Las 13 claves de un

cuadro de mando
tctico

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Tabla de contenidos

0. Introduccin

1. Identificar la necesidad de disponer de un cuadro de mando Cundo se justifica su

implementacin?

2. Asegurar el objetivo que persigue el cuadro de mando

3. Identificar y definir los KPIs

4. Identificar las perspectivas de negocio

5. Evaluar los orgenes de datos

6. Disear la composicin del cuadro de mando

7. Definicin de la estrategia de navegacin

8. Aplicar una representacin intuitiva y metdica

9. Aplicar representacin visual

10. Facilitar la accesibilidad y autoservicio

11. Aplicar reglas de seguridad

12. Difundir un lenguaje nico en toda la organizacin

13. Conclusiones

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0. Introduccin
En los ltimos aos, se ha hablado en muchas organizaciones acerca de la necesidad de disponer
de un cuadro de mando. Esta herramienta basa su funcionamiento en un conjunto de indicadores
que monitorizan el comportamiento del negocio, por lo que casi cualquier tipo de empresa podra
incorporar uno a sus rutinas y sacarle partido.

Las razones que motivan una decisin de este tipo pueden ser muy diversas:

- Por necesidad.

- Porque est de moda.

- Para ganar conocimiento acerca de la realidad de la organizacin.

En los siguientes captulos compartiremos nuestra visin sobre los cuadros de mando en general,
haciendo hincapi en los trece factores claves para plantear la implantacin de un cuadro de
mando tctico. Para ello, proporcionaremos las premisas que permitirn identificar las causas que
acarrean la necesidad de disponer de un cuadro de mando y consecuentemente los factores ms
importantes a tener en cuenta en la constitucin e implementacin del mismo.

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se

puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre

El cuadro de mando tctico o dashboard es el instrumento analtico de visualizacin de la

informacin ms importante de una organizacin. Entre sus objetivos est el contribuir a
monitorizar los resultados con el fin de lograr el cumplimiento de objetivos, fomentar la accin y dar
respuesta a cuestiones que permitan:

Conocer: Cmo vamos? Cmo iremos?

Entender: Por qu?

Detallar y comunicar: Cules? Cuntos?

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 Actuar!!!

El dashboard no est diseado exclusivamente para altos cargos directivos de la organizacin, sino
ms bien tiene una orientacin de dar apoyo a las necesidades de informacin en los
departamentos, permitiendo la eficacia y la facilidad de entender y usar debidamente la
informacin.

Antes de seguir adelante, es necesario tener en cuenta que es el cuadro de mando tctico el que
se debe adaptar a la organizacin y a sus procesos de decisin y no al revs: las organizaciones
no se tienen que adaptar a un producto.

Tambin es interesante que sea utilizado por Directores Departamentales o Responsables de rea,
con el fin de poder conocer, entender y detallar los resultados del rendimiento desde la perspectiva
tctica u operativa a travs de los KPIs propios de cada rea y de las perspectivas de negocio que
componen la organizacin.

Pero para ello, el cuadro de mando elegido tiene que atender a una serie de factores, sin los cuales
sera imposible obtener de l el mximo provecho:

- Calidad de los datos.

- Integridad de los datos.

- Seguridad.

- Escalabilidad.

- Entorno colaborativo.

De ah la importancia de la metodologa y la experiencia que, junto con la tecnologa, se consolidan

como factores diferenciales, muy a tener en cuenta en el proceso de seleccin del cuadro de
mando tctico, si lo que se busca es una solucin sencilla de utilizar, efectiva y flexible que
contribuya a optimizar el rendimiento y a minimizar el riesgo.

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1. Identificar la necesidad de
disponer de un cuadro de
mando Cundo se justifica su
implementacin?
Hace falta un cuadro de mando en la empresa? Se podra incorporar a las rutinas diarias de una
forma asptica y gil? Cuando se justifica su implementacin? La necesidad de incorporar un
cuadro de mando y sus dinmicas a una empresa est justificada por mltiples razones, que
pueden dividirse en dos grandes grupos: estratgicas y operativas.

Cubrir necesidades estratgicas y operativas mediante el cuadro de

mando
Las necesidades estratgicas que impulsan a una organizacin a la implantacin de un cuadro de
mando estaran muy relacionadas con determinados aspectos conceptuales que tienen como ideas
de fondo:

- Alinear la estrategia corporativa con la operativa de la organizacin.

- Aunar las diferentes visiones del negocio en un nico sitio de forma coordinada.

- Comunicar la estrategia y objetivos de la empresa a los empleados.

