MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Y SUMINISTROS

ALUMINIOS NEIVA S.A.S

CAROLINA DE ARANZAZU CLAROS OROZCO ID. 433113

MAYRA ALEJANDRA CLAROS OROZCO ID. 433119

JULEIDY ALEXANDRA QUESADA VILLARREAL ID. 435473

LEIDY PATRICIA PASTRANA CALDERON ID. 436640

LIZ GERALDIN LOSADA MENDEZ ID. 363981

CORPORACIN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL

7 SEMESTRE

NEIVA

2017
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Y SUMINISTROS

ALUMINIOS NEIVA S.A.S

CAROLINA DE ARANZAZU CLAROS OROZCO ID. 433113

MAYRA ALEJANDRA CLAROS OROZCO ID. 433119

JULEIDY ALEXANDRA QUESADA VILLARREAL ID. 435473

LEIDY PATRICIA PASTRANA CALDERON ID. 436640

LIZ GERALDIN LOSADA MENDEZ ID. 363981

COMPRAS Y SUMINISTROS

TUTOR: CLAUDIA CONSTANZA CASTRILLON QUINTERO

NRC. 5389

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL

7 SEMESTRE

NEIVA
 2017

TABLA DE CONTENIDO

Introduccin..........4

Misin Aluminios Neiva S.A.S.............5

Visin Aluminios NEIVA S.A.S...6

Objetivo..............7

Alcance...7

Marco legal7

Organigrama Aluminio Neiva S.A.S..11

Polticas.........12

Procedimientos.............12

Instrucciones tcnicas..12

Circulares y boletines.......12

Responsabilidad13

Documentacin.........13

Verificacin de existencia13

Informe......14

Faltantes14

Otras......14

De la solicitud........15

Del despacho... 16

De las compras..17

Formatos...............18

Conclusiones.........22

Referencias........23
 5

Introduccin

El propsito de este trabajo es conocer el proceso de la elaboracin de un manual

de compras para una organizacin donde nos muestra la importancia del cmo

lograr el desarrollo de las actividades debidamente planeadas y organizadas, para

as contar con una gua escrita que cubra las necesidades y los aspectos de una

organizacin, operacin de compra y adquisicin de materiales, suministros,

bienes o servicios

Los objetivos planteados en la misin de la empresa, que est orientada a

conseguir la comercializacin y distribucin de perfilara en Aluminio

Arquitectnico certificado por ALUMINA de excelente calidad, satisfaccin de

los clientes y de las personas que conforman Aluminios Neiva S.A.S, y al mismo

tiempo cumplir con las responsabilidades obtenidas con la sociedad y clientes.

 6

ALUMINIOS NEIVA S.A.S

MISION

Somos una empresa dedicada a la comercializacin y distribucin de perfilara en

Aluminio Arquitectnico certificado por ALUMINA de excelente calidad,

prestigio y liderazgo a nivel nacional, con precios asequibles a nuestros cliente

externos y entrega oportuna segn las necesidades y brindando la satisfaccin de

un servicio con calidad y efectividad.

 7

VISION

Para el 2020, ser la empresa de mayor comercializacin y distribucin de

Perfilara en Aluminio Arquitectnico ms eficiente, productiva y rentable, con

reconocimiento y posicionamiento en el Sureste Colombiano, por la calidad y

amabilidad de nuestro servicio, con un amplio portafolio de productos y

soluciones que les ofrecemos a nuestros clientes.

 8

OBJETIVO

Comercializacin y distribucin de perfilara en Aluminio Arquitectnico

certificado por ALUMINA de excelente calidad garantizando la satisfaccin del

cliente al adquirir nuestros `productos.

ALCANCE

Este manual est dirigido o diseado a las organizaciones con competencia para

compra y adquisicin de materiales, suministros, bienes o servicios. Tambin para

suplir una necesidad real de una empresa en el cual busca servir de herramienta

para trabajos e investigaciones.

MARCO LEGAL

Tomado de: LEY 1562 DE 2012 Artculo 3.

Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que

sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador

una lesin orgnica, una perturbacin funcional o psiquitrica, una invalidez o la

muerte.
Es tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin de

rdenes del empleador, o contratante durante la ejecucin de una labor bajo su

autoridad, an fuera del lugar y horas de trabajo.

