UNIDAD UNO

PolitcnicoGrancolombianoMemberofWhitneyInternationalUniversitySystem
GESTIN DEL TIEMPO
1.1. Objetivo general
Al finalizar el estudio de la unidad, el estudiante estar en
capacidad de conocer, para su aplicacin, los principales
elementos y requerimientos que estn presentes en una
adecuada utilizacin del tiempo, el cual podemos afirmar, es
el nico recurso no renovable que tenemos todos los seres
humanos por igual, sin distingo de raza, credo, nacionalidad,
ubicacin, etc.

1.2. Competencias
Competencias Disciplinares

Identificar el concepto de productividad

Identificar el concepto de eficiencia
Actualizar los conceptos de planeacin y control
Reconocer el concepto de autonoma
Identificar el concepto de proyecto de vida
Actualizar sus conceptos de administracin del puesto de
trabajo
Competencias Laborales
Aprender a optimizar el tiempo e incrementar la
productividad personal.
Identificar la habilidad para centrar los esfuerzos personales en lo
verdaderamente importante e identificar reas de mejoramiento.
Actualizar la capacidad para planear, priorizar y manejar
imprevistos para el logro de los objetivos. Desarrollar
criterios de priorizacin y aumento del tiempo discrecional.
Reconocer la capacidad de delegacin y organizacin de
agenda personal.
Conocer la habilidad para identificar los factores y elementos
que influyen en la calidad de vida.
Manejar los conceptos de eficiencia, eficacia y mejoramiento
de la calidad de vida personal.
Conocer los factores que ayudan a discernir y controlar sobre
los factores que hacen perder tiempo.

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Gestindeltiempo
1.3. Componente motivacional
El anlisis de ste tema me permite identificar, en todas las esferas de mi vida, si
realmente estoy haciendo una buena distribucin del tiempo, si decido y gestiono de la
mejor manera en que puedo ser ms productivo en mis actividades y mejorar mi calidad
de vida.
Encuentro significado y utilidad al control del tiempo. De igual manera elijo la forma de
controlarlo.
Distingo lo importante de lo urgente y puedo manejar de manera racional los imprevistos y
gestionarlos para el logro de mis objetivos.
Diferencio cules son las actividades rutinarias, productivas o desperdiciadas y establezco
acciones. As mismo, cules tareas son propias y cules de competencia de otros.
Cuento con las herramientas necesarias para organizar y/o participar en reuniones efectivas.
Controlo los factores que representan prdida de tiempo y encuentro la conveniencia del
adecuado uso del espacio a travs de la implantacin de las 5S.

1.4. DESARROLLO TEMTICO

El tiempo se me escapa de las manos como arena en el viento
Vctor Hugo.

4.4.1 Reflexiones preliminares, Definicin de tiempo,

Objetivos del manejo del tiempo
Iniciemos nuestro estudio analizando las siguientes reflexiones:

Con el tiem po...

...aprendes que estar con alguien porque te ofrece un buen futuro significa que tarde o
temprano querrs volver a tu pasado...
Con el tiem po...
...comprendes que slo quien es capaz de amarte con tus defectos, sin pretender
cambiarte, puede brindarte toda la felicidad que deseas...
Con el tiem po...
...entiendes que los verdaderos amigos son contados, y que el que no lucha por ellos tarde o
temprano se ver rodeado slo de amistades falsas...
Con el tiem po...
...aprendes que disculpar cualquiera lo hace, pero perdonar es slo de almas grandes...
Con el tiem po...
...te das cuenta de que cada experiencia vivida con cada persona, es irrepetible...
Con el tiem po...
...aprendes a construir todos tus caminos en el hoy, porque el terreno del maana, es
demasiado incierto...
Con el tiem po...
...te das cuenta de que en realidad lo mejor no era el futuro, sino el momento que estabas
viviendo justo en ese instante...

2
Con el tiem po...

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...aprenders que intentar perdonar o pedir perdn, decir que amas, decir que extraas, decir que
necesitas, decir que quieres ser amigo... ante una tumba...... ya no tiene ningn sentido...