Sin embargo, la perspectiva operativa no es menos importante. De hecho, en el da a da muchas

empresas se enfrentan con dificultades a la hora de avanzar y conseguir objetivos por problemas

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de forma que el cuadro de mando adecuado podra resolver, como:

- Mltiples fuentes de informacin y complejas estructuras de reporting: que se relacionan con

problemas tecnolgicos que se obviaran con plataformas ms sencillas.

- Necesidad de extraer informacin para la direcciones departamentales: y que a la vez, de una

misma forma, sea posible obtener informacin que se pueda compartir.

- Complejidad de indicadores estudiados desde diversos enfoques (por producto, por cliente, por
canal, por organizacin, evolucin temporal, etc.): que permita una visin global y al mximo
detalle sobre cada perspectiva.

- Gran nmero de usuarios con perfiles muy diferentes: tanto en lo que respecta a la seguridad y
nivel de acceso, como a su configuracin individual, idioma, competencias, preferencias, etc.

- Riesgo de errores al extraer informacin y durante su tratamiento: que pasa por una preparacin
previa que asegure la calidad de la informacin y la integridad del dato.

- Estructuras organizativas complejas, muy diversificadas: pero que buscan que todos sus
miembros puedan ver lo que necesitan sin la necesidad de crear multitud de informes.

- Exigencia de comportamiento transparente y justificable: una claridad que sirva como medio de
prueba y garanta de lo que se recoge, se expone y se reporta.

Quin necesita un cuadro de mando

Son los directores y mandos intermedios de cada rea, principalmente, quienes mejor conocen sus
carencias, sus puntos dbiles y sus necesidades. Y precisamente en ellos tambin recae la
responsabilidad de medir la eficiencia de los procesos, los costes de los mismos o los resultados de
calidad. Por eso, cuando detectan la necesidad de disponer de un cuadro de mando lo hacen
buscando:

- Agilidad.

- Seguridad.

- Integracin de datos.

- Configuracin adaptativa de la informacin.

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Aunque, una vez implementado el cuadro de mando, no sern slo los niveles ms altos de la
empresa quienes se basen en l para trabajar, sino que todos los miembros, independientemente
de su especializacin, lo incorporarn a sus rutinas laborales diarias, emplendolo al mismo tiempo
como fuente de informacin y destino de los datos que se van actualizando y que constituyen uno
de los activos ms importantes de la organizacin.

2. Asegurar el objetivo que

persigue el cuadro de mando

Hablar de necesidades es hablar de objetivos. Lo que una persona espera de un cuadro de mando
marca las directrices de lo que busca:

Simplificacin: el cuadro de mando debe facilitar la tarea, nunca hacerla ms compleja.

Argumentacin: tiene que servir como medio de prueba, al mismo tiempo que facilita la
comparacin y ayuda a detallar.
Capacidad de anlisis e interpretacin: se debe ver beneficiada, reforzada y mejorada y
para ello hay que tener la seguridad de que la informacin que el cuadro de mando ofrece
sea veraz.
Accesibilidad: tiene que ser posible consultar el cuadro de mando en cualquier momento y
desde cualquier lugar. Esto implica el poder hacerlo desde dispositivos mviles, online y
offline, con o sin cobertura 3G. Dentro de la simplicidad de uso del cuadro de mando, ste
debe permitir su acceso desde diversos mtodos y distintos horarios, que no tiene por qu
estar ligados a la clsica jornada laboral o a la concepcin tradicional de puesto de trabajo.
Automatizacin y auditora: adems de transmitir agilidad, es necesario que permita conocer
quin ha accedido a qu informacin, un aspecto muy importante a la hora de determinar el
xito del propio cuadro de mando en funcin de la usabilidad y de justificar la inversin.
Enfoque: va ligado a la necesidad de comunicacin de la estrategia y objetivos a los
empleados. Todos los miembros de la organizacin deben compartir una visin nica y
consensuada, tarea que se facilita con el cuadro de mando adecuado.

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 Integracin: se pueden integrar tanto diferentes perfiles de usuario, como diferentes
perspectivas de distintas reas de negocio, sus datos correspondientes y tambin otras
herramientas y otras plataformas, todo ello englobado en el enfoque nico que se busca.
Legitimidad: que va un paso ms all de la simple exposicin de un resultado, ya que
permite justificar cualquier informacin o dato mediante a una herramienta de soporte como
el cuadro de mando.

