RENCANA PROYEK PERUBAHAN

1. JUDUL PROYEK

A. JUDUL
WUJUDKAN KINERJA LEMBAGA YANG AKUNTABEL
MELALUI PENGUATAN PERENCANAAN TERPADU
DI SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN PURWOREJO

B. DISKRIPSI
Permasalahan yang dihadapi Sekretariat DPRD Kabupaten
Purworejo dalam menyusun rencana program dan kegiatan untuk
mendukung fungsi DPRD antara lain :
1) Dalam merencanakan kebutuhan anggaran dalam setiap program
dan kegiatan belum terencana dengan baik sehingga pelaksanaan
program dan kegiatan tidak sesuai dengan jadwal kegiatan yang
telah direncanakan dan tidak sesuai dengan anggaran kas pada
DPA OPD.
2) Akibatnya capaian kinerja OPD tidak maksimal dikarenakan
penyerapan anggaran tidak sesuai dengan DPA yang telah
ditetapkan contoh: Tahun Anggaran 2016 terdapat silpa yang cukup
banyak sedang pada Tahun Anggaran 2017 pelaksanaan APBD
baru berjalan 2 bulan sudah terjadi penggeseran Anggaran KAS.

Melalui perencanaan yang terpadu antar Bagian dan Sub Bagian di

sekretaiat DPRD Kabupaten purworejo akan wujudkan kinerja lembaga
yang akuntabel dalam rangka mendukung tugas dan fungsi DPRD.

2. LATAR BELAKANG
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan
Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah.

1
 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kabupaten Purworejo yang
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Purworejo Nomor 14
Tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan Perangkat Daerah
Kabupaten Purworejo dan dijabarkan dengan Peraturan Bupati Purworejo
Nomor. 65 Tahun 2016 tetang Kedudukan Susunan Organisasi, tugas dan
fungsi, serta tata kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Kabupaten Purworejo, Sekretariat DPRD dipimpin oleh Sekretaris DPRD
yang secara teknis operasional berkedudukan di bawah dan bertanggung
jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administrasi bertanggung
jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

Sekretariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi

kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi
DPRD, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang
diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai
dengan kebutuhan.

1). Sekretariat DPRD Kabupaten Purworejo mempunyai fungsi

sebagai berikut :
A. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan
keuangan DPRD;
b. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD;
c. Penyelenggaraan dukungan pelaksanaan tugas dan fungsi
DPRD;
d. Menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang
diperlukan oleh DPRD;

2). Susunan Organisasi Sekretariat DPRD, terdiri atas :

a. Sekretaris DPRD;
b. Bagian Umum dan Kehumasan;
c. Bagian Keuangan;
d. Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan;
e. Kelompok Jabatan Fungsional;

Bagian Keuangan :

2
Mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pelaksanaan, dan pengendalian di bidang keuangan, yang meliputi
anggaran, pembukuan dan verifikasi di lingkungan Sekretariat DPRD.

Bagian Keuangan membawahkan Sub Bagian Anggaran ;

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan dan

melaksanakan kebijakan teknis, serta pembinaan dibidang anggaran di
lingkungan sekretariat dprd, yang meliputi :

a. Menyusun rencana dan program kerja di bidang anggaran;

b. Melaksanakan pelayanan administrasi dan teknis di bidang anggaran;
c. Menyiapkan bahan dan melaksanakan evaluasi dan pelaporan di
bidang Anggaran;
d. Melaksanakan pengkoordinasian perencanaan kegiatan dan anggaran;
e. Melaksanakan pengendalian perencanaan kegiatan dan anggaran;
f. Melaksanakan evaluasi perencanaan kegiatan dan anggaran;
g. Menyiapkan bahan dan melaksanakan koordinasi di bidang
anggaran;
h. Menyampaikan saran dan bahan pertimbangan kepada kepala bagian
keuangan;
i. Melaksanakan evaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas di bidang
anggaran;
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala
bagian keuangan sesuai dengan tugas dan fungsi.

