Professional Documents
Culture Documents
1. IDENTIFIKASI PROYEK
A. JUDUL
Pengawasan Lingkungan dan Aset di Sekretariat Daerah
Kota Tegal berbasis Teknologi Android,
B. DESKRIPSI
Bagian Umum merupakan salah satu bagian di Sekretariat
Daerah yang mempunyai beberapa tugas salah satunya adalah melayani
pimpinan baik itu Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten,
Staf Ahli maupun Kepala Bagian, termasuk pelayanan sarana dan
prasarana serta keamanan aset. Salah satu Sub Bagian yang ada di
Bagian Umum adalah Sub Bagian Rumah Tangga yang mempunyai tugas
melayani rumah tangga Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah,
adapun tugas tambahan yaitu pemeliharaan kendaraan baik roda dua
maupun roda 4 dan sebagai koordinator keberadaan tenaga kebersihan
(cleaning service) di Lingkungan Balaikota Tegal.
Kendala yang masih terjadi dan menjadi tanggung jawab Sub
Bagian Rumah Tangga adalah keamanan keberadaan aset baik berupa
peralatan dan perlengkapan gedung kantor/ rumah dinas maupun
kendaraan dinas roda 4 yang sering dipinjamkan ke pihak lain serta
sulitnya memantau setiap saat kebersihan lingkungan Balaikota Tegal dan
kinerja tenaga kebersihan yang dirasa semakin menurun.
Untuk itu untuk diperlukan sistem yang bisa memantau situasi
lingkungan Balaikota dan bisa memantau kendaraan yang sedang
dipinjam dimanapun dan kapanpun melalui teknologi android.
1
2. LATAR BELAKANG
Keberhasilan pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Sekretariat
Daerah Kota Tegal merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
keseluruhan keberhasilan pembangunan di Wilayah Pemerintah Kota Tegal
pada khususnya serta pembangunan regional dan nasional pada umumnya,
yang diarahkan untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur,
sejahtera, mandiri dan bermartabat. Keberhasilan Pemerintah Kota Tegal
tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh aparatur
pemeritahan yang memiliki kapasitas dan kapabilitas dalam bidangnya
masing-masing.
RENSTRA Sekretariat Daerah ini merupakan dokumen perencanaan
pokok yang secara teknis operasional dapat dijabarkan lebih lanjut dengan
lebih detil oleh masing-masing Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah.
Program kerja dan kegiatan yang direncanakan secara rutin setiap tahun
oleh masing-masing Bagian berpedoman dan mengacu pada dokumen
RENSTRA ini.
Keberhasilan pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Sekretariat
Daerah Kota Tegal merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
keseluruhan keberhasilan pembangunan di Wilayah Pemerintah Kota Tegal
pada khususnya serta pembangunan regional dan nasional pada umumnya,
yang diarahkan untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur,
sejahtera, mandiri dan bermartabat. Keberhasilan Pemerintah Kota Tegal
tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh aparatur
pemeritahan yang memiliki kapasitas dan kapabilitas dalam bidangnya
masing-masing.
Menjadi Sekretariat Daerah yang Efektif dalam Koordinasi,
Profesional dalam Perumusan Kebijakan, serta Prima dalam Pelayanan dan
Pembinaan Administrasi adalah visi dari Sekretariat Daerah Kota Tegal.
Ada tiga frase makna dalam visi tersebut :
1. Menjadi Sekretariat Daerah yang efektif dalam koordinasi, dapat
dipahami sebagai sebuah tekad yang kuat dalam melaksanakan fungsi
koordinasi dilakukan dengan tujuan mencapai hasil yang maksimal,
berdaya guna dan berhasil guna sesuai yang diharapkan.
2
2. Menjadi Sekretariat Daerah yang profesional dalam perumusan
kebijakan dapat diartikan keinginan dan tekad yang kuat dalam
melaksanakan perumusan kebijakan diselesaikan secara baik dan
tuntas sesuai kompetensi
3. Menjadi Sekretariat Daerah yang Prima dalam pelayanan dan
pembinaan administrasi artinya keinginan dan tekad untuk mewujudkan
pelayanan dan pembinaan administrasi pemerintahan kepada seluruh
satuan kerja perangkat daerah dengan penuh perhatian, berupaya untuk
memberikan pelayanan yang terbaik, memuaskan, dan sesuai standar
yang telah ditentukan
Sebagai upaya untuk mencapai atau mewujudkan Visi perlu
dijabarkan ke dalam Misi sebagai berikut :
1. Mewujudkan koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan tugas perangkat
daerah sehingga mencapai hasil yang maksimal, berdaya guna dan
berhasil guna.
