You are on page 1of 31

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1. IDENTIFIKASI PROYEK

A. JUDUL
Pengawasan Lingkungan dan Aset di Sekretariat Daerah
Kota Tegal berbasis Teknologi Android,

B. DESKRIPSI
Bagian Umum merupakan salah satu bagian di Sekretariat
Daerah yang mempunyai beberapa tugas salah satunya adalah melayani
pimpinan baik itu Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten,
Staf Ahli maupun Kepala Bagian, termasuk pelayanan sarana dan
prasarana serta keamanan aset. Salah satu Sub Bagian yang ada di
Bagian Umum adalah Sub Bagian Rumah Tangga yang mempunyai tugas
melayani rumah tangga Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah,
adapun tugas tambahan yaitu pemeliharaan kendaraan baik roda dua
maupun roda 4 dan sebagai koordinator keberadaan tenaga kebersihan
(cleaning service) di Lingkungan Balaikota Tegal.
Kendala yang masih terjadi dan menjadi tanggung jawab Sub
Bagian Rumah Tangga adalah keamanan keberadaan aset baik berupa
peralatan dan perlengkapan gedung kantor/ rumah dinas maupun
kendaraan dinas roda 4 yang sering dipinjamkan ke pihak lain serta
sulitnya memantau setiap saat kebersihan lingkungan Balaikota Tegal dan
kinerja tenaga kebersihan yang dirasa semakin menurun.
Untuk itu untuk diperlukan sistem yang bisa memantau situasi
lingkungan Balaikota dan bisa memantau kendaraan yang sedang
dipinjam dimanapun dan kapanpun melalui teknologi android.

1
2. LATAR BELAKANG
Keberhasilan pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Sekretariat
Daerah Kota Tegal merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
keseluruhan keberhasilan pembangunan di Wilayah Pemerintah Kota Tegal
pada khususnya serta pembangunan regional dan nasional pada umumnya,
yang diarahkan untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur,
sejahtera, mandiri dan bermartabat. Keberhasilan Pemerintah Kota Tegal
tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh aparatur
pemeritahan yang memiliki kapasitas dan kapabilitas dalam bidangnya
masing-masing.
RENSTRA Sekretariat Daerah ini merupakan dokumen perencanaan
pokok yang secara teknis operasional dapat dijabarkan lebih lanjut dengan
lebih detil oleh masing-masing Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah.
Program kerja dan kegiatan yang direncanakan secara rutin setiap tahun
oleh masing-masing Bagian berpedoman dan mengacu pada dokumen
RENSTRA ini.
Keberhasilan pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Sekretariat
Daerah Kota Tegal merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
keseluruhan keberhasilan pembangunan di Wilayah Pemerintah Kota Tegal
pada khususnya serta pembangunan regional dan nasional pada umumnya,
yang diarahkan untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur,
sejahtera, mandiri dan bermartabat. Keberhasilan Pemerintah Kota Tegal
tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh aparatur
pemeritahan yang memiliki kapasitas dan kapabilitas dalam bidangnya
masing-masing.
Menjadi Sekretariat Daerah yang Efektif dalam Koordinasi,
Profesional dalam Perumusan Kebijakan, serta Prima dalam Pelayanan dan
Pembinaan Administrasi adalah visi dari Sekretariat Daerah Kota Tegal.
Ada tiga frase makna dalam visi tersebut :
1. Menjadi Sekretariat Daerah yang efektif dalam koordinasi, dapat
dipahami sebagai sebuah tekad yang kuat dalam melaksanakan fungsi
koordinasi dilakukan dengan tujuan mencapai hasil yang maksimal,
berdaya guna dan berhasil guna sesuai yang diharapkan.

2
2. Menjadi Sekretariat Daerah yang profesional dalam perumusan
kebijakan dapat diartikan keinginan dan tekad yang kuat dalam
melaksanakan perumusan kebijakan diselesaikan secara baik dan
tuntas sesuai kompetensi
3. Menjadi Sekretariat Daerah yang Prima dalam pelayanan dan
pembinaan administrasi artinya keinginan dan tekad untuk mewujudkan
pelayanan dan pembinaan administrasi pemerintahan kepada seluruh
satuan kerja perangkat daerah dengan penuh perhatian, berupaya untuk
memberikan pelayanan yang terbaik, memuaskan, dan sesuai standar
yang telah ditentukan
Sebagai upaya untuk mencapai atau mewujudkan Visi perlu
dijabarkan ke dalam Misi sebagai berikut :
1. Mewujudkan koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan tugas perangkat
daerah sehingga mencapai hasil yang maksimal, berdaya guna dan
berhasil guna.
2. Mewujudkan penyusunan kebijakan pemerintah daerah secara
profesional sehingga menghasilkan kebijakan yang baik dan tuntas.
3. Mewujudkan pelayanan dan pembinaan administrasi yang terbaik,
berorentasi kepada hasil yang memuaskan sesuai standar yang telah
ditetapkan.
4. Mewujudkan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
pemerintah daerah yang berkualitas.

