NewStock Manual - Hotel Botanico

Manual de Utilizacin
NewHotel STOCK
Versin Julio 2011
Revisin Julio 2011
Idioma: Espaol
Av. Almirante Gago Coutinho, 70

1700-031 Lisboa PORTUGAL
Tel. 21 844 0010 Fax 21 846 4152

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Manual de Utilizacin NewStock Almacn Alimentos y Bebidas Idioma: Espaol
TABLA DE CONTENIDO
BIENVENIDOS....................................................................................................................................................................6
GENERALIDADES................................................................................................................................................................7
I.1. PASOSPARAELUSODELSISTEMAPORPRIMERAVEZ...................................................................................................................7
II. INICIODELTRABAJO...................................................................................................................................................9
II.1. INICIARUNASECCINDETRABAJO..........................................................................................................................................9
II.2. UTILIZACINDELMEN.....................................................................................................................................................10
II.3. TERMINARLASECCINDETRABAJO.......................................................................................................................................10
II.4. DESCRIPCINDELASTECLASRPIDAS....................................................................................................................................11
III. ARCHIVOSONOMENCLADORESDELSISTEMA.......................................................................................................11
III.1. ARCHIVOS........................................................................................................................................................................11
III.1.1. PASES.........................................................................................................................................................................12
III.1.2. CDIGOSPOSTALES.......................................................................................................................................................13
III.1.3. MONEDAS...................................................................................................................................................................13
III.1.4. CONSUMOSINTERNOS....................................................................................................................................................13
III.1.5. ALMACENES/SECCIONES................................................................................................................................................14
III.1.5.1. ALMACENES/SECCIONES............................................................................................................................................14
III.1.5.2. UBICACIONES............................................................................................................................................................16
III.1.6. UNIDADESDEMEDIDAS..................................................................................................................................................17
III.1.7. RETENCIONES...............................................................................................................................................................21
III.1.8. IMPUESTOS..................................................................................................................................................................24
III.1.9. EMBALAJES..................................................................................................................................................................25
III.1.10. CATEGORAS.............................................................................................................................................................26
III.1.11. PRODUCTOS.............................................................................................................................................................27
III.1.11.1. GRUPOS,FAMILIASYSUBFAMILIA.................................................................................................................................27
III.1.11.2. PRODUCTOS.............................................................................................................................................................29
III.1.11.3. EQUIVALENCIAS.........................................................................................................................................................39
III.1.11.4. ESCANDALLO............................................................................................................................................................41
III.1.11.4.1.ESTIMARLOSPRECIOSDEVENTADELASFICHASTCNICASAPARTIRDELOSPRECIOSDECOSTO.................................................51
I.1.1.1. ASOCIARPRODUCTOSENTIDADES....................................................................................................................................57
I.1.2. REPORTESEXTERNOS.....................................................................................................................................................59
I.1.3. USUARIOS:...................................................................................................................................................................60
I.1.3.1. PERFILESDEUSUARIOS...................................................................................................................................................60
I.1.3.2. EMPLEADOS.................................................................................................................................................................63
I.1.3.3. ALTERARMISDATOS......................................................................................................................................................65
I.1.3.4. CAMBIARDEUSUARIO....................................................................................................................................................65
I.1.3.5. CAMBIARDEIDIOMA......................................................................................................................................................65
I.2. ENTIDADES.......................................................................................................................................................................66
I.2.1. TIPOSDEPROVEEDORES.................................................................................................................................................66
I.2.2. ORGANISMOS...............................................................................................................................................................66
I.2.3. ENTIDADES...................................................................................................................................................................67
I.3. PARMETROS...................................................................................................................................................................72
I.3.1. DATOSGENERALES........................................................................................................................................................74
I.3.2. CONFIGURACIN...........................................................................................................................................................75
I.3.3. MODOSDECLCULO.....................................................................................................................................................76
I.3.4. COMPROBANTE.............................................................................................................................................................78
I.3.5. MODOSDEOPERACIN..................................................................................................................................................79
I.3.6. CONTABILIDAD..............................................................................................................................................................82
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I.3.7. INTERFAZ.....................................................................................................................................................................84
I.3.8. REPORTES....................................................................................................................................................................86
I.3.9. COMUNICACIONES.........................................................................................................................................................88
II. OPERACIONES..........................................................................................................................................................90
II.1. MOVIMIENTOS.................................................................................................................................................................91
II.1.1. TIPOS..........................................................................................................................................................................91
II.1.2. INSERTARMOVIMIENTOS................................................................................................................................................95
II.1.3. CONSULTARMOVIMIENTOS.............................................................................................................................................99
II.2. MEATTAG...................................................................................................................................................................104
II.3. TRANSFERIRFACTURASASECCIONES....................................................................................................................................106
II.4. FACTURASPARAGUAS.....................................................................................................................................................107
II.4.1. ASOCIAR....................................................................................................................................................................107
II.4.2. ELIMINARASOCIACIONES...............................................................................................................................................109
II.5. INVENTARIOS..................................................................................................................................................................110
II.5.1. InventarioInicial.................................................................................................................................................110
II.5.2. Preparacin........................................................................................................................................................111
II.5.3. ConteoFsico.......................................................................................................................................................112
II.5.4. Creacin..............................................................................................................................................................113
II.5.5. Consulta..............................................................................................................................................................115
II.6. PEDIDOSALALMACN......................................................................................................................................................117
II.7. PROVEEDORES................................................................................................................................................................120
II.7.1. ContratosyOfertas............................................................................................................................................121
II.7.2. SolicitudesdeCompras.......................................................................................................................................121
II.7.3. PedidosalProveedor..........................................................................................................................................123
II.7.4. Ejemplodeunprocesodecomprademercancas..............................................................................................127
II.7.5. OpcinEvaluacindelasEntregasdeMercancas.............................................................................................134
II.8. PLANESDEPRODUCCIN...................................................................................................................................................137
II.9. MESASBUF..................................................................................................................................................................138
II.9.1. DISEODEMESASBUFE................................................................................................................................................139
II.9.2. MESASBUFECONSULTAR.............................................................................................................................................141
II.9.3. ANULACINDEMESASBUFE.........................................................................................................................................150
II.10. VENTASENSECCIN.....................................................................................................................................................156
II.11. CONSUMOSINTERNOSENSECCIN.................................................................................................................................157
II.12. ENLACECONSOFTWAREDEVENTASOFFLINE....................................................................................................................158
II.13. REBAJADEPRODUCTOSDEVENTAYCONSUMO..................................................................................................................158
II.14. TRATAMIENTODELASVENTASDELMINIBARENELNEWSTOCK.............................................................................................164
II.15. CIERREDEOPERACIONES...............................................................................................................................................166
II.16. CAMBIODEFECHADETRABAJO......................................................................................................................................167
III. CONTABILIDAD...................................................................................................................................................171
III.1. DEFINICINDECUENTASCONTABLES..................................................................................................................................176
III.2. ASIGNACINDECUENTAS.................................................................................................................................................178
III.3. EXPORTACIN.................................................................................................................................................................180
III.3.1. ESTRUCTURADEFICHEROSPARALASINTERFACESCONTABLES...............................................................................................182
III.3.1.1. IMPLICITO...........................................................................................................................................................182
III.3.1.2. ACCOUNTMATE.................................................................................................................................................183
III.3.1.3. COMFABOY.........................................................................................................................................................184
III.3.1.4. CONTAPLUS........................................................................................................................................................185
III.3.1.5. EDRANA..............................................................................................................................................................187
III.3.1.6. EENTERPRISE.......................................................................................................................................................188
III.3.1.7. HEINSOHN..........................................................................................................................................................189
III.3.1.8. INFOLOGIA..........................................................................................................................................................192
III.3.1.9. INFOLOGIAI........................................................................................................................................................193
III.3.1.10. INFOLOGIAHOTTI...............................................................................................................................................194
III.3.1.11. INFOLOGIALINHANEXT......................................................................................................................................194
III.3.1.12. INTERHOTEL2000...............................................................................................................................................195
III.3.1.13. LOGICCONTROLCLASS.......................................................................................................................................196
III.3.1.14. LOGICCONTROLWIN..........................................................................................................................................198
III.3.1.15. PRIMAVERA........................................................................................................................................................200
III.3.1.16. SAGE100.............................................................................................................................................................201
III.3.1.17. SAIKAS.................................................................................................................................................................203
III.3.1.18. SAP......................................................................................................................................................................204
III.3.1.19. TERMAEUROPA..................................................................................................................................................207
III.3.1.20. ZEUS....................................................................................................................................................................209
III.3.1.21. FORMADECONFIGURACINPARAPRIMAVERA..........................................................................................................210
I. REPORTES...............................................................................................................................................................213
I.1. CARACTERSTICASGENERALESDELOSREPORTESDELSISTEMA...................................................................................................213
I.2. EXISTENCIASYSALDOS.....................................................................................................................................................214
I.3. COMPRAS......................................................................................................................................................................217
I.4. PRODUCTOS...................................................................................................................................................................218
I.5. MOVIMIENTOS...............................................................................................................................................................221
I.6. VENTASYCONSUMOS......................................................................................................................................................222
I.7. IMPUESTOS....................................................................................................................................................................224
I.8. RECONCILIACIN.............................................................................................................................................................224
I.9. ESTADSTICAS.................................................................................................................................................................230
I.10. MISREPORTES................................................................................................................................................................234
II. UTILITARIOS...........................................................................................................................................................236
II.1. CALENDARIO..................................................................................................................................................................236
II.2. INICIALIZARCONSECUTIVOSDEMOVIMIENTOS.......................................................................................................................236
II.3. ACTUALIZAREXISTENCIASDELAINSTALACIN........................................................................................................................236
II.4. PRODUCTOS...................................................................................................................................................................237
II.4.1. CambiarCdigo..................................................................................................................................................237
II.4.2. CambiarUnidaddeMedida................................................................................................................................237
II.4.3. Cambiarcantidaddedosis.................................................................................................................................238
II.4.4. CambiarClasificacin.........................................................................................................................................238
II.4.5. Cambiartasasdeimpuestos...............................................................................................................................239
II.4.6. ValidarclasificacindeProductos......................................................................................................................239
II.4.7. Validardefinicindedosis..................................................................................................................................239
II.4.8. Desglosedeproductosdeventaenproductosdealmacn................................................................................239
II.4.9. ValidarUnidadesdeMedidavs.Cantidaddedosis............................................................................................239
II.4.10. Validarreferenciascclicasenlasfichastcnicas...............................................................................................240
II.5. RECALCULARTODOSLOSCIERRESDEOPERACIONES................................................................................................................240
II.6. CAMBIODEFECHADETRABAJOPARAATRS.........................................................................................................................240
II.7. LOGS.............................................................................................................................................................................240
II.8. RECONSTRUIRVISTASYFUNCIONES.....................................................................................................................................241
II.9. IMPORTACINDEDATOS..................................................................................................................................................242
II.10. EXPORTACINDEDATOS...............................................................................................................................................243
III. AYUDA...............................................................................................................................................................243
IV. NEWSTOCKCENTRAL...........................................................................................................................................244
V. SOLUCIONESAPROBLEMASFRECUENTES...............................................................................................................248
VI. TRMINOSUTILIZADOSENNEWSTOCK...............................................................................................................250
VII. PROCEDIMIENTOPARALAACTUALIZACINDEVERSIONES.................................................................................251
VIII. ESPECIALESNEWSTOCK......................................................................................................................................252
VIII.1. DETALLESEXPLICATIVODECMOCONFIGURARNEWSTOCKCONENLACECONNEWPOS...........................................................252
VIII.2. CARACTERSTICASENLAPARAMETRIZACINNEWSTOCKNEWPOS....................................................................................252
VIII.2.1ENNEWPOS..................................................................................................................................................................252
IV.OPCINPARAREBAJASONLINEENNEWSTOCK.........................................................................................................................255
IV.TRATAMIENTODELASMERCANCASENCONSIGNACINENNEWSTOCK...........................................................................................258
Bienvenidos
NewStock es un paquete de software especializado para la gestin integral de Almacenes y Compras de

Alimentos y bebidas en Hotelera y Restauracin.
El presente manual explica cuales son y como se utilizan las opciones del sistema.
En el captulos I se explican a grandes rasgos los pasos necesarios para instalar por primera vez el sistema, para
ms detalles es necesario remitirse al Manual de Instalacin.
Como iniciar el trabajo con el sistema y moverse dentro de l, se explica en el capitulo II.
En el Capitulo III se puede constatar la estructura de codificacin flexible y parametrizable, especialmente para los
productos simples y compuestos, que brinda el NewStock.
El NewStock controla desde las Ofertas para las Encomiendas y Compras de mercancas hasta los inventarios en
Almacenes y Secciones, dispone de Interfaces con los Software de Terminal de Punto de Venta para la rebaja
automtica de las ventas en los almacenes y secciones del Stock y la Contabilidad Hotelera, toda esta
operatividad del sistema se explican en el capitulo IV.
Su concepcin est conforme a los criterios de Organizacin contable y de gestin del Uniform Systems of
Accounts for Hotels. En el capitulo V se hace una detallada descripcin del proceso contable.
Un aspecto bien necesario para la gestin de las operaciones de una instalacin son los Reportes y Listados de
Control, este punto est muy bien abordado en el sistema y estn enumerados en el captulo VI. Por otra parte en
el capitulo VII se hace referencia a las posibilidades del sistema para el anlisis estadstico de los datos.
En el capitulo IX se hace referencia a la posibilidad de controlar los nomencladores del sistema en varias
instalaciones desde una instalacin central, para mas detalles ver los manuales del NewStockCentral. (Preguntar
como abordar este punto, considerando tambin el NewCentral)
Por ltimo en el captulo XII se explica el proceso de actualizacin de versiones.
Si tiene algn problema o duda durante el trabajo con el sistema, puede encontrar ayuda en los captulos X
(Soluciones a problemas frecuentes) y XI (Trminos utilizados en NewStock) o comunicarse con nuestra oficina de
soporte tcnico.
Generalidades
I.1. Pasos para el uso del sistema por primera vez
Una vez instalado el sistema (Ver. Manual de Instalacin) para usar el sistema por primera vez, se deben ejecutar
los siguientes procedimientos en el orden que aqu recomendamos:
[Recuerde que el usuario inicial para conectarse al sistema es CAS con clave: CAS]
I. Configurar el sistema a travs de la opcin Archivos/Parmetros o a usando la tecla rpida

Los parmetros son explicados con detalles en 1.14 Parmetros.
II. Crear los datos bases necesarios en el siguiente orden a travs de la opcin de men Archivos:
(Las que estn marcadas con * son opcionales)
Pases *
Cdigos Postales *
Monedas
Retenciones *
Consumos Internos *
Ubicaciones (Clasificacin de las zonas de almacenaje dentro del almacn) *
Almacenes/secciones
Unidades de medida
Impuestos *
Embalajes *
Categoras (Clasificacin de los productos) *
Productos
Tipos de Grupos
Grupos
Familias
Subfamilias *
Productos
Equivalencias
Escandallos
Usuarios
Perfiles
Empleados
III. Crear las Entidades (Proveedores o Clientes) usando la opcin del men Entidades.
IV. Posteriormente usando la opcin del men Operaciones y en el orden siguiente:

Definir los movimientos tpicos
Ejecutar el inventario inicial
Despus de estos pasos ya el sistema se encuentra listo para su ejecucin.
Si bien los inventarios iniciales no son obligatorios, es importante sealar que solo pueden hacerse inventarios
iniciales en las secciones donde no exista ningn movimiento, si por alguna razn se hacen movimientos y no se
fijan los inventarios iniciales previamente, ya no habr la posibilidad de hacerlos.
V. Por ltimo y sin restarle importancia debe configurarse la contabilidad del sistema, cuestin que debe tenerse
presente desde el mismo inicio de la introduccin de los nomencladores. Los pasos necesarios para la
configuracin de la contabilidad son explicados en el Capitulo V.
II. Inicio del Trabajo

II.1. Iniciar una seccin de trabajo
Para comenzar el trabajo con el sistema NewStock una vez instalado el mismo, se dar doble clic sobre el icono
en pantalla de la aplicacin o sobre el .EXE directamente, apareciendo la siguiente pantalla:
Debindose teclear el nombre del usuario y su clave.
II.2. Utilizacin del Men
La utilizacin de los mens de NewStock es similar a cualquier men de una ventana de Windows, teniendo
adems, para facilidad del usuario, una barra con teclas rpidas, que permiten el acceso directo a las opciones
ms usadas del sistema.
La seleccin de las opciones se efecta con el movimiento del ratn posesionndose encima de la opcin
deseada y posteriormente dando un clic para su ejecucin.
II.3. Terminar la seccin de trabajo
Para terminar la seccin de trabajo existen tres vas; una es mediante la opcin SALIR del men de DATOS, otra
usando la tecla rpida o dando un clic en el botn cerrar de la esquina superior derecha de la ventana de la
aplicacin.
Siempre que trate de salir del sistema se pedir la confirmacin para terminar.
II.4. Descripcin de las teclas rpidas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
1. Productos
2. Escandallo
3. Rebaja de productos de venta y consumo.
4. Entidades
5. Pedidos al Proveedor
6. Insertar Movimientos
7. Consulta de Movimientos
8. Facturas Pendientes
9. Pedidos a Proveedores
10. Crear Inventarios
11. Consulta de Inventarios
12. Actualizar datos locales con datos del NewStockCentral
13. Parmetros
14. Cambio de Usuario
15. Cambio de idioma
16. Calendario
17. Salir del Sistema
III. Archivos o Nomencladores del Sistema
III.1. Archivos
En esta opcin se introducen todos los datos bases que necesita el usuario para la operacin del sistema. Los
datos que en ella se deben configurar y en el orden que recomendamos son los siguientes.
III.1.1. Pases
Son los pases o nacionalidades.
III.1.2. Cdigos Postales
Describe los cdigos postales para emplearse durante la introduccin de los suministradores.
III.1.3. Monedas
Se emplea para introducir las monedas a emplear en el sistema, as como la tasa de cambio en base a la moneda
base que se emplea.
III.1.4. Consumos internos
Se detallaran los conceptos de los consumos internos o cuentas casas que pueden emplearse en el sistema, con
la finalidad no solo de efectos contables, sino permitir a la administracin el control de los gastos internos.
III.1.5. Almacenes / Secciones
III.1.5.1. Almacenes / Secciones
El sistema tiene una definicin y un tratamiento diferenciado para los almacenes y las secciones.
Por almacn se entiende todo al centro de costo que puede realizar compras de mercancas y por tanto es una
actividad habitual del mismo, as como es el que suministra a todas las secciones.
El sistema adems permite definir ms de un almacn, y opcionalmente se puede definir uno de ellos como
Almacn Central.
Las Secciones son utilizadas para dar servicio de almacn para fines de venta o de consumo interno.
Existen parmetros para restringir que las compras, ventas y devoluciones solo pueden ser hechas desde un
almacn y adems que si existe un almacn central solo sean hechas por ese almacn central.
Para crear un nuevo almacn o seccin se invoca la opcin nuevo, donde se especificar entre otros los
siguientes datos:
Nombre Nombre del almacn o seccin

Abreviatura Siglas identificativas del mismo
Tipo Se especificar si lo nuevo a introducir es un almacn o una seccin.
Punto de Al marcarlo servir para identificar los puntos de ventas dentro de todas las
Venta secciones, y en caso de que existan ms de una base de NewPos conectada al
NewStock se podr especificar con que base de datos del NewPos se
corresponde.
Bloqueos Cuando desde una estacin de trabajo se esta haciendo un ajuste, un inventario o
un movimiento en un almacn o seccin, con vistas a garantizar la consistencia de
los datos se bloquean dichos datos para el resto de las estaciones de trabajo. Sin
embargo si ocurre algn error durante el proceso, pudieran quedarse bloqueados
los datos, para desbloquear manualmente dichos datos se desmarca el tipo de
bloqueo correspondiente.
La cantidad de Almacenes y/o secciones que se pueden crear en el sistema, est limitada por la licencia del
software.
III.1.5.2. Ubicaciones
Las ubicaciones describen los lugares o zonas del almacn donde se pueden localizar las mercancas, es un dato
opcional.
III.1.6. Unidades de medidas
Para comenzar la introduccin se oprimir la tecla nuevo, donde aparece una nueva pantalla para teclear la
denominacin y la abreviatura de la unidad de medida.
Posteriormente si queremos relacionar la unidad de medida con otra ms pequea o ms grande, oprimimos
visualizar y aparece la siguiente pantalla para introducir la relacin.
En el ejemplo especificamos que la relacin de Kilogramos es 1000 Gramos. Con la unidad de medida RACION
150 GR la relacin o factor de conversin es de 150.
Cuando se crea una conversin entre dos unidades de medida, el sistema crea automticamente el factor de
conversin en el sentido inverso, as si visualizamos la unidad de medida GRAMO vemos que el sistema calcul lo
siguiente.
En ocasiones se quiere modificar una unidad de medida por otra, o simplemente eliminarla, estas acciones
estaran condicionadas por el uso que se le ha dado a esa unidad de media, la opcin Usada en, brinda la
posibilidad de visualizar en que lugar est siendo usada la unidad de medida, por ejemplo los productos que
tienen esa unidad de medida, las fichas tcnicas, fichas de elaboracin, los movimientos, las equivalencias entre
productos,
En ocasiones por error se elimina un factor de conversin entre dos unidades de medida que han sido usadas,
para validar que existan todas las conversiones requeridas puede usar la opcin Validar de la pantalla de consulta
de unidades de medida.
III.1.7. Retenciones
En algunos sistemas contables se aplican retenciones de pago de impuestos a los proveedores, en esta opcin se
definen las distintas retenciones que se usarn.
Las retenciones son por cientos de los pagos a proveedores que no se pagan a los mismos y son pagados
directamente a la administracin tributaria.
Es posible configurar 3 tipos de retenciones:
-Retencin de IVA: Por ciento a retener sobre el valor del IVA

-Retencin por producto: Por ciento a retener sobre el valor de cada lnea de producto.
-Retencin general: Por ciento a retener sobre el valor total de la factura.
La aplicacin de las retenciones est condicionada a las caractersticas del proveedor y de la instalacin como tal.
III.1.8. Impuestos
Se emplea para definir los distintos impuestos que existen y se emplearn en NewStock.
III.1.9. Embalajes
Se definen los nombres de los embalajes que generalmente se reciben en los almacenes y secciones. Luego se
podrn asignar estos valores a cada producto de manera opcional.
III.1.10. Categoras
Los productos pueden ser clasificados segn una categora. Es el usuario quien las crea, digamos por ejemplo en
Nacionales o Importados. Ello permitir obtener luego un reporte de ventas segn su categora.
III.1.11. Productos
Para configurar los productos, se tiene que crear un grupo de campos identificativos que explicaremos en el
mismo orden en que se deben crear.
III.1.11.1. Grupos, Familias y Subfamilia
Para facilitar los requerimientos informativos y contables de la hotelera, se crearon un grupo de variables
asociadas a los productos que permitan obtener resmenes estadsticos por estos criterios. Estas variables son
denominadas como Grupo, Familia y Subfamilia.
Para darle la libertad al usuario de abrir estas clasificaciones tanto como quiera, el NewStock introdujo otro
concepto que es el Tipo de Grupo.
Ms concretamente los grupos pertenecen a un tipo de grupo.
Un producto pertenece a un grupo, una familia y opcionalmente a una subfamilia. Un grupo puede tener una o ms
familias, y cada familia contiene cero o ms subfamilias, es por eso que el orden de definicin es:
1. Tipo de Grupo
2. Grupo
3. Familia
4. Subfamilia
Las variables Grupo y Familia son requisitos obligado para el funcionamiento del sistema, siendo opcional la
variable Subfamilia.
Para definir, listar o modificar los grupos se activa la opcin Datos/Productos/Grupos.
Existe un parmetro para otorgar los consecutivos de productos por Grupo, Familia o General, el campo Cdigo
Inicial de producto es para usarlo si el parmetro se marca como consecutivos por grupo.
Para definir, listar o modificar las familias se activa la opcin Datos/Productos/Familias.
Para definir, listar o modificar las subfamilias se activa la opcin Datos/Productos/Subfamilias.
III.1.11.2. Productos
Al fichero de productos se le pueden realizar distintos movimientos, tales como introducir nuevos artculos,
modificar los existentes, eliminar (siempre y cuando no haya sido utilizado), buscar por diferentes criterios, etc.,
que explicaremos a continuacin.
Introducir un artculo nuevo (opcin Nuevo)
Para ello se oprime el botn Nuevo apareciendo la siguiente pantalla:
Datos Principales
Cdigo Cdigo asignado automticamente por el sistema y que puede ser modificado por
el usuario para identificar al artculo. Su longitud mxima es de 7 dgitos. El
mtodo para la generacin del consecutivo automtico es parametrizable.
Descripcin Descripcin alfanumrica del producto
Grupo Grupo en donde se clasifica al producto
Familia Familia donde se clasifica al producto
Subfamilia Subfamilia donde se clasifica al producto
Categora Categora a la que pertenece el producto por defecto, pero en el momento de la
compra se podr especificar una categora diferente.
Dosis Algunos artculos pueden ser consumidos o bien por su unidad de medida o
mediante dosis de consumo dentro de una misma unidad de medida. Por litros
ejemplo si la unidad de medida es botella de 0.70 litros y se puede consumir en
dosis de 0.05 litros que representa 14 dosis. Por tanto se puede especificar 14 en
este campo que representa la cantidad de dosis que es equivalente a la unidad de
medida del producto.
Unidad Medida Unidad de medida del producto, en esta unidad de medida es que muestran las
existencias del producto, aunque en el momento de usar el producto se podrn
usar otras unidades de medida que sean equivalentes a esta.
Embalaje Tipo de embalaje que utiliza el producto, es un valor opcional y puramente
descriptivo.
IVA Es la tasa de impuesto que puede tener el producto por defecto. Para utilizarlo
deben ser previamente creados en su correspondiente nomenclador.
Cdigo de barras Cada producto puede tener asociado varios cdigos de barras que luego se
podrn usar para efectuar inventarios usando el Lector de Cdigos de Barras.
Vigente Mientras un producto est marcado como no vigente no se podrn hacer compras
de l, pero si se podr consumir la existencia que halla del mismo.
De riesgo El programa ofrece una opcin para imprimir un listado de inventario aleatorio, sin
embargo existen productos que siempre se quieren incluir, para lograr esto se
debe marcar este campo.

