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Excel hace su aparicion en en 1982 cuando Microsoft lanz al mercado una hoja de clculo llamada Multiplan. Multiplan fue muy
popular en grandes sistemas, Pero no pudo superar a su competidor Lotus 1-2-3 el cual funcionaba muy bien en computadores
personales. Razn por la que Microsoft desarrollo una nueva hoja de clculo para competir con Lotus 1-2-3. En 1985, la primera
versin de Excel fue lanzada para Macintosh. La primera versin para Windows fue denominada Microsoft Excel 2.0 y se lanz en
1987. En 1988 Excel supero la popularidad de Lotus 1-2-3. La primera vez que Excel se introdujo en Office fue en 1993.

elementales as como la explicacin de tipos de datos que


se vern mas ampliamente en captulos posteriores.
El tercer capitulo, trata de la utilizacin de la hoja de
calculo, este es un poco extenso ya que abarca todos los
mtodos y tcnicas bsicas mas importantes que se
manejan en Excel, Formatos, tipos de datos, funciones,
FECHA _____/______/ 2009 formulas, hipervnculos, formato condicional, grficos,
Curso de Excel tablas dinmicas, etc.
1. Introduccin En el desarrollo de este curso, se presentan problemas
2. Qu es Excel? resueltos, para que el aprendiz razone el resultado de una
3. Descripcin de la pantalla de Excel operacin, sin embargo al final de los captulos,
4. Utilizacin bsica de una hoja de clculo presentamos una serie de ejercicios donde se integran
5. Proteger hoja de clculo o libro todo lo visto en el curso, para un mayor aprendizaje.

Introduccin Qu es Excel?
Es muy comn que al estar trabajando con Excel no Excel es un programa del tipo hoja de calculo que permite
aprovechemos al mximo sus recursos, las personas que realizar operaciones con nmeros organizados en una
saben de Excel son ms productivas en cualquier tipo de cuadricula. Es til para realizar desde simples sumas
empresa en las que estn trabajando, por ello este manual hasta clculos estadsticos.
presenta la informacin ms necesaria para trabajar
eficientemente con una hoja de clculo. Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas
La hoja de calculo Excel es una aplicacin integrada de o celdas pueden contener:
Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre Texto.
datos introducidos en la misma, as como la
representacin de estos valores de forma grafica. A estas Valores numricos, fechas y datos horarios.
capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como una Formulas o funciones matemticas, que permiten
base de datos. determinar el valor de esta celda en funcin de los valores
En los primeros dos captulos se abordara una breve de otras celdas.
explicacin de Excel, sus aplicaciones y las descripciones
de los comandos y barra de herramientas mas

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As mismo se le puede dar formato a la hoja de calculo de Tambin con el ratn, con eleccin automtica de la
Excel, crear tablas, organizar datos, crear grficos y anchura de la columna de acuerdo con el contenido de
dems. sus celdas, dando clic dos veces en el borde derecho de
la cabecera de una columna.
Excel puede trabajar simultneamente con un nmero
ilimitado de hojas de clculo siempre que la memoria de la Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o
computadora lo permita. anchura se desea modificar y eligiendo los comandos
formato fila o columna, alto o ancho respectivamente.
Descripcin de la pantalla de Excel. Seleccionando un rango de celdas por ejemplo un titulo y
En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos para que quede centrado utilizamos la herramienta
bsicos que se manejan y tiene una estructura similar a combinar y centrar.
cualquier ventana de Windows y consta de las siguientes
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barras o componentes: Dar formato a los contenidos de la celda.


Barra de titulo. El formato o aspecto de los contenidos de la celda pueden
Barra de men. ser modificados a partir de un nico cuadro de dialogo.
Barra de herramientas. Tras seleccionar las celdas a las que aplicaremos el
Barra de formulas. formato y elegir men formato-celdas, podremos modificar
Barra de propiedades. el tipo y tamao de la letra, la alineacin, los bordes y
Hoja de clculo. sombreados, etc.
Pantalla de Excel
Formato nmero
Numero es la primera de las pestaas con que cuenta el
cuadro de dialogo de formato de celdas
Desde aqu podremos elegir una de las categoras
disponibles para celdas
cuyo contenido esta
formado por nmeros. Las
categoras mas utilizadas
son:
General. Esta categora se
utiliza para aquellas celdas
que contienen nmeros
que no precisan de ningn
formato especfico. El
Utilizacin bsica de una hoja de clculo.
contenido se visualiza
En este capitulo se va a explicar los fundamentos
exactamente de la forma en que fue introducido.
necesarios para la utilizacin bsica de una hoja de
Nmero. Al hacer click en esta categora se despliegan a
calculo como Excel. Los siguientes apartados quiz le
la derecha una serie de opciones. Puedes elegir el
resulten familiares pero no por ello dejan de ser menos
nmero de decimales que se aceptaran.
tiles, ya que constituyen las operaciones mas habituales
Moneda. Se utiliza para las celdas que van a contener
con Excel.
valores de moneda. Se puede elegir el smbolo de la
moneda y el nmero de decimales permitido.
Formatos en hojas de clculo.
Fecha. Se utiliza para aquellas celdas que van a contener
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los
valores de fecha. Existen varios formatos para elegir: 10-
nmeros y el texto contenido en las celdas de datos, as
01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.
como el tamao de las propias celdas, de forma que
Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras
pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad.
necesidades.
A continuacin se describen algunas de estas
posibilidades.
Alineacin y fuente.
Altura de filas y anchura de columnas.
Las dos siguientes pestaas del cuadro de dialogo
Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas
formato de celdas, son Alineacin y fuente. En la primera
pueden modificarse de varias maneras:
se puede asignar una alineacin de forma que el
contenido quede orientado de una forma determinada. En
Con el ratn, arrastrando el borde de la cabecera de la fila
la segunda podemos elegir la fuente, su tamao, estilo y
o de la columna. Sobre el cursor aparece la dimensin de
color.
la fila o columna que se esta modificando.