3
Gambar 1.
SUSUNAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH
KOTA TEGAL

1 4
Bagian Umum merupak4n satuan kerja dalam lingkungan unit
Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Tegal dibawah koordinasi Asisten
Administrasi Umum. Pembentukan Organisasi Bagian Umum Setda Kota Tegal
berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2016 tentang Susunan
Organisasi, Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal.
Sebagai suatu satuan kerja pada Unit Kerja Sekretariat Daerah, salah
satu tugas pokok Bagian Umum yang sangat strategis adalah perencanaan,
perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan dan
fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan
pemerintah di bidang tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan.
Untuk Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas penyiapan
bahan perumusan, koordinasi, pelaksanaan kebijakan, pembinaan dan fasilitasi,
pemantauan evaluasi dan pelaporan di bidang rumah tangga, meliputi :
pengelolaan dan pelayanan kerumahtanggaan Walikota, Wakil Walikota dan
Sekretaris Daerah, pengelolaan dan pelayanan administrasi, akomodasi dan
transportasi Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris
Daerah, pengelolaan dan pelayanan penerimaan, jamuan, administrasi,
akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP.
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Subbagian
Rumah Tangga mempunyai fungsi:
1. perencanaan perumusan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah
tangga;
2. penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga;
3. pengoordinasian pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah di bidang
rumah tangga;
4. pembinaan dan fasilitasi kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah
tangga;
5. pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintah bidang rumah
tangga;
6. pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai
tugas dan fungsinya
Dalam menjalankan tupoksi tersebut di atas, secara umum Bagian Umum
masih ada kendala-kendala antara lain :
5
o Pemantauan lingkungan Rumah Dinas Walikota dan lingkungan
Sekretariat Daerah masih sangat minim karena masih menggunakan
tenaga dari Satpol PP
o Masih kurangnya pengawasan penggunaan kendaraan dinas
Operasional Jabatan dan Operasional Umum yang berjumlah 29
kendaraan roda empat.
o Belum efektif, dan efisien administrasi penggunaan kendaraan dinas.
o Masih kurangnya pengawasan peminjaman aset aset Bagian Umum
oleh pihak intern maupun pihak luar.
o Keinginan Walikota Tegal untuk memperbaiki pengelolaan dan
pengawasan terhadap penggunaan kendaraan dinas.
o Terpantaunya kinerja tenaga kebersihan (Cleaning Service) yang selama
ini dirasa belum maksimal

Berkaitan dengan tupoksi Sub Bagian Rumah Tangga masih ada


permasalahan yang harus dipecahkan yaitu minimnya pemantauan di
lingkungan Rumah Dinas dan lingkungan Setda Kota Tegal mengakibatkan
rawannya keberadaan perlengkapan dan peralatan gedung Sekretariat
Daerah, sebagai gambaran beberapa gedung yang harus dipantau antara
lain :
1. Rumah Dinas Walikota
2. Rumah Dinas Wakil Walikota
3. Gedung Sekretariat Daerah
4. Gedung Badan Keuangan Daerah
5. Gedung Dinas PM&PTSP, BAPPEDA, DPPKB-PPPA
6. Gedung Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
7. Gedung BKPPD & Inspektorat
8. Gedung DPKP
9. Pendopo
10. Gedung Diskominfo
11. Musholla
12. Gedung Pertemuan Adipura

6
Adapun kendaraan yang perlu pengawasan antara lain :
1. Kendaraan Walikota sejumlah 5 buah
2. Kendaraan Wakil Walikota sejumlah 4 buah
3. Kendaraan Sekretaris Daerah sejumlah 2 buah
4. Kendaraan Asisten I sejumlah 1 buah
5. Kendaraan Asisten II sejumlah 1 buah
6. Kendaraan Asisten III sejumlah 1 buah
7. Kendaraan Kepala Bagian sejumlah 8 buah
8. Kendaraan Pool :
- Kendaraan Besar sejumlah 5 buah
- Kendaraan Kecil sejumlah 27 buah
(Sumber : Pengelola Barang Bagian Umum Setda Kota Tegal)