Consumible Significa que cuando el producto se trasfiere de un almacn a una seccin se
lleva automticamente a gastos en la seccin destino. Existe un parmetro de
configuracin que indica si existe o no cuentas de existencias en las secciones
para los productos consumibles. Si existe entonces el programa al hacer la
transferencia le da entrada en la seccin destino a esos productos y entonces
genera automticamente un movimiento de salida a gastos. Si el parmetro por el
contrario esta desmarcado, significa que el programa no le dar entrada a esos
productos en el destino aunque contablemente si los llevara a gastos de la
seccin.
No Inventariable Son productos que solo podrn usarse para hacer pedidos a proveedores, nunca
para pasar compras ni fijar inventarios.
Mercanca en El sistema le da un tratamiento contable diferenciado a los productos en
consignacin consignacin. En esta pantalla adems se debe especificar el proveedor con el
que se tiene el producto en consignacin.
Tipo Tipo de producto:
Primario
Compuesto (producto resultante de un proceso de Elaboracin)
Porcionables (producto que da lugar a nuevos productos a partir de un proceso
de porcionamiento o despiece)
Tipo de porcionado Si el producto es porcionable o resultado de un porcionamiento, se clasifica en:
Ninguno, Resano, Subproducto, Desperdicio. Esta clasificacin es utilizada en los
reportes de rendimientos del producto bruto.
Otros Datos
Existencias Se muestra la existencia total en la instalacin, y las cotas de stock para
la instalacin.
Precio Costo Inicial Se define para los productos un precio de costo inicial, que se usar
mientras no se fije un inventario inicial o se haga su primera compra.
Este valor es muy til para saber un precio de costo aproximado de las
fichas tcnicas, cuando el producto no se ha movido nunca dentro del
sistema.
Asociaciones con Se seleccionan los almacenes y secciones a los que el producto estar
Secciones asociado. En dependencia de los parmetros se podr mover o no un
producto a una seccin con la que no est asociado.
Valor Admisible por Unidad En los procesos de despiece, los productos resultantes pueden variar en
de Medida su peso, pero dentro de lmites que deben ser validados, es aqu donde
se especifican esos lmites.
Si se selecciona un artculo de tipo compuesto en la pantalla de consulta de productos se activa el
botn , para introducir los productos que lo forman.
Al invocar esta opcin se muestra la siguiente pantalla:
En la parte superior de esta pantalla aparece el cdigo, descripcin y unidad de medida del producto. En la casilla
cantidad el usuario debe indicar para qu cantidad del producto corresponden las cantidades de los componentes
que se agregan en la parte inferior.
Para agregar componentes se selecciona en el panel de la izquierda el producto componente y se da un clic en el

botn de la flecha derecha. Para eliminar uno de los componentes se da un clic en la flecha izquierda.
De manera agilizada se pueden agregar todos los componentes de otra ficha tcnica que anteriormente se halla
definido, buscando en el panel que est en la parte superior y dando un clic en alguno de los botones con flecha
abajo.
Cuando se agrega un producto de almacn aparece la siguiente pantalla.
Donde se debe especificar la cantidad que lleva del mismo. La cantidad se puede indicar en cualquier unidad de
medida equivalente a la del producto, pero si la cantidad se desea especificar en dosis, entonces la unidad de
medida debe coincidir con la unidad de medida del producto.
Si se marca la opcin Prescindible significa que en el proceso de elaboracin no es obligatorio que exista la
cantidad especificada, se rebajara de ese producto lo que se pueda si hay existencia.
Si durante el proceso de elaboracin no hay existencia de un determinado componente se pueden usar productos
equivalentes que tengan existencia si se marca la opcin Usar Equivalencias de Productos.
Para los artculos porcionables el procedimiento para indicar los componentes es similar al anterior, solo que se
especifican los siguientes campos al invocar la opcin de Composicin.
Los procesos de despieces por lo general se corresponden con productos crnicos y por lo general tambin se
producen mermas, por descongelacin por ejemplo, en el sistema el tratamiento de esa merma se puede hacer de
dos formas a travs de un movimiento de Merma o Rotura del propio producto que se despieza, o creando un
producto con tipo de porcionado Merma al que se le asocie dicho valor. Si se escoge la primera opcin significa
que cuando se terminen de indicar las cantidades resultantes del proceso de despiece, el sistema
automticamente generara el movimiento de merma con la diferencia entre el peso del producto porcionado y la
suma de los pesos de los productos resultantes. Se puede especificar una cota mxima para esa merma, en la
casilla Mximo por ciento de merma, de esta forma el programa validara que la cantidad a declarar como merma
no sobrepase el por ciento del bruto indicado. Por supuesto este valor es opcional.
Cuando se adiciona un producto resultante aparece la siguiente ventana:
Para cada resultante de un producto porcionable, tambin se le puede especificar un por ciento del bruto como
cota mxima.
Veamos que significan los valores de Categoras y Precio de mercado.
En el proceso de Despiece, hay que distribuir el importe de lo que se va a porcionar en los importes resultantes, y
por ende se obtienen los precios de costo de los productos resultantes. Para esto se pueden usar dos mtodos en
el clculo del coeficiente de distribucin. Se puede hacer la distribucin en funcin de los precios de mercado de
cada producto resultante o usando un valor de categora para ponderar la distribucin, las categoras tiene un
valor entre 0-9.
Si el usuario llena los dos campos es prioritario por el sistema el empleo del precio de mercado, siempre y cuando
todos los productos que intervienen en la elaboracin posean este dato, en caso contrario se toma como
referencia la categora.
El orden de importancia de la categora es de mayor a menor.
Frmula aplicada para la distribucin segn los precios de mercado:
Sea Cr: cantidad de productos resultantes

P: Producto a Porcionar
p: Producto resultante
Precio de costo de p =
((Precio Costo de P *Cantidad P *Precio Mercado de p) / Sumatoria de Precios de Mercado de todos los p)
*
(Cantidad P que se porciona para obtener el resultante /Cantidad de p)
Frmula aplicada para la distribucin segn las categoras:

Precio de costo de p =
((Precio Costo de P *Cantidad P *Categora de p) / Sumatoria Categora de todos los p)
*
(Cantidad P que se porciona para obtener el resultante /Cantidad de p)
Visualizar productos
Mediante esta opcin se puede visualizar los artculos una vez ya creados permitiendo adems realizarle las
siguientes actualizaciones:
Se puede modificar la descripcin, embalaje, la tasa o IVA y los cdigos de barras, el resto de los datos solo si el
producto no tiene movimientos.
En esta pantalla adems en la parte inferior se muestran otro datos como la existencia por secciones; los datos de
las ultimas compras; la composicin si es un producto de elaboracin o si pertenece a la composicin de un
productos compuesto; la composicin si es un producto porcionable o resultado del despiece de otro producto
porcionable; las fichas tcnicas o productos de venta a las que pertenece y por ultimo los productos con los que es
equivalente.
Volviendo a la pantalla de consulta de productos
Mn. / Mx
Es esta opcin la que permite calcular de forma automtica las cotas mnima, mxima y de alerta para los
productos en funcin de los consumos promedios diarios de productos y los das de cobertura que se establezcan.
Como se puede observar existen herramientas para generar el clculo automtico, pero el usuario puede modificar
estas cotas manualmente a cada registro.
En el listado se destacan en amarillo los registros que no tenan cotas definidas, y en rojo los que tienen las cotas
mal definidas.
Existencia
La ventana que aparece al dar un clic en el botn Existencias muestra la existencia, el precio por almacn del
producto seleccionado, mediante esta opcin se puede realizar ajustes de existencias y precio a los productos que
tienen movimiento o saldo, pudindose adems ajustar el stock mnimo, mximo y de alerta.
Para ajustar el stock mnimo, mximo y alerta se procede de la siguiente forma: Primero se debe posicionar sobre
al artculo que deseamos cambiar estos datos, posteriormente se llena los espacios en blanco con los valores
nuevos y por ultimo se oprime la flecha que aparece en verde. La ubicacin describe en que lugar del almacn o
seccin se encuentra (es opcional, y usualmente muy til en almacenes grandes o CAVAS).
A la derecha de la ventana el panel Ajustar tiene dos botones para ajustar la cantidad o el precio.
Sern las observaciones del movimiento

que se genera con el ajuste.
III.1.11.3. Equivalencias
Se pueden establecer equivalencias de productos, lo que significa que tanto en los procesos de elaboracin como
en las rebajas automticas cuando un producto no tiene existencias el programa automticamente usa productos
equivalentes.
Para que los productos puedan ser equivalentes, es necesario que sus unidades de medidas tambin lo sean.
El sistema sigue el principio de que en la equivalencia hay un orden de prioridad y siempre se usa el
producto equivalente que tenga existencia y sea el de menor orden de prioridad. Para ordenar los
productos se usan los botones
A cada equivalencia tambin se le puede marcar si se desea que sea usada o no en los procesos de
elaboracin y/o rebaja de productos.
III.1.11.4. Escandallo
El escandallo o ficha tcnica, es el enlace entre los productos de venta y los productos de almacn, es como la
receta del producto de venta. A los productos de venta usualmente se le llaman PLUS.
A continuacin la pantalla de consulta de los escandallos.
En la parte superior aparecen algunos criterios para filtrar las fichas tcnicas.
Si se especifica un cdigo entonces se buscara la ficha que tiene ese cdigo.
Si se especifica un producto, entonces se filtraran aquellas fichas que tengan dentro de sus componentes a ese
producto de almacn.
Una ficha tcnica a su vez puede tener dentro de sus componentes otra ficha tcnica y a eso es lo que llamamos
SUBPLUS.
Los PLUS se pueden inactivar, desmarcando la opcin Activo.
Se pueden definir Tables que son Plus que estn formados por otros PLUS y que su precio de venta no es
exactamente igual a la suma de los precios de venta de los PLUS que lo componen.
Los productos de venta pueden ser usados en la interfaz del sistema con el software de puntos de ventas
(NEWPOS), con el de los eventos y convenciones (NEWPLAN), (NEWGOLF), (NEWSPA), por lo tanto a cada
PLUS se le marca para cuales de los sistemas es VISIBLE. Usando estos enlaces es que al vender un producto
en cualquiera de estos otros mdulos es que se rebajan automticamente los productos que lo componen.
Al crear o visualizar una ficha tcnica la pantalla que aparece es la siguiente:
En la parte superior datos generales de la ficha, como el cdigo, la descripcin, grupo, familia, los mdulos para
los que es visible, los Plus de los que esta ficha forma parte, si es un table y si esta activo. Luego en la parte
inferior aparecen otros datos agrupados en pestaas. En la primera esta la composicin de producto. Una ficha
puede estar compuesta por productos de almacn y/o productos de ventas (Plus), estos segundos son los que
llamaremos SubPlus.
Cuando se agrega un producto a un escandallo esta es la pantalla que aparece.
Donde se debe especificar las cantidades brutas y netas que lleva del mismo. La cantidad bruta es la que se
rebajara cuando se venda el PLUS y la cantidad Neta solo es un dato informativo al igual que el dato del % de
merma en la elaboracin del plato. La cantidad se puede indicar en cualquier unidad de medida equivalente a la
del producto, pero si la cantidad se desea especificar en dosis, entonces la unidad de medida debe coincidir con la
unidad de medida del producto.
Si se marca la opcin Prescindible significa que en la rebaja automtica no es obligatorio que exista la cantidad
especificada, se rebajara de ese producto lo que se pueda si hay existencia, de lo contrario no quedaran
pendientes de rebaja.
Tambin como se puede ver para cada componente se puede indicar si se quiere que se usen las posibles
equivalencias
En la pestaa de Precios se muestran las siguientes informaciones:
Precio de Costo Planificado: Es un precio de costo previsto por el usuario, es un dato informativo.
Precio unitario segn los ltimos precios de compra: Es el precio de costo de la ficha, calculado a partir de los
ltimos precios de compra de cada componente.
Precio de Costo segn los mximos precios de costo: Es el precio de costo de la ficha, calculado a partir del
mayor precio de costo entre todas las secciones, de cada componente.
En la parte inferior se debe definir en que puntos de venta se vende este plus y en cada caso de que seccin de
almacn se hace la rebaja, tambin se indica el precio de venta, entonces el sistema calcula el precio de costo
relativo a esa seccin de rebaja. Cuando existe interfaz con NewPos, existe la posibilidad de importar esta
informacin del NewPos, dando clic en el botn Importar precios del NewPos
Si se quiere visualizar los costos detallados de cada componente de la ficha, el usuario puede usar el botn Costo
Detallado.
En la pestaa Carta Tcnica se pueden introducir el modo de preparacin, elaboracin y presentacin.
El resto de los datos estn en la pestaa Otros Datos
Cualquier cambio que se haga en la composicin de la ficha es necesario asentarlo en la base de datos para que
el calculo de los precios de costo se actualice, y para que la impresin de la ficha muestre las modificaciones, para
ello existe el botn Aplicar.
En esta pantalla existe adems el botn Estructura, para visualizar la composicin de la ficha tcnica en forma
arbrea.
Volviendo a la pantalla de consulta de fichas tcnicas explicaremos el resto de las opciones que brinda.
Con esta opcin se tiene acceso a la siguiente pantalla donde se puede visualizar e imprimir la
ficha de costo de un Plus en una seccin.
Es la forma de acceder a una herramienta para establecer los precios de ventas de los productos.
Se pueden introducir cada una de las lneas o usar el utilitario que esta en la parte inferior para generar varios
registros de una vez. Adems como se puede observar se puede importar del NewPos los precios de venta
actuales, o hacer el calculo segn un valor de Ratio.
Usando esta opcin se puede visualizar e imprimir la composicin de un Plus en forma arbrea.
Para Exportar hacia un fichero txt, las fichas con sus precios de costo. Esto es muy til en caso de
necesitar enlazar al NewStock con un sistema de venta que no este accesible desde donde esta instalado el
newstock.
Para obtener un listado de los Plus que no tienen ningn producto de almacn en
su composicin.
Cuando existe interfaz con NewPos esta herramienta es muy til para importar los
productos de venta definidos en NewPos. Esta pantalla muestra los cdigos definidos en NewPos y que no existen
en NewStock, o los que estn definidos en ambos sistemas pero difieren en su definicin. A la derecha hay un
check para marcar si se desea importar el registro.
El NewStock permite que se pasen directamente o manualmente en el NewStock, las

ventas y consumos, para ello es necesario definir para cada producto que se venda una ficha tcnica, el botn
Generar facilita esta tarea, ya que crea una ficha tcnica para cada uno de los productos del grupo que este
seleccionado en Grupo, si no hay ningn grupo seleccionado crea una ficha tcnica para todos los productos
definidos en el sistema. Dichas fichas tcnicas son nombradas con el mismo nombre del producto y la cantidad 1.
III.1.11.4.1. Estimar los precios de venta de las fichas tcnicas a partir de

los precios de Costo
El NewStock le brinda al usuario una herramienta muy til para estimar los precios de venta a partir de los precios
de costo de los productos que componen la ficha.
A continuacin explicaremos los parmetros que son requeridos para estimar los precios de venta.
Lo siguiente es la pantalla de definicin de una ficha tcnica.
En el tab Precios se tienen tres botones para visualizar los datos generales para la instalacin, los precios
detallados por secciones y un tercer Tab que permite visualizar grficamente la relacin entre los precios de costo
y los de venta.
Siempre existe la posibilidad de fijar un precio de venta y entonces el sistema calcular el ratio Costo/Venta o el
usuario puede fijar un ratio y entonces el sistema deduce el precio de venta.
Cada precio de venta est condicionado a la seccin donde se venda y de donde se rebaje. El precio de costo se
toma de la seccin donde se rebaja.
Como los precios de costo son por secciones, para ver el producto de manera general en la instalacin, el precio
de costo se calcula a partir del mximo precio de costo de cada producto componente de la ficha tcnica. A
manera de informacin tambin se ofrece el precio de costo segn los precios de la ltima compra de cada
componente.
Para definir mltiples ratios o precios de venta de manera automtica en la pantalla de consulta de fichas tcnicas
existe el botn PVenta.
Aqu se pueden asociar productos con secciones de venta y secciones de rebaja y especificarle el ratio o precio de
venta. En la parte inferior se pueden seleccionar secciones y grupos y especificando un ratio generar los registros
correspondientes.
Existe la posibilidad de importar los precios de venta que estn definidos en NewPos, en caso de que exista
interfaz entre los dos mdulos.
Luego estn las opciones de reportes que brinda el sistema, accesibles desde la propia pantalla de un ficha
tcnica o desde la pantalla de consulta de todas las fichas.
Ejemplo de la Tarjeta de la Ficha Tcnica
Ejemplo de la Ficha de Costo
I.1.1.1. Asociar productos- entidades
Cada producto por lo general se le compra a un mismo proveedor, tener esta asociacin puede ser muy til, a la
hora de confeccionar los pedidos a proveedores.
Por otra parte sirve para especificar en el caso de movimientos de ventas a terceros, el por ciento sobre el precio
de costo que se le quiere aplicar y as el sistema puede proponer el precio de venta automticamente.
Cuando se va a introducir una compra, en la bsqueda del cdigo del producto hay la posibilidad de filtrar solo los
productos asociados a ese proveedor, como por lo general se conoce lo que se le compra a cada proveedor, esto
facilita la bsqueda
I.1.2. Reportes Externos
Aun cuando el sistema cuenta con una gran variedad de reportes, el usuario puede crear sus propios reportes e
inclurselos al sistema.
Para ello el sistema le ofrece opciones de restriccin de los datos segn algunos criterios, ponerle el titulo e indicar
la localizacin del mismo.
El primer paso es definirlo en esta opcin, luego para ejecutarlo debe seleccionar la opcin de men
Reportes/Otros, seleccionar el reporte por el ttulo que le dio y finalmente pasarle los datos requeridos.
I.1.3. Usuarios:
Mediante estas opciones el sistema permite crear los perfiles de usuarios y los usuarios del sistema NewStock.
I.1.3.1. Perfiles de usuarios
El perfil de usuario permite crear un patrn de acceso tipo para un grupo de usuario, facilitando que se creen todos
los accesos para cada usuario por separado.
Para crear los perfiles se da un clic en Nuevo y aparecer la siguiente pantalla:
En ella se especifica el nombre del perfil y las opciones a que tendr acceso, mostrndose todas las opciones
permitidas del Sistema.
El primer Tab, Opciones de Actualizacin, permite marcar o desmarcar cada una de las opciones de
actualizacin. En el tab Otras opciones lo que permite es permitir o no el acceso a la opcin de forma total.
Finalmente en el tab Permisos de Movimientos, es para dar o quitar el acceso a la creacin de los diferentes
Tipos de Movimientos que tiene el Sistema y/o a su contabilizacin.
I.1.3.2. Empleados
Permite crear los usuarios autorizados a trabajar con NewStock.
En esta opcin permite especificar a un usuario en especfico que pertenece a un perfil, agregarle o quitarle
privilegios que estn especificados en el perfil, facilitando la creacin de los mismos de forma personalizada.
I.1.3.3. Alterar mis datos
Esta opcin le permite al usuario conectado cambiar sus datos, por ejemplo su clave.
I.1.3.4. Cambiar de usuario
Permite conectarse al sistema como otro usuario.
I.1.3.5. Cambiar de idioma
Permite cambiar el idioma en el que se est visualizando el sistema.
I.2. Entidades
I.2.1. Tipos de Proveedores
Permite al usuario clasificar los proveedores por tipo de proveedor.
I.2.2. Organismos
Cada proveedor o entidad con que trabaja el NewStock pueden ser agrupados por organismos. Esta es la opcin
que permite crear dichos organismos para luego asocirselos a las entidades.
I.2.3. Entidades
Definicin de todos los posibles suministradores y/o clientes con que trabajar NewStock.
La parte superior de la ventana permite filtrar los datos mostrados, para ello se seleccionan los criterios a
considerar en el filtro y se da un clic en el botn Buscar.
El botn permite poner a cada producto la referencia que usa el proveedor. Existen
proveedores que exigen que en los pedidos de productos se use una referencia conocida por el. Pongamos un
ejemplo mas claro.
El proveedor ALVAREZ ESTABLECIMIE ALVA PALMA DE MALLO vende FR COSTELETA DE VITELA, para
nuestro sistema el cdigo es 4, sin embargo para el proveedor el cdigo es 3034-A. En los pedidos a ALVAREZ
ESTABLECIMIE ALVA PALMA DE MALLO se le pone al FR COSTELETA DE VITELA el cdigo 3034-A como
referencia. Hay posibilidad es opcional, para nada es obligatorio.
Veamos ahora todas las caractersticas de las entidades.
Al dar clic en el botn nuevo o visualizar aparece la siguiente ventana, para captar o mostrar todos los datos del
cliente y/o proveedor.
I.3. Parmetros
Esta opcin es la que permite configurar el funcionamiento de NewStock. Existen parmetros locales (referentes a
la estacin de trabajo) y Generales (iguales para todos los usuarios del sistema). Para los parmetros generales
se activa una ventana que muestra una serie de pestaas o fichas donde se agrupan los parmetros por su
funcionalidad, estas son:
I.3.1. Datos Generales
Se define el nombre de la instalacin, as como sus datos a efectos comerciales y los datos de referencias a usar
en las facturas.
I.3.2. Configuracin
Tipos de Monedas a utilizar y sus abreviaturas. En algunos pases, como Cuba, los precios de costo se llevan en
dos monedas, para lo cual NewStock define Moneda Base y Moneda Suplementaria. Si se define moneda
suplementaria, se habilitar todo un plan de cuentas contables para esta segunda moneda.
Cantidad de lugares decimales en la visualizacin de valores: Aun cuando el sistema tiene una cantidad de
lugares decimales con los que hace los clculos, el usuario puede configurar con cuantos lugares decimales
desea visualizar los valores de cantidades, precios y saldos.
Tambin se define la inclusin o no del Euro en los ticket y facturas.
Pedidos al Almacn y Pedidos al Proveedor: Intervalo de tiempo, en el cual el sistema hace un chequeo si hay
pendientes de estos pedidos. El sistema avisa, mostrando en la barra de tareas los siguientes iconos
Pendientes de Pedidos al Almacn: Hay pedidos: No hay pedidos:
Pendientes de Pedidos a Proveedor: Hay pedidos: No hay Pedidos: .
Cuando se trata de despachar un pedido al almacn, se generan movimientos de transferencia a seccin o salidas
a gastos automticamente, como el usuario puede definir mas de un movimiento de cada tipo, aqu existe la
posibilidad de definir un movimiento por defecto. Si se deja en blanco este acpite entonces en el momento de
despachar cada pedido, el usuario deber escoger el tipo de movimiento que desea realizar.
I.3.3. Modos de Clculo
Precios medios de costo: Define como el sistema llevar los precios de los productos: nicos para toda la
Instalacin o Por Almacn / Seccin.
nico para toda la Instalacin: Significa que un producto tendr el mismo precio en todas las secciones y
almacenes del NewStock. Con cada movimiento que se haga, el sistema generara movimientos automticos de
ajustes de precio en el resto de las secciones para mantener el mismo precio en todas. Esto impone una
sobrecarga en la contabilidad.
Por Almacn / Seccin: Un producto puede tener un precio diferente por cada Seccin o Almacn, en dependencia
de los movimientos que se hagan sobre estos.
Elementos a considerar en el precio: Es una serie de posibles elementos a tener en cuenta en el precio del
producto: embalaje; flete; manipulacin; transporte; aranceles y descuentos, todos los elementos aparecen
marcados por defecto, asumiendo que todos estn incluidos en el precio de costo del producto.
Por cada elemento que se desmarque, el sistema hace disponible una cuenta contable al lado del elemento
seleccionado para contabilizarlo aparte.
Tratamiento de Gastos: Indica incluir gastos adicionales cuando se hace un movimiento de elaboracin. Esta
opcin esta disponible, solo cuando seleccionamos el parmetro: El sistema se usa para procesos de produccin,
en la pestaa Modos de Operacin.
Los Gastos se definen, por la opcin Datos/Gastos, y se agrupan en Directos, Indirectos, Distribucin,
Administracin.
La Ficha de Gastos adicionales, se conforma para cada producto por la opcin Datos/Productos/Ficha de Costo.
Reconciliacin de Costos: Existe un reporte estadstico llamado Reconciliacin de Costos, este parmetro define
qu precio se asumir para los Consumos Internos en dicho reporte: Precio de Venta, Precio de Costo o el Precio
de Costo multiplicado por un ndice definido por el usuario.
Impuestos:
Tratamiento: Define si en el sistema se trataran impuestos asociados a los productos.
Incluidos en los Precios: En los precios que vienen en una factura puede ocurrir una de dos situaciones en
dependencia de cmo el proveedor emita la factura: Los precios pueden estar incluidos en los precios de los
productos o no. Si se marca este parmetro por defecto el sistema asumir que estn incluidos en los precios,
pero el usuario tendr la posibilidad en cada factura de hacer un tratamiento u otro.
En las guas de remesa: Indica si el tratamiento de los impuestos debe hacerse en la medida que van llegando las
guas de Remesa o si por el contrario solo se deducen los impuestos cuando llegue la factura que regulariza las
guas.
Ejemplo: Para Portugal, debemos hacer la marca en Incluido en los Precios, y no marcar Incluido en las Guas de
Remesas.
Para Cuba dejamos sin marcar el check Tratamiento.
I.3.4. Comprobante
De cada movimiento se puede obtener un reporte o comprobante impreso, en esta ventana se configura dicho
reporte.
Unidad de medida usada para la impresin del comprobante: Cuando se introduce una Factura el producto puede
traer la unidad de medida usada por el proveedor, y la misma puede diferir de la unidad de medida definida para el
producto dentro del sistema. En esta opcin se puede escoger como imprimir el comprante, si usando la unidad de
medida del proveedor o la que tiene definida el producto.
Pie del documento: Pie de firma del reporte.
I.3.5. Modos de Operacin
La fecha de trabajo es independiente para cada almacn o seccin: Este parmetro permite que cada seccin
pueda tener una fecha de trabajo diferente. El uso de esta funcionalidad tiene algunas restricciones en el
funcionamiento del sistema como:
1. Los movimientos que involucren a dos secciones solo son posibles si ambas secciones tienen la misma
fecha de trabajo.
2. La aplicacin muestra como fecha de trabajo la mxima fecha de trabajo, es decir aunque en la pantalla
principal se muestre la fecha de trabajo 03/Enero/2010, pueden existir secciones con fecha de trabajo
anterior a esa.
3. Los consecutivos por tipos de movimientos ya no respetaran la fecha valor es decir pudiera existir una
transferencia con numero de consecutivo 15 el da 30 y el consecutivo 16 aparece el da 25 por ser
movimientos hechos en secciones con fecha de trabajo diferentes.
4. El cambio de fecha de un ao para otro exige que todas las secciones tengan la misma fecha.
Validacin de la desviacin admisible: Es un elemento de ayuda al momento de insertar lo precios de las compras.
Si el nuevo precio insertado esta por encima del % de desviacin admisible declarado, el sistema emite un
mensaje de advertencia.
Generacin de Cdigos de Producto: Define el modo de creacin de los cdigos de productos
Consecutivo General: Indica que se generar un consecutivo nico para todos los productos, independiente de
grupo y familia
Consecutivo dentro de Grupo: Indica que se generar el cdigo consecutivo de producto por cada grupo definido
en el sistema, este numero se empieza a generar a partir de un valor definido para este grupo
Consecutivo dentro de Familia: Indica que se generar el cdigo consecutivo de producto por cada familia definida
en el sistema, este numero se empieza a generar a partir de un valor definido para esta familia
El cdigo del producto puede ser insertado manualmente, el mtodo mas utilizado es un Consecutivo General. En
cualquiera de los casos no pueden coincidir cdigos iguales.
Utilizar los posibles saltos en la generacin de los cdigos: Al marcar esta opcin significa que cuando se genere
automticamente un cdigo de producto, se buscar el menor de los cdigos que no haya sido utilizado, si no
estuviera marcado entonces siempre se buscar el mayor cdigo utilizado y se le sumar 1.
En el botn Distribucin actual esta disponible un utilitario para visualizar los intervalos de cdigos usados y la
posibilidad de cambiar el cdigo de un producto por otro.
El sistema se usa para procesos de produccin: Es una opcin extra de NewStock, donde se utiliza el programa
para elaboracin de productos incluyendo gastos adicionales, como salario, electricidad, agua, etc. Esta opcin de
NewStock en estos momentos se utiliza en una fbrica de helados en Cuba.
Almacn central: Como se explicado se pueden definir mas de un almacn, cuando se selecciona un almacn
central significa que las compras y devoluciones a proveedores solo se podrn hacer desde este almacn. De lo
contrario se deja la posibilidad de poder efectuar las compras desde cualquier almacn. Si se desea que se
puedan hacer compras desde las propias secciones entonces hay que marcar la opcin que sigue las compras y
devoluciones pueden hacerse desde las secciones.
Mostrar existencias en los movimientos: Este parmetro se activa si se desea que mientras se esta tecleando
un movimiento se muestre en pantalla la existencia que hay de por producto.
Imprimir existencia final en los comprobantes: Marcarlo si se desea que en la impresin del comprobante del
movimiento se imprima la existencia que quedo de cada producto.
Referenciar el movimiento de compra en la devolucin: Este parmetro si esta marcado obliga a que cada
movimiento de devolucin al proveedor este relacionado con un movimiento de compra, ya sea una factura, una
compra en efectivo o un albaran. Esto permite validar la cantidad de producto a devolver y el precio con el que se
compr. Si el parmetro no se marca significa que se puede devolver un producto a un proveedor siempre que
halla existencia del producto, pero como no hay una referencia a la compra no se podr validar si ese producto se
le compro o no a ese proveedor, ni la cantidad que se le compro, ni tampoco el precio, por lo que habr que
introducirlo en el momento en que se este pasando el movimiento de devolucin.
Permitir la anulacin de movimientos: Cuando el cliente no desea que los usuarios puedan anular los
movimientos debe desmarcar esta opcin. La alternativa para corregir los errores seria revirtiendo los movimientos
y volviendo a teclearlos.
Permitir mover un producto a una seccin con la que el no este asociado: los productos se asocian a
secciones, cuando este parmetro esta marcado el sistema solo le avisara que esta haciendo un movimiento de
un producto hacia una seccin con la que el no esta asociado, pero el usuario podr realizar la operacin si lo
desea. En caso que el parmetro no est marcado, solo se podrn mover los productos a secciones con las que el
est asociado.
Los productos consumibles tienen cuentas de existencia en las secciones: Al estar marcado significa que
cuando se transfiere un producto consumible del almacn a una seccin, el producto entra en la existencia de la
seccin y luego es que se genera el movimiento automtico de salida a gasto; de lo contrario en el movimiento de
transferencia no se crea la lnea de entrada en la seccin destino de esos productos consumibles y se le dar el
tratamiento contable correspondiente.
Permitir modificar en las compras los precios contratados: Cuando se hace una compra a un proveedor con
el que existe un contrato vigente, el sistema automticamente propone el precio contratado, dicho precio solo
podr ser modificado por el usuario en dependencia de este parmetro.
Permitir pedidos entre secciones: Los pedidos al almacn se pueden realizar solo desde secciones a los
almacenes, o entre las propias secciones, en dependencia de este parmetro.
Imprimir pedidos a proveedores automticamente: En el momento de confirmar un pedido o encomienda a un