En fin, el tiempo es una dimensin, es decir, una medida del acontecer de las cosas, de
la forma en que evolucionan, transcurren o cambian. Es la medida universal de la existen-
cia independientemente de quienes seamos o de dnde estemos, todos tenemos el mis-
mo nmero de das, horas y minutos.

En sta dimensin el tiempo perdido es irrecuperable, pues nada puede reemplazar aque-
llo que no hemos utilizado y en muchas ocasiones cuando caemos en cuenta de ello, ya no
hay tiempo: es demasiado tarde.
Desde otro ngulo podemos apreciar el tiempo como un elemento que nos permite:
Autodireccin
Autocontrol
Automotivacin
Autorrealizacin

Desde cualquier perspectiva que se haga un enfoque del uso y manejo del tiempo, nece-
sariamente se llega a concluir que cada persona es responsable de la manera de dirigir y
de administrar su propio tiempo y por lo tanto administrarlo adecuadamente se convierte
en una herramienta muy importante para el logro de nuestro xito personal, sea cual fuere
la definicin que le hayamos dado.
El tiempo dimensiona y permite realizar metas. El anlisis del manejo del tiempo siempre
est referido a la pregunta inicial y ms importante: qu quiero hacer con mi vida? ,a
cules metas quiero llegar?
De aqu que preguntarnos por su uso y manejo efectivo, debe ser suficiente motivacin
para canalizar toda la energa y recursos hacia la realizacin de los propios objetivos, por
medio de un adecuado uso del propio tiempo.
Todas las personas an sin querer queriendo estamos buscando constantemente lograr
los mejores resultados y hacerlo con el menor uso de recursos. En trminos tcnicos
podemos identificar stos elementos como Eficacia y Eficiencia respectivamente, los
cuales unidos se conocen como Efectividad.
Una adecuada gestin del tiempo facilita el logro de stos retos pues apoya a las personas a:
Ser Disciplinadas, es decir, a adquirir el hbito de la planeacin y el control de su vida
y la posibilidad de aportar de mejor manera a la de los dems.
Ser Organizadas pues de la organizacin viene el orden y la optimizacin de sus recursos
Ser Comprometidas, es decir, tener la fuerza y la costumbre de cumplir con sus
propsitos y sus compromisos personales y con los dems.

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Gestindeltiempo

Taller No. 1
Con base en el siguiente esquema elabore un cuadro en donde muestre la distribucin de
su tiempo en 1 semana; recuerde que solo tenemos 168 horas.

INVERSIONSEMANALDENUESTROTIEMPO
HORAS %
SUEO
PERSONAL

COMIDAS
ASEOYVESTIDO
TRANSPORTE
MANTENIMIENTOPERSONAL
SubTotal
TIEMPOPARAPLANEACIN
TRABAJO

TIEMPOPARAORGANIZACIN
TIEMPOPARAEJECUCIN
TIEMPOPARACONTROL
SubTotal
DESARROLLO

FAMILIA
RECREACIONYDEPORTE
CULTURAYEDUCACION
OCIO
SubTotal

TOTALHORAS

Una vez haya elaborado ste inventario compare su distribucin con una propuesta
elaborada por un grupo de expertos sobre lo que podra ser la mejor distribucin teniendo
en cuenta de obtener la mejor calidad de vida de una persona en un ambiente de ciudad.

Distribucin propuesta de la semana en funcin del tiempo

ASPECTOSPERSONALES HORAS
SUEO(7horaspornoche) 49HORAS
COMIDAS(2horasalda) 14HORAS
VESTIDO(1horaalda) 7HORAS
TRANSPORTEALTRABAJO(2horas) 10HORAS
OTRASACTIVIDADESORIENTADASALACONSERVACINDELAFAMILIA,EL 14HORAS
HOGAR,UNOMISMO(2horasalda)
TOTAL 94
TRABAJO 4050HORAS
RECREACIN,CRECIMIENTOPERSONAL,TIEMPOLIBRE 3040HORAS

Las 168 horas son un lmite. Cualquier cosa que se quiera hacer, debe realizarse dentro
de este tiempo; por tanto es crucial saber qu queremos para fijar prioridades y usar el
tiempo como ms nos conviene.