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Bordes y tramas Mover o copiar celdas.
La primer pestaa nos permitir crear las lneas de los Para mover o copiar el contenido de una celda o una
contornos de las celdas. Por su parte, la seguida permitir seleccin de celdas a otra parte de la hoja de clculo
dar un fondo de color a las celdas. hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos
Hojas de clculo en un libro de trabajo. copiar o mover.
Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de 2. Pulsamos Ctrl + c men edicin copiar y nos
trabajo que por defecto tiene tres hojas de clculo, estn ubicamos en la celda en la que queremos pegar la
separadas por pestaas y se pueden visualizar arriba de informacin.
la barra propiedades. Excel en todo momento para cada 3. Pulsamos Ctrl + v, men edicin pegar
libro de trabajo tiene una hoja de clculo activa, aquella simplemente damos un enter.
cuya pestaa aparece resaltada en la parte inferior de la Para seguir con una secuencia en las celdas por
pantalla. ejemplo: nmeros 1, 2, 3, 4, tiene que haber al menos dos
Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas
una hoja u otra con solo dar un click a la pestaa dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior
correspondiente. Tambin pueden mantenerse activas derecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la
varias hojas de calculo al mismo tiempo, pulsando la tecla secuencia del 1 hasta la seleccin.
ctrl al mismo tiempo que se le da un clic sobre las Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto
pestaas de otras hojas, cuando varias hojas estn

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debemos tener solamente una celda que contenga el
activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operacin
introducen en una de ellas se introducen tambin en las antes mencionada y vemos el resultado.
dems hojas activas, en las posiciones correspondientes.
Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de Referencias y nombres.
clculo y tambin el orden. Las referencias a celdas se utilizan para referirse al
contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de
Seleccin y activacin de celdas. referencias permite usar valores de diferentes celdas o
En la hoja de clculo hay en todo momento una celda grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar
activa. La celda activa se distingue claramente de las determinados clculos.
dems, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la Una celda se referencia de la siguiente manera: la celda
nica que esta preparada para recibir cualquier cosa que A21 es la que se encuentra en la interseccin de la fila 21
se introduzca por el teclado. Su contenido aparece en la con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por
barra de referencia o de formulas. medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas
Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel A1, A2, A3 se escribira de la siguiente manera al
que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo momento de introducir una formula (a1:a3).
seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y Tambin existen las referencias mltiples y consisten en
veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos referencias sencillas separadas por el carcter punto y
enter y nos manda a la celda A2, pulsamos dos enter mas coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).
y nos enva a la celda B1. Para hacer referencia de una celda a otra hoja de calculo,
Para seleccionar toda la hoja de calculo basta con dar un introducimos el nombre de la hoja antes de la referencia
clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se de las celdas, y separndolos por el signo de admiracin
muestra a continuacin: (!), por ejemplo (hoja1!b5:c6), esto lo analizaremos mas
Para seleccionar una adelante en la introduccin de formulas.
determinada fila o Referencias absolutas y relativas.
columna, bastara con
hacer clic una vez sobre la Excel usa siempre referencias relativas para las
etiqueta, que es el numero o la letra correspondiente a la direcciones de celdas introducidas en las formulas. Esto
fila o a la columna. significa que las referencias usadas cambiaran de modo
Para seleccionar celdas continuas damos click en la acorde tras copiar o arrastrar la formula de una celda a
primer celda deseada y posteriormente pulsamos Mays., otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento
sin soltar damos click en la ultima celda deseada. Y para deseado.
las celdas no continuas hacemos la misma operacin pero
en vez de Mays. pulsamos Cntrl, y vamos En ciertos casos hay que evitar que las referencias a
seleccionando las celdas deseadas. celdas cambien cuando se copia o mueve la formula a una
nueva posicin. Para ello hay que utilizar las referencias
absolutas. Las referencias relativas se convierten en
referencias absolutas introduciendo el carcter dollar ($)