Una vez implantado el cuadro de mando, el trabajo no termina ah. Hace falta mantener un control,
que materializa gracias a la funcin de auditora, para conocer si la herramienta se usa de la forma
correcta y cules son las aplicaciones ms y menos utilizadas, de forma que se puedan hacer los
ajustes que se considere oportuno, garantizando que su efectividad sigue siendo tan alta como el
primer da de implantacin.

3. Identificar y definir los KPIs

La utilizacin del cuadro de mando depende en gran medida de los indicadores que se escojan para
ser medidos. Establecer sobre cules de ellos se desea obtener mtricas puede resultar complejo si
no se prioriza desde el principio, en base a objetivos. Por eso, para una definicin adecuada de los
KPIs se suele aplicar el acrnimo SMART, ya que estos tienen que ser:

Especficos (Specific)

Medibles (Measurable)

Alcanzables (Achievable)

Realista (Realistic)

Medible en el Tiempo (Timely)

La correcta seleccin de los KPIs a considerar es una cuestin vital, ya que si se eligen indicadores
incorrectamente o si se escogen unos indicadores incompletos (por ejemplo, seleccionando slo
medir los importes de venta, ya que este dato no te permite conocer si se cubren costes o no, si
se est por encima o debajo de objetivos, etc.) la visin de la realidad obtenida estar
distorsionada o, cuando menos, no encaminada al cumplimiento de los objetivos.

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Cmo escoger los KPIs para el cuadro de mando
La eleccin de los KPIs se plantear en funcin de la visin que se quiera lograr. El enfoque de
objetivo, el enfoque temporal y el operacional son los tres principales grupos a considerar a la hora
de elegir esos indicadores que harn posible obtener una visin mucho ms completa y detallada
del negocio.

KPIs enfocados al progreso o la finalidad permiten disponer de una visin focalizada respecto a las
mtricas e informacin que afecta en mayor medida al xito en una determinada rea del negocio.

Se basan en factores relativos a:

Eficiencia: tanto en cuanto a ratios de realidad vs budget como en lo concerniente a realidad

actual vs perodos anteriores.

Econmicos: que determinen los resultados de valores dinerales.

Calidad: que consigan representar un resultado respecto a un estndar mnimo objetivo.

KPIs enfocados a la temporalidad. Son fundamentales para las acciones a iniciar tras el proceso de
decisin. stos pueden ser:

KPIs histricos: representan lo que ha ocurrido en el pasado inmediato o histrico.

KPIs en tiempo real: monitorizan resultado de procesos operacionales y lanzan alertas online.

KPIs predictivos: proyectan resultados futuros sin cambio de parmetros actuales (forecast).

KPIs de simulacin: permiten visualizar la proyeccin de posibles resultados de futuro en funcin

de patrones de comportamiento actual e histrico.

KPIs operacionales. Son los que se plantean desde el punto de vista de los distintos
departamentos y reas, como:

Financiero

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 Clientes/mercado

Procesos Internos

I+D / RRHH

En cualquier caso, independientemente de la naturaleza de los indicadores que se elijan, los datos
que stos nos ofrezcan deben aportar valor, deben ser tiles para mejorar y para detectar a
tiempo prdidas de alineacin con la estrategia de la empresa, y por eso siempre se deben enfocar
hacia los objetivos garantizando un entorno de visin nica.

4. Identificar las perspectivas

de negocio
Una vez definidos los KPIs, se debera plantear el ejercicio de comprender sobre qu elementos
deben orbitar los indicadores definidos, dado que su valor total podra proveer informacin clave a
nivel global, pero no a nivel particular. Habitualmente, las perspectivas permiten obtener el
resultado particular de los KPIs dando una respuesta cuantitativa del indicador a las preguntas:

Cundo?

A quin?

Dnde?

Qu?

Cmo?

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Agrupar la informacin a diferentes niveles: dimensionar los datos
Los indicadores deben ser medibles en diferentes segmentos de la composicin de las perspectivas
de negocio. Adems, estas perspectivas pueden tener distintos niveles de agrupacin, generando
entre s relaciones padre - hijos, que conforman rboles jerrquicos.

Las perspectivas definidas permitirn aplicar segmentos o clasificaciones de elementos, en los que
se podr representar el resultado de los KPIs. Independientemente del tipo de organizacin y
sector, algunas de las perspectivas ms habituales son:

Tiempo: Ao -> Semestre -> Trimestre -> Mes -> da

Clientes: Tipo Cliente -> Cliente

Territorio: Pas -> Provincia -> Ciudad -> Distrito -> Barrio

Productos: Tipo Producto -> Familia Producto -> Producto

Si nos basamos en las perspectivas definidas en el ejemplo anterior, a la hora de medir el ratio de
eficiencia entre el objetivo de ventas y las ventas reales, es decir, el Ratio de Eficiencia de Ventas
(REV), podramos ver el REV aplicable a varias de ellas:

- Mes "Febrero" de "2012".