4
Una vez realizada sta actividad: qu acciones debo realizar para hacer una mejor

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distribucin de m tiempo semanal?

4.4.2 Elementos para administrar el tiempo

Una vez identificado el concepto del tiempo y su aplicacin en el corto plazo o tambin
llamado en el da a da, entremos a mirar algunos elementos que contribuyen a mejorar
su administracin en el mediano y en el largo plazo.

Lo primero es ponernos de acuerdo en lo siguiente:

Est dispuesto a que su futuro se lo construyan otras personas?

Comparte esa expresin de que nadie hace por uno lo que uno no haga por
uno mismo?

Si la primera respuesta es NO y a la segunda es SI, para administrar el tiempo es

necesario tener en cuenta:

Buscar el control de nuestras vidas

Ser proactivo en nuestras acciones
Tener clara nuestra misin en la vida
Contar con una definicin de nuestro futuro en la vida

Para lo anterior tenemos que cuidar la forma como nos expresamos, pues sta demuestra
cmo actuamos y en el mundo de la persona efectiva lo hacemos proactivamente, es
decir, construyendo el futuro!

Escuchemos nuestro lenguaje

Nohaynadaquepuedahaceralrespecto
Yosoyas
Esetipomeirrita
Nomeaprobarneso
Lenguajereactivo Nadiemeacord
Tengoque...
Silascosascambiaran
Notengotiempo

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Gestindeltiempo

Miremosotrasalternativas
Puedoelegirlaformaenquemecomporto
Lenguajeproactivo Controlomispropiossentimientos
Puedotrabajarenunapresentacinefectiva
Yoelijo
Prefiero
Qupuedohacerparacambiarlascosas?

Las personas proactivas no esperan que otras le hagan su futuro, pues saben que lo mejor
es lo que uno construye para uno mismo, obviamente con la contribucin y apoyo de otros.

Entonces, qu diferencia existe entre una persona reactiva y una proactiva? En la grfica
siguiente encontrar las ms importantes:

REACTIVO

NoPlanea
Nosedecidesobresutiempo
Seafectaporelementosexternos
Esperaaquelascosaspasen
Lascircunstanciasactansobrel
Sequejaconstantemente
Nopreviene

PROACTIVO

Esresponsabledesupropiavida
Tomalainiciativa:Reconocelaresponsabi
lidaddehacerquelascosaspasen
Susdeseossesubordinanasuspropsitos
Actasobrelascircunstancias

De otra parte, para poder ser muy efectivo en el uso del tiempo debo tomar decisiones
cotidianas que adems de apuntar hacia lo que quiero lo pueda lograr en el menor tiempo
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posible y all es cuando es necesario 1. Definir la misin en mi vida: mis grandes

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propsitos, la razn de ser y de existir y 2. Plantear para mi vida un futuro deseable y
factible.

Taller No. 2
Para apoyar esa construccin resolvamos los siguientes talleres:

Construyamos Mi Misin, es decir, identifiquemos la razn de ser de mi vida:

Cules son las personas para las cuales vivo?

Qu les ofrezco?
Qu espero de ellas?
En qu ambientes me siento ms cmodo?
Cules son mis valores?
Cmo los describo?
Cul es mi papel como empleado?
Cul es mi papel como miembro de mi comunidad?

Si nos damos cuenta, la respuesta a stos interrogantes me permiten identificar acciones

que debo ejecutar para obtener mis propsitos, todas ellas en el tiempo.

Supongamos que usted est 10 aos adelante, cules seran las repuestas a
stas preguntas? Hgalo con el mayor nivel de detalle posible.

Cuntos aos tiene hoy? (en diez aos)

Dnde est viviendo?
Cmo es su vida?
En qu trabaja?
Qu tuvo que hacer para conseguir ese trabajo?
Cmo es su salud fsica y mental?
Cmo se relaciona con los miembros de su familia?
Cules han sido sus mejores experiencias en los ltimos diez aos?
Qu logros ha tenido?
Econmicamente cmo est hoy?

