Manual 2

Excel 2010
Manual de consulta
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Depsito legal: M-32186-2012

ISBN: 978-84-9896-323-6
Edicin especial para: (Euroconsultora Formacin Empresa, S.L.)
2012 GrupoGesfomedia S.L.
EXCEL 2010 NDICE
Excel 2010
Manual de consulta
01: Introduccin 11
Qu es una hoja de clculo? 12
Excel 12
Entrar y salir de Excel 13
02: El entorno de trabajo 15

Interfaz del programa 16
rea de trabajo 19
Las pestaas 20
Botn Archivo 20
Cinta de Opciones 21
Tipos de comandos dentro de los grupos 23
Barra de Estado 24
Vistas de una hoja de clculo 26
Barras de desplazamiento 26
El Zoom 27
Paneles de tareas 28
Mens contextuales 28
03: Operaciones con libros 31

Crear un libro 32
Guardar un libro 34
Guardar una copia del libro 35
Abrir un libro 35
Cerrar un libro 37
Salvaguarda automtica 37
Varios libros 39
Uso de la vista Preliminar 40
Imprimir un libro 41
04: Cedas, Rangos y Hojas 43

Libros, hojas de clculo y celdas 44
Tipos de datos: Nmeros 46
Tipos de datos: Fechas 46
Tipos de datos: Textos 47
Excepciones a los datos 48
Cmo movernos 48
Rangos de celdas y seleccin 49
Introducir datos 50
Pg. 3
NDICE EXCEL 2010
Mover o copiar hojas de clculo 51

Dividir hojas de clculo 52
Visualizar varias hojas del mismo libro 54
05: Formatos 55
Definir tipo de datos de una celda 56
Grupo Nmero de la ficha Inicio 59
Alineacin del contenido de una celda 60
Combinar celdas 61
Formato de fuente 63
Paleta de herramientas Formato 65
Bordes y tramas 65
Formato de filas y columnas 67
Formato de hoja 69
06: Operaciones con celdas y rangos de celdas 73

Editar una celda 74
Copiar y pegar 74
Mover (cortar y pegar) 76
Copiar y Mover arrastrando 77
Caractersticas de la herramienta Autorrelleno 78
Relleno automtico de frmulas y funciones 79
Opciones de pegado 80
Pegado inteligente 81
Pegado especial 83
Copiar formato 84
Deshacer y Rehacer 85
Listas personalizadas 85
Comentarios 87
Nombrar celdas y rangos 88
Trabajar con nombres de celda y rangos 89
07: Formatos Condicionales y Plantillas 93

Qu es un formato condicional? 94
Formatos condicionales que atienden a reglas 94
Formatos condicionales que no atienden a reglas 97
Crear reglas 99
Plantillas 101
Uso de plantillas 102
Crear plantillas personalizadas 103
Pg. 4
EXCEL 2010 NDICE
08: Frmulas 105

Qu es una frmula? 106
Elementos de una frmula 107
Operadores aritmticos 108
Operadores de comparacin 108
Operadores referenciales 109
Prioridad de los operadores 111
Cmo crear una frmula sencilla 111
Cmo crear una frmula con referencias 112
Tipos de referencia 113
Referencias relativas, mixtas y absolutas 117
Cmo crear una frmula que contenga una funcin 119
09: Funciones 121

Estructura de una funcin 122
Insertar una funcin 122
Tipos de funciones 125
Funciones lgicas 126
Funciones anidadas 128
10: Funciones Matemticas y Trigonomtricas 133

Funciones Matemticas 134
Funciones Trigonomtricas 137
11: Funciones de Conteo y Estadsticas 139

La funcin CONTAR 140
La funcin CONTARA 141
La funcin CONTAR.BLANCO 141
Funciones estadsticas 142
12: Funciones Condicionales y Lgicas 145

La funcin CONTAR.SI 146
La funcin SUMAR.SI 147
Funcin PROMEDIO.SI 148
Funciones lgicas de conjunto 149
Funciones lgicas Y, O y NO 150
Aplicar las funciones lgicas 152
13: Funciones Horarias 155

Las funciones HOY y AHORA 156
Las funciones DA, MES, AO, FECHA, HORA, MINUTO y SEGUNDO 157
Los das de la semana 158
Pg. 5
NDICE EXCEL 2010
Operaciones con fechas 159

La funcin DIA.LAB 160
La funcin DIAS.LAB 161
14: Funciones Financieras 163

Introduccin 164
La funcin PAGO 165
La funcin VALOR FUTURO 166
La funcin DDB 167
15: Funciones de Bsqueda y Referencia 169

Funciones de Bsqueda y Referencia 170
La funcin BUSCARV 171
La funcin BUSCARH 173
La funcin BUSCAR 174
La funcin COINCIDIR 177
Funcin INDICE 178
16: Funciones de Texto 181

Funcin CONCATENAR 182
Otras funciones de texto 183
17: Anlisis de datos 185

Bsqueda de objetivos 186
Realizar una bsqueda de objetivo 187
Tablas de datos 188
Aplicar tabla de datos Escenarios 191
Aplicar escenarios 192
Informes de escenarios 194
Botn desplegable Escenario 196
18: Auditoras de Frmulas 199

Rastrear precedentes y dependientes 200
Rastrear errores 202
La ventana de inspeccin 204
19: Grficos 207

Introduccin a los grficos 208
Tipos de grficos 210
Creacin de grficos automtica 214
Creacin de grficos desde el grupo Grficos 215
Personalizar un grfico 216
Pg. 6
EXCEL 2010 NDICE
Formatear partes de un grfico 217

Propiedades especficas de las zonas de un grfico 222
Formatear partes de un grfico desde la ficha contextual Formato 224
Formatear el conjunto de un grfico 225
Agregar nuevos datos a un grfico 227
Lneas de tendencia 228
Grficos combinados 229
Crear plantillas de grfico 230
20: Dibujo en Excel 233

Insertar objetos de dibujo 234
Modificar el tamao y la orientacin de los objetos de dibujo 235
Modificar el formato de una forma 236
Efectos de sombra y 3D 238
Agrupar y desagrupar 239
Orden de los elementos 241
Panel de seleccin 242
Alinear objetos 243
Uso de WordArt 243
21: Inserccin de elementos 245

Insertar imgenes prediseadas 246
Insertar imgenes desde un archivo 247
Tamao y posicin 248
Recortar una imagen 249
Girar una imagen 250
Aplicar contornos y marcos a una imagen 251
Ajustar los valores de una imagen 251
Cuadro de dilogo Formato de imagen 253
Relleno de imagen 253
Contorno de imagen 257
Efectos de imagen 258
Correcciones de imgenes 260
Quitar fondo 262
Insertar smbolos 264
Conociendo las ecuaciones 265
Insertar una ecuacin 266
Introduccin a los diagramas 269
Insertar un grfico SmartArt 272
Personalizar un diagrama 273
Insertar capturas de pantalla 275
Pg. 7
NDICE EXCEL 2010
22: Lista de datos y Esquemas 277

Tablas o bases de datos 278
Tablas 279
Ficha contextual diseo de herramientas de tabla 280
Ordenar tablas 282
Filtrar datos en una tabla 284
Filtros: filtros avanzados 285
Tablas y grficos 287
Texto en columnas 287
Validacin de datos 290
Mostrar datos errneos en una validacin 294
Subtotales 295
23: Tablas Dinmicas 297

Qu es una tabla dinmica? 298
Componentes de una tabla dinmica 298
Crear una tabla dinmica 300
Campo valor 304
Modificar elementos de una tabla dinmica 305
Tablas dinmicas y formato 305
Opciones de tablas dinmicas 306
24: Bsqueda y correccin ortogrfica 309

Buscar 310
Ir a 313
Reemplazar 314
Revisin ortogrfica 315
Autocorreccin 316
25: Imprimir 319

Configuracin de pgina 320
Saltos de pgina 322
reas de impresin 323
Imprimir ttulos 324
Encabezados y pies de pgina 325
Vista preliminar 326
Impresin completa del libro 327
La ficha Imprimir 327
26: Personalizar Excel 331

Unidades de medidas y documentos recientes 332
Opciones frecuentes 332
Pg. 8
EXCEL 2010 NDICE
Barra de herramientas de acceso rpido 333

Personalizar cinta de opciones 335
27: Macros 339

Introduccin 340
Grabar una macro 341
Asignar macro a un botn 343
Eliminar una macro 344
Macros y seguridad 345
Pg. 9
Excel 2010
TEMA 1: INTRODUCCIN
0101 Qu es una hoja de clculo?

0102 Excel
0103 Entrar y salir de Excel
INTRODUCCIN EXCEL 2010
Qu es una hoja de clculo?

Una hoja de clculo es una herramienta ofimtica orientada hacia el tratamiento
de datos, especialmente de datos numricos.
Las hojas de clculo permiten realizar operaciones matemticas con gran facilidad,
ofrecen una gran cantidad de posibilidades que las hacen una de las herramientas
ms tiles y necesarias actualmente tanto a nivel personal como profesional.
Hoy en da una hoja de clculo facilita, adems de realizar operaciones matemti-

cas tanto sencillas como complejas, incluir imgenes, dibujos, insertar gran varie-
dad de grficos e incluso trabajar con pequeas bases de datos.
Excel
Microsoft Excel se ha convertido en la hoja de clculo ms usada en la actualidad
debido a su gran capacidad de clculo y a su completa integracin con otras aplica-
ciones ofimticas del paquete Office.
Esta versin, mejorada y con nuevas utilidades, permite manipular grupos

ms grandes de datos, as como nuevos formatos y grficos ms elaborados y
sorprendentes.
Pg. 12
EXCEL 2010 INTRODUCCIN
Entrar y salir de Excel

Podemos empezar a trabajar con la aplicacin Excel de distintas formas:
- Desde el men Inicio, seleccionamos todos los programas, hacemos clic sobre la
carpeta Microsoft Office y, a continuacin, elegimos la opcin Microsoft Excel.
- Haciendo doble clic sobre un acceso directo a la aplicacin situado en el Escrito-

rio, si se ha creado previamente.
- Desde el Explorador de Windows haciendo doble clic sobre cualquier archivo

de Excel existente.
Tambin posemos salir de la aplicacin Excel de distintas formas:
- Pulsando el botn Archivo y pinchando sobre el botn Salir.
Pg. 13
INTRODUCCIN EXCEL 2010
- Haciendo clic en el botn de control Cerrar con forma de aspa que se encuentra
en la esquina derecha de la ventana de la aplicacin.
- Haciendo doble clic sobre el icono de control situado en la esquina superior iz-
quierda dela aplicacin.
Pg. 14
Excel 2010
TEMA 2: EL ENTORNO DE TRABAJO
0201 Interfaz del programa

0202 rea de trabajo
0203 Las pestaas
0204 Botn Archivo
0205 Cinta de Opciones
0206 Tipos de comandos dentro de los grupos
0207 Barra de Estado
0208 Vistas de una hoja de clculo
0209 Barras de desplazamiento
0210 El Zoom
0211 Paneles de tareas
0212 Mens contextuales
EL ENTORNO DE TRABAJO EXCEL 2010
Interfaz del programa

ste es el aspecto que ofrece Excel una vez lo hemos abierto.
Con slo un vistazo, podemos distinguir claramente, cul es la parte dedicada a la

escritura y creacin de la hoja de clculo, representada por una gran cuadrcula que
ocupa la mayor parte de la ventana, y cul es la que contiene las herramientas que
nos ayudarn en dicha creacin. Esta ltima es la que abarca el resto del espacio
de la aplicacin. A continuacin, enumeraremos las partes ms importantes que
forman la aplicacin:
- Botn Archivo. Est situado en la esquina superior izquierda de la ventana y es

fcilmente reconocible dado su relleno de color verde.
Pg. 16
EXCEL 2010 EL ENTORNO DE TRABAJO
Es el botn principal de la aplicacin y coincide, tanto en su posicin como en la

mayora de sus funciones, con el resto de programas de Microsoft Office.
- Barra de herramientas de acceso rpido. Es una pequea barra de herramien-

tas situada encima del Botn Archivo.
Inicialmente cuenta con tres botones; Guardar, Deshacer y Rehacer, pero ms

adelante estudiaremos, cmo es posible agregar o quitar comandos a esta barra
para personalizarla a nuestro gusto y conseguir as, que sea ms cmoda para la
realizacin de nuestros trabajos.
- Barra de ttulo. Est situada en la parte superior de la ventana. Excel asigna un

nombre genrico al archivo (Libro1, Libro2, etc.), hasta que ste se guarde. A partir
de ese momento, podremos observar en la barra de ttulo de la aplicacin, el nom-
bre con el que hayamos guardado nuestro documento.
- Botn de ayuda. Est situado debajo de la Barra de ttulo. Pinchando en

l, accedemos a la ayuda que ofrece Excel sobre la aplicacin.
- Cinta de opciones. Est situada debajo de la Barra de ttulo. Es la zona fun-

damental de Excel. Posee mltiples opciones y se encarga del formato, edicin,
creacin, correccin, revisin e insercin de objetos en nuestros libros.
En ella encontraremos todos los comandos y opciones que necesitemos para reali-
zar nuestras hojas de clculo.
Pg. 17
- Barra de estado. Est situada en la parte inferior de la ventana de Excel y su

funcin es la de informar al usuario sobre las caractersticas del libro activo.
- Botones de Vista. Estn situados a la derecha de la Barra de estado. Su funcin

es alternar entre las distintas vistas de la hoja de clculo que ofrece Excel.
- Zoom. Est situado en la esquina inferior derecha junto a los Botones de Vista.
Su funcin la de visualizar la cuadrcula de trabajo a la escala que deseemos.
- Barras de desplazamiento. Estn situadas a la derecha de la aplicacin (la ver-

tical), y encima de la barra de estado (la horizontal). Su funcin es permitir el des-
plazamiento por la hoja de clculo tanto vertical como horizontalmente.
Pg. 18
- rea de trabajo. Es la zona que ocupa la mayor parte de la ventana. Representa

una enorme cuadrcula y es en ella, en donde vamos a realizar y visualizar nuestro
libro de trabajo.
rea de trabajo
Para entender la apariencia del rea de trabajo en Excel, primero debemos saber
cmo se estructura dicha aplicacin. Los archivos generados en Excel, se llaman
Libros de clculo y cada libro se compone de una o ms Hojas de clculo. No
hay que confundir estas hojas con una hoja de papel, ya que debemos saber que
una sola Hoja de clculo puede albergar a miles de pginas de papel en cuanto a
dimensiones se trata.
Aunque inicialmente los libros de Excel estn compuestos por tres hojas de clcu-
lo, podremos aadir o quitar hojas segn nuestras necesidades. Las hojas de clculo
estn compuestas por una cuadrcula definida por la interseccin de Filas y Co-
lumnas, para formar una retcula de Celdas.
Pg. 19
Las Celdas son los elementos ms destacados de este programa, ya que conten-
drn los datos.
Las pestaas
Las hojas de clculo estn apiladas unas encima de otras y, para poder cambiar de
hoja activa, tenemos que hacer clic en las pestaas que se encuentran en la parte
inferior de la ventana.
Cuando hay demasiadas hojas de clculo, no podremos verlas todas, as que ten-
dremos que usar el navegador de hojas, que se compone de cuatro botones, situa-
dos a la izquierda de las pestaas.
El primer botn salta a la primera de las pestaas, el ltimo va directamente a la

situada ms a la derecha y los dos del medio, avanzan o retroceden de una en una
por las hojas de clculo.
Botn Archivo
Al pinchar sobre el botn Archivo se accede a la vista Backstage que recoge las
opciones ms comunes referidas a la gestin de los libros de Excel, como pueden
ser; abrir, guardar, imprimir, etctera.
No se encuentran en esta vista, opciones relacionadas con la apariencia, formato o

contenido de las hojas de clculo, como, por ejemplo; color de texto, tipo de letra,
insercin de grficos o imgenes, etctera.
A la izquierda de la vista se listan los diferentes comandos disponibles. Al hacer

clic sobre uno de ellos, encontramos sus opciones en los paneles central y derecho.
Desde la vista Backstage podemos acceder al botn Opciones, que aunque no es

objeto de estudio en este tema, ms adelante veremos que es muy importante, ya
que permite configurar las opciones de Excel a nuestro gusto.
Salir de la vista Backstage es tan sencillo como pinchar de nuevo en el botn Archi-
vo. Tambin podemos pinchar en cualquier otra pestaa de la Cinta de Opciones.
Pg. 20
Cinta de Opciones
sta es la Cinta de opciones y como se ha explicado anteriormente, en ella encon-
traremos todos los comandos necesarios para elaborar nuestros trabajos.
La Cinta de opciones se compone de diferentes fichas, para activar cada una de

ellas ser suficiente con hacer clic en su nombre. Cada una de las fichas est com-
puesta por distintos grupos, los cuales tienen su nombre escrito en la parte inferior
de los mismos. Dentro de cada grupo encontramos los comandos que podemos
utilizar. En la mayora de los casos bastar con hacer un clic sobre ellos para que se
ejecuten. Este tipo de comandos tambin reciben el nombre de botones.
Al pasar el cursor del ratn por los distintos botones, se muestran las etiquetas
de informacin. Estas etiquetas resumen las funciones que ejecutar cada botn
al pinchar en l.
Pg. 21
Podemos ver, como en algunas de ellas, al lado del nombre se puede leer una com-
binacin de teclas escritas entre parntesis. Esto significa que si tecleamos dicha
combinacin, el comando se ejecutar automticamente sin necesitad de pinchar
en el botn. Es lo que se conoce como atajo de teclado.
Si nos fijamos bien en los grupos, veremos que algunos de ellos tienen una pequea
flecha en su esquina inferior derecha. Esta flecha se llama Iniciador de cuadros
de dilogo y al hacer clic sobre ella abre un cuadro de dilogo cuya funcin es
aportar, adems de las opciones que contiene el grupo, otras nuevas que no estn
recogidas en l.
Debemos saber que si la ventana de Excel est restaurada o no tiene el tamao

suficiente para albergar la cinta de opciones completa, sta se contrae de modo que
puede mostrar algunos de los grupos en forma de botn.
stos botones tienen una pequea flecha al pie, que al pinchar sobre ella, mostrar
las opciones del grupo en forma de un men desplegable.
Por ltimo decir que, en algunas ocasiones, puede que necesitemos ver la mayor
parte de la hoja de clculo posible, para realizar, por ejemplo, una revisin. Cuando
esto sucede la cinta de opciones puede entorpecer nuestra labor.
Para ocultarla, bastar con hacer doble clic sobre la ficha activa. Cuando volvamos
a necesitarla, debemos hacer otro tanto en el nombre de la ficha que deseemos.
Pg. 22
Tipos de comandos dentro

de los grupos
Dentro de los grupos podemos encontrar comandos con diferente aspecto entre s
y que dependiendo de cmo se pulsen pueden ejecutar sus funciones de un modo
u otro. Veamos los distintos tipos:
- Botones: son los comandos ms comunes. Su apariencia es cuadrada o rectangular

con un icono en su interior. Ejecutan su funcin pinchando directamente sobre ellos.
- Listas desplegables: son comandos que estn formados por un cuadro de texto
(normalmente editable), que representa la opcin elegida o la que trae Excel por de-
fecto y por una pequea flecha que, al ser pulsada, despliega el resto de opciones. stas
se eligen pulsando sobre ellas. Al hacerlo el cuadro de texto mostrar la opcin elegida.
- Botones desplegables: tienen la apariencia de un botn pero vienen acompaa-

dos de una flecha al lado. Al pulsar sobre ellos muestran un men de opciones para
elegir la que ms convenga a nuestro propsito.
Pg. 23
- Existen otro tipo de botones parecidos a los anteriores, pero que ejecutan funcio-
nes distintas dependiendo de si hacemos clic sobre el dibujo del botn o sobre la
flecha que lo acompaa.
Si hacemos clic sobre el icono, ste se ejecutar como un botn normal y aplicar
las funciones que tiene por defecto o las ltimas que se hubieran seleccionado para
l. Si hacemos clic sobre la flecha, se mostrarn nuevas opciones para el botn, que
podremos elegir mediante un clic.
Barra de Estado
La barra de Estado se sita en la parte inferior de la ventana de Excel y puede ser
configurada para que muestre una informacin u otra acerca del libro activo.
Por defecto, slo se observan en ella dos paneles; el primero de ellos muestra, en
estado normal, la palabra Listo, que indica que Excel est preparado para escribir
en la celda seleccionada.
Cuando editamos una celda vaca, la palabra cambia a Introducir, para que escri-
bamos su contenido y, cuando editamos una celda ya rellena, la barra de Estado
mostrar la palabra Modificar.
El siguiente panel informa del estado de grabacin de las macros, el uso y creacin
de macros ser objeto de estudio ms adelante.
Pg. 24
Si seleccionamos un grupo de celdas rellenas con valores numricos, la barra de

Estado muestra a su derecha, informacin de gran inters como es: el Promedio
de los valores seleccionados, cuntos son stos y su Suma.
Si las celdas seleccionadas contienen texto, slo mostrar el Recuento de stas.
Podemos personalizar la barra de Estado presionando sobre ella con el botn dere-
cho. Aparece un men que muestra las distintas opciones de informacin que ofrece.
Si una opcin tiene un tic negro sobre fondo naranja a su izquierda, significa que
est activa y, lo contrario, si carece de l.
Pg. 25
Activar o desactivar opciones es tan sencillo como pinchar a la izquierda de ellas

para mostrar u ocultar dicho tic.
Vistas de una hoja

de clculo
A la derecha de la Barra de estado se encuentran los Botones de Vistas. Usa-
remos estos botones para ver el contenido de nuestra hoja de clculo de formas
distintas, dependiendo tambin del uso que vayamos a hacer con ella.
- Vista Normal . Esta es la vista que ofrece Excel por defecto, y ser la vista
que usaremos para realizar los trabajos rutinarios de la aplicacin, puesto que es la
ms cmoda para ello.
- Vista diseo de Pgina . Desde esta vista, Excel muestra los mrgenes de la
pgina y habilita las reglas vertical y horizontal para ajustar stos.
- Vista previa de salto de pgina . Desde aqu podemos ajustar los saltos de
pgina y rea de impresin de la hoja que veremos detalladamente en la leccin de
impresin.
Barras de desplazamiento
Excel posee dos barras de desplazamiento, una vertical, que nos permite movernos
de arriba abajo en una hoja de clculo, y otra horizontal que nos permite movernos
de izquierda a derecha.
Pg. 26
Vamos a ver cmo se usa la barra de desplazamiento vertical, todo lo que se ex-
plique se puede aplicar tambin a la horizontal, tan slo cambia la direccin del
desplazamiento. Pinchamos sobre el botn desplazamiento y sin soltar el botn
del ratn, arrastramos hacia arriba y abajo.
Otro modo de movernos es haciendo clic sobre la barra por encima o por debajo
del botn de desplazamiento, el documento se mover mediante un salto. Tambin
podremos movernos fila a fila con las flechas de desplazamiento.
El Zoom
La opcin Zoom permite visualizar la hoja de clculo a la escala que deseemos.
Por defecto, Excel lo muestra casi siempre al 100%. Es importante sealar que el
Zoom solo afecta a la presentacin en pantalla, nunca al tamao de las letras a
la hora de imprimir. El Zoom se representa mediante una barra de deslizante en
Excel. Su uso es muy similar al de las barras de desplazamiento.
Si hacemos clic en el tringulo y arrastramos hacia la izquierda, veremos como el

zoom disminuye progresivamente y, lo contrario, si pinchamos y arrastramos ha-
cia la derecha. Tambin podemos hacer que el zoom agrande o disminuya la vista
del documento a saltos si pinchamos directamente en la lnea de la barra.
Si lo que hacemos es pinchar en los botones representados con un signo ms o

menos el zoom se mover en saltos del 10% para agrandar o disminuir la vista
respectivamente. Si pinchamos en el botn que marca el porcentaje del zoom, abri-
remos el cuadro de dilogo Zoom, en donde estn recogidas todas sus opciones.
Pg. 27
Paneles de tareas
Los paneles de tareas proporcionan todas las opciones para llevar a cabo una de-
terminada tarea. Por ejemplo, al presionar el botn Imgenes prediseadas del
grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, aparecer un panel de tareas con todas
las opciones y sugerencias necesarias para realizar esta accin concreta.
Para cerrar el panel de tareas, pinchamos sobre la cruz situada arriba a la derecha
del panel. Si queremos mostrarlo de nuevo, tendremos que volver a presionar el
mismo botn de antes.
Excel ofrece varios paneles de tareas que aparecern de forma automtica al pre-
sionar alguna de sus funciones.
Mens contextuales
Para activar un men contextual debemos situar el puntero del ratn sobre la zona
o elemento sobre el que queremos actuar y despus hacemos clic con el botn se-
cundario del ratn.
Pg. 28
El contenido de estos mens depender de lo que se puede hacer con el objeto sobre
el que estemos posicionados.
Por ejemplo, si hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre una celda apa-
rece un men con unas opciones, pero si lo hacemos sobre un grfico aparecen las
opciones relacionadas con dicha imagen.
Por encima del men contextual tambin aparece una pequea barra de herra-
mientas. Es la Paleta de herramientas de Formato, y en ella se encuentran los
comandos ms comunes para formatear el contenido de las celdas.
Pg. 29
Excel 2010
TEMA 3: OPERACIONES CON LIBROS
0301 Crear un libro

0302 Guardar un libro
0303 Guardar una copia del libro
0304 Abrir un libro
0305 Cerrar un libro
0306 Salvaguarda automtica
0307 Varios libros
0308 Uso de la vista Preliminar
0309 Imprimir un libro
OPERACIONES CON LIBROS EXCEL 2010
Crear un libro
Cuando abrimos Excel, sin usar para ello un archivo creado anteriormente, vemos
que el programa ya muestra un libro en blanco en pantalla, listo para ser utilizado.
A este libro Excel le asignar un nombre genrico hasta que lo guardemos
En cualquier caso, tambin existen otras formas de crear un archivo nuevo desde
Excel. Para ello, accedemos a la vista Backstage pulsando el botn Archivo y ele-
gimos la pestaa Nuevo, en donde podemos elegir entre distintos libros para crear.
Veamos estas opciones:
Para crear un libro en blanco, debemos pinchar en la opcin Libro en blanco y pin-
char en el botn Crear. Vemos que Excel ha creado un nuevo libro al que tambin
ha asignado un nombre genrico.
Excel cuenta tambin con numerosas plantillas para crear libros a partir de ellas.
Para ello, en la vista Backstage dentro del apartado Nuevo, hacemos clic sobre
Plantillas de ejemplo. Se listan automticamente todas las plantillas que Excel
ofrece para crear libros.
Pg. 32
EXCEL 2010 OPERACIONES CON LIBROS
A medida que hacemos clic en una u otra, podemos ver una vista previa de las
mismas en el panel derecho de la vista. Una vez elegida la que mejor se adapte a
nuestras necesidades, bastar con hacer clic sobre el botn Crear.
Excel tambin ofrece la posibilidad de descargar plantillas desde Internet. Pulsa-

mos el botn Inicio para retroceder a las opciones principales del apartado
Nuevo y observamos cmo existe toda un rea dedicada a las plantillas de Office.
com. Seleccionamos un grupo de ellas pinchando sobre l y se listan las plantillas
que podemos descargar pertenecientes a esa categora. Una vez elegida la que nos
interese, pulsamos sobre el botn Descargar. Es importante sealar que para que
esta operacin pueda llevarse a cabo, debemos estar conectados a Internet. Si es
as, comprobaremos como, efectivamente, la plantilla se ha descargado en Excel y
podremos comenzar a trabajar con ella.
Pg. 33
Tambin podemos crear libros nuevos basados en otros que hayamos hecho previa-
mente, en los cuales solo sea necesario cambiar unos pocos datos. Para hacerlo, ac-
cedemos nuevamente a la pestaa Nuevo de la vista Backstage y pulsamos sobre
Nuevo a partir de existente. Se abre un cuadro de dilogo para que busquemos
la ubicacin y el archivo que deseemos a partir del cual vamos a generar uno nuevo.
Guardar un libro
Para guardar los libros que vamos creando, debemos tener claros dos puntos: dnde
y con qu nombre van a ser almacenados.
La primera vez que vayamos a guardar un libro, haremos clic en el botn Guar-
dar de la barra de herramientas de acceso rpido o accedemos a la vista
Backstage y seleccionamos la opcin Guardar, aparecer un cuadro de dilogo.
En la lista Nombre de Archivo, Excel propone un nombre de archivo. Podemos

dejar este nombre o bien escribir el que deseemos.
Tambin propone la carpeta Documentos del disco duro como lugar para guar-
dar el archivo. Si deseamos guardarlo en otra parte o en otra unidad, debemos
explorar el rbol de carpetas alojado a la izquierda del cuadro para encontrar la
nueva ubicacin.
Pg. 34
En la lista desplegable Tipo podemos elegir guardar el libro como un tipo de ar-
chivo distinto de Excel, para que pueda ser reconocido por otros programas. Final-
mente, pulsamos el botn Guardar.
Tenemos que tener en cuenta que si modificamos un libro que ya estaba guarda-
do y lo vamos a volver a guardar con el mismo nombre y en la misma ubicacin,
entonces bastar con pulsar de nuevo el botn Guardar, pero esta vez Excel no
solicitar ningn dato ni mostrar el cuadro de dilogo, simplemente guardar de
forma automtica los cambios.
Guardar una copia del libro

A veces resulta til modificar un libro y mantener una copia del archivo original,
para ello seleccionamos la opcin Guardar como del men que aparece al pulsar
sobre el Botn Archivo.
Aparecer el mismo cuadro de dilogo que utilizamos cuando guardamos un libro

por primera vez.
Podemos guardar el libro con el nombre y ubicacin que deseemos, teniendo en

cuenta que es posible guardar un archivo con el mismo nombre que otro pero
en una carpeta diferente y en la misma carpeta que el original, pero con distinto
nombre.
Por ejemplo, podemos abrir el libro Cuentas y guardarlo en la misma carpeta

llamndole Cuentas nuevas. Si no hemos modificado nada, en este momento los
dos archivos tienen el mismo contenido.
Abrir un libro
Excel facilita la posibilidad de acceder de forma rpida y eficaz a aquellos archivos
o ubicaciones con los que hayamos trabajado ltimamente. Para ello, accedemos a
Pg. 35
la vista Backstage y pulsamos la ficha Reciente. La pantalla se divide en dos gran-

des paneles que muestran, respectivamente, los libros y lugares a los que hemos
accedido recientemente. Si el libro que queremos abrir se encuentra en esta lista,
bastar con hacer clic sobre su nombre para que se abra.
Si no se encuentra en la lista Libros recientes pero sabemos que est dentro de

alguna de las carpetas que aparecen en la zona Lugares recientes pulsamos en
dicha carpeta y se abre el cuadro de dilogo Abrir para que seleccionemos el archi-
vo deseado. Una vez hecho, bastar con pulsar el botn Abrir de dicho cuadro o
realizar doble clic sobre el archivo.
Cuando tengamos un libro guardado en nuestro ordenador que no aparezca en

ninguna de las dos listas y deseemos seguir trabajando con l, podemos recuperarlo
si pulsamos la opcin Abrir de la vista Backstage.
Pg. 36
Aparecer un cuadro de dilogo similar al que se muestra cuando guardamos un

archivo por primera vez. Debemos explorar la lista de carpetas hasta localizar el ar-
chivo. Una vez localizado, hacemos clic en l y, a continuacin, pulsamos el botn
Abrir, tambin lo podemos abrir haciendo un doble clic.
Cerrar un libro
Cuando ya no deseemos seguir trabajando con un libro, lo podemos cerrar hacien-
do clic sobre el botn Cerrar ventana o accediendo a la vista Backstage y
escogiendo la opcin Cerrar.
Si anteriormente no lo habamos guardado o estando guardado, hemos modifica-

do su contenido, Excel preguntar si deseamos guardarlo. Si apretamos el botn
Guardar, aparecer el cuadro de dilogo para guardarlo en el caso de que fuera un
archivo no guardado anteriormente o guardar los cambios realizados, en el caso
de tratarse de un archivo que ya hubiese sido guardado. Si pulsamos el botn No
guardar, Excel cerrar el libro sin guardar ningn cambio.
Con la opcin Cancelar o pulsando el botn Cerrar con forma de aspa volvemos
a la situacin en que nos encontrbamos antes de elegir Cerrar.
Salvaguarda automtica
Seguro que alguna vez le ha pasado que, al estar trabajando con un libro, ha sufrido
un bloqueo del ordenador, un fallo en la red elctrica o, simplemente no ha guar-
Pg. 37
dado por error el libro, siendo ste importante para usted. Pues bien, Excel incor-
pora una herramienta que permite la recuperacin de estos libros supuestamente
perdidos para siempre. Para acceder a ella, pulsamos la ficha Reciente de la vista
Backstage.
Hacemos clic en el botn Recupere libros no guardados situado debajo del rea
Lugares recientes.
Se abre el cuadro de dilogo Abrir donde aparece un listado con los archivos que
se han cerrado sin guardar.
Recuperarlos es tan sencillo como hacer doble clic sobre ellos o seleccionarlos y
pulsar el botn Abrir.
El objetivo de esta herramienta es posible gracias a que Excel realiza una funcin
de autoguardado cada 10 minutos con lo cual, todos aquellos archivos que ha-
yan estado abiertos, al menos durante ese tiempo, tendrn una salva disponible si
se interrumpen bruscamente. El tiempo establecido por defecto, as como la pro-
pia funcin de autoguardado se pueden modificar. Para ello, accedemos a la vista
Backstage y pulsamos el botn Opciones.
Pg. 38
Se abre el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Dentro de l, pulsamos la ficha

Guardar.
En el rea Guardar libros establecemos si queremos o no que la funcin Autorre-

cuperacin est activa, pulsando la casilla de verificacin correspondiente. En el
caso de que as sea, podemos indicar cada cuntos minutos debe realizarse.
A no ser que 10 minutos de nuestro trabajo suponga una prdida muy elevada de
tiempo no es recomendable bajar mucho de esta cifra, puesto que si no estaremos
saturando innecesariamente los recursos de nuestro equipo.
Varios libros
Otra de las caractersticas de Excel, es que podemos tener varios libros abiertos a
la vez. Pasar de uno a otro es muy sencillo. Si tenemos varios libros de Excel, Win-
dows los muestra separados en la barra de Tareas.
Pg. 39
Si no hay espacio suficiente para todos, los agrupa en un nico botn. Al hacer clic
sobre l veremos sus nombres, pudiendo elegir el que interese.
Tambin podemos ver los libros que estn abiertos, pinchando en el botn Cam-
biar ventanas del grupo Ventana de la ficha Vista en la Cinta de opciones.
Uso de la vista Preliminar

La Vista Preliminar permite tener una visin exacta de cmo va a quedar el libro
antes de realizar su impresin. Para activarla, accedemos a la vista Backstage y
pulsamos la ficha Imprimir.
La vista Backstage se divide en dos paneles, el ms grande de ellos, el de la derecha,

muestra la Vista preliminar del libro. En la parte inferior izquierda de la vista
encontramos los botones de desplazamiento que permiten pasar de una pgina a
otra en el caso de que nuestro libro tenga ms de una pgina.
En la zona inferior derecha se sitan los siguientes botones:
- Mostrar mrgenes : al pinchar sobre l, aparece sobre la Vista preliminar

distintas lneas que representan los mrgenes de la pgina. Podemos variarlos pin-
chando y arrastrando directamente sobre dichas lneas.
- Toda la pgina : es la opcin proporcionada por Excel por defecto. Muestra

cada pgina de la hoja de clculo a tamao completo para que podamos ver su com-
posicin antes imprimir el libro.
Pg. 40
Imprimir un libro
Cuando creamos un libro, podremos enviarlo por correo electrnico o imprimirlo
en papel, entre otras muchas cosas. Para imprimir un libro, hacemos clic en el bo-
tn Archivo y nos desplazamos hasta la ficha Imprimir, para, a continuacin,
presionar el botn Imprimir.
El resto de opciones de impresin las veremos con ms detalle en la leccin dedica-

da a ello. De momento, si hacemos clic en el botn Imprimir, se imprimir el libro
en su totalidad.
Pg. 41
Excel 2010
TEMA 4: CELDAS, RANGOS Y HOJAS
0401 Libros, hojas de clculo y celdas

0402 Tipos de datos: Nmeros
0403 Tipos de datos: Fechas
0404 Tipos de datos: Textos
0405 Excepciones a los datos
0406 Cmo movernos
0407 Rangos de celdas y seleccin
0408 Introducir datos
0409 Mover o copiar hojas de clculo
0410 Dividir hojas de clculo
0411 Visualizar varias hojas del mismo libro
CELDAS, RANGOS Y HOJAS EXCEL 2010
Libros, hojas de clculo

y celdas
Los archivos que genera Excel se denominan libros de trabajo. Un libro de trabajo
est compuesto por hojas de clculo. Inicialmente un libro contiene 3 hojas, aun-
que podemos aumentar o disminuir el nmero de hojas, segn nuestras necesidades.
nicamente es posible visualizar una sola hoja de clculo en la pantalla al mismo

tiempo. La hoja que estamos visualizando en un momento determinado se deno-
mina hoja activa. Cada hoja de clculo se identifica por un nombre por defecto:
hoja 1, hoja 2, y, as, sucesivamente. Este nombre es visible en unas pestaas que se
encuentran situadas en la parte inferior de la hoja de clculo. La pestaa de la hoja
activa aparece resaltada en color blanco, si es que no hemos cambiado la configu-
racin de colores de las pestaas, como veremos ms adelante.
Para cambiar la hoja de clculo activa, es decir, para trabajar en otra hoja, basta con
pulsar sobre la pestaa de la hoja que queramos activar. Cada hoja de clculo est
organizada en Filas y Columnas. Cada interseccin entre una fila y una columna
es una Celda. Las filas estn apiladas de forma horizontal y se identifican median-
te nmeros comprendidos entre 1 y 1.048.576. Las columnas estn dispuestas
verticalmente y se identifican mediante letras o combinaciones de letras com-
prendidas entre A y XFD. Una hoja de clculo posee 1.048.576 filas y 16.384
columnas. El nombre de las filas aparece a la izquierda y el de las columnas se
encuentra en la parte superior. A estos sectores les llamaremos Encabezamientos.
Pg. 44
EXCEL 2010 CELDAS, RANGOS Y HOJAS
Las celdas son la parte ms importante de las hojas de clculo, ya que es en ellas
donde almacenamos la informacin. Una celda se identifica mediante las coor-
denadas que se obtienen a partir de su fila y su columna en la que se encuentra.
De esta manera, podemos llamar a las celdas por sus coordenadas o mediante un
nombre que les asignemos. Si llamamos a una celda por sus coordenadas, encontra-
remos nombres como D10, esto significa que la celda se encuentra en la columna
D y la fila 10. De cmo asignar nombres a las celdas hablaremos ms adelante.
En la barra de frmulas encontramos el Cuadro de nombres, donde podemos ver el

nombre de la celda seleccionada. El contenido de las celdas se visualiza en el cuadro
de contenido de la misma barra y, por supuesto, dentro de la propia celda. Las celdas
que contengan frmulas slo mostrarn el resultado de las mismas y para poder ver la
frmula, tendremos que hacerlo en el cuadro de contenido de la barra de Frmulas.
Si la frmula o el contenido de la celda es demasiado largo, Excel permite agrandar

el espacio de la barra de frmulas. Para ello, pincharemos en el botn Expandir ba-
rra de frmulas que se encuentra al final de la misma.
Pg. 45
Tipos de datos: Nmeros

Excel admite varios tipos de datos, principalmente Textos, Nmeros y Fechas,
aunque stas ltimas son tratadas como nmeros.
Los datos numricos se componen de los dgitos del 0 al 9 y de los smbolos + o -,

para indicar el signo del nmero. Adems, los nmeros siempre quedan alineados a
la derecha de las celdas una vez introducidos.
Debemos tener claro que el separador de decimales es la coma y el de millares el

punto. Aunque esta configuracin puede variar segn los pases.
Tambin es importante que sepamos que la tecla con el punto, situada en el teclado
numrico, es para Excel, la coma decimal.
Tipos de datos: Fechas

Las fechas en Excel tienen un tratamiento especial. Quedan alineadas a la derecha,
igual que los nmeros y adems se puede operar con ellas. Existen muchos forma-
tos diferentes para las fechas, pero lo ms destacable es que basta con introducir
determinadas combinaciones para que el programa interprete que los datos son
fechas y no nmeros o textos.
Generalmente, los nmeros separados por guiones, barras o dos puntos son tradu-
cidos a datos tipo fecha.
Pg. 46
Tipos de datos: Textos

Los textos en Excel no tienen un formato concreto. Cuando introducimos un tex-
to, por defecto se alinear a la izquierda de las celdas. Cuando un texto excede el
ancho de la celda donde lo insertamos, veremos cmo lo rebasa y se visualiza en las
celdas contiguas. En realidad el texto no se ha introducido en las celdas de al lado,
sigue en su celda pero lo vemos encima de las dems.
Para comprobarlo, basta con colocarnos en estas celdas y observaremos en el cua-

dro de contenido que estn vacas. Tambin lo comprobaremos si escribimos en las
celdas de al lado.
Si queremos verlo exclusivamente dentro de su celda, debemos ampliar el ancho de

la columna. Pinchamos entre los encabezados de columna que corresponden con el
borde final y arrastramos hasta que ocupe el ancho deseado.
Podremos hacer que la columna se ajuste exactamente al tamao del contenido

haciendo doble clic en la misma zona, entre los dos encabezados de columna.
Si deseamos escribir en ms de una lnea de texto dentro de una celda, tendremos

un problema ya que si apretamos la tecla Enter, como en un procesador de textos,
el cursor saltar a la celda inmediatamente inferior.
Un truco: para crear ms lneas de texto dentro de una celda, pulsamos Enter
mientras mantenemos apretada la tecla Alt.
Pg. 47
Excepciones a los datos