2. Mewujudkan penyusunan kebijakan pemerintah daerah secara
profesional sehingga menghasilkan kebijakan yang baik dan tuntas.
3. Mewujudkan pelayanan dan pembinaan administrasi yang terbaik,
berorentasi kepada hasil yang memuaskan sesuai standar yang telah
ditetapkan.
4. Mewujudkan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
pemerintah daerah yang berkualitas.
3
Gambar 1.
SUSUNAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH
KOTA TEGAL
1 4
Bagian Umum merupak4n satuan kerja dalam lingkungan unit
Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Tegal dibawah koordinasi Asisten
Administrasi Umum. Pembentukan Organisasi Bagian Umum Setda Kota Tegal
berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2016 tentang Susunan
Organisasi, Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal.
Sebagai suatu satuan kerja pada Unit Kerja Sekretariat Daerah, salah
satu tugas pokok Bagian Umum yang sangat strategis adalah perencanaan,
perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan dan
fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan
pemerintah di bidang tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan.
Untuk Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas penyiapan
bahan perumusan, koordinasi, pelaksanaan kebijakan, pembinaan dan fasilitasi,
pemantauan evaluasi dan pelaporan di bidang rumah tangga, meliputi :
pengelolaan dan pelayanan kerumahtanggaan Walikota, Wakil Walikota dan
Sekretaris Daerah, pengelolaan dan pelayanan administrasi, akomodasi dan
transportasi Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris
Daerah, pengelolaan dan pelayanan penerimaan, jamuan, administrasi,
akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP.
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Subbagian
Rumah Tangga mempunyai fungsi:
1. perencanaan perumusan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah
tangga;
2. penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga;
3. pengoordinasian pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah di bidang
rumah tangga;
4. pembinaan dan fasilitasi kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah
tangga;
5. pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintah bidang rumah
tangga;
6. pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai
tugas dan fungsinya
Dalam menjalankan tupoksi tersebut di atas, secara umum Bagian Umum
masih ada kendala-kendala antara lain :
5
o Pemantauan lingkungan Rumah Dinas Walikota dan lingkungan
Sekretariat Daerah masih sangat minim karena masih menggunakan
tenaga dari Satpol PP
o Masih kurangnya pengawasan penggunaan kendaraan dinas
Operasional Jabatan dan Operasional Umum yang berjumlah 29
kendaraan roda empat.
o Belum efektif, dan efisien administrasi penggunaan kendaraan dinas.
o Masih kurangnya pengawasan peminjaman aset aset Bagian Umum
oleh pihak intern maupun pihak luar.
o Keinginan Walikota Tegal untuk memperbaiki pengelolaan dan
pengawasan terhadap penggunaan kendaraan dinas.
o Terpantaunya kinerja tenaga kebersihan (Cleaning Service) yang selama
ini dirasa belum maksimal
6
Adapun kendaraan yang perlu pengawasan antara lain :
1. Kendaraan Walikota sejumlah 5 buah
2. Kendaraan Wakil Walikota sejumlah 4 buah
3. Kendaraan Sekretaris Daerah sejumlah 2 buah
4. Kendaraan Asisten I sejumlah 1 buah
5. Kendaraan Asisten II sejumlah 1 buah
6. Kendaraan Asisten III sejumlah 1 buah
7. Kendaraan Kepala Bagian sejumlah 8 buah
8. Kendaraan Pool :
- Kendaraan Besar sejumlah 5 buah
- Kendaraan Kecil sejumlah 27 buah
(Sumber : Pengelola Barang Bagian Umum Setda Kota Tegal)
7
Structure
Task Technology
People/SDM
Gambar 2. Model Diagnostic Reading
8
Structure - Masih tumpang Terwujudnya
(Struktur tindih pekerjaan pembagian tugas
Organisasi, Subag. Rumah yang jelas
SOP) Tangga dan Subag.
