Excel 2013 guía básica

Microsoft Excel 2013 BSICO
1
Elaborado por Ing. Daniel Barreto
DURACION: 16 HORAS.
DIRIGIDO A: Todas aquellas personas que deseen adquirir

conocimientos y destrezas en el manejo de una herramienta
de clculo de alta calidad.
REQUISITOS: Conocimiento bsico de Windows y destreza en

el manejo del Mouse.
OBJETIVOS:
Elaborar HOJAS DE CALCULO donde los participantes

aprendan a clasificar y distribuir los datos dependiendo de
sus necesidades de informacin. As como la utilizacin
correcta de los operadores aritmticos tales como suma,
resta, multiplicacin, divisin, etc. Construccin de
frmulas de poca y mediana complejidad.
Utilizacin de las distintas facilidades y bondades de
Microsoft Excel en cuanto a la manipulacin y formato de
datos, a fin de que los participantes adquieran las
suficientes destrezas en el manejo de la herramienta.
Elaborar HOJAS DE CALCULO de POCA complejidad, donde
los participantes aprendan a utilizar las distintas opciones
de Excel en lo que respecta al almacenamiento de la hoja
de clculo, modificacin de su estructura, formateo de
datos, generacin de reportes, creacin de grficos,
ordenamiento de datos, utilizacin de funciones, etc..
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CONTENIDO PROGRAMATICO
1. INTRODUCCIN A EXCEL.
Caractersticas de presentacin.
La Hoja De Clculo
2. PANTALLA INICIAL
La cinta de opciones en Excel 2013
La barra de formulas
3. DATOS.
Tipo de Datos
Introducir datos
Modificar y borrar datos
Guardar e imprimir hojas de clculo
4. OPCIONES DE FRMULAS
Utilizar operadores de clculo en frmulas
Utilizar Funciones
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1. INTRODUCCIN A MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013
Caractersticas de Presentacin.
A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observars la
pantalla Inicio la cual nos permite realizar diferentes acciones como
abrir los libros de Excel que hayan sido utilizados recientemente o crear
un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna plantilla.
1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de

Archivos recientes. Si es la primera vez que abres Excel 2013
entonces no se mostrar ningn archivo, pero conforme hagas uso
de la herramienta la lista de archivos utilizados recientemente ir
creciendo.
2. Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el comando
Abrir otros Libros el cual nos permitir abrir archivos localizados
en nuestro equipo.
3. En el panel de la derecha se encuentra la opcin Libro en blanco
la cual crea un nuevo libro y abre la ventana principal de Excel.
4. El equipo de Microsoft consider conveniente incluir una breve
gua que muestra las caractersticas de Excel 2013. Al pulsar la
opcin Bienvenido a Excel comenzars a dar un paseo por la
herramienta donde aprenders ms de su uso y beneficios.
5. El resto de los iconos del panel derecho son tiles para crear
nuevos libros de Excel basados en Plantillas. Puedes utilizar la
barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y
ver la totalidad de plantillas instaladas en tu equipo.
6. Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas,
entonces puedes realizar una bsqueda de plantillas en el sitio
4
oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de bsqueda que se
encuentra en la parte superior de la pantalla Inicio.
7. Debajo del cuadro de bsqueda se encuentran algunas
sugerencias que adems son vnculos y que al hacer clic sobre
ellos mostrarn las plantillas de Excel que cumplan con dicho
criterio de bsqueda.
8. En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la
opcin para iniciar sesin en lnea y que es una opcin que ser de
utilidad para acceder a recursos y servicios en Internet a travs de
Excel 2013.
ABRIR OTROS LIBROS EN EXCEL 2013

La pantalla Inicio nos permite crear nuevos libros en blanco as como
elegir algn archivo utilizado recientemente sin embargo la opcin Abrir
otros Libros nos permitir explorar otras ubicaciones para encontrar el
libro que deseamos abrir.
La pantalla Abrir nos permite buscar en nuestro equipo local algn libro
y de manera predeterminada muestra acceso al Escritorio y a la carpeta
Mis documentos pero el botn Examinar nos permitir navegar por toda
la estructura de directorios de nuestro equipo o de cualquier dispositivos
que tengamos conectado a l. Algo muy importante a observar es la
opcin SkyDrive la cual nos da acceso al servicio de almacenamiento en
Internet de Microsoft y que nos permite abrir los libros de Excel que
hayamos almacenado en la nube.
VENTANA DE EXCEL 2013

Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en blanco o que
hayamos abierto algn libro existente se mostrar la ventana principal
de Excel. Es importante conocer las partes que la integran ya que
pasaremos la mayora del tiempo utilizando cada una de sus partes.
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1. En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de

herramientas de acceso rpido que nos permite colocar los
comandos que deseamos tener siempre disponibles en dicha rea.
De manera predeterminada tenemos el botn Guardar y los
comandos Hacer y Deshacer.
2. La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la
gran mayora de los comandos de Excel que nos ayudan a trabajar
con la herramienta. Los comandos estn organizados en fichas y
de manera predeterminada Excel 2013 muestra 7 fichas: Inicio,
Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Al
lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el botn Archivo que
nos llevar a la vista Backstage donde encontraremos los
comandos necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro as
como algunos comandos adicionales.
3. Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de
frmulas que es de suma importancia ya que nos permite
ingresar y editar las frmulas para realizar clculos con los datos.
As mismo en esta rea tenemos el cuadro de nombres que
siempre muestra la direccin de la celda que est actualmente
seleccionada.
4. El rea de trabajo de una hoja est representada por columnas y
filas. Las columnas estn identificadas por letras y las filas por
nmeros y en esta rea es donde colocamos nuestros datos. De
manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y
cuyo nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la
parte inferior izquierda del rea de trabajo. Junto a dicha etiqueta
6
se encuentra un botn con el smbolo + que nos permite crear
nuevas hojas.
5. En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la
barra de estado donde la herramienta mostrar mensajes de
importancia y en su extremo derecho encontramos los botones
para cambiar la manera en la que visualizamos un libro as como
el nivel de acercamiento de la hoja.
La Hoja De Clculo
Lo primero que se aprecia es que el aspecto de Excel 2013 como en
todo Office 2013 es ms limpio, y que slo aparece una hoja en lugar de
3, cuando creamos un libro nuevo. Al empezar a trabajar con Excel 2013
se observa que los clculos son ms fluidos, y que las referencias a
celdas se aprecian mejor.
La Hoja de Excel y sus caractersticas