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antes de la letra de la columna y/o el numero de fila, por Un punto muy importante en el manejo de nmeros en
ejemplo $a$5. Excel, es cuando hacemos operaciones con porcentajes.
La forma porcentual de un numero mueve al punto
Tipos de datos. decimal del mismo. Es as que 125% es lo mismo que el
En una hoja de calculo, los distintos tipos de datos que numero 1.25 y 50% es lo mismo que .5 .50 .5000.
podemos introducir son:
Valores constantes, es decir, un datos que se introduce Cuando hay varias operaciones involucradas, se tendr
directamente en una celda. Puede ser un numero, una que saber en que orden ejecutarlas. Cuando una formula
fecha u hora, o un texto. utiliza mas de una operacin, estas deben ejecutarse en el
Frmulas, es decir, una secuencia formada por: valores orden correcto. Por ejemplo, en =3+5/8 se debe dividir
constantes, referencias a otras celdas, nombres, primero y despus sumarle 3, que da el resultado de
funciones u operadores. Es una tcnica bsica para el 3.625. Esto no es lo mismo que = (3+5)/8 para lo cual se
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anlisis de datos. Se pueden realizar diversas suma primero por los parntesis y despus se divide, con
operaciones con los datos de las hojas de calculo como un resultado igual a 1. Esto es pues, las reglas que
*, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar existen en las formulas matemticas.
constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc. Ejemplos de frmulas
Los diferentes tipos de datos mas importantes que maneja =b3*c14 Multiplicar el valor de la celda b3 por de c14.
Excel son: =b12-b3 Restar el valor de celda b3 al valor de d12.
Nmeros =b3^3 Elevar el valor b3 a la potencia de 3.
Fecha u hora Es lo mismo que b3*b3*b3.
Texto =(a10+b5)/c4 Suma a10 y b5 y a continuacin div por c4.
Formulas
Funciones Introduccin a funciones.
Una funcin es una formula especial escrita con
Frmulas y funciones. anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculos y devuelve un resultado.
calculo y por tanto de Excel. Mediante formulas, se llevan Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si
a cabo todas las operaciones que se nesecitan en una esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de
hoja de calculo. Las formulas se pueden utilizar para error.
mltiples usos antes mencionados. 1. Si la funcin va al comienzo de una formula debe
Las funciones permiten hacer mas fcil el uso de Excel e empezar por el signo =.
incrementar la velocidad de calculo, en comparacin con 2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
la tarea de escribir una formula. Por ejemplo, se puede parntesis. No se deben dejar espacios antes o
crear la formula despus de cada parntesis.
= (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin 3. Los argumentos pueden ser valores constantes
PROMEDIO (A1:A8), las funciones nos simplifica todo (numero o texto), formulas o funciones.
nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de 4. Los argumentos deben separarse siempre por ; ,.
realizar las formulas. Ejemplo:
=SUMA (A1:B3), Esta funcin equivale a
Introduccin a formulas. =A1+A2+A3+B1+B2+B3.
La introduccin de una formula en Excel se puede hacer =SI (A1>A2,CORRECTO,INCORRECTO).
tanto en la barra de referencias o de formulas como en la Profundizando mas con lo ya visto, una funcin es una
propia celda. La formula debe empezar con un signo igual formula predefinida por Excel que opera sobre uno o mas
(=). A continuacin, la formula se ira construyendo paso a valores y devuelve un resultado que aparecer
paso utilizando los valores, operadores, referencia a directamente en la celda introducida.
celdas, funciones y nombres. Un ejemplo de una formula La sintaxis de cualquier funcin es:
en Excel: =a1+a2. =nombre_funcion(arg1,arg2,,arg).
Los distintos tipos de operadores que se le pueden Funciones Matemticas bsicas.
ingresar a una formula son:
Aritmticos: +, -, *, /, %, ^. Funcin SUMA. Suma todos los nmeros de un rango.
Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>. =SUMA(rango) =suma(n1+n2+n), ejemplo:
Elevar un numero a una potencia es simplemente
multiplicar al numero por si mismo. De forma que si el Funcin PRODUCTO. Multiplica todos los nmeros que
valor de la celda g4 es 8, entonces g4^4 SIGNIFICA figuran como argumentos y devuelve el producto.
8*8*8*8 = 4096, esto es, 4 veces 8 multiplicado por si =PRODUCTO(Numero1,numero2,), ejemplo:
mismo.

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Si a1 es menor o igual a 250, entonces queda dentro del
presupuesto, si no manda presupuesto excedido.

Funcin REDONDEAR. Redondea un numero al numero


Funciones estadsticas mas usadas.
de decimales especificados.
=REDONDEAR(numero, num_decimales), ejemplo:
Funcin CONTAR. Cuenta el numero de celdas que
=REDONDEAR(A1,1), si A1 = 1.125, el resultado es 1.1.
contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la
=REDONDEAR(A1,2), el resultado es 1.12.
lista de argumentos. Utilice contar para obtener el numero
de entradas en un campo numrico de un rango o una
Funcin REDONDEAR.MAS. Redondea un numero hacia
matriz de nmeros. =CONTAR(ref1, ref2), ejemplo:
arriba, en direccin contraria a cero.
=REDONDEAR.MAS(numero, num_decimales), ejemplo:

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=REDONDEAR.MAS(A1,0), si A1 = 1.125, resultado es 2.

Funcin REDONDEAR.MENOS. Redondea un numero


hacia abajo, en direccin hacia cero.
=REDONDEAR.MENOS(numero, num_decimales),
ejemplo:
=REDONDEAR.MENOS(A1,0), si A1 = 1.125, resultado es 1
.
Funcin SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que Funcin CONTAR.SI. Cuenta las celdas, dentro del
coinciden con el argumento criterio. rango, que no estn en blanco y que cumplen con el
=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma), ejemplo:
=SUMAR.SI(A1:A3,>100,B1:B3), Se lee de la siguiente
manera.
Sumar si a1 a a3 es mayor a 100, entonces suma b1
hasta b3.

Funciones lgicas mas usadas.


Funcin Y. Devuelve verdadero si todos los argumentos
son verdaderos, devuelve falso si uno o mas argumentos criterio especificado.
son falso. =CONTAR.SI(rango, criterio)
=Y(valor_logico1, valor_logico2,), ejemplo:
=Y(A1=3,A2=3), si los valores de A1 y A2 equivale a 3, Funcin CONTARA. Cuenta el numero de celdas que no
entonces devuelve verdadero, si al menos uno no coincide estn vacas y los valores que hay en la lista de
devuelve falso. argumentos. Ejemplo:
=CONTARA(valor1, valor2, valor)
Funcin O. Devolver verdadero si alguno de los
argumentos es verdadero, devolver falso si todos los Funcin MAX. Devuelve el valor mximo de un conjunto
argumentos son falsos. de valores. Ejemplo:
=O(valor_logico1,valor_logico2..), ejemplo:
=O(A1=3,A2=3), si al menos una condicin coincide
devolver verdadero, si no coincide devuelve falso.

Funcin SI. Devuelve un valor si la condicin especificada


es verdadero y otro valor si dicho argumento es falso.
=SI(prueba_log,valor_si_verdadero,Valor_si_falso),
ejemplo:
=SI(A1<=250,Dentro del presupuesto,Presupuesto
excedido)

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Funcin MIN. Devuelve el valor mnimo de un conjunto de siguiendo un proceso o un orden determinado, de modo
valores. Utilizamos el mismo ejemplo del MAX pero ahora que el hipervnculo nos conduzca por la hoja de calculo a
utilizando MIN. travs de las celdas en que se incorporan las variables.