 9

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el

traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de

trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.

Tomado de: Decreto Nmero 1443 de 2014. Artculo 2.

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situacin no deseable.

Accin de Mejora: Accin de optimizacin del Sistema de Gestin de la

Seguridad y Salud en el trabajo SGSST, para lograr mejoras en el desempeo de

la organizacin en la seguridad y salud en el trabajo de forma coherente con su

poltica.
Accin Preventiva: Accin para eliminar o mitigar la (s) causa (s) de una no

conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.

Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operacin normal de

la organizacin o actividad que la organizacin ha determinado como no

rutinario por su baja frecuencia de ejecucin.

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operacin normal de la

organizacin se ha planificado y es estandarizarlo.

Alta direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una

empresa.
Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e

implementacin del SG-SST.

Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el

perodo definido, teniendo como base la programacin hecha y la aplicacin de

recursos propios del programa o del sistema de gestin.

Revisin proactiva: Es el compromiso del empleador o contratante que implica

la iniciativa y capacidad de anticipacin para el desarrollo de acciones

 10

preventivas y correctivas, as como la toma de decisiones para generar mejoras

en el SGSST.
Revisin reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales,

incidentes, accidentes de .trabajo y ausentismo laboral por enfermedad.

Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por

una norma vigente y que aplica a las actividades de la organizacin.

Riesgo: Combinacin de la probabilidad de que ocurra una o ms exposiciones

o eventos peligrosos y la severidad del dao que puede ser causada por stos.

(Decisin 584 de mayo 7 de 2004, art 1, captulo 1, literal n. Instrumento Andino

de Seguridad y Salud en el Trabajo) Resolucin 1401 Resolucin 1401 de 2007

Accidente de Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso de

trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del

sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador

una lesin orgnica, trabajo, y que produzca en el trabajador una lesin orgnica,

una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte.

NTC OHSAS 18001-2007

Incidente de Incidente de Trabajo Eventos(s) relacionado(s) con el trabajo, en el

(los) que lo que ocurri o pudo ocurrir enfermedad o lesin, evento mortal; o

daos a la propiedad, al entorno del lugar de trabajo o una combinacin de stos.

Tomado de: NTC ISO 9000_2005 fundamentos y vocabulario. 3. Trminos y

definiciones

Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados. (3.2.14).

 11

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

(3.2.15)
Estructura de la organizacin: Disposicin de responsabilidades, autoridades y

relaciones entre el personal. (3.3.2.).

Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir

los requisitos.
Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de

responsabilidades, autoridades y relaciones. (3.3.1.).

Partes interesadas: Persona o grupo que tiene un inters en el desempeo o xito

de una organizacin (3.3.1.).

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso (3.4.1.).
Producto: Se define como resultado de un proceso (3.4.1) Proceso se define

como conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Tomado de: NTC 14001: 2004

Aspectos Ambientales: Elemento de actividades, producto de o servicios de la

organizacin que pueden generar un impacto en el medio ambiente.

Impacto Ambiental: Cambio en el medio ambiente como resultado del aspecto.

ORGANIGRAMA

ALUMINIOS NEIVA S.A.S

 12

Polticas

En esta seccin est destinada a incluir exclusivamente todas las polticas encaminadas

por la gerencia en las que en algunos casos sern preparadas en coordinacin con los

que integran la misma gerencia.

Procedimientos
 13

En esta divisin estarn incluidos todos los procedimientos originados en la misma rea

de Compras. Ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las

operaciones de la gerencia.

Instrucciones tcnicas

Son todas aquellas instrucciones que cubren mtodos de operacin y estn delimitadas a

cubrir los aspectos de un rea o parte especfica.

Circulares y boletines

Comprende todas aquellas disposiciones de aplicacin general al personal de la

gerencia, tales como medidas disciplinarias y administrativas, as como instrucciones

concretas sobre determinados trmites de coordinacin con otros departamentos o reas

de la empresa. Esto es lo que concierne a circulares.

En cuanto a boletines, van dirigidas a los proveedores en lo relativo a su relacione con

la empresa y trmites o aspectos que deben conocer, para evitar confusiones.