Kendaraan kendaraan tersebut diatas sering dipakai untuk keperluan dinas


dan keperluan lainnya termasuk urusan keluarga, terutama kendaraaan
Pool yang diperbolehkan untuk dipinjam oleh pihak luar untuk kepentingan
sosial. Tidak terpantaunya keberadaan kendaraan dinas yang telah dipinjam
oleh pihak lain terkait kesesuaian antara alasan peminjaman dan
keberadaan kendaraan dinas yang dipakai, selain itu lambatnya informasi
dari Bagian Umum bila Walikota meminta informasi terkait penggunaan mobil
dinas tertentu.
Saat ini Bagian Umum Setda Kota Tegal mempunyai 54 pegawai
yang terdiri dari Ajudan dan Staf Administrasi Walikota dan Wakil Walikota,
Staf Rumah Tangga dan Sopir Walikota dan Wakil Walikota, Staf
Administrasi Bagian Umum dan Sopir Pool Bagian Umum.
Dari permasalahan diatas diperlukan suatu kondisi ideal yang
dibutuhkan saat ini yaitu perlunya alat berupa aplikasi yang bisa digunakan
secara mudah/praktis, cepat dan akurat sehingga informasi yang diinginkan
pimpinan ota cepat tersaji dimanapun berada dan keberadaan aset di
Sekretariat tetap bisa terpantau kapan dan dimanapun.
Strategi Pemecahan Masalah dengan Leavitts model (1965) dengan
memfokuskan 4 variabel dalam organisasi. Adapun 4 variabel tersebut
adalah struktur, teknologi, SDM, dan task.

7
Structure

Task Technology

People/SDM
Gambar 2. Model Diagnostic Reading

Dengan memfokuskan 4 (empat) model variabel organisasi di atas


untuk mendiagnosa kelemahan organisasi yang belum terlaksana dengan
baik.

Tabel 1 Leavitts Model


DAMPAK PERUBAHAN
KOMPONEN YANG
KONDISI SETIAP KOMPONEN YANG
INDIKATOR PALING PERLU
KOMPONEN PALING PERLU
DIINTERVENSI DIINTERVENSI
Technology - Komputer tersedia Aset berupa Pengawasan di
(Teknologi) 4 unit yang kendaraan dinas Lingkungan Setda
terintegrasi dan peralatan lain lebih terpantau
- Aset berupa sering dipinjam tidak menyeluruh,
kendaraan dinas dan bisa terpantau oleh dengan
peralatan lain sering CCTV yang terhubungnya
dipinjam tidak bisa berjumlah 4 unit CCTV dan GPS
terpantau oleh CCTV dengan Telepon
yang berjumlah 5 unit
Genggam

8
Structure - Masih tumpang Terwujudnya
(Struktur tindih pekerjaan pembagian tugas
Organisasi, Subag. Rumah yang jelas
SOP) Tangga dan Subag.
Perlengkapan
- Cakupan pekerjaan
yang masih rancu
Task - Bekerja sama Lebih meringankan
(Tugas/ dalam setiap tugas staf dalam
Pekerjaan) kegiatan Bag. melayani pimpinan
Umum.
- Komunikasi staf
dan pimpinan yang
masih kurang
People - SDM yang Lebih bermanfaat
(SDM) menguasai IT / untuk
teknologi komputeri meningkatkan
masih terbatas SDM dan
- Kurangnya ide dan pengembangan IT
inovasi untuk di masa depan
efisiensi dan
efektivitas

Dengan menggunakan alat analisis Pemecahan Masalah Leavitts


model (1965) tersebut di atas maka masalah utamanya adalah pada faktor
Teknologi yang dibutuhkan berupa sistem aplikasi yang terintegrasi
sehingga memudahkan dalam pengawasan lingkungan dan aset di
Sekretariat Daerah Kota Tegal.
Begitu juga hasil Bench Marking saya di Kabupaten Badung yang
telah mengelola sampah plastik dengan baik dengan berbagai inovasi yang
telah diterapkan diantaranya adalah SIMOLEK (Sistem Informasi
Pengelolaan Sampah melalui Media Elektronik).

9
DKP Kabupaten Badung sebagai lembaga yang menangani
pengelolaan kebersihan dan pertamanan memandang perlu untuk
menggunakan media penyampai informasi sebagai mana yang telah
disebutkan diatas. Media elektronik merupakan pilihan yang sangat tepat
bagi DKP Kabupaten Badung untuk menyampaikan informasi kepada
masyarakat luas, karena media ini mampu menyampaikan informasi dengan
sangat cepat, cakupan yang luas serta efektif dan efisien melalui aplikasi
SIMOLEK.
Nilai nilai best practise yang bisa diambil dari segi manajemen dan
teknologi yaitu tersedianya petugas khusus yang menangani input data
sampai informasi dihasilkan serta teknologi yang digunakan dapat digunakan
dimanapun dan kapanpun sesuai proyek perubahan yang saya ajukan.

3. TUJUAN
Dengan mendasari hasil analisis dari diagnosa di atas tersebut, maka
proyek perubahan ini bertujuan untuk meminimalisir tindak kejahatan
terhadap aset gedung di lingkungan Sekretariat Daerah dan meminimalisir
penggunaan mobil dinas yang bukan peruntukannya.

4. MANFAAT
Dengan adanya proyek perubahan inovasi Penerapan Aplikasi
Pengawasan lingkungan dan Aset di Lingkungan Setda diharapkan adanya
manfaat-manfaat sebagai berikut :
a. Dalam mendukung reformasi birokrasi
Memberi informasi/ data berbasis teknologi sesuai tuntutan Reformasi
Birokrasi (roadmap Reformasi Birokrasi) yaitu meningkatkan efisiensi
dan efektifitas tata laksana penyelenggaraan manajemen pemerintahan
berbasis teknologi .
b. Bagi stakeholders / seluruh Bagian di Sekretariat Pemerintah Daerah
Kota Tegal
Lebih memudahkan sehingga permintaan pimpinan cepat dipenuhi.
c. Dalam mendukung kinerja unit Bagian Umum.
Mempercepat unit kerja dalam menyajikan data.