proveedor se imprimir automticamente el pedido en dependencia de este parmetro.
I.3.6. Contabilidad
Las caractersticas del sistema relacionadas con la contabilidad son explicadas en el capitulo V, aqu solo nos
referiremos a los parmetros de configuracin.
En dependencia del sistema con el que se va a establecer la interfaz contable se generarn ficheros textos o de
bases de datos. Se debe especificar el camino del comprobante contable que se generar y la forma de generar
su nombre, el carcter que servir de separador de campos.
En el acpite Sistema de Contabilidad se debe seleccionar el sistema contable con el que se establecer la
interfaz.
En el acpite Configuracin de Tipos de Cuentas, se podr indicar que tipos de cuentas son por centros de costo y
cuales no, estos datos sern usados en la exportacin contable.
tiles en uso:
% Desgaste: Por ciento que se quiere contabilizar en la cuenta de desgaste al transferir un til en uso
hacia una seccin con inventario. Si el usuario no desea hacer este tratamiento, debe poner 0 o dejar en
blanco esta casilla.
Contabilizar las Roturas a la cuenta de: Algunos clientes antes de afectar las cuentas de gastos en los
movimientos de merma y rotura, necesitan hacer anlisis previo, y entonces prefieren afectar una cuenta
temporal y no la de gastos directamente, aqu la hemos llamado cuenta Pendiente de Investigacin.
Los movimientos Consumos en Seccin nicamente se contabilizan por NewStock: Cuando este parmetro
es marcado significa que los movimientos de Consumo Interno o Cuentas Casas se contabilizarn NO a la cuenta
de gastos de la seccin donde se produce el consumo, sino a la cuenta de gastos asociada al tipo de Consumo
Interno .Si esta opcin fuera seleccionada entonces a cada tipo de consumo interno se le debe asociar un centro
de costo.
Fijar obligacin de pago de aranceles en las guas de remesa: Al marcarlo, los aranceles se contabilizan a
cuentas por pagar en el momento de la gua de remesa, de lo contrario se har cuando llegue la factura.
Desglosar las cuentas de existencias en Compras y Devoluciones: En la contabilidad del esquema implcito,
cuando est marcado significa que existe una cuenta de existencia independiente para las devoluciones.
Retenciones: Aqu se parametriza las caractersticas de la instalacin en la retencin de impuestos. Si el usuario

no hace tratamiento de las retenciones entonces debe llenar estos datos tal y como se muestra en la figura
superior.
I.3.7. Interfaz
En esta ventana, se define el Idioma de trabajo, y se puede cambiar la descripcin de los literales de la aplicacin
a los deseados por el usuario, tambin se establecen los enlaces con las dems aplicaciones de Informarca.
La imagen de fondo de nuestra aplicacin puede ser modificada por una que el usuario desee, para retornar a la
que tiene el sistema se debe dejar vaco este parmetro.
Cuando existe interfaz con cualquier otro modulo para hacer uso de la rebaja automtica, es recomendable
establecer el parmetro: Rebajar productos solo con la fecha de almacn. Esto indica que las ventas hechas
en otros sistemas sern rebajadas del NewStock cuando las fechas de ambas aplicaciones sean iguales, en caso
de que las ventas sean de fechas superiores a la de NewStock quedaran pendientes hasta tanto en NewStock se
actualice a esos das.
Marcar el check correspondiente, si tenemos enlace con las aplicaciones, NewPOS - Puntos de Venta, NewPaga -
Cuentas por Pagar, NewConta - Cuentas por Cobrar, NewStockCentral - Central de Compras, Eventos y
Convenciones NewPlan y con NewCentral va el NewTrans que es el software trasmisor, NewGolf y NewSpa.
Existen interfaces especiales que no se comportan de la manera estndar, les hemos llamado Interfaz con
Aplicaciones Externas.
Estas interfaces pueden ser la siguientes:
Que constituyen sistemas contables hechos a medidas. Se excepta el formato implcito que
permite leer desde una hoja de Excel los productos bajo un formato que explicaremos a continuacin, para su
carga inicial.
Interfaz para importar la definicin de los productos de un fichero externo.
1. Se debe seleccionar en los parmetro generales, en la interfaz con un modulo externo la opcin Implcito
2. En la opcin Utilitarios/Importacin, escoger Implcito
3. El fichero que se puede importar debe tener las siguientes caractersticas
Los campos estarn separados por TAB y en el orden que se indica.
Los campos sealados con * son obligatorios,
Campo Explicacin Formato Valor por

defecto
Cdigo* Cdigo de producto N7
Descripcin* Nombre o descripcin del producto C 40
Tipo Tipo de producto, 1 Primario, N1 1
2 - Compuesto
3 Porcionable
Consumible Indica si el producto es de tipo consumible en las N1 0
secciones, 0 No, 1 Si
Unidad de Cdigo de la unidad de medida, hace referencia al C6
Medida* nomenclador de unidades de media
Dosis Cantidad de Dosis. Debe ser cero o un valor mayor que N3 0
1
Grupo* Cdigo del grupo, referencia al nomenclador de grupos N2
Familia* Cdigo de la familia, referencia al nomenclador de N3
familias
Subfamilias Cdigo de la Subfamilia, referencia al nomenclador de N3
Subfamilias
Ivas* Cdigo del IVAS referencia al nomenclador de IVAS N3 1
Stock Mnimo Stock Mnimo para la Instalacin N12,5 0
Stock Mximo Stock Mximo para la Instalacin N12,5 0
Stock Alerta Stock Alerta para la Instalacin N12,5 0
Producto en Indica si es un producto en consignacin N1 0
consignacin 0 No, 1 Si
Precio Costo Precio de costo inicial del producto N12,5 0
Inicial(Moneda
Base)
Precio Costo Precio de costo inicial del producto N12,5 0
Inicial(Moneda
Suplementaria)
Producto de Indica si es un producto de riesgo o no, los productos N1 0
Riesgo de riesgo son aquellos que siempre deben ser incluidos
en los inventarios aleatorios.
Vigente Indica si el producto esta vigente o no N1 0
La interfaz con NewPos requiere de los siguientes datos:
Como se puede ver se pueden agregar mas de una conexin, esto significa que se varias bases de datos de
NewPos pueden enlazarse con una nica base de datos de NewStock.
Para el caso de la interfase con NewPaga, cada NewStock solo tiene interfaz con una base de datos de NewPaga,
sin embargo al NewPaga si se pueden conectar varios NewStock y es preciso que se puedan identificar cada
asiento a que base de NewStock pertenece, para ellos se usa el valor cdigo Origen. Por otra parte desde
NewPaga solo se podrn usar los proveedores de una de las bases de NewStock, por eso es necesario marcar
una de las bases como Instancia principal del NewStock
I.3.8. Reportes
Definiremos en esta ventana los caminos donde se encuentran los reportes de la aplicacin.
Camino: Donde tendremos todos los reportes del sistema.
Personalizado: Si el usuario utiliza reportes que han sido personalizados para el, es aqu donde tendremos el
camino de dichos reportes. El sistema siempre busca primero el reporte en Personalizado, y si no lo encuentra
entonces busca en Camino, con la idea de utilizar en primera instancia el reporte modificado por el usuario.
El formato de las facturas de ventas de mercancas, puede ser variado en su totalidad por el usuario, para este
caso en especifico, debemos marcar Personalizado y definir el nombre del reporte
Impresin Automtica: Indica que por cada movimiento que se realice en el sistema, se generar de forma
automtica un Comprobante impreso.
Pie de Documento: Definiremos en 2 lneas cualquier informacin extra que deseemos incluir al pie del
Comprobante.
En esta ventana tambin definimos la impresora que utilizaremos para los reportes y para los comprobantes,
ntese que pueden ser diferentes.
Existen parmetros para configurar la forma del clculo del costo bruto en los reportes de reconciliacin de costo.
Cada uno de los check representan los posibles valores a usar en el clculo del costo bruto, el cliente debe marcar
los que quiera incluir en la frmula. El signo que tienen delante indica si se suma o se resta.
I.3.9. Comunicaciones
Los pedidos a proveedores se pueden enviar automticamente por correo, aqu en estos parmetros se debe
configurar la conexin SMTP.
II. Operaciones
Una vez configurado el NewStock en las opciones anteriores, comenzamos a explicar la operatoria diaria a
emplear de forma cotidiana en el sistema.
Cuando se esta instalando el sistema por primera vez, las opciones disponibles en este men son las siguientes:
Movimiento Tipos
Movimiento - Consultar
Inventario Inicial
Inventario Preparacin
Inventario - Consultar;
De todas ellas las que se deben configurar previamente son las de Movimiento Tipo y posteriormente ejecutar la
de Inventario Inicial; donde en esta ltima s introducirn las existencias de los productos con los cuales el
sistema debe comenzar a trabajar. Una vez realizado el inventario inicial en todos los almacenes y secciones se
activaran todas las dems opciones disponibles de este men.
Es importante sealar que solo se podrn realizar inventarios iniciales mientras no se hallan hecho ningn
movimiento, una ves que exista un movimiento ya no se podrn efectuar los inventarios iniciales.
Tratamiento de las fechas en el sistema
El sistema maneja para su operacin tres tipos de fechas necesarias, las cuales significamos a continuacin:
Fecha de registro: Es la fecha implcita de la maquina que el sistema utiliza para registrar todos los movimientos
que l efecta, es lo que se podra llamar la fecha real.
Fecha Valor: Fecha que indica cuando es que tiene valor el movimiento para el sistema. EL sistema
independientemente de la Fecha de Registro o Real, tiene una fecha de trabajo, que va cambiando a
consideracin del usuario. La contabilidad es por la fecha valor.
Fecha Documento: Fecha que tiene cada documento primario que se procesa en el sistema.
Por ejemplo, supongamos que es 30 de Enero, pero el sistema tiene fecha de trabajo 10 de enero, si introducimos
en el sistema una factura emitida por el proveedor el 8 de Enero. Los valores de las diferentes fechas serian:
Fecha de Registro = 30 de Enero
Fecha Valor = 10 de Enero
Fecha de Documento = 8 de Enero
Por ltimo, como caracterstica general a todos los movimientos, es lo relacionado con los reportes. Si el
parmetro Impresin Automtica del Comprobante esta activado entonces de cada movimiento que se efecte se
obtendr un reporte impreso del mismo de forma automtica, por lo que la impresora debe estar siempre lista al
momento de confirmar cada uno de ellos.
II.1. Movimientos
II.1.1. Tipos
NewStock tiene predefinidos los tipos de movimientos que de pueden hacer, algunos son de tipo Interno, significa
que son movimientos que solo se generan automticamente por el sistema, pero existen otros que no son de tipo
interno y son movimientos que el usuario puede tomar como base para crear otros iguales con nombres
diferentes.
Para revertir un movimiento es necesario definir el tipo de movimiento inverso, para eso una vez que seleccionan
un tipo de movimiento se da un clic en el botn el cual har que el sistema genere

automticamente un movimiento que hace lo contrario al movimiento original.
Para crear un Tipo de Movimiento debemos invocar la opcin Nuevo de la ventana anterior y a continuacin se
nos muestra la siguiente:
Tomemos como ejemplo, uno de los movimientos base: FACTURA CON MERCANCIA, el cual tiene como
operacin base, la entrada de mercancas de un proveedor al almacn. En base a este movimiento podemos crear
otros con diferentes nombres, pero que siempre harn la misma operacin base, y por supuesto la contabilidad
ser muy similar
Cdigo Cdigo identificativo del tipo de movimiento a crear, a lo sumo son tres
caracteres.
Descripcin Descripcin del mismo
Tipo Este campo representa la categora del movimiento que s esta
creando, en base a los movimientos tipos que tiene implementado el
sistema. Esto quiere decir que se puede configurar ms de un
movimiento del tipo FACTURA CON MERCANCAS.
Ej. FMN Factura de proveedores nacionales
FME Factura de proveedores extranjeros
PEROAMBOSTIPOSDEMOVIMIENTOSSONDELACATEGORAFACTURA
CONMERCANCIAS.MASADELANTESEDETALLANLOSTIPOSDE
MOVMIENTOSBASICOSQUEEXISTENENELSISTEMA.
Serie Fiscal Para los tipos de movimientos de compras, ventas y devoluciones es
posible llevar un consecutivo a manera de serie fiscal
Exportar a Para indicar si el movimiento es exportable a la contabilidad o no.
Contabilidad
Cdigo Diario Solo es necesario (por ejemplo cuando el sistema contable es
Infologa)
Cdigo Solo es necesario (por ejemplo cuando el sistema contable es
Documento Infologa)
Apunte Inicial Es el nmero a partir del cual se generar un consecutivo en el
comprobante contable para ese tipo de movimiento.
Movimiento Son movimientos que el sistema genera automticamente. De este tipo
Interno de movimientos el usuario no puede crear otros.
Movimiento Es para indicar si es el movimiento implcito en las operaciones
Implcito automticas. Cuando una operacin automtica necesita hacer un
movimiento de determinado tipo y hay ms de un movimiento de ese
tipo entonces escoge el que est marcado como implcito. Por ejemplo
cuando en un inventario se declara una cantidad como merma, al
confirmar el inventario automticamente se va a generar el movimiento
de merma, pero si existen varios, entonces el sistema toma el que est
marcado como implcito.
Documentos Significa que el programa debe validar que no se repitan los nmeros
nicos de documentos en este tipo de movimientos. Por ejemplo que no halla
en el sistema ms de una factura de un mismo proveedor con el mismo
numero de documento.
Impresin Para que en el momento de confirmar un movimiento se imprima
automtica automticamente el comprobante del mismo. Note que la definicin es
a nivel de cada tipo de movimiento, el usuario tiene la posibilidad de
marcar unos y otros no.
Mostrar El sistema lleva un consecutivo por cada tipo de movimiento, algunos
consecutivo al clientes necesitan que ese nmero inmediatamente se visualice pues
confirmar un necesitan llenar algn formulario que hace referencia a ese nmero.
movimiento
Habilitado para En los pedidos al almacn se generan movimientos de transferencias
pedidos al entres secciones y salidas a gastos, el usuario podr seleccionar que
almacn tipo de movimiento desea generar, y podr seleccionar entre los tipos
de movimientos que tengan este check marcado.
Asociaciones con A cada tipo de movimiento se le debe especificar a que secciones
Secciones puede implicar.
Los tipos de movimientos patrones que tiene implementado NewStock son los siguientes:
Movimiento Significado
Factura con Mercancas Facturas de proveedores
Gua de Remesa
COMPRADEMERCANCASMEDIANTECONDUCEDETRANSPORTE,
QUEPOSTERIORMENTESECONVIERTEENFACTURADELPROVEEDOR
Transferencia Interna Movimientos internos entre almacenes o secciones
Mermas o Roturas Roturas en almacenes o secciones
Devolucin al proveedor Devolucin al proveedor
Compra en efectivo Compra en efectivo
Elaboracin de productos Productos del tipo compuestos
Despiece de producto Productos del tipo porcionados
Venta a cliente externo Ventas de mercancas a clientes externos.
Costo de bebida a Movimiento similar a una transferencia excepto que la
comida y Costo de contabilidad es diferente ya que se afectan las cuentas
comida a bebida contrapartidas.
Devolucin de guas de Devolucin de mercancas recibidas con conduce de transporte,
remesa que posteriormente son regularizadas con una factura del
proveedor
Transferencia a tienda Para hacer movimientos de transferencia de tiles y productos
consumibles para la venta en una seccin. Esto implica que

como es una mercanca para la venta no se le da el tratamiento
de til o producto consumible tradicional.
Recepcin y Devolucin Similar a los movimientos de Facturas y Devoluciones a un
de Mercancas en proveedor, excepto que contablemente se le dan otro
consignacin. tratamiento.
Los movimientos del tipo interno son:
Movimientos Internos del Sistema:
Abreviatura Movimiento Significado

FVT Facturas para guas Facturas que regularizan las guas de remesa.
VSC Venta en seccin Ventas en secciones de venta
CSC Consumo en seccin Consumo o cuentas casa en secciones de venta
INI Inventario inicial Inventario inicial
TDR Transferencia directa Compra que se transfiere automticamente a un
almacn o seccin
DDP Devolucin directa al Cuando se hace la devolucin al proveedor
proveedor desde la seccin y no desde un almacn.
BAC Bebidas -> Comidas Movimiento de costo de productos que estn
para la venta como bebidas pero deben
costearse como comidas
CAB Comidas -> Bebidas Igual al anterior pero el caso contrario
FAL Faltantes Faltantes en Inventarios
SOB Sobrantes Sobrantes en inventarios
AEX Ajuste de existencia Ajuste de existencia
APM Ajuste de precio medio Ajuste precio medio de costo.
ACS Ajuste de costo Ajuste de costo
II.1.2. Insertar Movimientos
Esta opcin permite la insercin de movimientos en el inventario. Al invocarla primeramente se debe seleccionar el
tipo de movimiento:
Posteriormente, segn sea el tipo de movimiento seleccionado, el sistema mostrar una pantalla de captura de
datos, que a continuacin pasamos a explicar, tomando como referencia los tipos de movimientos patrones que
posee el sistema.
Factura con Mercancas: Compra de mercancas mediante factura del proveedor (compra crdito).
Tipo Tipo de movimiento a realizar