Estos boletines deben estar presentes y debidamente ordenados e incluidos en el manual

con la finalidad de que el personal de compras conozca y acuda a ellos en los casos

particulares que as se requiera.

Responsabilidad
 14

Todas las compra y adquisicin de materiales, suministros, bienes o servicios sern

responsabilidad en la direccin Administrativa.

Documentacin

Todo tramite en el area de compras y suministros sera solicitada por medio de

documentacin. Dicha documentacin sera archivada de acuerdo con las normas

que rigen los procesos.

Verificacin de existencias

El encargado de compras, bajo la supervisin de la Direccion Administrativa, en la cual

es la encargada de verificar constantemente y en la realizacin de inventarios periodicos

semanal o mensualmente de los productos o suministros en bodega.

Informe

El encargado de compras enviara a la direccion Administrativa el informe sera mensual,

y la direccin Administrativa a su vez informara mensualmente a la direccion ejecutiva

sobre las existencias y sobre los aspectos excepcionales ocurridos en el area de

suministros (bodega) con copia al encargado de compras.

 15

Faltantes

Se considera una falta grave para los empleados responsables del manejo de compras

los faltantes no justificados de cualquier tipo, el vencimiento o deterioro de los

productos por negligencia de estos, tambien el no disponer oportunamente de

suministros en bodega por no cumplir con las existencias mnimas o por exceder las

cantidades maximas establecidas o el no disponer de la documentacin que justifiquen

la adquisicin o entrega de suministros.

Otras

La seccin de bodega es responsable de recibir los materiales, suministros o

bienes adquiridos por el departamento de compras y suministros, asi como la

distribucin de los mismos a las diferentes dependencias administrativas que

conforma la organizcin.
Cualquier tipo de modificacin de algn documento (inventario, algun codigo

de envio de materiales, suministros o bienes) debera ser consultado y aprobado

por el jefe de almacn.

La seccin de almacn debera mantener actualizado el catlogo de materiales,

suministros o bienes.
La seccin de almacn mantendra un calendario de pedidos de materiales,

suministros o bienes dependiendo de los recursos presupuestarios y

financieros.

De la solicitud
 16

Toda solicitud de matteriales, suministros o bienes, deber tramitarse,

nivamente, con el formulario digitalizado forma de solicitud.

La seccin de almacn no despachara meteriales, suministros o bienes, si no se

ha recibido la correspondiente solicitud.

Se recibira solicitudes en dichos formatos establecidos por la organizacin.
Toda solicitud de materiales, suministros o bienes debera contener la siguiente

informacin:

Nombre del solicitante

Nombre del consumidor.
Codigo del la organizacin y del material solicitado.
Firma del funcionario y sello de la organizacin.
Firma del funcionario y sello del solicitante.
Sello oficial vigente del consumidor y del solicitante.
Ubicacin fisica de la organizacin.
Nombre de la persona que recibir el material.
Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos sera devuelta a su

organizacin (empresa), utilizando el formato, Nota de devolucin del almacn,

con las observaciones pertinentes y debera ser notificada a la direccin.

Si la empresa solicitante no posee su propio codigo sera asignado por oficina

de presupuesto, esta a su vez deber solicitar la aprobacin de la empresa

solicitante.
Las empresas debern realizar la solicitud de los materiales, suministros o

bienes, de forma razonable, para evitar devoluciones al almacn, despues de su

recepcin.

Del despacho

La seccin de almacn llevar el registro e cada uno de los articulos, sealando

la descipcin del articulo y su cdigo respectivo.

Todo despacho de materiales, suministros o bienes, se registrara en el libro de

despacho.
El libro de despacho deber estar debidamente foliado y contendr:
 17

Nmero de solicitud.
Nombre de la organizacin (empresa).
Fecha de despacho.
Firma del despachador.
Numero de la factura.
Todo ingreso y salida de materiales, suministros o bienes, sern registrados en

el sistema de inventario vigente.

Las solicitudes de materiales, suministros o bienes, sern despachadas en el

orden de llegada y en el lapso no mayor de tres (3) das hbiles.

Seran autorizados y entregados por el personal asignado para tal fin, bajo la

supervisin del jefe de almacn.