10
d. Bagi Tim Penyusun :
Lebih mudah dalam mengawasi lingkungan dan memantau sejumlah
aset Sekretariat Daerah Kota Tegal dimanapun dan kapanpun untuk
mempercepat pengambilan keputusan.

5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN


Dalam proyek perubahan berupa Laporan visualisasi lingkungan
Sekretariat Daerah Kota Tegal ini, aspek penting yang akan dikerjakan
adalah pembentukan Tim Efektif yang akan melaksanakan tugas sesuai
dengan tanggung jawabnya. Selanjutnya membuat konsep sistem aplikasi
tersebut yang akan digunakan oleh seluruh pimpinan di Sekretariat Daerah
Kota Tegal.
Selanjutnya setelah diadakan ujicoba akan melaksanakan perbaikan
aplikasi yang akan menyempurnakan aplikasi tersebut. Setelah dianggap
cukup akan dilakukan sosialisasi pada pihak pihak yang berkepentingan.
Aplikasi ini akan memudahkan stakeholder di Pemerintah Kota Tegal
khususnya Sekretariat Daerah dalam menggunakan aplikasi tersebut untuk
berbagai keperluan. Kemudian akan dilakukan Monitoring dan Evaluasi
terhadap aplikasi ini sehingga menghasilkan kondisi yang dinginkan yaitu
aplikasi ini akan berjalan lancar, optimal dan menghasilkan Data yang
akurat.

6. MILESTONE/PENTAHAPAN
Tabel 2 Milestone Proyek Perubahan

No Tahapan Output Waktu


1. Jangka Pendek :
Pembangunan Aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di
Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android
1.1
Pembentukan Tim Efektif Terbitnya SK Tim Mei (minggu ke 1)
Proyek Perubahan Efektif Proyek
Perubahan
1.2

1.3 Penyusunan konsep Dokumen konsep Mei (minggu ke 2)


aplikasi aplikasi

11
1.4 Pemasangan Hardware Terpasangnya GPS Mei (Minggu ke 2)
GPS pada 2 mobil
Pembuatan Aplikasi Aplikasi Pengawasan Mei (minggu ke 2)-
Lingkungan dan Aset Juni (minggu ke 2)
1.5
Sekretariat Daerah
1.6 Kota Tegal Berbasis
Teknologi Android
Pelaksanaan Perbaikan Aplikasi yang lebih Minggu ke 2
Aplikasi sempurna
Monitoring dan Evaluasi Terlaksananya Juni (minggu ke 2-
pembuatan aplikasi 3)
2 Jangka Menengah :
Pengenalan aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di
Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android
2.1
Penambahan GPS Tersambungnya GPS Agustus 2017
tambahan ke Telpon
2.2
Genggam
Penambahan CCTV Tersambungnya CCTV September 2017
GPS tambahan ke telepon
genggam
2.2 Pelaksanaan Sosialisasi Sosialisasi Aplikasi Oktober 2017

3 Jangka Panjang :
Penerapan Aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di
Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android
3.1
Penerapan Aplikasi Terlaksananya Aplikasi TA 2018
Pengawasan Lingkungan berbasis teknologi
dan Aset Sekretariat Android
Daerah Kota Tegal
Berbasis Teknologi
Android
7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari
stakeholder internal dan stakeholder eksternal sebagai berikut :

7.1 Stakeholder Internal dan Eksternal


a. Stakeholder Internal
Tabel 3 Stakeholders Internal Pemerintah

12
NO NAMA STAKEHOLDERS
1 Walikota
2 Wakil Walikota
3 Sekretaris Daerah
4 Asisten Administrasi Umum
5 Asisten Pemerintahan
6 Asisten Perekonomian dan Kesra
7 Kepala Bagian Umum
8 Kabag. Keuangan
9 Kabag. Organisasi
10 Kabag. Ekbang
11 Kabag. Kesra
12 Kabag. Pemerintahan
13 Kabag. Hukum
14 Kabag. Humas
15 Ka Sub Bagian Tata Usaha
16 Ka Sub Bagian Perlengkapan
17 Staf Bagian Umum

b. Stakeholder Eksternal Pemerintah


Tabel 4 Stakeholders Eksternal
NO NAMA STAKEHOLDERS
1 Diskominfo
2 Satpol PP
3 Inspektorat
4 Staf OPD di sekitar Setda

c. Stakeholder Eksternal Non Pemerintah


Tabel 5 Stakeholders Eksternal
NO NAMA STAKEHOLDERS

1 Masyarakat

7.2. Net Map

13
Untuk membangun proyek perubahan ini diperlukan gambaran
hierarkhi dan koordinasi antara stakeholder seperti gambar berikut :