Puede suceder que, ocasionalmente, necesitemos tratar algn tipo de dato como si
fuera de otro tipo. As, si queremos que un nmero o una fecha sean tratados como
un texto, para evitar que Excel realice clculos con l, debemos introducirlos pre-
cedidos de un Apstrofo o, cuando aprendamos a hacerlo, le indicaremos a Excel
que tienen formato de texto.
Tambin debemos saber que existen datos que tienen un tipo confuso. Por ejemplo:
los nmeros de telfono, cdigos postales y, en general, cualquier nmero de serie o
de identificacin. Aunque son datos que estn compuestos de caracteres numricos,
en realidad son textos, ya que nunca podremos hacer clculos matemticos con ellos.
Cmo movernos
Cuando estamos situados en una celda y queremos desplazarnos a la celda inme-
diatamente inferior, basta con pulsar la tecla Enter o Intro. Tambin podemos
usar la tecla Flecha abajo de los cursores del teclado para movernos hacia abajo y
Flecha arriba para hacerlo a las celdas situadas encima.
Si queremos movernos lateralmente por la hoja de clculo, usaremos las teclas

Flecha Izquierda y Flecha derecha del teclado.
Para movernos hacia la derecha tambin usaremos la tecla Tabulacin y la

combinacin de teclas May + Tabulacin si queremos desplazarnos hacia la izquierda.
En una hoja de clculo muy extensa puede ser til que localicemos las celdas extre-
mas de la hoja. La combinacin de teclas Control + Inicio, sita el cursor en la
primera celda de la hoja del clculo.
Pg. 48
Mientras que la combinacin Control + Fin, mueve el cursor a la ltima celda de

la hoja de clculo actual.
Las teclas Avanzar pgina y Retroceder pgina mueven, respectivamente, hacia

abajo o hacia arriba toda la hoja de clculo el tamao de una ventana.
Y las combinaciones de texclas Alt + AvPag y Alt + RePg , hacen lo

mismo que lo anterior slo que la hoja de clculo se desplaza en horizontal hacia la
derecha o izquierda, respectivamente.
Rangos de celdas y seleccin

Un rango es un conjunto de celdas, continuo o discontinuo, al que se hace referen-
cia o se selecciona en una hoja de clculo. Una porcin de celdas de una columna
es un Rango de columna y para seleccionarlo basta con que pinchemos en la
primera celda del rango y arrastremos, hacia arriba o hacia abajo, hasta la ltima
celda que incluyamos en l.
Una seccin de celdas de una misma fila es un Rango de fila y se selecciona de

la misma manera: pinchamos en la primera celda del rango y, sin soltar el ratn,
arrastramos horizontalmente hasta la ltima.
Un Rango rectangular o Matriz, es un conjunto de celdas que forman un rectn-

gulo. Para seleccionarlo, pinchamos en la primera esquina del rango y arrastramos
hasta la celda de la esquina opuesta.
Pg. 49
Con Excel es posible seleccionar rangos discontinuos con independencia de la forma

que tengan. Efectuamos una seleccin y, a continuacin otra, pero con la tecla Control
presionada en nuestro teclado. As podremos aadir todos los rangos que deseemos.
Seleccionar una columna o una fila completas es muy fcil: slo tenemos que ha-
cer clic, respectivamente, en el ttulo de la columna o de la fila. Y para seleccionar
una hoja de clculo completa, hacemos clic en la interseccin de los ttulos de fila
con los de columna.
Introducir datos
Para introducir un dato dentro de una celda, seleccionamos una celda haciendo clic
sobre ella y tecleamos un dato y para aceptarlo, pulsamos el botn Introducir de
la barra de Frmulas.
Otra manera muy sencilla de aceptar un dato es pulsando la tecla Enter o, simple-
mente, cambiando de celda despus de haberlo tecleado.
Si despus de escribir un dato, finalmente no lo necesitamos o no es correcto, bas-

tar con situarnos en la celda y pulsar la tecla Suprimir. Observamos como el
dato ya no se visualiza en la celda. Tambin podemos hacerlo pulsando el botn
Cancelar con forma de aspa de la barra de Frmulas.
Pg. 50
Si queremos que todo un rango de celdas tenga el mismo contenido, seleccionamos

el rango, escribimos el dato en la primera celda y pulsamos la combinacin de te-
clas Control + Enter.
Mover o copiar hojas

de clculo
Podremos mover o copiar hojas de clculo completas, dentro del mismo libro o de
un libro a otro, siempre y cuando estn abiertos. Para ello, seleccionaremos la hoja
que queremos copiar o mover, hacemos clic en su pestaa con el botn derecho del
ratn y seleccionamos la opcin Mover o copiar
En el cuadro de dilogo que se abre, podemos seleccionar el libro, donde queremos

copiar la hoja, desplegando la lista Al libro.
Pg. 51
En esta lista aparecern todos los libros que estn abiertos, la opcin Nuevo libro
crear un nuevo archivo para pegar la hoja. Tambin podemos seleccionar la ubica-
cin de la copia en la seccin Antes de la hoja.
Si activamos la casilla de verificacin Crear una copia, la hoja se duplicar y

aparecer tanto en su ubicacin original como en la que acabamos de elegir. Si no
activamos esta casilla, la hoja se mover de lugar.
Dividir hojas de clculo

En ocasiones tendremos que trabajar con hojas de clculo formadas por listas de
datos de gran tamao. Al desplazarnos vertical u horizontalmente por estas hojas
es comn que perdamos de vista las cabeceras de los datos, lo cual puede originar
lecturas errneas de los datos de la misma.
Excel permite dividir la hoja en varios paneles y fijar stos para que permanezcan
siempre visibles.
Para crear una divisin horizontal, pinchamos y arrastramos sobre la hoja de cl-
culo la pequea barra horizontal que se encuentra en el lado superior de la barra de
desplazamiento vertical hasta la posicin deseada. Para crear un divisin vertical,
haremos lo mismo, pero en este caso, con la pequea barra vertical situada al final
de la barra de desplazamiento horizontal.
Eliminar las divisiones es tan sencillo como hacer doble clic sobre ellas.
Pg. 52
Si pulsamos el botn Dividir del grupo Ventana de la ficha Vista, vemos cmo
Excel divide, a partir de la celda seleccionada, la hoja de clculo de forma autom-
tica, tanto vertical como horizontalmente. Ahora tan slo tendremos que pinchar
y arrastrar las divisiones hasta las posiciones deseadas.
Para mantener fijas dichas divisiones, desplegamos el botn Inmovilizar del grupo
Ventana y pulsamos la orden Inmovilizar paneles. Al desplazarnos ahora por la hoja
de clculo observamos que permanecen siempre visibles las cabeceras de los datos.
Este botn tambin contiene las opciones de inmovilizar directamente la primera

fila o columna de la hoja de clculo si esto se ajusta a nuestras necesidades.
Para retornar a la configuracin original de la hoja, elegiremos en esta ocasin la

opcin Movilizar paneles del botn desplegable Inmovilizar y, a continuacin,
borraremos las divisiones del modo que ya sabemos o desactivamos el botn Divi-
dir del grupo Ventana.
Pg. 53
Visualizar varias hojas

del mismo libro
Supongamos que debemos contrastar datos contenidos en dos hojas de clculo dis-
tintas del mismo libro. Sera un proceso arduo ir pinchando repetidas veces sobre
las pestaas de dichas hojas.
Excel permite ver varias hojas de un mismo libro a la vez. Para ello, nos colocamos
en la primera de las hojas y pulsamos el botn Nueva ventana del grupo Ventana
de la ficha Vista. Observamos en la barra de Tareas cmo aparecen dos iconos
representando al mismo libro de trabajo, el primero con el nmero uno al final del
nombre y el siguiente, con el dos.
Para poder ver ambas ventanas del libro a la vez, pulsamos el botn Organizar
todo del grupo Ventana y elegimos la forma de distribucin que deseemos en el
cuadro de dilogo que se abre.
Ahora, contrastar los datos de ambas hojas es ms sencillo y eficaz.
Si la labor excede el tiempo de la sesin de trabajo, Excel permite guardar la dispo-

sicin actual para usarla ms adelante. Para ello, pulsamos el botn Guardar rea
de trabajo del grupo Ventana. Se abre el cuadro de dilogo homnimo donde tan
slo tendremos que dar nombre a nuestra disposicin. Ms adelante, podremos
abrirla como si de un libro normal de Excel se tratase.
Pg. 54
Excel 2010
TEMA 5: FORMATOS
0501 Definir tipo de datos de una celda

0502 Grupo Nmero de la ficha Inicio
0503 Alineacin del contenido de una celda
0504 Combinar celdas
0505 Formato de fuente
0506 Paleta de herramientas Formato
0507 Bordes y tramas
0508 Formato de filas y columnas
0509 Formato de hoja
FORMATOS EXCEL 2010
Definir tipo de datos

de una celda
Podemos definir el tipo de datos que contendr una celda antes o despus de in-
troducir los datos. Para ello, debemos seleccionar la celda o rango de celdas y abrir
el cuadro de dilogo Formato de celdas, pulsando el botn Formato del grupo
Celdas de la ficha Inicio, y escogiendo la opcin Formato de celdas.
El cuadro de dilogo Formato de celdas est formado por varias fichas. En la ficha
Nmero podemos aplicar doce tipos diferentes de formato que pueden adquirir los
datos contenidos en la celda o rango seleccionados.
- El tipo predeterminado es General. Bajo este formato los textos se alinean a la

izquierda de la celda y los nmeros a la derecha. Este tipo no tiene un formato espe-
cfico de nmero, por ello en la mayora de los casos, los nmeros se mostrarn tal y
como se escriben, siempre y cuando su tamao no sea demasiado grande y no con-
Pg. 56
EXCEL 2010 FORMATOS
tengan muchos decimales. Si el nmero es muy grande, se representar en notacin

cientfica. Los nmeros que contengan decimales se redondean automticamente.
- El siguiente tipo de datos es Nmero, al aplicar este formato, podemos seleccio-

nar el nmero de decimales que queremos mostrar, si queremos que aparezca au-
tomticamente el separador de miles o cmo mostrar los nmeros negativos. Para
aumentar o disminuir el nmero de decimales tambin disponemos de botones
dentro del grupo Nmero de la ficha Inicio.
- En el tipo Moneda podemos elegir el smbolo de moneda que queremos que

acompae a nuestros valores monetarios. Tambin podemos seleccionar el nmero
de decimales y el aspecto que tomarn los nmeros negativos.
Este tipo de formato se aplica cuando queremos operar con cifras acompaadas de
un smbolo de moneda. Si insertramos el smbolo de moneda a continuacin de la
cifra, sta se convertira en texto y no podramos operar con ella. Esta regla nica-
mente no se cumple con el smbolo del Euro ya que, en este caso, Excel convierte
el contenido de la celda a formato moneda automticamente.
- El tipo Contabilidad es similar al formato de moneda con la diferencia que ste

alinea los smbolos de moneda y las comas de los decimales en una columna. Esta
diferencia slo podr apreciarse en los casos en que el smbolo de moneda aparezca
delante de la cantidad.
Pg. 57
FORMATOS EXCEL 2010
- Los tipos Fecha y Hora permiten introducir valores de fecha y hora y escoger
entre distintas representaciones.
- Para el tipo Porcentaje podemos elegir el nmero de decimales que queremos que
se muestren en la celda. El tipo porcentaje multiplica el contenido de la celda por
100 e incluye el smbolo del porcentaje (%) a la derecha del nmero.
- Debemos aplicar el tipo Fraccin cuando queramos representar un nmero frac-

cionario. Tenemos varios formatos de fraccin entre los que poder elegir. Por ejem-
plo, si queremos que Excel reconozca 1/5 como nmero quebrado en lugar de
convertirlo en fecha, o que el resultado de una divisin aparezca como una fraccin
en lugar de con nmeros decimales.
- El tipo Cientfica muestra los nmeros con este tipo de notacin.
- Al aplicar el tipo Texto logramos que Excel reconozca y trate como texto el con-
tenido de la celda an cuando dentro de la misma se encuentre un nmero, el con-
tenido de la celda se mostrar tal cual se haya escrito. Este mismo efecto tambin
podemos conseguirlo escribiendo una comilla simple delante del nmero.
- El tipo Especial engloba distintos formatos caractersticos que podemos aplicar

al contenido de la celda, como por ejemplo el formato de nmero de telfono que
escribe el prefijo entre parntesis automticamente.
Pg. 58
EXCEL 2010 FORMATOS
Grupo Nmero de la
ficha Inicio
Otro modo muy sencillo de definir los tipos de datos que contendrn las celdas es
hacer uso de los comandos que componen el grupo Nmero de la ficha Inicio.
Desde la lista Formato de nmero, podemos elegir entre todos los estudiados
anteriormente haciendo clic sobre su nombre.
El botn desplegable Formato de nmero de contabilidad nos permite elegir

entre distintos smbolos de moneda para acompaar a nuestros datos monetarios.
Tambin podemos aplicar estilo porcentual y de millares a nuestros valores num-

ricos pulsando sobre los botones con ese nombre.
Para finalizar, decir que es posible aadir o sustraer decimales a los valores numri-
cos pulsando los botones Aumentar o Disminuir decimales respectivamente. Al
disminuir decimales, Excel redondear los valores.
Pg. 59
FORMATOS EXCEL 2010
Por ltimo, si pulsamos sobre el Iniciador de cuadros de dilogo del grupo N-

mero, accederemos al cuadro de dilogo Formato de celdas que ya conocemos.
Alineacin del contenido

de una celda
Ya sabemos que cada tipo de dato en una hoja de clculo, mantiene una alineacin
por defecto: los textos a la izquierda y el resto de datos alineados a la derecha. Pero
en muchas ocasiones necesitaremos otro tipo de alineacin en funcin del diseo
de la hoja o la distribucin de los datos. La forma ms sencilla de alinear la infor-
macin es mediante los iconos del grupo Alineacin de la ficha Inicio.
Primero seleccionamos las celdas que queramos alinear (recordemos que para
aadir rangos discontinuos es necesario mantener pulsada la tecla Control y se-
leccionar las celdas o rangos a aadir). Despus podramos alinearlo a la izquierda
con el botn Alinear a la izquierda o, para centrar la seleccin, bastar con
pulsar el botn Centrar . Si es preciso, podremos cambiar la distancia entre el
borde izquierdo de la celda y el texto, pulsando los botones Aumentar o Dismi-
nuir sangra .
Desde el botn desplegable Orientacin es posible inclinar las celdas entre las
distintas opciones que Excel ofrece.
Para decidir la posicin vertical del contenido de las celdas respecto de ellas, usamos
los botones de Alineacin vertical que se encuentran la parte superior del grupo
Pg. 60
EXCEL 2010 FORMATOS
Alineacin. De este modo, podremos decidir si el contenido se alinear respecto

del borde superior, se centrar en la celda o se alinear respecto del borde inferior.
Todas las herramientas anteriores se encuentran tambin en el cuadro de dilogo

Formato de celdas dentro de la pestaa Alineacin. Existen dos formas distintas
para acceder a dicho cuadro: bien pinchando con el botn derecho del ratn sobre
cualquier celda y eligiendo Formato de celdas, bien pinchando en el Iniciador de
cuadros de dilogo del grupo Alineacin de la ficha Inicio.
Desde este cuadro accedemos tambin a algunas opciones que no tenamos en el

grupo. Cabe mencionar la opcin Justificar dentro de la listas desplegables Hori-
zontal y Vertical, que distribuye el contenido de la celda a lo ancho y a lo largo de
la misma, respectivamente, alinendolo a la izquierda. Otra opcin sera Distri-
buido, que es similar a la anterior, slo que no alinea el contenido a la izquierda.
Combinar celdas
En muchas ocasiones encontraremos que los datos no caben en una sola celda y
que, adems, no podemos cambiar el ancho de la columna para que entren. La solu-
Pg. 61
FORMATOS EXCEL 2010
cin es combinar las celdas que sean necesarias, esto es similar a unir varias celdas
en una sola. Para combinar celdas, Excel cuenta con el botn desplegable Com-
binar y centrar situado en el grupo Alineacin de la ficha Inicio. Al pinchar
sobre la flecha que lo acompaa encontramos distintas opciones de combinacin.
Veamos cada una de ellas:
- Combinar y centrar: la seleccin previa de celdas se convierte en una sola y

adems, el contenido aparece centrado en ella.
- Combinar horizontalmente: en este caso, Excel combina fila a fila el conteni-

do de la seleccin y deja la alineacin predeterminada a la izquierda.
- Combinar celdas: en este caso aparece un mensaje indicando que al combinar

varias celdas, slo se conserva el texto de la primera del rango. Al aceptar el aviso,
vemos que Excel combina todas las celdas en una, pero borra parte del texto. Este
mensaje aparece siempre que combinemos distintas celdas organizadas en filas, a
no ser que seleccionemos la opcin Combinar horizontalmente.
- Para eliminar la combinacin realizada sobre las celdas, basta con seleccionar la
deseada y elegir la opcin Separar celdas.
Desde la pestaa Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas, existe una
opcin parecida a lo anterior, se trata del comando Centrar en la seleccin que
se encuentra en la lista desplegable Horizontal. La diferencia con Combinar y
Pg. 62
EXCEL 2010 FORMATOS
centrar radica en que la primera no elimina el contenido de las dems celdas, que
por otro lado, siguen estando presentes en la hoja de clculo.
La zona Control de texto del mismo cuadro, contiene dos comandos tambin
interesantes en el caso de que el texto no entre en una celda.
La opcin Ajustar texto, deja la columna igual de ancha pero reparte el texto en
varios renglones dentro de las celdas. Reducir hasta ajustar, encoge el tamao de
las fuentes hasta que el contenido entre completamente.
Tambin podemos ajustar texto desde el botn con el mismo nombre en el grupo
Alineacin.
Formato de fuente
Para mejorar el aspecto de una hoja de clculo, tambin podemos modificar las
fuentes. Podemos hacerlo utilizando el grupo Fuente de la ficha Inicio. Primero
tenemos que seleccionar las celdas que deseamos cambiar.
Para cambiar el tipo de fuente, basta con que despleguemos la lista Fuente y esco-
jamos la que vayamos a utilizar.
En la lista Tamao de fuente escogemos el cuerpo de la fuente. Usando los boto-

nes Aumentar y Disminuir tamao de fuente tambin variamos el cuerpo de
la fuente.
Si queremos cambiar su estilo, usamos los botones Negrita, Cursiva o Subraya-

do. Este ltimo viene acompaado de una flecha que al pulsar sobre ella, muestra
los distintos tipos de subrayado que podemos usar.
Pg. 63
FORMATOS EXCEL 2010
Para cambiar el color de las fuentes, hacemos clic en la flechita del botn Color
de fuente y escogemos el que queramos. Si no es suficiente con las muestras pre-
definidas podemos pinchar sobre la opcin Ms colores que abrir el cuadro de
dilogo Colores en el que encontramos a travs de sus dos pestaas infinidad de
muestras entre las que elegir.
Tambin es posible realizar estas operaciones a travs del cuadro de dilogo For-
mato de celdas. Seleccionamos las celdas y pulsamos el Iniciador de cuadros
de dilogo del grupo Fuente. En el cuadro de dilogo que se abre pinchamos la
pestaa Fuente. Podremos escoger la fuente, su estilo, tamao y su color.
En la lista Subrayado elegimos el estilo de guin para cuando usemos subrayados

y tambin podremos escoger algunos efectos. Para efectuar los cambios, apretamos
el botn Aceptar.
Pg. 64
EXCEL 2010 FORMATOS
Paleta de herramientas
Formato
Cuando pinchamos con el botn derecho del ratn sobre una celda o rango de cel-
das, observamos que adems del men contextual aparece una pequea barra de
herramientas. Esta barra recibe el nombre de Paleta de herramientas formato, e
incluye las opciones de formato ms comunes que podemos aplicar al contenido de
las celdas. En la imagen podemos comprobar los comandos que la forman.
Bordes y tramas
Debemos saber que, por defecto, las lneas de la cuadrcula de las hojas de clculo
no se imprimen. Normalmente usaremos bordes y sombreados para definir o resal-
tar las reas que deseemos.
Para hacerlo, efectuamos una seleccin, hacemos clic con el botn derecho del ratn
y seleccionamos la opcin Formato de celdas. Hacemos clic en la pestaa Bordes.
Elegimos el tipo de lnea que queremos utilizar en la lista Estilo y cul ser su color
en la lista Color. A continuacin, usamos los botones de las secciones Preestable-
cidos y Borde, para aadir contornos a la seleccin.
Con los mismos botones o simplemente pinchando sobre los bordes, podremos
eliminar los que sobren.
Pg. 65
FORMATOS EXCEL 2010
Si queremos rellenar el fondo de las celdas seleccionadas, pinchamos en la pestaa Re-

lleno. Aqu podremos escoger el color y, si queremos, un diseo de trama geomtrica.
Pg. 66
EXCEL 2010 FORMATOS
Estas operaciones se pueden realizar desde el grupo Fuente. Desplegando el bo-

tn Bordes , podremos escoger el que precisemos y con el botn Color de
relleno , el color de fondo de la seleccin.
Al desplegar el botn Bordes tambin tenemos la opcin de dibujar stos. Lo pri-

mero que debemos elegir es el Estilo de lnea que tendr el contorno y su color.
Vemos que el puntero del ratn se transforma en un lpiz. Al pinchar y arrastrar

ste sobre las celdas, dibujaremos el contorno elegido. Si pulsamos sobre la opcin
Dibujar cuadrcula de borde, dibujaremos tanto el contorno como los bordes
interiores de las celdas. Para eliminar los bordes dibujados, usaremos el comando
Borrar borde. Ahora el puntero del ratn se transforma en un borrador que al
pinchar y arrastrar sobre las celdas, har desaparecer el contorno de stas.
Si desplegamos el botn Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio,

vemos que Excel cuenta con distintos formatos de bordes y rellenos predetermi-
nados que podremos aplicar a nuestras celdas con slo pulsar sobre ellos.
Formato de filas y columnas

Ya hemos visto que a veces es necesario ajustar el tamao de filas o columnas para
mejorar el aspecto de las hojas de clculo.
Pg. 67
FORMATOS EXCEL 2010
La altura de las filas vara automticamente con el tamao de la fuente empleada

por lo que rara vez tendremos que modificarlo. Sin embargo la anchura de las co-
lumnas no aumenta con el contenido, por lo que deberemos realizar ajustes.
Primero seleccionamos una celda de la columna que vamos a ensanchar y desplega-

mos el botn Formato del grupo Celdas.
Autoajustar ancho de columna y autoajustar alto de fila, produce el mismo

efecto que hacer doble clic entre los ttulos de las columnas o de las filas para adoptar
el ancho o alto al texto ms largo contenido en la columna o fila, respectivamente.
Hacemos clic en la opcin Ancho de columna. En el cuadro que se abre, anota-

mos el ancho que necesite la columna y aceptamos.
Pg. 68
EXCEL 2010 FORMATOS
De esta manera, tambin podemos cambiar las filas, seleccionamos una celda de la
fila a cambiar, desplegamos el botn Formato y, escogemos Alto de fila. Ahora,
escribimos el alto de la fila y aceptamos para ver el resultado.
A veces resulta muy interesante que ocultemos los datos contenidos en una fila o
columna. Primero situamos el cursor en una celda de la fila o columna que quera-
mos ocultar. A continuacin, desplegamos el botn Formato y situamos el cursor
en la opcin Ocultar y mostrar.
Finalmente, elegimos Ocultar filas o columnas, segn lo que deseemos ocultar, y

vemos cmo ha desaparecido el elemento indicado.
Si queremos volver a mostrarla, seleccionamos varias de las celdas que rodeen a la

fila o columna oculta, desplegamos el botn Formato y, en la opcin Ocultar y
mostrar, hacemos clic en Mostrar filas o Mostrar columnas.
La opcin Ancho predeterminado, permite modificar el ancho estndar de todas

las columnas de la hoja.
Formato de hoja
Ya sabemos que Excel nombra las hojas de clculo como Hoja 1, Hoja 2 y as
sucesivamente, pero podremos renombrarlas de la forma que deseemos.
Para cambiar el nombre de las hojas. Nos situamos en la hoja correspondiente, des-
plegamos el botn Formato del grupo Celdas y dentro de la seccin Organizar
hojas, seleccionamos la opcin Cambiar el nombre de la hoja.
Observamos que el nombre de la pestaa aparece sombreado, si escribimos un

nuevo nombre, se sobrescribir.
Tambin se puede hacer con el men contextual. Pinchamos en una pestaa con el
botn derecho del ratn y escogemos la opcin Cambiar nombre.
Una vez ms podremos sobrescribir el que queramos.
Pg. 69
FORMATOS EXCEL 2010
En Excel tenemos la posibilidad de asignar un color distinto a cada pestaa. Para

hacerlo, activamos la hoja correspondiente, desplegamos el botn Formato y, en
la seccin Organizar hojas, nos posicionamos en Color de etiqueta. Pinchamos
en un color y cuando cambiemos de hoja veremos el resultado.
Tambin podemos hacerlo con el men contextual. Hacemos clic con el botn
derecho del ratn sobre la pestaa y seleccionamos la opcin Color de etiqueta.
Aplicamos el color deseado.
Tambin es posible colocar una imagen como fondo de una hoja de clculo. Para
ello, nos situamos en la ficha Diseo de pgina y pulsamos en el botn Fondo
del grupo Configurar pgina.
Se abrir un cuadro de dilogo donde localizar el archivo que contiene la imagen

para el fondo. Exploramos la lista Buscar en, hasta encontrar el archivo.
Una vez encontrada, aceptamos el cuadro y veremos el resultado. Para quitar la

imagen y dejar el fondo en blanco, pulsamos sobre el mismo botn ya que ahora se
ha convertido en Eliminar fondo.
Tambin tenemos la posibilidad de ocultar las hojas de clculo. Si queremos hacer-

lo, activamos la hoja, desplegamos el botn Formato y, en Ocultar y mostrar,
seleccionamos la opcin Ocultar hoja.
Pg. 70
EXCEL 2010 FORMATOS
Para volver a ver las hojas ocultas, seleccionamos la opcin Mostrar hoja del sub-
men anterior y aparecer un cuadro con el nombre de las hojas ocultas del libro,
seleccionamos la que deseamos visualizar y pulsamos el botn Aceptar.
Para ocultar o mostrar libros enteros, usamos los botones con ese nombre del grupo
Ventana de la ficha Vista.
Pg. 71
Excel 2010
TEMA 6: OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS
0601 Editar una celda

0602 Copiar y Pegar
0603 Mover (Cortar y Pegar)
0604 Copiar y Mover arrastrando
0605 Caractersticas de la herramienta Autorrelleno
0606 Relleno automtico de frmulas y funciones
0607 Opciones de pegado
0608 Pegado inteligente
0609 Pegado especial
0610 Copiar formato
0611 Deshacer y Rehacer
0612 Listas personalizadas
0613 Comentarios
0614 Nombrar celdas y rangos
0615 Trabajar con nombres de celda y rangos
OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS EXCEL 2010
Editar una celda

Hemos visto en temas anteriores como formatear el contenido de las celdas. El
problema es que dichos formatos se aplican siempre a la celda en su totalidad. Y si
queremos por ejemplo que el texto contenido en una celda slo posea una palabra
en Negrita? para resolver problemas cmo ste, debemos editar la celda y pode-
mos hacerlo de tres formas diferentes:
- Pulsando la tecla F2.
- Haciendo doble clic sobre la celda.
- Pinchando directamente en la barra de frmulas.
Ahora, podremos seleccionar y modificar slo parte del contenido de una celda, si
es ese nuestro deseo.
Copiar y pegar
En Excel existen varias formas de copiar y pegar celdas y rangos de celdas. Vamos
a ver primero las comunes a todo Office.
Para poder copiar una celda, primero debe estar seleccionada. Despus tenemos
tres opciones:
- Podemos activar el men contextual de la celda y seleccionar la opcin Copiar.

Al copiar la celda, sta aparecer recuadrada con una lnea punteada intermitente.
- Podemos pulsar el botn Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
- Tambin podemos pulsar la combinacin de teclas Control + C.
Pg. 74
EXCEL 2010 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS
Cuando copiamos una celda hacemos un duplicado del contenido de la celda en una
zona de memoria denominada Portapapeles, del funcionamiento del portapapeles
hablaremos ms adelante.
Este duplicado estar disponible para pegarlo en otra celda que puede estar situada
en la misma hoja, en otra distinta del mismo libro o incluso en otro libro distinto.
Para pegar este duplicado en la celda de destino, primero debemos seleccionar dicha
celda y, a continuacin, volvemos a tener varias opciones:
- Presionar el botn Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
- Pulsar la combinacin de teclas Control + V, o la tecla INTRO.
La diferencia entre estos dos ltimos mtodos es que pulsando Control + V, po-
demos volver a pegar el mismo contenido en otras celdas, y con la tecla INTRO,
habr finalizado la operacin.
Pg. 75
Abrir el men contextual de la celda de destino y escoger entre una de las opciones
de pegado que estudiaremos ms adelante.
Mover (cortar y pegar)

La operacin Mover consiste en cambiar una celda a otra ubicacin. Esta ope-
racin est asociada a las acciones cortar y pegar. Cuando cortamos una celda
estamos creando una copia de la celda en el Portapapeles. Para Cortar una celda
deberemos seleccionarla previamente.
Despus podemos seleccionar la opcin Cortar del men contextual.
Pg. 76
Tambin podemos pulsar el botn Cortar del grupo Portapapeles de la ficha Ini-
cio o la combinacin de teclas Control + X.
Una vez hemos cortado la celda, seleccionamos la celda destino y realizamos la

accin Pegar como hemos visto en el apartado anterior.
La operacin Cortar y pegar se diferencia de Copiar y pegar en que una vez

hemos realizado la accin Pegar, la informacin desaparece de la celda de origen.
Copiar y Mover arrastrando

Tambin podemos mover celdas por el mtodo conocido como Pinchar y arras-
trar. Seleccionamos la celda o rango que vayamos a copiar, situamos el puntero del
ratn en el borde de la seleccin hasta que aparezca una cruz negra con una flecha
blanca apuntando a ella.
En ese momento pinchamos y arrastramos la seleccin hasta su nueva ubicacin,

vemos que Excel muestra una leyenda con los nombres de las celdas por donde
pasamos el ratn para guiarnos dentro de la hoja de clculo.
Si lo que vamos a hacer es copiar, en lugar de mover, es muy parecido. Primero

efectuamos la seleccin de lo que vamos a copiar.
Despus situamos el puntero en el borde de la seleccin y, mientras mantenemos

presionada la tecla Control, pinchamos y arrastramos hasta soltar la copia.
Pg. 77
Existe una operacin en Excel que se llama Autorelleno o Relleno automtico

que permite copiar pinchando y arrastrando, pero siguiendo un patrn de evolu-
cin de los datos determinado.
Seleccionamos el dato que deseamos copiar y colocamos el puntero del ratn en

el pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior derecha del marco de selec-
cin. Observamos que aparece una pequea cruz negra.
En este momento, pinchamos y arrastramos con el ratn hacia la celda que quere-
mos copiar. Como vemos, se efecta la copia de los datos en todas las celdas. Al fi-
nalizar la operacin de Autorrelleno aparece un botn desplegable que al pulsarlo
ofrece distintas opciones de relleno que son:
- Copiar celdas: es la opcin por defecto y al arrastrar, en las nuevas celdas se

copian tanto los datos como el formato de la celda de origen.
- Rellenar formatos solo: con esta opcin las celdas solo adoptan el formato de
la celda de origen, no los datos.
- Y, por ltimo, Rellenar sin formato: que copiar solo los valores, pero no les
aplicar ningn formato de celda.
Caractersticas de la
herramienta Autorrelleno
A parte de para copiar valores o frmulas de una celda a otras, la herramienta
Autorrelleno tambin posee una caracterstica ms, y es que, cuando las celdas a
copiar son numricas o de fecha y hora, se puede indicar el patrn de autorrelleno
Pg. 78
que se va a seguir. Para ello, es imprescindible, que indiquemos el intervalo deseado

anotando los valores, como mnimo, en dos celdas diferentes.
Por ejemplo, supongamos que queremos crear una columna numrica de celdas del
cero al mil en intervalos de cien en cien. Anotamos en la primera celda de la colum-
na el nmero cero y en la inmediatamente inferior, el nmero cien. Ahora seleccio-
namos el rango formado por dichas celdas y, pinchamos y arrastramos, el cuadro de
Autorrelleno. A medida que arrastramos observamos la leyenda encima de la cruz
indicando que los valores que se van a copiar siguen el intervalo de cien en cien.
Cuando lleguemos al nmero mil, soltamos y observamos los resultados. Las cel-
das se han ido rellenando sucesivamente de cien en cien.
Veamos ahora un ejemplo con fechas. Vamos a crear una lista de fechas con un in-
tervalo de siete das entre cada una de ellas. Anotamos en la primera celda la primera
fecha, por ejemplo el uno de noviembre de dos mil once, y en la celda de la derecha
el ocho de noviembre de dos mil once. Seleccionamos ambas celdas y arrastramos el
Cuadro de relleno hacia la derecha. Cuando soltemos el ratn, veremos cmo se
han rellenado las celdas cada una con un intervalo de siete das posterior al anterior.
Relleno automtico de
frmulas y funciones
El relleno automtico de frmulas y funciones, consiste en copiar y pegar la frmu-
la o funcin mediante el Autorrelleno.
Seleccionamos la celda donde se encuentra la frmula y pinchamos con el ratn

sobre el cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda.
Pg. 79
Cuando aparezca la cruz negra arrastramos hasta la ltima celda que necesite la
frmula. Si ahora seleccionamos varias de las celdas donde se ha copiado la frmula
veremos cmo la frmula habr ido adaptando sus referencias a las celdas segn su
nueva posicin.
Este procedimiento es muy rpido pero plantea problemas cuando no queramos

que todas las referencias se adapten por lo que tendremos que prever cules de las
referencias deben ser relativas, absolutas o mixtas. Los diferentes tipos de referen-
cias se estudian en la siguiente leccin.
Opciones de pegado
Cuando copiamos o cortamos una celda o rango de celdas y, a continuacin, ejecuta-
mos el comando Pegar desde el men contextual, Excel ofrece diferentes opciones
de pegado representadas cada una por un botn. Veamos qu hace cada uno de ellos:
Pg. 80
- Pegar : pega tanto los valores como los formatos de la celda de origen en la
celda de destino.
- Valores : pega en la celda de destino nicamente el valor que contenga la

celda de origen omitiendo, si tuviese, cualquier funcin contenida en la celda de
origen. Tampoco se pegan los formatos.
- Frmulas : pega nicamente la frmula que contenga la celda de origen en la

celda de destino, actualizando las referencias contenidas en la celda de origen. No
se copian los formatos.
- Trasponer : Se usa cuando lo que se copia es un rango de celdas dispuestas en

una fila o columna. Lo que realiza es intercambiar la posicin de los datos respecto
a su origen, esto es, si el rango original estaba dispuesto a lo largo de una columna,
al pegar, se colocar a lo largo de una fila y al revs si los datos originales estuvieran
dispuestos a lo largo de una fila.
- Formato : pega nicamente el formato de la celda de origen en la celda de

destino. No se pegan ni valores ni frmulas.
- Y, por ltimo, Pegar vnculo que crea, en la celda de destino, un vnculo a

la celda de origen, igualando la primera a la segunda. No se copian los formatos.
Pegado inteligente
Excel ofrece ms opciones de pegado que las vistas en el apartado anterior, son las
opciones de Pegado inteligente. Seleccionamos las celdas a copiar y pulsamos el
botn Copiar del grupo Portapapeles. Situamos el cursor en la posicin de desti-
no y pulsamos el botn Pegar del mismo grupo.
Observamos que se han pegado tanto los datos como el formato de la celda copia-
da, sobrescribiendo los ttulos que haba anteriormente en las celdas de destino.
En la esquina inferior derecha del rango seleccionado aparece el icono del botn
Pegar. Si hacemos clic sobre l aparecer una lista de opciones de pegado dividida
en tres secciones:
La seccin Pegar incluye los siguientes comandos:
- Pegar : es la forma bsica de pegar en la que se pegan tanto los formatos

como los valores.
Pg. 81
- Frmulas : nicamente pega la frmula de la celda de origen en la celda de

destino, actualizando, si es el caso, las referencias que la compongan.
- Formato de frmulas y nmeros : igual que el anterior pero tambin pega el

formato de nmero que tuviera la celda original (millares, moneda, decimales, etc.).
- Mantener formato de origen : pega, adems de la frmula, el formato

completo que tuviera la celda de origen.
- Sin bordes : igual que el anterior, pero no pega el formato de bordes de la

celda de origen en el caso de que sta los tuviese.
- Mantener ancho de columnas de origen : la celda de destino adopta tam-

bin el ancho de la columna de la celda de origen.
- Trasponer : intercambia los valores de filas por columnas y viceversa cuando

se copian y pegan rangos de celdas.
La seccin Pegar valores contiene tres botones que se utilizan nicamente para pegar los
valores contenidos en la celda de origen, no sus frmulas. Estos botones son, por orden:
- Valores : anota en la celda de destino el valor de la celda de origen sin aplicar

ningn formato.
- Formato de valores y nmeros : anota en la celda de destino el valor de la cel-

da de origen con el formato numrico que esta posea (millares, decimales, moneda)
- Formato de valores y origen : anota en la celda de destino el valor de la

celda de origen con todos sus formatos.
En la seccin Otras opciones de pegado encontramos los siguientes botones:
- Formato : pega nicamente el formato de la celda de origen en la celda de

destino sin anotar ningn valor o frmula.
- Pegar vnculo : crea un vnculo desde la celda de destino a la celda de origen.
- Imagen : inserta el valor de la celda como un elemento grfico independiente

en la hoja de clculo.
- Imagen vinculada : es igual a la anterior pero, en el caso de que cambie el

valor de la celda de origen, se actualizar en la imagen.
Pg. 82
Pegado especial
Adems del pegado inteligente, Excel dispone de una opcin de pegado denomina-
da Pegado especial. Con esta opcin contamos con formas de pegado similares a
las del pegado inteligente. Seleccionamos el rango y pulsamos el botn Copiar del
grupo Portapapeles. Despus seleccionamos la celda de destino pulsando sobre ella
con el botn derecho del ratn para mostrar el men contextual y seleccionamos la
opcin Pegado especial.
Como vemos se muestran las mismas opciones de pegado que estudiamos en el

apartado anterior. Si hacemos clic sobre la orden Pegado especial se abre el cuadro
de dilogo homnimo que permite realizar, adems de todas las opciones de pega-
do vistas anteriormente, realizar operaciones matemticas bsicas con los datos.
Otra forma de acceder al Pegado especial es desplegando el botn Pegar del grupo
Portapapeles de la ficha Inicio.
Pg. 83
Copiar formato
Excel dispone de una opcin para copiar nicamente los formatos de los elemen-
tos seleccionados. Seleccionamos la celda que tiene el formato de origen y pulsa-
mos el botn Copiar formato del grupo Portapapeles.
Observamos que al puntero del ratn le acompaa un icono en forma de brocha, y

la celda de origen aparece resaltada con una lnea intermitente.
Seleccionamos ahora el rango de celdas de destino y vemos cmo estas celdas han
adquirido el formato de la celda original.
Si hacemos doble clic sobre el botn Copiar formato, Excel permite pegar el
formato en varias celdas a la vez aunque no sean consecutivas, pinchando y arras-
trando la brocha sobre ellas. Para desactivar el botn bastar con volver a pinchar
sobre l, pulsar la tecla Esc. o pulsar sobre cualquier otro comando.
Al igual que podemos copiar los formatos, Excel dispone de una herramienta para
borrarlos de las celdas.
Si desplegamos el botn Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio, vemos que
existe la opcin Borrar formatos, para realizar lo anterior.
Desde esta herramienta tambin podemos borrar slo el contenido de la celda,

respetando su formato si pulsamos la opcin Borrar contenido (sera lo mismo
que pulsar la tecla Supr. del teclado), borrar tanto el contenido como el formato, si
Pg. 84
pulsamos la opcin Borrar todo, o borrar los comentarios que hubiese en la celda
con la opcin Borrar comentarios. Los comentarios son objeto de estudio ms
adelante en esta misma leccin.
Deshacer y Rehacer
Deshacer es una opcin que nos permite eliminar la ltima operacin realizada,
adems cuenta con una lista desplegable que nos permite seleccionar el nmero
de acciones realizadas que queremos deshacer. Tambin disponemos de la opcin
Rehacer para volver a restablecer las acciones eliminadas.
Por ejemplo, vamos a seleccionar toda la hoja y pulsamos el botn Color de re-
lleno del grupo Fuente de la ficha Inicio. Seleccionamos el color blanco. Ahora
pulsamos sobre el botn Bordes del mismo grupo y seleccionamos la opcin Sin
borde. Como no nos gusta el resultado desplegamos la lista del botn Deshacer
y seleccionamos Formato de celdas y observamos que vuelven a aparecer los bor-
des y el color en las celdas.
Observamos tambin que el botn Rehacer aparece activado, pulsamos sobre l y

observamos cmo volvemos al estado inicial.
Listas personalizadas
Ya hemos visto que el Autorrelleno reconoce las fechas y horas como elementos
de series concretas, as si autorrellenamos partiendo por ejemplo, de un mes o de
un da de la semana, Excel copiar los siguientes de forma automtica.
Podemos crear nuestras propias listas, por ejemplo una lista con los siete colores del
arco iris. Accedemos a la vista Backstage y pulsamos sobre el botn Opciones.
Pg. 85
Presionamos la ficha Avanzadas y nos desplazamos hasta el rea General, al final

de la misma, pulsamos sobre el botn Modificar listas personalizadas.
Se abre el cuadro de dilogo homnimo y en la parte izquierda del mismo aparecen

todas las listas predefinidas por Excel.
Escogemos NUEVA LISTA e introducimos los nuevos elementos, separados por

comas: Rojo, Anaranjado, Amarillo, Verde, Azul, Ail y Violeta.
Pg. 86
Cuando tengamos todos los elementos de la lista pulsamos el botn Agregar y la

nueva lista aparecer en el bloque Listas personalizadas en la parte izquierda del
cuadro de dilogo. Otra opcin hubiera sido disponer de la lista en una hoja de cl-
culo y seleccionarla apretando primero el botn situado a la izquierda de Importar.
Aceptamos los dos cuadros hasta llegar de nuevo a la hoja de clculo y escribimos
uno de los colores para probar la lista. A continuacin, autorellenamos las celdas
inferiores y vemos el resultado.
Comentarios
Si lo deseamos, Excel permite insertar comentarios en las celdas. Para introducir
un comentario debemos seleccionar primero la celda a la que va a ir asociado, y
despus seleccionar la ficha Revisar y pulsar sobre el botn Nuevo comentario
del grupo Comentarios.
Automticamente aparecer un cuadro de texto, similar a una nota, donde podre-

mos introducir el comentario. De forma predeterminada, aparece el nombre del au-
tor del documento encabezando el comentario, aunque puede borrarse si se desea.
Una vez insertado el comentario, aparecer un tringulo rojo en la esquina superior

derecha de la celda a la que est asociado. Al pasar el puntero del ratn sobre la
celda podremos leer el comentario.
Pg. 87
Gestionamos los comentarios desde el grupo Comentarios de la ficha Revisar.
- Para insertar un nuevo comentario seleccionamos la celda donde queramos inser-

tarlo y pulsamos el botn Nuevo comentario.
- Para modificar un comentario ya existente, seleccionamos la celda asociada al

comentario y pulsamos el botn Modificar comentario.
- Para movernos de un comentario a otro utilizamos los botones Siguiente y

Anterior.
- Tambin podemos mostrar y ocultar, todos o un solo comentario. Para mostrar un

slo comentario debemos seleccionar la celda a la que est asociado y despus pul-
sar el botn Mostrar u ocultar comentarios. Para mostrar todos los comentarios
basta con pulsar el botn Mostrar todos los comentarios independientemente
de la celda seleccionada.
- Para eliminar un comentario, debemos seleccionar primero la celda a la que est

asociado y despus pulsar el botn Eliminar.
Nombrar celdas y rangos

Podemos asignar un nombre a una celda o a un rango de celdas. De este modo po-
demos trabajar utilizando el nombre en lugar de las coordenadas correspondientes.
Para asignar un nombre basta con seleccionar la celda o rango de celdas y hacer
clic sobre el cuadro de nombres de la barra de frmulas. La coordenada aparecer
resaltada en azul, lo que significa que podemos introducir el nombre directamente.
Pg. 88
A la hora de asignar un nombre debemos tener en cuenta las siguientes reglas de

nomenclatura:
- Los nombres, no pueden comenzar por nmero, ni pueden coincidir con una re-
ferencia de celda como A1.
- Tampoco admiten espacios en blanco ni smbolos a excepcin del guin bajo y el

punto.
- Pueden tener una longitud mxima de 255 caracteres y una longitud mnima de
1 carcter.
- Si el nombre contiene un nico carcter, ste no puede ser la letra C.
Una vez hemos introducido el nombre pulsamos la tecla INTRO. Ya podemos

utilizar el nombre dentro de una frmula o funcin en lugar de la referencia.
Trabajar con nombres de

celda y rangos
Otra forma de trabajar con nombres de celdas es desde el grupo Nombres defini-
dos de la ficha Frmulas.
Pg. 89
Igual que en el apartado anterior, debemos comenzar por seleccionar la celda, o

grupo de celdas al que vamos a aplicar el nombre. A continuacin, desplegamos el
botn Asignar nombre a un rango y pulsamos sobre la opcin Definir nombre.
En el cuadro de dilogo que aparece le damos el nombre que queramos e, incluso se

permite escribir un comentario a ttulo informativo del mismo.
En el caso de tener una lista de datos que contenga cabeceras de columnas o filas,
un modo muy rpido de asignar nombres es, seleccionar la lista completa y pulsar
el botn Crear desde la seleccin. Excel identifica automticamente la fila y
columna de ttulos si los hubiese, que ser los que utilizar para dar nombre a los
distintos rangos de celdas.
Podemos crear ms o menos nombres, activando o desactivando las casillas de veri-

ficacin del cuadro de dilogo que se abre. Si aceptamos las opciones por defecto de
ste, esto es, creando nombres a partir de los valores de la fila superior y columna
izquierda, podemos ver cmo stos han sido creados en el cuadro Nombres.
Aunque hayamos asignado nombres a los rangos de la lista, si sta posee celdas que
contengan frmulas, los nombres no se habrn aplicado a las celdas que forman
stas, an perteneciendo a la misma lista de datos.
Pg. 90
Para que aparezcan, las seleccionamos y elegimos la opcin Aplicar nombres del
botn desplegable Asignar nombre y aceptamos el cuadro de dilogo que aparece.
Las frmulas ahora no estarn compuestas por coordenadas de celdas, sino por el
nombre que le asignamos a stas.
Pulsando el botn Administrador de nombres se abre el cuadro de dilogo del

mismo nombre, desde el que podremos Crear, Editar o Eliminar los nombres
creados para el libro.
Pg. 91
Excel 2010
TEMA 7: FORMATOS CONDICIONALES Y PLANTILLAS
0701 Qu es un formato condicional?

