La sociedad actual se encuentra sometida a un proceso de cambios donde la tecnologa

cada vez se convierte en un elemento presente en la vida diaria de las personas es

inevitable el no pensar en automatizar actividades operativas o antiguamente realizadas
de manera manual con la finalidad de facilitar la realizacin de dichas actividades. En
ese sentido, la automatizacin de procesos se ha vuelto en la actualidad un tema de gran
importancia para la industria en general. La industria del software educativo no poda
ser la excepcin. Tomando como punto de partida el concepto de automatizacin de
procesos en beneficio de las personas, surgi la idea de implementar un sistema de
gestin operativa que permita automatizar los diferentes procesos acadmicos y
administrativos que existen en una institucin educativa.

Segn los autores Christian Rojas Pacheco y Juan Silva Mendoza en su tesis titulada
Implementacin de un Sistema de matrcula va Web del centro educativo parroquial
Primario Secundario Nuestra Seora de la Salud, se plante la implementacin de un
sistema de matrcula web que permita a los padres de familia y/o apoderados registrar a
sus hijos en la entidad en el cual se establece de acuerdo al ao acadmico a dictarse
tomando en cuenta respectiva de acuerdo a: pago de matrcula, los pagos de
mensualidad, inscripcin de alumnos nuevos, alumnos becados, alumnos aplazados,
pagos de APAFA. Adems, cada padre de familia tendr un cdigo respectivamente para
acceder a las notas de sus hijos mejorando el rendimiento de la matricula sin necesidad
de hacer largas colas para poder matricularse. (Rojas & Silva, (2010), Implementacin
de un Sistema de matrcula va Web del centro educativo parroquial Primario
Secundario Nuestra Seora de la Salud. (Tesis de Licenciatura). Universidad Cientfica
del Per, Iquitos, Per).

Segn Alexander Norabuena Guevara en su tesis titulada Anlisis, Diseo e

Implementacin de un Sistema de Informacin para la Gestin Acadmica de un
Instituto Superior Tecnolgico, la gestin de la informacin acadmica en los institutos
superiores tecnolgicos, sean privados o estatales, requieren el uso de mecanismos que
aseguren un manejo eficiente y contribuyan a incrementar la calidad de los servicios que
se brindan a los alumnos. El presente proyecto plantea la construccin de un software
que implemente estas caractersticas tan importantes para el desempeo del personal del
rea de direccin acadmica. La metodologa RUP en las fases elegidas para el
desarrollo de este proyecto, guiaron de forma efectiva el desarrollo del software en
todas sus etapas, desde el anlisis hasta la implementacin, brindando un mecanismo
fiable y eficiente que describa cada componente considerado para la implementacin
final. (Norabuena, (2011), Anlisis, Diseo e Implementacin de un Sistema de
Informacin para la Gestin Acadmica de un Instituto Superior Tecnolgico. (Tesis de
Licenciatura). Pontificia Universidad Catlica del Per, Lima, Per).

Romero, G. R. (2012). Anlisis, diseo e implementacin de un sistema de informacin

aplicado a la gestin educativa en centros de educacin especial. (Tesis de ttulo
profesional). Universidad Catlica del Per, Lima, Per.
Estrada, M. R. (2010). Rediseo del proceso de matrcula e implementacin del sistema
de informacin para el colegio Suizo Pestalozzi. (Tesis de bachillerato). Universidad de
Ciencias Aplicadas, Lima, Per.

Sistema de informacin
Segn Cohen (2009), afirma que los sistemas de informacin (SI) estn cambiando la
forma en que operaban las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran
importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas,
proporcionan informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones, lo que es ms
importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a travs de su implantacin en las
empresas.

Tipos y usos de los sistemas de informacin

Durante los prximos aos, los sistemas de informacin cumplirn tres objetivos
bsicos dentro de las organizaciones:
Automatizar los procesos operativos.

Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

Lograr: ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Sistemas de apoyo a las decisiones: Las principales caractersticas de estos sistemas

son las siguientes:

Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionales ms

relevantes de la empresa, ya que estos constituyen su plataforma de informacin.