Sekretaris Asisten
Daerah Administra
si Umum Kabag.
Walikota Umum
Ass.
Perek &
Ass. Diskominfo
Kesra
Pemerinta
Kabag. han
Keuangan
Masyarakat

Kabag.
Organisasi ASN
Project
Leader Balaikota
Kabag.
Kesra
Kabag. Inspektorat
Ekbang
Kabag.
Hukum Kabag. Satpol PP
Pemerinta Staf Bag.
han Kabag. Kasubag. Umum
Keterangan : Humas Perlengka
Kasubag.TU
pan

SH Kunci SH Primer SH Sekunder

. Garis Hierarki

.. Garis Koordinasi

Gambar 3. NETMAP STAKEHOLDER

14
7.3. Jenis jenis Stakeholder
Stakeholder yang terlibat :
1. Stakeholder Kunci
Mereka yang bisa memiliki pengaruh posistif maupun negatif
terhadap program pemerintah dan keberadaan mereka sangat
penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut
Yang masuk dalam stakeholder kunci:
a. Walikota
b. Sekretaris Daerah
c. Asisten Administrasi Umum
d. Kepala Bagian Umum (mentor)
e. Diskominfo

2. Stakeholder Primer
Orang atau sekumpulan orang yang secara langsung dipengaruhi
baik pengaruh positif maupun negative
Yang termasuk stakeholder Primer:
a. Asisten Pemerintahan
b. Asisten Perekonomian dan Kesra
c. Kabag. Keuangan
d. Kabag. Organisasi
e. Kabag. Kesra
f. Kabag. Ekbang
g. Kabag. Hukum
h. Kabag. Pemerintahan
i. Kabag. Humas
j. Ka Sub Bag Tata Usaha
k. Ka Sub.Bag Perlengkapan
l. Staf Bagian Umum
m. Satpol PP

3. Stakeholder sekunder
Orang atau kumpulan orang yang secara tidak langsung
dipengaruhi, baik positif maupun negatif
Yang termasuk stakeholder sekunder:
a. Masyarakat
b. Inspektorat
c. ASN di Lingkungan Balaikota

7.4. Analisis Stakeholder berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan

Tabel. 6. Analisis Stake Holder

15
No Stake Holder Penga- Kepenti- Peran Keteranga
ruh ngan n
1 Walikota + + Arahan Promoters
Sekretaris Daerah
2 Asisten Administrasi + + Arahan Promoters

3 Umum + + Arahan Promoters


Kepala Bagian

Umum (mentor)
4 Diskominfo + + Arahan Promoters
Asisten

Pemerintahan
5 Asisten + - Pengelola Latent
Aplikasi
6 Perekonomian dan - - Pengguna Apathetic

Kesra
Kabag. Keuangan
7 Kabag. Organisasi - - Pengguna Apathetic
Kabag. Kesra
Kabag. Ekbang
Kabag. Hukum
Kabag. Pemerintahan
Kabag. Humas
8 Ka Sub Bag TU - - Pengguna Apathetic
KaSubBag
9 - - Pengguna Apathetic
Perlengkapan
10 Staf Bagian Umum - - Pengguna Apathetic
Satpol PP
11 Masyarakat - - Pengguna Apathetic
Inspektorat
12 ASN di Lingkungan - - Pengguna Apathetic

13 Balaikota - - Pengguna Apathetic

14 - - Pengguna Apathetic

15 + - Pengguna Latent

16 - + Pendukung Defenders

17 - + Pendukung Defenders

18 - + Pendukung Defenders

16
19 - - Pengguna Apathetic

20 - + Pengguna Defenders

21 - - Pengguna Apathetic

17
Dari analisis stakeholder berdasarkan kekuatan pengaruh dan
kepentingan dapat digambarkan pada kuadran stakeholder dibawah ini :

Influence

LATENT PROMOTERS

Ka Sub Bag Tata Walikota


Usaha
Diskominfo Sekda

Ass. Adm. Umum

Kabag Umum

Interest

Gambar 4. Kuadran Stakeholders


DEFENDER
APATHETIC
Ka Sub.Bag
Asisten Pemerintahan
Perlengkapan
Asisten Perekonomian dan
b. Staf Bagian Umum
Kesra
c. Satpol PP
Kabag. Keuangan
d. Inspektorat
Kabag. Organisasi
Kabag. Kesra
Kabag. Ekbang
Kabag. Hukum
Kabag. Pemerintahan
Kabag. Humas
Masyarakat
ASN Balaikota

