewerkers, facilitaire
medewerkers, gemeenteloket-medewerkers en iedereen die in
de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen
van klanten.
TOPdesk Magazine is een uitgave van TOPdesk,
+31 (0)15 270 09 00, info@topdesk.com
Hoofd- en eindredactie: Acacia Kooij, Nicola van de Velde
Redactionele medewerkers: Leo Kranenburg, Fijke Roelofsen,
Laura van Rosenberg, Niek Steenhuis, Luke van Velthoven
Aan dit nummer werkten mee: Mohamed Anaflous,
George Cox, Mark Herrewijnen, Harry Honebecke, Fiona
IJkema, Manon Krijnsen, Patrick Mackaaij, Wolter Smit,
Wisse Stenchlak, Richard van Veen
Vormgeving: Denise van Rijst, Pascal van der Stel
Illustratie: Frank van Klink
Fotografie: Aad Hoogendoorn, Menno van der Bijl
Adverteren? In TOPdesk Magazine is ruimte voor
advertenties en advertorials. Meer informatie:
redactie@topdesk.nl
Oplage: 10.000 exemplaren
Verschijningsfrequentie: 4 x per jaar
Talen: Nederlands, Engels
Copyright 2017 TOPdesk. Hoewel dit tijdschrift met
de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaarden
schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid
voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of
onvolkomenheden in deze uitgave.
Officile partners van TOPdesk: 3Fifty, AskRoger!, Bomgar,
DDC, Delta-N, Gartner, IBIS Software, Mavim, Nexthink,
OGD, Okta, Partners in Technology, Plandatis, RES Software,
Servitect, Scope4mation, Snow Software, Testersuite,
The Backbone, TimeTell, Tools4ever, Victa