Perlengkapan
- Cakupan pekerjaan
yang masih rancu
Task - Bekerja sama Lebih meringankan
(Tugas/ dalam setiap tugas staf dalam
Pekerjaan) kegiatan Bag. melayani pimpinan
Umum.
- Komunikasi staf
dan pimpinan yang
masih kurang
People - SDM yang Lebih bermanfaat
(SDM) menguasai IT / untuk
teknologi komputeri meningkatkan
masih terbatas SDM dan
- Kurangnya ide dan pengembangan IT
inovasi untuk di masa depan
efisiensi dan
efektivitas
9
DKP Kabupaten Badung sebagai lembaga yang menangani
pengelolaan kebersihan dan pertamanan memandang perlu untuk
menggunakan media penyampai informasi sebagai mana yang telah
disebutkan diatas. Media elektronik merupakan pilihan yang sangat tepat
bagi DKP Kabupaten Badung untuk menyampaikan informasi kepada
masyarakat luas, karena media ini mampu menyampaikan informasi dengan
sangat cepat, cakupan yang luas serta efektif dan efisien melalui aplikasi
SIMOLEK.
Nilai nilai best practise yang bisa diambil dari segi manajemen dan
teknologi yaitu tersedianya petugas khusus yang menangani input data
sampai informasi dihasilkan serta teknologi yang digunakan dapat digunakan
dimanapun dan kapanpun sesuai proyek perubahan yang saya ajukan.
3. TUJUAN
Dengan mendasari hasil analisis dari diagnosa di atas tersebut, maka
proyek perubahan ini bertujuan untuk meminimalisir tindak kejahatan
terhadap aset gedung di lingkungan Sekretariat Daerah dan meminimalisir
penggunaan mobil dinas yang bukan peruntukannya.
4. MANFAAT
Dengan adanya proyek perubahan inovasi Penerapan Aplikasi
Pengawasan lingkungan dan Aset di Lingkungan Setda diharapkan adanya
manfaat-manfaat sebagai berikut :
a. Dalam mendukung reformasi birokrasi
Memberi informasi/ data berbasis teknologi sesuai tuntutan Reformasi
Birokrasi (roadmap Reformasi Birokrasi) yaitu meningkatkan efisiensi
dan efektifitas tata laksana penyelenggaraan manajemen pemerintahan
berbasis teknologi .
b. Bagi stakeholders / seluruh Bagian di Sekretariat Pemerintah Daerah
Kota Tegal
Lebih memudahkan sehingga permintaan pimpinan cepat dipenuhi.
c. Dalam mendukung kinerja unit Bagian Umum.
Mempercepat unit kerja dalam menyajikan data.
10
d. Bagi Tim Penyusun :
Lebih mudah dalam mengawasi lingkungan dan memantau sejumlah
aset Sekretariat Daerah Kota Tegal dimanapun dan kapanpun untuk
mempercepat pengambilan keputusan.
6. MILESTONE/PENTAHAPAN
Tabel 2 Milestone Proyek Perubahan
11
1.4 Pemasangan Hardware Terpasangnya GPS Mei (Minggu ke 2)
GPS pada 2 mobil
Pembuatan Aplikasi Aplikasi Pengawasan Mei (minggu ke 2)-
Lingkungan dan Aset Juni (minggu ke 2)
1.5
Sekretariat Daerah
1.6 Kota Tegal Berbasis
Teknologi Android
Pelaksanaan Perbaikan Aplikasi yang lebih Minggu ke 2
Aplikasi sempurna
Monitoring dan Evaluasi Terlaksananya Juni (minggu ke 2-
pembuatan aplikasi 3)
2 Jangka Menengah :
Pengenalan aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di
Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android
2.1
Penambahan GPS Tersambungnya GPS Agustus 2017
tambahan ke Telpon
2.2
Genggam
Penambahan CCTV Tersambungnya CCTV September 2017
GPS tambahan ke telepon
genggam
2.2 Pelaksanaan Sosialisasi Sosialisasi Aplikasi Oktober 2017
3 Jangka Panjang :
Penerapan Aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di
Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android
3.1
Penerapan Aplikasi Terlaksananya Aplikasi TA 2018
Pengawasan Lingkungan berbasis teknologi
dan Aset Sekretariat Android
Daerah Kota Tegal
Berbasis Teknologi
Android
7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari
stakeholder internal dan stakeholder eksternal sebagai berikut :
12
NO NAMA STAKEHOLDERS
1 Walikota
2 Wakil Walikota
3 Sekretaris Daerah
4 Asisten Administrasi Umum
5 Asisten Pemerintahan
6 Asisten Perekonomian dan Kesra
7 Kepala Bagian Umum
8 Kabag. Keuangan
9 Kabag. Organisasi
10 Kabag. Ekbang
11 Kabag. Kesra
12 Kabag. Pemerintahan
13 Kabag. Hukum
14 Kabag. Humas
15 Ka Sub Bagian Tata Usaha
16 Ka Sub Bagian Perlengkapan
17 Staf Bagian Umum
1 Masyarakat
13
Untuk membangun proyek perubahan ini diperlukan gambaran
hierarkhi dan koordinasi antara stakeholder seperti gambar berikut :
Sekretaris Asisten
Daerah Administra
si Umum Kabag.