0702 Formatos condicionales que atienden a reglas
0703 Formatos condicionales que no atienden a reglas
0704 Crear reglas
0705 Plantillas
0706 Uso de plantillas
0707 Crear plantillas personalizadas
FORMATOS CONDICIONALES Y PLANTILLAS EXCEL 2010
Qu es un formato condicional?
Segn hemos visto en una leccin anterior, podemos formatear las celdas de una
hoja aadindoles contornos y colores de relleno. Excel va ms all en el formateo
y permite aplicar tambin formatos condicionales, esto es, modificar la apariencia
de las celdas en funcin de los datos que contienen. Todo esto lo realizaremos desde
el botn desplegable Formato condicional del grupo Estilos de la ficha Inicio.
Al desplegar dicho botn encontramos distintas opciones de formato condicional. Las

dos primeras formatearn las celdas en base a una regla o condicin establecida por
nosotros. Por ejemplo, colorear en rojo las celdas con valor superior a 50 de un rango.
Las tres siguientes formatean las celdas sin necesidad de reglas, sino que formatean
cada celda en relacin a las del resto del rango usando, para ello, barras y escalas de
color o distintos iconos que acompaarn al valor de las mismas.
Formatos condicionales
que atienden a reglas
La opcin Resaltar reglas de celdas del botn desplegable Formato condicional
del grupo Estilos de la ficha Inicio formatea las celdas segn los siguientes criterios:
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EXCEL 2010 FORMATOS CONDICIONALES Y PLANTILLAS
- Si los valores de stas son mayores o menores a un valor que introduzcamos.
- Si el contenido de stas est comprendido entre dos valores.
- Si el contenido es igual a un valor introducido.
- Si contiene el texto que introduzcamos, obviamente utilizados en las celdas con

valores de tipo texto.
- Para celdas con valores de tipo fecha, si estos son anteriores, iguales o posteriores
a la fecha introducida.
- Si los valores son nicos en el rango o se repiten.
Vamos a aplicar alguno de estos ejemplos. Lo primero que tenemos que hacer es
seleccionar el rango de celdas. Imaginemos que queremos resaltar las celdas con
valores superiores a 80.
Desplegamos el botn Formato condicional y dentro de la opcin Resaltar re-

glas de celdas, hacemos clic sobre Es mayor que
Se abre un cuadro de dilogo en el que debemos introducir el valor deseado, en

nuestro caso, 80. En la lista desplegable elegimos el formato que deseemos. Al acep-
tar vemos como todas las celdas con valores superiores a 80 han sido resaltadas con
el formato elegido.
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Hagamos ahora lo mismo para las celdas que contengan fechas que sean anteriores
en una semana a la actual. Seleccionamos el rango adecuado y elegimos, en esta
ocasin, la opcin Una fecha
En la primera lista desplegable seleccionamos las fechas que queremos ver, en nues-
tro caso, Semana pasada y, a continuacin, el formato que tendrn las celdas,
aceptamos y observamos los cambios.
La opcin Reglas superiores o inferiores del botn Formato condicional usa

los siguientes criterios para dar formato a las celdas:
- Formatea las de mayor o menor valor respecto del resto.
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- Las que tengan valores que se encuentren por encima o debajo de la media total
de los valores del rango seleccionado.
Su uso y aplicacin es muy similar a lo estudiado anteriormente.
Formatos condicionales que

no atienden a reglas
Existen tres tipos de formatos condicionales que no dependen de un criterio esta-
blecido; stos son: Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos.
Todos podemos encontrarlos en el botn desplegable Formato condicional del

grupo Estilos de la ficha Inicio.
- Las Barras de datos formatean cada celda con respecto al resto de celdas del
rango, dibujando una barra de color que ir creciendo a medida que los valores se
acerquen a los mximos del rango.
De este modo, en un rango compuesto por celdas con valores comprendidos entre
cero y cien, una celda con valor cero tendra la barra de color ms pequea y una
con valor cien, la ms grande.
- Las Escalas de color, se usan para distinguir visualmente los valores mnimos,
medios y superiores de un rango de celdas.
Atendiendo al ejemplo anterior, si elegimos una escala de colores en tonos rojo,

amarillo y verde, los valores ms altos se acercarn al tono rojo, siendo el cien el
rojo puro, los medios al amarillo, siendo el 50 el amarillo puro y los inferiores al
verde, siendo el cero, el verde puro.
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- Los Conjuntos de iconos clasifican los valores de las celdas aadiendo a stas un
dibujo. Se pueden clasificar por tres, cuatro o cinco dibujos distintos.
Siguiendo con nuestro ejemplo, si eligisemos la primera opcin que son los ico-
nos de tres flechas de color verde, amarillo y rojo, el resultado sera idntico al de
utilizar la Escala de color, slo que en este caso, en lugar de rellenar las celdas de
color, aparecera al lado de los valores una flecha verde en el caso de los superiores,
amarilla para los medios y roja para los inferiores.
Por ltimo, decir que a un mismo rango de celdas, podemos aplicarles distintos
formatos condicionales. De este modo, por ejemplo, podemos mostrar los diez va-
lores superiores de un rango a la vez que clasificamos todas las celdas por su valor,
utilizando para ello un Conjunto de iconos.
En el caso de querer eliminar el formato condicional que hemos aplicado, debemos

pulsar sobre la opcin Borrar reglas del botn desplegable Formato condicional,
donde podremos elegir borrar nicamente las reglas del rango seleccionado o las de
toda la hoja activa.
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Crear reglas
Si ninguno de los formatos condicionales que ofrece Excel por defecto, se adapta
a nuestras necesidades, podemos crear nuestras propias reglas para establecer los
criterios que deseemos. Para hacerlo, pulsaremos la opcin Nueva regla del bo-
tn desplegable Formato condicional, se muestra el cuadro de dilogo Nueva
regla de formato.
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Lo primero ser elegir el tipo de regla a crear pulsando sobre su nombre en la parte
superior del cuadro y, a continuacin, escribir o elegir los criterios deseados usando,
para ello, los cuadros de texto o listas desplegables.
Para finalizar, establecemos el formato que mostrarn las celdas. Para la mayora
de las celdas bastar con que pulsemos el botn Formato, el cual abrir el cuadro
de dilogo Formato de celdas que ya conocemos desde donde estableceremos los
atributos de fuente, bordes y relleno que deseemos para nuestras celdas. Al aceptar
el cuadro, podremos ver los resultados de nuestra regla.
Podemos ver todas las reglas que hemos aplicado tanto a la hoja activa como a una
seleccin de celdas, si pulsamos la opcin Administrar reglas del botn desplega-
ble Formato condicional. Se abre el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
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En la lista desplegable Mostrar reglas de formato para, elegimos para qu zona

queremos ver las reglas aplicadas. Podemos aadir una nueva pinchando el botn
Nueva regla o modificar una existente desde el botn Editar regla. Ambos boto-
nes lanzan el cuadro de dilogo para reglas de formato que ya conocemos.
Si deseamos prescindir de alguna de ellas, la seleccionamos y pulsamos el botn

Eliminar regla. Con los botones Subir y Bajar, alternaremos el orden en el que
se aplicarn las reglas.
Plantillas
Es muy frecuente que para determinado tipo de libros, empleemos el mismo ar-
chivo con los mismos formatos y frmulas y que slo cambiemos algunos datos
cada vez. Una plantilla es un libro de Excel con contenido y formato que se utiliza
como modelo para crear otros libros de caractersticas similares, por lo que ahorra
tiempo y esfuerzo.
Excel dispone de una librera de plantillas propias que podemos usar. Tambin
es posible crear nuestras propias plantillas y as personalizaremos nuestros libros
particulares, del trabajo, etctera.
La extensin con la que Excel guarda las plantillas es diferente a la de los libros
comunes. Para las plantillas Excel utiliza la extensin: .xltx.
Cuando creamos cualquier documento en Excel, estamos usando tambin una

plantilla, esta es la plantilla Libro.xltx, que Excel trae por defecto y que est
configurada con los tamaos y formatos tambin por defecto para iniciar un libro.
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Uso de plantillas
Para utilizar una de las plantillas que suministra el programa, accedemos a la vista
Backstage y seleccionamos la ficha Nuevo, en la zona central del cuadro, pulsa-
mos el botn Plantillas de ejemplo.
En el panel central, vemos como Excel muestra los ejemplos de plantillas que po-
demos usar. Seleccionamos la que vamos a utilizar y podremos ver su aspecto en
el panel de la derecha.
Debajo de este panel, encontramos el botn Crear. Al pulsar dicho botn, lo que
estaremos haciendo ser crear un libro nuevo basado en la plantilla que hemos
seleccionado. En las distintas secciones de la plantilla iremos seleccionando y es-
cribiendo los datos necesarios. Cuando terminemos de completar la plantilla, sim-
plemente accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la ficha Guardar, para
almacenarla en la unidad deseada y ponerle el nombre al documento.
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Crear plantillas personalizadas

Ya hemos mencionado que podemos crear nuestras propias plantillas. Para hacerlo
debemos tener finalizado un libro completo. Podr incluir todos los elementos que
consideremos oportunos: Textos, Encabezados y pies, Tablas, Frmulas, etc. Si
lo deseamos, podemos dejar en blanco las zonas donde vayamos a escribir cuando
usemos la plantilla.
Una vez realizado, accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la ficha Guar-

dar como. En el cuadro de dilogo que se abre tenemos que desplegar la lista
Guardar como tipo y escoger Plantilla de Excel. Este es el paso ms importan-
te. Nos fijamos en que automticamente se abre la carpeta Plantillas para que la
guardemos en esa ubicacin. Podramos elegir otra, pero si lo hacemos Excel no la
detectar despus en la librera de plantillas a usar.
En la lista Nombre de archivo anotamos el nombre para reconocer la plantilla.
Presionamos el botn Guardar para finalizar y cerramos el documento. Para uti-

lizar las plantillas personalizadas, procedemos igual que con las que suministra
el programa.
Accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la ficha Nuevo. En el panel cen-

tral del cuadro, presionamos ahora el botn Mis plantillas. Vemos que se abre un
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nuevo cuadro de dilogo donde aparece la plantilla que hemos creado. La seleccio-
namos y pinchamos en Aceptar para crear el documento basado en ella.
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Excel 2010
TEMA 8: FRMULAS
0801 Qu es una frmula?

0802 Elementos de una frmula
0803 Operadores aritmticos
0804 Operadores de comparacin
0805 Operadores referenciales
0806 Prioridad de los operadores
0807 Cmo crear una frmula sencilla
0808 Cmo crear una frmula con referencias
0809 Tipos de referencia
0810 Referencias relativas, mixtas y absolutas
0811 Cmo crear una frmula que contenga una funcin
FRMULAS EXCEL 2010
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin mediante la cual Excel calcula el valor que debe
tomar una celda a partir de determinados datos. Estos datos pueden introducirse
directamente en la frmula o pueden estar almacenados en otras celdas. En este
caso, estaremos hablando de referencias. Estudiaremos los diferentes tipos de refe-
rencias ms adelante, en esta misma leccin.
Cuando los valores con los que se opera en una frmula estn contenidos en otras
celdas, el resultado de la frmula depender de los datos almacenados en las celdas
a las que se hace referencia en la frmula.
Para que Excel trate los datos como una frmula, sta debe estar precedida por
un signo igual. Tambin estn admitidos, los signos ms y menos, aunque no es
la forma ms correcta de introducir una frmula. Podemos observar que en las
frmulas precedidas por los signos ms y menos, Excel introduce un signo igual
al inicio de la frmula.
Cuando el valor de una celda cambia, Excel automticamente actualiza todas las
frmulas que contengan referencias a dichas celdas. En primer lugar realiza la ope-
racin de la celda que ha cambiado y seguidamente, por orden, actualiza las dems
operaciones.
En el caso de que tuviramos multitud de frmulas tardaramos mucho tiempo

en actualizar la hoja completa. Por eso, tenemos la opcin de configurarlo, de
manera que si queremos, Excel slo lo actualizar cuando se lo ordenemos.
Para ello, tenemos que abrir el cuadro de dilogo Opciones de Excel desde la
vista Backstage, pulsamos en la pestaa Frmulas y prestamos atencin al
rea Opciones de clculo. Si elegimos la opcin Manual slo se actualizarn los
cambios cuando pulsemos F9.
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EXCEL 2010 FRMULAS
Cuando tenemos seleccionada la opcin Manual para el clculo de frmulas, en

caso de haber alguna frmula sin calcular, aparecer el mensaje Calcular en la
barra de Estado.
Existe tambin la opcin Automtico excepto para tablas de datos que permite
que Excel actualice los cambios automticamente a todas las frmulas menos a las
tablas de datos.
Elementos de una frmula

Una frmula consta de indicador de frmula, operandos y operadores. Toda
frmula comienza por un signo igual (=), este signo es el que indica que el con-
tenido de la celda es una frmula y no un texto. Como operandos, una frmula
admite los siguientes elementos: constantes, referencias y funciones.
Las constantes pueden ser nmeros, texto o valores lgicos, los valores lgicos pue-
den ser VERDADERO o FALSO.
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FRMULAS EXCEL 2010
Una referencia indica a Excel en qu celda o rango se encuentran los datos que
debe utilizar la frmula para realizar el clculo.
Una funcin es una frmula predefinida por Excel. Podemos utilizar el resultado
de una funcin como operando dentro de una frmula. De las funciones hablare-
mos ms adelante.
Los operadores pueden ser aritmticos, de comparacin o referenciales.
Operadores aritmticos
Utilizamos los operadores aritmticos para crear frmulas matemticas sencillas.
La suma se expresa mediante el smbolo +, la resta con -, la multiplicacin con el

asterisco *, la divisin con la barra oblicua / y la potencia con el acento circunflejo ^.
Tambin se pueden hallar porcentajes con el smbolo % y podemos concatenar

textos con el smbolo &.
Operadores de comparacin
Los operadores de comparacin sirven para establecer un balance entre datos, dan-
do como resultado un valor lgico: Verdadero o Falso.
- El operador mayor que (>) dar como resultado verdadero si el valor situado a la
izquierda del smbolo es estrictamente mayor que el situado a la derecha.
- El smbolo menor que (<) es anlogo al anterior pero justo al contrario.
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EXCEL 2010 FRMULAS
- El operador mayor o igual que (>=) dar como resultado verdadero si el valor
situado a la izquierda del smbolo es mayor o igual al situado a la derecha. Tambin
existe el operador menor o igual que (<=), acta justo al contrario que el anterior.
- El smbolo igual (=), compara si son iguales los valores situados a la izquierda y
a la derecha del smbolo.
- El operador distinto de (<>) dar como resultado verdadero si los valores situa-
dos a la izquierda y a la derecha del smbolo son diferentes.
Operadores referenciales
Los operadores referenciales se usan para combinar rangos que luego se utilizarn en
frmulas y funciones. Hay tres: de referencia de rango, de unin y de interseccin.
- El operador de referencia de rango se simboliza con dos puntos (:) y sirve

para crear rangos de celdas. Su estructura es: coordenada de la primera celda del
rango, dos puntos y la coordenada de la ltima celda del rango. Por ejemplo: B2:F8.
Este operador puede leerse como Desde Hasta. Para el ejemplo que sigue
sera: Desde B2 Hasta F8 , ambos inclusive.
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FRMULAS EXCEL 2010
- El operador de referencia unin utiliza como smbolo el punto y coma (;).

Une varios rangos para crear una sola referencia.
Por ejemplo: B2:B4;C3:C5. Este operador puede interpretarse como la conjuncin

Y, puesto que va aadiendo celdas y rangos de uno en uno. El ejemplo siguiente
se leera desde B2 hasta B4 Y desde C3 hasta C5.
- Y, por ltimo, un espacio en blanco simboliza el operador de referencia inter-

seccin. Su estructura es el nombre de un rango, un espacio en blanco y el nombre
de otro rango. Nos indica la celda o celdas de interseccin de los dos rangos descri-
tos. Si los dos rangos no se interceptan, Excel mostrar el mensaje de error NULO.
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EXCEL 2010 FRMULAS
Prioridad de los operadores

Cuando introducimos una frmula, Excel la calcula siempre de izquierda a de-
recha. En el caso de que en una misma frmula se encuentren varios operadores,
Excel ejecutar la operacin en un orden establecido.
El orden de ejecucin de los operadores es el siguiente: operadores de referencia, la

negacin, el porcentaje, las potencias, multiplicacin y divisin, suma y resta, la
concatenacin de texto y, por ltimo, los operadores de comparacin.
Siempre podemos variar este orden segn nuestra conveniencia utilizando los pa-
rntesis. Los parntesis tienen prioridad sobre todos los dems operadores y los
podemos utilizar para que las operaciones sigan el orden que queramos.
Podemos introducir parntesis dentro de otros parntesis, en este caso se calcula-

rn primero los parntesis interiores. Tenemos que recordar escribir el parntesis de
cierre e incluir un operador entre un parntesis y un valor.
Cmo crear una frmula

sencilla
Vamos a ver cmo crear una frmula sencilla. Seleccionamos una celda y en la ba-
rra de frmulas insertamos el smbolo igual. Introducimos la frmula, por ejemplo,
la suma de dos nmeros y pulsamos la tecla Enter, o el botn Introducir de la
barra de Frmulas.Vemos que en la celda donde hemos creado la frmula aparece
el resultado de la suma que acabamos de realizar.
En el caso de frmulas complejas podemos incluir saltos de lnea para que la frmu-
la sea ms legible. Estos saltos de lnea se crean con la combinacin de teclas Alt +
Intro. Vamos a hacer una prueba:
Seleccionamos la celda C6 e introducimos el signo igual seguido de los siguientes

datos: 25 + 68 18, introducimos un salto de lnea pulsando Alt + Intro.
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FRMULAS EXCEL 2010
En el segundo rengln introducimos: *5+3/2. Pulsamos Introducir para aceptar la

frmula. Observamos que en la barra de frmulas aparece la frmula separada
en dos lneas.
Cmo crear una frmula

con referencias
Las frmulas con referencias son las ms usadas y tiles ya que permiten realizar
clculos con datos contenidos en otras celdas. Por ejemplo, tenemos un balance
con prdidas y ganancias y queremos saber el beneficio neto.
Primero seleccionamos la celda F4 en ella vamos a crear la frmula para calcular el

beneficio neto. En la Barra de frmulas insertamos el smbolo igual.
Pulsamos sobre la celda C4 con el ratn, aunque tambin podramos haber in-
troducido sus coordenadas con el teclado. Introducimos el operador Menos para
realizar la resta y seleccionamos la celda C9. Pulsamos Introducir.
Podemos ver que el resultado se visualiza en la celda F4. Seleccionamos ahora la

celda C4 e introducimos el valor 2000 y pulsamos la tecla Enter.
Observamos dos cosas: la primera de ellas es que hemos sobrescrito el contenido

de la celda C4.
Ahora nos fijamos en la celda F4 y observamos que el clculo se ha actualizado

automticamente al modificar el contenido de C4.
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EXCEL 2010 FRMULAS
Tipos de referencia
Cuando pinchamos y arrastramos una frmula a otra celda diferente, sta se ac-
tualiza. Es decir, las celdas que forman parte de la frmula se cambian por otras
dependiendo de hacia donde se arrastre. Veamos un ejemplo:
Observa la tabla que se muestra a continuacin. Hemos calculado la celda E2 su-

mando las 3 celdas que se encuentran a su izquierda (B2, C2 y D2).
Una vez escrita la frmula en la correspondiente celda, habr que presionar la tecla
Intro para que aparezca el resultado.
Para calcular el resto de los Totales se utilizar la misma frmula, ya que siempre
es la suma de las 3 celdas que se encuentran a la izquierda. Para ello, vamos a copiar
la frmula que acabamos de hallar utilizando el cuadro de relleno (colocamos el
cursor en la esquina inferior derecha de la celda donde se encuentra la frmula que
acabamos de resolver; y cuando el cursor se convierta en una cruz negra, pincha-
mos y arrastramos a las celdas deseadas).
Al arrastrar la frmula a lo largo de la columna, lo que hacemos es cambiar de filas,

de modo que las celdas que componen la frmula se actualizan: la celda B2 cambia
a B3, la celda C2 cambia a C3 y la celda D2 pasa a ser D3; y a medida que vayamos
copiando la frmula a lo largo de la columna, las filas actualizarn su posicin.
Lo mismo ocurre cuando arrastramos una frmula hacia la derecha, a lo largo de

una fila. Observa la imagen.
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FRMULAS EXCEL 2010
Todas las celdas donde van a aparecer los Totales se calculan sumando las 3 cel-
das superiores. As que, escribimos la frmula correspondiente en la celda B5
(=B2+B3+B4) y las dems las calcularemos utilizando el cuadro de relleno.
Lo que hacemos al arrastrar la frmula hacia la derecha es movernos a las colum-

nas siguientes, por lo tanto las celdas que componen la frmula se actualizan de
la siguiente manera: la celda B2 pasa a ser C2, la celda B3 pasa a ser C3 y la celda
B4 pasa a ser la C4; y a medida que vayamos copiando la frmula a celdas ms a la
derecha, las columnas cambiarn.
El smbolo del Dlar ($) se utiliza para fijar la fila o la columna de las celdas de
las frmulas para que no se modifiquen cuando se copien. Se coloca delante de lo
que se quiere fijar. Si se quiere fijar la columna, ir delante de la letra, por ejemplo
$D5 y si se quiere fijar la fila, ir delante del nmero, por ejemplo: D$5.
Observa la tabla que se muestra. Tenemos que calcular el I.V.A. de los artculos que
aparecen. Para ello, se multiplica el Precio por el tanto por ciento de I.V.A. En la
celda C4 anotamos la siguiente frmula: =B4*C8.
A continuacin, vamos a copiar la frmula en las celdas inferiores para ver lo que
pasa: Como se puede observar, el resultado no es el esperado. Ya que la celda C8 es
comn para todas las frmulas y se ha ido actualizando al copiar, de tal modo que
en las celdas C9, C10 y C11 no hay dato alguno.
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EXCEL 2010 FRMULAS
Para que la fila de la celda C8 no cambie, lo que tenemos que hacer es fijarla, es
decir, escribir la frmula en la celda C4 de la siguiente forma: =B4*C$8.
Ahora vamos a fijarnos en el ejemplo siguiente. Si la frmula se arrastra hacia la de-

recha, entonces deberamos fijar la columna de la celda C6 para que no se actualice.
Si lo que queremos es copiar una frmula a otra fila y columna diferente, y no que-
remos que algunas de sus celdas se actualicen, lo que debemos hacer es fijar tanto
la fila como la columna de dicha celda. Veamos un ejemplo:
Queremos obtener los beneficios del mes de Julio. Para ello, restamos los ingresos
menos los gastos, escribiendo la frmula: =B3-B2 en la celda B4.
Una vez obtenido el resultado, queremos trasladar dicha frmula a la celda D7.
Al copiar la frmula dos columnas ms a la derecha y tres filas ms abajo, las

referencias de las celdas de la frmula se cambian por referencias a celdas que se
encuentran en blanco.
Para que no suceda esto, tenemos que fijar las celdas de la frmula B4 de la siguien-
te forma: =$B$3-$B$2
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FRMULAS EXCEL 2010
Nos encontramos, por tanto, con tres tipos de referencias:
- Referencia relativa: Cuando la celda, perteneciente a una frmula que quere-

mos copiar, la dejamos tal cual y no fijamos nada en ella. Por ejemplo: C6. Esta
celda se actualizar al arrastrar la frmula que la contiene en cualquier direccin.
- Referencia mixta: Cuando en la celda, perteneciente a una frmula que quere-

mos copiar, se fija la columna o la fila. Por ejemplo: $C6 (se ha fijado la columna)
o C$6 (se ha fijado la fila).
- Referencia absoluta: Cuando la celda, perteneciente a una frmula que quere-

mos copiar, tiene tanto la columna como la fila fijas. Por ejemplo: $C$6. Esta celda
se mantendr igual al arrastrar la frmula que la contiene en cualquier direccin.
Por lo tanto:
Cuando pinchamos y arrastramos una frmula a lo largo de una columna,

lo que cambia es la fila, con lo cual habr que fijar el nmero si no quere-
mos que se actualice.
Cuando pinchamos y arrastramos una frmula a lo largo de una fila, lo que

cambia es la columna, con lo cual habr que fijar la letra si no queremos
que se actualice.
Por ltimo sealar que para introducir el smbolo de dlar en las celdas podemos
anotarlo manualmente o situar el puntero del ratn, dentro de la barra de Frmu-
las, sobre la referencia que deseemos cambiar y pulsar repetidas veces la tecla F4
hasta obtener la referencia deseada.
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EXCEL 2010 FRMULAS
Referencias relativas, mixtas

y absolutas
Vamos a poner en prctica lo estudiado en el punto anterior. Si observamos la hoja de
clculo, veremos cmo la celda D2 calcula la multiplicacin de los kilos de manzana
por su precio por kilo. Al seleccionar dicha celda vemos en la barra de Frmulas que
las celdas que componen la frmula tienen referencias relativas. Esto significa que
cuando copiemos y arrastremos esa frmula al resto de las celdas, para obtener los
resultados del resto de los productos, tambin se actualizarn sus referencias.
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FRMULAS EXCEL 2010
Para comprobarlo, seleccionamos la celda D2 y arrastramos su cuadro de relleno

hasta la celda D9. Observamos cmo al cambiar de posicin tambin cambian las
celdas a las que hace referencia la frmula. De este modo, por ejemplo; en la celda
D3 las referencias se han sustituido de B2 a B3 y de C2 a C3.
Por otro lado, cuando copiamos y pegamos una frmula que tenga referencias ab-
solutas, las celdas a las que hace referencia la frmula no cambian nunca y no se
adaptan a su nueva posicin. Como ejemplo vamos a copiar la frmula de la celda
E2, que calcula el porcentaje de impuestos sobre el total de cada producto en la
celda inferior E3. Vemos cmo la referencia a la celda B11 se mantiene constante
y no cambia.
Por ltimo, vemos un ejemplo de referencias mixtas. Necesitamos obtener los to-
tales vendidos y cambiados a dinares a lo largo de seis meses y disponemos del tipo
de cambio entre el euro y el dinar para cada mes. La frmula, como vemos tiene dos
referencias: la primera hace que, al copiarla, slo lea los datos de la fila 16, por eso
tiene el smbolo del dlar delante de la fila. La segunda referencia permite copiar la
frmula pero obligndola a que lea slo de la columna D, ya que tiene el smbolo
del dlar delante de la columna.
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EXCEL 2010 FRMULAS
Si copiamos la frmula a lo largo de la fila, obtendremos el cambio a lo largo de los

meses y si lo hacemos hacia abajo, veremos el cambio para todos los productos.
Cmo crear una frmula que

contenga una funcin
Las funciones son frmulas matemticas de mayor o menor complejidad que son
suministradas por Excel. Estas funciones incorporan diferentes argumentos que
son los componentes necesarios que hay que introducir para obtener el resultado.
Veamos una factura. En la columna E podemos ver los precios de los artculos que
comprende la factura. Queremos sumar todos estos precios y aplicarles el Diecio-
cho por ciento de IVA.
Aunque todava no tengamos conocimiento sobre las funciones vamos a usar una
muy sencilla para sumar las cantidades. Seleccionamos la celda E18 donde vamos
a crear la frmula. En la barra de frmulas tecleamos el smbolo igual seguido de
la funcin SUMA. Abrimos parntesis, con el ratn introducimos el rango que
comprende los datos que vamos a sumar, cerramos parntesis, introducimos el
operador de multiplicacin y el porcentaje del IVA que es.
Finalmente, aceptamos y observamos que aparece el total del precio con el IVA
incluido.
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Excel 2010
TEMA 9: FUNCIONES
0901 Estructura de una funcin

0902 Insertar una funcin
0903 Tipos de funciones
0904 Funciones Lgicas
0905 Funciones anidadas
FUNCIONES EXCEL 2010
Estructura de una funcin

La sintaxis de cualquier funcin es la siguiente:
Una funcin comienza siempre por el indicador de frmula o funcin, que es el

signo igual, seguido por el nombre de la funcin.
Detrs del nombre de la funcin se introducen los argumentos o parmetros

entre parntesis y separados por punto y coma. Los argumentos o parmetros
son valores utilizados por una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos.
Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros,
texto, referencias de celda y nombres, aunque tambin pueden ser constantes, fr-
mulas u otras funciones.
No todas las funciones tienen argumentos, pero a continuacin del nombre de

todas las funciones deben aparecer parntesis de apertura y cierre.
Insertar una funcin

Podemos introducir funciones escribindolas directamente o podemos seleccionar-
las de una lista de funciones disponibles.
Para obtener la lista de funciones, seleccionamos la celda donde queremos que

aparezca el resultado y pulsamos el botn Insertar funcin de la Barra de
frmulas.
En el cuadro de dilogo desplegamos la lista que guarda las categoras en que se or-
denan las funciones. Escogemos, por ejemplo Matemticas y trigonomtricas.
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EXCEL 2010 FUNCIONES
En el cuadro Seleccionar funcin aparecen todas las funciones pertenecientes a

esta categora. Estn colocadas en orden alfabtico. Para ver el resto de las funcio-
nes que no estn visibles en el cuadro usamos la barra de desplazamiento. Tambin
podemos teclear la inicial de la funcin y aparecer seleccionada la primera cuyo
nombre comience por esa inicial.
Necesitamos la funcin Suma. Una vez localizada, hacemos clic sobre ella y ob-
servamos que en la parte inferior del cuadro aparece una breve descripcin de la
funcin y sus argumentos. Presionamos el botn Aceptar del cuadro de dilogo
Insertar funcin y aparecer un nuevo cuadro de dilogo donde introduciremos
los argumentos de la funcin, muestra tambin ms informacin acerca de la fun-
cin y sus argumentos.
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Hay dos formas de introducir los argumentos, escribirlos directamente en los cua-
dros de texto correspondientes, o seleccionando las celdas que los contengan. Para
seleccionar las celdas que contienen los argumentos, debemos apretar el botn que
aparece a la derecha del cuadro correspondiente, llamado Contraer .
El cuadro de dilogo se plegar para que seleccionemos la celda o rango necesarios

y, una vez seleccionado volvemos a presionar el botn del extremo derecho del
cuadro, que en esta ocasin recibe el nombre de Expandir.
Si fuera necesario repetiramos esta operacin hasta haber introducido todos los
argumentos que admite cada una de las funciones. Pulsamos el botn Aceptar y
veremos cmo Excel ha efectuado el clculo con la funcin.
Si ya conocemos el nombre de la funcin, podemos escribirla directamente. Si-

tuamos el cursor en la celda donde queremos realizar el clculo y tecleamos un
signo Igual. Seguidamente, empezamos a escribir el nombre de la funcin, por
ejemplo, PROMEDIO. Nada ms teclear la P, aparece un men con todas las
funciones que empiezan por esa letra a modo de ayudante, podemos introducir
la funcin, una vez est seleccionada, pulsando la tecla Tab. Adems del nombre
de la funcin, Excel introduce automticamente el parntesis de apertura. Ob-
servamos que tambin aparece informacin acerca de la estructura de la sintaxis
de la funcin y sus argumentos.
En este caso debemos seleccionar el rango sobre el que efectuar el promedio. Des-
pus de escribir los argumentos, cerramos el parntesis y pulsamos Intro para ob-
tener el resultado.
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Otro modo de insertar funciones es usando las herramientas del grupo Biblioteca
de funciones de la ficha Frmulas.
Vemos que est formado por distintos botones desplegables que representan a las
distintas categoras de funciones. En su interior hallaremos las funciones ms co-
munes de cada categora. Si no encontramos la funcin deseada, podemos pinchar
sobre el botn Insertar funcin del mismo grupo, el cual nos llevar al mismo
cuadro de dilogo estudiado con anterioridad.
Tipos de funciones
Tanto a travs del cuadro de dilogo Insertar funcin como desde el grupo Bi-
blioteca de funciones, Excel clasifica las funciones por categoras para facilitar
su bsqueda. Estas categoras son: Funciones financieras, Lgicas, para trabajar
con Textos, para trabajar con Fechas y horas, de Bsqueda y referencia y Ma-
temticas y trigonomtricas.
Tambin dispone de la categora Ms funciones en la que podemos encontrar

funciones que no se adaptan a ninguna de las anteriores, como por ejemplo: las
Estadsticas o las de Informacin.
Al colocarnos sobre el nombre de cualquier funcin que hayamos desplegado pul-

sando su categora correspondiente, Excel mostrar una leyenda que explica bre-
vemente su funcionamiento y argumentos.
Esta explicacin tambin la encontramos en el cuadro de dilogo Insertar fun-

cin. Si con esta informacin no fuese suficiente para entender el funcionamiento
de la funcin, podemos pulsar sobre el vnculo Ayuda sobre esta funcin.
Pg. 125
Aparecer la ayuda de Excel mostrando el tema de ayuda referente a la funcin

que tenamos seleccionada.
Funciones lgicas
Las funciones lgicas se basan en pruebas condicionales para determinar si un ar-
gumento es verdadero o es falso, suelen verse acompaadas de operadores lgicos
como los smbolos mayor que, igual o menor que.
Vamos a utilizar un ejemplo: el clculo de unas llamadas telefnicas, cuyas tarifas

varan en funcin del horario.
Situamos el selector en la celda donde se realizar el clculo, pulsamos la ficha Fr-

mulas y seleccionamos la categora Lgicas del grupo Biblioteca de funciones.
En la lista que se abre, hacemos clic sobre la funcin SI.
Pg. 126
Esta funcin, que es la ms importante de esta categora consta de tres argumen-

tos: El primer argumento es la Condicin, en este caso necesitamos saber si la lla-
mada se encuentra en el horario barato o en el caro. A la derecha del cuadro Prueba
lgica encontramos el botn Contraer. Tambin podemos escribir la condicin.
Hacemos clic dentro del cuadro Valor si verdadero y escribimos lo que queremos
que haga la frmula si se cumple la condicin. En este caso, habr que multiplicar la
duracin de la llamada, es decir, la celda donde est por el precio del horario barato.
Tenemos que hacer lo mismo en el cuadro Valor si falso, donde escribiremos qu

debe hacer la frmula si no se cumple la condicin. Es decir, multiplicar el conteni-
do de la celda donde est la duracin de la llamada por el precio caro.
Pg. 127
Debemos observar que hemos introducido frmulas como argumentos de una

funcin. Finalmente aceptamos el cuadro y comprobaremos el resultado. Efectiva-
mente la primera llamada no se realiz en horario reducido y como no cumple la
condicin, multiplica su duracin por el precio caro.
Ahora, debemos copiar con Autorrelleno a toda la columna y as se irn efectuan-

do los clculos segn la tarifa por horarios.
Funciones anidadas
Puede que en alguna ocasin debamos utilizar una funcin como argumento de
otra funcin. Es lo que se denominan funciones anidadas.
Una frmula puede contener como mximo sesenta y cuatro niveles de anidacin
y hasta 255 argumentos por funcin. Los casos ms interesantes que encontramos
de este ejemplo de frmulas, los recoge la funcin SI.
Este caso se produce cuando es necesario que la frmula decida entre ms de dos
casos. En el ejemplo, debemos calcular unas comisiones que se cobran en funcin
de tres casos: primeramente se debe llegar al 80% del objetivo de ventas para co-
brar comisin. Adems si las ventas superan el objetivo, la comisin ser del 8%,
sino del 6%.
Esto es, si no se llega al 80% del objetivo de ventas, no se cobrar comisin, por el
contrario si se llega al objetivo pero no se supera, se cobrar un 6% de comisin y,
por ltimo, si se logra superar el objetivo de ventas, se cobrar un 8% de comisin.
Pg. 128
Situamos el selector en la celda donde calcular las comisiones y presionamos el

botn Insertar funcin de la Barra de frmulas. Localizamos la funcin SI y
pulsamos el botn Aceptar. En la ventana se abrir el cuadro de dilogo Argu-
mentos de funcin. En el cuadro Prueba lgica tenemos que escribir la primera
condicin: si las ventas llegan al 80% del objetivo. Es decir, que la celda de ventas
sea mayor que el 80% de la celda del objetivo.
Ahora debemos anotar lo que debe hacer la funcin si se cumple la condicin ante-
rior y llegados a este punto, encontramos dos posibilidades: si las ventas superan al
objetivo, la comisin ser del 8%, sino ser del 6%, es decir, nos encontramos con
Pg. 129
otro condicional. As que escribimos otra funcin SI en el cuadro Valor si verda-

dero. Para expresar la condicin de que las ventas sean mayores que el objetivo,
debemos indicar que la celda de las ventas sea mayor que la celda del objetivo.
Anotamos un punto y coma y escribimos lo que debe hacerse si se cumple esta

condicin: calcular el 8% de las ventas. Escribimos otro punto y coma y tenemos
que indicar lo que debe hacer la funcin si no se cumple la condicin: calcular el 6%
de las ventas. Cerramos el parntesis.
Finalmente debemos escribir lo que queda: lo que debe hacer la funcin si no se

llega al objetivo de ventas. Escribimos la frase No cubre objetivo y aceptamos
el cuadro de dilogo.
Pg. 130
Como observamos, se ha realizado el clculo, en este caso obteniendo el 8% de las

ventas ya que superan el objetivo.
Para probar su correcto funcionamiento, podemos reducir las ventas por debajo del
objetivo o por debajo de su 80%.
Pg. 131
EXCEL 2010
TEMA 10: FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS
1001 Funciones Matemticas

1002 Funciones Trigonomtricas
FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS EXCEL 2010
Funciones Matemticas
Las funciones matemticas nos ayudan a resolver operaciones de esa ndole como
si de una calculadora se tratase.
Podemos escribir directamente los valores numricos al usarlas, pero de este modo
no se actualizarn.
En los ejemplos siguientes se usan, siempre que es posible, referencias a otras celdas
para que la hoja de clculo se actualice si se cambian los datos.
Tenemos que saber que todas las operaciones aritmticas se representan en Excel
con nombres de funciones, por ejemplo: suma, producto, etc. menos la Resta y
la Divisin que no existen como tal. En su lugar, debemos usar los operadores
aritmticos (-) y (/), para poder realizar estas operaciones en una hoja de clculo.
Para restar dos valores en una celda, escribimos el signo igual, pinchamos en la
celda del primer valor, escribimos el signo menos (-), pinchamos en la celda con el
segundo valor y pulsamos Enter.
Para dividir dos valores, escribimos el signo igual en la celda donde queremos que
aparezca el resultado, pinchamos la celda que contiene el dividendo, escribimos
el signo dividir (/), pinchamos la celda que contiene el divisor y pulsamos la tecla
Enter.
Veamos ahora las funciones matemticas que s tienen nombre en Excel:
Funcin Suma: Devuelve el resultado de sumar un rango de celdas.
Tenemos que saber que si dentro de este rango se incluyen celdas con valores negati-
vos la funcin Suma restar stos del total, es decir, acta como si fuera una Resta.
Por ejemplo: si sumamos dos celdas que contienen los valores 10 y -5, el resultado
de aplicar la funcin =SUMA(10;-5) sera 5.
Pg. 134
EXCEL 2010 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS
Funcin Producto: Devuelve el resultado de multiplicar los valores contenidos

en un rango de celdas.
Funcin Absoluto: Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir, convier-

te a positivo un nmero si ste es negativo y, lo muestra tal cual en caso contrario.
Funcin Signo: Esta funcin evala el valor numrico de una celda y devuelve
1, si el nmero es positivo; -1, si es negativo y 0, cuando es cero.
Funcin Raz: Halla la raz cuadrada de un nmero positivo.
Funcin Cociente: Devuelve la parte entera (sin redondear) de dividir los va-
lores de dos celdas.
Pg. 135
Funcin Residuo: Devuelve el resto de una divisin. Como argumentos intro-

ducimos tanto el dividendo como el divisor.
Funcin Potencia: Eleva el valor de una celda a la potencia del valor de otra.
Consta de dos argumentos: en el primero escribimos el nmero que queremos ele-
var y en el segundo la potencia.
Funcin EXP (Exponencial): Devuelve el valor de elevar el nmero e (2,

71828183) a la potencia especificada en el nico argumento de la funcin.
Funcin Logaritmo: Devuelve el valor de calcular el logaritmo de un nmero

en base a otro.
Posee dos argumentos: en el primero se indica el nmero del que se quiere hallar el loga-
ritmo y en el segundo la base para calcularlo. Ambos argumentos deben ser positivos.
Funcin Factorial: Devuelve el valor de calcular el factorial de un nmero que

se introduce como argumento.
Funcin Aleatorio: Esta funcin no precisa argumentos; lo que hace es generar

en la celda donde se introduce, un nmero aleatorio entre 0 y 1, que ir cambiando
de forma automtica segn se realicen modificaciones en la hoja de clculo.
Pg. 136
EXCEL 2010 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS
Funcin Redondear: Devuelve el nmero introducido como primer argumen-

to, redondeado al nmero de decimales especificados en el segundo argumento.
Funcin Nmero Romano: Convierte el valor de una celda, escrito con

nmeros arbigos, en nmeros romanos. El valor que tendr la celda que contiene
la funcin ser de tipo Texto.
La funcin consta de dos argumentos: el primero de ellos es donde introducimos el

nmero a convertir, en el segundo especificamos la forma en la que nos devuelve el
resultado. Para ello, podemos introducir nmeros del cero al cuatro, siendo el cero
el que devuelve el resultado ms largo y el cuatro el ms conciso.
Funciones trigonomtricas
Veamos ahora algunas de las funciones trigonomtricas ms usuales. La mayora de
ellas poseen la misma sintaxis, esto es; signo igual, nombre de la funcin y, entre
parntesis, la referencia a la celda que contiene el valor del ngulo a evaluar, en
radianes.
Funcin Grados: Devuelve el valor de convertir los radianes de un ngulo en

grados. Como argumento introduciremos la celda que contenga el valor en radia-
nes de un ngulo.
Pg. 137
Funcin Radianes: Hace lo contrario a lo anterior, es decir, convierte los grados

de un ngulo en radianes.
Funcin Seno: Calcula el seno de un ngulo especificado en radianes. Como

argumento introducimos la celda que contenga el valor del ngulo en radianes.
Funciones Coseno y Tangente: Son iguales a la anterior pero para calcular

cosenos y tangentes.
Funcin Arcoseno: Calcula el arcoseno de un ngulo especificado en radianes.