Las caractersticas, especificaciones y lmites de Excel han variado
considerablemente de versin en versin, exhibiendo cambios en su
interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versin
12.0 mejor conocida como Excel 2007. Las hojas de clculo estn
conformadas por columnas y filas. Las Columnas, estn identificadas
por letras y las filas estn identificadas por nmeros. A la intercepcin
de las columnas y filas, se le denomina celda.
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Se puede destacar que la versin de Excel 2007, mejor el lmite de
columnas ampliando la cantidad mxima de columnas por hoja de
clculo de 256 a 16.384 columnas. La cuales estn etiquetadas con
letras, empezando por la letra A y culminando en la columna XFD,
segn la figura.
De la misma forma fue ampliado el lmite mximo de filas por hoja de

clculo de 65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Se sealan por el nmero
de fila: 1,2, 3, etc.
La interseccin de una columna y una fila, se denomina celda y su

nombre o direccin viene dado por la columna a la que pertenece y a
continuacin el nmero de la fila. Por ejemplo, en la figura, la celda
activa es la B2, la cual pertenece a la columna B, fila 1.
Otras caractersticas tambin fueron ampliadas, tales como el nmero

mximo de hojas de clculo que es posible crear por libro que pas de
256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear
que creci de 1 GB a 2 GB soportando adems la posibilidad de usar
procesadores de varios ncleos.
Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

Hojas de clculo de gran dimensin, filas y columnas que forman
celdas de trabajo.
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Agrupacin de varias hojas de clculo en un libro. Excel est
compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y
donde se almacenan los datos.
Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, al
modificar los datos de los cuales depende un resultado.
Realizacin de distintos tipos de grficos a partir de los datos
introducidos en la hoja de clculo, con la posibilidad de insertarlos en
la misma hoja de clculo o en hojas aparte, pudiendo presentar
ambas informaciones juntas o separadas.
Trabajar con la informacin de una base de datos introducida en la
hoja de clculo mediante operaciones que seran propias de un
Gestor de Base de Datos como Access.
Especificaciones y lmites de las hojas de clculo y de los libros.
Caracterstica Lmite mximo

Libros abiertos En funcin de la memoria
disponible y los recursos del
sistema
Tamao de hoja 1.048.576 filas por 16.384
columnas
Ancho de columna 255 caracteres
Alto de fila 409 puntos
Saltos de pgina 1.026 horizontal y vertical
Nmero total de caracteres que 32.767 caracteres
puede contener una celda
Caracteres en un encabezado o 255
un pie de pgina
Hojas en un libro En funcin de la memoria
disponible (el nmero
predeterminado es 3)
Colores en un libro 16 millones de colores (32 bits
con acceso completo al espectro
de colores de 24 bits)
Vistas (conjunto de valores de En funcin de la memoria
visualizacin e impresin a los disponible
que se puede dar un nombre y
se pueden aplicar a un libro. Se
pueden crear ms de una vista
del mismo libro sin guardar
copias diferentes del libro.) con
nombre en un libro
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Formatos o estilos de celdas 64.000

distintos
Estilos de relleno 32
Grosor y estilos de lnea 16
Tipos de fuentes distintas 1.024 fuentes globales
disponibles; 512 para cada libro
Formatos de nmero en un Entre 200 y 250, segn el idioma
libro de la versin de Excel instalada
Nombres en un libro En funcin de la memoria
disponible
Ventanas en un libro En funcin de la memoria
disponible
Paneles en una ventana 4
Hojas vinculadas En funcin de la memoria
disponible
Escenarios (conjunto de valores En funcin de la memoria
de entrada, al que se ha disponible, un informe de
asignado un nombre, que resumen slo muestra los
puede sustituirse en un modelo primeros 251 escenarios
de hoja de clculo.)
Celdas cambiantes en un 32
escenario
Celdas ajustables en Solver 200
Funciones personalizadas En funcin de la memoria
disponible
Escala de zoom del 10 % al 400 %
Informes En funcin de la memoria
disponible
Criterios de ordenacin 64 combinados en una nica
operacin; ilimitado en
operaciones de ordenacin
secuenciales
Niveles de deshacer 100
Campos en un formulario 32
Parmetros del libro 255 parmetros por libro
Listas desplegables de filtros 10.000
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Especificaciones y lmites de los clculos
Caracterstica Lmite mximo

Precisin numrica 15 dgitos
Nmero ms alto que se puede 9,99999999999999E+307
escribir en una celda
Nmero positivo ms alto 1,79769313486231E+308
permitido
Nmero negativo ms bajo -2,2251E-308
permitido
Nmero positivo ms bajo 2,229E-308
permitido
Nmero negativo ms alto -1E-307
permitido
Longitud del contenido de una 8.192 caracteres
frmula
Longitud interna de la frmula 16.384 bytes
Iteraciones 32.767
Matrices en una hoja En funcin de la memoria
disponible
Rangos seleccionados 2.048
Argumentos en una funcin 255
Niveles anidados de funciones 64
Categoras de funciones 255
definidas por el usuario
Nmero de funciones de hoja 341
de clculo disponibles
Tamao de la pila de operandos 1.024
Dependencia entre hojas de 64.000 hojas de clculo pueden
clculo hacer referencia a otras hojas
Dependencia de frmulas de En funcin de la memoria
matriz entre hojas de clculo disponible
Dependencia de reas En funcin de la memoria
disponible
Dependencia de reas en cada En funcin de la memoria
hoja de clculo disponible
Dependencia en una sola celda 4.000 mil millones de frmulas
pueden depender de una sola
celda
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Longitud del contenido de 32.767

celdas vinculadas de libros
cerrados
Primera fecha permitida en un 1 de enero de 1900 (1 de enero
clculo de 1904, si se utiliza la fecha del
sistema)
ltima fecha permitida en un 31 de diciembre de 9999
clculo
Perodo de tiempo mximo que 9999:59:59
puede escribirse
Especificaciones y lmites de los grficos.
Lmite
Caracterstica mximo
Grficos vinculados a una hoja En funcin

de la
memoria
disponible
Hojas a las que hace referencia un grfico 255
Puntos de datos en una serie de datos para grficos 4.000

