HOJA DE CLCULO EXCEL

Una hoja de clculo, no es ms que una hoja cuadriculada, en la cual se organizan los
datos en filas y columnas, para posteriormente realizar clculos con base en ellos. Ac
radica el potencial de las hojas de clculo, es decir, en la posibilidad de construir frmulas
con base en variables, que posteriormente se podrn replicar y recalcular.

Replicar, es la propiedad que hace referencia a la capacidad de las hojas de clculos

para copiar no solo valores y textos, sino tambin frmulas.

Recalcular por su parte, hace referencia a la propiedad de las hojas de clculo, que
consiste en que cada vez que se cambia un dato (valor), las frmulas basadas en dicho
valor se recalculan, permitiendo con esto, sistematizar procesos y construir escenarios,
para realizar anlisis de que pasara si:

GENERALIDADES DEL AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL

Se presenta una breve descripcin de los diversos elementos del ambiente de trabajo en
Excel:

Barra de Ttulo: indica en que aplicacin se est trabajando y el nombre que se ha

colocado al archivo, inicialmente Excel nombra el archivo como Libro 1. Excel trabaja
con el concepto de libro donde cada archivo se asemeja a un libro con varias hojas.
As en lugar de crear 10 archivos diferentes para mostrar las ventas de cada una de
las filiales de una empresa, se puede crear un archivo (libro) con diez hojas.

Barra de men: en esta se organizan en forma de men, los diferentes comandos

para realizar acciones en las hojas de clculo. Encontramos en esta barra los mens
de Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos y Ventana. As por
ejemplo, en el men de Archivo, se encuentran agrupadas las opciones para el
manejo de los archivos, como abrir, guardar, exportar e importar, etc.

Barra de herramientas estndar: en esta barra se disponen herramientas de uso

frecuente, de tal forma que se pueden realizar tareas, sin necesidad de acceder a los
comandos desde la Barra de Men (es decir, es un camino corto para realizar ciertas
tareas).

Barra de herramientas Formato: en esta barra, al igual que en la anterior, se

disponen las herramientas de uso ms frecuente para aplicar formatos a los datos de

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 la planilla. Es decir, ac encontramos herramientas para cambiar la fuente de los
datos, el tamao, el color, alineaciones, formatos de nmeros, etc.

Barra de frmulas: en esta barra se muestran los datos de la celda actual: si es un

dato (texto o nmero) directamente entrado en la planilla se muestra el dato, pero si
ste es el resultado de una frmula, se muestra la frmula. Desde esta barra es
posible tambin, editar los datos.

Marcador de celda: indica la posicin del mouse en la hoja de clculo.

Lnea de Estado: presenta mensajes de orientacin o advertencia sobre los

procedimientos que estn siendo ejecutados, as como el estado de algunas teclas de
tipo activado y desactivado como BloqNm, CapsLock, Insert, etc.

Etiquetas de pgina: el libro est conformado por varias hojas. Desde las etiquetas
se seleccionan las diferentes hojas del libro. Automticamente las hojas del libro
reciben el nombre de Hoja1, Hoja2, Hoja 3.

Ventana de Trabajo: Es la ventana que se visualiza en pantalla y sobre la cual se

trabaja, est dividida en filas (identificadas por nmeros) y columnas (identificadas por
letras); la ventana de trabajo puede mostrar un mximo de 12 columnas por 20 filas.
Pero una hoja de Excel tiene una dimensin fsica mucho mayor con 256 columnas
identificadas con letras de la A-Z, AA, ABhasta la combinacin IV; las filas estas
identificadas con los nmeros desde 1 hasta 65.536.

Celdas: Una hoja est compuesta por celdas. Una celda es el cruce de una fila con
una columna. Su funcin es almacenar informacin, que puede ser texto, un nmero o
una frmula que haga mencin al contenido de otras celdas. Cada celda est
identificada por una direccin que consta de la letra de la columna y el nmero de la
fila.

Cuando se inicia Excel la celda activa es A1, se denomina celda activa a la celda que
aparece envuelta por una especie de sombreado y que recibe el efecto de escritura u
rdenes que afectan a una nica celda.

DESPLAZAMIENTO A TRAVS DE LA HOJA DE CLCULO:

Para que una celda pueda recibir algn tipo de dato o formato es necesario que sea la
celda activa.

Para hacer que una celda se convierta en activa debe moverse el rectngulo de seleccin
hasta la celda utilizando uno de los mtodos disponibles:

Teclas de movimiento de cursor: que permiten desplazar el marcador en la direccin

indicada por la fecha (arriba, abajo, izquierda y derecha).

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 Mouse para ubicar el marcador en la celda sobre la cual se de clic.

Tecla de funcin F5, que despliega un dialogo para indicar la direccin de celda a la
cual se desea mover el marcador de celda. Esta opcin tambin est disponible desde el
men Edicin Ir a..

Uso del cuadro de dilogo:

Si se sabe exactamente el punto a donde desea desplazarse el cursor, basta pulsar F5

para abrir el cuadro de dilogo Ir a. Cuando aparezca basta indicar la referencia de la
celda deseada en el recuadro donde dice referencia. Una vez especificada la referencia
pulsar aceptar.

Uso del ratn:

Para desplazar el rectngulo de seleccin a una determinada celda visualizada en la

ventana, simplemente se lleva el marcador de posicin a la celda deseada y se hace clic.

Para desplazarse hacia celdas que se encuentran fuera del rea de visualizacin, se
debe usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

TIPOS DE LOS DATOS:

Cada celda de la planilla, puede almacenar un nico dato. Antes de ingresar el dato, es
necesario seleccionar (marcar) la celda sobre la cual se har la entrada. En las hojas de
clculo se manejan tres tipos de datos:

Textos o literales: secuencias de caracteres alfanumricos

Nmeros: valores, secuencias de caracteres numricos.

Frmulas: combinacin de variables (celdas), constantes y/o funciones,

relacionados a travs de los operadores matemticos. Como resultado de la
frmula se obtiene un valor que puede ser numrico o literal.

En relacin con el ancho de la celda, por defecto los textos se alienan a la izquierda y los
valores numricos a la derecha.

ENTRADA DE LOS NMEROS:

Al escribir el primer dato, la barra de frmulas cambia, mostrando dos botones.

Adems cada dato escrito en la celda es mostrado en la barra de frmulas

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 Botn de Introduccin

Botn de Cancelacin

Para finalizar la escritura del contenido de la celda, basta con hacer clic en el botn de
introduccin de la barra de frmulas, pulsar ENTER o emplear cualquiera de las teclas del
cursor para desplazar la celda activa.

Si se pulsa ENTER Excel asume que el ingreso del contenido de la celda ha finalizado y
desplaza automticamente el cuadro de seleccin a la celda inferior. Si en lugar de
ENTER se finaliza la introduccin de los datos de la celda con el cuadro de introduccin el
rectngulo de seleccin permanecer en la misma celda.

Para cancelar los cambios, Basta con hacer clic en el botn de cancelacin de la barra de
frmulas o presionar ESC. Con esto eliminar lo escrito, dejando la celda de la barra de
frmulas en blanco.