La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta

administracin en el proceso de toma de decisiones.

Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de produccin, compra de

materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de
negocios, modelos de inventarios, etc.

Tecnologas de informacin en empresas

Segn ESAN (2009) la incorporacin de la tecnologa puede llevar a que empresas
densas y rutinarias se transformen en ligeras, debido a la disminucin de los costos de
produccin y a la apertura de nuevos canales para llegar a los clientes va internet; por
ejemplo, la tecnologa se convierte en una herramienta que coadyuva a cumplir las
estrategias empresariales, ms an si estamos en una poca de cambios, en la que se
exige a las empresas ser ms competitivas en el mercado local y global.

En consecuencia, la empresa peruana debe enfocar la tecnologa bajo este enfoque, y

adoptarla como su gran soporte. Claro que la transformacin se lograr si cuenta adems
con gente innovadora. De esta manera, la estructura organizacional se ver reducida y
los empresarios tendrn menos costos y ms oportunidades para crear nuevos negocios.
Las empresas se harn ms reducidas y ms eficientes, lo que llevar a que se
especialicen mucho ms y se establezcan alianzas estratgicas para que otros produzcan
lo secundario. Algo interesante que ocurre en este proceso de transformacin es que las
empresas que han aplicado este concepto, en el que la tecnologa resulta un elemento
fundamental de cambio, han encontrado la posibilidad de crear nuevos negocios u
optimizar los actuales, lo que les da la oportunidad de crear alianzas estratgicas. De
esta manera, la tecnologa permite a las empresas, por ejemplo, interconectarse con sus
proveedores, y juntos reducir costos y optimizar el flujo de los insumos y de los
productos. Lo mismo ocurre en el mbito global; pero eso requiere integracin, en el
cual uno de sus elementos es la tecnologa a travs de las comunicaciones.
As esta poca, tenemos que ser ms rpidos. Ya no se puede hablar de que las empresas
ms grandes se comen a las ms chicas, sino de que las empresas ms lentas
desaparecern y las ms rpidas permanecern en el mercado. Este proceso se dar en
nuestra sociedad, y mientras ms rpido ocurra mejor, porque la competencia no espera.
Los procesos de comunicacin a travs de las tecnologas responden a estrategias, las
que pueden ser evolutivas, de cambio, las cuales impactarn en la organizacin, crearn
un ambiente de mnima resistencia al cambio; o pueden ser radicales, lo que implicar
mucha dedicacin de la empresa, a cambio de beneficios ms rpidos.

