CASO: ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS EN UNA EMPRESA

1. Informacin General
La empresa Universal S.A. es una empresa dedicada a la comercializacin y
distribucin de tiles de oficina y est ubicado en la Av. Dos de Mayo 345 distrito
de San Isidro. La empresa tiene como prioridad identificar y definir los
problemas que existen en el Dpto. de Bienes y Servicios que pueda permitir
mejoras potenciales.

2. Usuarios Departamentales que participan en la

Adquisicin de Bienes.
Jefe de Compras.
Auxiliar Administrativo.

3. Polticas a tomar en cuenta en la Adquisicin de Bienes.

3.1. Los Pedidos de compras deben ser autorizados y firmados por el jefe responsable
de cada rea.
3.2. Los Pedidos de compra deben tener presupuesto asignado.
3.3. Las Cotizaciones del proveedor deben cubrir las especificaciones tcnicas
requeridas.
3.4. Las cotizaciones de los proveedores tienen fecha nica de recepcin.
3.5. Toda compra debe ser aprobada por el Jefe de Compras adjuntando el acta de
otorgamiento y el cuadro comparativo.
3.6. Para tramitar el pago a contabilidad se debe tener el VB de la conformidad del
Jefe de Compras.

4. Proceso General
El jefe de compras recepciona los pedidos de compra de las reas
solicitantes. (Recibir Pedidos)
El Jefe de Compras autoriza la compra (Autorizar Compra)
El Jefe de Compras deriva al auxiliar administrativo la orden de compra
autorizada. (Autorizar Compra)
El Auxiliar recepciona (Autorizar Compra)
El Auxiliar toma conocimiento de la orden compra a realizar. (Autorizar
Compra)
El auxiliar administrativo solicita las cotizaciones a los proveedores enviando
para ello la orden de cotizacin. (Autorizar Compra)
Los proveedores entregan al auxiliar administrativo las cotizaciones
solicitadas. (Recibir Propuesta)
El auxiliar administrativo procede a analizar (Evaluar Propuesta)
El auxiliar administrativo elaborar el cuadro comparativo de cotizaciones
(Evaluar Propuesta)
El auxiliar administrativo elabora el acta de otorgamiento (Evaluar
Propuesta)
El auxiliar administrativo elabora la orden de compra (Evaluar Propuesta)
El auxiliar administrativo deriva al Jefe de compras la orden de compra.
(Evaluar Propuesta)
El jefe de compras revisa y da la conformidad y lo deriva al auxiliar
administrativo. (Evaluar Propuesta)
El auxiliar administrativo cita al proveedor y le otorga la orden de compra.
 (Procesar Compra)
El proveedor entrega los bienes al almacn
El proveedor entrega copia de la gua de conformidad con la factura al
auxiliar administrativo. (Tramitar Pago)
Finalmente se debe generar un informe a la gerencia. (Tramitar Pago)

5. Funciones Especficas.
5.1. El Jefe de compras recepciona el pedido del rea solicitante que contiene el VB y
conformidad. (1 da)
5.2. El Jefe de compras autoriza la compra y lo deriva al auxiliar administrativo.
Dicho auxiliar recepciona y registra el pedido de compra, toma
conocimiento y procede a solicitar cotizaciones a los proveedores,
generando y enviando la orden de cotizacin. (1 da)
5.3. El auxiliar administrativo recepciona y registra las cotizaciones enviadas por los
proveedores. (4 da)
5.4. El auxiliar administrativo analiza y elabora el cuadro comparativo de cotizaciones
y el acta de otorgamiento derivndolo al Jefe de Compras. (1 da)
5.5. El auxiliar administrativo procesa la compra citando al proveedor para entregarle
la orden de compra previamente revisada y con autorizacin del Jefe de
Compras. (2 das).
5.6. El auxiliar administrativo debe recibir la factura del proveedor con la gua de
conformidad para darle trmite al pago respectivo.