Si durante la escritura se comete algn error, pulsando backspace se elimina el ltimo

carcter introducido.

Si la configuracin de Excel es en Espaol se debe utilizar la coma como separador de

cifras decimales o emplear el punto si se ha configurado en ingls.

Los nmeros se alinearn a la derecha pero si por error se emplea el punto en lugar de la
coma Excel considera que se est introduciendo un texto y no un nmero y por tanto la
informacin en la celda sera alineada a la izquierda. A la inversa, usar coma en lugar de
punto, sucede lo mismo.

ENTRADA DE TEXTO:

Se ingresa de la misma manera que cualquier dato.

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Excel realiza un truncamiento del texto de acuerdo con el ancho de la columna. Este
truncamiento es slo a nivel de visualizacin.

MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNA:

Por medio del ratn: Para ello se mueve el ratn hasta la barra de letras que se
encuentra en la parte superior de la hoja, luego ha de llevarse a la lnea derecha de la
columna y el cursor cambiar a una doble flecha, se debe mantener presionado el botn
izquierdo del mouse mientras se arrastra la lnea de referencia hasta el ancho que se
considere apropiado. Una vez alcanzado ste se debe soltar el botn del mouse.

Por medio del cuadro de dilogo: A travs de la orden Formato/ Columna/Ancho es

posible indicar el ancho de una columna o conjunto de celdas seleccionadas expresada
en caracteres. Con esta orden se accede a un cuadro de dilogo donde debe indicarse el
ancho de la columna indicando el nmero de caracteres que deber mostrar. Al pulsar
aceptar la columna adoptar automticamente el ancho especificado.

La forma ms rpida de ajustar el ancho de una columna basndose en el ancho del

mayo elemento contenido en una celda de la columna. Para ajustar automticamente el
ancho de la columna, se selecciona sta haciendo clic sobre su letra y se activa la orden
del men Formato/ Columna/AutoAjustar a la seleccin.

Para deshacer el ajuste automtico de la columna se elige Formato/Columna/Ancho

Estndar.

El alto de las filas tambin puede modificado de una manera similar a como se hace con
el ancho de las columnas.

Puede hacerse con el ratn.

Con la barra de men: Seleccionado Formato/Fila/alto y se tendr un cuadro de dilogo

similar al mostrado para las columnas, slo que ahora en lugar de nmero de caracteres
se especifica la altura en puntos. El valor predeterminado es de 12,75 y el nmero que se
puede indicar est comprendido entre o (para ocultar la fila) y 403.

GUARDAR UNA PLANILLA:

La primera vez que se almacena un libro Excel solicita la introduccin de un nombre pata
el mismo. En las dems ocasiones no ser necesario pues se actualizar la copia del libro
que se est trabajando.

Cada vez que se inicia un nuevo libro en Excel recibe le nombre de Libro 1. si en una
misma sesin de trabajo ha sido creado ms de un documento, los nombres propuestos
por Excel sern libro2, Libro 3.... . Por ello se indica un nombre especfico para el
archivo que ha sido creado.

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Cuando el archivo va a ser guardado por primera vez se elige la opcin Guardar Como...
del men Archivo en este cuadro de dilogo debe indicarse el nombre del archivo, la
unidad y el directorio en el cual debe guardarse. Adems de elegir la opcin de guardar el
archivo como Libro de Microsoft Excel. Por ltimo pulsar ENTER o el botn aceptar.

Despus de indicar el nombre de la hoja y pulsar Aceptar, Excel muestra un segundo

cuadro de dilogo llamado Resumen esta opcin puede no estar activa y por tanto no se
ingresar a este cuadro de dilogo. La finalidad de este es guardar informacin adicional
sobre la hoja de clculo permitiendo que en un futuro realizar una bsqueda e
identificacin ms precisa sobre su contenido. Si no se quiere hacer uso de esta opcin
basta con pulsar ENTER o aceptar para nacer que desaparezca la pantalla.

Existen tres formas de seleccionar el almacenamiento de una hoja para actualizar su

versin en disco:

A travs del men Archivo, eligiendo la opcin Guardar.

Por medio de la combinacin de teclas CTRL G.

Hacer clic con el mouse en el botn guardar de la barra de herramientas.

Botn de Guardar

Si se usan cualquiera de estas tres opciones para guardar por primera vez de igual forma
aparecer el cuadro de dilogo.

ACERCA DEL CUADRO DE DIALOGO DE RESUMEN:

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Este comando muestra un resumen del libro de trabajo activo para facilitar la tarea de
revisar o editar la informacin. Esta informacin puede contribuir a una bsqueda ms
rpida de un archivo.

Para que aparezca el cuadro de dilogo resumen siempre que se guarda un libro pro
primera vez, elegir Herramientas, opciones, General y all activar la casilla solicitar
informacin de propiedades Excel acepta un mximo de 225 caracteres en cada uno de
los cuadros de dilogo.

Describiendo las opciones:

Ttulo: Ttulo para el libro, que puede ser ms largo y descriptivo que el nombre del
archivo.

Asunto: Descripcin del Libro.

Autor: Excel escribe el nombre del usuario que tiene registrado el producto, para
cambiarlo elegir: herramientas, opciones, general.

Responsable

Organizacin

Palabras clave: Pueden escribirse palabras clave en el libro.

Comentarios: Observaciones importantes sobre el libro.

RECUPERAR UNA PLANILLA:

Para cargar en memoria un libro previamente almacenado existe una opcin denominada
abrir:

1. Desde el men archivo elegir la opcin Abrir...

2. Pulsar la combinacin de teclas CTRL + A

3. Presionar el botn abrir de la barra de herramientas.

Con cualquiera de estas tres opciones se abre el cuadro de dilogo Abrir, el cual se opera
de manera idntica al cuadro de dilogo Guardar Como... aqu debe escribirse el
nombre del libro que se desee recuperar a partir de la lista de archivos disponibles. Si el
libro no se encuentra en el directorio actual, debe seleccionarse el directorio e incluso la
unidad a travs de las listas de seleccin disponibles en el cuadro de dilogo.

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 Botn de Abrir

CONCEPTO DE RANGO:
En Excel es posible seleccionar una celda o un conjunto de celdas y a este conjunto se le
denomina rango.
La celda actual donde se sita el rectngulo de seleccin siempre est seleccionada.
Todo rango est compuesto e identificado por una celda inicial y por una celda fina. ;a
seleccin de un rango de celdas puede realizarse a travs del teclado o del mouse.

SELECCIN CON EL RATN:

Se coloca el cursor en la celda inicial y manteniendo pulsado el botn del ratn se
arrastra el rectngulo de seleccin hasta la celda correspondiente al final del rango.
Mientras el cursor est siendo desplazado las celdas marcadas adoptan un fondo oscuro.
Cuando el cursor se encuentre sobre la celda final debe soltarse el botn del mouse.

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SELECCIN CON EL TECLADO:
Se coloca el rectngulo de seleccin sobre la celda inicial del rango. Mantener presionado
SHIFT mientras se emplean las teclas de flecha para desplazar el rectngulo de seleccin
hasta el final del rango. Una vea alcanzada la posicin debe dejarse de presionar SHIFT.