3D
Puntos de datos en todas las series de un grfico 256.000
Qu es un libro de Excel?
Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro est compuesto

por varias hojas de clculo que es almacenado en el disco duro como un
fichero de extensin .xsl para versiones anteriores a Excel 2007 y
extensin .xlsx para Excel 2007. En la parte inferior izquierda de la
ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la
hoja de clculo deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de
trabajo este se abrir con tres hojas de clculo. La hoja activa aparece
con el nombre en negrita y con un fondo blanco.
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Haciendo clic sobre cualquiera de las etiquetas se accede a una hoja en

la que se desea trabajar. Tambin podemos movernos por las hojas
mediante las barras de desplazamiento ubicadas junto a las Hojas de
trabajo.
El libro de trabajo contiene hojas donde se pueden eliminar, modificar,

insertar, mover y copiar datos. Cada una de las hojas de clculo que
conforman un libro es una cuadrcula rectangular que contiene filas y
columnas, cuya cantidad depender de la versin de Excel que se est
utilizando en un momento determinado. Las filas se encuentran
numeradas desde el uno (1) y las columnas estn rotuladas de izquierda
a derecha, empezando por la letra A. La ventana muestra solo una
pequea parte de la hoja de clculo. La unidad bsica de una hoja de
clculo es la celda, la cual se identifica con su encabezamiento de
columna y su nmero de fila. En las celdas se introduce cualquier tipo de
datos tales como: texto, nmeros, fechas, formulas y funciones.
Para Abrir un nuevo libro:

Haga Clic sobre la opcin de ARCHIVO en Excel.
Seleccionar la opcin Nuevo.

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Para Abrir un libro existente:

Seleccionar el opcin Abrir
Aparecer un cuadro de dialogo en el cual debe buscar el libro

dentro de su respectiva ubicacin.
Guardar un libro:
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Seleccionar el opcin Guardar.
Aparecer un cuadro de dialogo en el cual debe indicar donde

guardara el libro.
Escriba el nombre con el que guardara el libro. Presione el botn
de Guardar.
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2. PANTALLA INICIAL
Hay dos formas bsicas de inicializar Microsoft Excel:
Desde el botn de inicio de Windows; situado normalmente en la

parte inferior izquierda de la pantalla de Windows. Como se muestra
en la figura. Haga clic en el botn de inicio, luego haga clic en Todos
los programas, Luego haga clic en Microsoft Office 2013 y
finalmente haga clic en Excel 2013.
Desde el cono de Excel en la barra de tareas
Al iniciar Excel aparece una PANTALLA INICIAL como la que vamos a

ver en la figura que se presenta a continuacin.
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Barra de ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del documento o libro sobre el que

se est trabajando en ese momento. Cuando se crea un nuevo libro, se
le asigna como nombre provisional el de Libro1, hasta que se guarde el
documento y se le asigne un nombre.
La barra contiene en el extremo derecho tres iconos cuyas funciones son:
Minimizar Ventana
Restaurar Ventana
Cerrar Ventana, Cerrar libro de Excel y Salir de Excel.
Barra de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido es una barra de
herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos
independientes de la ficha que se est mostrando. Puede agregar a esta
barra botones que representen comandos y moverla a dos posibles
ubicaciones. La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms
habituales de Excel que pueda necesitar un usuario determinado.
La cinta de Opciones
La primera vez que inicie algunos de los programas de Microsoft Office
2013, quiz le sorprenda lo que vea. Los mens y las barras de
herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta de
opciones. Esta cinta se ha diseado para ayudarle a encontrar
fcilmente los comandos necesarios para completar una tarea.
Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se renen en

fichas.
Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad. Para reducir la
confusin, algunas fichas slo se muestran cuando es necesario. Por
ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando
se selecciona una imagen.
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No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las

barras de herramientas y los mens de versiones anteriores de Microsoft
Office. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que el
rea de trabajo sea mayor.
La cinta de opciones en Excel 2013 se encuentra conformada por:

Opciones de Inicio
Opciones de Insertar
Opciones de Diseo de pgina
Opciones de Formulas
Opciones de Datos
Opciones de Revisar
Opciones de Vista
Opciones de Desarrollador
Opciones de Inicio
Opciones de Insertar
Opciones de Diseo de pgina
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Opciones de Frmulas
Opciones de Datos
Opciones de Revisar
Opciones de Vista
Opciones de Programador
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La barra de formulas
La barra de frmula, nos suministra informacin acerca de los siguientes
aspectos:
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, donde
estamos situados en un momento determinado. Ejemplo: C6
Formula introducida en esa celda en particular. En nuestro
ejemplo, tenemos que C6 = (C2 + C3 - C4) / 3
Barra de etiquetas
La barra de etiquetas, permite el desplazamiento en las distintas hojas
que conforman un libro de Excel. Por defecto, Excel le coloca a cada
hoja como nombre de etiqueta, la secuencia Hoja1, Hoja2, Hoja3, Hoja4
dependiendo de la cantidad de hojas que tenga creadas.
A cada etiqueta de hoja, se le puede cambiar el nombre y el color de la

respectiva etiqueta, de acuerdo a la figura.
Si desea cambiar el nombre o el color de la etiqueta de una determinada

hoja, proceda de la siguiente manera:
Ubquese sobre la etiqueta a la cual desea cambiar el nombre o

color.
Haga clic con el botn secundario del mouse, a fin de que se
muestren las siguientes opciones de men
Seleccione la opcin de su preferencia (Cambiar Nombre o Color

de etiqueta).
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Barra de desplazamiento
Las barras de desplazamiento, permiten movernos en la hoja de clculo
de manera rpida y sencilla, vertical u horizontal. Ubquese en la barra,
haga clic y arrastre la barra.
Desplazamiento en la Hoja de clculo