. Dengan memperhatikan uraian tugas diatas sekretariat DPRD

mempunyai tugas memberikan dukungan terhadap fungsi DPRD dalam
memfasilitasi perencanan program dan kegiatan Sekretariat DPRD
Kabupaten purworejo belum mencapai hasil yang maksimal, karena belum
semua target sasaran yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan sesuai
dengan harapan.

Permasalahan yang dihadapi Sekretariat DPRD Kabupaten

Purworejo dalam menyusun rencana program dan kegiatan untuk
mendukung fungsi DPRD antara lain :

1). Dalam merencanakan kebutuhan anggaran dalam setiap program

3
 dan kegiatan belum terencana dengan baik sehingga pelaksanaan
program dan kegiatan tidak sesuain dengan jadwal kegiatan yang
telah direncanakan dan tidak sesuai dengan anggaran kas pada
DPA OPD.
2) Akibatnya capaian kinerja OPD tidak maksimal dikarenakan
penyerapan anggaran tidak sesuai dengan DPA yang telah
ditetapkan contoh: Tahun Anggaran 2016 terdapat silpa yang cukup
banyak sedang pada Tahun Anggaran 2017 pelaksanaan APBD
baru berjalan bulan sudah terjadi penggeseran Anggaran KAS.

Berdasarkan uraian permasalahan yang dihadapi dalam

merencanakan program dan kegiatan untuk mendukung kinerja DPRD
kami memilih metode analisis atau diagnostic model Leavittmadel untuk
mendukung gagasan proyek perubahan terhadap suatu organisasi, pada
table berikut :

Harold j leavitts menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui

pendekatan struktur, pendekatan teknologi, dan pendekatan orang-
orangnya.

Pendekatan struktur menyangkut aplikasi prinsip-prinsip penggagasan

organisasi dan pengaturan system internal seperti acuan kerja, tanggung
jawab jabatan, garis wewenang yang tepat dan penciptaan pembagian
kerja.

4 (empat) pendekatan dalam leavitts model yaitu :

1) Task : pelaksanaan tugas

2) Structur : alur kerja/ prosedur
3) People : siapa yang melaksanakan tugas
4) Technology : peralatan teknologi informasi :

Hubungan saling keterikaitan antara ke 4 (empat) variable diatas dapat

digambarkan sebagai berikut :

4
 1) Task (pelaksanaan tugas) yang ditetapkan di Sekretariat DPRD
kurang dipahami sebagai tugas yang harus dipertanggungjawabkan
dalam bentuk perencanaan kegiatan. Perencanaan kegiatan masih
dianggap sebagai tugas rutin tanpa memperhatikan waktu dan
kegiatan lainnya. Hal ini diperlukan adanya intervensi dalam bentuk
pemahaman tugas yang jelas dengan menekankan tanggungjawab
dan koordinasi yang terpadu.

2) Struktur (alur kerja/prosedur) pendistribusian tugas dan wewenang

masing-masing bagian di Sekretariat DPRD sesuai tugas pokok
dan fungsi sebagaimana tercantum dalam Peraturan Bupati
Purworejo Nomor 65 Tahun 2016, belum dilaksanakan sesuai
dengan pelaksanaan program dan kegiatan.

3) People (siapa yang melaksanakan tugas) sangat diperlukan

peningkatan pemberdayaan kemampuan dan ketrampilan para
pelaksana kegiatan dalam melaksanakan tugas mendukung
pencapaian tujuan organisasi. Sehingga perlu adanya intervensi
dengan cara meningkatkan kapasitas atau pengetahuan.

4) Teknologi, bahwa penguasaan dan pemanfaatan teknologi

perkantoran dan informasi menjadi suatu keharusan bagi seluruh
karyawan, sehingga dapat mendukung kelancaran dalam
perencanaan program dan kegiatan. Diperlukan adanya
peningkatan kualitas teknologi dan peningkatan kemampuan SDM
secara optimal.