Sistemas de Informacin
Siendo las Unidades de Gestin Local estructuras complejas, existe un conjunto de
problemticas que van desde la realizacin de planes y programas de las licenciaturas,
administracin de aulas, contrataciones de profesores, compra de equipo de
laboratorios, entre otras. Estas problemticas se han abordado desde distintas pticas.
Los sistemas de informacin (SI) han apoyado la mayora de las problemticas de las
Unidades de Gestin Educativa Local descritas anteriormente. Un sistema de
informacin es un conjunto de componentes interrelacionados que recoge, procesa,
almacena, analiza y distribuye informacin, para propsitos concretos: el control y la
coordinacin de procesos y operaciones, el anlisis de problemas, el soporte a la toma
de decisiones, entre otros. Una de las ramas dentro de los sistemas de informacin la
conforman los sistemas de gestin.
Segn Cabello (2007), En el mbito empresarial existen diferentes alternativas para la
gestin de diversas tareas. Estas alternativas se denominan sistemas de gestin. Dentro
de los sistemas de gestin existen diversas tipologas de soluciones atendiendo a sus
caractersticas: rango de funcionalidad, complejidad, tipo de tecnologa. Una
clasificacin de alternativas que ofrece el mercado en sistemas de gestin es la
siguiente:
(1) Aplicaciones bsicas de gestin
(2) Suite de gestin
(3) Sistema integrado
A continuacin, se describirn cada una de ellas y finalmente se realizar un
comparativo entre las diferentes alternativas.
En cuanto a la primera alternativa (aplicaciones bsicas de gestin): son programas
que informatizan un rea/actividad concreta de la empresa, cubren el rango de
funcionalidades ms comunes en la gestin de una empresa pequea. Funcionan de
forma aislada, sin integracin a otros sistemas de informacin.
La segunda alternativa (las suites de gestin): son un conjunto de aplicaciones que
cubren diversas reas/actividades de la empresa y apoyan el intercambio/ comparticin
de los datos. Cada programa funciona de forma autnoma, pero puede existir el
intercambio de datos entre aplicaciones. Existe una amplia oferta en el mercado:
contabilidad, facturacin y punto de venta con almacn, nminas y recursos humanos,
gestin comercial y de contactos con clientes. Ejemplos de estas suites de gestin son:
Suite Sage One de la empresa SP-Sage, Suite Contawin de la empresa IslaSof
(ContaWin, 2013).
La tercera alternativa (los sistemas de gestin integrados): son sistemas que tratan
de integrar la gestin de casi todas las reas de la empresa en una sola solucin. Entre
los sistemas de gestin integrados se encuentran: ERP (Enterprise Resource Planning),
CRM (Customer Relationship Management) y SCM (Supply Chain Management).
Todos estos sistemas de gestin contemplan una filosofa integradora.
ERP es un sistema para la planificacin de recursos empresariales. Ejemplos los
podemos encontrar en los ERP de las empresas SAP, Oracle, Sage, Microsoft. (Sage
ERP X3, 2013; Microsoft Dynamics AX, 2013).
CRM es un sistema de gestin de las relaciones con los clientes. Algunas de las
compaas que desarrollan CRM son Microsoft (Microsoft Dynamics CRM, 2013) y
Salesforce (Sales Cloud Enterprise, 2013).
SCM es un sistema de gestin de cadena de suministro. Algunas de las empresas que
ofrecen soluciones de SCM son Oracle y SAP (Oracle SCM, 2013; SAP Supply Chain
Management, 2013).

Para Cabello (2007), el seleccionar e implantar un sistema de gestin para la empresa se

deben analizar elementos relevantes. En cuanto a las aplicaciones bsicas de gestin,
aunque son relativamente bajas en precio o inclusive gratuitas y son fciles de instalar,
tienen algunos problemas como la escasa o nula personalizacin, hay dificultad para
compartir datos con otras aplicaciones. Las suites de gestin tienen beneficios como:
pueden ser online, no suelen tener un costo alto de licencias, facilidad de
implementacin, servicio muy enfocado a pequeas y medianas empresas (PYME), pero
sus desventajas son mayores, nula o escasa personalizacin, comunicacin entre los
programas y con aplicaciones externas a partir de duplicacin de datos. Al parecer la
mejor alternativa para un sistema de gestin son los sistemas de gestin integrados, ya
que son de propiedad, enfocados a grandes empresas, son mdulos que se combinan en
una sola aplicacin que se ejecutan en un nico repositorio de datos, facilitan la gestin
integral y hay unicidad de datos, sin embargo, la desventaja principal es que hay que
pagar por su uso y son costosos.
Como se ha descrito hasta ahora existen un nmero considerable de sistemas que
apoyan a la gestin de una empresa, estas soluciones, sin duda, pueden adaptarse al
mbito educativo. Prueba de ello son las empresas que ofrecen soluciones integrales de
gestin administrativas en el mbito educativo, como la empresa Intelisis (Solucin
Integral Intelisis Educacin, 2013), la cual cuenta con un software administrativo y de
gestin escolar con mdulos para: a) control de presupuestos y contabilidad automtica,
b) expedientes de alumnos, contactos y planta docente, c) control total sobre los
servicios acadmicos, d) servicio social y titulacin, e) pago de nmina, entre otros.