Para anular la seleccin de un rango, basta con hacer clic en cualquier celda de la hoja.

Se hace referencia a un rango mediante la referencia de la primera celda seguida de : y

luego la referencia de la ltima celda del rango. Ejemplo : A12 : C16
Cuando se quiera introducir en una frmula un rango puede hacerse referencia a ste
mediante sus referencias de celda o puede darse un nombre al rango y luego usar el
nombre del rango en la frmula

CREACIN DEL NOMBRE DE RANGOS:

Se selecciona el rango y luego usar el recuadro de nombre de la barra de frmulas para
definir un nombre; Tambin puede crearse nombres con la orden Nombre del men
Insertar.
Los nombres de rango pueden ser tan largos como se quiera, siempre y cuando en su
nombre no se emplee espacios en blanco, puntos o comas.

Deben seguirse los siguientes pasos:

Seleccionar el rango.
Pulsar el recuadro nombre de la barra de frmula (flecha hacia abajo), introducir el
nombre.
Pulsar Enter.

Otra forma es:

Seleccionar el rango (incluyendo el nombre de las columnas y las filas)
En el men insertar elegir Nombre y de all Definir.
Las opciones para usar los nombres de la fila y la columna ya estarn seleccionadas.
Escoger aceptar.
Los nombres estn creados. Cada fila pasa a ser rango denominado con el ttulo de la fila
y cada columna se convierte en un rango denominado con el ttulo de la columna.
Para eliminar un rango se selecciona su nombre en este cuadro de dilogo y se elige la
opcin eliminar, as el rango queda eliminado de la lista.
Con la opcin cerrar, se cierra el cuadro de dilogo.

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INTRODUCCIN DE FRMULAS:
La gran ventaja que presentan las hojas de clculo es la posibilidad de emplear frmulas
y funciones. las frmulas no son ms que la especificacin de operaciones matemticas
asociadas a una o ms celdas de la hoja.

Una frmula est compuesta por referencias de otras celdas, operadores matemticos y
funciones de Excel.
Cada celda de la hoja funciona como una pequea calculadora, que puede presentar el
contenido de una expresin escrita compuesta nicamente por nmeros y operaciones
matemticas o incluso por referencias a celdas de la hoja.
Si se quiere sumar varios valores en una celda se especificara as: +150+225. Esta
posibilidad de Excel no es muy usada es ms comn hacer referencia a las celdas, a sus
direcciones, para calcular una frmula.
Para ello se ubica el cuadro de seleccin en la celda en la cual se almacenar el
resultado de la frmula en tanto que en la barra de frmulas se puede visualizar la
frmula almacenada en la celda.

Para indicar a Excel que va a introducir una frmula en una celda, debe comenzarse la
introduccin con un operador aritmtico como por ejemplo =. Tambin puede introducirse
+.
Una frmula sencilla requiere entonces dos partes: un operador para comenzar la frmula
y al menos un a referencia de la celda.
Por eso debe indicarse a Excel donde puede encontrar los datos. Para ello puede
teclearse la referencia de la celda, un nombre de rango o sealar las celdas mientras se
crea la frmula, esta ltima es la opcin ms usada.

Los operadores disponibles en Excel son los siguientes:

+ = A1+B1 Suma los valores contenidos en las celdas A1 y B1

- = A1-B1 Resta
/ = A1/B1 Divisin
* = A1*B1 Multiplicacin
% = a1 * 20% Multiplica A1 por 0,2
^ = A1 ^3 Eleva A1 a la tercera potencia.
Existen otros operadores que dan por resultados un valor lgico:

= Igualdad =20=20 Verdadero

> Mayor que
< Menor que
>= Mayor e igual que
<= Menor e igual que
<> Distinto de 20<>21 Verdadero

ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS OPERADORES:

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Cuando se crea una frmula que contiene ms de un operador del mismo tipo, las
operaciones matemticas son realizadas de izquierda a derecha hasta que haya sido
efectuada la ltima. pero cuando hay mezcla de operadores la lista de prioridades es la
siguiente.
%, ^, * y /, + y -; comparacin ( < > <> = =< = >)

= +5+7+8/2 Primero se divide 8/2 y el resultado es 16.

Si lo que se requiere es sumar los tres primeros nmeros y dividirlos por 8, es necesario
emplear parntesis.
Cuando Excel encuentra diferentes operadores del mismo nivel, por ejemplo
multiplicacin y divisin, la frmula es evaluada de izquierda a derecha.

Si una formula empieza con un nmero negativo o una referencia a una celda que
deseamos usar como valor negativo, simplemente se aade el signo menos al valor.
= - 20+5
= - A1 *4

COPIA Y PEGADO DE DATOS ENTRE CELDAS:

Si se requiere copiar y pegar informacin de una parte de la hoja hacia otra, se pueden
emplear los botones de Copiar Y Pegar de la barra de herramientas:

Cortar Pegar
Copiar

Esto equivale a emplear estos mismos comandos desde el men Edicin, o bien pueden
arrastrarse los datos hasta la nueva posicin empleando el mouse.

Para copiar datos con el ratn se selecciona la celda a copiar y se mantiene pulsada la
tecla CTRL y se arrastran los datos a la nueva celda. Al hacer la copia con el mouse el
puntero del mouse adquiere un pequeo signo + cerca de su extremo.
Otro modo para copiar datos de una celda o rango a una celda o rango contiguo, los
datos pueden copiarse arrastrando el controlador de relleno. Para ello se selecciona la
celda o rango, se arrastra el controlador de relleno hasta la celda o rango contiguo y se
suelta. Los datos o serie de datos se copiarn en la celda.

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 Controlador de Relleno

COPIA DE FRMULAS:
Puede copiarse o rellenar frmulas dentro de un rango de celdas. Para llenar un rango
con una frmula.
Seleccionar la celda que contiene la frmula y luego arrastrar el controlador de relleno
arriba o abajo hasta donde se necesite.

Es posible copiar ciertos aspectos de la celda, para ello se emplea el botn de copiar (o
tambin puede hacerse desde el men Edicin) y para pegar se hace desde el men
Edicin eligiendo Pegado Especial, esta orden permite escoger que aspectos de la celdas
desean copiar.

DESPLAZAMIENTO DE DATOS ENTRE CELDAS:

Cuando se emplean las rdenes Cortar Y pegar del men edicin es posible cortar los
datos de una celda y pegarlos en otra. Si se emplea el mouse simplemente se selecciona
una celda y se arrastra por su borde hasta una nueva posicin. Para desplazar datos no
es necesario mantener presionada ninguna tecla mientras se arrastra el botn. Este
desplazamiento de datos tambin puede hacerse con un rango.

COPIA DE UNA FORMULA EN UN RANGO:

Es posible copiar datos o frmulas a otras celdas o rangos. Para rellenar una frmula en
un rango se selecciona celda que contiene la frmula y luego se arrastra el controlador de
relleno arriba o abajo hasta donde se necesite.

