Papa mo restaurant control de documentos

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08-2013
CD.SF- )
R3 rea: gestin de ISO 9001.2008
calidad

Control de documentos
Papa mo restaurant controla los documentos del Sistema de Gestin
de

Calidad mediante lo indicado en el Procedimiento de Control de Documentos

CD.SF-R3 Este control contempla los siguientes elementos:

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin

Finalizado la elaboracin de los documentos se sometern a la revisin y

aprobacin por parte de los Jefes departamentales / rea, con el visto bueno de
los representantes de la alta Gerencia

Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

nuevamente

El comit de Calidad con el Representante de la Alta Direccin deber revisar y

actualizar peridicamente los documentos segn las modificaciones que se
presenten por parte de la Cadena glh.

Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de

los documentos

Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se

encuentran disponibles en los puntos de uso

Realizada las actualizaciones y revisiones de los documentos el Comit de

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Calidad junto con el Representante de la calidad deber dejarlos en el

respectivo lugar con el propsito de no alterar su ubicacin.

Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente

identificables

Los documentos son herramientas vitales de informacin para la organizacin

por lo que se recomienda mantener su formato (tipo y nmero de letra).
Adems para facilitar su identificacin se procedi a establecer cdigo de cada
uno de ellos.

Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo se

controla su distribucin.

Es importante que el receptor de cada una de las reas registre los

documentos externos en el formato adecuado para evitar confusiones y
prdidas del mismo.

La prevencin del uso no intencionado de los documentos obsoletos.

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El Comit de Calidad y el Representante de la Alta direccin establecern

cuales van a ser los parmetros de cada uno de los documentos con la
finalidad de mantener registros concretos y eficaces de tal manera que permita
ahorrar su tiempo en la elaboracin.

Distribucin
Todos los documentos del sistema se encontrarn en poder del Responsable de
Calidad y Medioambiente y estarn a disposicin de toda persona
perteneciente a Papa mo restaurant que desee hacer cualquier
consulta, pero siempre bajo la supervisin de ste.

Los documentos aprobados que requieran ser distribuidos, se remiten, junto

con la relacin de destinatarios, al Responsable de Calidad y Medioambiente,
que debe asegurarse que llegan a las personas que los precisan, para
desarrollar correctamente las actividades. Para los documentos emitidos, el
Responsable de Calidad y Medioambiente cumplimenta una lista de Control de
Distribucin de documentos en la que indica el nombre del destinatario, la
fecha de envo y la edicin del documento.

Modificacin
Alternativamente, cualquier persona de la empresa puede sugerir
modificaciones a un documento, para lo cual justificarn las razones que
aconsejan el cambio.

Las nuevas ediciones de documentos que deban modificarse se someten al

mismo proceso de revisin, aprobacin y distribucin que el documento
original.

Las modificaciones que se realicen en el Manual de Integrado, Procedimientos

Integrados o Instrucciones de trabajo se identificarn sobre la nueva edicin
del documento con el cambio del formato en el prrafo nuevo o modificado.
Esta modificacin se identificar en color azul, negrito cursiva y subrayado el
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nuevo prrafo. Las copias obsoletas, sern archivadas (mnimo 3 aos) en una
carpeta de documentos obsoletos.

El Responsable de Calidad y Medioambiente distribuye la nueva edicin a todos

los destinatarios del documento incluidos en la lista de Control de distribucin
de documentos de la edicin previa. Los destinatarios del documento
modificado devuelven el ejemplar de la edicin obsoleta, al recibir el nuevo, al
Responsable de Calidad y Medioambiente para su destruccin.

Control de la Documentacin Externa

El Responsable de Calidad y Medioambiente es el encargado de mantener
archivada, controlar y distribuir la documentacin externa (Reglamentos,
Normas Aplicables, etc.).

La distribucin de esta documentacin se realiza por difusin interna y de

forma controlada. Se mantendr actualizada una lista de documentacin
externa en vigor, donde se recoger el ttulo del documento, la persona que lo
posee y el ao de edicin del documento y el lugar donde se encuentran y que
ser revisada por el

Responsable de Calidad y Medioambiente.

Archivo
El Responsable de Calidad y Medioambiente archiva el original de cada
documento del Sistema, junto con la lista de Control de distribucin de
documentos del mismo.

As mismo, mantiene en archivo los originales de las ediciones obsoletas de los

documentos (con indicacin clara de esta circunstancia sobre los mismos).

El tiempo mnimo de conservacin de los Registros debe ser de tres aos, salvo
modificacin de la Ley Vigente.

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Control de los registros

Todos los registros generados en la organizacin, sern archivados
adecuadamente por el personal de la empresa, en carpetas destinadas a la
conservacin temporal de estos registros. Estas carpetas estarn claramente
identificadas para no crear confusiones. Es responsabilidad de todo el personal
de la empresa, la correcta manipulacin y archivo de estos registros, cuando
estos se encuentren en los lugares de trabajo.

Si existiesen registros o documentos en soporte informticos les har copia de

seguridad para la conservacin temporal de los mismos, segn lo establecido
en el Procedimiento Integrado.

En el anexo se puede observar una lista de Control de Registros donde se

identifican los distintos registros de aplicacin al sistema y una serie de datos
como son:

Identificacin (codificacin del registro).

Almacenamiento (archivo: en papel, soporte informtico, etc.).
Proteccin (medidas adoptadas para evitar el deterioro o prdida del
registro).
Recuperacin (medidas a adoptar en el caso de registro con riesgo de
prdida).
Tiempo de retencin (periodo de conservacin, mnimo tres aos para
los registros de calidad).
Disposicin de los registros (personal autorizado para acceder a estos
registros).

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