Fecha Valor Es la fecha de trabajo del sistema, esa ser la fecha valor del movimiento
para el sistema.
Documento Referencia al nmero del documento primario.
Fecha doc. Fecha del documento primario
Cambio Moneda Tasa de cambio de la moneda de la factura con respecto a la moneda base
y suplementaria.
Moneda principal Cuando el sistema esta configurado para trabajar con dos monedas, los
aranceles solo pueden ser deducidos de uno de los dos importes, es decir
se le debe especificar a la factura cual es su moneda principal.(Solo se
visualizar si el sistema est configurado para trabajar con dos monedas)
Proveedor Se puede seleccionar tecleando su abreviatura o seleccionndolo por el
nombre en el combo desplegable.
Almacn Nombre del almacn que recibe la mercanca
Cdigo Cdigo del producto a recepcionar
Descripcin Se muestra la descripcin del producto definida en la tabla base
Unidad de Se puede seleccionar entre la moneda definida para el producto o
Medida cualquier unidad de medida equivalente.
Cantidad Cantidad del producto a recibir
Precio Precio del producto segn la factura. Cuando se trabaja con dos monedas
se debe teclear ambos precios.
Importe EL programa automticamente lo calcula, despus de saber la cantidad y
el precio.
Cdigo Barras Si el usuario conoce el cdigo de barra de un producto, puede teclearlo
aqu y al dar Enter inmediatamente aparecern los datos de dicho

producto.
Una operacin muy frecuente es registrar una

compra en el almacn e inmediatamente
trasferirla hacia una seccin, este movimiento
puede ser automtico si marca el check Transferir
directamente y selecciona una seccin.
Una vez definido estos datos, se oprimir la tecla para registrar en la parte inferior de la pantalla los datos
tecleados.
Por otra parte dando un clic en el botn aparece una ventana donde se definir los por cientos o valores
adicionales que refleja la factura del proveedor, debiendo el usuario marcar los conceptos a incluir y los posibles
valores, tal y como muestra la pantalla de ejemplo siguiente.
Como se puede apreciar cuando se quiere aplicar alguno de estos impuestos o descuentos, se tiene la opcin de
especificar si es una cantidad fija o un por ciento del valor. Adems estos aranceles pueden ser pagados a un
proveedor distinto al de la factura.
Si la factura tiene otros descuentos e impuestos se invocara la tecla apareciendo la siguiente pantalla:
Tasa de Impuestos que se aplica al producto en esta factura. (No

necesariamente es la que est definida en el producto)
% de descuento
otorgado a cada
producto
Cantidad del producto que

el proveedor da como
regala, lo que abarata el
costo de la mercanca.
Tambin se puede definir la Existencia en la tarjeta de estiba. El Sistema tiene un reporte de cuadre de inventario
segn tarjeta de estiba que muestra las diferencias entre la maquina y lo calculado manualmente.
Como se explicara mas adelante se pueden controlar a travs del sistema las encomiendas o pedidos a los
proveedores. Si la factura se corresponde con una encomienda hecha al proveedor, se debe seleccionar la misma
en
A la derecha de la pantalla aparece el siguiente panel. Esta opcin permite insertar en los detalles
del movimiento los detalles de otro movimiento, un pedido al proveedor o un fichero producido por
un lector de cdigos de barras.
La pantalla de introduccin de un movimiento no vara mucho en dependencia del tipo de movimiento.
Cuando es un movimiento de Despiece cuando se teclea el producto porcionable, el cual debe existir creado en el
nomenclador de productos como tal, y se especifique la cantidad a porcionar, al dar un clic en el botn de
insercin se muestra la pantalla siguiente:
Donde se detalla los posibles productos que pueden intervenir en su elaboracin, debindose especificar las
cantidades utilizadas de cada uno de ellos. Los productos que intervienen en un producto porcionable, se tienen
que haber especificado durante la elaboracin del nomenclador de productos.
Para seleccionar los productos resultantes del porcionamiento, se seleccionan a la izquierda y se da un clic en el
botn , apareciendo la pantalla siguiente

para que se especifiquen las cantidades
correspondientes.
La cantidad a porcionar es la cantidad de producto bruto que se convertir en la cantidad resultante del producto
resultado. En este ejemplo se muestra como 20 Kilogramos de Filete de Res al ser porcionados se convirtieron en
19 kilogramos de Picadillo de res Procesado, este valor es admisible si en la definicin del producto FILETE DE
RES se establecieron las cotas admisibles adecuadamente.
Si al terminar de especificar los productos resultantes del porcionamiento quedo alguna cantidad del producto
pendiente de porcionar el sistema le advierte que ser llevada a merma (Creando automticamente un movimiento
de merma)
II.1.3. Consultar Movimientos
Mediante esta opcin se pueden consultar todos los movimientos realizados, mostrndose todos los datos
asociados con el movimiento.
Cuando se invoca la opcin aparece una pantalla donde se refleja todos los movimientos realizados, pudindose
utilizar la misma para filtrar por distintos criterios, los movimientos que deseamos mostrar en pantalla:
Si se invoca la opcin de visualizar, se muestra el movimiento donde se encuentra posicionado el cursor,

mostrndose las entradas y salidas generadas por el movimiento en cuestin y si es del tipo Factura se muestran
todos los impuestos y descuentos considerados en el movimiento.
El botn Alterar permite hacer modificaciones al movimiento siempre que el mismo cumpla con los siguientes
requisitos
No halla sido anulado
No halla sido exportado a la contabilidad
Sea de tipo Factura de Mercanca, Gua o Compra en Efectivo
El tratamiento de precios no sea nico por instalacin.
No este referenciado por ningn otro documento.
El botn Anular es para anular un movimiento pero solo se podr hacer si cumple los siguientes requisitos, de lo
contrario lo nico posible es Revertir el movimiento.
No halla sido anulado
No halla sido exportado a la contabilidad
Sea de tipo Transferencia, BebidaComida, ComidaBebida, Devolucin, Gasto, ElaboracionProducto,
DespieceProducto, TransferenciaDirecta, VentaCliente, FacturaMercancia, Gua o Compra en Efectivo
El tratamiento de precios no sea nico por instalacin.
No este referenciado por ningn otro documento.
El botn Revertir es para crear un movimiento inverso. Solo se activa si el movimiento no esta anulado, ni es un
movimiento inverso de otro.
El botn Imprimir permite obtener un listado detallado, resumido por movimientos, o resumidos por clasificacin.
La opcin detallado, muestra un listado de los movimientos realizados con los productos involucrados. La opcin
resumido por movimientos solo muestra un listado resumen de cada movimiento y la opcin resumido por
clasificacin muestra un resumen por familia.
Variante detallado
Variante resumido por movimientos
Variante resumido por clasificacin
II.2. Meat Tag
El NewStock ofrece la posibilidad de generar etiquetas para el empaquetamiento de productos resultantes de los
procesos de Porcionamiento.
La forma de acceder a esta opcin es visualizando el movimiento de despiece y dando un clic en el botn
Etiquetas, y a continuacin sale la ventana que sigue donde se muestran los productos que se porcionan y los
resultantes, opcionalmente se le puede especificar la factura origen del producto que se despieza, y el proveedor
de la mercanca.
La configuracin de las etiquetas, esta en funcin de las cantidades de productos obtenidas por lnea y la cantidad
de etiquetas que se quieren generar. Al dar clic en la flecha verde, el sistema distribuye las cantidades por
etiquetas que pueden ser de dos formas, a partes iguales o en partes enteras y el resto en la ltima etiqueta. De
cualquier forma el usuario puede modificar manualmente la distribucin.
Al dar clic al botn se generan las etiquetas visualmente en el panel de la derecha.
Al confirmar el sistema pregunta si desean imprimir las etiquetas que tienen la siguiente apariencia:
II.3. Transferir facturas a secciones
Mediante esta opcin se transfiere las distintas facturas de entradas a las secciones de venta o para el consumo
interno de la instalacin. Esta opcin se realiza con el objetivo de transferir una compra completa hacia una
seccin facilitando con ello que no se tenga que volver a teclear el movimiento para la seccin correspondiente.
Por ejemplo, si tenemos el caso de una compra directa para cocina, pero que por la configuracin del sistema,
debe entrar por el Almacn Central. El procedimiento a emplear es darle entrada por este ltimo y posteriormente
invocar esta opcin para transferirla hacia la Cocina. (Esto tambin es posible desde la pantalla de captacin de la
factura)
Para ejecutar la transferencia se debe posicionar el cursor sobre la factura en cuestin y posteriormente invocar la
opcin de Transferir.
En Tipo de destino, se puede seleccionar si es inventario o gastos, de la eleccin que se haga depende el tipo de
movimiento que se genera, una transferencia interna o una salida a gastos.
II.4. Facturas para Guas.
II.4.1. Asociar
Mediante esta opcin se permite introducir aquellas facturas de productos dados de alta en el inventario mediante
la opcin de Gua de Remesa (conduce). En otras palabras es la opcin para regularizar en una factura las guas
de remesa.
Este movimiento no representa una nueva incorporacin u alteracin del inventario, solo se emplea para reflejar
en los movimientos el nmero de factura correspondiente y comprobar que el valor facturado coincida con los
conduces dados de alta.
Para ejecutar esta opcin se emplean las teclas de flechas reflejadas en la pantalla. Una vez que se hayan
seleccionado los conduces correspondiente a una factura (la seleccin realizada se muestra en la pantalla
inferior), para confirmar el movimiento se invoca la opcin Confirmar, donde pedir el nmero de factura
correspondiente a introducir.
II.4.2. Eliminar asociaciones

Cuando se comete un error asociando Guas de Remesa a Facturas para Guas, se puede eliminar la asociacin
con esta opcin.
II.5. Inventarios
II.5.1. Inventario Inicial
Con esta opcin se realizan los inventarios iniciales de cada almacn y seccin. No est de ms recordar que solo
se podrn hacer inventarios iniciales en aquellas secciones que no hayan tenido ningn movimiento, por lo que no
es posible empezar a pasar movimientos hacia una seccin pensando que en cualquier momento posterior se
podr efectuar el inventario inicial.
Al invocar esta opcin se muestra una pantalla para seleccionar si el

inventario se realizara de forma manual (conteo) o a partir de las
existencias. Esto ltimo significa pasar las existencias finales tericas
a real.
Posteriormente se invoca Ejecutar, solicitndose el almacn o seccin

a realizar el inventario inicial.
Cuando se selecciona se muestra la pantalla de actualizacin.
En muchas ocasiones cuando se comienza a trabajar con el sistema las existencias iniciales son la que se toman
de un sistema que ya el cliente tenia, en esta opcin es posible importar ese inventario desde un fichero texto,
donde los campos estn separados por TAB, y la primera fila sea la descripcin de los campos.
El Fichero debe tener la siguiente estructura:
Campo Tipo Observaciones

Abreviatura del Almacn Caracteres (3) Debe coincidir con el cdigo o la abreviatura del almacn al que
se le est haciendo el inventario inicial.
cdigo del producto Numrico(7)
Cantidad Numrico Debe estar especificada en la misma unidad de medida del
producto.
Precio Numrico Precio de cada unidad.
Saldo Numrico
El sistema va importando lnea a lnea, cuando detecta un error va depositando la lnea y la descripcin del error
en un fichero nombrado de la siguiente forma: Nombre del fichero que se import + Nombre del almacn donde se
est haciendo el inventario y con extensin .err. .
II.5.2. Preparacin
Opcin que permite preparar los listados y las pantallas de actualizacin para realizar inventarios totales o
parciales a las existencias en almacenes o secciones.
Una vez que se han seleccionado las opciones que se desean para preparar el listado, se puede guardar la
seleccin de esos productos en un fichero (.lis) de manera que cuando se vaya a crear el inventario se pueda
cargar ese listado.
Al Aceptar se prepara el listado ejemplo siguiente:
II.5.3. Conteo Fsico
Esta opcin sirve para que un usuario pueda entrar un conteo fsico sin tener acceso a las existencias de los
productos. Este conteo fsico se guarda en un fichero (.cof) de manera que pueda ser cargado en la creacin del
inventario.
II.5.4. Creacin
Una vez realizado los conteos con el listado de inventario y opcionalmente con el conteo fsico tecleado, se invoca
esta opcin para introducir los resultados correspondientes, donde inicialmente se selecciona el almacn o
seccin a actualizar y los grupos de productos que intervienen en el inventario.
El sistema advierte si existe un inventario confirmado en esta fecha, pero solo es una advertencia, se pueden
crear ms de un inventario en una misma fecha para una misma seccin.
Si existiesen ventas y/o consumos pendientes de rebajar el programa le advierte, ya que al fijar un inventario casi
deja de tener sentido tener rebajas de productos pendientes.
Los productos del inventario pueden ser importados de un listado de inventario, de un conteo fsico, de un fichero
de cdigos de barras, o de una salva de inventario.
El sistema muestra las existencias tericas y el usuario introduce el resultado del conteo, brindando el sistema la
diferencia entre lo terico y lo real, tanto en cantidad como en dosis, segn sea el caso.
Para cada lnea que genere diferencia se debe escoger que tipo de ajuste se desea, es decir que tipo de
movimiento se generar en el sistema que afectara la existencia, de manera que se ajuste a la realidad. Cuando la
diferencia es positiva el ajuste solo puede hacerse por SOBRANTE, cuando la diferencia es negativa se puede
ajustar por VENTA, GASTO, MERMA o FALTANTE.
Una vez introducido todos los valores de conteo y invoca la tecla de Confirmar, el sistema realiza un grupo de
movimientos con las diferencias negativas y positivas, tal y como se especific en la ventana anterior. Sin
embargo si no confirma el inventario, el sistema le preguntara si desea guardar el mismo para continuarlo
despus.
II.5.5. Consulta
Mediante esta opcin se pueden consultar todos los inventarios realizados, segn la seleccin dada por el usuario.
En la parte inferior de la ventana se muestran los inventarios que no se han confirmado, el botn Cancelar permite
borrarlos.
Al posicionarse encima de uno de los inventarios realizados y se invoca Visualizar, se obtiene el detalle del
inventario realizado.
Obsrvese que en la parte superior tiene varias opciones para visualizar el inventario, en este ejemplo est
seleccionado que se la informacin se detalle por grupo y familia. Veamos como luce sin estos dos
requerimientos.
II.6. Pedidos al Almacn
Con esta opcin se pueden insertar, alterar y borrar pedidos al almacn. La ventana es la que sigue. En ella el
botn Enviar se activa solo si el pedido no ha sido enviado al almacn y el botn Transferir se activa una vez
enviado el pedido.
Los campos Nmero, Fecha Desde, Fecha Hasta, Seccin, Almacn, Tipo y Estado son criterios de bsqueda
para filtrar los pedidos a visualizar.
Un pedido puede estar en uno de los siguientes estados: Confeccionado, Pendiente o Despachado.
Confeccionado: Cuando el usuario crea un pedido, mientras el no lo enve, significa que no lo ha terminado de
confeccionar, esto significa que el pedido no es real todava, el usuario lo puede modificar cuanto quiera y por el
tiempo que quiera, incluso das.
Pendiente: Pendiente de ser despachado, significa que el pedido ya fue confirmado por el solicitante. A este
estado pasa cuando el usuario oprime el botn Enviar, esta opcin se encargar de poner al pedido la fecha para la
que se requiere la mercanca (Fecha de Entrega). Como se observa en la pantalla si el pedido se requiere para
Hoy, entonces el sistema adems de la fecha le agrega la hora en la que se hizo el pedido.
Despachado: Un pedido pasar al estado de Despachado, cuando todas las cantidades solicitadas sean
transferidas a la seccin que las solicito, o cuando explcitamente sea pasado a ese estado, significa que puede
que aun cuando un pedido no halla sido satisfecho del todo, el usuario puede pasarlo al estado de despachado.
Transferir un pedido significa que se generen los movimientos de Transferencia entre Secciones o Salidas a
Gastos que correspondan.
Cuando se transfiere un pedido aparece la siguiente pantalla, con las cantidades que se pidieron, las que han sido
despachadas y se debe indicar las cantidades que se quieren despachar en esta ocasin. Al confirmar se
generaran los movimientos de transferencia entre secciones correspondientes.
En este caso se pidieron 100 Unidades de Adhesivos y fueron despachados. Se solicitaron 5 unidades de Papel
Blanco y no se han podido despachar porque no hay existencia.
Cuando se visualiza un pedido al almacn aparecen otras informaciones interesantes, como pueden ser que
usuario creo el pedido, quien lo envi, quien lo cre o marco como despachado. Adems se muestra los
movimientos de almacn que estn asociados al pedido.
II.7. Proveedores
II.7.1. Contratos y Ofertas

En el sistema se pueden registrar Contratos y Ofertas de los Proveedores. Ambos tendran un periodo de validez o
vigencia. Las ofertas solo serviran como referencia en la gestin de los compradores, a la hora de analizar la
mejor cotizacin. Sin embargo los contratos son acuerdos que se establecen en cuanto al precio, cuando se
introduce una factura del proveedor el sistema automticamente muestra el precio contratado y solo se podr
modificar si el parmetro Permitir modificar en las compras, los precios contratados est marcado.
II.7.2. Solicitudes de Compras
Una solicitud de compra es creada por el almacenero para solicitar al departamento de compras, las cantidades de
mercancas que necesita sean compradas. Luego el departamento de compras se encargar de generar el pedido
al proveedor.
Una solicitud de compra puede estar en uno de los siguientes estados:

1. Por aprobar: Cuando se crea una solicitud.
2. Aprobadas: Cada solicitud debe ser aprobada por un usuario que tenga permisos para aprobar una
solicitud.
3. Pendiente: Mientras que existan productos pedidos y que no hallan sido provedos.
4. Parcialmente Satisfecha: Cuando definitivamente no se recibirn mas mercancas para esta solicitud.
5. Satisfecha: Cuando todo lo que se pidi fue satisfecho...
Al crear una solicitud de Compra, en la medida que se teclea un producto, se muestran las existencias y cotas de
stock
Con el botn Generar, existe la posibilidad de generar automticamente la solicitud de compra para todos los
productos que no cumplan los requerimientos de cotas mnimas.
II.7.3. Pedidos al Proveedor
Mediante esta opcin se registran las encomiendas a los proveedores, lo que permite tener control del
cumplimiento de las mismas, en la medida que sean satisfechas o no en la fecha registrada.
Como se observa en la figura anterior a los pedidos se les debe indicar la direccin de entrega de la mercanca,
los datos necesarios para que sea emitida la factura y los acuerdos de pago de los gastos de transportacin.
Opcionalmente, en el momento de hacer la encomienda al proveedor el comprador puede importar una Solicitud
de Compra y dejar registrada la gestin de compras para efectos de auditoria.
Cuando se importa la solicitud de compra aparece la siguiente ventana:
En esta ventana se puede escoger hasta cinco proveedores con sus cotizaciones para cada producto de la
solicitud de compra. Se muestran los datos de la ultima compra y se pueden visualizar los contratos y las ofertas
que existan en el sistema. Una vez que se decida la cotizacin que se va a usar se selecciona dando clic derecho
encima y luego en la opcin seleccionar.
La seleccin no necesariamente tiene que ser la de menor precio, existe una columna observaciones por si se
desea argumentar la eleccin.
Al confirmar se generan automticamente los pedidos a proveedores correspondientes.
II.7.4. Ejemplo de un proceso de compra de mercancas.
Pongamos un ejemplo que muestre el uso de todas las opciones anteriores. Como nuestro objetivo es ilustrar las
opciones que brinda el sistema, abordaremos todos los pasos, pero el usuario debe considerar que no son
obligatorios.
El orden seria as:
1. Solicitudes de compras por parte de los almaceneros.

2. El departamento de compras hace un anlisis de las distintas ofertas que hay, sus precios, las ventajas y
desventajas, se pueden auxiliar del modelo de cotizaciones.
3. Cuando se decide a quien se le va a comprar se pasa a crear el pedido o encomienda al proveedor, pero
se introducen los distintos criterios que se tuvieron en cuenta,
Muestro la secuencia de pantallas para dar una idea.
Supongamos que tenemos un par de ofertas para el producto CERVEZA BAVARIA BOT, una con un precio de
0,33 del proveedor CIMEX ZONA FRANCA y la otra a 0,40 de la ASOC CERVEZERA DE SANTIAGO DE CUBA.
Lo primero es que desde el almacn hacen una solicitud de compra.
A partir de la solicitud de compra se puede hacer el siguiente anlisis para proceder a hacer el pedido a un
proveedor.
Si se visualiza la solicitud, se tiene la posibilidad de imprimir un modelo de cotizaciones, para la gestin de los
precios en oferta, o si se quiere gestionar con algn otro proveedor que no tenga ofertas en el sistema.
Como ven el modelo anterior permite escribir los detalles de la gestin del comprador, pero al sistema esa
informacin no se le ha introducido todava.
El prximo paso es crear el pedido al proveedor:
Como existe una solicitud dando un clic en el botn Solicitud de compra, se escoge la solicitud. Inmediatamente el
sistema pregunta Si desea cotizarla,
Responder que SI da la posibilidad de dejar constancia en el sistema de la gestin hecha por el comprador.
Lo primero es en la parte superior escoger a lo sumo 5 proveedores con los que se gestiono el producto. Cada
uno estar identificado por el nmero que le precede. En la parte inferior se colocan los precios para cada uno de
los proveedores. Para seleccionar el que finalmente conviene, se da un clic derecho encima del mismo y se
escoge Seleccionar
Inmediatamente se pondr en rojo.
Al confirmar la cotizacin en el pedido aparecer el proveedor escogido, con el precio correspondiente.
II.7.5. Opcin Evaluacin de las Entregas de Mercancas.
Cuando se recibe una mercanca que responde a un pedido o encomienda a un proveedor, el programa permite
evaluar o clasificar la entrega de la mercanca, esto es muy til a la hora de evaluar la calidad, rapidez, fiabilidad
etc. del proveedor. Las categoras de clasificacin son totalmente parametrizables. Cada categora a su vez tiene
diferentes niveles de clasificacin que tambin son configurables.
Ej.
Categora Niveles asociados
TEMPERATURA Adecuada
Inadecuada.
ENTREGA EN FECHA S
Con 1 da de retraso
Mas de 2 de retraso
La entrega de la mercanca se evala en el momento de introducir la Factura o Gua de Remesa, segn los
pedidos al proveedor.
Si usted importa los productos de un pedido en la pantalla de seleccin del pedido aparece un botn con el texto
Evaluar.
Si lo que hace es asociar la lnea del detalle a un pedido existente, para evaluar el pedido debe dar clic en el botn
que aparece a la derecha del combo donde selecciona el pedido.
De cualquiera de las dos formas aparecer la ventana siguiente para que evale la entrega.
En dicha pantalla aparecern a la izquierda todas las clasificaciones que se hallan definido, y se podr escoger
para cada el nivel de clasificacin que corresponda. A su vez se puede asociar una nota u observacin adicional a
esa evaluacin. Solo se evaluara la entrega en las clasificaciones que correspondan, en nuestro ejemplo si una
mercanca no necesita refrigeracin no corresponde evaluar la temperatura y por tanto se dejara en blanco esa
clasificacin.
Para crear las distintas clasificaciones y niveles de clasificacin, existe la opcin del men principal,
Datos/Evaluacin de las entregas
Al escoger esta opcin aparece una ventana donde se podrn crear, modificar y borrar (Siempre que no se halla
usado) las distintas Clasificaciones para las entregas.
Adems aparece un botn con el Texto Niveles,

para crear, modificar y ASOCIAR niveles a cada
clasificacin.
Se pueden crear tantos niveles de evaluacin como se quieran y para asociarlos a la clasificacin solo debe
marcarlos.
En el momento de evaluar una entrega solo se podra escoger entre los niveles asociados a cada categora.
En los reportes NST055 y NST056 que son listados de encomiendas existe la posibilidad de visualizar la
evaluacin de las encomiendas.
II.8. Planes de produccin
Esta opcin permite disear planes de produccin y es muy til para prever las cantidades de productos o
materias primas que se necesitan para los procesos de elaboracin.
La siguiente imagen es la que aparece cuando se visualiza un plan de produccin.
Si se da un clic en el botn Disponibilidad el sistema calcula las cantidades de productos requeridos para dicho
proceso de elaboracin y muestra la disponibilidad por seccin, tambin se calcula la disponibilidad de productos
equivalentes y los faltantes en caso de que no existan las cantidades necesarias.
II.9. Mesas Buf
En el NewStock existe la posibilidad de tratar el funcionamiento de las Mesas Bufe.
La concepcin que propone el sistema consta de tres pasos:
1. Disear la mesa (prever consumos estndares).