Para el desplazamiento a travs de la hoja de clculo y ubicarse en una
celda determinada, se utilizan las siguientes tcnicas:
Barras de desplazamiento
Utilizando el teclado
Barras de desplazamiento
Para el desplazamiento a travs de la hoja de clculo, Excel presenta
dos tipos de barras, mostradas en la figura que se presenta a
continuacin. Ellas son: las barras de desplazamiento Vertical y barras
de desplazamiento Horizontal.
Para el desplazamiento, basta simplemente que usted haga clic con el

mouse en la barra que se desee utilizar, lo mantenga presionado y
realice el desplazamiento hasta el lugar deseado.
Otra manera, es hacer clic en las flechas que estn en los extremos
de cada una de las barras.
21
PARA HAGA ESTO

DESPLAZARSE
Una fila hacia arriba o Haga clic en las flechas de la barra de
hacia abajo desplazamiento vertical.
Una columna a la Haga clic en las flechas de la barra de
izquierda o a la desplazamiento horizontal.
derecha
Una ventana hacia Haga clic encima o debajo del cuadro de
arriba o hacia abajo desplazamiento de la barra de desplazamiento
vertical.
Una ventana a la Haga clic a la izquierda o a la derecha del cuadro
izquierda o a la de desplazamiento de la barra de desplazamiento
derecha horizontal.
Una gran distancia Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la
posicin relativa aproximada. En una hoja de
clculo de gran tamao, mantenga presionada la
tecla MAYS mientras arrastra con el mouse
(ratn).
Desplazamiento a travs de teclado

Se accede a las distintas hojas pulsando, de forma simultnea, las teclas
Control + AvPg para acceder a la hoja siguiente, o las teclas Control +
RePg para acceder a la hoja anterior.
Desplazarse dentro de una hoja de trabajo: Para desplazarse entre

las celdas de una hoja de clculo, debes hacer clic en cualquier celda o
utilizar las teclas de direccin. Al desplazarse a una celda, sta se
convierte en celda activa. Una celda activa es aquella sobre la que
tienen efecto las rdenes y funciones de celda que se puedan activar
posteriormente. El siguiente cuadro muestra un resumen de lo que
debes hacer para moverte de un lugar a otro dentro de una hoja de
trabajo Excel
Para Pulse lo siguiente

Ir hasta el extremo de la CTRL + tecla de direccin
regin de datos actual
Ir hasta el comienzo de una INICIO
fila
Ir hasta el comienzo de una CTRL + INICIO
hoja de clculo
Ir a la ltima celda de la CTRL + FIN
hoja de clculo
Desplazarse una pantalla AV PG
hacia abajo
Desplazarse una pantalla RE PG
hacia arriba
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Desplazarse una pantalla ALT + AV PG

hacia la derecha
Desplazarse una pantalla ALT + RE PG
hacia la izquierda
Ir a la siguiente hoja del CTRL + AV PG
libro
Ir a la hoja anterior del libro CTRL + RE PG
Ir al siguiente libro o la CTRL + F6 o CTRL + TAB
siguiente ventana
Ir al libro a la ventana CTRL + Mayus + F6 o CTRL +
anterior Mayus + TAB
Ir al siguiente panel F6
Ir al panel anterior Mayus + F6
Desplazarse para ver la CTRL + RETROCESO
celda activa
Teclas de Funciones en Excel

TECLA FUNCION
F1 Mostrar Ayuda o el Ayudante de Office
F2 Modificar la celda activa
F3 Pegar un nombre en una frmula
CTRL + F4 Repetir la ltima accin
F5 Ir a
F6 Ir al siguiente panel
F7 Comando Ortografa
F8 Ampliar una seleccin
F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos
F10 Activar la barra de mens
F11 Crear un grfico
F12 Comando Guardar como
PARA HAGA ESTO

SELECCIONA
R
Una sola hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja.
Dos o ms Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a
hojas continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS y
adyacentes haga clic en la etiqueta de la ltima hoja.
Dos o ms Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a
hojas NO continuacin, mantenga presionada la tecla CONTROL
adyacentes y haga clic en las etiquetas de las dems hojas.
Todas las Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn)
hojas de un y, a continuacin, elija Seleccionar todas las hojas en
libro. el men contextual.
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Desplazamiento con el Mouse

Pulsando directamente en la celda de destino, utilizando las teclas con
flecha, se accede a cada una de las hojas haciendo clic sobre la solapa
correspondiente, situadas a la parte inferior izquierda de la pantalla. Si
la solapa de la hoja que se quiere activar no est visible, se pueden
utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las
solapas de hojas, haciendo clic sobre uno de ellos . De izquierda
a derecha su funcin es la de activar: la primera hoja, la hoja anterior,
la hoja siguiente y la ltima hoja.
Nota: Tambin, para desplazarse

rpidamente a una referencia o celda,
podremos hacerlo pulsando la tecla de
funcin del teclado (zona superior del
teclado) F5 que sirve para Ir a una
celda tecleando sus coordenadas.
Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos

XFD1048576, al aceptar, nos habremos
posicionado directamente en la celda ms abajo y ms a la derecha de
cuantas tiene una hoja. Para volver a la casilla A1, lo podremos hacer
igualmente con F5 marcando como referencia A1.
24
3. DATOS
Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o
valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna informacin.
Un dato puede significar un nmero, una letra, una fecha, un signo
ortogrfico o cualquier smbolo que represente una cantidad, una
medida, una palabra o una descripcin.
La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro de

un contexto para convertirse en informacin. Por si mismos los datos no
tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden
afectar el comportamiento de quien los recibe.
Para ser tiles, los datos deben convertirse en informacin para ofrecer
un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. Informacin es un
conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o
entidades.
Un dato por s mismo no constituye informacin, es el procesamiento de

los datos lo que nos proporciona informacin. Los datos
convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se
consideran que son la base de la informacin humanamente relevante
que se pueden utilizar en la toma decisiones, la reduccin de la
incertidumbre o la realizacin de clculos.
Tipos de Datos
En una celda de Excel puede haber 4 tipos de datos
Texto
Nmero
Valor Lgico
Frmula
Si las celdas donde se introducen datos no tienen aplicado ningn

formato de alineacin, Excel aplica la siguiente alineacin
predeterminada:
Los datos tipo Texto: los alinea a la Izquierda

Los datos tipo Nmero: los alinea a la Derecha
Los datos tipo Valor Lgico: los alinea al Centro
Los datos tipo Frmula: los alinea Dependiendo del tipo de dato
del resultado
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Nota: Las fechas y horas son datos numricos
Datos tipo Texto