Funcin PROMEDIO. Devuelve el promedio (media Formato condicional.


aritmtica) de los argumentos. El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro
=PROMEDIO(numero1,numero2numeroN), ejemplo: de dialogo que se abre en el men formato formato
condicional. Se pueden establecer tantas condiciones
como sea necesario dando clic sobre el botn agregar.
Estas condiciones pueden depender de valores fijos o
dependientes de otras celdas. El botn formato
corresponde a cada condicin permite aplicar formatos
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independientes a cada rango de resultados.

En otras palabras este tipo de formato permite destacar


aquellos datos que cumplen una determinada condicin.
Funciones de texto ms elementales. Por ejemplo a las notas que estn aprobadas que
aparezca en negrita, y para aquellas notas desaprobadas
Funcin CONCATENAR. Une argumentos de texto. que aparezcan en cursiva.

Un ejemplo en la aplicacin del formato condicional.-


1. Escriba seis valores numricos en un conjunto de
celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501.

Funcin MAYUSC. Convierte el texto en maysculas. 2. Seleccione el rango y vaya al men formato, formato-
condicional.

3. En el cuadro de dialogo abierto encontrara un grupo de


cuatro cajas
con el titulo
condicin 1.
Las dos
Funcin MINUSC. Convierte el texto en minsculas primeras
=Minusc(celda a buscar) tienen los
valores por
Funcin IZQUIERDA. Muestra el carcter de la izquierda defecto valor de la celda y entre. En los restantes
=izquierda(celda a buscar) cargue los valores 500 y 1000.

Funcin DERECHA. Muestra el texto de la derecha 4. Presione el botn formato. En la ventana abierta,
=Derecha(celda a buscar) formato de celda, seleccione un diseo que destaque
las celdas que cumplan la condicin (fuente, borde o
Funcin EXTRAE. Extrae parte de un texto trama).
=extrae(celda a buscar,posicin, Numero Caracteres)
5. Acepte. Solo las celdas con valores comprendidos entre
Funcin NOMPROPIO. Econvierte a mayusculas la 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido
primera letra de un texto en el paso anterior.
=Nompropio(celda a buscar)
Asistente para grficos
El asistente para grficos es una de las caractersticas
Hipervnculos mas atractivas de Excel. Con ella puede crear fcilmente
Los hipervnculos hiperlinks son enlaces que pueden varias clases de grficos en base a los datos de su hoja
actuar tanto dentro de la propia hoja de Excel como hacia de clculos. El asistente lo gua paso a paso, para
cualquier tipo de documento. Aunque lo mas usual es que convertir sus nmeros en un atrayente y colorido grafico.
el hipervnculo simplemente sirva para un traslado,
tambin puede abrir un nuevo documento.
Este recurso resulta muy til a la hora de disear un
programa en Excel en que se vayan introduciendo datos

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b) Siguiente.

2- Paso
Estos son algunos de los muchos tipos de grficos. Para Ubicacin de la tabla
nuestro siguiente ejercicio usaremos un grafico circular.
Un grafico circular funciona bien, cuando usted quiere ver
cuanto corresponde a cada parte del todo.. Elaboracin de
un grafico estadistico.

Si nos fijamos es sencillo hacer un grafico en Excel, este


ejercicio fue muy sencillo pero podemos hacer grficos
ms completos y que ms se aboque a nuestras a) Se adopt ubicar la tabla en la misma hoja de clculo,
necesidades. determinado la celda de comienzo de ejecucin de la

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misma.
Trabajando con tablas dinmicas.
Tablas dinmicas, comprende una serie de datos b) Se indica, click en diseo, comienza el momento de
agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos disear la tabla.
concretos de una informacin global.
Es decir con una tabla dinmica se pueden hacer Arrastrar el
resmenes de una base de datos utilizndose para, cuadrito de
promediar, o totalizar datos. Para su utilizacin, se debe semana a
recurrir a men-datos-informe de tablas y grficos columna.
dinmicos. Arrastrar el
cuadrito de
Partiendo de esto, elabore en Excel lo siguiente: una tabla Vehiculo a fila
de Zona de peaje, debiendo de colocar las cantidades de Arrastrar el
carros que pasan, el valor pagado todo esto por semanas cuadrito de cantidad a datos.
en un lapso de 3 meses (12 semanas) Aceptar.

La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs del Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una
asistente y en varios pasos: barra de herramientas especial que permite filtrar datos
1. Poner el cursor en cualquier celda de la tabla. por despliegue de las mismas, como veremos a
2. Tomar la opcin men-datos-informe de tablas continuacin:
dinmicas y grficos. Aparece el siguiente cuadro:

Proteger hoja de clculo o libro


Una vez que tengamos
toda nuestra informacin y
1.- Paso
despus de haber trabajado
a) Dnde estn los datos que desea analizar?
con Excel, en la mayora de
Marcar opcin: lista o base de datos de Excel.
las ocasiones es importante
b) Qu tipo de informe desea crear?
proteger nuestros archivos
Marcar la opcin: tabla dinmica.
de personas ajenas a ellos,
c) Clic en siguiente.
o simplemente para que no
2- Paso
se modifiquen. Para
a) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fina de
proteger una hoja de
titulo
clculo es necesario ir al