De las compras

El trmite para la compra tiene las siguientes etapas, pasos:

a. Solicitud formulada por el encargado de compras cuando el nivel de existencia

es inferior al minimo establecido para el producto, o cuando hay una solicitud

de productos nuevos que se considera sern de uso habitual.

b. Identificacin de materiales.
c. Determinacin de niveles mximos y minimos, provedores y precios.
d. Elaboracin de la solicitud de compra o requisicin de materiales.
e. Aprobacin de la solicitud.
f. Obtencin de las cotizaciones.
g. Preparacin de la documentacin correspondiente.
h. Elaboracin de la orden de compra.
i. Recibo de la mercancia en el almacn.
j. Entrega o despacho de la mercancia al solicitante.
k. Pago de la factura.

Formatos

ALUMINIOS NEIVA CIUDAD: DIA: MES: AO:

S.A.S
 18

SOLICITUD DE MATERIAL

SOLICITANTE (EMPRESA): CONSUMIDOR:

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION

OBSERVACIONES

SOLICITADO POR: RECIBIDO POR:

FIRMA Y SELLO

FIRMA Y SELLO

Ciudad: Indicar el nombre de la ciudad en donde se realiza la solicitud.

Da , Mes, Ao: Colocar la fecha exacta en la que se emite la solicitud.

Solicitante: Quien elabora la solicitud.

Consumidor: Nombre del consumidor solicitante del servicio, material o suministro.

Cantidad: Escribir el nmero de unidades requeridas por cada articulo solicitante.

Unidad: Escribir la unidad de medida del material o simunistro solicitado.

Descripcin: Describir las caracteristicas generales: modelo, tipo, etc.

Observaciones: Sealar cualquier comentario que considere relevante.

Solicitado por: Firma y sello del jefe sel solicitante (empresa).

Recibido por: Firma y sello del funcionario receptor de la solicitud.

ALUMINIOS 1. N
NEIVA S.A.S 2. FECHA
NOTA DE ENTREGA
/ /
 19

3. DE SECCIN DE ALMACEN GENERAL

4. PARA:

5. ADSCRITO:

6. ASUNTO: ANEXO LE ESTAMOS ENTREGANDO MATERIAL QUE SE DETALLA

7. ITEMS 8. CODIG 9. ARTICULO 10. CANTIDA 11. UNIDAD DE

MEDIDA
O D

12. FIRMA Y SELLO DE LA SECCIN DEL ALMACEN

13. RECIB CONFORME

N: Numero correlativo de la nota

Fecha: Da, mes y ao de elaboracion de la nota.

De Seccin de Almacn: Se explica por si sola.

Para: Apellido y Nombre de la persona a recibir.

Adscrito: Denominacin de la empresa en la cual va a recibir el material.

Asunto: Se explica por si sola.

Items: Nmero consecutivo que identifica el rengln.

Cdigo: Numero que corresponde al cdigo asignado.

Articulo: Nombre que describe el material.

Cantidad: Nmero correspondiente a la cantidad solicitada y entregada.

Unidad de medida: Nombre que especifica la unidad de medida.

ALUMINIOS N DE EXPEDIENTE
FECHA: / /
 20

NEIVA S.A.S
ANALISIS DE COTIZACIONES
PROVEDOR
NOMBRE NOMBRE NOMBRE PROVEDOR
PRECI PRECI SELECCIONAD
PRECI O PRECI O O
O TOTA PRECI O PRECI TOTA
CANTIDAD DESCIPCION UNIT L O UNIT TOTAL O UNIT L

SUB. TOTAL:

I.V.A. %:
TOTAL:

OBSERVACIONES:

ANALISTA DE COMPRA JEFE DE COMPRA

N de expediente: Numero de expediente que se conformar mediante el proceso.

Fecha: Colocar el da, mes y ao que se realizara el analisis de las cotizaciones.

Cantidad: Numero de unidades requeridas.

Descripcin: Describir las caracteristicas.

Nombre: nombres de los provedores pertenecientes a los tres presupuestos.

Precio Unitario: Valor de cada material o suministro.

Precio Total: Producto de multiplicar el monto de la columna cantidad por el monto del

precio unitario.

Proveedor Seleccionado: Indique el nombre del proveedor.

Sub-total: Sumatoria de los precios totales.