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres
(letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica y
puede tener hasta un mximo de 32.000 caracteres.
Datos tipo Nmero

Un dato tipo numrico en Excel comprende los nmeros propiamente
dichos, las fechas y horas, porcentajes, etc. Un dato de tipo nmero
puede incluir dgitos del 0 al 9 y los signos especiales + ( ) / %. Por
defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda
Un dato tipo fecha/hora es tratado como un nmero, correspondiendo a

cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos desde el 1 de
Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la
fraccin resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde
las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400).
Datos tipo Valor Lgico

El tipo de dato lgico o booleano es en computacin aquel que puede
representar valores de lgica binaria, esto es 2 valores, valores que
normalmente representan falso o verdadero. Se utiliza normalmente en
la programacin, estadstica, electrnica, matemticas (lgebra
booleana), etc...
Datos Tipo Formula

Una frmula es una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La
frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por
el signo =.
Las frmulas permiten realizar clculos, ms o menos complejos, con los

datos introducidos en la hoja de clculo.
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Introducir datos
Pasos:
Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos.
Escriba los datos y presione INTRO o TAB.
Utilice una barra o un guin para separar las partes de la fecha; escriba,
por ejemplo 9/5/96 o Jun-96.
Para introducir una hora segn el horario de 12 horas, escriba un

espacio y, a continuacin, a o p detrs de la hora, como por ejemplo,
9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducir la hora como a.m.
Sugerencias acerca de la introduccin de texto

En Microsoft Excel, texto es cualquier combinacin de nmeros,
espacios y caracteres no numricos. Por ejemplo, Microsoft Excel
tratar como texto las siguientes entradas:
10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.
Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda. Para
cambiar la alineacin, haga clic en Celdas del men Formato, haga
clic en la ficha Alineacin y, a continuacin, seleccione las opciones
que desee.
Para ver todo el texto en mltiples lnea de una celda, active la casilla
de verificacin Ajustar texto de la ficha Alineacin.
Para introducir un retorno de carro en una celda, presione
ALT+ENTRAR.
Sugerencias acerca de la introduccin de nmeros

Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes.
En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes
caracteres:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los
puntos como separadores de miles o separadores decimales
(igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmeros
y caracteres no numricos son consideradas texto. Los caracteres
reconocidos como nmeros dependern de las opciones seleccionadas
en Configuracin regional del Panel de control.
Para evitar introducir una fraccin como fecha, coloque un cero (0)
delante de cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 1/2.
Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien
encierre los nmeros entre parntesis ( ).
Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha. Para
cambiar la alineacin, seleccione las celdas. En el men Formato,
haga clic en Celdas, seleccione la ficha Alineacin y, a continuacin,
seleccione las opciones que desee.
27
Otro smbolo admitido es la E. Este smbolo se emplea en la
notacin cientfica de un nmero. Por ejemplo, 3E5 es, en
realidad 300000. Es decir, el nmero 3 seguido de cinco ceros.
Cuando un nmero no cabe en una celda, automticamente se
convierte a notacin cientfica. Si an as no cabe se ver esta
rellena de #.
Sugerencias acerca de la introduccin de fechas y horas

Microsoft Excel considera las fechas y horas como nmeros. El modo
de presentacin de una hora o una fecha en la hoja de clculo
depender del formato de nmero aplicado a la celda. Al escribir una
fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda
cambiar de General a un formato de fecha o de hora integrado. Est
predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha
dentro de una celda. Si Microsoft Excel no puede reconocer el
formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedar introducida
como texto y, por consiguiente, quedar alineado hacia la izquierda
dentro de la celda.
Las opciones seleccionadas en Configuracin regional del Panel de
control determinarn el formato predeterminado de la fecha y hora
actual, as como los caracteres reconocidos como separadores de
fecha u hora. Por ejemplo, los dos puntos (:) y la barra diagonal (/).
Para escribir una fecha y hora en la misma celda, seprelas con un
espacio.
Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la
hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). De lo
contrario, Microsoft Excel interpretar la hora basndose en el reloj
de 24 horas. Por ejemplo, si escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la
hora se almacenar como 3:00 a.m.
Independientemente del formato empleado para mostrar una fecha o
una hora, Microsoft Excel almacenar todas las fechas como nmeros
de serie, y todas las horas como fracciones decimales. Para presentar
una fecha como un nmero de serie o para mostrar una hora como
fraccin, seleccione las celdas que contengan la fecha o la hora. En el
men Formato, haga clic sucesivamente en Celdas, en la ficha
Nmero y en General del cuadro Categora.
Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

Seleccione las celdas en las que desee introducir datos.
Las celdas pueden ser o no adyacentes.
28
Escriba los datos y presione CTRL+ENTRAR.
Ejemplos
Al introducir algn dato en la hoja de clculo, Excel trata de interpretar
qu tipo de dato es. Algunas veces no considera lo que deseamos. Al
introducir en una celda el valor 001 Excel lo interpreta como un dato
numrico y lo alinea a la derecha y muestra: 1
Al introducir en una celda 1/65 Excel lo interpreta como una fecha

(dato numrico) y lo alinea a la derecha y muestra: Ene-65
Excel tambin cambi el formato, as que si borramos el contenido (Ene-

65) de la celda e introducimos 5 Excel muestra: Ene-00. Es necesario
borrar el formato, para ello seleccione la cinta de opciones de INICIO, y
en el grupo de Nmero, cambie el formato de Personalizada a General
29
Al introducir en una celda la expresin falso (minsculas), Excel lo
interpreta como un dato lgico y lo alinea al centro y muestra: FALSO
(maysculas)
Al introducir en una celda - Texto Excel lo interpreta como una frmula

y muestra # NOMBRE?
Este error se debe a que cualquier texto en una celda cuyo primer
carcter contenga los signos -, +, =, Excel lo interpreta como frmula, y
al no reconocer la palabra "Texto", se presenta el error.
Una manera de evitar que Excel interprete el texto como otro tipo de
dato, es utilizar como primer carcter l apstrofe ('). Al introducir en
una celda '001 Excel lo interpreta como texto y muestra
001
En la celda no se muestra el apostrofe (').
No es prctico introducir el apstrofe en cada una de las celdas de texto

cuando se introduce mucha informacin en una hoja de trabajo. Una
forma rpida de evitar capturar el apstrofe es dando a las celdas el
formato de texto.
Para ello, seleccione en la cinta de opciones de INICIO, en el grupo