Dari analisa keterkaitan antara ke 4 (empat) variable dengan program dan

kegiatan yang ada di Sekretariat DPRD bisa disimpulkan bahwa
perencanaan kegiatan kurang efektif karena adanya permasalahan pada
kurangnya pemahaman tentang tugas dan tanggung jawab dari pelaksana
kegiatan kurang mendukung rencana yang akan di buat.

5
 Proses perencanaan kegiatan menjadi titik lemah organisasi
berdasarkan diagnose yang telah dilakukan sangat mempengaruhi
kelancaran kegiatan yang mendukung kinerja DPRD.

Dalam perencanaan kegiatan yang mendukung kinerja DPRD

diperlukan koordinasi yang terpadu sehingga proses perencanaan
kegiatan lebih tepat dan akuntabel sesuai dengan tugas dalam rangka
memfasilitasi dan mendukung kegiatan DPRD.

Untuk melihat keberhasilan proyek perubahan maka dapat dilihat

pada identifikasi masalah yang tergambar pada kondisi sekarang dan
kondisi yang diharapkan sebagai berikut :

Strategi pemecahan masalah dengan leavitts model (1965) dengan

memfokuskan 4 variabel dalam organisasi, adapun 4 variabel tersebut
adalah struktur, teknologi, sdm dan task sebagaimana gambar dibawah ini
:

GAMBAR 1.

LEAVITS MODEL (1965)

Dengan memfokuskan 4 (empat) model variable organisasi di atas untuk

mendiagnosa kelemahan organisasi yang belom terlaksana dengan baik.

TABEL 1. LEAVITT MODEL

INDIKATOR KONDISI SETIAP KOMPONEN DAMPAK

6
 PERUBAHAN
YANG PALING KOMPONEN
KOMPONEN PERLU YANG PALING
DIINTERVENSI PERLU
DIINTERVENSI

Structure Belum adanya Perlunya Meningkatkan

(struktur koordinasi yang koordinasi yang koordinasi yang
organisasi) terpadu antar efektif dan efektif dan
Bagian dan Sub terpadu antar terpadu dalam
Bagian Bagian dan Sub perencanaan
Bagian

Technology Komputer Meningkatnya

(Teknologi) tersedia dengan kemampuan SDM
lengkap secara optimal

Task Kurangnya Perlunya motivasi Peningkatan

(Tugas/Peker pemahaman dalam rangka kapasitas
jaan) dibidang peningkatan pegawai melalui
perencanaan pengetahuan diklat/ bintek
secara mandiri

People Kurangnya Perlunya motivasi Peninkatan

(SDM) motivasi dalam rangka pengetahuan
pengembangan peningkatan melalui study
diri pengetahuan banding
secara mandiri

Sehubungan dengan permasalahan yang ada di Sekretariat DPRD

Kabupaten Purworejo,terutama dengan adanya kurangnya keterpaduan
antar Bagian dan Sub Bagian dalam perencanaan kegiatan dan anggaran.
Maka perlu dilakukan inovasi perubahan tentang kejelasan dalam

7
pembagian tugas atau tahapan perencanaan, sehingga memudahkan
dalam merencanakan Program dan Kegiatan.

Berkaitan dengan hal tersebut, sebagai alternatif penyelesaian

terhadap masalah yang terjadi yaitu dengan Meningkatkan koordinasi
yang efektif dan terpadu Antar Bagian dan Sub Bagian di Sekretariat
DPRD Kabupaten Purworejo untuk Wujudkan Kinerja Lembaga Yang
Akuntabel dalam rangka Mendukung Tugas dan Fungsi DPRD.