- Clientes "Grandes cuentas".

- Provincia de "Barcelona".

- Productos de la familia "Congelados".

5. Evaluar los orgenes de datos

Una de las piezas clave que, por su importancia estratgica, deben tomarse en consideracin a la
hora de constituir un cuadro de mando tctico, es la disponibilidad de las fuentes origen de datos.
Asegurar esta disponibilidad supone que no debera haber datos de entrada manual que no puedan
ser automatizados en el cuadro de mando.

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Para ello es importante identificar los datos que sern miembros de la formulacin de los KPIs, y
que la granularidad de los mismos est, preferentemente, al mismo nivel o a niveles inferiores de
agregacin que las perspectivas definidas.

Cmo definir los indicadores para el cuadro de mando: origen,

fiabilidad y calidad
A la hora de definir los KPIs es necesario que est claro:

- Su origen: de dnde viene cada componente (Saab, CRM, etc.), es decir, de dnde se extrae su
frmula. Hay que identificar los datos que conforman la ecuacin que define a cada indicador.

- La fiabilidad que aportan: que se apoya en la consistencia de los datos y ser decisiva en el
momento de empezar a obtener resultados.

- La calidad de los mismos: para lo cual, en base a nuestra experiencia, es necesario desarrollar los
siguientes procesos, que son la clave del xito o la causa del fracaso si no se llevan a cabo
correctamente y en su debido momento. Es imprescindible contar con:

Auditora de la calidad de los datos: es el proceso de anlisis y perfilado de los datos. Se

plantea durante la fase de anlisis para asegurar que se tienen identificados los problemas
de calidad desde el inicio y, al mismo tiempo, se pone en marcha un plan para asegurar la
mejora de la calidad antes del test de usuario.
Enriquecimiento y matching: hace referencia a la implementacin de las reglas de limpieza y
estandarizacin definidas (detectando duplicados e irregularidades y evitando su aparicin
posterior).
Trazabilidad de ciclo de vida de los datos: consiste en el seguimiento desde la fuente origen
hasta la explotacin de los mismos y obteniendo una panormica que permite tanto un
conocimiento global del desarrollo del dato como una visin en detalle, encuadrada en el
enfoque nico de la organizacin.
Monitorizacin de las mtricas de calidad de los datos: se debe definir como se medir su
nivel de calidad y su umbral de aceptacin de calidad. No slo es importante trabajar con
unos estndares, sino poder controlar que los niveles que se exigen se mantienen en el
tiempo para, en el momento de detectarse que esto no es as, poder actuar para poner
solucin a esas casusticas de calidad de datos para evitar su impacto en los resultados y

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 minimizar el riesgo.
Integracin e integridad de la informacin: basada en el dato nico, consolidado a nivel
corporativo desde cualquier perspectiva de anlisis.

As, finalmente, se puede garantizar que la informacin contenida en el cuadro de mando se

presente a los usuarios que la requieran, en el momento que la necesiten, y en el formato que ms
les convenga, transmitiendo confianza en la fiabilidad de la misma.

La calidad, origen y fiabilidad del dato estn ntimamente relacionados con la argumentacin y
legitimidad, permitiendo alcanzar niveles de detalle que hacen posible legitimar un resultado
facilitando, al mismo tiempo, su comprensin en mayor medida.

6. Disear la composicin del

cuadro de mando
Otra de las claves de un cuadro de mando es el fomentar un diseo adecuado al uso de cada uno
de los usuarios en el formato que lo requiera, pero siguiendo una metodologa que garantice un
estndar a toda la organizacin. En este sentido, preferentemente, el diseo debe tener en cuenta
aspectos referentes a la visin que ofrece, a la forma de navegar por el cuadro de mando y al
perfil de usuario, principalmente.

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Las claves del diseo del cuadro de mando
Los cuatro puntos siguientes recogen las directrices ms importantes si se quiere trabajar con un
cuadro de mando til, accesible, user friendly y adaptado a la empresa usuaria:

1. Visin Single Page. Para lograrlo, la pgina principal del cuadro de mando tendra que poder
abarcarse de un solo golpe de vista y para ello debe:

Contenerse en una nica pgina.

No generar scrolling vertical ni horizontal.

