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Auditora administrativa
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
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30 PRIMERA PARTE INTRODUCCIN
3.1 Antecedentes
Existen diferentes corrientes de pensamiento sobre esta evaluacin del campo ad-
ministrativo, las cuales quedan reflejadas en dos enfoques fundamentales, los cuales se
ilustran en la figura 3.1.
En el enfoque de proceso administrativo la evaluacin se disea con base en las
funciones administrativas de planeacin, organizacin, direccin y control, es decir, el
desarrollo se efecta por etapas perfectamente identificadas, las cuales se van entrela-
zando de manera coordinada.
Mientras tanto, en el enfoque de aspectos administrativos la evaluacin tambin
se lleva en forma sistematizada, pero no sigue necesariamente las funciones gerencia-
les, sino que ms bien considera el tema sujeto de examen e identifica sus caractersti-
cas, operatividad, contribucin y resultados.
Ms all de los enfoques, lo principal es considerar que este tipo de evaluacin ha
representado desde su origen una visin constructiva y de apoyo a las actividades que
se desarrollan en las organizaciones, que adems es una herramienta de control de gran
accesibilidad para todos los involucrados (auditado, auditor y el ejecutivo que recibe la
informacin).
Los estudiosos de la auditora administrativa utilizan terminologas diferentes
para referirse a ella, situacin que es respetada porque a veces la contribucin y direc-
triz que imprimen a su trabajo acadmico y profesional los conduce a querer imprimir-
le un sello personal, pero todos ellos finalmente coinciden en lo que sera el esquema
general de la disciplina. En la tabla 3.1 se indican estos puntos de coincidencia.
ENFOQUES DE
EVALUACIN
F ig ura 3.1
Enfoques de
Proceso administrativo Aspectos administrativos evaluacin.
32 PRIMERA PARTE INTRODUCCIN
Tabla 3.1
Esquema general. Examen
Revisin
Tipo de actividad Evaluacin
Verificacin
Supervisin
Pblico
Aplicacin por el sector
Privado
Integral
Alcance de la auditora
Especfica
Cada concepto dentro del esquema general tiene su razn de ser y naturalmente
incluye aspectos analticos. Enseguida se describen de manera sencilla algunos de ellos.
Tipo de actividad. Con este trmino se identifica la accin fundamental del campo de
la auditora. La forma de referirla vara segn las diferentes corrientes de pensamiento,
pero en realidad se trata del mismo concepto y slo es cuestin de semntica.
Por lo que se desprende en los cinco puntos de coincidencia, se confirma que una de
las premisas bsicas de esta actividad es la de apoyar a la administracin de las organiza-
ciones al brindarle informacin respecto al apego del personal a los lineamientos norma-
tivos establecidos, ya sea de tipo administrativo o legal en sus diferentes vertientes.
La auditora administrativa se identifica plenamente con las organizaciones, por
lo que es preciso que el personal que la practica est consciente de que representa una
evaluacin constructiva, de apoyo y predominantemente proactiva.
3.3 Concepto
una gran responsabilidad para quien la practica, ya que los comentarios deben ser for-
males y documentados, no a la ligera o superfluos.
Evaluar la administracin siempre ser pertinente, ya que los directivos suelen
mezclar diversos factores junto con estilos propios, siguiendo por lo comn enfoques
contemporneos con el fin de obtener los resultados previstos, o de hecho superarlos;
sin embargo, en ocasiones esto no resulta del todo positivo y ocurren resultados sor-
presivos. Y el auditor debe estar atento a esta situacin.
La auditora administrativa es, sin lugar a dudas, una tcnica que debe estar presen-
te en las organizaciones, y su aplicacin en menor o mayor medida estar sujeta a los re-
querimientos especficos que se prevean y estn autorizados por la alta administracin.
Apego al control. Las organizaciones suelen contar con una normatividad interna
(es decir, que ha sido elaborada, aprobada e implementada por ellas mismas), la
CAPTULO 3 AUDITORA ADMINISTRATIVA 35
3.5 Objetivo
EVALUAR
LA EFECTIVIDAD
DE LAS
ORGANIZACIONES
F ig ura 3. 2
Contrarrestar deflciencias Apoyo a prcticas de trabajo
Objetivo de la
auditora
Resultados de la evaluacin administrativa.
36 PRIMERA PARTE INTRODUCCIN
Estructuras organizacionales
En esta actividad deben considerarse diversos factores, tales como misin, visin,
giro, tamao, nmero de personas, tecnologa, clarificacin de funciones, niveles jerr-
quicos, puestos, plan general, objetivos, globalizacin y disposiciones gubernamentales,
entre otros.
El manual de organizacin, presentado como documento formal, contiene los ele-
mentos de su administracin y uno de ellos es precisamente la estructura, la cual es una
referencia bsica en la evaluacin. Dicho documento tambin contiene informacin ge-
neral de la organizacin, introduccin, ndice, marco jurdico, constitucin, misin, visin,
explicacin de funciones, estructuras especficas (reas), descripcin de puestos y polticas
generales, as como la indicacin de las fechas de elaboracin, revisin y aprobacin.
En ocasiones el manual de organizacin incluye el de procedimientos, pero a veces
ste se presenta como documento individual.
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
F ig ura 3.3
Clasificacin de
sistemas
Bsicos Analticos administrativos.
38 PRIMERA PARTE INTRODUCCIN
No obstante sus particularidades, los sistemas tienen relacin entre s, ya que for-
man parte de un macrosistema que los aglutina a todos; sin embargo, cabe sealar
que se les debe dar seguimiento para constatar su efectividad y en un momento dado
adecuarlos a las nuevas exigencias administrativas.
Un sistema administrativo integra procedimientos y estos mtodos, lo cual les da
la caracterstica de ser integrales, es decir, de contemplar las operaciones totales; por
ello la relevancia de los sistemas y su contribucin en las organizaciones.
Tabla 3. 2
Recursos Aplicacin
Los recursos y su
campo genrico de
aplicacin. Planeacin y administracin de recursos; estrategias, y
Financieros
captacin, aplicacin y tratamiento de excedentes.
humanos, con su marco legal administrativo y tico, en los que se enfatiza la importan-
cia del elemento humano, aspecto que representa la diferencia entre una organizacin
eficiente y la que no lo es. Aunque los expertos en las ciencias del comportamiento
consideran que la conducta humana es impredecible, sta se ha clasificado por su ca-
rcter individual, de grupo o de la organizacin, identificndose en cada una de ellas
temticas especficas, mismas que se presentan en la tabla 3.3.
La atencin que se concede a la manifestacin de la conducta se debe al conoci-
miento de la repercusin directa que tiene en la eficiencia del trabajo.
Naturalmente que los dos recursos referidos tienen su campo debidamente forma-
lizado, pero cabe sealar que los materiales y tcnicos estn en la misma situacin, es
decir, con toda una infraestructura de apoyo para su sana administracin.
3.7 Implantacin
Tabla 3.3
Individual De grupo De la organizacin
Enfoques de
la conducta.
Personalidad Personalidad Personalidad
Desarrollo Liderazgo
RESUMEN
1. Los temas administrativos han sido objeto de estudio y evaluacin desde tiempo
inmemorial, pero se encuentran referencias precisas en el siglo xix en relacin a la es-
tandarizacin, medicin y forma; luego, en el siglo xx, con la aparicin de las teoras
administrativas se hizo nfasis en la necesidad de llevar a cabo revisiones o evaluacio-
nes. Y en lo que a nuestro pas respecta, resultan significativas las aportaciones hechas
a partir de la dcada de los aos sesenta.