Como argumento introducimos la celda que contenga el valor del seno del ngulo
en radianes.
Funciones ArcoCoseno y ArcoTangente: Son iguales a la anterior pero para

calcular arco-cosenos y arco-tangentes. Utilizan como argumentos el coseno y la
tangente del ngulo en radianes, respectivamente.
Funcin PI: Esta funcin no contiene argumentos, sino que devuelve el valor de
la constante PI (3.14159265358979) en la celda donde se introduce.
Pg. 138
EXCEL 2010
TEMA 11: FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADSTICAS
1101 La Funcin CONTAR

1102 La Funcin CONTARA
1103 La Funcin CONTAR.BLANCO
1104 Funciones Estadsticas
FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADSTICAS EXCEL 2010
La funcin CONTAR
Excel incorpora varias funciones que permiten contar diferentes tipos de datos
dentro de una hoja de clculo.
Estas funciones resultan especialmente tiles a la hora de hacer inventarios, balan-

ces, etctera.
La funcin Contar se emplea para contabilizar aquellas celdas que contengan da-
tos numricos o fechas. No evala por lo tanto ni las celdas en blanco ni aquellas
que contengan texto.
Su utilizacin es muy sencilla. Situamos el cursor en la celda donde se va a efectuar

el conteo e introducimos el smbolo igual seguido de la funcin Contar.
A continuacin abrimos parntesis para introducir el rango de celdas sobre el que

vamos a contar. Con el ratn, pinchamos en la primera celda del rango y arrastra-
mos hasta el final del mismo.
Si deseamos incluir rangos mltiples o alternos, basta con mantener presionada la

tecla Control del teclado e indicar el siguiente rango de celdas.
Una vez concluida la seleccin de celdas, cerramos el parntesis y pulsamos Enter

para ejecutar la frmula.
Podemos observar cmo Excel ha contabilizado aquellas celdas rellenas con valores
numricos, omitiendo aquellas que se encuentran vacas.
Pg. 140
EXCEL 2010 FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADSTICAS
La funcin CONTARA
Cuando deseemos contabilizar el nmero de celdas que se encuentren ocupadas
con textos, debemos emplear la funcin Contara. Su uso es idntico al de la fun-
cin Contar.
Situamos el selector en la celda donde vamos a efectuar el conteo e introducimos el

signo igual seguido de la funcin Contara.
Abrimos parntesis e introducimos el rango de celdas donde contar. Cerramos el

parntesis y presionamos Enter para realizar el clculo.
La funcin CONTAR.BLANCO
Para contabilizar el nmero de celdas en blanco de un rango determinado, Excel
incorpora la funcin Contar.Blanco.
Posicionamos el cursor en la celda donde vamos a reflejar el conteo, introducimos

el smbolo igual y anotamos la funcin Contar.Blanco.
Pg. 141
FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADSTICAS EXCEL 2010
A continuacin, abrimos parntesis y seleccionamos el rango de celdas que va a ser

objeto de la funcin. Esta funcin no permite incorporar rangos mltiples. Cerra-
mos parntesis y ejecutamos la frmula presionando Enter.
Funciones estadsticas
Vamos a ver cmo funcionan cuatro de las funciones Estadsticas ms utilizadas.
Funcin Mximo: Se utiliza cuando queremos saber cul es el valor ms alto

en un rango de datos. Pinchamos sobre la celda donde queremos que aparezca el
resultado y tecleamos el signo igual. A continuacin escribimos MAX y abrimos
parntesis. Ahora seleccionamos el rango de celdas que queremos evaluar, cerramos
el parntesis y pulsamos Enter.
Funcin Mnimo: Es igual que la anterior slo que devuelve el valor mnimo de
un rango de celdas y su sintaxis es =MIN(rango_celdas).
Funcin Promedio: Devuelve la media aritmtica de un rango de celdas. Su

sintaxis es =PROMEDIO(rango_celdas).
Pg. 142
EXCEL 2010 FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADSTICAS
Funcin Moda.UNO: Devuelve cul es el valor que ms se repite de un ran-

go de celdas. Su sintaxis es =MODA.UNO(rango_celdas). nicamente pueden
utilizarse argumentos numricos.
Pg. 143
EXCEL 2010
TEMA 12: FUNCIONES CONDICIONALES Y LGICAS
1201 La Funcin CONTAR.SI

1202 La Funcin SUMAR.SI
1203 Funcin PROMEDIO.SI
1204 Funciones Lgicas de Conjunto
1205 Funciones Lgicas Y, O y NO
1206 Aplicar las Funciones Lgicas
FUNCIONES CONDICIONALES Y LGICAS EXCEL 2010
La funcin CONTAR.SI
Es muy habitual encontrarnos con soluciones para hojas de clculo que precisen
realizar conteos selectivos, es decir, contabilizar los elementos de una lista que
cumplan determinada condicin.
Para realizar esta operacin, Excel incorpora la funcin Contar.si. Esta funcin
precisa dos argumentos para su utilizacin: una condicin y el rango de celdas
donde aplicarla.
En primer lugar situamos el cursor en la celda donde se visualizar el clculo y ano-

tamos el smbolo igual, seguido de la funcin Contar.si.
Abrimos el parntesis e introducimos el rango de celdas donde se va a contar.
A continuacin, se incluye punto y coma para separar los argumentos y anotamos

la condicin. La condicin puede ser un texto, puede ser un nmero, una fecha o
el contenido de una celda. Tambin se pueden emplear expresiones lgicas con los
smbolos mayor que, menor que, mayor o igual y menor o igual. Sea como sea
la condicin, siempre debe ir entrecomillada.
Pg. 146
EXCEL 2010 FUNCIONES CONDICIONALES Y LGICAS
Una vez incluida la condicin, cerramos el parntesis y pulsamos Enter para com-
probar el resultado.
La funcin SUMAR.SI
Una operacin que se presenta frecuentemente en una solucin de hoja de clculo
es la suma de los elementos de una lista que cumplan determinada condicin.
Para este tipo de clculos, Excel emplea la funcin Sumar.si.
Necesitaremos tres argumentos: una condicin, el rango de celdas donde buscar

la condicin y el rango de celdas donde se encuentran los valores que necesitamos
sumar.
Situamos el selector en la celda donde se va realizar el clculo, introducimos el

signo igual y escribimos la funcin Sumar.si.
Abrimos el parntesis e indicamos el rango de celdas donde Excel buscar el criterio

que representa la condicin, seguido de punto y coma. A continuacin, hay que
indicar la condicin o criterio que va a ser buscada, siempre entrecomillado.
Pg. 147
Finalmente separamos con punto y coma para incluir el tercer argumento de la

funcin: el rango de valores que van a sumarse si se cumple la condicin. Cerramos
el parntesis y presionamos la tecla Enter.
Si observamos detenidamente podremos comprobar cmo esta frmula ha sumado

exclusivamente las celdas cuyo valor a su izquierda cumpla la condicin acordada.
Funcin PROMEDIO.SI
Al igual que sucede con las dos funciones estudiadas anteriormente, tambin es
posible calcular la media aritmtica de un rango que cumpla una condicin previa-
mente establecida. Estamos hablando de la funcin PROMEDIO.SI
Los argumentos de esta funcin son idnticos que los de la funcin SUMAR.SI
Veamos un ejemplo: supongamos que queremos hallar la media aritmtica de las

ventas de los ratones en una tabla. Seleccionamos la celda donde deseamos mostrar
el resultado y anotamos =PROMEDIO.SI(. Como primer parmetro debemos
especificar el rango donde Excel comprobar el criterio. Anotamos punto y coma
e introducimos el segundo parmetro que ser el criterio que deseamos aplicar al
rango anterior (recordemos que ste debe ir siempre entrecomillado).
Pg. 148
Por ltimo, anotamos de nuevo punto y coma y especificamos el ltimo criterio

que ser el rango en el que Excel realizar la media aritmtica.
Cerramos el parntesis y pulsamos la tecla Enter. Como vemos, Excel ha calcula-

do la media aritmtica nicamente de las celdas que se corresponden con la venta
de ratones.
Al igual que sucede con la funcin SUMAR.SI, se puede omitir el ltimo parme-
tro en el caso de que el rango de criterio coincida con el rango donde se realiza el
promedio.
Funciones lgicas
de conjunto
Hasta ahora hemos visto como realizar clculos sumando, contando o hallando
la media aritmtica de un rango en funcin de los valores contenidos en ese mis-
mo rango o en otro diferente. Ahora veremos que tambin existen tres funcio-
nes nuevas que permiten realizar lo mismo pero en las que podemos usar tantos
rangos como queramos para establecer los criterios. Son las funciones CONTAR.
SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Lo primero que debemos conocer es que, para que estas funciones puedan llevarse a
cabo, todos los rangos en los que especifiquemos los criterios as como el rango en
el que se realice la operacin deben ser de la misma dimensin.
Vamos a ver un ejemplo con la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO. El resto de

funciones se realizan igual, solo cambia el nombre de la funcin.
Imaginemos que queremos calcular la suma de los ingresos de todos los ratones que
hemos vendido en pedidos de ms de 20 unidades.
Nos situamos en la celda en la que vamos a calcular el resultado y anotamos:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(.
El primer parmetro que debemos especificar es el rango donde se van a sumar las
cantidades que ser el resultado de la funcin. En nuestro caso anotamos el rango
de los importes conseguidos.
Separamos con punto y coma y anotamos el siguiente parmetro que sera el pri-
mer rango donde vamos a especificar los criterios. En nuestro caso sera el rango de
los productos.
Pg. 149
Anotamos otro punto y coma para llegar al tercer parmetro que ser el criterio
que vamos a aplicar al rango seleccionado en el parmetro anterior. En nuestro caso
escribimos ratn entrecomillado.
De nuevo anotamos un punto y coma y ahora seleccionamos el nuevo rango de

criterios. Para nuestro ejemplo, el rango de las unidades.
Separamos con punto y coma y anotamos el criterio por el que se regir el rango
anotado en el parmetro anterior. En nuestro caso >20.
Ya hemos especificado todos los parmetros que necesitamos de la funcin, aunque

podramos seguir incluyendo nuevos rangos y criterios. Cerramos el parntesis y
presionamos la tecla Enter para ver los resultados.
Excel habr sumado las ventas de los pedidos de ratones de ms de 20 unidades.
Funciones lgicas
Y, O y NO
Funcin Y: Devuelve el texto VERDADERO en la celda en la que se introduce,
si se cumplen todas las condiciones que forman sus mltiples argumentos.
Pg. 150
En caso de que alguna condicin no se cumpla, devolver el valor FALSO. Cada

argumento, como en todas las funciones, debe ir separado por (;).
Funcin O: Devuelve el texto VERDADERO en la celda en la que se introdu-

ce, si se cumple alguna de las condiciones que forman sus mltiples argumentos,
es decir, para que devuelva el valor FALSO, no se debe cumplir ninguna condicin.
Funcin NO: Esta funcin niega una condicin, es decir, si el resultado de sta
era verdadero ahora ser falso y viceversa. De este modo, devolver VERDADE-
RO cuando la condicin no se cumpla y FALSO cuando s lo haga.
Pg. 151
No es habitual encontrar las funciones Y, O y NO solas en una celda, sino integra-

das como parte de los argumentos de otra funcin, por ejemplo, de las funciones
condicionales.
Aplicar las funciones

lgicas
Supongamos que necesitamos evaluar los datos de una celda con una funcin Si,
donde la condicin responde a ms de una pregunta.
Por ejemplo: calcular el porcentaje de comisin en funcin de si las ventas obteni-

das han sido mayores que 10.000, y el representante de ventas ha sido Juan. Para
resolver sta y otras preguntas parecidas, debemos usar las funciones lgicas den-
tro del argumento de comparacin de la Funcin Si.
Este ejemplo en particular, lo resolveremos utilizando la funcin Y, como parte de

la condicin de la funcin SI.
Nos colocamos en la celda en la que queremos obtener el resultado y escribimos el

signo =, seguido del nombre de la funcin Si y abrimos parntesis.
Ahora debemos introducir la condicin; como necesitamos preguntar por dos va-
riables en lugar de una, escribimos la funcin Y, abrimos parntesis y anotamos
la primera condicin, que sera que la celda que contiene el valor de las ventas
fuese superior a 10.000). Escribimos punto y coma para separar los argumentos y
la siguiente condicin, que sera que el representante de ventas fuese Juan, ahora
cerramos el parntesis, terminando as con la funcin Y.
Nuestro estado es, que tenemos una funcin Si, en la que, por el momento, slo
hemos colocado el argumento de la condicin y, para ello, hemos usado la funcin
Y, que pregunta por dos variables diferentes.
Para terminar la funcin, escribimos punto y coma y anotamos el argumento ver-

dadero, esto es, lo que la celda mostrar en el caso de que se hayan cumplido las
dos condiciones anteriores.
Anotamos otros dos puntos y lo que queremos que se haga en el caso de que no se
haya cumplido alguna de las dos condiciones de la funcin Y.
Cerramos el parntesis, pulsamos Enter y nuestra funcin est terminada.
Pg. 152
Comprobamos como el resultado depende de que se cumplan ambas condiciones

especificadas en la funcin Y. Si cambiamos el valor de alguna de ellas, el resultado
variar tambin.
Si hubiese sido suficiente que el representante de ventas fuese Juan o que las ventas
superaran los 10.000 euros, tendramos que haber hecho lo mismo, pero usando en
esta ocasin, la funcin O.
Pg. 153
EXCEL 2010
TEMA 13: FUNCIONES HORARIAS
1301 Las Funciones HOY y AHORA

1302 Las Funciones DA, MES, AO, FECHA, HORA, MINUTO y SEGUNDO
1303 Los Das de la Semana
1304 Operaciones con Fechas
1305 La Funcin DIA.LAB
1306 La Funcin DIAS.LAB
FUNCIONES HORARIAS EXCEL 2010
Las funciones HOY

y AHORA
Excel incorpora cierto nmero de funciones especficas para realizar operaciones
con fechas y horas.
Si deseamos incluir la fecha del da en una hoja de clculo emplearemos la funcin

Hoy. Seleccionamos la celda donde deseamos la fecha, introducimos un signo igual
y, a continuacin, escribimos Hoy, seguido de un parntesis de apertura y otro de
cierre sin contenido.
Una vez que presionemos la tecla Enter, podemos observar que ha quedado intro-
ducida la fecha del da.
Si lo que deseamos es introducir en la hoja de clculo tanto la fecha del da como la

hora, emplearemos la funcin Ahora. Anotamos el smbolo igual, la funcin Ahora
y los parntesis sin contenido. Al ejecutar la frmula podemos ver que se han in-
troducido la fecha y la hora del momento.
Las funciones horarias trabajan leyendo los cdigos internos del ordenador que
identifican las fechas y horas. Estos cdigos son nmeros de serie que una vez le-
dos por Excel se transforman a los formatos de fecha y hora que conocemos.
Este procedimiento tiene algunos inconvenientes, como es el hecho de que si el

formato de una celda ha sido modificado a texto, nmero o cualquiera que no sea
un formato de fecha u hora, e introducimos una funcin horaria, observaremos
que Excel no devuelve los datos esperados y s el nmero de serie.
Pg. 156
EXCEL 2010 FUNCIONES HORARIAS
Tambin sucede si modificamos el formato sobre celdas que ya incluyen una fun-
cin horaria
Las funciones DA, MES,

AO, FECHA, HORA,
MINUTO y SEGUNDO
Cuando en una hoja de clculo aparece una fecha pero necesitamos extraer de ella
alguno de sus componentes como el da, el ao o el mes, podremos hacerlo con las
funciones del mismo nombre.
Para obtener el ao de una fecha, situamos el cursor en la celda deseada, escribimos

el signo igual y anotamos la funcin Ao. A continuacin abrimos parntesis e
incluimos la referencia de la celda donde se encuentra la fecha.
Cerramos el parntesis y pulsamos Enter. Como observamos, esta funcin devuel-

ve el nmero correspondiente al ao de una fecha dada.
Para obtener el mes de una fecha, situamos el cursor en una celda, escribimos el
signo igual y anotamos la funcin Mes. A continuacin abrimos parntesis e in-
cluimos la referencia de la celda donde se encuentra la fecha. Cerramos la frmula
y aceptamos.
Para obtener el da de una fecha, situamos el selector en su posicin, escribimos el

signo igual y anotamos la funcin Da, sin tilde.
A continuacin abrimos parntesis e introducimos la referencia de la celda. Cerra-

mos la frmula y aceptamos.
Pg. 157
Por el contrario, podemos componer en una celda una fecha partiendo de los datos
de otras tres que representen el ao, el mes y el da, usando para ello la funcin
Fecha.
Escribimos el signo igual y anotamos la funcin Fecha en la celda de resultado.

Abrimos parntesis y escribimos la referencia de la celda que contenga el valor del
ao. Escribimos punto y coma y anotamos la referencia de la celda que contenga
el valor del mes. Volvemos a teclear punto y coma y escribimos la referencia de la
celda que contiene el valor del da.
Cerramos el parntesis y aceptamos para ver los resultados de la frmula.
Tambin tenemos tres funciones que extraen la hora, los minutos o los segundos
tomando como referencia una celda que contenga un valor de tipo hora.
Estas funciones se usan igual que las de Da, Mes y Ao y se llaman: Hora, Mi-
nuto y Segundo.
Los das de la semana

Excel no tiene ninguna funcin que devuelva el da de la semana que corresponde
a una fecha determinada, pero lo que si puede es proporcionar un nmero que lo
identifique.
Se trata de la funcin Diasem. Para trabajar con ella precisamos dos argumentos:
una fecha y un nmero del 1 al 3 que identifica el tipo de calendario.
- El tipo 1 considera que el primer da de la semana tiene valor 1 y es el domingo.
Pg. 158
- El tipo 2 considera que el primer da de la semana tiene el valor 1 y es el lunes.
- El tipo 3 considera que el primer da de la semana es el 0 y es el lunes.
Situamos el selector en la celda correspondiente, anotamos el signo igual seguido

de la frmula Diasem y abrimos parntesis.
A continuacin, introducimos la fecha o la referencia a la celda que la contenga,

anotamos punto y coma para separar e incluimos el tipo.
Una vez cerrada la frmula y ejecutada, observaremos que Excel devuelve un valor
numrico correspondiente al da de la semana que indique el tipo.
Con posterioridad podremos utilizar estos valores en otras frmulas y funciones

para que devuelvan el da de la semana en formato de texto.
Operaciones con fechas

Las frmulas que hemos visto permiten obtener fechas, horas y partes de las mis-
mas, pero con Excel tambin es posible realizar clculos y operaciones directamen-
te con este tipo de datos.
Por ejemplo, si queremos obtener el nmero de das que han transcurrido entre dos
fechas determinadas, tan solo hay que restarlas.
Situamos el cursor en la celda correspondiente y escribimos el smbolo igual. A

continuacin, anotamos la fecha mayor o indicamos la referencia de la celda que la
contiene, incluimos el signo menos e introducimos la fecha menor.
Una vez aceptada la frmula, podremos observar que Excel devuelve un valor en
formato fecha que es el resultado de restar los dos nmeros de serie de las fechas
indicadas.
Para obtener el valor real de la operacin, bastar con cambiar su formato y situarlo
como dato general o numrico.
Pg. 159
Sin embargo, Excel incorpora una funcin que realiza directamente este clculo
pero con una salvedad: entiende que los aos son de 360 das, distribuidos en me-
ses de 30. Esta consideracin se utiliza en numerosas ocasiones a nivel financiero
y contable.
La funcin se llama Dias360. Necesita tres argumentos: la fecha inicial, la final y

un valor lgico, Verdadero o Falso, que indica el mtodo de clculo.
Si el valor es Falso, Excel emplea el mtodo americano que considera que los das
31 se convierten en el da 1 del siguiente mes.
Si el valor es Verdadero se emplea el mtodo europeo que considera que los das 31
se convierten en das 30 del mismo mes.
Situamos el selector en la celda correspondiente, insertamos un signo igual, escri-

bimos la funcin Dias360 y abrimos parntesis.
Introducimos la fecha inicial, un punto y coma, la fecha final y el mtodo de cl-

culo. Cuando cerremos la frmula y aceptemos, obtendremos la diferencia de das
buscada.
La funcin DIA.LAB
La funcin DIA.LAB se utiliza para saber cual es la siguiente fecha laborable antes
o despus de un nmero de das descontando las festividades.
Esta funcin necesita tres parmetros; el primero es la fecha a partir de la cual se va

a contar; el segundo el nmero de das y el tercero un rango de valores de celdas en
los que se especifiquen las festividades.
Pg. 160
Nos situamos en la celda en la que deseamos hallar el resultado y anotamos

=DIA.LAB(. A continuacin anotamos la fecha inicial como primer parmetro.
Podemos escribirla directamente o seleccionar una celda que la contenga.
Anotamos punto y coma y escribimos el segundo parmetro que ser el nmero de

das que deben pasar entre la fecha inicial y la de resultado. Si la fecha que quere-
mos hallar es anterior a la fecha inicial debemos escribir los das en negativo.
Separamos con punto y coma y anotamos el ltimo parmetro que ser el rango
de celdas donde previamente hemos indicado los das que han sido festivos entre
las dos fechas.
Cerramos el parntesis y pulsamos la tecla Enter. Como vemos Excel muestra

como resultado un nmero, que ser el nmero de serie de la fecha que queremos
hallar. Seleccionamos la celda y cambiamos su formato a un formato de fecha.
Ahora s que podemos observar el resultado, que ser el siguiente o anterior da la-
boral desde la fecha inicial segn los datos anotados en los parmetros de la funcin.
La funcin DIAS.LAB
La funcin DIAS.LAB calcula el nmero de das laborables entre dos fechas des-
contando las festividades. Esta funcin tiene tres parmetros; la fecha inicial; la
fecha final y un rango en el que se especifican los das festivos.
Situamos el cursor en la celda donde queremos el resultado y anotamos =DIAS.

LAB(. Como primer parmetro anotamos o seleccionamos la fecha inicial; es-
cribimos punto y coma y seleccionamos o anotamos la fecha final como segundo
parmetro.
Pg. 161
Separamos con punto y coma y seleccionamos para el tercer parmetro el rango de

celdas en el que hemos anotado los das que son festivos.
Cerramos el parntesis y presionamos la tecla Enter para ver el resultado. Excel

devuelve un nmero que ser el nmero de das laborables que ha habido entre las
dos fechas especificadas en la funcin.
Pg. 162
EXCEL 2010
TEMA 14: FUNCIONES FINANCIERAS
1401 Introduccin
1402 La Funcin PAGO
1403 La Funcin VALOR FUTURO
1404 La Funcin DDB
FUNCIONES FINANCIERAS EXCEL 2010
Introduccin
Una de las mayores utilidades que suelen darse a las hojas de clculo es el trabajo
con datos de utilidad contable, fiscal o financiera. As, Excel incorpora gran canti-
dad de funciones para trabajar de forma cmoda en estas disciplinas.
Es indiscutible que para poder trabajar con ellas resulta indispensable conocer su
utilidad y el significado de las variables y parmetros que utilizan.
Existen varias funciones de gran utilidad que no son excesivamente especializadas

y que conviene conocer. Se trata de las funciones de financiacin. Para trabajar con
ellas conviene tener claro el significado de sus componentes:
Se conoce por Capital o Principal a la cantidad que se solicita en un prstamo o

que es obtenida al final de una inversin.
El Rdito o Tasa es el tipo de inters al que se concede un prstamo o se genera

una inversin.
El Perodo es la cantidad de tiempo durante la que se realiza el pago de un prsta-

mo o se genera la inversin.
Pg. 164
EXCEL 2010 FUNCIONES FINANCIERAS
La Periodicidad es el nmero de veces que se efecta un pago a lo largo de un ao.

As podemos hablar de periodicidad anual, trimestral, mensual, etctera.
El Nmero de pagos o percepciones es la cantidad de veces en las que se efecta

el pago de un prstamo o de una inversin desde que comienzan hasta su fin.
La Cuota es la cantidad que se aporta en cada uno de los pagos.
Por ejemplo, podemos pedir prestado un capital de 60.000,00 a un 5% de inters

que pagaremos a 10 aos, de forma mensual, es decir, un total de 120 pagos.
Debemos saber que Excel solo trabaja con frmulas a inters fijo no con intereses
variables.
La funcin PAGO
La funcin de Excel que permite el clculo de las cuotas de un prstamo es la
funcin Pago. Precisa del uso de tres parmetros: el capital, el rdito y el nmero
de pagos.
Los parmetros rdito y nmero de pagos deben ser homogneos, es decir, tienen
que hacer referencia a la misma unidad de tiempo. Por ejemplo, si el rdito es anual,
la periodicidad tambin debe serlo o si sta es mensual, el rdito habr de serlo a
su vez.
Como siempre, situamos el selector en la celda donde se va a calcular la cuota, in-

troducimos el signo igual, la funcin Pago y abrimos parntesis.
El primer parmetro es la tasa. La introducimos o hacemos clic en la celda donde

est almacenada y la adaptamos para homogeneizarla con la periodicidad, es decir,
si la tasa es anual y la periodicidad, mensual, habr que dividirla entre 12 para con-
vertirla en tasa mensual.
Separamos con punto y coma e introducimos el nmero de pagos, que tambin ha-
br que homogeneizar. Es decir, si la periodicidad es mensual, habr que multiplicar
la duracin en aos, por 12.
Separamos una vez ms con punto y coma y aadimos el capital. Una vez cerra-
mos el parntesis y ejecutamos la funcin, obtendremos las cuotas que tendremos
que abonar hasta la finalizacin del prstamo.
Pg. 165
Observaremos que el valor obtenido es negativo y que adquiere ese formato. Esto
es debido a que se trata de un pago que debe efectuarse en contra del capital pen-
diente. Si deseamos que la cuota sea positiva, tan solo hay que incluir un signo
menos precediendo al capital dentro de la funcin.
Hay que hacer una aclaracin respecto de esta funcin: no se incluyen en los clcu-
los ni gastos, ni comisiones ni cualquier otro cargo que efecten las entidades con-
cesionarias de crditos, ya que estas pueden o no aplicarse y varan de unas a otras.
La funcin VALOR
FUTURO
Excel incluye una funcin para realizar la operacin contraria al pago de un prs-
tamo: la realizacin de una inversin.
En este caso el procedimiento que se lleva a cabo es a la inversa: se aportan cuotas

con una periodicidad determinada a las que se aplica un tipo fijo de inters y que,
al final del perodo definido, generan un capital.
Se trata de la funcin VF que precisa de los mismos parmetros que la funcin

Pago. Situamos el cursor en la celda donde se va a obtener el capital final, anota-
mos el signo igual, la funcin VF y abrimos parntesis.
A continuacin incluimos la tasa, es decir, el tipo de inters de la inversin. Ha-

br que homogeneizarla con la periodicidad: si es anual, habr que convertirla en
mensual dividindola entre 12. Separamos con punto y coma e introducimos la
duracin que tambin habr que igualar con la periodicidad, por lo que, si es anual,
habr que multiplicar por 12 para que resulte mensual.
Pg. 166
EXCEL 2010 FUNCIONES FINANCIERAS
Una vez ms anotamos punto y coma y finalmente introducimos la cuota. Cerra-

mos el parntesis y pulsamos Enter para obtener el resultado final de la inversin.
Esta vez tambin se obtiene un resultado negativo. Si no deseamos que sea as,
debemos introducir un signo menos delante de la cuota en la funcin.
Debemos tener claro que esta funcin no incluye ni gastos, ni comisiones, ni im-
puestos que se apliquen a las inversiones por parte de las entidades de inversin o
administraciones.
La funcin DDB
La Funcin DDB calcula la depreciacin de un bien durante un perodo especfico.
Emplea, por defecto, el mtodo de doble disminucin de saldo, es decir, el bien
pierde ms valor durante los primeros aos que durante los ltimos.
Para la realizacin de esta funcin son necesarios 4 parmetros obligatorios; el cos-

to, es decir, lo que vali el bien; el valor residual que es lo que valdr el bien una
vez agotada su vida til (si no valiese nada, se indica como cero); la vida, esto es,
el tiempo de vida til de lo comprado y el periodo para el que deseamos realizar el
clculo (un ao, dos aos, etc.). Es muy importante saber que la vida y el periodo
deben establecerse en la misma unidad de tiempo, pueden ser aos, meses, etc.
Supongamos que queremos calcular, pasados 3 aos de la compra, la depreciacin

de un bien que nos cost 15.000 euros, que tiene una vida til de 12 aos y que
cuando se acabe dicha vida til, obtendremos por l, 2.500 euros. Nos situamos
en la celda de resultado, tecleamos el signo igual seguido del nombre de la funcin
DDB y abrimos parntesis.
Pg. 167
Escribimos o introducimos la celda que tiene como valor el costo del bien, teclea-
mos punto y coma para separar los argumentos y anotamos la celda que contiene
el valor residual.
Escribimos punto y coma y anotamos el tercer argumento que sera la celda que
contiene los aos de vida del bien. A continuacin, escribimos punto y coma de
nuevo para introducir el ltimo argumento, que ser la celda con el valor del pero-
do del que deseamos saber la depreciacin.
Para finalizar, cerramos el parntesis y observamos los resultados. Podemos ver la

depreciacin en otros perodos con slo cambiar el valor de la celda que lo representa.
Pg. 168
EXCEL 2010
TEMA 15: FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA
1501 Funciones de Bsqueda y Referencia

1502 La Funcin BUSCARV
1503 La Funcin BUSCARH
1504 La Funcin BUSCAR
1505 La Funcin COINCIDIR
1506 La Funcin INDICE
FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA EXCEL 2010
Funciones de Bsqueda
y Referencia
Las funciones de bsqueda permiten localizar datos y referencias dentro de una
hoja de clculo, generalmente bajo unas condiciones o criterios. Se trata de uno de
los grupos de funciones ms tiles que incorpora Excel, ya que permiten establecer
relaciones entre diferentes tablas ubicadas en los libros de clculo.
Antes de comenzar con su estudio debemos hacer una pequea aclaracin: Dos de
las funciones ms utilizadas de Bsqueda y Referencia son: BuscarV y BuscarH.
Excel, en su nueva versin 2010, renombr estas funciones como ConsultaV y

ConsultaH.
Sin embargo, este cambio no gust a los usuarios, que protestaron enrgicamente
sobre este hecho.
Ante las numerosas reclamaciones recibidas, Microsoft decidi generar el Service

Pack 1 de Office en el que al instalarlo, entre otras cosas, volva a renombrar las
funciones como siempre han sido conocidas, esto es, BuscarV y BuscarH.
Pg. 170
EXCEL 2010 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA
Dado este hecho, en el momento de la realizacin de este curso, podemos encontrar-

nos frente a dos casos: que usted como usuario de Excel 2010 no tenga instalado
el Service Pack 1 de Office en su ordenador por lo que las funciones de bsqueda
que deber utilizar sern ConsultaV y ConsultaH. O que usted haya instalado el
Service Pack 1, en cuyo caso sus funciones se llamarn BuscarV y BuscarH. En
los ejemplos de este curso nosotros utilizamos esta ltima nomenclatura.
La funcin BUSCARV
Una de las funciones de bsqueda ms utilizadas es la funcin BuscarV, que per-
mite localizar los datos de una tabla organizada por columnas situados a la derecha
de una celda de referencia.
Los parmetros que emplea esta funcin son cuatro: la celda de referencia, la tabla
donde realizar la bsqueda, el nmero de la columna dentro de la tabla de bsque-
da y un valor lgico, Verdadero o Falso.
Cuando hagamos referencia a la tabla donde buscar los datos podemos optar por
pinchar y arrastrar el cursor sobre el rango que encierra los datos o incluir su nom-
bre si es que lo tiene.
Recordemos que para nombrar una tabla primero hay que seleccionar el rango de
los datos de la tabla, despus pinchamos en la casilla del cuadro de nombres y es-
cribimos el nombre que vayamos a darle.
Las funciones de bsqueda o consulta suelen utilizarse en hojas de clculo distintas

de donde estn las tablas. Una vez situados en la hoja de clculo, seleccionamos la
celda donde va a introducirse la frmula.
Pg. 171
Incluimos el signo igual, anotamos la funcin BuscarV y abrimos parntesis. A

continuacin debemos introducir la celda de referencia para la bsqueda y separa-
mos con punto y coma.
Ahora hay que incluir la tabla donde se va a realizar la bsqueda, teniendo en

cuenta que podemos cambiar de hoja y seleccionar el rango de datos de la tabla o
escribir su nombre.
Separamos con punto y coma y anotamos el nmero de la columna de la tabla

donde estn los datos que queremos buscar.
Finalmente, hay que separar con punto y coma e incluir el valor lgico. Este valor
hace referencia a si la tabla donde se realizar la bsqueda est ordenada alfabti-
camente o no. Si lo est, escribiremos Verdadero y si no lo est, Falso.
Una vez concluida y ejecutada la frmula, observaremos que devuelve un error

de valor. Esto se debe a que no existen datos en la celda de referencia. Bastar con
incluir uno de los datos de referencia de la tabla para que se efecte la bsqueda.
Una de las grandes utilidades de esta frmula consiste en extenderla a todo un

conjunto de celdas con el objeto de dejar la hoja preparada para siguientes entradas
de datos en las celdas de referencia.
As, copiamos la frmula en las siguientes celdas mediante el autollenado. Como

hemos advertido, la funcin devuelve un error.
Pg. 172
En cuanto comencemos a rellenar las celdas de la columna de referencia, la hoja de

clculo ir devolviendo a su derecha los valores buscados.
Si deseramos que la bsqueda devolviera los datos de otra columna de la tabla,

tan solo hay que tener en cuenta que habr que hacer referencia a ella mediante el
nmero de orden de la columna dentro de la tabla .
La funcin BUSCARH
En ocasiones las tablas donde queremos efectuar bsquedas no estn organizadas por
columnas sino por filas. En este caso la frmula que debemos emplear es BuscarH.
Esta funcin busca los datos situados en las filas que se encuentran debajo de la
fila que almacena los datos de referencia y lleva los mismos cuatro argumentos que
BuscarV, pero referidos a filas: una celda de referencia donde aparecer el valor
que va a servir para buscar el dato en la tabla, la tabla donde buscar, que tendr o
no nombre, el nmero de fila dentro de la tabla que almacena los valores que esta-
mos buscando y un valor lgico Verdadero o Falso.
Situamos el selector de celdas en la posicin donde vayamos a situar los valores que
se buscan, introducimos el signo igual, escribimos la funcin BuscarH y abrimos
parntesis.
Pg. 173
A continuacin introducimos la referencia a la celda que contendr el valor con el

vamos a buscar y separamos con punto y coma.
Seguidamente indicamos el nombre de la tabla donde buscar, separamos por punto

y coma e indicamos el nmero de la fila de la tabla donde estn los datos buscados.
Para concluir, escribimos el parmetro lgico, segn la tabla est o no ordenada

alfabticamente por filas. Cerramos parntesis y ejecutamos la frmula. Como
podemos apreciar, Excel devuelve de nuevo un error de valores. Esto se debe un vez
ms a la ausencia de datos en la celda de referencia. Anotamos el dato y comproba-
mos cmo se realiza la bsqueda solicitada.
Si queremos extraer los datos de otra de las filas de la tabla, tan solo debemos indi-
car el nmero de fila que hace dentro de la tabla.
Una vez ms, podemos extender la frmula a sucesivas celdas, que devolvern el
error hasta que vayamos ocupando las celdas de referencia.
La funcin BUSCAR
En algunos tipos de tablas, en las que existan filas o columnas de totales, es posible
emplear para la bsqueda de estos datos la funcin Buscar.
Pg. 174
Esta funcin slo trabaja correctamente si la tabla est ordenada alfabticamente

en filas o columnas segn corresponda.
Esta funcin tiene dos maneras de funcionar. En su variante por columnas, precisa
de tres argumentos: una celda de referencia donde la funcin lee el criterio para
buscar el dato, la columna donde se encuentran todos estos criterios, que es la que
debe estar ordenada alfabticamente, y la columna final donde se buscarn los
resultados.
Posicionamos el selector en la celda correspondiente, anotamos el signo igual, la

funcin Buscar y abrimos parntesis. Seguidamente introducimos la celda de re-
ferencia desde donde se leern los datos, separamos con punto y coma e introduci-
mos el rango de columna donde se encuentran los criterios de bsqueda ordenados
alfabticamente.
Separamos con punto y coma y finalmente indicamos el rango de columna donde

se encuentran los datos que buscamos.
Cerramos el parntesis y presionamos Enter para ejecutar la frmula.
Una vez ms podemos comprobar cmo Excel devuelve un valor de error. Se debe
a que en la celda de referencia no hay ningn valor.
Cuando introduzcamos un valor de los que se encuentran en la columna de crite-

rios la funcin devolver el valor buscado.
En la variante por filas de la funcin, la manera de trabajar es la misma pero hacien-

do referencia a filas en lugar de a columnas.
Pg. 175
Seleccionamos la celda donde queremos obtener el dato, introducimos el signo

igual, la funcin Buscar y abrimos parntesis.
A continuacin anotamos la referencia de la celda desde donde vamos a leer los

datos, separamos con punto y coma e introducimos el rango de fila donde se en-
cuentran los criterios de bsqueda ordenados alfabticamente.
Finalmente separamos con punto y coma, introducimos la fila donde se encuen-

tran los datos que buscamos, cerramos parntesis y aceptamos.
Una vez ms Excel devolver un error que desaparecer en cuanto introduzcamos

un criterio en la celda de referencia.
Pg. 176
La funcin COINCIDIR
La funcin Coincidir es muy similar a la funcin Buscar, slo que en vez de de-
volver el elemento buscado, lo que hace es devolver su posicin dentro del rango
donde se busca.
Consta de tres argumentos. El primero es el valor que deseamos buscar. El segundo

es el rango de celdas donde se buscar dicho valor.
El tercero, llamado tipo de coincidencia, es opcional, pero es muy importante saber

qu significa.
Puede contener tres valores: -1, 0 1. Si se omite, el valor por defecto ser 1.
Si el tipo de coincidencia es 1, la funcin devuelve la posicin del mayor valor, que

es menor o igual al valor buscado. Los datos tendrn que estar ordenados ascenden-
temente en el rango de celdas a buscar si usamos esta coincidencia.
Por ejemplo, si el valor buscado fuese 5 y no se encontrara en el rango a buscar, y sin

embargo, estuviese el 4 en la posicin 25, la funcin devolvera 25. Para los valores
de tipo Texto, es exactamente igual teniendo en cuenta su posicin alfabtica.
Pg. 177
Si el tipo de coincidencia es -1, la funcin devuelve la posicin del menor valor, que
es mayor o igual al valor buscado. El rango de bsqueda tendr que estar ordenado
descendentemente en este caso.
Por ejemplo, supongamos que queremos buscar en una hoja muy densa, un valor
de referencia, y si sta no existiese, la siguiente mayor, que por lgica, debe perte-
necer al mismo tipo de producto.
Si el tipo de coincidencia es 0, la funcin slo devuelve la posicin del valor si este

se encuentra exactamente igual en el rango de bsqueda. En este caso no tienen
porqu estar ordenadas las celdas del rango.
Funcin INDICE
La funcin Indice devuelve el valor de una celda dentro de un rango que coincidir
con la interseccin de la fila y la columna que especifiquemos como argumentos.
Puede ser til en hojas de clculos muy amplias, para buscar un valor rpidamente.
Acta como si fuera un radar al que le dan dos coordenadas de bsqueda, una ver-
tical y otra horizontal. Posee tres argumentos:
Pg. 178
1. Matriz: Es el rango de celdas donde buscaremos el dato.
2. Nm_fila: En este argumento anotamos el nmero o indicamos la celda que

hace referencia al nmero de fila que se buscar dentro del rango.
3. Nm_columna: En este argumento anotamos el nmero o indicamos la celda

que hace referencia al nmero de columna que se buscar dentro del rango.
Un uso de esta funcin sera, por ejemplo, que nos devolviese el nombre de un da
de la semana, cuando hemos calculado su nmero con la funcin DiaSem.
Veamos cmo hacerlo:
Lo primero ser crear un rango con los siete nombres de los das de la semana. Para
que no afecten a la presentacin de la hoja de resultados, los escribiremos en otra
hoja del mismo libro.
Ahora nos colocamos sobre la celda donde queremos que aparezca el nombre del
da y escribimos el signo igual seguido de la funcin Indice, y abrimos parntesis.
Como matriz, seleccionamos el rango de celdas con los nombres de los das.
Pg. 179
Como num_fila, anotamos un 1 o ignoramos el argumento, puesto que el rango

slo est formado por una fila.
Como num_columna, indicamos la celda que contiene la funcin Diasem, que

tendr anotada el da de la semana en nmero.
Finalmente cerramos el parntesis y observamos los resultados.
La funcin Indice ha buscado el nmero al que haca referencia la funcin Diasem

entre sus columnas y devuelve el valor, en este caso Jueves, puesto que el nme-
ro que se ha usado es el 4.
Pg. 180
EXCEL 2010
TEMA 16: FUNCIONES DE TEXTO
1601 Funcin CONCATENAR