18
7.5. Strategi Mempengaruhi Stakeholder

Stakeholder dapat memberikan pengaruh terhadap


pelaksanaan proyek perubahan. Pengaruh stakeholder tersebut
berdasarkan kelompok. Upaya dalam mengelola Stakeholders pada Sub
Bag Rumah Tangga di Bagian Umum Setda Kota Tegal adalah sebagai
berikut :
a. Promoters (Walikota, Sekda, Ass. Adm. Umum, Kabag. Umum).
Upaya Melibatkan dalam proyek perubahan,melakukan kordinasi
dan konsultasi baik secara formal maupun informal secara
mantap guna kelancaran proyek perubahan
b. Defenders (Kasubag. Perlengkapan, Staf Bag. Umum, Satpol PP,
Inspektorat)
Memberikan informasi berkaitan dengan kemanfaatan proyek
perubahan agar kegiatan dapat berkelanjutan.
c. Latens (Staf Diskominfo)
Mensosialisasikan kegiatan dan meyakinkan kemanfaatannya
bagi organisasi dan melakukan pendekatan secara
personal/informal
d. Apathetics ( Asisten Pemerintahan, Asisten Perekonomian dan
Kesra, Kabag. Keuangan, Kabag.Organisasi, Kabag. Kesra, Kabag.
Ekbang, Kabag. Hukum, Kabag. Pemerintahan, Kabag. Humas, Ka
Sub Bag Tata Usaha, LSM, ASN Balaikota),
Meyakinkan pentingnya kegiatan, memantau dan memonitor
kepedulianya dalam kegiatan.

7.6. Upaya memobilisasi Stakeholder

Upaya yang diterapkan untuk menarik stakeholder ke dalam proyek


perubahan dengan memobilisir/ menggerakkan masing masing
kuadran stakeholder melalui kegiatan sebagai berikut :

19
Tabel 7.
Upaya Mobilisir terhadap Stakeholder

No. Kuadran Kegiatan yang dilakukan


Stakeholder
1. Promoters 1. Melakukan konsultasi
2. Melibatkan promoters dalam
pengambilan keputusan
3. Memberikan informasi apapun,
training, mentoring dan atau
dukungan yang diperlukan agar
mereka tetap terlibat
4. Melibatkan promoters dalam
perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi kegiatan
5. Meminta bantuan dalam
menyelesaikan persoalan, kendala
dan hambatan yang terjadi
6. Jika diperlukan, meminta bantuan
untuk berkomunikasi dengan
stakeholder latens, defenders dan
apathetics
2. Latens 1. Melakukan koordinasi program
terkait dengan kompetensi yang
dimilki
2. Memberikan informasi tentang
proyek perubahan yang akan
dijalankan
3. Melakukan komunikasi efektif dan
efisien untuk meyakinkan mereka
agar dapat terlibat dalam kegiatan
4. Meminta dukungan dalam
pelaksanaan proyek perubahan
3. Defenders 1. Memberikan informasi tentang
proyek perubahan yang akan
dilakukan
2. Melibatkan mereka dalam tim kerja

20
sesuai keahlian dan
kemampuannya
3. Melakukan komunikasi dan
koordinasi dalam pelaksanaan
proyek perubahan
4. Apatethics 1. Memberikan informasi adanya
proyek perubahan dan manfaatnya
secara efektif dan berkelanjutan
2. Melakukan koordinasi jika
diperlukan

8. PEMBENTUKAN ORGANISASI PELAKSANAAN PROGRAM DAN TIM

EFEKTIF

Penjelasan tentang Tim yang akan aktif melaksanakan proyek

perubahan yang dipilih dari hasil analisis stakeholder dimana kriteria

utamanya adalah adanya kemampuan dan kemauan dari setiap anggota tim

termasuk pendayagunaan sumber dayanya yang dipunyai. Penjelasan

tentang pembagian tugas kelompok kerja beserta kewenangan yang

menjadi tanggung jawab setiap kelompok kerja termasuk para anggotanya

dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan. Perlu dijelaskan juga dalam

organisasi pelaksanaannya adalah mekanisme kerja dan etika kerja dari tim

efektif.

Tata Kelola Proyek Perubahan pada Sub Bag Rumah Tangga di


Bagian Umum Setda Kota Tegal adalah sebagai berikut :

SPONSOR:
1. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan atas keseluruhan proyek
perubahan;
2. Mengkoordinasikan kegiatan;
3. Membantu menyelesaikan hambatan;

21
4. Menerima laporan terhadap perkembangan proyek.

COACH :
1. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun
rancangan proyek perubahan;
2. Memonitor kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan
tahap Laboratorium Kepemimpinan;
3. Membantu melakukan interverensi bila peserta mengalami
permasalahan sebatas kewenangan coach;
4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta
selama tahap Taking Ownnership dan tahap Laboratorium
Kepemimpinan;
5. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil
sesuai yang diharapkan

PROJECT LEADER :
1. Memimpin jalannya proyek mulai dari merencanakan,
mengkoordinasi, membentuk tim pelaksana, menentukan
instrumen/dokumen, menjadwalkan, memonitor dan mengevaluasi
dengan bimbingan mentor dan coach;
2. Melaksanakan dialog dengan mentor, coach dan menjalin komunikasi
serta kesepakatan dengan stakeholders;
3. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang.
4. Menyusun laporan setiap progres proyek perubahan.

