Como ya vimos, controlar las adquisiciones de un proyecto va integro con un

sistema de gestin enfocado a distintos conceptos, dirigir y gestionar el trabajo del

proyecto, controlar la calidad, realizar el control integrado de cambios y controlar los
riesgos son algunos de stos. Ahora, ya sabemos que la gestin de adquisiciones
lleva entradas, conllevan herramientas y tcnicas para ser ejecutadas y contiene las
salidas, entonces solamente necesitaremos complementarlas para que la gestin de
adquisiciones sea correcta. Todos estos conceptos son importantes dentro de
nuestro proyecto ya que ayuda a la revisin de distintas propiedades que son
necesarias para desempear las tareas con el menor presupuesto posible, adems
de establecer contratos que especifiquen cada uno de los papeles que jugaran los
vendedores o terceros en el trabajo. Toda la documentacin en este mbito
necesaria para gestionar nuestras adquisiciones se encuentran precisamente en los
temas dictados por el PMBOK del cual desarrollaremos a continuacin.

Comenzamos primero con las entradas de las adquisiciones:

Primero se necesita un plan para la direccin de proyectos, citando el PMBOK en la

seccin 4.2.3.1. "El plan para la direccin del proyecto" incluyendo varios puntos
que se mencionaran a continuacin describe cmo gestionarn los procesos de
adquisicin, desde su elaboracin hasta el cierre.

Despus seguimos con los documentos de las adquisiciones, estos naturalmente

nos ayudaran como apoyo para administrar los procesos de adquisicin ya que
contiene los registros completos que nos servirn de soporte. Los acuerdos es otro
factor de entrada que ayudar a que cada parte cumpla con el respectivo cargo, as
entonces se asegurara de manera controlada quien cumplir con cada tarea
asignada.

Otra de las entradas son las solicitudes de cambio aprobadas, bsicamente son
modificaciones que se pueden realizar a los servicios que incluyen un contrato en el
cual se especifican los precios y descripcin de los productos, incluidos todos los
cambios a adquisiciones. Estos se documentaran formalmente por escrito y se
aprobaran como medida para controlarlas.

Los informes de desempeo del trabajo ocupan dos documentos importantes, la

documentacin tcnica y la informacin de desempeo del trabajo.
Datos de desempeo del trabajo deben cumplir con ciertos puntos importantes, es
un valor clave dentro de las entradas puesto que indican datos que son parte de la
ejecucin del proyecto.

Incluye:

El grado de cumplimiento de los estndares de clidad

Los costos incurridos o comprometidos
La identificacin de las facturas del vendedor que han sido pagadas

Toda esta informacin explicada conforma parte de todas las entradas para la
administracin de adquisiciones. Ahora toca por parte de las herramientas y
tcnicas necesarias para desempear este trabajo segn PMBOK.

Las herramientas y tcnicas componen diversos puntos muy importantes.

El sistema de control de cambios del contrato es uno de ellos y bsicamente define

el proceso por el cual la adquisicin puede ser modificada. Las tcnicas a
desempear incluyen los sistemas de rastreo, formularios, procedimientos de
resolucin de disputas y los nivele de aprobacin necesarios para autorizar los
cambios.

Despus tenemos las revisiones del desempeo de las adquisiciones.

La revisin del desempeo de las adquisiciones es una revisin estructurada del

avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro
del costo y en el plazo acordado, tomando el contrato como referencia. Puede incluir
una revisin de la documentacin elaborada por el vendedor y las inspecciones por
parte del comprador, as como auditoras de calidad realizadas durante la ejecucin
del trabajo por parte del vendedor.

Las inspecciones y auditoras se especifican en el contrato de adquisicin y as

como fueron solicitadas por el comprador en colaboracin con el vendedor ayudara
a verificar la conformidad de los procesos o entregables del vendedor.

Despus tenemos a los informes de desempeo que a diferencia de las revisiones

de desempeo esta evala en funcin de los requisitos del acuerdo dado por parte
de los organizadores. La informacin resultante de dicha evaluacin asumir la
eficacia del vendedor en el logro de los objetivos especificados en los contratos.