COPIA Y PEGADO DE ASPECTOS ESPECIALES DE UNA CELDA:

Para copiar y pegar selectivamente aspectos concretos de una celda utilizar como
siempre Copiar (botn u orden), pero para pegar se emplea la orden pegado especial del
men Edicin. Con esta orden es posible elegir que aspectos de la celda se desean
copiar. Por ejemplo si una celda contiene una formula pero se desea copiar el valor que
se obtiene de la frmula.

EDICIN DE DATOS EN UNA CELDA:

Los datos en una celda se pueden editar de dos maneras:
Seleccionar la celda y editar los datos en la barra de frmulas o dentro de la celda.
Basta con pulsar dos veces sobre la celda o pulsar F2 y desplazar el punto de insercin a
donde sea necesario dentro de la celda.
Editar en la celda es ver all el punto de insercin y editar en la barra de frmulas es
colocar all el pinto de insercin.

BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA:

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Puede suprimirse fcilmente la informacin de una celda digitando otra (inmediatamente
sta ltima la reemplazar). O suprimirse datos de una celda seleccionando dicha celda
y pulsando Delete o la orden borrar del men Edicin.

DESHACER CAMBIOS:
Si se hace una operacin que no se desea (por error) pueden corregirse esos errores
empleando la orden Deshacer del men Edicin o el botn Deshacer que aparece en la
barra de herramientas. Si se decide conservar el cambio, se emplea la orden Rehacer (es
decir que la tecla Rehacer puede usarse para corregir las rdenes del las teclas
Deshacer).
En algunos casos la orden deshacer no est disponible. Como por ejemplo cuando se
acaba de guardar el libro de trabajo, si se abre el men Edicin, en lugar de esta orden
aparece no se puede Deshacer.

Deshacer Rehacer

BORRAR UN CONJUNTO DE CELDAS:

Para borrar el contenido de un bloque de celdas, se selecciona el rango y se borra tal
como se procede con una celda.

BORRAR UNA PLANILLA:

Para borra el contenido de toda la planilla se selecciona sta y se elige borrar o suprimir
(Delete) del teclado.
Para seleccionar toda la planilla se emplea el botn que se encuentra en la interseccin
de los nombres de filas y columnas.

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS:

Este procedimiento puede realizarse a travs del men Insertar o del men rpido. El
procedimiento de insercin de una filas o columna es el mismo. El cuadro de seleccin
debe estar situado en la fila o la columna donde desea verse insertada una nueva fila o
columna en blanco.

Para insertar una fila o una columna a travs de la barra de men:

La fila donde se encuentra ubicado el cursor ser desplazado hacia abajo, si se trata de
columnas, la columna donde se encuentra el cursor se desplazar hacia la derecha.
Cuando se inserta una fila o columna, todas las frmulas de la hoja son reorganizadas de

Hojas de clculo
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tal modo que reflejen los cambios realizados. Para ello se elige del men Insertar la
opcin Filas o columna.

Para insertar una fila o una columna a travs del men rpido:
Este men aparece siempre al pulsar el botn derecho del Mouse. Este es sensible al
contexto, dependiendo del lugar donde se encuentra el cursor, asume diferentes formatos
con diferentes opciones. Al posicionar el cuadro de seleccin en una celda y elegir la
opcin Insertar de este men rpido se presentar un cuadro de dilogo en donde debe
especificarse el tipo de operacin que se desea realizar.
Excel permite seleccionar una fila o columna entera haciendo clic sobre la letra de la
columna o el nmero de la fila si elige la opcin insertar del men rpido, Excel insertar
inmediatamente una fila. Para seleccionar ms de una fila o columna, basta con colocar
el cursor sobre la primera fila y arrastrar el ratn hasta la ltima fila\columna de la
seleccin.

INSERCIN SIMULTNEA DE VARIAS FILAS:

Para insertar filas en blanco simplemente se seleccionan las celdas de las filas que
deben ser desplazadas, por ejemplo para insertar dos filas, se seleccionan dos celdas.
Una vez seleccionadas las celdas se ejecuta la orden insertar del men Insertar o la
orden Insertar del men rpido.

ELIMINACIN DE FILAS Y COLUMNAS:

Se hace de la misma manera que la insercin.
Para ello se selecciona la fila o la columna a ser eliminada.
En caso de que la eliminacin sea de una fila, las filas que se encuentran debajo de sta
sern colocadas hacia arriba ocupando su lugar, de la misma manera que se encuentran
a la derecha de la columna eliminada sern desplazadas a la izquierda de modo que
ocupen su lugar. Una vez seleccionadas las filas/columnas deseadas, podr utilizarse la
orden Eliminar del men Edicin.
Tambin puede emplearse el men rpido, empleando la opcin Eliminar. Es ms rpido
si antes de emplear el men rpido se eligen las filas o columnas a eliminar.

Cuando se elimina una fila/columna las frmulas son recalculadas. pero puede ocurrir que
las frmulas contengan referencias de las celdas empleadas y entonces Excel presentar
un error.

ASIGNACIN DE FORMATOS A LOS DIFERENTES VALORES DE LA PLANILLA:

CAMBIO DE FUENTES:
Para cambiar la fuente se hace clic sobre la flecha que est al lado del nombre de sta y
desde all se elige una nueva fuente. Una hoja puede contener hasta 256 fuentes
diferentes.

CAMBIO DEL COLOR DEL TEXTO:

Hojas de clculo
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Es posible cambiar el color para el texto y fondo de la celda.
El cambio del color del texto se realiza a travs del botn paleta porttil Color texto
(ltimo de la barra formato)

El botn muestra la letra A que indica que cambia el color del texto. El cuadrado
superpuesto a la A indica el color que se ha elegido para el texto. Para seleccionar un
color basta con hacer clic sobre la flecha para desplegar la paleta de colores y se hace
clic sobre el color que se desea.

ENVOLVER CELDAS CON LNEAS DE BORDE:

Excel permite envolver una o ms celdas seleccionadas con diferentes tipos de bordes o
marcos. Para ello se selecciona la celda o celdas y se pulsa el botn de paleta porttil de
bordes para aplicar el borde previamente seleccionado o el botn de flecha que est al
lado para elegir una de los tipos disponibles.

Paleta de Bordes

Desde la barra de formato puede colocarse negrita, cursiva, subrayado a los datos
contenidos en una o varias celdas.

AUTOFORMATO
Excel posee este recurso que consiste en una serie de formatos predefinidos que pueden
ser aplicados a un rango de celdas previamente seleccionado. Al elegir la opcin
AutoFormato del men Formato aparece un cuadro de dilogo en cuya parte izquierda se
muestra una lista de los formatos disponibles. Es posible desplazarse por los formatos y
obtener un ejemplo de la apariencia en el recuadro que dice: Muestra.

FORMATO DE CELDAS
La barra de formato es supuestamente la forma ms rpida de dar formato a celdas pero
no es la ms completa.
A travs de la orden celdas del men Formato se puede acceder al cuadro de dilogo de
Formato de Celdas que est agrupado el seis fichas. Desde las cuales se puede dar
formato en cuanto a la alineacin del texto y otras al formato de los nmeros, adems de
proteger la hoja de tal forma que otra persona no puede hacerle cambios.