2. Abrir o Activar la Mesa (Es como servir la mesa)
Se carga una de las mesas planificadas.
Se modifica
Se guarda la cantidad de comensales para los que se planifica la mesa
Se calculan los precios de costo inicial y adems usando los valores adicionales sobre el precio de costo
se propone un precio de venta, este precio de venta se puede modificar, pues ser el precio para los
huspedes.
En este momento se podr generar un listado o pedido al almacn(En el caso de que se genere un
pedido se podr seleccionar que producto se quiere pedir y que cantidad)
3. Cerrar la mesa (Se fijan los consumos reales, los comensales, el ingreso, se indican las cantidades
retornadas y se efectuara la rebaja de inventario).
Se ajustan los valores servidos con los que realmente se consumi, estos ajustes van desde borrar o
agregar PLUS no planificados, o modificar las cantidades planificadas.
Se fija la cantidad real de comensales que entraron
Se guarda el ingreso, que estara formado por la cantidad de huspedes * precio de venta (previsto con
anterioridad durante el proceso de ejecucin) + el ingreso en efectivo por concepto de pasantes.
Se guardan los PLUS y las cantidades que retornan solo para usarlo a efectos estadstico.
Se ejecuta el movimiento de rebaja de productos.
II.9.1. Diseo de mesas Bufe
Los diseos estndares de mesas bufe, permiten que puedan ser cargados cada da para modificar solo algunos
detalles, ese es el caso por ejemplo de los desayunos ya que por lo general se elaboran con los mismos
productos. Luego seria posible obtener estadsticas de costos e ingresos en base a cada tipo de diseo. Tambin
se podra concebir los diseos en funcin de la cantidad de comensales para los que se planifica la mesa buffet,
por ejemplo un diseo para un desayuno para una cantidad de comensales entre 20 y 35 personas, otro para una
cantidad de comensales entre 100 y 150 personas.
Tanto en los diseos, como en las mesas buffet como tal, se pueden especificar productos de venta (PLUS o
platos) y/o productos de almacn. Para cada lnea se especifica la seccin donde se rebajara ese producto, se
usar esa seccin para calcular el precio de costo del producto.
II.9.2. Mesas Bufe-Consultar
Una vez que se han definido los diseos estndares, el siguiente paso es Servir o ejecutar la mesa, este paso es
como la planificacin de la mesa buffet para la previsin de sus costos e ingresos. Se carga una de las mesas
prediseadas, se modifica agregando, borrando o alterando las cantidades de productos y comensales diseados,
se calculan los precios de costo inicial y usando los valores adicionales sobre el precio de costo se propone un
precio de venta, este precio de venta se puede modificar, pues ser el precio para los huspedes, en este
momento se podr generar un listado o pedido al almacn(En el caso de que se genere un pedido se podr
seleccionar que producto se quiere pedir y que cantidad) .
Las mesas pueden estar en dos estados: Servida o Cerrada.
Cuando se abre una Mesa, se marca en estado de Servida. Mientras est en este estado se pueden modificar sus
valores.
Esta es la pantalla que se muestra cuando se abre una mesa:
Las mesas se crean a partir de un diseo, por eso lo primero ser seleccionar el diseo base. Adems se le debe
dar un nombre a la propia mesa. Cada mesa pertenece a una seccin de almacn, aunque los productos que se
usan en esa mesa no necesariamente se rebajaran de esa seccin, sino que se puede especificar para cada
producto o plato de que seccin se quiere hacer la rebaja.
Una mesa se puede marcar Para Facturar o no, lo que significa que si se marca entonces con la rebaja automtica
se generaran movimientos de venta en seccin y si no se marca es para llevar al gasto y por tanto se generaran
movimientos de consumo en seccin. Cuando es a gasto hay que indicar porque concepto de gasto, para ello se
podr escoger entre los conceptos de consumo interno a los que se le halla indicado que son conceptos de gastos
de mesas bufe.
En la medida que se indiquen los comensales previstos o planificados y se vayan agregando los productos en la
parte inferior de la pantalla se calculan el precio de costo de la mesa y el precio de costo por comensal.
El botn estimar es para a partir del costo de sus productos componentes y de los porcientos de ganancias
especificados para ese producto se proponen los precios de venta de la mesa para los huspedes. Ese precio se
puede modificar.
Una vez que se ha terminado de planificar la mesa, al visualizarla aparece una ventana como esta:
En la columna Pedir almacn, se pueden editar los valores que se desean pedir al almacn o la seccin de donde
se rebajar cada producto, luego dando un clic en el botn se generaran automticamente los pedidos
a almacn correspondientes. Para el caso de los Plus o Platos, el pedido se desglosara segn su escandallo.
Finalmente se debe cerrar la mesa.
Cerrar una mesa se traduce en fijar la cantidad de comensales que realmente pasaron, indicando a manera de
estadsticas, cuantos Pasantes pasaron, las cantidades de productos consumidas realmente, las cantidades
retornables (solo para estadsticas, estos productos se rebajaran del inventario y no se ejecuta ningn movimiento
automtico de devolucin a la seccin), se calcula el costo real y se indican las ingresos reales.
Es interesante que durante el transcurso de una mesa bufe es posible agregar productos que no estaban
planificados.
Dentro de los datos que se capturan en la pantalla del cierre estn las cantidades retornables, en el sistema por
ahora solo sirve para dejar registrada esas cantidades a manera de informacin.
Observe que solo se podrn borrar las lneas que se hallan adicionado durante el cierre de la mesa, las que en un
principio fueron planificadas no.
Al cerrar la mesa se tiene la posibilidad de efectuar la rebaja en ese momento o solo registrar las ventas para
mandarlas a rebajar en un momento posterior.
Para mandar a rebajar lo que haya quedado pendiente es la misma opcin de rebajas pendientes de ventas y
consumos.
II.9.3. Anulacin de Mesas Bufe
El usuario puede anular una mesa despus de haberla cerrado.
Anular una mesa significa que el sistema revierte los movimientos que ella gnero al cerrarla.
La visualizacin de una mesa cerrada luce as:
Los reportes estadsticos que se proponen actualmente en el programa son los siguientes:
El reporte de previsin de Stocks para Mesas Buffet permite obtener un listado de los productos iniciales que se
necesitan para montar una cantidad de mesas buffet, segn su diseo, en un periodo dado.
Otro reporte es el de Costos e Ingresos de Mesas Buffet.
Reporte Resumen Estadstico de las Mesas Buffet en un periodo
En resumen los pasos para usar la opcin de Mesas Buffet en el NewStock serian:
1. Planificacin: Se definen las cantidades de PLUS y/o productos que conforman la mesa.
2. Movimiento de servir o ejecucin de la mesa:
a. Se carga una de las mesas planificadas.
b. Se modifica
c. Se guarda la cantidad de comensales para los que se planifica la mesa
d. Se calculan los precios de costo inicial y adems usando los valores adicionales sobre el precio de
costo se propone un precio de venta, este precio de venta se puede modificar, pues ser el precio
para los huspedes.
e. En este momento se podr generar un listado o pedido al almacn(En el caso de que se genere
un pedido se podr seleccionar que producto se quiere pedir y que cantidad)
3. Cierre de la Mesa Bufe:
a. Se ajustan los valores servidos con los que realmente se consumi, estos ajustes van desde
borrar o agregar PLUS no planificados, o modificar las cantidades planificadas.
b. Se fija la cantidad real de comensales que entraron
c. Se guarda el ingreso, que estara formado por la cantidad de huspedes * precio de venta
(previsto con anterioridad durante el proceso de ejecucin) + el ingreso en efectivo por concepto
de pasantes.
d. Se guardan los PLUS y las cantidades retornables solo para usarlo en un reporte estadstico.
e. Se ejecuta el movimiento de rebaja de productos.
Se tiene pensado para versiones posteriores que cuando exista enlace con el NewPos, el proceso de venta de la
mesa, as como el de cerrar la mesa se pueda hacer desde el NewPos. De esa manera desde el NewPos seria
quien fijara la cantidad de comensales, el ingreso efectivo, etc.
II.10.Ventas en seccin
Esta opcin permite visualizar las ventas registradas en el NewStock procedentes de los mdulos externos y
adems introducir ventas directamente desde el almacn.
Al dar clic en ejecutar:
Como se muestra en la figura las ventas se pueden registrar en productos de ventas y/o productos de almacn,
los datos requeridos son la seccin de venta, el importe, la moneda, las cantidades y la seccin de rebaja, la cual
es muy importante pues adems de afectar su inventario es de donde se toma el precio de costo.
Tambin como se puede apreciar cada registro tiene el dato Origen, que es lo que indica que sistema origin el
registro.
En esta pantalla se pueden introducir manualmente registros de ventas, el origen ser NewStock. Los botones de
borrar y anular solo se habilitaran cuando el registro halla sido originado dentro del mismo NewStock. Si se quiere
anular un registro cuyo origen sea otro modulo, el usuario deber ejecutar dicha anulacin en el modulo
correspondiente, la interfaz se encargar de generar los movimientos de anulacin de ventas, as como de borrar
lo que quede pendiente por rebajar correspondiente a dichas ventas.
II.11.Consumos internos en seccin
Los consumos o cuentas casa son similares a las ventas en seccin, solo que requieren del concepto de
consumo.
II.12.Enlace con Software de Ventas Offline
Existe la posibilidad de importar las ventas y consumos desde un fichero txt, esta posibilidad es muy til cuando el
software de ventas no es accesible desde el NewStock. El NewPos tiene una opcin para hacer la exportacin
hacia un fichero txt, cuando la interfaz con NewStock esta seteada como OFFLINE.
Solo se importaran aquellos registros que no existan en la base de datos.
Si durante la importacin existen registros que no pueden ser ledos por errores en sus valores, se podrn guardar
en un fichero para luego poder analizarlos.
Tanto en la pantalla de almacenes como en la de grupos existe el botn Exportar para generar los ficheros textos
que podran usarse en el Newpos para actualizar los nomencladores del NewStock cuando la conexin es Offline.
II.13.Rebaja de productos de venta y consumo
Las Ventas y Consumos de productos de venta para rebajar de inventario se pueden registrar ahora de tres
formas:
1. Cuando existe enlace con el punto de venta ONLINE, significa que automticamente se registran al hacer
el cierre del punto de venta.
2. Cuando existe enlace con el punto de venta OFFNLINE, significa que se deben importar del fichero texto
generado en el NewPos. Opciones Operaciones/Importar Ventas en Seccin y Operaciones/Importar
Consumos
3. Insertndolas directamente en el NewStock por la opcin Operaciones/Ventas en Seccin y
Operaciones/Consumos en seccin.
Sea cual sea la va por la que se registraron ventas en el NewStock las mismas pueden estar en tres estados:
Sin Procesar: Solo han sido registradas, todava no han sido mandadas a rebajar.
Procesadas y Rebajadas: Se rebajaron
Procesadas y Pendientes de Rebajar: No se han podido rebajar porque el almacn no tiene la fecha adecuada,
no hay existencias de esos productos, el Plus no tiene bien definida su ficha tcnica. Este ltimo caso significa que
al tratar de convertir el producto de venta en productos de almacn no se pudo porque no tiene ninguno o porque
tiene algn SubPlus que no tiene productos de almacn asociado.
Para gestionar todas estas situaciones se usa la opcin Rebaja de productos de venta y consumo
Tambin est disponible en el botn de acceso rpido
Esta ventana est formada por un conjunto de pestaas a la izquierda donde se filtra la informacin que se quiere
gestionar y a la derecha un panel que ilustrar el proceso que se mande a ejecutar.
En todas estas pantallas se muestra un panel de ventas pendientes.
El botn Seccin de venta muestra la pantalla donde se pueden modificar las ventas hechas en las secciones de
venta. El botn Seccin de Almacn permite imprimir el listado de lo que esta pendiente de rebajar en las
secciones escogidas.
El botn Ejecutar permite ejecutar la rebaja y en el panel de la derecha se va ilustrando el proceso.
II.14.Tratamiento de las ventas del minibar en el NewStock
Las ventas del minibar son registros que se originan en el NewGes, mediante el telfono, con el objetivo de rebajar
del inventario productos de almacn.
Dichas ventas podran ser un cargo a la cuenta de un cliente y en ese caso tambin se registran en el NewHotel.
Las ventas podran introducirse al sistema tambin desde el propio NewStock.
Para anular o modificar una venta, si ya fue registrada en el NewHotel, deber anularse desde el NewHotel
primero y luego desde el NewStock.
El NewGes solo se encarga de registrar las ventas pero no rebaja automticamente, es necesario entrar en la
opcin del NewStock: Operaciones /Rebaja de productos del Minibar y una vez que se rectifiquen los registros
entonces se manda a rebajar. La rebaja de cada producto solo se har efectiva cuando exista la existencia
suficiente.
El NewGes registra la cantidad y el precio que se quiere rebajar. El NewStock se encarga de: Si el precio es 0
entonces se genera un movimiento de salida a gasto, si el precio es mayor que cero se genera un movimiento de
venta en seccin.
Siempre se puede anular un registro y en ese caso si ya se haba rebajado entonces se revierte el movimiento de
venta o salida gasto, es decir se genera un nuevo movimiento que revierte la rebaja.
Cuando se rebaja o se anula un registro se guardan en el registro las referencias al movimiento que se genero
para rebajar o para anular respectivamente.
Es importante destacar que los movimientos generados tienen como documento de referencia mb-XXX donde
XXX es un consecutivo de cada venta registrada que sirve como referencia local. Si el movimiento de venta o
salida a gasto es anulado desde la pantalla de consultas de movimientos entonces automticamente se marcara
como anulado el registro en la tabla de ventas del minibar.
Cada registro tiene adems, tres referencias, Referencia 1, Referencia 2 y Referencia 3 que es NewGes o
NewHotel quien las pone.
Solo se podr borrar un registro si:

1. Fue generado en el NewStock.
2. Aun no se ha rebajado nada.
En cualquier otro caso se tendr que anular.
II.15.Cierre de operaciones
Mediante esta opcin se ejecuta el cierre de un periodo de las operaciones en los almacenes y secciones. Una
vez ejecutada esta opcin, no se permitir realizar ms movimiento con fecha igual o menor a la del cierre de
operaciones.
Al invocar la opcin se muestra la siguiente pantalla:
Una vez seleccionada la fecha del cierre se invoca la opcin CALCULAR, donde el sistema muestra como
quedara el cierre solicitado.
II.16.Cambio de Fecha de Trabajo
Permite cambiar la fecha de trabajo para una fecha posterior.
Al iniciar la aplicacin si la fecha de trabajo del sistema difiere de la fecha de registro (la fecha que tiene la
maquina) entonces aparece el siguiente mensaje de advertencia.
Debajo de la fecha se muestran los ltimos inventarios realizados por Almacn/Seccin a modo informativo.
Cuando el parmetro de Fechas independientes pos Almacn Seccin est activado, la pantalla anterior vara de
la siguiente forma:
Cuando por error se cambi la fecha de trabajo, existe una opcin para retroceder la fecha para atrs, en
Utilitarios\Cambio de fecha de trabajo para atrs.
III. Contabilidad
El NewStock ofrece la posibilidad de generar ficheros de interfaces con varios sistemas contables. Segn se
parametrice el sistema y a partir de los movimientos del almacn, se generan los asientos contables que
correspondan.
Por defecto existe una interfase que llamamos Implcita que es la que vamos a explicar de manera detallada,
para que nuestros clientes puedan entender la idea general. Es vlido recalcar que cada interfaz tiene sus
especificaciones y particularidades, pero explicar cada una seria demasiado engorroso.
Cada tipo de movimiento acredita y debita cuentas diferentes, por ejemplo cuentas de inventarios o existencias,
cuentas de gastos, cuentas por pagar, etc. Entonces lo primero seria definir los tipos de cuentas que se usan en el
sistema.
I. Tipos de cuentas contables

a. Existencias: Son las cuentas de inventario, es decir reflejan las existencias o saldos en valores del
almacn. Cualquier movimiento que afecte el valor de inventario en una seccin tendra que acreditar o
debitar esta cuenta. Por ejemplo cuando se compra mercanca est aumentando el valor en el almacn
por tanto el movimiento de Factura o Compra de mercanca tiene que Debitar la cuenta existencias. Otro
ejemplo cuando se vende o consume mercancas hay que acreditar la cuenta de existencias porque el
valor en almacn disminuye.
b. Movimientos: Este tipo de cuenta refleja los saldos implicados en algunos tipos de movimientos, ellos son
Ajustes de existencias, Ajustes de Precio Medio, Faltantes, Sobrantes y Mermas o Roturas. Ejemplo: En
los asientos de ajustes de existencias por diferencias negativas se acreditara la cuenta de existencias y
se debitara la cuenta de Movimiento que est asociado al movimiento de Ajustes de Existencias.
c. Costos Lquidos: Son las cuentas que registran los costos de las operaciones de ventas en secciones o
puntos de ventas.
d. Consumos Internos: Son las cuentas de consumos internos y gastos. Para algunos clientes los
consumos internos son las cuentas casas.
e. Ingresos: En estas cuentas se registran los ingresos de los movimientos de ventas a clientes externos.
f. Cuentas por Pagar: Son las cuentas por pagar a los proveedores. Estas cuentas estaran implicadas en
los movimientos de Facturas o Compras de Mercancas, Facturas de Guas de Remesa, Devoluciones al
Proveedor y en los Movimientos de Ventas en Seccin en el caso de que el producto vendido fuera un
producto en Consignacin.
g. Cuentas por Cobrar: Son las cuentas por cobrar a los proveedores. Estas cuentas son las que se afectan
con los movimientos de Ventas a Cliente Externo.
h. Compras en Efectivo: En este tipo de cuenta se registran los valores de las compras hechas en efectivo,
es decir, cuando el pago se hace al cash. Aqu es importante un detalle, existe un tipo de movimiento
llamado Compra en Efectivo, en este caso es evidente que se buscara la cuenta en cuestin, sin
embargo hay otro caso donde tambin se utilizara esta cuenta y es en los movimientos de Factura de
Mercancas cuando el proveedor tiene como forma de pago Efectivo
i. Facturas pendientes: Se usan en la contabilizacin de los Albaranes o Guas de facturas (Guas de

remesas, conduces) as como en la contabilizacin de las Facturas para guas. Como es conocido las
guas de remesas o conduces son documentos que van llegando paulatinamente durante el mes, hasta
que llega una factura oficial que regulariza todas esas guas. La contabilizacin de esas Guas no se
trata en la cuenta por pagar hasta que llegue la factura, por tanto la contabilizacin de esas guas se va
haciendo en cuentas temporales o cuentas de Facturas pendientes que son las que estamos explicando,
cuando se va a contabilizar la factura oficial, se hace Debitando estas cuentas y Acreditando la cuenta
por Pagar del proveedor.
j. Aranceles: Existen valores adicionales en las compras de mercancas como son los aranceles, el valor de
la transportacin, la manipulacin, el embalaje y flete. Estos valores los puede pagar el proveedor o los
puede pagar la instalacin que es quien compra. En caso de que lo asuma la instalacin entonces se
tratan como gastos por aranceles y habra que pagrselos al proveedor que corresponda. Tanto las
cuentas de gastos por aranceles como las cuentas por pagar de aranceles, se definen como cuentas de
aranceles. Por ejemplo supongamos que se hace una compra al proveedor Frutas Selectas por un valor
de 1000 pesos, la transportacin de la mercanca tiene un valor de 20 pesos se le debe pagar al
proveedor Va Express, el siento contable quedara de la siguiente forma:
Operacin Cuenta Valor
Crdito Cuenta Por Pagar a Frutas Selectas 1000
Crdito Cuenta Por Pagar a Va Express 20
Debito Cuenta de Existencia 1000
Debito Cuenta de Gastos de Aranceles 20
k. Impuestos: Son las cuentas para asentar los valores de los impuestos. Estas cuentas se afectaran en los
movimientos de Compras, Devoluciones y Ventas de Mercancas.
l. Otras cuentas: Aqu se agrupan algunas cuentas como son: La cuenta para ajustes de redondeo, la
cuenta para contabilizar los gastos por punto verde(es como un tipo de impuesto o gasto, relacionado
con el medio ambiente, muy usado en Espaa), las cuentas para el IVA Asumido y la Retencin del IVA
Asumido(Solo es de inters para los clientes que hacen retencin de impuestos, es el caso de Colombia)
m. Desgastes: Cuando el producto pertenece a un grupo del tipo tiles en Uso es posible hacer
automticamente el tratamiento del desgaste del producto. Esta es la cuenta para asentar los valores de
desgaste de los tiles en uso.
n. Pagos anticipados: Estas cuentas solo son de inters cuando existe interfaz con nuestro sistema de
cuentas por pagar NewPaga. Su objetivo es registrar los pagos anticipados que se le han realizado a
cada proveedor, pero cuando existe interfaz con NewPaga, la definicin de los proveedores de
mercancas se hace en NewStock, es por eso que se deben definir y asignar estas cuentas en el propio
NewStock.
o. Pendientes de Investigacin: Los movimientos de Mermas y/o Roturas normalmente se registraran en
una cuenta de Movimiento (Usualmente es una cuenta de gastos), como se haba explicado
anteriormente, sin embargo algunos clientes no deben afectar esa cuenta directamente, sino que deben
usar una cuenta llamada Pendiente de Investigacin. Este comportamiento es posible parametrizarlo en
el NewStock.
p. Efectos por Pagar: Al igual que las cuentas de Pagos anticipados, estas cuentas solo son de inters si
existe enlace con NewPaga.
q. Memorando: Estas cuentas son usadas en la contabilidad de los movimientos de productos en

consignacin. Ms adelante se explicar en detalles la contabilidad que se genera cuando son productos
en consignacin.
Antes de continuar sealemos que cuando el sistema trabaja con doble moneda, lo que significa que los costos
estn divididos en dos monedas, cada tipo de cuenta se dividira en dos subtipos uno para la moneda base y otro
para la moneda suplementaria.
A continuacin se describe la forma en que se generan los asientos o apuntes contables para cada uno de los
tipos de movimiento en el esquema contable implcito.
Tipo de movimiento D/C Cuentas

Factura de Mercanca C Cuenta por Pagar o Cuenta de Efectivo del Proveedor
D Existencias
D Impuestos por pagar
Si existen aranceles
C Cuenta de Aranceles por pagar al proveedor
D Cuenta de gastos de aranceles
Albarn o Gua de Factura C Cuenta de Facturas Pendientes por pagar al Proveedor
D Existencia
Si se pagan los impuestos en las guas(Es un parmetro)
D Impuestos por pagar
Si los aranceles se pagan con las guas( Es un parmetro)
Factura para Guas C Cuenta por pagar al Proveedor
D Cuenta Facturas Pendientes por pagar al Proveedor
Si se pagan los impuestos en la regularizacin de las guas(Es un parmetro)
D Impuestos por pagar (Si se pagan los impuestos en la regularizacin de la
factura)
Si los aranceles se pagan con la regularizacin de las guas( Es un parmetro)
Recepcin de Mercancas C Cuenta Memorando(Contrapartida)
en Consignacin D Cuenta Memorando(Compra)
Devolucin al proveedor C Cuenta Existencia
C Cuenta de impuestos
D Cuenta por Pagar o Cuenta de Efectivo del Proveedor
Transferencias Depende de las caractersticas del origen y el destino de la transferencia.
Transferencia entre C Cuenta Existencia del Almacn (A1)
almacenes(A1 y A2) D Cuenta Existencia del Almacn (A2)
Transferencia de un No es un Producto en Consignacin
almacn(A1) a una C Cuenta Existencia de A1
seccin con inventario(S1) D Cuenta de Existencia S1
Si es un UTIL EN USO y se trata el desgaste(es un por ciento
Especificado en los parmetros.)
C Cuenta de desgaste de S1
D Cuenta de Gastos de S1
Es un producto en consignacin
C Cuenta Memorando de Compras de A1
D Cuenta Memorando de Compras de S1
Ventas a terceros C Cuenta Existencia(Valor a precio de costo)

D Cuenta por cobrar al Cliente (Valor a Precio de Venta)
Si el precio de venta difiere del precio de costo
C Cuenta Ingreso(Valor a precio de venta)
D Cuenta Costos Lquidos(Valor a Precio de Costo)
Merma o Rotura C Cuenta de existencia
D Cuenta de Movimiento(Merma o Rotura)
Si es un UTIL EN USO y se trata el desgaste de los tiles, se genera el siguiente
asiento con un valor de 100 menos el por ciento especificado en los parmetros.
C Cuenta de desgaste seccin(B)
D Cuenta de Gastos seccin(B)
Salida a Gastos Si es un til en uso y es una seccin con inventario:
C Cuenta de existencia
D Cuenta de desgaste
D Cuenta de gastos o cuenta de pendientes de investigacin(En
dependencia de un parmetro)
sino
D Cuenta de gastos o cuentas de pendientes de investigacin(En
dependencia de un parmetro)
Compras en Efectivo C Cuenta de Efectivo del Proveedor
D Existencia
Impuestos por pagar al proveedor
Si hay tratamiento de aranceles
Elaboracin de productos C Cuenta de existencia
D Cuenta de existencia
Despiece de productos D Cuenta de existencia
Venta en seccin Si no es un producto en consignacin
C Cuenta de Existencia
D Costos lquidos
si es un producto en consignacin
C Cuenta Memorando(Contrapartida)
C Cuenta por pagar al proveedor
D Cuenta Memorando(Venta)
D Cuenta de Costos Lquidos
Consumo en seccin Si no es un producto en consignacin
C Cuenta de Existencia
D Cuenta de consumo en seccin
si es un producto en consignacin
C Cuenta Memorando(Contrapartida)
D Cuenta de gastos o Consumo interno(en dependencia de si los consumos
se contabilizan solo en NewStock, es un parmetro)
Otros tipos de Si el ajuste es positivo, si es negativo seria en el orden inverso
movimientos (Ej. Ajustes C Cuenta existencia
de existencia, Ajustes de D Cuenta del tipo de movimiento
Precio Medio)
Para que quede con mayor claridad a continuacin resumimos la contabilidad de los productos en consignacin,
ya que tiene sus especificidades
Recepcin de Mercanca:
Dbito Cta.Memo.Recibo(Almacn)
Crdito Cta.Contrapartida Memo.
Transf. Interna:
Dbito Cta.Memo.Recibo(Seccin)
Crdito Cta.Memo.Recib(Almacn)
Si se Venden:
Dbito Cta.Memo.Venta(Seccin)
Dbito Cta.de Costo
Crdito Cta.por Pagar
Si es Cuenta Casa:
Dbito Cta.Memo.Venta(Seccin)
Dbito Cta. de Gasto
Crdito Cta. por Pagar
III.1. Definicin de Cuentas Contables
Mediante esta opcin el Sistema permite introducir las cuentas contables que se utilizarn para la exportacin a
Contabilidad.
Estas cuentas se pueden buscar por cualquiera de los criterios especificados en la parte superior de la ventana.
Estos criterios son:
Cuenta El nmero de la cuenta