No incorporar objetos ocultos.

Sus contenidos, al mismo tiempo que representan informacin, tendran que ser enlaces a
informacin de detalle.

2. Inclusin de datos dispares. El cuadro de mando ha de ser capaz de contextualizar indicadores

de distintas ndoles y reas:

Dividiendo la home (pgina de inicio) en cuadrantes que representen diferentes KPIs.

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 Disponer de filtros (de tiempo, de territorio, de productos): tanto a nivel de contexto a todo el
cuadro de mando como de tipo particular y por cuadrante.

3. Definicin de la estrategia de navegacin. Un aspecto clave, que tiene mucho que ver con el
objetivo y con el usuario. Dada su importancia, trataremos sobre l de forma separada,
dedicndole todo el siguiente captulo.

4. Establecimiento de los estndares grficos corporativos. Este punto comprende desde los
colores con que la organizacin se identifica, hasta el tipo de letra. Se trata de normalizar y
fomentar los estndares, sin perder de vista la finalidad que se persigue, para poder garantizar la
coherencia de lo que se quiere medir.

7. Definicin de la estrategia de
navegacin
Con el fin de facilitar a los usuarios finales la navegacin entre los datos y para asegurar que sus
conclusiones estn basadas en estndares corporativos, surge la necesidad de definir una
estrategia que les gue en la utilizacin optimizada del cuadro de mando.

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El camino crtico en el cuadro de mando
La metodologa, que basamos en nuestra experiencia, sugiere dibujar el croquis de navegacin o
camino crtico del cuadro de mando de forma previa a su diseo. se es el momento idneo para
definir la estrategia de navegacin del mismo. Esta estrategia debe procurar proveer una
navegacin y anlisis guiados que dispongan de:

- 3 niveles de profundidad de navegacin, que abarcaran desde los niveles de necesidad de

informacin ms estratgicos hasta los ms operativos, atendiendo a la profundidad, al nivel de
detalle y a la concrecin de los datos que se muestren:

General y resumen ejecutivo. Alertas semafricas de desviaciones.

Anlisis de impacto por las desviaciones.

Anlisis del detalle.

- La posibilidad de navegar a niveles inferiores a travs de operaciones drill-down (navegando

hacia el detalle sobre la misma pantalla). Es una navegacin de padre a hijo, por ejemplo
accediendo a resultados por provincia y por cada ciudad de esa provincia.

- La opcin de navegar a niveles inferiores a travs de operaciones drill-through (navegando hacia

el detalle en otra pantalla). Permite jugar, dentro del nivel territorial de provincia, visualizando, en
vez de las ciudades de esa provincia, los productos de ese rea.

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Definir la estrategia de forma previa al diseo es la nica forma posible de garantizar su idoneidad.
De esta forma, el uso del cuadro de mando es, en la prctica, tan eficiente, cmodo y tan intuitivo
como se haba imaginado en el momento de plantearse la necesidad de incorporar esta herramienta
a los procesos de la organizacin.

8. Aplicar una representacin

intuitiva y metdica
Tal y como se mencionaba en captulos anteriores, procurar una representacin intuitiva,
encuadrada dentro de un mtodo consensuado, es esencial para obtener el mximo provecho del
cuadro de mando. Lograrlo contribuye a:

- Mantener la coherencia a todos los niveles de navegacin.

- Simplificar el uso y agilizar las tareas de anlisis e interpretacin.

En base a nuestra metodologa y experiencia, no es posible obtener una representacin intuitiva en

el dashboard sin una previa definicin de estndares. Por eso, esta etapa es imprescindible para
facilitar:

La gestin del cambio: haciendo ms sencillo el cambio de modos de uso en la cultura

organizacional.
La usabilidad: simplificando las tareas y la interaccin con la informacin.
El entendimiento de los usuarios: aportando claridad y transparencia, dentro de un marco
de consistencia del dato.

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Cmo aplicar la representacin intuitiva y metdica del cuadro de
mando en la prctica
Cada organizacin, de forma consensuada, puede definir el modelo que mejor se adapta a sus
necesidades. Sin embargo, un ejemplo de la forma de llevarlo a la prctica que puede ilustrar
fehacientemente la manera de lograr la mxima utilidad del cuadro de mando, consistira en dividir
la pantalla en tres o cuatro cuadrantes representativos que podran definirse y distribuirse de la
siguiente forma:

Un cuadrante superior, que est compuesto siempre por filtros de contexto (que apliquen a
todo el cuadro de mando) de perspectivas de negocio comunes a todos los cuadrantes, por
ejemplo, la perspectiva tiempo y los filtros de ao y mes.

