FORMATO CONDICIONAL

Formato condicional en Excel.

Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y

tamao de fuente, as como los bordes de una celda cuando el valor que
aparece cumple unas determinadas condiciones. La ficha adjunta contiene
la explicacin y ejercicios para practicar la opcin de formato condicional
que tiene Microsoft Excel.

Qu es el formato condicional de Excel?

El formato condicional es la manera de decirle a Excel el formato de todas

las celdas que respondan a un criterio en cierta manera. Por ejemplo puedes
utilizar el formato condicional para cambiar el color de la fuente de todas las
celdas con valores negativos o cambiar el color de fondo de las celdas con
valores duplicados.

Por qu utilizar el formato condicional?

Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un

criterio, pero esto sera un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si
tienes un gran conjunto de valores o sus valores cambian con frecuencia. Es
por ello que debes utilizar el formato condicional, para cambiar el formato
de forma automtica cuando una celda cumpla con ciertos criterios.

Lo que vamos a aprender en este ejercicio es como condicionamos una

celda, como personalizamos un formato de celda y como automticamente
nos muestra un resultado distinto parra cada tipo de respuesta.

1. Realizar el siguiente hoja de calculo

Realicemos nuestra hoja de texto con nuestro procedimiento y el smbolo $

Como vemos debemos realizar las siguientes operaciones para el

saldo=ganancia*gastos

La suma total = suma de todos los valores

2. Una vez tengamos nuestro total y el saldo vamos a configurar todas

las celdas para cuando nos d en negativo automticamente nos
cambie el formato
3. Vamos a marcar el formato que queramos formatear ahora vamos a
la pestaa inicio y buscamos el grupo estilos..FORMATO CONDICIONAL
vamos a elegir RESALTAR REGLAS DE CELDAS cuando el nmero
sea menor que 0 se rellene con color ROJO
4. En este paso quiero que los valores positivos cambien a azul.
FORMATO PERSONALIZADO.

FORMATOS Y ESTILOS

Para este ejercicio trabajaremos con nuestra hoja de clculo anterior y

modificaremos el formato y estilo.

1. Vemos en la pestaa INICIO y buscamos el cuadro estilos de celda ,

par MES GANACIA ETC los dejaremos como TITULO 1
2. El resto de nuestros datos quedaran con el ESTILO nfasis al 60%
AZUL
3. VAMOS A FUENTE y le daremos bordes gruesos
4. Pongamos bordes de las columnas como bordes derecho.
5. vamos a darle una nueva orientacin a nuestro ttulos de columna,
vamos al icono orientacin en el cuadro alineacin ( Angulo
ascendente)
6. Por ltimo cambiaremos el ajuste del resto de nuestra base de datos
y cambiaremos la fuente

Resaltar fines de semana con formato condicional

Cuando ests creando un calendario de proyecto un
reporte a veces es de utilidad resaltar los das que son
fines de semana. Eso lo puedes hacer fcilmente y rpido
aplicando una regla de formato condicional. En primer
lugar debers tener listos los datos:
Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha
Inicio haz clic sobre Formato condicional y selecciona la
opcinNueva regla:

Regla de formato condicional para fines de

semana
Esto mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de
formato y debers seleccionar la opcin Utilice una
frmula que determine las celdas para aplicar formato:

En el cuadro de frmula debers colocar la siguiente

frmula:
=DIASEM(A1, 2) > 5
Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de
fin de semana. Haz clic en el botn Formato y en la
seccin Relleno selecciona el color de tu preferencia para
marcar los fines de semana:
Finalmente la regla de formato queda de la siguiente
manera:

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una

fecha de fin se semana se resaltarn con el color
previamente definido:
Buscar valores usando formato condicional
Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar
grandes cantidades de datos, como el catlogo de clientes de
la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa
gran cantidad de informacin es indispensable encontrar los
datos precisos en todo momento.

Buscar en Excel con formato condicional

En esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato

condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar
las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:
Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar
la celda B2 como el cuadro de bsqueda, es decir, la celda
donde colocar el trmino/texto que deseo entontrar en los
datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato
condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los
datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la
opcin Nueva regla:
Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato:

Frmula para encontrar valores

Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las

celdas para aplicar formato. En la caja de texto coloca la
siguiente frmula, que explicar en un
instante: =Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))

Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el

formato que se aplicar a las celdas que cumplan la regla.

La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda

de bsqueda ($B$2) con las celdas que contienen los datos. La
comparacin se hace a travs de la funcin ENCONTRAR que
compara ambos valores. Puedes observar tambin que para
ambos valores utilic la funcin MINUSC que los convierte en
minsculas antes de hacer la comparacin de manera que la
bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas.
Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el formato
se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca.

Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a

encontrar los valores que introduzcas en las celda de
bsqueda:
Derecho de autor: http://exceltotal.com/formato-condicional-en-
excel/

CONFIGURACIN DE ELEMENTOS EXTERNOS.

Para este ejercicio vamos a realizar una hoja de calculo con un

presupuesto

a. Foto del producto

b. Descripcin ( cualquier producto)
c. Precio x unidad
d. Cantidad
e. Total

En los resultados del presupuesto tendremos
a. Total neto
b. Impuesto iva 19%
c. Iva
 d. Total bruto

Una vez tengamos nuestro presupuesto vamos a llamar a los

elementos externos

1. Un cuadro de texto donde encontraremos los siguientes datos

En este cuadro de texto le daros clic derecho y seleccionamos
FORMATO DE FORMA

RELLENO DEGRADADO

COLOR DE LINEA JUAFGREMOS CON LOS LEMENTOS

SOMBRA

2. EN NUESTRO SEGUNDOPASO INSERTAREMOS EL LOGO DE

NUESTRA COMPAA .una vez tenemos nuestro logo lo
alineamos con el cuadro de texto seleccionamos los dos
elementos con la tecla CTRL y vamos a la parte izquierda del
cuadro organizar y los alineamos horizontalmente.
3. En este paso vamos a insertar la imgenes de nuestros
productos (Recuerden que las imgenes las podemos dejar
proporcionadasdel mismos tamao y las podremos alinear.
4. En el ltimo paso vamos a ingresar un texto de WORD ART
( presupuesto)

INMOVILIZR FILAS Y COLUMNAS.

Para este ejercicio debemos hacer una hoja de clculo con muchos
valores eje:

HASTA LA Fila 50

HASTA LA COLUMNA W
Mostrar los 3 tipos de inmovilizacin que encontramos.

Como imprimir correctamente en Excel

Ejemplo si imprimimos normalmente esta hoja nos saldran

los datos e desorden y no podramos observar la relacin
entre ellos.

Para imprimir una hoja de clculo vamos a jugar con

nuestra hoja anterior lo que deseamos es imprimir pero que
siempre se encuentre ordenado y visible la correspondiente
FECHA y CATEGORIA.

1. Ir la cinta diseo de pagina y elegiremos el grupo

configurar pagina, herramienta imprimir ttulos, e
configurar pagina elegiremos la pestaa hoja, una vez
estemos en hoja veremos las opciones que nos
muestra este tipo de configuracin
2. Vamos a las opciones de imprimir ttulo y veremos las
dos opciones, extremo superior y columnas a la
izquierda.
3. Seleccionemos primero la fila haciendo clic en icono a
la derecha y seleccionamos la fila que queremos que
se repita en cada hoja de papel.
4. Realizaremos el mismo procedimiento en la columna
que queramos que se vea en las hojas impresas
 5. Ahora veamos el resultado con el botn vista
preliminar y avancemos las pginas y observemos que
la columna y la fila se repiten en funcin de la posicin
de los datos.
6. En configurar pagina hacemos clic en hoja y
observemos que podemos definir el orden de la
impresin de las paginas u otro orden de impresin,
para terminarle damos aceptar en nuestras opciones
de impresin y vamos a inicio una vez estemos hay
alejemos la hoja de clculo de la pantalla con el zoom
y vamos a ver en lneas punteadas como va imprimir
Excel y aceptamos sino configuremos de pagina en
horizontal.

COMO CREAR UN GRAFICO E EXCEL

Elegir entre los diferentes tipos de grficos en Excel para
mostrar la informacin adecuadamente es de suma
importancia. Cada tipo de grfico desplegar la informacin de
una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado
ayudar a dar la interpretacin correcta a los datos.

Tipos de grficos ms utilizados

Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:

Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis

especial en las variaciones de los datos a travs del tiempo.
Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo
de grfico con los grficos de barra, donde la diferencia
principal es que en los grficos de barra las categoras
aparecen en el eje vertical.
Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones
de los cambios en los datos en un perodo de tiempo. Este
grfico es comparado con los grficos de rea, pero los
grficos de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias
de los datos ms que en las cantidades de cambio como lo
hacen los grficos de rea.

Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie

(en ingls) o grficos de pastel. Estos grficos pueden contener
una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de
cada una de las partes respecto al total.

Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la

comparacin entre elementos en un perodo de tiempo
especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y
pirmides.
Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la
importancia de los valores a travs del tiempo. Un grfico de
rea es similiar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre
las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede
hacer un grfico de lnea.

Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son

tiles para mostrar la relacin entre diferentes puntos de datos.
Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos ejes
en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en
los grficos anteriores.

Existen otros tipos de grficos en Excel como los de

superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una
publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy
son los tipos de grficos ms utilizados en Excel y pronto
aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos

REALICEMOS ESTE EJRCICIO: Realicemos estas dos

tablas
Una vez tengamos nuestro Excel listo vamos a Seleccionar
nuestra primera tabla FACTURACION ANUAL podemos
seleccionar toda la tabla O seleccionar un dato de nuestra
tabla.