Hojas de clculo
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 La ficha Nmero permite colocarle a ste diferentes categoras.
La ficha Alineacin permite cambiar la alineacin del texto o datos en las celdas.
La ficha Fuente realiza las mismas operaciones que pueden hacerse desde la barra de
formato.
La ficha Bordes coloca a disposicin las posibilidades de bordes que se vieron en la
paleta porttil de bordes.
la ficha Proteger permite proteger las celdas o la hoja eligiendo primero la opcin
proteger del men herramientas.

FORMATO DE CARACTERES Y ALINEACIN DEL TEXTO:

Cada uno de estos efectos puede ser activado durante la escritura del contenido de la
celda o posteriormente, seleccionado la celda y pulsando el efecto deseado. Es posible
aplicar ms de un efecto a la misma celda.

FORMATO DE NMEROS:
Adems del formato genrico que se aplica tanto a texto como a nmeros, existen
formatos especficos para ser aplicados a nmeros, para ello existen 5 botones:
formato moneda con cifrado y punto de millar, formato de porcentaje, colocar punto de
millar, aumentar un lugar decimal, disminuir un lugar decimal.

Hojas de clculo
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FUNCIONES:

Una funcin se caracteriza por la siguiente estructura genrica:

NOMBRE ( P1;P2;P3)

nombre de Parntesis Argumentos

la funcin
Toda funcin est compuesta por un nombre seguido obligatoriamente por parntesis.
Dentro de los parntesis pueden existir argumentos, valores o referencias de celdas que
sern utilizadas por la funcin para devolver el resultado.
Cada funcin tiene su propia sintaxis, es decir, los argumentos tienen que ser
especificados en un determinado orden. Si no es as, se producir un error, haciendo que
el resultado no sea obtenido o se visualice un mensaje de advertencia.

Los argumentos pueden ser:

Nmeros
Texto
Valores Lgicos
Referencias
Matrices

Al emplear referencias a otras celdas, puede especificarse directamente la direccin de

una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el smbolo de dos puntos para
separar la celda inicial de la celda final.
Cuando una funcin posee ms de un argumento, estos deben ser separados por un
punto y coma.

SUMA( A1;A5;A10) Suma el rango y la celda especificada.

SUMA ( C1:C5; B10;B20) Suma los dos rangos especificados.

Las funciones pueden utilizarse solas o anidadas dentro de otras funciones.

los nombres de las funciones pueden escribirse en mayscula o minscula, al pulsar
ENTER sern convertidas inmediatamente en maysculas.
An cuando no se requieran argumentos en una frmula siempre deben usarse los
parntesis.

FUNCIONES MS UTILIZADAS

ENTERO
Redondea un nmero al entro inferior ms prximo.

Sintaxis : ENTERO (NUM)

Hojas de clculo
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ENTERO(7,9) es igual a 7
La funcin puede ser escrita en mayscula o minscula.
Pueden combinarse funciones, por ejemplo:
Entero (A6/2)

MAX:
Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos:
Sintaxis: MAX ( num1;num2;...)
num1;num2... Son los nmeros (hasta 30 argumentos) cuyos valores mximos desea
encontrar. Puede especificarse argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores
lgicos o representaciones de nmero en forma de texto o de nmeros.

MAX ( b1:b5)

MIN:
Devuelve el valor mnimo de una lista de los argumentos. Funciona de manera opuesta a
Max

PRODUCTO
Multiplica todos los nmeros establecidos como argumentos.

Sintaxis:
PRODUCTO ( num1,num2.....)

Las celdas en blanco, valores lgicos o de error de la matriz o referencia sern ignorados.
Producto( 5, 7, 10) es igual a 350

REDONDEAR:
Redondea un nmero al nmero de decimales

Sintaxis: Redondear (num; nmero de decimales)

Num: Nmero que se desea redondear.
Nmero de decimales: especifica el nmero de dgitos al que se desea redondear el
argumento nmero.

Si num de decimales es mayor que 0, el primer argumento ser redondeado al nmero de

decimales especificados.
Si NUM de dec fuese cero, entonces el nmero se redondea al entero ms prximo.
Si num de dec es menor que 0 el num es redondeado hacia la izquierda de la coma
decimal.

PROMEDIO:
Devuelve la media aritmtica de los argumentos:

Hojas de clculo
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Sintaxis: PROMEDIO ( num1,num2.....)

PROMEDIO (B1:B5)
PROMEDIO( b1:B5;20)

SUMA:
Devuelve la suma de todos los nmeros en la lista de argumentos.

Sintaxis : SUMA (num1,nun2...)

AUTOSUMA:
Tiene como funcin la insercin automtica de la funcin SUMA.
Para insertar la funcin a travs de la autosuma, se coloca el cursor en la primera celda
del rango que desea totalizar y arrastrar el selector hasta la celda que contendr la
funcin SUMA y a continuacin pulsar la funcin SUMA y a continuacin pulsar la funcin
SUMA, de la barra de herramienta, en la celda.

ASISTENTE PARA FUNCIONES:

Este asistente se emplea cuando se desea emplear una funcin cuya sintaxis no se
conoce con exactitud. Para ello se elige la funcin que se desea introducir en la celda
actual y Excel a travs de los cuadros de dilogo, ensear y solicitar el contenido de los
argumentos de la funcin.
Basta entonces con colocar el selector sobre la celda donde se almacenar el resultado,
pulsar el botn del asistente de funciones:

En el cuadro de la izquierda se muestran las categoras de las funciones. Si se conoce el

nombre de la categora a la que pertenece la funcin que se va a usar basta con hacer
clic sobre ella. De lo contrario se debe seleccionar todas y en el cuadro de seleccin de la
derecha aparecern todas las funciones en orden alfabtico se selecciona entonces la
funcin deseada y se pulsa: Aceptar. Se abrir luego un segundo cuadro de dilogo en el
que se muestra una explicacin de la funcin, para cada argumento de la funcin Excel
mostrar una explicacin cuando situ el cursor sobre la misma. Una vez indicado el
argumento, debe pulsarse el botn Aceptar para que la funcin sea incluida en la celda.
Si se desea puede pulsarse el botn de ayuda y accederse a una ayuda completa sobre
la funcin.

FRMULAS- GENERACIN Y CORRECCIN DE ERRORES:

En muchas ocasiones Excel percibe un error en la frmula durante la escritura en cuyo
caso muestra un mensaje de error y permite corregirlo, despus de hacer clic sobre el

Hojas de clculo
19
botn Aceptar en este cuadro de dilogo, Excel muestra el lugar donde se ha producido el
error, sealando esta rea con video inverso.

REFERENCIA CIRCULAR:
Este es un error muy comn creado al introducir una frmula en una celda cuyo contenido
hace referencia a s misma. por ejemplo, en la celda A6 se almacena la frmula = A6/B3,
lo cual generar un error de referencia circular.