Walikota Umum
Ass.
Perek &
Ass. Diskominfo
Kesra
Pemerinta
Kabag. han
Keuangan
Masyarakat
Kabag.
Organisasi ASN
Project
Leader Balaikota
Kabag.
Kesra
Kabag. Inspektorat
Ekbang
Kabag.
Hukum Kabag. Satpol PP
Pemerinta Staf Bag.
han Kabag. Kasubag. Umum
Keterangan : Humas Perlengka
Kasubag.TU
pan
. Garis Hierarki
.. Garis Koordinasi
14
7.3. Jenis jenis Stakeholder
Stakeholder yang terlibat :
1. Stakeholder Kunci
Mereka yang bisa memiliki pengaruh posistif maupun negatif
terhadap program pemerintah dan keberadaan mereka sangat
penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut
Yang masuk dalam stakeholder kunci:
a. Walikota
b. Sekretaris Daerah
c. Asisten Administrasi Umum
d. Kepala Bagian Umum (mentor)
e. Diskominfo
2. Stakeholder Primer
Orang atau sekumpulan orang yang secara langsung dipengaruhi
baik pengaruh positif maupun negative
Yang termasuk stakeholder Primer:
a. Asisten Pemerintahan
b. Asisten Perekonomian dan Kesra
c. Kabag. Keuangan
d. Kabag. Organisasi
e. Kabag. Kesra
f. Kabag. Ekbang
g. Kabag. Hukum
h. Kabag. Pemerintahan
i. Kabag. Humas
j. Ka Sub Bag Tata Usaha
k. Ka Sub.Bag Perlengkapan
l. Staf Bagian Umum
m. Satpol PP
3. Stakeholder sekunder
Orang atau kumpulan orang yang secara tidak langsung
dipengaruhi, baik positif maupun negatif
Yang termasuk stakeholder sekunder:
a. Masyarakat
b. Inspektorat
c. ASN di Lingkungan Balaikota
15
No Stake Holder Penga- Kepenti- Peran Keteranga
ruh ngan n
1 Walikota + + Arahan Promoters
Sekretaris Daerah
2 Asisten Administrasi + + Arahan Promoters
Umum (mentor)
4 Diskominfo + + Arahan Promoters
Asisten
Pemerintahan
5 Asisten + - Pengelola Latent
Aplikasi
6 Perekonomian dan - - Pengguna Apathetic
Kesra
Kabag. Keuangan
7 Kabag. Organisasi - - Pengguna Apathetic
Kabag. Kesra
Kabag. Ekbang
Kabag. Hukum
Kabag. Pemerintahan
Kabag. Humas
8 Ka Sub Bag TU - - Pengguna Apathetic
KaSubBag
9 - - Pengguna Apathetic
Perlengkapan
10 Staf Bagian Umum - - Pengguna Apathetic
Satpol PP
11 Masyarakat - - Pengguna Apathetic
Inspektorat
12 ASN di Lingkungan - - Pengguna Apathetic
14 - - Pengguna Apathetic
15 + - Pengguna Latent
16 - + Pendukung Defenders
17 - + Pendukung Defenders
18 - + Pendukung Defenders
16
19 - - Pengguna Apathetic
20 - + Pengguna Defenders
21 - - Pengguna Apathetic
17
Dari analisis stakeholder berdasarkan kekuatan pengaruh dan
kepentingan dapat digambarkan pada kuadran stakeholder dibawah ini :
Influence
LATENT PROMOTERS
Kabag Umum
Interest
18
7.5. Strategi Mempengaruhi Stakeholder
19
Tabel 7.