NMERO, el cono de Formato a Texto como se muestra la figura.
30
Utilizando este mtodo, todo lo que se introduzca en ese rango se
interpretar como dato de texto y lo alinear a la izquierda.
Al introducir en una celda =A1 Excel lo interpreta como texto y muestra

=A1
Es necesario cambiar el formato de Texto por General, y volver a

introducir la frmula para que Excel lo interprete como frmula.
Modificar datos
Ubquese en la celda donde se encuentra el dato que desea modificar y
utilice uno de los siguientes mtodos:
Haga clic en la Barra de Frmulas con el mouse y proceda a modificar
el dato.
Presione la tecla F2 y proceda a modificar el dato.
Una vez modificado el dato, presione ENTER haga clic en el botn

Aceptar
Borrar datos
Para borrar datos por teclado proceda de la siguiente manera:
Si es un solo dato, ubquese en la celda donde se encuentra el dato a
borrar y presione la tecla suprimir.
Si son varios datos secuenciales, haga clic donde se encuentra el
primer dato, mantenga el botn del mouse presionado y desplace el
31
cursor hasta donde se encuentra el ltimo dato (de esta manera
acaba de seleccionar un rango de datos). Presione la tecla suprimir.
Si son varios datos en lugares no secuenciales, haga clic en el primer
dato, presione la tecla CTRL y mantenga presionada hasta que
seleccione todos los datos, haga clic en cada uno de los datos que
desea borrar. Cuando tenga seleccionados todos los datos, deje de
presionar la tecla CRL y presione la tecla Suprimir
En lugar de presionar la tecla suprimir, puede hacer uso del Icono

Borrar Todo de la cinta de opciones INICIO
Dar formato a hojas de clculo y datos

Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar
el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los
caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que
desea aplicar formato y, a continuacin, haga clic en la barra de
herramientas Formato.
Girar texto y bordes: Los datos de una columna suelen ocupar

poco espacio mientras que el rtulo de la columna es ms ancho.
En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rtulos
abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estn girados
los mismos grados que el texto.
Agregar bordes, colores y tramas: Para distinguir entre los

diferentes tipos de informacin de una hoja de clculo, puede
aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo
o sombrear celdas con una trama con color.
Formatos de nmero: Puede utilizar los formatos de nmero para

cambiar el aspecto de los nmeros, incluidas las fechas y las horas,
sin que cambie el nmero. El formato de nmero no afecta al valor
real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los clculos.
El valor real se muestra en la barra de frmulas.
Formato de nmero General: El formato de nmero General es el

formato predeterminado. En la mayora de los casos, los nmeros
a los que se aplica el formato General se muestran tal como se
escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha
para mostrar todo el nmero, el formato General redondea los
32
nmeros con posiciones decimales y utiliza la notacin cientfica
para nmeros grandes.
Tambin se puede: Aplicar un autoformato a un rango, Crear y aplicar

un estilo, Copiar formatos de una celda o un rango a otro, Extender
automticamente formatos en una lista, Aplicar formato a celdas
basndose en condiciones especficas,
Guardar e imprimir hojas de clculo

En el men Archivo, haga clic en Guardar.
Imprimir Una Hoja De Clculo

Excel proporciona muchas configuraciones opcionales para que pueda
ajustar el aspecto de la pgina impresa. Para asegurarse de que ha
comprobado todo aquello que pueda afectar a la impresin, siga este
procedimiento:
Cambie el formato y el diseo de la hoja de clculo en pantalla

Podr configurar la orientacin de la hoja de clculo impresa como
horizontal o vertical.
Cundo utilizar la orientacin horizontal: Cambie a orientacin

horizontal cuando tenga que imprimir muchas ms columnas de
datos de las que cabran en una pgina con orientacin vertical. Si no
desea utilizar la orientacin horizontal, puede cambiar el diseo de la
hoja de clculo impresa para que los datos se ajusten al espacio
disponible, o bien ajustar los mrgenes.
Hacer que los datos se ajusten a la pgina: Puede hacer que la

imagen impresa se ajuste a la pgina o al tamao del papel
reduciendo o ampliando la imagen. Puede realizar otros cambios en
el diseo de las hojas de clculo, por ejemplo, establecer el tamao
del papel, centrar los datos en la pgina impresa y controlar la
numeracin de las pginas. Estos cambios slo afectan al aspecto
que tienen las hojas de clculo impresas y no al que tienen en
pantalla.
Imprimir parte de los datos Para imprimir slo partes seleccionadas

de datos en una hoja de clculo, puede especificar las reas que
desea imprimir.
Agregar encabezados y pies de pgina. Para poner nmeros de

pgina u otro texto en la parte superior o inferior de los datos de la
33
hoja de clculo en todas las pginas, puede agregar encabezados o
pies de pgina a la hoja de clculo impresa. Los encabezados se
imprimen en la parte superior de las pginas y los pies de pgina se
imprimen en la inferior. Puede utilizar encabezados y pies de pgina
integrados o crear los suyos propios.
Encabezados. Los encabezados y los pies de pgina actan de forma

independiente respecto a los datos de la hoja de clculo y slo se
muestran cuando se obtiene una vista previa y cuando se imprimen.
Adems de los encabezados y los pies de pgina, puede repetir datos
de la hoja de clculo como ttulos impresos en todas las pginas.
Vista preliminar y ajustar mrgenes. Para ver cmo ser

exactamente el aspecto que tendr cada pgina una vez impresa,
haga clic en Vista preliminar. En esta vista, puede ver los
encabezados, los pies de pgina y los ttulos impresos.
Cundo ajustar los mrgenes: Ajuste los mrgenes o las columnas

cuando los datos se salgan del ancho de pgina y no desee reducir su
tamao para ajustarlos. En la vista preliminar, puede cambiar el
ancho de los mrgenes y de las columnas de la hoja de clculo
arrastrando los controladores de tamao. Haga clic en el botn
Mrgenes para que se muestren los controladores.
o Controladores de tamao del margen

o Controladores de tamao de la columna
Cambiar el tamao de filas y columnas individuales Mueva las lneas

de divisin en el rea de los nmeros de fila y letras de columna.
o Ajuste de tamao de la columna

o Ajuste de tamao de la fila
Lneas de divisin, orden de las pginas y valores adicionales En la

vista preliminar, puede cambiar la forma en la que se imprime la hoja
de clculo. Con el botn Configurar podr activar o desactivar las
lneas de divisin, imprimir un borrador de la hoja de clculo y
cambiar el orden de impresin de las pginas.
34
4. OPCIONES DE FRMULAS
Conceptos bsicos de frmula y nombre