I.V.A. %: Corresponde al monto calculado en base a la aplicacin.

Total: Muestra el valor total a que asciende el anlisis.

ALUMINIOS NEIVA FECHA: / /

 21

S.A.S N DE EXPEDIENTE
N

ORDEN DE COMPRA O SERVICIO

TIPO DE SOLICITUD

BIENES SERVICIOS
ENTE SOLICITANTE; UNIDAD REQUISICI
SOLICITAN
TE ON N

PROVEEDOR: RIF N: REG N:

CANTID UNIDA
PRECIO PRECIO
DESCRIPCION
UNITARIO TOTAL
AD D

SECTOR PROG SUB ACT PA GENE ESPEC SU SU SUB TOTAL

- PROYE B B2
R PRO C R R 1
G
I.V.A

TOTAL TOTAL:

PUESTO AO
SECTO PROG SUB- ACT PA GENE ESPE SUB SU
PRO PROYE C 1 B
R
R G C R R 2 Ingreso
EJECUTIV

O
CRED
ADIC

ADMINISTRACI
ADMINISTRACI
COMPRAS PRESUPUES N Y FINANZAS N PRESIDENCIA RECIB CONFORME

Conclusiones

El desarrollo de este trabajo permiti elaborar a detalle un manual de

procedimientos de compra y suministros de la empresa ALUMINIOS NEIVA

S.A.S , donde se logr plasmar misin, visin objetivo, organigrama de la

 22

organizacin su marco legal, el alcance, las polticas, procedimientos,

instrucciones tcnicas, circulares, boletines, responsabilidades, documentacin,

verificacin de existencia, informes, faltantes, solitud, despacho, compras y

diversos formatos que se deben implementar para que haya una buena

distribucin, organizacin de la empresa, teniendo en cuenta el desempeo y el

desarrollo de sus habilidades y potencialidades con el fin de hacerlo ms

satisfactorio para contribuir con los propsitos de esta organizacin y la

satisfaccin de nuestros clientes.

El emprendimiento estudiado de este trabajo nos muestra el temple y

motivacin de esta empresa creada, se a querido mostrar el dinamismo y el

querer aprender a realizar un manual de compras y suministros para as en

un futuro no muy lejano se ponga en prctica esas bases necesarias para el

manejo exitoso de los documentos que una empresa requiere.

Referencias

1. (s.n). (2012). Manual de normas y procedimientos de compra. Recuperado de

https://es.slideshare.net/uptaeb/manual-de-normas-y-procedimientos-de-

compras
 23

2. Zerpa, C. (2014). Manual de normas y procedimientos de la empresa.

Recuperado de https://prezi.com/e_shxhumuxto/manual-de-normas-y-

procedimientos-de-la-empresa-textil-oveji/

3. Ochoa, H. (2010). ELABORA TU MANUAL DE COMPRAS. Recuperado de

http://www.aysconsultores.com/elabora-tu-manual-de-compras/

4. Corporacin Universitaria Minuto de Dios [UNIMINUTO]. (s.f). Material de

apoyo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIERO APLICADO A MANCOMUNIDADES. Recuperado de

http://aulas.uniminuto.edu/distancia/pregrado/pluginfile.php/2131390/mod_reso

urce/content/1/Manual%20de%20procedimientos%20de%20compra%20y

%20suministros%20%20USAID.pdf

5. Andrade, J.P., y Caldern, R. (2015). DIRECCIONAMIENTO

ESTRATGICO PARA EL DISEO DEL SISTEMA DE GESTIN

INTEGRADO QHSE EN LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO Y

REPARACIN PARA LA EMPRESA COLOMBIANA DE SERVICIOS E

INGENIERA COLSERING S.A.S. (Trabajo de grado). Escuela Colombiana

de Ingeniera Julio Garavito, Bogota.

6. Corporacin Universitaria Minuto de Dios [UNIMINUTO]. (1998).

MATERIAL DE APOYO - Manual de procedimientos de compra y

suministros. Recuperado de.

http://aulas.uniminuto.edu/distancia/pregrado/pluginfile.php/2131391/mod
 24

_resource/content/1/Manual%20de%20procedimientos%20de%20compra

%20y%20suministros%20CEPEP%20%20USAID.pdf