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Gestindeltiempo
Qu ha hecho para lograr dichos resultados econmicos?
Cul ha sido su mejor logro en estos ltimos diez aos?

La respuesta a ste cuestionario me ayudar a organizar mis propsitos en el tiempo y por

ende a organizar las tareas y actividades que debo ejecutar: nuevamente estamos apelando
a la organizacin, la disciplina y el compromiso, como los ejes que me permiten optimizar el
tiempo con que cuento para lograr mis propsitos.

4.4.3 Elementos para administrar el tiempo en el

trabajo. Importancia vs. Urgencia
Una vez la persona ha planteado sus propsitos en el corto, mediano y largo plazo, que
entre otras cosas nadie le asegurar que lo lograr tal como lo ha pensado pero que
contribuir a mejorar sus posibilidades para alcanzarlo, es necesario enfocar sus esfuerzos
adecuadamente. Veamos las diferentes alternativas posibles: las negativas y la positiva,
utilizando para ello un grfico que en el eje de las X analizamos la urgencia y en el de las Y
la importancia, partiendo de la premisa que el ideal es hacer las cosas importantes
oportunamente sin que lleguen al plano de la urgencia.

De acuerdo con stas premisas encontramos que en el Cuadrante 1 estn los bomberos
aquellos que se la pasan apagando sus incendios, escenario en el cual se est propenso a
alto estrs y a un problema cardaco adems de tener posibilidades de incumplimiento y de
baja calidad en lo que se hace. En el Cuadrante 3 est el engaado que es aquella
persona que se la pasa haciendo urgentemente, lo que no es importante, es decir, hace lo
que le gusta antes de lo que importa invirtiendo una prioridad vital para el buen uso del
tiempo.

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Enfoque

1 2
Urgente No urgente
Importante

Incendios Prevencin
Problemas apremiantes Planificacin
Proyectos cuyas fechas vencen Relaciones Interpersonales
Prioridades del jefe Salud
Tareas Aplazadas Trabajo en uno mismo
Deporte
Recreacin

3 4
Urgente No urgente

Asuntos Triviales Algunas Interrupciones

Importante

Ajetreo Algunas Llamadas

Algn tipo Correspondencia Algunos Reportes
Algunas Llamadas Algunas reuniones
Actividades Placenteras
Prioridades Ajenas

En el Cuadrante 4 tenemos a los despreocupados que hacen lo que no es importante y

adems de manera relajada de tal manera que sus resultados no tienen impacto real en
s mismos ni en su entorno, y por ltimo el cuadrante de la persona que es consciente de la
importancia de su tiempo que es el Cuadrante 2 en donde la persona Autoenfocada hace lo
que tiene que hacer de manera oportuna, calificada, con calidad y sin tanta presin que le
permita disfrutar su ejecucin y sus resultados.

La pregunta de reflexin sera: en donde se la ha pasado en estos ltimos das? Cmo le

ha ido en ese escenario? Qu se tendra que hacer para lograr estar en el escenario No 2?

4.4.4 Defendiendo nuestro tiempo:

Autonoma delegacin, Reuniones Efectivas, Manejo de
Interrupciones, Manejo de Espacio Orden.
Continuando con la identificacin de conceptos y elementos que contribuyen a una buena
Gestin del Tiempo podemos analizar cuatro aspectos fundamentales:

a. La autonoma para la toma de decisiones, un concepto que permite optimizar el tiempo

porque lo que hay que hacer se hace de manera ms oportuna sin tener que esperar a
que otros decidan por uno.

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Gestindeltiempo

Los anteriores comportamientos pueden ser reemplazados por:

Niveles de autonoma resultados deseados

Estudie este problema. Deme todos los
datos.Yotomarlasdecisiones.
Deme las alternativas posibles con sus
tems a favor y en contra. Yo escoger la
quemeparezca.
Recomiende un plan de accin para mi
aprobacin.
Comunquemequpiensahacer.Hgalo,a
menosquerecibaordenensentidocontra
rio.
Proceda. Djeme saber qu hizo, y cun
temecmoresulta.
Proceda.Comunqueseconmigotansolosi
suplannoresulta.
Proceda,sinconsultaadicionalalguna.