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men herramientas-proteger-proteger hoja de clculo, Formato celda A3 General
La funcin AHORA solo cambia cuando se realiza un
aparecer una ventana como la siguiente:
calculo en la hoja de calculo
En ella se indica que tan protegida queremos nuestra
hoja. Nos permite dar a los usuarios algunos privilegios FUNCION DIA.LAB
como formato a celdas, filas, columnas, insertar, eliminar Devuelve una fecha que corresponde a un numero de das
filas y columnas, y de ms. Escribimos la contrasea y a laborables antes o despus de la fecha inicial, segn sea
l numero de das laborables especificado.
continuacin Sintaxis DIA.LAB(fecha_inicial;dias_lab;festivos)
aceptamos, nos pide
confirmacin de la Fecha_inicial: es una fecha que representa la fecha que
contrasea, la se inicia el recuento de das laborables.
Dias_lab: es l numero de das laborables (das que no
volvemos a escribir y
son fines de semana o das festivos) anteriores o
aceptamos. posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo
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Para proteger un para el argumento dias_lab produce una fecha futura, un


libro hacemos el numero negativo produce una fecha pasada.
Festivos: es una lista opcional con uno o ms fechas que
mismo procedimiento pero ahora elegimos proteger libro,
deben excluirse del calendario laboral.
y obtenemos la ventana siguiente: Incrustamos la
contrasea y la confirmacin y aceptamos. A B C
1 2/03/02 20 29/03/02
FUNCIONES de FECHA y HORA 2 2/03/02 -20 04/02/02

FUNCION AO
Devuelve el ao correspondiente a una fecha determinada En el ejemplo se especifica a partir de la fecha inicial
celda A1 y A2, 2/3/02, en el primer caso celda C1, que
Sintaxis AO(Num_de_serie) fecha corresponde a partir de la fecha inicial 20 das
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa laborables. Y en segunda caso a que fecha se retrotrae la
para l calculo de fecha y hora. El argumento fecha inicial con 20 das laborables.
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha,
en lugar de expresarse como numero Celda C1=DIA.LAB(A1;B1)
Celda C2=DIA.LAB(A2;B2)
A B FUNCION DIAS.LAB
1 31/03/99 1999 Calcula el numero de das laborables entre fecha_inicial y
fecha_final. Los das laborables no incluyen los fines de
2 15/04/02 2002
semana ni otras fechas que se identifiquen en el
Celda B1=AO(A1) argumento festivos.
Celda B2=AO(A2)
Sintaxis DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
FUNCION DIA Fecha _inicial es una fecha que representa a la fecha
Devuelve el da del mes correspondiente a una fecha final
determinada Ficha_final es una fecha que representa a la fecha final
Sintaxis DIA(Num_de_serie) Festivos es un rango opcional de una o ms fechas que
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa representan todo tipo de das festivos que se excluyen del
para l calculo de fecha y hora. El argumento calendario laboral, como por ejemplo fiestas nacionales o
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, regionales, etc.
en lugar de expresarse como numero
A B Observaciones
Si uno o ms argumentos no es una fecha valida
1 31/03/99 31 DIAS.LAB. devuelve el valor de error #NUM!
2 15/04/02 15
Celda B1=DIA(A1) A B
Celda B2=DIA(A2) 1 2/04/02 64

FUNCION AHORA 2 30/06/02


Devuelve l numero de serie de la fecha y hora del La funcin en la celda B1 calcula los das laborables que
momento actual se encuentran entre las fechas que se encuentra en la
Sintaxis AHORA( ) celda A2 y A1
A
Celda B1 =DIAS.LAB.(A1;A2)
1 19/01/02 12:58
2 FUNCION DIAS360
Calcula l numero de das entre dos fechas basndose en
3 37275,54068
un ao de 360 das (doce meses de 30 das) que se
Celda A1=AHORA() utilizan en algunos clculos contables.
Formato celda A1 Personalizada d/mm/aa hh:mm

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Cmputo
249
Sintaxis DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;metodo) Devuelve l numero de serie o fecha segn el formato de
Fecha_inicial y fecha_final son las fechas entre las que celda del ultimo dial del mes, anterior o posterior a la
se desea calcular l numero de das. fecha_inicial del numero de mes indicado.
Mtodo es un valor lgico que especifica si se utiliza el
mtodo de calculo europeo o americano Sintaxis FIN.MES(fecha_inicial;meses)
Metodo Modo de calculo
Fecha_inicial es la fecha que representa la fecha inicial
Falso u omitido Si la fecha inicial es el 31 del mes, se Meses es l numero de meses anteriores o posteriores al
convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el argumento fecha_inicial.
31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final Cuando meses es un valor positivo el resultado es una
se convierte en el 1 del mes siguiente, de lo contrario la fecha futura.
fecha final se convierte en el 30 del mismo mes Cuando meses es un valor negativo, el resultado es una
fecha pasada
Verdadero Mtodo europeo. Las fechas iniciales o finales
A B
que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del
mismo mes. 1 12/02/02 30/4/02
2 2
A B
3 12/02/02 31/12/01
1 30/03/02 1
4 -2
2 1/04/02
Celda B1=FIN.MES(A1;A2)
Celda B1=DIAS360(A1;A2) Celda B3=FIN.MES(A3;A4)