Berdasarkan hasil Benchmarking ke Best Practice Dinas

Pertanian dan Tanaman Pangan Kabupaten Badung pada tanggal 17 April
2017, diperoleh informasi bahwa Dinas Pertanian dan Tanaman Pangan
Kabupaten Badung melakukan beberapa inovasi dibidang pertanian
antara lain :

a. Kegiatan inspirasi
- Kegiatan dilaksanakan dengan perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi.
- Kerjasama yang baik antar stakeholder untuk keberhasilan
kegiatan.
- Kegiatan dilaksanakan dengan semangat dan komitmen yang
kuat untuk melakukan perbaikan pelayanan bagi masyarakat.
b. Kegiatan inovasi
- Festival budaya berbasis pertanian.
- Pengembangan asparagus
- Memadukan tanaman Padi, jagung dan kedelai (PAJALE).
c. Nilai-nilai kepemimpinan
- Komitmen yang kuat.
- Kerjasama antar stakeholder.
- Semangat yang tinggi
Yang menginspirasi adalah :

8
 Dengan semangat dan komitmen yang tinggi serta kerjasama
yang kuat untuk melaksanakan perbaikan pelayanan.

3. TUJUAN
Dengan mendasari hasil analisa dari diagnose di atas tersebut.
Maka pyoyek perubahan ini bertujuan untuk Menyediakan Dokumen
Pelaksanaan Anggaran yang akuntabel dalam rangka mendukung
tugas dan fungsi DPRD;

4. MANFAAT
Dengan adanya proyek perubaha inovasi penguatan perencanaan
terpadu di Sekretariat DPRD diharapkan adanya manfaat-manfaat
sebagai berikut :
a. Dalam rangka mendukung Reformasi Birokrasi, manfaat yang
didapat dari gagasan proyek perubahan ini adalah terwujudnya
kinerja lembaga yang akuntabel melalui penguatan perencanaan
terpadu.
b. Bagi stakeholders Sekretaris DPRD selaku Pengguna Anggaran,
dengan perencanaan kegiatan yang berkualitas memudahkan
melaksanakan tugas koordinasi, integrasi dan sinkronisasi seluruh
penyelenggaraan tugas Sekretariat DPRD dan melaksanakan
kebijakan Pimpinan DPRD.
c. Masyarakat sebagai konstituen, memberikan kepercayaan kepada
masyarakat bahwa pelaksanaan program dan kegiatan DPRD
dalam melaksanakan fungsi legeslasi, anggaran dan pengawasan
serta mengakomodasi aspirasi masyarakat dilaksanakan secara
sistematis dan transparan.

5. RUANG LINGKUP
Dalam proyek perubahan berupa perencanaan yang terpadu antar
bagian di Sekretariat DPRD Kabupaten Purworejo, aspek penting yang
harus dikerjakan adalah pembentukan Tim Efektif yang akan
melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya. Selanjutnya
Mengidentifikasi pokok-pokok aturan, sosialisasi, membuat
perbandingan dan uji coba penerapan perencanaan Program dan

9
 Kegiatan dengan membuat Renja DPRD dan Pra RKA Sekretariat
DPRD.

6. PENAHAPAN (MILESTONES)
TABEL 2. MILESTONES

No Tahap Capaian Utama Waktu

. Jangka Pendak

Pembentukan Tim Efektif Terbentuknya Mei (minggu ke 1)

Proyek Perubahan Tim Efektif
- Penyusunan SK Tim
Pruyek
Kerja
Perubahan
- Rapat koordinasi
dengan anggota tim

Identifikasi pokok-pokok Teridentifikasiny Mei (minggu ke 2)

aturan a Dasar Hukum
- Menginventarisasi
peraturan yang
mendukung regulasi
- Menginventarisasi
pokok-pokok
bahasan
perencanaan

Sosialisasi Emua Sub Mei (minggu ke 2)

penyempurnaan dalam Bagian
perencanaan memahami
- Persiapan
memahami
pelaksanaan proyek
mekanisme
perubahan
perencanaan
- Menyiapkan draf SK
kegiatan.
Sekretaris DPRD
tentang sistim
perencanaan