Tipo de Cuenta Para el esquema implcito los tipos de cuenta son: Ajustes de Costo, Aranceles, Compras en
Efectivo, Consumos internos, Costos lquidos, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar,
Desgastes, Existencias, Facturas pendientes, Impuestos, Ingresos, Movimientos, Otras
cuentas, Pagos anticipados, Cuentas pendientes de investigacin, Efectos por Pagar,
Cuentas Memorandos.
Descripcin La descripcin asignada a la cuenta
Moneda Puede ser la Base o la Suplementaria.
Para visualizar una cuenta creada se presiona el botn Visualizar, para eliminarla se presiona Borrar y para
crearla est el botn Nuevo, que activa la siguiente ventana, donde se pone el nmero de la cuenta y una
descripcin de la misma. En dependencia de la parametrizacin del sistema aparecern todas estas cuentas o no,
por ejemplo si no se configura el sistema para que trabaje con el desgaste de los tiles en uso, entonces las
cuentas de desgaste no estarn disponibles para seleccionarlas.
III.2. Asignacin de Cuentas
Una vez que estn definidas las cuentas por tipos, estamos listos para asignarlas. Por lo general se da la
posibilidad de abrir en varios niveles la asignacin de las cuentas, por ejemplo la asignacin de cuentas de
existencias se abre por Secciones, Grupos, Familias y Tasas de Impuestos.
Tipo de cuenta Subtipo Nivel de asignacin

Existencias Moneda AlmacnGrupoFamilia-Tasa de impuesto
Movimientos Moneda Tipo de movimiento-AlmacnGrupoFamilia-Tasa de

impuesto
Costos lquidos Moneda, Contrapartida Almacn-Grupo-Familia
Gastos Moneda Almacn-Grupo-Familia
Consumos Internos Moneda Concepto de Consumo Interno-Grupo-Familia
Ingresos Moneda Almacn-Grupo-Familia
Cuentas por Pagar Moneda Proveedor
Cuentas por Cobrar Moneda Proveedor
Compras en Moneda Proveedor
Efectivo
Facturas Pendientes Moneda Proveedor
Aranceles Moneda Proveedor
Impuestos Compras, Devoluciones, Tasa de Impuesto
Ventas
Desgaste Moneda Almacn-Grupo-Familia
Cuenta de Pagos Moneda Proveedor
Anticipados
Memorandos Compras o Recibo, Almacn-Grupo-Familia
Ventas, Contrapartida -
Moneda
Efectos por Pagar Moneda Concepto de Consumo Interno-Grupo-Familia
Otras cuentas
En todos los casos se invoca la ventana de asignacin de cuentas, que es similar para todos los tipos:
Las listas desplegables Tipo de movimiento, Tasa de Impuesto, Almacn/Seccin, Grupo y Familia son criterios de
bsqueda que se definen para visualizar (mediante el botn Buscar) solo las que cumplan los parmetros
especificados.
Para asignar una cuenta, en cualquiera de los casos, se posiciona encima de la lnea a asignar y se busca en la
lista desplegable Cuenta Contable la que se quiera poner. El Sistema automticamente llena el campo
correspondiente. Si se quiere asignar la misma cuenta a la lista completa encontrada, despus del paso anterior
se presiona el botn , si se quiere borrar la cuenta asignada se da un clic en el botn
III.3. Exportacin
Con esta opcin se puede generar el comprobante a exportar con todos los movimientos realizados en el Sistema
en un rango de fechas definido por los campos Desde y Hasta. Este comprobante puede generarse detallado o
resumido, como se muestra en la ventana que sigue. Se puede crear e imprimir tantas veces como se desee.
Tambin existe la posibilidad de seleccionar los tipos de movimientos que se quieren exportar.
Para generarlo se presiona el botn Generar y si no hubo ningn problema, es decir todas las cuentas estaban
definidas, se activa el botn Exportar para culminar el proceso de exportacin a Contabilidad.
Cuando existe alguna cuenta por definir, en la columna Descripcin se muestra las caractersticas de la cuenta
que no existe. Dando clic derecho encima de la lnea se puede acceder a la pantalla de definicin, asignacin y
consulta de cuentas contables.
Al final de la ventana se muestra el total de dbitos y crditos del mismo, los cuales deben ser iguales.
III.3.1. Estructura de ficheros para las Interfaces contables
El NewStock permite exportar el comprobante contable en varios formatos para ser usado en varios sistemas
contables por ejemplo con InterHotel, Infologa, Secotur etc. A continuacin se describe el fichero interfaz que se
genera para el esquema implcito.
III.3.1.1. IMPLICITO
Campo Tipo Lon Observaciones

g
Fecha Fecha 10 Fecha del movimiento que gener el asiento.
(D/M/A)
Cdigo de la cuenta contable Alfanumrico 20
Espacios vacos 4
Identificacin del Mv. en Alfanumrico 10 Identificador del movimiento que gener el asiento.
NewStock
Espacios vacos 10
Consecutivo del apunte contable Alfanumrico 4
Centro de costo Numrico 4
Descripcin del documento que Alfanumrico 10
tecleo el cliente
Descripcin de la cuenta Alfanumrico 40
Valor de dbito o crdito Numrico 13
Dbito o crdito Alfanumrico 1
Nmero de contribuyente o NIF del Alfanumrico 14
proveedor
A continuacin el formato de los ficheros que se exportan para cada una de las interfaces contables con las que el
NewStock es compatible.
En la gran mayora de las interfaces se generan ficheros de tipo texto, aunque en los parmetros como ya vimos
se define el nombre del fichero y la extensin. Tambin se puede parametrizar el carcter separador de los
campos, pero es opcional, porque algunas interfaces ubican los valores posicionalmente. Los caracteres de
separacin de decimales y de miles, son tomados por defecto de la configuracin regional de la maquina, en las
excepciones se les indicar cual es el que se usa.
III.3.1.2. ACCOUNT MATE
Tipo de Fichero que se Genera: Fichero de Tipo DBF (FoxPro).
Campo Tipo Long Observaciones

FMONEDA Alfanumrico 1 Moneda(1=Base,2=Suplementaria)
FACCNO Alfanumrico 20 Numero de la cuenta contable
FDEPT Alfanumrico 4 Centro de Costo
FTRSDES Alfanumrico 30 Descripcin de la operacin. Identificacin del
Movimiento (Abreviatura del tipo de movimiento +
consecutivo)
FTRSREF Alfanumrico 20 Referencia. Identificacin del documento
FTRSDATE Fecha Fecha del movimiento que gener el asiento.(D/M/A)
FNUMCOMPC Alfanumrico 7 Numero del comprobante. Identificacin del Movimiento
(Abreviatura del tipo de movimiento + consecutivo)
FCRAMT Numrico Valor del Crdito
FDRAMT Numrico Valor del Dbito
III.3.1.3. COMFABOY
Tipo de Fichero que se Genera: Fichero de Tipo Texto.

Separador de campos: Opcional
Separador de Decimales: .
Separador de Miles: Ninguno
Nmeros alineados derecha donde a la izquierda relleno de ceros.
Valores de tipo Caracteres alineados a la izquierda. Rellenar espacio en blanco a la derecha.

Tipo Alfanumrico 1 Tipo de Movimiento
1 = Compras
2 = Consumos
3 = Traslados
4 = Devoluciones
5 = Ajustes
6 = Porcionamiento
7 = Guas Para Remesa
Fecha Fecha 10 DD/MM/YY
Cuenta Alfanumrico 18 Cuenta contable
Nit Numrico 12,0 Corresponde al nit del proveedor con que se realiza la transaccin,
cuando se trate de transacciones de baja de almacn se debe registrar
el nit de la instalacin.
Valor Numrico 16,2 Valor de la transaccin
Deb_cre Alfanumrico 1 Naturaleza del registro Debito(D) o Crdito(C)
Descripcin Alfanumrico 40 Descripcin del Movimiento
Numero_doc Numrico 10 Corresponde al nmero de documento (factura) cuando se realizan
transacciones de compra, de lo contrario el valor debe ser cero (0).
Base Numrico 16,2 Este valor corresponde a la base con que se liquid el impuesto
respectivo y se registra nicamente para las cuentas de impuestos, las
dems cuentas deben llevar cero (0).
F_vence Fecha 10 La misma fecha de la transaccin
III.3.1.4. CONTAPLUS

Separador de Miles: ,
Nmeros alineados derecha donde a la izquierda relleno de ceros.
Valores de tipo Caracteres alineados a la izquierda. Rellenar espacio en blanco a la derecha.

Numero de Asiento Numrico 6 Consecutivo por transacciones.
Fecha Fecha 10 DD/MM/YY
Cuenta general Alfanumrico 12 Cuenta contable, cuando son cuentas de impuestos se deja
en blanco
Cuenta Contrapartida Alfanumrico 12 Cuenta contable. Solo se llena cuando es la cuenta de
impuestos
Valor de Dbito Numrico 16,2 Valor de Dbito
Concepto Alfanumrico 25 Descripcin del Asiento
Valor de Crdito Numrico 16,2 Valor de Crdito
Numero de factura Alfanumrico 8 Numero de la factura o gua de remesa para el sistema.
Base Numrico 16,2 Este valor corresponde a la base con que se liquid el
impuesto respectivo y se registra nicamente para las
cuentas de impuestos, las dems cuentas deben llevar cero
(0).
Tasa Numrico 5,2 Valor de la tasa de impuestos que se aplic.
% de recargo de Numrico 5,2 0
equivalencia
Numero de Alfanumrico 10 Numero del documento
Documento
Centro de costo Alfanumrico 3
Cdigo del proyecto 6 Vaco
Punteo 1 Vaco
Numero de Pago 6 Vaco
Cambio a Aplicar 16,2 0
Debe Moneda 16,2 0
Extranjera
Haber Moneda 16,2 0
Extranjera
Auxiliar 1 Vaco
Serie en la Facturacin 1 Si es una compra 0 sino un espacio
Sucursal 4 Vaco
Cdigo Divisa 5 Vaco
Importe Auxiliar 16,2 0
Moneda Extranjera
Moneda en uso, 1 1 pesetas, 2 euros. Siempre se pone un 2
Importe Debito en Numrico 16,2 Valor de dbito
Euro
Importe Crdito en Numrico 16,2 Valor de crdito
Euro
Base Numrico 16,2 Este valor corresponde a la base con que se liquid el
impuesto respectivo y se registra nicamente para las
cuentas de impuestos, las dems cuentas deben llevar cero
(0).
NoConv Alfanumrico 1 F
Cdigo de Activo Alfanumrico 10 Vaco
Serie de Factura Alfanumrico 1 Vaco
rectificada
Numero de Factura Alfanumrico 8 Vaco
rectificada
base imponible factura Numrico 16,2 0
rectificada
base imponible factura Numrico 16,2 0
rectificativa
Es Factura rectificativa Alfanumrico 1 F
fecha factura Fecha 8 Vaco
rectificada
Vaco 1 Vaco
III.3.1.5. EDRANA

Separador de campos: Es obligatorio, el usuario debe configurar alguno

Nit Alfanumrico 12 Corresponde al numero de contribuyente del proveedor
DocN Alfanumrico 12 Numero de serie del documento
Documento Alfanumrico 12 Numero del documento
Tipo de lnea Numrico 1 Digito para identificar la lnea principal en las facturas (0 si lo es, 1 si no
lo es , vaco para el resto de los movimientos)
DocD Fecha 10 Fecha del movimiento YYYY/MM/DD
PagD Fecha 10 Fecha de pago YYYY/MM/DD
DepC Alfanumrico Cdigo del almacn o seccin
GrpC Alfanumrico Cdigo del grupo de productos
Net Numrico Valor total antes de impuesto en centenas(ex: 200,45 = 20045)
Base Numrico Valor sobre el que se aplica el impuesto
% Numrico Por ciento de impuesto a aplicar
Vatt Valor del impuesto en centenas
Tipo de Abreviatura del Tipo de Movimiento
Movimiento
III.3.1.6. eENTERPRISE


Tipo Numrico 1 Tipo de asiento
2 = Impuestos
3 = Crditos
4 = Dbitos
Fecha de Generacin Fecha 10 DDMMMYY Fecha en la que se est exportando
el comprobante
Centro de costo Alfanumrico 3 Centro de costo
Valor Numrico 12 Valor de la transaccin
Cdigo de seccin o proveedor Alfanumrico 6
Nombre de seccin o proveedor Alfanumrico 25
Fecha del Documento Fecha 10 DDMMMYY Fecha del documento
Numero de Documento Alfanumrico 8
Cdigo de la seccin o el Alfanumrico 8
proveedor
III.3.1.7. HEINSOHN

Separador de Miles: Ninguno ,

Periodo Numrico 2 Es igual al mes del comprobante. Alineado a la derecha con
ceros izquierda
Mes Numrico 2 Mes comprobante. Alineado a la derecha con ceros izquierda
Da Numrico 2 Es igual al da comprobante .si hay uno con ceros a la

izquierda
Tipo Alfanumrico 2 'FV'// factura venta
comprobante Venta cliente
'FP' //facturas a proveedor
Factura mercanca,
Factura gua,
Compra efectivo
'CS' //consignacin
Recepcin mercanca consignacin,
Devolucin mercanca consignacin
'DP' //devolucin
Devolucin,
Devolucin gua,
Devolucin directa
'CV' //roturas
Merma rotura,
Venta seccin,
Anulacin venta seccin,
Gasto
'AI' //ajustes de inventario
Faltante,
Sobrante,
Ajuste existencia
'CP'
Elaboracin producto
'CO'
Consumo seccin,
Anulacin consumo seccin
'AP'
Ajuste precio medio
'AC'
Ajuste costo
'00'
El resto de los movimientos
Numero Numrico 10 Consecutivo del movimiento. Se completa ceros a la izquierda
comprobante alineados derecha
Cuenta contable Alfanumrico 10 Cuenta contable .se completa ceros izquierda
Referencia Alfanumrico 10 Para cuentas por cobrar nit cliente
Para cuentas por pagar nit proveedor
Para el resto centros costos
Ceros a la izquierda
Campo1 ALFANUMERICO 15 Si es una cuenta por pagar se conforma as:
2 primeras posiciones a la izquierda tipo documento
10 siguientes numero documento derecha izquierda se

completa con ceros
3 siguientes vencimiento se llena con ceros
Para el resto de las cuentas se llenan los 15 espacios con 0.
Concepto Alfanumrico 30 Detalle documento .tipo y numero de documento ms la
descripcin del movimiento. Justificados a la izquierda
Se completa con espacios
Dbito crdito Alfanumrico 1 D = DEBITO
C = CREDITO
Valor Numrico 13 Valor entero de la transaccin. Justificado a la derecha
transaccin neto
Decimales Numrico 2
transaccin
Valor entero otra Numrico 11 0
moneda
Valor decimal Numrico 2 0
otra moneda
Campo2 Alfanumrico 50 Cuentas por pagar o por cobrar
26 nombre del proveedor
8 fecha emisin del documento (AAAAMMDD)
8 fecha Vencimiento 0000000 (AAAAMMDD)
8 fecha recibo del documento (AAAAMMDD)
El resto de las cuentas
15 Nit de la empresa
30 espacios en blanco
2 Zona de recaudo de impuestos(16)
1 Tipo proveedor Naturales = C
Proveedores Jurdicos = A
Concepto IVA Alfanumrico 2 Va el cdigo de la retencin o el IVA de la contabilidad

01 = IVA generado por ventas 16 %
06 = IVA generado por ventas 10 %
D1 = IVA compras 10 %
D2 = IVA compras 16 %
D9 = IVA rgimen simplificado
C3 = retencin compras 3,5 %
C2 = retencin compras 1,5%
RI = Reteiva rgimen comn 16 %
RT = Reteiva rgimen comn 10 %
RS = Reteiva rgimen simplificado
Clase Alfanumrico 2 FP
documento
Numero Numrico 10 Igual numero factura o documento emitido
documento Justificado derecha ceros izquierda
Vencimiento Numrico 2 00
documento
Valor compra Numrico 11 Ceros izquierda justificado derecha
Parte decimal Numrico 2 00
del valor de la
compra
Valor porcentaje Numrico 3 Parte entera de la tasa de impuesto a aplicar
IVA compras
Parte decimal NUMERICO 4 Parte decimal de la tasa de impuesto a aplicar
del valor
porcentaje IVA
compras
Valor base IVA Numricos 11 Compras o ventas .justificado derecha ceros izquierda
Parte decimal Numrico 2 Compras o ventas .justificado derecha ceros izquierda
valor base IVA
Valor porcentaje Numrico 3
IVA
Decimales Numrico 4
porcentaje IVA
Aduana Alfanumrico 6 Ceros
No se utiliza Alfanumrico 8 Ceros
III.3.1.8. INFOLOGIA
Tipo de Fichero que se Genera: Fichero de Tipo TXT.
Separador de valores: No se utilizan

(DD.MM.AA)
Cuenta contable Alfanumrico 10 Numero de la cuenta contable
Cdigo diario Alfanumrico 3 Cdigo diario del Documento segn tipo de
documento
Consecutivo de diario Numrico 6
Cdigo del documento Alfanumrico 3 Cdigo del documento segn tipo de documento
Consecutivo de documento Numrico 7
Descripcin del asiento Alfanumrico 20 Tipo de Movimiento + El numero del documento
Valor de la transaccin Numrico 11
Espacios vacos 21
III.3.1.9. INFOLOGIA I
Separador de valores: No se utilizan

(DD.MM.AA)
documento
Consecutivo de diario Numrico 6
Cdigo del documento Alfanumrico 3 Cdigo del documento segn tipo de documento
Espacio Vaco Alfanumrico 1
Consecutivo de documento Numrico 7
Descripcin del asiento Alfanumrico 18 Tipo de Movimiento + El numero del documento
Espacios vacos 21
III.3.1.10. INFOLOGIA HOTTI
III.3.1.11. INFOLOGIA LINHA NEXT
III.3.1.12. INTERHOTEL 2000
Tipo de Fichero que se Genera: Fichero de Tipo DBF.

EMPRESA Alfanumrico 3 Cdigo de la empresa
CONTA Alfanumrico 15 Cuenta contable
CCUSTO Alfanumrico 4 Centro de costo
CONCEPTO Alfanumrico 2
DATA Fecha Fecha valor del asiento
VALOR Numrico Valor de la transaccin
CRE_DEB Alfanumrico 1 Dbito = D, Crdito = C
DESCR Alfanumrico 25 Tipo del movimiento + Numero del movimiento
DOCUMENTO Alfanumrico 10 Numero del documento
FEC_CON Fecha Fecha
MONEDA Alfanumrico Moneda
TASA Numrico 3
LIBRO Alfanumrico 1 G
III.3.1.13. LOGIC CONTROL CLASS


Cdigo de la empresa Numrico 4
Cdigo de canal Alfanumrico 6 Vaco
Delegacin Alfanumrico 6 Centro de costo
Sector Alfanumrico 10 Vaco
Departamento Alfanumrico 6 Vaco
Seccin Alfanumrico 6 Vaco
Proyecto Alfanumrico 6 Vaco
Numero de Asiento Numrico 6
Operacin Alfanumrico 1 Dbito = D Haber = H
Cuenta Alfanumrico 8 Cuenta contable
Contrapartida Alfanumrico 8 Vaco
(ddmmyy)
Concepto Alfanumrico 30
Valor Numrico 15,2 Valor del asiento
Tipo de Documento Alfanumrico 6 Vaco
Documento Alfanumrico 9 Vaco
Cdigo de Diario Alfanumrico 2 0
Lugar de Indicador IvaRepSop Alfanumrico 1 'E' //Emitida
Venta Cliente
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Devolucin,
Devolucin Gua,
Compra Efectivo,
Devolucin Directa,
Recepcin Mercancas Consignacin,
'R //Recibida
Devolucin Mercanca Consignacin
'
El resto
Serie Alfanumrico 2 Vaco
Factura de Compra Alfanumrico 7 Nmero de la factura
Abono Alfanumrico 1 '1' //Devolucin Es abono
Devolucin,
Devolucin Gua,
Devolucin Directa,
Devolucin Mercanca Consignacin:
'0' //No es abono
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Compra Efectivo,
Venta Cliente,
Recepcin Mercanca Consignacin
'
El resto
Previsin de Cobro Alfanumrico 1 'P' //A pagar
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Compra Efectivo,
Devolucin,
Devolucin Directa:
'C' //Cobrar
Venta Cliente

El resto
Fecha de Vencimiento Fecha 6 vaco
Serie de Factura Alfanumrico 16 Vaco
IGI 1 Numrico 3 Tasa de IVAS a Aplicar
Base Imponible 1 Numrico 15 Base Imponible
Deducible 1 Numrico 1 1
Cuota 1 Numrico 15 Valor de Impuesto
Cdigo de Transaccin 1 Alfanumrico 2 1
III.3.1.14. LOGIC CONTROL WIN


Cuenta Alfanumrico 15 Cuenta contable . alineada a la izquierda y
rellenada con espacios hasta llegar a 15
Periodo Contable Alfanumrico 2 8
No Factura Alfanumrico 7 Numero de documento
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Devolucin,
Compra Efectivo,
Devolucin Directa,
Recepcin Mercanca Consignacin,
Numero de movimiento
Venta Cliente
Vaco el resto
(ddmmyy)
Cdigo de Diario Alfanumrico 3 vaco
Lugar de previsiones Alfanumrico 1 Vaco
Movimiento Alfanumrico 7 Tipo de movimiento + consecutivo
Venta Cliente
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Devolucin,
Devolucin Gua,
Compra Efectivo,
Devolucin Directa,
'R //Recibida
'
El resto
Cuenta Cliente/Proveedor Alfanumrico 9 Cuenta del cliente o el proveedor
Nit Cliente/Proveedor Alfanumrico 9 Vaco
Devolucin,
Devolucin Gua,
Devolucin Directa,
'0' //No es abono
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Compra Efectivo,
Venta Cliente,
'
El resto
Mediacin exclusin 347 Numrico 1 Vaco
Libro de IVA 1, % base correctora Numrico 4 0
Libro de IVA 1, % IVA Numrico 5 Tasa de IVAS a Aplicar
Libro de IVA 1, % recargo Numrico 4 0
equivalencia
Libro de IVA 1 Importacin Numrico 1 Vaco
Libro de IVA 1 Exportacin Numrico 1 Vaco
Base Imponible 1 Numrico 15,2 Base Imponible
Cdigo de Transaccin 1 Alfanumrico 2 vaco
Cuota 1 Numrico 15,2 Valor de Impuesto
Libro de IVA 1 Recargo de Numrico 13 Vaco
Equivalencia
equivalencia
Equivalencia
equivalencia
Equivalencia
Cdigo de Retencin Alfanumrico 2 Vaco
% de Retencin Numrico 5 0
Base de Retencin Numrico 15 0
Importe de Retencin Numrico 15 0
Fecha de vencimiento Fecha 6 Vaco
III.3.1.15. PRIMAVERA

Reflecte Classes de IVA Alfanumrico 1 S
Reflecte Analtica Alfanumrico 1 S
Reflecte Centros de Custo Alfanumrico 1 S
Tipo de Linha Alfanumrico 1 O
Modulo Alfanumrico 1 L
Fecha Alfanumrico 4 Fecha del movimiento que gener el asiento DDMM
documento
Numero de diario Numrico 10 Consecutivo
Documento Alfanumrico 5 Vaco
N Documento Numrico Consecutivo
Descripcin del asiento Alfanumrico 50
Naturaleza Alfanumrico 1 Dbito o crdito
Cdigo de entidad Numrico 12 Cdigo de la entidad
Tipo de entidad Alfanumrico 1 Si es una entidad F sino O
Classe IVA Alfanumrico 10 Vaco
Conta Origem Alfanumrico 20
Lote Alfanumrico 5
Classe Selo Alfanumrico 15
Quantidade de Selo Alfanumrico 9
Reflecte Classes de Selo Alfanumrico 1
Reflecte Plano Funcional Alfanumrico 1 S'
Terceiro Alfanumrico 15
Tipo Terceiro Alfanumrico 1
Mes de Recolha Alfanumrico 2
Tipo Operao Alfanumrico 1 1
Ao Numrico 4
Moeda Origem Alfanumrico 3
Cambio Origem Alfanumrico 18 1
Cambio Base Alfanumrico 18 1
Cambio Alternativo Alfanumrico 18 1
Tipo de Afectao Alfanumrico 18 1
Reflecte Fluxos Alfanumrico 1 'S'
III.3.1.16. SAGE 100
Tipo de Fichero que se Genera: Se generan dos ficheros de Tipo Texto.