Para ellos se requiere hacer lo siguiente: Seleccione adecuadamente a sus colaboradores,

capactelos, entrnelos, de instrucciones adecuadas comprobando que hayan sido
entendidas, deje que las personas practiquen tomando decisiones sin interferencia y por
ltimo monitoree el proceso y el resultado retroalimentando a la persona; al cabo de un
10
tiempo adecuado ella estar en el nivel de idoneidad requerido para hacerlo de manera

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continua, efectiva e independiente.

b. Participe y proponga reuniones de trabajo o de estudio que sean altamente efectivas.

Si bien para algunos las reuniones son una forma elegante y aburrida de matar el
tiempo, para otros es una forma altamente efectiva para lograr los mejores resultados
en la gestin estratgica y en la gestin diaria. Por qu?

Ventajas de las reuniones

Fomentaneltrabajoenequipo.
Hacenquelosmiembrosdelequipologren
entenderlasmetascolectivas.
Lasdecisionesengrupogeneralmentetie
nenmsautoridadquelasindividuales.
Permitentomardecisionesdemejorcalidad.
Ofrecenunmedioefectivodeinformacin.
Permitenquesedesarrollesinergia.

A pesar de lo anterior, en muchas ocasiones el resultado es completamente contrario;

entre otras, las razones son las siguientes:

Noseestablececlaramenteelpropsito.
Asistenparticipantesequivocados.
Serealizanmuchasreuniones.
Sepublicanactasdeficientesonosepublican.
Sehablancosasnopertinentes. Por qu fallan las reuniones?
Noseobtienenconclusiones.
Lareuninnoempiezaatiempo.
Haydemasiadasinterrupcionesdurantela
reunin.
Elpresidentenoseciealaagenda.
Lareuninesdemasiadolarga.

Entonces qu tenemos que hacer para ser efectivos en las reuniones de trabajo? Pues
empezar por organizar adecuadamente dichas reuniones, teniendo en cuenta:

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Gestindeltiempo
Reuniones efectivas

Personas
Quin debe ir: Solamente los
que puedan contribuir a los resul-
tados.
Cantidad: Tan pocas como sea
posible.

Tiempo
Iniciacin: Fije una hora para empezar.
Finalizacin: Fije una hora para terminar.
DA: Piense en los asistentes cuando fije el
da. Lunes en la maana y viernes en la tar-
de no son buenos momentos.
DURACIN: La gente pierde concentracin
despus de 45 minutos. Tiempo ideal: 1 y
1/2 horas.
HORA: Planee las reuniones al final de la
maana o al final del da, as habr buena
razn para acabar a tiempo.

Contenido
Se debe contar con el acta o la
memoria de la reunin anterior
Todos los integrantes deben tener
el programa de trabajo de la reu-
nin
Todos los integrantes deben co-
nocer cul es el papel que se es-
pera de cada uno de ellos

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c. Maneje sus interrupciones, empezando por reconocer que uno mismo es el principal
interruptor que uno tiene, al permitirse distracciones, tales como, telfonos mviles,
correos electrnicos, mirando lo que no debe estar mirando, es decir, actividades que
uno efecta desconcentrndose de lo que quiere lograr. Adems de lo anterior tenga
en cuenta de:

Cmo prevenir Interrupciones

De autonoma.
Avise a quienes considere necesario que se encuentra ocupado.
Establezca horarios de atencin.
Coloque un letrero Favor no interrumpir.
Busque refugio en una oficina desocupada.
Cierre la puerta.
No ponga su escritorio mirando hacia la puerta.
Desconecte el telfono.
Filtre sus llamadas.
Utilice un contestador automtico.
Haga una lista de:
Llamadas que le deben pasar en cualquier circunstancia.
Llamadas que no quiere contestar inmediatamente (Ud. Devuelve la llamada).
Llamadas que no se puedan pasar a otras personas.