10
 kegiatan

Uji coba penerapan Memahami Juni (minggu ke 2)

perencanaan Prosedur
- Pembuata PRA RKA
Perencanaan
- Pembuatan Renja
DPRD

Monitoring dan Evaluasi Tersusunnya Juni (minggu ke 3-

- Membandingkan
materi 4)
sebelum dan
Perencanaan
sesudah adanya
proyek perubahan

11
 2. TAHAPAN

Jangka Menengah

Penyusunan Tersedianya < 1 tahun

pelaksanaan data DPA-OPD
perencanaan program yang tepat dan
dan kegiatan akurat
- Melaksanakan
perencanaan
program dan kegiatan
dengan PRA RKA
- Membuat erencanaan
Program dan
Kegiatan sesuai
Renja DPRD

3. Jangka Panjang

Penyusunan Tersusunnya >1 tahun

perencanaan setiap perencanaan
Tahun anggaran. yang akuntabel
di setiap tahun
- Membuat
anggaran dalam
perencanaan
rangka
program dan kegiatan
mendukung
setiap Tahun
fungsi DPRD
Anggaran

7. IDENTIFIKASI SAKEHOLDERS

A. Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari

stakeholder internal dan stakeholder eksternal adalah sbb:

a. Stakeholder internal terdiri dari :

12
 - Sekretaris DPRD selaku Pengguna Anggaran
- Kepala Bagian Keuangan Sekretariat DPRD
- Kepala Bagian Umum dan Kehumasan
- Kepala Bagian Rapat dan Perundang-undangan
- Para Kepala Sub Bagian/PPTK
- Staf

b. Stakeholder Eksternal terdiri dari :

- Anggota DPRD
- Kepala Sub Bagiang Anggaran BPPKAD
- BAPEDA Leader
Project Kasubag
KABAG Anggaran
c. Stakeholder Eksternal, non Pemerintah terdiri dari :
UMUM DAN Kasubag BPPKAD
- Masyarakat sebagai Konstituen
KEHUMASA Anggaran (+)
N (+/+)
SEKR DPRD

(+/+)

BAPPEDA
(+)
Anggota
KABAG
DPRD
KEUANGAN
(+)
(+/+)
(
Masyarakat
B.2. Netmap Stakeholder Model EVA SCHIFFER /Konstituen
(+)
Untuk mengetahui sejauh mana dukungan Stakeholder terhadap Proyek
Perubahan, dilakukan analisa Stakeholder dengan menggunakan teori
Eva Schiffer. Dealam bentuk Net Map sebagai berikut:
STAFF
PERENCAN
AAN (+/-)

KABAG
RAPAT DAN
PER-UU-AN
(+/+)
Kehumasan

Leader
Gambar
KABAG 1
13 Project Kasubag
UMUM DAN STAFF Para
Masyarakat
Anggaran
Netmap
KEHUMASAStakeholder PERENCAN Kasubag Kasubag/PPT
/Konstituen
BAPPEDA
BPPKAD
N (+/+) AAN (+/-) Anggaran K (+)
(+)(+)
(+)
Keterangan :

Leader Project

Stakeholder
+ Mendukung
Internal

Stakeholder
- Tidak mendukung
Eksternal (GOV)

Stakeholder
+/- Netral
Eksternal (NGO)

Garis Koordinasi

Garis Advokasi

Garis hirarki

PENILAIAN PENGARUH STAKEHOLDER Dasar Penilaian:

+ Nilai Minimal : 1 (Apathetic)

+ Nilai Maksimal : 11 (Promoters)
+ RentangNilai : 10(111)
+ Pembagian kuadran : 2,5 (10/4)
+ Nilai Tiap Kuadran :
I. I. Promoters : > 8,5 s/d 11
II. ii. Latent : > 6 sld 8,5
III. iii. Deffender : > 3,5 sld 6
IV. iv. Apathetic : I sld 3,5