VALORES DE ERROR
Excel muestra un valor de error en una celda cuando la frmula contenida en ella no
puede ser calculada correctamente. Esta situacin ocurre cuando hay un error de
especificacin en alguno de losa argumentos de la funcin o un error de escritura.

Los valores que pueden llegar a presentarse son:

VALOR DE ERROR SIGNIFICADO

#DIV!/0 La frmula intenta efectuar una divisin por cero

#N/A No existe ningn valor disponible

#NOMBRE? Excel no reconoce un nombre usado en una frmula.

Hay varias posibilidades para la generacin de este
error:
Nombre de un rango escrito incorrectamente
Nombre de una funcin escrito incorrectamente.
Omisin de los dos puntos en una referencia del
intervalo.

#NULO! Ha especificado una interseccin de dos reas

que no se cruzan

#REF! La frmula hace referencia a una frmula que

no es vlida.

#VALOR! Tipo incorrecto de argumento u operando

Hojas de clculo
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DIRECCIONES DE CELDAS:
La direccin de una celda es una referencia a su posicin dentro de la hoja. por omisin
las referencias a celdas son consideradas referencias relativas. Adems de una
referencia de tipo relativo, que permite ser alterada durante la copia, Excel permite crear
referencias absolutas(fijas) o mixtas.

DIRECCIONES DE CELDAS ABSOLUTAS:

Las referencias que cambian automticamente cuando se las desplaza se denominan
referencias relativas. Cuando se copia una frmula que contiene referencias relativa,
estas referencias se ajustan para reflejar la nueva posicin de la frmula. Sin embargo
tambin pueden emplearse frmulas con referencias absolutas, referencias que siempre
se refieren a la misma celda, sin tener en cuenta donde se copie la frmula.
Una referencia relativa describe la posicin de una celda en funcin a su distancia, en
filas y columnas, con respecto a otra celda . Una referencia relativa es equivalente a dar
una direccin como Cruce la calle y dirjase a la quinta casa a la izquierda.
Una referencia de celda absoluta describe una direccin de celda concreta. Las
referencias absolutas son anlogas a proporcionar direcciones como: Circular primera #
70-01. Los signo de $ en una celda indican una referencia absoluta en la celda $D$8. As
no importa a donde se copie la frmula que contiene esta referencia, siempre se har
referencia a la celda $D$8. Una referencia de celda absoluta no cambia ni de fila ni de
columna en la celda especificada.

En una referencia mixta solamente queda fija la fila o la columna de la celda permitiendo
un ajuste parcial.

Se puede cambiar una referencia relativa a una referencia absoluta de forma que si se
desplaza o copia la frmula, sta siempre sealar a la misma celda. Para cambiar una
referencia relativa a una absoluta, se selecciona la referencia en la frmula y se pulsa F4,
o bien puede introducirse un signo de $ delante de los indicadores de columna y de fila de
la referencia de la celda.

Por ejemplo:
$D$4 Fija fila y columna.
$D4 Fija solamente la columna permitiendo la variacin de la fila.
D$4 Fija la fila permitiendo una variacin de la columna.
D4 No queda fija ni la fila ni la columna.
Se puede pulsar varias veces F4 para cambiar entre los diferentes tipos de referencias>
Para ello se debe primero activarse la edicin de la celda y colocar el cursor sobre
cualquier parte de la referencia que debe ser modificada.

Hojas de clculo
21
ELIMINAR, AADIR Y RENOMBRAR HOJAS DE UN LIBRO:
Para eliminar una hoja se activa sta y luego Edicin\Eliminar Hoja.
Aparecer entonces un cuadro de dilogo que indicar que la hoja ser eliminada
permanentemente del libro.
Para insertar una hoja de clculo se elige Insertar\Hoja de clculo y se insertar una hoja
nueva delante de la hoja sobre la cual se est.

Para cambiar la etiqueta a una hoja se pulsa dos veces sobre sta y se abre un cuadro
de dilogo Cambiar Nombre a la hoja. Basta entonces con introducir el nuevo nombre de
la etiqueta.

COPIA DE HOJAS:
Si se tiene una hoja de un libro que quiere copiarse o moverse a otro libro o dentro del
mismo libro, basta con hacer activa la hoja que se desea mover o copiar luego se elige la
opcin: Edicin\Mover o copiar la hoja.
Se abre entonces un cuadro de dilogo de Mover o copiar, puede seleccionarse a cual
libro se desea mover o copiar la hoja ( siempre y cuando est abierto), se selecciona en la
lista la hoja antes de la cual se desea que quede ubicada la hoja a mover o copiar. Si lo
que se desea es copiar en lugar de mover la hoja se selecciona la opcin Crear una
Copia. luego se da Aceptar.

Para copiar una hoja dentro del mismo libro se puede emplear tambin el ratn,
simplemente sealando la etiqueta de la hoja y manteniendo pulsando el botn del mouse
y CTRL se arrastra el puntero hasta la nueva posicin y se suelta.

Para desplazar hojas se hace simplemente con el ratn.

IMPRIMIR UNA PLANILLA ELECTRNICA:

IMPRESIN RPIDA:
Si lo que se desea es imprimir toda la hoja y adems no se necesita realizar ningn tipo
de ajuste en la impresin, la forma ms rpida de obtener este resultado es utilizar el
botn Imprimir de la barra de herramientas.

AJUSTES DE LA IMPRESIN:
Archivo\Imprimir...
por omisin se imprimir el contenido de todas las hojas seleccionadas. Normalmente,
slo es necesario imprimir la hoja actual. Para seleccionar ms de una hoja debe

Hojas de clculo
22
presionar la tecla CTRL y hacer clic sobre la etiqueta de aquellas hojas que debern
imprimirse.
Excel imprimir una copia de aquello que haya sido seleccionado para su impresin.
Si se necesita ms de una copia, se escribe el nmero en el cuadro donde dice copias.

Si se trata de una hoja muy extensa, que ocupar varias pginas, puede especificarse un
intervalo de pginas, indicando la pgina inicial y final en los recuadros apropiados. Para
imprimir un nica pgina, indique el nmero de esa pgina, indique el nmero de esa
pgina tanto en el recuadro Desde como en el recuadro Hasta.

Los botones Preliminar y Preparar pagina activan las respectivas opciones del men del
mismo nombre.
El botn impresora abre un cuadro de dialogo en el que se puede seleccionar otra
impresora que se encuentre conectada a la computadora o activar el envo de un fax,
accionando la unidad de fax que haya sido instalada en forma eventual.

CUADRO DE DIALOGO: CONFIGURAR PGINA

Este es el cuadro de dilogo principal relacionado con la configuracin de la impresin de
una hoja, se divide en cuatro fichas que estn relacionadas con el tamao fsico de la
pgina, el tamao de los mrgenes, el contenido del encabezado y pie y finalmente la
ficha Hoja que define aspectos ms genricos de la impresin.

FICHA PGINA:
Permite cambiar la orientacin de la impresin entre el formato vertical, siendo este el
valor predeterminado, y el formato horizontal, en que la impresin se realiza en el sentido
de la altura del formulario. Esta opcin es aconsejable para aquellas hojas que sean muy
extensas.