Pokja1 : Tim Administrasi


1. Pengadministrasian kegiatan
2. Penyiapan sarana pertemuan /rapat
3. Pengiriman surat-surat

Pokja 2 : Tim Penyusun Aplikasi


1. Menyusun sistem aplikasi.
2. Koneksi software dan hardware

22
Pokja 3 : Tim Uji Coba

1. Melakukan uji coba aplikasi

Tabel 8. STRUKTUR ORGANISASI

No Struktur Deskripsi
1 Sponsor Memberikan dukungan terhadap project leader
2 Project Memimpin dan mengkoordinasikan projek
Leader perubahan
3 Coach Membimbing dan mengarahkan project leader
dalam menyusun project perubahan
4 Pokja 1 Melakukan administrasi project perubahan
5 Pokja 2 Melaksanakan project perubahan mulai
menyusun aplikasi dan koneksi software dan
hardware
6 Pokja 3 Melaksanakan uji coba aplikasi

23
Gambar 5. Struktur Organisasi Pelaksana Proyek Perubahan

HERU PRASETYA, S.STP


Sponsor

Ir. DJOKO SUTRISNO, PRISMO BUDOYO


M.Si Project Leader
Coach

Pokja 1 Pokja 2 Pokja 3


Tim Administrasi Tim Penyusun Tim Uji Coba
Aplikasi

24
Etika dan Mekanisme Kerja
Berpedoman pada jadwal yang telah disusun bersama.
Rapat koordinasi Tim Kerja minimal satu minggu sekali atau sesuai
kebutuhan untuk membahas progres proyek perubahan yang
dilaksanakan Tim Kerja baik hambatan / kendala dan inovasi di
lapangan.
Laporan Progres Proyek Perubahan dibuat satu minggu sekali
Tim Kerja saling berkoodinasi dan komunikasi sehingga terjalin
keharmonisan dan sinergi antar Tim

25
9. IDENTIFIKASI MASALAH / KENDALA DAN SRATEGI MENGATASI

KENDALA

Pelaksanaan proyek perubahan berpotensi memiliki kendala yang

akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan

tujuan proyek perubahan (kemungkinan hambatan dalam pelaksanaan).


Dalam rangka melaksanakan proyek perubahan, pendekatan dalam

melaksanakan kegiatan ini dilakukan secara persuasif dan subordinatif

Interpersonal, artinya pendekatan secara interpersonal dilakukan oleh

Project Leader kepada stakeholders secara hirarki, khusunya stakeholders

primer/ekternal. Kepada stakeholders yang level lebih tinggi juga dilakukan

secara komunikasi persuasif manakala memungkinkan (faktor

kedekatan/informal) guna tercapainya tujuan bersama. Sedangkan jika ada

kendala, maka level atasan yang sesuai eselonnya yang akan melakukan

koordinasi dan kominukasi.


Pelaksanaan proyek perubahan Penyusunan Aplikasi Peningkatan

pengawasan Lingkungan dan Aset di Balaikota ini berpotensi memiliki

resiko yang harus diantisipasi (bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek

perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan). Pelaksanaan proyek

perubahan Penyusunan Aplikasi Peningkatan pengawasan Lingkungan

dan Aset di Balaikota diperlukan beberapa strategi untuk mengatasi

kendala / masalah yang berpotensi muncul.

9. 1. Potensi Kendala dan Hambatan

a. Keterbatasan waktu dari anggota tim dikarenakan banyaknya

tugas yang harus diselesaikan pada saat yang sama.


b. Keterbatasan dana dalam pelaksanaan proyek perubahan

9.2. Strategi Mengatasi Masalah

26
a. Membuat komitmen dengan seluruh anggota tim .
b. Dukungan dana dalam pelaksanaan proyek perubahan

10. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN


Keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan dipengaruhi oleh

beberapa faktor diantaranya yaitu :

a. Project leader tetap menjalankan komitmen dalam melaksanakan

proyek perubahan.

b. Komitmen dukungan dari stakeholders terhadap pelaksanaan

proyek perubahan yang dilaksanakan project leader.

c. Komunikasi dan koordinasi project leader dengan stakeholder

terlaksana secara terus menerus dan berkesinambungan.

d. Mengkoordinasikan penyelesaian permasalahan yang terjadi pada

pelaksanaan proyek perubahan .

e. Project leader melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan

proyek perubahan.