14
 TABEL 3. KATEGIRI I KUADRAN STAKEHOLDER

Implementasi Proyek Perubahan (model Eva Schiffer)

No Stakeholder Pengaruh Kepentingan Kategori

1 Sekretaris DPRD + + PROMOTOR

2 Kabag Keuangan + + PROMOTOR

3 Kabag Umum dan + + PROMOTOR

Kehumasan

4 Kabag Rapat dan + + PROMOTOR

Perundang-
undangan

5 Para + + LATENT
Kasubag/PPTK

6 Staff Teknik - + LATENT

7 Anggota DPRD - + DEFENDER

8 Kasubag Anggaran - + DEFENDER

BPPKAD

9 BAPPEDA - + DEFENDER

10 Masyarakat - - APATHETIS

C. Jenis Stakeholder Kunci, Prima dan Skunder

1. Stakeholder kunci yaitu Pihak sangat berpengaruh dalam

menentukan keberhasilan proyek perubahan, terdiri dari:
a. Sekretaris DPRD
b. Kepala Bagian Keuangan
c. Kepala Bagian Rapat dan Perundang-undangan
d. Kepala Bagian Umum dan Kehumasan
2. Stakeholder primer yang akan mendapatkan pengaruh besar
dan manfaat besar dari proyek perubahan, terdiri dari:
a. Para Kasubag/ PPTK
b. Staf Teknik

3. Stakeholder skunder yaitu Pihak yang memiliki pengaruh dan

kepentingan yang tidak begitu besar dari proyek perubahan:

15
 a. Anggota DPRD
b. Ka Sub Bag Anggaran BPPKAD
c. BAPPEDA
d. Masyarakat / Konstituen.

D. ANALISIS PENGARUH DAN KEPENTINGAN

Pengaruh

LATENS PROMOTERS

Sekretaris DPRD
Para Kasubag/PPTK Kabag Keuangan
Staff Teknik Kabag Umum dan Kehumasan
Kabag Rapat dan Perundang-
undangan

Kepentingan
APATHETICS
DEFENDER
Masyarakat
Anggota DPRD
Kasubag Anggaran
BPPKAD
Bappeda

GAMBAR 2. KUADRAN
8. TATA KELOLA STAKEHOLDER

a. Tata Kelola Proyek Perubahan

Berdasarkan Pemetaan Stakeholder seperti di atas maka dibuat

Struktur Tim Efektif Proyek Perubahan guna memperjelas peran
dan tugas dan masing-masing Kelompok Kerja (Pokja).

STRUKTUR TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

MENTOR
16
LEADER
COACH POKJA 1 POKJA 2
PROJECT
 GAMBAR 3.STRUKTUR TATA KELOLA

Mentor : Ibu. Purwasih Handayani,SH,MM. selaku Kepala

Bagian Keuangan Sekretariat DPRD Kabupaten
Purworejo.

Project Leader : ZAENALARIFIN,SE. selaku Kasubbag

Perbendaharaan Sekretariat DPRD Kab.Purworejo

Coach : Bapak Ir,Djoko Sutrisno,M.Si selaku Widyaiswara

Utama Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Pokja I : a. Kasubbag Pembukuan dan Verifikasi Bagian

Keuangan Sekretariat DPRD.

b. Kasubag Umum Kepegawaian Bagian Umum dan

kehumasan Sekretariat DPRD Kabupaten Purworejo

17
 c. Kasubag Perundang-undangan Bagian Persidangan
dan Perundang-undangan

d. Petugas Teknis dan Operator SIMDA.