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Esta funcin no considera el da 31 de marzo
FUNCION FRAC.AO
FUNCION DIASEM Calcula la fraccin de ao que representa l numero de
Devuelve el da de la semana correspondiente al das enteros entre fecha_inicial y fecha_final
argumento num_de_serie.
El da se devuelve como un numero entero segn tipo Sintaxis FRAC.AO(fecha_inicial;fecha_final;base)
entre domingo y sbado. Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial
Sintaxis DIASEM(num_de_serie;tipo) Fecha_final es una fecha que representa la fecha final
Base determina en que tipo de base deben contarse los
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa das
para los clculos de fecha y hora.
Tipo es un numero que determina que tipo de valor debe Observaciones
ser devuelto. Si el argumento fecha-inicial>=fecha_final FRAC:AO
A B devuelve el valor de error #NUM!
1 30/03/02 7 A B C
2 30/03/02 6 1 01/04/02 25/09/02 0,484932
3 30/03/02 5 2 01/04/02 01/10/02 0,501370
En el ejercicio se presenta la misma fecha donde en la Celda C1=FRAC.AO(A1;B2;3)
columna B se aplica la funcin DIASEM, Celda C2=FRAC.AO(A2;B2;3)
pero empleando un tipo diferente en cada celda, donde se
verifica que el da es el mismo de acuerdo al numero que FUNCION HORA
corresponde. Devuelve la hora correspondiente al argumento
Celda B1=DIASEM(A1;1) l numero 7 corresponde a num_de_serie. La hora se expresa como un numero
sbado entero, comprendido entre 0(12.00 AM) y 23(11.00 P.M)
Celda B2=DIASEM(A2;2) l numero 6 corresponde a Sintaxis HORA(num_de_serie)
sbado
Celda B3=DIASEM(A3;3) l numero 5 corresponde a Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora empleado por
sbado Excel para los clculos de fecha y hora.
A B
FUNCION FECHANUMERO 1 4:30:00 PM 16,00
Devuelve l numero de serie de la fecha representada por
texto_de_fecha 2 4:30:40 AM 4,00
Celda B1= HORA(A1)
Sintaxis FECHANUMERO(texto_de_fecha) Celda B2= HORA(A2)

Texto_de_fecha es el texto que devuelve una fecha en un FUNCION FECHA


formato de fecha Excel Devuelve l numero de serie de una fecha especificada.
A Sintaxis FECHA(Ao;mes;dia)
1 37349
Ao es un numero entre 1900 y 9999 en Microsoft Excel.
Celda A1=FECHANUMERO(3/4/02) Mes es un numero que representa el mes del ao. Si mes
La celda A1 muestra l numero de serie de la fecha es mayor que 12, el argumento mes agrega dicho numero
03/04/2002 de meses al primer mes del ao. Por ejemplo
FECHA(01;15;3), devuelve el numero de serie que
FUNCION FIN.MES representa 3 de Marzo de 2002

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Cmputo
250
Da es un numero que representa el da del mes. Si da es A
mayor que l numero de das en el mes especificado, el
argumento da agrega dicho numero de das al primer da 1 0,27123843
del mes. Por ejemplo Fecha(02;4;33), devuelve el numero 2 0,33333333
de serie que representa al 3 de Mayo de 2002
l la celda A1 l numero de serie devuelto lo especifica la
Observaciones
formula en la celda
Celda A1 =HORANUMERO(6:30:35)
La funcin FECHA es muy til en las formulas donde ao,
El la celda A2 el numero de serie devuelto lo especifica la
mes y da son formulas, no constantes
formula en la celda
Celda A2 =HORANUMERO(8:00:00)
A B
1 5/03/02 37320 FUNCION HOY
Devuelve el numero de serie de la fecha actual.
Celda A1=FECHA(2;3;5) El numero de serie es el cdigo de fecha-hora que Excel
Celda B1 contiene l numero de serie de la fecha de la
usa para los clculos de fecha y hora
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celda de A1
Sintaxis HOY( )
FUNCION FECHA.MES
Devuelve el numero de serie que representa la fecha que A B
indica el numero de meses anteriores o posteriores a la 1 24/01/02 37280
fecha especificada (argumento fecha inicial)
Celda A1=HOY( )
Celda B1 corresponde al numero de serie de la fecha de
Sintaxis FECHA.MES(fecha_inicial;meses)
la celda A1, se obtiene copiando la formula de A1 y
dndole Formato-Celda-Numero-General
Fecha_inicial es el numero de serie que representa la
fecha inicial
FUNCION MES
Meses es el numero de meses antes o despus del
Devuelve el mes que corresponde a una fecha o numero
argumento fecha_inicial. Si meses es un valor positivo
de serie especificado. El mes se expresa como un numero
corresponde a una fecha futura, si es un valor negativo,
entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
corresponde a una fecha pasada.
Sintaxis MES(fecha)
Observaciones
Fecha puede ser
Si el argumento fecha_inicial no es una fecha valida
Una fecha escrita como dd/mm/aa o similar (siempre
FECHA.MES devuelve el valor de error
entre comillas)
#NUM!
Una funcin o formula que devuelva una fecha
A B C Una referencia a una celda que contenga cualquiera de
1 4/05/02 37503 4/9/02 los valores anteriores.
2 4/05/02 37291 4/2/02
A B
En la celda A1 y A2 se establece la fecha 4/05/02
1 4/03/02 3
En las celdas B1 y C1 se coloca la funcin = Celda B1 = MES(A1)
FECHA.MES(A1;4), con esto se establece una fecha 4 La fecha de la celda A1 corresponde al mes de marzo
meses posteriores a la fecha especificada en la celda A1,
en la celda B1 con formato-celda-General se obtiene l FUNCION MINUTO
numero de serie de la nueva fecha. En la celda C1 con Devuelve el minuto que corresponde a un numero de
formato-celda- Fecha se obtiene la fecha posterior serie. El minuto se expresa como un numero entero entre
indicada. 0 y 59

En las celdas B2 y C2 se coloca la funcin = Sintaxis MINUTO(valor)


FECHA.MES(A2;-3), con esto se establece una fecha 3 Valor puede ser un numero que se interpreta como
meses anteriores a la fecha especificada en la celda A2, numero de serie
anterior por cuanto l numero meses indicado es negativo.
En la celda B2 con formato-celda-General se obtiene l Valor puede ser una funcin que devuelva un numero de
numero de serie de la nueva fecha En la celda C2 con serie de fecha
formato-celda-Fecha se obtiene la fecha anterior indicada A B
1 4/03/02 14:25 25
FUNCION HORANUMERO
Devuelve l numero de serie de la hora representada por Celda B1 =MINUTO(A1)
texto_de_hora. La celda A1 tiene formato d/mm/aa hh:mm

