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Excel trabaja mediante hojas de clculo, estas se agrupan formando un fichero denominado
libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total
de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A,B,C,..., AA,AB,...,IV),
mientras que las filas son identificadas mediante nmeros(1,2,3,...,65536).
Una casilla se identifica con las letras indicadoras de la columna, seguidas del nmero indicativo
de la fila(por ejemplo: A2,R6,V165, AJ231,etc.). Como se ha apuntado, con Excel se puede
guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas; dicho programa
permite adems presentar rpidamente todos estos datos mediante grficos de distinto tipo, que
pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otro fichero independiente. Estos
grficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de
lneas, de tarta...) y estar representados en dos o tres dimensiones.
Para arrancar Excel en Windows 95/98/ME/NT/2000/XP se puede utilizar el men Inicio o Inicio /
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Programas, del modo habitual. Se puede tambin buscar con el Explorer la ventana del grupo de
programas en el que est Excel y luego hacer doble clic sobre el icono mostrado al margen. Tambin
se puede arrancar haciendo doble clic sobre cualquier fichero producido con Excel (extensiones *.xls
o -ms en general- .xl*). Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuracin instalada,
aparecer una pantalla similar a la que se mostr en la Figura anterior.
PARTES DE LA PANTALLA
Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior.
La Barra de Ttulo. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y el nombre del
fichero. Como no hemos dado nombre todava al fichero pone Libro 1, si el fichero tiene nombre
pondr el nombre que le hemos dado. A la derecha se encuentran los botones tpicos de
Windows para reducir la imagen y para cerrar.
La Barra de men, desde la que aparecen los men con todas las rdenes fundamentales.
La Barra Estndar nos permite realizar rpidamente algunas de las operaciones ms comunes
como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.
Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botn DERECHO del ratn.
Pulsamos Personalizar.
Y en la pestaa Opciones, seleccionamos sobre el recuadro de confirmacin de "Las
Barras Formato y Estndar comparten una fila" y listo luego, damos click en el botn
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Cerrar.
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3. UTILIZAR FORMULAS
Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y
sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.
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LA HOJA DE TRABAJO
El gran rea formada por cuadrculas constituye la hoja de trabajo de la hoja de clculo.
Las Columnas
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Hojas
En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las
distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias
hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y
posteriormente integrarlos. Es aconsejable ser ordenado y utilizar
distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o apartados
analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja nmero 2"
Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Clculo.
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Las anteriores frmulas utilizan los operadores matemticos normales, mientras que
las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parmetros. Las funciones
son frmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Por ejemplo la funcin que nos permite realizar la suma de los nmeros introducidos
desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:
Comenzamos la funcin con el signo igual "=" para indicar al programa que se
trata de una funcin.
El nombre de la funcin que queremos realizar. La operacin que deseamos
realizar en este caso SUMA
El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se
encuentran los nmeros a sumar.
En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las
frmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser nmeros,
texto, valores lgicos, matrices o referencias de celdas.
Por tanto para sumar los nmeros introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4, tenemos
varias posibilidades.
=SUMA(A1:A4)
Utilizamos la funcin SUMA pero ahora
resumimos las celdas escribiendo la
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primera, dos puntos y la ltima
Sintaxis
PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros que desea multiplicar.
Observaciones
Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se tomarn en cuenta los nmeros de
la matriz o de la referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o
valores de error en la matriz o en la referencia.
Ejemplos
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Las opciones de formato como
vimos pueden ser activadas
igualmente desde La Barra de
Men
Celdas.
En el formulario Formato de
celdas que aparece
pulsamos sobre la pestaa
de Fuente.
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Para aadir varias celdas, seguir los
siguientes pasos:
1 Selecciona las celdas sobre las que
quieres aadirlas.
2 Selecciona el men Insertar.
3 Sitate sobre el botn para ampliar el
men.
4 Elige la opcin Celdas...
Si necesitas trabajar con ms de cinco hojas en un libro de trabajo, tendras que aadir
ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255.
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Para aadir una hoja, seguir los siguientes pasos:
1 Sitate en la hoja sobre la que quieres aadir la otra, ya que las hojas siempre se
aadirn a la izquierda de la seleccionada.
MOVER
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Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que
deseamos cambiar de ubicacin.
COPIAR
La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la
informacin ya esta introducida y reproducirlas en otras:
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3. Seleccionar el rea
donde se copiara el
contenido.
4. Seleccionamos Edicin en la
Barra de men.
Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos
nmeros anteriores de la fila, aparece el nmero 9 que hemos copiado de la
celda C1.
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Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven mas y mas imprescindibles
cuanto mas grande y compleja es la hoja de calculo en la que estamos trabajando.
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A) Pondremos una Lnea de
Contorno a nuestro presupuesto.
B) Cambiaremos el tipo de letra a
Verdana y aumentaremos el
tamao de las letras.
C) Pondremos "PRESUPUESTO
MENSUAL" en negrita.
D) En azul las letras
correspondientes a los conceptos
de gasto.
E) Y el fondo de las celdas con
nmeros lo pondremos de color
verde claro.
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Vamos a poner una
lnea de contorno, es
decir un recuadro
alrededor de varias
celdas.
Pulsamos sobre
Formato y
Celdas una vez
que tenemos
seleccionadas las
celdas sobre las
que queremos
aplicar el formato.
Y aparece el
formulario
Formato de
celdas.
En nuestro ejemplo
en Lnea hemos Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado
seleccionado una
gruesa.
Pulsamos sobre
Contorno
Y Pulsamos Aceptar.
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Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los
conceptos de gastos.
Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.
Si nuestra pantalla no muestra el botn Color de Fuente, pulsamos sobre el botn Mas
Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre el botn
Color de fuente. Marcamos el color deseado.
Hemos cambiado el tamao de las columnas para visualizar las palabras completas.
Como vimos anteriormente para cambiar el tamao de las columnas nos situamos con
el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botn
del ratn nos movemos. Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para
cambiar el formato nos queda como muestra la imagen de la derecha.
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Qu cambi:
Se le agreg $ al extremo izquierdo de la celda
Agrega un decimal a la derecha del nmero completo
Muestra exactamente 2 dgitos a la izquierda del decimal
(A partir de que est formateando nmeros completos, este formato
agrega 2 ceros.)
Las Comas dividen grupos de tres dgitos hacia la izquierda del decimal.
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Todos los nmeros son cambiados a porcentajes. Como esos eran
nmeros grandes, como porcentajes parecen todava ms grandes.
Qu cambi:
$ y comas eliminados.
% agregado a la derecha
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Hacer doble clic en el botn Disminuir Decimales
Qu cambi:
Solo un cero es dejado a la derecha del punto decimal.
ALINEAR DATOS:
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La palabra TOTAL la vamos a
alinear a la derecha.
Para alinear a la
derecha la celda donde
escribimos TOTAL
practicaremos otro
camino.
Marcamos la celda y
pulsamos el botn
DERECHO del ratn
Pulsamos sobre
Formato de celdas
Pulsamos sobre la
pestaa Alineacin
Y en Horizontal
seleccionamos Derecha
Y el
resultado
es:
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Nos aparece un
cuadro donde
podemos definir:
La Orientacin. Donde
decidimos si queremos
imprimir la pgina en
Vertical o en Horizontal
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una vez que comprobamos que la pgina se visualiza y va a quedar en papel como
deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta opcin desde la Barra
de men pulsando Archivo e Imprimir.
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Una opcin que puede ser interesante es imprimir nicamente un grupo de celdas. Si
queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y
pulsamos la opcin Seleccin.