La lista Tamao del papel permite la seleccin de otro formato de papel soportado por la
impresora. Si la impresora utilizada permite la impresin de diversas resoluciones, se
emplea la lista de seleccin Calidad de impresin para cambiar el valor predeterminado
de la resolucin.
Con la opcin Escala permite reducir proporcionalmente el tamao de la hoja para
adaptarse a una sola hoja o al nmero de pginas que se necesite especificndolo en los
recuadros: Una pgina(s) de ancho por una de alto.
La numeracin de las pginas comienza automticamente por 1, a menos que se indique
otro nmero en el recuadro Primer nmero de pgina.
Por ejemplo es posible elegir la opcin encajar 2 pgina(s) de ancho por 1 de alto y con
ello se ajusta la hoja para adaptarla en dos pginas. Este nmero de pgina puede
cambiarse como se desee.

Hojas de clculo
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FICHA MRGENES:
Esta ficha se utiliza para definir el rea de impresin dentro de la pgina a travs de la
definicin del ancho de las cuatro mrgenes. Adems del tamao de las mrgenes, el
usuario puede especificar tambin la distancia que habr entre el borde del papel y el
encabezado y el pie.
Cualquier cambio en los recuadros, ser reflejado en la pequea pgina de ejemplo
mostrada en la parte central del cuadro de dilogo. Por omisin, Excel imprime el rea
seleccionada a partir de la esquina superior izquierda. Sin embargo ste permite que la
impresin sea centralizada tanto vertical como horizontalmente en la pgina. Para que el
centrado sea deseado, se marca una de las casillas de verificacin que se encuentran en
la parte inferior de la pgina. Puede elegirse centrado vertical y horizontal a la vez.

FICHA DE ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA:

Esta ficha permite redefinir el texto del encabezado y del pie de las pginas que sern
impresas. Por omisin Excel imprime en la fila del encabezado el nombre de la hoja que
est siendo impresa y en la fila del pie el nmero de la pgina.
A travs de este cuadro, es posible cambiar el encabezado\pie predeterminado,
seleccionando uno de los encabezados alternativos disponibles. Estos encabezados
utilizan informaciones que fueron indicadas por el usuario durante el proceso de
instalacin de Excel, tales como su nombre o nombre de la empresa.
Si en esta alternativas se elige ninguno se elimina el encabezado o el pie de pgina.

Para crear encabezados y pies de pgina propios se elige la opcin: Personalizar

encabezado... o Personalizar pie de pgina... que aparecen en el cuadro de dilogo de
Preparar Pgina. Puede aadirse la fecha, la hora, el nombre del archivo o el nombre de
la hoja ms cualquier otro texto que se desee incluir. Una vez en el cuadro de dilogo de
personalizar se elige la posicin del encabezado y en el recuadro correspondiente se
teclea el texto que se desea. Es posible colocar encabezados en las tres posiciones a la
vez: Izquierda, central y derecha.
Hay en este cuadro diferentes botones:
El primer botn corresponde a las fuentes que pueden emplearse para colocar el
encabezado o pie. Al pulsarlo aparece el cuadro de dilogo de fuentes donde es posible
elegir el estilo y tamao de la letra.
Los dos botones siguientes son botones de pgina.
Posteriormente vienen los botones de hora y fecha.
por ltimo estn los botones de Hoja y Archivo.

FICHA HOJA:
Esta posee algunos elementos que afectan en gran medida la apariencia de la hoja. En el
apartado Imprimir se pueden observar los principales elementos.
Por omisin Excel imprime las lneas de divisin del rea que est siendo impresa. Pero
la hoja puede imprimirse sin stas.

Si el documento ocupa ms que el ancho de una hoja, las pginas que imprimirn
automticamente hacia abajo y luego a lo ancho. Puede cambiarse el orden de la

Hojas de clculo
24
impresin, seleccionando en el recuadro orden de la pgina la opcin Derecha y luego
hacia abajo.
Esto modifica el orden de pgina para ir a lo ancho y luego hacia abajo.

VISTA PRELIMINAR
Permite una visualizacin previa con el fin de comprobar la disposicin que tendr la hoja
en la pgina impresa.
Para activar la vista preliminar, se puede emplear el botn de la barra de herramientas o
la opcin que lleva el mismo nombre y que se encuentra en el men Archivo.
Ambas opciones abre una nueva pantalla en la que es posible visualizar la pgina
completa.

Los dos primeros botones( Siguiente y Anterior) se emplean cuando la hoja posee ms
de una pgina y muestran la siguiente o anterior respectivamente.

El botn Zoom ampla o reduce el rea de la pgina visualizada.

El botn Imprimir inicia la impresin.
El botn Cerrar sale de la presentacin preliminar.
El botn Configurar activa el cuadro de dilogo configurar pgina.

El botn Mrgenes se encuentra activado por omisin y presenta una serie de lneas que
cruzan la pgina mostrando de forma grfica el rea ocupada por todos los mrgenes de
la pgina. Estas lneas terminan en unos pequeos cuadros de color negro
denominados ajustadores que pueden ser arrastrados con el ratn y de este modo
cambiar las dimensiones de los mrgenes o de la posicin del encabezado.

Para cambiar la posicin de alguno de los ajustadores, simplemente se coloca el cursor

sobre l o sobre su lnea y se arrastra la posicin deseada.

El botn Zoom funciona como una llave activada/desactivada, ampliando el tamao de la

pgina o devolviendo la visualizacin de la pgina completa.

Si lo que se desea es imprimir slo un rango de celdas debe seleccionarse primero el

rango a imprimir y luego elegir la opcin Archivo\Imprimir y all elegir Seleccin.

Cuando se imprime un gran documento las divisiones de pgina se insertan

automticamente en la celda ms cercana al margen. Si se desea insertar un salto de
pgina propio en filas especficas, se selecciona la fila y se elige la opcin Salto de
pgina del men Insertar. La divisin de pgina se inserta por encima de la fila
seleccionada. Para eliminar una divisin de pgina aadida manualmente, se debe
seleccionar la fila que hay por debajo de la divisin de pgina y emplear la orden Quitar
Salto de pgina del men Insertar.

CREACIN DE GRFICOS:

Hojas de clculo
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Se pueden crear grficos de dos formas: En la misma hoja como los datos o en una hoja
de grfico aparte en el mismo libro de trabajo.
Cuando se hace lo primero se pueden ver los datos y el grfico al mismo tiempo; cuando
se hace lo segundo, se tiene un fcil acceso al grfico pero puede imprimirse por
separado.

CREACIN DE UN GRFICO EN UNA HOJA:

Para ello seleccionan los datos que se desean utilizar en el grfico y luego se pulsa el
botn asistente para grficos de la barra de herramientas Estndar.

El tipo de grfico que se pueda crear depende de los datos que se seleccionen.
Los grficos circulares o de sectores, por ejemplo, slo pueden utilizar una serie de datos.
Esto significa que no importa cuantas filas o columnas se seleccionen ya que un grfico
circular slo puede visualizar la primera fila o la primera columna de datos.
Sin embargo un grfico de barras puede llegar a mostrar varias series de datos al igual
que un grfico de reas o un grfico de columnas. La mayora de los tipos de grficos
pueden visualizar varias series de datos sean del mismo tipo. ( Todas las series del tipo
monetario o cientfico y contenidas en las mismas categoras).