27
11. RENCANA KEGIATAN DAN JADWAL PELAKSANAAN
Agar pelaksanaan proyek perubahan dapat terlaksana dengan baik

sesuai dengan pentahapan / milestones proyek perubahan maka perlu

disusun rencana kegiatan pelaksanaan proyek perubahan sebagai berikut :

Tabel 9. Rencana Kegiatan

RENCANA KEGIATAN DAN SKEDUL PELAKSANAAN


No Kegiatan Penanggung Keluaran Waktu
jawab
Jangka Pendek :
Penyusunan Aplikasi Peningkatan Pengawasan Lingkungan dan Aset di
Lingkungan Sekretariat Daerah Berbasis Teknologi Android

1. Pembentukan Tim Efektif Terbentuknya SK Mei Minggu


Proyek Perubahan Tim Kerja/ Pokja 1-2 2017
1,2 dan Pokja 3

a. Penyusunan draft SK Tim Project Tersusunnya Minggu ke 1


Kerja /pokja leader, draft SK Tim 2017
Pokja 1 Kerja/Pokja

b. Perumusan pembagian Project Tersusunnya Minggu ke 1


tugas Tim Kerja leader, rumusan 2017
Pokja 1 pembagian
tugas Tim Kerja

c. Penyusunan jadwal Project Tersusunnya Minggu ke 1


kegiatan Tim Kerja leader, jadwal kegiatan 2017
Pokja 1 Tim Kerja

d. Penyusunan laporan ke Project Tersusunnya Minggu ke 2


mentor leader laporan ke 2017
mentor

2. Penyusunan Konsep Tersusunnya Minggu ke 2


Aplikasi konsep aplikasi 2017

a. Rapat Penyusunan Project Hasil : konsep Minggu ke 2


Aplikasi leader, aplikasi yang 2017
Pokja 1 akan dibuat
b. Penyusunan laporan ke Project Tersusunnya Minggu ke 2
mentor leader laporan ke 2017
mentor

28
3. Pemasangan Hardware GPS Project Terpasangnya 2 Minggu ke 2
leader, GPS pada mobil 2017
Pokja 2 dinas

4. Penyusunan Aplikasi Aplikasi Mei Minggu


ke 3 Juni
Minggu ke 3
2017

a. Rakor Persiapan Project Terselenggara- Mei Minggu


leader, nya rakor ke 3 2017
Pokja 1 persiapan

b. Pembuatan Apilkasi Pokja 2 Tersusunnya Mei Minggu


aplikasi ke 3-4 2017

c. Finalisasi Aplikasi (install) Pokja 2 Terselesaikan- Mei Minggu


nya install ke 4 2017
aplikasi

d. Uji coba aplikasi Pokja 3 Terlaksananya Juni Minggu


Uji coba aplikasi ke 1 2017

e. Penyusunan Laporan ke Project Tersusunnya Juni Minggu


mentor leader laporan ke 2 2017

5. Pelaksanaan Perbaikan Terlaksananya Juni Minggu


Aplikasi perbaikan ke 2-3 2017
aplikasi

a. Rapat Tindak Lanjut Pokja 1,2,3 Terselenggara- Juni Minggu


Perbaikan nya rapat tindak ke 2 2017
lanjut perbaikan

b. Perumusan Hasil Rapat Pokja 2 Tersusunnya Juni Minggu


Perbaikan Pokja 3 rumusan ke 2 2017
perbaikan

c. Pembahasan Hasil Project Terselenggara- Juni Minggu


Perbaikan Aplikasi leader nya hasil ke 2 2017
Pokja 2,3 perbaikan
aplikasi

d. Penyusunan Laporan ke Project Tersusunnya Juni Minggu


mentor leader laporan ke 3 2017

6. Monitoring dan Evaluasi Terlaksananya Juni Minggu

29
pembuatan ke 3 2017
aplikasi

a. Rapat evaluasi hasil Project Terselenggara- Juni Minggu


penyusunan aplikasi leader, nya rapat ke 3 2017
Pokja 1 evaluasi
b. Resume hasil evaluasi Project Tersusunnya Juni Minggu
leader, resume hasil ke 3 2017
Pokja 1 evaluasi

c. Penyusunan Laporan ke Project Tersusunnya Juni Minggu


mentor leader laporan ke 3 2017

Jangka Menengah :
Pengenalan aplikasi dan penambahan titik pantau

7. Penambahan CCTV Project Terpantaunya 2 Oktober 2017


leader, titik lokasi
Pokja 2

8. Penambahan GPS Project Terpantaunya 2 Oktober 2017


leader, mobil dinas
Pokja 2

9. Pelaksanaan Sosialisasi Project Terlaksananya November


leader Sosialisasi 2017

Jangka Panjang :
10. Penerapan Aplikasi Aplikasi Project Terlaksananya Tahun 2018
Pengawasan Lingkungan leader Penerapan
dan Aset di Lingkungan Aplikasi
Sekretariat Daerah Berbasis
Teknologi Android

30
DAFTAR PUSTAKA

BUKU - BUKU

Lily Herawati, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat IV : Merancang


Proyek Perubahan, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonesia.

M. Fatwadi, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat IV : Membanngun


Tim Efektif, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Setyabudi, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemmipinan Tingkat IV : Diacnostic


Reading, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

PERATURAN DAN PERUNDANG-UNDANGAN

Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014, tentang Aparatur Sipil Negara.

Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi,


Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal

Kota Tegal.2016 Peraturan Walikota Tegal Nomor 24 Tahun 2016 Tentang


Penjabaran Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal.

31

You might also like