1602 Otras Funciones de Texto
FUNCIONES DE TEXTO EXCEL 2010
Funcin CONCATENAR
La funcin Concatenar se usa para unir varios elementos de texto en una sola
celda. Estos elementos pueden ser textos directamente escritos o referencias a las
celdas que deseemos unir.
Debemos recordar que si escribimos directamente los textos, stos deben ir entre-
comillados.
Para aplicar la funcin, escribimos el signo igual en la celda de resultado seguido del
nombre de la funcin y abrimos parntesis.
Ahora introducimos los textos que deseemos unir como argumentos separados por
punto y coma. Al cerrar el parntesis y aceptar la funcin podemos ver los resulta-
dos de la unin.
Pg. 182
EXCEL 2010 FUNCIONES DE TEXTO
Lo general es que no haya espacios en blanco que separen los contenidos de los
argumentos. Para separar visualmente los textos, debemos introducir como argu-
mentos espacios en blanco entrecomillados.
De este modo, si escribimos =CONCATENAR(Hola;Pedro), el resultado

sera HolaPedro sin separacin entre las dos palabras.
En cambio, si escribimos =CONCATENAR(Hola; ;Pedro), el resultado

sera Hola Pedro con un espacio entre las dos palabras.
Otro modo de hacer lo anterior, sera dejando un espacio en blanco despus de la

palabra Hola antes de cerrar las comillas. Esto nos ser de ayuda si escribimos los
textos directamente, pero no en el caso de que hagamos referencias a otras celdas,
puesto que no se entrecomillan los argumentos.
Tambin podemos usar el operador de concatenacin propiamente dicho que es

el &. Este operador concatena tanto textos como nmeros y se usa igual que el
operador +.
Otras funciones de texto

Funcin Igual
Esta funcin se usa cuando queremos saber si dos cadenas de texto son exactamen-
te iguales entre s. Distingue entre maysculas y minsculas.
Devolver VERDADERO en el caso de que las dos cadenas de texto sean iguales
y, FALSO si existe alguna diferencia entre ellas.
Pg. 183
FUNCIONES DE TEXTO EXCEL 2010
Funcin Largo
Se usa para saber el nmero de caracteres de un texto o nmero que se introduce

como argumento. Tambin tiene en cuenta espacios en blanco.
Funcin Valor
Convierte un argumento de texto, pero que representa un nmero en dicho nme-

ro. Un buen ejemplo de esta funcin son las fechas, que como ya sabemos, real-
mente son nmeros formateados en fechas. Pues bien, esta funcin permite saber
cul es la numeracin de una fecha concreta.
Pg. 184
EXCEL 2010
TEMA 17: ANLISIS DE DATOS
1701 Bsqueda de Objetivos

1702 Realizar una Bsqueda de Objetivo
1703 Tablas de Datos
1704 Aplicar Tabla de Datos
1705 Escenarios
1706 Aplicar Escenarios
1707 Informes de Escenarios
1708 Botn Desplegable Escenario
ANLISIS DE DATOS EXCEL 2010
Bsqueda de objetivos
Ya sabemos que las hojas de clculo de Excel son dinmicas. Esto quiere decir que,
como en la mayora de los casos estn compuestas por funciones que a su vez ha-
cen referencias a valores contenidos en otras celdas, al cambiar estas ltimas, los
resultados se actualizan automticamente.
Esta propiedad de las hojas de clculo nos permite ver distintos resultados de un
mismo problema, cambiando los valores de sus parmetros.
Pero, qu sucede si lo que queremos saber no es el resultado, sino qu valor debera

tener uno de sus parmetros para que el resultado fuera el que nosotros deseamos?
Pongamos un ejemplo sencillo para entenderlo, an sin ser el ms representativo.

Es fcil calcular la suma de dos celdas en otra y observar el resultado. Si cambiamos
alguna de ellas, tambin lo har el resultado. Bien, pues supongamos que tenemos
el resultado y slo una cantidad. Lo que queremos saber es qu valor debe tomar la
segunda cantidad para que el resultado sea el deseado.
Este tipo de problemas se resuelven con la herramienta Buscar objetivo que se

encuentra dentro del botn desplegable Anlisis Y si del grupo Herramientas
de datos de la ficha Datos.
Pg. 186
EXCEL 2010 ANLISIS DE DATOS
Realizar una bsqueda

de objetivo
Vamos a plantear un problema que resolveremos con Bsqueda de objetivo.
Un alumno realiza una oposicin que consta de cuatro pruebas: un examen psico-
tcnico que le computar un 15% de la nota final; un test que le computar un 30%
sobre la nota final; una prueba terica que computa con un 40% y una entrevista
que significa el 15% de la nota final.
Este alumno ya ha realizado las tres primeras pruebas y habiendo calculado los
tantos por ciento de cada una de ellas, ha obtenido un 4,99 de nota final. Le queda
por realizar la entrevista final y sabe que para conseguir plaza deber sacar como
mnimo un 6. Lo que el alumno necesita conocer ahora es qu nota mnima debe
obtener en la prueba de la entrevista para alcanzar ese 6.
Nos colocamos en la celda que deber cambiar para alcanzar el objetivo de sacar un
6 en la nota final y pulsamos sobre la opcin Buscar objetivo.
Se abre un cuadro de dilogo que nos pide tres parmetros. El primero es donde
indicamos la Celda objetivo. En nuestro caso, la nota final. En el parmetro Con el
valor indicaremos el que debe tener la celda objetivo, en nuestro caso, 6.
En el ltimo parmetro, debemos indicar la celda que cambiar su valor para alcan-
zar el objetivo. En nuestro caso, la celda que contendra la nota de la entrevista.
Para finalizar, aceptamos el cuadro.
Excel realiza rpidamente una serie de operaciones hasta mostrarnos el resultado

final.
Pg. 187
El alumno sabe ahora que deber obtener como mnimo un nota de 6,7 si quiere
conseguir plaza.
Tablas de datos
Las tablas de datos permiten visualizar de manera sencilla y eficaz distintos re-
sultados de la misma funcin cambiando el valor de 1 o 2 de sus argumentos.
Un ejemplo de ello sera calcular la cuota de un prstamo con distintos tipos de inters.
El inconveniente principal de las tablas de datos es que estn limitadas a dos varia-
bles de pregunta.
Las tablas de datos tienen el siguiente diseo: una columna en la que anotaremos los
diferentes valores del primer parmetro a consultar; una fila para anotar los segundos
parmetros, si la tabla consta de dos entradas de datos; y una celda que siempre se
coloca encima de la primera columna y a la izquierda de la primera fila, que contendr
la frmula o la referencia a la frmula que representa aquello que queremos consultar.
El resto de las celdas de la tabla, se rellenarn automticamente con los resultados

de calcular la frmula, con los distintos datos contenidos en la primera fila y la
primera columna.
Pg. 188
La herramienta que permite realizar tablas de datos en Excel, se encuentra con

ese nombre en el men que se despliega al pulsar el botn Anlisis Y si del grupo
Herramientas de datos de la ficha Datos.
Aplicar tabla de datos

Vamos a aplicar una tabla de datos a un ejemplo concreto para estudiar su
funcionamiento.
Supongamos que debemos organizar un concurso de baile y comprobar los posibles

beneficios que nos reportar.
Por un lado tenemos los ingresos que dependeran del nmero de parejas que asis-
tiesen al baile y el precio que se cobrase por la inscripcin. De otro lado, tenemos
los gastos que seran lo que destinaramos por pareja para el premio del ganador, as
como para abonar la labor del jurado y el coste del alquiler de la sala. Conociendo
exactamente el nmero de parejas que asistirn al baile, as como el precio que va-
mos a cobrar por inscripcin, obtendremos el total real de los beneficios.
Pg. 189
Ahora bien, no sabemos el nmero de parejas que se inscribirn con certeza y si

dependiendo de dicho nmero, deberemos cambiar el precio de inscripcin para
que la operacin resulte rentable.
Podramos realizar los clculos de gastos e ingresos para cada suposicin que se nos
ocurriese, pero esto nos llevara mucho tiempo a la vez que es repetitivo y costoso.
Es mucho ms sencillo y eficaz generar una tabla de datos que tenga en cuenta
estas variables (nmero de parejas y precio de inscripcin).
Veamos cmo hacerlo:
Lo primero ser preparar la hoja de clculo creando la tabla que albergar los va-
lores de resultado. En nuestro caso, como rtulos de columnas hemos escrito dis-
tintos precios de inscripcin y como rtulos de filas, distintos nmeros de parejas.
Ahora debemos copiar la celda resultado que ha salido de calcular los resultados
para un caso concreto en la celda que se encuentra encima de los rtulos de filas y
a la izquierda de los rtulos de columnas de la tabla recin creada.
Pg. 190
Una forma rpida de hacerlo, sera igualando sta a la celda resultado. Selecciona-
mos desde la celda recin copiada hasta la ltima celda de la tabla. Es muy impor-
tante que los rtulos de fila y columna queden tambin seleccionados.
Pulsamos la herramienta Tabla de datos y vemos que se abre un pequeo cuadro

de dilogo. En el cuadro Celda de entrada (fila), debemos anotar la celda que
usamos para calcular un caso concreto que contiene el valor de lo que representan
los rtulos de filas de la tabla. En nuestro caso, el nmero de parejas.
En el cuadro Celda de entrada (columna), haremos lo mismo pero anotando la

celda que representa a los rtulos de columna. En nuestro caso, el precio por pareja.
Al aceptar el cuadro, podemos ver los resultados. Por ejemplo: si se apuntaran 100
parejas y se cobraran 60 de inscripcin, obtendramos un beneficio neto de 4.080 .
Escenarios
Excel permite guardar cada resultado de una misma operacin, para consultarlo
ms adelante y, podemos almacenar tantos resultados para un mismo problema
como deseemos.
Pg. 191
La herramienta para crear y mostrar escenarios es Administrador de escenarios,

que se encuentra en el men que se despliega al pulsar el botn Anlisis Y si del
grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
Aplicar escenarios
Vamos a suponer el siguiente problema para usar escenarios.
Un comercial debe vender tres productos distintos. Puede decidir cuntas horas tra-
baja al mes teniendo en cuenta que, como mnimo sern 60 y como mximo 100.
Para la empresa cada producto tiene un coste de produccin y envo diferente. A
este coste hay que sumar lo que se debe pagar al comercial por cada hora trabajada.
Como beneficios la empresa ingresar el precio de venta de cada producto por las
unidades que haya vendido el comercial. Aparte, la empresa estima unos objetivos
de venta iguales o superiores a dos mil euros.
Vamos a crear tres suposiciones diferentes (aunque se podran crear muchas ms),
variando las horas que trabaja el comercial y el nmero de unidades que vende de
cada producto.
El objetivo es representar: primero, el peor de los estados que sera que no hubiese
beneficios; segundo, el caso de que se obtuviesen beneficios sin llegar a los objeti-
vos de ventas y, tercero, el caso de superar los objetivos de ventas.
El estado actual de la hoja de clculo muestra como el comercial trabajando 60

horas y vendiendo 10 unidades del producto 1, cinco del dos y una del tres, no
obtiene beneficios.
Guardemos esta suposicin como primer escenario. Pinchamos en la herramienta

Administrador de escenarios y vemos que se abre un cuadro de dilogo, pulsa-
mos el botn Agregar para crear uno.
Pg. 192
En el nuevo cuadro de dilogo que se abre, escribimos el nombre del escenario.

Puede ser cualquiera pero se recomienda usar uno significativo para reconocerlo
ms adelante.
En el cuadro Celdas cambiantes, elegimos el rango de celdas que variamos en pro

de conseguir distintos resultados. En nuestro caso, seran las horas trabajadas y
ventas del comercial.
Aceptamos y volvemos a aceptar el nuevo cuadro de dilogo que se abre, puesto

que los valores de las celdas que nos pide ya las habamos escrito previamente en
la hoja de clculo.
Acabamos de crear el primer escenario.
Pg. 193
Cerramos el Administrador de escenarios y variamos las celdas cambiantes en

la hoja de clculo para conseguir un beneficio que no alcance los objetivos de venta
y volvemos a abrir el Administrador de escenarios.
Pulsamos Agregar y escribimos el nuevo nombre del escenario.
Observa cmo el rango de Celdas cambiantes ya aparece seleccionado por de-

fecto. Aceptamos los dos cuadros y cerramos el Administrador para realizar la
ltima suposicin que sera alcanzar los objetivos.
Repetimos los pasos para realizar el nuevo escenario.
Para ver los distintos resultados que hemos ido guardando, abrimos el Adminis-
trador de escenarios, pinchamos sobre el nombre del que queremos consultar y
pulsamos el botn Mostrar.
Ahora podremos consultar las distintas suposiciones siempre que deseemos.
Informes de escenarios
El Administrador de escenarios permite crear un informe con los resultados
obtenidos de las suposiciones que hayamos realizado.
Pg. 194
Abrimos el cuadro de dilogo del Administrador de escenarios y pulsamos el

botn Resumen.
Aparece un pequeo cuadro de dilogo donde elegimos el tipo de informe que que-
remos. ste puede ser un Resumen de los resultados o una Tabla dinmica.
Las tablas dinmicas sern objeto de estudio en otra leccin del curso.
El cuadro Celdas de resultado, normalmente ya muestra la referencia de la celda

o celdas que lo contienen.
Para nuestro ejemplo vamos a elegir como tipo de informe Resumen y pulsamos
Aceptar.
Observamos que se ha creado una nueva hoja de clculo con el nombre Resu-
men de escenario, en la que hay una tabla que muestra los valores de las celdas
cambiantes y de resultado por cada una de las suposiciones creadas, adems de los
valores que tengan las celdas actualmente en la hoja de clculo.
Pg. 195
Botn desplegable
Escenario
Existe un botn desplegable que podemos agregar a la barra de herramientas de
Acceso rpido que, por defecto, no aparece al instalar Excel.
Este botn se llama Escenario y es muy cmodo para consultar los distintos es-
cenarios que hayamos creado en una hoja de clculo ya que nos evita el tener que
abrir el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.
Para mostrarlo debemos acceder a las opciones de configuracin de Excel. Ahora

slo indicaremos los pasos para mostrar este botn, puesto que las opciones de
configuracin se vern ms adelante en otra leccin.
Accedemos a la vista Backstage y pulsamos sobre el botn Opciones.
En el panel izquierdo del cuadro de dilogo que se abre, hacemos clic en Barra de
herramientas de acceso rpido.
En la lista desplegable Comandos disponibles en: elegimos la opcin Comandos

que no estn en la cinta de opciones.
Elegimos el comando Escenario de la lista a la izquierda y pulsamos el botn Agre-

gar para pasarlo a la lista Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.
Pg. 196
Aceptamos el cuadro de dilogo.
Vemos que el botn desplegable se ha agregado a la barra de herramientas de Ac-

ceso rpido.
Al pulsar sobre l se desplegarn todos los nombres de los escenarios creados para
la hoja de clculo.
Mostrar uno u otro es tan sencillo como pinchar sobre su nombre.
Pg. 197
EXCEL 2010
TEMA 18: AUDITORAS DE FRMULAS
1801 Rastrear Precedentes y Dependientes

1802 Rastrear Errores
1803 La Ventana de Inspeccin
AUDITORA DE FRMULAS EXCEL 2010
Rastrear precedentes
y dependientes
Excel ofrece un grupo de herramientas de rastreo que permite mostrar las relacio-
nes que existen entre los elementos de una frmula. Se trata del grupo Auditoria
de frmulas que se encuentra en la ficha Frmulas.
Podemos realizar dos tipos de rastreos.
Si situamos el selector en una celda cuyo contenido es una frmula, podemos ras-
trear las celdas precedentes, es decir, aquellas que intervienen dentro de una frmula.
Situamos el selector en una frmula y pulsamos sobre el botn Rastrear prece-

dentes del grupo Auditoria de frmulas.
Observamos cmo aparecen unas flechas azules que sealan las celdas precedentes.
Si hacemos doble clic sobre una flecha, aparecer seleccionada la celda situada en el
otro extremo. Pulsamos sobre el botn Quitar flechas para hacer que desaparezca
el nivel de precedentes que hemos mostrado.
Si ahora seleccionamos otra celda que incluya una frmula y pulsamos sobre el
botn Rastrear precedentes, observamos cules son sus celdas precedentes.
Pg. 200
EXCEL 2010 AUDITORA DE FRMULAS
Adems si volvemos a pulsar sobre el botn Rastrear precedentes, aparecer

sealado un nuevo nivel de precedencia.
Pulsamos la opcin Quitar un nivel de precedentes que aparece al desplegar el

botn Quitar flechas y observamos cmo desaparece este ltimo nivel de prece-
dentes. Quitamos tambin el nivel de precedentes anterior.
Las celdas dependientes son las que contienen las frmulas en las que se referencia
la celda seleccionada. Seleccionamos una celda y pulsamos el botn Rastrear de-
pendientes del grupo Auditora de frmulas.
Pg. 201
Observamos cmo aparecen las mismas flechas pero en sentido contrario al de las
celdas precedentes. Volvemos a pulsar el botn Rastrear dependientes hasta que
aparezcan todos los niveles de dependencia.
Para hacer que desaparezcan todas las flechas pulsamos sobre el botn Quitar fle-
chas de igual modo que hemos hecho para las precedentes.
Es posible visualizar la precedencia y dependencia de las celdas seleccionndola y

pulsando la tecla F2. En la celda dependiente aparecer la frmula con cada ope-
rando en un color y las celdas precedentes aparecern con un marco del color del
operando.
Si la celda seleccionada hace referencia a una celda de otra hoja de clculo o de otro
libro, al pulsar el botn Rastrear precedentes aparecer una flecha de color negro
apuntando a un icono de una hoja de clculo.
Si hacemos doble clic sobre la flecha, aparecer el cuadro de dilogo Ir a mostrn-

donos la coordenada de la celda precedente. Si la celda pertenece a otro libro, ste
debe estar abierto para que Excel pueda rastrearlo.
Rastrear errores
Vamos a introducir un error en nuestra hoja de clculo para poder rastrearlo.
Seleccionamos la celda y pulsamos la opcin Rastrear error que se despliega al

pulsar el botn Comprobacin de errores del grupo Auditora de frmulas
de la ficha Frmulas.
Observamos que se rastrean las celdas y Excel se detiene en la que contiene el error.
Junto a la celda seleccionada aparece un icono de error. Si pulsamos sobre l vere-
mos una lista con distintas opciones.
Si pulsamos sobre la opcin Ayuda sobre este error, se abrir la ventana de ayu-
da proporcionando la informacin a propsito del error.
Pg. 202
Pulsar sobre la opcin Mostrar pasos de clculo equivale a hacer clic sobre el
botn Evaluar frmula del grupo Auditora de frmulas.
Aparece un cuadro de dilogo: en la esquina superior izquierda del cuadro aparece

la referencia de la celda que estamos evaluando y a la derecha de la misma podemos
ver el cuadro de evaluacin.
Si en este cuadro aparece una referencia o expresin subrayada podemos pulsar el

botn Evaluar para ver su valor.
Pg. 203
El botn Paso a paso para entrar evala la celda subrayada y el botn Paso a
paso para salir evala la referencia actual y vuelve hacia atrs para rastrear la
precedencia del fallo.
Este cuadro de dilogo est tambin disponible para evaluar frmulas sin errores.
Tambin podemos evaluar todos los errores existentes en nuestra hoja de clculo
como si estuvisemos utilizando un corrector. Para ello pulsamos el botn Com-
probacin de errores.
En la esquina superior izquierda de este cuadro de dilogo encontramos el nombre

de la celda con error y la frmula contenida en la misma.
Debajo de este bloque tenemos la descripcin del error. Ya sabemos que es lo que
hacen los botones Ayuda sobre este error y Mostrar pasos de clculo.
Si pulsamos sobre el botn Omitir error, ste no ser considerado como tal en
sucesivas comprobaciones y, Modificar en la barra de frmulas, activa la barra
para que podamos corregir el error. Una vez hayamos terminado pulsamos sobre
el botn Reanudar. Con los botones Anterior y Siguiente mostramos el resto de
los errores encontrados en la hoja de clculo.
La ventana de inspeccin
La ventana de inspeccin permite ver informacin referente a las celdas aunque
stas no estn visibles.
Para abrir la ventana de inspeccin pulsamos sobre el botn Ventana de inspec-

cin del grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas.
Pg. 204
Podemos modificar el tamao de la Ventana de inspeccin y su ubicacin del

mismo modo que lo haramos con cualquier tipo de ventana o, acoplarla a la Cinta
de opciones pinchando y arrastrando su barra de ttulo.
Para agregar una celda a la inspeccin, pulsamos el botn Agregar inspeccin.

Aparecer un cuadro de dilogo para que seleccionemos la celda o rango de celdas
que queremos inspeccionar.
Una vez hemos realizado la seleccin pulsamos sobre el botn Agregar.
Para borrar una inspeccin, basta con seleccionarla y pulsar sobre el botn Elimi-
nar inspeccin.
Para agregar todas las celdas de la hoja que contienen frmulas, desplegamos el
botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio y elegimos la
opcin Frmulas.
A continuacin, pulsamos sobre el botn Agregar inspeccin. Aparecer el mis-

mo cuadro de dilogo de antes pero mostrando las celdas que contienen frmulas.
Pulsamos sobre el botn Agregar. En la Ventana de inspeccin podemos ver por
cada celda agregada a la inspeccin, el nombre de la celda, su coordenada, el valor
que toma y la frmula que contiene.
Para mostrar en la hoja la celda a la que hace referencia un elemento de la Ventana

Inspeccin, hacemos doble clic sobre el elemento.
Pg. 205
Pg. 206
Excel 2010
TEMA 19: GRFICOS
1901 Introduccin a los grficos

1902 Tipos de grficos
1903 Creacin de grficos automtica
1904 Creacin de grficos desde el grupo Grficos
1905 Personalizar un grfico
1906 Formatear partes de un grfico
1907 Propiedades especficas de las zonas de un grfico
1908 Formatear partes de un grfico desde la ficha contextual Formato
1909 Formatear el conjunto de un grfico
1910 Agregar nuevos datos a un grfico
1911 Lneas de tendencia
1912 Grficos combinados
1913 Crear plantillas de grfico
GRFICOS EXCEL 2010
Introduccin a los grficos

Un grfico es una representacin visual de los datos numricos contenidos en un
rango de celdas. Pero antes de aprender cmo se introducen los grficos, debemos
saber algo acerca de las partes en que estn constituidos.
ste podra ser un grfico cualquiera insertado en una hoja de clculo de Excel,
todo lo que est dentro del marco gris que Excel crea es el rea del grfico y la
zona recuadrada sera el rea de trazado.
Cada columna de la lista de datos se representa en el grfico como una Serie. En

nuestro caso, una Serie sera el conjunto de barras del mismo color. Y una sola
barra representa el valor de un Dato escrito en una celda.
Si la lista de datos tiene ttulos de fila, stos se representarn como Categoras en

el grfico.
Todos los grficos tienen dos ejes, exceptuando los circulares: el eje X, que sera
donde estn las Categoras y el eje Y, que es donde est reflejado el baremo nu-
mrico por el que se medirn las Series de datos.
Si el grfico tuviera un diseo tridimensional, aparecera adems un eje Z, y dos

tipos de planos: el inferior y los laterales. El plano inferior es un plano horizontal
Pg. 208
EXCEL 2010 GRFICOS
que sirve como base al grfico y los planos laterales son los paneles que rodean
al grfico.
Tanto los planos de los grficos en dos dimensiones como los de los grficos en tres
dimensiones estn divididos por lneas horizontales y verticales; son las llamadas
lneas de divisin y su funcin es ayudar visualmente en la lectura del grfico.
Todos los grficos necesitan de una clave que represente las Series de datos para
que se puedan interpretar. Dicha clave es la Leyenda.
Pg. 209
GRFICOS EXCEL 2010
Dependiendo del tipo de grfico que hayamos insertado, nos podemos encontrar con
que se hayan agregado o quitado parte de los elementos que acabamos de explicar.
De este modo, podemos agregar a un grfico elementos como: el ttulo del propio
grfico, los ttulos de sus ejes o ms divisiones en los planos posteriores o laterales.
Igualmente, un grfico circular prescindir de ejes de valores debido a su forma.
Podemos resumir todo esto, en que lo ms importante a la hora de realizar un gr-

fico es que ste sea representativo y se pueda leer correctamente, a partir de ah,
cada usuario es libre de configurarlo con los elementos que considere oportunos
para reforzar la idea anterior.
Tipos de grficos
Excel contiene una gama de grficos muy amplia entre la que elegir el adecuado.
Esta decisin debe ser tomada en funcin de lo que queramos que el grfico repre-
sente transmitiendo una idea clara de ello. Los distintos tipos de grficos son:
- Grfico de columnas; es el tipo ms utilizado. Las series de datos se representan

en columnas de igual color, siendo cada una de ellas un valor contenido en una
celda. La altura de cada columna marca dicho valor.
Este ejemplo, representa el nmero de viajeros que tuvieron distintas compaas

areas en cuatro aos distintos.
Pg. 210
EXCEL 2010 GRFICOS
- Grficos de barras: son iguales a los anteriores, con la diferencia de que apare-
cen girados 90, este tipo de grficos es muy til cuando los nombres de las series
de datos son muy largos. En este ejemplo, estn representados cuntos individuos
contestaron que s a una serie de preguntas.
- Grficos de lnea: se usan para visualizar tendencias, normalmente estn com-

puestos por muchos datos que no difieren excesivamente en su valor. Cada dato se
Pg. 211
GRFICOS EXCEL 2010
representa con un punto en el grfico, y todos los puntos se unen para formar la
lnea. En este ejemplo hemos representado las pulsaciones por minuto de un alum-
no durante sus sesiones de ordenografa.
- Grficos circulares: se usan para representar las partes en relacin a un todo.

Una peculiaridad de este tipo de grficos es que representan una sola serie de datos.
Por ejemplo; este grfico muestra las respuestas de un grupo de individuos ante
una pregunta.
Pg. 212
EXCEL 2010 GRFICOS
- Grficos de dispersin: son el nico tipo de grficos que no poseen eje de Ca-
tegoras, por el contrario, ambos ejes (tanto el X como el Y), representan valores.
Sera como colocar puntos en funcin a unas coordenadas dadas. Se suelen usar
para representar variables que estn muy relacionadas entre s. Por ejemplo, en
este grfico se observa como cuantas ms horas de estudio dedica un grupo a una
asignatura, mejores son los resultados que obtiene.
- Grficos de reas: estos grficos son muy similares a los grficos de lneas, slo
que los primeros representan cada lnea coloreada por su base. En este ejemplo, se
comparan las ventas de dos productos en el primer semestre de un ao.
Pg. 213
GRFICOS EXCEL 2010
Existen ms tipos de grficos como son: los grficos de cotizaciones, de bur-

bujas, de superficie, radiales o de anillo. Todos ellos dan nuevas opciones de
representacin, pero su uso es muy similar a los anteriores.
Por ejemplo; un grfico de anillo, es similar al grfico circular, slo que el pri-
mero permite representar ms de una serie de datos. Y un grfico de cotizacin
es muy similar a un grfico de lnea, slo que el primero es ms adecuado para
valores burstiles.
Por ltimo, comentar que todos los tipos explicados anteriormente poseen subti-
pos de estilo para adaptarse an mejor a los datos representados. De igual modo, la
mayora de ellos podemos representarlos en tres dimensiones.
Creacin de grficos automtica

Para crear un grfico automticamente, lo primero que debemos hacer es seleccio-
nar el rango de datos que queremos representar.
A la hora de seleccionar el rango, debemos incluir los nombres de las filas y las co-
lumnas, as Excel los asignar como ttulos a las series y categoras de los ejes. Una
vez seleccionado el rango de datos basta con que pulsemos la tecla F11.
Como vemos, por este procedimiento se crea un grfico de columnas de dos dimen-
siones en una hoja de clculo nueva.
Pg. 214
EXCEL 2010 GRFICOS
Esta hoja es igual que cualquier otra a excepcin de que no podemos introducir
datos ni realizar clculos en ella.
Creacin de grficos desde

el grupo Grficos
Para insertar un grfico desde el grupo Grficos, lo primero ser seleccionar el ran-
go de celdas igual que en el caso anterior. A continuacin, pulsamos sobre la ficha
Insertar de la Cinta de opciones y observamos el grupo Grficos.
Vemos que tenemos seis botones desplegables para cada estilo de grfico que po-
demos insertar. Al pinchar sobre uno u otro veremos las distintas miniaturas que
representan los distintos subtipos de estilo de grfico a usar. Pulsamos sobre la que
estamos buscando y, automticamente, Excel inserta el grfico en la hoja de datos
donde hemos seleccionado el rango de datos. Podemos mover el grfico si pulsamos
y arrastramos sobre cualquier parte de los bordes grises que contiene alrededor.
Pg. 215
GRFICOS EXCEL 2010
Para modificar su tamao, pinchamos y arrastramos sobre cualquiera de los ocho

puntos de control. Los puntos de control estn representados con tres puntos sus-
pensivos sobre los bordes.
Existen dos en los lados superior e inferior que permiten modificar el alto del grfi-
co y otros dos en los laterales para modificar el ancho del mismo. Hay otros cuatro,
uno en cada esquina para modificar el tamao en diagonal, con lo que conseguimos
variar al mismo tiempo tanto el ancho como el alto del grfico.
Algo muy importante que debemos saber acerca de los grficos que insertamos
en Excel, es que stos se actualizarn en funcin de los valores que contengan las
celdas del rango que hemos usado para crearlo, aunque stos se cambien una vez
hayamos insertado el grfico.
Personalizar un grfico
Cuando insertamos un grfico, aparece una nueva ficha llamada Herramientas
de grfico en la Cinta de opciones, sta a su vez, est compuesta por tres fichas
contextuales; Diseo, Presentacin y Formato. Son las herramientas conteni-
das en estas fichas las que usaremos para modificar nuestro grfico.
Pg. 216
EXCEL 2010 GRFICOS
Empezaremos con la ficha Presentacin. Desde aqu podremos aadir, suprimir y

modificar distintas partes de un grfico. Los botones desplegables que se encuen-
tran en el grupo Etiquetas, al desplegarse contienen las opciones necesarias para
modificar la presencia de cada uno de los componentes del grfico. De este modo:
- Al desplegar el botn Ttulo de grfico, podemos elegir entre no tener ttulo,

mostrarlo encima del grfico, en la zona superior o superpuesto a ste.
En el caso de mostrar el ttulo, podemos decidir que ste tome el valor de una cel-
da. Para ello, con el ttulo seleccionado, tecleamos el signo = dentro de la Barra
de frmulas y pulsamos sobre la celda deseada. De este modo, en un futuro si
cambiamos el ttulo en la hoja de datos, el ttulo del grfico se actualizar autom-
ticamente.
- Al desplegar el botn Rtulos del eje, definimos la presencia o no de los ttulos

de ambos ejes. Al igual que ocurre con el ttulo del grfico, tambin podemos asig-
nar el valor de una celda como ttulos de eje.
- Al desplegar el botn Leyenda, decidimos la ausencia o no de la misma y, en el

caso de mostrarla, su posicin dentro del grfico.
- Del mismo modo que en los ejemplos anteriores, podemos mostrar las etiquetas
de los datos desde el botn desplegable con el mismo nombre.
- Los grupos Ejes y Fondo de la ficha Presentacin se usan exactamente igual a lo

anterior, slo que el primero afecta a la visibilidad y posicin de los ejes y las lneas
de la cuadrcula y el grupo Fondo a la visibilidad y posicin del cuadro grfico, los
planos y rea de trazado.
Formatear partes de
un grfico
Aunque es posible definir un formato homogneo que afecte al grfico en su tota-
lidad, tambin se permite formatear cada parte por separado. Para ello, lo primero
que debemos hacer es desplegar la lista que se encuentra en el borde superior del
Pg. 217
GRFICOS EXCEL 2010
grupo Seleccin actual en la ficha Presentacin y pulsar sobre el nombre de la

parte a modificar. Podemos hacer lo mismo si pinchamos directamente sobre esa
parte en el grfico.
A continuacin, hacemos clic sobre el botn Aplicar formato a la seleccin

del mismo grupo. Se abre un cuadro de dilogo que puede variar en funcin de
la zona del grfico seleccionada, aunque en lneas generales, nos permitir variar
tanto los contornos y rellenos, as como agregarle efectos especiales tridimensio-
nales o de sombra. Si queremos aplicar un relleno de un solo color, seleccionamos
la opcin Relleno slido, a continuacin elegimos el color que deseemos aplicar
como fondo y su transparencia.
Si queremos un relleno con varios colores, seleccionamos Relleno degradado,

dentro de Colores preestablecidos encontramos las diferentes combinaciones
predeterminadas por Excel.
Una vez lo hemos seleccionado, podemos variar el modo en el que se van a mezclar
los colores desde la lista Tipo, y su Direccin o ngulo en el caso de degradados
lineales.
Es posible variar los colores que componen el degradado. En el rea Puntos de

degradado vemos que existe una barra con todos los colores que forman el de-
gradado, cada uno de ellos recibe el nombre de Delimitador y podemos aadir o
eliminar delimitadores desde los botones Agregar y Quitar.
Pg. 218
EXCEL 2010 GRFICOS
Para cambiar un color, seleccionamos su delimitador y elegimos el que queramos en

la lista Color. Es posible tambin variar su posicin dentro del degradado as como
su Brillo y Transparencia
Si est activada la casilla Girar con forma, el degradado ir cambiando proporcio-

nalmente al tiempo que modificamos el ngulo de la imagen que lo contiene.
La opcin Relleno con imagen o textura nos da la posibilidad de establecer una

imagen o textura como fondo. Para hacer esto ltimo, elegimos una muestra de la
lista desplegable Textura.
Pg. 219
GRFICOS EXCEL 2010
Podemos insertar cualquier imagen que tengamos almacenada en nuestro ordena-

dor desde el botn Archivo, o establecer una imagen prediseada desde el botn
con ese nombre.
Desde la zona Opciones de expansin, establecemos los mrgenes del fondo con
respecto a los bordes de la imagen.
La ltima opcin de relleno, Relleno de trama, establece para el fondo un pa-

trn geomtrico repetitivo. Una vez seleccionado ste en lista de muestras, elegi-
remos tanto el color de primer plano como de fondo de la trama, en los botones
desplegables correspondientes.
Desde la opcin Color del borde, podemos decidir si no queremos contorno de ima-
gen activando la opcin Sin lnea; si queremos un solo color como contorno activando
la opcin Lnea slida y eligiendo el Color en la lista desplegable y su Transparencia;
o si queremos una lnea con colores degradados desde la opcin Lnea degradado.
Pg. 220
EXCEL 2010 GRFICOS
Para decidir el grosor y tipo de contorno, pulsamos la ficha Estilo de borde. Esta-
blecemos el grosor de la lnea desde el contador Ancho. Desde la lista Tipo com-
puesto, elegimos la forma de la lnea y si queremos que sta sea discontinua, lo
elegimos desde la lista Tipo de guin.
Establecemos la forma de los extremos de los guiones que componen el contorno

desde la lista Tipo de remate y la forma que tendrn las esquinas de la imagen
desde la lista Tipo de combinacin. Para aplicar un tipo de sombra, pulsamos la
ficha del mismo nombre. Lo primero es decidir qu tipo de sombra vamos a aplicar
desde la lista Preestablecidos, y el color de la misma desde la lista Color.
Podemos variar la Transparencia, Tamao, Desenfoque, ngulo o Distancia

de la sombra a nuestro antojo desplazando las barras deslizantes del cuadro o escri-
biendo directamente los valores en sus cuadros de texto.
Pg. 221
GRFICOS EXCEL 2010
Para personalizar el efecto 3D pulsamos la pestaa Formato 3D del panel izquier-

do del cuadro de dilogo. Primeramente elegiremos el tipo de Bisel que queremos
tanto para la parte superior como inferior de la imagen, as como la medida en
puntos de dicho bisel.
Podemos agregar o quitar Profundidad al efecto 3D desde el contador Profundidad

y establecer el color de sta en la lista Color que est a su izquierda. Variamos el
color y el grosor del borde del efecto 3D desde la zona Contorno.
Por ltimo, desde la zona Superficie haremos que la zona 3D simule un material
real desplegando la lista que lleva ese nombre, as como elegir entre los diversos
tipos de iluminacin que ofrece Excel.
Propiedades especficas de
las zonas de un grfico
Adems de lo visto anteriormente dentro del cuadro de dilogo Formato, depen-
diendo de la zona que estemos editando, aparecern opciones de formato especfi-
cas para ellas, que habitualmente se recogen en el primer botn de la zona izquier-
da del cuadro.
As, por ejemplo, si estamos formateando series de datos en un grfico tridimen-

sional podemos definir la profundidad a la que se colocarn y el espacio entre ellas.
Pg. 222
EXCEL 2010 GRFICOS
Para la Leyenda decidimos la posicin de sta en el grfico.
Para el Eje Y, los extremos de la escala y las unidades de medida en la que se visualiza.
Para los Rtulos de datos, personalizamos si queremos que se vea slo el valor, el
nombre de la categora o el nombre de la serie pudiendo combinar los tres.
Pg. 223
GRFICOS EXCEL 2010
En el Eje de Categoras podemos invertir la visualizacin del grfico, activando la

casilla de verificacin Categoras en orden inverso y especificar la distancia a la
que se encontrar el texto del borde del eje.
Formatear partes de un grfico

desde la ficha contextual Formato
La casi totalidad de opciones de formato vista en el cuadro de dilogo Formato, se
recogen a modo de comandos dentro de la ficha contextual Formato.
Pg. 224
EXCEL 2010 GRFICOS
Una vez seleccionada la zona a modificar, dentro del grupo Estilos de forma, po-
demos aplicarle Rellenos, Contornos y Efectos tridimensionales o de Sombra
desde los botones desplegables con ese nombre.
Tambin podemos elegir entre los estilos predeterminados que ofrece Excel al pul-
sar el botn Ms de la lista desplegable Estilos del mismo grupo.
Desde el grupo Estilos de WordArt daremos formatos muy vistosos a las partes
que contengan texto pudiendo elegir entre los estilos predeterminados de Excel
contenidos en la lista desplegable o creando nosotros el formato deseado desde los
botones desplegables Relleno, Contorno y Efectos de texto.
Por ltimo, indicar que desde los contadores Alto y Ancho del grupo Tamao
estableceremos las medidas exactas del grfico.
Formatear el conjunto
de un grfico
Hemos visto cmo dar formato a cada parte del grfico por separado. Excel posee
tambin herramientas que permiten formatear el grfico en su totalidad, aplicando
estilos predefinidos que aportarn a cada parte un diseo que consiga un conjunto
homogneo.
Pg. 225
GRFICOS EXCEL 2010
Para ello, usaremos las herramientas contenidas en la ficha contextual Diseo.