Una herramienta ms que destacar son los sistemas de pago, que por lo general,
los pagos al vendedor se procesan a travs del sistema de cuentas a pagar del
comprador, tras la certificacin por una persona autorizada del equipo del proyecto
de que el trabajo es satisfactorio. Todos los pagos deben ser efectuados y
documentados en estricta observancia de los trminos del contrato.

La administracin de reclamaciones es un factor importante ya que revisa los

conflictos impugnados hechos por cambios en el acuerdo, las reclamaciones se
documentan, procesan, monitorean y gestionan a lo largo del ciclo de vida del
contrato, generalmente de conformidad con los trminos del mismo. Si las partes no
resuelven por s mismas una reclamacin, puede ser necesario gestionarla de
acuerdo con los procedimientos de resolucin alternativa de conflictos establecidos
en el contrato.

Y como ultima tcnica tenemos al sistema de gestin de riesgos que lo utilizaremos

para consolidar todo el sistema de informacin para la direccin del proyecto. Este
sistema contiene un registro recuperable de los documentos contractuales y de la
correspondencia.

Prosiguiendo con la gestin de las adquisiciones todas esas salidas se

transformaran en un punto de interseccin til para relacionar toda esa informacin
y poder trabajar con ella satisfactoriamente.

Entre las salidas encontramos la informacin de desempeo del trabajo todo este
conjunto de informacin nos ofrecer los problemas potenciales actuales que
servirn de respaldo para nuestro proyecto. Toda esa informacin incluye informar
sobre el cumplimiento de los contratos, lo que proporciona a las organizaciones
compradoras un mecanismo para el seguimiento de entregables especficos
esperados y recibidos del proveedor, esto para ayudar con la comunicacin con los
proveedores.

Las solicitudes de cambio son otro de los factores por el cual se pueden controlar
las adquisiciones, estas generan solicitudes de cambio de plan para la direccin del
proyecto, los planes subsidiarios y otros componentes. Dado que cualquiera de
estos cambios constructivos puede ser objetado por una de las partes y conducir a
una reclamacin contra la otra parte, dichos cambios se identifican y documentan
nicamente por medio de la correspondencia del proyecto.

Las actualizaciones al plan para la direccin del proyecto es otro factor importante
del que hablar entre las salidas, la mejor manera de lidiar con los problemas es
saber cuando est fallando algo en el momento por lo que ir actualizando los planes
es vital. Nuestras salidas nos otorgaran un plan de actualizacin para la direccin
del proyecto el cual nos servir para distinguir los siguientes elementos:

Plan de la gestin de las adquisiciones.

Lnea base del cronograma.
Lnea base de costos.

Todas estas salidas de informacin nos otorgaran las solicitudes de cambio

aprobadas que afectan la gestin de adquisiciones.

Como parte final del ensayo del captulo 12 nos topamos con el manejo del cierre de
las adquisiciones, esta es una parte importante ya que reflejara los resultados y
como finalizara la gestin de adquisiciones. Esto implicara actividades
administrativas, tales como finalizar las reclamaciones y la actualizacin de los
registros.

Para todo esto se debe llevar un plan y una estructura muy bien argumentada que
ayude a finalizar este proceso de manera satisfactoria. Todo este proceso tambin
conlleva entradas, hace uso de tcnicas y herramientas y salidas. En cada una de
estas fases se procesan los documentos tales como el plan para la direccin de
proyectos, los documentos propios de las adquisiciones. En las tcnicas y
herramientas tenemos lo que son las auditoras, las negociaciones de las
adquisiciones y el sistema de gestin de riesgos, y finalmente en las salidas se
conllevan las adquisiciones cerradas, actualizaciones a los activos de los procesos
de la organizacin.
Conclusin (Daniel Pacheco Sierra)

Todos los temas vistos que conciernen a la gestin de proyectos son muy
interesantes, desempeas un papel ficticio dentro de lo que sera una situacin real
en una empresa, la gestin de proyectos conlleva a un sistema muy complejo en el
que no solo se necesita saber de un modelo para desempear el cargo de
administrador de la mejor manera sino que tambin hay que hacer toma de
decisiones basada en experiencias para completar un proyecto satisfactoriamente.
Personalmente creo que en este caso el captulo 12 es un tema muy complejo que
se necesita ver un poco ms a detalle para comprender la lgica que debemos tener
para implementar este tipo de documentaciones de manera correcta.