Gestin del Rendimiento

En las Unidades de Gestin Educativa Local mejorar la competitividad es un mandato
prioritario, por lo que es importante considerar que la gestin educativa debe
transformarse y adoptar nuevos paradigmas que emergen por lo general del mbito
empresarial.
Segn Serrano (2012), si se parte de la condicin de que el xito de una organizacin
depende de una adecuada gestin de los procesos, las personas y los recursos, de
acuerdo con la firma de anlisis Gartner: el segmento de software de Inteligencia de
negocios (Business Intelligence) y el software de gestin del rendimiento, se
posicionaron como el segundo sector de mayor crecimiento en 2011, sobrepasando los
12,000 millones de dlares.
Actualmente existen proveedores que proporcionan soluciones para la gestin del
rendimiento. Entre los ms importantes estn: SAP, Oracle, IBM y Microsoft.
Cabe mencionar, que la adquisicin de estas soluciones es muy costosa y genera una
dependencia directa con el proveedor que va desde la capacitacin, el mantenimiento, la
actualizacin, hasta su administracin, lo que incrementa an ms el costo.
En relacin a la segunda variable de este proyecto; J. Casassus (2003) manifiesta que la
calidad de los aprendizajes que logran los alumnos est en gran parte influenciado por la
calidad de los procesos que ocurren en el aula, y la calidad de los procesos del aula pasa
por la comprensin que tienen los docentes de lo que ocurre en el aula. La supervisin
debe orientar sus acciones a la comprensin de la prctica pedaggica que promueven
los docentes y a la vez analizar cmo la gestin implementada en las instituciones
educativas genera las condiciones necesarias para garantizar la calidad de los
aprendizajes de los educandos.
Coincidiendo con esta perspectiva, los estudios realizados por G. Carrn y A. De
Grauwe (2003) enfocaron su inters en los llamados "factores del proceso" en vez de
hacerlo nicamente en los factores que constituyen los "insumos". Para los autores en
referencia lo que importa conocer no es nicamente el nmero de textos escolares, de
equipos de computacin, de televisores, de laboratorios de ciencias, entre otros, que
poseen las instituciones educativas, sino cmo estos insumos se utilizan en la
realizacin de los procesos pedaggicos en el aula.
La excelencia acadmica constituye uno de los elementos de mayor importancia y
controversia en la educacin; pues su determinacin se encuentra estrechamente
vinculada a los procesos de la evaluacin curricular y la acreditacin.
La calidad acadmica no es una abstraccin, sino un referente social e institucional y
sus resultados tienen que ser analizados, no slo en trminos cognoscitivos y
conductuales, sino en cuanto a la produccin intelectual y cientfica, y cmo dan
respuestas a las instituciones, a las necesidades planteadas por el encargo social.
La educacin no es un espejo que reproduce mecnicamente el mundo del mercado de
trabajo. Es un proceso de formacin cultural, moral y tica que se interrelaciona e
imbrica con la ideologa, la ciencia, el arte y las tecnologas mdicas de la sociedad en
que se desarrolla. Y es de ah que, el criterio de calidad educacional se define en este
contexto, en trminos de pertinencia social, calidad curricular y buen desempeo
profesional.

El propsito de este trabajo es establecer el plan de proyecto de un sistema que permita

contribuir a mejorar la eficiencia de los procesos administrativos en un departamento de
una Unidad de Gestin Educativa Local, y as progresar en la idea de mejorar las
polticas establecidas, posibilitando el desarrollo y crecimiento organizacional,
fortaleciendo el quehacer de la UGEL, as como sentar las bases para una certificacin
de calidad. El sistema a desarrollar no es un sistema de gestin documental, ni tampoco
un sistema de gestin de calidad, es un hibrido entre un sistema de gestin de
rendimiento y un sistema de gestin integrado. En el mbito empresarial los sistemas de
gestin integrados tienen una filosofa integradora y cuentan con una visin orientada al
proceso, lo mismo se aplicar en el mbito educativo.

El sistema de gestin administrativo mejorado recoger, procesar, almacenar,

analizar y distribuir informacin para el control y coordinacin de procesos y
fundamentalmente dar soporte a la toma de decisiones para los directivos de la UGEL
proporcionando una informacin relevante, precisa, suficiente, actualizada y fiable.