Desde el grupo Diseos de grfico, elegiremos distintas combinaciones de ele-
mentos para el tipo de grfico insertado.
En la lista desplegable Estilos de diseo, disponemos de numerosos y vistosos

conjuntos de formatos para aplicar.
Es posible variar la vista de los datos invirtiendo los ejes X e Y, esto lo conseguimos
pulsando el botn Cambiar entre filas y columnas del grupo Datos.
Si el diseo del grfico elegido no es el deseado a la vista de los resultados obteni-

dos, pulsando el botn Cambiar tipo de grfico del grupo Tipo, se abre un cua-
dro de dilogo que muestra todos los tipos de grficos que contiene Excel, cambiar
el nuestro es tan sencillo como pulsar sobre el elegido.
Una vez insertado un grfico podemos cambiar su ubicacin usando el botn Mo-
ver grfico del grupo Ubicacin. Se abre un cuadro de dilogo desde donde ten-
dremos que elegir entre mostrar el grfico en una hoja nueva o como un objeto
flotante en la hoja del libro que seleccionemos en la lista desplegable.
Pg. 226
EXCEL 2010 GRFICOS
Agregar nuevos datos

a un grfico
Excel permite agregar datos a un grfico una vez hemos insertado ste. Pulsamos
el botn Seleccionar datos del grupo Datos de la ficha contextual Diseo. Se
abre el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. El modo ms sencillo de
agregar nuevos datos al grfico es seleccionar el nuevo rango de celdas que lo com-
ponen desde del cuadro de texto editable Rango de datos del grfico.
Para ello, pulsamos el botn situado a la derecha de dicho cuadro, llamado botn
Contraer. Esto hace que el cuadro de dilogo se minimice permitiendo seleccionar
los nuevos datos en la hoja de clculo. Una vez hecho lo anterior, volvemos a pulsar
sobre el mismo botn, que ahora recibe el nombre de Expandir, para retornar al
cuadro de dilogo.
Observamos en el grfico cmo se han aadidos los nuevos datos. Tambin pode-
mos agregar una serie de datos pulsando el botn Agregar de la seccin Entradas
de Leyenda (Series). En el pequeo cuadro de dilogo que se abre debemos es-
tablecer, primero la celda que contiene el nombre de la serie y, a continuacin, el
rango de celdas que contienen los datos numricos de dicha serie.
Pg. 227
GRFICOS EXCEL 2010
Aceptamos el cuadro y vemos cmo se ha aadido una nueva Serie al grfico.
Con los botones Editar y Quitar, modificaremos o eliminaremos las Series de

datos y desde los botones Subir y Bajar establecemos el orden en que queremos
que se muestren.
Lneas de tendencia
Las lneas de tendencia se basan en los resultados obtenidos hasta el momento. Se
utilizan para realizar pronsticos acerca del comportamiento de una serie a lo largo
del tiempo.
Podemos agregar una o varias lneas de tendencia a un grfico de dos dimensiones,

no todos los tipos de grficos admiten lneas de tendencia.
Para agregar una lnea de tendencia, pinchamos la ficha contextual Presentacin,

y dentro del grupo Anlisis, desplegamos el botn Lnea de tendencia. Vemos
que contamos con distintos tipos de ellas, aunque normalmente trabajaremos con
Lneas de tendencia lineales.
Si el grfico consta de varias series, Excel nos preguntar a cul deseamos agregar
la Lnea de tendencia. Al aceptar, observaremos cmo ha aparecido la lnea en el
grfico a la vez que su representacin en la Leyenda.
Pulsando la orden Ms opciones de lnea de tendencia del botn desplegable

Lnea de tendencia, accedemos al cuadro de dilogo desde el cual modificar sus
Pg. 228
EXCEL 2010 GRFICOS
opciones, por ejemplo: el nombre de la lnea o, dentro del bloque Extrapolar, indi-
car el nmero de periodos en los que queremos que la lnea de tendencia prediga el
comportamiento de la serie.
Grficos combinados
En ocasiones necesitaremos combinar varios estilos de grfico en uno para que su
lectura sea correcta. Debemos saber que no todos los tipos de grficos permiten ser
combinados, un ejemplo de ello, son los grficos en tres dimensiones.
Por ejemplo: supongamos que queremos contrastar los gastos domsticos de agua,
luz, telfono, etc. de un semestre frente al total de la suma de ellos. Si creamos un
grfico de barras para ver los resultados, observamos que los valores ms bajos de
las series apenas se distinguen al tener que medirse por la misma escala que la serie
del total que posee valores considerablemente ms altos.
Cuando esto sucede, la mejor forma de arreglarlo es crear un nuevo eje de valores
por el que medir la serie de los totales. Para ello, seleccionamos dicha serie en el gr-
fico y accedemos al cuadro de dilogo Formato, por ejemplo, desde la opcin Dar
Pg. 229
GRFICOS EXCEL 2010
formato a serie de datos de su men contextual. En el apartado Trazar serie en,

elegimos Eje secundario.
Al cerrar el cuadro, vemos cmo aparece otro eje a la derecha del grfico con una
escala de valores distinta, que slo afectar a la serie Total.
Vamos a variar el tipo de grfico de la serie Total para verlo con claridad. La se-
leccionamos y pulsamos el botn Cambiar tipo de grfico del grupo Tipo de la
ficha contextual Diseo y elegimos entre uno de los subtipos de Lnea. Al aceptar
observamos cmo ahora el grfico es mucho ms legible.
Crear plantillas de grfico

Si habitualmente trabajamos con los mismos estilos y formatos de grficos, es po-
sible guardar stos a modo de plantilla para no tener que editarlos y formatearlos
de nuevo cada vez que los necesitemos.
Creamos un grfico cualquiera, los datos que usemos no son relevantes para rea-
lizar la plantilla, y lo formateamos segn nuestras preferencias. A continuacin,
pulsamos sobre el botn Guardar como plantilla del grupo Tipo de la ficha con-
textual Diseo.
Pg. 230
EXCEL 2010 GRFICOS
Se abre el cuadro de dilogo Guardar en donde slo tendremos que asignar el nom-
bre a la plantilla del grfico. Al igual que ocurre con el resto de plantillas, podemos
guardarla en la carpeta que deseemos, pero debemos hacerlo en la que ofrece Excel
por defecto si queremos que ste la muestre automticamente como parte de la
librera de plantillas ms adelante.
Para aplicar a otro rango de celdas la plantilla de grfico recin creada, lo selec-
cionamos y pulsamos sobre la opcin Todos los tipos de grfico que aparece al
desplegar cualquiera de los botones del grupo Grficos de la ficha Insertar.
En el cuadro de dilogo Insertar grfico que se abre, pulsamos sobre Plantillas y,

ah, aparecer el diseo guardado. Al aceptar, observamos cmo el nuevo grfico se
crea adoptando los valores de formato establecidos para la plantilla.
Pg. 231
Excel 2010
TEMA 20: DIBUJO EN EXCEL
2001 Insertar objetos de dibujo

2002 Modificar el tamao y la orientacin de los objetos de dibujo
2003 Modificar el formato de una forma
2004 Efectos de sombra y 3D
2005 Agrupar y desagrupar
2006 Orden de los elementos
2007 Panel de seleccin
2008 Alinear objetos
2009 Uso de WordArt
DIBUJO EN EXCEL EXCEL 2010
Insertar objetos de dibujo

Para poder dibujar en Excel, debemos ir a la ficha Insertar y dentro del grupo
Ilustraciones, pinchar sobre el botn Formas.
Vamos a ver los componentes del men que se despliega y cmo insertar las formas
ms bsicas. Podremos insertar varios estilos distintos de lneas, flechas y conecto-
res para diagramas, formas bsicas, que son dibujos geomtricos muy frecuentes,
flechas de bloque, que son flechas especiales con cuerpos mltiples. Tambin tene-
mos elementos para incluir en diagramas, adornos de cintas y estrellas o llamadas
para comentarios y vietas de cmic.
El botn Lnea, se utiliza para dibujar segmentos rectos. Funciona pinchando y

arrastrando el ratn para dibujarla.
El botn Flecha, dibuja segmentos rectos con puntas de flechas. Tambin funciona
pinchando y arrastrando el puntero del ratn.
Si nos fijamos, las lneas y las flechas tambin tienen sus puntos de control. A tra-
vs de ellos podremos modificar sus medidas y orientacin.
El botn Rectngulo sirve para dibujar reas rectangulares. Funciona pinchando

y arrastrando para proporcionar la posicin de dos esquinas opuestas de la figura.
Pg. 234
EXCEL 2010 DIBUJO EN EXCEL
Para dibujar cuadrados regulares, debemos mantener presionada la tecla Mays-

culas mientras se dibuja el rectngulo.
Para dibujar crculos y elipses, pulsamos el botn Elipse. Una vez ms pinchamos
y arrastramos el puntero del ratn para indicar las medidas de la figura. Por defecto
se dibujan elipses pero, si mantenemos presionada la tecla Maysculas mientras
se traza, obtendremos crculos.
Para insertar cualquier otra forma, basta con hacer clic sobre ella y pinchar y arras-
trar con el ratn en la zona de la hoja de clculo donde queramos que aparezca,
hasta que alcance las dimensiones deseadas.
Modificar el tamao y la
orientacin de los objetos de dibujo
Una vez hemos insertado cualquier forma en Excel, aparece una nueva ficha lla-
mada Herramientas de dibujo, que a su vez contiene la ficha Formato desde
donde podremos personalizar todos los aspectos de las formas. Esta ficha aparecer
cada vez que tengamos seleccionado un objeto de dibujo o forma. Para modificar
la dimensin u orientacin de los objetos que hayamos dibujado, primero tenemos
que hacer clic en ellos para seleccionarlos, despus usamos los puntos de control.
Pg. 235
Generalmente basta con pinchar y arrastrar por estos puntos para obtener el resul-
tado deseado.
Tambin podemos precisar las medidas de la forma, si utilizamos los contadores

Ancho y Alto del grupo Tamao.
Es posible girar de manera libre las formas, pinchando y moviendo el ratn sobre
el punto de color verde que aparece al seleccionarlas. Tambin podemos girarlas y
voltearlas desde el botn Girar que se encuentra en el grupo Organizar.
Algunas presentan un punto especial de modificacin de color amarillo. General-

mente sirve para modificar alguno de los aspectos de la geometra de la forma sin
que afecte al resto.
Por ejemplo, podremos cambiar la cabeza de una flecha de bloque sin que cambie
el grosor del cuerpo de la misma.
Por defecto, las formas se insertan flotando sobre el texto, con lo que para mover-
las, tan slo debemos pinchar en ellas y arrastrar al lugar deseado.
Modificar el formato de
una forma
Desde el grupo Estilos de forma de la ficha Formato, podemos modificar tanto
el relleno como el borde de las formas que hemos insertado.
Pg. 236
Para cambiar el color de relleno, seleccionamos la forma y pinchamos en el botn

Relleno de forma.
Se despliega un men desde donde podemos elegir un color de relleno, un degradado

en varios colores de los que nos ofrece Excel como predeterminados, o personalizarlo
nosotros. Tambin podemos aplicar como relleno, una textura.
Si lo que queremos es que la forma tenga como fondo una imagen elegida por
nosotros, debemos pinchar en la opcin Imagen y seleccionarla en la ventana de
bsqueda que se abre.
Para cambiar el color del borde de la forma, pinchamos en el botn Contorno de

forma y elegimos uno pinchando sobre l. Tambin podemos variar el grosor y la
forma del borde con las opciones, Grosor y Guiones.
Pg. 237
Si lo que tuvisemos seleccionado fuera una lnea o una flecha, se activar la opcin
Flechas desde donde podemos cambiar su apariencia eligiendo entre las que se
ofrecen. Como ya hemos visto en varias ocasiones, Excel tambin cuenta con una
amplia galera de formatos de forma ya prediseados, los cuales podemos aplicar
con slo pinchar en ellos.
La opcin Cambiar forma que aparece pulsando el botn Editar forma del grupo
Insertar formas de la ficha Formato, permite convertir la forma seleccionada en
otra distinta, conservando los formatos aplicados.
Efectos de sombra y 3D
Adems de poder personalizar el relleno y el contorno de las formas, Excel tam-
bin posee herramientas para otorgarles efectos especiales como son, los efectos
de Sombra y 3D. Tenemos que saber que no podemos aplicar ambos efectos a una
misma forma.
Para aplicar un efecto de sombra, tendremos que pinchar en el botn Efectos de

formas de la ficha contextual Formato de Herramientas de dibujo, elegir la
opcin Sombra y seleccionar uno de los ejemplos que propone Excel.
Pg. 238
Podemos cambiar el color de la sombra desde la opcin Opciones de sombra en

el men que se despliega.
Usar los efectos de 3D es muy parecido a lo anterior. Debemos saber que hay al-
gunas formas que no permiten este efecto. Para activarlo, pinchamos en el botn
Efectos de formas, elegimos la opcin Bisel y pulsamos una de las muestras
predeterminadas que hay.
En el mismo men que se despliega, personalizamos el efecto aplicndole la Rotacin

3D que deseemos. Desde la opcin Opciones de giro 3D que abre el cuadro de di-
logo Formato de forma, podremos personalizar an ms el efecto tridimensional.
Adems de estos efectos, desde el botn desplegable Efectos de sombra podemos apli-
car otros tambin muy vistosos como son: Reflexin, Iluminado y Bordes suaves.
Muchos de estos efectos pueden combinarse entre s.
Agrupar y desagrupar
Cuando incluimos varios objetos de dibujo en una hoja de clculo de Excel y estn sola-
pados, stos se apilan unos encima de otros. Lo hacen en el orden en que se han creado.
Pg. 239
Si queremos moverlos a otra posicin, pero sin modificar las distancias que existen
entre ellos, accedemos a la opcin Seleccionar objetos del botn Buscar y Selec-
cionar. Formamos con el ratn un rectngulo que los abarque. Ahora los podemos
trasladar en bloque.
Otro modo de seleccionar varios objetos es pinchar sobre ellos mientras mantene-
mos pulsada la tecla May.
Tambin podemos agruparlos en un nico elemento. Una vez que los tenemos
seleccionados, desplegamos el botn Agrupar del grupo Organizar de la ficha
Formato de Herramientas de dibujo y elegimos la opcin Agrupar.
Otro modo de hacerlo sera pinchando con el botn derecho del ratn y eligiendo
la orden Agrupar dentro de Agrupar del men contextual.
Cuando los objetos estn agrupados y queremos modificar alguna de sus propie-
dades, seleccionamos el grupo si no lo est, hacemos clic sobre el objeto deseado y
pulsamos en la herramienta de la propiedad a cambiar.
Para desagruparlos y poderlos manipular independientemente, hacemos clic con el

botn secundario en cualquier parte del grupo y elegimos la orden Desagrupar de
la opcin Agrupar del men contextual.
Pg. 240
Otra manera de desagrupar sera pinchando en la opcin Desagrupar del botn

desplegable Agrupar del grupo Organizar en la ficha Formato.
Si estando desagrupado, cambiamos parte de las propiedades de los componentes

de un grupo y, deseamos que stos vuelvan a agruparse, pinchamos en cualquier
objeto que lo compona y elegimos la opcin Reagrupar del botn desplegable
Agrupar del grupo Organizar.
Tambin podemos hacerlo desde el men contextual del objeto.
Orden de los elementos

Puede suceder que queramos cambiar el orden de apilamiento de los objetos. Para
ello hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre el objeto que deseemos
cambiar y seleccionamos una de las siguientes opciones recogidas entre los coman-
dos Traer al frente y Enviar al fondo:
- Traer al frente: el objeto seleccionado se colocar delante de todos los que existan.
- Traer adelante: el objeto subir una posicin, colocndose delante del anterior a l.
- Enviar al fondo: el objeto se situar detrs de todos los dems.
- Enviar atrs: el objeto retroceder una posicin, colocndose detrs del siguiente a l.
Pg. 241
Las mismas herramientas podemos encontrarlas igualmente en el grupo Orga-

nizar de la ficha Formato. De este modo, tenemos el botn desplegable Traer
adelante con la opcin tambin de Traer al frente y el botn desplegable Enviar
atrs, con la opcin tambin de Enviar al fondo.
Panel de seleccin
Al pulsar el botn Panel de seleccin del grupo Organizar de la ficha contextual
Formato de Herramientas de dibujo aparece un panel de tareas a la derecha de
la ventana que permite gestionar diferentes aspectos de los elementos de dibujo
insertados en la hoja de clculo.
Podemos asignar nombres propios a las formas haciendo doble clic sobre el que
tienen por defecto. Pulsando el botn que contiene un icono en forma de ojo que
aparece a la derecha del nombre, establecemos la visibilidad o no de esa forma.
Es posible mostrar u ocultar todas las formas al mismo tiempo pulsando sobre los
botones con ese nombre situados al pie del panel.
Pg. 242
Con los botones Traer adelante y Enviar atrs reordenamos la posicin de las
formas en la hoja de clculo. Para cerrar el panel bastar con pulsar el botn Cerrar
con forma de aspa de su esquina superior derecha.
Alinear objetos
Podemos alinear objetos entre s, usando las distintas alternativas que se desplie-
gan al pulsar el botn Alinear del grupo Organizar de la ficha contextual Forma-
to de Herramientas de dibujo.
Las tres primeras opciones toman como referencia el eje vertical de los objetos para
su alineacin. De este modo, se pueden alinear a la izquierda, centro o derecha. Las
tres siguientes toman como referencia el eje horizontal de las formas, pudiendo
alinearse atendiendo a su lado superior, inferior o al eje central.
La opcin Distribuir horizontalmente, distribuye las formas horizontalmente

igualando el espacio entre ellas. La opcin Distribuir verticalmente hace exacta-
mente lo mismo, pero en vertical. Por ltimo, podemos ocultar o mostrar la retcu-
la de celdas pinchando el botn Ver lnea de cuadrcula.
Uso de WordArt
Podemos insertar textos de WordArt para crear ttulos y rtulos originales y vistosos.
Antes de comenzar deberemos saber que un ttulo realizado con WordArt no se

considera un texto, es ms parecido a un elemento de dibujo.
Pg. 243
Para crear uno, hacemos clic con el ratn sobre el botn WordArt del grupo Tex-
to en la ficha Insertar y elegimos el modelo que ms nos guste. A continuacin,
escribimos el texto que deseemos. ste se mostrar seleccionado y podemos ver
una nueva ficha contextual en la Cinta de opciones llamada Formato de Herra-
mientas de dibujo.
Si queremos editar el texto escrito ms adelante, tan slo debemos pinchar dentro
del objeto WordArt y realizar los cambios oportunos.
Como podemos observar, esta ficha es igual a la que utilizbamos en el caso de los
objetos de dibujo. Ejemplo de lo anterior seran las herramientas del grupo Tama-
o que nos permitirn, en este caso, ajustar el ancho y alto del objeto WordArt
de manera precisa.
Podemos cambiar el estilo de nuestro objeto WordArt de forma rpida y sencilla,

haciendo clic en cualquier otro modelo de la lista desplegable Estilos de WordArt.
Si queremos un estilo ms preciso podemos personalizar tanto el relleno como el

contorno del objeto, desde los botones con el mismo nombre del grupo Estilos de
WordArt. Desde este grupo tambin podemos aplicar efectos al texto.
Pg. 244
EXCEL 2010
TEMA 21: INSERCCIN DE ELEMENTOS
2101 Insertar Imgenes Prediseadas

2102 Insertar Imgenes Desde un Archivo
2103 Tamao y Posicin
2104 Recortar una Imagen
2105 Girar una Imagen
2106 Aplicar Contornos y Marcos a una Imagen
2107 Ajustar los Valores de una Imagen
2108 Cuadro de Dilogo Formato Imagen
2109 Relleno de Imagen
2110 Contorno de Imagen
2111 Efectos de Imagen
2112 Correcciones de Imgenes
2113 Quitar Fondo
2114 Insertar Smbolos
2115 Conociendo las Ecuaciones
2116 Insertar una Ecuacin
2117 Introduccin a los Diagramas
2118 Insertar un Grfico SmartArt
2119 Personalizar un Diagrama
2120 Insertar Capturas de Pantalla
INSERCCIN DE ELEMENTOS EXCEL 2010
Insertar imgenes
prediseadas
Excel dispone de una gran biblioteca de imgenes que podemos insertar en nues-
tros documentos. Para hacerlo, seleccionamos la celda a partir de la cual se colocar
la imagen.
A continuacin, pinchamos en el botn Imgenes prediseadas que se encuen-

tra en el grupo Ilustraciones, dentro de la ficha Insertar.
A la derecha de la ventana aparecer el panel Imgenes prediseadas. En l en-

contramos varias herramientas que permiten localizar las imgenes en funcin del
tema que necesitemos.
En el cuadro Buscar escribimos el tema sobre el que necesitamos la imagen.
Si desplegamos la lista Los resultados deben ser, podremos escoger el tipo de archi-
vo que estamos buscando: lgicamente indicaremos Ilustraciones y Fotografas.
Cuando hayamos acotado la bsqueda, slo tenemos que pulsar el botn Buscar.
Despus de unos segundos, en el panel aparecern las imgenes que habamos so-
licitado. Usaremos la barra de desplazamiento para verlas todas. Para insertar una
imagen en nuestro documento, basta con pinchar en cualquiera de ellas.
Pg. 246
EXCEL 2010 INSERCCIN DE ELEMENTOS
Insertar imgenes
desde un archivo
Otra forma de incluir imgenes en una hoja de clculo es utilizar aquellas que ten-
gamos guardadas en cualquier carpeta o unidad de disco. Para hacerlo, pinchamos
en el botn Imagen del grupo Ilustraciones dentro de la ficha Insertar.
En la pantalla se abre una ventana para explorar el rbol de carpetas y localizar la

carpeta donde tenemos guardada la imagen que necesitamos.
Abrimos la carpeta y hacemos doble clic en la imagen que vamos a insertar. Tam-
bin podemos pincharla una vez y pulsar el botn Insertar.
Observaremos cmo se incluye la imagen en nuestro documento a partir de la cel-

da que estuviera seleccionada.
Al insertar tanto una imagen prediseada como una imagen desde archivo, aparece
una nueva ficha en Excel llamada Herramientas de imagen, que a su vez con-
tiene la ficha Formato. Es ah, donde encontraremos todas las herramientas para
personalizar nuestras imgenes.
Pg. 247
Esta ficha se visualizar en la cinta de opciones siempre que la imagen est seleccio-
nada y se mostrar completa, al hacer doble clic sobre la imagen.
Tamao y posicin
Cuando hemos insertado una imagen en una hoja de clculo de Excel, es probable
que queramos modificar su tamao. Para ello, primero tenemos que seleccionar la
imagen haciendo clic en ella.
Si nos fijamos, cualquier imagen, sea prediseada o no, presenta unos puntos de
control en sus esquinas y en los puntos medios de sus lados. Para cambiar la anchu-
ra de una imagen, pinchamos y arrastramos con el ratn cualquiera de los puntos
situados al este o el oeste de la imagen.
Si lo que deseamos es modificar su altura, haremos lo mismo pero usando los pun-
tos de control situados al norte o al sur.
Para cambiar simultneamente ambas dimensiones sin deformar la imagen, bas-

tar con que pinchemos y arrastremos cualquiera de los puntos de control de las
esquinas.
En el caso en que precisemos unas medidas exactas para la imagen, utilizaremos los
contadores Alto y Ancho de forma que se encuentran en el grupo Tamao para
escribir los valores necesarios medidos en centmetros.
Pg. 248
La posicin de la imagen tambin es muy sencilla de cambiar. Tan solo debemos

pinchar dentro de ella y arrastrarla hasta la posicin deseada.
Recortar una imagen

Si tenemos una imagen que es demasiado grande o que le sobra una parte, la selec-
cionamos y pinchamos en el botn Recortar del grupo Tamao.
Vemos que los puntos de control se sustituyen por lneas negras. Para recortar la
imagen pinchamos y arrastramos stas hacia el centro de la misma, del mismo
modo que haramos para cambiar el tamao.
El botn Recortar ofrece otras alternativas de recorte, por ejemplo: recortar la

imagen con la silueta de una forma: desplegamos el botn Recortar y colocamos
el puntero del ratn sobre la orden Recortar a la forma. Se despliegan multitud
de ejemplos de formas entre los que elegir. Cuando encontremos el que sea de nues-
tro agrado, hacemos clic sobre l y observamos cmo la imagen adopta la forma
seleccionada.
Pg. 249
Tambin podemos recortar la imagen a un tamao especfico usado habitualmente

en el mundo fotogrfico. Desplegamos el botn Recortar y seleccionamos la op-
cin Relacin de aspecto. Elegimos, en el men que se despliega, la medida que
se adapte a nuestras necesidades.
Con la opcin Relleno del botn desplegable Recortar, movemos la imagen den-
tro del tamao seleccionado. La opcin Ajustar del mismo men, ajusta la imagen
completa respetando la relacin de aspecto original.
Girar una imagen

Para girar una imagen, la seleccionamos y colocamos el cursor del ratn en el crcu-
lo verde que est sobre la mitad superior de la imagen.
El puntero del ratn cambia a una flecha circular. Ahora tan slo tendremos que pin-
char y arrastrar, sin soltar el ratn, hacia el lado hacia el que queramos girar la imagen.
Tambin podemos girar la imagen desde el botn Girar que se encuentra en el

grupo Organizar. Al pinchar sobre l se despliega un men con distintas opciones.
Las opciones Girar 90 a la derecha y Girar 90 a la izquierda, rotan la imagen

en esos sentidos. Basta con pinchar en la opcin deseada.
Sin embargo, las opciones Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente,

generan la imagen simtrica de la que tenemos en funcin, respectivamente de un
eje horizontal o vertical.
Si debemos girar la imagen un nmero de grados especficos, seleccionamos la or-

den Ms opciones de rotacin.
Pg. 250
En el cuadro de dilogo que se abre, centramos nuestra atencin en el rea Tama-

o y giro y establecemos el nmero de grados que deseamos girar la imagen en el
cuadro editable habilitado para ello. Si el nmero es positivo, la imagen girar hacia
la derecha y al contrario, si es negativo.
Aplicar contornos y marcos

a una imagen
Podemos decorar nuestras imgenes aadindoles un marco alrededor. Para ello, Ex-
cel dispone de las herramientas del grupo Estilos de imagen en la ficha Formato.
Excel contiene una extensa galera de marcos.
Para aplicar uno a nuestra imagen, primero la seleccionamos y, a continuacin,

pinchamos el botn Ms de la lista de estilos y hacemos un clic en el modelo que
se ajuste a nuestras necesidades.
Desde el botn Contorno de imagen podemos elegir un color para el marco y

desde Efectos de la imagen, Excel muestra un amplio abanico de opciones para
decorar an ms nuestras imgenes.
Si lo que queremos es aplicar a la imagen solamente un contorno, pulsamos el

botn Contorno de imagen y usamos la opcin Guiones para decidir cmo que-
remos que sea la lnea que bordear la imagen y Grosor para establecer el tamao.
Ajustar los valores de

una imagen
Excel cuenta con el grupo Ajustar de la ficha Formato de Herramientas de
imagen para la manipulacin de las imgenes insertadas.
Desplegando el botn Correcciones, podemos ajustar el Brillo y Contraste de la

imagen seleccionando una de las variantes de la misma que se muestran.
Pg. 251
Desde el botn desplegable Color podemos modificar la Saturacin del color de

la imagen, su Tono o Volver a colorear la imagen completa eligiendo entre las
distintas combinaciones de colores para cambiar su apariencia.
Para que uno de los colores que componen una imagen sea el mismo que el del fon-
do de la pgina, presionamos la opcin Definir color transparente.
Es muy til, en imgenes con fondos muy oscuros, que no quedan bien.
Desde la opcin desplegable Efectos artsticos podemos aplicar a la imagen diver-

sos efectos muy vistosos y llamativos, siempre y cuando sta sea una fotografa.
El botn Comprimir imgenes sirve para disminuir la resolucin de las imgenes

y eliminar de ellas las partes que sobran una vez recortadas. Es muy til en hojas de
clculo muy grandes con muchas imgenes, ya que stas pueden tardar en cargarse.
Pg. 252
El botn Cambiar imagen, permite cambiar la imagen seleccionada, por otra cual-
quiera que elijamos en la ventana de bsqueda, que se abre al pinchar sobre l.
El botn Restablecer imagen, devuelve la imagen a su estado original despus de

sufrir varios de estos cambios.
Cuadro de dilogo
formato de imagen
Adems de las herramientas contenidas en la ficha Formato, las imgenes cuentan
con un potente cuadro de dilogo que permite personalizarlas a nuestro antojo.
Dicho cuadro de dilogo rene, a travs de diferentes secciones, todas las herra-
mientas necesarias para ello, de modo que, si tenemos experiencia en el manejo de
Excel nos puede resultar muy cmodo dar formato a las imgenes desde aqu, ya
que, lo haremos en un solo paso, al estar todas agrupadas.
Podemos abrir el cuadro de dilogo Formato de imagen de dos formas distintas:

pinchando con el botn secundario del ratn sobre la imagen y elegir la opcin
Formato de imagen de su men contextual. Otra forma sera pinchar en el Ini-
ciador de cuadros de dilogo del grupo Estilos de imagen de la ficha Formato
de Herramientas de imagen.
Relleno de imagen
Vamos a aplicar relleno a la imagen de la hoja de clculo desde el cuadro de dilogo
Formato de imagen.
Pg. 253
Cuando hablamos de relleno de una imagen es como si furamos a personalizar el

fondo de la misma.
Los cambios de relleno de una imagen no se aplicarn a todas ellas por igual, esto
es, la imagen deber tener zonas sin dibujo que poder cambiar y no ser fotografas,
ya que stas no permiten variar su relleno en Excel.
Seleccionamos la imagen y abrimos el cuadro de dilogo Formato de imagen

como ya sabemos. A continuacin, pinchamos la opcin Relleno del panel izquier-
do del cuadro.
Si queremos aplicar un relleno de un solo color, seleccionamos la opcin Relleno

slido, a continuacin elegimos el color que deseemos aplicar como fondo y su
transparencia.
Si queremos un relleno con varios colores, seleccionamos Relleno degradado.

Dentro de Colores preestablecidos encontramos las diferentes combinaciones
predeterminadas por Excel.
Pg. 254
Una vez lo hemos seleccionado, podemos variar el modo en el que se van a mezclar los
colores desde la lista Tipo, y su Direccin o ngulo en el caso de degradados lineales.
Es posible variar los colores que componen el degradado. En el rea Puntos de de-
gradado se muestra una barra de color compuesta por diferentes puntos en forma
de flecha. Cada fecha es un Delimitador del degradado que representa un color del
mismo. Podemos aadir o eliminar delimitadores desde los botones Agregar o
Quitar situados a la derecha de la barra de color.
Para cambiar un color, seleccionamos su delimitador y elegimos el que queramos en

la lista Color. Es posible tambin variar su posicin dentro del degradado, as como
su Brillo y Transparencia.
Si est activada la casilla Girar con forma, el degradado ir cambiando proporcio-

nalmente al tiempo que modificamos el ngulo de la imagen que lo contiene.
La siguiente opcin de relleno nos da la posibilidad de establecer una imagen o

textura como fondo. Para hacer esto ltimo, elegimos una muestra de la lista des-
plegable Textura.
Pg. 255
Podemos insertar cualquier imagen que tengamos almacenada en nuestro ordena-

dor desde el botn Archivo, o establecer una imagen prediseada desde el botn
con ese nombre.
Desde la zona Opciones de expansin, establecemos los mrgenes del fondo con
respecto a los bordes de la imagen.
Si activamos la casilla Mosaico de imagen como textura, podremos componer

el fondo de la imagen a modo de mosaico repitiendo la imagen a lo largo de los
bordes, usando para ello los cuadros de texto Escala X y Escala Y.
A continuacin, podemos especificar su Alineacin, Tipo de simetra y

Transparencia.
La ltima opcin de relleno que podemos elegir es Relleno de trama, que habilita
la posibilidad de poner como fondo de imagen cualquiera de las tramas de ejemplo
que se muestran en el cuadro. Desde los botones desplegables Color de primer
plano y Color de fondo, elegimos dichos colores para la trama.
Pg. 256
Contorno de imagen
Para personalizar el contorno desde el cuadro de dilogo Formato de imagen,
seleccionamos la imagen y abrimos dicho cuadro, por ejemplo, desde el Iniciador
de cuadros de dilogo del grupo Estilos de imagen.
Desde la opcin Color de lnea, podemos decidir si no queremos contorno de

imagen activando la opcin Sin lnea. Si queremos un solo color como contorno
activamos la opcin Lnea slida y elegimos el Color en la lista desplegable y su
Transparencia. O si queremos una lnea con colores degradados, desde la opcin
Lnea degradado.
Como podemos ver, las herramientas para lnea degradada son idnticas a las estu-
diadas para el relleno degradado.
Para decidir el grosor y tipo de contorno, pulsamos la opcin Estilo de lnea.

Establecemos el grosor de la lnea desde el contador Ancho. Desde la lista Tipo
compuesto, elegimos la forma de la lnea y si queremos que sta sea discontinua,
lo elegimos desde la lista Tipo de guin.
Pg. 257
Establecemos la forma de los extremos de los guiones que componen el contorno

desde la lista Tipo de remate y la forma que tendrn las esquinas de la imagen
desde la lista Tipo de combinacin.
Efectos de imagen
Una vez abierto el cuadro de dilogo Formato de imagen, podemos aplicarle un
efecto de sombra a la imagen pinchando en la opcin con ese nombre del panel
izquierdo del cuadro.
Lo primero es decidir qu tipo de sombra vamos a aplicar desde la lista Preestable-

cidos, y el color de la misma desde la lista Color.
Podemos variar la Transparencia, Tamao, Desenfoque, ngulo o Distancia

de la sombra a nuestro antojo desplazando las barras deslizantes del cuadro o escri-
biendo directamente los valores en sus cuadros de texto.
De igual modo que para la sombra, procederemos si lo que deseamos es aplicar un

Reflejo a la imagen o variar los valores de Iluminado y bordes suaves. Estas
opciones estn situadas debajo de la categora sombra en el cuadro de dilogo.
Tambin podemos aplicar un efecto tridimensional a la imagen desde la opcin

Giro 3D del panel izquierdo. Primero elegimos el estilo 3D que vamos a aplicar
desde la lista Preestablecidos.
Podemos personalizar el giro pinchando en los botones que acompaan a cada uno
de los ejes de rotacin y a la perspectiva.
Pg. 258
Para personalizar el efecto 3D pulsamos la opcin Formato 3D del panel izquierdo

del cuadro de dilogo.
Pg. 259
Primeramente elegiremos el tipo de Bisel que queremos tanto para la parte supe-
rior como inferior de la imagen, as como la medida en puntos de dicho bisel.
Podemos agregar o quitar profundidad al efecto 3D desde el contador Profundi-

dad y establecer el color de sta en la lista Color que est a su izquierda.
Variamos el color y el grosor del borde del efecto 3D desde la zona Contorno.
Por ltimo, desde la zona Superficie haremos que la zona 3D simule un material
real desplegando la lista que lleva ese nombre, as como elegir entre los diversos
tipos de iluminacin que ofrece Excel.
Correcciones de imgenes
Si la imagen que estamos modificando es una fotografa, se habilitan ms opciones
de formato en el cuadro de dilogo Formato de imagen. Desde la pestaa Co-
rrecciones de imgenes del panel izquierdo del cuadro, podemos ajustar tanto
la Nitidez como el Brillo y Contraste de la fotografa. Para ello, desplegamos
el botn Preestablecidos para seleccionar una de las combinaciones que ofrece
Excel por defecto.
Desde los contadores Nitidez, Brillo y Contraste podemos otorgar valores espe-
cficos para estos efectos. Si queremos devolver a la fotografa su estado original
pulsamos el botn Restablecer.
Pg. 260
Desde la pestaa Color de imagen seleccionamos los niveles de Saturacin y

Tono. El modo de proceder es idntico al explicado anteriormente. Tambin pode-
mos desplegar el botn Preestablecidos del rea Volver a colorear para seleccio-
nar una combinacin de color predefinido por Excel. Como en el caso anterior, el
botn Restablecer devuelve a la fotografa su aspecto original.
Desde la pestaa Efectos artsticos podemos aplicar diferentes filtros ya prede-

terminados a la fotografa. Esto va a permitir generar efectos especiales muy lla-
mativos. Desplegamos el botn Efecto artstico y elegimos uno entre los que se
proponen. A continuacin, veremos que se muestran distintos manejadores que va
a permitir personalizar el efecto.
Estos manejadores variarn en funcin del efecto artstico seleccionado pero la

forma de usarlos es la misma para todos ellos. De nuevo, el botn Restablecer
devuelve a la imagen su estado original.
Por ltimo, tambin es posible recortar la imagen desde este cuadro de dilogo. Para
ello, seleccionamos la pestaa Recortar. Desde el rea Posicin de la imagen,
podemos modificar el Ancho y Alto del contenido de la fotografa sin que se mo-
difiquen las dimensiones de sta.
Tambin podemos variar la posicin del contenido dentro del marco de la foto-
grafa utilizando los contadores Desplazamiento X y Desplazamiento Y. En
dichos contadores podemos introducir tanto valores positivos como negativos de-
pendiendo de la direccin en la que deseemos que se desplace el contenido.
Pg. 261
En el rea Posicin de recorte simplemente establecemos las nuevas medidas que

deseamos para la fotografa, teniendo en cuenta que se desecharn aquellas zonas
que no entren en dichas medidas.
Quitar fondo
Excel ofrece la posibilidad de quitar parte del fondo de las imgenes que sean foto-
grafas. De este modo, podemos aislar parte de la fotografa que nos interesa para
colocarla en nuestra hoja de clculo.
Debemos saber que, aunque Excel proporciona herramientas para realizar esta ac-
cin, no es una aplicacin diseada para el retoque fotogrfico. Es por ello, que los
resultados no sern tan precisos como si utilizramos un programa especializado
en retoque fotogrfico, como puede ser, Photoshop. Veamos cmo hacerlo.
Seleccionamos la fotografa y pulsamos el botn Quitar fondo del grupo Ajustar

de la ficha Formato de herramientas de imagen. Aparece una nueva ficha en la
cinta de opciones dedicada a esta tarea.
Al mismo tiempo, la imagen se ha teido de magenta y sobre ella se muestra dibujada

una marquesina en forma de rectngulo con sus manejadores. Dichos manejadores
se utilizan exactamente igual que cuando queremos redimensionar cualquier objeto.
Pg. 262
Ajustamos la marquesina a la zona del objeto que queremos aislar de la foto. No es

preciso que la marquesina se ajuste completamente al objeto, ya que Excel detecta
de forma automtica aquello que deseamos aislar. Una vez conseguido, presiona-
mos el botn Mantener cambios y observamos el resultado en la hoja de clculo.
Este procedimiento ser suficiente para la mayora de las fotografas, no obstante,

puede ocurrir que solo con la marquesina no obtengamos el resultado deseado. Por
ejemplo, vamos a quitar el fondo la siguiente imagen.
Procedemos del mismo modo que anteriormente presionando el botn Quitar

fondo. En esta ocasin lo que queremos es aislar el perro y, como vemos, la mar-
quesina por s sola, no realiza completamente esta operacin, ya que parte de las
patas del perro se ocultarn, as como el morro.
Para aadir estas zonas pulsamos el botn Marcar reas para mantener del gru-
po Refinar de la ficha Eliminacin del fondo y pinchamos y arrastramos sobre
las zonas que deseamos aislar.
Pg. 263
El botn Marcar las reas para quitar hace justamente lo contrario y el botn
Eliminar marca borra cualquier marca que hayamos dibujado tanto para man-
tener como para quitar el fondo. Como en el caso anterior, presionamos el botn
Mantener cambios para observar el resultado en el hoja de clculo.
Insertar smbolos
A parte de las letras, nmeros y los caracteres ortogrficos que podemos encontrar
en los teclados de los ordenadores, es fcil que algunas veces necesitemos incluir
otro tipo de caracteres en las hojas de clculo.
Para hacerlo, desplegamos el botn Smbolo del grupo Smbolos de la ficha In-
sertar. Aparece un cuadro de dilogo donde podemos encontrar gran cantidad de
ellos, dentro de la pestaa Smbolos.
Debajo de la tabla aparece una fila que contiene los smbolos de uso ms frecuente.
Adems, no disponemos solamente de esta tabla de smbolos. Si desplegamos la
lista Fuente, accedemos a las tablas de smbolos de los diferentes tipos de fuente.
Para insertar un smbolo, hacemos clic sobre l y pulsamos el botn Insertar.