Separador de campos: Es obligatorio definirlo.
Separador de Miles: Ninguno ,

Asiento Numrico Consecutivo de Asientos
Diario Alfanumrico Cdigo de diario
Fecha del Fecha dd.mm.aa
movimiento
Cuenta general Alfanumrico Cuenta contable
Cuenta analtica Alfanumrico Centro de costo
Cuenta terceros Alfanumrico
(NIT)
Numero de Alfanumrico
Documento
Movimiento Alfanumrico
Descripcin Alfanumrico
Tipo de Alfanumrico Si es una asiento de impuestos el tipo de impuesto sino vaco
impuesto
Tipo Alfanumrico 'N' //Nacional
'I' //Intracomunitaria
A' //Otra
Forma de pago Alfanumrico vaco
Fecha de Fecha dd.mm.aa
vencimiento
Cantidad Numrico vaco
Valor Numrico 15,4 Importe
C = CREDITO
Apunte General Alfanumrico G
Plan analtico Alfanumrico Vaco
Asiento Numrico Consecutivo de Asientos
Diario Alfanumrico Cdigo de diario
Fecha del Fecha dd.mm.aa
movimiento
Cuenta general Alfanumrico Cuenta contable
Cuenta analtica Alfanumrico Centro de costo
Cuenta terceros Alfanumrico
(NIT)
Numero de Alfanumrico
Documento
Movimiento Alfanumrico
Descripcin Alfanumrico
Tipo de Alfanumrico Si es una asiento de impuestos el tipo de impuesto sino vaco
impuesto
Tipo Alfanumrico 'N' //Nacional
'I' //Intracomunitaria
A' //Otra
Forma de pago Alfanumrico vaco

Fecha de Fecha dd.mm.aa
vencimiento
Cantidad Numrico Vaco
Valor Numrico 15,4 Importe
C = CREDITO
Apunte General Alfanumrico G
Plan analtico Alfanumrico Vaco
Segundo fichero, fichero de proveedores

Tipo Entidad Numrico 1 Proveedor = 1, Cliente = 0
Cuenta general Alfanumrico Cuenta del proveedor
Efectivo
Gua
Por pagar
Por Cobrar
Cuenta Alfanumrico (NIT)
particular
Titulo Alfanumrico Nombre del proveedor
Direccin Alfanumrico Direccin del proveedor
Complemento Alfanumrico
direccin
Cdigo postal Alfanumrico
Localidad Alfanumrico
Provincia Alfanumrico
Pas Alfanumrico
Telfono Alfanumrico
Fax Alfanumrico
NIT Alfanumrico
Email Alfanumrico
Contacto Alfanumrico
NIT Aux Alfanumrico
III.3.1.17. SAIKAS

Separador de campos: Es obligatorio, el usuario debe configurar alguno

Nit Alfanumrico 12 Corresponde al numero de contribuyente del proveedor
DocN Alfanumrico 12 nr./referencia do documento
DocD Fecha 8 Fecha del documento (YYYYMMDD)
RegD Fecha 8 Fecha de registro del documento (YYYYMMDD)
DepC Alfanumrico Cdigo de la seccin/almacn
GrpC Alfanumrico Cdigo del grupo de productos
Net Numrico Valor total antes de impuesto en centenas(ex: 200,45 = 20045)
Base Numrico Valor sobre el que se aplica el impuesto
% Numrico Por ciento de impuesto a aplicar
Vatt Valor del impuesto en centenas
Tipo de Abreviatura del Tipo de Movimiento
Movimiento
III.3.1.18. SAP
Tipo de Fichero que se Genera: Se generan varios ficheros, en dependencia de los tipos de movimientos que se
exportan y por fecha. Los ficheros son nombrados comenzando por dos iniciales que indican la clase de
documento, seguido de la fecha.
Clase de Descripcin Tipos de Movimientos del NewStock que contiene

Documento
NU Compras NewStock Factura con Mercancas
NV Transf Inventar NewStock Transferencia Interna
NW Consumo Interno NewStock Consumo en Seccin
Anulacin de Consumo en Seccin
Salida a Gastos
NX Devolc Mcias Newstock Devolucin al Proveedor
NY Otros Mvtos NewStock El resto de los movimientos
NZ Costeo Ventas NewStock Venta en Seccin
Anulacin de Venta en Seccin
NE Bajas Mcias NewStock Merma o Rotura
Cada fichero tiene una lnea cabecera y luego tantas lneas de detalle como existan.
Formato de las lneas cabeceras

Tipo de Lnea Numrico 1 1 Porque es la cabecera
Alfanumrico 20 'FB01 '
Fecha Real Fecha 8 Fecha en la que se esta exportando el fichero. ddmmaaaa
ClaseDoc Alfanumrico 2 NU Compras NewStock
NV Transf Inventar NewStock
NW Consumo Interno NewStock
NX Devolc Mcias Newstock
NY Otros Mvtos NewStock
NZ Costeo Ventas NewStock
NE Bajas Mcias NewStock
Alfanumrico 4 'CCFC'
Fecha de Fecha 8 Fecha valor del movimiento que se esta contabilizando. ddmmaaaa
Contabilizacin
Periodo Numrico 2 Mes de la fecha de contabilizacin
Moneda Alfanumrico 5 COP
Numero de Alfanumrico 16 Fecha de contabilizacin
documento de
referencia
Texto de Alfanumrico 25 NU Compras NewStock
cabecera del NV Transf Inventar NewStock
documento NW Consumo Interno NewStock
NX Devolc Mcias Newstock
NY Otros Mvtos NewStock
NZ Costeo Ventas NewStock
NE Bajas Mcias NewStock
Cantidad de Numrico 5 Cantidad de lneas detalles que contiene el fichero
lneas Detalles
Total de Numrico 16
Debitos
Total de Numrico 16
Crditos
Fin de lnea Alfanumrico 1 /
Formato de las lneas detalles.

Tipo de Lnea Numrico 1 2 Indicando que son lneas de detalles
Alfanumrico 30 ZBSEG '
Debito-crdito Numrico 2 Debito = 40
crdito =50
Alfanumrico 1 /
Importe Numrico 16 Importe
Importe impuesto Alfanumrico 16 /
Indicador de IVA Alfanumrico 2 Si la cuenta es de tipo Impuesto de Compra entonces 'J3'
sino '/'
Divisin Alfanumrico 4 /
Centro de costo Alfanumrico 10
Numero de orden Alfanumrico 12 /
Fecha valor Fecha 8 /
Fecha fase o vencimiento Fecha 8 /
Numero de asignacin Alfanumrico 18 El centro de costo para las cuentas de tipo devolucin
y las de Impuestos de Compra , para el resto '/'
Texto de posicin Alfanumrico 50 Interfase NewStock
Clave de condiciones de Alfanumrico 4 /
pago
Clave de bloqueo de pago Alfanumrico 1 /
Va de pago Alfanumrico 1 /
Nombre de pro diverso Alfanumrico 35 /
Poblacin Alfanumrico 35 /
Clave del pas Alfanumrico 3 /
Cdigo postal Alfanumrico 10 /
Numero cuenta bancaria Alfanumrico 18 /
Clave de banco Alfanumrico 15 /
Nif Alfanumrico 16 /
Clave control de banco Alfanumrico 2 /
Calle y numero Alfanumrico 30 /
Idioma Alfanumrico 1 /
Tipo numero de Alfanumrico 2 /
identificacin fiscal
Cuenta contable Alfanumrico 17 Cuenta contable
Clase de mov de activos Alfanumrico 3 /
fijos
Clave 1 referencia Alfanumrico 12 El identificador del movimiento si la cuenta es de tipo
interlocutor comercial Devolucin, sino /
Clave 2 referencia Alfanumrico 12 0 si la cuenta es de tipo Devolucin, sino /
interlocutor comercial
Clave 3 referencia Alfanumrico 20 /
interlocutor comercial
Obtener base imponible Alfanumrico 1 Si la cuenta es de tipo Impuesto de Compra entonces 'X'
sino '/'
Fin de lnea Alfanumrico 1 /
III.3.1.19. TERMA EUROPA


Cuenta Alfanumrico 15 Cuenta contable . alineada a la izquierda y
rellenada con espacios hasta llegar a 15
Periodo Contable Alfanumrico 2 8
No Factura Alfanumrico 7 Numero de documento
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Devolucin,
Compra Efectivo,
Devolucin Directa,
Recepcin Mercanca Consignacin,
Numero de movimiento
Venta Cliente
Vaco el resto
(ddmmyy)
Cdigo de Diario Alfanumrico 3 vaco
Lugar de previsiones Alfanumrico 1 Vaco
Movimiento Alfanumrico 7 Tipo de movimiento + consecutivo
Venta Cliente
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Devolucin,
Devolucin Gua,
Compra Efectivo,
Devolucin Directa,
'R //Recibida
'
El resto
Cuenta Cliente/Proveedor Alfanumrico 9 Cuenta del cliente o el proveedor
Nit Cliente/Proveedor Alfanumrico 9 Vaco
Devolucin,
Devolucin Gua,
Devolucin Directa,
'0' //No es abono
Factura Mercanca,
Factura Gua,
Compra Efectivo,
Venta Cliente,
'
El resto
Mediacin exclusin 347 Numrico 1 Vaco
equivalencia
Equivalencia
equivalencia
Equivalencia
equivalencia
Equivalencia
Cdigo de Retencin Alfanumrico 2 Vaco
% de Retencin Numrico 5 0
Base de Retencin Numrico 15 0
Importe de Retencin Numrico 15 0
Fecha de vencimiento Fecha 6 Vaco
III.3.1.20. ZEUS
Tipo de Fichero que se Genera: Dos ficheros de Tipo TXT.
Transac_Temp
ANOTRA Alfanumrico 6 Ao y Mes de la transaccin. Formato AAAAMM
IDFUENTE Alfanumrico 2 05 Fuente Vlida
NUMDOCTRA Alfanumrico 10 90NUEVO
Nmero del Documento / Si solo se coloca la serie el sistema
genera el consecutivo automticamente
CONSECUTITRA Identity 4 Consecutivo
FECHATRA Alfanumrico 10 Formato AAAA/MM/DD
CODICTA Alfanumrico 16 Cuenta de detalle Vlida de acuerdo al plan de cuentas
NITTRA Numrico 9 Nit del proveedor. Solamente se coloca si la cuenta maneja
pagos a terceros
AUXIAUX Alfanumrico 16 Solamente se coloca si la cuenta maneja auxiliar abierto
IDCENCO Alfanumrico 16 Solamente se coloca si la cuenta maneja Centro de Costo
DESCRITRA Alfanumrico 40 Descripcin de la transaccin
VALORTRA Numrico 13,2 ab siempre diferente de cero. Los positivos sern dbitos y los
negativos sern crditos
INDCPITRA Numrico 1 Depende del tipo de cuenta:
1-Contabilidad,
2-CxC,
3-CxP,
4-Inventario,
5-Auxiliar Abierto,
6-Caja
CONCILTRA Alfanumrico 6 Siempre va en blanco
IDBANCO Alfanumrico 3 01 Solo si la cuenta es tipo banco
IDVENDE Alfanumrico 3 01 Cdigo del vendedor. Solo se graba si es cxc
IDPLAZA Alfanumrico 3 01 Cdigo de la plaza. Solo se graba si la cuenta es de caja
TIPOFAC Alfanumrico 3 ' FR' Tipo de factura vlida registradas en el sistema. Solo se
graba si es cxc - cxp
NUMEFAC Alfanumrico 10 Numero del documento. Solo se graba si es cxc - cxp
VENCEFAC Alfanumrico 10 Fecha de Pago. Solo se graba si es cxc - cxp
REFEFAC Alfanumrico 10 00 Solo se graba si es cxc - cxp
IDUSUARIO Alfanumrico 15 'INFORMARCA'
IDZONA Alfanumrico 3 00 Solo se graba si es cxc - cxp
CLIPRV Alfanumrico 9 Nit del proveedor o Cliente
PORRETETRA Numrico 2 Vaco
BASERETETRA Numrico 8 Vaco
CODPRESU Alfanumrico 16 Vaco
NRESERVA Alfanumrico 16 Vaco
VALORMONEDA Alfanumrico 13 Vaco
STATUSTRA Alfanumrico 2 Vaco
CONSECUREV Numrico 3 0
INDFUENTE Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDPERIODO Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDCUENTA Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDCLIENTE Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDPROVEEDOR Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDCENCOSTO Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDAUXILIAR Alfanumrico 1 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDTERCERO Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDMONEDA Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente

INDUNIDAD1 Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDIMPUESTO Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDVENDE Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDBANCO Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDPLAZA Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
INDTIPOFAC Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
APLICACION Alfanumrico 50 'INVENTARIOS'
PROCESADO Alfanumrico 1 0 No se Llena - Lo hace el sistema automticamente
IDUNIDAD1 Alfanumrico 3 Cdigo unidad 1 si la cuenta maneja unidades
VALORUTRA1 Money Valor unidad 1 si la cuenta maneja unidades
Document_Temp

ANODCTO Alfanumrico 6 Ao y Mes formato AAAAMM
FNTEDCTO Alfanumrico 2 05 Fuente Vlida
NUMEDCTO Alfanumrico 10 '90NUEVO' Nmero del Documento si no se quiere que el
sistema lo genere al subirlo a contabilidad
FECHDCTO 10 Fecha del Documento Formato AAAA/MM/DD
NUMTDCTO Numrico 10 Nmero de Transacciones que contiene el documento
SUDBDCTO Money 13 Total Dbitos Sumatoria de los valores positivos del
transac_temp del mismo documento
SUCRDCTO Money 13 Total Crditos Sumatoria de los valores negativos del
transac_temp del mismo documento
III.3.1.21. Forma de configuracin para PRIMAVERA
Luego para efectuar la exportacin:
I. Reportes
I.1. Caractersticas generales de los reportes del sistema
El Sistema NewStock emplea para la mayora de los reportes el Crystal Report.
Exportar el reporte a los distintos

Obtener el listado por utilitarios de MS Office tales
impresora como Word, Excel, etc.
Desplazamiento Cerrar el reporte
entre las pginas
Adems de los reportes que se obtienen con cada movimiento, el sistema brinda los siguientes:
I.2. Existencias y Saldos
Existencias y valor por almacn/seccin: Permite realizar un listado total o seleccionar un Grupo y una
Familia.
Inventario Aleatorio: Permite listar aleatoriamente un por ciento de productos del almacn para realizar un
inventario manual. Este por ciento se define en la siguiente ventana, as como el almacn donde se
realizar.
En este punto es bueno recordar que en los inventarios aleatorios los productos marcados como de riesgo
siempre sern incluidos.
Existencias y valor en un almacn/seccin
Productos en dficit en almacn/seccin: Permite adems de poder imprimir los productos en dficit listar los
proveedores de dichos productos. Para determinar los productos en dficit se hace un anlisis estadsticos
de la frecuencia y cantidad con que sale el producto del almacn y compara los resultados con la existencia
real en el almacn, de esa forma hace una previsin de si el producto esta en dficit.
Cuadre de inventario segn tarjeta de estiba: Muestra los descuadres (si los hubiera) entre el inventario de
NewStock y lo declarado en las Tarjetas de Estiba.
Saldos en inventario hasta la fecha
Diferencias en almacn: Permite comparar las existencias en un almacn en dos fechas, ya sea en
cantidades de productos o en valores.
I.3. Compras
Precio promedio de compras por producto
Productos pendientes de suministrar: Son aquellos que estn declarados en una encomienda y la misma no
ha sido suministrada.
Compras/devoluciones por almacn: Despus de seleccionar el almacn y la fecha da un reporte de todas

las compras y devoluciones para cada producto tanto en el mes como en el ao.
Estructura de compra: Este reporte permite ver las cifras ingresadas por concepto de compras, que reporta
cada entidad o proveedor, agrupadas por Organismos y desglosadas por categoras de productos. Al final
hace un resumen por almacn/seccin, aunque los datos se pueden filtrar solo para un almacn o seccin.
I.4. Productos
Clasificador de productos
Productos compuestos: Muestra un listado de estos productos con su correspondiente composicin.
Productos porcionables: Muestra un listado de estos productos con su correspondiente composicin.
Productos por proveedor
Proveedores por productos
Productos con lento movimiento: Productos que no han tenido movimientos de entrada ni de salida en el
tiempo especificada.
Rendimiento de producto bruto: Es un reporte que permite ver el rendimiento de los productos porcionables.
Rendimiento de producto neto
I.5. Movimientos
Movimientos por producto: Permite imprimir los movimientos realizados a un producto mediante una
seleccin previa, como se muestra en la siguiente pantalla:
Movimientos por proveedor: Permite imprimir los movimientos realizados por los proveedores mediante una
seleccin previa del rango de fechas a visualizar.
Entradas/Salidas por almacen/seccion: Despus de seleccionar el almacn o la seccin y el rango de

fechas, muestra para cada producto todas las entradas y las salidas (en dinero) en el perodo definido.
I.6. Ventas y Consumos
Ventas en seccin: Muestra las ventas hechas por el

NewStock, de fichas tcnicas.
Consumos internos en seccin: Muestra los productos consumidos por concepto de Consumos Internos y
que fueron introducidos por el NewStock...
Ratio costos/ventas: Es un reporte que permite ver la relacin entre el costo y el precio de venta de los
productos del POS.
Ratio costos/consumos: Es un reporte que permite ver la relacin entre el costo y el precio de consumo de
los productos del POS.
I.7. Impuestos
Libro de impuestos
I.8. Reconciliacin
Reconciliacin de costos. Son tres reportes que dadas dos fechas calcula los costos por Grupos de productos.
El primero de los tres reportes muestra valores a nivel de almacn central y los valores de las secciones
totalizados. El segundo muestra la informacin de las secciones detalladamente. Por ultimo existe un tercer
reporte que muestra los valores resumidos. En los tres casos la informacin se agrupa por tipos de grupo.
Veamos primero algo importante relacionado con los valores que se muestran en estos reportes. Tanto para las
ventas como para los consumos internos el sistema maneja tres valores, importe de venta, costo al momento de la
venta y costo que efectivamente se rebaja del valor de la existencia, es importante que entender la diferencia entre
ellos.
Importe de venta, es el valor a precio de venta. (Por lo general en los consumos internos es cero o coincide con el
valor de costo).
Costo al momento de la venta, este valor se calcula en el momento en que se introduce la venta, y es igual a la
suma de los costos de cada componente de la ficha.
Costo que efectivamente se rebaja de la existencia, es decir es la suma de los costos que se van rebajando con
movimientos de venta en seccin o consumo en seccin.
EL reporte NST046 es el que muestra los datos a nivel de almacn central.
Para cada tipo de grupo se muestra la informacin con los siguientes acpites
Venta: Es la suma de los valores de ventas en seccin (Importes de Venta). Presten atencin que estos valores no
son costo, es decir ellos no afectaron directamente las existencias, estos valores serian como los ingresos. En el
reporte del almacn es la suma de todas las secciones.
______________________________________________________________________
Existencia Inicial: Es el valor de existencia con las que comenz el da inicial que se esta consultando.
A continuacin se muestran las entradas al almacn (las devoluciones al proveedor se muestran con valor
negativo)
Compras (Movimientos de Facturas de Mercanca, Guas de Remesa y Compras en efectivo).

Sobrantes
Bebidas -> Comidas
Comidas -> Bebidas
Devolucin al proveedor (Movimientos de Devolucin al proveedor y Devolucin de Gua de Remesa).
Devolucin al Almacn: (Movimientos de Transferencias interna y Transferencias Directas con destino el
Almacn).
Total: Se calcula la suma de todas las entradas y se restan las devoluciones al proveedor.
Existencia Final: Es el valor de la existencia en la fecha final del periodo que se est consultando.
A continuacin se muestran las salidas del almacn (Las salidas se muestran con signo negativo)
Mermas y Roturas
Faltantes
Salidas a Gasto
Total: Se suman las salidas.
Costo Bruto: Inv Inicial + Entradas Sobrantes Mermas Salidas Inv Final
Consumos internos: A Es la suma de los valores de consumos internos. Este valor se calcula en dependencia de
los parmetros generales, se puede hacer usando el importe de venta, el precio de costo
al momento de mandar a ejecutar la rebaja o ponderando ese precio de costo con un
ndice.
B Muestra el valor de la columna A multiplicando por el siguiente ratio.
Costo Bruto / (Consumos Internos + Ventas)
C Muestra el valor de la columna A multiplicando por el siguiente ratio.
Costo Bruto / Ventas
Costo de alimentacin de personal: Es el costo de las secciones marcadas como Comedor de Personal.
Costo liquido: Costo Bruto + Mermas
Costo liquido - Costo de alimentacin de personal - Consumos internos: Costo liquido - Costo de alimentacin de
personal - Consumos internos
Ratio Costo/Venta: Por ciento del Costo Bruto sobre las ventas y consumo interno.
Costo bruto *100 / (Venta +Consumo)
ndice de rotacin: Costo bruto/((Inv Inicial+Inv Final})/2)

Cobertura media de das: 30/ndice rotacin (Se asume que el mes tiene 30 das)
Total de salidas de almacn (Terica): (Por los movimientos)
Transferencias Internas y directas desde el almacn
Devolucin al Almacn.
Total de salidas de almacn (Reales): (Diferencias entre inventarios)
Inv Inic
+ Compras
- Devoluciones al Proveedor
- Inv Final.
Diferencias en salidas de almacn: Salidas terica Salidas reales
Ratio de salidas: Por ciento de la diferencia de salidas de almacn sobre las salidas reales. Diferencia/Salidas
reales*100
EL reporte NST045 es el que muestra los datos detallados por secciones. Al igual que el anterior para cada
seccin los datos se detallan por tipos de grupos.
Por ultimo el reporte NST108 Muestra un resumen como se muestra a continuacin
I.9. Estadsticas
Evolucin de Precios Medios: Este reporte da un estudio de la variacin del precio medio de cada producto
en los das del mes seleccionado y para un Almacn o Seccin, as como el mnimo y mximo precio de
todo el perodo.
Potenciales de venta en seccin: Es un reporte que a partir de dos inventarios anteriores a la fecha de
trabajo vigente, calcula los potenciales de venta en seccin. Para ello se debe seleccionar el almacen, la
fecha posterior a la fecha del primer inventario y la fecha del segundo inventario.
.
Consumos en seccin
Consumos en Seccin sin valorizar
Compras por Proveedor / Producto:
Compras por Producto / Proveedor
Historia de un Proveedor
Compras por Grupo Proveedor
Compras por Grupo Familia
Costos / Ingresos
I.10. Mis reportes

Esta opcin es la que permite ejecutar los reportes externos creados por el usuario.
II. Utilitarios
II.1. Calendario
Muestra el calendario de fechas para consulta en pantalla.
II.2. Inicializar consecutivos de movimientos.
El sistema lleva para cada tipo de movimiento un consecutivo,

por ejemplo un consecutivo para las Facturas, otro para las
Transferencias Internas, para las Salidas a Gastos, etc. Esos
consecutivos se puede inicializar a partir de una fecha dada,
por lo general los usuarios prefieren comenzar con nuevos
consecutivos al comenzar el ao.
II.3. Actualizar existencias de la instalacin
En NewStock se registran las existencias de productos por secciones y en la instalacin, en ocasiones por
cambios en los parmetros o problemas de aproximacin las existencias de la instalacin no son exactamente la
suma de las existencias en las secciones, este utilitario permite sincronizar ambos valores.
II.4. Productos
II.4.1. Cambiar Cdigo
Para cambiar un producto por otro, esto significa que donde quiera que aparezca en la base de datos ese cdigo
ser reemplazado por el nuevo.
II.4.2. Cambiar Unidad de Medida

Para cambiar la unidad de medida por defecto en la definicin del producto, esto significa que sus existencias
pasaran a registrarse en la nueva unidad de medida. Es un requerimiento de esta opcin que la equivalencia o el
factor de conversin entre la unidad de medida vieja y la nueva este bien definido.
Como son dos unidades de medida equivalentes, las cantidades especificadas en los movimientos hasta el
momento pueden continuar haciendo referencia a la vieja unidad de medida, pero opcionalmente se puede
cambiar.
Adems se pueden cambiar de una vez todos los productos que tengan esa unidad de medida a la nueva.
II.4.3. Cambiar cantidad de dosis

Para cambiar la definicin de la cantidad de dosis de un producto
II.4.4. Cambiar Clasificacin

Para cambiar la clasificacin de un producto, es decir su Grupo, Familia y/o Subfamilia.
II.4.5. Cambiar tasas de impuestos

Este utilitario permite cambiarle de una vez la tasa de impuestos a todos los productos que tienen una por
otra.
II.4.6. Validar clasificacin de Productos

Este utilitario validar que el grupo, la familia y la subfamilia de todos los productos sean validas. Es decir que
la familia pertenezca al grupo y la subfamilia a la familia.
II.4.7. Validar definicin de dosis.