A la derecha de la pantalla, un cuadrante de comparativas, que permita ver en todo momento

las diferencias entre los datos reales y el presupuesto o en comparacin con periodos anteriores.

A la izquierda, dos cuadrantes:

- Uno superior: que sera un cuadrante de datos resumidos de inters.

- Uno inferior: que mostrara las evoluciones y tendencias de un KPI, seleccionado

previamente en funcin del usuario y sus prioridades.

Lo ms importante cuando se persigue el objetivo de aplicar una representacin intuitiva y

metdica en el cuadro de mando, es no perderse en detalles que pertenecen ms al mbito
tecnolgico, sino apostar realmente por cubrir las propias necesidades y hacer ese trabajo de

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inmersin que luego ver sus frutos en lo expuesto en pantalla.

En este sentido, lo principal es conocer la finalidad que se busca para, partiendo de ah, trabajar
las ideas que se plasmarn en el diseo definitivo del cuadro de mando. Para que ste sea una
herramienta tan completa como puede llegar a ser hace falta que se tomen las decisiones
correctas a la hora de distribuir la informacin que se va a visualizar, compartimentar su exposicin
y determinar las prioridades en funcin de las necesidades usuarias.

9. Aplicar representacin visual

Una de las principales aportaciones de un cuadro de mando es la inmediatez, pero para lograrla es
necesaria otra cualidad: que la herramienta sea visual, ya que slo de esta forma es posible
abarcar un determinado volumen de informacin con un mximo nivel de detalle, que enriquecer la
navegacin y, por ende, las conclusiones de su interpretacin y anlisis.

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Las bases de la representacin visual en el cuadro de mando
Nuestra metodologa propone definir y aplicar los objetos y elementos de representacin grfica
ms adecuados a:

- Los usuarios destinatarios. Hay usuarios con diferentes gustos y necesidades. Hay quien prefiere
una matriz de valores y quienes prefieren la representacin cromtica. Tambin es fcil encontrar
usuarios que se familiarizan ms fcilmente con grficos o mapas. Como no todos somos iguales,
siempre se debe tener en cuenta el perfil del usuario:

Los grficos han de ser auto-explicativos: por eso deben ir enfocados a usuarios que los
puedan interpretar. En su diseo y configuracin se partir de la base de un conocimiento
de negocio a partir del que se iniciar el proceso de anlisis del dato.

Los datos que se plasman en los reportes tienen que ser auto-informativos: de manera
que no requieran excesiva interpretacin y por tanto el conocimiento de negocio o la
especializacin tambin sean, en cierta medida, prescindibles, ya que el objetivo del autor
del reporting al confeccionarlo era otro, en relacin a su destinatario.

- Los KPIs que se quieren representar. En funcin de los cuales y manteniendo la coherencia se
determinar la eleccin visual entre histogramas, grficos de proporcin (tarta, barras
acumuladas), semforos, velocmetros, etc..

- La tecnologa de soporte. La herramienta debe garantizar el soporte a las necesidades grficas

de los usuarios. Adems, debe ser descriptiva y auto-explicativa, por eso tiene que:

Mostrar patrones y tendencias de los KPIs.

Exponer resumen de resultados.

Utilizar suficiente representacin visual, a travs de distintos tipos de grficos,

semforos y mapas.

Y, si es posible, incorporar animaciones que expliquen evoluciones.

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10. Facilitar la accesibilidad y
autoservicio
Un buen cuadro de mando no puede limitarse a un uso restringido al horario laboral o al ordenador
de la oficina. Hoy da, las organizaciones se flexibilizan y se adaptan, ms como una necesidad que
como una opcin, a las nuevas tecnologas y a las nuevas modalidades laborales, como el
teletrabajo.

Facilitar la accesibilidad y el autoservicio es la nica alternativa posible para garantizar la

independencia de cada individuo y la optimizacin de su rendimiento, aplicado a resultados que
adems son compartibles al resto de su equipo de trabajo, departamento o rea. un beneficio que
repercute a la organizacin al completo, que gana en agilidad en sus procesos, en actualizacin de
su informacin y minimiza el riesgo a la vez que consolida su posicin.

Cmo se puede hacer accesible un cuadro de mando garantizando el

autoservicio
Ampliando las capacidades de accesibilidad, se asegura el xito en el uso para los diferentes
usuarios del cuadro de mando, independientemente de su especializacin, competencias o posicin.
Para ello es necesario:

Posibilitar el acceso desde diferentes puntos: la geografa deja de plantearse como un lmite y se

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convierte en una ventaja competitiva.