El numero de serie es una fraccin decimal entre 0( cero) FUNCION NSHORA


y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 Devuelve el numero de serie para una hora determinada.
(12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.) El numero de serie devuelto por NSHORA es una fraccin
Sintaxis HORANUMERO(texto_de_hora) decimal entre 0 y 0,99999999 que representa las horas
entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.)
Texto_de_fecha es una cadena de texto entre comillas
que devuelve una hora de los formatos horarios de Excel. Sintaxis Nshora(hora;minuto;segundo)

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Cmputo
251
Hora es un numero entre 0 (cero) y 23 que representa las Sintaxis SEGUNDO(num_de_serie)
horas. Num_de_serie es el cdigo de fecha hora que Excel usa
Minuto es l numero entre 0 y 59 que representan los para los clculos de fecha y hora. El argumento
minutos Num_de_serie puede expresarse como texto,
Segundo es un numero entre 0 y 50 que representan los convirtindose automticamente en numero de serie.
segundos.
A B
Los argumentos tambin pueden ser referencia a celdas
que contengan valores que cumplan las condiciones 1 16:52:25 25
anteriores. 2 0,70 25
Internamente, el valor queda almacenado como un La celda A2 muestra el numero de serie de la fecha
numero entre 0 y 1 que representa la hora como fraccin expresada en la celda A1.
de da. Por ejemplo, a las 17:00 horas le corresponde el En la columna B se aplica la funcin segundo.
valor 0,70833333, representa la duracin o fraccin total Celda B1= SEGUNDO(A1)
del da. Celda B2= SEGUNDO(A2)

Este valor puede verse como hora o como numero REALICE LOS SIGUIENTES EJERCICIOS
decimal, segn Formato que se le d a la celda. Ejercicio N 1
A B Obtencin de nuevas fechas
Ejercicio N 2
1 09:25:36 AM 0,39277778 Calculo de das laborables, incluyendo feriados
2 09:25:36 PM 0,89277778 anuales

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Ejercicio N 3
3 Calcular de una fecha dada, el primer lunes y el lunes
4 9 09:25:36 AM siguiente
Ejercicio N 4
5 25 De un listado de facturas, obtener los importes totales
6 36 de facturas por semana mediante aplicacin de:
a) Autofiltros
Aplicacin de la Funcin NSHORA
b) Subtotales
c) Tablas dinmicas
En la Celda A1 =NSHORA(9;25;36) Formato-Celda
Ejercicio N 5
hh:mm:ss AM
Calcular la cantidad de das del mes anterior
En la Celda B1 =NSHORA(9;25;36) Formato-Celda
Ejercicio N 6
numero 8 decimales
Calculo de edades
En la Celda A1 =NSHORA(21;25;36) Formato-Celda
Ejercicio N 7
hh:mm:ss PM
Calculo de sueldos y antigedad
En la Celda B1 =NSHORA(21;25;36) Formato-Celda
Ejercicio N 8
numero 8 decimales
Calculo de antigedad en Aos, Meses y Das
En la Celda B1 =NSHORA(A4;A5;A6) Formato-Celda
Ejercicio N 9
hh:mm:ss AM
a)Diferencia entre fechas en formato dd.mmm.aa, a
formato separado
FUNCION NUM.DE.SEMANA
Aos- Meses y Das
Devuelve un numero que indica el lugar numrico que
ocupa la semana dentro de un ao determinado

Sintaxis NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;tipo)
Num_de_serie es la fecha dentro de la semana Ingresar series de nmeros o fechas
Tipo es el valor 1 o 2 que determina en que da comienza
la semana. Seleccin
Serie Creada
inicial
Tipo Una semana comienza Lun Lun, Mar, Mie, Jue
1 El domingo Los das de la semana se
numeran de 1 al 7 1-Ene, 1-Mar 1-Ene, 1-Mar, 1-May, 1-Jul,
2 El lunes Los das de la semana se Trim3 (oT3 o
Trim1, Trim2, Trim3, Trim4
numeran de 1 al 7 Trimestre 3)
A B Texto1, TextoA, Texto2,
Texto1, TextoA
TextoA, ...
1 14/04/02 16 1er perodo, 2do perodo, 3er
1er perodo
2 14/04/02 15 perodo
Producto 1, Producto 2, Producto
Celda B1=NUM.DE.SEMANA(A1;1) Product0 1
3,
Celda B2=NUM.DE.SEMANA(A1;2)
1, 2 1, 2, 3, 4, 5, 6,...
FUNCION SEGUNDO
Devuelve los segundos que corresponden a un numero de 1, 3, 4 1, 3, 4, 5.66, 7.66, 8.66
serie de fecha. El segundo se expresa como un numero Arrastrando el controlador de relleno de una celda, podr
entero entre 0 y 59. copiarla en otras de la misma fila o columna. Si la celda
contiene un nmero, una fecha o una hora que Microsoft

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Cmputo
252
Excel puede extender en serie, los valores se geomtrica seleccionando el comando Tendencia
incrementarn en lugar de copiarse. Por ejemplo, si la geomtrica del men contextual, Microsoft Excel
celda contiene "Enero", podr rellenar rpidamente las multiplicar los valores por un factor constante. Para
dems celdas de una fila o columna con "Febrero", obtener ms informacin acerca de las series lineales y
"Marzo" y as sucesivamente. Podr crear una serie de geomtricas que puede crear con el comando Series.
relleno personalizada para las introducciones de texto que
suela utilizar con frecuencia, como por ejemplo las r Serie lineal creada
inicial
1, 2 1, 2, 3, 4, 5