Upaya Mobilisir terhadap Stakeholder
20
sesuai keahlian dan
kemampuannya
3. Melakukan komunikasi dan
koordinasi dalam pelaksanaan
proyek perubahan
4. Apatethics 1. Memberikan informasi adanya
proyek perubahan dan manfaatnya
secara efektif dan berkelanjutan
2. Melakukan koordinasi jika
diperlukan
EFEKTIF
utamanya adalah adanya kemampuan dan kemauan dari setiap anggota tim
organisasi pelaksanaannya adalah mekanisme kerja dan etika kerja dari tim
efektif.
SPONSOR:
1. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan atas keseluruhan proyek
perubahan;
2. Mengkoordinasikan kegiatan;
3. Membantu menyelesaikan hambatan;
21
4. Menerima laporan terhadap perkembangan proyek.
COACH :
1. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun
rancangan proyek perubahan;
2. Memonitor kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan
tahap Laboratorium Kepemimpinan;
3. Membantu melakukan interverensi bila peserta mengalami
permasalahan sebatas kewenangan coach;
4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta
selama tahap Taking Ownnership dan tahap Laboratorium
Kepemimpinan;
5. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil
sesuai yang diharapkan
PROJECT LEADER :
1. Memimpin jalannya proyek mulai dari merencanakan,
mengkoordinasi, membentuk tim pelaksana, menentukan
instrumen/dokumen, menjadwalkan, memonitor dan mengevaluasi
dengan bimbingan mentor dan coach;
2. Melaksanakan dialog dengan mentor, coach dan menjalin komunikasi
serta kesepakatan dengan stakeholders;
3. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang.
4. Menyusun laporan setiap progres proyek perubahan.
22
Pokja 3 : Tim Uji Coba
No Struktur Deskripsi
1 Sponsor Memberikan dukungan terhadap project leader
2 Project Memimpin dan mengkoordinasikan projek
Leader perubahan
3 Coach Membimbing dan mengarahkan project leader
dalam menyusun project perubahan
4 Pokja 1 Melakukan administrasi project perubahan
5 Pokja 2 Melaksanakan project perubahan mulai
menyusun aplikasi dan koneksi software dan
hardware
6 Pokja 3 Melaksanakan uji coba aplikasi
23
Gambar 5. Struktur Organisasi Pelaksana Proyek Perubahan
24
Etika dan Mekanisme Kerja
Berpedoman pada jadwal yang telah disusun bersama.
Rapat koordinasi Tim Kerja minimal satu minggu sekali atau sesuai
kebutuhan untuk membahas progres proyek perubahan yang
dilaksanakan Tim Kerja baik hambatan / kendala dan inovasi di
lapangan.
Laporan Progres Proyek Perubahan dibuat satu minggu sekali
Tim Kerja saling berkoodinasi dan komunikasi sehingga terjalin
keharmonisan dan sinergi antar Tim
25
9. IDENTIFIKASI MASALAH / KENDALA DAN SRATEGI MENGATASI
KENDALA
kendala, maka level atasan yang sesuai eselonnya yang akan melakukan
26
a. Membuat komitmen dengan seluruh anggota tim .
b. Dukungan dana dalam pelaksanaan proyek perubahan
proyek perubahan.
proyek perubahan.
27
11. RENCANA KEGIATAN DAN JADWAL PELAKSANAAN
Agar pelaksanaan proyek perubahan dapat terlaksana dengan baik
28
3. Pemasangan Hardware GPS Project Terpasangnya 2 Minggu ke 2
leader, GPS pada mobil 2017
Pokja 2 dinas
29
pembuatan ke 3 2017
aplikasi
Jangka Menengah :
Pengenalan aplikasi dan penambahan titik pantau
Jangka Panjang :
10. Penerapan Aplikasi Aplikasi Project Terlaksananya Tahun 2018
Pengawasan Lingkungan leader Penerapan
dan Aset di Lingkungan Aplikasi
Sekretariat Daerah Berbasis
Teknologi Android
30
DAFTAR PUSTAKA
BUKU - BUKU
31