Posibilitar la movilidad: ya que desde cualquier tipo de terminal, ya sea una Tablet, un
Smartphone o cualquier otro dispositivo, se puede acceder al total de la informacin con la mxima
actualizacin y el mismo nivel de detalle que en el propio puesto de trabajo.

Posibilitar la navegacin off-line: para ser independiente de la cobertura o del 3G y poder trabajar
incluso sin conexin, pero siempre con total acceso a la informacin.

Garantizar el autoservicio para alcanzar la autonoma del usuario final: de forma que cada
individuo pueda proveerse de los datos que requiere en cada momento de una forma intuitiva y
sencilla, que le independizan de otras fuentes y tambin del Departamento de IT.

El promover la accesibilidad y el autoservicio es dar un paso hacia el futuro que ya es una realidad,
pero el llevarlos a la prctica supone ganar en agilidad y en foco, o lo que es lo mismo, dinamizar
los procesos de obtencin de informacin, su interpretacin y su reporting.

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11. Aplicar reglas de seguridad
La informacin es, de entre todos los recursos con que cuenta una organizacin, probablemente
uno de los activos que ms valor le proporcionan, incluso ms del que se es consciente. Proteger
el dato supone minimizar el riesgo, velando por la continuidad de los sistemas y ayudando a
optimizar la gestin y usabilidad de la informacin.

Aplicar reglas de seguridad es fundamental cuando se dispone de un cuadro de mando que permite
la flexibilidad necesaria y un nivel de visualizacin en profundidad. Determinar unas normas y definir
unos estndares de seguridad ayuda a:

- Proteger la informacin confidencial.

- Conocer en todo momento la identidad de los usuarios de la informacin.

- Poder controlar y personalizar el nivel de accesibilidad de los datos.

El acceso restringido en el cuadro de mando

La seguridad de la informacin es un aspecto crtico en cualquier organizacin. Si se quiere trabajar
y poder compartir informacin con la confianza de que todo est bajo control, preferentemente, el
cuadro de mando debe estar dotado de reglas de seguridad que permitan restringir el acceso:

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 A nivel de datos: garantizando que el usuario puede acceder a toda la informacin que le
compete y slo a ella, previa definicin de las restricciones asociadas a los perfiles.

A nivel de modelos: que sustentan una faceta de la informacin y se asocian a un determinado

rol o rea, relacionndose con un perfil de seguridad concreto, por ejemplo: financiero, de
operaciones, de RR.HH, etc.

A nivel de objetos (dashboards e informes): que quedaran representados en los distintos

cuadrantes, en la pantalla o en los informes, a travs de los cuales se representara la informacin
solicitada en cada caso.

Por supuesto, como en todos los aspectos de una organizacin, el aplicar las reglas de seguridad
es un proceso que no se asocia a un momento puntual en el tiempo, sino que, por el contrario,
implicara una evolucin, en el sentido de continuidad.

Desde el momento en que se estn definiendo los perfiles y estableciendo los objetivos de
proteccin, se est empezando a aplicar la seguridad que, para que sea efectiva, siempre debe
estar en continua supervisin y adaptacin, para adecuarse a la realidad de la empresa,
apoyndose en la tecnologa adecuada, que haga posible segmentar los grados de disponibilidad del
dato.

12. Difundir un lenguaje nico

en toda la organizacin

Cuando la empresa, entre sus objetivo, persigue una visin nica debe tener en cuenta la
importancia de contar con un glosario de negocio. Esta funcionalidad representa el lenguaje de la
empresa, independiente de la tecnologa, facilitando la comprensin de los conceptos y KPIs de
negocio en un entorno de dashboard.

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El glosario de negocio:

- Recoge todos los conceptos de negocio

- Explica su significado aplicado a la visin de negocio.

- Los hace accesibles dentro del cuadro de mando.

- Informa de la identidad de su responsable

Utilidades del glosario de negocio dentro del cuadro de mando

Las principales utilidades de un glosario de negocio incluido en el cuadro de mando son:

* General: consiste en la definicin del KPI. Se trata de un paso crtico a la hora de sentar las
bases del funcionamiento del cuadro de mando y su aplicacin prctica, adecuada y adaptada a
las necesidades especficas de cada usuario en el entorno empresarial. Consiste en establecer el
contenido y lmites de cada indicador de forma consensuada con los usuarios.