1, 3, 5, 7, 9

egiones de 100, 95 100, 95, 90, 85


ventas de su organizacin.
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Seleccin
Serie geomtrica creada
Tipos de series que puede crear
1,2 1, 2, 4, 8, 16
Es posible rellenar automticamente varios tipos de series
seleccionado celdas y arrastrando el controlador de 1, 3 1, 3, 9, 27, 81
relleno, o bien utilizando el comando Series. Para
seleccionar el tipo de serie en un men contextual, 2.3 2.3, 6.75, 10.125
seleccione los valores iniciales de la serie. A continuacin,
mantenga presionado el botn secundario del mouse Creando una serie lineal
(ratn) mientras arrastra el controlador de relleno.
Para crear series que se incrementen en forma constante
Tiempo puede usar el controlador de relleno para esto Excel
necesita los valores iniciales de la serie.
Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das,
semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias Cmo crear una serie lineal
repetidas como das de la semana, nombres de meses o
trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo 1. Ingrese los dos valores iniciales en celdas
iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las adyacentes y seleccione dichas celdas.
series que se indican. En la siguiente tabla se presenta
una serie de ejemplos (Los elementos separados por
comas se encuentran en celdas adyacentes).

Seleccin
Serie Creada 2. Lleve el puntero del mouse sobre el controlador de
inicial
relleno, el puntero cambiar a color negro ( ). Luego
9:00 9:00, 10:00, 11:00, 12:00 arrastre el mouse, note como aparece un recuadro gris
que encierra a las zonas a rellenar.
Lun Lun, Mar, Mie, Jue

Ene Ene, Feb, Mar, Abr

Ene, Abr Ene, Abr, Jul, Oct, Ene

Ene-96, Abr-96 Ene-09, Abr-09, Jul-09, Oct 09

15-Ene, 15-Abr 15-Ene, 15-Abr, 15-Jul, 15-Oct

1994, 1995 1994, 1995, 1996,1997, 1998


Autorrellenar
La funcin Autorrellenar extiende diversos tipos de series,
como queda reflejado en la siguiente tabla. El cuarto 3. Suelte el botn del mouse.
ejemplo muestra cmo Microsoft Excel puede extender
parte de una seleccin (Producto 1) y copiar otra parte
(Pedido parcial). El ltimo ejemplo es una tendencia de
ajuste perfecto. En la siguiente tabla se presenta una serie
de ejemplos (Los elementos separados por comas se
encuentran en celdas adyacentes).

Series lineales y geomtricas


Al crear series lineales arrastrando el controlador de
relleno, Microsoft Excel aumenta o disminuye los valores
segn un valor constante, basado en la diferencia entre
los valores iniciales seleccionados. Al crear una serie

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Cmputo
253
2. Lleve el puntero del mouse sobre el controlador de
El rea encerrada con el borde gris es rellenada por una
relleno, el puntero cambiar a color negro ( ). Luego
serie determinada por las celdas que contienen los valores
iniciales. Puede usar el men contextual de Autorellenar arrastre el mouse, note como aparece un recuadro gris
para rellenar series de fechas y nmeros. que encierra a las zonas a rellenar.
3. Suelte el botn del mouse.
Cmo Usar el men contextual Autorellenar...?
1. Seleccione la celda o rango de celdas que contengan Para usar el comando Series
l o los valores iniciales de la serie. 1. Seleccione primero la celda que contenga el valor y
2. Lleve el puntero del mouse sobre el controlador de luego las celdas que desea rellenar (en una seleccin
relleno, el puntero cambiar a color negro ( ). continua).
2. Haga clic en el men Edicin, seale Rellenar y
Luego arrastre el mouse, (usando el botn derecho)
seleccione Series.
note como aparece un recuadro gris que encierra a
3. Seleccione la opcin Autorellenar.
las zonas a rellenar.
4. Haga clic en Aceptar.
3. Suelte el botn derecho, aparecera un men
contextual, seleccione uno de los comandos Crear una lista personalizada
mostrados.
Como se dijo anteriormente Excel provee cuatro listas
personalizadas, pero Ud. puede seguir incrementando el
nmero de listas segn como vaya descubriendo en su
trabajo el uso repetitivo de datos que pueden formar parte
de las listas personalizadas.

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Cmo crear una serie personalizada

1. Del men Herramientas seleccione Opciones.


2. Seleccione la ficha Listas personalizadas.

Para crear una serie de nmeros o fechas tambin puede


usar el comando Series.

Haga clic en el cuadro entradas de lista y digite los


elementos que conforman su nueva lista separados por un
[ENTER].
Cmo crear una serie de nmeros y fechas con el
Para aadir la lista Haga clic en el botn Agregar.
comando Series
1. Seleccione el rango de celdas que quiera rellenar.
2. Haga clic en el men Edicin, seale Rellenar y
haga clic en Series.
3. Verificar que la opcin Filas o Columnas este
seleccionada, dependiendo del tipo de rango que quiera
seleccionar. La orientacin es seleccionada
automticamente segn el rango que haya seleccionado.
4. Ahora configure segn el tipo de serie que desee
crear y haga clic en Aceptar.

Creando series de texto. Para aadir una lista de la hoja de clculo.


Algunas cabeceras o series creadas pueden no ser 1. Seleccione las celdas que contengan la lista.
fechas o nmeros. Estos items, por ejemplo, puede ser un 2. Seleccione Opciones del men Herramientas,
texto de cabecera que incluya un nmero, como Trimestre Haga clic en Listas personalizadas.
1, Trim 3, Tarea 1 o Enero. 3. Haga clic en Importar y haga clic en Aceptar.

Excel puede rellenar series de listas predefinidas o listas


personalizadas que pueden ser creadas por Ud. Por
defecto ya existen cuatro listas las cuales pueden variar
dependiendo del pas seleccionado en configuracin
regional.

Cmo crear una serie de texto...?

1. Seleccione la celda que contenga el dato.

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tes
Apun
Cmputo

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