Descripcin general de frmulas
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos
con los valores de la hoja de clculo. Una frmula
comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la
siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin,
suma 5 al resultado. =5+2*3. Una frmula tambin puede contener lo
siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.
Partes de una frmula

Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142...
Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.
Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una
frmula, por ejemplo, 2.
Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una
potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
35
Utilizar operadores de clculo en frmulas: Los operadores

especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de
una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los
clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis. Existen
cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin,
concatenacin de texto y referencia.
Operadores aritmticos: Para ejecutar las operaciones

matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar
nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes
operadores aritmticos.
Operador
aritmtico Significado Ejemplo
+ (signo ms) Suma 3+3
(signo menos) Resta 31
Negacin 1
* (asterisco) Multiplicacin 3*3
/ (barra oblicua) Divisin 3/3
% (signo de Porcentaje 20%
porcentaje)
^ (acento Exponenciacin 3^2
circunflejo)
Operadores de comparacin: Se pueden comparar dos valores con

los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores
utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico:
VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin Significado Ejemplo
= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1
36
Operador de concatenacin de texto: Utilice el signo (&) para unir

o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un
solo elemento de texto.
Operador
de texto Significado Ejemplo
& ("y" Conecta o concatena dos valores "Viento"&"norte"
comercial) para generar un valor de texto
continuo
Operadores de referencia
Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes
operadores.
Operador
de
referencia Significado Ejemplo
: (dos Operador de rango, que B5:B15
puntos) genera una referencia a todas
las celdas entre dos
referencias, stas incluidas.
; (punto y Operador de unin, que SUMA(B5:B15;D5:D15)
coma) combina varias referencias en
una sola
(espacio) Operador de interseccin, que B7:D7 C6:C8
genera una referencia a las
celdas comunes a dos
referencias
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar
al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender
cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para
obtener los resultados deseados.
Prioridad de operadores: Si se combinan varios operadores en una

nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica
en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma
prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de
multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de
izquierda a derecha.
37
Operador Descripcin
: (dos puntos) (un Operadores de referencia
solo espacio)
; (punto y coma)
Negacin (como en 1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin
*y/ Multiplicacin y divisin
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto
(concatenacin)
=, <, >, <=, >=, <> Comparacin
Uso de parntesis.
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte
de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente
frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin
antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin,
suma 5 al resultado. =5+2*3. Por el contrario, si se utilizan parntesis
para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin,
multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3. En
el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la
frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el
resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Utilizar Funciones Y Funciones Anidadas En

Frmulas
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan
clculos utilizando valores especficos, denominados
argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones
pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Estructura de una funcin

Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual
(=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los
argumentos de la funcin separados por signos de punto y coma y un
parntesis de cierre.
Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles,

haga clic en una celda y presione MAYS+F3.
38
Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores

lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices (utilizada para crear
frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un
grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de
matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un
grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error
como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber
generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser
tambin constantes, frmulas u otras funciones.
Anidar funciones.
En algunos casos, puede que deba
utilizar una funcin como uno de
los argumentos de otra funcin.
Por ejemplo, la siguiente frmula
utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el
valor 50.
Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como

mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza
como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de
segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son
ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin
SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO sera una
funcin de tercer nivel, etc.
Estilo de referencia A1
Estilo de referencia predeterminado De forma predeterminada,
Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con
letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con
nmeros (del 1 al 1.048.576). Estas letras y nmeros se denominan
encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda,
escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo,
B2 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna B y la fila
2.
Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10
39
Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a A10:E20
20
Hacer referencia a otra hoja de clculo En el siguiente ejemplo, la

funcin de la hoja de clculo PROMEDIO
calcula el valor promedio del rango
B1:B10 en la hoja de clculo
denominada Marketing del mismo libro.
Referencia a un rango de celdas de otra hoja de clculo del mismo libro

Se refiere a la hoja de clculo Marketing
Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas
Separa la referencia de hoja de clculo de la referencia del rango de
celda
Diferencia Entre Referencias Absolutas, Relativas Y Mixtas
Referencias relativas Una referencia

relativa en una frmula, como A1, se basa en
la posicin relativa de la celda que contiene la
frmula y de la celda a la que hace referencia.
Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, cambia la
referencia. Si se copia o se rellena la frmula en filas o columnas, la
referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las
nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o
rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta
automticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas Una referencia de

celda absoluta en una frmula, como $A$1,
siempre hace referencia a una celda en una
ubicacin especfica. Si cambia la posicin de
la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece
invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia
absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas
utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias
absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2
en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
40
Referencias mixtas Una referencia mixta

tiene una columna absoluta y una fila relativa,
o una fila absoluta y una columna relativa. Una
referencia de columna absoluta adopta la forma
$A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta
adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que
contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula en filas o
columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la
referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una
referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Qu Ocurre Cuando Se Mueven, Copian, Insertan O Eliminan

Hojas De Clculo
Los siguientes ejemplos explican lo que ocurre cuando mueve, copia,
inserta o elimina hojas de clculo incluidas en una referencia 3D. En los
ejemplos se utiliza la frmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar
las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2
y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel
incluir en los clculos todos los valores en las celdas de la A2 a la
A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel
eliminar de los clculos los valores de las mismas.
Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a
una ubicacin situada fuera del rango de hojas al que se hace
referencia, Excel eliminar de los clculos los valores de dichas
hojas.
Mover un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra
ubicacin en el mismo libro, Excel ajustar los clculos para que
integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel
ajustar los clculos para que integren el nuevo rango de hojas que
exista entre ellas.
41
FUNCIONES
Funciones Lgicas
Funcin Descripcin
FALSO Devuelve el valor lgico FALSO
NO Invierte el valor lgico del argumento
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es
VERDADERO
SI Especifica una prueba lgica que realizar
SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo
evala como un error; de lo contrario, devuelve el
resultado de la frmula
VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son
VERDADERO
Funciones de Fecha y Hora