Este utilitario permite validar si las cantidades de dosis usadas de un producto y su definicin se
corresponden
II.4.8. Desglose de productos de venta en productos de almacn

Este utilitario permite dada una cantidad de un producto de venta, traducirla completamente en las cantidades
de productos de almacn que lo formaran. Esta funcionalidad es muy til cuando se quieren hacer
inventarios en una seccin como la cocina y existen productos ya elaborados.
II.4.9. Validar Unidades de Medida vs. Cantidad de dosis

Tanto en las fichas tcnicas como en la composicin de los productos compuestos, cuando se indica la
cantidad del producto componente en dosis, la unidad de medida debe coincidir con la unidad de medida por
defecto del producto. En versiones anteriores no se validaba este tema y por eso algunas definiciones
pudieran estar erradas, estos utilitarios muestran las fichas que se deben corregir.
II.4.10. Validar referencias cclicas en las fichas tcnicas
Este utilitario permite verificar que en la definicin de las fichas tcnicas no se produzcan referencias circulares.
II.5. Recalcular todos los cierres de operaciones
Algunas versiones calculaban el cierre de operaciones con errores, por eso se agrego la posibilidad de mandar a
recalcular todos los cierres de una vez.
II.6. Cambio de Fecha de trabajo para atrs.
Cuando se quiere revertir el cambio de fecha de trabajo hacia atrs. Solo es posible si no se han hecho
movimientos en el sistema.
II.7. Logs
Pantalla para visualizar el log de operaciones de un usuario.
II.8. Reconstruir vistas y Funciones.
Valida que todos los objetos de la base de datos, dgase vistas, funciones, constraints, trigguers etc., estn
compilados y actualizados a la ultima versin.
Cuando se importa por primera vez la base de datos, cuando ha ocurrido algn error en el servidor, al actualizar la
base de datos con una nueva versin, al ejecutar un script por fuera del sistema, o en cualquier momento para la
conformidad del usuario de que todo esta bien con los objetos de base de datos, se puede invocar esta opcin.
II.9. Importacin de Datos
Esta opcin lo que permite es importar segn la interface configurada anteriormente, datos de sistemas externos a newstock.
Pro la generalidad explicaremos el proceso de importar el nomenclador de productos desde un fichero Excel para su creacin
inicial.
Al invocar la opcin e sistema muestra la siguiente pantalla:
Donde se define lo que queremos importar incluyendo desde que fila a que fila, cual es el significado de cada columna etc.
Cuando se carga el fichero y damos insertar el sistema comienza a validar su relacin con stock e ir a mostrar sus mensajes de
errores que no permita hacer la importacin.
II.10.Exportacin de datos
III. Ayuda
En esta opcin del men, y en muchos de los botones de Ayuda de las pantallas, el usuario tiene acceso a tpicos
de ayuda que le sern muy tiles.
IV. NewStockCentral
Supongamos que la direccin de una cadena de hoteles necesita hacer compras centralizadas para
todos sus hoteles, por tanto necesita controlar centralizadamente los nomencladores del NewStock, es
decir que cada una de las instalaciones opere con los mismos cdigos de productos, proveedores, tasas
de impuestos etc., es necesario entonces que en un solo lugar sea donde se modifiquen los datos y
dichas modificaciones se reflejen a su vez en todas las instalaciones. A esta situacin da respuesta el
NewStockCentral, que no es mas que un Software muy similar al NewStock pero que solo cuenta con
las opciones de modificacin de datos de los nomencladores.
Los pasos para su instalacin se explican en los manuales de instalacin del NewStock y el
NewStockCentral.
Para indicarle al NewStock que hay conexin con el NewStockCentral, hay que marcar el parmetro
Enlace con NewStockCentral y poner el tiempo en que el programa va a revisar los datos introducidos
en el NewStockCentral y los actualizara en el NewStock.
Cuando existe enlace con el NewStockCentral significa que desde el NewStock no se podrn modificar
los datos de los nomencladores.
Es bueno puntualizar que una vez introducido un elemento en uno de los nomencladores no se podrn
eliminar pues desde el NewStockCentral no se puede determinar si ese elemento esta siendo
referenciado en una de las instancias de NewStock.
El empleo de NewStockCentral requiere de empleo de licencia para su activacin y empleo adems de

la de NewStock.
Breve Descripcin para la instalacin de NewStockCentral

En la maquina donde correr la instancia central:
Caso # 1 La aplicacin NewStock no se est explotando aun.
Ejecutar el instalador del NewStockCentral. En este proceso se instalara los aplicativos as como se
creara la base de datos y el usuario.
Caso # 2 La aplicacin NewStock ya se est explotando.
Ejecutar el instalador del NewStockCentral.

Si ya se tienen datos en una base de datos del NewStock y se quieren tener ahora en el
NewStockCentral ejecutar los siguientes pasos:
SI NO EXISTE EL NEWSTOCK INSTALADO EN LA MISMA INSTANCIA DONDE SE ESTA

INSTALANDO EL NEWSTOCKCENTRAL (SOLO EN ESTE CASO), importar la base de datos del
NewStock para el usuario CAS.
Conectarse a la instancia como el usuario NSC con password NSC y ejecutar desde el SQL WorkSheet
el script IniTables.
SOLO SI EN ESA INSTANCIA NO SE VA A EJECUTAR MAS EL NEWSTOCK, ENTONCES

DESINSTALAR EL NEWSTOCK O LO QUE ES LO MISMO ELIMINAR EL USUARIO CAS.
En las maquinas donde correr una instancia cliente de la instancia central:

Caso # 1 La aplicacin NewStock no se esta explotando aun.
1. Crear con la herramienta de Oracle SQL Net Easy Configuration una entrada llamada NSTCENTRAL
que apunte a la maquina y a la instancia donde se instalo el NewStockCentral.
(Si es la instancia esta en la maquina local la entrada en el SQL Net Easy Configuration se crea usando
BEQUEATH y si es la instancia por defecto se pone ORCL)
2. Ejecutar el instalador del NewStock.
3. Una vez dentro de la aplicacin se podr configurar el tiempo en que las instancias clientes accedern a la instancia central para
refrescar los datos. Esto se hace dentro de la ventana de parmetros en la pestaa Interfaz, en la opcin Enlace con
NewStockCentral, el tiempo hay que especificarlo en minutos, es recomendable que el tiempo de refrescamiento no sea menor
que 30 minutos, un valor aceptable podra ser 60 minutos (una hora).
Caso # 2 La aplicacin NewStock ya se est explotando.
1. Crear con la herramienta de Oracle SQL Net Easy Configuration una entrada llamada NSTCENTRAL
que apunte a la maquina y a la instancia donde se instalo el NewStockCentral.
2. Como en esa instancia existe la base de datos del NewStock entonces:
I. Actualizar la versin instalada ejecutando el Update del NewStock, seleccionando todas las
versiones posteriores a la versin que est instalada.
II. Ejecutar el Setup del NewStock y escoger la opcin Custom. Solo seleccionar la opcin
DataBase.
3. Una vez dentro de la aplicacin se podr configurar el tiempo en que las instancias clientes accedern a
la instancia central para refrescar los datos. Esto se hace dentro de la ventana de parmetros en la
pestaa Interfaz, en la opcin Enlace con NewStockCentral, el tiempo hay que especificarlo en minutos,
es recomendable que el tiempo de refrescamiento no sea menor que 30 minutos, un valor aceptable
podra ser 60 minutos (una hora).
V. Soluciones a problemas frecuentes

1. Problemas con el ODBCD. Si se tiene problemas de conexin con la base de datos, la solucin es reinstalar
ODBC Driver INTERSOLV 3.10 32-BIT Oracle7.
2. Si el nombre de User DSN asignado es diferente de NewStock Oracle7, debe agregarse una lnea en la
seccin Identificacao del fichero NewStock.ini como sigue:
DSName=<Data Source Name>
donde
<Data Source Name> es el nombre asignado en ODBC (por ejemplo, DSName=Tropicana).
3. Si se produce un error en el administrador de ODBC al tratar de adicionar un User DSN, es necesario verificar
si no estn duplicados los ficheros "ORA73.DLL", "CORE35.DLL", "CORE35O.DLL", "NLSRTL32.DLL",
"OCIW32.DLL" en los subdirectorios WINDOWS\SYSTEM y ORAWIN95\BIN. En caso de estar duplicados
(usualmente con versiones de fechas diferentes) es necesario borrar los ficheros que se encuentren FUERA
de "ORAWIN95\BIN ".
4. Verificar que en el PATH del sistema fue adicionado el camino de acceso a Oracle (por ejemplo
C:\ORAWIN95\BIN).
5. Durante la ejecucin de la aplicacin puede producirse en algunas opciones un error de Oracle/ODBC

relacionado con la precisin de los timestamp parameters o la precisin de las cadenas de caracteres
(string). Si esto ocurre debe verificarse el registro de Windows para chequear la existencia de las llaves
WorkArounds y WorkArounds2 con valores 1048576 y 2 respectivamente que permiten eliminar estos
problemas que provocan algunas aplicaciones en el uso de ODBC. Para esto se ejecuta el utilitario regedit y
se siguen los siguientes pasos:
Expandir HKEY_CURRENT_USERS
Expandir Software
Expandir ODBC
Expandir ODBC.INI
Seleccionar el item correspondiente al Data Source Name creado para el trabajo con NewStock.
En la ventana derecha aparecern las llaves contenidas en este tem, una de las cuales (usualmente la
ltima) debe ser WorkArounds2 con un valor de 2. En caso de no existir oprimir clic derecho sobre esta
ventana derecha, seleccionar New/String value, y crear la nueva clave con nombre WorkArounds2 y valor
2.
En la ventana derecha aparecern las llaves contenidas en este tem, una de las cuales (usualmente la
ltima) debe ser WorkArounds con un valor de 1048576. En caso de no existir oprimir clic derecho
sobre esta ventana derecha, seleccionar New/String value, y crear la nueva clave con nombre
WorkArounds y valor 1048576.
Cuando existen movimientos y se crea una nueva seccin o almacn, el sistema inhabilita las opciones tal
y como no existiera ningn movimiento, habilitndose de nuevo despus que se realice el inventario inicial
para la nueva seccin o almacn creado.
Al final el registro de Windows debe quedar con estos valores:
VI. Trminos utilizados en NewStock
Producto Primario: Es el producto simple que entra al almacn. Ej: Una Cuchara, Una Fruta.
Producto Porcionable: Es aquel producto que despus de entrar al almacn se puede dividir en varios
productos diferentes: Ej: Pierna de Cerdo. Se puede porcionar en Bistec de Cerdo, Masas de Cerdo,
Chicharrones, Subproducto de Cerdo, etc.
Producto Compuesto: Es el producto que se crea en la instalacin a partir de otros y se puede volver a entrar
en el almacn. Ej: Pizza Congelada: Este producto se puede almacenar en una nevera hasta su transferencia
a una seccin y sin embargo se confeccion con productos del mismo almacn: Harina, Queso, etc.
Dosis: Define la cantidad de fracciones que tiene un producto. El sistema permite rebajar tanto por unidades
completas como por estas dosis (para los productos especificados) Ej: Como una botella de Ron tiene 16.5
tragos se define este producto con 16.5 dosis. Otro ejemplo sera un paquete de perros calientes con 12
unidades, para lo cual se definira el producto con 12 dosis.
Producto Prescindible: Es aquel producto que participa en la elaboracin de otro compuesto pero en el cual
la presencia del mismo no es imprescindible, o sea que por su falta o carencia no se deja de elaborar el
producto final. Ej: En la elaboracin de una Pizza puede ser prescindible el aceite pero no el queso.
Producto Consumible: Es el producto que va directamente a gasto cuando se transfiere a una seccin. Ej:
Servilletas.
NewStockCentral: Es la versin del NewStock que permite controlar centralizadamente los nomencladores
del NewStock en un grupo de instancias independientes.
VII. Procedimiento para la actualizacin de versiones
Para saber que versin del NewStock que usted tiene instalada de un clic en la opcin Ayuda / Acerca de ....
Fecha del ltimo script de

actualizacin de la base de
datos.
Fecha de la ltima
compilacin del ejecutable.
Versin del ejecutable.
Listados de las
modificaciones, nuevas
opciones y correccin de
errores de cada versin.
El procedimiento para actualizar a nuevos relase es el siguiente:
1- Realizar una salva integral del subdirectorio donde esta instalado la aplicacin.
2- Crear una exportacin de la base dato actual(Por seguridad, no siempre una actualizacin ocurre felizmente y
lo que si es muy oportuno es poder restaurar una salva anterior)
3- Actualizar el ejecutable y los reportes de la nueva versin en el subdirectorio donde est instalado. Ejecutar el
programa normalmente, automticamente el software detectar la diferencia entre la versin instalada y la
nueva, y se ejecutar el proceso de actualizacin.
Siempre que la actualizacin de una versin requiera informarle al usuario de posibles demoras, o pasos que debe
efectuar manualmente para el buen funcionamiento del sistema, etc. aparecer una pantalla como la siguiente con
advertencias de instalacin,
VIII. Especiales NewStock

VIII.1. Detalles explicativo de cmo configurar NewStock con enlace con NewPOS.
VIII.2. Caractersticas en la parametrizacin NewStock - NewPOS
VIII.2.1 En NewPOS
Pantalla de configuracin del Newpos para el enlace con la aplicacin de Almacn.
Lo primero es indicar en que momento se registraran las ventas hechas en el Newpos en la aplicacin de almacn:
No registrar. Esta opcin indica que no hay enlace con ninguna aplicacin de almacn.
Cambio de turno: Al cambiar de turno en cada punto se registraran las ventas en el almacn, esto no
significa que se rebajaran los productos de almacn, solo se guardaran o registraran los productos de
ventas.
Cambio de da: dem al anterior pero al cambiar de fecha de trabajo.
Periodo:
Lo siguiente a configurar es la aplicacin de almacn con la que se tiene enlace:
NewStock online: Significa que la aplicacin de almacn es el NEWSTOCK y que las ventas se podrn
registrar directamente en las bases del usuario CAS, ya que el mismo es accesible por la red. El usuario
de Oracle propietario de las tablas del NewStock, la clave, el data source name y el nombre de la instancia
son parmetros requeridos.
NewStock offline: Significa que la aplicacin de almacn es el NEWSTOCK y que las ventas sern
registradas hacia un fichero txt, para luego ser importadas en el NewStock ya que el usuario CAS no es
accesible por la red. Es necesario indicar el camino donde se crearan los ficheros txt.
SIGES: Las ventas se registran en una tabla del propio usuario INF.
LOPESAN: Las ventas se registran en un fichero txt.
Cuando se selecciona NewStock online, existe la posibilidad de lanzar inmediatamente el proceso de la rebaja de
los productos en el almacn o no hacerlo en el momento del cierre y hacerlo posteriormente desde el NewStock.
Esta opcin permite que el cierre no sea afectado en caso de que existan problemas en el proceso de rebaja.
El botn Chequeo de enlace permite indicar incoherencias en la configuracin del enlace entre los dos sistemas,
es decir validar los datos usados en el enlace.
NewStock online: En las tablas del NewPos se guardan referencias a los valores del NewStock, como el
NewStock esta ONLINE es decir las tablas del usuario CAS son accesibles se validan los datos
directamente con los datos de las tablas de CAS. Se muestra la siguiente pantalla, los semforos indican
si el aspecto que se valida esta correcto o no. Las lupitas permiten visualizar los valores incoherentes. Las
palomitas permiten generar automticamente los valores correctos.
NewStock offline: dem a la anterior pero como el usuario CAS no es accesible se crean tablas similares a
las de CAS en el usuario INF para poder validar los datos. Esas tablas se llenan importando sus datos de
ficheros txt que se exportan en el Newstock. En este caso solo estaran habilitadas la segunda y tercera
opcin. La siguiente pantalla ilustra como se importaran los datos de los txt.
Cuando el enlace es NewStock offline y se quieren registrar las ventas en un periodo, hay que ir a la opcin de
Exportar a Almacn
IV.- Opcin para rebajas ONLINE en NewStock.
En NewStock la rebaja de ventas y consumos en seccin, se efecta cuando manualmente el usuario

invoca la opcin Rebaja de Ventas y Consumos, o segn la configuracin de los mdulos que tienen
interfaz con NewStock, por ejemplo en NewPos se puede ejecutar el proceso de rebaja con el cierre del
turno o cierre del da. Sin embargo si el usuario desea que en la medida que se inserten ventas o
consumos en seccin se rebajen automticamente, o que con cada entrada al almacn o secciones una
vez confirmada la misma se lance la rebaja de los productos vendidos que estn pendientes de rebajar
por falta de existencia, el usuario debe configurar el NewStock de la siguiente forma.
Existe un programa llamado NewStock_R, que debe estar ejecutndose siempre en alguna mquina de
la red.
Configuracin del NewStock_R
El NewStock_R usa una entrada en el registro de Windows donde se configuran el Server, el Usuario y
la Clave de conexin al Oracle, que debe ser el usuario propietario de la base de NewStock (Ej. CAS)
Funcionamiento del NewStock_R
La pantalla principal del NewStock_R es la siguiente
En la parte inferior se muestra la fecha de trabajo del NewStock, la fecha actual y la versin del
programa.
En el panel de la izquierda se van visualizando datos del proceso de rebaja, a la derecha hay un panel
donde aparecen los parmetros de configuracin.
Estado del Proceso Automtico. El proceso puede estar en 4 estados:

1. Activo: Esperando que se cumpla el intervalo de tiempo para ejecutar el proceso de rebaja.
2. Rebajando: Durante la ejecucin de la rebaja
3. Detenido: No est revisando si hay ventas pendientes.
4. Error: Ocurri algn error.
Procesar Automticamente:
1. Solo las ventas sin procesar: Son las ventas que no se han mandado a ejecutar todava, puede
ser porque la fecha de venta fue posterior a la fecha del almacn en el momento en que se
registraron las ventas.
2. Todas las ventas pendientes: Pueden existir ventas pendientes por varios motivos: Por el tema
de la fecha del almacn y la fecha de venta como se explico en el tema anterior, porque no
haba existencia disponible o porque la ficha no tiene definido sus componentes. Cualquiera sea
el motivo, si esta seleccionada esta opcin se intentar la rebaja. Es importante considerar que
con esta opcin, inmediatamente que exista un movimiento de entrada de mercanca a la
seccin de rebaja, inmediatamente se generar el movimiento de rebaja de lo pendiente, sin
intervencin del usuario.
El tiempo de chequeo es configurable en el editor Tiempo de Chequeo.
Finalmente en el botn Rebajar Manualmente se muestra la pantalla con las ventas pendientes de
manera que el usuario puede visualizar en detalle lo que est pendiente y eventualmente mandar a
ejecutar la rebaja para un caso en particular.
Si el usuario requiere modificar algn dato de las ventas generadas es necesario que acceda por el
NewStock.
Cuando la aplicacin es minimizada, que en el trai
Al dar clic derecho sobre el icono del trai o en la propia aplicacin aparece el siguiente men contextual.
La opcin NewStock Rebaja Automtica, restaura la ventana del trai al centro de la pantalla.
El idioma de la aplicacin se setea usando la opcin Cambiar de idioma.
La opcin Cerrar significa que no existir el proceso de rebaja ONLINE.
IV.- Tratamiento de las Mercancas en Consignacin en NewStock
El termino Mercanca en consignacin en nuestro sistema se refiere a aquella mercanca o producto que segn un
convenio con el proveedor, se paga no en el momento de recibir la mercanca sino en la medida que se vende o
consume, por tanto el sistema debe darle un tratamiento contable diferenciado a los productos en consignacin.
Para la parametrizacin de esta opcin en el sistema lo primero es indicar que productos son del tipo Mercanca
en Consignacin.
En esta pantalla adems se debe especificar el proveedor con el que se tiene el producto en consignacin.
Lo siguiente sera crear dos tipos de movimientos para usarlos como Compra y Devolucin, que son similares a
los de Facturas y Devolucin a un proveedor excepto que contablemente se le da otro tratamiento. Los tipos de
movimientos patrones que tiene implementado NewStock son: Recepcin de Mercancas en consignacin y
Devolucin de Mercancas en consignacin.
Estos movimientos, como les comentaba anteriormente, se diferencian de los de compras y devoluciones estndar
en que contablemente tienen otro tratamiento, pero afectan el inventario fsico igual que los anteriores.
Veamos entonces la contabilidad. En primer lugar quisiera mencionar que existe un tipo de cuenta particular para
el tratamiento de las mercancas en consignacin que son las Cuentas Memorando.
Luego para asignarlas existen tres tipos de cuentas memorando. Cuentas de Compras o Recibo, Cuentas de
Ventas y Cuentas de Contrapartida.
La asignacin de estas cuentas puede ser detallada por Almacn/Seccin, Grupo y Familia.
A continuacin se describe la forma en que se generan los asientos o apuntes contables para cada uno de los
tipos de movimientos en los que hay que tratar este tema de las mercancas en consignacin.
Recepcin de Mercancas en C Cuenta Memorando(Contrapartida)

Consignacin D Cuenta Memorando(Compra)
Devolucin de Mercancas en C Cuenta Memorando(Compra)
Consignacin D Cuenta Memorando(Contrapartida)
Transferencia de un almacn(A1) a C Cuenta Memorando de Compras de A1
una seccin con inventario(S1) D Cuenta Memorando de Compras de S1
Venta en seccin C Cuenta Memorando(Contrapartida)
D Cuenta de Costos Lquidos
Consumo en seccin C Cuenta Memorando(Contrapartida)
D Cuenta de gastos o Consumo interno(en
dependencia de si los consumos se contabilizan
solo en NewStock, es un parmetro)
En aras de lograr claridad veamos de otra forma como quedan los asientos contables:
Cuando se recibe la Mercanca:
Dbito Cta.Memo.Recibo (Almacn)
Si se transfieren a otra seccin:
Dbito Cta.Memo.Recibo (Seccin)
Crdito Cta.Memo.Recib (Almacn)
Si se Venden:
Dbito Cta.Memo.Venta (Seccin)

Dbito Cta.de Costo
Crdito Cta.por Pagar
Si se consumen como Cuenta Casa:
Dbito Cta.Memo.Venta (Seccin)
Dbito Cta. de Gasto
Crdito Cta. por Pagar
Observen como en los movimientos de ventas en seccin, que son las rebajas del almacn de los productos de
venta, se afecta la cuenta por pagar al proveedor, y es que como dijimos al principio, con la venta es que se
establece el compromiso de pago con el proveedor. La cuenta por pagar que se usara en ese caso es la del
proveedor que tiene asignado el producto en su definicin como producto en consignacin.

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Av. Almirante Gago Coutinho, 70

Tel. 21 844 0010 Fax 21 846 4152

NewStock es un paquete de software especializado para la gestin integral de Almacenes y Compras de

Por ltimo en el captulo XII se explica el proceso de actualizacin de versiones.

I. Configurar el sistema a travs de la opcin Archivos/Parmetros o a usando la tecla rpida

IV. Posteriormente usando la opcin del men Operaciones y en el orden siguiente:

Despus de estos pasos ya el sistema se encuentra listo para su ejecucin.

II. Inicio del Trabajo

Debindose teclear el nombre del usuario y su clave.

II.2. Utilizacin del Men

II.3. Terminar la seccin de trabajo

II.4. Descripcin de las teclas rpidas

III. Archivos o Nomencladores del Sistema

III.1.2. Cdigos Postales

III.1.4. Consumos internos

III.1.5. Almacenes / Secciones

III.1.5.1. Almacenes / Secciones

Nombre Nombre del almacn o seccin

III.1.6. Unidades de medidas

Es posible configurar 3 tipos de retenciones:

-Retencin de IVA: Por ciento a retener sobre el valor del IVA

III.1.11.1. Grupos, Familias y Subfamilia

Ms concretamente los grupos pertenecen a un tipo de grupo.

Para definir, listar o modificar los grupos se activa la opcin Datos/Productos/Grupos.

Para definir, listar o modificar las familias se activa la opcin Datos/Productos/Familias.

Para definir, listar o modificar las subfamilias se activa la opcin Datos/Productos/Subfamilias.

Introducir un artculo nuevo (opcin Nuevo)

Para ello se oprime el botn Nuevo apareciendo la siguiente pantalla:

debe marcar este campo.

Si se selecciona un artculo de tipo compuesto en la pantalla de consulta de productos se activa el

botn , para introducir los productos que lo forman.

Al invocar esta opcin se muestra la siguiente pantalla:

Para agregar componentes se selecciona en el panel de la izquierda el producto componente y se da un clic en el

Cuando se agrega un producto de almacn aparece la siguiente pantalla.

Cuando se adiciona un producto resultante aparece la siguiente ventana:

Veamos que significan los valores de Categoras y Precio de mercado.

El orden de importancia de la categora es de mayor a menor.

Frmula aplicada para la distribucin segn los precios de mercado:

Sea Cr: cantidad de productos resultantes

Frmula aplicada para la distribucin segn las categoras:

Volviendo a la pantalla de consulta de productos

Sern las observaciones del movimiento

A continuacin la pantalla de consulta de los escandallos.

Si se especifica un cdigo entonces se buscara la ficha que tiene ese cdigo.

Los PLUS se pueden inactivar, desmarcando la opcin Activo.

Al crear o visualizar una ficha tcnica la pantalla que aparece es la siguiente:

Cuando se agrega un producto a un escandallo esta es la pantalla que aparece.

En la pestaa de Precios se muestran las siguientes informaciones:

En la pestaa Carta Tcnica se pueden introducir el modo de preparacin, elaboracin y presentacin.

El resto de los datos estn en la pestaa Otros Datos

El NewStock permite que se pasen directamente o manualmente en el NewStock, las

III.1.11.4.1. Estimar los precios de venta de las fichas tcnicas a partir de

Lo siguiente es la pantalla de definicin de una ficha tcnica.

Ejemplo de la Tarjeta de la Ficha Tcnica

Ejemplo de la Ficha de Costo

I.1.1.1. Asociar productos- entidades

I.1.2. Reportes Externos

I.1.3.1. Perfiles de usuarios

Para crear los perfiles se da un clic en Nuevo y aparecer la siguiente pantalla:

Permite crear los usuarios autorizados a trabajar con NewStock.

I.1.3.3. Alterar mis datos

I.1.3.4. Cambiar de usuario