* Propiedad: puesto que cada KPI tiene un responsable o dueo que vela por su cumplimiento y
correcta ejecucin. Esta persona tambin se encarga de notificar las desviaciones en el momento
de ser detectadas, para que se puedan tomar acciones que encaminen de nuevo los resultados,
ganando en alineacin con la mxima premura.

* Colaboracin, que se basa en:

- Vocabulario comn consensuado: todos los usuarios deben conocer y ayudar a definir los
trminos que posteriormente servirn para establecer los indicadores y esta decisin debe
ser absolutamente consensuada.

- Compartir las experiencias de dominio entre negocio e IT: los usuarios finales, desde su
perspectiva aportarn su conocimiento que podr enriquecerse gracias a la experiencia de
los miembros de IT.

* Capacidad de verificacin: a travs de la gestin centralizada. De esta manera se evitan

duplicidades a la vez que se contribuye a fomentar la visin nica, lo que disminuye el ndice de
errores y hace posible el ganar tiempo.

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13. Conclusiones
Uno de los factores clave de xito en un proyecto es contar con un buen cuadro de mando, que
no es otro que el que se adapta a las necesidades de la empresa, y no al revs. Para conseguir
una herramienta de estas caractersticas hace falta tener presentes los objetivos que se quieren
conseguir con su implementacin, y que podran clasificarse en tres grandes grupos:

1. De mtodo

* Disear una adecuada ordenacin lgica:

- Levantar indicadores.

- Ordenacin de indicadores.

- Estructuracin de pantallas.

* Definir una estrategia de gestin del cambio:

- Formacin a los usuarios clave en etapas tempranas del proyecto.

- Formacin a lo largo del proyecto.

* Obtener Quick Wins:

- Resultados tangibles en plazos cortos.

- Desarrollo de prototipos.

2. De buenas prcticas

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 * Identificar dimensiones conformadas.

- No crear silos de informacin.

* Asegurar la disponibilidad y estabilidad en los sistemas de origen.

* Procurar la gestin adecuada de expectativas:

- Toma de requerimientos detallada.

- Acordar alcance.

* No subestimar la calidad de datos de origen:

- Planificar el Data Quality.

- Interactuar con datos reales hasta la puesta en produccin.

3. De colaboracin o de sinergia:

* Asegurar el apoyo interno y compromiso con objetivos y alcance:

- Patrocinador ejecutivo.

* Establecer un equipo mixto que posibilite trabajar por objetivos:

- Asignacin clara de responsabilidades.

- Participacin de los usuarios clave.

Un proyecto de cuadro de mando no es un proyecto tecnolgico, sino un proyecto funcional, de

negocio, que s necesita ese apoyo de una herramienta tecnolgica. Lo importante es que se
entienda como un proyecto colaborativo, en el que intervenga un componente de expertise y otro
de operacin, de forma que confluya el conocimiento de negocio con la optimizacin de la solucin
y sus posibilidades, en un trasfondo de claridad y coherencia, que garantice el inters de la
compaa y su proyeccin de futuro.

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Lantares
Lantares, IBM Premier Business Partner, es una consultora 100% espaola nacida en 2003 fruto de la alianza
de diversos especialistas en consultora. En la actualidad, Lantares es lder en la implantacin de soluciones
estratgicas de gestin de rendimiento corporativo (CPM-Corporate Performance Management) y Gestin de la
Informacin, en entorno on-premise y cloud.
Lantares Cloud BI son soluciones en la nube que ayudan a acortar ciclos de time-to-market, reducir costes de
infraestructura, propiedad, puesta en marcha y mantenimiento, al tiempo que brinda una mayor agilidad,
accesibilidad y versatilidad a las soluciones BI.
Cerca de 200 clientes y 6.000 usuarios finales confan en la experiencia y el conocimiento de negocio de su equipo
de consultores especialistas en proyectos de Business Intelligence implementando soluciones tales como, Cuadros
de Mando, Reporting, Datawarehouse, Presupuestacin, Planificacin y Consolidacin.

Fundamentos de la estrategia de Lantares:

La Innovacin.
La exclusividad en CPM y Gestin de la Informacin.
La satisfaccin de nuestros clientes.

Las tres preguntas clave para su empresa

Las soluciones integradas de CPM ayudan a conocer y entender mejor el comportamiento del negocio a travs de
la integracin de la respuesta a tres preguntas clave de gestin:
Cmo lo estamos haciendo?
Por qu nuestras variables de negocio se comportan as?
Cmo nos deberamos haber comportado y cmo lo haremos en el futuro?

Para ms informacin y contacto: marketing@lantares.com

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