Cuando cerremos el cuadro de dilogo observaremos el resultado. Tambin existe
una lista de caracteres especiales que podemos utilizar. Abrimos el cuadro de di-
logo Smbolo como hemos visto anteriormente, y pinchamos la pestaa Carac-
teres especiales.
Pg. 264
Observamos la lista de caracteres disponibles. Seleccionamos el que queramos y

presionamos el botn Insertar o hacemos doble clic sobre l para insertarlo en la
hoja de clculo.
Al cerrar el cuadro veremos el carcter seleccionado.
Conociendo las ecuaciones

Excel dispone de una galera de ecuaciones predeterminadas, que estn disponibles
para insertar directamente en nuestras hojas de clculo.
Para hacerlo, ser suficiente con desplegar el botn Ecuacin del grupo Smbolos
en la ficha Insertar y elegir la que estamos buscando.
Vemos que Excel cuenta con ecuaciones conocidas como son: la frmula cuadr-
tica para resolver ecuaciones de segundo grado, el teorema de Pitgoras, el de los
binomios de Newton o el rea de un crculo.
Sin embargo, es muy probable que la ecuacin que necesitemos insertar en nuestro
hoja de clculo no sea ninguna de stas. En este caso, deberemos crearla nosotros
mismos. Para ello, pulsamos directamente sobre el botn Ecuacin.
Pg. 265
Observamos que aparece una ficha contextual llamada Diseo dentro de Herra-
mientas de ecuacin.
Esta ficha est dividida en tres grupos: Herramientas, Smbolos y Estructuras.
Desde el grupo Herramientas podremos variar la forma en la que se muestra la

ecuacin entre Profesional, Lineal o Texto normal.
Desde el grupo Smbolos podremos insertar distintos smbolos en nuestra ecuacin.
Al pinchar en el botn Ms del grupo observamos una lista desplegable en su parte

superior que nos permite elegir entre otros smbolos como pueden ser: matemti-
cos, letras griegas, operadores, flechas, etc.
El grupo Estructuras cuenta con una amplia galera de distintas construcciones

matemticas como pueden ser: integrales, corchetes, matrices, funciones,
fracciones, etc. Todas ellas se despliegan para mostrar las subestructuras que po-
demos elegir.
Insertar una ecuacin

Observamos la ecuacin que se muestra en la hoja de clculo. Vamos a reproducirla
exactamente igual desde la herramienta Ecuacin.
Pulsamos sobre el botn Ecuacin del grupo Smbolos de la ficha Insertar.
Desplegamos el botn Integral del grupo Estructuras de la ficha contextual Di-

seo de Herramientas de ecuacin y pinchamos en la primera de ellas.
Nos colocamos dentro del cuadrado punteado que ha aparecido en la hoja de cl-
culo para insertar la fraccin.
Desplegamos el botn Fraccin y elegimos la primera de ellas llamada Fraccin

apilada.
Pg. 266
Nos colocamos en el cuadrado superior de la fraccin, desplegamos el botn Ms

del grupo Smbolos y, a continuacin, desplegamos tambin la fila superior para
elegir la opcin Letras manuscritas.
En el primer apartado elegimos la d minscula y, a continuacin, hacemos lo

mismo para la x.
Nos colocamos en el cuadrado inferior de la fraccin y escribimos directamente 1

+ 9. A continuacin, desplegamos el botn ndices y elegimos el primero de ellos
llamado Superndice.
Pg. 267
Escribimos la x, del mismo modo que hicimos anteriormente, y pinchando en el

cuadrado del superndice escribimos el nmero 2.
Ahora mismo estamos colocados a la altura del superndice y debemos escribir el

igual, que est a la altura de la fraccin. Para conseguirlo, pulsaramos la tecla de mo-
vimiento derecha tantas veces como fuera necesario. En nuestro ejemplo, slo dos.
Escribimos el signo = e insertamos el mismo tipo de fraccin que en el caso anterior.
Como lo que vamos a escribir son nmeros, lo hacemos directamente sobre los
cuadrados. Al finalizar, pulsamos una vez la tecla de movimiento derecha e inser-
tamos el texto arctg directamente.
Desplegamos el botn Corchete y elegimos el primero de ellos. Dentro del cuadra-

do escribimos el nmero 3 y la x como ya sabemos.
Nos colocamos al final de la funcin haciendo clic con el ratn y elegimos la opcin
Operadores de la lista desplegable Smbolos para pulsar sobre el botn +.
Para finalizar elegimos la opcin Matemticas bsicas del grupo Smbolos y

pulsamos sobre la C.
Pg. 268
Introduccin a los
diagramas
Un diagrama es una representacin grfica a travs de la cual se puede mostrar un
proceso, idea u organizacin de elementos.
Excel cuenta con una potente y vasta herramienta que permite insertar diagramas
en nuestras hojas de clculo. Estamos hablando de los elementos SmartArt.
Para insertar uno de ellos debemos pinchar en el botn SmartArt del grupo Ilus-
traciones de la ficha Insertar.
Al igual que ocurra con los grficos, existen distintos tipos de diagramas, y debe-
mos elegir el estilo que mejor se adapte a aquello que queremos representar. Excel
nos deja elegir entre:
Diagramas de lista: los usaremos cuando queramos representar visualmente

una lista de elementos que pueden o no estar relacionados entre s. Por ejemplo:
lista de gastos de una empresa en un trimestre determinado.
Diagramas de proceso: los usaremos para visualizar una lista de tareas orde-
nadas a fin de realizar un proceso, de tal manera que si no se cumple uno de sus
elementos no puede pasarse al siguiente. Por ejemplo: pasos que han de seguirse
para apagar correctamente un ordenador.
Pg. 269
Diagramas en ciclo: visualizan una secuencia circular de pasos relacionados

en una tarea, de tal manera que al llegar al ltimo vuelve a comenzar el ciclo. Por
ejemplo: ciclo de la lluvia.
Diagramas en jerarqua: los usamos para visualizar una estructura organizada

de elementos. Estos diagramas tambin se conocen con el nombre de Organigra-
mas. Por ejemplo: la plantilla de trabajadores de una empresa, empezando por el
director y pasando por cada uno de los departamentos.
Pg. 270
Diagramas en relacin: los usamos cuando queramos mostrar elementos que

pueden combinarse o solaparse a otros a fin de realizar el mismo proceso. Por ejem-
plo: La unin de distintos programas informticos para realizar una carta.
Diagramas en matriz: muestran visualmente distintos elementos relaciona-

dos para formar un todo. Por ejemplo: trabajo que debe realizar cada empleado
para dar por concluido un proyecto laboral.
Diagramas en pirmide: muestran elementos relacionados proporcionalmen-

te, en los cuales los superiores dependen de los inferiores. Podemos prescindir de un
elemento superior de la pirmide y sta seguir funcionando, pero no al revs. Por
ejemplo: la pirmide animal.
Pg. 271
Diagramas de imagen: Complementa a todos los anteriores en el caso de que

necesitemos, adems de texto, mostrar imgenes en el diagrama.
A parte de esta breve generalizacin sobre los distintos usos de los diferentes tipos
de diagramas, debemos saber que cuando vamos a insertar un grfico SmartArt,
Excel nos informa en el panel derecho del cuadro de dilogo Elegir un grfico
SmartArt de la idea que comunica cada uno de ellos.
Insertar un grfico
SmartArt
Vamos a insertar un diagrama en nuestra hoja de clculo. Pinchamos el botn
SmartArt que se encuentra en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.
Pg. 272
Se abre un cuadro de dilogo desde donde elegiremos el modelo y sub-modelo del

diagrama haciendo un clic sobre ellos. Vemos que han aparecido dos fichas con-
textuales desde donde podremos personalizar nuestro diagrama, llamadas Diseo y
Formato de Herramientas de SmartArt.
Del mismo modo, se ha insertado un marco en nuestra hoja de clculo, que contie-
ne el diagrama de ejemplo. A su izquierda habr aparecido un panel llamado Panel
de texto.
Si no fuera as, pincharemos el botn con dos flechas situado en el centro del borde
izquierdo del marco del diagrama o desde el botn Panel de texto del grupo Crear
grfico de la ficha Diseo.
Para introducir los textos podemos hacerlo de dos formas: escribiendo directamen-
te sobre el dibujo del diagrama o desde el Panel de texto.
Tambin podemos agregar formas al diagrama de dos maneras.
- Primera: Seleccionamos la forma en el diagrama a la cual deseemos agregar un

elemento y pulsamos el botn Agregar forma del grupo Crear grfico en la fi-
cha Diseo de Herramientas de SmartArt y elegimos la opcin que se ajuste a
nuestras necesidades.
- Segunda: Directamente desde el Panel de texto que funciona exactamente igual

que una lista multinivel, donde pulsaremos la tecla Enter para crear un nuevo
elemento debajo del que tengamos seleccionado y las teclas Tabulacin y May +
Tabulacin para aumentar y disminuir niveles de la lista respectivamente.
Borrar un elemento es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
Personalizar un diagrama
Para variar el diseo del diagrama en su totalidad desplegamos la lista Diseos de
la ficha Diseo y elegimos el que queramos aplicar.
Pg. 273
Podemos cambiar la composicin de colores desde el botn desplegable Cambiar

colores del grupo Estilos SmartArt de la ficha Diseo. Desde el botn Ms del
mismo grupo elegiremos el estilo visual que deseemos para el diagrama.
Para volver al estilo original del diagrama pinchamos en el botn Restablecer gr-
fico de la ficha Diseo.
Si lo que queremos es variar las formas del diagrama por separado debemos recurrir
a la ficha Formato.
Podemos variar la forma de un elemento del diagrama si una vez seleccionada, pul-
samos el botn Cambiar forma del grupo Formas.
Desde el mismo grupo tambin podemos aumentar o disminuir el tamao de un

elemento respecto del resto, desde los botones Mayor y Menor.
Desde el grupo Estilos de forma elegimos, o bien una forma de las predetermi-
nadas por Excel desplegando la lista de Estilos, o bien, personalizando la forma
desde los botones desplegables Relleno, Contorno y Efectos de forma.
Podemos aplicar a los textos de la forma un efecto WordArt desde el grupo Estilos
de WordArt y, del mismo modo que en el caso anterior, personalizarlos aplicando
rellenos, contornos o efectos.
Pg. 274
Desde el grupo Organizar de la ficha Formato de SmartArt encontramos las

herramientas para situar y modificar la posicin u orientacin del diagrama con
respecto a la pgina.
Por ltimo, podemos establecer las medidas del objeto SmartArt, desplegando el
botn Tamao de la ficha Formato.
Debemos saber que dependiendo del tipo de diagrama que insertemos, algunas de
las herramientas que hemos visto pueden cambiar, ampliarse o desaparecer para
adaptarse al diseo del estilo elegido, no obstante, sern muy similares en su uso.
Insertar capturas de
pantalla
Desde el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar tambin podemos colocar en el
hoja de clculo la imagen de cualquier ventana que tengamos abierta en Windows.
Desplegamos, para ello, el botn Captura de dicho grupo. Si tenemos varias ventanas
abiertas, se mostrar una miniatura de ellas en el rea Ventanas disponibles. Inser-
tar la imagen de una de ellas es tan sencillo como hacer un clic sobre su miniatura.
Automticamente, Excel inserta la captura a partir de la celda que estuviese selec-

cionada. Desde este momento, la trataremos exactamente igual que lo haramos
para cualquier imagen.
Por este procedimiento se inserta una captura de toda la ventana.
Pg. 275
Si nuestro deseo consiste en capturar solo parte del contenido de una ventana, nos
aseguramos de que sta est abierta. A continuacin, desplegamos el botn Captu-
ra y elegimos la opcin Recorte de pantalla. La hoja de clculo actual desaparece
y se muestra la ventana anteriormente seleccionada como si estuviese tapada con
un velo.
Tambin nos fijamos en que el puntero del ratn ha adoptado la forma de una cruz
negra. En esta situacin, tan solo tenemos que pinchar y arrastrar hasta englobar el
rea de la ventana que deseemos capturar. Al finalizar, se volver a activar la ven-
tana de Excel y podremos ver el resultado de la captura en nuestra hoja de clculo.
Pg. 276
EXCEL 2010
TEMA 22: LISTA DE DATOS Y ESQUEMAS
2201 Tablas o Bases de Datos

2202 Tablas
2203 Ficha Contextual Diseo de Herramientas de Tabla
2204 Ordenar Tablas
2205 Filtrar Datos en una Tabla
2206 Filtros: Filtros Avanzados
2207 Tablas y Grficos
2208 Texto en Columnas
2209 Validacin de Datos (I)
2210 Validacin de Datos (II)
2211 Mostrar Datos Errneos en una Validacin
2212 Subtotales
LISTAS DE DATOS Y ESQUEMAS EXCEL 2010
Tablas o bases de datos

Una lista o tabla es una coleccin de datos referentes a un mismo tema organi-
zados en filas y columnas. Por ejemplo podemos crear una lista con los datos de
nuestros amigos.
Las columnas componen lo que denominamos campos. Un campo es una coleccin

de datos que contiene un mismo tipo de informacin y adems comparten un mis-
mo tipo de datos. Por ejemplo el DNI, un nmero de telfono o fecha de nacimiento.
Las filas componen lo que denominamos registros. Un registro es una coleccin de

datos referentes a un mismo elemento. Por ejemplo el nombre, apellidos, direccin,
telfono y fecha de nacimiento conforman un registro de una persona.
La primera fila de una tabla debe contener los nombres de los campos.
Debemos evitar dejar filas o columnas en blanco, ya que esto provocar errores en
las operaciones que realicemos con la tabla de datos.
Pg. 278
EXCEL 2010 LISTAS DE DATOS Y ESQUEMAS
Tablas
La forma ms rpida de indicar a Excel que, un conjunto de celdas queremos tra-
tarlo con una lista o tabla, es formatearlo como tal desde el botn Dar formato
con tabla del grupo Estilos en la ficha Inicio.
Una vez desplegada la lista de estilos pulsamos sobre la que mejor se adapte a nues-
tras necesidades. Al hacerlo, Excel muestra un pequeo cuadro de dilogo en el que
debemos seleccionar el rango de celdas que formarn la tabla.
Si previamente habamos seleccionado el rango, veremos que Excel ya lo incluye

en el cuadro de texto, adems de indicarlo en la hoja de clculo con un rectngulo
de lneas discontinuas.
Si no fuera as, pulsamos el botn Contraer del cuadro de texto y seleccionamos el

rango en la hoja para, a continuacin, pulsar Enter y retornar al cuadro de dilogo.
Activamos la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados, en el caso de

que la primera fila contenga los rtulos de fila. Aceptamos para finalizar y aplicar
el formato.
Lo primero que salta a la vista es que han aparecido unas flechas al lado de cada
campo de la tabla y la ficha contextual Diseo de Herramientas de tabla que
contendr los comandos necesarios para formatear las tablas.
Pg. 279
Ahora nuestro rango de celdas ser tratado como una tabla de Excel y esto tiene
muchas ventajas a la hora de manejar y formatear los datos que la contienen. Por
ejemplo, vamos a agregar una columna a la tabla. Nos colocamos en la celda que
sigue a la ltima columna que tenemos y escribimos su encabezado. Vemos como
Excel lo incluye automticamente como parte de la tabla. Lo mismo ocurrir al
aadir filas a la tabla.
Ficha contextual diseo de

herramientas de tabla
Una vez establecido el formato deseado para la tabla, podemos indicar distintas
opciones de estilo activando o desactivando las casillas de verificacin contenidas
en el grupo Opciones de estilo de tabla de la ficha contextual Diseo de He-
rramientas de tabla.
Merece mencin especial la casilla Fila de totales, ya que al activarla, crea una fila
al final de la tabla que nos permitir aplicar funciones a los datos contenidos en las
columnas de la tabla.
Tambin podemos crear nuestros propios estilos de tabla. Para ello, pulsamos sobre
la opcin Nuevo estilo de tabla de la lista desplegable Estilos de tabla de la
ficha contextual Diseo de Herramientas de tabla.
Se abre un cuadro de dilogo en el que podemos dar formato a cada parte de la tabla.
Lo primero ser indicar un nombre para el estilo en el cuadro de texto Nombre.
A continuacin, elegimos cada elemento que queremos formatear y pulsamos el

botn Formato que abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas, en el que es-
tablecemos los valores deseados del modo que ya conocemos.
Cuando hayamos terminado de dar formato a los elementos elegidos, pulsamos

Aceptar para salir del cuadro.
Si desplegamos ahora la lista de estilos, observamos cmo aparece el que acabamos

de crear.
Pg. 280
Cuando trabajamos con tablas de gran volumen, es habitual que en ocasiones ten-
gamos filas repetidas con los mismos datos. Esto es peligroso si despus queremos
hacer clculos con las columnas de las tablas ya que, por ejemplo, una suma dara
un valor falso, puesto que se sumar varias veces lo mismo. Podemos evitar esto
pulsando el botn Quitar duplicados del grupo Herramientas.
Pg. 281
Se abre un cuadro de dilogo en el que seleccionamos las columnas donde no que-

remos que se repitan los datos. Tenemos que saber que aunque slo busquemos
valores duplicados en una columna, Excel eliminar la fila entera que los contenga.
Al aceptar el cuadro, Excel eliminar de la tabla los valores duplicados y mostrar
en pantalla un mensaje informativo.
Si deseamos que la tabla vuelva a convertirse en un rango comn de celdas, pulsa-

mos el botn Convertir en rango del grupo Herramientas y contestamos que s
al mensaje que se muestra en pantalla.
Ordenar tablas
Al pulsar sobre las flechas de los rtulos de las columnas de las tablas, se despliega
una lista de opciones desde la que podremos filtrar u ordenar la tabla por el campo
elegido.
Para ordenar las filas de la tabla por una columna pulsaremos sobre las rdenes
Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A segn sea nuestra preferencia.
Pg. 282
Al hacerlo, observamos que aparece en el botn desplegable una pequea flecha

negra para indicar que la tabla est ordenada por ese campo.
Tambin podemos hacerlo, si una vez seleccionada una celda que est situada en
la columna bajo la que queremos ordenar las filas, pulsamos los botones con el
mismo nombre que las anteriores rdenes del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha
Datos.
Excel permite adems ordenar las filas de una lista de datos utilizando ms de una
columna como criterios de ordenacin.
Seleccionamos primero una celda cualquiera de la lista. Despus pinchamos el bo-

tn Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Se abre el cuadro de
dilogo Ordenar.
Desde el botn Agregar nivel podemos establecer todos los criterios de orden que
deseemos en la tabla.
En la lista Columna, elegimos el nombre del campo por el que deseamos ordenar
las filas.
La lista Ordenar segn contiene distintas opciones para elegir el criterio de bs-
queda; de este modo podemos hacerlo atendiendo al valor de las celdas, a su color,
al color de fuente que posean o a un icono si lo tuvieran.
Dependiendo de lo elegido, as se mostrar la lista Criterio de ordenacin, desde

donde podremos ordenar alfabticamente, de mayor a menor y viceversa, si hemos
elegido Valor en Ordenar segn.
Pg. 283
Si ordenamos segn colores, el Criterio de ordenacin contendr dos listas: la

primera para elegir el color y la segunda para indicar dnde queremos que aparez-
can las filas que cumplan el criterio, si agrupadas en la parte superior de la tabla o
en la inferior.
Tambin podemos acceder al mismo cuadro de dilogo si elegimos la opcin Orde-

nar por color, al pinchar sobre las flechas de los nombres de los campos de la tabla.
Filtrar datos en una tabla

A travs de los botones con forma de flecha que aparecen en los nombres de las
columnas de una tabla, tambin podemos filtrar los datos de la misma.
Pg. 284
Al hacer clic sobre dicha flecha, vemos una lista con todos los valores de la columna
para ese campo. Haciendo clic en las casillas de verificacin a su izquierda, decidi-
mos si queremos mostrar la fila que lo contiene en la tabla o no. Al aceptar la con-
figuracin, observamos cmo en el botn desplegable del campo ha aparecido un
icono en forma de embudo para indicar que la tabla ha sido filtrada por ese campo.
Tambin podemos filtrar atendiendo al color de las celdas o al valor de stas, si ele-
gimos las opciones Filtro por color o Filtro de nmero o texto. El primero nos
muestra una lista desplegable en la que estarn los colores de las celdas de la tabla
para elegir. La segunda abre distintos cuadros de dilogo en los que aplicaremos los
criterios de filtrado, usando normalmente para ello, los comparadores lgicos: igual
que, mayor que, distinto de, etc.
Para borrar los filtros, pinchamos la opcin Borrar filtro que aparece al pulsar
sobre la flecha del nombre de los campos o hacemos un clic en el botn Borrar del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
Filtros: filtros avanzados

Aplicamos un filtro avanzado cuando queremos especificar un criterio de filtrado
que implique a ms de una columna, o cuando queramos que el resultado del fil-
trado aparezca en otra ubicacin.
Para realizar un filtro avanzado es aconsejable escribir los criterios dentro de la hoja
de clculo, separados al menos dos filas de la lista de datos.
Por ejemplo, para obtener una lista de los empleados nacidos antes de 1970 que
estn en el sindicado, primero debemos escribir la cabecera de los campos. Para
asegurarnos de no cometer fallos, podemos copiar las celdas.
Debajo de cada cabecera, incluimos el criterio de filtrado. Debajo de Fecha de

nacimiento y debajo de Sindicato. Debemos saber que tambin se pueden incluir
varios criterios, unos debajo de otros.
Pero tenemos que entender que si los escribimos en la misma fila, Excel filtrar las
filas que cumplan el primer criterio y el segundo.
Por ejemplo, que hayan nacido antes de 1970 Y pertenezcan al sindicato.
Sin embargo, si los escribimos en filas distintas, Excel filtra las filas que cumplan
un criterio O el otro.
Pg. 285
Por ejemplo, en este caso, Excel filtra las filas que cumplan que los empleados ha-
yan nacido antes de 1970, independientemente de si pertenecen al sindicato o no,
y los que pertenezcan al sindicato independientemente de su fecha de nacimiento.
Situamos el selector en una celda perteneciente a la tabla de datos y pinchamos el

botn Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
En la seccin Accin del cuadro que se abre, determinaremos si queremos que el

resultado del filtro se muestre sobre la tabla o en otro lugar de la base de datos.
Pg. 286
En el cuadro Rango de la lista aparece el rango de celdas que contiene la lista que
vamos a filtrar. Pulsamos sobre el botn Contraer del cuadro, efectuamos la selec-
cin de toda la tabla y pulsamos Enter.
En el cuadro Rango de criterios escogemos el rango de celdas que contienen los

criterios de filtrado. Pulsamos el botn Contraer del cuadro, seleccionamos las
celdas y pulsamos Enter.
En Copiar a introduciremos el nombre de la celda donde queremos que se copie el

resultado del filtro y pulsamos el botn Aceptar.
Si activamos la casilla de verificacin Slo registros nicos, Excel no mostrar

filas repetidas, en el caso de existir, en la tabla de resultado.
Tablas y grficos
Si hacemos memoria, recordaremos que cuando crebamos un grfico en Excel,
si ms adelante queramos aadir series de datos o categoras al mismo, primero
tenamos que aadirlas al rango de celdas de origen del grfico y, posteriormente,
actualizar el grfico seleccionando el nuevo rango.
Al trabajar con tablas, esto ya no es necesario, puesto que si creamos un grfico

cuyo origen de datos sea una tabla y ms adelante modificamos las dimensiones
de sta, el grfico se actualiza de forma automtica, aadiendo las nuevas series de
datos o categoras en funcin de si hemos ampliado las filas o columnas de la tabla.
Texto en columnas
Excel cuenta con una herramienta muy interesante llamada Texto en columnas
que nos puede resultar muy til en el caso de querer separar el texto de una celda
en varias columnas.
Pg. 287
Pongamos un ejemplo; tenemos una columna llamada Medida en la que alguien

ha rellenado los datos como: 19 cm, 10 m, 15 mm, etc. El valor de los datos de esta
columna son de tipo Texto y esto no va a permitir que podamos operar matem-
ticamente con ellos. Lo correcto sera tener el nmero en una columna y la unidad
de medida en otra.
Seleccionamos las celdas a separar y pulsamos el botn Texto en columnas del

grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
Se abre el asistente para convertir texto en columnas. En el primer paso debemos

elegir entre la opcin Delimitados o De ancho fijo en funcin de cmo estn
escritos las valores en la columna.
Delimitados lo usaremos cuando exista un espacio o carcter como coma o punto

y coma que marquen donde terminara una columna y empieza otra. Por ejemplo;
columnas donde estn escritos los nombres y apellidos, separados unos de otros
por un espacio en blanco. Por ejemplo: Jos Lpez Snchez.
De ancho fijo lo usamos cuando no existe nada que indique a Excel cmo se
separan los datos para formar las columnas. Por ejemplo; una columna formada
por tres letras y cuatro nmeros (REF7258) en la que queremos que las letras
formen una columna y los nmeros otra.
Pg. 288
Una vez elegido el tipo de archivo pulsamos Siguiente para ir al prximo paso del
asistente.
Si elegimos Delimitados en el paso anterior, Excel ya muestra una vista previa de

los datos y cmo los va a separar. En el bloque separadores, pinchamos la opcin
que representa cmo estn separados nuestros datos.
Si elegimos De ancho fijo, en la Vista previa de los datos, deberemos pinchar en

la regla en el lugar donde queremos que se separen las columnas. Si nos equivoca-
mos al pinchar, hacemos doble clic sobre la lnea creada para eliminarla.
Para mover una lnea, bastar con pinchar y arrastrarla en la posicin deseada.
Tanto si hemos elegido un tipo de archivo u otro, el ltimo paso del asistente es
igual para ambos. En l formateamos las columnas que vamos a obtener; podemos
elegir entre formato General, de tipo Texto, Fecha o, incluso, que Excel no im-
porte una de las columnas de resultado.
Para hacerlo, primero pinchamos la cabecera de la columna en el rea Vista previa

de los datos y, a continuacin, el formato; en el cuadro Destino indicamos la re-
ferencia de la celda donde queremos que se copie el resultado. Por ltimo, pulsamos
el botn Finalizar.
Pg. 289
Y observamos el resultado en la hoja de datos, donde Excel habr convertido los va-
lores que antes estaban en una sola celda en las columnas que hayamos estipulado.
Validacin de datos
Gracias a la validacin de datos podemos asegurarnos de que no se introduzcan
datos incorrectos en una hoja de clculo.
As evitaremos, por ejemplo, que celdas que se usan para realizar clculos almace-
nen datos de texto o fechas que puedan producir errores en las frmulas.
En nuestro caso, vamos a impedir que puedan introducirse fechas mayores que
25 aos atrs. Seleccionamos el rango de celdas cuya entrada queremos validar,
pinchamos la ficha Datos y hacemos clic sobre el botn Validacin de datos
directamente. O elegimos la opcin con el mismo nombre al desplegar el botn.
Pg. 290
Aparecer un cuadro de dilogo con tres pestaas distintas. En la pestaa Confi-

guracin encontramos la lista desplegable Permitir.
En ella podemos elegir el tipo de datos que deben tener los valores del rango. Al
seleccionar el tipo, se activa la lista Datos donde podemos elegir entre distintos
operadores lgicos.
Dependiendo del operador aparecen diferentes cuadros debajo de la lista Datos, en

los que decidiremos el rango de valores que podr tomar el rango.
Podemos pulsar sobre el botn que aparece en el extremo derecho del cuadro para
plegar el cuadro de dilogo y seleccionar la celda que contenga el valor deseado o
escribirlo directamente.
En la pestaa Mensaje error podemos elegir las propiedades del cuadro de dilogo
que aparecer en caso de introducir un valor errneo, seleccionndolo entre Dete-
ner, Advertencia e Informacin.
Debemos saber que si elegimos Detener, Excel no permitir introducir ningn

valor en la celda que no cumpla la validacin.
En cambio, Advertencia e Informacin, muestran un mensaje en la pantalla,

pero si aceptamos el mensaje permiten introducir el valor an en el caso de no
cumplir la validacin.
Pg. 291
Escogemos uno. Tambin podemos introducir un ttulo para el cuadro y escribir el

texto que aparecer.
Pulsamos el botn Aceptar y probamos a introducir un valor no permitido en una

de las celdas. Cuando aceptemos el dato, aparecer el mensaje de error que haba-
mos configurado.
Presionamos Reintentar e introducimos el dato correcto.
Hay un tipo especial de validacin que resulta especialmente til: podemos obligar
a las celdas a contener valores concretos de una lista. Seleccionamos el rango de
celdas, desplegamos el men Datos y hacemos clic en la opcin Validacin.
Pulsamos sobre la pestaa Configuracin y seleccionamos en esta ocasin la op-

cin Lista de la lista desplegable Permitir.
Podemos utilizar el botn Contraer el cuadro y poder as seleccionar los valores de

la misma hoja de clculo. Pero tambin podemos escribirlos, separndolos por punto
y coma. Si la lista se selecciona, es muy importante que las referencias de las celdas
sean absolutas, sino la validacin no funcionar. Si activamos la casilla de verifica-
cin Omitir blancos evitaremos que se consideren como error las celdas en blanco.
Activamos la casilla de verificacin Celda con lista desplegable para que se

muestre una lista con los valores de entrada permitidos.
Pg. 292
En la pestaa Mensaje de entrada introducimos el ttulo y el texto para que apa-

rezca en un cuadro informativo al seleccionar la celda.
Introducimos el mismo mensaje y ttulo en la pestaa Mensaje de error. Esta vez

el mensaje va a ser del tipo advertencia. Vamos a comprobar el resultado.
Pg. 293
Aceptamos y podemos comprobar cmo al hacer clic en las celdas seleccionadas,

primeramente aparece un mensaje de sugerencia para la entrada de los datos.
Si escribimos un valor que est fuera de los permitidos, observamos que al pulsar
la tecla Enter aparece el cuadro con el mensaje de advertencia. Pulsamos sobre el
botn Cancelar para poder introducir un valor de la lista.
Para eliminar las reglas de validacin de un rango de celdas, las seleccionamos y

abrimos el cuadro de dilogo Validacin de datos. Finalmente pulsamos sobre el
botn Borrar todos y despus en Aceptar.
Mostrar datos errneos

en una validacin
Supongamos que validamos un rango de celdas ya escrito, o que hemos admitido
valores que no cumplan la validacin por error.
Podemos hacer que Excel muestre con un crculo rojo todos los valores errneos
que existen en las celdas de una hoja que hayan sido validadas. Para ello, desplega-
mos el botn Validacin de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha
Datos. A continuacin, pinchamos sobre la opcin Rodear con un crculo datos
no vlidos.
Una vez hayamos comprobado los datos no vlidos, para quitar los crculos rojos,
volvemos a desplegar el botn Validacin de datos y pinchamos en opcin Bo-
rrar crculos de validacin.
Pg. 294
Subtotales
Excel dispone de un comando para calcular subtotales dentro de una lista, pero
tenemos que saber que sta no puede estar formateada como una tabla.
Por ejemplo; podemos calcular el promedio del sueldo por departamentos de una
empresa o el nmero de empleados que hay en cada departamento.
Nos situamos en una celda dentro de la lista y seleccionamos la opcin Subtotal

del grupo Esquema de la ficha Datos.
Aparece un cuadro de dilogo. La primera opcin que aparece se denomina Para

cada cambio en: aqu seleccionaremos el campo por el que queremos realizar los
subtotales.
Fjate en que el cuadro se denomina Para cada cambio. Esto significa que Excel
comenzar a leer los valores de este campo fila a fila y que cada vez que encuentre
un valor distinto crear un subtotal.
Por eso es muy importante tener ordenada la lista por este campo.
Una vez que hemos ordenado la lista volvemos a abrir el cuadro de dilogo Subto-
tales. En la lista Para cada cambio en seleccionamos el campo Departamento.
Pg. 295
En la lista Usar funcin, escogeremos la funcin que queremos aplicar al subtotal,

en nuestro caso Promedio.
En el cuadro Agregar subtotal a marcaremos la casilla de verificacin Sueldo. Y

pulsamos el botn Aceptar.
Observamos que Excel ha creado un esquema elstico con los diferentes niveles de
la lista que aparece en el lateral izquierdo de la hoja de clculo.
Con este esquema podemos mostrar nicamente los subtotales de alguna de las
categoras o de todas.
Para eliminar los subtotales volvemos a abrir el cuadro de dilogo Subtotales y

pulsamos sobre el botn Quitar todos.
Pg. 296
EXCEL 2010
TEMA 23: TABLAS DINMICAS
2301 Qu es una Tabla Dinmica?

2302 Componentes de una Tabla Dinmica
2303 Crear una Tabla Dinmica
2304 Campo Valor
2305 Modificr Elementos de una Tabla Dinmica
2306 Tablas Dinmicas y Formato
2307 Opciones de Tablas Dinmicas
2308 Crecin de Grficos Dinmicos
TABLAS DINMICAS EXCEL 2010
Qu es una tabla
dinmica?
Una tabla dinmica es una tabla interactiva que se emplea para resumir y analizar
grandes volmenes de datos. Estos datos pueden tomarse de una lista de Excel o
de una base de datos.
Las tablas dinmicas hacen que podamos manipular los campos de una lista para
cruzar la informacin contenida en ellos de manera que podamos tener distintas
perspectivas de la informacin.
Estas tablas se denominan dinmicas porque, una vez creadas puede modificarse
fcilmente tanto el diseo como sus contenidos.
Por ejemplo, a partir de una lista de Excel donde tengamos recogidos datos referen-
tes a las ventas de varios vendedores de coches, se puede crear una tabla dinmica
para organizar y calcular totales de ventas usando diferentes categoras o campos
de los datos fuente, y obtener as las ventas por vendedor, por concesionario, etc.
Tambin podemos escoger qu funciones se utilizarn para crear el resumen de los da-
tos. Podemos escoger la funcin suma, promedio, mximo, o mnimo entre otras.
Componentes de una
tabla dinmica
Para comprender el uso de una tabla dinmica, debemos conocer los elementos que
la forman. De este modo, tenemos:
Pg. 298
EXCEL 2010 TABLAS DINMICAS
Rtulos de columnas: Son los datos de un campo que se disponen horizontal-

mente a lo largo de columnas.
Ejemplo: para el campo turno, relleno con los valores Maana, Tarde y Noche, se
crearn tres columnas; una por cada valor.
Rtulos de filas: Son exactamente iguales que los anteriores, slo que se dis-
ponen a lo largo de filas.
Filtro de informe: Es un campo con orientacin de pgina por el que se filtra

la tabla dinmica.
Podemos mostrar los valores de todos los componentes del campo en la tabla din-
mica o elegir y mostrar la tabla dinmica con los valores de un solo componente
del campo. Por ejemplo: mostrar las Ventas para un empleado en concreto o la de
todos los empleados a la vez.
Pg. 299
Valores: Son los datos con los que se rellena la tabla dinmica. Habitualmente
son datos numricos que se disponen a lo largo de la tabla en funcin de la organi-
zacin de los rtulos de columnas y filas establecidos. Por ejemplo: Los valores de
las ventas realizadas.
Crear una tabla dinmica

Para crear una tabla dinmica debemos pulsar el botn Tabla dinmica del grupo
Tablas de la ficha Insertar.
Aparecer un cuadro de dilogo que contiene las opciones de creacin de la tabla

dinmica.
Escogemos la opcin Tabla o rango si el origen de los datos es una lista de datos
de Excel.
Pg. 300
La opcin Utilice una fuente de datos externa, la escogeremos cuando el origen

de los datos sea una base de datos.
Si hemos elegido Tabla o rango y tenamos seleccionada una celda de la lista de

datos antes de pulsar el botn Tabla dinmica, el rango de toda la lista aparecer
escrito en el cuadro.
Si vamos a seleccionar el rango de celdas, debemos seleccionar los datos y la fila de

ttulos.
En el caso de que la fuente de datos sea de origen externo, deberemos pulsar el

botn Elegir conexin.
Aparece un cuadro de dilogo para buscar el archivo que contiene los datos. En el
caso de haber trabajado anteriormente con la base de datos, se mostrar en la lista
de conexiones automticamente. Si no es as, pulsaremos el botn Examinar para
localizarla.
En el ltimo bloque del cuadro elegimos si queremos crear la tabla en una hoja
nueva o en una ya existente. se recomienda crearla en una hoja nueva.
Al aceptar el cuadro aparece un panel de tareas con la lista de campos de la tabla

que podemos utilizar y cuatro reas donde establecemos qu campos sern Eti-
quetas de la fila o columna, Valores o Filtros.
Para colocarlos en su rea correspondiente, bastar con pincharlos y arrastrarlos.
Pg. 301
En nuestro ejemplo, queremos saber la cantidad de ventas por seccin que ha rea-
lizado cada empleado en los distintos turnos de trabajo y meses.
Segn lo anterior, queda claro que el campo que usaremos como Filtro es el Em-
pleado, puesto que deseamos conocer qu beneficios nos ha reportado el trabajo
de cada uno de ellos.
Arrastramos el campo Empleado al rea Filtro de informe.
Seguidamente, queremos ver los resultados segn los turnos de trabajo y qu mes
se han vendido los productos, lo que nos lleva a realizar dos niveles de agrupacin;
primero arrastramos el campo Turno al rea Etiquetas de fila y, a continuacin,
debajo de ste, el campo Mes.
Al observar la tabla, vemos cmo los valores estn agrupados por turnos y dentro
de ellos por meses.
Ahora queremos ver los beneficios obtenidos en cada seccin del supermercado,
por lo que arrastraremos el campo Seccin al rea Etiquetas de columna.
Pg. 302
Para finalizar, tendremos que arrastrar el campo Total al rea Valores, para que se
muestren los datos numricos que representan las sumas de los beneficios obtenidos.
Tal y como est la tabla ahora, los resultados ataen a todos los empleados, pero
como ha sido ste el campo que hemos usado para filtrar la tabla, si pulsamos en la
lista desplegable que se ha creado al lado de su nombre en la tabla dinmica, vemos
que podemos elegir entre los distintos empleados para filtrar resultados por cada
uno de ellos.
Pg. 303
Seleccionamos su nombre y pulsamos Aceptar.
Observamos tambin como la tabla es elstica y permite ir mostrando y ocultando

datos al hacer clic sobre los botones ms y menos que aparecen en los Etiquetas
de filas.
Lo anterior es slo un ejemplo de Tabla dinmica que podemos realizar con los da-
tos de la lista que tenamos, pero las posibilidades son mltiples, y la vista de tabla
dinmica cambiar en funcin de lo que queramos consultar y, como consecuencia,
del modo en que estn distribuidos los campos.
Campo valor
Los valores se agrupan en funcin de la operacin realizada, normalmente y por
defecto, la suma. Por ejemplo: si Luis ha trabajado en el mismo mes dos veces en el
mismo turno y seccin, se mostrar un solo valor de ventas que sumar las ventas
de las dos cantidades de las veces repetidas.
Podemos variar la funcin a usar. Para ello, desplegamos el campo Valores en su

rea dentro del Panel de tareas y elegimos la opcin Configuracin de campo
de valor. En el cuadro de dilogo que se abre, elegimos otro tipo de clculo en la
pestaa Resumir por.
Pg. 304
Modificar elementos de
una tabla dinmica
Una vez creada la tabla dinmica, es fcil modificar los elementos que la componen.
Para eliminar un campo de la tabla, bastar con pinchar en l y arrastrarlo fuera del
rea que lo contiene.
Si en el rea existiese ms de un campo, podemos variar el orden de stos arrastrn-

dolos y colocndolos por encima unos de otros.
Si no queremos ver temporalmente un campo, desactivamos la casilla de verifi-

cacin con su nombre de la Lista de campos de tabla dinmica del Panel de
tareas.
Tablas dinmicas y
formato
Al insertar una tabla dinmica aparecen en la Cinta de opciones dos fichas contex-
tuales nuevas llamadas Opciones y Diseo de Herramientas de tabla dinmica.
Es desde la ficha contextual Diseo, desde donde podemos formatear nuestra tabla.
Los grupos Estilos y Opciones de estilos de tabla dinmica se usan exactamen-

te igual que los estudiados en el tema anterior para Tablas. Esto es, podemos usar
una composicin de colores predeterminada por Excel para aplicar a nuestra tabla
dinmica desde la lista desplegable Estilos y elegir las partes a las que aplicar dicho
estilo desde el grupo Opciones de estilo de tabla dinmica.
Desde el botn Subtotales del grupo Diseo, podemos crear subtotales a los cam-
pos agrupados y elegir donde queremos que se muestren stos, si en la parte infe-
rior o superior del grupo.
Desde el botn desplegable Totales generales, establecemos la presencia o no de

stos en la tabla dinmica.
Pg. 305
El botn desplegable Diseo de informe permite mostrar los datos de la tabla

dinmica de tres formas visuales distintas.
Con el botn desplegable Filas en blanco insertaremos lneas en blanco despus

de cada elemento agrupado de la tabla para mejorar el aspecto visual de los datos.
Opciones de tablas
dinmicas
Desde la ficha contextual Opciones de Herramientas de tabla dinmica, reali-
zaremos acciones cmo mostrar u ocultar las partes de la tabla desde el grupo con
ese nombre.
Desde el grupo Acciones podemos borrar los filtros aplicados a la tabla desde el
botn desplegable Borrar. Seleccionar distintas partes de la tabla desde el botn
desplegable Seleccionar o trasladar la tabla al completo a otra ubicacin desde el
botn Mover tabla dinmica donde podremos elegir insertar la tabla en una hoja
ya existente o en otra nueva.
Podemos ordenar los datos como si de una tabla normal se tratase desde el grupo
Ordenar y filtrar.
Debemos saber que si variamos el contenido de los datos de origen que usamos
para crear la tabla dinmica, stos no se actualizarn en la tabla dinmica hasta que
no pulsemos el botn Actualizar del grupo Datos.
Creacin de grficos dinmicos
Tambin podemos crear grficos dinmicos. Para ello, nos situamos en una celda
perteneciente a la lista de datos sobre la que deseamos realizar el grfico y pulsa-
mos la opcin Grfico dinmico, que se despliega al pulsar el botn Tabla din-
mica del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Aparece el mismo cuadro de dilogo que para crear tablas dinmicas. En nuestro
caso, seleccionamos la opcin Tabla o rango y aceptamos el cuadro.
Pg. 306
Ahora se crear en una hoja nueva de clculo una tabla dinmica como las que he-
mos visto anteriormente y un grfico basado en la misma. Tambin aparece el pa-
nel de tareas para la creacin del grfico dinmico. Si nos fijamos es prcticamente
idntico al que usamos para crear las tablas dinmicas, con lo que tendremos que
seleccionar y arrastrar los campos a sus reas correspondientes.
Fjate que el nico cambio es que el rea del Rtulo de columna se ha convertido
ahora en los campos que formarn la Leyenda del grfico y los Rtulos de fila
en los campos del Eje.
Tambin ha aparecido el Panel de filtros del grfico dinmico, en el cual podemos

observar que, a medida que filtramos los datos de los campos, el grfico dinmico
se actualiza de forma automtica.
Las fichas contextuales de Herramientas de grfico dinmico se usan exacta-

mente igual que las estudiadas para formatear y disear los grficos comunes.
Pg. 307
Excel 2010
TEMA 24: BSQUEDA Y CORRECCIN ORTOGRFICA
2401 Buscar
2402 Ir a
2403 Reemplazar
2404 Revisin ortogrfica
2405 Autocorreccin
BSQUEDA Y CORRECCIN ORTOGRFICA EXCEL 2010
Buscar
En ocasiones necesitamos buscar algn dato dentro de una hoja o libro de Excel y
ste no se encuentra a simple vista. Para ello disponemos de la opcin Buscar que
se encuentra dentro del men que se despliega al pulsar el botn Buscar y selec-
cionar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
Al seleccionar este comando aparece un cuadro de dilogo donde tenemos varias

opciones. En el cuadro Buscar debemos introducir el dato que queremos localizar.
Tambin podemos pulsar la flecha que aparece a la derecha del cuadro para desplegar
una lista que contiene las ltimas bsquedas realizadas. Una vez introducido el dato
tenemos dos opciones: Si pulsamos sobre el botn Buscar todos, Excel mostrar un
listado con todas las referencias de las celdas que contienen el dato buscado.
Pg. 310
EXCEL 2010 BSQUEDA Y CORRECCIN ORTOGRFICA
Al pulsar sobre cualquier elemento de la lista, se seleccionar la celda a la que hace

referencia dentro de la hoja.
Cada vez que pulsemos Buscar siguiente, se irn seleccionando una por una las
celdas que contienen el dato buscado. El orden en que van seleccionndose las
celdas es fila por fila. Puede que queramos definir an ms la bsqueda, si es as
debemos pulsar el botn Opciones. En el cuadro de dilogo aparecern nuevas
opciones de bsqueda que son:
- Dentro de: desde esta lista elegimos si la bsqueda se realizar en la hoja activa
o en todo el libro.
- Buscar: en esta lista especificamos si la bsqueda se realizar por filas o por co-
lumnas.
- Buscar dentro de: en esta lista especificamos si el valor slo debe buscarse den-
tro de frmulas, de otros valores o dentro de los comentarios.
Si activamos la casilla de verificacin Coincidir maysculas y minsculas los

resultados de bsqueda que ofrecer Excel, sern idnticos al que hayamos escrito
en el cuadro de bsqueda, teniendo que coincidir las maysculas y minsculas en
ambos casos.
Al activar la casilla de verificacin Coincidir con el contenido de toda la celda,