Seleccionar datos.
Pulsar el botn del asistente de grficos y seguir los pasos que a lo largo del asistente
pedirn la informacin necesaria.
Tambin es posible crear un grfico desde los mens empleando Insertar\grfico y
seleccionado all la forma que se desee en una nueva hoja o en la hoja actual.

SELECCIN DE UN TIPO DE GRFICO:

El asistente incluye varios tipos de grficos. Dentro de cada uno de estos tipos y
categoras se pueden incluir variaciones sobre el modelo bsico.

Los grficos de barras y columnas comparan series de datos.

los grficos circulares muestran la relacin de partes con un todo.
los grficos de reas son mejores para mostrar la cantidad de cambios en los valores a lo
largo del tiempo.

Cuando se pulsa el botn del asistente para grficos ( luego de haber elegido el rango a
graficar) aparece el paso 1 del asistente mostrando los tipos de grficos que se pueden
escoger; luego de elegir el grfico que se desea pueden verse las distintas variaciones
del tipo de grfico elegido. Adems al seleccionar un tipo de grfico se ver la explicacin

Hojas de clculo
26
correspondiente a cada uno y su utilidad. Despus de elegir el formato que se desea se
pulsa el botn siguiente.
Cuando se realiza un grfico los datos se clasifican automticamente en serie de datos y
categoras. las categoras son los rtulos que aparecen a lo largo del eje x, en tanto que
las barras del grfico representan la serie de datos. Si se desea cambiar para que las
columnas sean las series de datos y las cabeceras de la filas pasen a ser las categoras,
se pueden especificar en el paso 2. La primera columna y la primera fila de los datos se
asignan como el texto de la leyenda y como los rtulos de las categoras del eje. En este
paso se tiene una apariencia previa del grfico seleccionado. En el paso 3 del asistente
se tienen las opciones de grfico, las cuales varan dependiendo del tipo de grfico
seleccionado.
En el paso 4 del asistente se elige donde quedar situado el grfico: En una hoja nueva o
en la hoja que contiene los datos.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE GRFICO:

BOTN LEYENDA:
Inserta o elimina leyendas para los datos mostrados en el grfico.

BOTN PALETA PORTTIL TIPO DE GRFICO:

Este botn permite la seleccin directa de un tipo de grfico que sustituira al tipo de
grfico mostrado actualmente.

El botn Tabla de datos: Permitir incluir la tabla de datos dentro del rea del grfico.
Los botones : Por filas y por columnas permiten cambiar la distribucin de las series del
grfico.

EDICIN DE UN GRFICO:
El uso del men contextual permite modificar todos los elementos de un grfico.
Este men se activa pulsando el botn derecho del mouse. Pero primero debe
seleccionarse el elemento que se desea modificar.
Se da clic sobre el rea que envuelve al grfico para seleccionar las caractersticas
generales del grfico.

FORMATO DE LOS TEXTO DEL GRFICO:

Para cambiar las caractersticas de un ttulo o leyenda simplemente se hace clic sobre el
texto y se activa el men contextual y all se selecciona Formato del ttulo del grfico, o lo
que se necesite. Aparecer entonces un cuadro de dilogo que permite modificar las
caractersticas del texto adems de su ubicacin.
Para imprimir un grfico que se encuentra en una hoja de grficos basta con seleccionar
la hoja y pulsar el botn imprimir o la opcin preparar pagina de la misma manera que se
hizo con una hoja de clculo.

Hojas de clculo
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CREACIN DE GRFICOS EN UN HOJA DE GRFICOS:
Seleccionar en la hoja de clculo los datos que se desean tener en cuenta para el grfico.
Desde la barra de men elegir: Insertar\grfico o usar el asistente y luego se escoge la
opcin como hoja nueva. En el paso 4 del asistente.

Aparece entonces el paso 1 del asistente de funciones . As se contina normalmente en

la creacin del grfico.
Al terminar el paso 4 del asistente de funciones el grfico aparecer en la nueva hoja de
grfico, llamado grfico1.

Los grficos de anillos son similares a los grficos circulares slo que los grficos
circulares slo pueden contener una serie de datos mientras que los grficos de anillos
pueden tener varias.

MODIFICACIN DE LOS DATOS DE UN GRFICO:

Antes que se pueda modificar un grfico de una hoja es necesario activarlo para ello se
da clic sobre l.
Una vez activado ste queda rodeado por un borde y la barra de mens cambia para que
se puedan modificar los datos o aadir lneas y colores. Para suprimir una serie de datos,
se selecciona la serie y se pulsa suprimir.
Para aadir una serie de datos en un grfico incrustado en una hoja basta con arrastrar
los datos hasta el grfico.
Para aadir una serie de datos en u grfico de una hoja de grfico, se emplea la orden:
Agregar datos del men grfico y marcar el rango que contiene los nuevos datos del
grfico.

MODIFICACIN DE LOS GRFICOS:

Para ello debe activarse el grfico a cambiar. con el puntero del ratn en dicha rea,
pulsar el botn derecho del mouse( se visualiza el men contextual) y seleccionar Tipo de
grfico, se abre entonces dicho cuadro de dilogo y se selecciona all el tipo de grfico
que se desea.
Cuando se hacen cambios entre tipos de grficos diferentes es posible que no se vean
todos los datos o que en ellos no aparezcan como se esperaba. Tambin puede
mostrarse un grfico con la orden Grfico\tipo grfico..

Para suprimir una leyenda basta seleccionarla y luego SUP.

MEJORAR LOS GRFICOS:
Si se desea resaltar un dato especfico de un grfico se puede aadir una flecha o lnea
empleando el botn de Dibujo de la barra de herramientas.
Para ello se activa el grfico.
Pulsar el botn de dibujo para visualizar la barra de herramientas de dibujo.
Para trazar por ejemplo una flecha, se parte desde afuera del grfico hacia el punto que
se desea sealar y se suelta el botn del mouse.

Hojas de clculo
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Se pulsa el botn de cierre de la barra de herramientas de dibujo.

Puede adems incluirse una nota explicativa o cuadros de texto directamente dentro del
grfico.
Para ello se pulsa el botn de Cuadro de texto de la barra de herramienta estndar, el
puntero cambia a una cruz, se arrastra entonces el ratn hasta formar un rectngulo para
el texto del tamao que se desee y luego se digita el texto a incluir, se pulsa por fuera del
cuadro de texto para cerrarlo.
Para redimensionar un cuadro de texto basta con seleccionar nuevamente el cuadro y
redimensionarlo.

MODIFICACIN DEL TEXTO Y DE LOS FORMATOS DEL CUADRO DE TEXTO:

Para modificar el aspecto del texto esto se hace como se procede con cualquier opcin
de texto en la hoja. Si se desea cambiar varios aspectos del texto al mismo tiempo se
puede emplear la orden Formato del objeto del men contextual.

Hojas de clculo
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