Realizaremos nuestro grafico, vamos a la pestaa (insertar),

grficos, COLUMNA AGRUPADA EN 2D.

Una vez tengamos nuestro grafico observremos las

opciones que nos brinda Excel como DISEO,
PRESENTACION, FORMATO O DISEO DE GRAFICOS

Ahora vamos a hacer un clic en MOVER GRAFICO y

colocaremos nuestro grafico en una nueva hoja con el
nombre de grafico 1
 Para terminar vamos a los datos de los trimestres de la
facturacin anual y vamos a realizar el grafico del pie.

Modificar un grafico en 2D
Para este ejercicio vamos a seleccionar los siguientes
datos

Seleccionaremos nuestros datos y seleccionaremos la

primera opcin de barra en 2D, esta la debemos ver
en una nueva hoja como facturacin 2008.
Ahora hacemos un clic con la derecha sobre
facturacin 2008 y decimos dar formato a serie de
datos, vamos a cambiar el relleno con una imagen o
textura, apilar o estirar lo que deseen y sin abandonar
el dialogo hacemos clic sobre la barra facturacin
 2007, vamos a RELLENO y elegiremos un relleno
degradado, cambiemos nuestro degradado.
Una vez tengamos las dos barra seguiremos
modificando nuestro grafico
Vamos al rea donde nos muestra el eje vertical clic
con la derecha y le damos otro formato al eje con
estilos de lnea
Vamos al rea de la leyenda ampliamos la leyenda y
luego damos clic con la derecha y elegimos formato de
leyenda.
Vamos a cambiar el relleno y las texturas.

Un tema importante es como ingresar

datos a un grafico ya existente

Estos son los datos que debemos tener.

Teniendo nuestro grafico de la misma manera
que aparece en esta imagen (facturacin
2008).
Para ingresar nuestros datos en la grafica ya
existente, marcamos el grafico existente y
miramos en las pestaas que nos aparecen en
la parte superior que dicen , HERRAMEINTAS
DE GRAFICOS, hacemos un clic en DISEO Y
CLIC EN SELECCIONAR DATOS , cuando
estemos en esa nueva ventana hacemos un
clic donde dice AGREGAR.
En nombre de la serie va a ir a la
denominacin de la columna nombre de la
columna y en los valores de la serie
seleccionaremos nuestros valores
(ACEPTAMOS).
Lo nico que tenemos que tener en cuenta es
que los datos nuevos que ingresamos a
nuestra grafica deben ser la misma cantidad
de los datos ya existentes.
CREAR ORGANIGRAMAS

Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicacin.

Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso:

1) Nos ubicamos en la pestaa Insertar de la barra de herramientas

2) Buscamos el cono SmartArt

3) Una vez pulsado el botn SmartArt, se desplega un men de opciones de

todas las formas que ac se encuentran

4) Seleccionamos Jerarqua que corresponde a la elaboracin de organigramas

5) Luego seleccionamos el tipo de grfico de jerarqua que queremos

6) Ya una vez seleccionado, se habr creado en la hoja de trabajo el tipo de

organigrama que hemos escogido
7) Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho ms pequea
que la que presenta la plantilla. Seleccionamos cambiar tamao de fuente de la
barra de herramientas

8) Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo

es uno sencillo que muestra los niveles ms importantes

MODIFICAR ORGANIGRAMAS
Podemos modificar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la
leccin anterior.

Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro ms que depende del gerente

general, realizamos lo siguiente:

1) Nos ubicamos en el rectngulo de la posicin de Gerente General y

pulsamos el botn derecho del ratn, para desplegar el men de opciones

2) Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma

debajo, pues es el nivel que deseamos crear

3) Se habr creado en nuestro organigrama un rectngulo ms bajo el Gerente

General

4) Escribimos la nueva posicin, Gerente de Compras

Si deseamos incrementar un nivel ms, indicando los vendedores que
dependen del Gerente de Ventas, seguimos los pasos a continuacin:

a) Nos ubicamos en la casilla Gerente de ventas y apretamos el botn derecho

del ratn para desplegar el men de opciones

b) Seleccionamos Agregar forma, y ms concretamente Agregar forma debajo

c) Se habr creado en el Organigrama de nuestra hoja de trabajo un rectngulo

ms, donde podremos escribir los datos deseados
d) Como son tres vendedores los que dependen del Gerente de Ventas,
escribimos esta informacin y ya tendremos nuestro Organigrama ya
modificado

Derechos de autor:
http://www.aulafacil.com/excel/lecc37excel.htm

Colocaremos un titulo a nuestro organigrama con la

herramienta de WordArt sean creativos