Excel devolver las celdas en las que solamente est escrito el valor buscado. Esto
es, si buscamos, por ejemplo, el apellido Martnez y activamos esta casilla de
verificacin, la celda de resultado slo deber tener escrito la palabra Martnez.
Pg. 311
Si en una celda estuviese escrito Martnez Gmez, Excel omitir sta en sus
resultados.
Tambin aparece a la derecha del cuadro Buscar el botn Formato. Este botn
sirve para basar la bsqueda en las propiedades de formato de las celdas. Para selec-
cionar como queremos especificar el formato pulsamos el pequeo botn con una
flecha, que aparece a la derecha del botn Formato. Se desplegar una lista.
Podemos seleccionar la opcin Elegir formato de celda Al seleccionar esta op-

cin el cuadro de dilogo desaparecer de la vista momentneamente y el puntero
del ratn tomar la forma de un cuentagotas para que podamos seleccionar la celda
de la cual queremos tomar el formato de bsqueda.
Al seleccionar la celda, aparecer de nuevo el cuadro de dilogo. A la izquierda

del botn Formato podremos ver una vista previa del formato seleccionado. Si al
desplegar la lista del botn Formato seleccionamos la opcin Formato. Aparece el
cuadro de dilogo Buscar formato que tiene las mismas opciones que el cuadro de
dilogo Formato de celdas. En este cuadro de dilogo indicaremos las caracters-
ticas de formato que debe reunir la celda buscada.
Pg. 312
Ir a
Cuando queramos desplazarnos hasta una celda, o rango de celdas, del que sabe-
mos su localizacin, podemos usar el comando Ir a del men que aparece al des-
plegar el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio. Al
seleccionar este comando aparece un cuadro de dilogo donde podemos introducir la
referencia a la celda o el nombre de la celda, si es que tiene algn nombre definido.
El cuadro de dilogo consta de dos partes. En la parte superior del cuadro de dilogo
aparecen los nombres de las celdas o rangos de celdas existentes, tambin aparecen
las ltimas cuatro referencias con las que se utiliz el comando Ir a.
En la parte inferior del cuadro de dilogo aparece un cuadro de texto llamado Refe-
rencia donde deberemos introducir la referencia a la celda o rango de celdas en caso
de que no aparezca en la lista de la parte superior. En la esquina inferior izquierda
del cuadro de dilogo aparece el botn Especial Al pulsar este botn se muestra
un nuevo cuadro de dilogo donde podemos seleccionar distintas opciones.
Pg. 313
Este mismo cuadro de dilogo aparece si pulsamos la opcin Ir a especial del bo-
tn desplegable Buscar y seleccionar.
Reemplazar
Adems de la opcin Buscar, Excel dispone del comando Reemplazar que, ade-
ms de localizar un dato dentro de la hoja de clculo, permite corregirlo reempla-
zndolo automticamente por un nuevo valor.
Para utilizar este comando debemos seleccionar la opcin Reemplazar del men
que se despliega al pulsar el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la
ficha Inicio. Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la pestaa
Reemplazar activada. El funcionamiento es muy similar al de la pestaa Buscar.
En el cuadro Buscar: debemos introducir los criterios de bsqueda, en estos crite-

rios de bsqueda podemos emplear caracteres comodn. Como caracteres comodn
podemos utilizar el asterisco para sustituir cero o varios caracteres, y el smbolo de
cierre de interrogacin para sustituir exactamente un carcter.
En el cuadro de texto Reemplazar con introduciremos el valor por el que quere-

mos sustituir el criterio de bsqueda.
Pg. 314
Si dejamos el cuadro Reemplazar con en blanco, borraremos el contenido de las

celdas que coincidan con el criterio de bsqueda.
El siguiente paso ser pulsar el botn Buscar siguiente, aparecer seleccionada la

primera celda encontrada que cumpla el criterio de bsqueda. Para reemplazar ni-
camente la celda encontrada, pulsaremos el botn Reemplazar. Para reemplazar
todas las instancias, pulsaremos el botn Reemplazar todos.
Tambin podemos buscar y reemplazar basndonos en las propiedades de formato de

las celdas, para ello pulsamos el botn Opciones. Aparecern en el cuadro de dilogo
las opciones de bsqueda y formato que ya estudiamos en el apartado Buscar.
Revisin ortogrfica
Excel incorpora la utilidad Revisin ortogrfica que permite corregir automti-
camente faltas de ortografa y gramaticales. Si queremos revisar toda la hoja bas-
tar con que estemos en ella y para revisar un rango concreto de celdas debemos
seleccionarlo. Pinchamos sobre la ficha Revisar y hacemos un clic sobre el botn
Ortografa del grupo Revisin.
Aparecer un cuadro de dilogo, en su parte superior aparecern las palabras que el

corrector ortogrfico considera incorrectas al no estar definidas en su diccionario.
En la parte inferior, aparece la lista Sugerencias con las posibles correcciones.
Pg. 315
Si encontramos el trmino correcto, lo pinchamos y apretamos el botn Cambiar.

El botn Cambiar todasextiende la correccin de esa palabra a toda la hoja.
Puede ocurrir que Excel determine que una palabra es incorrecta pero en realidad
no lo es. Esto sucede mucho con nombres propios o extranjeros o con el argot
propio de algunos tipos de oficios. En ese caso debemos pulsar el botn Omitir
una vez, u Omitir todas. Si queremos que Excel no la vuelva a mostrar como
incorrecta deberemos pulsar el botn Agregar al diccionario Realizaremos esta
operacin hasta que el programa comunique que ya no es posible realizar correc-
ciones . Aceptamos el aviso.
Autocorreccin
La funcin Autocorreccin de Excel permite corregir errores de escritura comu-
nes mientras escribimos. Excel los corregir automticamente. Para que Excel
identifique y corrija estos errores hay que indicrselo. Accedemos a la vista Backs-
tage y hacemos clic sobre el botn Opciones. Pulsamos la categora Revisin y
pinchamos el botn Opciones de Autocorrecin.
Pg. 316
Primeramente observamos las distintas posibilidades de correccin automtica que

podemos activar o desactivar en el programa en el cuadro de dilogo que se abre.
Por ejemplo, que corrija cuando escribimos dos maysculas seguidas o que ponga la
primera letra de los das de la semana en maysculas. Para que identifique un error,
debemos escribirlo en el cuadro Reemplazar y para que lo arregle, escribimos la
correccin en el cuadro Con.
Finalmente apretamos el botn Agregar, para aadirlos a la lista de autocorrec-

cin. Aceptamos el cuadro.
Ahora, cada vez que escribamos incorrectamente esta palabra, veremos cmo se
corregir sola, eso s, para que lo haga debemos tener activada la casilla de verifica-
cin Reemplazar texto mientras escribe.
Pg. 317
Excel 2010
TEMA 25: IMPRIMIR
2501 Configuracin de pgina

2502 Saltos de pgina
2503 reas de impresin
2504 Imprimir ttulos
2505 Encabezados y pies de pgina
2506 Vista preliminar
2507 Impresin completa del libro
2508 La ficha Imprimir
IMPRIMIR EXCEL 2010
Configuracin de pgina
Para disear el aspecto que tendrn las pginas que forman una hoja de clculo
al ser impresas, Excel cuenta con mltiples herramientas en su ficha Diseo de
pgina.
Podemos cambiar los mrgenes de la pgina haciendo clic sobre el botn Mrge-
nes que se encuentra en el grupo Configurar pgina.
Vemos que Excel ofrece distintos ejemplos de mrgenes ya preestablecidos, donde

podemos observar perfectamente las medidas de cada uno. Si alguno se ajusta a
nuestras necesidades, ser suficiente con pinchar en l para que se aplique.
Si las medidas que nos ofrece Excel no son las que necesitamos, podemos personalizar-
las, pinchando en la opcin Mrgenes personalizados. Se abre el cuadro de dilogo
Configurar pgina donde podremos escribir los valores deseados en los cuadros de
texto: Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo, as como el espacio que deseamos
reservar para el Encabezado y Pie de pgina si es que hemos pensado en insertarlos.
Excel permite centrar el contenido de una pgina tanto horizontal como vertical-
mente. Para ello, debemos marcar las casillas de verificacin con ese nombre en la
seccin Centrar en la pgina del cuadro.
Una vez establecida la configuracin deseada, pulsaremos el botn Aceptar para

aplicarlos.
Pg. 320
EXCEL 2010 IMPRIMIR
Observamos que en la hoja de clculo han aparecido unas lneas punteadas en

negro, stas marcan los lmites de cada pgina conforme a los valores establecidos
anteriormente.
Desde el botn desplegable Orientacin del grupo Configurar pgina establece-

mos si sta ser vertical (opcin por defecto) u horizontal.
Para cambiar el tamao de las pginas desplegamos el botn con ese nombre del
grupo Configurar pgina y, al igual que ocurra en el caso de los mrgenes, Excel
ofrece varios tamaos personalizados.
Si ninguno de ellos es el deseado, pulsamos la opcin Ms tamaos de papel,

la cual abre de nuevo el cuadro de dilogo Configurar pgina, slo que esta vez,
muestra la pestaa Pgina en la que podremos hacer ajustes ms precisos.
Pg. 321
IMPRIMIR EXCEL 2010
Saltos de pgina
Como hemos podido observar, cuando una hoja es ms grande que la hoja de papel
que vamos a utilizar para imprimir, Excel inserta saltos de pgina automticos
para dividir la hoja. Estos saltos de pgina aparecen en forma de lneas punteadas.
Para introducir un salto de pgina manual, debemos seleccionar la fila o columna

que queremos que aparezca en la pgina siguiente o la primera celda de esta fila o
columna, y elegir la opcin Insertar salto de pgina que se despliega al pulsar el
botn Saltos del grupo Configurar pgina.
Al introducir un salto de pgina manual, se mostrar una lnea discontinua sea-

lando el lugar en el que se producir el cambio de pgina. Si la celda seleccionada
antes de provocar el salto no es la primera de la fila o de la columna, estaremos
introduciendo un salto de fila y columna.
Pg. 322
EXCEL 2010 IMPRIMIR
Para borrar un salto de pgina, seleccionaremos la celda situada debajo o a la dere-

cha del salto de pgina y escogeremos la opcin Quitar salto de pgina del botn
desplegable Saltos.
Desde la vista Vista previa de salto de pgina, podemos ajustar stos manual-
mente pinchando y arrastrando el marco azul que aparece.
Para ver cmo quedaran las pginas con los saltos de pgina que hemos insertado,
accedemos a la vista Backstage, seleccionamos la pestaa Imprimir y observa-
mos el resultado en el panel derecho.
Por ltimo, para configurar la hoja de clculo con los valores iniciales de saltos de
pgina, pulsaremos la opcin Restablecer todos los saltos de pgina del botn
desplegable Saltos.
reas de impresin
Independientemente de los saltos de pgina que tenga una hoja de clculo, Excel
permite definir dentro de la hoja qu es lo que se va a imprimir. Son las llamadas
reas de impresin, que pueden resultar muy tiles en hojas de gran tamao en
las que slo nos interesa tener en papel parte de sus datos.
Para establecer un rea de impresin, primero seleccionamos el rango de datos que

queremos imprimir y, a continuacin, pinchamos la opcin Establecer rea de im-
presin del botn desplegable rea de impresin del grupo Configurar pgina.
Pg. 323
IMPRIMIR EXCEL 2010
Si ahora mandamos el trabajo a la impresora, tan slo se imprimirn los datos con-
tenidos en el rea de impresin.
Las hojas pueden tener varias reas de impresin, para ello, seleccionamos el nuevo
rango a incluir y pulsamos la opcin Agregar al rea de impresin del botn
desplegable rea de impresin y la eliminamos pulsando la opcin Borrar rea
de impresin.
Imprimir ttulos
Al pulsar el botn Imprimir ttulos del grupo Configurar pgina de la ficha
Diseo de pgina, aparece el cuadro de dilogo Configurar pgina abierto por
la pestaa Hoja.
La seccin rea de impresin permite tambin desde aqu, seleccionar el rango

de datos a imprimir.
En la seccin Imprimir ttulos, decidimos si deseamos que los rtulos de una fila
o columna determinada de la hoja se repitan en todas las pginas de la misma. Esto
es muy til en hojas de gran tamao que no entran ni vertical ni horizontalmente
en una sola pgina.
Pg. 324
EXCEL 2010 IMPRIMIR
Para ello, pulsamos el botn Contraer situado a la derecha de Repetir filas en

extremo superior o Repetir columnas a la izquierda para ocultar el cuadro de
dilogo y as, poder seleccionar el rango de celdas que contienen los rtulos.
En la seccin Imprimir, observamos las distintas opciones de impresin de la hoja;

como por ejemplo: si deseamos imprimir las lneas de divisin, los encabezados de
filas y columnas, en blanco y negro, etc.
Elegimos finalmente, el orden en el que se imprimirn las pginas de la hoja, acti-

vando la opcin correspondiente de la seccin Orden de las pginas.
Encabezados y pies de pgina

Para incluir un encabezado y/o pie de pgina, pulsamos el botn con ese nombre
del grupo Texto de la ficha Insertar.
La vista de la hoja cambia a Diseo de pgina y aparece una nueva ficha contex-
tual llamada Diseo de Herramientas para encabezado y pie de pgina.
A su vez, se divide el encabezado y pie de pgina en tres zonas para su edicin.
Excel ofrece mltiples elementos que insertar automticamente en nuestros enca-

bezados o pies. Todos ellos se encuentran recogidos en forma de botn dentro del
grupo Elementos del encabezado y pie de pgina de la ficha contextual Diseo.
Podemos combinar parte de ellos. Por ejemplo; pulsamos el botn Nmero de p-

gina, a continuacin, separamos y escribimos la palabra de, volvemos a separar
y pulsamos el botn Nmero de pginas. Comprobamos los resultados al salir de
la edicin del encabezado pulsando en cualquier celda de la hoja.
Pg. 325
IMPRIMIR EXCEL 2010
Desde el grupo Encabezado y pie de pgina, Excel ofrece la posibilidad de intro-

ducir varios diseos de encabezado y pies predeterminados de forma automtica.
El grupo Opciones permite crear distintas secciones para elaborar encabezados y pies
diferentes en las pginas de una misma hoja de clculo, si activamos sus casillas de
verificacin Primera pgina diferente y/o Pginas pares e impares diferentes.
Tambin podemos introducir encabezados y pies de pgina desde la pestaa Enca-

bezado y pie de pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina.
Vista preliminar
La Vista Preliminar permite tener una visin exacta de cmo va a quedar el libro
antes de realizar su impresin. Para activar la Vista preliminar, accedemos a la
vista Backstage y pulsamos la ficha Imprimir.
Pg. 326
EXCEL 2010 IMPRIMIR
La vista Backstage se divide en dos paneles, el ms grande de ellos, el de la derecha,

muestra la Vista preliminar del libro. En la parte inferior izquierda de la vista
encontramos los botones de desplazamiento que permiten pasar de una pgina a
otra en el caso de que nuestro libro tenga ms de una pgina.
En la zona inferior derecha se sitan los botones Mostrar mrgenes y Toda la

pgina, respectivamente. Si pulsamos el primero de ellos, aparece sobre la Vista
preliminar distintas lneas que representan los mrgenes de la pgina. Podemos
variarlos pinchando y arrastrando directamente sobre dichas lneas.
Impresin completa del libro

Una vez que comprobamos que el libro ha quedado a nuestro gusto mediante la
Vista Preliminar pasamos a enviarlo a imprimir.
Si tenemos el libro abierto, para imprimirlo en su totalidad, pulsamos el botn

Archivo para acceder a la vista Backstage, pulsamos la ficha Imprimir y presio-
namos el botn Imprimir.
Si, por el contrario, el libro est cerrado, podemos imprimirlo desde Windows sin
necesidad de abrirlo. Para ello, localizamos el archivo en la carpeta que est guarda-
do. Despus hacemos clic sobre l con el botn secundario del ratn y elegimos la
opcin Imprimir. De esta forma, Windows se encarga de enviarlo directamente a
la impresora que est configurada por defecto.
La ficha Imprimir
Si queremos un mayor control sobre el libro al imprimirlo, como por ejemplo, im-
primir solo una hoja de clculo, imprimir varias copias o establecer la calidad de
impresin, debemos entrar en la ficha Imprimir de la vista Backstage. Al lado del
botn Imprimir se localiza el contador Copias desde el que, lgicamente, pode-
mos controlar el nmero de impresiones del libro.
Pg. 327
IMPRIMIR EXCEL 2010
En la lista desplegable Impresora, elegimos la que vayamos a utilizar de las que

estn instaladas en el ordenador.
El vnculo Propiedades de impresora abre el cuadro de dilogo con el mismo

nombre. Estas propiedades pueden variar de una impresora a otra pero, en general,
permitirn seleccionar el origen o bandeja del papel, la configuracin de la calidad
a la hora de imprimir o elegir entre imprimir en color o blanco y negro.
Desplegando la lista Imprimir hojas activas del rea Configuracin, decidimos

qu parte del libro vamos a imprimir. La opcin Imprimir hojas activas imprime
solamente las hojas de clculo seleccionadas. La opcin Todo el libro, imprimir
el libro completo. Desde Imprimir seleccin, se imprimirn solo la porcin de
celdas que hayamos seleccionado previamente. Al pie de la lista, podemos indicar
a Excel que omita las reas de impresin que se hubieran establecido. Desde los
contadores Pginas podemos imprimir un intervalo de pginas sueltas, indicando
sus nmeros en los cuadros editables habilitados para ello.
Pg. 328
EXCEL 2010 IMPRIMIR
Las opciones de la lista desplegable Imprimir a una cara indican el modo en que
la impresora debe voltear el papel para imprimir a dos caras, siempre y cuando,
nuestra impresora posea esta funcin.
La lista desplegable Intercaladas ofrece dos posibilidades; Intercaladas hace que

cuando realizamos varias copias se imprima primero un juego completo de hojas,
despus el siguiente y as, sucesivamente. Sin intercalar, imprime primero todas
las primeras pginas, despus todas las segundas y as, hasta el final de la impresin.
A continuacin, podemos configurar la orientacin del papel, sus dimensiones y

mrgenes utilizando las listas desplegables correspondientes.
La ltima lista desplegable ofrece la posibilidad de escalar o reducir el tamao de

la hoja de clculo a una pgina. Obviamente, esta opcin, se realizar sacrificando
los tamaos de fuente.
Si precisamos ms control sobre la configuracin del libro, presionamos el vnculo

Configurar pgina que muestra el cuadro de dilogo homnimo que ya conocemos.
Una vez establecidos todos los parmetros de impresin, pulsamos el botn Im-
primir para ver los resultados en papel.
Pg. 329
EXCEL 2010
TEMA 26: PERSONALIZAR EXCEL
2601 Unidades de Medidas y Documentos Recientes

2602 Opciones Frecuentes
2603 Barra de Herramientas de Acceso Rpido
2604 Personalizar Cinta de Opciones
PERSONALIZAR EXCEL EXCEL 2010
Unidades de medidas y
documentos recientes
Excel posee varios valores por defecto que pueden ser modificados por el usuario.
En este apartado aprenderemos a variar dos de ellos, que son: las unidades de me-
dida y el nmero de documentos que aparecen en el panel izquierdo del men que
se despliega al pulsar el Botn Archivo.
Para variar ambos, debemos pinchar el botn Opciones que se encuentra al pie
del men que aparece al pulsar el Botn Archivo. A continuacin, pulsamos la
pestaa Avanzadas del cuadro de dilogo que se abre y nos desplazamos hasta el
rea Mostrar.
En el primer contador es posible variar el Nmero de documentos recientes que

aparecen al pulsar el Botn Archivo. Podemos decidir, desde no mostrar ninguno,
escribiendo un cero, hasta mostrar 50 documentos.
En la lista desplegable que se encuentra debajo de este contador, podemos variar las
unidades de medida, eligiendo entre las que Excel ofrece.
Opciones frecuentes
Una vez abierto el cuadro de dilogo Opciones de Excel, si pinchamos la pestaa
General, encontraremos opciones para cambiar la apariencia de Excel.
Pg. 332
EXCEL 2010 PERSONALIZAR EXCEL
Si deseamos que no se muestre la minibarra de herramientas Formato cuando

seleccionamos un texto, desactivaremos la casilla de verificacin Mostrar mini-
barra de herramientas al seleccionar. Desplegando la lista Combinacin de
colores, podemos elegir otra gama de color para la interfaz de Excel.
La lista Estilo de informacin en pantalla afecta al modo en que aparecer la

leyenda cuando nos posicionemos unos segundos sobre cualquier botn: la primera
opcin, muestra en la leyenda tanto el nombre del comando como una breve des-
cripcin de su funcin.
La segunda opcin slo mostrara el nombre del comando en la leyenda y, la tercera

no mostrara leyenda alguna.
Tambin podemos variar el estilo y tamao de las fuentes de las celdas, as como
el nmero de hojas de los que consta un libro por defecto, desde la zona Al crear
nuevos libros.
Barra de herramientas de
acceso rpido
Excel slo dispone de una barra de herramientas. Es la barra de herramientas de
Acceso rpido que se encuentra en la parte superior de la ventana que contiene
los botones: Guardar, Deshacer y Repetir.
Pg. 333
Esta barra de herramientas es configurable, tanto en su posicin en la ventana

como en el nmero de botones que puede incluir. Veamos cmo hacerlo:
Abrimos el cuadro de dilogo Opciones de Excel, pinchando en el botn Op-

ciones que aparece al acceder a la vista Backstage y, a continuacin, pulsamos la
opcin Barra de herramientas de Acceso rpido.
En la lista de la derecha podemos ver los comandos que estn en la barra y, si

pinchamos en la flecha de la lista podemos elegir si stos estarn disponibles para
todos los documentos de Excel o slo para el documento que tenemos abierto.
En la lista de la izquierda, Comandos disponibles en:, podemos ver todos los

comandos de los que dispone Excel. Si pinchamos en la flecha, observamos las
distintas categoras en las cuales los agrupa.
Para aadir un comando a la barra de herramientas de Acceso rpido, debemos

seleccionarlo en la lista Comandos disponibles en: y pulsar el botn Agregar. Si
queremos eliminar un comando de la barra, bastar con seleccionarlo en su lista y
pulsar el botn Quitar.
El botn Restablecer, vuelve a configurar la barra de herramientas con los coman-

dos que trae por defecto al instalar Excel.
Para modificar la posicin en pantalla de la barra, activaremos la casilla de verifi-

cacin Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la
cinta de opciones.
Pg. 334
Al aceptar el cuadro, observaremos los cambios realizados en la barra.
Tambin podemos personalizar la barra de herramientas de Acceso rpido pul-

sando sobre la flecha negra situada a su derecha. En el men que se despliega, se
ofrecen distintas acciones de uso comn que podemos aadir o quitar de la barra,
simplemente haciendo clic sobre ellas. Sabemos las que estn visibles porque les
acompaa el smbolo de un tick a su izquierda.
Al pie del men se localiza la orden para mostrar la barra de Acceso rpido debajo
de la Cinta de opciones. Si presionamos la opcin Ms comandos, accedemos
al cuadro de dilogo Opciones de Excel para proceder de la manera descrita ante-
riormente para modificar la barra.
Personalizar cinta
de opciones
Del mismo modo que podemos personalizar la barra de herramientas de Acce-
so rpido, tambin podemos modificar la Cinta de opciones aadiendo nuevas
fichas, grupos o comandos a sta.
Pg. 335
Accedemos al cuadro de dilogo Opciones de Excel y presionamos sobre la ficha

Personalizar cinta de opciones. Como vemos, el aspecto del cuadro es muy si-
milar al estudiado anteriormente para la barra de herramientas de Acceso rpido.
En la lista Personalizar cinta de opciones se muestran todas las fichas dispo-

nibles en Excel. Desde la lista desplegable situada en la parte superior, podemos
seleccionar las fichas que deseamos que se listen abajo eligiendo entre: Fichas
principales, que son las que aparecen por defecto al iniciar la aplicacin; Fichas
de herramientas, que son las que aparecen cuando estamos trabajando con un
elemento determinado como, por ejemplo, tablas, imgenes, grficos, etc. y que
son contextuales a stas o Todas las fichas, que muestran tanto las primeras
como las segundas.
Al lado del nombre de cada ficha, localizamos dos smbolos; el primero es una ca-
silla de verificacin desde donde podemos establecer la visibilidad o no, de la ficha
seleccionada en la Cinta de opciones, haciendo clic sobre ella.
El segundo smbolo es un signo ms que, al pulsar sobre l, se convierte en un sm-
bolo menos y muestra, dentro de cada ficha, los grupos que la forman. Si pulsamos
en el botn ms de uno de los grupos, veremos los comandos que los componen.
De este modo, navegamos a travs de todas la fichas de la Cinta de opciones.
Al pie de la lista se localizan tres botones que son y realizan las siguientes funciones:
Nueva ficha: Inserta una ficha y el primer grupo de ella, debajo de la ficha que
tuvisemos seleccionada en la lista.
Nuevo grupo: Aade un grupo a la ficha seleccionada.
Pg. 336
Cambiar nombre: Edita el nombre de la ficha o grupo seleccionado para que

podamos anotar uno ms descriptivo en el pequeo cuadro de dilogo que se abre.
Aadir comandos a los grupos es muy sencillo. Debemos seleccionar el grupo y

pinchar sobre el comando deseado en la lista Comandos disponibles en para, a
continuacin, presionar el botn Agregar. Tan solo podemos agregar comandos a
grupos creados por nosotros.
Con el botn Quitar borraremos la ficha o comando que hayamos agregado. Es

importante saber que solo podemos quitar las fichas creadas por nosotros y no las
preestablecidas por Excel.
Aceptamos el cuadro de dilogo y observamos cmo la ficha aparece en la Cinta

de opciones. Al pulsar sobre ella, mostrar los distintos grupos y comandos que
hayamos establecido.
Accedemos de nuevo al cuadro de dilogo Opciones de Excel y pulsamos sobre

Personalizar Cinta de opciones. Si desplegamos el botn Restablecer podemos
devolver la Cinta de opciones a su aspecto original presionando la orden Res-
tablecer todas las personalizaciones y presionando el botn S del cuadro de
aviso que aparece.
Pg. 337
EXCEL 2010
TEMA 27: MACROS
2701 Introduccin
2702 Grabar una Macro
2703 Asignar Macro a un Botn
2704 Eliminar una Macro
2705 Macros y Seguridad
MACROS EXCEL 2010
Introduccin
Excel pone a nuestra disposicin una herramienta muy potente que puede ayu-
darnos notablemente a agilizar los tiempos de realizacin de un trabajo. Esta he-
rramienta se llama Macro.
Podramos definir una Macro como una serie de acciones que grabamos y guarda-
mos asignndoles un nombre y que despus ejecutaremos a la vez con slo pulsar
un botn o una combinacin de teclas elegidas por nosotros.
Bsicamente, existen dos tipos de Macros en Excel: las Macros por cdigo y las
Macros por pulsacin.
Para realizar las primeras, el usuario debe estar familiarizado con el lenguaje de
programacin Visual Basic ya que deber escribir un mini-programa, usando el
cdigo que utiliza dicho lenguaje.
Para las segundas, las Macros por pulsacin, no es necesario ser un usuario tan
experimentado, puesto que simplemente se crean haciendo pulsaciones con el ra-
tn en las acciones que deseamos grabar, de ah su nombre.
Son estas ltimas, las que sern objeto de estudio en este tema.
Pg. 340
EXCEL 2010 MACROS
Grabar una macro

Vamos a realizar una Macro que inserte en una hoja de clculo un encabezado y
pie de pgina de forma automtica, previamente diseado por nosotros.
Pulsamos la ficha Vista y desplegamos el botn Macros del grupo con el mismo
nombre. En el men que se despliega elegimos la opcin Grabar macro
Se abre el cuadro de dilogo Grabar macro. Lo primero ser dar un nombre, lo ms

descriptivo posible a la macro para reconocerla ms adelante. A la hora de escribirlo
hay que atender a las siguientes reglas de nomenclatura: no puede contener espacios
en blanco, no puede comenzar por un carcter de puntuacin o nmero y no puede
ser el mismo a otro que Excel tenga reservado para sus propias herramientas.
En el cuadro Mtodo abreviado, escribiremos una letra, que ejecutar la macro

una vez est grabada, al pulsarla en combinacin con la tecla Control.
Pg. 341
MACROS EXCEL 2010
Hay que ser cautos al elegir la letra, puesto que Excel ya posee numerosos atajos
de teclados con la tecla Control.
En la lista desplegable Guardar macro en:, decidimos si la macro estar:
- disponible para cualquier libro de Excel si seleccionamos la opcin Libro de ma-

cros personal.
- si estar disponible slo en el libro activo, si activamos la opcin Este libro.
- o si estar disponible en un nuevo libro que creemos, si activamos la opcin Libro

nuevo.
El cuadro Descripcin es optativo y se usa para describir brevemente lo que har

la macro.
Pulsamos el botn Aceptar para comenzar a grabar.
A continuacin ejecutamos todas las acciones que queremos que la macro realice
automticamente ms adelante. En nuestro caso, sern los pasos necesarios para
crear y formatear el encabezado y pie de la hoja de clculo, asignndole tambin
orientacin horizontal a la hoja.
Pg. 342
EXCEL 2010 MACROS
Cuando hayamos finalizado, desplegamos de nuevo el botn Macros y pinchamos

en la opcin Detener grabacin.
Si volvemos a desplegar el botn Macros y elegimos la opcin Ver macros, se

abre el cuadro de dilogo Macros desde donde podemos observar la macro recin
realizada.
Asignar macro a un botn

Para ejecutar una macro ya grabada, debemos asignarla, a un botn que se colocar
en la barra de herramientas de Acceso rpido o en la Cinta de opciones.
Abrimos el cuadro de dilogo Opciones de Excel y pulsamos sobre la ficha Per-

sonalizar Cinta de opciones si nuestro deseo es agregarla a una ficha o grupo
determinado de la Cinta de opciones o la ficha Barra de herramientas de Ac-
ceso rpido, si lo que queremos es que se localice en dicha barra. Sea cual sea la
opcin elegida, los pasos a seguir son los mismos. Para nuestro ejemplo, explicare-
mos cmo introducirla en la barra de herramientas de Acceso rpido.
En la lista Comandos disponibles en: elegimos Macros, seleccionamos la que

acabamos de crear y pulsamos el botn Agregar para que Excel la incluya en for-
ma de botn en la barra de herramientas de Acceso rpido.
La seleccionamos en su nueva posicin y pulsamos el botn Modificar para per-

sonalizarla. Se abre el cuadro de dilogo Modificar botn desde donde podemos
elegir un icono entre los mltiples ejemplos que se ofrecen y cambiar su nombre en
el cuadro Nombre para mostrar.
Pg. 343
MACROS EXCEL 2010
Al aceptar el cuadro de dilogo observamos los cambios en la lista de la barra de

herramientas de Acceso rpido.
Una vez que aceptamos el cuadro de dilogo Opciones de Excel, vemos cmo se
ha aadido un botn a la barra de herramientas de Acceso rpido y que tendr el
nombre que le hayamos indicado al crearlo.
Al pulsar sobre l, Excel ejecutar de forma automtica las acciones que grabamos
para la macro.
Eliminar una macro

Para eliminar una macro, pinchamos en la ficha Vista, desplegamos el botn Ma-
cros y pulsamos la opcin Ver macros.
Se abre el cuadro de dilogo Macros en el que aparecern listadas todas las macros
que hayamos creado. Tan slo, debemos seleccionar la que queramos borrar y pul-
sar el botn Eliminar aceptando el mensaje que aparece.
Cuando cerramos el cuadro Macros, aunque la macro ha sido eliminada, vemos

que no pasa lo mismo con el botn al que la habamos asignado. Si pinchamos ahora
ese botn, se mostrar un mensaje diciendo que no se encuentra la macro asignada.
Pg. 344
EXCEL 2010 MACROS
Eliminaremos el botn desde el cuadro Opciones de Excel, pulsando la pestaa

Barra de herramientas de Acceso rpido. Una vez ah, lo seleccionamos en su
lista correspondiente y pulsamos el botn Quitar.
Ahora s que hemos eliminado correctamente la macro.
Macros y seguridad
Las macros en un libro de Excel pueden convertirse en un elemento que atente
contra la seguridad de nuestro equipo. Como ya sabemos, las macros son mini-
programas que se ejecutan en Excel. Esto las hace susceptibles de ser portadoras de
virus que, al abrir el archivo de Excel pueden daar el ordenador.
Cuando abrimos un libro que contiene macros y nuestro estado de seguridad para
habilitarlas es alto, Excel pregunta si queremos aceptarlas o no. Es muy importan-
te que no aceptemos macros de archivos de dudosa procedencia.
Adems, Excel permite configurar el nivel de seguridad de las macros. Para ello,
debemos mostrar una ficha que habitualmente no est en la Cinta de opciones.
Es la ficha Programador y la visualizamos abriendo el cuadro de dilogo Opcio-

nes de Excel. Hacemos clic sobre la pestaa Personalizar Cinta de opciones y
activamos la casilla de verificacin Programador.
Una vez mostrada la nueva ficha en la Cinta de opciones, pulsamos sobre el bo-
tn Seguridad de macros del grupo Cdigo.
Se abre un cuadro de dilogo que permite elegir entre cuatro estados de seguridad.
El primero de ellos sera el ms alto y, as, ira disminuyendo hasta el ltimo caso,
que representa la seguridad ms baja y que, no debera estar activado nunca.
Pg. 345
MACROS EXCEL 2010
Como se lee en las opciones, Excel habilita las macros en funcin de que los libros
procedan de fuentes conocidas o estn firmados digitalmente.
Por defecto, Excel marca la segunda opcin que representa un nivel de seguridad alto.
Del mismo modo, cuando guardamos un libro de Excel que contiene macros, de-
bemos hacerlo con una extensin distinta a la habitual (*.xlsx), ya que sta no
permite albergar macros.
Pg. 346
EXCEL 2010 MACROS
El tipo de archivo que debemos elegir en este caso es Libro de Excel habilitado
para macros (*.xlsm).
Lo mismo sucede si lo que guardamos es una plantilla de Excel que contiene ma-
cros. En lugar de usar como tipo de archivo el habitual para plantillas que es Plan-
tilla de Excel (*.xltx), tendremos que elegir Plantilla de Excel habilitada para
macros (*.xltm).
Pg. 347

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Cualquier forma de reproduccin, distribucin, comunicacin pblica o transformacin de esta obra

Depsito legal: M-32186-2012

02: El entorno de trabajo 15

03: Operaciones con libros 31

04: Cedas, Rangos y Hojas 43

Mover o copiar hojas de clculo 51

06: Operaciones con celdas y rangos de celdas 73

07: Formatos Condicionales y Plantillas 93

08: Frmulas 105

09: Funciones 121

10: Funciones Matemticas y Trigonomtricas 133

11: Funciones de Conteo y Estadsticas 139

12: Funciones Condicionales y Lgicas 145

13: Funciones Horarias 155

Operaciones con fechas 159

14: Funciones Financieras 163

15: Funciones de Bsqueda y Referencia 169

16: Funciones de Texto 181

17: Anlisis de datos 185

18: Auditoras de Frmulas 199

19: Grficos 207

Formatear partes de un grfico 217

20: Dibujo en Excel 233

21: Inserccin de elementos 245

22: Lista de datos y Esquemas 277

23: Tablas Dinmicas 297

24: Bsqueda y correccin ortogrfica 309

25: Imprimir 319

26: Personalizar Excel 331

Barra de herramientas de acceso rpido 333

27: Macros 339

0101 Qu es una hoja de clculo?

Qu es una hoja de clculo?

Hoy en da una hoja de clculo facilita, adems de realizar operaciones matemti-

Esta versin, mejorada y con nuevas utilidades, permite manipular grupos

Entrar y salir de Excel

- Haciendo doble clic sobre un acceso directo a la aplicacin situado en el Escrito-

- Desde el Explorador de Windows haciendo doble clic sobre cualquier archivo

Tambin posemos salir de la aplicacin Excel de distintas formas:

- Pulsando el botn Archivo y pinchando sobre el botn Salir.

0201 Interfaz del programa

Interfaz del programa

Con slo un vistazo, podemos distinguir claramente, cul es la parte dedicada a la

- Botn Archivo. Est situado en la esquina superior izquierda de la ventana y es

Es el botn principal de la aplicacin y coincide, tanto en su posicin como en la

- Barra de herramientas de acceso rpido. Es una pequea barra de herramien-

Inicialmente cuenta con tres botones; Guardar, Deshacer y Rehacer, pero ms

- Barra de ttulo. Est situada en la parte superior de la ventana. Excel asigna un

- Botn de ayuda. Est situado debajo de la Barra de ttulo. Pinchando en

- Cinta de opciones. Est situada debajo de la Barra de ttulo. Es la zona fun-

- Barra de estado. Est situada en la parte inferior de la ventana de Excel y su

- Botones de Vista. Estn situados a la derecha de la Barra de estado. Su funcin

- Barras de desplazamiento. Estn situadas a la derecha de la aplicacin (la ver-

- rea de trabajo. Es la zona que ocupa la mayor parte de la ventana. Representa

El primer botn salta a la primera de las pestaas, el ltimo va directamente a la

No se encuentran en esta vista, opciones relacionadas con la apariencia, formato o

A la izquierda de la vista se listan los diferentes comandos disponibles. Al hacer

Desde la vista Backstage podemos acceder al botn Opciones, que aunque no es

La Cinta de opciones se compone de diferentes fichas, para activar cada una de

Debemos saber que si la ventana de Excel est restaurada o no tiene el tamao

Tipos de comandos dentro

- Botones: son los comandos ms comunes. Su apariencia es cuadrada o rectangular

- Botones desplegables: tienen la apariencia de un botn pero vienen acompaa-