d. Maneje adecuadamente su espacio, ya sea en su casa o en su oficina ubicando cada

cosa en su lugar y teniendo un lugar para cada cosa: nada quema ms tiempo que
andar buscando lo que debera estar en un sitio preestablecido. Por eso es necesario:

Hagalimpiezageneral
Manejo del espacio
Organicesuoficina

Espaciopara
concentrarse

Espaciopara
Charlaryrecibir
visitas
Espaciopara Espaciopara
Manejodepapeles archivo

Y stas sugerencias se pueden aplicar a ese espacio fundamental en el cual cada vez
tenemos ms elementos: el computador repleto de gigas de informacin y materiales que
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Gestindeltiempo
sin un adecuado orden se convierten en un escenario en donde se tiene todo pero que al
no poder ubicarlo ordenadamente, al final no se tiene nada til para trabajar.

1.5. Sntesis
El mdulo busca que las personas participantes tomen conciencia de su potencial y de la
capacidad de adquirir mayor control sobre sus vidas en todas sus facetas, a saber,
laborales, acadmicas, familiares, espirituales, ldicas, deportivas, etc, que de hacerlo
podrn alcanzar de mejor manera sus sueos y objetivos y lograr la autorrealizacin.
Porque las personas en su trabajo generalmente carecen de tiempo y los subordinados
de trabajo? La Administracin del tiempo necesita que la persona tenga control sobre el
tiempo y el contenido de lo que hace. La estrategia, por ello es, incrementar el
componente discrecional" del tiempo que se impone a s mismo, minimizando o
eliminando del todo el componente subordinado. Luego utilizar el incremento para lograr
un mejor control sobre las actividades impuestas por el sistema. La mayor parte de los
gerentes gasta mucho ms tiempo impuesto por los subordinados de lo que ellos se dan
cuenta.

El objetivo entonces es incrementar el tiempo en el cual yo tengo un control directo,

minimizando los tiempos que estn bajo el control de otros de manera directa y de manera
indirecta.

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PolitcnicoGrancolombianoMemberofWhitneyInternationalUniversitySystem
1.6. Conclusiones
1. No malgastemos el tiempo.
2. Planifiquemos todas nuestras las actividades.
3. Aprendamos a manejar el estrs que produce el manejo del tiempo.
4. Organicemos nuestro tiempo.
5. No hagamos cosas intiles.
6. Definamos prioridades.
7. Utilicemos las herramientas que nos ayudan a administrar nuestro Tiempo.
8. Aprendamos a reconocer lo URGENTE.

1.7. Glosario
Tiempo: magnitud fsica que permite ordenar la
secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un
presente y un futuro.

Valor: Cualidad que poseen algunas realidades,

consideradas bienes, por lo cual son estimables. Los
valores tienen polaridad en cuanto son positivos o
negativos, y jerarqua en cuanto son superiores o
inferiores.

Autonoma: Condicin de quien, para ciertas cosas, no

depende de nadie.

Delegacin: Dar a otra la jurisdiccin que tiene por su

dignidad u oficio, para que haga sus veces o para
conferirle su representacin.

Misin: el gran propsito de las personas naturales y

jurdicas que identifican su razn de ser

Visin: un escenario propuesto a largo plazo a donde se

desea llegar y estar.

1.8. Bibliografa
SENA. (2003)Tomado del CD tica: Guas de
Aprendizaje. Regional Antioquia.
OCAMPO D, JOS I. Comprendindome un poco...
CoUnidad al Encuentro del Maestro N 5. Medelln,
2003. Pgina. 91-99.

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Gestindeltiempo
CARRILLO P., ROGELIO. (1994) Emergiendo del caos.
Venezuela, Anthropos Pgina. 6-8.

MANCINI, MARC. Time Management. Mc Graw Hill.

2003, Mxico.

William Oncken JV. y Donald L Wass. QUIN CARGA

CON EL MICO? una analoga que subraya el valor de
asignar, delegar y controlar.

Sumantra Ghoshal, Heike Bruch. Retome el control de

su trabajo. Harvard Business Review 2004.

1.9.Bibliografa
Complementaria
www.gestiopolis.com

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