Funcin Descripcin
AHORA Devuelve el nmero de serie correspondiente a la
fecha y hora actuales
AO Convierte un nmero de serie en un valor de ao
DIA Convierte un nmero de serie en un valor de da
del mes
FECHA Devuelve el nmero de serie correspondiente a
una fecha determinada
HORA Convierte un nmero de serie en un valor de hora
HOY Devuelve el nmero de serie correspondiente al da
actual
MES Convierte un nmero de serie en un valor de mes
MINUTO Convierte un nmero de serie en un valor de
minuto
SEGUNDO Convierte un nmero de serie en un valor de
segundo
VALHORA Convierte una hora con formato de texto en un
valor de nmero de serie
42
Funciones de Informacin
Funcin Descripcin
CELDA Devuelve informacin acerca del formato, la
ubicacin o el contenido de una celda
ES.IMPAR Devuelve VERDADERO si el nmero es impar
ES.PAR Devuelve VERDADERO si el nmero es par
ESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor est en blanco
ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier
valor de error excepto #N/A
ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier
valor de error
ESTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es texto
TIPO.DE.ERROR Devuelve un nmero que corresponde a un tipo de
error
Funciones de Bsqueda y Referencia

Funcin Descripcin
AREAS Devuelve el nmero de reas de una referencia
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve
el valor de la celda indicada
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se
mueve en horizontal por la fila para devolver el
valor de una celda
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
FILA Devuelve el nmero de fila de una referencia
FILAS Devuelve el nmero de filas de una referencia
INDICE Utiliza un ndice para elegir un valor de una
referencia o matriz
TRANSPONER Devuelve la transposicin de una matriz
43
Funciones de Texto
Funcin Descripcin
CARACTER Devuelve el carcter especificado por el nmero de
cdigo
CODIGO Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de
una cadena de texto
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
ESPACIOS Quita los espacios del texto
EXTRAE, Devuelve un nmero especfico de caracteres de una
EXTRAEB cadena de texto que comienza en la posicin que se
especifique
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idnticos
MAYUSC Pone el texto en maysculas
MINUSC Pone el texto en minsculas
TEXTO Da formato a un nmero y lo convierte en texto
VALOR Convierte un argumento de texto en un nmero
Funciones Financieras
Funcin Descripcin
NPER Devuelve el nmero de perodos de una inversin
PAGO Devuelve el pago peridico de una anualidad
PAGO.INT.ENT Devuelve el inters acumulado pagado entre dos
RE perodos
PAGO.PRINC.E Devuelve el capital acumulado pagado de un
NTRE prstamo entre dos perodos
PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversin
durante un perodo determinado
PAGOPRIN Devuelve el pago de capital de una inversin
durante un perodo determinado
PRECIO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $
de un valor burstil que paga una tasa de inters
peridico
TASA Devuelve la tasa de inters por perodo de una
anualidad
44

Excel 2013 guía básica

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Microsoft Excel 2013 BSICO

DIRIGIDO A: Todas aquellas personas que deseen adquirir

REQUISITOS: Conocimiento bsico de Windows y destreza en

Elaborar HOJAS DE CALCULO donde los participantes

1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de

ABRIR OTROS LIBROS EN EXCEL 2013

VENTANA DE EXCEL 2013

1. En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de

La Hoja de Excel y sus caractersticas

De la misma forma fue ampliado el lmite mximo de filas por hoja de

La interseccin de una columna y una fila, se denomina celda y su

Otras caractersticas tambin fueron ampliadas, tales como el nmero

Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

Especificaciones y lmites de las hojas de clculo y de los libros.

Caracterstica Lmite mximo

Formatos o estilos de celdas 64.000

Caracterstica Lmite mximo

Longitud del contenido de 32.767

Especificaciones y lmites de los grficos.

Grficos vinculados a una hoja En funcin

Hojas a las que hace referencia un grfico 255

Puntos de datos en una serie de datos para grficos 4.000

Puntos de datos en todas las series de un grfico 256.000

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro est compuesto

Haciendo clic sobre cualquiera de las etiquetas se accede a una hoja en

El libro de trabajo contiene hojas donde se pueden eliminar, modificar,

Para Abrir un nuevo libro:

Seleccionar la opcin Nuevo.

Para Abrir un libro existente:

Seleccionar el opcin Abrir

Aparecer un cuadro de dialogo en el cual debe buscar el libro

Aparecer un cuadro de dialogo en el cual debe indicar donde

Hay dos formas bsicas de inicializar Microsoft Excel:

Desde el botn de inicio de Windows; situado normalmente en la

Desde el cono de Excel en la barra de tareas

Al iniciar Excel aparece una PANTALLA INICIAL como la que vamos a

La barra de ttulo contiene el nombre del documento o libro sobre el que

La barra contiene en el extremo derecho tres iconos cuyas funciones son:

Cerrar Ventana, Cerrar libro de Excel y Salir de Excel.

Barra de acceso rpido

Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se renen en

No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las

La cinta de opciones en Excel 2013 se encuentra conformada por:

Opciones de Diseo de pgina

A cada etiqueta de hoja, se le puede cambiar el nombre y el color de la

Si desea cambiar el nombre o el color de la etiqueta de una determinada

Ubquese sobre la etiqueta a la cual desea cambiar el nombre o

Seleccione la opcin de su preferencia (Cambiar Nombre o Color

Desplazamiento en la Hoja de clculo

Para el desplazamiento, basta simplemente que usted haga clic con el

PARA HAGA ESTO

Desplazamiento a travs de teclado

Desplazarse dentro de una hoja de trabajo: Para desplazarse entre

Para Pulse lo siguiente

Desplazarse una pantalla ALT + AV PG

Teclas de Funciones en Excel

PARA HAGA ESTO

Desplazamiento con el Mouse

Nota: Tambin, para desplazarse

Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos

La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro de

Un dato por s mismo no constituye informacin, es el procesamiento de