Pokja 2 : a. Kasubbag Humas dan dokumentasi Bagian Umum

dan Kehumasan

b. Kasubbag Persidangan Bagian Persidangan dan

Perundang-undangan

c. Kasubag Perundang-undangan Bagian Persidangan

dan Per undang-undangan.

d. Pelaksana fasilitasi kegiatan DPRD.

b. Pembentukan Tim Efektif (Team Work)

b.1. Tim Kerja Administrasi (Pokja 1), terdiri dari:

1) Sih Kadarman,SIP.
2) Suhariyadi,SIP.
3) Sri Budiningsih,SE
4) Sutanto,AM.D
5) Kurniawan Nur Wijayanto.
6) Eko Prasetyo.
7) Yeni Ferdasari
8) Dewi Catur Puspitasari.

Tugas:

1) Menginventarisasi kebutuhan dalam proyek perubahan

2) Mengidentifikasi tata laksana dan arus kegatan
3) Menyiapkan bahan perencanaa
4) Melakukan input perencanaan
5) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Pokja

18
b.2. Tim Operasional ( Pokja 2), terdiri dari:

1) Suhasti, SH.
2) Agus Prasetyono, SH..
3) Kurnianto,AM.D.
4) Diyah Restu Utami,SE
5) Mustohal
6) Nur Chamid
7) Teguh Santoso
8) Suharti.

Tugas

1) Menginventarisasi perencanaan
2) Menyiapkan berkas untuk memfasilltasi kegiatan DPRD.
3) Menyampaikan pokok kegiatan dalam fasilitasi kegiatan DPRD.
4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Pokja

b.3. Masa Berlakunya Tim Kerja:

Masa berlaku tim kerja dimulai tanggal 4 Mei s.d. 22 Juni 2017.

b.4. Etika dan Mekanisme Tim Kerja:

1) Tim kerja saling menghormati dan mendengarkan masukan dari

Ketua maupun Anggota Pokja.

2) Mendahulukan musyawarah dalam setiap menemukan

permasalahan yang menjadi kendala dalam proyek perubahan;

3) Tim kerja melaksanakan kegiatan proyek perubahan sesuai dengan

mekanisme dan tugas yang ada;

19
 4) Dalam pelaksanaaan kegiatan Proyek perubahan, tim kerja
berpedoman pada jadwal yang telah disusun;

5) Apabita ada perubahan jadwat kegiatan harus diberitahukan

kepada Project Leader dan Mentor.

6) Laporan perkembangan kegiatan Proyek perubahan tim kerja

dibuat secara berkala setiap selesai kegiatan.

b.5. Alat Monitoring dan Evaluasi yang digunakan untuk memantau

kegiatan:

1) Sering melakukan komunikasi dan pertemuan untuk mengetahui

hasil kgiatan yang telah dilaksanakan.

2) Melaporkan setiap kegiatan kepada project leader baik tertulis

maupun lisan;

3) Menganalisa hasil kegiatan dengan melakukan pertemuan untuk

berkomunikasi.

b.6. Alat Pelaporan Tim

1) Membuat laporan tertulis setiap kegiatan secara rutin dan berkala

kepada project leader.

2) Melaporkan melalui media online yaitu dengan memanfaatkan alat

komunikasi yang ada di kantor

3) Melaporkan secara lisan dengan sesama anggota tim kerja setiap

pelaksanaan kegiatan.

20
9) IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN MASALAH
PELAKSANAAN

Dalam implementasi proyek perubahan dimungkinkan terjadi

kendala., sehingga dapat mempengaruhi kinerja capaian proyek
perubahan. Untuk mengantisipasi hal itu, sedini mungkin dapat
diidentifikasi dan segera dicarikan solusi pemecahan terbaik agar
pelaksanaan proyek perubahan dapat berjalan dengan baik. Sehubungan
dengan hal tersebut, di bawah ini identifikasi potensi kendala/ masalah,
resiko, dan strategi yang mungkin dapat dipergunakan memecahkan
masalah, diantaranya :

1. Penyusunan Pra RKA dimasing-masing PPTK tidak terselesaikan.

2. Pembuatan Renja DPRD tidak terselesaikan.
Strategi yang mungkin dapat dipergunakan untuk memecahkan
masalah tersebut yaitu :
1. Memastikan bahwa penyusunan Pra RKA harus terselesaikan.
2. Memastikan bahwa pembuatan Renja DPRD dapat diselesaikan.
3. Mengintensifkan koordinasi dengan dengan Tim Efektif.

10). FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

Agar dalam pengelolaan proyek perubahan dapat berhasil, perlu

dukungan dari berbagai pihak, antar lain :

1. Dukungan penuh dari atasan langsung kepada Project Leader

dalam rangka merencanakan dan mengimplementasikan proyek
perubahan.
2. Dukungan dari stakeholder kepada Project Leader dalam
perencanaan dan pelaksanaan Proyek Perubahan.

21
 3. Terbentuknya Tim efektif, komitmen dari tim dalam mewujudkan
koordinasi yang terpadu dalam membuat perencanaan.
4. Terwujudnya kinerja lembaga yang akuntabel melalui penguatan
perencanaan terpadu.

11) . RENCANA KEGIATAN DAN SKEDUL PELAKSANAAN

Sebagai acuan dalam pelaksaan proyek perubahan, perlu disusun

rencana kegiatan sebagai berikut :

TABEL 4. JADWAL KEGIATAN

Tahap Utama Output Waktu

Jangka Pendek
Persiapan
1. Pembentukan tim kerja Menyusun rencana Minggu ke I
a. Persiapan dan rapat
kegiatan
koordinasi
Pembentukan tim
b. Pembentukan tim
efektif
efektif Minggu ke II

Penetapan draf
2. Identifikasi pokok-pokok
Minggu ke III
aturan
a. Penyusunan draf
b. Rapat tim efektif Sosialisasi
3. Sosialisasi
Memahami materi Minggu ke IV
a. Rapat sosialisasi
dengan pejabat
structural.
Tersusunnya materi Minggu ke I
b. Rapat sosialialisasi
dengan steakholder dank e II
4. Melaksanakan Mengetahui
perbandingan hambatan yang
pelaksanaan terjadi Minggu ke III
a. Identifikasi kegiatan Menemukan solusi

22
 sebelom perubahan meningkatkan
b. Identifikasi kegiatan
kualitas
Minggu ke IV
yang akan
perencanaan
dilaksanakan setelah
Monitoring Minngu ke III
perubahan
pelaksanaan bulan Juli-
5. Uji coba penerapan Evaluasi pelaksan
Desember
perencanaan
2017
a. Uji coba pedoman
perencanaan Tersedianya data
Bulan Januari
DPA-OPD yang
6. Munev
Desember
a. Monitoring tepat dan akurat
2018

b. Evaluasi Tersusunnya
perencanaan yang
TAHAPAN akuntabel di setiap
Jangka Menengah tahun anggaran
dalam rangka
Penyusunan pelaksanaan
mendukung fungsi
perencanaan program dan
DPRD
kegiatat

Jangka Panjang
Penyusunan perencanaan
setiap Tahun anggaran.

23
 DAFTAR PUSTAKA

Eva Sciffer, Net-map. Wordpess.com

Lily Herawati, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat IV :

Merancang Proyek Perubahan, Lembaga Administrasi Negara
Republik Indonesia , 2017

M. Fatwadi, Bahan Ajar Diklat Kepemmipinan Tingkat IV :

Membanngun Tim Efektif, Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonesia, 2017

Setyabudi, Bahan Ajar Diklat Kepemmipinan Tingkat IV : Diacnostic

Reading, Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, 2017

Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 rentang Kedudukan

Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggotra Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah

Peraturan Daerah Kabupaten Purworejo nomor 14 Tahun 2016

tentang pembentukan dan susunan Perangkat Daerah Kabupaten
Purworejo.

Peraturan Bupati Purworejo nomor 65 tahun 2016 tentang

Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD
Kabupaten Purworejo.

24